Anda di halaman 1dari 82

ANALISISEFEKTIFTITASSISTEMINFORMASI AKUNTANSIPENGGAJIANKARYAWAN (StudiKasusdiPerusahaanDaerahAirMinumKabupatenMalang) DisusunOleh: ADITYAPRIMATIKA 0410233007 SKRIPSI DiajukanSebagaiSalahSatuSyaratUntukMeraih DerajatSarjanaEkonomi

JURUSANAKUNTANSI FAKULTASEKONOMI UNIVERSITASBRAWIJAYA MALANG 2009

DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR............................................................................................ i DAFTAR ISI... ii ABSTRAK.............................. iv ABSTRAC....................... v DAFTAR ISI vi DAFTAR GAMBAR............................................................................................... vii DAFTAR`LAMPIRAN........................................................................................... viii BAB I : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Penelitian....... 1 1.2 Rumusan Masalah Penelitian......... 3 1.3 Batasan Masalah...... 4 1.4 Tujuan Penelitian..... 4 1.5 Manfaat Penelitian... 4 1.6 Sistematika Penelitian.. 5 BAB II : TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Akuntansi............................................................... 7 2.1.1 Definisi Sistem............................................................................. 7 2.1.2 Definisi Informas......................................................................... 8 2.1.3 Definisi Sistem Informasi........................................................... 9 2.1.4 Peranan Sistem Informasi.......................................................... 10 2.1.5 Definisi Sistem Informasi Akuntansi........................................ 11 2.1.6 Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi................... 11 2.1.7 Prinsip-prinsip Sistem Akuntansi............................................. 12 2.1.8 Tahap-tahap Implementasi Dan Perbaikan Sistem Akuntansi.................................................................................... 14 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian........................................... 16 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Penggajian................................. 16 2.2.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian.................................................................17 2.3 Prosedur Dalam Sistem Informasi Akuntansi.................................. 19 2.3.1 Prosedur Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian................................................................................... 19 2.3.2 Tujuan Penyusunan Prosedur Penggajian.............................. 20 2.4 Sistem Informasi Berbasis Komputer............................................... 21 2.4.1 Pendekatan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Tehnologi Informasi................................................................... 21 2.4.2 Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi Yang Memadai........................................................................... 23 2.5 Sistem Pengendalian Intern................................................................ 24 2.5.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern..................................... 25

2.5.2 Unsur-Unsur Pengendalian Intern........................... 26 2.6 Pengertian Efektifitas......................................................................... 27 BAB III : METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian.................................................................................... 30 3.2 Obyek Penelitian......... 30 3.3 Horison Waktu. 30 3.4 Jenis Data..... 30 3.5 Sumber Data 31 3.6 Teknik Pengumpulan Data........ 31 3.7 Metode Analisis Data.. 32

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang.. 34 4.2 Visi, Misi, Dan Nilai-Nilai Perusahaan..... 34 4.3 Struktur Organisasi Dan Pembagian Tugas..................................... 36 4.4 Analisa Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PDAM Kabupaten Malang............................................. 43 4.4.1 Jenis Pegawai Dan Unsur-Unsur Gaji PDAM Kabupaten Malang..................................................................... 43 4.4.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PDAM Kabupaten Malang........ 45 4.4.3 Proses Komputerisasi Perhitungan Gaji Pada PDAM Kabupaten Malang.................................................................... 46 4.5 Flowchart Sistem Informasi Penggajian Di Lingkungan PDAM Kabupaten Malang................................................................ 51 4.6 Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PDAM Kabupaten Malang............................................................................. 60 4.6.1 Analisa Struktur Organisasi.................................................... 61 4.6.2 Analisa Data.............................................................................. 62 4.6.3 Analisa Aktivitas Perhitungan Gaji........................................ 63 4.6.4 Analisa Aktivitas Pembayaran................................................ 64 4.6.5 Analisa Aktivitas Akuntansi.................................................... 65 4.6.3 Analisa Output Sistem Penggajian....... 65 4.7 Alternatinf Pemecahan Permasalahan................................. 66 4.8 Penilaian Efektivitas... 67 BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan.. 71 5.2 Saran..................................................................................................... 74 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN

ii

ANALISIS EFEKTIVITAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN KARYAWAN (Studi Kasus di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang)

