Anda di halaman 1dari 52

ANALISIS SISTEM INFORMASI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) PADA PEMKO MEDAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)

Oleh : Devi Dwinta Fani 100310071 Yolanda Dewi L.T 100310046

PROGRAM STUDI KOMPUTERISASI AKUNTANSI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK MIKROSKIL MEDAN 2012

LEMBARAN PENGESAHAN

ANALISIS SISTEM INFORMASI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) PADA PEMKO MEDAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Oleh:

DEVI DWINTA FANI 100310071

YOLANDA DEWI L. T 100310038

Medan, 20 Desember 2012

Disetujui Oleh: Dosen Pembimbing,

Diketahui dan Disahkan Oleh: Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi D3

Syanti Irvianti, M.Kom

Syanti Irvianti, M.Kom

KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan waktu dan kesempatan, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan ini yang berjudul Analisis Sistem Informasi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) pada Pemko Medan. Penulis menyadari bahwa penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan ini masih jauh dari kata kesempurnaan. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang sifatnya membangun demi perbaikan penulis yang lebih sempurna pada masa yang akan datang. Dari tahap awal penyusunan laporan Prkatek Kerja Lapangan ini sampai dengan selesai, penulis banyak mendapatkan bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Maka kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Ibu Syanti Irviantina, S.Kom, MTI, sebagai dosen pembimbing dan selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi STMIK Mikroskil Medan yang telah bersedia meluangkan waktu dan mencurahkan perhatian, memberikan saran serta pengarahan sehingga laporan penulisan ilmiah ini dapat diselesaikan. 2. Bapak/Ibu dosen beserta seluruh staf Komputerisasi Akuntansi STMIKMikroskil Medan yang telah memberikan arahan kepada penulis. 3. Pimpinan dan seluruh staf Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Pemko Medan yang telah membantu penulis untuk mendapatkan data dan keterangan yang diperlukan dalam penyusunan laporan Praktek Kerja Lapangan ini. 4. Teristimewa kepada orang tua dan keluarga saya, yang telah banyak memberikan bimbingan dan bantuan baik moril maupun material selama penulis mengikuti pendidikan hingga selesainya laporan Praktek Kerja Lapangan ini. 5. Teman-teman yang telah banyak membantu saya dalam mencari data serta memberi pendapat dalam menyimplkan topik yang di dapat.

Akhir kata, penulis berharap semoga laporan praktek Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi pembaca sekaligus menjadi gambaran untuk kemajuan laporan lainnya.

Medan,

Februari 2013 Penulis

Devi Dwinta Fani 10.031.0071

Yolanda Dewi Laxmi T 10.031.0046

ii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR BAB I. PENDAHULUAN 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 LATAR BELAKANG TUJUAN PENELITIAN MANFAAT PENELITIAN BATASAN MASALAH METODOLOGI PENELITIAN LOKASI PENELITIAN JADWAL KEGIATAN .

i iii iv

1 3 3 3 4 5 6

BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 2.2 2.3 DASAR HUKUM BKD KOTA MEDAN STRUKTUR ORGANISASI TUGAS POKOK DAN FUNGSI 7 7 11

BAB III. LANDASAN TEORI 3.1 3.2 KONSEP SISTEM INFORMASI KONSEP BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH 14 20

BAB IV. HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN 4.1 4.2 PENGAMATAN PEMBAHASAN 34 42

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 5.2 KESIMPULAN SARAN 43 43 44

DAFTAR PUSTAKA

iii

DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2.1. Struktur Organisasi BKD Kota Medan Gambar 4.1. Tampilan Saat Login Pada SIMPEG Gambar 4.2. Tampilan Form Pencarian Pegawai Gambar 4.3. Tampilan Form Isian Pegawai Gambar 4.4. Tampilan Form Pengangkatan CPNS Gambar 4.5. Tampilan Form Pengangkatan PNS Gambar 4.6. Tampilan Form Riwayat Kepangkatan Gambar 4.7. Tampilan Pengupdetan ke Database Pegawai yang naik pangkat Gambar 4.8. Tampilan Daftar dan Rekap Pegawai Pensiun Gambar 4.9. Tampilan Rekapitulasi Pensiun Pegawai 7 35 35 36 37 38 39 40 41 41

iv

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Pemko Medan merupakan sebuah

instansi

pemerintahan

yang

bertugas

membantu

kepala

daerah

dalam

melaksanakan manajemen pegawai negeri sipil di lingkungan kota Medan. Badan Kepegawaian Daerah Pemko Medan berfungsi menyiapkan bahan dalam perumusan kebijakan teknis dalam lingkup Kepegawaian Daerah,

menyelenggarakan program kepegawaian, pengembangan dan pemberdayaan pegawai, mutasi pegawai dan penyajian informasi kepegawaian serta melakukan pengkajian dan evaluasi pengelolaan kepegawaian. Adapun tantangan yang dihadapi Badan Kepegawaian Daerah Pemko Medan adalah menjalankan operasionalnya yaitu dalam penerimaan Pegawai Negeri Sipil. Dimana terdapatnya beragam tingkat kepercayaan masyarakat terhadap Badan

Kepegawaian Daerah. Di sisi lain seringnya ditemukan berkas Pegawai yang tidak lengkap dalam pengajuan peserta pendidikan dan pelatihan tidak sesuai dengan persyaratan, dan laporan kerja bulanan serta proses surat menyurat menjadi tidak tepat waktu akibat keterlambatan pengesahan. Dalam upaya memberdayakan dan mengembangkan sumber daya manusia, Badan Kepegawaian Daerah Pemko Medan telah berusaha memberikan perhatian pada pemersalahan kerja pegawai secara terperinci untuk mencari cara yang tepat menyelesaikannya. Berorientasi kepada Pegawai dan hasil yang akan dicapai, menciptakan kondisi kerja yang nyaman agar pegawai agresif dalam bekerja, serta menjaga dan mempertahankan stabilitas kerja pegawainya.

