Perencanaan Arsitektur Enterprise Sistem Informasi Menggunakan Metode Enterprise Architecture Planning (Studi kasus: Perusahaan Batubara XYZ

Coal Trading and Supplier)

Khairul Anwar Hafiz1, Romianto Sembiring2, Adisuputra3
Jurusan Sistem Informasi Bisnis LIKMI 3 STIE Pertiba Pangkalpinang Jln. Ir. H. Juanda No.96 Bandung, 40132 Jawa Barat- INDONESIA
1 Khairul.AnwarHafiz@gmail.com 2 romiantosembiring@gmail.com 3

1, 2

adisuputra@sttipertiba.ac.id

Abstract: Agar lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari bisnis dan pelayanan yang ada pada Perusahaan Batubara XYZ Coal Trading and Supplier, maka akan dibuat pengelolaan sumber daya sistem informasi berdasarkan model perencanaan arsitektur yang menyediakan framework untuk investasi jangka panjang. Sehingga sistem dan teknologi yang digunakan saat ini menjadi suatu sistem yang terintegrasi dengan sistem-sistem lain yang baru setelah dilakukan perencanaan dan design enterprise. Maka pada paper ini akan direncakan pembuatan sistem yang terintegrasi dengan cara menganalisa dan membuat design sistem enterprise arsitektur pada Perusahaan Batubara Coal Trading and Suppier dengan menggunakan kerangka kerja Enterprise Architecture Planning. Keyword: Efisiensi, efektifitas, sistem informasi, framework, enterprise, Enterprise Architecture Planning. I. PENDAHULUAN Seluruh aspek kehidupan manusia saat ini tidak bisa lepas dari teknologi informasi dan komunikasi. Dengan bekembangnya teknologi informasi dan komunikasi akan memberikan pengaruh kepada seluruh aspek kehidupan manusia. Perkembangan sistem informasi juga memberikan dampak dalam dunia kerja pada sebuah perusahaan, dimana perusahaan harus dapat beradaptasi pada perkembangan sistem informasi yang ada agar dapat meningkatkan performa perusahaan tersebut. Kenyataan yang ada saat ini, perusahaan banyak menemui jalan buntu. Dengan melakukan investasi yang besar terhadap sistem informasi, banyak

perusahaan diharapkan.

mendapatkan

hasil

yang

tidak

Perusahaan Batubara XYZ Coal Trading and Supplier merupakan perusahaan penjual dan pemasok batubara kepada berbagai pabrik, baik itu pabrik tekstil, pabrik makanan, pabrik baja dan lainnya. Relasi bisnis Perusahaan Batubara XYZ yaitu berbagai perusahaan tambang yang berada di Kalimantan dan Sumatra. Sistem pemesanan atau pembelian saat ini masih dilakukan secara manual via telpon atau fax, sehingga sangat tidak efisien bagi supplier ke Perusahaan Batubara XYZ Coal Trading and Supplier maupun bagi customer Perusahaan Batubara XYZ Coal Trading and Supplier. Selain itu bagian dalam perusahaan juga masih banyak Dengan memperhatikan faktor integritas dalam perencanaan dan pengembangan sistem informasi (SI) pada Perusahaan Batubara XYZ Coal Trading and Supplier akan mampu menjawab kebutuhan bisnis pada perusahaan. Integrasi bertujuan untuk mengurangi jarak yang terjadi, dimana untuk mengurangi jarak tersebut diperlukan sebuah perencanaan dan pengelolaan sistem informasi (SI) arsitektur enterprise (architecture enterprise). II. METODOLOGI 2.1 Enterprise Architecture Enterprise Arsitektur merupakan sebuah program manajemen dan dokumentasi yang di tindaklanjuti, dikordinasikan dengan pandangan suatu perusahaan mencakup arah strategis, layanan bisnis, arus informasi dan pemanfaatan sumber daya [1].

