Pendahuluan Sesungguhnya manusia menghendaki kemudahan dalam kehidupannya, oleh karena itu hasil ciptaan manusia tentunya dalam

rangka agar hidupnya lebih mudah dan lebih berkualitas. Belum pernah ditemui dalam sejarah manusia bahwa manusia memilih jalan hidup yang justru menyulitkan jalan hidupnya. Kalau sekiranya ditemui ada manusia yang jalan hidupnya sulit, sebenarnya bukanlah pilihan jalan hidupnya. Bagaimana agar manusia dapat mudah menjalani kehidupannya? Bermacam-macam yang dipilih untuk menjalani kehidupannya, ada yang memilih mengasingkan diri dari hiruk pikuk dunia, dan ada yang memilih menciptakan Ilmu dan teknologi atau menggunakan ilmu dan teknologi untuk membantu menjalani kehidupannya. Jika kita memilih menciptakan dan atau memanfaatkan ilmu dan teknologi untuk membantu menjalani kehidupan, tentunya perlu ada upaya yang sungguh-sungguh untuk dapat meraihnya, bentuk kesungguhan ini tentunya mengorbankan waktu, tanaga, pikiran, dan bentuk pengorbanan yang lain. Jarang sekali manusia dengan menjalani kehidupan dengan mudah tanpa kesungguhan untuk meraihnya, bahkan seringkali kita dengar ada orang-orang telah sungguh berupaya agar hidupnya mudah namun gagal meraihnya. Tuhan sebenarnya menghendaki agar manusia mudah menjalani kehidupannya. Untuk maksud ini Tuhan menciptakan kitab suci sebagai pegangan hidup yang dapat dipakai sebagai manual prosedur dalam berkegiatan sehari-hari, siapa saja yang mengikuti manual prosedur dari Tuhan dapat dipastikan hidupnya lebih mudah. Bagaimana agar manual prosedur dari Tuhan ini dapat dijadikan pedoman kehidupan bagi generasi ke generasi? Tidak lain adalah bahwa manual prosedur ini mesti tercatat, terdokumentasikan dengan benar, sehingga dapat dimanfaatkan oleh manusia dari generasi ke genarasi. Jika kita hendak menyimpulkan secara sederhana, kata kunci yang dapat dicatat adalah pertama ada manual prosedur, dan kedua pencatatan dan dokumentasi. Sekilas tampak mudah untuk mengikuti persyaratan kata kunci ini, namun dalam kenyataanya jarang sekali kita mencat dan mendokumentasikan fakta penting dalam kehidupan ini. Dalam kehidupan sehari-hari, seseorang sebenarnya senantiasa berkaitan dengan fakta, data, dan informasi, terutama jika kehidupan seseorang sebagian besar dihabiskan dalam pekerjaan perkantoran atau pekerjaan bisnis misalnya. Karena seringnya seseorang bergelut dengan fakta, data dan informasi justru seringkali hal-hal tersebut tidak tercatat atau tidak terdokumentasikan. Akibatnya peristiwa penting yang seharusnya dapat dipakai sebagai alat pengambilan keputusan manjadi tidak tersedia dan tentunya pengambilam keputusan menjadi kurang tepat. Oleh karena itu pokok bahasan kita mengenai pemantaatan database ini tentunya mesti ada langkah-langkah agar kita dapat memanfaatkan database sesuai dengan keperluan kita yakni keperluan agar kita dapat menjalani kegiatan sehari-hari dengan lebih mudah. Sebelum melangkah lebih jauh tentang database, marilah kita simak beberapa hal terlebih dahulu berkaitan dengan fakta, data, informasi, bahkan sedikit dengan manajemen pengetahuan atau biasa disebut dengan knowledge management. Fakta Fakta (factus) ialah segala sesuatu yang tertangkap oleh indra manusia. Fakta seringkali diyakini oleh banyak orang sebagai hal yang sebenarnya, baik karena mereka telah mengalami melaluli melihat, mendengar, menyaksikan kenyataan-kenyataan, kejadian yang sesungguhnya. Dalam istilah keilmuan fakta adalah suatu hasil observasi yang obyektif dan
Urgensi Pemanfaatan Database 1

