Audit intern

ncrederea, integritatea, confidenialitatea i discretia reprezint esena auditului. TERMINOLOGIE audit -proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit criterii de audit =ansamblu de politici, proceduri sau cerine dovezi de audit =nregistrri, declaraii despre fapte sau alte informaii care sunt relevante n raport cu criteriile de audit i verificabile constatri ale auditului =rezultatele evalurii dovezilor de audit colectate, n raport cu criteriile de audit concluzii ale auditului =rezultat al unui audit furnizat de echipa de audit, dup luarea n considerare a obiectivelor de auditului i a tuturor constatrilor de audit clientul auditului =organizaie sau persoan care solicit un audit auditat =organizaie care este auditat auditor =persoan care are competena de a efectua un audit. echip de audit =unul sau mai muli auditori care efectueaz un audit susinui de experi tehnici, dup cum este cerut expert tehnic =persoan care furnizeaz cunotine sau experien profesional specific echipei de audit program de audit =ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp i orientate spre un scop specific plan de audit =descriere a activitilor de la faa locului i acordurile pentru un audit domeniul auditului =amploarea i limitele unui audit competen =abilitatea demonstrat de a aplica cunotine i aptitudini neconformitate =nendeplinirea unei cerine aciune corectiv =aciune de eliminare a cauzei unei neconformiti detectate sau a altei situaii nedorite aciune preventiv =aciune de eliminare a cauzei unei neconformiti poteniale sau a altei posibile situaii nedorite

document =informaie mpreun cu mediul su suport specificaie =document care stabilete cerine nregistrare =document prin care se declar rezultate obinute sau se furnizeaz dovezi ale activitilor realizate

Definiie: proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit. Interpretare: sistematic independent SCOPUL AUDITULUI Evaluarea conformitii cu standardul de referin i a eficacitii sistemului de management al calitii Auditul nu trebuie confundat cu activitile de supraveghere a calitii sau de inspecie PRINCIPII DE AUDITARE Principii referitoare la auditori: Comportament etic baza profesionalismului ncrederea, integritatea, confidenialitatea i discreia sunt eseniale pentru auditare Prezentare corect obligaia de a raporta adevrul i cu acuratee Constatrile auditului, concluziile auditului i raportul de audit reflect cu fidelitate i acuratee activitile de audit. Obstacolele semnificative ntlnite pe parcursul auditului i opiniile divergente i nerezolvate ntre echipa de audit i auditat sunt raportate Responsabilitatea profesional - aplicarea perseverenei i a judecii n auditare Atitudinea profesional practicat de auditori este n concordan cu importana sarcinii pe care o efectueaz i cu ncrederea acordat de ctre clienii auditului i de alte pri interesate. A avea competena necesar este o condiie prealabil important Principii referitoare la procesul de audit: Independena - baza pentru imparialitatea i obiectivitatea concluziilor auditului -------> planificat -------> auditorul nu are legtur cu zona auditat.

Auditorii sunt independeni de activitatea pe care o auditeaz i sunt liberi de orice influene i conflicte de interese. Auditorii menin o gndire obiectiv pe ntreg parcursul unui proces de audit pentru a se asigura c se bazeaz numai pe dovezi n stabilirea constatrilor i a concluziilor auditului Utilizarea dovezilor baza raional pentru a ajunge la concluzii de ncredere i reproductibile ntr-un proces sistematic de audit Dovada auditului este verificabil. Se bazeaz pe eantioane ale informaiei disponibile, din moment ce auditul este efectuat ntr-o perioad finit de timp i cu resurse limitate. Utilizarea corespunztoare a eantionrii este strns legat de ncrederea care poate fi plasat n concluziile auditului CONDUCEREA UNUI PROGRAM DE AUDIT Responsabilul programului de audit trebuie: s stabileasc obiectivele i amploarea programului de audit; s stabileasc responsabilitile, resursele i procedurile; s se asigure de implementarea programului de audit; s monitorizeze, analizeze i s mbunteasc programul de audit; s se asigure c sunt meninute nregistrri corespunztoare ale programului de audit.
Responsabilul programului de audit

obiective i amploare; responsabiliti; resurse; proceduri.

Implementarea programului de audit:

programarea auditurilor evaluarea auditorilor; selectarea echipei de audit; conducerea activitilor de audit; meninerea nregistrrilor.

