B. PENGURUSAN SURAT MASUK MASUKDAN KELUAR DENGAN SISTEM BUKU AGENDA 1.

Proses surat masuk dengan sistem uku agenda Langka!"#angka! $engurusan surat masuk ada#a! se agi erikut %

a. Penerimaan
Tugas $enerimaan surat di#akukan dengan &ara %

Mengum$u#kan dan meng!itung 'um#a! surat (ang msuk Mene#iti kete$atan a#amat $engirim Menggo#ong"go#ongkan surat sesuai dengan 'enisn(a Menandatangani ukti $engiriman se agai tanda surat te#a! diterima b. Pen(ortiran
Pen(ortiran ada#a! memisa!"misa!kan surat sesuai dengan ke$entingaan(a. Ada$un tu'uann(a ada#a! %

Untuk mengeta!ui )o#ume atau an(akn(a surat (ang msuk* Untuk menentukan $rioritas $enangannan(a* Untuk mem$ermuda! $enga+asan.
Da#am $en(ortiran* setia$ surat !arus di$isa!kan sesuai dengan agian masing"masing* (aitu se agai erikut %

Memisa!kan surat untuk $im$ina* sekertaris* dan kar(a+an. Memisa!kan surat dinas* termasuk surat dinas rutin* surat dinas $enting* dan surat dinasra!asia. Memisa!kan surat (ang memer#ukan $enanganan k!usus se$erti surat ter&atat atau terda,tar* surat
ki#at* surat ra!asia* surat $ri adi* da# #ain"#ain.

Mem a&a dan mene#iti isi surat agar da$at me eri saran ke$ada $iminan se$an'ang di eri
+e+enang untuk masa#a! itu. Pen(ortiran da$at di#akukan erdasarkan go#ongan surat* go#ongan surat itu terdiri dari surat dinas* surat rutin atau iasa* surat $enting* dan surat dinas ra!asia. &. Pen&atatan 1- Pem ukaan sam$u# Bi#a surat (ang datang ukan surat ra!asia maka surat terse ut o#e! di uka oe#! agian (ang er+enang dengan &ara mem uka am$#o$* mem a&a* mene#iti isi surat agar $eim$inan da$at &e$at

menangka$ maksud dari isi surat terse ut dengan menggaris a+a!i kata"kata ka#imat (ang diangga$ $enting (ang di#akukan oe#! agian kearsi$an* ke$a#a sekertariatan* atau menurut ke i'akan $im$inan. Dan a$a i#a surat itu ersi,at $ri adi atau ra!asia tidak o#e! di uka #angsung* teta$i !arus disam$aikan se&ara tertutu$ ke$ada (ang ersangkutan. .- Pemeriksaan #am$iran #am$iran dan $em erian tangga# Sete#a! surat di uka* di eri stem$e# agenda (ang di da#amn(a erisi tangga# $enerimaan surat dan di#an'utkan dengan memeriksa ke#engka$an surat (ang terdiri dari /

Nomor surat* A#amat surat* Peri!a#* Lam$iran.

0ika da#am ken(ataann(a 'um#a! #am$iran tidak sesuai dengan #am$iran tidaksesuai dengan #am$iran (ang se enaran(a* atau ada (ang !i#ang maka !arus de#akukan.

Surat di&a$ denagn keterangan #am$iran tidak ada Mem er tanda $ada surat $engantar a!+a ada #am$iran (ang !i#ang Di&atat da#am se ua! uku atau da,tar

1a# (ang !arus di$er!atikan da#am mene#iti #am$iran ada#a! se agai erikut % a- Si,at #am$iran Da#am !a# ini kemungkinan ada keke#iruan da#m #am$iran tidak sesuai dengan keterangan da#am surat*ta$i 'um#a! #am$irann(a &o&ok. - 2ara $engiriman #am$iran Pengiriman (ang di#akukan me#a#ui $os tersendiri ter$isa! dengan surat*inidise a kan karena an(akn(a #am$iran. &- 0enis #am$iran Lam$iran (ang dikirim meru$akan surat er!arga se$erti &ek* uang* +ese#* atau kuitansi.#am$iran sema&amini !arus segera di$isa!kan dan di&atat da#am da,tar tersendiri* sedangkan isi#am$iran !arus segera disim$an. d. Mengagendakan surat masuk Mengagendakan surat masuk*(aitu men&atat surat"surat (ang datang ke da#am uku agenda masuk atau dise ut Dai#i Mai# Re&ord3 dengan menggunakan uku $enerimaan !airan. Surat

inidi eri nomor $enerimaan tersendiri. Petugas (ang me#akasanakan ini dise ut agendaris 4mai# 2!e&k-. 1- Buku agenda tunggga# ada#a! untuk men&atat surat masuk (ang di&atat da#am satu uku atau satu da,tar $enerimaan !arian. .- Buku agenda kem ar ada#a! se ua! uku untuk men&atat semua surat (ang masuk dan 'uga men&atat semua surat ke#uar atau (ang dikirim o#e! kantor. Bentukn(a meru$akan $engg ungan dari surat masuk dan surat ke#uar. e. Pengara!an surat masuk Surat (ang te#a! se#esai diagendakan $er#u di$roses #e i! #an'ut* $etugas mengara!kan dan meneruskan surat terse ut ke$ada $e'a at er+enang. Pengara!an surat ini* iasan(a ditu#is da#am #em ar dis$osisi 4a&tion s#i$-. Dis$osisi ada#a! &atatan* saran tau tangga$an sete#a! surat terse ut di a&a o#e! $im$inan. Ada dua ma&am dis$ossi (ang iasa digunakan (aitu %

