Chapter 2 Identifying the Value Stream

Introduction Salah satu tantangan terbesar bagi setiap perusahaan yang terlibat dengan perbaikan terus-menerus (terlepas dari disiplin atau metodologi yang digunakan) adalah mengetahui apa yang harus dilakukan ketika memulai sebuah proyek perbaikan. Dengan menggunakan Value Stream Mapping (VSM), perusahaan dapat memecahkan masalah ini, sampai batas tertentu, dengan menggunakan produk atau proses matriks. Namun, tidak semua perusahaan menggunakan VSM berpaku pada penggunaan matriks produk. Sebaliknya, beberapa perusahaan lebih memilih untuk mengidentifikasi daerah sasaran dan memulai pemetaan cepat. Kedua pendekatan memiliki kelebihan dan kekurangan, yaitu: Keuntungan Matriks Pendekatan adalah bahwa ia menyediakan penjabaran yang jelas untuk value stream yang akan dipetakan, dan menyediakan tim pemetaan. Namun, salah satu kelemahan adalah hal itu dapat memakan waktu proses lebih lama untuk kegiatan pemetaan yang sebenarnya. Kerugian lain adalah hal itu dapat membiaskan persepsi tim pemetaan tentang apa yang sebenarnya terjadi setelah mereka mulai pemetaan. Organisasi yang menggunakan pendekatan fast-hitting mengidentifikasi daerah sasaran dan memulai kegiatan pemetaan hampir selalu memberi keuntungan dari tetap sejalan dengan filosofi Taiichi Ohno "just do it". Pendekatan ini masih bisa disejajarkan dengan apa yang James Womack dan Daniel Jones jelaskan bahwa mereka menekankan utilitas pemetaan value stream keseluruhan untuk semua product family. Option 1 : The Matrix Approach Konsep ini mungkin tidak mencakup setiap proses yang dikenal dalam kondisi saat ini, tetapi akan menyediakan framework penting yang menjadi dasar peta. Dalam dunia manufaktur, matriks produk dapat memberikan kejelasan kepada product family. Banyak perusahaan yang terkejut melihat item yang telah dianggap sebagai bagian dari product family yang sama dapat benar-benar memiliki sedikit langkah-langkah proses yang sama. Demikian juga, kita sering menemukan bahwa item dikategorikan dalam product family yang berbeda seharusnya dikelompokkan dalam keluarga yang sama, berdasarkan kesamaan dalam cara mereka diproduksi. Pendekatan ini menjelaskan bagaimana konsep matriks ini bekerja cukup menantang bila berfokus pada produk saja, tetapi untuk menjelaskan bagaimana menggunakan metodologi untuk proses transaksional pada saat yang sama dapat membingungkan bahkan perbaikan spesialis proses yang paling berpengalaman .

Proses Produksi Matrix Pada lantai manufaktur, matriks ini menunjukkan daftar semua produk yang diproduksi oleh perusahaan, atau bagian dari yang memetakan, tim proyek, atau Dewan Eksekutif yang percaya menjadi bagian dari value stream (Dewan Eksekutif adalah tim manajemen yang bertanggung jawab atas koordinasi dan keberhasilan inisiatif perbaikan terus-menerus). Cara termudah memulai daftar produk untuk banyak orang adalah daftar setiap item yang merupakan bagian dari product family yang diproduksi pada baris atau dalam sel, yang ditargetkan untuk perbaikan. Daftar produk ini yang terkandung dalam kolom di sisi kiri dari matriks. Gambar 2.1 menunjukkan awal matriks produk, dengan produk daftar bawah kolom kiri. Di baris atas dari matriks, Anda dapat membuat list dari setiap langkah proses atau tugas yang digunakan dalam pembuatan produk atau melakukan pelayanan, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.2 .