ABSTRAKSI Oleh : Aditya Primatika

Dalam penelitian ini peneliti menjelaskan bagaimana sistem informasi akuntansi penggajian karyawan berjalan di salah satu perusahaan milik pemerintah yang bergerak di bidang pelayanan jasa air bersih. Dalam penelitian ini peneliti ingin mengetahui apakah sistem yang berjalan efektif atau tidak. dan peneliti tidak mengukur seberapa besar tingkat keefektifan sistem ini. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan adalah sistem informasi akuntansi penggajian yang telah dijalankan sudah efektif. Hal itu dapat dilihat dari fungsi-fungsi, struktur organisasi, dan dokumentasi sudah sesuai dengan teori yang telah didapat pada masa perkuliahan.

Kata kunci : Sistem, Informasi, Akuntansi, Penggajian, dan Efektifitas

iii

EFFECTIVENNES ANALYSIS OF PAYROLL ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM (Study Case In Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang)

ABSTRACT Oleh : Aditya Primatika

This research explained how payroll accounting information system run in one of water providing company. In this research the researcher wants to know whether the research effective or not, and doesnt measure the effectiveness rate of payroll accounting information system. Inspite the result of this researchis a system that has been run by the company is effective. This thing can be seen from the functions, organization structure, and documentation. is according with the theory that has been given in the class.

Keywords : System, Information, Accounting, Payroll, and Effectiveness

iv

LAMPIRAN

SLIP GAJI DAFTAR GAJI

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi ini perusahaan dituntut untuk lebih efisien, efektif, dan ekonomis dalam menentukan besarnya biaya operasional perusahaan, karena faktor ini adalah salah satu yang terpenting untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat dengan perusahaan lain. Banyaknya perusahaan-perusahaan sejenis semakin

menimbulkan tingkat persaingan yang lebih kompetitif. Contoh saat ini yang ada adalah banyaknya perusahaan jasa dalam bidang air yang menjadi pesaing dari Perusahaan Daerah Air Minum. Hal ini dikarenakan kualitas dari jasa tersebut yang lebih baik. Oleh karena itu suatu kualitas jasa yang baik harus diimbangi dengan operasional perusahaan yang baik juga. Dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahaan diperlukan adanya manajemen perusahaan yang baik dengan ditunjang oleh personil yang berkualitas agar dapat berkarya secara efisien. Hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah faktor manusia. Sumber daya manusia dalam suatu perusahaan merupakan faktor dominan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sebagai imbalan kepada sumber daya tersebut, maka perusahaan memberikan serangkaian penghargaan di mana salah satu komponennya adalah gaji. Gaji mempunyai arti sebagai suatu penghargaan dari usaha karyawan atau tenaga kerja yang sudah pasti jumlahnya pada setiap waktu yang telah ditentukan, misalnya bulanan. Gaji merupakan biaya tenaga kerja yang merupakan unsur terbesar yang

memerlukan

ketelitian

dalam

penempatan,

penggolongan,

pencatatan

serta

pembayarannya. Untuk mengatasi kekeliruan akibat tidak teliti dan tidak tepatnya penetapan, penggolongan, pencatatan serta pembayaran atas gaji, maka perlu diatur tingkatan kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Demikian juga mengenai ketentuanketentuan untuk kesejahteraan sosial para karyawannya harus ditetapkan kebijakankebijakan maupun sistem dan prosedur yang didukung dengan formulir-formulir atau catatan-catatan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut. Menurut Amir dan Musriani (2003) dengan judul penelitian Peranan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Menunjang Efektifitas Pengendalian Internal Penggajian yang melakukan penelitian di PT. INTI Bandung, menunjukkan bahwa PT. INTI Bandung telah menerapkan sistem informasi akuntansi penggajian dengan memadai, dan dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penggajian adalah sistem yang efektif. Hal ini dapat dilihat dari kriteria-kriteria yang telah diterapkan, yaitu terdiri dari unsure-unsur sistem informasi akuntansi penggajian seperti adanya tujuan, masukan, keluaran, penyimpanan data, pengolahan, instruksi dan prosedur, pengguna, pengendalian, dan pengukuran keamanan, sehingga dapat menunjang keefektifan pengendalian internal penggajian. Sedangkan penelitian yang telah dilakukan oleh Fifi Maria (2006) dengan judul Analisis Sistem Informasi Penggajian di PT. Bank Buana Indonesia, Tbk .Penelitian ini dilakukan dengan latar belakang masalah adanya pemisahan fungsi yang tidak memadai dalam pemrosesan penggajian pada PT. Bank Buana Indonesia, Tbk. di mana seksi sumber daya manusia (SDM) yang memiliki otorisasi atas file induk penggajian juga

