BAB 3

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT,

PIUTANG DAGANG, DAN PENERIMAAN KAS PT. GLOBAL TWIN STAR

3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Global Twin Star, resmi berdiri pada tanggal 18 Februari 2008.
Merupakan agen resmi penjualan dari berbagai pabrikan. PT. Global Twin Star,
ditetapkap sebagai badan hokum berdasarkan S.K. Mentri Kehakiman dan HAM. R.I
dengan nomor C-320.HT.03.01-TH2002, serta wajib pajak dengan nomor
02.755.967.3-411.000. Area pelanggan yang dilayani, tersebar di pulau-pulau besar
seluruh indonesia seperti, Sumatra, J awa, Sulawesi, Kalimantan, Papua, Bali, dan Nusa
Tenggara.
PT. Global Twin Star berlokasi di Ruko Union Square No. 21, J l. Boulevard
Raya, Gading Serpong, Tangerang, dan telah dikenal oleh berbagai perusahaan seperti,
Perusahaan Listrik Negara(PLN), dan Perusahaan dibidang industri.
PT. Global Twin Star melaksanakan proses bisnisnya dengan berlandaskan
pada kompetensi yang dimilikinya yaitu, produk dengan teknologi terkini yang
didukung penuh dari pabrikan, didukung teknis desain sistem dan kemampuan pelatihan
sendiri untuk pelanggan, serta bekerjasama dengan pelanggan untuk memberikan solusi
terbaik penyelesaian masalah.
Produk yang didistribusikan fokus pada peralatan pengetesan, keamanan dan
pengendalian, dan pengawasan sistem pada peralatan listrik maupun peralatan industri.
41

3.2 Visi dan Misi
Visi
To become a solution provider that serve industries & power utility in
Indonesia (Menjadi penyedia solusi yang melayani industri dan perusahaan lisrik di
indonesia).
Misi
Developing new innovation to support clients to achieve better efficiency by
focusing in product development, engineering and application (Mengembangkan
inovasi baru untuk mendukung pelanggan demi mencapai efisiensi yang lebih baik
dengan berkonsentrasi pada pengembangan produk, rekaryasa dan penerapan).

3.3 Struktur Organisasi
Dibawah ini adalah gambar struktur organisasi yang ada pada PT. Global Twin Star.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Global Twin Star



42

3.4 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab
Berikut ini adalah pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam
PT. Global Twin Star :
1. Direktur Utama
Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Menetapkan dam mengesahkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek
perusahaan.
Memilih, mengangkat, memberhentikan, dan mengawasi pekerjaan director
yang aktif.
Memeriksa laporan keuangan bulanan beserta laporan manajerial lainnya.
2. Manajer Akuntansi dan Keuangan
Menganalisis laporan keuangan perusahaan untuk menentukan kebijakan-
kebijakan keuangan.
Mengusahaakan sumber dana yang diperlukan serta memantau perputaran
arus kas perusahaan.
Mengalokasikan danan perusahaan untuk keperluan-keperluan operasional.
Memonitor penagihan piutang, kegiatan keuangan, dan akuntansi.
a. Bagian Piutang
Mengadministrasi piutang
Menagih pembayaran yang jatuh tempo kepada pelanggan.
Memproses pesanan yang dilakukan pelanggan


43

b. Bagian Akuntansi dan Keuangan
Membuat laporan keuangan secara teratur dan tepat waktu
Membuat rekonsiliasi bank per bulan.
Membuat budget keuangan dan kas kecil.
Menangani masalah perbankan, dan lain-lain yang berhubungan
dengan keuangan
Menerima dan menyimpan bukti penerimaan kas
3. Manajer Teknik
Menganalisis teknologi, kebutuhan sumber daya, dan permintaan pasar,
untuk merencanakan dan menilai kelayakan produk.
Merencanakan dan mengarahkan instalasi, pengujian, operasi, pemeliharaan,
dan perbaikan fasilitas dan peralatan.
Berkonsultasi atau bernegosiasi dengan klien untuk menentukan spesifikasi
produk yang dibutuhkan.
4. Manajer Penjualan
Merencanakan dan melaksanakan srategi pemasaran dan penjualan.
Bertanggung jawab atas berjalan dengan lancaranya seluruh kegiatan
penjualan.
Melakukan analisa terhadap pangsa pasar dan kebutuhan pasar yang
berubah-ubah.
Menetapkan target penjualan perusahaan.
Mengkoordinasi dan mengarahkan kegiatan penjualan agar tujuan dan target
perusahaan tercapai.
44