Competena i evaluarea auditorilor

Acioneaz

Activiti de audit

mbuntirea programului de audit

-

Monitorizarea i analizarea programului de audit:

monitorizare i analiz; identificarea nevoilor de aciuni corective i preventive; identificarea oportunitilor de mbuntire.

Verific

Efectueaz

Planific

Stabilirea programului de audit:

Diagrama flux a procesului de conducere a unui program de audit

Iniierea auditului
Numirea auditorului ef Definirea obiectivelor, domeniului i a criteriilor Determinarea fezabilitii auditului Stabilirea echipei de audit Stabilirea contactului iniial cu auditatul

Efectuarea analizei documentelor

Analiza documentelor relevante ale sistemului de management al calitii, inclusiv nregistrri i determinarea adecvrii acestora

Pregtirea activitilor la faa locului

Pregtirea planului de audit Alocarea activitilor n echipa de audit Pregtirea documentelor de lucru

Efectuarea auditului la faa locului

Realizarea edinei de deschidere Comunicare pe parcursul auditului Rolurile i responsabilitile ghizilor i ale observatorilor Colectarea i verificarea informaiilor Generarea constatrilor de audit Pregtirea concluziilor auditului Desfurarea edinei de nchidere

Pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit

Pregtirea raportului de audit Aprobarea i distribuirea raportului de audit

Finalizarea auditului

Efectuarea auditului de urmrire

Imagine de ansamblu a activitilor de audit PREGATIREA PLANULUI DE AUDIT Planul de audit trebuie s acopere urmtoarele aspecte:

 obiectivele auditului; criteriile de audit si orice documente de referint; domeniul auditului, inclusiv identificarea unittilor organizationale si functionale si a proceselor care urmeaz s fie auditate; datele si locatiile unde se vor desfsura activittile de audit la fata locului; perioada si durata apreciate pentru desfsurarea activittilor de audit la fata locului, inclusiv ntlnirile cu managementul auditatului si cele ale echipei de audit; rolurile si responsabilittile membrilor echipei de audit si a persoanelor care i nsotesc; alocarea resurselor corespunztoare pentru zonele critice ale auditului. De asemenea, planul de audit trebuie s includ, dup caz: identificarea reprezentantului auditatului pentru audit; limba n care se lucreaz si cea n care se raporteaz auditul atunci cnd este diferit de limba auditorului si/sau a auditatului; subiectele tratate n raportul de audit; aranjamentele logistice (transport, facilitti pe teren etc.); aspectele legate de confidentialitate; orice audituri de urmrire.

Planul trebuie s fie analizat si acceptat de clientul auditului si prezentat auditatului, n prealabil nceperii activittilor de audit la fata locului. Orice obiectii din partea auditatului trebuie s fie rezolvate ntre seful echipei de audit, auditat si clientul auditului. Orice plan de audit revizuit trebuie s fie convenit ntre prtile n cauz nainte de continuarea auditului. SEDINTA DE DESCHIDERE edinta este prezidat de conductorul echipei de audit si urmtoarele aspecte trebuie luate n considerare: prezentarea participantilor, inclusiv o scurt descriere a rolurilor acestora; confirmarea obiectivelor auditului, a domeniului de aplicare si a criteriilor;

confirmarea programului auditului cu auditatul si a altor aranjamente relevante, cum ar fi data si ora pentru sedinta de nchidere, orice alte sedinte intermediare dintre echipa de audit si managementului auditatului, si orice alte schimbri de ultim or; metodele si procedurile care vor fi utilizate pentru efectuarea auditului, inclusiv nstiintarea auditatului c dovezile de audit vor fi bazate numai pe mostre din informatiile disponibile si de aceea, exist o doz de incertitudine n auditare.
Surse de informaii

Colectarea prin eantionare corespunztoare

Informaie

Verificare

Dovad de audit

Evaluarea fa de criteriile de audit

Constatri ale auditului

Analizare

Concluziile auditului

Procesul de colectare i evaluare a informaiilor Colectarea si verificarea informatiilor Pe parcursul auditului trebuie colectate printr-o esantionare adecvat si verificate informaiile relevante pentru obiectivele, domeniul i criteriile auditului, inclusiv informaiile referitoare la interfeele dintre funcii, activiti i procese. Numai informaiile verificabile pot constitui dovezi de audit. Dovezile de audit trebuie nregistrate.

