Anda di halaman 1dari 8

PENGURUSAN MESYUARAT

Prosedur Mesyuarat Agung

1. Mengedar surat panggilan/ notis Mesyuarat Agung kelab/persatuan sekurang-


kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.( Disediakan oleh setiausaha
Penaja Kelab/Persatuan)

2. Dalam surat tersebut mengandungi:

2.1. Agenda Mesyuarat Agung

a. Pelantikan Pengerusi Sementara

b. Pelantikan Pencatat Sementara

c. Pemilihan Ahli Jawatankuasa

d. Pemilihan Juru Audit

e. Ucapan Penangguhan.

Prosedur mengendalikan Mesyuarat Agung dan Pelantikan Pengerusi Sementara


dan Ahli Jawatankuasa

1. Pemilihan Pengerusi dan Pencatat Sementara

Seorang ahli mencadangkan seorang pengerusi sementara dan pencatat


sementara dikalangan ahli untuk mengendalikan mesyuarat ( pengerusi
sementara ) dan ada sokongan.

2. Pengerusi Sementara mengendalikan mesyuarat tersebut.

- Pengerusi Sementara meminta ahli –ahli mencadangkan nama/calon untuk


jawatan :

i. Pengerusi

ii. Naib Pengerusi

iii. Setiausaha

iv. Naib Setiausaha

v. Bendahari
vi. Ahli 1.

2.

3.

4.

5.

6.

3. Penyerahan majlis (Mesyuarat Agung) kepada Pengerusi dan AJK yang dilantik.

3.1 Pengerusi dan AJK Tetap mengambil tempat masing-masing.

3.2 Pencatat menyerahkan catatan berhubung dengan perjalanan mesyuarat


agung kepada setiausaha.

4. Ucapan penangguhan.

4.1. Pengerusi baru mengucapkan terima kasih diatas perlantikan tersebut


dan berazam akan menjalankan tugas dengan baik serta mendapat
kerjasama dari semua ahli.

4.2. Ucapan daripada ahli jawatankuasa-ahli jawatankuasa yang lain (jika


ada).

Majlis (mesyuarat agung) selesai.


Pengurusan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Kelab dan Persatuan

Contoh Surat Panggilan:

Persatuan Bahasa Melayu,


Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman, Terengganu. No. Tel : 09-
8591349

Ruj. Kami : SKSI


06/01/01(2)
Tarikh : 10
Februari 2005
Sdr Razak bin Salleh - Pengerusi
Sdr Wan Nawi bin Wan Ngah - Naib Pengerusi
Sdr Fadli bin Muda - Setiausaha
Sdr Haron bin Musa - Bendahari
Sdr Wan Mahadi bin Mohd Salim
Sdr Johari bin Mohd Noor
Sdr Mohd Jailani bin Zakaria
Sdr/Sdri.,

MESYUARAT JAWATANKUASA PERSATUAN BAHASA MELAYU KALI PERTAMA


SEKOLAH KEBANGSAAN SULTAN iSMAIL, KEMAMAN, TERENGGANU.

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa satu Mesyuarat Jawatankuasa


Persatuan Bahasa Melayusekolah ini akan diadakan pada 16 Februari 2005,
hari Rabu, jam 2.30 petang dan bertempat di kantin sekolah.

2. Agenda mesyuarat adalah seperti berikut :

2.1 Ucapan Pengerusi


2.2 Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
2.3 Perkara-perkara berbangkit
2.4 Laporan Kewangan
2.5 Penubuhan Jawatankuasa Biro
2.6 Hal-hal lain

3. Sehubungan itu, sdr/sdri dengan hormatnya dijemput hadir ke mesyuarat


tersebut.

Sekian, terima kasih.


“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan tugas,

(FADLI BIN MUDA)


Setiausaha Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman,Terengganu.

s.k.
1. Pendaftar Kelab & Persatuan
2. GPK Kokurikulum
3. Guru Penasihat – tuan dijemput hadir
Contoh Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kali 1

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Persatuan Bahasa Melayu


Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu.
---------------------------------------------------------------------

Tarikh : 16 Februari 2005


Hari : Rabu
Masa : 2.30 petang
Tempat : Kantin Sekolah

Kehadiran :

Sdr Razak bin Salleh


Sdr Wan Nawi bin Wan Ngah
Sdr Fadli bin Muda
Sdr Haron bin Musa
Sdr Wan Mahadi bin Mohd Salim
Sdr Johari bin Mohd Noor
Sdr Mohd Jailani bin Zakaria
Sdr Fauzi bin Abd Rahman
Sdr Yahya bin Mahat
Sdri Nadihah bt Mat Ail
Sdri Zarina bt Zainun
Sdri Siti Zulaila bt Rahman

