Anda di halaman 1dari 23

Maria Cucu Page 1 12/8/2005

PROCESUL DE APROVIZIONARE
I. INTRODUCERE
Pia i produse
Pia = un ansamblu de clieni capabili i doritori a proceda la un schimb care s le
permit a-i satisface o nevoie sau o dorin;
Piaa este ansamblul de operaiuni comerciale, financiare privind o categorie de bunuri ntr-o
zon geografic.
Valoare = capacitatea unui produs de a satisface un ansamblu de nevoi, de dorine sau
de cereri.
O persoan nu cumpr niciodat un produs pentru el nsui (ca entitate), ci pentru funcia
pe care o ndeplinete.
Elementul cheie al unui produs rezid n serviciul pe care l ndeplinete.
Categorii de produse:
- durabile;
- perisabile;
- de mare consum;
- materii prime, componente;
- manufacturate;
- echipamente;
- servicii;
- produse noi;
- produse cu caracter de inovare.
Principiul 8 al managementului calitii, definit n standardul ISO 9000:2000
Relaii reciproc avantajoase ntre organizaie i furnizor, este enunat astfel:
O organizaie mpreun cu furnizorul su sunt interdependente, iar sistemul de relaii
mutual benefice ajut la creterea capabilitii ambilor de a crea valoare.