 Dovezile de audit se bazeaz pe mostre ale informaiilor disponibile. n consecin, exist o anumit doz de incertitudine n auditare, iar cei care acioneaz asupra concluziilor auditului trebuie s fie informai despre aceast incertitudine. Surse de informare Sursele de informare alese pot varia n functie de domeniul si complexitatea auditului si pot include: interviuri cu angajaii i alte persoane; observarea activitilor si a mediului si condiiilor de lucru; documente, precum politica, obiectivele, planurile, procedurile, standardele, instructiunile, licenele i autorizaiile , specificaiile, desenele, contractele si comenzile; nregistrri, precum nregistrrile de la inspecie, procese verbale ale sedinelor, rapoarte de audit, nregistrri ale programelor de monitorizare i rezultatele msurrilor; sinteza datelor, indicatori de analiz i performan; informaii despre programele de eantionare ale auditatului i procedurile pentru controlul proceselor de eantionare i de msurare; rapoarte din alte surse, de exemplu, feedback-ul de la clieni, alte informaii relevante de la pri externe i evaluri ale furnizorilor; baze de date computerizate i site-uri web.

Desfurarea interviurilor Interviurile reprezint unul dintre mijloacele importante de colectare a informaiilor si trebuie realizate ntr-o manier adaptat situaiei i persoanelor intervievate. Auditorul trebuie s ia n considerare urmtoarele: interviurile trebuie realizate cu persoanele de la niveluri si funcii corespunztoare, care efectueaz activiti sau sarcini din domeniul auditului; interviurile trebuie s aib loc n cadrul programului normal de lucru i, acolo unde este cazul, la locul de munc al persoanei intervievate; trebuie acionat de o asemenea manier nct persoana intervievat s se simt ct mai confortabil att nainte ct i pe parcursul interviului; motivul interviului i notitele care se iau trebuie explicate; interviurile pot fi iniiate prin solicitarea ca persoana s-i descrie activitatea;

ntrebrile care induc rspunsul (ntrebri nchise) trebuie evitate; rezultatele interviului trebuie sintetizate i analizate cu persoana intervievat; persoanelor intervievate trebuie s li se mulumeasc pentru participare i cooperare.

Concluziile auditului pot trata aspecte precum: gradul de conformitate a sistemului de management n raport cu criteriile de audit; implementarea, mentinerea si mbunttirea eficace a sistemului de management; capabilitatea procesului de analiz efectuat de management de a asigura adecvarea, eficacitatea si mbunttirea continu a sistemului de management.

edinta de nchidere: este prezidat de conductorul echipei de audit;

se prezint constatrile si concluziile auditului, astfel nct acestea s fie ntelese si nsuite de auditat; se convine, dac este cazul, asupra intervalului de timp n care auditatul trebuie s prezinte planul de actiuni corective si preventive; particip auditatii, dar pot fi inclui clientul auditului sau alte prti interesate; dac este necesar, seful echipei de audit informeaz auditatul cu privire la situatiile ntmpinate pe parcursul auditului care pot reduce ncrederea n concluziile auditului.

Raportul de auditAuditorul ef este responsabil de pregtirea i coninutul raportului de audit. Raportul de audit trebuie s furnizeze o nregistrare complet, exact, concis i clar a auditului, i trebuie s conin sau s fac referire la urmtoarele: Obiectivele auditului; Domeniul auditului, n special identificarea unitilor funcionale i organizaionale, sau a proceselor auditate i a perioadei de timp n care s-a desfurat auditul. Identificarea clientului auditului; Identificarea conductorului echipei de audit i a membrilor; Datele i locurile n care s-au desfurat activitile de audit la faa locului; Criteriile de audit; Constatrile auditului;

Concluziile auditului.

Raportul de audit poate, de asemenea, s includ sau s fac referire la urmtoarele, dup caz: Planul de audit; Lista reprezentanilor auditatului; Un rezumat al procesului de audit inclusiv al incertitudinii i/sau obstacolelor ntlnite care pot diminua ncrederea n concluziile auditului; Confirmarea c obiectivele auditului au fost realizate n cadrul domeniului auditului n concordan cu planul de audit; Zonele neacoperite, dei incluse n domeniul auditului; Opiniile divergente nerezolvate ntre echipa de audit i auditat; Recomandrile pentru mbuntire, dac este specificat n obiectivele auditului; Planurile de aciuni de urmrire convenite, dac exist; O declaraie referitoare la natura confidenial a coninutului raportului; Lista de difuzare a raportului de audit.