Arsitektur Enterprise adalah kumpulan prinsip, metode dan model yang bersifat masuk akal yang digunakan untuk mendesain dan merealisasikan sebuah struktur organisasi enterprise, proses bisnis, sistem informasi dan infrastukturnya [2]. 2.2 Enterprise Architecture Planning Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan suatu pendekatan yang dibuat oleh Steven H. Spewak untuk membangun arsitektur enterprise dengan berdasarkan dorongan data dan dorongan bisnis. Enterprise Architecture Planning adalah proses pendefinisian arsitektur dalam penggunaan informasi untuk mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut [3]. Menurut Steven H Spewak, dinyatakan bahwa pemakaian istilah arsitektur terdiri dari arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Arsitektur disini sebagaimana layaknya cetak biru, penggambaran atau model. Pada dasarnya EAP bukan merancang bisnis dan arsitekturnya, tetapi mendefinisikan kebutuhan bisnis dan arsitekturnya. Semua arsitektur tersebut dibutuhkan untuk mendukung bisnis yang diselenggarakan oleh enterprise. Kata mendefinisikan menurut pengertian Spewak adalah mendefinisikan bisnis dan mendefinisikan arsitektur. Jadi EAP bukan suatu perancangan tetapi pendefinisian. Sedangkan kata rencana secara umum adalah membicarakan tentang definisi arsitektur apa yang dibutuhkan dan rencana dukungan diartikan sebagai kapan arsitektur tersebut akan diimplementasikan [3]. Enterprise Architecture Planning memiliki 7 (tujuh) komponen utama yang menunjukkan tahapan untuk menentukan dan merencanakan implementasi arsitektur sistem informasi. Tujuh komponen utama ini dikelompokkan menjadi 4 (empat) lapisan

Pemodelan Bisnis dengan Analisis Rantai Nilai: a. Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Analisis rantai nilai [3] akan memberikan kerangka untuk identifikasi dan inventarisasi fungsi bisnis dengan cara mengelompokkan area fungsional ke dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung. b. Daftar Fungsi Bisnis Untuk melengkapi dan lebih memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi, digunakan analisis siklus hidup sumber daya yang digunakan dalam metodologi Business System Planning [4] seperti yang terlihat dalam Gambar 2.

Gambar 2. Model Siklus Hidup Sumber Daya Keseluruhan analisis rantai nilai dengan dekomposisi dirangkum melalui model rantai nilai dengan siklus hidup sumber daya dan produk di dalam tiap-tiap area fungsi seperti dideskripsikan dalam gambar 3:

Gambar 3. Model Rantai Nilai dengan Analisis Siklus Hidup Gambar 1. Komponen Lapisan EAP c. 2.3 Tahapan EAP Tahapan pengembangan EAP disebutkansecara ringkas seperti berikut ini. akan Model bisnis Setelah proses bisnis didefinisikan, selanjutnya dilakukan identifikasi struktur organisasi yang isinya adalah unit organisasi. Area fungsi beserta proses bisnisnya dipetasilangkan dengan unit organisasi, dengan tujuan untuk mengidentifikasi lingkup tanggung jawab pengambilan keputusan dan

