BAHASAN
1 2 3 4 5 Istilah yang perlu difahami artinya. Kategori / jenis audit. Persiapan / penjadwalan audit. Tahapan-tahapan audit. Sikap / sifat auditor.
6 7 8 9
o AUDIT :
proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.
o AUDITOR : orang dengan kemampuan melakukan audit. O AUDITEE : organisasi yang diaudit.
o TIM AUDIT : seorang atau lebih auditor yang melakukan audit. o PAKAR TEKNIS :orang yang menyediakan pengetahuan khusus dari atau pakar dalam bidang yang diaudit.
PROGRAM AUDIT : sejumlah (satu atau lebih) audit yang direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan diarahkan ke tujuan tertentu.
BUKTI AUDIT : rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.
o KRITERIA AUDIT : sejumlah kebijakkan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan.
o TEMUAN AUDIT : hasil penilaian bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit. o KESIMPULAN AUDIT : hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit.
AUDIT PIHAK KESATU : audit yang dilakukan oleh, atau atas nama organisasi sendiri untuk tujuan internal = AUDIT INTERNAL.
AUDIT PIHAK KEDUA : audit yang dilakukan oleh pihak yang berkepentingan dengan organisasi.
AUDIT PIHAK KETIGA : audit yang dilakukan oleh organisasi mandiri eksternal.
Audit pihak kedua dan ketiga dapat juga dinamakan AUDIT EKSTERNAL.
AUDIT KECUKUPAN/DOKUMENTASI: audit yang membandingkan dokumentasi persyaratan organisasi terhadap standar.
Adanya kegiatan kerja. Tahapan kegiatan untuk diaudit. Nilai kegiatan yang diaudit. Kemungkinan adanya audit eksternal. o Kaitan dengan tinjauan kontrak. o Masalah yang nyata / potensial
o o o o
Faktor-faktor yang perlu dinilai (lanjutan) o o o o Apa jenis auditnya. Kedalaman dan lingkup audit. Tanggal dan waktu audit. Siapa yang ditugasi untuk memimpin audit.
o Bidang yang akan diaudit. o Siapa yang bertanggung jawab atas kegiatan yang diaudit. o Lingkup audit. o Waktu audit. o Nama auditor (auditor)nya. o Nomor laporan audit.
4 Tahapan-tahapan audit
1.
2. 3.
Pernyataan pembuka.
Pelaksanaan audit. Pernyataan penutup.
o o o o o o o o
Tahap 1 audit internal: Perkenalkan diri. Jelaskan lingkup audit. Jelaskan lamanya audit. Pertanyakan personel sudah tahu. Yang diaudit sistemnya, bukan orangnya. Jelaskan istilah dalam laporan. Nyatakan saat dan isi penutup. Tawarkan pertanyaan.
Tahap 2 audit internal: o o o o o o Dahulukan hasil audit yang lalu. Kita audit sistemnya, bukan orang. Seluruh lingkup tercakup. Gunakan pertanyaan terbuka. Sertakan bukti objektif. Dengarkan dan tunjukkan perhatian o Laporan harus jelas dan cermat. o Gunakan checklist anda. o Hindari pemborosan waktu.
Tahap 3 audit internal: o o o o o o o o Nyatakan audit telah selesai. Ucapkan terima kasih. Tonjolkan aspek positif, Sampling. Ringkasan laporan ketidaksesuaian Sepakati kerangka waktu koreksi. Tawarkan petanyaan. Sampaikan tindasan laporan audit. Laporan resmi untuk Wakil Manajemen.
Auditor diharapkan
diplomatis, sopan, berdisiplin diri, jujur, sabar, penuh perhatian, gemar bertanya, pandai menjelaskan, berpikiran terbuka, analitis, rajin, tidak mudah dipengaruhi, tabah, rajin mencatat, cermat menyimpan catatan, mendengarkan orang lain, profesional, siap, terlatih.
Auditor tidak diharapkan mudah percaya, mudah patah semangat, tidak berdisiplin, gemar memberikan pendapat, suka melecehkan orang, gemar berdebat, cerewet.
Cara mendengarkan yang baik dapat dibiasakan: o Berhentilah berbicara. o Usahakan lawan bicara tidak tegang. o Tunjukkan anda mau mendengarkan. o Pastikan bahasa badan kita tidak bertentangan dengan janji kita.
Jenis-jenis pertanyaan:
o Pertanyaan terbuka, diawali dengan kata tanya: apa, siapa, bilamana, di mana, bagaimana, mengapa. o Pertanyaan tertutup. o Pertanyaan menjurus. o Pertanyaan ganda. o Pertanyaan berandai-andai.
7 Teknik audit
Teknik audit
Audit adalah untuk menghimpun informasi. Selain melalui wawancara, auditor menghimpun informasi, antara lain dengan membaca dokumen, membaca rekaman, mengamati kejadian.
o Kalau dari yang dipilih tidak ditemukan ketidaksesuaian, cari lagi yang lain?
8 Checklist
Checklist
o Ini adalah alat mutlak bagi auditor. o Ini adalah alat pemicu ingatannya. o Checklist jangan dianggap sebagai daftar dari pertanyaan yang akan diajukan. o Checklist hendaknya berisikan kata-kata atau ungkapan kunci yang akan dipertanyakan
Checklist (lanjutan) Checklist disusun berdasarkan dokumen yang dipakai sebagai rujukan: standar, pedoman mutu, prosedur, atau dokumen lain.
Checklist menyediakan ruang mencatat,dan perkiraan waktu agar dapat mengelola waktu dengan baik.
Checklist (lanjutan)
Checklist dan catatan yang dihasilkan harus disimpan baik-baik, karena ia akan dipakai sebagai bahan dalam penyusunan laporan audit.
9 Pelaporan ketidaksesuaian
INGAT JUGA:
o Auditor tidak mencari kesalahan
orang.
o Auditor sekadar menemukan
untuk
menunjukkannya.
NO.
1
BAGIAN
PROGRAM
KLAUSUL
ISO
4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.4.1, 5.5.1,5.5.3,6.2.1, 6.3, 5.2, 5.3 ,6.4,7.1, 7.2.1, 7.5.1,7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.2, 8.5.3, 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.4.1, 5.5.1, 5.5.3, 6.2.1, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.4, 8.2.1, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5.3, 5.2,5.3 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.4.1, 5.5.1, 5.5.3, 6.2.1, 7.1, 7.2.1, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.3, 8.5.2, 8.5.3, 5.3 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 5.5.1, 5.5.3, 6.2.1, 7.1, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 7.5.5, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5.2, 8.5.3 4.1, 4.23, 4.2.4 ,5.4.1, 5.5.1, 5.5.3, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 5.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.6, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5.2, 8.5.3 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.4.1, 5.5.1, 5.3, 5.5.3, 6.1, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.4.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.5.2,8.5.4 4.1, 4.2.1, 4.2.2, 5, 6, 7, 8 4.1, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.2.1, 7.1, 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
2 3 4 5
6 7 8