Upaya lain yang juga dilakukan Badan Kepegawaian Daerah Pemko Medan diantaranya membekali pegawainya dengan mengadakan seminar, mengikutsertakan Pegawai pada program-program pendidikan dan pelatihan yang dilaksanakan Badan Diklat Kota Medan setiap tahunnya, pendidikan formal melalui tugas belajar dan izin belajar di perguruan tinggi negeri ataupun swasta yang diajukan oleh Pegawai serta mengadakan seminar dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas kerja, ketepatan waktu dalam bekerja, efektif dalam memanfaatkan waktu kerja dan fasilitas kerja, kemandirian, komitmen dalam bekerja, serta meningkatkan loyalitas kerja Pegawai. Hal ini lah yang didasari oleh Badan Kepegawaian Daerah sebagai suatu instansi pemerintahan yang menyajikan pelayanan dalam penyediaan Pegawai yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas maupun institusi lainnya di lingkungan pemerintahan Kota Medan. Sebagai unsur pelaksana, Badan Kepegawaian Daerah Pemko Medan telah memiliki Sistem Informasi Pegawai (SIMPEG) dalam rangka meningkatkan administrasi kenaikan pangkat Pegawai, pengelolaan data informasi Pegawai, pelaksanaan pemutakhiran data Pegawai, pelaksanaan pengumpulan, penyimpanan dan pemeliharaan dan serta

Dokumentasi kepegawaian. Oleh karena itu, para Pegawai harus mengandalkan kemampuan dalam bekerja, loyalitas dalam bekerja sehingga dapat memberikan karakter khusus Badan Kepegawaian Daerah Pemko Medan. Hal tersebut menjadi satu perwujudan agar dapat menarik kepercayaan masyarakat yang semakin berkurang terhadap pelayanan instansi pemerintah. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian terhadap Sistem Informasi Badan Kepegawaian Daerah yang digunakan oleh Pemerintahan Kota Medan dalam melakukan kegiatannya sebagai salah satu bahan Praktek Kerja Lapangan.

1.2

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah untuk menambah wawasan dalam mengetahui bagaimana proses Pengolahan data Pegawai Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Pemko Medan seperti penyimpanan data, pencarian data, pembuatan laporan dan lain sebagainya.

1.3

Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah memperoleh wawasan,

pengetahuan, dan keterampilan sehubungan dengan Sistem Kepegawaian Daerah Pemko Medan. 1.4 Batasan Masalah Agar pembahasan yang dilakukan lebih terarah, maka perlu ditentukan batas permasalahan yang terbagi menjadi 2 batasan masalah yaitu batasan proses dan batasan data. 1. Batasan Proses Proses-proses dalam sistem kepegawaian ini menjadi 2 bagian proses yaitu proses data internal dan proes data eksternal. Proses data internal meliputi proses-proses pengolahan data pegawai, proses pencarian data pegawai dan proses pembuatan laporan pegawai. Sedangkan proses data eksternal meliputi proses-proses login dan proses-proses pengelolaan database.

2. Batasan Data Batasan data yang ingin diteliti dalam sistem kepegawaian ini adalah sebagai berikut; 1. Data Mutasi Kepangkatan 2. Data Mutasi Jabatan 3. Data Kenaikan Pangkat Pegawai 4. Data Pensiunan Pegawai

1.5

Metodologi Penelitian Adapun langkah-langkah dalam melakukan penelitian ini adalah :

1.5.1 Metode Pengumpulan Data Metode Pengumpulan Data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan Metode Studi Lapangan (Field Research), yaitu pengumpulan data melalui peninjauan secara langsung terhadap objek yang diteliti. Metode pengumpulan data ini dapat dilakukan dengan cara : 1. Library Research Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dengan cara membaca literatur-literatur yang berhubungan tentang buku/artikel birokrasi pemerintahan dan kepegawaian, buku/artikel tentang ilmu

pemerintahan serta dokumen-dokumen yang ada relavansinya dengan topik yang dibahas dalam penelitian ini. Data yang diperoleh dari kepustakaan ini merupakan data sekunder. 2. Interview Pada tahap ini dilakukan proses tanya jawab dengan pihak internal instansi dalam mengumpulkan data dan informasi mengenai kebutuhan sistem, selain itu dengan orang yang akan bertindak sebagai admin yang akan mempergunakan sistem.

3. Observasi Pada tahap ini dilakukan pengamatan secara langsung terhadap objek yang diteliti yaitu data, baik berasal dari dokumen-dokumen yang terpakai maupun dari hasil wawancara yang dilakukan dengan para pegawai atau pimpinan yang berwenang.

1.5.2 Metode Analisis Sistem Informasi Analisis sistem merupakan suatu tahap pemahaman proses yang bertujuan untuk mengetahui proses apa saja yang terlibat dalam sistem dan berhubungan satu proses dengan proses lainnya. Dari pemahaman proses tersebut maka dapat dilakukan suatu evaluasi dan usulan terhadap sistem yang ada, untuk dikembangkan lebih lanjut.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa tahap analisis merupakan tahap yang cukup kritis, sebab kesalahan dalam analisis akan mempengaruhi tahap selanjutnya.

1.6

Lokasi Penelitian Waktu praktek kerja lapangan dilakukan dalam 1 semester. Badan

Kepegawaian Daerah (BKD) Pemko Medan beralamatkan di Jl. Kapten Maulana Lubis No. 2 Medan.

1.7

Jadwal Kegiatan

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No Kegiatan November Bulan Desember Januari Februari

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 Proposal Pengumpulan Data 3 Analisis Sistem Informasi

Pembuatan Laporan

BAB II GAMBARAN UMUM

2.1

Dasar Hukum BKD Kota Medan 1. Undang-Undang (Drt) Nomor 8 Tahun 1956, tentang Pembentukan daerah Otonomi Kota-Kota Besar Dalam lingkungan Daerah Provinsi

Sumatera Utara. Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 1973 tentang Perluasan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Medan. 2.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999, tentang Perubahan atas Undang-Undang Kepegawaian. 3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004, tentang Pemerintahan Daerah. 4. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007, tentang Organisasi Perangkat Daerah. 5. Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009, tentang Pembentukan Organisasi dan tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan. Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok

2.2

Struktur Organisasi Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009, Tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan, disebutkan Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan yang terdiri dari :

No. 1. 2. 3. 4.