dapat dilakukan verifikasi oleh siapapun. Diluar lingkup keilmuan fakta sering pula dihubungkan dengan suatu hasil pengamatan jujur yang diakui oleh pengamat yang diakui secara luas. Contoh yang kita alami sekarang, berupa pelatihan adalah merupakan fakta yang tidak dapat terbantahkan dan dapat diverifikasi dan dikomfirmasi kebenarannya oleh siapapun. Inilah fakta. Fakta seringkali berlalu begitu saja dan dilupakan, bahkan oleh pelakunya sendiri. Jika fakta tidak mengandung makna penting, boleh jadi hal demikian tidaklah menjadi masalah, fakta yang dilupakan akan menjadi masalah jika ternyata fakta mengandung nilai, mengandung urgensi. Oleh karena itu fakta penting sama sekali tidak boleh dilupakan, mesti diingat, melalui catatan, rekaman, dan sebagainya. Fakta yang telah tercatat inilah dalam kajian keilmuan disebut data. Data Fakta yang tercatat tentunya perlu di tata, disistematikan agar mudah dibaca, dipahami, dimengerti, paling tidak mudah diingat kembali. Jika fakta sudah tercatat, ditata, disistematikan sedemikian rupa fakta, atau kejadian yang sesungguhnya berubah statusnya menjadi data. Secara sederhana dengan demikian data merupakan sekumpulan fakta yang telah tercatat sedemikan rupa, sehingga dapat berbentuk angka, karakter, symbol, gambar, tanda-tanda, isyarat, tulisan, suara, bunyi yang merepresentasikan keadaan sebenarnya yang selanjutnya dimanfaatkan sesuai kebutuhan. Dalam dunia keilmuan data didefinisikan sebagai data is the description of things and events that we face. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi, Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data adalah bahan yang akan diolah/diproses berupa angka-angka, huruf-huruf, symbol-simbol, kata-kata yang akan menunjukkan situasi dan lain lain yang berdiri sendiri . Dalam bahasa sehari-hari data adalah fakta tersurat (dalam bentuk catatan atau tulisan) tentang suatu obyek. Dalam dunia komputer data adalah segala sesuatu yang dapat disimpan dalam memori menurut format tertentu. Fakta yang telah tersusun, tercatat secara sistematis menjadi data, boleh jadi bermanfaat bagi orang lain, namun boleh jadi belum/tidak bermanfaat. Jika data tidak bermanfaat bagi orang, data hanyalah sebuah data yang tidak berguna, maka data hanyalah data, data tetap disebut data. Namun jika data dapat digunakan untuk kepentingan sesuatu, maka data berkembang statusnya menjadi informasi. Contoh jadwal penerbangan adalah data, data yang berisi jadwal keberangkatan maskapai penerbangan, jadwal penerbangan tetap disebut data jika dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan namun jika dibaca oleh seseorang yang ingin bepergian menggunakan maskapai tersebut maka jadwal penerbangan bukan hanya sebagai data melainkan sebagai informasi. Informasi Yogiyanto (1990:11) mendifinisikan informasi sebagai data yang dapat diolah yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya. Murdik (1973: 12) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaan dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Secara sederhana dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi penerima dan berguna dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang akan datang.

Urgensi Pemanfaatan Database

Ciri Informasi Darmawan (2001) menjelaskan 6 ciri dari informasi yang bisa memberikan makna bagi pengguna, diantaranya: 1) Amount of Information (Kuantitas Informasi), informasi yang diolah oleh suatu prosedur pengolahan informasi mampu memenuhi kebutuhan banyaknya informasi. 2) Quality of Information (Kualitas Informasi), bahwa informasi yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan kualitas informasi. 3) Recency of Information (Informasi Aktual), bahwa informasi yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan informasi baru. 4) Relevance of Information (Informasi yang relevan atau sesuai), bahwa informasi yang oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan informasi. 5) Accuracy of Information ( Ketepatan Informasi), bahwa informasi yang oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan informasi 6) Autehnticity of Information ( Kebenaran Informasi), bahwa informasi yang dikelola oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan informasi yang benar. Ciri-ciri dari informasi ini idealnya dimiliki oleh informasi yang dibutuhkan ketika kita akan merumuskan atau membuat kebijakan tertentu, sehingga tindakan atau aktivitas yang diambil sesuai dengan kebutuhan dan tujuan pemakaian informasi yang dimaksud. Secara empiris banyak informasi yang tidak berkualitas, artinya informasi yang ada, tidak dapat dipakai oleh yang membutuhkan secara tepat, oleh karena itu informasi yang berkualitas haruslah memiliki ciri-ciri sebagaimana disebutkan di atas, selain ciri-ciri sebagaimana yang disebutkan oleh pakar sistem informasi Mc. Load, ia mencrikan informasi yang berkualtas hendaknya memenuhi persyaratan sebagai berikut: Akurasi (Informasi yang dihasilkan benar-benar akurat, data yang dimasukkan dan proses yang digunakan didalam sistem harus berkualitas atau proses harus sesuai dengan sistem dan prosedur), Relevansi (Informasi yang dihasilkan sesuai kebutuhan). Ketepatan waktu (Informasi yang dihasilkan tepat waktu) , dan Kelengkapan (Informasi yang dihasilkan lengkap). Kegiatan perkantoran senantiasa berhubungan data, dan informasi, namun seringkali jarang mendokumentasikan data dan informasi secara layak sehingga mudah dimanfaatkan oleh pimpinan sekarang maupun pimpinan yang akan datang. Seringkali pimpinan baru membuat kebijakan baru atau bahkan bertentangan dengan kebijakan pimpinan lama hal ini salah satu sebab utmanya adalah tidak ada dokumentasi yang memadai setiap aktivitas organisasi. Fungsi utama dari dokumentasi setiap aktivitas organisasi adalah para pimpinan baru dapat mengetahui permasalahan-permasalahan masa lalu dan selanjutnya dapat memperbaikinya atas dasar pengalaman masa lalu. Sudah waktunya organisasi sekarang mengimplementasikan manajemen pengetahuan (knowledge management) sebagai upaya untuk menumbuh-kembangakan secara terus menerus pertumbuhan organisasi. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) Meskipun para ahli belum ada kesepakatan untuk mendifinisikan Knowlegde Management, namun secara sederhana manajajemen pengethuan dapat di pahami sebagai akitivitas merencanakan, mengorganisir, mendaya-manfaatkan dan mengendalikan knowledge (data, informasi, pengalaman, ide, kreativitas, instuisi), sehingga mudah diakses oleh siapapun dan kapanpun sesuai dengan otoritas dan kompetensinya. Melihat sifatnya pengetahuan (knowledge) yang abstrak, manajemen tidak mudah untuk mengelolanya. Kalaupun data dan informasi telah terdokumentasikan, namun belum tentu knowledge, dapat dikelola oleh manajemen dengan selayaknya dan dapat dipercaya. Knowledge Management juga membawa kesadaran manajemen, yakni kesiapan sumber daya manusia merupakan syarat sebelum sebuah teknologi digunakan dalam organisasi. Knowledge Management juga
Urgensi Pemanfaatan Database 3