Pekerjaan yang dilakukan di sini dapat membantu Anda menggambar peta saat Anda pergi melalui latihan Pemetaan Negara. Daftar pekerjaan jarang cukup lengkap untuk menggambar peta, dan Anda tidak harus berusaha untuk menggambar Keadaan Peta langsung dari daftar ini, karena bagian penting dari data tidak akan dapat diakses oleh Anda saat duduk di ruang hampa. Tantangan datang dalam cara Anda membuat daftar pekerjaan untuk matriks. Sebuah cara cepat dan efektif untuk menangkap informasi ini adalah untuk merakit sebuah tim operator dan manajemen yang bekerja dalam area target. Setiap proses harus memiliki review singkat. Setelah review singkat dari semua produk, Anda memiliki tim yang berpartisipasi dalam latihan mental untuk mengidentifikasi langkah-langkah proses. Untuk produk pertama yang terdaftar, tim diberi waktu 30 detik untuk membaca langkah-langkah dasar, merekam tugas-tugas di papan tulis, membuat fipchart, atau media lain yang dapat dilihat oleh semua anggota tim. Ketika tim berhenti mendaftarkan tugas atau waktu 30 detik telah habis, tuliskan tugas-tugas dalam langkah proses di baris atas dari matriks. Masukan "X" dalam sel pada baris produk ini frst bawah setiap langkah proses terdaftar.Ulangi ini 30-detik untuk produk kedua tercantum pada matriks.

Setelah Anda menyelesaikan matriks, tim mungkin menyadari bahwa mereka lupa untuk daftar langkah-langkah untuk satu atau lebih produk. Perbarui matriks yang diperlukan untuk menghasilkan matriks yang akurat untuk tujuan pengambilan keputusan. Ketika selesai, matriks Anda akan terlihat seperti Gambar 2.3. Setelah memasukkan matriks ini menjadi sebuah aplikasi spreadsheet, langkah berikutnya dalam mengidentifikasi apa yang harus disertakan dalam value stream Anda akan menjadi jauh lebih mudah. Urutkan produk Anda dengan tugas-tugas yang tercantum di sepanjang baris atas: Tugas satu adalah jenis primer. Tugas kedua adalah jenis sekunder. Tugas ketiga adalah jenis tersier, dll

Produk yang memiliki kesamaan tinggi tugas harus dikelompokkan dalam product family tunggal dan Value Stream Dipetakan sebagai peta tunggal. Sebagai aturan umum, fokus pada kesamaan 70% atau lebih tinggi untuk pengelompokan ini. Dimungkinkan untuk menyertakan beberapa produk dengan sedikit kesamaan jika mereka tidak masuk dalam product family lain. Gambar 2.4

menunjukkan beberapa nilai aliran yang diidentifikasi dengan cara ini. Ketika matriks telah selesai dan product family telah diidentifikasi, Anda siap untuk menjawab pertanyaan utama:

Meskipun tujuan bisnis dan tujuan perusahaan akan menanyakan produk mana yang akan dipetakan awal, ada cara untuk menjawabnya jika tidak ada tujuan atau sasaran di tempat untuk membantu dengan keputusan tersebut. Pertimbangkan hal berikut: Dimana yang paling menyakitkan bagi pelanggan? Dimana yang paling menyakitkan bagi karyawan Anda? Apa yang paling terlihat oleh tenaga kerja? Dimana pengembalian terbesar yang dirasakan atas investasi (ROI) bagi organisasi?

Transaksional Proses Matrix Value Stream Mapping proses transaksional menyajikan tantangan yang jauh lebih besar dari proses produksi pemetaan. Di satu sisi, banyak proses transaksional dirasakan tidak lebih dari proses produksi. Di sisi lain, sama seperti banyak proses transaksional adalah layanan atau fungsi pendukung, yang mungkin mirip dalam penampilan tetapi sebenarnya mengandung banyak informasi yang berbeda dan diinterpretasikan dalam cara yang sedikit berbeda.

Perbedaan-perbedaan ini, bagaimanapun tidak mengubah cara Anda harus membangun matriks proses. Mirip dengan matriks produk, daftar proses bawah kolom kiri dan tugas yang dilakukan dalam aliran nilai di baris atas . Mulailah dengan membuat daftar setiap proses yang mungkin (atau proses yang dirasakan) dalam area fungsional (atau daerah) yang Anda targetkan untuk perbaikan. Proses-proses yang diidentifikasi harus didaftar secara vertikal pada kolom di sisi kiri matriks. Daftar ini mungkin terlihat mirip dengan daftar yang disediakan pada Gambar 2.5.