ESELON ESELON II/b ESELON III/a ESELON III/b ESELON IV/a JUMLAH

JUMLAH 1 1 4 11 17

untuk melaksanakan tugas dan fungsi serta tata kerja di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan dapat dilihat dalam susunan Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan dengan susunan struktur Organisasi sebagai berikut :

Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan

Gambar 2.1. Struktur Organisasi BKD Kota Medan Sumber: BKD Kota Medan

a. Kepala Badan b. Sekretariat membawahkan : 1. Sub. Bagian Umum 2. Sub. Bagian Keuangan 3. Sub. Bagian Penyusunan Program c. Bidang Pengembangan Karier membawahkan : 1. Sub. Bidang Jabatan Struktural 2. Sub. Bidang Jabatan Fungsional d. Bidang Kepangkatan membawahkan : 1. Sub. Bidang Kepangkatan Jabatan Struktural dan Non Struktural 2. Sub. Bidang Kepangkatan Jabatan Fungsional e. Bidang Kesejahteraan dan Disiplin membawahkan : 1. Sub. Bidang Kesejahteraan 2. Sub. Bidang Disiplin f. Bidang Pengadaan Pegawai dan Pembinaan Sistem Informasi membawahkan : 1. Sub. Bidang Pengadaan dan Pensiun Pegawai 2. Sub. Bidang Sistem Informasi Kepegawaian g. h. Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kelompok Jabatan Fungsional

10

2.3 1.

Tugas Pokok dan Fungsi Bidang Mutasi Pasal 12 Bidang Mutasi mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertimbangan

teknis mutasi kepegawaian kepada Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah dan Pejabat Instansi yang berwenang di daerah dan menetapkan kenaikan pangkat anumerta, pengabdian di wilayah kerjanya.

Pasal 13 Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 bidang Mutasi menyelengarakan fungsi : 1. Penyiapan pertimbangan teknis kepada Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah untuk menetapkan kenaikan pangkat pegawai Negeri Sipil Daerah dari Juru Muda Tingakt I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina Utama golongan ruang IV/e. 2. Pemberian pertimbangan teknis kepada Pejabat Instansi Pusat yang berwenang di daerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil Daerah dari juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina Utama golongan ruang IV/b. 3. Penetapan kenaikan pankat anumerta dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil Pusat. 4. 5. Pemberian pertimbangan teknis peninjauan masa kerja. Penetapan pemindahan Pegawai Negeri Sipil Daerah antar Daerah Provinsi dan antara Daerah kabupaten/Kota dengan Daerah Kabupaten lain Privinsi.

11

2. a.

Bidang Pensiun Bidang status Kepegawaian dan Pensiun

Pasal 17 Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil, kartu Pegawai (KARPEG), Kartu Isteri/Suami (KARIS/KARSU), pemberhentian dan pemberian pension bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan janda/dudanya dan penyiapan pertimbangan teknis bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah dan janda/dudanya yang telah mencapai batas usia pensiun serta penyiapan perimbangan status kepegawaian lainnya.

Pasal 18

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 Bidang Status Kepegwaian dan Pensiun menyelenggarakan fungsi : 1. Penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil Daerah di wilayah kerjanya. 2. Penyiapan penetapan KARPEG dan KARIS/KARSU Pegawai Negeri wilayah kerjanya. 3. Penyiapan pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil bagi Calon Pegawai Sipil Daerah yang menjalani masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun. 4. Penyiapan penetapan/pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil bagi Calon Pegawai Negeri Sipil Pusat/Daerah yang menjalani masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun. 5. Penyiapan penetapan pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat yang berpangkat Pembina Tingkat IV/b ke bawah yang mencapai batas usia pensiun dan pensiun janda/dudanya.

12

6.

Penyiapan pertimbangan teknis pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai Negeri Sipil Daerah yang berpangkat Pembina Utama golongan ruang IV/e ke bawah yang mencapa batas usia pensiun dan pensiun janda/dudanya.

7.

Penyiapan pemberian pertimbangan masalah kedudukan dan status hukum kepegawaian.

8.

Penyiapan pertimbangan pernyataan tewas dan uang duka tewas serta tunjangan cacat.

9. 10.

Penyiapan persetujuan pemberian cuti diluar tanggungan negara. Bidang Informasi Kepegawaian

Pasal 23 Bidang Informasi Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan sistem informasi kepegawaian Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah dan memfasilitasi pengembangan sistem informasi kepegawaian pada instansi daerah di wilayah kerjanya. Pasal 24 Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 Bidang Informasi Kepegawaian menyelenggarakan fungsi : 1. 2. 3. 4. Penyiapan data masukan hasil mutasi kepegawaian Pelaksanaan penyuntingan dan penyandian data kepegawaian Pelaksanaan pengolahan data kepegawaian Penyelenggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi

13

BAB III TINJAUAN PUSTAKA

3.1

Konsep Sistem Informasi

3.1.1 Pengertian Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin, yaitu Systema dan bahasa Yunani yaitu sustema yang berarti suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Suatu sistem diciptakan untuk menangani seseuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Sistem pada dasarnya dapat diartika sebagai suatu kumpulan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi dan saling bergantung satu sama lain. Setiap sistem terdiri dari sub-sub sistem yang diberi nama prosedur. Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu bidang fungsional cocok dengan defenisi ini, organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. (McLeod, 2001 : 11) Teori tentang sistem pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding. Dari teori ini muncul pengertian-pengertian sistem yang diuraikan oleh para ahli lain. Gordon B. Davis dalam b ukunya menyatakan bahwa sistem bisa berupa abstrak atau fisis. Sistem abstrak adalah susuna yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Sedangkan sistem bersifat fisis adalah serangkain unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

14

Norman L. Enger menyatakan bahwa suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi. Sedangkan Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa suatu sistem terdiri atas objekobjek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang secara bersama-sama bekerja untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur dari sistem adalah jaringan prosedur yang merupakan urutan kegiatan klerikal. 3.1.2 Defenisi Informasi Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu : a. Informasi strategis. Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya. b. Informasi taktis. Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan. c. Informasi teknis. Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi pada persediaan stock, retur penjualan dan laopran kas harian.