raportul de audit trebuie datat, analizat i aprobat conform procedurilor programului de audit; raportul de audit trebuie aprobat i difuzat destinatarilor desemnai de clientul auditului; raportul de audit este proprietatea clientului auditului; membrii echipei de audit i toi destinatarii raportului trebuie s respecte i s pstreze confidenialitatea raportului; auditul este finalizat atunci cnd activitile descrise n planul de audit au fost ndeplinite i raportul de audit aprobat a fost difuzat. Tehnica interviului - Comportamentul auditorului Comportamentul auditorului presupune dou niveluri: nivelul analitic: sensibilitatea cu care un auditor percepe situaia i persoanele implicate; auditorul va analiza situaia din timpul discuiei, motivele i strile eului auditatului, pentru a-i putea pregti comportamentul n funcie de reacia auditatului; nivelul reactiv: modul n care, bazndu-se pe analiza sa, auditorul nelege s reacioneze cel mai bine pentru atingerea scopurilor auditului.

Tehnica interviului Motivarea Auditorul poate obine comportamentul dorit din partea auditatului - un grad nalt de disponibilitate pentru colaborare i prezentare a tuturor informaiilor prin:

influenarea atitudinii, cu ajutorul motivrii interne; influenarea comportamentului, cu ajutorul motivrii externe.
Tehnica interviului - Tehnica dialogului Ascultarea activ: se ncearc rezumarea celor spuse Tehnica chestionrii ne-directive: se pun ntrebri deschise Evitarea atacului: auditorul nu trebuie s creeze situaii critice n timpul discuiei Informaia feedback: se laud cu msur, se critic faptul i nu persoana, se critic att ct este necesar Tehnica interviului - Desfurarea discuiei 1. Salutul: se face introducerea, se fac prezentrile dac particip persoane necunoscute, se creaza o atmosfer propice. 2. Deschiderea: se prezint obiectivul i scopul discuiei. 3. Faza de informare: se asigur un transfer de date relevante. 4. Faza de argumentare: sunt schimbate argumente, se elaboreaz rezultate, utiliznd cifre, date i fapte. 5. Adoptarea deciziei: se sintetizeaz rezultatele, se stabilesc msuri, responsabili i termene. 6. ncheierea: se mulumete pentru colaborare, se stabilesc locul i data unei eventuale discuii urmtoare COMPETENTA I EVALUAREA AUDITORILOR nsuiri personale ale auditorului

Un auditor trebuie s fie: etic corect, cinstit, sincer, onest si discret; deschis dornic s ia n considerare idei sau puncte de vedere alternative;

diplomat cu tact n conlucrarea cu oamenii; cu spirit de observaie constient de mprejurimile fizice si de activitti; perceptiv cu instinct i abilitate de a ntelege situaiile; experimentat se adapteaz rapid la situaii diferite; tenace perseverent, concentrat pe atingerea obiectivelor; cu putere de decizie ajunge la concluzii punctuale bazndu-se pe rationamente logice si analiz; ncreztor acioneaz i se manifest n mod independent n timp ce interacioneaz efectiv cu ceilali

Cunotine i abiliti ale auditorului Auditorii trebuie s aib cunostine si abiliti n urmtoarele domenii: principiile, procedurile i tehnicile de audit pentru a permite auditorului s le aplice pe cele corespunztoare diferitelor audituri i s asigure c auditurile sunt efectuate ntr-o manier coerent si sistematic; sistemul de management i documentele de referin pentru a permite auditorului s neleag domeniul auditului i s aplice criteriile de audit; situaiile organizaionale - pentru a permite auditorului s neleag contextul operaional al organizaiei; legile, reglementrile i alte cerine aplicabile care permit auditorului s lucreze i s Auditorii trebuie s aib cunostine si abiliti n urmtoarele domenii: principiile, procedurile i tehnicile de audit pentru a permite auditorului s le aplice pe cele corespunztoare diferitelor audituri i s asigure c auditurile sunt efectuate ntr-o manier coerent si sistematic; sistemul de management i documentele de referin pentru a permite auditorului s neleag domeniul auditului i s aplice criteriile de audit; situaiile organizaionale - pentru a permite auditorului s neleag contextul operaional al organizaiei; legile, reglementrile i alte cerine aplicabile care permit auditorului s lucreze i s fie la curent cu cerinele care se aplic organizaiei auditate fie la curent cu cerinele care se aplic organizaiei auditate