pelbagai pihak. Jadi untuk mengambil satu takrifan yang tepat adalah
agak sukar. Walaubagaimanapun apabila dikaji satu persatu dengan mendalam, didapati kebanyakan definisi itu mempunyai matlamat yang hampir sama. Sebahagian dari definisi pengurusan projek yang diambil dari beberapa buku adalah seperti berikut : -
pengurusan projek merupakan satu cabang daripada bidang pengurusan, dimana ianya merupakan gabungan antara perancangan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawalan
Barry Fryer
DEFINASI PENGURUSAN
PROJEK
Pengurusan projek merupakan satu pengurusan yang melibatkan pembangunan, perubahan dan inovasi dalam kerja operasi. Ia merangkumi aktiviti seperti merancang dan pengawalan sesuatu projek dengan bergantung kepada kekangan belanjawan supaya projek dapat disempurnakan dalam tempoh masa yang ditetapkan.
DEFINASI PROJEK
Projek didefinisikan sebagai satu aktiviti operasi yang wujud hanya sekalisekala dalam tempoh masa yang tertentu. Projek merupakan aktiviti yang besar dan akan mempengaruhi masa depan syarikat. Contohnya seperti projek pembinaan kemudahan, bangunan kilang, pusat membeli belah dan pemasangan sistem komputer.
ELEMEN-ELEMEN PENGURUSAN
Sesuatu projek biasanya memerlukan alat-alat dan kemahiran di luar system pengeluaran. Organisasi projek akan dibentuk untuk memudahkan proses perjalanan projek menjadi lebih lancar dan sempurna. Terdapat TIGA peringkat pengurusan projek yang utama iaitu:1. Perancangan 2. Penjadualan 3. Pengawalan
PASUKAN PROJEK
Pasukan individu
projek dari
merupakan atau
organisasi
organisasi yang mempunyai kemahiran dan pengalaman yang berkaitan dengan sesuatu projek. Ahli-ahlinya terdiri daripada pengurus dan staf yang mahir dalam bidang tertentu seperti buruh dan jurutera yang diperlukan dalam projek pembinaan.
Perancangan
Perancangan merupakan salah satu daripada peringkat pengurusan projek yang utama yang merangkumi aktiviti menentukan objektif projek. Ianya bertujuan untuk memudahkan pengurus dan pasukannya menjalankan sesuatu projek.
Kebiasaannya, perancangan projek akan disenaraikan dalam bentuk dokumen yang formal yang dikenali sebagai skop projek. Seterusnya, projek akan dibahagikan kepada beberapa komponen yang lebih terperinci dengan kaedah yang dikenali sebagai struktur pembahagian kerja (seperti yang ditunjukkan dalam rajah carta alir di bawah).
PROJEK Perkara-perkara Utama Dalam Projek Sub Perkara Utama Dalam Projek
Aktiviti-aktiviti
Matris Organisasi
Matris organisasi : Satu pasukan yang dibentuk khas untuk menjalankan sesuatu projek yang khas dimana ahlinya terdiri daripada pelbagai jabatan fungsi dalam syarikat seperti kejuruteraan, pemasaran dan pengeluaran yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu projek.
PENJADUALAN
Selepas proses perancangan, proses penjadualan diperlukan untuk menganggarkan jangkamasa yang diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti projek. Anggaran tempoh masa menyiapkan projek ditetapkan dengan membuat perbandingan dengan objektif projek syarikat.
SEKIRANYA MASA YANG DITETAPKAN MELEBIHI MASA YANG DIHADKAN Jika keadaan ini berlaku, tempoh persiapan projek mesti dikurangkan samada dengan menambah sumber tenaga kerja atau dengan menggunakan cara lain yang boleh menyiapkan projek dengan cepat.