keterlibatan tiap unit organisasi dalam tiap area fungsi dan/atau proses bisnis. Pembangunan Arsitektur Aplikasi: a. Daftar Entitas Data Dorongan data menempatkan pembangunan arsitektur data sebagai langkah pertama dalam visi perencanaan masa depan. Langkah ini dimulai dengan mengidentifikasi entitas yang ada dalam lingkup enterprise. b. Diagram Hubungan-Entitas Suatu entitas data bisa menunjang lebih dari satu area fungsi dan tidak berdiri sendiri. Dalam penelitian ini, pemodelan dilakukan dengan EntityRelationship Diagram. c. Matriks Proses vs. Entitas Data Hubungan antara area fungsi dan entitas data adalah dalam hal pembuatan, pengolahan, dan penggunaan data untuk keperluan pemenuhan tujuan fungsi bisnis. Hubungan ini didefinisikan melalui matriks proses terhadap entitas data [3]. Pembangunan Arsitektur Aplikasi: a. Daftar Kandidat Aplikasi Setelah fungsi bisnis didefinisikan & arsitektur data dibuat, maka dorongan bisnis dan dorongan data diarahkan untuk menentukan dan mendefinisikan aplikasi. Kandidat aplikasi dapat diperoleh dengan meninjau Katalog Sumber Daya dan mengakomodasi berbagai masukan kebutuhan aktual dari unit organisasi maupun dengan mengadaptasi perkembangan aplikasi SI. b. Seleksi Aplikasi Dengan orientasi dorongan data, pemetaansilang antara aplikasi terhadap entitas data didahulukan. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan matriks proses vs. entitas dari langkah terdahulu. Pembangunan Arsitektur Teknologi: Arsitektur teknologi adalah definisi yang dibutuhkan untuk perencanaan agar kebutuhan data dan sistem informasi dapat direalisasikan & ditingkatkan infrastrukturnya. Dukungan teknologi yang dibutuhkan adalah untuk menghubungkan satu unit organisasi dengan lainnya untuk efektivitas pelaksanaan fungsi bisnis serta mendukung penyediaan dan penyimpanan data. Aspek lokasi bisnis dan distribusi data adalah penting untuk menentukan tingkat dukungan teknologi yang dapat diberikan. Dalam EAP perlu dilakukan pembuatan workstation konseptual yang menjadi konsep bagi

lokasi fungsi didukung dengan data melalui aplikasi. Workstation konseptual ini merupakan konsep dasar bagi seluruh pengguna dalam enterprise. Rencana Implementasi: Implementasi arsitektur enterprise dilakukanuntuk menghasilkan sistem informasi. Pendekatan EAP menyarankan agar urutan aplikasi dilakukan dengan menggunakan matriks aplikasi vs. entitas data. Portofolio Aplikasi: Untuk melengkapi proses penentuan aplikasi dalam hubungannya dengan fungsi bisnis, dalam penelitian ini digunakan kerangka kerja portofolio aplikasi yang diajukan oleh Ward [5].Kerangka kerja ini digunakan karena alur untuk membangun portofolio aplikasi ini, juga didasarkan pada keselarasan antara strategis bisnis dan perencanaan strategis untuk sistem informasi. Portofolio aplikasi yang dimaksud dideskripsikan pada gambar 4.

Gambar 4. Portofolio Aplikasi Sistem Informasi [5] Portofolio aplikasi dapat ditentukan untuk 3 skala waktu yaitu Jangka Pendek, Jangka Menengah, dan Jangka Panjang. Masing-masing portofolio menunjukkan kondisi dan peran aplikasi saat ini, yang telah direncanakan untuk jangka dekat, dan yang perlu untuk direncanakan dalam jangka panjang [5]. III. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisis Rantai Nilai Analisis Rantai Nilai untuk fungsi bisnis di perusahaan Batu Bara XYZ Coal Trading and Supplier adalah sebagai berikut:

Pengendalian Kualitas dan Mutu Distribusi

- Pengadaan - Distribusi Pengendalian Kualitas dan Mutu Marketing Keuangan Keuangan Distribusi Pengadaan Mutu dan Kualitas Supplier Distribusi Pengadaan Mutu dan Kualitas

SDM

Gambar 5. Analisis Rantai Nilai Perusahaan Batu Bara XYZ Coal Trading and Supplier Berdasarkan analisis dengan value chain persusahaan batu bara XYZ Coal Trading and Supplier memiliki 5 (lima) kegiatan pendukung dan lima proses Utama bagain proses-proses tersebut dapat di petakan dalam tabel dibawah ini untuk menggamabarkan kegiatan- menjadi lebih jelas. Tabel 1. Cakupan Kegiatan Bisnis Cakupan Kegiatan Antara lain Demain Planning, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, perencanaan produksi dan persediaan. Memeilhara Supplier, Mengevaluasi kinerja supllier, melakukan pembelian batu bara, memonitor supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier. Pelatihan, pendidikan, Magang, absensi Pegawai Perencanaan layanan umum,keungan, Perencanaan jaringan distribusi, penjadwalan pengiriman, mencari dan memonitor service level di tiap pusat distribusi.