memperjelas pengertian bahwa teknologi dan strategi organisasi memerlukan pemahaman yang utuh dari keduanya. Betapapun canggihnya teknologi yang dimiliki oleh suatu organisasi, kegunaannya sangat tergantung kepada sumber daya manusia yang berada di balik teknologi itu. Paling tidak ada 3 persyaratan agar knowledge management dapat efektif, pertama Comitment menunjuk pada seberapa jauh manajemen memiliki sifat yang setia, loyal, dan memiliki dedikasi yang baik terhadap budaya organisasi yang memberikan iklim yang kondosif terciptanya budaya knowledge sharing antar anggota organisai. Kedua Character/karakter menunjuk pada sifat-perilaku manajemen dan anggotanya. Pekerja berkarakter baik berarti memiliki tanggungjawab, dan kejujuran pada setiap pekerjaan yang menjadi tugasnya. Yang terakhir, Competency artinya efektivitas knowledge manajemen dapat efektif hanya jika dipegang oleh seseorang yang mampu dan memiliki kompetensi, yang umumnya disebut dengan 3 C. Teknologi informasi hanya dapat produktif di tangan knowledge workers. Melalui knowledge yang mereka kuasai, knowledge workers mendesain layanan yang pas dengan kebutuhan masyarakat, menciptakan layanan secara cost effective, dan memberikan pelayanan secara efektif kepada masyarakat. Dengan demikian, layanan organisasi memiliki kandungan pengetahuan memadai untuk memenuhi kebutuhan kebutuhan masyarakat. Produk dan jasa bersaing melalui kandungan pengetahuan yang terdapat di dalamnya untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Organisasi yang secara ekstensif, memanfaatkan teknologi informasi dalam melayani masyarakat, memerlukan knowledge workers untuk menjadikan teknologi tersebut produktif dalam menciptakan kekayaan organisasi. Oleh karena karakteristik pekerjaannya, knowledge workers ini menuntut prinsip-prinsip manajemen yang sangat berbeda dengan yang diperlukan untuk mengelola pekerja yang mengandalkan ketrampilan dan tenaga mereka (Mulyadi, 2001). Berkaitan dengan sumberdaya manusia ini selanjutnya Mulyadi menyebut paling tidak ada 4 faktor keberhasilan organisasi pada jaman teknologi informasi ini yaitu: 1.Kecepatan. Bukan lagi ukuran yang menentukan keberhasilan organisasi, namun kecepatan dalam menyediakan layanan bagi masyarakat, kecepatan dalam membawa produk dan jasa baru masyarakat, kecepatan dalam mengubah strategi, dan kecepatan dalam merespon perubahan kebutuhan masyarakatlah yang menentukan keberhasilan organisasi di masa sekarang. 2.Fleksibilitas. Bukan lagi kejelasan peran melalui job description rinci yang menentukan keberhasilan organisasi, namun fleksibilitas personel dalam menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan lingkungan pemerintah, kemampuan belajar ketrampilan baru, dan kesediaan untuk bergeser ke lokasi dan penugasan baru yang belum pernah dikenal, yang menentukan keberhasilan organisasi di masa sekarang. 3.Integrasi. Bukan lagi spesialisasi yang menentukan keberhasilan organisasi , namun, keterpaduan seluruh personel organisasi dan keterpaduan organisasi pemerintah dengan organisasi lain dan dengan kelompok masyarakat yang menentukan keberhasilan organisasi di masa sekarang, mengingat semakin kompleksnyaa kebutuhan masyarakat yang harus dipuasi oleh organisasi pemerintah. 4.Inovasi. Bukan lagi pengendalian yang harus ditekankan untuk mencapai keberhasilan organisasi, namun kemampuan untuk menghasilkan inovasi layanan dan proses baru untuk
Urgensi Pemanfaatan Database 4