Istilah informasi sering kali tidak tepat pemakaiannya. Informasi dapat merujuk ke suatu data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya.

15

Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan maka informasi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks pengambilan keputusan (Tata Sutabri, 2004 : 18)

Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil dari data yang dimasukkan ke dalam pengolahan. Akan tetapi dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberikan suatu kemungkinan faktor risiko pada tingkat-tingkat pendapat yang berbeda.

Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan dan fungsi utamanya adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. 3.1.3 Defenisi Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Sebagai suatu sistem (Jogiyanto, 2003 : 33). Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi oerasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kgiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, 2004 : 36) 16

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blom masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. a. Blok masukan (input block) Input mewakili data yang masuk ke dlama sistem informasi. Yang dimaksud dengan input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen kasar.

b. Blok model (model block) Blok inio terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan

c. Blok keluaran (output blok) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok teknologi (technology block) Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknology terdiri dari (tiga) bagian utama yaitu teknisi (brainware), perangakat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

17

e. Blok basis data (database block) Basis data atau (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basi data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (database management system).

f. Blok kendali (control block) Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan pada sistem itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan-kesalahan dapat dengan mudah diatasi.

3.1.4 Sistem informasi pegawai (SIMPEG) Saat ini manajemen kepegawaian memerlukan suatu sistem perencanaan, pelaksanaan serta monitoring dan evaluasi manajemen dan administrasi kepegawaian secara cepat, akuntabel dan terintegrasi. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan sebuah program yang

memanfaatkan teknologi yang dapat mempercepat proses pengolahan data kepegawaian sehingga dapat menunjang kelancaran administrasi kepegawaian. Peserta kegiatan ini terdiri dari para pejabat ESELON II, III, IV serta pelaksana.

18

Secara umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dibangun dengan tujuan : 1. Mewujudkan suatu Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang terintegrasi dalam satu jaringan komputer, yang mampu menghasilkan informasi yang bermutu sehingga berdampak pada efektivitas organisasi. 2. Mewujudkan pengelolaan manajemen kepegawaian yang efisien, efektif, terintegrasi dan akuntabel. 3. Mewujudkan pelayanan administrasi kepegawaian yang cepat, mudah dan akuntabel. Hasil yang diharapkan dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian antara lain : 1. Tertatanya data pegawai untuk membantu pimpinan dalam

merencanakan penyebaran pegawai, dan merencanakan pelatihan pegawai di masa yang akan datang. 2. Kelancaran administrasi dan manajemen kepegawaian agar pegawai mendapat hak serta melaksanakan kewajibannya dengan baik. 3. Kemudahan pekerjaan di bidang administrasi dan manajemen kepegawaian dalam membuat laporan. 4. Terciptanya pelaksanaan tugas yang lebih efektif dan efisien. 5. Terwujudnya tertib administrasi dan tertib pengarsipan guna mendukung pelaksanaan tugas-tugas administrasi kepegawaian. 6. Terbinanya tenaga-tenaga yang terampil dalam memanfaatkan teknologi informasi mutakhir dalam melaksanakan tugas-tugas administrasi kepegawaian

19

3.2

Konsep Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, baik sebagai pegawai

tetap atau pegawai tidak tetap/tenaga kerja lepas berdasarkan perjanjian atau kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu dengan memperoleh imbalan yang dibayarkan berdasarkan periode tertentu, penyelesaian pekerjaan, atau ketentuan lain yang ditetapkan pemberi kerja, termasuk orang pribadi yang melakukan pekerjaan dalam jabatan negeri atau badan usaha milik negara atau badan usaha milik daerah. Pegawai terbagi atas 2 antara lain Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Swasta. Pegawai Swasta yaitu Pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/diluar instansi Pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut. Pegawai Negeri Sipil adalah atau Civil Servant merupakan salah satu organ penting bagi eksistensi suatu negara, keberadaan Pegawai Negeri Sipil selain sebagai bagian dari eksekutif juga terdapat pada organ-organ kenegaraan lainnya seperti lembaga yudikatif maupun lembaga legislatif. Walaupun banyak predikat negatif disandangkan kepada PNS namun masih banyak PNS dengan jiwa pengabdiannya dan komitmen yang tinggi tetap melakukan tugasnya dengan sangat baik dan terpuji bahkan rela untuk menyelesaikan tugasnya terpaksa harus bekerja sampai larut malam untuk melakukan pelayanan kepada masyarakat. Pengertian Pegawai Negeri menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian, adalah setiap Warga Negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau, diserahi tugas Negara lainnya dan digaji ber-dasarkan peraturan perundangan yang berlaku.PNS Berdasarkan Pasal 2 ayat (2) Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999, terdiri dari Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Pegawai Negeri Sipil Daerah.

20

Kedudukan dan peran Pegawai Negeri Sipil pada setiap negara adalah penting dan menentukan karena pegawai negeri merupakan aparatur pelaksana pemerintah untuk menyelenggarakan pemerintahan dan kelancaran pemba-ngunan dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional ter-utama ditentukan oleh kualitas dan kinerja Pegawai Negeri Sipil. Dengan posisi yang demikian maka diperlukan mana-jemen Pegawai Negeri sipil yang mampu secara komprehensif dan terperinci menjelaskan posisi, peran, hak dan kewajiban para Pegawai Negeri Sipil tersebut. Kepegawaian adalah hal ihwal tentang orang yang bekerja di dalam pemerintahan. Tetapi ada sebutan PROFESInya, Sementara itu di dalam kepegawaian itu telah terkumpul sebutan macam profesi di dalamnya, seprti: Polri, Jaksa, Guru, Hakim, TNI, dsb. Sebutan Profesi. Sebutan Pegawai atau PNS bukan menunjukkan gugus profesi, seperti misalnya TNI, POLRI, Dokter, Hakim, Jaksa, Wartwan, dan laiin-lainnya PNS bukan sebutan profesi karena di dalamnya terdiri dari macam-macam profesi seperti yang disebutkan di atas. Oleh karena itu di dalam NA perlu dimulai dari identifikasi sebutan profesi itu. 3.2.1 Kepangkatan A. Pengertian Pangkat adalah kedudukan yang Menunjukkan tingkatan

seseorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian. Jabatan Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang PNS dalam rangkaian memimpin suatu satuan organisasi negara. Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang PNS dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan/atau ketrampilan untuk mencapai tujuan.