a. Bagian penjualan dan Pemasaran
Melayani pelanggan dan menyediakan informasi tentang peroduk
perusahaan kepada pelanggan.
Menjaga hubungan baik dengan pelanggan baik pelanggan baru
maupun lama.
Bertanggung jawab atas segala kegiatan penjualan yang dilakukan
perusahaan.
Menjalankan promosi ke calon-calon pelanggan
Merancang cara promosi yang efektif untuk diterapkan
Melakukan kegiatan pemasaran dengan baik agar produk
perusahaan semakin dikenal orang banyak.

3.5 Prosedur Sistem Penjualan Kredit, Piutang, dan Penerimaan Kas atas
Penagihan Piutang yang berjalan
Berikut adalah Rich Picture dan flow Chart dari proses penjualan kredit,
piutang, dan penerimaan kas dari penagihan piutang pada PT. Global Twin Star.
3.5.1 Rich Picture
45


Gambar 3.2 Rich Picture Proses Bisnis PT. Global Twin Star
46

Prosedur Penjualan Kredit, Piutang, dan Penerimaan Kas atas Penagihan Piutang
pada PT. Global Twin Star
a. Prosedur Pemesanan dan Pengiriman
Bagian penjualan menerima penawaran harga dari pelanggan atas barang yang
dipesan via telepon. J ika pelanggan baru, maka bagian penjualan menyimpan data
pelanggan. J ika pelanggan lama, bagian penjualan melihat arsip pelanggan untuk
melihat pesanan sebelumnya telah dibayar lunas atau belum. Ketika penawaran telah
disepakati dan disetujui, pelanggan mengirimkan PO (Purchase Order) ke bagian
penjualan.
Setelah menerima PO bagian penjualan membuat SOA (Sales Order
Acknowledge) berdasarkan PO pelanggan kemudian dingirim ke pelanggan
menggunakan fax, dengan tujuan mendapatkan konfirmasi dari pelanggan berdasarkan
barang yang dipesan. Setelah dikonfirmasi oleh pelanggan, dan menerima SOA, Bagian
Penjualam membuat SO dan diserahkan ke Bagian Piutang
Setelah menerima SO Bagian Piutang membuat FPK (Faktur Penjualan
Kredit) 4 rangkap, distribusinya sebagai berikut :
FPK rangkap ke 1 dan ke 2 dikirim ke pelanggan(sebagai pengakuan penjualan dan
penagihan down payment).
FPK rangkap ke 3 diserahkan ke bagian akuntansi dan keuangan.
FPK rangkap ke 4 sebagai arsip.
Bagian akuntansi dan keuangan menerima konfirmasi pembayaran dari
pelanggan kemudian melakukan pengecekan ke bank jika pembayaran tersebut telah
masuk, dan menerima bukti transter dari Bank dan mencocokan jumlahnya dengan FPK
47

dari bagian piutang. J ika terdapat kecocokan, bagian akuntansi dan keuangan mencatat
transaksi tersebut ke dalam jurnal penerimaan kas, dan piutang, serta mengkonfirmasi
pembayaran ke bagian piutang melalui memo. Setelah menerima konfirmasi bagian
piutang mencatat dan mengurangi jumlah piutang sesuai dengan jumlah pembayaran.
Bagian akuntansi dan keuangan juga membuat PO (Purchase Order) serta
mengirimkannya kepada supplier (pabrik).
J ika barang dari supplier telah diterima oleh bagian penjualan, bagian
penjualan mengkonfirmasi kepada bagian akuntansi dan keuangan bahwa barang telah
diterima, kemudian membuat SJ (Surat J alan) 3 rangkap, distribusinya sebagai berikut :
SJ rangkap ke 1, dan ke 2 diserahkan ke bagian penjulan.
SJ rangkap ke 3 diarsip.
Kemudian oleh bagian penjualan SJ rangkap ke 1 dan ke 2 dikirimkan kepada
pelanggan bersama barang.
J ika pelanggan berada diluar kota, maka pengiriman barang akan dilakukan
oleh pihak expedisi. Bagian penjualan akan menerima surat tanda terima barang dari
pihak ekspedisi sebagai bukti pengiriman barang, dan surat tanda terima barang tersebut
akan diarsipkan oleh bagian penjualan. Surat jalan rangkap ke 1 dan ke 2, beserta
barang yang dikirim akan diteruskan oleh pihak ekspedisi kepada pelanggan. Setelah
pelanggan menerima barang tersebut maka pelanggan akan mengkonfirmasi kepada
pihak perusahaan bahwa barang telah diterima.