PROSES
SUMBER
MATLAMAT
CARA MENGURUSKAN 5M
Method (proses pengurusan) Machinery (jentera) Material (bahan binaan) Man power (sumber manusia) Money (kewangan)
Buruh merupakan salah satu sumber utama berbanding dengan sumbersumber yang lain. Ini adalah kerana buruh memainkan peranan penting dalam menjalankan sesuatu aktiviti ataupun projek sehinggalah projek tersebut selesai dengan lancar dan sempurna pada masa yang telah ditetapkan. Bukan itu sahaja, tanpa buruh semua jentera di tapak pembinaan tidak akan berjalan. Buruh boleh dibahagikan kepada tiga jenis. Iaitu : BURUH MAHIR Merupakan buruh yang terlatih dan boleh melakukan kerja
yang tertentu sahaja seperti melepa dinding, memasang paip dan sebagainya. Buruh ini mempunyai pengalaman yang lama ataupun telah mengikuti mana-mana kursus yang dianjurkan oleh pihak tertentu. Buruh jenis ini tidak perlu pengawasan oleh majikan malahan juga mereka juga boleh mengetuai untuk buruh-buruh yang lain
Merupakan buruh yang mendapat pendidikan tetapi mereka kurang pengalaman kerja. Mereka perlu diawasi oleh majikan atau buruh mahir supaya kerja yang dibuat memenuhi kehendak majikan
BURUH AM
Buruh jenis ini tidak mempunyai sebarang pengalaman bekerja dan tidak mengikuti mana-mana kursus yang dianjurkan. Kebanyakan kerja yang dilakukan hanya sekadar kerja-kerja biasa sahaja seperti mengankut tanah,menolak konkrit masuk ke dalam acuan dan lain-lain lagi
Pengurusan buruh perlu dirancang dengan baik melalui beberapa pengurusan ini : 1) Menentukan bilangan buruh memenuhi sesuatu masa yang diperlukan
- Dalam hal ini, selalunya permasalahan akan berlaku semasa projek sedang
dijalankan. Ini adalah kerana bilangan buruh yang diperlukan kadang kala berkurangan dan berlebihan. Sekiranya tenaga buruh berkurangan, sesuatu projek itu akan lambat siap. Bukan itu sahaja, akan mengakibatkan pembaziran kos. Jadi pihak majikan perlu mengambil langkah dengan cara perlu menentukan bilangan buruh yang diperlukan mencukupi sebelum aktiviti di tapak bina berjalan pada setiap hari. 2) Pembahagian kerja buruh mengikut kemahiran tertentu
- Pelicinan sumber buruh sangat penting kerana bukan senang untuk mendapatkan semula buruh yang telah dibuang atau yang telah melarikan diri. Selalunya, dalam hal ini aliran buruh akan meningkat pada awal pembinaan kemudiannya stabil tetapi pada pengakhiran projek, ia semakin menurun. Ini berkemungkinan elaun yang sepatutnya mereka dapat tidak mencukupi dan faktor lain juga mereka telah mendapat kerja atau projek yang lebih baik. Jadi untuk mengelakkan masalah ini berlaku, pihak majikan perlu memastikan setiap buruh yang mereka ambil bekerja sehingga selesai projek itu berjalan dan jaga kebajikan mereka.
- Tanpa buruh yang terlatih dan mencukupi sesuatu projek itu akan gagal
dijalankan.
pemilihan, kenaikan pangkat, penukaran dan penamatan perkhidmatan. e. Menilai keperluan modal sebenar yang diperlukan dalam perancangan sumber buruh.
Bahan binaan merupakan antara komponen yang penting dalam menjayakan sesuatu projek. Sekiranya sumber bahan binaan tidak mencukupi daripada pembekal, projek tidak dapat berjalan dengan lancar dan ini akan menyusahkan pihak kontraktor dan berkemungkinan projek akan habis lambat.
Pengurusan bahan binaan bertujuan untuk mengenal pasti dan mengelakkan kekurangan bahan binaan yang akan menjejaskan kelancaran projek yang sedang dijalankan. Bukan itu sahaja, ia juga bertujuan untuk mengelak daripada berlaku pembaziran.
Pengurusan bahan binaan meliputi banyak perkara seperti jadual bahan keluar masuk, bilangan bahan yang digunakan, laporan bahan yang rosak, perubahan harga, keperluan permintaan di tapak bina dan sebagainya
i)
- Dalam hal ini, pihak majikan perlu memastikan sumber bahan binaan yang digunakan di tapak bina mencukupi. Ini adalah
ii)
masanya
iii)
iv) v)
DENGAN BAIK
- Kawalan bahan yang cekap boleh mengelakkan pembaziran ataupun kekurangan bahan apabila diperlukan. Oleh sebab itu, pengurusan stok yang cekap perlu menepati ciri-ciri berikut :
dikehendaki.