21

Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta sebagai dorongan kepada Pegawai Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya. Agar kenaikan pangkat dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan pangkat harus diberikan tepat pada waktunya dan tepat kepada orangnya. Masa kenaikan pangkat: 1 Januari, 1 April, 1 Juli dan 1 Oktober. B. Macam Kenaikan Pangkat 1. Kenaikan pangkat Reguler; Kenaikan pangkat reguler adalah penghargaan yang diberikan kepada PNS yang telah memenuhi syarat yang di tentukan tanpa terkait pada jabatan: a. Minimal telah 4 tahun dalam pangkat terakhir; b. Setiap unsur penilaian DP3 minimal bernilai baik dalam 2 tahun terakhir. Diberikan kepada PNS yang: a. tidak menduduki jabatan struktural/ fungsional b. melaksanakan tugas belajar; c. dipekerjakan/ diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya . 2. Kenaikan pangkat Pilihan; Kenaikan pangkat pilihan adalah kepercayaan dan penghargaan yang diberikan kepada PNS atas prestasi kerjanya yang tinggi: a. Minimal telah 2 tahun dalam pangkat terakhirnya; b. Setiap unsur penilaian DP3 minimal bernilai baik dalam 2 tahun terakhir. 22

Diberikan kepada PNS yang : a. menduduki jabatan struktural/ fungsional ttt; b. menunjukan prestasi kerja yg luar biasa baik; c. menemukan penemuan baru yg bermanfaat bg negara; d. diangkat menjadi Pejabat Negara; e. memperoleh ijazah atau STTB; f. Tugas belajar (sebelumnya menduduki jabatan); g. Dipekerjakan/diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya (sebelumnya menduduki jabatan). PNS yang menjadi Pejabat Negara : dinaikkan pangkatnya tanpa terikat pada jenjang pangkat dengan syarat : a. minimal 4 th dlm pangkat terakhir; b. setiap unsur penilaian 1 th terakhir , baik. PNS yg melaksanakan tugas belajar dan PNS yg

diperbantukan/dipekerjakan di luar instansi induknya, dinaikkan pangkatnya dengan syarat : a. minimal 4 th dalam pangkat terakhir; b. setiap unsur penilaian 2 tahun terakhir bernilai baik. 3. Kenaikan pangkat Anumerta; Kenaikan pangkat anumerta diberikan kepada PNS yang dinyatakan TEWAS (meninggal dalam menjalankan tugas kedinasan) Kenaikan pangkat anumerta mulai berlaku mulai tanggal PNS yang bersangkutan tewas. 23

4. Kenaikan pangkat Pengabdian; Diberikan kpd PNS yg diberhentikan dg hormat dg hak pensiun krn mencapai batas usia pensiun; Persyaratannya : a. mempunyai masa kerja 30/25 thn secara terus menerus dan minimal 1 bln/1thn dlm pangkat terakhir; b. mempunyai masa kerja 20 thn secara terus menerus dan minimal 2 thn dlm pangkat terakhir; c. mempunyai masa kerja 10 thn terus menerus dan minimal 4 thn dlm pangkat terakhir d. setiap unsur penilaian DP3 minimal baik; e. tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin berat. f. Diberikan 1 bulan sebelum PNS yang bersangkutans diberhentikan dengan hormat dengan hak pensiun. Susunan Pangkat dan Golongan Ruang Pegawai Negeri Sipil.Susunan pangkat serta golongan ruang Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut:

Golongan Ia = Pangkat Juru Muda Golongan Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1 Golongan Ic = Pangkat Juru Golongan Id = Pangkat Juru Tingkat 1 Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1 Golongan IIc = Pangkat Pengatur Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1

24

Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1 Golongan IIIc = Pangkat Penata Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1

Golongan IVa = Pangkat Pembina Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1 Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama Madya Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negri Sipil / PNS baik di pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan Nomor Induk Pegawai atau NIP, golongan dan pangkat sesuai dengan tingkat pendidikan yang diakui sebagai berikut di bawah ini. Cek data Kepangkatan anda sudah benar atau belum. Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c

25

C. Syarat Kenaikan Pangkat 1. Foto copy sah DP3 dua tahun terakhir 2. Foto copy Ijazah (bagi yang memperoleh peningkatan pendidikan) 3. Foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir 4. Foto copy sah surat perintah tugas belajar bagi PNS yang melaksanakan tugas belajar, dan sebelumnya tidak menduduki jabatan structural atau jabatan fungsional tertentu 5. Surat penugasan dipekerjakan/diperbantukan diluar instansi induknya bagi yang tidak Mensusuki jabatan fungsional atau structural. 3.2.2 Pensiun Pegawai Negeri Sipil A. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 11 tahun 1969, tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Dudanya PNS; 2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 sebagaimana telah diubah dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1979, tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 12 tahun 1981 tentang Perawatan Tunjangan Cacat dan Uang Duka; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 9 tahun 2003 Tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 6. Keputusan Kepala BAKN Nomor 32 Tahun 1994 tentang

pertimbangan teknis pensiun janda/duda pensiun PNS yang berpangkat Pembina Tk I golongan ruang IV/b ke atas; 26

7. Keputusan Kepala BKN Nomor 14 tahun 2003 Tentang Petunjuk Teknis Pemberhentian dan Pemberian Pensiun Pegawai Negeri Sipil serta Pensiun Janda/Duda sebagai Pelaksanaan Peraturan Pemerintah 8. Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;

B. Pengertian Pensiun adalah jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap Pegawai Negeri yang telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya kepada Negara.

