UNIDAD 3

Aplicacin de los niveles de planeacin

El proceso administrativo se define como el proceso metodolgico que implica una serie de actividades que llevar a una mejor consecucin de los objetivos, en un periodo ms corto y con una mayor productividad.

El proceso administrativo se dice que es tridimensional, porque sus elementos son aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus niveles: Planeacin Organizacin Direccin y control

Algunas definiciones de la planeacin como parte de su significado pueden ser: Proceso que permite la identificacin de oportunidades de mejoramiento en la operacin de la organizacin con base en la tcnica, as como el establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades.

Determinacin racional de adnde queremos ir y cmo llegar all.

Es la funcin que tiene por objetivo fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. Hacer que ocurran cosas que de otro modo no habran ocurrido. Esto equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura accin.

NIVEL INSTITUCIONAL (Planeacin estratgica)

En este nivel se realiza la llamada Planeacin Estratgica, por que los lineamientos son diseados y asumidos por los dirigentes o altos mandos de la organizacin, para toda la organizacin. Por ello, cumplen con la tarea de enfrentar la incertidumbre que se genera en el ambiente, determinando las amenazas y oportunidades y diseando estrategias para enfrentar estos dos anteriores.

Las estrategias son, a menudo, referidas a la competencia. Por ejemplo, el plan estratgico de un peridico nacional puede tener como objetivo incrementarla renta de anuncios en X porcentaje. La estrategia escogida para realizar este objetivo puede ser la publicacin por separado de ediciones geogrficas con anuncio regionales.

El propsito de la planeacin estratgica es entonces determinar la forma d crecimiento de las organizaciones, sealando los productos y servicios a desarrollar para el logro de sus objetivos.

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LAS CARACTERSTICAS DE ESTA PLANEACIN SON, ENTRE OTRAS, LAS SIGUIENTES: Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes especficos subsecuentes. Es conducida o ejecutada por los ms altos niveles jerrquicos de direccin. Establece un marco de referencia general para toda organizacin. Se maneja informacin fundamentalmente externa.

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Afronta mayores niveles de incertidumbre en relacin con los otros tipos de planeacin.
Normalmente cubre amplios periodos. No define lineamientos detallados. Su parmetro principal es la eficiencia. La planeacin del crecimiento de la empresa puede considerarse como representativa de la planeacin a largo plazo.

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NIVEL INTERMEDIO (Planeacin tctica)

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Este nivel asimila las presiones e influencias ambientales generadas por la incertidumbre en el nivel institucional. Es una relacin entre tareas por hacer y el tiempo disponible para hacerlas. El propsito de las decisiones en este nivel, debe ser limitado, con plazos ms cortos, reas menos amplias. Las decisiones implicadas abarcan partes de la empresa: su amplitud es departamental. Se orienta hacia resultados satisfactorios.

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Estos planes, por lo general de cinco aos de duracin, fluyen naturalmente desde los objetivos, polticas y estrategias establecidas en el plan estratgico.
En la realidad los planes a plazo medio pueden tener subjetivos, subpolticas y subestrategias propias, y stas son probablemente ms detalladas que en el plan estratgico o plan a largo plazo. Es frecuente detallar planes en reas funcionales tales como mercadotecnia, manufactura, finanzas, personal, etc.

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Algunas de las caractersticas principales de la planeacin tctica son:

Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeacin estratgica. Es conducida o ejecutada por los ejecutivos de nivel medio (gerentes divisionales o funcionales). Se refiere a un rea especfica de actividad de las que consta la empresa.

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Se maneja informacin externa e interna. Est orientada hacia la coordinacin de recursos. Sus parmetros principales son efectividad y eficiencia.

