TESIS

UNIVERSIDAD SAN PEDRO
TESIS DE INVESTIGACIN: EL CONTROL INTERNO EN EL REA DE COMPRAS Y SU INFLUENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA INVERSIONES DAVEL SAC. NUEVO CHIMBOTE 2012-2013 AUTORES: MUOZ GUAYAMBAL ANGELA JANETH RODRIGUEZ PRADO KEYLA PAMELA
ASESOR: Dr. MISAEL REVILLA BECERRA
NUEVO CHIMBOTE 2013
DEDICATORIA A Dios, por haberme dado la vida y permitirme el haber llegado hasta este momento tan importante de mi formacin profesional. A mis padres todo y de han por mi vida sabido mi acompaarme trayecto con sus
durante estudiantil consejos para
que
guiarme carrera
culminar
profesional. Esta tesis se la dedico a mi Dios quien camino, adelante problemas ensendome adversidades dignidad intento. ni supo guiarme fuerzas no que a sin por el buen seguir en los
darme y
para
desmayar se
presentaban, encarar las la el
perder
nunca en
desfallecer
A mi familia quienes por
ellos soy lo que soy.
AGRADECIMIENTOS Agradezco a Dios por protegerme y darme fuerzas para superar
obstculos y dificultades a lo largo de toda mi vida. A mi familia, a nuestro asesor por su apoyo y a la Empresa por para
Inversiones abrirnos facilitar requerida.
Davel las la
SAC.
puertas
informacin
Agradezco iluminado elaboracin
a y de
Dios
por
haberme en la de
acompaado este
proyecto
tesis, a INVERSIONES DAVEL SRL. SAC. Por abrirnos las puertas de su
empresa
y brindarme la informacin as mismos al profesor
necesaria,
encargado de la enseanza del mdulo profesional, por su apoyo y
orientacin en la elaboracin de la tesis.
NDICE ITEM PGINA
DEDICATORIA: 2 AGRADECIMIENTO: 3 RESUMEN: 5 ABSTRACT: 6 INTRODUCCIN: 7-8 CAPTULO: 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA: 1.1 DESCRIPCIN DE LA REALIDAD PROBLEMTICA: 9-12 1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA: 12 1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN:. 1.3.1 OBJETIVO GENERAL: 12 1.3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS: 13 1.4 HIPTESIS:.. 13 1.5 JUSTIFICACIN:. 14 CAPTULO: 2 MARCO TERICO:. 2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN: 2.1.1 NIVEL INTERNACIONAL: 15-20 2.1.2 NIVEL NACIONAL: 21-27 2.1.3 NIVEL LOCAL: 27-28 2.2 BASES TERICAS: 2.2.1 EL CONTROL INTERNO: 29-57 2.2.2 COMPRAS:. 57-75 2.2.3 RENTABILIDAD: 75-84 CAPTULO: 3 METODOLOGA:.. 3.1 DISEO METODOLGICO: 3.1.1 TIPO DE INVESTIGACIN:.. 85 3.1.2 DISEO DE INVESTIACIN:.. 85 3.2 POBLACIN Y MUESTRA:.. 3.2.1 POBLACIN:.. 85 3.2.2 MUESTRA:.. 86 3.3 OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES: 3.3.1 VARIABLE INDEPENDIENTE:.. 86 3.3.2 VARIABLE DEPENDIENTE:.. 86 3.4 TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS: 3.4.1 TCNICAS:.. 87 3.4.2 INSTRUMENTOS: 88 3.5 ASPECTOS TICOS:.. 88-90 3.6 ELABORACIN DE ENTREVISTA:.. 91-92 CAPTULO: 4 RESULTADOS: 93-95 CAPTULO: 5 PROPUESTA:.. 96-105 CAPTULO: 6 CONCLUSIONES:. 106-107 CAPTULO: 7 RECOMENDACIONES: 108-109 CAPTULO: 8 BIBLIOGRAFA:. 110-112
4
RESUMEN
El presente trabajo
tiene como propsito dar a conocer cmo
es que el deficiente control interno en el rea de compras de la empresa INVERSIONES DAVEL S.A.C. afecta a su rentabilidad. Esta investigacin a la ha utilizado para el la diseo descriptivo de la
aplicndose informacin.
entrevista
obtencin
A travs de la investigacin realizada, y con los resultados obtenidos a los anlisis correspondientes se puede afirmar que la rentabilidad compras. depende del adecuado control en el rea de
ABSTRACT
This paper aims to present how the poor internal controls in the area of Business purchases INVERSIONES DAVEL SAC affects its profitability. This research used the descriptive design applied to the interview to obtain information.
Through the research conducted, and the results obtained with the corresponding analysis we can say that the performance depends on the proper control in the shopping area.
INTRODUCCIN La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen que para la mantenerse que en el mercado. adecuados Es bueno
resaltar,
empresa
aplique
controles
internos en sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas.
Cabe agregar, que en toda institucin pblica o privada se deben establecer metodologas que logren integrar todos los aspectos de la misma, y a su vez que les permita identificar cules son las estrategias que deben seguir para alcanzar y cumplir con la visin y la misin de la empresa, los mismos deben estar sustentados en planes, objetivos, e indicadores que estn conectados en una relacin causa y efecto.
En tal sentido, es preciso sealar que toda empresa requiere de un sistema de control interno, un registro organizado de las operaciones que maneja la empresa, as como tambin poder detectar fallas e irregularidades para actuar en el momento
oportuno, y tomar medidas correctivas segn sea el caso, a fin de mantener un adecuado la control, y que garantice en el manejo
ptimo,
logrando
eficiencia
eficacia
los
procesos
administrativos y alcanzar los objetivos propuestos.
CAPTULO 1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1
Descripcin De La Realidad Problemtica.
El control interno comprende el plan de organizacin que se refiere a la proteccin en permite razonable de los los activos y registros y las
proporciona financieros, proporcionar
confiabilidad su diseo
suministrar de que
seguridad
transacciones de la empresa estn de acuerdo con las autorizaciones establecidas por la gerencia.
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que
resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
Por ello, la deficiencia y limitaciones de un sistema de control interno pueden poner en riesgo a la
empresa, por no contar con procedimientos y tcnicas
establecidas y que deben ser aplicadas en cada rea de la organizacin. La presente investigacin se lleva a cabo en el rea de compras de la Empresa Inversiones Davel cual tiene la problemtica que est SAC, la
comprendida
sobre todo en la deficiencia que se viene suscitando en el sistema lo de control afecta a interno la en el rea de de la
compras, empresa.
que
rentabilidad
En la seleccin del las compras de
problema se tiene en cuenta que prima y materiales son
materia
realizadas sin tener ningn control sobre el proceso de compra y los documentos que las amparan;
resumiendo que, la ausencia de controles internos es notable para cada rea de la empresa, convirtindolas en reas crticas, otro de los problemas que se
presentan es la decisin errnea de seleccin del proveedor; es decir, cuando la persona encargada de realizar las compras decide comprar a un proveedor basndose benefician en en fundamentos nada a la equivocados no se que hace no una
empresa,
adecuada cotizacin , existe tambin otro tipo de

