Anda di halaman 1dari 9

Ikhtisar Manajemen Risiko

Risiko merupakan faktor-faktor atau kejadian yang berpotensi mengganggu berhasil menyelesaikan proyek.Setiap proyek telah dikaitkan risiko, baik internal maupun eksternal.Risiko internal terkait dengan hal-hal yang tim proyek dapat mengontrol atau mempengaruhi, seperti, tugas staf, ruang lingkup proyek dan perkiraan biaya.Risiko eksternal adalah peristiwa yang berada di luar kendali dari tim proyek, seperti peraturan Kota terduga baru, reorganisasi manajemen atau bencana alam.

Manajemen Risiko terdiri dari: 1. Manajemen Risiko Perencanaan:


Mengidentifikasi faktor risiko potensial atau peristiwa; Menilai kemungkinan terjadinya dan dampak potensial terhadap kualitas proyek, jadwal, dan biaya; Mengembangkan rencana mitigasi risiko, yaitu tindakan pencegahan yang akan meminimalkan kemungkinan risiko menjadi kenyataan atau meminimalkan dampak daripadanya;

Mengembangkan respon risiko atau rencana kontinjensi, yaitu apa yang harus dilakukan jika dan ketika peristiwa terjadi resiko atau menjadi dekat.

2.

Manajemen Risiko Pengendalian:

Pemantauan status faktor risiko potensial dan acara, mencari gejala yang menunjukkan peristiwa risiko sudah dekat dan memperbarui informasi penilaian risiko;

Pemantauan kegiatan mitigasi risiko untuk memastikan mereka selesai; Pelaksana rencana respon risiko ketika potensi risiko menjadi kenyataan; Pelaporan Status versus rencana risiko sebagai bagian dari laporan status proyek rutin dan ulasan.

Bagian terpenting dari manajemen risiko adalah risiko manajemen perencanaan, karena, dengan rencana manajemen risiko yang baik manajer proyek dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya peristiwa risiko dan meminimalkan dampak negatif harus peristiwa semacam itu terjadi. Rencana Manajemen Risiko mendokumentasikan prosedur untuk mengelola risiko seluruh proyek.Selain mendokumentasikan hasil identifikasi risiko dan fase analisis, ia harus menutupi siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola berbagai bidang resiko, bagaimana resiko akan dilacak sepanjang siklus hidup, bagaimana rencana darurat akan dilaksanakan, dan bagaimana cadangan proyek akan dialokasikan untuk menangani risiko.

Risiko Identifikasi dan Penilaian


Langkah pertama dalam Perencanaan Manajemen Risiko adalah untuk mengidentifikasi dan menghitung, sejauh mungkin, potensi risiko yang terkait dengan proyek.Identifikasi Risiko terdiri dari menentukan risiko yang mungkin mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristik risiko tersebut.Tidak ada usaha harus dilakukan untuk mengidentifikasi semua risiko yang mungkin mempengaruhi proyek, tapi apa pun mungkin terjadi harus dimasukkan dalam analisis.Identifikasi risiko dan penilaian adalah tugas berulang yang perlu dilakukan sepanjang

proyek, dari pengembangan Proposal Pendanaan Proyek dan Piagam Proyek, untuk setiap tahap perencanaan proyek dan kontrol.

Identifikasi risiko dan penilaian adalah tanggung jawab semua anggota tim proyek.Manajer proyek bertanggung jawab atas risiko pelacakan dan untuk mengembangkan rencana darurat yang membahas risiko yang teridentifikasi oleh tim.Sebuah identifikasi risiko "brainstorming" sesi dapat membantu dalam proses identifikasi awal.Pertemuan tersebut membantu anggota tim memahami berbagai perspektif dan dapat membantu tim lebih memahami "gambaran besar."

Faktor Risiko Umum


Beberapa daerah risiko umum yang ditunjukkan di bawah ini bersama dengan pertanyaan-pertanyaan yang Anda mungkin bertanya pada diri sendiri ketika mencoba untuk mengidentifikasi dan mengukur risiko proyek.Anda akan melihat pertanyaan yang tumpang tindih kategori risiko karena sering saling terkait.Daftar ini tidak dimaksudkan untuk menjadi daftar lengkap pertanyaan, melainkan sesuatu untuk merangsang pemikiran.

1. Proyek Lingkup dan Kompleksitas:

Apakah lingkup yang didokumentasikan dalam Perencanaan Ruang Lingkup dan Definisi Lingkup dipahami dengan baik dan didukung oleh semua pemangku kepentingan?Apakah ada isu-isu kontroversial yang telah tenang sementara tetapi dapat dibangkitkan lagi sebagai proyek berlangsung?

