Anda di halaman 1dari 43

DKM ALFURQAN

SMAN 3 BANDUNG

SOP KEPANITIAAN 1432

DAFTAR ISI STANDAR OPERASI KEPANITIAAN BAB I PENANGGUNG JAWAB BAB II TIM KONSEPTOR BAB III BADAN PENGURUS HARIAN BAB IV SEKSI-SEKSI BAB V LAIN-LAIN PENJELASAN STANDAR OPERASI KEPANITIAAN 2 3 4 5 9 15 18

DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN A ALUR KEPANITIAAN B ALUR TANGGUNG JAWAB KEPANITIAAN C ALUR PEMBUATAN KONSEP D CONTOH TABEL IKHTISAR KEGIATAN DAN RUNDOWN E CONTOH TABEL TEKNIS LAPANGAN F TIMELINE KEGIATAN G PANDUAN PEMBUATAN TOR H POSISI RAPAT IKHWAN AKHWAT I TAMBAHAN DARI BLUE PRINT J CONTOH SURAT IZIN KEGIATAN K CONTOH PROPOSAL 22 22 23 24 23 24 25 26 26 27 28

STANDAR OPERASI KEPANITIAAN DEWAN KELUARGA MASJID AL FURQAN MUKADDIMAH Aku bersaksi tiada tuhan selain Allah dan aku bersaksi Muhammad utusan Allah. Dan hendaklah ada di antara kamu segolongan ummat yang menyeru kepada kebajikan, menyuruh kepada yang maruf dan mencegah dari yang munkar, merekalah orang-orang yang beruntung, Dilatarbelakangi keperluan pengurus DKM Al Furqan atas sebuah petunjuk teknis dalam penyelenggaraan kegiatan kepanitiaan untuk melaksanakan program kerja DKM Al Furqan, maka disusunlah buku SOP Kepanitiaan 1432 ini. Buku ini merupakan sebuah panduan atas permasalahanpermasalahan yang terjadi di lapangan ketika pelaksanaan kegiatan oleh petugas kepanitiaan. Di dalamnya memuat teknik-teknik dasar kepanitiaan masing-masing seksi. Dibuat untuk mewujudkan sebuah cita-cita besar, yaitu DKM Al Furqan profesional, ideal, dan sebagai role model lembaga dakwah sekolah nasional.

1.

2.

3.

4.

BAB I PENANGGUNG JAWAB Pasal 1 Untuk keperluan pelaksanaan program kerja, ditunjuklah seorang/beberapa penanggung jawab program kerja oleh pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi dalam struktur kepengurusan DKM Al Furqan. Penanggung jawab: a. Sebagai pihak yang memiliki tanggung jawab penuh atas terlaksananya program kerja yang diamanahkan. b. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi dalam struktur kepengurusan DKM Al Furqan. c. Berhak membentuk tim konseptor, baik dengan rekrutmen terbuka maupun tertutup. d. Dalam kondisi tidak khusus1, penanggung jawab masuk dan bergabung ke dalam tim konseptor. Dalam kondisi khusus2, pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi dalam struktur kepengurusan berhak mengganti penanggung jawab dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Standar operasi: a. Dibentuk di awal kepengurusan setelah Rancangan Besar Program Kerja (RBPK) dibuat. b. Tidak eksklusif dan ikut berperan aktif dalam pelaksanaan program kerja pihak/divisi lain.

1 2

Kondisi khusus yang dimaksud ada dalam penjelasan. ibid.

1. 2.

3. 4.

5.

BAB II TIM KONSEPTOR Pasal 2 Dalam setiap pelaksanaan kegiatan kepanitiaan perlu dibentuk sebuah tim kecil yang berfungsi sebagai tim konseptor. Tim konseptor: a. Sebagai kesatuan kerja prakepanitiaan yang dibentuk oleh penanggung jawab program kerja. b. Berada diluar struktur kepanitiaan dan berperan untuk menyusun konsep dasar acara (waktu pelaksanaan, ikhtisar kegiatan kasar, seksi yang dibutuhkan berikut deskripsi tugasnya, dll.). c. Berisi 5-10 orang, terdiri baik ikhwan maupun akhwat. d. Melaksanakan rekrutmen terbuka/tertutup untuk mengisi sumber daya manusia dalam struktur kepanitiaan3. e. Mengajukan konsep dasar acara kepada petugas kepanitiaan yang telah terbentuk dengan cara menyelenggarakan rapat florring konsep bersama seluruh panitia. f. Berhak meminta Starring Comitte Komite Pendamping dari angkatan yang lebih tua. Setelah dibentuk struktur kepanitiaan, tim konseptor dilebur dan anggota di dalamnya masuk dalam struktur kepanitiaan. Dalam kondisi khusus4, tim konseptor boleh dipertahankan setelah struktur kepanitiaan terbentuk atau dibentuk ulang setelah dilebur, dengan catatan bahwa anggotanya tetap masuk dalam struktur kepanitiaan biasa. Standar operasi: a. Dibentuk selambat-lambatnya 6 (enam) pekan sebelum kegiatan berlangsung. b. Membentuk struktur kepanitiaan selambat-lamabatnya 4 (empat) pekan sebelum kegiatan berlangsung.

3 4

Syarat seseorang dapat direkrut dalam tim konseptor ada dalam penjelasan. Kondisi khusus yang dimaksud ada dalam penjelasan.