10
problemas que son de carcter administrativo, que es la falta de comunicacin ,de coordinacin entre los departamentos involucrados con la funcin de
compras,es por eso que se ha tomado la decisin de realizar una investigacin sobre la relacin que
existe entre el control interno y la rentabilidad.
El
control
interno
de
esta
empresa
presenta
deficiencias que impiden proporcionar una seguridad razonable sobre el manejo de los activos, pasivos y capital de la empresa, por lo que se ha tomado en cuenta que no se establecen responsabilidades
precisas en el manejo de operaciones, las mismas que no son reportadas en el momento oportuno, lo cual desnaturaliza la informacin y no permite un adecuado control. Mediante daremos misin el desarrollo que en la el de la investigacin interno de los tiene nos como
cuenta ayudar
control
consecucin
objetivos
generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas especficas planteadas que sin duda alguna mejorar la conduccin de la organizacin, con el fin
11
de optimizar la gestin administrativa. Las polticas y procedimientos son actividades de
control que permiten asegurar que se estn realizando las acciones de necesarias la empresa; de para y el el logro de los de los
objetivos polticas
establecimiento para crear
servir
base
procedimientos que llevarn a cabo el cumplimiento de la misma.
1.2
Formulacin Del Problema. control interno del rea de
En qu medida el
compras influye en la rentabilidad de la empresa Inversiones Davel SAC. Periodo 2012-2013?
1.3
Objetivos De La Investigacin Objetivo General:
1.3.1.
Determinar la influencia del control interno del rea de compras en la Rentabilidad de la empresa
Inversiones Davel SAC.? Periodo 2012-2013.
12
1.3.2.
Objetivos Especficos:
Identificar
las
deficiencias
de
Control
Interno que afectan a Inversiones Davel SAC.
Identificar control
la
influencia en la
del
deficiente de la
interno
Rentabilidad
Inversiones Davel SAC.
Precisar si las acciones correctivas que se adoptan en el Sistema Control Interno permiten optimizar los resultados de la Administracin.
1.4
Hiptesis:
El control interno de rea de compras si influye en la rentabilidad de la empresa Inversiones permite el
Davel SAC periodo 2012-2013, porque
cumplimiento de sus objetivos organizacionales, para llegar y a ser una empresa ante las rentable, diversas
competitiva
responder
exigencias empresariales.
13
1.5
Justificacin De La Investigacin
La presente investigacin se realiza para dar a la gerencia de esta empresa, que lo le tanto lineamientos, permitan un
procedimientos, eficiente rentables.
polticas y por
control
resultados
Uno
de
los
objetivos
principales
que
busca
satisfacer toda empresa es alcanzar la eficiencia en todas sus reas, por lo que se considera que
el tema objeto de investigacin es de utilidad para los socios trabaj; herramienta conocer manejo las de de la entidad en la cual se
ya que est orientado a brindar una til a la que empresa puedan que que le permita en el la de
fallas
existir
sus de
compras la
estn y
afectando la manera
rentabilidad
empresa
corregirlos mediante un adecuado control.
14
CAPTULO 2.
MARCO TERICO
2.1
Antecedentes De La Investigacin.
2.1.1. Nivel Internacional.
A.
Ttulo:
DISEO
DE
UN
SISTEMA
DE
CONTROL
INTERNO EN UNA EMPRESA COMERCIAL DE REPUESTOS ELECTRNICOS. Autor: Walter Orlando Rojas Daz Ao: 2007 Institucin: Guatemala. Conclusiones: El Control Interno debe Universidad De San Carlos De
ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organizacin, debe consistir en un sistema que permita tener una confianza
moderada de que sus acciones administrativas se ajustan a los objetivos y normas (legales y estatutarias) aplicables a la organizacin y un excesivo control puede ser costoso y contraproducente.
15
Adems
debe
tenerse
cuidado
al
disearlo,
porque las regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de creatividad de los empleados.
B.
Ttulo: CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA ROLCAR S.A.. Autor: Carolina Isabel Fernndez Correa Ao: 2007 Institucin: Universidad de Negocios ISEC Mxico Conclusiones: El Control Interno es
indispensable en cualquier organizacin, el llevar a cabo una correcta y adecuada forma de control en una todas las actividades nos ayudar que a
desarrolla
empresa,
detectar los errores, para que sean resueltos y lograr ser una empresa y con orden, sin con ms
problemas
financieros de
econmicos, y lo
posibilidades
crecimiento
importante con una buena toma de decisiones para salvaguardar el patrimonio.
16
En
la
investigacin
realizada
la
organizacin determinaron mantener un control interno sobre sus funciones, y gracias a l ha crecido lo suficiente para ser una empresa nacional con gran reconocimiento. Sin embargo es recomendable que se tenga
seguimiento para verificar que efectivamente el control interno se lleve a cabo en forma eficiente, y a pesar de los constantes
cambios que surgen debido a la globalizacin y avances de la tecnologa, estos sean
aprovechados en establecer empresa en todas sus
mejoras hacia la Y as seguir
reas.
siendo competitivos en el mercado.
C.
Ttulo:
ANLISIS
DEL
CONTROL
INTERNO
DEL
EFECTIVO, CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIO EN LA EMPRESA FREMENDZ, C. A. Autores: Mrquez V. Visnellys J. Rojas C. Eucaris Del V. Ao: 2011
17
Institucin: Universidad De Oriente Conclusiones: El control interno de los
activos circulantes de Fremendz, C. A., es ventajoso para la empresa por ser sta
pequea, con poco personal y con un ritmo de trabajo muy dinmico. Sin embargo, presenta desventajas manual tales como: de la la carencia de un uso
particular
empresa
para
control interno; el manejo del efectivo con chequeras personales no registradas para la empresa; por el poco oportuno control de las cuentas por cobrar y el uso indiscriminado de la Caja Chica. D. Ttulo: EL CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA COMERCIAL. Autor: Pedro Alvarado Villatoria. Ao: 2011 Institucin: Universidad Francisco Marroqun De Guatemala. Conclusiones: El buen control interno ayuda a los dueos o la gerencia que con a los sus tener una
seguridad
razonable cumplen
diferentes funciones,
departamentos
18
ayuda
obtener
informacin
financiera
de
forma rpida y confiable.
E.
Ttulo:
CONTROL
INTERNO
DEL
PROCESO
DE
COMPRAS Y SU INCIDENCIA EN LA LIQUIDEZ DE LA EMPRESA COMERCIAL YUCAILLA CIA.LTDA.
LATACUNGA.DURANTE EL AO 2010 Autor: Asubadin A. Ins C. Ao: 2011 Institucin: Universidad Tcnica de AmbatoEcuador Conclusiones: Al analizar el proceso de
compras en la empresa Comercial Yucailla se ha podido es concluir que un buen que control ayuda a
interno
importante
puesto
formar un buen ambiente de trabajo y sobre todo orienta al personal y gerentes de la institucin encomendadas a con cumplir las y funciones eficacia
eficiencia
logrando cumplir las metas planteadas.
F.
Ttulo: DESARROLLO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y
19
PAGOS DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE OFICINAS Y DEPARTAMENTOS. CASO: COMPAA PROMOTORA
INMOBILIARIA CARLOS REYES & ASOCIADOS. Autor: Nathalia Cano Rodao. Ao: 2013 Institucin: Salesiana-Quito Conclusiones: Una vez realizado el anlisis de todos los procedimientos existentes, se entiende que la empresa necesita perfeccionar e implementar nuevos procedimientos, se debe realizar una nueva seleccin de personal el mismo que debe estar a suficientemente cumplir con los Universidad Politcnica
preparado
para
ayudar
objetivos planteados por la Gerencia General de la empresa. 2.1.2. Nivel nacional.
A.
Ttulo: : DEL AREA
LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DE VENTAS DE UNA EMPRESA
COMERCIALIZADORA DE ROPA Autores: Segura Rojas Mara del Rosario Ao: 2001
20
Institucin: Universidad Csar Vallejo Conclusiones: El rea de ventas constituye una unidad importante dentro de la empresa por lo que la evaluacin peridica del
control interno permite minimizar riesgos de errores e irregularidades en perjuicio de la empresa.
B.
Ttulo: :
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
EN EL PROCESO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL Autor: Domingo Hernndez Celis. Ao: 2007 Institucin: Universidad Nacional Mayor de
San Marcos (Per) Conclusiones: En el presente estudio de investigacin se determin la existencia de deficiencias del Sistema de Control Interno en el proceso de Ejecucin Presupuestal, las mismas que
afectan la tica, prudencia y transparencia de la gestin y tienen que superarse con la implementacin de un Sistema de Control
Interno para los hospitales del Sector Salud,
21
en el marco de las normas de control interno para el sector pblico, el informe COSO y los nuevos paradigmas de gestin y control
institucional; con lo cual se va a obtener informacin presupuestal, financiera,
econmica y patrimonial oportuna y razonable para una adecuada gestin hospitalaria. Las pautas bsicas de los para una de sana los
administracin
recursos
hospitales del Sector Salud, estn dadas por la compatibilizacin de las normas del
Sistema de Control Interno y las normas del proceso de ejecucin presupuestal; lo cual se concreta en efectividad, eficiencia y
economa de la gestin hospitalaria.
Para garantizar, una buena administracin del personal.
C.
Ttulo: EL CONTROL INTERNO Y SU IMPACTO EN EL LOGRO DE EL Ocola LOS DIVINO Gadea OBJETIVOS MAESTRO DEL DE CENTRO LAREDO Eveling
EDUCATIVO Autor:
Marilyn
22
Ao: 2008 Institucin: Universidad Privada del Norte. Conclusiones: El control Interno recurso es una herramienta mtodos que y
involucra
humano,
procedimientos coordinados a travs de toda la organizacin; que permitir controlar las operaciones y registros; de esta manera se reforzar los procesos que contribuir a
prevenir eventos futuros que pudieran poner en riesgo los objetivos de la organizacin, de igual modo a proporcionara las eficiencia y y
efectividad realizadas.
operaciones
labores los
Adicionalmente,
salvaguarda
bienes de la Empresa y aporta al mejor manejo de la gestin administrativa. En consecuencia su implementacin permitir el logro de los objetivos, mayores niveles de eficiencia y efectiva; que en nuestro caso de estudio se ha materializado con un ahorro o mejora en los tiempos de procesamiento.
23
D.
Ttulo: LA
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DE REPRESENTACIONES DORA BEATRIZ
EMPRESA
SRL.DURANTE EL EJERCICIO 2008 Autores: Valderrama F. Susan S. Ao: 2009 Institucin: Universidad Catlica Santo
Toribio De Mogrovejo Conclusiones: control La empresa que le no cuenta con un
interno
permita
prevenir,
detectar y corregir en su oportunidad eventos indeseados, confiabilidad poniendo de la en riesgo la la
informacin,
eficiencia y eficacia de las operaciones; y el cumplimiento de las leyes y normas que le son aplicables.
E.
Ttulo:
EFECTOS
DEL
CONTROL
INTERNO
DE
INVENTARIOS EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA DE REPARACIN Y FABRICACIONES METLICAS
INVERSIONES Y SERVICIOS GENERALES JORLUC SAC Autores: Crdenas R. Karen
24
Santisteban Atoche Sel Torres Goicochea Omar Pacheco Asmad Karina
Ao: 2010 Institucin: Universidad Privada del Norte Conclusiones: La empresa JORLUC SAC no cuenta con un procedimiento de sus eficiente para de el la
control
inventarios,
adems
falta de confirmaciones y revisiones de la documentacin con el inventario fsico,
permitiendo encontrar faltantes y sobrantes de los materiales para la fabricacin de los productos.
La
empresa
no y de
cuenta funciones
con
un la
manual compra
de y
organizacin recepcin
para
materiales,
originando
incumplimiento de actividades de supervisin que se refleja en los inventarios y de los
materiales, terminado.
suministros
productos
25
F.
Ttulo:
INVESTIGACIN, ANLISIS Y
PROPUESTAS DE POLTICAS DE PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS PARA EL SECTOR COMERCIAL DE
PRODUCTOS SIDERRGICOS Autores: Jos Alan Prraga Condezo Ao: 2010 Institucin: Universidad Catlica Del Per Conclusiones: La aplicabilidad de tcnicas agregadas para el control de inventarios poseen un factor diferencial respecto a los mtodos
convencionales en esta temtica, debido a que brinda a la gerencia una visin global y
estratgica para definir parmetros bsicos para una buena prctica en el tratamiento de las existencias, como se ha demostrado en el presente estudio.
Si bien las empresas analizadas no son una muestra representativa comn estudio que se del CIIU 5143, las la diez al
problemtica empresas de
comparten pueden
extender
26
sector, debido a que las seleccionadas son las ms conocidas y principales proveedores de la industria en general, adems de que la gran masa crtica de empresas pertenecen a las MIPYMES.
2.1.3.
Nivel local.
A.
Ttulo:
PROPUESTA PARA MEJORAR EL SISTEMA Y DE CONTROL INTERNO DE LA
ORGANIZACIONAL EMPRESA DE
PROTECCIN
PARTICULAR
EPROPAR
S.A.C. EN EL DISTRITO DE NUEVO CHIMBOTE Autores: Marn Muoz Deysi Roncal Snchez Lucy Ao: 2009 Institucin: Universidad Csar Vallejo Conclusiones: se ha comprobado que la Empresa de Proteccin Particular EPROPAR S.A.C.;
carece de un control interno administrativo, ya que no se cuenta con un adecuado
instrumento de gestin. As mismo en el Control Interno se ha
27
encontrado que, la empresa no cuenta con una estructura; esto se debe a que en el rea administrativa no existe una organizacin de funciones y actividades, lneas de autoridad y comunicacin. Como existe en nuestra localidad (Distrito de Nuevo Chimbote) el un 60% de empresas de que
presentan
mismo
problema
EPROPAR
S.A.C., se puede tomar el presente informe como base para la mejora de estas empresas de vigilancia privada.
28
2.2 Bases tericas
2.1.1. EL CONTROL INTERNO Introduccin: En la evolucin histrica de las empresas ha tenido una remarcada importancia el hecho de que en el
pasando los propietarios eran a su vez los directivos encargados de la gestin empresarial. En esas circunstancias por los el control interno era
ejercido
mismos
propietarios,
quienes
ejecutaban las funciones directivas y supervisaban directa y personalmente el cumplimiento de las normas y directrices establecidas por ellos, tcita o
explcitamente. Se produca un auto control de la funcin directiva. A medida que aument la complejidad de la empresa se fue imponiendo una divisin del trabajo que tena por objeto la especializacin que adecuar los medios
necesarios para la consecucin de los fines deseados. El crecimiento en el volumen e importe de las
operaciones, la mayor dispersin de los activos y, en
29
general,
la
descentralizacin
de
las
actividades
comerciales, han contribuido a un distanciamiento de la direccin en el control de las operaciones. Si a esto le aade la modernizacin y mejora
producida en los medios de tratamiento y proceso de datos, al pasar de medios manuales a los modernos sistemas informticos, en donde diferentes
transacciones se procesan al unsono para producir estadsticas, informes, facturaciones, gestin de
inventarios, contabilidad, etc. Se llega a la conclusin de que el mundo empresarial ha cambiado y que este cambio debe ir acompaado de los medios necesarios para garantizar la buena
gestin empresarial. La evolucin de las empresas, que responden a este incremento de la complejidad de los negocios con la correspondiente delegacin de facultades, exige la implantacin de aquellos controles necesarios para conseguir los que las responsabilidades delegadas por y directivos se conserven
propietarios
ntimamente unidas a los mismos. Por este motivo las empresas establecen planes de
