Anda di halaman 1dari 11

3

BAB II GAMBARAN UMUM

Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha Rindam I/BB bergerak di bidang simpan pinjam dan perdagangan. Koperasi ini mempunyai kegiatan seperti memberikan kredit barang, jual beli berbagai barang dan kebutuhan sehari hari lainnya dan keuntungannya dapat digunakan untuk segala dan kesejahteraan anggotanya.

2.1. Sejarah Berdirinya Perimer Koperasi Viyata Yudha Rindam I/BB Pematang Siantar Koperasi adalah jenis usaha yang sesuai dengan watak dan sifat bangsa Indonesia sebagaimana dimuat pada pasal 33 ayat (4) UUD 1945 yaitu Perekonomian nasional diselenggarakan berdasarkan asas kebersamaan, efisiensi, berkeadilan dan berkelanjutan, bewawaan lingkungan, kemandirian serta menjaga kemajuan dan kesatuan ekonomi. Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha Rindam I/BB dibentuk pada tanggal 12 Desember 1965 nomor badan hukumnya adalah No. 246/PAD/KWK2/V/1996 tanggal 13 Mei 1996 dengan klasifikasi A dengan nama koperasi Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha yang berkedudukan di Rindam I/BB Kota Pematang Siantar Sumatera Utara. Koperasi tersebut didirikan dengan modal yang dihimpun dari : 1) Simpanan wajib 2) Simpanan pokok 3) Simpanan sukarela 4) Pinjaman

Landasan azas fungsi dan tugas pada koperasi adalah sebagai berikut : 1) Koperasi berazaskan Pancasila dan UUD 1945. 2) Koperasi berazaskan kekeluargaan.

3) Koperasi berfungsi menyelenggarakan pembinaan teknik perkoperasian dalam rangka meningkatkan kemampuan anggotanya yang meliputi bidang kelembagaan, bidang usaha dan bisang pembendaharaan. 4) Koperasi bertujuan membantu Dansatminkal untuk mewujudkan dan meningkatkan kesejahteraan anggota TNI AD beserta keluarganya dengan memperdulikan lingkungan masyarakat sekitarnya dalam rangka mencapai masyarakat adil dan makmur.

2.2. Struktur Organisasi Perusahaan Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Staf Tentara Nasional Angkatan Darat Nomor 246/PAD/KWK2/V/1996 tanggal 13 Mei 1996 dan berdasarkan anggaran dasar bahwa pengurus Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha terdiri dari sekurang kurangnya 5 orang yaitu 4 orang komisaris atau sebutan lain yang sederajat dan seorang ketua pengurus dipilih oleh anggota dalam rapat anggota untuk masa jabatan 3 tahun, kecuali ada kebijaksanaan lainnya. Adapun yang dapat dipilih menjadi pengurus haruslah memenuhi syarat syarat sebagai berikut : 1) Tidak mempunyai usaha yang bertentangan dengan azas koperasi. 2) Mempunyai pengertian tentang perkoperasian, jujur dan mempunyai keterampilan bekerja. 3) Yang menurut penilaian mampu bekerja, bertugas sebagai pengurus. 4) Belum pernah dihukum dengan tindakan pidana.

Pengurus Koperasi Angkatan Darat adalah personel TNI AD dengan susunan jabatan dan kepangkatan sebagai berikut : 1) Tingkat Pusat Koperasi A terdiri dari : a) Ketua Umum berpangkat Kolonel atau Letkol (Gol V/ mantap) b) Sekretaris Umum berpangkat Letkol (Gol. V/ mantap). c) Kebidnikkop berpangkat Mayor atau PNS setara. d) Kebidus berpangkat Mayor atau PNS setara.

e) Kebidperben berpangkat Mayor atau PNS setara.

2) Tingkat Pusat Koperasi B terdiri dari : a) Ketua Umum berpangkat Letkol atau Mayor (Gol. VI/ mantap). b) Sekretaris Umum berpangkat Mayor (Gol. VI/ mantap). c) Kebidnikkop berpangkat Mayor atau PNS setara. d) Kebidus berpangkat Mayor atau PNS setara. e) Kebidperben berpangkat Mayor atau PNS setara.