BAB III BADAN PENGURUS HARIAN Pasal 3 Umum 1. Badan Pengurus Harian (BPH) diangkat oleh tim konseptor dalam rekrutmen terbuka/tertutup dan bertugas aktif sejak saat itu hingga selesai kegiatan dan dievaluasi. 2. BPH setidak-tidaknya terdiri dari Ketua Panitia, Bendahara, Sekretaris dan Komandan Lapangan. 3. Dalam kondisi khusus5, penanggung jawab atas izin dari pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi dalam struktur kepengurusan dapat mengganti sebagian atau seluruh unsur BPH dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Pasal 4 Ketua Panitia 1. Ketua panitia sebagai pihak yang memiliki kekuasaan tertinggi dalam struktur kepanitiaan, bertugas: a. Mengkoordinasi semua bidang/seksi dalam melaksanakan tugasnya masing-masing. b. Bertanggungjawab atas keberlangsungan rangkaian kegiatan. c. Memimpin setiap rapat koordinasi panitia. d. Mengawasi dan mengevaluasi kinerja tiap bidang secara periodik. e. Menjadi decision maker bersama BPH (sekretaris dan bendahara) f. Merancang agenda rapat kepanitiaan. g. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim konseptor.

Kondisi khusus yang dimaksud ada dalam penjelasan.

2. Standar operasi: a. Melaksanakan hal wajar tanpa batas yang diperlukan untuk kepentingan keberlangsungan acara, termasuk menegur dan menghadiahi panitia lain. b. Melaksanakan rapat koordinasi secara periodik dan tersusun jadwalnya. c. Dekat secara persuasif kepada panitia lain. Pasal 5 Sekretaris 1. Sekretaris bertugas: a. Berkoordinasi dengan Biro Administrasi dan Kesekretariatan (BAK) DKM Al Furqan dalam hal mengeluarkan surat, menentukan nomor surat, dan perarsipan surat keluar kegiatan. b. Mengeluarkan surat6 yang diperlukan untuk kegiatan. c. Menjadi notulen setiap rapat koordinasi panitia. d. Mendokumentasikan hasil rapat. e. Membuat proposal7 dengan berkoordinasi dengan seksi acara. f. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim konseptor. 2. Standar operasi: a. Persuratan diketahui sepenuhnya oleh BAK. b. Proposal selesai selambat-lambatnya 2 (dua) pekan sebelum kegiatan berlangsung. c. Persuratan izin selesai selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum kegiatan berlangsung.

6 7

Contoh surat terlampir. Contoh proposal terlampir.

Pasal 6 Bendahara 1. Bendahara bertugas: a. Berkoordinasi dengan Biro Keuangan DKM Al Furqan dalam hal keluar masuk pendanaan. b. Mengatur keuangan kegiatan. c. Menerima dan menyimpan dana yang diperlukan untuk kegiatan. d. Melaporkan keuangan. e. Membuat laporan keuangan yang nantinya diserahkan kepada dan direkapitulasi oleh sekretaris f. Menerima daftar kebutuhan dana logistik. g. Menerima, merekapitulasi dan menyimpan tanda-tanda bukti pengeluaran h. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim konseptor. 2. Standar operasi: a. Pendanaan diketahui sepenuhnya oleh Biro Keuangan. b. Hasil laporan pendanaan dapat diaudit. Pasal 7 Komandan Lapangan 1. Komandan Lapangan (Danlap) adalah pihak yang memiliki kekuasaan penuh dan melebihi ketua panitia dalam lingkup pelaksanaan kegiatan di lapangan, bertugas: a. Mengeluarkan Teknis Lapangan (Teklap)8 atas dasar konsep acara yang telah dibuat oleh seksi acara. b. Memegang komando teknis utama dalam pelaksanaan kegiatan di lapangan. c. Mengoordinasikan seluruh seksi ketika di lapangan. d. Memimpin briefing panitia.

Contoh teklap terlampir.

e. Mendorong dan mengontrol terlaksananya seluruh deskripsi tugas setiap seksi dalam kegiatan di lapangan. f. Bertanggung jawab langsung kepada ketua panitia atas segala kegiatan di lapangan. g. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim konseptor. 2. Standar operasi: a. Mengetahui secara detail konsep acara sehingga mengerti secara utuh teknis lapangan. b. Teklap selesai dan telah dipublikasi ke panitia lain selambatlambatnya 4 (empat) hari sebelum kegiatan berlangsung. c. Danlap dapat melaksanakan hal lain secara wajar selama diperlukan untuk kepentingan keberlangsungan acara di lapangan.

1. 2.

3.

4. 5.

BAB IV SEKSI-SEKSI Pasal 8 Umum Seksi-seksi yang bertugas ditentukan oleh tim konseptor. Anggota setiap seksi diangkat dalam rekrutmen terbuka/tertutup dan bertugas aktif sejak saat itu hingga selesai kegiatan dan dievaluasi. Seksi yang bertugas setidak-tidaknya terdiri dari seksi acara, logistik, lapangan, publikasi, perizinan dan dokumentasi. Boleh ditambah, dikurangi, digabung, atau dispesifikasi sesuai kebutuhan kegiatan kepanitiaan. Deskripsi tugas setiap seksi mengacu pada SOP Kepanitiaan setelah diolah lebih lanjut oleh tim konseptor. Dalam kondisi khusus9, BPH atas izin penganggung jawab program kerja dapat mengganti10 sebagian atau seluruh unsur seksi-seksi yang telah terbentuk dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Pasal 9 Seksi Acara

1. Seksi acara bertugas: a. P : Planning. Mengolah ikhtisar kegiatan kasar dari tim konseptor ke dalam rundown11 dan merencanakan segala detail konsep acara, termasuk waktu dan tempat. b. O : Organizing. Mengkomunikasikan dan mengkoordinasikan konsep acara pada seksi lain baik dalam rapat koordinasi maupun dengan cara lain.