30
organizacin procedimientos
y que
un
conjunto que
de los
mtodos activos
aseguren
estn
debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumple segn las
directrices marcadas por la direccin.1 Definiciones Segn Santillana Juan, el Control Interno comprende el Plan de Organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas en una empresa, para salvaguardar los activos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin contable, promocionar la eficiencia de las operaciones y alentar la adhesin a las polticas establecidas por la gerencia.2 Para Mantilla Samuel las Alberto, polticas el y Control interno
significa
todas
procedimientos
adoptados por la administracin de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administracin de asegurar, ordenada tanto y como sea de factible, su la conduccin incluyendo
eficiente
negocio,
http://www.ulpgc.es/hege/almacen/download/11/11279/5_el_control_intern.pdf
SANTILLANA GONZLES, Juan Ramn, Establecimientos de Sistemas de Control Interno. Mxico DF: 1 ed., 2003. Pg. 3
31
adhesin
las
polticas
de
administracin,
la
salvaguarda de activos, la prevencin y deteccin de fraude y error, la precisin de los registros
contables, y la oportuna preparacin de informacin financiera confiable.3 Segn Pea Bermdez Jess, el Control Interno es
aquel proceso que se ejerce por la misma empresa, con personal vinculado a ella pero con la suficiente
capacidad objetiva e identificacin empresarial con su objeto, que amerita credibilidad a sus
conclusiones.4 Segn Valencia llevado Joaqun a cabo el control las interno es de un una
proceso
por
personas
organizacin, diseado con el fin de proporcionar un grado de seguridad razonable para la consecucin de sus objetivos, dentro de las siguientes categoras: Eficiencia y eficacia de la operatoria. Fiabilidad de la informacin financiera. Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.5
MANTILLA BLANCO, Samuel A. Auditora 2005. Bogot. Pontificia Universidad Javeriana. Ecoe ed. 2003, p.59 4 PEA BERMDEZ, Jess Mara. Control, Auditora y Revisora Fiscal. 3 ed.Bogot,2000.Pg.8 5 VALENCIA, Joaqun, Control Interno un efectivo sistema para la Empresa, Editorial Astrillas, Mxico, 209. Pg. 117
32
Caractersticas Del Control Interno
En el mundo comercial los controles se convierten en herramientas funcionamiento institucin, esenciales de ya las que para unidades de esa lograr que un correcto una
conforman es
manera
posible
salvaguardar sus activos, confiar en sus registros y resultados obtenidos. El nivel en que las empresas necesitan establecer medidas de control, dependen de la complejidad del proceso de registro, del costo, del esfuerzo
requerido y de las posibles consecuencias por falta de cumplimiento de los mismos, es necesario tomar en cuenta que es responsabilidad de la Administracin, no del auditor, el cuidar de que se establezca una estructura omisiones. Una de las caractersticas del control interno es que debe ser ejecutado por los funcionarios y servidores que se desempean de tal en manera, la el organizacin, capital humano adecuada para minimizar errores y
constituyndose,
33
como
el
elemento
ms
importante
para
su
funcionamiento debido a que en todos los niveles de las instituciones es el elemento activo y dinmico con autoridad al momento de ejecutar las operaciones y es el responsable de orientar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
El control interno involucra a las personas debido a que ninguna organizacin puede conocer e identificar todos los riesgos actuales a los que est expuesta en todo momento y desarrollar inmediatamente controles para combatirlos, es por ello que se torna necesario que el personal de la organizacin tenga conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos para aplicar controles y deben estar dispuestos a responder
adecuadamente ante ello.6 Las principales caractersticas son las siguientes:
Est
conformado
por
los
sistemas
contables,
financieros, de planeacin, verificacin, informacin y operacionales de la respectiva organizacin. Corresponde la a la mxima autoridad de de la
organizacin
6
responsabilidad
establecer,
WESBERRY,Jim-Marco Integrado. Control de los recursos y los riesgos, Ecuador.Pg. 14
34
mantener Interno,
y que
perfeccionar debe
el
Sistema a la
de
Control la
adecuarse
naturaleza,
estructura, las caractersticas y la misin de la organizacin. La auditora interna, o a quien designe la
mxima autoridad, es la encargada de evaluar de forma independiente aplicabilidad y la eficiencia, del Sistema efectividad, de Control
actualidad
Interno de la organizacin y proponer a la mxima autoridad de la empresa las recomendaciones para
mejorarlo o actualizarlo.
El control interno es inherente al desarrollo de
las actividades de la organizacin. Debe disearse para prevenir errores y fraudes. Los mecanismos de control se deben encontrar en
la redaccin de todas las normas de la organizacin. La ausencia del control interno es una de las de las desorientaciones en las
causas
organizaciones.7
Objetivos Del Control Interno
35
Los objetivos del control interno son:
a) Proteger los recursos de la empresa buscando su adecuada administracin ante riesgos potenciales y reales que los pueden afectar. b) Garantizar la eficacia, eficiencia y economa en todas las operaciones de la empresa, promoviendo y facilitando y la correcta ejecucin de en las el
funciones
actividades
establecidas
Control Interno. c) Velar porque a todas la las actividades estn y recursos al
permanentes
empresa
dirigidos
cumplimiento de los objetivos. d) Certificar la correcta, oportuna evaluacin y
seguimiento de la gestin de la empresa. e) Asegurar la oportuna claridad, utilidad y
confiabilidad de la informacin y los registros que respalden la gestin de la empresa.
Definir y aplicar medidas para corregir, prevenir y detectar riesgos y/o irregularidades que puedan
36
comprometer los objetivos establecidos.
Elementos Plan de organizacin que brinde una adecuada
distribucin funcional de la autoridad. Plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un
buen control sobre el activo y el pasivo, los ingresos y gastos. Procedimientos eficaces que se puedan llevar a cabo el plan proyectado. Personal debidamente instruido sobre sus
derechos y obligaciones, que estarn en relacin a sus responsabilidades. La auditora forma parte del control interno y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y proteccin de dicho control interno.8 Componentes Del Control Interno
PEA,Jess,Control Auditoria y Revisora Fiscal,Bogot,Ed.Ecoe,2007.Pg.13
37
El Control interno componentes
segn el COSO II consta de ocho entre s, su finalidad
relacionados
depende de la aplicacin y el valor asignado, se puede implantar en pequeas, medianas y en grandes empresas. Son los siguientes: Ambiente interno: El ambiente interno de la compaa es la base sobre las que se sitan el resto de
elementos, e influye de manera significativa en el establecimiento de los objetivos y de la estrategia. En el entorno de ese ambiente interno, la direccin establece materia la filosofa de que pretende en establecer funcin de en su
de
gestin
riesgos,
cultura y su apetito de riesgo. Establecimiento de objetivos: Los objetivos se deben establecerse con anterioridad a que la direccin
identifique los posibles acontecimientos que impidan su consecucin. Deben estar alineados con la
estrategia de la compaa, dentro del contexto de la misin y visin establecidas. Identificacin de acontecimientos: La incertidumbre existe y, por lo tanto, se deben considerar aspectos
38
externos (econmicos, polticos, sociales, etc.) e internos (infraestructuras, personal, procesos,
tecnologa, etc.) que afectan a la consecucin de los objetivos del negocio. Resulta pues imprescindible dentro del modelo que o la identificacin ser de dichos (que
acontecimientos, implican
podrn
negativos (que
riesgos),
positivos
implican
oportunidades e incluso mitigacin de riesgos). Evaluacin de riesgos: Para poder establecer el
efecto que determinados acontecimientos pueden tener en la consecucin de los objetivos impuestos por la direccin, perspectiva es necesario su evaluarlos desde y la doble de la
de
impacto
econmico
probabilidad de ocurrencia de los mismos. Para ello es necesaria cuantitativas riesgos inherente se una adecuada combinacin de tcnicas y cualitativas. La evaluacin en de el de
centrar
inicialmente antes
riesgo
(riesgo
existente
establecer
mecanismos para su mitigacin), y posteriormente en el riesgo residual (riesgo existente tras el
establecimiento de medidas de control. Respuesta al riesgo: La direccin debe evaluar la
39
respuesta al riesgo de la compaa en funcin de cuatro categoras: evitar, reducir, compartir y
aceptar. Una vez establecida la respuesta al riesgo ms adecuada para cada situacin, se deber efectuar una revaluacin del riesgo residual. Actividades de Control: Se trata de las polticas y procedimientos que son necesarios para asegurar que la respuesta al riesgo ha sido la adecuada. Las
actividades de control deben estar establecidas en toda la organizacin, a todos los niveles y en todas las funciones. Al detectar a riesgos, evitarlos en se o tres entidad disponen los controles los cuales los estn
destinados pueden
minimizarlos, categoras, con el
agruparse de la
segn que
objetivos
relacionados: Las operaciones. La confiabilidad de la informacin financiera. El cumplimiento de leyes y reglamentos. y comunicacin: Se debe identificar,
Informacin
recopilar y comunicar informacin pertinente en forma
40
y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades.
Los
sistemas
informticos
producen
informes
que
contienen informacin operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite
dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.
Tambin sentido
debe ms a
haber
una
comunicacin que fluya los
eficaz en
en
un las la
amplio, travs
todas de
direcciones
de
todos
mbitos
organizacin, de arriba hacia abajo y a la inversa.
La capacidad gerencial de una organizacin est dada en funcin de la obtencin y uso de una informacin adecuada y oportuna.
La entidad debe contar con sistemas de informacin eficientes orientados a producir informes sobre la gestin, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para as lograr su manejo y control.
La
informacin
por
lo
tanto
debe
poseer
unos
41
adecuados conocer a
canales cada
de uno
comunicacin de los
que
permitan de la
integrantes
organizacin sus responsabilidades sobre el control de sus actividades. Tambin son necesarios canales de comunicacin externa que proporcionen informacin a los terceros interesados en la entidad y a los
organismos estatales.
Debe existir una comunicacin efectiva a travs de toda la organizacin. El libre flujo de ideas y el intercambio de informacin son vitales. La
comunicacin en sentido ascendente es con frecuencia la ms difcil, especialmente en las organizaciones grandes.
Supervisin: requieren
Los
sistemas es
de decir,
control un
interno que
supervisin,
proceso
comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.
Esto se consigue mediante actividades de supervisin continuada, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas. La supervisin continuada se da en el
42
transcurso
de
las
operaciones.
Incluye
tanto
las
actividades normales de direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus funciones.
Las
deficiencias ser que
detectadas a
en
el
control
interno
debern mientras
notificadas la alta
niveles y el
superiores, consejo de
direccin
administracin debern ser informados de los aspectos significativos observados.9 Limitaciones Del Control Interno
Todo sistema de control interno tiene limitaciones, siempre existe la posibilidad de que al aplicar
procedimientos de control surjan errores por una mala comprensin de las instrucciones, errores de juicio, falta otros. de atencin personal, fallo humano, entre
Dichas limitaciones que presenta el Control Interno son:
FONSECA LUNA, Oswaldo. Sistema de Control Interno para Organizaciones. Lima. 1era ed., 2011. 47p. ISBN 978-9972-2948-3-9
43
El concepto SEGURIDAD RAZONABLE est relacionado
con el reconocimiento explcito de la existencia de limitaciones inherentes del Control Interno. En el desempeo de los controles pueden
cometerse errores como resultado de interpretaciones errneas de instrucciones, errores de juicio,
descuido, distraccin y fatiga. por La posibilidad de que una persona responsable ejercer un control interno abuse de su
responsabilidad. Las actividades de control dependientes de la de entre funciones, empleados, pueden es ser decir, burladas ponerse por de
separacin colusin
acuerdo para daar a terceros. La extensin de los controles est por lo que y del adoptados limitada tanto, no en una por es
organizacin consideraciones factible proteccin sino
tambin de costo,
establecer absoluta los
controles del fraude
proporcionan desperdicio, una
establecer
controles
que
garanticen
seguridad razonable desde el punto de vista de los costos.10
10
Pea,Jess,Control Auditoria y Revisora Fiscal,Bogot,Ed.Ecoe,2007.Pg.15
44
Alcances Del Control Interno
En
todo
sistema
de
control
interno
se
deben
de
definir unos alcances los cuales variarn dependiendo de las distintas caractersticas que integren la
estructura del negocio.
La responsabilidad en la decisin de estos alcances para un adecuado control recae siempre en la
direccin en funcin de sus necesidades y objetivos.
Las
variables
considerar del
dependern o
de
las de
distintas
actividades
negocio
clases
organizacin y departamentos que la componen, tamao, volumen de transacciones y tipo de operaciones, as como la distribucin geogrfica de la organizacin, entre otras.
En empresas de gran tamao ocurre que los distintos procedimientos, controles y sistemas de registro que utilizan no son de operativos menor y prcticos En en
organizaciones
dimensin.
pequeas
45
empresas la necesidad de un control formal, con el objeto de obtener fiabilidad en la informacin y
registros, es menor al asumir la direccin un papel ms directo y personal en el negocio.
Beneficios Del Control Interno Es necesario en que exista la una cultura que de control el
interno
toda
organizacin,
permita
cumplimiento de los objetivos generales de control.
Con un control interno aplicado adecuadamente se puede obtener beneficios como:
Mejora de la estructura organizacional Una gestin administrativa y financiera
comprometida con los altos niveles Ayudar a los directivos al logro razonable de
las metas y objetivos institucionales. Incremento de la productividad Recurso humano capacitado y motivado Excelencia en la prestacin del servicio Transparencia y responsabilidad administrativa.
46
cmo
Facilitar se han
los
directivos los
la
informacin y cmo se
de han
aplicado
recursos
alcanzado los objetivos.
Los directivos son responsables de disear, instalar e implementar los controles, as como de mantenerlos y modificarlos, cuando sea necesario.
Los controles adems:
Facilitan la rendicin de cuentas mediante la
evidencia, en forma de reportes Su aplicacin asegura una comparacin entre lo
planeado y lo realizado11
Responsabilidad Del Control Interno
Los
comits
oficinas
de
control
interno
son
responsables por las actuaciones de los procesos en las organizaciones que tienen las posibilidades
financieras de poder crearlas, de lo contrario, la responsabilidad por las actuaciones recae en la
gerencia. La responsabilidad del control interno debe