3) Tingkat Pusat Koperasi terdiri dari : a) Ketua berpangkat Letda sampai dengan Kapten. b) Sekretaris berpangkat Bintara. c) Ur Nikkop berpangkat Bintara atau PNS. d) Ur Usaha berpangkat Bintara atau PNS. e) Ur Ben berpangkat Bintara atau PNS.

2.3. Visi dan Misi Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha Rindam I/BB 2.3.1. Visi Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha Rindam I/BB Siap memenuhi tugas kebutuhan pokoknya prajurit dalam dan konsumen serta siap

melaksanakan

membantu

meningkatkan

kesejahteraan prajurit.

2.3.2. Misi Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha Rindam I/BB Memberikan kepuasan kepada prajurit dan konsumen dengan cara : 1) Memberikan produk yang berkualitas terbaik dan memberikan pelayanan yang ramah. 2) Melakukan dan mengembangkan tradisi penelitian di kalangan anggota anggota koperasi bagi pengembangan proses interdisipliner yang terpadu. 3) Membangun organisasi yang terpercaya, sehat dan bermanfaat.

2.4. Aktivitas Pada Bagian Kepegawaian yaitu terdiri dari : 2.4.1. Ketua 1) Tugas Ketua a) Memimpin, mengkoordinir dan mengendalikan serta mengawasi pelaksanaan tugas dan pekerjaan anggota pengurus lainnya termasuk pimpinan unit usaha. b) Memimpin Rapat Anggota/ Rapat Anggota Tahunan dan bertindak atas nama seluruh pengurus, yang akan datang pada Forum Rancangan Anggaran, dan memberikan laporan pertanggungjawaban selama 1 tahun kerja dengan revisi yang diperlukan. c) Memimpin rapat pengurus, dan rapat pengurus dengan pimpinan unit usaha dan atau pengawas.

2) Wewenang Ketua a) Memimpin, mewakili dan bertindak dalam menyangkut pelaksanaan kebijakan organisasi. b) Menentukan dan memegang kebijakan umum keuangan organisasi bersama sama dengan sekretaris umum dan bendahara umum berdasarkan keputusan rapat.

3) Tanggung Jawab Ketua Ketua Umum selaku penanggung jawab utama organisasi Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha bertanggung jawab atas semua amanah yang diembannya.

2.4.2. Sekretaris 1) Tugas Sekretaris a) Membantu Ketua dalam mengendalikan tugas tugas organisasi Primer Koperasi Kartika Viyata yudha. b) Memimpin, mengendalikan dan mengkoordinasikan sekretariat sekretariat.

c) Bersama Sekretaris sekretaris, Bendahara membuat perencanaan program dan anggaran pendapatan dan anggaran belanja rutin serta anggaran kegiatan lainnya.

2) Wewenang Sekretaris a) Merumuskan dan menetapkan kebijakan umum pada secretariat yang dibahas dalam Rapat Anggota Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha. b) Bersama Ketua menandatangani surat surat, keputusan dan peraturan yang telah ditetapkan oleh peraturan pengorganisasian.

3) Tanggung Jawab Sekretaris Bertanggung jawab terhadap kelancaran dan keteraturan pengelolaan organisasi.

2.4.3. Urusan Teknik Perkoperasian (Ur. Nikkop) 1) Tugas Urusan Teknik Perkoperasian (Ur. Nikkop) a) Menyampaikan pertimbangandan saran kepada Ketua Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha mengenai hal hal yang berhubungan dengan bidang tugasnya. b) Melaksanakan pembinaan, pengawasan dan penelitian bidang dan teknik perkoperasian pada Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha. c) Memelihara tata kerja dan menyusun laporan kegiatan perkoperasian untuk kepentingan pembinaan maupun Rapat Anggota Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha.

2) Wewenang Urusan Teknik Perkoperasian (Ur. Nikkop) a) Bersama Ketua mengesahkan surat surat rapat dan surat tertentu lainnya yang berhubungan dengan organisasi perkoperasian. b) Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran belanja untuk bidang tugasnya serta mengawasi pelaksanaannya.

3) Tanggung Jawab Urusan Teknik Perkoperasian (Ur. Nikkop) Bertanggung jawab dalam urusan teknik perkoperasian dalam organisasi baik anggaran belanja maupun system pengelolaan koperasi.