Kondisi khusus yang dimaksud ada dalam penjelasan. Mekanisme pergantian BPH ada dalam penjelasan. 11 Contoh rundown terlampir.
9 10

c. A : Actuating. Bertanggung jawab untuk bersama-sama seluruh seksi dalam komando ketua atau Danlap menjalankan dan mewujudkan acara secara penuh. d. C : Controling. Mengontrol jalannya acara agar sesuai dengan konsep serta mengubahnya jika dalam kondisi khusus. e. Menyusun mekanisme-mekanisme lain yang diperlukan. f. Bersama Danlap menyusun Teklap. g. Jika tidak ada Humas, bertanggung jawab untuk menghubungi tamu. h. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim konseptor. 2. Standar operasi: a. Rundown selambat-lambatnya selesai 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan acara. b. Melaksanakan rapat koordinasi yang dipimpin oleh ketua panitia secara berkala untuk memudahkan florring konsep dari seksi acara ke seksi lain. c. Acara secara proaktif melaksanakan koordinasi secara berkala dengan seksi lain terutama masalah penyediaan logistik dan publikasi acara baik di dalam maupun di luar rapat sesuai kebutuhan. Pasal 10 Seksi Logistik 1. Seksi logistik bertugas: a. Menerima rincian logistik yang perlu dipersiapkan dari seksi acara dan seksi lain. b. Mendaftar barang yang perlu dipinjam dan dibeli. c. Meminta pendanaan dari bendahara dan menyerahkan tanda bukti pembelian benda yang dibeli. d. Bertanggung jawab akan sarana dan prasarana acara. e. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim konseptor.
10

2. Standar operasi: a. Mendaftar barang yang perlu dipinjam dan dibeli selambatlambatnya 5 (lima) hari sebelum pelaksanaan acara. b. Menyiapkan segala logistik tersedia selambat-lambatnya 10 (sepuluh) menit sebelum acara berlangsung. c. Mengumpulkan seluruh bukti pembelian dan peminjaman untuk diserahkan kepada bendahara. Pasal 11 Seksi Lapangan 1. Seksi lapangan bertugas: a. Berkoordinasi dengan seksi acara tentang regulasi/mekanisme acara ketika di lapangan. b. Berkoordinasi dengan pejabat dan pihak keamanan setempat untuk kepentingan pengunaan tempat pelaksanaan jika diperlukan. c. Survei tempat pelaksanaan kegiatan. d. Menyiapkan perangkat dan melaksanakan apel jika diperlukan. e. Mengondisikan situasi dan keadaan kegiatan di lapangan agar sesuai dengan Teklap. f. Mengondisiskan panitia ketika rapat berlangsung. g. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim konseptor. 2. Standar operasi: a. Memahami secara utuh Teklap yang dibuat Danlap. b. Siap melaksanakan komando tertinggi dari Danlap. c. Membuat alur regulasi/mekanisme lapangan selambatlambatnya 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan acara dan dipahami oleh seluruh anggota seksi lapangan. d. Telah melakukan survei selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan acara.

11

Pasal 12 Seksi Publikasi 1. Seksi publikasi bertugas: a. Membuat konsep publikasi dan melaksanakan publikasi acara secara efektif dan efisien. i. Poster ii. Memo iii. Jarkom SMS iv. Spanduk/banner v. Online publication vi. Ke kelas-kelas vii. dll. b. Meminta pendanaan dari bendahara dan menyerahkan tanda bukti pembelian benda yang dibeli. c. Mempublikasikan hal lain yang diminta oleh seksi lain demi kepentingan berlangsungnya acara. d. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim konseptor. 2. Standar operasi: a. Untuk acara kaderisasi, melakukan publikasi selambatlambatnya 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan berlangsung. b. Untuk acara syiar, melakukan publikasi selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sebelum pelaksanaan berlangsung. c. Melakukan remind dengan melaksanakan publikasi ulang ketika acara sudah dekat, baik secara berkala maupun tidak. Pasal 13 Seksi Perizinan 1. Seksi perizinan bertugas: a. Meminta tanda tangan dan izin yang diperlukan dalam pemenuhan proposal dan surat perizinan.

12

b. Meminta perizinan tempat pelaksanaan dan hal lain yang dirasa perlu untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan, dengan membawa surat perizinan. c. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim konseptor. 2. Standar operasi: a. Menjaga citra baik DKM Al Furqan kepada semua pihak. b. Izin telah turun selambat-lambatnya 1 (hari) sebelum pelaksanaan kegiatan. c. Untuk acara kaderisasi yang dilaksanakan periodik, perizinan tempat dan peminjaman perangkat kerja ke sekolah dapat dilaksanakan secara terpadu, satu surat untuk seleuruh izin. Pasal 14 Seksi Dokumentasi 1. Seksi dokumentasi bertugas: a. Membuat jurnal kegiatan ketika sedang berlangsung. b. Memotret atau merekam kegiatan ketika sedang berlangsung. c. Memublikasikan hasil dokumentasi baik secara luas maupun hanya kepada pihak terbatas. d. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim konseptor. 2. Standar operasi: a. Ikhwan hanya boleh mendokumentasikan kegiatan ikhwan, dan akhwat hanya boleh mendokumentasikan kegiatan akhwat. b. Hasil dokumentasi akhwat hanya boleh beredar di kalangan akhwat secara terbatas. c. Larangan keras bagi akhwat untuk memublikasikan foto diri maupun kelompok hasil dokumentasi ke pihak luar secara luas, termasuk ke media sosial tanpa pembatasan akses.