memenuhi kebutuhan masyarakat yang senantiasa berubah yang menetukan keberhasilan organisasi di masa sekarang. Tipe Knowledge Dalam Organisasi Berikut yang disampaikan Widayana (2005) tentang Knowledge yang ada dalam organisasi. Seukuran apapun suatu organisasi, pasti memiliki asset knowledge. Namun pada kenyataannya, asset knowledge tersebut sering tidak digunakan secara maksimal karena organisasi tidak memiliki system untuk mengelola knowledge tersebut. Jika ditinjau lebih lanjut, terdapat dua tipe pengatahuan sebagai berikut : 1. Tacit knowledge adalah knowledge yang sebagian besar berada dalam organisasi. Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Tacit knowledge sangat sulit untuk dipindahkan kepada orang lain, karena knowledge tersebut tersimpan pada masingmasing pikiran (otak) para individu dalam organisasi sesuai dengan kompetensinya. 2. Explicit knowledge adalah pengetahuan dan pengalaman tentang 'bagaimana untuk', yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Contoh konkretnya, yakni sebuah buku petunjuk pengoperasian sebuah mesin atau penjelasan yang diberikan oleh seorang instruktur dalam sebuah program pelatihan. Untuk membangun knowledge menjadi asset organisasi, perlu diketahui sifat-sifat knowledge. Premium knowledge adalah knowledge yang berguna bagi perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasa dengan daya saing yang tinggi dalam rangka melayani masyarakat. Premium knowledge dapat diartikan sebagai tacit knowledge para ahli dalam organisasi yang terdokumentasi. Misalnya, komunikasi antar para ahli yang menghasilkan knowledge base dan menjadikan organisasi dapat bersaing pada tingkatan prima. Melalui premium knowledge organisasi harus dapat dapat menciptakan system pertahanan bagi knowledge nya agar tidak mudah ditiru dan berguna untuk memperpanjang umur daya saing organisasi. Mengadakan Sharing Vision Secara Periodik Aktivitas sharing vision adalah menjelaskan dan mendiskusikan visi, misi, dan value yang dianut organisasi, dalam bentuk yang mudah dioperasionalkan oleh seluruh lapisan organisasi. Untuk menuju organisasi yang bertumpu pada knowledge, sharing vision mempunyai penekanan membangun dan mengasah kemampuan analisis setiap pesertanya. Oleh karena itu, data dan informasi kondisi organisasi yang termutakhir sangat berperan dalam analisis dan keputusan tindakan selanjutnya. Jika knowledge merupakan penerapan dari informasi melalui pengalaman yang nyata, maka knowlwdge adalah kemampuan kita untuk melakukan tindakan. Belajar merupakan proses meningkatkan kemampuan kita atau mengisi 'amunisi' kita untuk bertindak dan menghasilkan sesuatu. Untuk meningkatkan inovasi melalui knowledge, diperlukan budaya organisasi untuk selalu belajar. Konsep learning organization atau organisasi pembelajaran, yang antara lain diawali riset Chris Arygris dari Havard tahun '70 an, adalah, metode untuk membentuk organisasi pembelajar. Konsep ini menjadi semakin popular dan diaplikasikan sejak munculnya pemikiran Peter Senge pada tahun 1990 an, untuk menciptakan organisasi pembelajar, diperlukan lima disiplin sebagai berikut : 1. Keahlian Pribadi (personal mastery) yakni, mengembangkan keahlian pribadi yang selaras dengan kebutuhan organisasi untuk mencapai tujuan.
Urgensi Pemanfaatan Database 5

2. Berpikir system (system thinking) yakni,kemampuan untuk memandang setiap masalah secara komprehensif. Selain itu, juga mengerti hubungan antara satu hal dengan hal lain dan hubungan sebab akibat dalam organisasi.. 3.Membangun visi bersama yakni, kemampuan organisasi untuk menciptakan makna yang dalam dan penuh arti agar dicapai oleh semua orang.. orang belajar dan mengatasi masalah bukan karena diindoktrinasi, tetapi karena mereka ingin melakukannya. 4. Pembelajaran tim yakni, mengembangkan kemampuan tim secara bersama untuk mencapai tujuan organisasi. 5. Model mental yakni, mengembangkan model mental kita, tentang bagaimana gambaran kita dalam memandang dunia dan bagaimana kita mengambil tindakan. Kita sering tidak menyadari bahwa cara bersikap dan bertindak sangat dipengaruhi oleh bagaimana cara pandang kita terhadap sesuatu. Pentingnya Memahami Konsep Database Data dalam organisasi merupakan sumberdaya dasar yang penting. Tugas utma yang harus dilakukan semua organisasi adalah mengumpulkannya dan menggunakannya untuk kebutuhan organisasi. Bentuk umum menyimpan daa berubah dari buku besar ke berkas komputer. Saat organisasi berkembang, kesulitan untuk mengelola data daengan volume yang besar menjadi meningkat. Hal ini menuntut perlunya sistem yang mengatur untuk melakukan fungsi-fungsi pengelolaan data dan menjadikannya tersedia bagi pemakai. Secara umum kelabihan pemanfaatan sestem basis dsata dibanding sistem tradusional adalah bersifat kompak, tidak menjemukan, cepat, akutat, mutakhir. Tanpa mengabaikan bagian yang lainnya, keberhasilan sebuah sistem informasi sangat tergantung pada basis data yang digunakan. Basis dsata yang lengkap, akurat, mudah digunakan, serta efisien akan meningkat kualitas sistem informasi. Sutanta (2011) menyebut bahwa pemahaman yang komprehensip tentang basis data ini memerlukan dukungan pemahaman tentang beberapa hal seperti: Aplikasi basis data Bahasa Pemograman Manajemen basis data Software basis data Hardware basis data Database dan Teknologi Informasi Istilah Database yang lebih dikenal dari pada istilah yang dimiliki dengan versi bahasa Indonesia yaitu Basis data. Ada keterkaitan erat antara database, teknologi informasi dan manajemen pengetahuan. Tentunya databse akan memiliki fungsi yang optimal jika ditata, diolah dengan teknologi informasi, karena database merupakan bahan mentah penting dalam teknologi informasi. Dalam kamus Oxford (1995) Teknologi Informasi adalah studi atau peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk kata-kata, bilangan, dan gambar. Menurut Maartin (1999) Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (software & hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Teknologi Informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis (Lucas, 2000) Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video (William
Urgensi Pemanfaatan Database 6