- Ianya boleh berlaku dalam berbagai situasi seperti hilang, pecah, ataupun
rosak.
- Kadar pembaziran di tapak bina adalah antara 10% hingga 15% dari kos
projek.
Punca-Punca Pembaziran
- Terdapat banyak sebab yang menyebabkan berlakunya pembaziran bahan
binaan di tapak bina yang bermula dari peringkat penghantaran sehinggalah penyiapan projek pembinaan.
b. Mutu kerja
c. Penyimpanan
d. Pengangkutan
e. Salah guna
- Kesilapan
menggunakan
bahan
yang
berkualiti
tinggi
f. Kecurian
g. Kemahiran
PENGURUSAN KEWANGAN
(MANAGEMENT OF MONEY)
Pengurusan kewangan ditakrifkan juga sebagai pengurusan modal ataupun kos. Dalam sesuatu projek pembinaan, pengurusan kewangan yang baik memainkan peranan yang penting dalam menentukan kejayaan sesebuah projek. Ini adalah kerana kewangan meliputi semua peringkat bermula dengan peringkat permulaan, pembinaan berjalan sehingga kepada pembangunan siap dibina serta pembayaran yang terakhir. Oleh sebab itu, pihak kontraktor perlu bijak dalam menguruskan kewangan yang ada.
JENIS-JENIS KOS
- Ia melibatkan kos yang berubah
Kos langsung
- Kos ini merupakan kos yang meliputi tiga elemen iaitu kos gaji pekerja, kos bahan binaan dan kos jentera (sewa dan penyelenggaraan)
- Kos yang tetap sepanjang tempoh pembinaan - Merupakan kos perbelanjaan sampingan seperti bil elektrik,bil air,bil telefon, insurans dan lain-lain lagi
PENGURUSAN KEWANGAN
Menilai kesan kewangan projek terhadap semua golongan dalam kawasan projek, iaitu firma pemprosesan dan syarikat-syarikat pembinaan Menentukan sama ada redapat atau tidak galakan (intensif) yang cukup bagi semua pihak di kawasan projek Memastikan penggunaan yang cekap bagi semua sumber teruatamnay sekali wang pinjaman daripada punca punca luar seperti bank dan institusi pinjaman
- Pihak kontraktor dan pengurus projek haruslah bijak dalam mngurus dan
menggunakan sumber kewangan yang ada.
b. Masalah luaran
Sumber
Kewangan
Penting
Untuk
Membiayai
pembiayaan yang kemas. v. Penyelarasan semua sumbangan dapat dibuat dengan lebih cekap apabila analisis kewangan telah dibuat. vi. Dapat menilai kecekapan mengurus dan menentukan jenis organisasi yang digunakan untuk melaksanakan projek.
Kos Projek
Dibahagikan kepada beberapa kategori iaitu : i. ii. iii. iv. v. Bekalan barang fizikal. Penggunaan tenaga buruh. Pembeliaan atau sewaan tanah. Cukai yang perlu dibayar kepada kerajaan. Kos luar jangka.
- Aliran wang tunai merupakan pemindahan aliran wang tunai keluar dan
masuk dari sesebuah syarikat.
- Masa aliran tunai juga penting kerana Ia menentukan bila wang dikeluarkan
dan bayaran kemajuan pekerja akan diterima dari pemilik.
- Tempoh masa ini adalah masa kredit yang perlu ditanggung oleh
kontraktor.
- Projek besar margin keuntungan adalah 5% hingga 25% sahaja. - Margin tinggi, harga tender juga tinggi.
b. Wang tahanan
c. Wang pendahuluan
- Akan meningkatkan keperluan kewangan jika berlaku. - Kelewatan pemilik membuat pembayaran akan membebankan
kontraktor.
loji. Jentera
. Kelebihan penggunaan jentera dalam projek adalah dapat menjimatkan perbelanjaan dari segi masa, tenaga pekerja dan ia juga dapat menghasilkan kualiti yang baik.
i) ii) iii)
Mengurangkan tenaga pekerja Mempercepatkan proses pembinaan Memudahkan kerja-kerja yang tidak mampu dibuat oleh buruh
iv)
v)
dua orang penyelia bahagian jentera yang boleh menguruskan jentera dengan baik. Pengurus yang dilantik mestilah diberikan latihan yang mencukupi
MEMILIH
- Bagi menjamin hasil peningkatan faedah keluaran tinggi, pemilihan jenis jentera perlu dibuat dengan baik.
