Pedoman Pengelolaan Arsip Pedoman Pengelolaan Arsip merupakan panduan untuk menjalankan fungsi-fungsi dari manajemen sistem kearsipan.

Informasi tentang siapa, apa, kapan, dimana, dan bagaimana dalam sistem manajemen kearsipan (bagi pekerja di bagian pengelola arsip dan bagi pekerja lain di bagian yang lain yang menggunakan jasa layanan dari bagian arsip) disediakan dalam manual tersebut. Pengembangan dan penggunaan Pedoman Pengelolaan Arsip bertujuan untuk: Membuat prosedur standar Prosedur yang dimaksud terkait dengan jadwal retensi arsip, pemili an perlengkapan dan peralatan, menyera kan arsip ke pusat arsip. !engan adanya prosedur standar se"ara tertulis akan memuda kan orang untuk melakukan sesuatu, dalam al ini berkenaan dengan kegiatan pengelolaan kearsipan. Menjelaskan tanggung jawab !engan adanya kejelasan tanggung jawab (siapa melakukan apa) maka akan meng indari overlaping pekerjaan. !isamping itu, orang akan dengan muda menemukan siapa yang bertanggung jawab untuk urusan tertentu. Membantu dalam pendidikan dan pelati an pegawai Pedoman Pengelolaan Arsip pada umumnya berisi tentang deskripsi kerja dari masingmasing staf di bagian pengelolaan arsip. Prosedur lengkap mengenai tugas yang arus dilaksanakan ole masing-masing pi ak dijabarkan dalam deskripsi kerja. Meskipun pendidikan dan pelati an diselenggarakan untuk meningkatkan pengeta uan dan keterampilan petugas pengelola arsip, namun keberadaan Pedoman Pengelolaan Arsip sedikit banyak membantu proses pembelajaran # setidaknya mereka tidak perlu susa paya untuk bertanya pada manajer senior, "ukup memba"a pedoman tersebut. Menyediakan prosedur yang diperba arui $ebijakan tentang kearsipan dapat diperba arui. !engan adanya Pedoman Pengelolaan Arsip yang senantiasa dilakukan re%isi atau e%aluasi ter adapnya, maka petugas pengelola arsip akan dapat menerima informasi tentang adanya peruba an prosedur pada al- al tertentu. I&I P'!(MA) P')*'+(+AA) A,&IP P')!A-.+.A) Menyangkut: judul, prakata, daftar isi /A0A)* 0./.Menyangkut: struktur, kebijakan, dan prosedur P').0.P Meliputi: !aftar Istila

+angka Pembuatan Pedoman Pengeloalaan $earsipan Mengupayakan persetujuan dari pimpinan untuk membuat Pedoman Pengelolaan $earsipan Menentukan jenis pedoman yang dibutu kan Menentukan tugas dan tanggung jawab penyelenggara Menentukan sumber data dan informasi yang dibutu kan untuk menyusun pedoman Menentukan kandungan informasi yang akan dimuat dalam pedoman Mengumpulkan data dan menganalisa Menyusun atau menulis pedoman Mempublikasikan pedoman 1enis Pedoman Pedoman $ebijakan Pedoman ini berisi tentang panduan untuk melakukan pengambilan keputusan se"ara konsisten. Panduan tersebut menyediakan kerangka untuk prosedur dan standar operasional arian. Pedoman (rganisasional Pedoman ini berisi tentang gambaran struktur, tugas, dan tanggung jawab dari setiap bagian serta menjelaskan ubungan antara bagian lain dengan bagian pengelolaan arsip. Pada setiap bagian pedoman ini memuat gambar struktur organisasi dan keterangan tentang tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian. !aftar pada bagian lain yang menggunakan jasa kearsipan dari bagian pengelolaan arsip biasanya juga dibuat se"ara terpisa . Pedoman Administratif Pedoman Administratif meliputi prosedur operasional standar yang menjelaskan tentang pemenu an tugas. Pedoman administratif bagi sistem manajemen kearsipan dapat berisi petunjuk untuk mempersiapkan dan menyebarkan surat dan keputusan2 menyetujui, men"etak, dan menggunakan formulir2 dan mengirim arsip ke pusat arsip. Pedoman (perasional Pedoman operasional berisi rin"ian struktur, kebijakan, dan prosedur dari sebua bagian organisasi. Pedoman operasional anya digunakan dalam bagian itu sendiri. 3onto pedoman operasional yang sering digunakan adala pedoman retensi arsip, pedoman penyusunan arsip, dan pedoman surat-menyurat. Pedoman retensi arsip berisi jadwal retensi arsip, prosedur untuk melaksanakan jadwal retensi, prosedur untuk mengirimkan arsip inaktif ke pusat arsip, dan prosedur untuk memusna kan arsip. Pedoman surat-menyurat berisi tentang kebijakan dalam membuat dan menyebarkan surat, petunjuk untuk membuat dokumen se"ara efektif dan efisien, bentuk surat, format surat dan bentuk komunikasi lainnya, petunjuk untuk memili bentuk komunikasi yang efektif, petunjuk membuat "atatan se"ara efektif.

Pedoman menyusun arsip berisi tata "ara dan aturan penyusunan yang menstandarisasikan prosedur, membantu dalam prosen pendidikan dan pelati an pegawai, dan membantu penyimpanan 4 temu balik lebi efisien. Pedoman yang berisi kombinasi dari al tersebut di atas Pedoman kombinasi meliputi informasi tentang kebijakan kearsipan, struktur dan tanggung jawab bagian pengelolaan arsip dalam ubungannya dengan bagian lain, prosedur administratif, dan prosedur operasional. Manajer Kearsipan !eskripsi $erja 0anggung jawab seorang Manajer Arsip adala melakukan penyimpanan arsip, temubalik, dan keamanan 2 pengendalian formulir dan laporan2 pengendalian reprografik2 pengendalian dan pengola an mikrorekod2 pengembangan panduan teknis2 dan pengembangan staf. 0ugas utama Manajer $earsipan: Meren"anakan fasilitas pusat arsip Menjalankan atau mengawasi pelaksanaan in%entarisasi arsip Meren"anakan atau mengkoordinasikan pengembangan dan peninjauan ulang program retensi dan diposisi arsip Menentukan sistem klasifikasi arsip Menge%aluasi dan memili perlengkapan dan peralatan kearsipan Membuat pedoman manajemen kearsipan Memili , mendidik, dan menge%aluasi petugas pengelola arsip /erkejasama dengan kepala bagian untuk mengendalikan surat menyurat, laporan, dan duplikat arsip /ekerjasama dengan kepala bagian untuk meran"ang formulir Menjalankan program pengamanan arsip