Aplicarea acestui principiu duce la implementarea urmtoarelor aciuni:
Identificarea i selectarea furnizorilor cheie.
Stabilirea relaiilor cu furnizorii care pun n balan ctigurile pe termen scurt i consideraiile
pe termen lung pentru organizaie i societate n general.
Crearea unui sistem clar i deschis de comunicare.
Iniierea dezvoltrii i mbuntirii comune ale produselor i proceselor.
Stabilirea mpreun a unei nelegeri clare a necesitilor clientului.
Cunoaterea comun a informaiilor i planurilor viitoare.
Recunoaterea mbuntirilor i realizrilor furnizorului.
Beneficii ale aplicrii acestui principiu:
Pentru formularea politicii i strategiei, crearea unui avantaj competitiv prin dezvoltarea unor
aliane sau parteneriate strategice cu furnizorii.
Pentru stabilirea obiectivelor, stabilirea unor obiective noi ambiioase prin implicarea din timp
a furnizorilor.
Pentru managementul funcional, crearea i administrarea unui sistem de relaii cu furnizorii
care asigur livrarea sigur, la timp i fr defecte a produselor.
Pentru managementul resurselor umane, dezvoltarea i mbuntirea capabilitii furnizorului
prin instruire i eforturi comune de mbuntire.
Maria Cucu Page 2 12/8/2005
II Cerina 7.4 ISO 9001: 2000 Aprovizionare
Clauza 7.4.1 Procesul de aprovizionare
Clauza se aplic tuturor produselor aprovizionate care afecteaz calitatea produselor i
serviciilor executate. (Anexa1). Cerinele de aprovizionare trebuie documentate, n scopul de a avea
nregistrri referitoare la produsele comandate. Absena acestor nregistrri poate duce la
imposibilitatea returnrii justificate a produselor nesatisfctoare sau nenecesare.
Identificarea produsului
Identificarea produsului sau serviciului de aprovizionat trebuie s fie suficient de precis
pentru a evita confuzia cu produse sau servicii similare (furnizorul poate produce mai multe
versiuni ale aceluiai produs, diferena fiind exprimat prin coduri diferite).
Documentul care st la baza procesului de aprovizionare poate fi cererea de ofert sau
comanda de aprovizionare. Acest document constituie primul mijloc de comunicare ntre client i
furnizor, de aceea el trebuie s fie clar i complet. ntreaga responsabilitate pentru ntocmirea
documentului de aprovizionare este a clientului. Ca urmare, n definirea cerinelor referitoare la
produs, se va asigura c nu exist neclariti, date lips sau prevederi incomplete.
Specificaii de aprovizionare
Orice document care st la baza aprovizionrii cuprinde dou elemente principale. Primul
este legat de definirea condiiilor comerciale (cantitate, termen de livrare, pre, mod de plat, etc.),
iar cel de al doilea este legat de definirea cerinelor / specificaiilor tehnice. Trebuie acordat o
mare atenie condiiilor comerciale, deoarece ele pot avea implicaii financiare i asupra termenului
de livrare. Condiiile tehnice sunt la fel de importante, deoarece ele definesc scopul achiziiei i
cerinele tehnice care trebuie ndeplinite i au implicaii care pot aprea mult mai trziu, afectnd
costurile i derularea relaiilor cu furnizorul sau cu clientul final al organizaiei.
Dac organizaia trebuie s achiziioneze de la un furnizor un produs sau serviciu, atunci are
nevoie de specificaii care detaliaz toate caracteristicile produsului sau serviciului (numrul de
referin i ediia specificaiei trebuie clar definite).
Aceste specificaii trebuie s defineasc mijloacele de verificare a cerinelor, pentru a putea
obine ncrederea adecvat n documentul de atestare a conformitii care va nsoi produsul (trebuie
s se asigure c furnizorul deine echipamente i personal calificate, iar n documentele de
aprovizionare se vor specifica ncercrile de calificare care se vor efectua).
Cerinele tehnice care se includ n documentul de aprovizionare trebuie, de aceea, s conin
cel puine urmtoarele trei tipuri de informaii:
- identificarea precis a produsului i toate detaliile tehnice care urmeaz a fi asigurate
(tip, caracteristici, performane, etc.);
- exigene de calitate (ediiile aplicabile pentru specificaii, desene, cerine referitoare la
procese, inspecii, mod de ambalare, transport, etc.);
- cerine referitoare la sistemul de management al calitii al furnizorului.
Clauza 7.4.1 Selectarea furnizorilor
Singurul control pe care organizaia l poate avea asupra produselor furnizorilor este de a
returna produsele n cazul n care ele sunt defecte sau neconforme cu propriile specificaii.
Standardul nu cere s se fac aprovizionarea numai de la furnizori aprobai. Se cere
meninerea de nregistrri referitoare la furnizorii acceptabili, dar nu se interzice alegerea unor
furnizori care nu ndeplinesc n totalitate cerinele organizaiei. Cerinele de aprovizionare includ
condiii funcionale, de calitate, de pre i de livrare. Pot exista unii furnizori care ndeplinesc n
totalitate cerinele organizaiei i alii care furnizeaz produse adecvate din punct de vedere
funcional, dar care nu ndeplinesc toate cerinele privind preul, calitatea i livrarea. De asemenea,
pot exista cazuri n care nu se poate face o alegere, existnd furnizori unici. Cerinele din clauza
7.4.1 se refer la controlul pe care organizaia trebuie sa-l exercite asupra furnizorilor n ce privete
capabilitatea demonstrat a acestora.
Maria Cucu Page 3 12/8/2005
Atunci cnd se face selectarea furnizorilor (Anexa 2), de obicei, se caut a se aproviziona
produse sau servicii care satisfac cerinele de calitate, pre i livrare i se verific dac se poate
asigura continuitate n furnizarea de astfel de produse sau servicii. Adesea, aprovizionarea se face
de la distribuitor, nu de la fabricant i n acest caz trebuie luate dou decizii: att n ce privete
alegerea fabricantului, cat i a distribuitorului. Acolo unde exist posibilitatea unei alegeri, se pot
aproviziona pentru nceput cantiti limitate, pentru evaluare i decizie.
n cazul aprovizionrilor repetate, se poate folosi istoricul acestora ca dovad a capabilitii
furnizorului de a furniza produsele necesare, dar n cazul aprovizionrii pentru prima dat trebuie
evaluat riscul i aplicat un control adecvat pentru minimizarea riscului. Acest lucru este posibil dac
n procedurile organizaiei sunt prevzute criterii de evaluare.
Furnizorii pot fi clasificai astfel:
Clasa A: Capabilitate demonstrat i certificat conform ISO 9000. Aceast clas este pentru acei
furnizori cu care organizaia a avut contracte pe o perioad lung de timp i n legtur
cu care exist dovezi istorice care demonstreaz capabilitatea i performanele acestora.
Clasa B: Capabilitate demonstrat. Aceast clas este pentru acei furnizori care nu au certificare
ISO 9000, cu care organizaia a ncheiat contracte pe o perioad lunga de timp i cu
care dorete continuarea colaborrii. Chiar dac nu au certificare ISO 9000, exist
garania aprovizionrii cu produse sau servicii corespunztoare, i nu exist riscul unor
reclamaii ulterioare.
Clasa C: Capabilitate certificata ISO 9000, dar nedemonstrat. Aceast clas este pentru
furnizorii certificai ISO 9000, cu care organizaia nu a mai fcut afaceri. Aici poate
aprea o contradicie, certificarea ISO 9000 fiind obinut pe baza capabilitii
demonstrate, dar dac nu efectueaz o evaluare, organizaia nu poate avea ncredere
deplin.
Clasa D: Exista capabilitate, dar mai trebuie asigurri. Aceast clas este pentru furnizorii cu
care organizaia nu a fcut suficiente afaceri pentru a-i include n clasa B, i pentru care
poate aprea necesitatea impunerii cerinelor din ISO 9000 (sau similare), pentru a
obine ncrederea necesar.
Clasa E: Performane inacceptabile, care pot fi neutralizate. Aceast clas se folosete n cazul
furnizori unici, a cror slab performan poate fi compensat prin aciuni corective.
Clasa F: Capabilitate nedemonstrat. Aceast clas este pentru furnizorii nefolosii niciodat,
pentru care nu exist date de istoric.
Clasa G: Performan inacceptabil demonstrat. Aceast clas este pentru acei furnizori la care
s-a demonstrat clar c produsele i serviciile sunt inacceptabile i este neeconomic a se
compensa deficienele.
n cazurile prezentate mai sus , se pot selecta furnizorii din clasele A F, asigurnd un
control adecvat acolo unde se impune. Nu se vor selecta furnizori din clasa G i se vor prefera
cei din clasele A i B. n acest mod, organizaia are asigurat o metod adecvat de selectare a
furnizorilor, care poate asigura o flexibilitate a afacerii organizaiei.
Controlul furnizorilor
Atunci cnd se efectueaz supravegherea furnizorilor, poate fi necesar un plan n care se
definete ce i cnd se va face, plan care trebuie agreat de furnizor. Dac organizaia are intenia
participrii la inspecii i ncercri, atunci trebuie ca furnizorul s anune nainte de efectuarea
acestora.
Controlul asupra furnizorilor poate fi cel mai bine definit n planul calitii. Anumite
organizaii elaboreaz att o specificaie de cerine AQ (care suplimenteaz ISO 9001), ct i un
plan de supraveghere a furnizorilor.
Selectarea tipului i severitii controlului
Severitatea controlului exercitat asupra furnizorilor depinde de gradul de ncredere pe care
organizaia l are n capabilitatea acestora de a ndeplini cerinele stabilite.
n determinarea severitii controlului care va fi exercitat, trebuie stabilit dac:
Maria Cucu Page 4 12/8/2005
Calitatea produsului sau serviciului poate fi verificat la recepie, utiliznd tehnici
normale de inspecii i ncercri. Aceast metod este cea mai economic i se poate
aplica atunci cnd ndeplinirea cerinelor poate fi determinat prin examinarea
produsului finit.
Calitatea produsului poate fi verificat la recepie, cu condiia existenei unor
echipamente sau instalaii specifice. Aceast metod este mai costisitoare dect cea
anterioar, dar poate fi economic dac se asigur o utilizare intensiv a
echipamentelor.
Calitatea produsului poate fi verificata prin participarea reprezentanilor organizaiei la
inspeciile i ncercrile finale la sediul furnizorului.
Dac organizaia nu dispune de echipamentele sau calificarea necesar pentru a
efectua verificarea produsului, aceast metoda reprezint un compromis economic.
Trebuie tiut, n acest caz, c prezena reprezentantului organizaiei la sediul
furnizorului poate afecta rezultatele, acesta omind ncercrile care pot crea probleme,
sau efectund ncercrile cu o severitate mai mare, neaplicat n absena
reprezentantului organizaiei.
Verificarea produsului poate fi efectuat de o ter parte. Aceast metod poate fi
foarte costisitoare i se aplic de obicei la produsele complexe, unde este fundamental
