Anda di halaman 1dari 7

BAB VI ANALISIS KELEMAHAN SISTEM LAMA 6.

1 IDENTIFIKASI MASALAH Pada tahapan analisis system, analisis mempunyai tugas mendefinisikan masalah system, melakukan studi kelayakan, dan menganalisis kebutuhan system yang akan dikembangkan. Masalah yang dipelajari analisis system adalah masalah yang dihadapi pengguna. (Sumber: Hanif Al Fatta) Dalam mempelajari masalah ini, maka analisis bekerjasama dengan pemakai untuk mendapatkan permasalahan secara kasar. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Mendefinisikan batasan dan saran 2. Mendefinisikan penyebab yang dihadapi pemakai . Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik keputusan !. Mengidentifikasi pengguna akhir ". Memilih pri#ritas penanganan masalah $. Memperkirakan biaya dan manfaat secara kasar %. Membuat lap#ran hasil pendefinisian masalah 6.2 SASARAN DAN BATASAN SISTEM INFORMASI

1. Peningkatan kinerja 2. &fektifitas inf#rmasi . Penurunan biaya !. Peningkatan keamanan aplikasi ". Peningkatan efisiensi $. Peningkatan pelayanan pada pelanggan Penyimpangan dari keenam sasaran inilah yang menimbulkan masalah pada system inf#rmasi. 'atasan system adalah lingkungan yang membatasi aplikasi, misalnya peraturan -peraturan siapa yang b#leh menggunakan system, dan siapa yang tidak b#leh. (Sumber: Hanif Al Fatta)

"

6.3

MASALAH DALAM SISTEM INFORMASI Masalah dalam system inf#rmasi adalah k#ndisi atau situasi yang menyimpang dari

sasaran system inf#rmasi, bahkan menyimpang dari sasaran #rganisasi atau perusahaan, misalnya kinerja mengalami penurunan, inf#rmasi tidak efektif, atau system inf#rmasi tidak aman. 'iasanya masalah dinyatakan dalam pertanyaan, misalnya: a. (pakah system inf#rmasi ini dapat meningkatkan kinerja) b. (pakah system inf#rmasi ini dapat menurunkan biaya) c. (pakah system inf#rmasi ini dapat meningkatkan keamanan) d. (pakah system inf#rmasi ini dapat menurunkan pemb#r#san) e. (pakah system inf#rmasi ini dapat meningkatkan penjualan) f. (pakah system inf#rmasi ini dapat meningkatkan pelayanan) 6.4 ANALISIS PIECES *ntuk mengidentifikasi masalah harus dilakukan analisis terhadap kinerja, inf#rmasi, ek#n#mi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis P+&,&- .Perf#rmance, +nf#rmati#n, &c#n#my, ,#ntr#l, &ficiency, dan -er/ice0. Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. 1al ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja. (Sumber: Hanif Al Fatta)

STUDI KASUS 'erikut adalah c#nt#h hasil analisis P+&,&- yang dilakukan pada system inf#rmasi penggajian pada ''23LPPM .'alai 'esar 2eknik 3esehatan Lingkungan dan Pemberantasan Penyakit Menular0 4#gyakarta. A. ANALISIS KINERJA (PERPORMANCE) (dalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. 3inerja diukur dengan jumlah pr#duksi .throughput0 dan 5aktu tanggap .response time0 dari suatu system. -istem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah pr#duksi dan 5aktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen pada ''23LPPM. (Sumber: Hanif Al Fatta) Kele !"!#$ 1. 3eterlambatan pemberian inf#rmasi mengenai jumjah anak yang bertambah membuat bendahara gaji harus melakukan mengitungan ulang gaji dengan menambahkan jumlah tunjangan anak. 1al tersebut akan memperlambat kinerja pr#ses. 2. (danya kenaikan pangkat pega5ai yang menyebabkan bendahara gaji harus meminta kekurangan gaji atau rapel pada bulan berikutnya, sehingga akan semakin memperpanjang 5aktu tanggap. B. ANALISIS PROSES (INFORMATION) Lap#ran-lap#ran yang sudah selesai dipr#ses digunakan untuk menghasilkan inf#rmasi yang dibutuhkan #leh manajemen didalam pengambilan keputusan. +nf#rmasi merupakan hal yang tidak kalah penting karena dengan inf#rmasi pihak manajemen akan merencanakan langkah selanjutnya. (Sumber: Hanif Al Fatta) Kele !"!#$ 2idak adanya slip gaji pega5ai membuat pega5ai tidak mengetahui inf#rmasi perincian gaji yang diterima secara keseluruhan.