Dis$osisi #angsung* (aitu di$osisi (ang #angsung ditu#is $ada #em aran surat Dis$osisi tidak #angsung ada#a! dis$osisi (ang ditu#is $ada #em ar di$osisi sendiri

Prosedur $engara!an (ang menggunakan #em ar dis$osisi ada#a! se agi erikut %

Surat masuk !arus disertai #em ar dis$osisi o#e! sekertaris atau ke$a#a tata usa!a surat suda! #engka$ diteruskan ke$ad ke$emim$inan untuk mem$ero#e! tangga$an dengan
mem er instruksi atau in,ormasi $ada #em ar di$osisi

surat (ang te#a! menda$at di$osisi dikem a#ikan #a!i ke sekrestaris. Dan di#an'utkan ke unit
$engo#a! untuk di$roses dengan #am ar dis$osisi. ,. Pen(am$ian surat Sete#a! surat diagendakan dan diara!kan sesuai dengan ke$entingann(a maka tugas (ang di#akukan o#e! seseorang $engara! ada#a! se agai erikut%

Surat (ang erdis$osisi &atat da#am uku eks$edisi intern uku eks$edisi intern ada#a! uku
&atatan (ang da$at menun'ukkan ukti da#am $en(am$aian surat da#am suatu organisasi.

Kemudian surat disam$aikan ke$ada $e'a at (ang ersangkutan di $ara, se agai tanda terima
surat.

Petugas $engara! mengem a#ikan ke$ada urusan agenda untuk di&atat da#am uku $engara!.

Buku eks$edisi intern meru$akan ukti da#am $en&a$aian surat kantor da#am uku ini $e'a at !arus mem er $ara, $ada ko#om (ang te#a! disediakn.

g. Pen(im$anan erkas atau arsi$ surat masuk Pen(im$anan surat masuk meru$akan kegitan kearsi$an (ang di#akukan o#e! $etugas kearsi$an (ang di#akukan oe#! $etugas kearsi$an dengan menggunakan sistem tertentu sesuai dengan $rosedur (ang ada dengan tu'uan agar arsi$ atau surat (ang disim$an da$at dengan &e$at ditemukan kem a#i $ada saat di$er#ukan. Surat (ang $en(am$aiann(a masi! ditangani oe#! sekretaris meru$akn arsi$ dinamis. Arsi$ sinamis ini ada#a! se ua! surat atau dokumen (ang se+aktu"+aktu masi! di$er#ukan untuk a!an $ertim angan.#angka! (ang digunakan da#am men(i$an arsi$ dinamis (aitu %

Mene#iti du#u tanda $ada #em ar dis$osisi* a$aka! surat terse ut suda! o#e! disim$an. Mengindeks atau me eri kode $ada surat terse ut. Men(ortir atau memisa!"misa!kan surat sesuai dengan agian dan tu'uan surat. Men(im$an de da#am ma$ 4,o#der-. Menata arsi$ dengan aik sesuai dengan sistem (ang digunakan.
.. Menggenda#ikan surat ke#uar dengan uku agenda a. Perisia$an Da#am $enge#o#an surat memer#ukan sega#a $ersia$an dan a#at 5 a#at untuk menun'ang ke$ada $enge#o#aan (ang aik* $enge#o#aan ini tidak ter#e$as dari $en(usunan surat* di mana sa#a! satun(a ada#a! $ersia$an.da#am $ersia$an menu#is surat !arus mem$er!atikan !a#" !a# di a+a! ini % 1- Menentukan 'enis* ukuran*dan +arna kertas (ang te$at untuk digunakan da#am menu#is surat. .- Mengemukakan ide* ,akta* dan n,ormasi (ang #engka$ dan muda! dimengerti. 6- Menentukan entuk surat (ang stansar sesuai dengan 'enis organisasi. 7- Menggunakan a!asa Indonesia (ang aku. 8- Meng!indarkan singkatan 5 singkatan (ang tidak #a9im* kata 5 kata su#it* dan isti#a! 5 isti#a! (ang tidak umum. :- Menggunakan a!asa (ang singkat* 'e#as* dan so$an. Sete#a! mem$er!atikan !a# 5 !a# terse ut* $enu#is surat !arus menegeta!ui masa#a! a$a (ang akan disam$aikan ke$ada $enerima surat atau orang atau organisasi (ang ditu'u serta agaimana urutan $en(esunann(a. Seorang $enu#is surat !arus mem$er!atikan $etun'uk dari $im$inan atau orang (ang minta di uatkan surat* dan surat (ang disusun !arus sesuai dengan