2.4.4. Urusan Usaha (Ur. Usaha) Dijabat oleh seorang PNS II/ A-D, yang merupakan dasar pembantu KePrimer Koperasi dalam tugas fungsi pembinaan usaha, baik yang bersifat pembinaan maupun yang bersifat pelayanan ke dalam lingkungan anggota maupun yang bersifat jeluar dengan tugas dan kewajiban. 1) Tugas Urusan Usaha (Ur. Usaha) a) Membuat rencana kerja RAPB di bidang tugas dan tanggung jawabnya yang disesuaikan dengan kebijaksanaan satuan

sandarannya. b) Mengkoordinir unit unit usaha dalam rangka mendukung fungsi Primkopad di lingkungan kerjanya.

2) Wewenang Urusan Usaha (Ur. Usaha) Memegang peranan penting dalam perencanaan organisasi Primer Koperasi Kartika ViyataYudha dalam bidang urusan usaha.

3) Tanggung Jawab Urusan Usaha (Ur. Usaha) Melaksanakan fungsi koperasi di lingkungan kerjanya dalam rangka meningkatkan kesejahteraan anggota TNI AD beserta keluarganya.

2.4.5. Urusan Bendahara (Ur. Ben) 1) Tugas Urusan Bendahara (Ur. Ben) a) Mengatur dan mengendalikan dan mencatat penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran uang dan surat surat, barang berharga atau semua inventaris/ aset milik organisasi.

b) Membuat

petunjuk

teknis

tentang

mekanisme

pengajuan,

pembayaran dan pengeluaran uang serta pendayagunaan inventaris organisasi. c) Melaporkan neraca keuangan secara berkala setiap 3 bulan sekali dalam Rapat Anggota Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha. d) Mengatur dan mengkoordinasikan pembagian tugas bendahara bendahara.

2) Wewenang Urusan Bendahara (Ur. Ben) a) Menentukan kebijakan umum penggalian dana dan pengalokasiannya bersama Ketua dan Sekretaris setelah rancangan kebijakan dibahas dalam Rapat Anggota. b) Membantu Ketua melakukan penggalian dana dari berbagai sumber dengan cara halal dan tidak mengikat. c) Bersama Sekretaris, menyusun rencana anggaran biaya kegiatan organisasi sesuai mekanisme kerja dalam sekretariat. d) Bersama Ketua dan Sekretaris mendisposisi persetujuan usulan pengeluaran keuangan sesuai dengan kebutuhan. e) Menyusun sistem pembukuan dan pengelolaan keuangan.

3) Tanggung Jawab Urusan Bendahara (Ur. Ben) Selaku bertanggung jawab terhadap pemasukan dan pengeluaran dana organisasi, bertanggung jawab terhadap keamanan dan keteraturan penggunaan uang organisasi dan mempertanggungjawabkan kepada Ketua dalam Rapat Anggota.

10

BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK LAPANGAN

3.1. Sumber Daya Komputer yang Tersedia Selama penulis melakukan Kerja Praktek (KP) di Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha Kota Pematang Siantar, penulis ditugaskan pada bagian Kantor Pengelolaan Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha, selama melaksanakan tugas tugas selama melaksanakan Kerja Praktek (KP). Adapun sumber daya yang tersedia untuk membantu pekerjaan penulis antara lain : 1) Komputer untuk membuat surat, untuk memasukkan data kegiatan dan printer untuk mencetak berkas yang dibutuhkan. 2) Meja dan kursi untuk melakukan aktivitas selama penulis melaksanakan Kerja Praktek (KP). 3) Alat Tulis Kantor (ATK) untuk menunjang kegiatan penulis selama Kerja Praktek (KP). 4) Lemari sebagai tempat penyimpanan berkas serta buku buku bacaan seputar tentang Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha.