C. Ketentuan Pegawai Negeri Sipil yang diberhentikan dengan hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil berhak menerima pensiun pegawai adalah sebagai pegawai; 1. Telah mencapai usia sekurang-kurangnya 50 Tahun dan mempunyai masa kerja untuk pensiun sekurang-kurangnya 20 Tahun. 2. Mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 4 Tahun dan oleh Tim Penguji Kesehatan berdasarkan peraturan tentang pengujian kesehatan pegawai negeri, dinyatakan tidak dapat bekerja lagi dalam jabatan apapun juga karena keadaan jasmani atau rohani yang tidak disebabkan oleh dan karena ia menjalankan kewajiban jabatannya. 3. Pegawai negeri yang setelah menjalankan suatu tugas Negara tidak dipekerjakan kembali sebagai pegawai negeri, berhak menerima pensiun pegawai apabila ia diberhentikan dengan hormat sebagai pegawai negeri dan pada saat pemberhentiannya sebagai pegawai negeri ia telah mencapai usia sekurang-kurangnya 50 Tahun dan memiliki masa kerja untuk pensiun sekurang kurangnya 10 Tahun; 4. Mencapai Batas Usia Pensiun (BUP) menurut ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979.

27

5. PNS akan mempersiapkan masa sebelum purna tugas 1 (satu) tahun BUP diberi kesempatan untuk memilih mengambil atau tidak mengambil MPP selama 1 tahun, apabila PNS dimaksud mengambil MPP maka hak-hak kepegawaiannya adalah: a. Bagi staf hak kepegawaiannya tidak hilang atau tidak berubah; b. Bagi pejabat hak kepegawaian dasarnya tidak hilang/berubah, yang hilang adalah tunjangan jabatan dan fungsionalnya. Hak pensiun pegawai berakhir pada penghabisan bulan penerima pensiun pegawai yang bersangkutan meninggal dunia berdasarkan Pasal 14 Undang Undang Nomor 11 tahun 1969, tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Dudanya PNS. Pendaftaran isteri/suami/anak sebagai yang berhak menerima pensiun janda/duda : a. Pendaftaran istri (istriistri)/suami/anak(anak-anak) sebagai yang berhak menerima pensiun janda/duda harus dilakukan oleh pegawai negeri atau penerima pensiun pegawai yang bersangkutan menurut petunjuk pelaksanaannya; b. Pendaftaran lebih dari seorang istri sebagai yang berhak menerima pensiun harus dilakukan dengan pengetahuan tiap-tiap istri

didaftarkan; c. Pendaftaran istri (istristri)/anak (anak-anak) sebagai yang berhak menerima pensiun janda harus dilakukan dalam waktu 1 (satu) tahun sesudah perkawinan/kelahiran atau sesudah saat terjadinya

kemungkinan lain untuk melakukan pendaftaran itu.

28

D. Persyaratan Pensiun 1. Mengisi DPCP 2. Fotokopi SK pertama di legalisir 3. Fotokopi SK terakhir di legalisir 4. Foto 4 x 6 (5 lembar) 5. Fotokopi surat nikah dilegalisir 6. Fotokopi akte kelahiran anak di legalisir 7. Fotokopi KARPEG 8. DP3 tahun terakhir rata-rata bernilai baik 9. Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang dan berat. E. Persyaratan pensiun Janda/Duda 1. Surat Pengantar dari Instansi/BKD/BKPP/Kantor Kepegawaian Daerah 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Daftar Penerima Calon Pensiun(DPCP). Foto copy sah SK CPNS Foto copy sah SK Kenaikan Pangkat Terakhir Foto copy sah SK Konversi NIP Foto copy sah Surat Akta Nikah Foto copy sah Surat Akta Kelahiran Anak Foto copy sah Susunan Daftar Keluarga Foto copy sah Karpeg/Karis/Karsu SK Kematian dari Kepala Des/Lurah/Camat Pas foto 4x6 sebanyak 5 (lima) lembar Foto copy sah SK Peninjauan Masa Kerja DP-3 1 (satu) tahun terakhir Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat Sedang atau Berat dalam 1 (satu) tahun terakhir

29

F. Persyaratan Masa Persiapan Pensiun 1. Permohonan yang bersangkutan; 2. Surat Usulan dari SKPD; 3. Fotokopi Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil; 4. Fotokopi Keputusan Pangkat Terakhir; 5. Fotokopi Kartu Pegawai. G. Persyaratan Penetapan SK Pensiun PNS yang mencapai BUP 1. Surat pengantar dari Instansi/BKD/BKPP/kantor Kepegawaian Daerah 2. Daftar penerimaan Calon Pensiun (DPCP) 3. Foto copy sah SK CPNS 4. Foto copy sah SK Kenaikan Pangkat Terakhir 5. Foto copy sah SK Konversi NIP 6. Foto copy sah Surat Akta Nikah 7. Foto copy sah Surat Akta Kelahiran Anak 8. Foto copy sah Susunan Daftar Keluarga 9. Foto copy sah Karpeg/Karis/Karsu 10. Pas foto 4x6 sebanyak 5 (lima) lembar 11. Foto copy sah SK Peninjauan Masa Kerja 12. DP-3 1 (satu) tahun terakhir 13. Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat Sedang atau Berat Dalam 1 (satu) tahun terakhir.

30

3.2.3 Mutasi A. Dasar Hukum a. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan UndangUndang Nomor 43 Tahun 1999; b. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2005 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah yang telah ditetapkan dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2005; c. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan

Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003; e. Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002; f. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; g. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN)) Nomor 13 Tahun 2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan

Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003.