& Sawyer, 2003). Dengan demikian secara sederhana dapatlah disimpulkan bahwa Teknologi Informasi bukanlah sekedar teknologi berupa komputer, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi, sehingga seringkali Teknologi Informasi dalam kenyataanya di gabung dengan Komunikasi sehingga menjadi Teknologi Informasi dan Komunikasi yang disingkat dengan TIK. Database Istilah database berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika. Catatan yang mirip dengan database sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis. Database adalah representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Atau dengan kata lain Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula. Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna. Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Konsep dasar database adalah kumpulan dari catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur database: ini dikenal sebagai database model atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah yaitu mewakili semua informasi dalam bentuk tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Berikut gambaran sederhana database atau dapat juga disebut dengan basis data dari urutan yang konvesional sampai yang elektrik. Basis data berisi seluruh data data disimpan dalam basis data pada masing masing table / file sesuai dengan fungsinya, sehingga kita dengan mudah dapat melakukan penelusuran data yang diinginkan hal ini akan mengakibatkan pada kecepatan atas informasi yang disajikan.

Lemari arsip di sebuah ruang

Urgensi Pemanfaatan Database

Basis Data di sebuah hardisk Gambar 1 Lemari Arsip dan Basis Data Didalam suatu media penyimpanan (hard disk misalnya), kita dapat menempatkan lebih dari 1 (satu) basis data dan tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronik dikatakan basis data, karena kita bisa menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolahan kata), spread sheet, dan lainnya.Yang ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan / pemilahan / pengelompokan/ pengorganisasian data yang akan disimpan sesuai dengan fungsi / jenisnya. Hal tersebut bisa berbentuk sejumlah file / table terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut. Hirarki Data Hirarki data dalam dikelompokkan menjadi 3 (tiga) buah yaitu file, record dan elemen data, untuk lebih jelaskan dapat dilihat pada gambar 1.2. berikut ini.

Gambar 2. Hirarki Data Pengertian dari gambar tersebut diatas adalah sebagai berikut : Elemen Data / Field / Atribut adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Pada data Mahasiswa, field / atribut datanya dapat berupa : nim, nama_m, tpt_lhr_m, tgl_lhr_m, alm_m dan dan atribut lainnya yang
Urgensi Pemanfaatan Database 8

menyangkut mahasiswa tersebut. Istilah lain elemen data adalah medan / field, kolom, item, dan atribut. Istilah yang umum dipakai adalah field, atribut atau kolom. Rekaman / Record / Baris adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Contohnya adalah nim, nama_m, tpt_lhr_m, tgl_lhr_m, alm_m an atribut lainnya dari seorang Mahasiswa dapat dihimpun dalam sebuah record / baris. Berkas / File / Table adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut/ field sama, namun berbeda isi datanya. Dalam basis data relasional, berkas mewakili komponen yang disebut Table atau Relasi. Sedangkan pengertian Data value (nilai atau isi data) adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada setiap field / atribut. Field nama_m menunjukkan tempat dimana informasi nama mahasiswa disimpan, sedangkan isi datanya adalah Mulyani, Ahmad Sofyan dan lain sebagainya.Berikut ini dapat diberikan illustrasi dari pengertian ketiga pengertian file, field, record dan data value (isi data ). Mahasiswa nama table / file

Gambar 3 Atribut / field : nim,nama_m,tpt_lhr_m,tgl_lhr_m,j_kelamin,alm_m,kota_m,aama_m dan kode_jur Data value / Isi data : Pada record pertama : 01031417 adalah isi data untuk kolom nim, Mulyanti untuk kolom nama_m dan seterusnya Gambar 3 Contoh file, field, record dan data value Pada contoh diatas yang merupakan table / file adalah Mahasiswa, yang merupakan field adalah nim,nama_m,tpt_lhr_m,tgl_lhr_m,j_kelamin,alm_m,kota_m,aama_m dan kode_jur, sedangkan untuk isi data pada record pertama adalah 01031417 (nim), Mulyanti (nama_m) dan seterusnya. Pada tabel mahasiswa tersebut misalkan jumlah mahasiswanya adalah 2000 untuk berbagai jurusan, maka jumlah recordnya adalah 2000 juga dan kita dapat melakukan manipulasi data pada tabel tersebut yaitu insert, update dan delete.