Setelah daftar ini selesai , Anda siap untuk mengidentifikasi tugas-tugas proses atau langkah-langkah yang terkait dengan setiap proses . Sama seperti dalam menyelesaikan matriks produk, cara cepat dan efektif untuk menangkap informasi ini adalah untuk mengikuti langkah-langkah sederhana: 1. Merakit tim operator dan manajer yang bekerja di dalam area target . 2. Memiliki tim melihat setiap proses atau fungsi terdaftar dan memikirkan langkah-langkah dasar yang terlibat untuk masing-masing. 3. Dimulai dengan membuat list fungsi yang terdaftar pertama, memberikan tim waktu 30 detik untuk membaca langkah-langkah dasar. 4. Merekam tugas-tugas di papan tulis, membuat fipchart , atau media lain yang dapat dilihat oleh seluruh tim. 5. Ketika tim berhenti membuat daftar pekerjaan atau ketika waktu 30 detik telah habis, tulislah semua tugas dalam proses langkah agar di baris atas dari matriks. 6. Masukan "X " di sel di baris ini proses pertama / fungsi di bawah setiap langkah proses terdaftar. 7. Ulangi ini 30 detik untuk item kedua yang tercantum di kolom kiri pada matriks. 8. Sebagai langkah-langkah proses baru yang diidentifikasi, tambahkan setiap langkah baru ke baris di bagian atas. 9. Sekali lagi , menempatkan " X " dalam sel pada baris fungsi kedua untuk semua langkah proses yang digunakan untuk menyelesaikan proses. 10. Ulangi latihan ini untuk setiap proses tercantum dalam kolom sebelah kir , tambahkan banyak langkah-langkah tambahan di baris atas yang diperlukan untuk mendokumentasikan tugas-tugas proses yang terlibat.

Sedikit berbeda bila dibandingkan dengan produk matriks,

anda mungkin menemukan ketika

bekerja dengan proses transaksional beberapa fungsi (atau proses) yang tercantum di kolom kiri sebenarnya dungsi yang terdapat dalam proses lain yang tercantum dalam kolom. Sebagai item yang

teridentifikasi, menambahkan ke langkah-langkah proses di baris atas, dan menghapusnya dari daftar di kolom sebelah kiri. Gambar 2.6 menunjukkan contoh. Ketika matriks telah selesai dan proses dan tugas-tugas yang terkait telah identifed, maka Anda siap untuk menentukan apa yang harus dipetakan. Gambar 2.7 menunjukkan proses matriks selesai.

Figur 2.7 Menyerang beberapa values stream secara bersamaan dapat menyebabkan kekacauan yang dapat menambahkan stres pada karyawan yang bekerja di wilayah tersebut. Jangan mencoba untuk memetakan atau memperbaiki beberapa value stream pada saat yang sama, kecuali jika anda memiliki tempat yang sangat luas bagi karyawan untuk bekerja melalui semua peluang. Meskipun tujuan bisnis dan tujuan perusahaan dapat membantu anda dalam proses seleksi ini. Anda hanya perlu mendengarkan value stream dari pelanggan dan mulai berfokus pada ketidakpuasan dimata

pelanggan. Setelah anda membuat keputusan, maka dapat memulai proses Current State Mapping. Matriks ini berguna untuk mengidentifikasi perkiraan jumlah langkah dalam bagian proses Current State Map (yang dibahas dalam bab 3)

Option 2: Ready, Aim, Map Production and Transactional Value Streams Sebagai alternatif untuk menggunakan matriks untuk mengidentifikasi semua value stream dalam organisasi Anda, adalah mungkin untuk menggunakan 30 - detik latihan untuk mengidentifikasi isi dasar dari sebuah value stream. Terlepas dari pengaturan, mendapatkan tim pemetaan keluar ke proses ini sederhana ketika menggunakan teknik ini . Mengidentifikasi area target atau proses yang perlu perbaikan. Merakit tim pemetaan Anda sebagai sebuah tim dengan melakukan 30 detik. latihan mengidentifikasi langkah-langkah dasar dalam value stream. Gambar 2.8 menguraikan metodologi 30 detik.