48

b. Prosedur Penagihan Piutang
Ketika piutang telah jatuh tempo, bagian piutang membuat FPK (Faktur
Penjualan Kredit) 4 rangkap, distribusinya sebagai berikut:
FPK rangkap 1, dan 2 dikirim ke pelanggan.
FPK 3 diserahkan be bagian akuntansi dan keuangan.
FPK 4 diarsip..
Ketika bagian akuntansi dan keuangan menerima konfirmasi pembayaran dari
pelanggan, kemudian melakukan pengecekan ke bank jika pembayaran telah diterima,
dan menerima bukti transter dari Bank bagian akuntansi dan keuangan mencocokan
dengan FPK dari bagian piutang. J ika pembayaran telah diterima, bagian akuntansi dan
keuangan mengkonfirmasi pembayaran ke bagian piutang melalui memo, mencatat
dalam jurnal penerimaan kas dan piutang.

3.5.2 Flow Chart

49


Gambar 3.3 Flow Chart Prosedur Penjualan
50

Bagian Akuntansi dan Keuangan (Staff Akuntansi dan Keuangan)
1
3
FPK
Bukti Transfer
Bank
Bank
Setelah menerima
konfirmasi Pembayaran
dari pelanggan
Membandingkan
bukti transfer dan
FPK rkp-3
Apakah bukti dan
FPK sesuai?
Membuat
PO
y
a
Supplier
Tersedia
Stok?
t
i
d
a
k
Membuat
Surat
J alan (SJ )
Ya
3
SJ
2
SJ
1
SJ
J urnal
Penerimaan
Kas
Prosedur pembelian
3
Membaritahukan
tidak sesuainya
Bukti dengan
tagihan pada
pelanggan
tidak
4
Shipping
Invoice
3
FPK
Membuat SJ
3
SJ
2
SJ
1
SJ
5
Shipping
Invoice
Pemberitahuan
Pembayaran pd
Staff piutang
Memo
Surat
Pemberitahuan
Pelanggan
2
T
Bukti
Transfer
Bank
3
FPK
3
FPK
PO
T
Bukti Transfer
Bank
J urnal
Penerimaan
Kas
Bank
Penyesuaian
pembayaran
3
FPK
Bukti
Transfer
Bank
Membandingkan
bukti transfer dan
FPK rkp-3
T
T
Gambar 3.4 Flow Chart Prosedur Penjualan
51

3
2
SJ
1
SJ
Bagian Penjualan
Menyiapkan
Barang dan
mengirimkan ke
pelanggan
Supplier
Shipping
Invoice
Menerima Pengiriman
Barang dari Supplier
Konfirmasi
barang
diterima
Shipping
Invoice
4
5
2
SJ1
SJ
Menyiapkan
Barang dan
mengirimkan
ke pelanggan
Luar kota?
2
SJ1
SJ
Pelanggan
Bersama Barang
tidak
2
SJ1
SJ
Ekspedisi
Bersama Barang
y
a
Luar kota?
2
SJ1
SJ
Pelanggan
Bersama Barang
tidak
2
SJ 1
SJ
Ekspedisi
Bersama Barang
y
a
Ekspedisi
Slip
Pengiriman
T

Gambar 3.5 Flow Chart Prosedur Penjualan


52

y
a

Gambar 3.6 Flow Chart Prosedur Penagihan dan Penerimaan Kas

53

6
Bagian Akuntansi dan Keuangan (Staff Akuntansi dan Keuangan)
3
FPK
Bukti
Transfer
Bank
Bank
Setelah menerima
konfirmasi Pembayaran
dari pelanggan
J urnal
Penerimaan
Kas
Membandingkan
J umlah Transfer
dengan FPK
Apakah bukti dan
FPK sesuai?
y
a
tidak
Bukti
Transfer
Bank
3
FPK
T
Memberitahukan
Penerimaan Kas
pd Staff Bagian
Piutang
memo
7
Membaritahukan
tidak sesuainya
Bukti dengan
tagihan pada
pelanggan
Surat
Pemberitahuan
Pelaggan