sigurana n funcionare i securitatea.
Calitatea produsului poate fi verificat numai de furnizor, pe parcursul proiectrii i
fabricaiei. n aceste cazuri organizaia trebuie s obin suficient ncredere i pentru
aceasta trebuie impuse cerine privind sistemul calitii, sau se poate impune aprobarea
de ctre reprezentanii organizaiei a anumitor documente de proiectare, fabricaie,
inspecii i ncercri. De asemenea, trebuie efectuate audituri i activiti de
supraveghere periodice.
Trebuie s existe cel puin un mijloc de a verifica dac furnizorul ndeplinete
condiiile din contract / comand. Cu ct aceste condiii sunt mai complexe, cu att trebuie sa fie
controlul mai mare. Dac exist ncredere mare ntr-un furnizor, atunci se poate concentra asupra
acelor domenii unde pot aprea erori. Dac nu exist ncredere, atunci trebuie exercitat un control
riguros, pn cnd se botine ncrederea necesar. Faptul c un furnizor a obinut certificare ISO
9000, pentru produsele sau serviciile de care organizaia are nevoie, crete nivelul de ncredere, dar
dac nu exist date istorice referitoare la performana furnizorului, nu se poate spune c acesta este
preferabil furnizorilor tradiionali, care nu au certificare ISO 9000.
Controlul asupra furnizorilor este exercitat prin rezultatele inspeciei la recepie i ale
inspeciilor ulterioare n timpul procesului. Dac ncrederea n furnizor este sczut, atunci trebuie
crescut severitatea inspeciilor, iar dac ncrederea este mare, se poate omite inspecia la recepie,
efectundu-se numai inspeciile n proces, care pot evidenia eventuala apariie a unor
neconformiti, ce denot o deteriorare a performanei furnizorului.
nregistrarea furnizorilor acceptai
Trebuie monitorizate i clasificate performanele tuturor furnizorilor, pe baza criteriilor
stabilite i meninut lista furnizorilor care nu vor fi folosii (cei din clasa G), pe baza
performanelor slabe demonstrate anterior, pentru a se evita repetarea greelilor trecutului.
Evaluarea furnizorilor este o operaie costisitoare. Lista furnizorilor evaluai trebuie s fie
disponibil serviciului de aprovizionare i este bine s conin, n afar de numele i adresa
companiei, i detalii privind produsele sau serviciile care au fost evaluate.
Alte produse sau servicii oferite de furnizor pot s nu fie acceptabile, anumite firme avnd
de exemplu mai multe linii de producie care lucreaz dup standarde diferite.
Un exemplu poate fi diferenierea ntre produsele militare i cele civile. Faptul c linia de
produse militare ndeplinete cerinele nu nseamn c i linia de produse civile ndeplinete
aceleai cerine.
n lista furnizorilor evaluai se pot include nregistrri referitoare la toate organizaiile cu
care se colaboreaz, clasificate pe baza criteriilor stabilite.
Maria Cucu Page 5 12/8/2005
Este necesar o procedur de control al listei furnizorilor evaluai, care s defineasc att
modul de introducere ct i modul de scoatere a unui furnizor pe / de pe list.
Performanele furnizorilor vor fi determinate din rapoartele de audit, rapoarte ale vizitelor de
supraveghere i inspeciile la recepie efectuate fie de furnizor, fie de o ter parte angajat n acest
scop. Aceste documente trebuie examinate pentru a verifica dac sistemul calitii al furnizorului
asigur controlul calitii produselor sau serviciilor livrate.
Prin colectarea de date referitoare la performanele furnizorilor pe o perioad mai lung de
timp, se poate msura eficiena acestora i se pot clasifica pe o scar a valorilor, de la excelent la
slab. n acest caz, trebuie msurate cel puin 3 caracteristici: calitate, livrare i service. Calitatea
poate fi msurat prin numrul de produse neconforme primite; livrarea poate fi msurat prin
numrul de zile de livrare nainte sau dup termenul stabilit; service-ul poate fi msurat prin
rapiditatea de rspuns la reclamaii.
Rezultatele acestor analize vor duce la actualizarea listei furnizorilor evaluai.
Clauza 7.4.2 Informaii pentru aprovizionare
Analiza i aprobarea documentelor de aprovizionare
nainte de transmitere, comenzile de aprovizionare trebuie verificate, analizate i aprobate.
Adecvarea informaiilor pentru aprovizionare se poate controla astfel:
stabilind criterii de autocontrol pentru personal (de exemplu, n cazul comenzilor fcute
prin telefon, caz n care nu exist dovezi documentate referitoare la tranzacie);
verificnd activitile personalului responsabil;
clasificnd comenzile n funcie de risc, analiznd i aprobnd numai acele comenzi
care prezint un anume factor de risc acceptat.
n situaia n care comenzile se pot transmite prin intrarea n baza de date a unui furnizor,
atunci verificarea conformitii cu clauza standardului se face astfel:
asigurnd acces read-only al cumprtorilor la datele de aprovizionare aprobate din
baza de date;
asigurnd acces read only al cumprtorului la lista furnizorilor aprobai din baza de
date;
asigurnd existena unui fiier n computer cu detalii referitoare la tranzacii, cu acces
read and write;
elabornd o procedur care definete activitile, responsabilitile i autoritatea
personalului implicat;
instruind cumprtorii n utilizarea bazei de date.
Cerine privind sistemul calitii al furnizorului
Anumii clieni pot introduce n documentele de aprovizionare condiia ca furnizorul s
aplice un sistem al calitii conform unui anumit standard pentru proiectarea, fabricarea, etc. a unui
produs, n scopul de a se asigura conformitatea cu cerinele specificate.
Includerea acestei condiii n documentele de aprovizionare poate crea dificulti: dac
furnizorul nu are sistemul calitii documentat / implementat, el poate s nu accepte cerina sau, pur
i simplu, s o ignore. n acest caz trebuie introduse n contract / comand clauze privind audituri de
supraveghere.
Includerea condiiei existenei sistemului calitii conform ISO 9000 are sens numai atunci
cnd clientul are aranjamente specifice cu furnizorul n acest sens aranjamente care pot costa mai
mult, fr a se aduga valoare produsului.
Maria Cucu Page 6 12/8/2005
Clauza 7.4.3 Verificarea produsului aprovizionat
Inspecia la recepie
Pentru inspecia la recepie, n planurile calitii sau n procedurile documentate trebuie
acoperite urmtoarele aspecte:
- definirea modului n care personalul de inspecie cunoate cerinele de aprovizionare;
- clasificarea tuturor produselor aprovizionate astfel nct sa poat fi aplicate diferite
niveluri de inspecii la recepie, bazate pe criterii stabilite;
- definirea pentru fiecare nivel de inspecie a verificrilor care trebuie executate i a
criteriilor de acceptare i de respingere;
- definirea, atunci cnd sunt necesare verificri dimensionale i funcionale, a modului n
care personalul de inspecie obine criteriile de acceptare i a modului n care se
efectueaz inspeciile la recepie;
- definirea aciunilor care trebuie executate atunci cnd produsele sau documentaia sunt
neconforme;
- definirea nregistrrilor ce trebuie meninute.
Pentru a determina relaia dintre gradul de inspecie i importana produsului, trebuie
stabilite categorii de aprovizionare, de exemplu:
- dac descoperirea ulterioara a unei neconformiti nu cauzeaz probleme asupra proiectului,
fabricaiei sau montajului, atunci este suficient verificarea identitii, cantitii i
eventualelor deteriorri (n aceast categorie intr articolele de papetrie);
- dac descoperirea ulterioar a unei neconformiti poate cauza probleme minore asupra
proiectului, fabricaiei sau montajului, atunci caracteristicile produselor aprovizionate
trebuie examinate prin sondaj (n aceast categorie intr: componente electrice, electronice
sau mecanice);
- dac descoperirea ulterioar a unei neconformiti poate cauza probleme majore asupra
proiectului, fabricaiei sau montajului, atunci produsele vor fi supuse unei ncercri complete
pentru a verifica conformitatea cu toate cerinele prescrise (din aceasta categorie intr de
exemplu unitile electronice).
Verificarea efectuat de organizaie sau client la sediul furnizorului
Este important ca, prin contract, s se specifice dac acceptarea produsului sau serviciului se
va face fie prin inspecie de recepie efectuat la destinaia specificat, fie ca rezultat al unor teste de
acceptare la sediul furnizorului, n prezena reprezentantului clientului. Aceste detalii trebuie
specificate nc din faza de ofertare i respectiv n contract.
Aceast propunere poate fi inclus i n planul calitii, dac acest document se cere prin
contract.
Verificarea de ctre client a produsului subcontractat
n cazul n care clientul organizaiei solicit acces la furnizorii si pentru a verifica
produsele aprovizionate, atunci aceast condiie trebuie transmis furnizorului, pentru a obine
acordul su.
Aceast condiie trebuie identificat n contractul cu clientul, pentru a se asigura c este
cunoscut de ctre responsabilii de subcontracte. De asemenea, este necesar ca organizaia s cear
clientului o notificare n avans privind o astfel de vizit, pentru a putea asigura nsoirea clientului.
Vizitele efectuate de client pot fi necesare pentru dobndirea ncrederii i nu pentru
acceptarea produsului, existnd posibilitatea ca un client sa nu aib capacitatea de a efectua toate
inspeciile i ncercrile necesare. Decizia final se ia la inspecia de recepie sau mai trziu, cnd
produsul este integrat n echipamentul fabricat i poate fi ncercat n condiii operaionale.
Maria Cucu Page 7 12/8/2005
III. Cerine ale standardului ISO 9001:2000 care au legtur cu procesul de
aprovizionare
Clauza 7.5.3 Identificare i trasabilitate
Cerina de identificare a produselor se aplic pentru a permite distingerea dintre produsele i
serviciile cu un set de caracteristici de produsele i serviciile cu altfel de caracteristici.
Identitatea produsului este vital n multe situaii pentru a preveni amestecarea lor, pentru a
permite ordonarea lor i pentru a asocia produsele cu documentele care le descriu.
Pe de alt parte, trasabilitatea este necesar pentru a depista cauza problemelor.
Trasabilitatea reprezint elementul cheie pentru aciunile corective i, dei standardul cere
trasabilitatea numai cnd se specifica n contract, auditorii vor cerceta ntotdeauna istoricul pentru a
determina conformitatea cu standardul. Acest istoric poate fi obinut numai aplicnd principiile
trasabilitii.
Trasabilitatea este obligatorie n situaii de securitate sau siguran naional, caz n care este
necesar identificarea produsului astfel nct, dac un produs utilizat ntr-o situaie critic a fost