13

Pasal 15 Seksi Lain Seksi lain dibentuk oleh tim konseptor untuk kepentingan pelaksanaan tugas yang lebih spesifik. Tugas dan standar operasi dikeluarkan oleh tim konseptor sesuai kebutuhan.

14

1. 2. 3.

4.

5. 6. 7. 8. 9.

BAB V LAIN-LAIN Pasal 16 Adab Rapat/Syuro Jika terdiri dari unsur ikhwan dan akhwat, rapat dipimpin oleh ikhwan meski jika ada akhwat yang memiliki jabatan lebih tinggi. Hak tertinggi rapat ada pada pemimpin rapat. Pemimpin rapat berhak menegur hingga mengeluarkan anggota rapat dari majelis dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Memulai dengan salam, doa, salawat, basmallah, dan tilawah/tasmi Al Quran dan pembacaan agenda yang akan dibahas ketika rapat. Jika rapat terdiri dari unsur ikhwan dan akhwat, pentilawah atau pentasmi dari unsur ikhwan. Diakhiri dengan doa kafaratul majelis dan salam. Durasi rapat wajar. Jika terdiri dari unsur ikhwan dan akhwat, kedua pihak setia menjaga hijab. Sopan dalam berkata dan duduk. Akhwat menjaga suaranya, yakni tidak berteriak dan meninggikan suaranya.

Pasal 17 Hijab 1. Dalam setiap kegiatan DKM Al Furqan, setiap unsur pengurus maupun panitia kegiatan wajib menjaga hijab antara ikhwan dan akhwat. 2. Keperluan untuk menggunakan penghalang berupa kain, papan, atau benda lainnya ketika rapat atau penyelenggaraan kegiatan lainnya sehingga ikhwan tidak dapat melihat akhwat dan pula sebaliknya. 3. Setidak-tidaknya ikhwan dan akhwat dikondisikan agar tidak saling berhadapan atau menghadap ke arah yang dapat saling
15

berpotongan pandangan dan terdapat jarak yang memisahkan barisan ikhwan dan akhwat dengan jarak yang wajar dalam rapat atau kegiatan lainnya. 4. Kewajiban ikhwan dan akhwat untuk saling menundukkan pandangan dalam interaksi di lapangan. 5. Kegiatan normal akhwat selambat-lambatnya berakhir pukul 18.00 dan diharuskan untuk segera menuju rumah masing-masing. Pasal 18 Menghubungi Tamu Dalam menghubungi tamu (pemateri, ustadz, trainer, dll.) pihak penghubung: a. Menjaga citra baik DKM Al Furqan. b. Sopan dalam berinteraksi dan berkomunikasi. c. Menjemput atau mengantar tamu dengan kendaraan layak jika diperlukan atau diminta. Dalam kondisi tidak khusus agar tidak mengundang tamu secara mendadak. Jika mengundang tamu untuk menjadi pemateri, diharapkan ada Term of Reference (TOR)12 yang diberikan kepada pemateri untuk memudahkan penyamaan keinginan panitia dan materi yang akan dibawakan. Pemberian ucapan terima kasih baik berupa uang, bingkisan, makanan, plakat, dsb. diatur kemudian dan disesuaikan dengan pihak yang diundang. Standar operasi: a. Menghubungi tamu untuk menjadi pemateri selambatlambatnya 3 (tiga) hari sebelum kegiatan berlangsung. b. Mengingatkan tamu pada 1 (satu) hari sebelum kegiatan berlangsung.

1.

2. 3.

4.

5.

12

Panduan pembuatan TOR terlampir

16

1. 2. 3. 4.

Pasal 19 Mekanisme Permintaan Dana Alumni Permohonan bantuan dana hanya dapat dilakukan lewat pengajuan proposal. Proposal untuk donatur alumni diajukan lewat pihak Difa Rali, tidak diserahkan langsung secara perseorangan. Bantuan dana maksimal memenuhi 50% keperluan dana kepanitiaan dengan besar nominal wajar. Standar operasi: a. Proposal baik secara isi dan bagus secara estetika. b. Diajukan setelah proposal lengkap dan sah. c. Pengajuan proposal untuk permintaan dana selambatlambatnya 10 (sepuluh) hari sebelum kegiatan berlangsung.