Gambar 3.7 Flow Chart Prosedur Penagihan dan Penerimaan Kas
54

3.6 Permasalahan yang dihadapai dalam Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas atas Penagihan Piutang
beserta rekomendasi untuk mengatasinya
Berikut beberapa masalah yang diidentifikasi dari proses penjualan kredit,
piutang, dan penerimaan kas dari penagihan PT. Global Twin Star, sebagai berikut :

1. Piutang yang telah jatuh tempo sering terlewat dan tidak ditagih.
Staff Administrasi Piutang yang mengarsip file FPK (Faktur Penjualan Kredit)
dalam jumlah besar yang digunakan sebagai dasar untuk melakukan penagihan pada
saat telah jatuh tempo. File tersebut belum disusun berdasarkan tanggal jatuh temponya
sehingga piutang yang telah jatuh tempo sering terlewat untuk ditagih. Selain
mengadministrasikan piutang dan membuat surat penagihan, Staff Administrasi Piutang
juga melakukan penagihan atas piutang yang telah jatuh tempo.
Seharusnya piutang yang telah jatuh tempo dapat ditagih tepat waktu, dan
ditagih oleh orang yang berbeda dari orang yang membuat surat penagihan dan yang
melakukan pencatatan.
Hal tersebut diatas terjadi karena administrasi masih menggunakan cara
manual. Perusahaan masih belum memiliki sistem yang terkomputerisasi untuk
membantu mengadministrasi piutang. Selain itu kondisi tersebut juga disebabkan oleh
kelalaian karyawan yang tidak mengadministrasi piutang secara sistematis. Perusahaan
juga meganggap perangkapan tugas pembuat surat penagihan dan pelaksanaan
penagihannya menjadikan proses kerja lebih efisien.
55

Akibatnya, dari hasil pengklasifikasian piutang berdasarkan umurnya (Aging
Schedule) dapat diketahui, sebagai berikut :
Periode setelah jatuh tempo 1-90 91-180 181-360 >360
J umlah A/R 40% 30% 20% 10%
Tabel 3.1 Aging Schedule (dalam %) PT. GLOBAL TWIN STAR
Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan sebaiknya merancang Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang, serta Penagihan Piutang dan
Penerimaan Kas secara terkomputerisasi. Dalam sistem tersebut juga dirancang agar
piutang diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo. Tugas untuk membuat Surat
Penagihan Down Payment atau Piutang dipisahkan dengan tugas yang menagih.

2. Staff piutang mencetak FPK yang sama lebih dari 1 kali.
FPK (Faktur Penjualan Kredit) dicetak pada saat pemesanan diterima dari
pelanggan. Faktur tersebut berisikan data pelanggan, barang yang dipesan, jumlah
harga, serta keterangan tambahan. Pencetakan FPK yang pertama digunakan sebagai
bukti penjualan sekaligus pula sebagai surat penagihan down payment kepada
pelanggan. Pada saat akan melakukan penagihan, FPK yang sama kemudian dicetak
kembali sebagai surat penagihan piutang. Perbedaan FPK untuk menagih down payment
dengan penagihan piutang terletak pada isi informasi informasi yang ditulis dengan
tulisan tangan dalam kolom keterangan. Kolom keterangan tersebut diisi dengan
keterangan pembayaran down payment, sedangkan untuk penagihan piutang diisi
dengan keterangan pembayaran piutang.
56

Seharusnya terdapat perbedaan (yang mencolok) antara formulir yang
berfungsi sebagai Faktur Penjualan Kredit dengan Surat Penagihan Down Payment dan
Surat Penagihan Piutang
Penyebab permasalahan pada aktivitas ini adalah, perusahaan merasa nyaman
dengan prosedur yang dijalankan, dan merasa selama ini prosedur tersebut tidak
bermasalah.
Akibatnya dapat menimbulkan kekacauan dalam pengendalian penjualan
piutang misalnya, tidak dapat dibedakan secara mudah FPK yang dicatat ada untuk
menagih down payment atau untuk pelunasan.
Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan ini adalah,
sebaiknya dokumen Faktur Penjualan Kredit, Surat Penagihan Down Payment, dan
Surat Penagihan Piutang dibuat dalam format dan nama tersendiri, sehingga dapat
dengan mudah dibedakan. Perusahaan juga sebaiknya merancang Sistem Informasi
Akutansi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas atas Penagihan Piutang yang
terkomputerisasi, yang dapat membuat dokumen tersebut secara standar dan terintegrasi
dengan pengadministrasiannya.