gsit defect, poate aprea necesar eliminarea tuturor produselor din lotul respectiv nainte de a se
ntmpla un dezastru.
Trasabilitatea este obinut prin codificarea produselor i nregistrrilor aferente acestora
astfel nct un produs poate fi regsit /urmrit n orice moment al ciclului sau de via.
Dac msurtorile sunt nregistrate, atunci trebuie gsit un mijloc pentru a asocia
msurtorile efectuate cu produsul msurat. Aceste mijloace pot fi: numrul de serie, numrul de lot
i coduri. Aceast identitate trebuie s apar pe toate nregistrrile aferente ale produsului. n afar
de nume sau numr, un produs trebuie sa abia identificat i versiunea produsului i/ sau stadiul
modificrii.
n acest caz, un produs trebuie s abia ataat o etichet, s fie marcat ntr-un loc vizibil sau
s poarte un numr de cod unic, propriu acestui tip de informaie.
Sistemul de trasabilitate trebuie gndit cu foarte mare atenie, astfel nct s fie economic.
Nu are sens elaborarea i meninerea unui sistem de trasabilitate care se aplic o singur dat, dect
dac supravieuirea organizaiei depinde de acest sistem.
Conveniile utilizate pentru identificarea produselor i loturilor trebuie descrise n
specificaiile produsului, iar faza n care produsul este marcat trebuie specificat n procedurile sau
planurile relevante.
Clauza 7.5.4 Proprietatea clientului
n multe cazuri aceasta cerin nu este aplicabil, dar n anumite situaii contractuale,
clientul poate furniza produse i servicii organizaiei pentru a fi utilizate la ndeplinirea contractului.
Clientul poate furniza echipament, faciliti, software sau documentaie, fie sub form de
mprumut (care trebuie returnate la ncheierea activitii contractate), fie definitiv.
Dac se utilizeaz facilitile clientului, aceast utilizare va fi stabilit prin regulile impuse
prin contract i nu prin cerina 7.5.4 a standardului ISO 9001.
Dac clientul furnizeaz documentaie, n cazul n care nu se cere returnarea acesteia, atunci
organizaia poate considera c i aparine.
n cazul n care se cere returnarea documentaiei, atunci se aplic cerinele 7.5.4 din ISO
9001.
Verificarea proprietii clientului
Atunci cnd un produs este primit de la client, acesta trebuie tratat n acelai mod ca i
produsele aprovizionate (nregistrat i supus inspeciei la recepie).
Dac produsul nu este identificat printr-o metod care s permit a determina c este
proprietatea clientului, atunci trebuie s i se aplice o etichet i s fie identificat corespunztor.
Orice inspecii i ncercri efectuate trebuie nregistrate din dou motive:
n primul rnd, pentru a stabili statutul produsului la recepie n cazul n care este
deteriorat, defect sau incomplet;
Maria Cucu Page 8 12/8/2005
n al doilea rnd, pentru a verifica dac este adecvat scopului de utilizare.
Depozitarea proprietii clientului
Pe ct posibil, proprietatea clientului trebuie separat de alte produse pentru a evita
amestecarea, utilizarea neintenionat, deteriorarea sau pierderea acesteia.
Spaiile de depozitare trebuie s fie reglementate de proceduri care s satisfac clauza 7.5.5
a standardului.
Indiferent de zona de depozitare a proprietii clientului, trebuie meninut un registru de
eviden a acestora, separat de registrul inventar.
Autorizarea de eliberare din depozit a proprietii clientului trebuie s fie diferit de celelalte
produse.
Raportarea problemelor ctre client
Este foarte important ca organizaia s stabileasc statutul proprietii clientului nainte de
a-l depozita sau utiliza. n cazul n care se descoper c produsul este deteriorat, defect sau
incomplet, atunci trebuie introdus n carantin, iar situaia trebuie raportat clientului.
Chiar n situaii de urgen, trebuie stabilit o nelegere cu clientul nainte de a utiliza
produse inferioare, altfel organizaia poate fi tras la rspundere pentru consecine.
Pentru a ntiina clientul asupra produselor defecte, se pot utiliza propriile formulare de
not de respingere sau fi de neconformiti. De asemenea, este necesar ca organizaia s obin
rspunsul clientului n legtur cu problema raportat, care poate cuprinde i soluia de rezolvare a
acesteia.
Trebuie meninut un registru de eviden a proprietii clientului, care s conin:
- denumirea produsului, numr de componente, seria i alte mijloace de identificare;
- numele clientului i sursa produsului, (dac acestea sunt diferite);
- formularul (nota de livrare, data livrrii);
- statutul produsului la recepie, inclusiv referire la nota de respingere, dup caz;
- condiii i spaiu de depozitare;
- specificaii de mentenan (dac se cere);
- locul unde poate fi gsit produsul i persoana responsabil cu pstrarea lui;
- data returnrii la client a proprietii clientului, nglobat n produsul finit;
- numrul de componente i seria produsului care nglobeaz proprietatea clientului.
Clauza 7.5.5 Pstrarea produsului
Aceast cerin se refer la controlul de conformitate pentru a asigura c produsul rmne
conform dup ce a fost declarat ca atare.
Cerina se refer n principal la protecia produselor mpotriva distrugerii sau deteriorrii; ea
se aplic produsului finit i tuturor elementelor care fie sunt componente ale produsului, fie sunt
utilizate pentru a fabrica produsul, inclusiv unelte (SDV-uri), echipamente de inspecie i ncercare
i materiale de procesare.
n ce privete posibilitatea deteriorrii unui serviciu, acest lucru se trateaz la controlul
procesului sau prin audit.
Singurele cerine care se aplic la servicii sunt cele referitoare la identificare.
Cerina 7.5.5 se refer la livrare numai din punct de vedere al proteciei produsului.
Standardul nu se refer la procesul de livrare, certificare, documentaia de export, facturi,
documentaii de transport, de licen, etc. Aceste aspecte, dei importante ntr-o afacere, nu sunt
critice pentru calitatea produsului, dar sunt critice pentru calitatea serviciului.
Depozitarea
Pentru a pstra calitatea produselor care au trecut de inspecia de recepie, acestea trebuie
transferate n depozite n care sunt protejate mpotriva deteriorrii i avarierii, respectndu-se
condiiile specifice de mediu, dup caz.
Aceste depozite sunt necesare pentru a preveni:
scoaterea produselor de ctre persoane neautorizate;
Maria Cucu Page 9 12/8/2005
pierderea identitii produselor;
deteriorarea stocului de insecte sau duntoare;
deteriorarea stocului produs de factori climatici.
Factorii care trebuie inui sub control la depozitare sunt: temperatura, umiditatea, presiunea,
calitatea aerului, radiaii, vibraii, etc.
Condiiile de depozitare trebuie definite fie n etapa de proiectare, fie n etapa de
fabricaie sau de planificare a serviciului.
Primirea i expedierea din zonele de depozitare
Coninutul depozitului trebuie cunoscut n orice moment, astfel nct s existe sigurana c
starea produselor aflate n depozit este cunoscut.
Depozitele care conin produse conforme trebuie separate de cele care conin produse
neconforme.
Standardul nu cere nregistrri ale stocurilor sau liste de inventar, totui, fr astfel de
nregistrri, nu se poate demonstra c exist control asupra primirii i expedierii produselor n/din
depozite.
De asemenea, standardul nu cere localizarea unui produs n depozit, totui, fr o astfel de
metod, nu se poate demonstra c au intrat n depozit numai produse autorizate.
Evaluarea strii produselor depozitate
Intervalul la care se fac evalurile depinde de:
tipul cldirii n care se afla depozitul;
rotaia stocurilor;
condiiile de mediu;
numrul de persoane care au acces n depozit.
Perioada de evaluare trebuie trecut n proceduri.
Intervalul poate varia n funcie de depozit i trebuie s fie reglat n funcie de rezultatul
evalurii.
Ambalarea
Ambalajele i procesele de ambalare i marcare trebuie controlate pentru a asigura c
produsul rmne n starea original pn n momentul utilizrii.
Marcajele trebuie aplicate att ambalajelor, ct i produsului.
Marcajele trebuie aplicate cu ajutorul unor materiale care rezist la condiiile de mediu i de
transport.
Marcajele aplicate pe produs trebuie s fie rezistente la procesele de curare a produsului
att n etapa de fabricaie, ct i n utilizare.
Instruciunile de ambalare se refer nu numai la protecia produsului, ci i la documentaia
produsului astfel:
instruciuni de asamblare i instalare;
precizri cu privire la licen i drept de autor;
certificate /declaraii de conformitate;
lista de identificare a coninutului containerului;
documente de export;
certificate de garanie.
Pentru produsele care ncep s se deterioreze odat cu desigilarea ambalajului,
responsabilitatea furnizorului se extinde pn la utilizarea produsului. n acest caz, trebuie aplicate
marcaje de avertizare pe containere.
n timp ce condiiile din organizaia furnizoare pot fi msurate, acelea din afara organizaiei
pot fi doar prevzute, de aceea marcarea i ambalarea sunt importante pentru a avertiza utilizatorii
cu privire la pericolele sau precauiile de care trebuie s in cont.
Produsele cu via limitat trebuie identificate preciznd termenul de utilizare. Data de
expirare trebuie s fie vizibil pe container i trebuie menionate prevederi cu privire la eliminarea
produselor din stoc cnd termenul de valabilitate a expirat.
Maria Cucu Page 10 12/8/2005
Izolarea este o alt cerin important, vital n unele ramuri industriale n care produsele
pot fi identificate numai prin identificarea containerelor.
De asemenea, izolarea este important pentru a preveni amestecarea, contaminarea, sau
expunerea la condiii nefavorabile.
Izolarea se aplic n cazul:
materialelor toxice i netoxice;
materialelor inflamabile;
materialelor sau produselor cu durat de via limitat;
explozivelor;
ingredientelor uscate i umede;
alimentelor (carne, vegetale, etc.).
Izolarea nu este limitat numai la produs, ci i la containerul care-l conine i la
dispozitivele de manipulare a produsului.
De asemenea, izolarea este necesar n cazul produselor sensibile electrostatic sau electric.
Livrarea
Organizaiile obinuiesc s documenteze procesele de livrare elabornd documentaii
referitoare la: ambalare, conservare i livrare, documente de export, controlul transportului, etc.
Standardul se refer numai la protecia produsului, nu i la asigurarea c produsul cerut, n
cantitatea cerut, nsoit de documentaia adecvat, ajunge la destinaia prevzut.
Exist cazuri n care livrarea este fcut electronic utiliznd un modem sau o linie
telefonic; produsul poate fi: un program software, un document stocat electronic sau un facsimil.
n acest caz produsul trebuie protejat mpotriva pierderii sau virusrii n timpul transmisiei.