&atatan (ang si erikan. Dengan demikian* tidak akan ter'adi sa#a! arti. . Pem uatan konse$ surat Se e#um surat diketik iasan(a surat tertuang da#am entuk konse$.konse$ surat iasan(a di uat o#e! sekretaris atau agian tata usa!a dengan iden(a dari $im$inan atau dari ke$a#a agian atau seksi. Konse$ surat ini tergantung $ada 'enisn(a.ka#au surat itu ersi,at ra!asia maka (ang mem uat suratn(a otomatis (ang mem$un(ai ide isa $im$inan atau (ang #ainn(a Da#am surat ra!asia. ;aitu mu#ai dari mem uat konse$ sama$i $ada $enegtikan serta $en(im$u#an di#akukan o#e! $im$inan itu sendiri. Se a#ikn(a* 'ika suratn(a ersi,at iasa atau $enting mak $im$inan isa menugaskan ke$ada a+a!an untuk menu#is konse$ surat. Teta$i se e#um diketik* konse$ (ang suda! ditu#is itu dia'ukan du#u ke$ada $e'a at (ang er+anang untuk di$eriksa kem a#i. Da#am memeriksa konse$ surat terse ut menggunakan tanda koreksi Tanda Koreksi ada#a! tanda 5 tanda (ang umum digunakan untuk mem entu#kan kesa#a!an"kesa#a!an* se$erti s#a! satu* sa#a! &etak* kurang tanda a&a* atau kesa#a!an #ainn(a. Sete#a! se#esai di uat* konse$ terse ut !arus menda$at $ersetu'uan dari $im$inan denngan &ara mem utu!kan $ara, $ada #angko #em ar konse$.konse$ (ang te#a! disetu'ui*kemudian diregistrasikan. Da#am $em uatan konse$ ini !endakn(a susunan dengan ter$erin&i sesuai aturan ke$ada sia$a surat itu ditun'ukan* isi surat !arus enar* 'e#as* dan tidak erte#e 5 te#e #angsung ke tu'uan surat. Da#am !a# inni sekretaris !arus enar 5 enar mene#iti* mem$e#a'ari konse$ surat terse ut* ka#au suda! diangga$ enar disera!kan ke$ada $im$inan.

&. Pengetikan surat Mem uat atau mengetik surat ada#a! sa#a! satu akti)itas $eker'aan ketetausa!aan (ang terda$at da#am suatu kantor.da#am $engertian surat* ada !a#" !a# (ang !arus di$er!atikan* (aitu % 1- Pemakaian surat* .- Bentuk" entuk surat* 6- Redaksi surat. Surat (ang akan diketik !arus ke#i!atan ra$i* !arus diketik $ada kertas (ang agus* ra$i* dan sistematis* se!ingga da$at menarik $er!atian agi orang (ang mem a&an(a. Bentuk surat (ang digunakan !arus sesuai dengan ke$entingann(a. Bentuk surat (ang iasa digunakan ada e era$a ma&am*(aitu % 1- Bentuk surat ,u## #o&k st(#e .- Bentuk surat #o&k st(#e 6- Bentuk surat resmi #o&k st(#e

7- Bentuk surat !anging $aragra$! 8- Bentuk surat idented st(#e :- Bentuk surat dinas Da#am $engetikan surat* ter#e i! da!u#u !arus mengeta!ui a$a sa'a (ang !arus diketik dan $era#atan a$a (ang di$akai. Penetikan surat dinas dan $engetikan surat niaga akan er eda* sesuai dengan entuk surat (ang iasa di$akai di kantor terse ut. Untuk mengeta!ui $roses $enegtikan surat dinas* ada#a! se agi erikut % 1- Pengetikan ka$a#a surat* iasan(a untuk ke$a#a surat suda! ter&etak da#am ko$ suratn(a. Ko$ surat (ang #engka$ terdiri dari nama adan usa!a3#em aga3kantor*a#amat* nomer te#e$on a#amat ka+at* dan se'enisn(a. Su$a(a menarik #ogo. Per!atian ke$a#a surat !arus memakai #ogo.$er!atikan ke$a#a surat (ang e#um ter&etak terdiri dari% a- #ogo dan #am ang di&etak dise e#a! kiri atas* - nama instansi ditu#is #engka$ dengan !uru, ka$ita# &- a#amat instansi ditu#is #engka$ dengan !uru, ka$ita# d- singkatan !arus di!indari e- nama kota !arus diikuti dengan kode $os* ,- 'ika ada* $en&antuman nama atau a#amat kantor* &a ang* anker* dan 'enis usa!a* karena ke$a#a surat itu meru$akan rek#ame agi suatu kantor. .- Penegtikan a#amat (ang ditu'u* isi surat* dan $enutu$ sisesuaikan dengan surat (ang diketik. Bisa menggunakan entuk ,u## #o&k * #o&k st(#e* atau menggunakan entuk dinas* ini disesuaikan dengan ke$entingann(a. d. Pentak#ikan Pentak#ikan ada#a! surat (ang suda! diketik (ang memer#ukan koreksi 4$em erian &ek #isto#e! $im$inan* dimana $im$inan terse ut suda! memeriksa dan men(etu'ui surat (ang te#a! diketikitu dengan tidakada kesa#a!an dan sia$ untuk dikirimka. e. Pen&atatan Sete#a! surat diketik maka surat terse ut dikem a#ikan #agi ke$ada $e'a at (ang er+enang untuk ditanda tangani. Surat (ang te#a! di tandatangani di eri &a$ dan disertai ke#engka$an #ain(a se$erti 4#am$iran*am$#o$- men'adi surat dinas resmi. Se e#um dimasukan ke am$#o$ ada e era$a &ara me#i$at surat% 1- Li$atan tungga# .- Li$atan ganda se'a'ar 6- Li$atan uku 7- Li$atan akordion 8- Li$atan mode# aron