11
Cepeda, Gustavo, Auditora y Control Interno, Primera Edicin, Editorial McGran-Hill Mxico;1997. Pg. 15.
47
ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organizacin.
Es necesario establecer un Sistema de Control Interno que les permita tener una confianza moderada de que sus administrativas (legales y se ajustan en todo a acciones las normas a la
estatutarias)
aplicables
organizacin. Adems, es diferente dependiendo de la actuacin o naturaleza de cada empresa u
organizacin.
Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las funciones asignadas a las
organizaciones, el control interno es responsabilidad de la gerencia en forma indispensable e indelegable, ya que la responsabilidad de objetivos y no termina sino con con la la
formulacin
metas,
verificacin de que stos se han cumplido.
El Sistema de Control Interno debe ser un conjunto armnico, conformado por el sistema de planeacin, las normas, los mtodos, los procedimientos
48
utilizados para el desarrollo de las funciones de la organizacin seguimiento y y los mecanismos que e se instrumentos utilicen de para
evaluacin
realimentar su ciclo de operaciones.
Esta caracterstica es fundamental, pues es la que permite que todos los niveles de la organizacin
participen activamente en el ejercicio del control: la gerencia a travs de la orientacin general y la evolucin global a de travs resultados; del diseo las de reas y
administrativas
normas
procedimientos para desarrollar sus actividades, y las dependencias de apoyo, mediante el uso adecuado de procesos administrativos tales como la planeacin, el control de gestin y la evaluacin del desempeo del personal de la empresa u organizacin.12
Tipos De Control Se podra hacer una clasificacin del control desde tres puntos de vista:
12
49
Por La Funcin
Control Administrativo
Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin relacionados y todos los mtodos con y procedimientos eficiencia en
principalmente
operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general solamente tienen relacin indirecta con los registros financieros.
Incluyen ms que todo, controles tales como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de
personal y controles de calidad.
En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin relativos a y los los procedimientos y registros que
procedimientos
decisorios
orientan la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia.
Implica todas aquellas medidas relacionadas con la
50
eficiencia operacional y la observacin de polticas establecidas en todas las reas de la organizacin.
Ejemplo: Que los trabajadores de la fbrica lleven siempre su placa de identificacin. Otro control
administrativo sera la obligatoriedad de un examen mdico anual para todos los trabajadores.
Control Contable
Los
controles y
contables todos los
comprenden mtodos y y
el
plan
de
organizacin relacionados
procedimientos a la
principal
directamente
salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.
Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones contables y de aprobaciones los deberes con de registros operacin y y
reportes
custodia de activos y auditora interna.
Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar tambin
51
los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, rdenes de compra y dems documentos estn pre numerados.
Se disean para prestar seguridad razonable de que:
a)
Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la general o especfica de la
autorizacin administracin. b) Se
registren
las
operaciones
como
sean
necesarias para permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y mantener la contabilidad de los activos. c) El acceso a los activos se permite solo de
acuerdo con la autorizacin de la administracin. d) Los activos registrados en la contabilidad se a intervalos razonables con los activos
comparan
existentes y se toma la accin adecuada respecto a cualquier diferencia.
52
Por La Ubicacin.
Control interno
Este proviene de la propia entidad y se conoce que cuando el control interno es slido y permanente
resulta ser mejor.
Control Externo
Tericamente si una entidad tiene un slido sistema de control interno, no requerira de ningn otro
control; sin embargo, es muy beneficioso y saludable el control externo o independiente que es ejercido por una entidad mira diferente; desviaciones quien que controla la desde propia
afuera,
administracin no puede detectarlas dado el carcter constructivo del control externo, las recomendaciones que l formula resultan beneficiosas para la
organizacin.
53
Por La Accin
Control Interno Previo
En cada empresa, la mxima autoridad es la que se encarga de establecer los mtodos y medidas que se aplicarn en todos los niveles de la organizacin para verificar la propiedad, legalidad y conformidad con las disposiciones legales, planes, programas y el presupuesto, de todas las actividades
administrativas, operativas y financieras, antes de que sean autorizadas o surtan su efecto.
Cuando
se
ejercen
labores efecto,
antes
de
que se
un
acto de
administrativo control previo.
surta
entonces
habla
Control Concurrente
Es
el
que
se
produce
al
momento
en
que
se
est
ejecutando un acto administrativo.
Todos los cargos que tengan bajo su mando a un grupo
54
de empleados, establecern y aplicarn mecanismos y procedimientos de supervisin permanente durante la ejecucin de las operaciones, con el fin de:
Lograr los resultados previstos. Ejecutar las funciones encomendadas a cada
trabajador. Cumplir con las disposiciones legales,
reglamentarias y normativas. Aprovechar eficientemente los recursos humanos,
materiales, tecnolgicos y financieros. Proteger al medio ambiente. Adoptar las medidas correctivas.
Control Posterior
Es el que se realiza despus de que se ha efectuado una actividad. Dentro de este control se encuentra la auditora.
La mxima autoridad de cada empresa, con la asesora de la Direccin de Auditora Interna, establecern los mecanismos para evaluar peridicamente y con
55
posterioridad a la ejecucin de las operaciones:
1.
El grado de cumplimiento de las disposiciones
legales, reglamentarias y normativas. 2. 3. Los resultados de la gestin. Los niveles y de eficiencia y de economa los en la
utilizacin
aprovechamiento
recursos
humanos, financieros, tecnolgicos y naturales. 4. El impacto que han tenido las actividades en el
medio ambiente.
Otras Clasificaciones
Como un aspecto correlativo a estas tres clases del control, es oportuno hacer mencin a una
clasificacin ms:
Es
Control Preventivo aquel que se da especficamente al equipo y
maquinaria antes de que estos se daen.
Control Detective
Es el que se realiza para detectar oportunamente
56
cualquier error. Est modalidad sobre todo se da en los sistemas computarizados en el cual la Computadora avisa su inconformidad o no procesa datos que no responde al sistema o programa previamente diseados.
Es
Control Correctivo. aquel que se practica tomando una medida
correctiva, Por ejemplo rectificar un rol de pagos, cambiar los estados detectados como error en los
controles detective o reparar un vehculo que se ha daado.13
2.1.2. COMPRAS Comprar es adquirir algo por dinero. Esta definicin aunque es corta, es la esencia misma de la funcin del departamento de Compras en pocas palabras. De lo anterior, podemos definir a las compras como el insumo necesario en todo proceso productivo, siendo
13
FONSECA LUNA, Oswaldo. Sistema de Control Interno para Organizaciones. Lima. 1era ed.,
2011. 47p. ISBN 978-9972-2948-3-9
57
el
responsable
de
adquirirlas
el
departamento
de
compras dentro de una organizacin. Las actividades de las compras son:
Ayuda a identificar los productos y servicios
que mejor se puede obtener de forma externa. Desarrolla, precio evala y y determina de el de mejor los
proveedor,
tiempo
entrega
productos y/o servicios. Evala cantidad mnima recomendable a pedir. Ayuda a las entregas parciales, plazos de
entrega y formas de envi.14 Objetivos del Departamento de Compras El establecimiento estndar de los objetivos
generales de la funcin de las compras es obtener los materiales requerimientos para su envo adecuados de en (que en la satisfagan cantidad y al los debida lugar
calidad), el
momento
preciso
correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempee su trabajo con
puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto
14
Desarrollo e Implementacion de Gestion comercial para mejorar la rentabilidad de la empresa EL COL EIRL:
58
antes
como
despus
de
la
venta)
al
precio
conveniente. Los siguientes puntos nos darn una perspectiva ms clara de los objetivos del departamento de compras. 1. Proporcionar un flujo y ininterrumpido servicios de
materiales,
abastecimientos
requeridos
para la operacin de la organizacin. La falta de inventarios de materiales para la produccin podra disminuir una operacin y ser extremadamente costosa en trminos de retraso de produccin. 2. en Conservar las inversiones y las prdidas mnimas el inventario. Se podra asegurar un flujo
ininterrumpido de inventario de materiales comprando por grandes cantidades, pero esto hara que el costo de mantener el inventario se eleve demasiado; por lo que sera recomendable apegarse a un programa de
consumo de materiales o una estimacin de aplicacin. 3. Mantener los estndares o controles de calidad Para producir una obra de de calidad no es por no
adecuados. necesario ahorrar se
utilizar deben
materiales comprar
calidad, de
materiales
marcas
aceptables, pues estos no renen los requisitos de
59
los
materiales
de
alta
calidad,
el
costo
de
reconstruccin o reparacin ser ms elevado que el aparente ahorro, sin mencionar al dao al prestigio de la empresa. 4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.
El xito del departamento de compras depende de su habilidad para localizar o desarrollar los vendedores apropiados, responsables que con tengan la inters para y que obtener sean los
empresa
artculos que se necesitan al precio final ms bajo. 5. Estandarizar, en lo que sea posible los
artculos comprados. Es decir, si la compra se puede hacer en la cantidad de un artculo que pueda hacer el trabajo que dos o tres artculos hacan
anteriormente. 6. Comprar los artculos y servicios requeridos al
precio ms bajo posible. La actividad de compras en la organizacin tpica utiliza la mayor parte de los recursos monetarios de sta. El departamento de
compras debe esforzarse en obtener los artculos y servicios necesarios que la al menor el precio envo posible y los
considerando
calidad,
requerimientos de servicio tambin sean satisfechos.
60
7.
Mejorar
la
posicin
competitiva
de
la
organizacin. Una organizacin puede ser competitiva solamente si puede controlar los costos a fin de proteger los mrgenes de utilidad, adems el
departamento de compras tiene como responsabilidad asegurar necesarios produccin, el flujo que continuo sea se de los la materiales funcin para de dar
para tal
posible
como
necesitan
cumplimiento a los compromisos con los clientes; el xito de toda organizacin depende de su capacidad para crear y mantener clientela. 8. Lograr interrelaciones con otros de trabajo armoniosas, de la
productivas
departamentos de
dentro no
organizacin.
Las
acciones
compras
pueden
llevarse a cabo eficientemente solo con el esfuerzo del departamento de compras; para el xito es vital la cooperacin de otros departamentos y las personas que trabajan en la empresa. 9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel
posible de costos de administracin. El departamento de compras toma recursos para su operacin: salarios, telfonos y gastos de correo, suministros, costos de los viajes, costos de la computadora y gastos que los
61
acompaan.
Si
los
procedimientos
que
utiliza
el
departamento de compras no son eficientes, el costo de este departamento ser excesivo. Los objetivos de compra se deben alcanzar tan
eficiente y econmicamente como sea posible, lo cual requiere que el gerente de compras revise
continuamente la operacin para asegurarse de que el costo es efectivo. Polticas del Departamento de Compras Para realizar una compra se debe tener una gua; las polticas de compra son importantes, sobre todo por los continuos cambios de precios y la escasez de los materiales. Se puede comprar, segn ms convenga, de acuerdo con las siguientes polticas: Producir o comprar: Se debe decidir si lo que se compra se puede producir dentro de la misma empresa. Los proveedores si se suelen exigir precios bajan demasiado costos,
altos;
decide
producir,
los
adems de tener la oportunidad de vender el producto
62
que se decidi producir. Tambin se puede presentar el caso contrario: estar produciendo algn material cuya compra abaratara los costos. Para tomar la decisin de producir o comprar, se tienen que comparar constantemente los precios (sus variaciones) y la disponibilidad de los proveedores para entregar la compra. Por lo regular, las empresas dedicadas a la
construccin no producen sus materiales, sino que los compran. Compras "a Si instancias" una empresa o compras sigue una "para poltica ms de
adelante":
compras "a instancias" ordena pequeas cantidades a intervalos adelante" frecuentes. consisten en Las comprar compras "para ms
cantidades
mayores
menos frecuentes. Para elegir la poltica correcta se deben considerar dos factores: el primero es el precio de mercado; si los precios en el mercado sufren fluctuaciones
continuamente, la poltica de compras "a instancias"