IV. RECOMANDRI ALE STANDARDULUI ISO 9004:2000 PRIVIND
PROBLEMELE LEGATE DE APROVIZIONARE

Cap. 6.6 Furnizori i parteneriate
Managementul de vrf al organizaiei ar trebuie s stabileasc relaii cu furnizorii i
partenerii, pentru a promova i facilita comunicarea n scopul mbuntirii reciproce a eficacitii i
eficienei proceselor care creeaz valoare. Exist mai multe oportuniti pentru o organizaie de a
crete valoarea prin colaborarea cu furnizorii i partenerii, cum ar fi:
- optimizarea numrului de furnizori i parteneri;
- stabilirea comunicrii bilaterale la niveluri adecvate n ambele organizaii pentru a
ajuta la soluionarea rapid a problemelor i pentru a evita ntrzierile i disputele
costisitoare;
- cooperarea cu furnizorii la validarea capabilitii proceselor acestora;
- monitorizarea capabilitii furnizorilor de a livra produse conforme n scopul
eliminrii verificrilor redundante;
- ncurajarea furnizorilor s implementeze programe pentru mbuntirea continu a
performanei i pentru a participa n alte iniiative comune de mbuntire;
- implicarea furnizorilor n activitile de proiectare i dezvoltare ale organizaiei pentru
a mprti cunotinele i a mbunti n mod eficace i eficient procesele de realizare
i livrare ale produselor conforme;
- implicarea partenerilor n identificarea necesitilor de aprovizionare i n dezvoltarea
unei strategii comune;
- evaluarea, recunoaterea i recompensarea eforturilor i realizrilor furnizorilor i
partenerilor.

Maria Cucu Page 11 12/8/2005
Conceptul de parteneriat

Cel mai simplu mod de a nelege conceptul de parteneriat este de a gndi despre acesta ca
mod de lucru mpreun, n scopul de a obine beneficii mutuale.
Parteneriatul reprezint crearea unor aliane de afaceri att n interiorul unei organizaii, ct
i ntre organizaie i furnizorii si.
Parteneriatul n afaceri se desfoar prin crearea unor rezerve comune de resurse ntr-o
atmosfer de ncredere concentrat pe mbuntirea continu a activitilor ambilor parteneri.
Fig. 1 Participanii poteniali la parteneriat

Beneficiile maxime ale parteneriatului se realizeaz atunci cnd toate prile din lanul de
parteneri coopereaz. n lanul tradiional Furnizor Client artat n figura 2, fiecare component
opereaz independent, ntre ele existnd ziduri invizibile.


Figura 2 Relaii tradiionale: Lanul Furnizor Client
n lanul tradiional, fabricantul nu nelege n totalitate care sunt preferinele utilizatorilor
finali pentru c nu tie cine sunt acetia. Pentru ca fabricantul nu cunoate care este piaa i nu a
ncheiat parteneriat cu furnizorii si, acetia nu-l pot ajuta s satisfac necesitile utilizatorului
final.
Parteneriatul poate
fi stabilit intre
Furnizori Clienti
Competitori
potentiali
Angajati
Furnizori
Client
(Fabricant)
Utilizator final
(Clientul
fabricantului)
Zid invizibil Zid invizibil
Maria Cucu Page 12 12/8/2005
n lanul modern de relaii Furnizor Client (figura 3), zidurile sunt ndeprtate, iar zonele
ntreptrunse reprezint parteneriatul.