Urgensi Pemanfaatan Database

Sistem Basis Data Sistem basis data dapat diartikan sebagai kumpulan file / table yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data di sebuah sistem komputer), dan sekumpulan program (DBMS / Database Management System) yang memungkinkan beberapa user (pemakai), dan / atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file (table) tersebut. Komponen komponen utama dari sebuah sistem basis data adalah sebagai berikut : 1). 2). 3). 4). 5). 6). Perangkat keras (hardware) Sistem operasi (operating system) Basis data (database) Sistem (aplikasi/perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS) Pemakai (user) Aplikasi (perangkat lunak) lain (bersifat optional)

Pada gambar 1.3. sistem basis data dapat dilihat bahwa basis data pada intinya adalah disimpan pada media penyimpanan elektronik (hardisk), sedangkan database ada lah terdiri dari beberapa file / table yang saling berelasi (berhubungan). Basis data tersebut dikelola oleh DBMS (database management system) dan database tersebut dapat dimanfaatkan oleh beberapa user (pemakai) yang dapat melakukan manipulasi pada database. Tidak semua userdapat melakukan manipulasi data didalam database, hal ini diatur sesuai dengan hak aksesnya

Gambar 4 Sistem Basis Data

Urgensi Pemanfaatan Database

10

Perangkat Keras Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam sistem basis data adalah sebagai berikut: 1). 1). 3). 4). Komputer (satu untuk yang stand-alone atau lebih dari satu untuk sistem jaringan). Memori sekunder yang on-line (harddisk). Memori sekunder yang off-line (tape) untuk keperluan backup data. Media / perangkat komunikasi (untuk sistem jaringan).

Sistem Operasi Merupakan program yang mengaktifkan / memfungsikan sistem komputer, mengendalikan seluruh sumber daya dalam komputer dan melakukan operasi operasi dasar dalam komputer (operasi input/output), pengelolaan file, dan lain sebagainya. Program pengelola basis data (DBMS) akan aktif (running) jika sistem operasi yang dikehendakinya (sesuai) telah aktif. Contoh daripada sistem operasi pada sistem komputer adalah MS-DOS, MS Windows untuk yang stand alone dan MS Windows dan lain sebagainya). Alasan Penggunaan Database (Subekti 2004) Berbagai keuntungan dan kerugian yang diperoleh dari hasil penerrapan manajemen basis data suatu enterprise meliputu beberapa hal berikut: Keuntungan: Kontrol terpusat data operasional Redundansi data dapat dikurangi dan dikontrol Ketidakkonsistenan data dapat dihindari Data dapat dipakai bersama Pernerapan standardisasi Penerapan pembatasan keamanan data Integritas data dapat dipelahara Kebutuhan yang berbda dapat diselaraakan Independensi data Kerugian: Mahal, karena membutuhkan biaya yang lebih besar untuk perangkat keras, peerangkat lunak, dan sumberdaya manusia yang berkualitas Kompleks, karena kemampuan perangkat lunak yang lebih besar, menjadi terlihat lebih rumit dan dibuituhkan penguasaan kehalian yang lebih tinggi, antara lain untuk kebutuhan-kebutuhan berikut: Sistem administrasi Prosedur Recovery Penataan Keamanan data Penataan proses konkurensi (tabrakan

Urgensi Pemanfaatan Database

11

Perangkat untuk Membuat Database Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program komputer, yaitu yang biasa kita sebut dengan software(perangkat lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) database disebut Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan kedalam bahasa indonesia berarti Sistem Manajemen Basis Data. Sedangkan untuk level dari softwarenya sendiri, terdapat dua level software yang memungkinkan kita untuk membuat sebuah database antara lain adalah High Level Software dan Low Level Software. Yang termasuk di dalam High Level Software, antara lain seperti Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase, Interbase, XBase, Firebird, MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro, Arago, Force, Recital, dbFast, dbXL,Quicksilver, Clipper, FlagShip, Harbour, Visual dBase, dan Lotus Smart Suite Approach. Sedangkan yang termasuk di dalam Low Level Software antara lain Btrieve dan Tsunami Record Manager. Manfaat Database Berikut ini adalah manfaat database secara umum, yaitu: 1. Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi. Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya. 2. Mengatasi kerangkapan data (redundancy data) 3. Menghindari terjadinya inkonsistensi data 4. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data 5. Menyusun format yang standar dari sebuah data. 6. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser). 7. Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data. 8. Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya. Manfaat Database dalam Bidang Bisnis Pemanfaatan Database pada Perusahaan Kecil Pentingnya pemanfaatan Database bagi suatu organisasi baik skala besar maupun kecil. Saat ini tiap organisasi/perusahaan baik itu skala kecil, menengah maupun besar sudah menggunakan sistem informasi untuk membantu kegiatan operasionalnya. Bagi perusahaan skala menengah dan besar, mereka biasanya sudah menggunakan aplikasi berbasis pada database sehingga mempermudah dalam pencarian dan pemanfaatan informasi yang dipunyai. Dengan dukungan dana dan divisi Teknologi Informasi yang ada, perusahaan tersebut tidak
Urgensi Pemanfaatan Database 12