Turut hadir :

En Ramli bin Pit -GPK Kokurikulum


En Aminuddin bin Bakar – Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu
En Norhisham bin Abd Rahman – Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu
Pn Wan Asmawati bt Wan Muda – Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu

Agenda Perkara Tindakan

1 Ucapan Pengerusi.

1.1 Mesyuarat dipengerusikan oleh Sdr Razak bin


Salleh. makluman

1.2 Memulakan mesyuarat dengan bacaan surah


alfatihah dan mengalu-alukan kehadiran semua ahli
dan mengucapkan terima kasih di atas kehadiran
En Ramli bin Pit selaku GPK Kokurikulum dan En
Aminuddin bin Bakar selaku guru penasihat
persatuan ini.

2 Mengesahkan minit yang lalu.

2.1 Sdr Haron bin Musa mencadangkan minit mesyuarat makluman


yang lalu untuk di sahkan dan disokong oleh sdr Johari
bin Mohd Noor.

Agenda Perkara Tindakan

3 Perkara-perkara berbangkit.

- Tiada.

4 Laporan Kewangan.

4.1 Sdr Harun bin Musa membentangkan Penyata makluman


Kewangan.

4.2 Sdri Zarina bt Zainun mencadangan penyata


kewangan yang lalu untuk disahkan dan disokong oleh
Sdri Siti Zulaila bt Rahman.

5 Penubuhan Biro-biro.

5.1 Pengerusi minta cadangan daripada ahli untuk


penubuhan biro-biro dalam persatuan tersebut.

5.2 Sdr Haron bin Musa mencadangkan penubuhan Biro


Lawatan dan Sdr Wan Mahani bin Wan Salim Makluman
menyokong cadangan tersebut.

5.3 Sdr Haron bin Musa juga memaklumkan bahawa


penubuhan Biro Lawatan amat perlu untuk
memperkembangkan idea dan pengalaman-pengalaman
baru kepada ahli-ahli persatuan.

5.4 Majlis sebulat suara bersetuju dengan penubuhan


biro tersebut. Sdr Haron bin
Musa
5.5 Sdri Nadihah bt Mat Ail mencadangkan penubuhan Sdr Nadihah bt Mat
Biro Kebajikan dan Sdr Fauzi bin Abd Rahman Ail
menyokong cadangan tersebut.
5.6 Sdri Nadihah bt Mat Ail menjelaskan bahawa biro
kebajikan amat perlu untuk menjaga kebajikan ahli-ahli
persatuan.

5.7 Majlis bersetuju dengan penubuhan biro berkenaan.

5.8 Pengerusi mencadangkan Sdr Haron bin Musa


menjadi Ketua Biro Lawatan dan Sdri Nadihah bt Mat Ail
menjadi Ketua Biro Kebajikan dan majlis sebulat suara
bersetuju dengan cadangan tersebut.

6 Hal-hal lain.

6.1 En Ramli bin Pit selaku Guru Penolong Kanan


Kokurikulum mengucapkan syabas dan tahniah kepada
semua ahli jawatankuasa kerana dapat menjalankan
peranan dan tugas masing-masing semasa
bermesyuarat.
makluman
6.2 Beliau juga berharap agar semua ahli persatuan
dapat menjalankan tugas masing-masing dengan baik
agar aktiviti persatuan boleh dilaksanakan dengan
berkesan.

6.3 En Aminuddin bin Bakar selaku Guru Penasihat


Bahasa Melayu juga mengucapkan tahniah kepada
semua ahli jawatankuasa kerana berjaya mengadakan
mesyuarat tersebut.

6.4 Beliau juga menyarankan kepada semua ahli


jawatankuasa supaya setiap biro yang ditubuhkan itu
dapat menjalankan aktiviti khusus untuk kebaikan semua
ahli.

6.5 Pengerusi juga mengucapkan terima kasih kepada


Guru Penolong Kanan Kokurikulum dan Guru Penasihat
Persatuan Bahasa Melayu di atas saranan dan nasihat
yang amat bermakna kepada semua ahli jawatankuasa
dan juga semua ahli persatuan ini.

6.6 Pengerusi mengakhiri mesyuarat tersebut dengan


bacaan surah al asy.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.30 petang.

Disediakan oleh, Disahkan oleh,


(FADLI BIN MUDA) (RAZAK BIN SALLEH)
Setiausaha, Pengerusi,
Persatuan Bahasa Melayu, Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan sultan Ismail, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman, Terengganu. Kemaman, Terengganu.