Anda di halaman 1dari 6

Bab 9 : Aplikasii Antara Organisasi Objektif pembelajaran Dapat menerangkan bagaimana kos pembelian, pengurusan inventori dan kitaran

masa mempengaruhi harga sesuatu produk dan bagaimana integrasi membantu Dapat menerangkan empat fasa dalam proses menggunakan teknologi baru dan tiga halangan yang menghalang proses tersebut Pengenalan Persaingan antara industri adalah sistem komputer yang canggih. Contoh sistem komputer yang digunakan oleh industri tertentu adalah seperti di jadual berikut:Industri

Syarikat penerbangan, Hotel dan Kereta Sewa


Industri pemborongan hospital

Sistem Komputer Sistem tempahan berkomputer Computerised reservation system


Pesanan secara automatik dan sistem pengagihan Automated order entry and distribution system Perdagangan berkomputer dan sistem pembayaran Computerised trading and settlement system Reka bentuk berbantukan komputer dan Pertukaran data elektronik Computer aided design & Electronic data interchange

Pasaran kewangan

Pengeluaran

E-dagang berkembang dengan pantas. Syarikat pelbagai saiz berkomunikasi antara satu sama lain secara elektronik. Perhubungan dilakukan mengguna internet awam dan juga rangkaian swasta seperti rangkaian nilai tambah (Value added network). Ditunjukkan secara grafik seperti di bawah:-

E-Dagang

Komunikasi

Rangkaian

Awam internet

Swasta Rangkaian Nilai Tambah

Teknologi Maklumat dan Komunikasi membantu organisasi menyusun semula struktur organisasi. Penyusunan semula ini bertujuan untuk mengatasi masalah dari segi jarak dan masa. Kecekapan dari segi koordinasi dan kawlan dapat ditingkatkan. Syarikat
TMK bantu penstrukturan semula perhubungan antara organisasi Meningkatkan koordinasi dan kawalan

Guna TMK

Objektif

Penggunaan sumber yang cekap (Kecekapan)

Mencapai matlamat organisasi (Keberkesanan)

Penerokaan pasaran baru (Inovasi)

Meningkatkan mutu produk dan perkhidmatan

Dalam e-dagang, perhubungan perniagaan-perniagaan melibatkan penggunaan komputer dan rangkaian. Komputer dan rangkaian menghubungkan antara pembekal dengan pelanggan. Perhubungan ini melibatkan bahagian-bahagian tertentu dalam sesuatu organisasi dengan bahagian lain serta organisasi luar seperti ditunjukkan dalam jadual di bawah:Bahagian Dalam Organisasi Operasi pembelian Perancang logistik dalam sesuatu syarikat Bahagian jualan dengan Bahagian perkhidmatan pelanggan Syarikat Bahagian Dalaman Atau Organisasi Luar Pembekal Syarikat pengangkutan yang menyimpan dan menghantar produk mereka Pemborong atau peruncti yang menjual produk mereka Bahagian penyelenggaraan Pelanggan

Dalam semua perhubungan ini, tiga perkara penting diambil berat iaitu : Kos Pembelian (Purchasing cost) Pengurusan Inventori (Inventory management) Kitaran masa (Cycle time) Tiga perkara diatas memberi kesan terhadap kos overhed. Sekiranya kos overhed dapat dikurangkan, ia mengakibatkan Penggunaan modal yang lebih cekap Pengurangan cukai Produktiviti meningkat

9.1

Kos Pembelian

Membeli barang atau perkhidmatan bagi syarikat yang besar adalah satu proses yang kompleks. Ia adalah proses yang kompleks kerana melibatkan pelbagai langkah (multi step process) Langkah-langkah pembelian adalah seperti berikut :Pembekal Cari pembekal yang dapat memenuhi keperluan dari segi kuantiti, penyampaian, kualiti dan harga

Pertukaran Maklumat

Lukisan yang terperinci serta maklumat mengikut spesifikasi pelanggan. Maklumat adalah rahsia jika ia melibatkan proses pengeluaran atau reka bentuk produk

Sampel Produk Diperakukan

Pembeli berpuas hati bahawa pembekal dapat menyediakan produk yang dipesan mengikut spesifikasi yang ditetapkan