terlibat langsung dalam proses pembayaran gaji. Selain itu, pada objek penelitian tidak ditemui adanya seksi tersendiri khusus untuk mengawasi pencatatan waktu hadir dari setiap karyawan. Hal ini menunjukkan pengendalian intern yang kurang baik yang dapat mempermudah tejadinya penyelewengan. Secara teori, fungsi yang memiliki otorisasi atas file induk penggajian tidak boleh terlibat langsung dalam pembayaran gaji. Demikian pula untuk menghasilkan pengendalian intern yang kuat, harus dibentuk suatu fingsi untuk mengawasi pencatatan waktu hadir dari setiap karyawan. Dengan demikian, para karyawan akan tertutup kemungkinan untuk melakukan penipuan kehadiran. Objek penelitian menggunakan sistem akuntansi yang terkomputerisasi sehingga memberikan banyak keefisienan dan keefektifan dalam pemrosesan penggajiannya. Secara keseluruhan, penulis menilai sistem informasi akuntansi yang dikembangkan perusahaan telah cukup memadai kecuali perlunya pemisahan fungsi yang lebih terperinci agar tidak terjadi timpa menimpa tugas pada satu departemen. Dengan demikian, sistem informasi akan dapat memberikan pengendalian intern yang lebih baik lagi Dalam suatu perusahaan apabila sistem informasi akuntansi tidak baik akan menimbulkan suatu gejala yang merugikan, misalnya terjadi pembayaran yang fiktif atau pengalokasian biaya tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Dalam suatu perusahaan yang besar, pimpinan perusahaan tidak mungkin mengendalikan secara menyeluruh terhadap biaya tenaga kerja. Oleh karena itu, diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai terhadap gaji. Untuk menciptakan pengendalian internal yang memadai diperlukan suatu sistem informasi akuntansi yang baik. Sistem Informasi Akuntansi ini merupakan keseluruhan

prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya sehingga menjadi informasi yang diperlukan sebagai alat bantu pimpinan perusahaan dalam melakukan pengawasan kerja. Berdasarkan uraian diatas maka peneliti ingin menulis judul Analisis Efektifitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang

1.2 Rumusan Masalah Penelitian Dalam suatu penelitian biasanya dijumpai beberapa masalah yang perlu mendapat perhatian khusus, begitu pula pada analisis kegiatan yang dilakukan oleh peneliti dengan judul diatas, dimana masalah tersebut dianalisa sehingga dapat digunakan sebagai penunjang penyelesaian masalah. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas maka permasalahan yang ingin dikemukakan dalam penelitian ini adalah apakah Sistem Informasi

Akuntansi yang difokuskankan pada prosedur, fungsi, dan laporan yang ditetapkan sudah efektif?

1.3 Batasan Masalah Pada dasarnya agar permasalahan yang telah dirumuskan diatas tidak menyimpang terlalu jauh, maka untuk menilai efektifitas Sistem Informasi Akuntansi, maka permasalahan difokuskan pada lingkup fungsi, prosedur dan laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi penggajian karyawan perusahaan.

1.4 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan di atas tujuan penelitian ini untuk mengetahui efektifitas kinerja Sistem Informasi Akuntansi penggajian karyawan di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Malang.

1.5 Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan Memberikan gambaran pada perusahaan mengenai pentingnya perhatian terhadap efektivitas kinerja Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan yang diharapkan mampu diaplikasikan 2. Bagi Penulis Dapat terlibat secara langsung dalam kegiatan dan dapat mengetahui sejauh mana pengendalian yang ditentukan perusahaan dapat dilaksanakan serta seberapa besar teori-teori yang bersangkutan dapat diterapkan untuk mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan. 3. Bagi Pihak Lain Dapat dijadikan sebagai acuan, referensi, informasi dan wawasan teoritis dalam penelitian selanjutnya guna melakukan analisa yang lebih baik, khususnya pada topik dan permasalahan ini.