JENTERA YANG
BERKUALITI
Berbagai faktor yang perlu diambil kira dalam pemilihan jentera iaitu : Keupayaan peralatan untuk melakukan kerja yang dikehendaki
b. Sewa
c. Pajakan
Ia melibatkan pemilik dan para tenaga professional Pemilik akan mengupah arkitek atau jurutera untuk menyediakan semua reka bentuk termasuk pakej lukisan pembinaan,spesifikasi dan kontrak Kontraktor yang Berjaya dipilih akan menjalankan kerja pembinaan mengikut reka bentuk yang disediakan Dapat dipraktikkan dalam banyak jenis projek kerana mudah difahami dan mudah dikendalikan serta mudah menjelaskan peranan setiap parti yang terlibat
KAEDAH TRADISIONAL
KELEBIHAN
Satu kaedah yang mudah untuk dilaksanakan kerana ke semua pihak yang terlibat akan mudah memahami tanggungjawab masingmasing. Kos pembinaan pihak klien dilindungi daripada lebihan kos yang timbul akibat kelewatan. Membolehkan pihak klien mendapat harga yang paling rendah dalam proses tender kerana kontraktor akan menawarkan harga yang rendah .
KELEMAHAN
Mempunyai pelbagai masalah dan kelemahan yang amat ketara kerana kaedah ini memakan masa yang panjang dalam penyiapan sesuatu projek. Pihak arkitek atau jurutera mempunyai ahd kemapuan untuk merancang keadaan yang kompleks. Pemilik akan menghadapi masalah tuntutan daripada kontraktor bekaitan dengan isu reka bentuk pembinaan. Tidak dapat memberikan kerjasama dan koordinasi di antara pihak yang terlibat dalam pembinaan. Projek yang dijalankan menjadi lebih rendah dan tidak memuaskan kehendak klien.
Satu konsep dimana klien akan menjalinkan hubungan kontran reka dan Bina, di mana badan ini merupakan satu gabungan daripada pasukan pereka bentuk dan kontraktor
utama untuk menjalankan kerja-kerja perancangan,kerja reka bentuk dan kerja pembinaan.
KELEBIHAN - Pihak klien dapat mempengaruhi satu badan yang bertanggungjawab terhadap perkembangan sesuatu projek - Memberikan kebaikan dalam pengurusan masa dan kos - Perubahan reka bentuk dapat dilakukan dengan cepat dan berkesan
KELEMAHAN - Kos pembinaan akan menjadi tinggi kerana kadang kala disebabkan tiada faktor keselamatan - Mengalami masalah kekurangan masa untuk membuat pemeriksaan kerana terlalu banyak membuat perubahan pada reka bentuk
Satu kaedah yang paling sistematik dan efektif dalam KAEDAH PENGURUSAN PEMBINAAN membuat perancangan,reka bentuk dan proses pembinaan dalam sesuatu projek yang dilaksankan Mengekalkan risiko dalam kontrak, dengan membahagikan kontrak kepada beberapa aktiviti kecil kemudian ditawarkan kepada beberapa sub-kontraktor kecil dengan cara ini akan menyiapkan projek dalam kadar harga dan masa yang telah ditetapkan untuk
KELEBIHAN
Pihak klien tidak perlu mempunyai pekerja yang berkemahiran untuk menjalankan projek pembinaan Tidak perlu mengekalkan bilangan pekrja pengurusan yang banyak
KELEMAHAN Badan pengurusan pembinaan tidak memberikan jaminan terhadap harga keseluruhan dan kualiti kerja Pihak pengurus pembinaan akan bertukar kepada peranan daripada badan pengurusan pembinaan kepada peranan sebagai kontraktor utama sekiranya berlaku kelewatan