Figura 3 Relaii contemporane: Lanul Furnizor Client

n acest model fabricantul tie cine i de ce i cumpr produsele. n plus, implicnd clienii
n procesul de dezvoltare a produsului, fabricantul proiecteaz caracteristicile importante pentru
utilizatorii finali i elimin problemele sau caracteristicile indezirabile.
Datorit faptului ca fabricantul cunoate care-i sunt clienii i care sunt necesitile acestora,
poate coopera cu furnizorii si pentru ndeplinirea acestor necesiti.
Beneficiile parteneriatului
Parteneriatul poate duce la mbuntiri continue n zone cheie, cum ar fi:
- procese i produse;
- relaii ntre clieni i furnizori;
- satisfacia clientului.
Atunci cnd sunt luate ca ntreg, aceste beneficii individuale ajut la cunoaterea
competitivitii.
Stabilirea relaiilor de parteneriat cu furnizorii i/sau clienii este un proces care trebuie
abordat ntr-un mod sistematic. Relaiile formate ntmpltor, bazate pe angajamente spuse cu
jumtate de gur, sunt mai rele dect lipsa total a parteneriatului.

Cap. 7.4 Aprovizionare
Proces de aprovizionare
Pentru a se asigura o funcionare eficace i eficient a organizaiei, managementul de vrf ar
trebui s asigure c procesele de aprovizionare consider urmtoarele activiti:
- identificarea n timp util, eficace i precis a necesitilor i a specificaiilor produsului
de aprovizionat;
- evaluarea costului produsului aprovizionat, n funcie de performana, preul i livrarea
produsului;
- necesitile i criteriile organizaiei pentru verificarea produselor aprovizionate;
- procesele cu furnizorul unic;
- considerarea gestionrii contractului, att pentru relaia cu furnizorul ct i cu
partenerul;
- nlocuirea n garanie a produselor neconforme aprovizionate;
- cerine de logistic;
- identificarea i trasabilitatea produsului;
- pstrarea produsului;
- documentaia, inclusiv nregistrrile;
- controlul produsului aprovizionat care se abate de la cerine;
- accesul n locaiile furnizorilor;
- livrarea, instalarea sau istoria aplicrii produsului;
- dezvoltarea furnizorului;
Furnizori
Client
(Fabricant)
Utilizator final
(Clientul
fabricantului)
Maria Cucu Page 13 12/8/2005
- identificarea i reducerea riscurilor asociate produsului aprovizionat.
Proces de control al furnizorului
Organizaia ar trebui s stabileasc procese eficace i eficiente pentru a identifica surse
poteniale pentru materialele de aprovizionat, s dezvolte relaiile cu furnizorii sau partenerii
existeni i s evalueze abilitatea acestora de a furniza produsele solicitate, pentru a se asigura
eficacitatea i eficiena proceselor de aprovizionare n ansamblu.
Exemple de elemente de intrare n procesul de control al furnizorului includ:
- evaluarea experienei relevante;
- performana furnizorilor n raport cu competitorii;
- analiza calitii, preului, performanei livrrii i rspunsului la probleme pentru
produsul aprovizionat;
- audituri ale sistemelor de management ale furnizorului i evaluarea capabilitilor
poteniale pentru a furniza produse cerute ntr-o manier eficace i eficient i la
termen;
- verificarea referinelor i datelor disponibile de la furnizori privind satisfacia clienilor;
- evaluarea financiar pentru a se asigura de viabilitatea furnizorului pe durata perioadei
avute n vedere pentru furnizare i cooperare;
- rspunsul furnizorului la cererile de oferte, ofertele de pre i la licitaii;
- capabilitatea serviciilor, instalrii i suportului furnizorului, precum i istoricul
funcionrii n raport cu cerinele;
- contientizarea i conformitatea furnizorului fa de cerinele legale i reglementare
aplicabile;
- capabilitatea logistic a furnizorului, inclusiv locaiile i resursele;
- locul i rolul furnizorului n comunitate, precum i percepia acestuia de ctre societate.
Managementul de vrf ar trebui s ia n considerare aciunile necesare pentru a menine
funcionarea organizaiei i a satisface prile interesate n cazul n care furnizorul este indisponibil.
V PROCESUL DE APROVIZIONARE N CONTEXTUL ABORDARII
PROCESUALE CARACTERISTICE SERIEI ISO 9000:2000
Conceptul referitor la modelul procesului pornete de la principiul foarte simplu c
organizaia n sine reprezint un proces sau, mai degrab, o serie de procese coerente i
interconectate, care permit realizarea unui produs care s satisfac clientul i celelalte pri
interesate.
Bazndu-ne pe definiia procesului, raiunea de a exista a unei organizaii este de a
transforma, cu ajutorul unor activiti coordonate, datele de intrare n date de ieire, aducnd n
acelai timp o valoare adugat.
Abordarea bazat pe proces a dezvoltrii i implementrii unui sistem de management al
calitii const din mai multe etape care includ urmtoarele :
a) determinarea necesitilor i ateptrilor clienilor i ale altor pri interesate;
b) stabilirea politicii i obiectivelor organizaiei referitoare la calitate;
c) determinarea proceselor i responsabilitilor necesare pentru a atinge obiectivele
calitii;
d) determinarea i furnizarea resurselor necesare pentru a atinge obiectivele calitii;
e) stabilirea metodelor de msurare a eficacitii i eficienei fiecrui proces;
f) aplicarea acestor msurri pentru a determina eficacitatea i eficiena fiecrui proces;
g) determinarea mijloacelor de prevenire a neconformitilor i de eliminare a cauzelor
acestora;
h) stabilirea i aplicarea unui proces pentru mbuntirea continu a sistemului de
management al calitii.
Maria Cucu Page 14 12/8/2005
DESCRIEREA PROCESULUI. FIA PROCESULUI
Scopul fiei procesului este de a descrie mijloacele de gestionare prevzute sau necesare
pentru buna funcionare a procesului
ATENIE! Este recomandat s se fac diferena dintre termenul procedur i
termenul proces.
n timp ce procedura descrie ntr-un mod precis efectuarea unor activiti, n Fia
procesului se descrie modul n care se gestioneaz procesul (managementul procesului).
Coninutul Fiei procesului
denumirea procesului;
scopul procesului: descrierea pe scurt a raiunii de a exista a procesului, specificarea
valorii adugate specifice procesului n cauz;
intrrile i ieirile procesului i proveniena / destinaia lor;
cerinele pentru proces: este bine ca n fia procesului s se specifice att cerinele
explicite, ct i cele implicite ale clienilor;
responsabilitile pentru proces: indicarea persoanei responsabile pentru buna
funcionare a procesului. Acest responsabil de proces, numit de unii proprietar de
proces, trebuie s fie un manager situat la un nivel suficient de nalt nct s asigure
buna funcionare a procesului. n organizaiile mari poate fi necesar s se defineasc un
al doilea nivel de responsabilitate pilotul operaional al procesului. Dac un proces
are loc n mai multe locaii (agenii, ateliere, filiale...), ar trebui s se numeasc un pilot
operaional n fiecare locaie, existnd la nivel superior un responsabil de proces, care
supervizeaz procesul n ansamblul su;
resursele necesare procesului resurse umane i materiale. Ca i n cazul intrrilor i
ieirilor, e bine s se indice originea sau furnizorul acestor resurse (n general unul din
procesele suport);
msurarea procesului descrierea modului n care se verific funcionarea
procesului. Acest lucru se face prin specificarea indicatorilor de performan ai
procesului;
funcionarea procesului descrierea execuiei procesului pentru aceasta se poate
face trimitere la o procedur sau instruciune.
ATENIE! Este recomandat s se fac diferena dintre termenul indicator i
termenul obiectiv.
Un indicator este o unitate de msur care furnizeaz informaii necesare monitorizrii
procesului (exemplu: numrul de neconformiti detectate la inspecia final).
Un obiectiv descrie nivelul de performan care se dorete a fi obinut la un anumit
moment (maximum 0,5% neconformiti detectate la inspecia final pentru anul 2005).
Pentru descrierea funcionrii unui proces, trebuie s se in seama de urmtoarele 2
situaii:
1. Procesul nu este divizibil n sub-procese: procesul este o nlnuire de etape, executate
de o singur persoan sau o singur echip. n acest caz procesul poate fi foarte bine
descris cu ajutorul unei diagrame flux.
2. Procesul este divizibil n sub-procese: se pot distinge mai multe grupe de activiti,
executate de persoane sau echipe diferite i cu etape intermediare ntre intrare i ieire.
n acest caz procesul poate fi cel mai bine descris cu ajutorul unei hri. Fiecare proces
va fi apoi descris cu ajutorul unei diagrame flux, de obicei ntr-o procedur.