:- Li$atan mode# $eran&is Sete#a! di&a$ atau stem$e#* kemudia di&atat ke da#am uku )er a#. Buku )er a# ada#a! uku agenda (ang k!usus di$akai untuk men&atat surat"surat resmi ke#uar. Sete#a! se#esai di&atat da#am uku )er a# kemudian surat terse ut di#i$at dan dimasukkan ke am$#o$. Dengan demikian* surat terse ut sia$ untuk dikirimkan atau disera!kan ke$ada agian eks$edisi. ,. Pengiriman Tugas seorang eks$esisi (aitu mengirimkan surat ke$ada instansi atau orang (ang ditu'u o#e! surat terse ut.$engiriman surat ke#uar ter agi da#am dua aian* (aitu $engiriman surat ke#uar inter dan $engiriman surat ke#uar ekstern. Pengiriman surat ke#uar intern ada#a! $engiriman surat (ang di#akukan da#am saatu organisasi atau kantor itu sendiri dengan mem$ergunakan uku eks$edisi intern. Pengiriamn surat ke#uar ekstern ada#a! $engiriman surat ke#uar organisasi atau kantor terse ut dengan mem$ergunakan uku eks$edisi ekstern. Urusan eks$edisi mem$un(ai tugas se agai erikut % < Men&atat surat (ang sia$ dikirimkan da#am uku eks$edisi* aik intern mua$un eksern. < Men(e#enggarakan ke#an&aran $engiriman surat dengan aik sesuai $rosedur* agar ter'a#in komunikasi dengan #an&er. < ;ang me#aksanakan $engiriman surat* iasan(a$etugas surat kurir. < Untuk surat (ang me#a#ui $os* $etugas eks$edisi* atau kurir mengantar surat ke kantor $os dan mengam i# surat"surat ada da#am kotak $os. < Pengiriman surat !arus memakai uku $os ter&atat. g. Pen(im$anan surat Surat 5 surat (ang te#a! se#esai di$roses* mu#ai dari $em uatan konse$* $engetikan* $enandatannganan sama$i $ada $engiriman maka #em ara kedua 4sa#inan- surat terse ut !arus disim$an o#e! seorang sekertaris. 2. PENGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DENGAN SISTEM KARTU KENDALI 1. Pengurusan surat masuk dengan sistem kartu kenda#i Kartu kenda#i ada#a! kertas ti$is (ang erukuran 1= > 18 &m erisi ko#om5ko#om untuk men&atat surat masukdan ke#uar serta untuk mengenda#ikan surat. Penggunaann(a isa rangka$ dua atau #e i! sesuai dengan ke utu!an kantor. Ko#om 5 ko#om da#am kartu kenda#i terdiri atas %

a. Ko#om indeks*(aitu ko#om untuk menu#iskan kata #engka$ se agai $etun'uk utama surat. . Ko#om tangga#*(aitu ko#om untuk men&antumkan nomor urut surat* !uru, M untuk surat masuk !uru, K untuk surat ke#uar. &. Ko#om nomor urut* (aotu ko#okuntuk men&atat nomor urut surat. d. Ko#om !uru, M3K* (aitu !uru, M untuk surat masuk dan !uru, K untuk surat ke#uar. e. Ko#om kode* (aituko#omuntuk menu#iskan kode k#asi,ikasi arsi$. ,. Ko#om isi ringkas* (aitu ko#om untuk ringkasan isi surat. g. Ko#om #am$iran* (aitu ko#om(ang diisi dengan keterangan mengenai 'um#a! dan 'enis #am$iran (ang men(ertai surat. !. Ko#om dari* (aitu ko#om untuk men&atat dari mana asa# surat itu datang i. Ko#om ke$ada* (aitu ko#om untuk men&atat ke$ada sia$a surat itu ditu'ukan. '. Ko#om tangga#* (aitu ko#om untuk men&atat tangga# surat. k. Ko#om nomor* (aitu ko#om untuk men&atat nomor surat. #. Ko#om $enge#o#a!* (aitu ko#om untuk men&atat $e'a at $enge#o#a!. m. Ko#om $ara,* (aitu ko#om untuk $ara, $enerima surat. n. Ko#om &atatan* (aitu ko#omuntuk men&atat keterangan #ain (ang diangga$ $er#u. Pada saat ini* aik di kantor"kantor $emerinta! mau$un s+asta* s(stem kearsi$an dengan kartu kenda#i an(ak digunakan. Dengan menggunakan s(stem kenda#i maka er agai kegiatan $enanganan surat mu#ai dari $en&atatan sam$ai dengan $enemuan kem a#i da$at di#akukan dengan #e i! muda!. Dengan demikian* $enanganan surat masuk atau$un ke#uar da$at di#akukan dengan e,isien dan e,ekti,. Penanganan surat dengan kartu kenda#i da$at di edakan atas tiga ma&am* (aitu se agai erikut % < Surat $enting ada#a! semua surat di da#amn(a memuat masa#a!"masa#a! $o$u$ (ang da$at mem$engaru!i er!asi# atau tidakn(a ter&a$ain(a tu'uan. < Surat iasa (aitu surat rutin (ang isin(a singkat dan tidak $er#u disim$an #ama. < Surat ra!asia* ada#a! surat tertutu$ (ang #angsung ditun'ukan ke$ada orang (ang ditun'uk dengan $emrosesannn(a di#akukan da#amkeadaan tertutu$. a. Prosedur surat masuk $enting 1- Penerima surat Penerima surat ertugas% < Menerima surat dan memeriksa ke enaran a#amat < Memisa!"misa!kan surat erdasarkan a#amat (ang ditun'uk < Menge#om$okan surat ter uka dan tertutu$ < Mem uka surat < Mem u u!kan stem$e#