1.6 Sistematika Penulisan BAB I : Pendahuluan Bab ini menguraikan tentang latar belakang mengapa peneliti melakukan penelitian dan dengan alasan apa penulis tertarik untuk melakukan pemilihan judul, perumusan masalah, batasan-batasan terhadap masalah yang diungkapkan, tujuan dan manfaat penelitian, serta sistematika penulisan. BAB II : Tinjauan Pustaka Bab ini menguraikan tentang teori-teori yang digunakan sebagai dasar penelitian ini dan berkaitan dengan masalah yang akan dibahas. BAB III : Metodologi Penelitian Bab ini memuat rancangan penelitian yang berdasarkan jenis penelitian yang digunakan, obyek penelitian, sumber data yang diambil, teknik pengumpulan data. BAB IV : Hasil Penelitian dan Pembahasan Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum perusahaan dan analisa terhadap masalah yang akan diteliti di dalam perusahaan termasuk rekomendasi atas effect yang dihasilkan. BAB V : Penutup Bab ini mengemukakan kesimpulan yang diperoleh dalam penelitian dan saran-saran yang diberikan dalam rangka memperbaiki kekurangan dan harapan pada periode berikutnya, serta keterbatasan dalam penelitian ini.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Sistem InFormasi Akuntansi 2.1.1 Definisi Sistem Pengertian sistem dan prosedur menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari Jerry Fritz Gerald dan Warren D. Stalling (1990), definisi dalam pendekatan sistem ini lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sedangkan prosedur menurut Yogianto (1995:1) mengutip dari Richard F. Neuschel (1992) , adalah : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya. Jawaban sistem menurut Mulyadi (2001) sebagai berikut: a. Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur. b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. c. Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (1995) sistem adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi-definisi diatas dapat dirinci lebih lanjut mengenai pengertian sistem secara umum yaitu:

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari subsistem yang lebih kecil dan terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan, berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu. 3. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu, sedangkan unsur-unsur sistem bekerja berasama untuk mencapai tujuan sistem. Unsur sistem bekerja bersama satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tertentu. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Dari uraian mengenai pengertian sistem secara umum di atas dapat disimpulkan bahwa sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi. 2.1.2 Definisi Informasi McLeod (1996) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses atau data yang memiliki arti, yang juga merupakan salah satu tipe sumber daya yang tersedia bagi manajer. Selain itu McLeod (1996) juga mengungkapkan informasi sebagai data yang telah diolah dan dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Wilkinson (1995) menyebutkan bahwa informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui pemrosesan. Informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran. 2.1.3 Definisi Sistem Informasi Secara teknis, sistem informasi merupakan sistem yang menggunakan teknologi informasi untuk mengungkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil,

memanipulasi dan menampilkan informasi yang digunakan dalam satu proses atau bisnis. Sistem informasi terfokus pada pengelolaan dan pengendalian trnsformasi dari tansaksi data primer sampai dengan pengguanan informasi untuk memenuhi kebutuhan pembuatan keputusan bagi manajemen (Robinson, 1986). Sistem informasi memiliki komponen utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi. Menurut Mulyadi (2001) komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok yang bisasa disebut Information System Building Block, yaitu: 1. Blok masukan (Input Block) 2. Blok model (Model Block) 3. Blok keluaran (Output Block) 4. Blok teknologi (Tekhnology Block) 5. Blok basis data 6. Blok pengendalian (Control Block) Selain itu Wilkinson dan Cerullo (1997) dalam Muawanah (2000) membagi sistem informasi menjadi beberapa bagian subsistem yaitu: 1. Transaction Processing System 2. Management Information System 3. Decission Supporting System 4. Office Information System Pengertian Sistem Informasi menurut Lucas (1994) : Sistem Informasi adalah kegiatan dari suatu prosedur-prosedur yang diorganisasikan bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi Pengertian Sistem Informasi menurut Nash dan Robert (1994):

Sistem Informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusannya yang cerdik

2.1.4 Peranan Sistem Informasi Peranan sistem informasi semakin meningkat mengikuti perkembangan teknologi informasi. Sistem informasi mampu mengubah bentuk organisasi, cara perusahaan untuk beroperasi dan mampu mengubah cara perusahaan untuk bersaing

(Muawanah,2000). Peranan lain dari sistem informasi akuntansi adalah bertanggung jawab untuk pengelolaan data menjadi informasi, mengidentifikasikan informasi simpanan menjadi yang relevan dan menyediakan beberapa alternatif keputusan sehingga dapat menjadi alat bantu manajemen dalam alat bantu organisasi (Prabowo,2001).