Apakah ruang lingkup proyek dipahami dengan baik oleh tim proyek? Persyaratan lengkap dan didokumentasikan dengan baik? Apakah ruang lingkup proyek diperkirakan akan stabil, atau ada kekuatan eksternal yang dapat memaksa perubahan dari waktu ke waktu?

Apakah durasi proyek begitu lama bahwa persyaratan cenderung berubah akibat perubahan lingkungan dan organisasi?

Bagaimana kompleks adalah proyek mempertimbangkan faktor-faktor seperti: teknologi, kompleksitas proses bisnis, jumlah pengguna, organisasi pengguna, situs geografis dan interface dengan sistem lain?

2. Teknologi:

Apakah proyek tergantung pada teknologi yang belum terbukti baru? Apakah ada situs keberhasilan pelaksanaan yang bisa dikunjungi? Apakah tim proyek, termasuk staf City dan vendor, berpengalaman dalam teknologi yang akan digunakan?

Apakah teknologi sesuai dengan infrastruktur Kota yang ada dan standar, atau apakah ada persyaratan untuk perubahan yang signifikan terhadap infrastruktur atau standar?

Apakah hardware pengiriman pada jalur kritis, dan direncanakan waktu pengiriman normal atau ketat? Apakah hardware / software vendor memiliki catatan kinerja yang handal dan dukungan responsif?

3. Staffing:

Apakah semua pemangku kepentingan berkomitmen sumber daya yang memadai untuk proyek tersebut?

Apakah ada risiko sumber daya kunci ditarik off untuk proyek-proyek lain dianggap sebagai prioritas yang lebih tinggi oleh manajemen lini mereka?

Apakah tim proyek, termasuk staf City dan vendor, berpengalaman dalam teknologi yang akan digunakan?

Apakah keberhasilan proyek sangat tergantung pada satu atau dua orang kunci dengan keahlian khusus?

Berapa banyak anggota kunci dari tim proyek telah berhasil menyelesaikan proyek serupa, atau ini akan menjadi pengalaman baru bagi seluruh tim?

4. Biaya Perkiraan:

Apakah waktu dan perkiraan biaya berdasarkan terdokumentasi dengan baik sejarah? Apakah estimator memiliki pengalaman di proyek-proyek serupa memanfaatkan teknologi serupa? Apa presisi estimasi perkiraan? Apakah estimator konsisten ditampilkan bias agresif atau konservatif dalam perkiraan untuk proyekproyek lainnya?

Apakah WBS dan pernyataan tugas definisi lengkap, terdokumentasi dengan baik dan dipahami dengan baik?

Sejauh mana telah estimator termasuk kontinjensi dalam perkiraan mereka?

5. Organisasi dan Budaya:


Seberapa baik proyek ini sesuai dengan budaya kota dan departemen yang terlibat? Seberapa siap adalah klien atau organisasi pengguna untuk menerima dan melaksanakan perubahan dalam proses bisnis dan konten pekerjaan dan klasifikasi?

Apakah proyek membutuhkan negosiasi yang sulit dengan organisasi buruh pada gaji, manfaat dan klasifikasi pekerjaan?

Apakah ada rencana komunikasi yang memadai untuk menjaga para pemangku kepentingan di semua tingkat informasi dan terlibat?

Apakah ada risiko perubahan organisasi yang dapat mempengaruhi proyek dan dukungan manajemen proyek?

Apakah ada perbedaan yang signifikan antara tujuan dari stakeholder yang bisa menghasilkan kesulitan kemudian dalam proyek?

Apakah ada komitmen yang kuat dan dukungan oleh manajemen dan pejabat terpilih untuk proyek ini?

6. Manajemen Proyek dan Organisasi:

Bagaimana tingkat pengalaman manajemen proyek Kota dan manajer proyek vendor dan pemimpin tim?

Apakah ada Sponsor Eksekutif yang kuat dan mendukung dan Komite Eksekutif Pengarah? Apa hubungan pelaporan anggota tim untuk Project Manager, sambungan langsung atau matriks?Siapa yang bertanggung jawab untuk pengembangan pribadi dan penilaian kinerja anggota tim proyek?

Apakah ada proses yang baik di tempat untuk input pengguna dan keterlibatan? Apakah tim proyek fisik di lokasi yang sama dengan pelanggan, atau di lokasi terpencil?

7. Jadwal dan anggaran:

Apakah ada tenggat waktu yang ketat eksternal dipaksakan atau pembatasan anggaran yang secara signifikan meningkatkan risiko masalah kualitas, slip jadwal atau biaya over-run?