.- Pen&atat surat Pen&atatan surat* tugasn(a men&atat da#am #am ar kartu kenda#i* terdiri dari 6 #em ar kartu (aitu +arna mera!muda* kuning dan $uti!* #a#u diteruskan ke $engo#a!. 6- Pengara! surat Pengara! surat er,ungsi % < Menentukan ara! surat ke unit mana surat itu disam$aikan < Memisa!kan surat masuk untuk$im$inan dengan (ang #angsung ke unit $enge#o#a!. Untuk $im$inan erisi tentang masa#a! ke i'akan dan untuk $engo#a! ada#a! surat (ang ersi,at rutin. Pengara!an surat ertugas % < Menerima surat $enting dengan 6 #em ar kartu kenda#i 4dari $en&atat surat< Mengontro# ke enaran $engisian kartu kenda#i* dan mengisi ko#om% kode masa#a! atau indeks* serta $engo#a! (ang dikosongkan o#e! $en&atat4dik!+atirkan $en&atat tidak da$at mengisi ko#om terse ut dengan te$at-. < Surat erserta kartu kenda#i 4kuning dan mera! atau #em ar . dan #em ar 6- diteruskan ke unit $engo#a!. < Kartu kenda#i 4$uti!3#em ar 1- disim$an o#e! $engara! da#am kotak kartu kenda#i se agai a#at $engenda#i surat. 2atatan % kartu kenda#i 4$uti!3#em ar 1- sete#a! dikum$u#kan se#ama satu ta!un* di'i#id dan ,ungsin(a ada#a! se agai ? uku agenda@ da#am sistem #ama. 7- Unit $enge#o#a Unit $enge#o#a! 4unit ker'a- terdiri atas% < Pim$inan unit $enge#o#a < Tata usa!a unti $enge#o#a < Penge#o#a surat atau $e#aksana sesuai dengan dis$osisi dari $im$inan a- Pim$inan unit $enge#o#a ertugas < Menu#is dis$osisi atau instruksi $ada #em ar dis$osisi (ang te#a! disediakan o#e! $etugas tata usa!a < Mengem a#ikan surat dan kartu kenda#i serta #em ar dis$osisi. - Tata usa!a $enge#o#a ertugas < Menerima kartu kenda#i 4kartu kuning dan mera! atau #em ar . dan #em ar 6-. < Kartu kenda#i terse ut 4.#em ar- di $ara,. Kartu kenda#i kuning atau #em ar . dikem a#ikan ke $iAata surat 4sete#a! si#i!at $ara,n(a o#e! $engara! surat-. < Kartu kenda#i 4mera! #em ar ke 6- disim$an untuk sementara o#e! tata usa!a unit $enge#o#a!* kemusian surat (ang te#a! diengka$i dengan dis$osisi rangka$ . disera!kan ke$ada $im$inan unti $enge#o#a untuk dimintakan dis$osisi dari $im$inan. &- Petugas atau $e#aksana tugasn(a < Menerima surat erserta #em ar dis$osisi

< Mem$roses surat sesuai dengan instruksi $im$inan < Mengem a#ikan surat ke tata usa!a unit $enge#o#a. Surat disam$aikan ke $enata arsi$. < Kartu kenda#i +arna mera! ditukarkan dengan kartu kenda#i +arna kuning* se agai tanda a!+a surat te#a! se#esai di$roses. 8- Penata arsi$ Penata arsi$ ertugas % < Menerima kartu kenda#i 4kuning atau #em ar .- (ang te#a! di$ara, o#e! $etugas tata usa!a dan men(im$an da#am kotak kartu kenda#i. < Menerima surat (ang te#a! di$roses dari tata usa!adanmenukar kartu kenda#i #em ar . dengan kartu kenda#i #em ar . dengan kartu kenda#i #em ar 6. < Men(im$an dan menata arsi$ da#am tem$at $en(im$anan sesuai kode. < Men(im$an kartu kenda#i $ada kotak kartu kenda#i. . Surat masuk iasa Untuk menangani masa#a! surat masuk iasa 4rutin-* $rosesn(a #e i! seder!ana dari $ada $enting* $en&atatann(a menggunakan #em ar $engantar surat iasa. Tugas $e&atat da#am surat iasa ada#a! % < Mengum$u#kan surat iasa se#ama 1 atau . !ari men&atat da#am #em ar $engantar rangka$ dua. < Men(era!kan surat dan dua #em ar $engantar ke$ada unit $enge#o#a < Men(im$an #em ar $engantar 1 sete#a! di$ara, unit $enge#o#a. < Menerima surat dan mem er $ara, $ada #em ar $engantar Unit $enge#o#a tugasn(a% < Men(im$an #am ar $engantar . < Men(era!kan #em ar $engantar 1 ke$ada $en&atat di unit kearsi$an < Men(era!kan surat ke$ada $im$inan 4 i#a $er#u- atau men(era!kan surat ke$ada $enge#o#a! atau $e#aksana. &. Surat masuk ra!asia Surat masuk ra!asia di&atat ke da#am #em ar $engantar ra!asia rangka$ .* disam$aikan #angsung ke$ada a#amat (ang ditu'u da#am keadaan tertutu$.