63
sera la ms viable para evitar el riesgo de prdida. Contrariamente a esto, si los precios son estables durante grandes periodos se optara por las compras "para ms adelante". El segundo factor es el capital que se invierte en los inventarios. Tomando en cuenta este factor, la poltica aplicable sera la de compras a instancias, dado que se ahorrara espacio en el almacn, se
reduciran los porcentajes de desperdicio o daos, los riesgos de robo y el capital que no se utiliza se podra destinar a otras reas. Funciones Principales del Departamento de Compras Establecimiento de las especificaciones de lo que se va a comprar. No se puede comprar algo que no se conoce. posible tamao, Es de necesario informacin textura, recabar acerca la del mayor cantidad (peso, ello le
material etc.)
color,
apariencia,
sirve al comprador para: 1. Establecer las caractersticas de lo que va a que ms adelante, en el momento de
comprar,
recibirlo, le va a ayudar para decidir si lo acepta o

64
no. 2. Colocarse en una mejor posicin con respecto al
vendedor y poderle exigir calidad, buenos tiempos de entrega negociar. 3. Estar seguro de que lo que va a comprar le va a y en general, tener ms libertad para
servir. Por ejemplo, no se puede comprar papel tapiz, slo pidiendo "papel tapiz", se tiene que especificar el color, la textura, el tamao, etc. Funciones Tpicas Preparacin de solicitud de compra. Solicitud de compra. Solicitud de cotizacin. Seleccin de mejor proveedor. Autorizacin para la adquisicin de bienes y
servicios. Funcin especfica de importacin de
mercaderas. Recepcin de mercancas y suministros. Control de calidad de las mercancas y servicios
adquiridos. Verificacin y aprobacin de pagos.
65
Registro de las cuentas por pagar. Control de las cuentas por pagar. Actualizacin de los registros de inventarios y
costos.
Formas Y Documentos Utilizados:
Solicitudes de compra. Plizas de importaciones. rdenes de compra. Documentos de recepcin. Facturas de proveedores. Notas de dbito y de crdito. Solicitud de cheques. Autorizaciones para desembolso.
Procedimiento De Documentacin:
La
documentacin
se
considera
necesaria,
los
documentos claves sern las requisiciones de compras y las rdenes de compra, estas sern formuladas por el departamento de compras de los y deben y tener una
descripcin
precisa
artculos
servicios
66
deseados, cantidades, precios, nombre y domicilio del proveedor, pre numeradas si fuera el caso, firmadas y autorizadas. En el caso de productos importados para el inventario, es la pliza de importacin. Las transacciones deben estar apropiadamente
registradas. Contabilizar en el diario las transacciones de
compras y desembolsos y registrar en el mayor es responsabilidad de contabilidad general. El departamento de contabilidad deber
asegurarse de la correcta clasificacin de cuentas. Los procedimientos contables tambin incluyen el
afectar los registros de inventarios por razn de las compras.
Formas Y Documentos Vitales:
Proforma de pedido de mercadera. Notas de envo. Facturas. Reportes de conteos fsicos de inventario Reportes de ruta de ventas. Facturas de proveedores.
67
Listas de empaque.
El ciclo normal de las compras La funcin de las compras puede ser vista como un
ciclo que incluye una serie de pasos perfectamente definidos a saber: 1. Determinacin de necesidades:
En
primer
lugar
debe
determinarse
la
necesidad
especfica que requiere ser satisfecha
a travs de
la accin de procuracin, es decir, la determinacin de los productos y sus especificaciones, cantidades, requerimiento pertinente. Una compra se necesita hacer cuando los materiales llegan a una cantidad mnima, la cual se establece mediante diferentes factores. Cuando en el almacn se llega a tal cantidad de material, se debe activar la compra, este criterio se utiliza con referencia a materiales almacenados que y se se compran su frecuentemente, consumo estn en de entrega y otra informacin
conoce
aproximado
68
determinado perodo. 2. Autorizacin de la compra:
Como segundo paso debe existir una autorizacin para proceder a efectuar la compra. 3. Efectuar la compra:
Para activar la compra, tanto de material que se compra compran con en frecuencia pocas como para se aquellos debe que pedir se a
ocasiones,
diferentes proveedores el precio y tiempo de entrega. Cuando la persona encargada de realizar las compras solicita el precio y tiempo de entrega a un proveedor por determinada cantidad de material, ste puede
responder por escrito, personal o telefnicamente una cotizacin. Esto no compromete al comprador, pero le ser til al momento de elegir al proveedor del
material. Cmo elegir al proveedor? Con la experiencia de
comprar y tener trato con los proveedores, se llega a conocer la calidad su de sus y productos, puntualidad precios, en las
descuentos,
cumplimiento
69
entregas y cualquier otro aspecto que ayude a elegir al proveedor. La orden de compra: Despus de elegir a un proveedor, se le comunica que se le va a comprar el material. En algunos casos, esta comunicacin se puede hacer
telefnicamente o de palabra. Se llama al proveedor, se le confirma la cantidad que cotizar y se le pide que enve los materiales. Lo anterior es colocar una orden de compra de modo informal, sobre todo si el proveedor no entreg
cotizacin por escrito. De este modo se confa que el proveedor enviar los materiales solicitados en la cantidad y plazo sealados. El modo formal de colocar una orden de compra es hacindola por escrito; por lo regular se sigue un consecutivo para archivo con el nmero de folio de cada orden. La orden de compra debe contener lo siguiente: Fecha en que se coloc el pedido. Nombre del proveedor.
70
4.
Cantidad del material. Precio unitario. Valor total (sin impuesto). Porcentaje de impuesto y su valor. Valor total con impuesto. Descripcin de la forma de pago. Fecha de entrega. Seguimiento de la compra: todas las rdenes de
Es conveniente que se archiven
compra que se colocan y se tenga un registro que indique la fecha en que el proveedor debe entregar los materiales. Para evitar todo retrasos en en la entrega del es material
(sobre
pedidos
forneos)
pertinente
realizar una llamada al proveedor con algunos das de anticipacin para confirmar el envo y llegada del material en la fecha programada, utilizando los datos del archivo de rdenes de compra colocadas. 5. En Completar la entrega: el momento en se efecta la entrega se debe
71
determinar si cumple con lo acordado o si presenta algn cambio imprevisto susceptible de reclamo. 6. Liquidacin:
Finalmente se liquida al proveedor de acuerdo con las bases convenidas, con lo cual concluye la transaccin de compra, obviamente condicionada a las garantas ofrecidas por el proveedor. Efectos de una Buena Compra Los efectos de una buena compra se refieren a los beneficios que se producen cuando se toma una
decisin acertada de compra a tal o cual proveedor. Pueden ser beneficios econmicos: como el ahorro por un descuento por pago anticipado al proveedor;
beneficio de tiempo: cuando un material es solicitado con carcter que de urgente el se puede optar de por el
proveedor
ofrezca
menor
tiempo
entrega
(aunque este sea ms elevado), dado que la falta del material ocasionara un retraso en el programa de avance, y provocara adems cierto desprestigio. Por tanto, es muy importante una decisin de compra
72
bien planeada y tomada con base en criterios slidos; pues es en la funcin de compras donde recae la
"responsabilidad de gastar la mayora de los ingresos de la empresa". Responsabilidades del Departamento de Compras Quien toma la decisin de hacer las compras debe tener caractersticas de malabarista manteniendo
varias pelotas en el aire simultneamente, ya que el comprador metas. posible No debe es si alcanzar eficiente los simultneamente comprar al menor no diversas precio son
artculos
enviados
satisfactorios desde el punto de vista de la calidad o de su desempeo, o si se reciben dos semanas
despus de lo programado. Por otro lado, el "precio correcto" puede ser mucho ms alto que el precio una normal si de el artculo en que
cuestin
tiene
necesidad
emergencia
cubrir, en el cual el comprador no se puede permitir el lujo de apegarse al tiempo normal de produccin. Lo anterior es de una de las responsabilidades un del
departamento
compras:
proporcionar
flujo
73
ininterrumpido responsabilidades abastecimiento.
de es Esto
materiales. encontrar se
Otra nuevas a
de fuentes
las de
refiere
encontrar
vendedores competentes comprometidos a desarrollar su trabajo de forma eficiente, que puedan satisfacer los requerimientos de tiempo, calidad y precio. Las responsabilidades del departamento de compras
incluyen: 1. Obtener cotizaciones de precios de los
vendedores para los artculos que aparecen en las requisiciones de compra recibidas. 2. de Elegir entre los posibles abastecedores despus tener los datos referentes a precio, calidad,
ciclo del tiempo de entrega y costo del flete. 3. Fijar el tamao ptimo de la orden de compra
despus de tomar en consideracin los descuentos por cantidad, ahorros de flete en los pedidos grandes, manejo de materiales, costos del pedido, limitaciones de espacio y el costo del capital comprometido en los inventarios. 4. Preparar rdenes de compra y enviarlas a los
vendedores. Generalmente, estas rdenes de compra se
74
preparan
en
copias
mltiples
que
siguen
los
siguientes propsitos: Autorizar al vendedor para hacer el envo. Notificar al departamento de recepcin de
materiales acerca de los artculos que van a llegar en el futuro. Avisar al departamento de planeacin u otro
departamento de requisiciones que se ha colocado el pedido. Notificar al departamento de contabilidad general acerca del compromiso de compra.
Estas responsabilidades en conjunto conducen al xito en la organizacin del departamento de compras; y como consecuencia, mejorar la posicin competitiva de la empresa.15
2.1.3. RENTABILIDAD La rentabilidad es uno de los conceptos ms
importantes en las empresas modernas y ms utilizado por la comunidad de negocios. La rentabilidad es una nocin que se aplica a toda accin econmica en la
15
http://www.monografias.com/trabajos7/fluma/fluma.shtml#ixzz2i1ZFmP3n
75
que se movilizan unos medios, materiales, humanos y financieros con el fin de obtener unos resultados. Se dice que una empresa es rentable cuando genera suficiente utilidad o beneficio, es decir, cuando sus ingresos son mayores que sus gastos, y la diferencia entre ellos es considerada como aceptable. Pero lo correcto al momento de evaluar la
rentabilidad de una empresa es evaluar la relacin que existe entre sus utilidades o beneficios, y la inversin obtenerlos. Importancia De La Rentabilidad o los recursos que ha utilizado para
Incrementar la rentabilidad es uno de los objetivos esenciales que buscan las empresas, es la bsqueda de cmo crear valor que compense el uso de sus recursos.
La globalizacin junto a las nuevas tecnologas e innovaciones, han permitido que los capitales se
muevan de un lugar a otro casi sin restricciones ni demoras.
76
Sin
mencionar
todos
los
factores
que
pueden
contribuir a atraer capitales en el corto plazo, la rentabilidad es uno de los elementos ms evidentes para atraer capitales en el largo plazo claro. Va relacionada a un nivel de riesgo, esta es la
rentabilidad ajustada por riesgo.
La importancia del anlisis de la rentabilidad viene determinada porque, aun partiendo de la mezcla de objetivos a que se afrenta una empresa, basados en la rentabilidad o beneficio, otros en el crecimiento, la estabilidad e incluso en el servicios a la sociedad, en todo anlisis empresarial el centro de la
discusin tiende a situarse en la polaridad entre rentabilidad y seguridad o solvencia como variables fundamentales de toda actividad econmica.
Los lmites econmicos de toda actividad empresarial son la rentabilidad y la seguridad, normalmente
objetivos contrapuestos, ya que la rentabilidad, en cierto modo, es la retribucin al riesgo y,
consecuentemente, la inversin ms segura no suele coincidir con la ms rentable.
77
Sin embargo, es necesario tener en cuenta que, por otra parte, el fin de solvencia o estabilidad de la empresa est ntimamente ligado al de rentabilidad, en el sentido de que de la la rentabilidad solvencia, es pues un la
condicionante
decisivo
obtencin de rentabilidad es un requisito necesario para la continuidad de la empresa16.
Niveles De Anlisis De La Rentabilidad Empresarial.
Un
primer
nivel
de
anlisis
conocido
como
rentabilidad econmica o del activo, en el que se relaciona un concepto de resultados conocido o
previsto, antes de intereses, con la totalidad de los capitales econmicos empleados en su obtencin, sin tener en cuenta la financiacin u origen de los
mismos, por lo que representa, desde una perspectiva econmica, empresa. el rendimiento de la inversin de la
Y un segundo nivel, la rentabilidad financiera, en el que se enfrenta un concepto de resultados conocido o