Apakah proyek tersebut sepenuhnya didanai, atau tergantung pada pendanaan masa depan untuk menyelesaikan?Jika tidak sepenuhnya didanai, apa kemungkinan bahwa dana masa depan mungkin tidak datang melalui?

Risiko Kuantifikasi
Setelah risiko telah diidentifikasi mereka perlu diukur sejauh yang praktis.Masalah pertama adalah kemungkinan terjadinya.Sedangkan beberapa orang mungkin mencoba untuk menetapkan probabilitas persentase kejadian, ini dapat menyiratkan tingkat presisi yang mungkin tidak realistis.Pendekatan yang lebih masuk akal mungkin untuk menetapkan probabilitas tinggi, sedang atau rendah, dengan beberapa kata-kata kualifikasi menggambarkan kondisi di mana peristiwa risiko akan paling mungkin terjadi.Mengetahui kondisi ini mungkin dapat membantu dalam memantau risiko dan mendeteksi ketika sebuah hal tidak mungkin telah menjadi jauh lebih mungkin.Sebagaimana disebutkan di atas, ada sedikit nilai dalam mengidentifikasi risiko yang memiliki probabilitas yang sangat rendah terjadi kecuali dampak potensial adalah begitu besar sehingga membayangi kemungkinan rendah.Untuk beberapa proyek resiko gempa harus diidentifikasi dan diukur, sedangkan untuk orang lain itu tidak penting.

Aspek kedua dari kuantifikasi adalah dampak potensial pada kualitas, jadwal dan biaya.Hal ini dapat dilakukan pada urutan tingkat besarnya.Beberapa peristiwa dapat menetapkan proyek kembali 1-2 bulan, 1-2 tahun dengan orang lain, misalnya, 10% atau 100% biaya over-run.

Hasil kuantifikasi resiko adalah penilaian keseluruhan risiko proyek dan pembentukan jadwal dan kontinjensi biaya untuk proyek tersebut.Persentase kontingensi akan tergantung pada tahapan proyek.Misalnya, kontingensi pada akhir tahap kelayakan mungkin sebanyak 100%, padahal mungkin hanya 10% ketika desain telah selesai.Karena ada kecenderungan untuk semua orang untuk menaruh beberapa kontingensi dalam perkiraan rinci yang berada di balik perkiraan proyek secara keseluruhan, adalah penting bahwa Project Manager memiliki beberapa pemahaman tentang besarnya kontinjensi tersembunyi ketika mengembangkan kontingensi keseluruhan.

Risiko Mitigasi
Mitigasi risiko melibatkan tindakan pencegahan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya peristiwa risiko dan / atau meminimalkan dampak.Berikut ini adalah beberapa tindakan yang khas resiko mitigasi:

Menetapkan jadwal dan biaya cadangan untuk menutupi tingkat yang wajar dari kejadian kejadian risiko. Mendokumentasikan semua asumsi perencanaan dan berkomunikasi mereka kepada para pemangku kepentingan.

Break proyek menjadi lebih kecil, lebih mudah dikelola, dan fase paket pekerjaan. Menetapkan dan melatih backup untuk posisi terampil kunci. Memaksakan kontrol perubahan yang ketat. Membentuk proses Quality Assurance dengan menggunakan salah satu kontraktor yang luar atau staf ahli Kota tidak bekerja pada proyek.

Bersikeras signoffs formal semua kiriman kunci. Membangun pos-pos pemeriksaan manajemen beberapa kunci di mana status proyek secara keseluruhan dan risiko akan ditinjau dan keputusan manajemen yang diperlukan akan dibuat (melanjutkan proyek, mengubah arah, kembali ke Walikota dan Dewan untuk pendanaan tambahan).

Pastikan Komite Pengarah Eksekutif memiliki representasi pemangku kepentingan yang tepat pada tingkat pengambilan keputusan.

Pastikan tingkat tinggi keterlibatan pengguna dan komunikasi dengan pengguna. Memberikan laporan status proyek yang akurat dan ringkas, mengidentifikasi isu-isu manajemen dan semua gejala potensi risiko menjadi kenyataan.

Mengatur redudansi dan prosedur cadangan untuk pengembangan hardware / software.