sulit dalam mengembangkan sistem informasi tersebut. Sekarang bagaimana dengan perusahaan skala kecil dalam membangun database seperti itu? Mengapa dibutuhkan pengelolaan data? Perusahaan harus bisa memantau apa yang terjadi pada kegiatan operasional sehingga bisa mengambil langkah yang cepat dan tepat jika terjadi masalah. Misal penjualan yang cepat harus diikuti manajemen inventori yang cepat pula. Bagian keuangan juga dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba untuk membantu manajemen dalam menentukan apakah perlu menambah produksi, membeli bahan mentah dan lain sebagainya. Langkah pertama dari perusahaan kecil dalam membuat database adalah membuat standarisasi pada seluruh data yang ada. Aplikasi DBMS populer yang tersedia antara lain adalah Microsoft Access atau aplikasi kategori Open Source seperti OpenOffice Base yang bisa secara didapat gratis. Aplikasiaplikasi tersebut digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Setelah database selesai dibuat, perusahaan skala kecil bisa menggunakan aplikasi tersebut untuk mendukung kegiatan operasional. Kegiatan tersebut disebut Online Transaction Processing (OLTP) yang meliputi pengumpulan info, pemrosesan info, memperbaharui info. Database yang mendukung OLTP disebut Database Operasional (Operational Database). Setelah memanfaatkan aplikasi DBMS, langkah berikut adalah mengelola informasi. Hal ini bukan suatu pekerjaan yang mudah, meliputi siapa yang bisa melihat dan menggunakan, bagaimana mem-backup, berapa lama harus disimpan, teknologi penyimpanan yang tepat dan lain-lain. Sebagai penutup, sudah saatnya perusahaan kecil beralih dalam pengelolaan informasi yang dimiliki dengan menggunakan aplikasi DBMS, tidak lagi hanya menggunakan Spreadsheet saja. Kemudahan dalam pencarian informasi akan membantu perusahaan kecil dalam memantau kegiatan operasional dan mempermudah dalam pengambilan keputusan. Database untuk Efisiensi dan Peningkatan Bisnis Dalam hal efisiensi, perusahaan dapat dengan mudah menggunakan Database untuk mengelola informasi, menyimpan record transaksi, melacak data customer, memanipulasi data (input, update, delete), sehingga bisa menghemat banyak waktu yang berharga yang dapat digunakan untuk meningkatkan produksi perusahaan. Bayangkan saja berapa banyak waktu yang diperlukan jika melakukan itu semua secara manual? Dengan Database memungkinkan juga bagi perusahaan untuk menyimpan data customer seperti nomor telepon, dan alamat email, yang dapat digunakan untuk memasarkan produk/menawarkan diskon dan penawaran khusus secara langsung. Dapat juga untuk membantu menjalankan CRM (Customer Relationship Management), bila perusahaan mengirim pesan Ulang Tahun kepada customer pasti mereka akan merasa penting dan dihargai. Perusahaan dapat mengetahui informasi tersebut dengan mencari data customer yang telah tersimpan di dalam Database.

Tipe Database
Terdapat 12 tipe database, antara lain: 1. Operational database: Database ini menyimpan data rinci yang diperlukan untuk mendukung operasi dari seluruh organisasi. Mereka juga disebut subject- area databases (SADB), transaksi database, dan produksi database. Contoh: database pelanggan, database pribadi, database inventaris, akuntansi database, dab sebagainya. 2. Analytical database: Database ini menyimpan data dan informasi yang diambil dari operasional yang dipilih dan eksternal database. Mereka terdiri dari data dan informasi yang dirangkum paling dibutuhkan oleh sebuah organisasi manajemen dan End-user lainnya.
Urgensi Pemanfaatan Database 13

Beberapa orang menyebut analitis multidimensi database sebagai database, manajemen database, atau informasi database. 3. Data warehouse: Sebuah data warehouse menyimpan data dari saat ini dan tahun- tahun sebelumnya - data yang diambil dari berbagai database operasional dari sebuah organisasi. 4. Distributed database: Ini adalah database-kelompok kerja lokal dan departemen di kantor regional, kantor cabang, pabrik-pabrik dan lokasi kerja lainnya. Database ini dapat mencakup kedua segmen yaitu operasional dan user database, serta data yang dihasilkan dan digunakan hanya pada pengguna situs sendiri. 5. End-user database: Database ini terdiri dari berbagai file data yang dikembangkan oleh end-user di workstation mereka. Contoh dari ini adalah koleksi dokumen dalam spreadsheet, word processing dan bahkan download file. 6. External database: Database ini menyediakan akses ke eksternal, data milik pribadi online - tersedia untuk biaya kepada pengguna akhir dan organisasi dari layanan komersial. Akses ke kekayaan informasi dari database eksternal yang tersedia untuk biaya dari layanan online komersial dan dengan atau tanpa biaya dari banyak sumber di Internet. 7. Hypermedia databases on the web: Ini adalah kumpulan dari halaman-halaman multimedia yang saling berhubungan di sebuah situs web. Mereka terdiri dari home page dan halaman hyperlink lain dari multimedia atau campuran media seperti teks, grafik, gambar foto, klip video, audio dll. 8. Navigational database: Dalam navigasi database, queries menemukan benda terutama dengan mengikuti referensi dari objek lain. 9. In-memory databases: Database di memori terutama bergantung pada memori utama untuk penyimpanan data komputer. Ini berbeda dengan sistem manajemen database yang menggunakan disk berbasis mekanisme penyimpanan. Database memori utama lebih cepat daripada dioptimalkan disk database sejak Optimasi algoritma internal menjadi lebih sederhana dan lebih sedikit CPU mengeksekusi instruksi. 10. Document-oriented databases: Merupakan program komputer yang dirancang untuk aplikasi berorientasi dokumen. Sistem ini bisa diimplementasikan sebagai lapisan di atas sebuah database relasional atau objek database. Sebagai lawan dari database relasional, dokumen berbasis database tidak menyimpan data dalam tabel dengan ukuran seragam kolom untuk setiap record. Sebaliknya, mereka menyimpan setiap catatan sebagai dokumen yang memiliki karakteristik tertentu. Sejumlah bidang panjang apapun dapat ditambahkan ke dokumen. Bidang yang dapat juga berisi beberapa bagian data. 11. Real-time databases: Database adalah sistem pengolahan dirancang untuk menangani beban kerja negara yang dapat berubah terus-menerus. Ini berbeda dari database tradisional yang mengandung data yang terus- menerus, sebagian besar tidak terpengaruh oleh waktu. Sebagai contoh, pasar saham berubah dengan cepat dan dinamis. Real-time processing berarti bahwa transaksi diproses cukup cepat bagi hasil untuk kembali dan bertindak segera. Realtime database yang berguna untuk akuntansi, perbankan, hukum, catatan medis, multi-media, kontrol proses, sistem reservasi, dan analisis data ilmiah. 12. Relational Database: Database yang paling umum digunakan saat ini. Menggunakan meja untuk informasi struktur sehingga mudah untuk mencari.