16
SANCHEZ BALLESTA, JUAN PEDRO(en lnea) Anlisis de la rentabilidad de la empresa 2002
78
previsto, propios
despus de la
de
intereses, y que
con
los
fondos el
empresa,
representa
rendimiento que corresponde a los mismos.
La relacin entre ambos tipos de rentabilidad vendr definida por el concepto conocido como apalancamiento financiero, que, bajo el supuesto de una estructura financiera en la que existe capitales ajenos, actuar como amplificador de la rentabilidad financiera
respecto a la econmica siempre que esta ltima sea superior al costo medio de la deuda, y como reductor en caso contrario.
Anlisis De Rentabilidad:
Miden
la
capacidad
de
generacin
de
utilidad
por
parte de la empresa.
Tienen
por
objetivo
apreciar
el
resultado
neto
obtenido a partir de ciertas decisiones y polticas en la administracin de los fondos de la empresa.
Evala
los
resultados
econmicos
de
la
actividad
79
empresarial.
Expresan el rendimiento de la empresa en relacin con sus ventas, activos o capital.
Es
importante
reconocer
estas
cifras,
ya para
que
la
empresa existir.
necesita Relacin
producir
utilidad la
poder de
directamente
capacidad
generar fondos en operaciones de corto plazo.
Indicadores
negativos
expresan
la
etapa
de
des
acumulacin que la empresa est atravesando y que afectar toda su estructura al exigir mayores costos financieros o un mayor esfuerzo de los dueos, para mantener el negocio.
Los indicadores de rentabilidad son muy variados, los ms importantes son: la rentabilidad sobre el
patrimonio, rentabilidad sobre los activos totales y margen neto sobre ventas.
80
Cmo Se Calcula La Rentabilidad De Un Producto
Por lo general, quienes compran productos costosos comparan las caractersticas de rendimiento de las diferentes marcas y pagan que ms el ms por un de en mejor precio pocas
funcionamiento, exceda el
siempre
aumento alto,
valor
percibido
palabras, el cliente siempre estar buscando la mejor relacin precio-valor. Al principio, casi todos los productos se ubican en uno de los cuatro niveles de rendimiento: pregunta: rentable? La empresa debe utilizar por lo menos una (o todas) las estrategias siguientes para determinar su bajo, promedio, alto y superior. lo hace La ms
un
rendimiento
ms
alto
poltica de calidad que determinara su rentabilidad:
Cumplimiento de las especificaciones.- el grado en el que se dise y las caractersticas de la operacin se acercan a la norma deseada. Sobre este punto se ha desarrollado muchas frmulas de control: Sello Norven de calidad, normas ISO9.000 ISO 14.000. ETC.
81
Durabilidad.- es la medida de la vida operativa del producto. Por ejemplo la empresa Volvo garantiza que los vehculos que ellos fabrican tienen el promedio de vida til ms alto y por eso su alto precio.
Seguridad de uso.-La el producto
garanta del fabricante de que bien y en sin fallas por da un la
funcionar
tiempo
determinado.
Chryster
Venezuela,
garanta ms amplia a sus vehculos: 2 aos a 50,000 kilmetros, demostrando su confianza en la calidad de manufactura.
Cmo Se Calcula La Rentabilidad En El Mercado
Las grandes compaas prefieren segmentos con gran volumen de ventas y suelen subestimar o evitar los segmentos pequeos. Las empresas pequeas, a su vez evitan los segmentos grandes, ya que estos requieren demasiados recursos. El crecimiento del segmento es, por lo regular una caracterstica deseable, ya que, las empresas desean al que mismo sus ventas la y utilidades competencia
aumenten;
pero
tiempo,
entrar rpidamente en los segmentos en crecimiento
82
y,
en
consecuencia,
disminuir
la
rentabilidad
de
estos.
Una de las frmulas que se puede utilizar esta dad por DU PONT
BENEFICIO ROE NETO = PATRIMONIO
Hay cinco fuerzas que se identifica para determinar el atractivo intrnseco a largo plazo de todo un mercado o de algn segmento de este. Las compaas tienen que evaluar la repercusin sobre la
rentabilidad a largo plazo de cinco grupos o riesgos que son los siguientes:
Competencia industrial.- un segmento no es atractivo si ya contiene competidores numerosos, fuertes o
83
agresivos. El cuadro es an peor si el segmento es estable o est en decadencia.
Participantes atractivo si
potenciales.puede atraer
un nuevos
segmento
no
es que
competidores
llegarn con nueva capacidad, recursos sustanciales e impulso para el aumento de la participacin.
Sustitutos.- un segmento no es atractivo si existen sustitutos sustitutos reales o potenciales los del producto. y Los
limitan
precios
utilidades
potenciales que se pueden obtener en un segmento.
Compradores atractivo creciente si e
proveedores.-Un compradores de
segmento un
no fuerte
es o
los poder
poseen
negociacin.
Los
compradores
tratarn de hacer que los precios bajen, demandarn mejor calidad o servicios y pondrn a los
competidores unos en contra de otros; todo esto a expensas de la rentabilidad del vendedor.17
17
Desarrollo e Implementacion de Gestion comercial para mejorar la rentabilidad de la empresa EL COL EIRL
84
CAPTULO 3. METODOLOGA 3.1 Diseo Metodolgico: 3.1.1 Tipo de Investigacin Descriptiva: investigacin, objetivos De acuerdo al de el propsito los de la y
naturaleza en
problemas el
formulados
trabajo,
presente
estudio rene las condiciones suficientes para ser calificado como una investigacin de este tipo, ya que nos permitir analizar y evaluar los sistemas de control interno del rea de compras, y detectar
irregularidades o deficiencias que pueden suscitarse en dicha rea. Adems expondremos algunas posibles alternativas de solucin a los problemas encontrados.
3.1.2
Diseo
de
Investigacin:
El
Diseo
de
investigacin a utilizarse es descriptivo.
3.2 Poblacin y muestra
3.2.1
Poblacin:
En
el
presente
trabajo
de
investigacin la poblacin est
determinada
85
por la empresa Inversiones Davel SAC.
3.2.2 Muestra: La muestra est conformada por el rea de compras de la Empresa Inversiones Davel SAC.
3.3 Operacionalizacin de las variables.
3.3.1 Variable Control
Independiente. Interno en el rea de Compras.
3.3.2 Variable La
Dependiente. Rentabilidad en la empresa.
86
3.4
Tcnicas
Instrumentos
de
recoleccin
de
datos. 3.4.1 Tcnicas de recoleccin de datos.
A fin de obtener el mximo de informacin para el logro de los objetivos, se utilizaron tcnicas de observacin documental. Se tuvo la oportunidad de observar directamente la forma como se trabaja dentro del rea de compras permitiendo conectar a los investigadores con la realidad de los hechos. La entrevista se aplic para diagnosticar la forma cmo se realiza todo el proceso de las compras. Para la entrevista se elabor un cuestionario de preguntas abiertas y ordenadas de acuerdo a los objetivos que se persiguen, el mismo que ha sido aplicado a las personas involucradas. La revisin de los registros permiti conocer la contabilizacin de los materiales y documentos que estn relacionados al tema de investigacin. directa, entrevistas y anlisis
87
3.4.2 Instrumentos de recoleccin de datos. Los principales instrumentos que se aplicarn en las tcnicas son: Gua de anlisis documental. Gua de entrevista.
3.5 Aspectos ticos
3.5.1 Honestidad.- Se Valora la verdad tanto como las capacidades de cada uno de los empleados. La verdad bien expresada y completa es el cdigo que rige la comunicacin de la empresa. Es la conducta recta, honrada que lleva a observar normas y compromisos as como actuar con la verdad, lo que denota sinceridad y correspondencia entre lo que hace, lo que piensa, lo que dice o que ha dicho.
3.5.2 Transparencia.- Se muestra como la empresa esta ha realizado sus actividades. Es el medio de que la organizacin ha utilizado buenas
mostrar
prcticas en la gestin de los fondos y alcanza los