17

PENJELASAN STANDAR OPERASI KEPANITIAAN DEWAN KELUARGA MASJID AL FURQAN Pasal 1 Ayat (2) Kondisi khusus sehingga penanggung jawab tidak bisa bergabung dalam tim konseptor yang dimaksud dalam butir (d) adalah: 1. Penanggung jawab memiliki amanah lain dengan prioritas lebih tinggi. 2. Diamanahi hal lain oleh pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi dalam struktur kepengurusan DKM Al Furqan. 3. Atau kondisi lain yang dapat menyebabkan penganggung jawab tidak dapat bergabung dalam tim konseptor. Ayat (3) Kondisi khusus sehingga memerlukan penggantian penanggung jawab program kerja adalah: 1. Penanggung jawab tidak dapat menjalankan amanahnya. 2. Penanggung jawab memiliki masalah yang dapat menyebabkan amanahnya terganggu. 3. Penanggung jawab keluar dari kepengurusan DKM Al Furqan. 4. Atau kondisi lain yang mengharuskan penganggung jawab diganti. Pasal 2 Ayat (2) Syarat seseorang dipilih menjadi bagian dari tim konseptor oleh penanggung jawab proker adalah:
18

1. Tidak sedang mengonsep kegiatan lain yang memerlukan fokus khusus. 2. Berkomitmen dan istiqomah. 3. Tidak sedang terkena masalah/kasus di dalam kepengurusan DKM Al Furqan. Starring Comitte bertugas: 1. Menjadi pihak yang berusaha ikut dalam setiap rapat tim konseptor. 2. Membantu tim konseptor dalam pembuatan konsep kegiatan kasar atas dasar pengalaman yang dimiliki. 3. Membimbing tim konseptor dalam menyelesaikan tugas lainnya. Ayat (4) Kondisi khusus sehingga memerlukan tim konseptor tetap dipertahankan setelah pembentukan struktur kepanitiaan atau dibuat ulang setelah dilebur adalah: 1. Kegiatan harus dikonsep ulang. 2. Divisi acara tidak dapat menunaikan amanahnya dengan baik namun tidak bisa diadakan pergantian anggota seksi karena pelbagai sebab, sehingga tugas seksi acara diambil alih oleh tim konseptor. 3. Atau kondisi lain yang mengharuskan tim konseptor tetap dipertahankan setelah pembentukan struktur kepanitiaan atau dibuat ulang setelah dilebur. Pasal 3 Ayat (3) Kondisi khusus sehingga memerlukan penggantian BPH adalah: 1. Seluruh atau sebagian BPH tidak dapat menjalankan amanahnya. 2. Seluruh atau sebagian BPH memiliki masalah yang dapat menyebabkan amanahnya terganggu.

19

3. Seluruh atau sebagian BPH keluar dari kepengurusan DKM Al Furqan. 4. Atau kondisi lain yang mengharuskan seluruh atau sebagian BPH diganti. Mekanisme khusus pergantian BPH 1. Penggantian Ketua Panitia a. Seorang perwakilan anggota kepanitiaan meminta surat kepada BAK perihal pernyataan permintaan penggantian Ketua Panitia. Surat berisi alasan dan ajuan calon pengganti. b. Surat ditandatangani oleh minimal 2/3 anggota kepanitiaan atau beberapa orang perwakilan. c. Surat diserahkan kepada Ketua Divisi dengan tembusan kepada Ketua Umum DKM Al Furqan. d. Ketua Divisi mengeluarkan Surat Keputusan perihal penggantian Ketua Panitia, disahkan oleh Sekretaris Umum dan Ketua Umum DKM Al Furqan. e. Dalam maksimal 3x24 jam diadakan serah terima jabatan Ketua Panitia baru dihadapan minimal 2/3 anggota kepanitiaan. Jika Ketua Panitia lama tidak hadir, cukup diadakan pelantikan. 2. Penggantian unsur BPH biasa dapat dilaksanakan secara komando mudah oleh Ketua Panitia dengan sepengetahuan seluruh anggota kepanitiaan.

Seluruh pasal dan kandungan ayat lainnya cukup jelas.

20

LAMPIRAN

21

LAMPIRAN A ALUR KEPANITIAAN


Penanggung jawab proker melakukan pembentukan tim konseptor Tim konseptor membuat rancangan kasar acara lalu mengadakan rekrutmen panitia

Kadiv/Kadept memilih penanggung jawab proker

Evaluasi

Persiapan dan pelaksanaan acara

Dibentuk seksi-seksi yang diperlukan

LAMPIRAN B ALUR TANGGUNG JAWAB KEPANITIAAN

Ketua Umum

Ketua Divisi

Ketua Departemen

Penanggung Jawab Proker


Tim Konseptor

Ketua Panitia

22

LAMPIRAN C ALUR PEMBUATAN KONSEP Tim Konseptor


Ikhtisar Kegiatan Kasar 6 pekan

Seksi Acara
Rundown 7 hari

Danlap
Teklap 4 hari

LAMPIRAN D CONTOH TABEL IKHTISAR KEGIATAN DAN RUNDOWN


HARI 1 Waktu 07.00-08.00 08.00-09.00 dst. Kegiatan Apel Pembukaan Tempat TANGGAL: / Keterangan / 20

LAMPIRAN E CONTOH TABEL TEKNIS LAPANGAN


HARI 1 | TANGGAL: / Waktu Kegiatan 06.3007.00 07.0008.00 Briefing / 20 Logistik Teklap DANLAP: Keterangan Kegiatan Seluruh panitia mengikuti briefing Mengondisikan peserta Mengisi amanat kepada peserta TIMER: PJ Danlap

Seksi Terlibat Semua

Tempat Sekre Masjid Lapang parkir

Ket

Apel Pembukaan

Petugas dan Naskah Apel

Lapangan Ketua Panitia

Budi (Lapangan)

dst.