Model Database
Database mempunyai dua varian model, yaitu model Post-relational database dan model Object database. 1. Post-relational database models Sebuah produk yang menawarkan model data yang lebih umum dari model relasional dan dikenal sebagai post-relational. Model data dalam produk tersebut mencakup hubungan

Urgensi Pemanfaatan Database

14

namun tidak dibatasi oleh Prinsip Informasi yang mana mewakili semua informasi dengan nilai-nilai data dalam kaitannya dengan hal itu. 2. Object database models Dalam beberapa tahun terakhir, paradigma yang berorientasi pada obyek telah diterapkan dalam bidang-bidang seperti teknik dan spasial database, telekomunikasi dan ilmu lainnya. Para konglomerasi pemrograman berorientasi objek dan teknologi database mengarah pada model pemrograman baru yang dikenal sebagai Object database.

Tujuan Database
Setiap manajemen dalam merancang dan menyusun database harus mempunyai tujuan, yaitu: 1. Membuat agar user mudah mendapatkan data. 2. Menyediakan tempat penyimpanan data yang relevan. 3. Menghapus data yang berlebihan. 4. Melindungi data dari kerusakan fisik. 5. Memungkinkan perkembangan lebih lanjut di dalam sistem database.

Ciri-ciri Database
Adapun ciri-ciri database adalah: 1. Sistem yang dapat menyimpan data ke dalam floppy disk atau harddisk. 2. Sistem yang menganut pengolahan data untuk ditambah, diubah, atau dihapus dengan mudah dan terkontrol. 3. Data terpisah dari program.

Keuntungan Database
1. 2. 3. 4. 5. Adapun keuntungan database terhadap sistem pemrosesan adalah: Kemubajiran data terkurangi. Integritas data dapat selalu terjaga. Berbagai data dapat selalu dilakukan oleh setiap user. Penggunaan data lebih mudah. Konsistensi data dapat selalu terjaga.

Manfaat Database
Adapun manfaat database adalah: 1. Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi. 2. Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga informasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya. 3. Mengatasi kerangkapan data (redundancy data). 4. Menghindari terjadinya inkonsistensi data. 5. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data. 6. Menyusun format yang standar dari sebuah data. 7. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser). 8. Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.

Urgensi Pemanfaatan Database

15

9.

Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

Penutup Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Databse terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya. Kemudahan kegiatan organisasi akan banyak dibantu oleh ketersediaan database dan manajemen pengetahuan. Tanpa basis data yang terkelola dengan baik, ibarat pengendara yang tidak mengetahui peta perjalanan. Banyak kesulitan hidup dialami oleh sebuah organisasi karena tidak menguasai basis data potensi yang dimilikinya. Barang siapa menguasi basis data ibarat perang telah menguasai peta kekuatan dan kelemahan lawannya. Kitab suci adalah salah satu contoh basis data yang terkelola dengan rapi yang dapat dipakai oleh pengguna (user) sebagai pedoman agar penjalanan hidupnya menjadi lebih mudah dan lebih berkualitas. Basis data juga merupakan bahan mentah yang berharga bagi manajemen pengetahuan sebuah organisasi yang dapat dimanfaatkan untuk kelangsungan hidupnya, tumbuh dan berkembang secara berkelanjutan.

Referensi: Sutanto, Edhy (2011,) Basis Data (dalam Tinjauan Konseptual) , Andy Yogyakarta. Subbekti, Muhammad (2004), Sistem Manajemen Basi Data, Ghallia Indonesia. Ramon (2004), Dasar-dasar Database Relasional, Erlangga.

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/19777/3/Chapter%20II.pdf http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-studies/2068236-pengertiandatabase-menurut-para-ahli/#ixzz1InhJU4hg http://www.scribd.com/doc/30914906/Pengertian-Database http://ekasugianti.blogspot.com/2011/04/data-base-basis-data-dalam-psikologi.html http://mhs.stiki.ac.id herususilofia.lecture.ub.ac.id

Urgensi Pemanfaatan Database

16