31

B. Pengertian a. Mutasi Pegawai Negeri Sipil antar daerah adalah pemindahan pegawai dari atau ke Instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten . b. Pemindahan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud meliputi: 1) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Kabupaten/Kota dalam satu Daerah Propinsi; 2) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Kabupaten/Kota luar Daerah Propinsi; 3) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Propinsi Grobogan; 4) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Propinsi Lainnya; 5) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Departemen/Lembaga; C. Persyaratan a. Mutasi Kepangkatan 1. Fotokopi SK CPNS 2. Fotokopi SK PNS 3. Fotokopi Karpeg 4. Fotokopi sah keputusan dalam pangkat terakhir 5. Fotokopi DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir 6. Fotokopi Surat Tanda Tamat Belajar/ ijazah/diploma dan Surat Izin Belajar/Tugas Belajar pendidikan 7. Fotokopi sah surat perintah tugas belajar, dansebelumnya tidak menduduki jabatan structuralatau jabatan fungsional tertentu bagi yang memperoleh peningkatan

32

8. Fotokopi keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir 9. Fotokopi Surat Pernyataan Pelantikan 10. Fotokopi Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas 11. Fotokopi Surat Pernyataan Menduduki Jabatan

b. Mutasi Jabatan Pegawai mencukupi golongan Eselon II/b, III/a, III/b, IV/a. Kalau Pegawai sudah memenuhi syarat maka pihak BKD mengajukan persyaratan mutasi jabatan ke BAPERJAKAT (badan pertimbangan jabatan dan kepangkatan) . Di BAPERJAKAT diproses, setelah itu BAPERJAKAT memutuskan apakah Pegawai disetujui untuk mutasi jabatan .

33

BAB IV PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN


4.1. Pengamatan Badan kepegawaian Daerah (BKD) Kota Medan merupakan sebuah instansi pemerintahan yang bertugas membantu kepala daerah dalam

melaksanakan manajemen pegawai negeri sipil di lingkungan kota Medan. Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan berfungsi menyiapkan bahan dalam perumusan kebijakan teknis dalam lingkup Kepegawaian Daerah, menyelenggarakan program kepegawaian, pengembangan dan pemberdayaan pegawai, mutasi pegawai dan penyajian informasi kepegawaian serta melakukan pengkajian dan evaluasi pengelolaan kepegawaian. Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan ini sudah memiliki prosedur dalam pelaksanaan masing-masing bagian. Dalam rangka meningkatkan administrasi kenaikan pangkat pegawai, pengelolaan data informasi pegawai, pelaksanaan pemutakhiran data pegawai, pelaksanaan pengumpulan,

penyimpanan dan pemeliharaan data serta Dokumentasi Kepegawaian. BKD Kota Medan sudah dioperasikan secara komputerisasi dalam suatu program komputer yaitu SIMPEG (sistem informasi pegawai) merupakan sebuah program yang memanfaatkan teknologi yang dapat mempercepat proses pengolahan data kepegawaian sehingga dapat menunjang kelancaran administrasi kepegawaian. Peserta kegiatan ini terdiri dari para pejabat ESELON II, III, IV serta pelaksana. SIMPEG dapat dijalankan pada beberapa komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer (Client-Server) baik Local Area Network (LAN) maupun Wide Area Network (WAN). SIMPEG berbentuk sebuah software komputer berbasis web (Web Based) yaitu software komputer yang harus dijalankan melalui software Internet Browser seperti Microsoft Internet Explorer.

34

Gambar software SIMPEG yang digunakan oleh BKD Kota Medan dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Menu login merupakan menu yang ditampilkan untuk masuk ke dalam sistem informasi pegawai (SIMPEG). Untuk masuk ke SIMPEG terlebih dahulu kita memasukan NIP dan Password. Setelah memasukkan NIP dan Password yang benar muncul tampilan halaman utama seperti terlihat pada gambar 4.1

Gambar 4.1. Tampilan Saat LoginPada SIMPEG

Sebelum melihat detail data pegawai kita bisa melakukan pencarian data Pegawai tersebut berdasarkan NIP atau nama pegawai dan unit kerja dari Pegawai yang akan dicari. Setelah itu akan muncul detail dari pegawai yang kita cari seperti terlihat pada gambar 4.2

Gambar 4.2. Tampilan form pencarian Pegawai 35

Tampilan isian form Pegawai merupakan form untuk mengisi dan mengetahui info pegawai di Pemko Medan. Data pegawai yang ditampilkan meliputi data pribadi pegawai, kartu pegawai, kartu keluarga, askes, dan sebagainya. Disini user bisa merubah atau melengkapai data yang masih belum terisi atau harus diganti.

Gambar 4.3. Tampilan form isian Pegawai

36

Menu pencatatan data status CPNS digunakan untuk memasukkan data CPNS yang ada di Pemko Medan. Proses pencatatan data status CPNS dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data status CPNS, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai. Pada tombol ubah data status CPNS, user bisa mengisikan dan merubah seluruh data staus CPNS ini dari masing- masing pegawai yang akan dimasukkan data status CPNSnya, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data status CPNS tekan tombol simpan.

Gambar 4.4. Tampilan form pengangkatan CPNS

37

Menu pencatatan data status PNS digunakan untuk mengisi status pegawai Pemko Medan yang sudah diangkat menjadi PNS. Proses pencatatan data status PNS dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan dimasukkan data status PNSnya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai. Di tombol edit data status PNS, user bisa mengisikan dan merubah data status PNS dari masing-masing pegawai yang akan dimasukkan data status PNSnya, setelah semua kolom diisi untuk menyimpan data status PNS tekan tombol simpan.

Gambar 4.5. Tampilan form pengangkatan PNS Menu ini digunakan untuk mencatat data pegawai yang naik

pangkat/golongan dengan jenis kenaikan pangkat anumerta, dalam tugas belajar, istimewa, lain-lain, pengabdian, pilihan, reguler, sebagai penyesuaian ijazah, selama dalam penugasan diluar instansi induknya, selama menjadi pejabat negara, dan selama menjalankan wajib militer. Proses pencatatan data kenaikan pangkat/golongan dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data kenaikan pangkat/golongannya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan tekan tombol proses. 38

Kemudian muncul form tambah data kenaikan pangkat/golongan, user bisa mengisikan data kenaikan pangkat/golongan dari masing-masing pegawai yang akan dimasukkan data kenaikan pangkat/golongannya. Disamping itu juga ada tombol untuk merubah dan menghapus data kenaikan pangkat/golongan. Seperti terlihat pada gambar 4.6. Setelah data disimpan maka sistem melakukan pengupdatan ke Database. Seperti terlihat pada gambar 4.7.