23

LAMPIRAN F TIMELINE KEGIATAN Batas Waktu Akhir Awal kepengurusan 6 pekan 4 pekan 2 pekan 14 hari 10 hari 7 hari 7 hari 5 hari 4 hari 3 hari 3 hari 1 hari 1 hari 1 hari 10 menit 0 menit Perihal Kadept menentukan PJ setiap proker PJ telah membentu tim konseptor Tim konseptor telah membentuk struktur kepanitiaan beserta SDM-nya Sekretaris telah menyelesaikan proposal Publikasi untuk acara syiar Mengajukan proposal untuk permintaan bantuan dana kepada alumni Publikasi untuk acara kaderisasi Seksi acara telah merilis rundown kegiatan Logistik telah menyusun daftar logistik Danlap telah merilis teknis lapangan (Teklap) Telah survei Telah menghubungi tamu undangan Seksi lapangan telah merilis mekanisme lapangan Segala izin telah turun Mengingatkan tamu undangan Segala logistik telah siap Pelaksanaan acara

24

LAMPIRAN G CONTOH TOR


Tema Judul Waktu / Tanggal TIU Sabar dan Syukur Menyikapi Skenario Allah dengan Sabar dan Syukur 15.45 17.00 / Selasa, 28 Juni 2011 Memberikan stimulus agar bersyukur ketika mendapat nikmat, dan bersabar ketika mendapat ujian. 1. Peserta menyimak mengenai pengalaman pemateri dalam TIK menyikapi masa transisi sekolah ke kampus. 2. Peserta dapat menyimpulkan apa yang harus dilakukannya dalam menyikapi hasil SNMPTN, baik buruk maupun baik. Metode Penyampaian Durasi Penyampaian Peserta Kondisi Peserta Talim/Ceramah 75 menit. Dengan rincian 60 menit materi dan 15 menit sesi tanya jawab. Calon mahasiswa kelas XII SMAN 3 dan 5 Bandung Seluruh peserta adalah muslim. Baik yang pemahamannya sudah baik mengenai Islam maupun yang masih umum. Latar belakang dipilihnya materi ini adalah untuk menyiapkan mental peserta yang merupakan siswa kelas 3 yang sedang menanti pengumuman hasil SNMPTN. Juga berkenaan dengan adanya pembukaan hasil ujian SNMPTN pada tanggal 29 Juni 2011 (sehari setelah penyampaian Resume materi ini). Dalam kata lain diharapkan jika mereka berhasil, syukur yang dipanjatkan dan menambah keimanan kepada Allah, dan jika kalanya gagal, sabar yang diusahakan dan menambah keimanan kepada Allah pula. Materi dapat disampaikan dalam bentuk cerita sharing pengalaman pemateri ketika masa-masa transisi dari sekolah ke kampus, dan menarik urgensi sabar dan syukur dari sana.

25

LAMPIRAN H POSISI RAPAT IKHWAN AKHWAT

ikhwan

akhwat

LAMPIRAN I TAMBAHAN DARI BLUE PRINT Panduan manajemen rencana, manajemen rapat, teknik problem solving, dan teknik publikasi tertulis secara rinci dalam BluePrint DKM Al Furqan 1428H

26

LAMPIRAN J CONTOH SURAT IZIN KEGIATAN

Bandung, 29 Juni 2007 No. Lampiran Perihal : 66/ DKM AF/ V/ 2007 :: Permohonan Penggunaan Tempat

Yth. Wakasek Sarana & Prasarana SMAN 3 Bandung Drs. Raekan Assalamualaikum wr.wb Sehubungan dengan akan diadakannya acara LKOD (Latihan Kepemimpinan Organisasi Dawah), kami pengurus DKM Al Furqan meminta izin untuk menggunakan sarana prasarana berupa 1. Kelas X-6 2. Kelas X-7 3. Kelas XI-4 4. Kelas XI-5 5. Kelas XI-6 Insya Allah kami akan mempergunakan sarana tersebut pada: hari, tanggal : Sabtu dan Minggu, 30 Juni dan 1 Juli 2007 pukul : 07.00-16.00 Demi kelancaran acara ini, kami berharap Bapak dapat mengizinkannya. Demikian surat permohonan izin ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak kami ucapkan jazakallahu khairan katsiraa. Wassalamualaikum wr.wb Ketua Panitia Sekretaris Umum

Reza Asriandi Ekaputra NIS 050610156 Menyetujui, Wakasek Sarana & Prasarana SMA Negeri 3 Bandung

Septi Dwi Kania P. NIS 050610076

Drs. Raekan

27

LAMPIRAN K CONTOH PROPOSAL

PROPOSAL LKOD DKM ALF URQAN 1432

28

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan proposal LKOD ini. Proposal ini kami susun dengan mengharap ridha Allah, agar pelaksanaan kegiatan ini menjadi sebuah amal yang berguna di jalan-Nya. Proposal ini merupakan langkah awal kami untuk menyelenggarakan acara kaderisasi yang berorientasi pada terbentuknya kader-kader yang walaupun memiliki kuantitas yang kecil tetapi memiliki kualitas yang tinggi sehingga kader tersebut bisa d ianggap siap memikul amanah dawah Kami berharap penyelenggaraan LKOD ini akan memberikan dampak positif bagi semua pihak, serta tujuan awal kami dapat tercapai. Demikian kata pengantar dari kami, mohon maaf apabila dalam penyusunan proposal ini terdapat kekurangan atau kesalahan.