2.1.5 Definisi Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991). Boddnar dan Hopwood (1995) menyebutkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang diatur mengubah data menjadi informasi, yang mana informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Istilah

sistem informasi selalu berhubungan dengan siklus yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Mulyadi (2001) menyebutkan bahwa tugas awal dati sistem informasi akuntansi adalah mengenali transaksi-transaksi yang akan diproses oleh sistem. Seluruh penukaran keuangan dengan entitas lain harus direfleksikan dalam laporan keungan perusahaan. Sistem akuntansi secara rutin memproses transaksi-transaksi moneter ini seperti intern. 2.1.6 Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi Pada dasarnya setiap tindakan yang akan dilakukan perusahaan tentunya memiliki tujuan. Dalam hal ini penulis akan lebih fokus pada tujuan perusahaan yang berkesinambungan dengan sistem akuntansi itu sendiri Menurut Mulyadi (2001) sistem akuntansi secara umum mempunyai tujuan: 1. Untuk menyediakan informasi bagi manajemen perusahaan. 2. Memperbaiki informasi yang telah dihasilkan oleh sistem yang telah diterapkan. 3. Memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. 4. Mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaran catatan akuntansi. Sedangkan menurut Bodnar dan Hoopwod (1995) tujuan umum dilakukannya analisis sistem adalah untuk memperbaiki kualiatas informasi, pengendalian intern, meminimalkan biaya yang berkaitan. Tujuan-tujuan ini saling berhubungan namun kadang-kadang menimbulkan kontroversi, misalnya masalah biaya yang dikeluarkan merupakan konflik antara masalah ekonomi dan manfaat. Metode evaluasi yang dapat digunakan untuk menilai untung ruginya adalah subyektif.

2.1.7 Prinsip-Prinsip Sisten Akuntansi Menurut Warren (1999) prinsip-prinsip umum akuntansi umum yang berlaku bagi semua sistem dan perlu dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi yang efektif yaitu: 1. Keseimbangan biaya-keefektifan (cos-effectivennes balance). Nilai laporan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi setidaknya harus sama dengan biaya yang diperlukan untuk menghasilkan laporan tersebut 2. Fleksibel untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang (flexibility to meet future needs). Setiap perusahaan harus menyiapkan diri tehadap lingkungan yang terus menerus berubah dimana jika beroperasi. Sistem akuntansi harus cukup fleksibel untuk menghadapi tuntutan perbahan , seperti peraturan pemerintah. 3. Pengendalian internal yang memadai (adequate internal control). Disamping menyediakan informasi yang diperlukan manajemen untuk pelaporan kepada pemilik, kreditur dan pihak lain yang berkepentingan, sistem akuntansi harus membantu manajemen dalam pengendalian operai perusahaan. Prosedur rinci dan kebijakan yang digunakan manajemen untuk mengendalikan operasi perusahaan disebut pengendalian internal. 4. Pelaporan yang efektif Penyiapan laporan harus mempertimbangkan keinginan dan pengetahuan pemakai. Pemakai laporan mengandalkan informasi relevan yang disampaikan dengan cara yang dapat dipahami.