Gambar 4.6. Tampilan form riwayat kepangkatan

39

Gambar 4.7. Tampilan pengupdatan ke Database Pegawai yang naik pangkat

Menu ini digunakan untuk mencatat data pegawai yang pensiun.Proses pencatatan data pensiun dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data pensiunnya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses pencariannya. Setelah data disimpan maka sistem melakukan pengupdatan ke Database maka daftar pegawai yang pensiun akan muncul di form. Seperti terlihat pada gambar 4.12.

40

Gambar 4.8. Tampilan Daftar dan rekap Pegawai pensiun

Gambar 4.9. Tampilan rekapitulasi pensiun Pegawai

41

4.2. Pembahasan Setelah melakukan evaluasi terhadap sistem informasi manajemen pegawai (SIMPEG) yang digunakan oleh BKD Kota Medan, penulis menemukan kelebihan dan kelemahan penggunaan sistem informasi manajemen Pegawai pada BKD Kota Medan yaitu :

Kelebihan

Memberikan kepegawaian.

informasi

yang

cepat,

tepat

dan akurat

mengenai

Membantu menganalisis personal yang pantas untuk duduk pada suatu posisi tertentu di organisasi.

Pengelolaan data tentang Pegawai menjadi lebih mudah.

Kekurangan

Aplikasi ini hanya bisa digunakan oleh Pegawai itu sendiri (Pegawai yang ada di Pemko Medan). Hanya pegawai-pegawai tertentu yang bisa memasukkan data-data karena komputernya itu berhadapan dengan pegawainya sementara orang lain tidak bisa. Dengan semakin berkembangnya teknologi banyak sistem informasi berbasis web dalam arti dosen-dosen dan pegawai yang bersangkutan bisa memasukkan datanya sendiri lewat komputer. Tapi SIMPEG yang dipakai oleh pihak Pemko Medan belum Online dalam arti belum menggunakan SIMPEG yang berbasis web.

42

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan Secara garis besar Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) ini adalah Program yang bisa memberikan kemudahan-kemudahan bagi para Pengelola Kepegawaian dalam rangka mengelola Database Pegawai Negeri Sipil Daerah Pemerintah Provinsi Sumatera Utara juga dapat memberikan justifikasi history (pembenaran data) agar permasalahan mengenai Pengelolaan Database Kepegawaian menjadi lebih baik, obyektif dan efektif. Sehingga dapat meningkatkan kualitas pengelolaan manajemen kepegawaian yang terintegrasi dan terpadu, meningkatnya akurasi data Sumber Daya Aparatur melalui

pengembangan SIMPEG juga meningkatnya koordinasi dan jaringan Sistem Infomasi Kepegawaian lingkup Provinsi Sumatera Utara. Penggunaan aplikasi (SIMPEG) dapat mudah digunakan oleh setiap user yang sudah mempunyai data yang valid berdasarkan data yang sudah di verifikasi dalam Database.

5.2. Saran Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis sebagai hasil pengamatan pada Kantor Kepegawaian Daerah Kota Medan adalah : Dengan menggunakan SIMPEG online, dapat lebih mempermudah pegawai diluar instansi Pemko Medan untuk menggunakan SIMPEG sesuai dengan keperluan penggunanya. Sehingga perlu dilakukan penyempurnaan sistem dan penyuluhan aplikasi SIMPEG yang berbasis web. Penyempurnaan sistem ini dapat dilakukan dengan mewujudkan aplikasi SIMPEG online secara menyeluruh. Kemudian setelah menjadi suatu aplikasi yang utuh agar pengguna dapat memanfaatkan aplikasi yang dimaksud sehingga perlu dilakukannya sosialisasi ke seluruh pengguna yang ada di Pemko Medan.

43

DAFTAR PUSTAKA

Sutabri, Tata. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Penerbit Andi. McLeod,R.,2001, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Erlangga, Jakarta

Hartono, Jogiyanto, 2001, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta

44

Daftar Riwayat Hidup

Saya yang bertanda tangan dibawah ini : Nama Umur Tempat/Tanggal lahir Jenis kelamin Kewarganegaraan Agama Alamat Status HP Email : : : : : : : : : : Devi Dwinta Fani 20 tahun Medan, 17 Agustus 1992 Perempuan Indonesia Islam Jln. Bajak 4 No.12c, Medan Sumut Belum Menikah 083199124250 100310071@students.mikroskil.ac.id

Menerangkan dengan sesungguhnya Pendidikan : Pendidikan Formal 1998 2004 : SD Taman Pendidikan Islam Medan 2004 2007 : SMP N 2 Medan 2007 2010 : SMA N 5 Medan

Demikian daftar riwayat hidup ini saya perbuat dengan sebenarnya.

Hormat saya,

Devi

Saya yang bertanda tangan dibawah ini : Nama Umur Tempat/Tanggal lahir Jenis kelamin Kewarganegaraan Agama Alamat Status HP Email : : : : : : : : : : Yolanda Dewi Laxmi Tampubolon 20 tahun Medan, 19 Oktober 1992 Perempuan Indonesia Kristen Protestan Jln. Irian Barat Psr. 7 Sampali Kec. Percut Sei Tuan Belum Menikah 081973002262 100310046@students.mikroskil.ac.id

Menerangkan dengan sesungguhnya Pendidikan : Pendidikan Formal 1998 2004 : SD Josua 4 Medan 2004 2007 : SMPN 3 Percut Sei Tuan 2007 2010 : SMAN 1 Sampali

Demikian daftar riwayat hidup ini saya perbuat dengan sebenarnya.

Hormat saya,

Yolanda