.. Pengurusan surat ke#uar dengan sistem kartu kenda#i a. Pengurus surat $enting ke#uar dengan kartu kenda#i Surat $enting ke#uar da$at di&atat di unit kearsi$an* 'uga da$at di#akukan o#e! unit $enge#o#a!* asa#kan kartu kenda#i I dan kartu kenda#i II disera!kan ke unit kearsi$an. Maksudn(a unit

kearsi$an se#a#u mengeta!ui a$a (ang sedang dan te#a! di$roses di unit $engo#a!. 1- Unit $engo#a! Tugas tata usa!a unit $enge#oa!% < Mengisi kartu kenda#i rangka$ 6 < Kartu kenda#i #em ar III ditingga# di tat usa!a unit $engo#a! < Kartu kenda#i $uti! dan kuning atau #em ar I dan II erserta surat as#i dan tem usan disera!kan ke $en&atat 4unit kearsi$an.- Pen&atat Tugas $en&atat ada#a! % < Mene#iti ke#engka$an surat dan $engisian kartu kenda#i < Mem eristem$e# instansi $ada surat* serta men(ia$kan sam$u#3am$#o$n(a* dan diteruskan ke agian eks$edisi untuk dikirim ke a#amatn(a < Kartu kenda#i #em ar I disam$aikan ke $engara! untuk disim$an dan er,ungsi se agai kartu &ontro# < Tem usan surat di&a$ tangga# $engiriman surat erserta karu kenda#i #em ar ke II (ang te#a! di$ara, dan dikem a#ikan ke unit $enge#o#a! su$a(a diketa!ui a!+a suratn(a te#a! diterima o#e! $en&atat. < Kartu kenda#i #em ar II tadi ak!irn(a disera!kan ke $enata arsi$ untuk disim$an se agai $engganti surat. 6- Pengara! Tugas $engara! ada#a!% < Menerima surat dan mengisi kartu kenda#i $ada agian indeks dank ode < Men(im$an kartu kenda#i dan meneruskan surat as#i* tindakan. Kartu kenda#i II dan III diteruskan ke $etugas $engurus surat 7- Pengirim Pengirim tugasn(a% < Menerima surat as#i dan tindakann(a disertai kartu kenda#i II dan III < Mem eri &a$ $ada surat as#i dan tindasan < Me#i$at surat as#i kemudian dimasukan ke da#am am$#o$* tindasan dan kenda#i II diteruskan ke$ada $enata arsi$ 8- Penata Penata* tugasn(a menerima kartu kenda#i (ang suda! di$ara, o#e! unit $enge#o#a! 4kartu kenda#i II-* kartu kenda#i III disim$an. Dan kartu kenda#i II disera!kan kem a#i ke$ada unit $engo#a!. . Surat ke#uar ra!asia Untuk mem$roses surat ke#uar ra!asia* $er#u #em ar $engantar dua #em ar. 2aran(a* (aitu

se agai erikut % 1- Surat ra!asia tidak diketik oe#! $etugas TU $i!ak (ang ersangkutan* kemudian di eri &a$ dan nomor o#e! unit $enge#oa!. .- Disim$u#akn dan disertai . #em ar $engantar surat ra!asia untuk diteruskan ke$ada agaian $engirim surat. 6- Petugas $engirim surat me eri $ara,* #em ar $engantar 1 disertakan ke$ada unit $enge#o#a! untuk disatukan dengan tindasan. Sedangkan #em ar $engantar . disim$an di agian $engirim surat. &. Surat iasa ke#uar Untuk mem$roses surat ke#uar (ang ersi,at iasa atau rutin !am$er sama dengan surat ra!asia iasa atau rutin !am$er sama dengan surat ra!asia menggunakan . #em ar $engantar surat iasa. 1- Tugas unit $enge#o#a!% < Men&atat surat dengan menggunakan #em ar $engantar rangka$. < Kemudian diteruskan ke$ada $en&atat surat .- Pen&atat tugasn(a% < Menerima surat (ang di#am$iri #em ar $engantar < Di eri tindasan dan #em ar $engantar I dikem a#ikan ke$ada $en&atat < Lem ar $engantar I* dism$an se agai ukti a!+a surat te#a! disim$ankan < Memasukan surat as#i ke da#am am$#o$* disam$aikan ke$ada agian e>$edisi untuk dikirimkan sesuai dengan a#amat (ang ditu'u. PRBSES PEN;IMPAN SURAT ATAU DBKUMEN A. MENGINDEKS Se e#um kita me#akukan $roses $en(im$anan surat* $er#u di$a!amidu#u isti#a! dan saran (ang erkaitan dengan $roses $en(im$anan. Sa#a! satun(a ada#a! indeks. Di#i!at dari ke$entingann(a* ada tiga ma&am $engertian indeks* (aitu se agai erikut % 1. Indeks da#am $engertian umum* (aitu meru$akan a#at entu untuk menentukan suatu tem$at .. Indeks da#am $er$ustakaan* meru$akan kata#ogisasi* indeks ,i#m* uku deskri$si*'udu# ,i#m* su 'ek masa#a!* atau nomor k#asi,ikasi 6. Indeks da#am $engertian kearsi$a* meru$akan tem$at men(im$an arsi$* se!ingga muda! ditemukan kem a#i. Da#am dunia $erkantoran* iasan(a indeks(ang digunakan ada#a! se agai erikut% < Indeks numeri&* (aitu suatu da,tar atau surat (ang disusun menurut nomor &ontro# atau dise ut da,tar in,entarisasi. < Indeks su (ek* (aitu suatu da,tar kata kun&i (ang disusun menurut a 'ad*sesuai dengan