5. Penyesuaian dengan struktur organisasi Sistem akuntansi harus dirancang menurut masing-masing struktur perusahaan. Garis wewenang dan tanggung jawab mempengaruhi kebutuhan informasi perusahaan. Di samping itu, sistem yang efektif memerlukan persetujuan dan dukungan dari semua tingkat manajemen. 6. Sistem yang disediakan harus memenuhi prinsip cepat Sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan tepat pada waktunya sehingga dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai. 2.1.8 Tahap-Tahap Implementasi Dan Perbaikan Sistem Setelah kita mengetahui tujuan-tujan dari sistem akuntansi maka kita akan melangkah ke dalam tahap-tahap implementasinya, agar perusahaan tidak bergerak dalam satu tempat saja. Dalam Baridwan (1995) disebutkan langkah-langkah penyusunan sistem akuntansi: 1. Analisis sistem yang telah ada yaitu melakukan analisis sistem yang sudah ada agar diketahui kelemahannya yang terdapat dalam suatu sistem yang dipergunakan sehingga lebih mudah dilakukan perbaikan atas sistem. 2. Mengembangkan sistem yang ada yaitu dengan melakukan pengembangan sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang semakin berkembang dengan tidak membuang seluruh sistem alam. 3. Penerapan sistem akuntansi yaitu dalam pelaksanaan sistem yang dibuat harus benarbenar sesuai dengan sistem yang ada, dan berusaha menghindar dari penyimpangan terhadap sistem tersebut.

4. Pengawasan sistem baru yaitu mengawasi pelaksanaan sistem semaksimal mungkin, karena apabila terjadi penyelewengan akan dapat segera diketahui penyebabnya. Berikut ini adalah tahap implementasi dan perbaikan sistem akuntansi menurut Warren (1999) yaitu: 1. Analisis sistem Analisis sistem biasanya dimulai dengan pengkajian ulang strukur organiasasi dan uraian tugas dari masing-masing personil. Pengkajian ulang ini dilakukan dengan menelaah ulang formulir-formulir, catatan prosedur, metode pemrosesan dan laporanlaporan oleh perusahaan. Tujuan dari analis sistem adalah untuk menentukan informasi yang diperlukan, sumber-sumber informasi kekurangan-kekurangan dalam prosedur dan metode pemrosesan data yang saat ini digunakan. Disamping melihat kelemahan sistem yang ada, analisis tersebut harus menentukan rencana manajemen untuk melakukan perubahan dalam operasi mendatang. 2. Perancangan sistem Sistem akuntansi akan diubah menurut hasil analisis sistem. Rancangan sistem baru mungkin hanya mengangkut perubahan sistem yang sudah ada. Perancangan sistem harus memiliki pengatahuan yang luas mengenai berbagai jenis alat pemrosesan data, kemampuan untuk mengevaluasi alternatif. Walaupun rancangan sistem tergantung pada kreatifitas, imajinasi dan kemampuan peracang, namun prinsip umum akuntansi tetap harus dijadikan pertimbangan. 3. Penerapan sistem Tahap akhir pembuatan atau perbaikan sistem adalah melaksanakan rancangan tersebut. Formulir, catatan, prosedur, dan laporan yang tidak bermanfaat sebaiknya

tidak digunakan lagi. Semua personil harus bertanggung jawab atas pelaksanaan sistem harus dilatih dan diawasi dengan ketat agar tercapai effisiensi yang optimal.

2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Penggajian Dalam suatu perusahaan manusia merupakan faktor yang utama karena manusialah yang sesungguhnya menggerakkan perusahaan tersebut untuk maju, mundur atau tetap bertahan. Manusia tersebut dapat menempati berbagai tingkat atau jenjang organisasi, seperti direksi, manager tingkat atas, manajer tingkat menengah, manajer tingkat bawah, serta berbagai karyawan biasa. Sesuai dengan posisi dan tanggungjawab yang dipegangnya, setiap orang dalam perusahaan itu akan mendapati gaji atau upah atas penyerahan jasanya. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas, Mulyadi (2001:373) menjelaskan tentang gaji dan upah sebagai berikut: Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh kayawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan. Upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) dan upah umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan sehingga pembayaran tidak tetap per bulan. Dari pengertian gaji dan upah tersebut, dapat dikatakan bahwa gaji adalah pembayaran kepada karyawan atas jasanya, yang jumlahnya seragam dari satu periode ke periode lain, dan tidak tergantung pada jumlah jam kerja. Upah adalah pembayaran kepada karyawan pelaksana (buruh), jumlahnya tidak seragam dari satu periode ke