3.2. Prosedur Sistem Informasi Kegiatan Rapat Anggota Sistem data informasi kegiatan acara merupakan sistem yang melayani proses pencatatan jadwal jadwal acara dan pembuatan daftar hadir pada acara yang diselenggarakan. Untuk pencatatan jadwal dan daftar hadir para peserta yang diundang, sumber data yang dikumpulkan baik data organisasi Primer Kartika Viyata Yudha maupun data anggota. Di setiap kegiatan acara dalam pembuatan daftar hadir belum berjalan secara terkomputerisasi, masih menggunakan informasi yang manual. Sistem ini memakan waktu yang banyak dalam melakukan pencatatan data data organisasi koperasi dan daftar hadir karena belum terkomputerisasi. Sewaktu waktu apabila data diperlukan, data tidak dapat

10

11

diperoleh dengan lebih mudah, sehingga memakan waktu yang lumayan lama untuk menemukan data data yang dicari dan tidak efisien. Setiap acara rapat yang diselenggarakan, pencatatan nama nama yang diundang dalam rapat masih secara manual, membuat surat surat dan menyebarkannya kepada seluruh para undangan. Proses ini juga memakan banyak waktu.

3.3. Hasil Pengamatan (Masalah yang Muncul Selama PKL) Pengumpulan data dilakukan dengan cara manual dan obervasi dan wawancara kepada Ketua Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha untuk mendapatkan data, kegiatan pengumpulan data dilakukan pada tanggal 22 Juli 2013 sampai dengan 25 Agustus 2013. Pada sistem data para pengurus dan anggota Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha, dalam setiap ada acara yang akan diselenggarakan sistem belum dapat bekerja dengan terkomputerisasi, sehingga sistem tidak dapat berjalan dengan secara maksimal dikarenakan komputer yang tersedia dengan spesifikasi yang rendah sehingga proses pengolahan data jadi berjalan lambat. Dalam kegiatan acara dan pembuatan daftar hadir masih dibuat secara manual, sehingga data dapat sewaktu waktu hilang. Dalam kegiatan acara, kita tidak bisa mengupload untuk diketahui masyarakat karena kuranngnya sistem informasi.

3.4. Pemecahan Masalah Pembahasan meliputi perancangan sistem dimana sistem adalah suatu jaringan kerja dan prosedur prosedur yang dapat membantu pekerjaan manusia. Adapun kelamahan sistem yang dipakai oleh kantor Primkop Kartika Viyata Yudha tersebut adalah semua pengguna komputer masih menggunakan sistem informasi manual. Teknisi komputer juga minim, sehingga jika ada komputer yang bermasalah, maka anggota Primkop

12

Kartika Viyata Yudha tidak dapat memperbaikinya sendiri dan terkadang pekerjaan yang sedang dikerjakan harus dicancel dahulu. Oleh karena itu, untuk mempermudah dalam pengumpulan data di Primkop Kartika Viyata Yudha, sebaiknya menggunakan perancangan sistem yang akan dibuat oleh penulis menggunakan program berbasis web.

13

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan Pada era globalisasi, komputer adalah alat yang sangat diperlukan karena data dan infomrasi yang diperoleh tidak akan berjalan lambat. Setelah kerja praktek selesai, penulis dapat menarik kesimpulan : 1) Dalam pengumpulan data di kantor Primer Koperasi Kartika Viyata Yudha sudah menggunakan sistem informasi yang berbasis

komputerisasi, sehingga mempermudah dalam proses pencarian data sebelumnya. 2) Spesifikasi komputer yang rendah membuat proses pada sistem informasi sedikit berjalan agak lambat. 3) Tidak ada teknisi komputer, sehingga jika terjadi masalah pada komputer tidak dapat diatasi. 4) Sumber daya manusia harus disesuaikan dengan perkembangan zaman modern, dalam hal ini kita harus mampu mengoperasikan komputer. 4.2. Saran Beberapa saran yang dapat penulis berikan yang biasa digunakan untuk meningkatkan sistem informasi di kantor Primkopad Kartika Viyata Yudha agar sistem informasi menjadi sempurna, alangkah baiknya seluruh pegawai dapat meningkatkan kemampuan dengan cara memperluas ruang lingkup pemrograman untuk mempermudah kerja. 1) Perlunya teknisi komputer agar dapat mengatasi masalah kerusakan komputer yang terjadi secara tiba tiba. 2) Lebih memperhatikan dalam penyimpanan file agar mempermudah dalam melakukan pencarian selanjutnya. 3) Lakukan pengecekan ulang pada data yang telah direkapitulasi ataupun yang telah dijilid. 4) Perlunya upgrade komputer yang ada di kantor tersebut agar proses kerja pada sistem informasi lebih maksimal lagi. 13