Kemungkinan Perencanaan
Sedangkan mitigasi risiko terutama pencegahan di alam, rencana kontingensi rencana aksi yang telah ditetapkan yang dapat diimplementasikan jika risiko yang diidentifikasi benar-benar terjadi.Perencanaan kontingensi dapat dilihat sebagai seperangkat sub-perencanaan mitigasi risiko.Jika rencana yang telah ditetapkan tindakan yang baik ada di acara risiko menjadi kenyataan, ada kemungkinan bahwa dampak dari resiko tersebut akan diminimalkan.Sebuah rencana kesiapan gempa adalah rencana kontingensi yang khas.Pemanfaatan jadwal disetujui dan cadangan biaya dapat menjadi bagian dari rencana kontingensi untuk beberapa kejadian risiko.Untuk acara lainnya rencana mungkin memerlukan kembali ke Walikota dan Dewan untuk persetujuan perubahan terhadap proyek dengan atau tanpa dana tambahan.

Sebagai pedoman, rencana kontingensi dikembangkan untuk lima risiko atas yang terkait dengan proyek.Untuk proyek-proyek besar lima besar risiko dari masing-masing sub sistem-besar mungkin secara aktif dilacak.Untuk benar menerapkan rencana, cadangan biasanya diperlukan di mana dolar dan / atau waktu yang dimiliki oleh seorang manajer proyek untuk diterapkan pada pelaksanaan rencana kontingensi.Cadangan kontingensi tersebut dibahas

dalam bagian-bagian yang tepat dari perencanaan.Tanpa mempertahankan cadangan, manajer proyek dipaksa untuk kembali untuk waktu tambahan atau dolar untuk setiap risiko karena menjadi masalah.Hal ini jauh lebih diinginkan untuk mempertahankan tingkat cadangan di mana masalah dapat ditangani dengan dari dalam anggaran asli dan jadwal proyek.

Ada beberapa situasi di mana tidak realistis yang dapat dilakukan untuk mencegah atau menangani risiko.Dalam hal ini, proyek tersebut harus dikelola sedemikian rupa sehingga probabilitas terjadi secara event diminimalkan.Jika acara tersebut tidak terjadi, manajer proyek harus memperbarui rencana proyek untuk menyertakan dampak dari masalah.

Manajemen Risiko Rencana


Rencana Manajemen Risiko harus menjadi dokumen hidup yang dimulai sebagai bagian dari Proposal Pendanaan Proyek, yang diformalkan dalam Piagam Proyek dan diperbarui selama perencanaan proyek dan proses kontrol.Isi harus:

1. Ringkasan eksekutif yang menggambarkan secara singkat faktor risiko atas 3-5 dan mitigasi terkait dan
kontingensi rencana, dan menetapkan dan dokumen pembenaran untuk jadwal keseluruhan dan cadangan biaya untuk memanfaatkan untuk kontinjensi;

2. Sebuah Profil Risiko Ringkasan seperti tokoh 12.1 di bawah ini.Ini menyediakan format sederhana untuk
meringkas risiko yang terkait dengan proyek

3. Ringkasan Profil Risiko harus didukung oleh dokumen yang lebih rinci menggambarkan asumsi, faktor
risiko yang paling mungkin atau paling kritis, dan mitigasi terkait dan / atau rencana kontingensi.Misalnya, ringkasan mungkin daftar pelatihan perangkat lunak sebagai pendekatan mitigasi.Dokumen rinci harus memberikan informasi lebih lanjut tentang siapa yang perlu dilatih dan jenis pelatihan yang dibutuhkan.

Kegiatan mitigasi risiko harus dimasukkan sebagai tugas pada WBS proyek dan jadwal proyek.Rencana kontingensi tidak dapat dimasukkan di depan, tetapi akan dimasukkan dalam rencana proyek jika dan ketika kejadian risiko terjadi.

Gambar 12.1 Profil Risiko Ringkasan

Faktor Risiko / Event: (deskripsi singkat)

Probabilitas (Hi-Med-Lo)

Kualitas, Jadwal, Biaya Dampak - Ringkaskan

Pendekatan mitigasi atau Tindakan Darurat

Status (* menandakan perubahan periode pelaporan)

PROYEK LINGKUP DAN KOMPLEKSITAS

TEKNOLOGI

STAF

ESTIMASI PRECISION & PENGALAMAN

ORGANISASI & BUDAYA

PROYEK MANAJEMEN

TIME BATAS WAKTU DAN / ATAU PEMBATASAN ANGGARAN

LAIN

Risiko Pengendalian
Sebagai proyek berkembang melalui tahapan siklus hidup proyek berbagai kemampuan untuk mendefinisikan dan menentukan item risiko meningkat.Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa lebih yang diketahui tentang proyek dan isu-isu terkait.