C. ANALISIS EKONOMI (ECONOMIC) (dalah penilaian system atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari system yang dikembangkan. -istem ini akan memberikan penghematan #perasi#nal dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan pera5atan. -ementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai inf#rmasi dan keputusan yang dihasilkan. (Sumber: Hanif Al Fatta) Kele !"!#$ (pabila bendahara gaji ingin mendapatkan aplikasi system penggajian yang lebih baik dan mudah penggunaannya maka harus membeli perangkat lunak untuk aplikasi tersebut dengan harga yang mahal. D. ANALISIS KEAMANAN (SECURIT%) -ystem keamanan yang digunakan harus mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. -elain iti system keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan, biasanya dengan memberi pass5#rd pada f#rm aplikasi dan database. (Sumber: Hanif Al Fatta) Kele !"!#$ 3eamanan aplikasi system penggajian pada ''23LPPM belum begitu diperhatikan sehingga bisa dilihat #leh pihak lain. E. ANALISIS EFESIENSI (EFICIENC%) 'ehubungan dengan sumber daya yang ada gunanya untuk meminimalkan pemb#r#san. &fisiensi dari system yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, inf#rmasi, 5aktu, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan peng#lahan data. (Sumber: Hanif Al Fatta) Kele !"!#$ (pabila bendahara gaji ''23LPPM yang mengurusi system penggajian berhalangan hadir saat penggajian dilaksanakan, maka pr#ses penggajian akan terhambat karena tidak ada pengganti system penggajian tersebut.

F. ANALISIS LA%ANAN (SERVICE) Perkembangan #rganisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik. Peningkatan pelayanan terhadap system yang dikembangkan akan memberikan: 1. (kurasi dalam peng#lahan data 2. 3ehandalan terhadap k#nsistensi dalam peng#lahan input dan #utput . 3emampuan menangani masalah yang diluar k#ndisi n#rmal !. -istem mudah pakai ". Mampu mengk##rdinasi akti/itas untuk mencapai tujuan dan sasaran. Kele !"!#$ Pr#ses penyerahan gaji masih menggunakan system manual sehingga memungkinkan terjadinya antrian dalam penerimaan gaji.

Be&'()* !+!l!" ,e&-e+!!# ./.*e


JENIS ANALISIS

l! ! +e#0!# ./.*e

/!#0 -!&)$
SISTEM %AN1 DIAJUKAN

KELEMAHAN SISTEM LAMA

P&8P98M(:,&

-istem penggajian secara manual berp#tensi menimbulkan kesalahan dalam pemr#sesan data dan memakan banyak 5aktu.

-istem berbasis c#mputer dengan menggunakan perangkat lunak untuk pr#ses penghitungan secara #t#matis. 2ekn#l#gi berbasis c#mputer mempr#ses inf#rmasi akan berlangsung secara cepat. Dalam jangka pendek biaya yang dibutuhkan akan cukup besar. 2etapi untuk jangka panjang lebih sedikit karena hanya mengeluarkan biaya pera5atan c#mputer. -istem berbasis c#mputer akan memudahkan c#ntr#l sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dapat ditekan. -istem berbasis c#mputer lebih efisien karena d#kumentasi dilakukan secara #t#matis. Pelayanan pada karya5an akan lebih cepat karena pemr#sesan dan pengecekan data dilakukan dengan c#mputer.

+:;98M(2+9:

-istem penggajian secara manual menyebabkan pr#ses inf#rmasi berlangsung lama.

&,9:9M+,

Dalam jangka panjang biaya yang dibutuhkan akan cukup besar karena harus mengeluarkan biaya untuk penggajian bagian keuangan.

,9:289L

-istem penggajian secara manual akan sulit melakukan c#ntr#l karena pemr#sesan data dilakukan #leh manusia dan kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar. -istem penggajian secara manual kurang efisien karena perlu melakukan d#kumentasi secara manual. Pelayanan pada karya5an akan memakan banyak 5aktu karena harus menunggu pemr#sesan data.

&;+,+&:,4

-&8<+,&-

RAN1KUMAN

1=

1. (nalisis kebutuhan system menitikberatkan pada bagaimana mengidentifikasi kelemahan yang dijumpai pada system lama. *ntuk mempermudah cara melakukannya, dita5arkan cara analisis dengan kerangka P+&,&yang menguraikan analisis ke dalam $ f#kus analisis kelemahan yaitu P&8P98M(:,&, +:;98M(2+9:, &,9:9M+,, ,9:289L, &;+,+&:,4, dan -&8<+,&-. 2. 1asil analisis P+&,&- adalah d#kumen kelemahan system yang menjadi rek#mendasi untuk perbaikan-perbaikan yang harus dibuat pada system yang akan dikembangkan.

11