Figur 2.8

1. Identify the Customer Sebelum melakukan 30 detik, latihan dan dengan semua peserta yang terlibat, mengidentifikasi siapa pelanggan dalam value stream. Jangan biarkan ini digunakan lebih dari 5 menit dari waktu Anda. Anda tidak mencari analisis rinci mendalam tentang pelanggan, atau bagaimana proses bekerja . Tujuannya adalah untuk mendapatkan semua orang di tim dan mereka yang bekerja di dalam dan mengelola proses pada halaman yang sama dan fokus pada pelanggan. Mungkin perlu untuk mengingatkan para peserta bahwa pelanggan mungkin internal atau eksternal organisasi Anda. 2. Identify the Suppplier Setelah mengidentifikasi pelanggan, lakukan identifikasi pemasok untuk proses. Sekali lagi, ini adalah sebelum melakukan Anda 30 detik. Latihan, tetapi masih harus mengambil tidak lebih dari 5 menit. Dalam value steam transaksi memungkinkan pelanggan dan pemasok adalah entitas yang sama. Dalam value stream transaksional tidak jarang pelanggan juga menjadi pemasok. Karyawan yang belum terkena VSM dan bagaimana ikon pemasok digunakan dalam pemetaan produksi mungkin tidak memahami perbedaan ini. Namun, tidak ada yang mengatakan bahwa Anda tidak bisa daftar mereka di kedua tempat, penamaan mereka dua kali . 3. Sebutkan Langkah Dasar di Antara Sekarang Anda siap untuk melakukan 30 detik, latihan:

Menulis pemasok di atas papan tulis atau fipchart dan pelanggan di bagian bawah. Jelaskan pada semua peserta bahwa mereka sekarang memiliki 30 detik. Daftar semua langkah dasar dalam value stream, dari titik pemasok ke titik pelanggan. Jelaskan bahwa ada tidak ada diskusi yang terkait dengan daftar tugas atau langkah-langkah. Sebagai tim ungkapkan langkah-langkah , menuliskannya pada daftar antara pemasok dan pelanggan. Pada akhir dari 30 detik, berhenti menulis dan meletakkan penanda . Hentikan semua diskusi seputar latihan ini, dan mendokumentasikan.

Melakukan ringkasan pendek pada saat ini untuk mendapatkan kesepakatan tentang apa langkahlangkah dasar, dan untuk menyesuaikan urutan langkah-langkah yang diperlukan. Berterimakasih kepada semua peserta dan menjelaskan bahwa ini akan menjadi dasar dari pekerjaan pemetaan yang akan dilakukan. Tim pemetaan sekarang sudah siap untuk memulai pemetaan kondisi saat ini . Namun , pembuat peta tersebut juga harus menyadari bahwa garis besar ini mungkin tidak sepenuhnya akurat mengenai fungsi sebenarnya terkandung dalam aliran nilai yang dipilih . Dalam dunia transaksional , banyak departemen fungsional terdiri dari banyak dan sering tumpang tindih tugas dan proses . Karena tumpang tindih dalam tugas , banyak organisasi menyerang peluang Bersandar transaksional telah mulai menggunakan ini sebagai metodologi mudah dan lebih cepat , bukan menciptakan matriks proses . Banyak perusahaan dengan proses produksi juga telah mengadopsi metodologi ini dalam upaya untuk menghindari " kelumpuhan analisis " yang disebabkan oleh tim menghabiskan jumlah waktu yang berlebihan dalam value stream 30 - detik. Latihan memungkinkan semua anggota tim ( serta karyawan lain di departemen daerah dan manajemen ) untuk berpartisipasi dalam definisi lingkup dari value stream . Latihan ini menyediakan mapper dan tim proyek dengan titik awal (yaitu , titik kebutuhan ) dan titik akhir (yaitu , kebutuhan pelanggan satisfed ) , serta gambaran sederhana dari apa yang diharapkan ketika memetakan keadaan saat ini Dengan sedikit perencanaan dan pemikiran , mapper disiapkan dapat melakukan latihan ini sangat efisien dan memungkinkan bagi semua orang dalam diskusi untuk mengungkapkan pikiran mereka tanpa kehilangan fokus dari 30 detik. Tantangan dalam teknik ini adalah untuk menjaga peserta dari analisis target pemetaan yang berlebihan .