Selama periode pelaksanaan, risiko yang lebih definitif, dan strategi resolusi yang nyata muncul.Hal ini memungkinkan untuk pengembangan lebih rinci rencana kontingensi, termasuk rencana aksi yang spesifik.Ini harus tercermin pada Ringkasan Risiko diperbarui Profile.Perubahan ringkasan harus ditandai dengan tanda bintang atau komentar sehingga pembaca dapat dengan mudah mengidentifikasi faktor risiko baru atau diubah, probabilitas

kejadian dan dampak potensial.Risiko yang dikurangi atau bahkan dihilangkan juga harus diperhatikan.Sebuah kolom status telah disediakan pada profil untuk komentar tersebut.

Memperbarui status peristiwa risiko terbaik bisa dilakukan bersamaan dengan analisis varians rencana pelaporan status proyek.Biasanya varians rencana akan berdampak pada probabilitas dari peristiwa resiko yang terjadi, atau varians dapat disebabkan oleh terjadinya peristiwa risiko.

Tanggung jawab Manajemen Risiko


Manajer proyek bertanggung jawab untuk memastikan bahwa manajemen risiko dilakukan sepanjang proyek.Risiko Tanggung jawab kontrol diberikan dalam fase Inisiasi Proyek dan dituangkan dalam Piagam Proyek.Tanggung jawab dapat ditugaskan untuk Risk Manager tunggal, atau didelegasikan kepada para pemimpin tim proyek beberapa.Selama tahap perencanaan manajemen risiko biasanya dilakukan oleh manajer proyek.Selama pelaksanaan, manajemen risiko mungkin memerlukan posisi penuh atau paruh waktu terpisah untuk menangani beban kerja.

Manajer Risiko harus: Jadilah cukup senior dalam struktur organisasi proyek bahwa mereka akan memiliki kemampuan untuk meminta agar rencana kontingensi risiko tertentu ditugaskan dan staf; Menghadiri pertemuan manajemen proyek status; Memiliki pemahaman tentang proyek secara keseluruhan.

Manajemen Risiko Ulasan


Manajemen risiko membutuhkan pemantauan terus menerus dari risiko dan tinjauan manajemen risiko secara teratur, yang harus mencakup:

Pembaruan Penilaian Risiko Rapat.Hal ini selama proses ini bahwa Ringkasan Profil Risiko ditinjau dan diperbarui.

Rapat Status proyek.Secara mingguan atau dua-mingguan (tergantung pada siklus dipilih untuk proyek), individu (s) bertanggung jawab atas manajemen risiko harus melaporkan kepada kelompok status proyek pada status resiko proyek.Laporan tersebut harus didasarkan pada Ringkasan Profil Risiko diperbarui, termasuk informasi mengenai semua rencana kontingensi saat ini sedang berlangsung.

Rapat Ulasan eksekutif.Ringkasan item resiko teratas untuk proyek ini termasuk dalam pertemuan proyek eksekutif ulasan.Ini harus tidak lebih dari satu halaman dan harus mencantumkan risiko, negara resolusi didefinisikan, dan menunjukkan status saat ini.

Pemantauan Kegiatan Mitigasi Risiko


Risiko Kegiatan Mitigasi biasanya tugas pada rencana proyek yang dilakukan sebelum peristiwa risiko benar-benar terjadi.Mereka perlu dipantau dengan cara yang sama seperti semua tugas-tugas lain pada rencana.Dalam beberapa kasus mitigasi dilakukan dengan membangun jadwal dan cadangan biaya.Oleh karena itu menjadi sangat penting untuk melacak dan memantau pemanfaatan cadangan ini.

Pemantauan Rencana Kontingensi


Pada awal rencana kontingensi pelaksanaan proyek untuk acara risiko utama mungkin cukup umum.Namun, sebagai proyek berlangsung, terjadinya peristiwa risiko tertentu mulai menjadi lebih mungkin, atau dampak potensial menjadi lebih besar sebagai investasi dalam proyek tumbuh.Hal ini menciptakan suatu kebutuhan untuk pengembangan rencana tindakan yang lebih rinci dan lebih spesifik.Dengan demikian rencana darurat hidup dokumen yang berubah sebagai proyek berlangsung.Identifikasi kebutuhan untuk perubahan tersebut merupakan bagian penting dari pertemuan Ulasan Manajemen Risiko, yang hasilnya harus disampaikan kepada pemangku kepentingan dalam laporan status proyek dan kajian proyek.

Sejarah Rekam
Itu selalu ide yang baik untuk mempertahankan sejarah risiko proyek.Informasi ini dapat digunakan sebagai "pembelajaran," dan tim proyek bisa mendapatkan keuntungan dari meninjau risiko masa lalu dan kejadian.