Maria Cucu Page 15 12/8/2005
FI PROCES Organizaia X
EVALUARE I SELECTARE FURNIZORI (prin cumprare de produse)
Scopul procesului: Selectarea furnizorilor n scopul garantrii c se vor obine
produse la calitatea dorit, la termenul dorit i la cel mai bun
pre.

INTRRI Origine IEIRI Destinaie
caiet de sarcini
(necesar de noi
furnizori);
oferte de pre;
proiect de contract;
contract semnat;
alegerea de noi
furnizori;
feedback ref. la
calitatea produselor
livrate
Studii



Furnizori


Studii

Produse intrate n
Fabricaie

propuneri de selectare
a noilor furnizori;


cereri de pre;
contract de semnat;
fie evaluare calitate;

actualizarea bazei de
date cu furnizori
acceptai
Studii



Furnizori




Aprovizionare

CERINE
clieni:


organizaie:
reglementare:
produse fr defecte (calitate materiale i accesorii);
respectarea termenului de livrare (fr ntrzieri datorate
furnizorilor);
rentabilitate (costuri aferente aprovizionrii);
produse originale (fr contrafaceri, fr munc la negru)
RESPONSABILITI
Responsabil de proces: ef Aprovizionare
RESURSE furnizate/ntreinute de:

umane:




materiale:
ef Aprovizionare:
Responsabil achiziionare materiale
i accesorii;
Responsabil achiziionare
echipamente i servicii;
Birou+e-mail;
Reea informatic;
Fax, telefon, internet

Comp. Resurse Umane


Administrativ
MONITORIZARE furnizat/realizat de:


indicatori:


supraveghere:
respectare termen livrare (numr
de livrri la termen / total livrri);
conformitate livrri (numr livrri
NC / total livrri);
calitate produse (numr produse
defecte / total produse cumprate);
costuri (procent costuri aprov. n
preul de cost);
ntlniri cu furnizorii; audituri la
furnizor
Recepie produse

Recepie Produse

Inspector Calitate

Financiar
ef Aprovizionare


Maria Cucu Page 16 12/8/2005

DESCRIEREA PROCESULUI
Procesul EVALUARE FURNIZORI este constituit din dou tipuri de activiti:
1. cutarea de noi funizori;
2. evaluarea furnizorilor selectai.
Schema de mai jos descrie cele dou cicluri:

Responsabili Activiti Observaii




Studii sau
Fabricaie



Resp.
Aprovizionare


Resp.
Aprov.+
ef Aprov.+
Solicitant



Aprovizionare


Resp.Aprov.+
(Solicitant)



Resp.Aprov.+
(Solicitant)


Resp.Aprov.




Resp.Aprov.

Dac cererea provine
de la Studii, suportul
este un caiet de
sarcini
Responsabilul Aprov.
folosete toate sursele
de care dispune
(cataloage, internet,
expoziii);
Dac valoarea este
>5000 Euro, se vor
evalua cel puin 3
furnizori (cf. Proc.
Cerere de ofert);
Poate fi necesar o
faz de negociere
care include vizite sau
audit;
Comanda test face
obiectul unui control i
a unei trasabiliti mai
severe (cf. Proc. De
Omologare);
Responsabilul cu
Aprov. analizeaz n
fiecare lun indicatorii
de performan ai
furnizorilor;
Fiind vorba de o prim
comand (omologare),
este necesar s
participe i solicitantul.
Un audit la furnizor
poate fi declanat la
nevoie.

Dac e furnizor nou se
stabilete un contract
cadru.
O dat pe an, fiecare
furizor primete
raportul de evaluare i
nota privind
performana.

2 1
Cerere sau decizie de
cutare a unui nou
furnizor
Cutarea de noi
furnizori i emitere
cerere de ofert
Ofert
OK?
Emiterea unei
comenzi test
Recepie i analiz
informaii ref. la
termen livrare+Q
Perform.
OK?
Actualizare baz de
date furnizori
Cerere de aciune
corectiv la
furnizor
DA
NU (I)
DA
NU (II) =
schimbare
furnizor
NU =
negociere
sau
schimbare
furnizor
End
Maria Cucu Page 17 12/8/2005
ANEXA 1
P|an|f|carea
rea||zar|| produsu|u|
P|an|f|carea
pro|ectu|u|

|dent|f|carea neces|ta[||
0ec|z|e de execu[|e sau
ach|z|[|e

6ercetarea p|e[e|
8e|ectarea | e|aborarea
spec|f|ca[|||or
Decizie aprovizionare
|dent|f|carea furn|zor||or
poten[|a||
6erere oferte
Eva|uare oferte
Selectarea furnizorilor
6omanda
aprov|z|onare

L|sta furn|zor||or
accepta[|


Exped|ere |
supraveghere
Recep[|e produs
aprov|z|onat
Verificarea conformitii
Ana||za performan[e|
furn|zoru|u|
8e
accepta
6ontro|u| produsu|u|
neconform
0eru|area procesu|u|
de rea||zare
6ontro|u|
depoz|tar||
Nu
Da
Diagrama flux Procesul de aprovizionare
PR06E8UL 0E
8PE6|F|6ARE
PR06E8UL 0E
EVALUARE
PR06E8UL 0E
8UPRAVEChERE
PR06E8UL 0E
A66EPTARE
Maria Cucu Page 18 12/8/2005
ANEXA 2
OFERTE FURNIZOR
STATISTICIAN
NREGISTRARE OFERTE DE
LA FURNIZOR
OFERTE FURNIZOR
EF SERV. APROVIZIONARE
ANALIZ OFERTE DE LA
FURNIZOR
OFERTE FURNIZOR
OFERTE ANALIZATE
OFERT
ACCEPTAT
EF DEP CALITATE
EVALUARE SISTEM CALITATE
FURNIZOR
CHESTIONAR DE
AUTOEVALUARE
FURNIZOR
- CHESTIONAR COMPLETAT
- RAPORT AUDIT SECUND
PARTE
DA
RENUNARE LA
OFERT
NU
EF SERVICIU APROVIZIONARE
EVALUARE FURNIZOR PE BAZA
PRODUSELOR APROVIZIONATE ANTERIOR
- GRAFIC EVOLUIE COSTURI
- GRAFIC EVOLUIE CALITATE
- GRAFIC RESPECTARE TERMEN
LIVRARE
- CHESTIONAR COMPLETAT
- RAPORT AUDIT SECUND
PARTE
RESPONSABIL GAM
PRODUSE
NTOCMIRE DOSAR
FURNIZOR
DOSAR FURNIZOR
EF SERV. APROVIZIONARE
EF DEP. CALITATE
ANALIZA I EVALUAREA
FURNIZORULUI
DOSAR FURNIZOR
FURNIZ
OR
DA
NU
EF SERVICIU APROVIZIONARE
INCLUDEREA FURNIZORULUI N LISTA
SUBCONTRACTANILOR ACCEPTAI
LISTA
FURNIZORILOR
ACCEPTAI
INFORMAREA FURNIZORULUI
Selectarea furnizorilor diagrama flux
Maria Cucu Page 19 12/8/2005
ANEXA 3