Pesanan Pembelian

Pembeli memesan kuantiti barangan yang spesifik

Pesanan Diterima

Pembekal mengesahkan bahawa pesanan pembelian diterima

Mengesahkan pesanan boleh dipenuhi

Pembekal mengesahkan pesanan boleh dipenuhi sama ada daripada stok sedia ada atau melalui proses pengeluaran

Notis Penghantaran Invois

Pembeli menerima dokumen daripad pembekal

Menerima Penghantaran Invois

Pembeli mengesahkan menerima barangan mengikut spesifikasi pesanan. Bahagian kewangan semak invois dan pastikan ia sama dengan pesanan pembelian

Pembayaran Dilaksanakan

Jika perubahan berlaku, proses bertambah

Syarikat menurunkan kos pembelian melalui : membaiki pembelian dengan mendapat diskaun melalui pembelian berkuantiti (volume discounts) integrasi yangl ebih baik dengan pembekal utama dalam proses pengeluaran Pemprosesan pesanan yang cekap akan mengurangkan masa dan usaha terlibat dalam memastikan bahawa perkara-perkara berikut antara pembeli dan pembekal adalah tepat dan padan :Pesanan Pembelian, Pesanan Perubahan, Notis Penghantaran / Penyampaian dan Invois-invois

9.2

Pengurusan Inventori

Menyimpan inventori bermakna kos operasi meningkat dan keuntungan berkurangan. Selain kos produk ada kos-kos lain yang terlibat iaitu : Kos penyimpanan (storage cost) Kos insurans (insurance cost) Menyimpan inventori berlebihan boleh berlaku dalam keadaanikeadaan berikut :-

Keadaan 1 : Model / Stail Jika produk yang disimpan adalah khusus untuk model atau stail tertentu, inventori yang berlebihan terpaksa dihapus kira bila model ditamatkan atau stail sudah berubah

Keadaan 2 : Pengeluaran Syarikat menyimpan bahan mentah untuk memastikan proses pengeluaran berjalan lancar. Masalah ketidakcekapan dari segi : jadual pengeluaran lambat dibuat (diproses) pesanan kepada pembekal juga lambat diproses mengakibatkan syarikat terpaksa menyimpan inventori lebihan kerana kelewatan dan kesilapan. Selain berlaku lebihan stok, syarikat juga tidak mampu untuk bertindakbalas dengan perubahan permintaan

Keadaan 3 : Produk Siap Ada syarikat menyimpan produk siap untuk dihantar kepada pelanggan. Menyimpan inventori berlebihan tidak bermakna syarikat dapat meningkatkan perkhidmatan pelanggan. Contohnya kasut saiz 10 tidak bermakna bagi pelanggan yang memerlukan kasut saiz 8. Apabila pelanggan memerlukan reka bentuk dan warna tertentu sesuatu produk, tetapi syarikat tidak dapat memenuhinya kerana belum sampai. Sudah pasti pelanggan tersebut akan pergi mencarinya daripada pesaing. Rumusan Mengurus inventori dengan cekap akan menghasilkan : penurunun kos operasi syarikat, dan perkhidmatan pelanggan yang lebih baik

Meningkatkan pusingan ganti inventori di gudang atau kedai dengan menjual atau menggunanya untuk pengeluaran akan mengurangkan kos-kos yang berkaitan dengan insuran, urusan menyusun dan menyimpan

9.3

Pusingan Masa

Pusingan masa adalah jumlah masa yang diperlukan untuk membina sesuatu produk siap yang boleh dijual kepada pelanggan. Ada kos-kos tetap yang tidak berubah dengan jumlah pengeluaran, seperti : susut nilai peralatan kos utiliti kos bangunan masa (upah) pengurus dan penyelia Koordinasi yang cekap dan berkesan antara pembeli dan pembekal akan mengurangkan pusingan masa. Contohnya jika purata masa untuk menghasilkan sesuatu produk dapat dikurangkan daripada 8 jam kepada 6 jam. Kos tetap seunit dapat dikurangkan kerana jumlah masa dipendekkan. Kesan ini amat jelas dalam kawalan mutu (quality control). Komponen yang bermutu tinggi mengurangkan kadar kecacatan (defect rates), kurangkan masa untuk diuji yang secara keseluruhan memendekkan masa bagi proses pengeluaran menghasilkan produk untuk dipasarkan. Kebaikan mengurangkan pusingan masa adalah seperti berikut : komponen sudah diperakukan (certified) sebelum digunakan Pengeluaran yang cekap mengurangkan pelaburan yang perlu dibuat untuk mesin baru Produk cacat dapat dikurangkan bermakna lebih produk boleh dipasarkan daripada