10

periode lain, dan tergantung pada hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. Sistem informasi akuntansi penggajian adalah gabungan antara sekumpulan manusia dan sumber-sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggungjwab atas tersedianya informasi keuangan dalam bidang pembayaran gaji, dimana informasi yang diperlukan tersebut bersal dari pengumpulan dan pengolahan data-data transaksi yang terjadi. 2.2.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Sebenarnya dalam tahapan-tahapan implementasi yang telah dilakukan oleh perusahaan maka akan terdapat fungsi-fungsinya. Karena menurut penulis setiap tindakan perusahaan yang baik akan mempunyai arahan yang jelas. Dan didalam setiap arahan maka terdapat fungsi-fungsi yang terdapat dalam sistematika perusahaan. Berikut adalah fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian menurut Mulyadi (2001) : 1. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, menaikkan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi, fungsi kepegawaian berada ditangan bagian kepegawaian, dibawah departemen personalia dan umum.

11

2. Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi penbuat daftar gaji dan upah. Dalam struktur organisasi fungsi pencatatan waktu berada ditangan pencatatan waktu, dibawah departemen personalia umum. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadio hak dan berbagai potongan yang menjadi beban bagi setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Dalam struktur organisasi, fungsi pembuat daftar gaji dan upah berada ditangan bagian gaji dan upah, dibawah departemen personalia dan umum. 4. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungan dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. 5. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggng jawab guna mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan sek ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam

12

amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan.

2.3 Prosedur Dalam Sistem Informasi Akuntansi 2.3.1 Prosedur Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Menurut Mulyadi (2001:385), sistem penggajian meliputi prosedur-prosedur berikut: 1. Prosedur Pencatat Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan untuk menentukan gaji karyawan. 2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Data yang dibakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pemberhentian dan pengangkatan pegawai, penurunan, dan kenaikan pagkat, daftar gaji, dan daftar hadir. 3. Prosedur Distribusi Biaya Gaji Prosedur ini bertujuan untuk pengendalian biaya dan perhitungan pokok produk, melalui pendistribusian biaya tenaga kerja ke departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. 4. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

13

5. Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi yang membuat perintah pengeluaran kas ke fungsi keuangan agar ditulis cek dimana fungsi keuangan mencairkan cek ke bank untuk pembayaran gaji dan upah. 2.3.2 Tujuan Penyusunan Prosedur Penggajian Tujuan daripada penyusunan prosedur penggajian menurut Mulyadi (2001 : 387 ) adalah : 1. Untuk menentukan secara tepat dan cepat berapa besarnya gaji dan upah yang harus dibayarkan kepada tiap karyawan. 2. Untuk menyelenggarakan catatam-catatan yang efisien dan teliti dari semua gaji dan upah, potongan-potongan pejaknya dan potongan-potongan lainnya. 3. Untuk membayar gaji dan upah kepada karyawan dengan cara yang memuaskan. 4. Untuk menyusun secara tepat dan teliti semua laporan pajak upah yang dibutuhkan oleh inspeksi pajak. 5. Untuk menetapkan dan menggunakan suatu sistem pengecekan intern dan mencegah kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan.

2.4 Sistem Informasi Berbasis Komputer 2.4.1 Pendekatan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Tehnologi Informasi Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable) suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan biaya yang relatif rendah. Teknologi informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi

14

informasi eksternal secara efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan. Pihak-pihak yang terkait tersebut berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan. TI memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi sistem informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien. EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan dapat melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan pemasok dapat melihat ke depan keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan. Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis akan menimbulkan keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Rantai hubungan bisnis ini akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada kebutuhan pelanggan (customers focus), bukan pada kepentingan individu. Entitas dimungkinkan memiliki informasi secara real-time, dan beberapa bentuk pelaporan real-time kepada investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang biasa. Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran informasi di atas menjadi ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan disajikan secara virtual atau merupakan information-dual (Elliot, 1994). Manajemen membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik sampai yang bersifat operasional.

15

Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA sebagai sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual. Information-dual akan dapat mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan output secara virtual. Informasi ini dapat digunakan dalam pengukuran

pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual menyebabkan perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban. Sistem informasi ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir yang ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor akan memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara real-time. Dengan demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi semakin buruk dan mengubah tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses secara real-time. Sistem informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya sistem informasi operasi, sistem informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi keuangan, bahkan sistem informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik itu sendiri. (www.jurnalskripsi@yahoo.com) 2.4.2 Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi Yang Memadai Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan sistem, maka perlu pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan dengan filosofi manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi yang dapat digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan senjata offensif strategik.