Bandung, Juni 2007

Panitia

29

DAFTAR ISI

Kata Pengantar Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Latar Belakang Dasar Pemikiran Tujuan Kegiatan Target dan Parameter Sistematika Penulisan

1 2 3 3 4 4 4 5 6 6 6 6 6 7 8 9 10

BAB II KEGIATAN 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Nama Kegiatan Waktu dan Tempat Kegiatan Bentuk Kegiatan Sasaran Kegiatan Susunan Kepanitiaan Anggaran Biaya

BAB III PENUTUP Lembar Pengesahan

30

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kemajuan zaman yang didukung dengan kuatnya arus globalisasi disadari atau tidak, lambat laun mulai mengubah kepribadian muslim di dunia ini. Kuatnya arus modernisasi tanpa diimbangi dengan peningkatan ilmu Islam mengakibatkan kepribadian muslim semakin jauh dari AlQuran. Mengejar k ehidupan duniawi dan melupakan kepentingan ukhrawi. Begitu pula dalam pemenuhan kebutuhan fitrah manusia yang

seringkali tidak berlandaskan nilai-nilai Islam. Pada dasarnya, pembelajaran adalah suatu sarana pengembangan diri yang dapat membangun cita-cta yang tinggi untuk perkembangan agama islam. LKOD merupakan salah satu sarana pembinaan keislaman bagi muslim SMA 3 Bandung agar lebih jelas dan mengerti dalam hal beragama karena jika semakin banyak memiliki ilmu, maka kehidupan kita akan semakin terarah menuju tujuan yang tepat yaitu Jannah-Nya. Di dalam acara ini terdapat banyak hikmah yang dapat diambil, di antaranya yaitu dapat meningkatkan ukhuwah sesama manusia, peningkatan ilmu Islam, dan juga dapat menjadi bahan renungan kita atas segala hal yang telah kita lakukan. Atas dasar itulah pengurus DKM Al-Furqan berniat mengadakan kegiatan LKOD (Latihan Kepemimpinan Organisasi Dawah) sebagai sarana bagi siswa/ siswi muslim kelas X untuk dapat mengetahui, mempelajari,

dan merenungkan serta siap menjadi kader yang memiliki cita-cita besar juga mampu mengembangkan peradaban Islam.

31

Kami juga berharap agar kegiatan ini dapat memberi pengaruh yang baik dan meningkatkan kualitas keimanan, ketakwaan, serta ibadah para peserta khususnya dan warga SMA Negeri 3 Bandung pada umumnya.

1.2 Dasar Pemikiran Dasar pemikiran diadakannya kegiatan ini adalah sebagai berikut. 1.2.1 Dan

hendaklah

takut

kepada

Allah

orang -orang

yang

seandainya meninggalkan dibelakang mereka anak-anak yang lemah, yang mereka khawatir terhadap (kesejahteraan) mereka.
(An Nisa:14) 1.2.2 Hai

Nabi,

kobarkanlah

semangat

para

mukmin

untuk

berperang. Jika ada dua puluh orang yang sabar diantaramu, niscaya mereka akan dapat mengalahkan dua ratus orang musuh. Dan jika ada seratus orang yang sabar diantaramu, niscaya mereka akan dapat mengalahkan seribu dari pada orang kafir, disebabkan orang-orang kafir itu kaum yang tidak mengerti. (Al anfal: 65)
1.2.3 Program kerja Departemen Tarbiyah

1.3 Tujuan Tujuan diadakannya kegiatan ini adalah untuk mempersiapkan calon pengurus yang siap menjalankan amanah da'wah.

1.4 Target dan Parameter Target yang ingin dicapai dengan pelaksanaan kegiatan ini adalah sebagai berikut.

32

1.4.1 Kompetensi Pengembangan diri personal 1.4.1.1 Menghasilkan kader yang siap mengemban amanah dawah 1.4.1.2 1.4.1.3 1.4.1.4 Kader yang paham urgensi dawah Kader yang mempu berkomunikasi dengan tepat Kader yang mampu menjadi pemimpin dirinya sendiri juga orang lain 1.4.2 Kompetensi Pengembangan diri sebagai tim 1.4.2.1 1.4.2.2 Menghasilkan tim yang bisa bekerja secara sistematis Menghasilkan tim yang mampu merencanakan

pergerakan organisasi dawah 1.4.2.3 Dapat melakukan propaganda dan pengendalian media

1.4.3 Kompetensi ke-DKM-an 1.4.3.1 1.4.3.2 1.4.3.3 Memahami AD/ART Memahami Blue print Memahami struktur DKM Al Furqan

1.5

Sistematika Penulisan Sistematika penulisan proposal ini adalah sebagai berikut

Kata Pengantar Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN 1.1 1.2 1.3 1.4 Latar Belakang Dasar Pemikiran Tujuan Kegiatan Target dan Parameter

33

1.5

Sistematika Penulisan

BAB II KEGIATAN 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Nama Kegiatan Waktu dan Tempat Kegiatan Bentuk Kegiatan Sasaran Kegiatan Susunan Kepanitiaan Anggaran Biaya

BAB III PENUTUP Lembar Pengesahan

34

BAB II KEGIATAN

2.1 Nama Kegiatan Nama kegiatan ini adalah LKOD (Latihan Kepemimpinan Organisasi Dawah).

2.2 Waktu dan Tempat Kegiatan ini akan diselenggarakan pada hari tanggal pukul : Kamis-Minggu : 28 Juni-8 Juli 2007 : 06.00-17.00