88
fines por las que ha sido creada.
Da cuenta de los principios y normas que rigen la gestin, los resultados conseguidos y los recursos empleados, as como las normas y procedimientos
utilizados para asegurar un comportamiento tico y la garanta en la calidad en las prestaciones
realizadas.
3.5.3 Informacin Contable.- Es la forma de recoger la informacin relativa a la actividad empresarial, la cual influye en la toma de decisiones.
Registra todo los hechos econmicos y transacciones que realice la empresa as como la elaboracin de documentos.
3.5.4
Informacin
Financiera.-
Es
un
elemento
bsico para el anlisis e interpretacin de estados financieros, mismos que derivan de la contabilidad.
El
producto
que
genera
la
contabilidad
son
los a
estados
financieros,
enfocndose
esencialmente
89
proveer
informacin de
que la
permita entidad.
evaluar As
el como
desenvolvimiento
proporcionar elementos de juicio
para estimar el
comportamiento futuro de los flujos de efectivo, entre otros aspectos.
3.5.5
Profesionalismo:
Est
enfocada
en
una
constante preparacin y actualizacin para atender los desafos que confiere la modernizacin dentro del mbito de materiales, procedimientos y acabados para su desarrollo.
90
3.6 Elaboracin De Entrevista:
GUA DE ENTREVISTA ELABORACIN DE LA ENTREVISTA: NOMBRE: CARGO: 1. Actualmente cmo se encuentra la gestin
empresarial de la empresa? 2. Cmo funciona el control en el rea de compras en la empresa? 3. Qu tipo de polticas utiliza en la gestin de las compras? 4. Qu resultados ha obtenido con las polticas utilizadas? 5. Las adquisiciones se hacen siempre mediante
rdenes de compra y con base en cotizaciones? 6. El rea de Compras es el nico Departamento que se encarga de expedir rdenes de Compra? 7. Dnde y cmo se compran los productos? 8. Existen controles adecuados para salvaguardar que se hagan compras excesivas?
91
9. Existe compras
una
verificacin
de
las
facturas
de
recibidas,
comprobando
clculos
aritmticos y datos con el pedido al proveedor y documentacin de recepcin? 10. Se verifican los materiales comprados en
cuanto a calidad y cantidad? 11. Cmo funciona la recepcin de las compras y
quin lo hace? 12. Se revisa constantemente los precios de las
compras para cerciorarse que tales compras son convenientes para 13. Existe la empresa? pronosticado para
presupuesto
realizar las compras? 14. Existe una lista de proveedores
autorizados? 15. El personal de compras es capacitado
constantemente? 16. Considerara la idea de instalar un control
Interno en el rea de compras?
92
CAPTULO 4.
RESULTADOS se
De acuerdo a los resultados de la entrevista
puede rescatar que la gestin de la empresa no se encuentra en sus mejores momentos ya que en los
periodos 2011 y 2012 los resultados no han sido los esperados. En el rea de compras ha mostrado resultados
deficientes que est perjudicando la rentabilidad de la empresa, debido a que no existe un control en la compras. Se estn utilizando diversas polticas en la gestin de las compras las cuales no estn dando resultados, ya que algunas de ellas no son las adecuadas para el control de las compras. Algunas compras que se han realizado no han tenido orden de compra as como tampoco se han realizados las cotizaciones correspondientes aun cuando hayan sido fuertes por cantidades. tanto que no En este un sentido, se
observa
existe
seguimiento
formal del proceso de compra y por consiguiente un control adecuado sobre la necesidad del producto El rea de compras no es el nico que se encarga de realizar las rdenes de compras ya que en algunas
93
oportunidades directamente.
tambin
lo
hacia
el
gerente
Cuando los proveedores son conocidos y son fijos las compras se realizan a travs de pedidos en caso contrario se realizaba en el establecimiento de la
misma empresa proveedora. Como se ha mencionado algunas compras se realizaban sin ninguna orden o requerimiento, y es aqu en donde no se puede controlar las cantidades que se compran si son excesivas o faltantes. Las revisiones a los comprobantes de compra son superficiales, mayormente no se las hacen revisiones se han a fondo sin
cuando
compras
hecho
orden de compra en otras oportunidades no se hacen por falta de tiempo. La mayora de compras de materias primas se han realizado refirindose a la calidad que se han las mejores del mercado y esto incurra en gasto para la empresa. La recepcin del de las materias ya primas lo hace son el los
personal
almacn
que
ellos
94
encargados la recepcin se realiza directamente en el almacn. La gerencia de la empresa conjuntamente con el rea de presupuesto ha designado un presupuesto para el rea de compras de acuerdo al valor de la obra y el tiempo de duracin de la misma, pero este
presupuesto vara cuando se hacen compras sin orden o requerimiento o por otra rea que no sea el rea de compras. Existe una lista de proveedores ms frecuentes pero no se tiene informacin a fondo de ellos as como tampoco se ha realizado contratos con ellos. El personal de rea de compras no es fijo, con los ltimos resultados que ha tenido la empresa el
personal ha cambiado y las capacitaciones no se dan con frecuencia. La empresa ha optado por la idea de instalar un control interno en el rea de compras ya que los ltimos resultados de rentabilidad de la empresa no son los esperados con el mtodo que se estaba
empleando en el rea de compras.
95
CAPTULO 5. PROPUESTA A continuacin se presenta la propuesta de un
modelo de control interno en el rea de las compras de la Empresa Inversiones Davel SAC., el mismo que est compuesto por polticas y procedimientos de compras.
96
MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL REA
DE LAS COMPRAS de acuerdo a
OBJETIVO: Administrar las compras mediante una programacin adecuada en forma ordenada, eficiente y eficaz los avances de los proyectos, para de esta forma lograr el abastecimiento en las diferentes obras y en la empresa en s. POLITICAS: Las compras se harn a solicitud de los ingenieros
residentes. Las compras se programarn para cada semana en todos los proyectos. Las compras debern de tener rdenes correspondientes y llenas en todas las formalidades. Los ingenieros residentes solicitarn con una semana de anticipacin semana, como necesarios. Los cheques para las compras que sean en efectivo de acuerdo al programa deber de quedar listos el da sbado, para hacer las compras en la semana siguiente. Algunas compras sern al crdito, otras al contado. el lo material es el a utilizar y en otros la prxima sean cemento, que
97
CONTROL INTERNO Se visitarn los proyectos para ver si las compras
solicitadas proceden y van de acuerdo al avance del proyecto. Se revisarn las recepciones en el almacn. Identificar el exceso de los materiales en el almacn, del mismo que se est solicitando. Se comprar de acuerdo al avance del proyecto. Verificar el consumo de materiales cada semana. Se efectuar hasta tres cotizaciones con los proveedores.
98
PROCEDIMIENTO: 1. Las compras lo solicitarn los ingenieros residentes al departamento proyecto. 2. El departamento de compras verificar procede a la compra o no. 3. El departamento de compras, previa cotizacin ubicar al proveedor respectivo haciendo la solicitud de los materiales, herramientas, equipos solicitado previa orden de compra programada y firmada. 4. El proveedor har entrega al departamento de compras lo solicitado. 5. El departamento de compras verificar, con previas facturas la cantidad, detalles de lo comprado. Al mismo tiempo enva al departamento de contabilidad la factura original, pago. 6. El mismo departamento de compras enviar copia de la factura al almacn. 7. El departamento de compras deber asegurarse que los materiales proyectos. sean suministrados a tiempo en los previamente revisado y autorizado para su si la solicitud procede de acuerdo a los avances del proyecto, as se de compras, para el desarrollo del
99
PROPUESTA ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE COMPRAS: A continuacin se presenta la propuesta del organigrama del departamento de compras:
JEFE DE COMPRAS
ENCARGADO DE COMPRAS
ALMACENERO
2. ENCARGADO DE COMPRAS
ASISTENTE
100
RESPONSABLES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS: El departamento de compras debe estar compuesto por el jefe de compras, dos encargados de las compras, el almacenero y un
asistente en caso ser necesario.
101
FUNCIONES DEL JEFE DE LAS COMPRAS: Respecto al Jefe del Departamento de las compras debe cumplir con las siguientes responsabilidades: Departamento: Compras Actividad Responsable : Compra de materiales y suministros. : Jefe de compras
Objetivo: Supervisar el cumplimiento de las polticas del departamento de compras, y verificar el cumplimiento de los procedimientos. Funciones: 1. Revisar y aprobar todos los documentos que respaldan una opcin de compra. 2. Ser responsable de todo el material y suministros que se adquieran. 3. Supervisar las actividades de los encargados y asistente de compras. 4. Analizar las necesidades. 5. Verificar el cumplimiento de la solicitud de cotizaciones. 6. Analizar la opcin escogida. 7. Entregar reportes a la Gerencia. 8. Analizar el mercado. 9. Firmar todos los documentos emitidos por el departamento de compras.
102
FUNCIONES DEL PERSONAL
ENGARGADO DE LAS COMPRAS:
Respecto a los encargados de compras o adquisiciones, deben tener las siguientes funciones:
Departamento: Compras Actividad Responsable : Compra de materiales y suministros. : Encargado de compras 1 y 2
Objetivo: Realizar el proceso de las compras, cumplir con los procedimientos establecidos, reportar al jefe de Compras el trabajo realizado mensualmente y cumplir con las polticas del departamento de compras.
103
Funciones: 1. Emitir solicitudes de calificacin de proveedores. 2. Recibir la documentacin que respalda la calificacin de proveedores. 3. Actualizar la base de datos de los proveedores. 4. Emitir solicitudes de actualizacin de proveedores. 5. Recibir las solicitudes de material de todos los departamentos de la empresa. 6. Solicitar las cotizaciones. 7. Elaborar informe sobre el proveedor que cumple con los requerimientos. 8. Har firmar todos los documentos emitidos al Jefe de Compras. 9. Emitir orden de compra. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Solicitar la elaboracin de contratos. Realizar el seguimiento de la orden de compras. Har llegar una copia de la orden de compras al Realizar el seguimiento de la firma de contratos. Realizar seguimiento de entrega de material. Archivar toda la documentacin emitida en el
almacenero.
departamento de compras.
104
FUNCIONES DEL ALMACENERO: Respecto al almacenero debe realizar las siguientes funciones. Departamento: Compras Actividad Responsable Objetivo: : Compra de materiales y suministros. : Almacenero Recibir, analizar y cotejar las mercaderas
recibidas, archivar en forma ordenada todos los documentos recibidos en el departamento y emitidos por l. Funciones: 1. Recibir copias de las rdenes de compras. 2. Recibir el material en obra o en el almacn. 3. Revisar el material y suministros recibidos. 4. Cotejar lo recibido con la orden de compra, gua de remisin y fsicamente. 5. Colocar sello en la gua de remisin. 6. Registrar los ingresos y egresos de almacn. 7. Guardar materiales y suministros. 8. Archivar los documentos emitidos. 9. Elaborar informes mensuales del material recibido. 10. Elaborar informes del material entregado.
105
CAPTULO 6. CONCLUSIONES
En
base
al
diagnstico Davel
realizado se
la
Empresa las
Inversiones conclusiones:
SAC.,
establece
1.-
Actualmente manual
en de
Inversiones cargos al
Davel
SAC.
no y
existe
personal
procedimientos administrativos que permiten darle atribuciones al personal que all labora. Slo
existen tareas escritas que le dictan al personal sus actividades a realizar.
2.- Inversiones Davel SAC. no cuenta con controles automatizados, sus procesos de compra se hace de una forma manual, en el cual no permiten una
informacin rpida y oportuna.
3.-Debido (Cascos,
la
gran
cantidad lentes,
de
insumos
menores etc.)
guantes,
herramientas,
entregados a trabajadores para ser utilizados en una determinada obra, los cuales no son devueltos por cuanto no tienen otra aplicacin por el uso y
106
como representan parte del elemento del costo del proyecto.
4.-
Como
ltima
conclusin,
por
la
falta
de
control, indispensable en la empresa.
107
CAPTULO 7. RECOMENDACIONES
Basndose
en
las
conclusiones
se
indicarn
las
recomendaciones que como tales permitirn lograr el objetivo propuesto.
1. Se
recomienda
la
implementacin
de
un
manual
de
cargos y atribuciones que defina cada una de las actividades laboran. a realizar las personas que all
2. Es por eso que se le recomienda la adquisicin de sistemas computarizados, que le permita el
seguimiento y el control tanto de las compras que se va a realizar como de las ya existentes y
consumidas.
3. Se
recomienda de la
a su
los
efectos
de en
control el
podra de la se
tratarse finiquitar cantidad
devolucin y de esta
momento cotejar las que
obra
manera con
en
unidades
entregadas
estn recibiendo.
108
4. Recomendamos
la
aplicacin
del
diseo
de
control
interno de compras propuesto en este trabajo.
109
CAPTULO 8. BIBLIOGRAFA. ALVAREZ ILLANES, Juan Francisco, Lima, Instituto Auditora Pacfico
Gubernamental
Integral.
SAC, 1ra ed., 2007. ESTUPIAN GAITAN ,Rodrigo,Administracin de Riesgos E.R.M Y Auditoria Interna,Editorial
Ecoediciones,Bogot 2006.Pg.2-3 MORENO.Abraham, Interno.Novena VALENCIA, sistema Fundamentos Edicion.Pg.3 Control Empresa, Interno Editorial un efectivo Astrillas, de Control
Joaqun, para la
Mxico, 209. Pg. 117 PEA,Jess,Control Auditoria y Revisora
Fiscal,Bogot,Ed.Ecoe,2007.Pg.15 FONSECA LUNA, Oswaldo. Sistema de Control Interno para Organizaciones. Lima. 1era ed., 2011. 47p. ISBN 978-9972-2948-3-9 MANTILLA BLANCO, Samuel A. Auditora 2005. Bogot. Pontificia Pg.59. PEA BERMDEZ, Jess Mara. Control, Auditora y Universidad Javeriana. Ecoe ed. 2003,
Revisora Fiscal. 3 ed. Bogot, 2000.Pg.8
110
SANTILLANA GONZLES, Juan Ramn, Establecimientos de Sistemas de Control Interno. Mxico DF: 1 ed.,
2003. Pg. 3 SLOSSE, Carlos Alberto. Auditora. Buenos Aires: 1 ed. 2 reimp, 2008.742p. ISBN 978-987-03-0878-2 TLLEZ TREJO, Benjamn Rolando. Auditora un enfoque prctico. Universidad Nacional Autnoma de
Guadalajara, 2004. Pg.45-5. WESBERRY JIM, Marco. Integrado Control de los
recursos y los riesgos, Ecuador. Pg. 14 CEPEDA, Primera Gustavo, Edicin, Auditora Editorial y Control Interno, Mxico;
McGraw-Hill
1997. Pg. 15. http://www.slideshare.net/folista/la-contabilidadde-la-empresa-4454678 http://sigb.uladech.edu.pe/intranet-tmpl/prog/esES/PDF/19342.pdf. http://www.slideshare.net/carloschavezmonzon/tesissobre-la-metodologa-mipe. http://www.departamentodecompras.es/Pages/Web/Departamento Compras/Consejos.aspx.
111
http://www.monografias.com/trabajos46/controltransporte-urbano/control-transporte-urbano2.shtml. http://bibadm.ucla.edu.ve/edocs_baducla/tesis/P32.pd f http://repo.uta.edu.ec/bitstream/handle/123456789/17 07/TA0051.pdf?sequence=1 http://www.sisman.utm.edu.ec/libros/FACULTAD%20DE%20 CIENCIAS%20ADMINISTRATIVAS%20Y%20ECON%C3%93MICAS/CAR RERA%20DE%20ECONOM%C3%8DA/09/Control%20interno/CONTR OLINTERNO.pdf http://tesis.ula.ve/pregrado/tde_busca/arquivo.php?c odArquivo=2591 http://produccionuc.bc.uc.edu.ve/documentos/trabajos/63001F07.pdf http://html.rincondelvago.com/administracion-deinventarios.html http://www.monografias.com/trabajos7/fluma/fluma.sht ml http://bibadm.ucla.edu.ve/edocs_baducla/tesis/P194.p df http://www.ulpgc.es/hege/almacen/download/11/11279/5 _el_control_intern.pdf
112