nomor &ontro# (ang erkaitan dengan surat. Indeks erguna untuk menge#om$okkan atau men(atukan arsi$ (ang mem$un(ai kode dan kegiatan (ang sama (ang dimasukkan da#am satu erkas. Se#ain itu* indeks er,ungsi se agai sarana untuk $enemuan kem a#i arsi$. S(arat"s(arat da#am mengindeks ada#a! % < Singkat* 'e#as* dan muda! dimengerti < Berorientasi $ada ke utu!an $emakai < Meru$akan kata (ang muda! dimengerti < Diam i# atau ditentukan dari isi surat Bentuk indeks se enarn(a o#e! sa'a eru$a uku* teta$i da#am !a# ii akan sukar da#am $enam a!an se&ara a#$a et!is. Karena itu* untuk memuda!kan $en(im$anan dan $enam a!an a 'adn(a di uat#a! da#am entuk kartu. Setia$ kores$onden mem$un(ai kartu indeks masing"masing .Untuk ,i#e setia$ nama akan #angsung di uatkan indeksn(a* sedangkan untuk ,i#e surat menggunakan dua kartu indeks (aitu kartu indeks &am$uran dan kartu indeksnomor. Umumn(a kartu indeks ter uat dari karton mani#a erukuran 1.*8 &muntuk $an'ang dan C*8 &m untuk #e ar. 2ara mengindeks surat atau dokumen da#am setia$ sistem akan erada sesuai dengan s(stem (ang digunakan o#e! kantor terse ut. Mengindeks* (aitu mem er kode atau 'udu# $ada surat untuk ke$entingan $en(im$anan. Da#am !a# ini* $etugas !arus da$at menentukan 'udu# surat terse ut dengan mem a&a du#u surat terse ut dan me#i!atda,tar ka#si,ikasin(a agar $enentuan 'udu# terse ut tidak sa#a!. Da#am $enentuan 'udu# !arus terin&i dan #engka$. B. PENBMBRAN SURAT Sistem $enomoran da#am suatu dokumen tidak ter#e$as dari sistem kearsi$an. Sistem $enomeran !endakn(a mem erikan identi,ikasi s$esi,ik dari er agai surat da#am su (ek (ang sama. Da#am sistem karsi$an* kita mengena# tiga sistem $enomoran (aitu % 1. Sistem De+a( 2#asi,i&ation .. Sistem termina# digit 6. Sistem &ongres &#assi,i&ation Penggunaan sistem nomor se agai $en(im$anan surat mau$un nonsurat* !endak#a! disesuaikan dengan ke utu!an unit ker'a (ang ersangkutan. Untuk men'adi $atokan da#am $enggunaan sistem ini* iasan(a da#am kegiatan angka"angka.misa#n(a seorang akuntan da#am mem,i#e surat ukti $em a(aran atau mem,i#e 'asa ank* asuransi* dan data $ega+ai #e i! e,ekti, menggunakan sistem nomor*asa# tidak me#u$akan a#at antu (aitu indeks. Keuntungan menggunakan sistem nomor* (aitu% 1. Te#iti

.. Kode nomor da$at disamakan untuk semua unit 6. Per#uasan nomor tidak ter atas 7. Tun'uk si#ang disusun ersama indeks 8. Indeks memuat semua kores$onden Da#am $enomoran surat i#a di#akukan sete#a! $em uatan konse$ surat (ang te#a! menda$atkan $ersetu'uan dari $im$inan. Tu'uan $enomoran ini ada#a! untuk diagendakan atau di&atat da#am uku agenda dan $enomoran (ang di#akukan $ada surat (ang akan disim$an. Untuk $enomoran $ada konse$ surat* misa#n(a .783KU3III3.==7 artin(a% .78 ada#a! nomor urut (ang diam i# dari uku agenda. KU ada#a! masa#a! keuangan III ada#a! u#an surat di uat .==7 artin(a ta!un surat di uat Sedangkan $enomoran (ang di#akukan $ada surat (ang akan disim$an di#akukan dengan &ara mem er 'udu# $ada kartu indeks dengan me#i!at kode k#asi,ikasi. Untuk men(im$an surat dengan mem er &ation $ada kartu indeks iasan(a menggunakan sistem kearsi$an ga ungan* aik sistem nomor atau (ang #ainn(a* atau ga ungan dua atau tiga sistem kearsi$an. Da#am $enomoran surat dengan menggunakan sistem De+(* da$at di agi men'adi 1= ke#om$ok i#mu $engeta!uan. Sistem ini iasa dise ut sistem de&ima# atau sistem $erse$u#u!an* misa#n(a% 681 masa#a! ke$ega+aian 681.1 $engadaan 681.. Pengangkatan 681.6 Mutasi 681.7 0a atan ds . Penomoran (ang menggunakan sistem termina# digit* deretan angkan(a diurutkan da#am tiga agian. Masing"masing agian menun'ukan tem$at $en(im$anan. Misa#n(a% 1=.=DE erarti 1= ada#a! nomor #em ar guide .= ada#a! nomor #a&i DE ada#a! nomor ma$ Biasan(a sistem terse ut* digunakan untuk dokumen (ang se'enis misa#n(a ,aktur* surat $enagi!an* dan kartu #ainn(a. Dengan demikian*mem erikan nomor $ada surat (ang disim$an akan mem$ermuda! $enemuan kem a#i surat atau dokumen (ang kita $er#ukan. 2. PEN;IMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI DBKUMEN KANTBR 1. Proses $en(im$ana surat Se e#um surat disim$an ter#e i! da!u#u surat terse ut !arus%