9.4

Asimilasi Teknologi

Pada awal tahun tujuh puluhan, syarikat mula melakukan kerja automasi untuk kerja-kerja yang berulangulang. Penyelidik mendapati bahawa teknologi maklumat bermula secara kecil-kecilan tetapi berkembang dengan pesat sehingga menjadi satu perkara asas dalam syarikat Penyelidik mendefinisikan empat fasa dalam proses teknologi baru digunakan dalam sesuatu organisasi. Selain fasa untuk menerima dan mengguna teknologi baru, ada tiga halangan yang mungkin menghalang penggunaan teknologi baru. 4 Fasa dan 3 halangan yang menyokongan dan menghalang penggunaan teknologi baru

Menyokong Mengenal pasti dan Melabur Dalam Teknologi (Technology Identification and Investment)

Menghalang

Hilang Minat dan Kos Bertambah (Loss Interest, Cost Overruns) Penyesuaian Dan Pembelajaran Teknologi (Technological Learning and Adaptation) Tumpuan yang Sempit dan Kurang Sesuai (Narrowly focused, Inappropriate Fit) Rasionalisasi dan Kawalan Pengurusan (Rationalisation & Management Control) Hanya Mementingkan Kecekapan Sahaja (Too Efficiency Dominated) Transformasi Teknologi Yang Menyeluruh (Widespread Technology Transfer) Investment)

Fasa 1 : Mengenal pasti dan melabur dalam Teknologi ( Technology Identification and Investment)
Permulaan Projek Teknologi Baru (Initiation of a new technology project) Peringkat dimana keputusan dibuat untuk memulakan pelaburan dalam teknologi baru. Faedah dan kos teknologi

belum dikenal pasti. Skop projek terhad untuk menguji dan dilakukan melalui projek rintis. Apabila projek berkembang pengendali lebih berpengalaman dan latihan di mulakan kepada kumpulan kecil dahulu. Ini bertujuuan untuk menguji kesesuaian teknologi dengan keperluan organisasi. Fasa ini adalah peringkat mencuba (experimental) maka halangan mudah berlaku kerana pelbagai sebab. Antara sebab adalah : Teknologi tidak sesuai dengan organisasi Kegagalan pembekal / vendor Penglibatan pekerja (pengguna teknologi) yang rendah Kos melebihi dari yang sepatutnya (cost overruns) Perubahan strategik organisasi Perancangan dalam fasa ini terbahagi kepada mengenal pasti teknologi (technology identification) dan sumber manusia. Masalah teknikal teknologi mesti diselesaikan supaya ia memberi faedah kepada organisasi. Manakala sumber manusia pula mesti diberi latihan khas supaya dapat mengguna teknologi baru. Apabila organisasi memperolehi pengalaman mengguna teknologi baru, minat akan berkembang. Penggunaan teknologi yang sesuai dengan keperluan organisasi juga akan berkembang menandakan perkembangan penggunaan teknologi baru akan masuk ke dalam fasa dua. Fasa 2 : Penyesuaian Dan Pembelajaran Teknologi ( Technological Learning and Adaptation) Apabila teknologi baru terbukti boleh berfungsi dalam organisasi, proses beralih kepada proses pembelajaran bagaimana mengguna teknologi tersebut. Pada peringkat ini lebih ramai pengguna terlibat dengan teknologi baru. Usaha untuk mencari faedah dan kebaikan teknologi serta bagaimana untuk mengaplikasinya ke bahagian-bahagian lain dalam organisasi. Kelembapan akan berlaku sekiranya pendekatan dalam peringkat adalah terlalu konservatif. Kejayaan bergantung kepada komunikasi yang berkesan dan kesanggupan mencari kesesuaian penggunaan teknologi kepada pekerja organisasi.