57

3. Tidak adanya penentuan limit kredit pelanggan.
Aktivitas penjualan perusahaan sebagian besar dilakukan dengan cara kredit.
Setiap transaksi kredit yang dilakukan pelanggan, Bagian Penjualan tidak lagi
mengecek apakah pelanggan tersebut adalah pelanggan baru ata pelanggan lama, serta
apakan pelanggan tersebut (pernah) punya catatan buruk atau masih menunggak kredit
sebelumnya. Semua pesanan (otomatis) dilayani dan dipenuhi.
Seharusnya perusahaan melakukan analisis kondisi pelanggan yang ingin
melakukan transaksi kredit dengan memperhatikan kondisi keuangan dan kredibilitas
pelanggan (untuk pelanggan baru) dengan mengecek data historis pelanggan dan saldo
piutang yang masih tertunggak. Selain itu , perusahaan selanjutnya juga mempunyai
kebijakan mengenai batas jumlah kredit yang dapat diberikan kepada seorang
pelanggan.
Kondisi tersebut diatas terjadi karena sebagian besar pelanggan merupakan
pelanggan lama, dan rekan bisnis, sehingga transaksi dilakukan berdasarkan pada
kepercayaan, dan keyakinan bahwa piutang akan dibayarkan tepat pada waktunya.
Akibatnya seorang pelanggan bisa mendapatkan kredit penjualan dalam
jumlah besar pada setiap transaksi, sehingga memungkinkan terjadi penumpukan hutang
pda satu pelanggan tertentu. Selain itu, kondisi yang demikian akan dapat
mengakibatkan perusahaan mengalami account receivable turnover yang rendah (lihat
aging schedule temuan no 1).
58

Untuk mengatasi masalah ini perusahaan sebaiknya membuat SOP tentang
penjualan kredit dengan memasukan prosedur menganalisis kondisi pelanggan yang
ingin melakukan transaksi kredit, mengecek data historis, mengecek saldo piutang yang
masih tertunggak, dan menentukan jumlah kredit yang dapat diberikan pada seorang
pelanggan. perusahaan jugasebaiknya merancang suatu Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan Kredit, Piutang, dan Penerimaan Kas atas Penagihan Piutang yang
terkomputerisasi, dimana dapat membantu dalam mengendalikan limit kredit yang dapat
diberikan kepada pelanggan dan membantu menilai pelanggan.

4. Pengakuan penjualan kredit oleh perusahaan sebelum barang dikirim.
Setiap transaksi penjualan kredit yang dilakukan oleh perusahaan langsung,
diakui dan dicatat sebagai penjualan kredit pada saat FPK dicetak walaupun barangnya
belum dikirim ke pelanggan.
Seharusnya pengakuan dan pencatatan penjualan dilakukan ketika barang telah
diterima oleh pelanggan (Revenue Recognition Concept)
Penyimpangan ini disebabkan oleh perusahaan merasa nyaman dengan
prosedur yang dijalankan dan kepercayaan perusahaan terhadap pelanggan bahwa,
transaksi akan terus dilakukan sampai selesai (dibayar).
Akibat dari penyimpangan tersebut berpotensi menyebabkan kecurangan pada
pencatatan penjualan kredit terutama pada saat cut off per 31/12 (Window Dresing /
Over Statement).
59

Rekomendasi yang diusulkan adalah dengan membuat prosedur yang sesuai
konsep pengakuan pendapatan, dimana pengakuan penjualan dan pencatatan, baru
dilakukan setelah barang diterima oleh pelanggan (terjadi pemindahan hak dan
kewajiban). Perusahaan juga sebaiknya merancang Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan Kredit, Piutang, dan Penerimaan Kas atas Penagihan Piutang secara
terkomputerisasi yang mengatur arus transaksi dan pengakuan penjualan setelah barang
diterima oleh pelanggan.