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UNIVERSIDAD SAN PEDRO

ASESOR: Dr. MISAEL REVILLA BECERRA

NUEVO CHIMBOTE 2013

durante estudiantil consejos para

presentaban, encarar las la el

A mi familia quienes por

ellos soy lo que soy.

AGRADECIMIENTOS Agradezco a Dios por protegerme y darme fuerzas para superar

Inversiones abrirnos facilitar requerida.

Agradezco iluminado elaboracin

tesis, a INVERSIONES DAVEL SRL. SAC. Por abrirnos las puertas de su

y brindarme la informacin as mismos al profesor

encargado de la enseanza del mdulo profesional, por su apoyo y

orientacin en la elaboracin de la tesis.

NDICE ITEM PGINA

tiene como propsito dar a conocer cmo

internos en sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas.

administrativos y alcanzar los objetivos propuestos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Descripcin De La Realidad Problemtica.

proporciona financieros, proporcionar

empresa, por no contar con procedimientos y tcnicas

En la seleccin del las compras de

problema se tiene en cuenta que prima y materiales son

adecuada cotizacin , existe tambin otro tipo de

existe entre el control interno y la rentabilidad.

de optimizar la gestin administrativa. Las polticas y procedimientos son actividades de

establecimiento para crear

procedimientos que llevarn a cabo el cumplimiento de la misma.

Formulacin Del Problema. control interno del rea de

compras influye en la rentabilidad de la empresa Inversiones Davel SAC. Periodo 2012-2013?

Objetivos De La Investigacin Objetivo General:

Inversiones Davel SAC.? Periodo 2012-2013.

Interno que afectan a Inversiones Davel SAC.

Inversiones Davel SAC.

El control interno de rea de compras si influye en la rentabilidad de la empresa Inversiones permite el

Davel SAC periodo 2012-2013, porque

procedimientos, eficiente rentables.

corregirlos mediante un adecuado control.

2.1.1. Nivel Internacional.

importante con una buena toma de decisiones para salvaguardar el patrimonio.

cambios que surgen debido a la globalizacin y avances de la tecnologa, estos sean

aprovechados en establecer empresa en todas sus

mejoras hacia la Y as seguir

siendo competitivos en el mercado.

Institucin: Universidad De Oriente Conclusiones: El control interno de los

forma rpida y confiable.

COMPRAS Y SU INCIDENCIA EN LA LIQUIDEZ DE LA EMPRESA COMERCIAL YUCAILLA CIA.LTDA.

logrando cumplir las metas planteadas.

Ttulo: DESARROLLO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y

PAGOS DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE OFICINAS Y DEPARTAMENTOS. CASO: COMPAA PROMOTORA

objetivos planteados por la Gerencia General de la empresa. 2.1.2. Nivel nacional.

Ttulo: : DEL AREA

LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DE VENTAS DE UNA EMPRESA

control interno permite minimizar riesgos de errores e irregularidades en perjuicio de la empresa.

DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

Interno para los hospitales del Sector Salud,

institucional; con lo cual se va a obtener informacin presupuestal, financiera,

economa de la gestin hospitalaria.

Para garantizar, una buena administracin del personal.

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DE REPRESENTACIONES DORA BEATRIZ

Toribio De Mogrovejo Conclusiones: control La empresa que le no cuenta con un

detectar y corregir en su oportunidad eventos indeseados, confiabilidad poniendo de la en riesgo la la