Keuangan

C. Hubungan Entitas Dan Data (ERD)

1 N N 1 1 N 1

Supplier

Pengadaan

Mutu dan Kualitas

N 1

Bagian

SDM
1 1

Konsumen

Mutu dan Kendali

Keuangan
1

N N N 1

1 N

Distribusi
N

Marketing

Pengadaan

Gambar 6. Hubungan Entitas dan Data D. Matrik Hasil Pemetaan Aplikasi Tabel 3. Matrik Hasil Pemetaan Aplikasi Nomor Kelompok Nomor kelompok Sistem Aplikasi Aplikasi aplikasi Aplikasi Pengajuan Order Penjadwalan pembayaran dan penagihan pengadaan Batu Bara Sistem Monitoring manajement 1 001 supply Risk Pengadaan Batu bara Stok batu bara Dokumentasi pengadaan Batu Bara Laporan pengajuan order

SDM Keuangan

Distribusi

B. Kandidat Entitas Berikut hubungan antar entitas dan data yang terdapat pada perusahan Tabel 2. Kandidat Entitas Entitas Bisnis Pengadaan Batu Bara Entitas Data - Supplier - Pengendalian Kualitas dan Mutu - Marketing - Distribusi

Sistem Manajement akuntansi dan keungan

002

Sistem Manajement SDM

003

Sistem manajement mutu dan kendali

004

Sistem Manajement Distribusi

005

Manajement penerimaan dan belanja Perusahaan Pelaporan anggaran Analisis Anggaran Neraca saldo Laporan keuangan Pengelolaan transaski Manajemen SDM Pengawasan dan evaluasi kerja SDM Pengembangan Skill dan pengetahuan Pelaporan SDM Absensi Pegawai Manajemen Aset Organisasi Pelaporan Aset organisasi Manajemen ATK Laporan ATK Cuti Pegawai Manajement Mutu dan kendali Pelaporan Mutu dan kualitas Batu Bara Monitoring pengiriman Penjadwalan pengiriman Pelaporan pengiriman Perizinan dan dokumentasi pengiriman Monitoring dan evaluasi perusahaan pengiriman

E. Teknologi Jaringan

Gambar 7. Teknologi Jaringan F. Portfolio Aplikasi Tabel 4. Portofolio Aplikasi Aplikasi Strategis Aplikasi Potensial Monitoring - Monitoring Pengiriman Supply Risk Penjadwalan pembayaran dan penagihan Manajemen - Absensi penerimaan dan Pegawai belanja perusahaan - Pengajuan Cuti Aplikasi Pengadaan Pegawai Batu Bara - Rekrutmen Apikasi pegawai pemeliharaan aset perusahaan Apliakasi pemesanan order Operasional Kunci Pendukung

IV. KESIMPULAN Dalam perencanaan enterprise yang akan dilakukan di Perusahaan Batubara XYZ Coal Trading and Supplier ditemukan beberapa kandidat aplikasi yang potensial, strategis, utama dan pendukung bagi proses bisnis perusahaan ini. Beberapa aplikasi telah digunakan tetapi belum ada integrasi sistem antar divisi sehingga perlu dilakukan upaya pengintegrasian aplikasi, baik yang sudah ada ataupun kandidat aplikasi yang akan direncanakan dan dikembangkan dimasa yang akan datang.

Kedepannya diperlukan adanya sebuah metode benchmarking untuk aplikasi yang diimplementasikan agar dapat lebih sejalan dengan visi dan misi perusahaan. V. DAFTAR PUSTAKA 1 Bernard, Scott A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. 2nd edition. Author House, United States America. 2 Mayadewi, Paramita. 2010, Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web dan Pemanfaatan Teknologi SMS-Gateway Sebagai Sarana Penunjang Informasi Perpustakaan, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Amikom Yogyakarta. 3 Spewak, Steven H. Hill, Steven C. Enterprise Architecture Planning: Developing a Blueprint for Data, Applications, and Technology, John Wiley & Sons, 1992. 4 IBM, Business System Planning: Information Systems Planning Guide, 1981. 5 Ward, J. Peppard, J. Strategic Planning forInformation Systems, 3rd Edition, John Wiley & Sons, 2002.