STRATEGIE DE APROVIZIONARE
- LISTA DE VERIFICARE -

ABORDARE TRADIIONAL (ISO 9001) ABORDARE TQM (ISO 9004)

Calitatea se concentreaz pe specificaii Calitatea se concentreaz pe lucru n echip

Preul i disponibilitatea sunt prioriti Calitatea i relaiile sunt prioriti

Deciziile de aprovizionare se iau n
departamentul de aprovizionare
Deciziile de aprovizionare se iau n echipe
interfuncionale

Inspecia produselor intrate Strategie de prevenire

Livrarea n avans Livrare controlat just-n-time

Decizii tactice de aprovizionare Decizii strategice de aprovizionare

Calitatea este conformitate Calitatea este mbuntire continu

Caut surse dup dezvoltarea produsului Implica furnizorii n dezvoltarea produsului

Selectarea furnizorilor o singur dat Monitorizarea regulata a furnizorilor

Informaii restricionate Flux de informaii cu ncurajarea
furnizorilor

Departamentul de aprovizionare are rol de
suport n calitate
Departamentul de aprovizionare are rol
cheie n calitate

Materiale evaluate la sosire Auditarea operaiilor furnizorului la faa
locului
M
a
r
i
a

C
u
c
u

P
a
g
e

2
1

1
2
/
8
/
2
0
0
5

A
N
E
X
A

4

-

C
I
C
L
U
L

D
E

A
P
R
O
V
I
Z
I
O
N
A
R
E

E
X
P
R
I
M
A
R
E
A

N
E
C
E
S
I
T

I
I

C
O
N
S
U
L
T
A
R
E

C
O
M
P
A
R
A
R
E
A

O
F
E
R
T
E
L
O
R

S
E
L
E
C
T
A
R
E
A

F
U
R
N
I
Z
O
R
I
L
O
R

N
E
G
O
C
I
E
R
E
A

R
E
D
A
C
T
A
R
E
A

C
O
N
T
R
A
C
T
U
L
U
I

T
R
A
N
S
M
I
T
E
R
E
A

C
O
M
E
N
Z
I
I

U
R
M

R
I
R
E

I

R
E
L
A
N
S
A
R
E

L
I
V
R
A
R
E

I

R
E
C
E
P

I
E



C
O
N
T
R
O
L
U
L

C
A
L
I
T

I
I




C
O
N
T
R
O
L
U
L

F
A
C
T
U
R
I
L
O
R





A
D
M
I
T
E
R
E

N

D
E
P
O
Z
I
T

O
R
G
A
N
I
Z
A
R
E
A

I

G
E
S
T
I
O
N
A
R
E
A

P
R
O
D
U
S
E
L
O
R

N

D
E
P
O
Z
I
T

G
E
S
T
I
O
N
A
R
E
A

E
C
O
N
O
M
I
C


A

S
T
O
C
U
R
I
L
O
R

Maria Cucu Page 22 12/8/2005
ANEXA 5

7.4. FUNCIA DE CONTROL AL APROVIZIONRII
Q
7.4.1 CONTROLUL PROCESULUI DE
APROVIZIONARE
RSPUNSURI
Organizaia dv. ine sub control proecsele de aprovizionare? DA NU N/A
Se asigur c produsele aprovizionate ndeplinesc cerinele? DA NU N/A
Efectuai un control mai sever asupra produselor
aprovizionate care influeneaz procesul dv. de realizare i
produsul final?
DA NU N/A
V asigurai c furnizorii dv. ndeplinesc cerinele? DA NU N/A
Ai stabilit criterii de control al furnizorilor dv.? DA NU N/A
Ai stabilit criterii de selecie a furnizorilor dv.? DA NU N/A
Ai stabilit criterii de evaluare a furnizorilor dv.? DA NU N/A
Ai stabilit criterii de re-evaluare a furnizorilor dv.? DA NU N/A
Evaluai capabilitatea furnizorilor dv. de a satisface
cerinele?
DA NU N/A
Evaluai capabilitatea furnizorilor dv. de a livra produse n
mod continuu?
DA NU N/A
Selectai furnizorii care sunt capabili de a ndeplini
cerinele?
DA NU N/A
Meninei nregistrri ale evalurilor furnizorilor? DA NU N/A
nregistrai rezultatele evalurilor furnizorilor? DA NU N/A
nregistrai paii care trebuie urmrii n timpul evalurilor? DA NU N/A
Q 7.4.2 DOCUMENTAREA PROCESULUI DE
APROVIZIONARE
RSPUNSURI
Organizaia dv. documenteaz procesele de aprovizionare? DA NU N/A
Documentele de aprovizionare descriu produsele care
urmeaz a fi aprovizionate de la furnizor?
DA NU N/A
Documentele de aprovizionare specific cerinele pe care
trebuie s le ndeplineasc furnizorul?
DA NU N/A
Documentele de aprovizionare specific cerinele de
aprobare care trebuie ndeplinite?
DA NU N/A
Documentele de aprovizionare specific cerinele pe care
trebuie s le ndeplineasc produsele aprovizionate?
DA NU N/A
Documentele de aprovizionare specific cerinele pe care
trebuie s le ndeplineasc procedurile furnizorului?
DA NU N/A
Documentele de aprovizionare specific cerinele pe care
trebuie s le ndeplineasc procesele furnizorului?
DA NU N/A
Documentele de aprovizionare specific cerinele pe care
trebuie s le ndeplineasc echipamentele furnizorului?
DA NU N/A
Documentele de aprovizionare specific cerinele pe care
trebuie s le ndeplineasc personalul furnizorului?
DA NU N/A
Documentele de aprovizionare specific cerinele pe care
trebuie s le ndeplineasc Sistemul de management al
calitii al furnizorului?
DA NU N/A
Organizaia dv. asigur c cerinele specificate de
aprovizionare sunt adecvate naintea transmiterii
documentelor de aprovizionare la furnizor?
DA NU N/A

Maria Cucu Page 23 12/8/2005
ANEXA 5 (continuare)
Q 7.4.3 VERIFICAREA PRODUSELOR
APROVIZIONATE
RSPUNSURI
Organizaia dv. verific produsele aprovizionate pentru a
asigura c acestea ndeplinesc cerinele de aprovizionare?
DA NU N/A
Verificai produsele aprovizionate la sediul dv.? DA NU N/A
Ai definit un proces de verificare a produsului
aprovizionat?
DA NU N/A
Ai implementat procesul de verificare a produsului? DA NU N/A
Ai definit modul de inspecie a produselor? DA NU N/A
Inspectai produsele aprovizionate pentru a v asigura c
sunt ndeplinite cerinele de aprovizionare?
DA NU N/A
Verificai produsele aprovizionate i la sediul
furnizoriului?
DA NU N/A
Documentele de aprovizionare v permit dv. i clienilor
dv. s verificai produsele aprovizionate la sediul
furnizorului?
DA NU N/A
Documentele de aprovizionare specific metodele care
trebuie utilizate pentru a verifica produsele aprovizionate
la sediul furnizorului?
DA NU N/A
Documentele de aprovizionare specific metodele care
trebuie utilizate pentru a elibera produsele la sediul
furnizorului?
DA NU N/A