Adapun kegiatan ini akan dbagi ke dalam 2 fase : 1. LKOD Rutin Bertempat di lingkungan sekolah SMA Negeri 3 Bandung. 2. LKOD Intensif Bertempat di Masjid Al- Muminun Lembang. 2.3 Bentuk Kegiatan 2.3.1 LKOD Rutin Acara ini akan direalisasikan dalam bentuk-bentuk kegiatan sebagai berikut. 2.3.1.1 2.3.1.2 2.3.1.3 2.3.1.4 2.3.1.5 Talim/ presentasi Training Workshop Talkshow Simulasi

35

2.3.2 LKOD Intensif Acara ini akan direalisasikan dalam bentuk-bentuk kegiatan sebagai berikut. 2.3.2.1 2.3.2.2 2.3.2.3 2.3.2.4 2.3.2.5 Homecamp Simulasi Workshop Training Coaching

2.4 Sasaran Kegiatan Sasaran dari kegiatan ini adalah siswa-siswi muslim kelas X SMAN 3 Bandung. 2.5 Susunan Kepanitiaan Pelindung : Kepala Sekolah SMA Negeri 3 Bandung Drs. H. Cucu Saputra, M.M.Pd. Pembimbing : Wakil Kepala Sekolah Urusan Kesiswaan Dra. Nunung Farida Pembina DKM Al-Furqan Drs. Deding Wadjihadin Penanggung Jawab : Mitratama OSIS LIV SMA Negeri 3 Bandung M. Alvin D. Q Sub Penanggung Jawab : Ketua Umum DKM Al-Furqan Rafi Budi Raspati Ketua Sekretaris Bendahara : Reza Asriandi E : Septi Dwi Kania : Athia Saelan

36

Seksi Acara Koordinator Team Work : M. Tanri Arrizasyifaa : R.A. Ekaputra Hasnah Sakinah Rahmi Ayu Umami Septi Dwi Kania P. Seksi Logistik Koordinator Team Work : Iqbal Pramadita : Eneng Siti Saidah Edwin Fadhillah Roffianto Adi Nugroho Edi Gunawan Cipta Fakar Nurahman Seksi Evaluator Koordinator Team Work Pembimbing kelompok : Rafi Budi Raspati Lutfi Aziz Firdaus Gatra Kusumah Nita Rahmalia Hasnah Sakinah : M. Tanri Arrizasyifaa : Yeni Rahmadhani

Koordinator

37

2.6 Anggaran Biaya RENCANA PENGELUARAN LKOD Rutin Pemateri Fotokopi diktat materi Konsumsi Publikasi Dokumentasi Transkom Kesekretariatan Intensif Infaq Lokasi Konsumsi Peserta 40x5 @5.000 Konsumsi panitia 25x5 @5.000 Transport 3 @200.000 Pemateri Biaya tak terduga TOTAL 150.000 1.000.000 625.000 600.000 300.000 339.500 Rp 3.734.500 300.000 250.000 75.000 5.000 20.000 20.000 50.000

SUMBER PENDAPATAN Kupon Infaq Sumbangan Pengurus TOTAL 200.000 100.000 Rp 300.000

DANA YANG DIBUTUHKAN

Rp 3.734.500- Rp 300.000 = Rp 3.434.500

38

BAB III PENUTUP

Demikian proposal LKOD ini kami buat sebagai bagian untuk melaksanakan kegiatan tersebut dalam rangka mencapai tujuan-tujuan yang telah kami tetapkan sebelumnya. Kami menyadari bahwa proposal dan kegiatan yang akan kami laksanakan kelak bukanlah sesuatu yang sempurna, karena kami masih di dalam proses belajar. Namun, kami akan selalu berusaha melakukan yang terbaik demi tercapainya tujuan-tujuan tersebut. Akhir kata, kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan proposal LKOD dan kepada semua yang membantu pelaksanaan kegiatan ini kelak. Harapan kami, proposal dan kegiatan LKOD dapat membawa manfaat untuk kita semua dan kegiatan ini selalu diridhai oleh Allah SWT. Amin.

39

LEMBAR PENGESAHAN
Bandung, Juni 2007

Ketua Pelaksana,

Sekretaris,

Reza Asriandi E. NIS 050610156

Septi Dwi Kania P NIS 050610076

Sub Penanggung Jawab, Ketua Umum DKM Al-Furqan SMA Negeri 3 Bandung,

Rafi Budi Raspati NIS 050610240

Penanggung Jawab, Mitratama OSIS LIV SMA Negeri 3 Bandung,

M.Alvin D.Q NIS 050610110

40

Mengetahui, Pembina DKM Al-Furqan SMA Negeri 3 Bandung,

Drs. Deding Wadjihadin NIP 150182789

Wakasek Urusan Kesiswaan SMA Negeri 3 Bandung,

Dra. Nunung Farida NIP 130118025

Menyetujui, Kepala Sekolah SMA Negeri 3 Bandung,

Drs. H. Cucu Saputra, M.M.Pd. NIP 131853696

41

Tim SOP Kepanitiaan: Nama Angga Kusumadinata R. Harnandito Y. Angkatan 2010 2007 No Kontak 08562095695 085759922925

42