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NIVEL OPERATIVO (Planeacin operativa )

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Los detalles del plan a plazo medio no son suficientes para lograr las operaciones corrientes inmediatas, es necesario detallar an ms este plan; esto es posible a travs de los planes a corto plazo.
Los planes a corto plazo son usualmente planes a desarrollarse en un ao o menos y contienen detalles y calendarios del tipo de presupuesto o plan de financiamiento para su realizacin. As, el plan de produccin y el plan de distribucin incluirn cuotas de venta, presupuesto de distribucin y pronstico estimado de ventas.
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Se basa en la lgica del sistema cerrado, por la Planeacin se orienta hacia la optimizacin y maximizacin de los resultados. El grado de libertad es mnimo por que se deben obtener resultados, es por ello que la administracin debe tomar decisiones a corto plazo. Su amplitud es slo hacia una tarea u operacin. Por esta ltima razn el nivel operacional se orienta hacia la eficiencia. La Planeacin operacional, esta constituida por numerosos planes operacionales que proliferan en las diversas reas y funciones de la empresa.
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Indicadores de Gestin

Los indicadores de gestin por su parte, se entienden como la expresin cuantitativa del comportamiento o el desempeo de toda una organizacin o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algn nivel de referencia, puede estar sealando una desviacin sobre la cual se tomarn acciones correctivas o preventivas segn el caso.

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El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeo del rea mediante parmetros establecidos en relacin con las metas, as mismo observar la tendencia en un lapso de tiempo durante un proceso de evaluacin. Con los resultados obtenidos se pueden plantear soluciones o herramientas que contribuyan al mejoramiento o correctivos que conlleven a la consecucin de la meta fijada.

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Criterios Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios:

Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la caracterstica descrita debe ser cuantificable en trminos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad. Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fcilmente por todos aquellos que lo usan. Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organizacin.
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Las tcnicas para elaborar medidores e indicadores son simples. El proceso sugerido para hacerlo es el siguiente:

Definir los atributos importantes. Mediante el uso de un diagrama de afinidad (lluvia de ideas mejorada) obtenga el mayor nmero de ideas acerca de medidores o indicadores que puedan utilizarse para medir las actividades o los resultados del mismo, segn sea el caso. Asimismo, los atributos ms importantes que debe tener el medidor o indicador. Luego, por consenso seleccione los ms apropiados.

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Evaluar si los medidores/ indicadores tienen las caractersticas deseadas, es decir medibles, entendibles y controlables. Compare contra el conjunto de medidores o indicadores actuales para evitar redundancia o duplicidad. Esto es la comparacin de los resultados.

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Planeacin de recursos

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La planeacin de recursos para un centro de cmputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de accin a seguir, de los siguientes elementos:
Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad. Equipo: Equipo de cmputo necesario para su funcionamiento, perifricos.

Materiales de produccin: Materias primas para su funcionamiento, as como materiales directos e indirectos.
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Planeacin de personal

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La planeacin de recursos humanos es un proceso utilizado para establecer objetivos de la funcin de personal y para desarrollar estrategias adecuadas para alcanzar tales objetivos. La planeacin de recursos humanos puede hacerse de una manera relativamente formal o informal. El proceso de planeacin de recursos humanos tiende a seguir un modelo congruente que comprende: objetivos organizacionales, pronsticos, planes y programas, evaluacin. Una empresa que no haga planeacin de recursos humanos no podr llegar a satisfacer adecuadamente sus requerimientos de personal ni sus objetivos organizacionales.
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Planeacin de infraestructura fsica

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La ubicacin fsica e instalacin de un Centro de Cmputo en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamao de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio fsico existente o proyectado.

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Local fsico. Donde se analizar el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro elctrico, acondicionamiento trmico y elementos de seguridad disponibles. Espacio y movilidad. Caractersticas de las salas, altura, anchura, posicin de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo mvil o falso suelo.

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Iluminacin. El sistema de iluminacin debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitar la incidencia directa del sol sobre los equipos. Tratamiento acstico. Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibracin, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibracin se encuentren amortiguados.

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Seguridad fsica del local. Se estudiar el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanteras). Tambin se estudiar la proteccin contra inundaciones y otros peligros fsicos que puedan afectar a la instalacin.

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Suministro elctrico. El suministro elctrico a un Centro de Cmputo, y en particular la alimentacin de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilizacin de una lnea independiente del resto de la instalacin para evitar interferencias, con elementos de proteccin y seguridad especficos y en muchos casos con sistemas de alimentacin ininterrumpida (equipos electrgenos, instalacin de bateras).