< Di$eriksa ke#engka$ann(a < Diindeks < Di eri kode < Disortir < Ditem$atkan sesuai dengan sistem (ang digunakan Proses $en(im$anan surat se$erti urutan di atas da$at di'e#askan se agai erikut% a. Memeriksa Surat atau dokumen (ang akan disim$an se!arusn(a ter#e i! da!u#* a$aka! surat itu suda! #a(ak disim$an atau e#um. Di sini $etugas !aruste#iti da#am memerikasa tanda re#ase mark (aitu tanda da#am surat isa eru$a stem$e# atau $ara,. Pemeriksaan ini sangat $enting utnuk $roses $en(im$anan. . Mengindeks Mengindeks ada#a! $roses $enentuan 'udu# dari se ua! suratatau dokumen untuk ke$entingan $enim$anan. Da#am !a# ini* seorang $etugas !arus da$at menentukan 'udu# dari surat terse ut se agai $egangan da#am $enemuan kem a#i. &. Mem eri kode Sete#a! surat atau dokumen diindeks* $etugas mem erikan kode atau tanda $ada surat (ang akan disim$an dengan adan(a tanda atau kode da#am surat* #angka! se#an'utn(a $etugas da$at mensortir atau$un meneta$kan surat terse ut sesuai dengan sistem arsi$ (ang enar. d. Men(ortir Bi#a surat (ang akan disim$an &uku$ an(ak $en(ortian di#akukan $en(ortiran. Tu'uan dari $en(ortiran terse ut ada#a! untuk mem$ermuda! $enem$atan surat da#am tem$at $en(im$anan se!ingga muda! untuk di&ari. e. Pen(im$anan surat Surat (ang suda! diindeks* di eri kode* disortir kemudian ditem$tkan atau disim$an da#am #emari arsi$* #a&i sesuai dengan sistem kearsi$an (ang digunakan. Dengan adan(a $roses $en(im$anan (ang teratur dan aik. Surat atau dokumen kantor (ang di$er#ukan atau di utu!kan kem a#i da$at di temukan dengan &e$at* tan$a men&ari"&ari di setia$ #a&i* &uku$ me#i!at kode k#asi,ikasi tentang surat (ang di utu!kan dan me#i!at dari kartu indeks sesuai dengan sistem (ang digunakan. Misa#n(a $ersoa#an surat terse ut mengenai masa#a! keuangan dengan kode ka#si,ikasin(a $em a(aran tagi!an te#e$an maka akan di eri kode tentang keuangan* su "n(a mas#aa! $em a(aran reekning. Untuk men(im$an surat terse ut* surat itu diteta$kan di e#akang guide keuangan da#am ma$ tagi!an rekening. Urutan surat da#am ma$ diatur dengan surat termuda tangga#n(a disim$an $a#ing de$an* kemudian erurautan dengan tangga# erikutn(a* sam$ai tangga# terak!ir. .. Proses $enemuan kem a#i surat Untuk menemukan kem a#i surat"surat (ang te#a! disim$an sesuai dengan $rosedur

$en(im$anan da$at di#akukan dengan #angka!"#angka! se agi erikut % 1- Men&ari kartu indeks .- Me#i!at $ada kartu indeks kode $en(im$anann(a* kemudian men&ari $ada #a&i kartu indeks*sete#a! ditemukan kode $en(im$anann(a mak #angka! se#an'utn(a ada#a! men&ari surat da#am ma$ sesuai dengan 'udu# (ang dike!endaki. Untuk menemukan kem a#i surat* $er#u ditun'ang o#e! e era$a ,aktor* antara #ain se agai erikut% < Keseder!anaan Sistem $eneta$ann(a (ang di$i#i! !arus muda! .Maksudn(a agar da$at dengan muda! dimengerti o#e! $ega+ai (ang #ain* uka sa'a $enata arsi$. < Keteta$an men(im$an surat Sitem (ang akan disim$an !arus te$at &ara $en(am$aiann(a erdasarkan sistem (ang digunakan se!ingga memuda!kan untuk $enemuan kem a#i. < Men'amin keamanan Surat (ang disim$an !arus te!indar dari kerusakan $en&urian atau a!a(a #ain. < Memenu!i $ers(aratan ekonomis Pen(im$anan (ang di#akukan !arus menan,aatkan ruangan kantor (ang ada serta o$era#atan dan ia(a (ang tersedia. < Penem$atan strategis Tem$at $en(im$anann(a !arus muda! di&a$ai o#e! setia$ unit* se!ingga tidak memer#ukan +aktu dan teanga (ang an(ak. < Sistem (ang di#akukan !arus ,#eksi e# Da$at dengan muda! dikom inasikan i#a ada $eru a!an untuk $en(em$urnaan atau $er aikan. < Petugas !arus mema!ami $engeta!uan (ang aik Tentang &ara $en(im$anan dan $enemuan kem a#i surat.