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Planeacin de infraestructura tecnolgica

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Las principales funciones que se requieren para operar un centro de cmputo son las siguientes:

Operar el sistema de computacin central y mantener el sistema disponible para los usuarios.
Ejecutar los procesos asignados conforme a los programas de produccin y calendarios preestablecidos, dejando el registro correspondiente en las solicitudes de proceso.

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Marcar y/o sealar los productos de los procesos ejecutados.

Llevar registros de fallas, problemas, soluciones, acciones desarrolladas, respaldos, recuperaciones y trabajos realizados. Velar porque el sistema computarizado se mantenga funcionando apropiadamente y estar vigilante para detectar y corregir fallas en el mismo. Realizar labores de mantenimiento y limpieza de los equipos del centro de cmputo.

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Aplicar en forma estricta las normas de seguridad y control establecidas.

Mantener informado al jefe inmediato sobre el funcionamiento del centro de cmputo. Cumplir con las normas, reglamentos y procedimientos establecidos por la Direccin para el desarrollo de las funciones asignadas.

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Evaluacin financiera

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La administracin debe preocuparse en cmo la inversin inicial debe proporcionarle beneficios al centro de cmputo y cmo sta se refleja en la obtencin de ventajas competitivas. Una mala planeacin en la implantacin del centro de cmputo puede significar gran cantidad de dinero invertido y no recuperado.

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Es muy importante conocer cuales son los costos que intervienen y definir una estructura de cuentas especfica donde se registren todos los movimientos relacionados.
Lo anterior le permitir a la administracin tomar decisiones inteligentes sobre el cambio y uso de la tecnologa y los beneficios que sta le proporciona al negocio.

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Estudio tcnico

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Estudio econmico

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Los costos directos a contemplar en la estructura de cuentas seran los siguientes: Hardware y Software: Adquisicin, depreciacin, arrendamiento, actualizacin, mantenimiento y consumibles. Capacitacin: Entrenamiento.

Infraestructura: Instalaciones de red, de comunicaciones, de proteccin de activos (lneas reguladas, reguladores, UPS), sistemas de respaldo y recuperacin y seguridad en la red.
Soporte y Mantenimiento: Servicios tcnicos, contratos de mantenimiento, equipo de soporte (Hardware y Software) a las operaciones y sueldos del personal de soporte.

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Plan integral de desarrollo informtico (plan a mediano plazo)

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Metodologas de planeacin de tecnologa informtica existen muchas, tal vez tantas como autores o empresa consultoras. Metodologas tan completas como la Business Systems Planning (BSP) de IBM o el Method One de Arthur Andersen; as como las metodologas sencillas que cada director de informtica puede idear.

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La metodologa Planeacin de Tecnologa Informtica a Mediano Plazo tiene cinco caractersticas relevantes:

Sencilla de captar,
Practica en su aplicacin, * Flexible para adaptarse a planeaciones estratgicas de tecnologa informtica,

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Flexible para usarse en cualquiera de los siguientes tipos de planeacin: aislada, reactiva, ligada o integrada y,
* Puede ser utilizada bajo el enfoque de bsqueda de problemas o bien el de bsqueda de oportunidades.

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La metodologa consta de las siguientes fases: Caracterizacin de la organizacin. Revisin de la arquitectura de tecnologa informtica actual. Revisin de los planes de la organizacin. Caracterizacin del rol de la tecnologa informtica en la organizacin.

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Estimacin de las tendencias de la tecnologa informtica. Benchmarking con otras organizaciones. Determinacin de la nueva arquitectura de tecnologa informtica.

Plan de migracin de la arquitectura de tecnologa informtica actual a la nueva.

Documentacin del plan de tecnologa informtica. Comunicacin del plan de tecnologa informtica.
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Planes operativos anuales (POA)

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El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad facturadora (compaa, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio. El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan estratgico de la empresa, y su especificacin sirve para concretar, adems de los objetivos a conseguir cada ao, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina).
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