16

Pertama, sistem informasi dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan data dasar, kebutuhan pemrosesan dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata offensif yang strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui penerapan teknologi informasi, seperti telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer-integrated manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi. Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu akan menyelesaikan lebih banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang ambisius (Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and Lapayre (1992) menyatakan bahwapenciptaan suatu informasi efektif membutuhkan suatu pengorganisasian untuk mengembangkan sejumlah sistem-sistem pendukung. Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu tindakan yang sangat penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan pendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak layak, tidak tepat waktu atau tidak akurat.

17

2.5 Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Bodnar (2000,180),Pengertian Struktur Pengendalian Intern adalah Struktur Pengendalian Intern Perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai. Sedangkan Wilkinson (2000,218) mendefinisikan sebagai : Kerangka kerja yang terdiri atas beragam tindakan-tindakan pengendalian dan pengamanan, yang meliputi semua transaksi serta praktek-praktek organisasi, operasi, dan bahkan manajemen perusahaan. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun komputer. 2.5.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Pengertian pengendalian internal secara umum adalah pengendalian yang dilakukan oleh internal perusahaan supaya sistem dari perusahaan dapat berjalan dengan baik. Mulyadi (2001:163) memaparkan tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut :

18

1. Menjaga catatan dan kekayaan organisasi Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahkan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang memadai. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal. 4. Mendorong efisiensi. 5. Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. 6. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan. 2.5.2 Unsur-Unsur Pengendalian Intern Mulyadi (2001:164) juga menjelaskan bahwa unsurunsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pembagian ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

19

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). Fungsi penyimpanan adalah fungsi yagn memiliki wewenang utuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi terlaksananya setiap transaksi. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya.

20

2.6 Pengertian Efektifitas Pada dasarnya pengertian efektifitas yang umum menunjukkan pada taraf tercapainya hasil, sering atau senantiasa dikaitkan dengan pengertian efisien, meskipun sebenarnya ada perbedaan diantara keduanya. Efektifitas menekankan pada hasil yang dicapai, sedangkan efisiensi lebih melihat pada bagaimana cara mencapai hasil yang dicapai itu dengan membandingkan antara input dan outputnya. Istilah efektif (effective) dan efisien (efficient) merupakan dua istilah yang saling berkaitan dan patut dihayati dalam upaya untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Tentang arti dari efektif maupun efisien terdapat beberapa pendapat. Menurut Chester I. Barnard dalam Kebijakan Kinerja Karyawan (Prawirosentono, menjelaskan bahwa arti efektif dan efisien adalah sebagai berikut : When a specific desired end is attained we shall say that the action is effective. When the unsought consequences of the action are more important than the attainment of the desired end and are dissatisfactory, effective action, we shall say, it is inefficient. When the unsought consequences are unimportant or trivial, the action is efficient. Accordingly, we shall say that an action is effective if it specific objective aim. It is efficient if it satisfies the motives of the aim,whatever it is effective or not. Jadi dapat dikatakan bahwa sebuah kegiatan tersebut adalah efektif apabila tujuan kegiatan itu akhirnya dapat dicapai. Tetapi bila akibat-akibat yang tidak dicari dari kegiatan mempunyai nilai yang lebih penting dibandingkan dengan hasil yang dicapai sehingga mengakibatkan ketidakpuasan, meskipun efektif kegiatan tersebut dapat dikatakan tidak efisien. Sebaliknya bila akibat yang tidak dicari-cari dari kegiatan itu mempunyai nilai tidak penting atau remeh, maka kegiatan tersebut efisien. Sehubungan dengan itu, kita dapat mengatakan sesuatu efektif bila mencapai tujuan tertentu. Menurut Syahrul dan Nizar (2000) dalam Fitrik (2004) effektifitas mempunyai pengertian tingkat dimana kinerja yang sesungguhnya (aktual) sebanding dengan 1999 : h.27),

21

kinerja yang ditargetkan yang biasnya diwujudkan dalam tujuan perusahaan. Jadi dapat disimpulkan bahwa suatu sistem informasi akuntansi yang effektif yaitu sistem yang dalam penerapannya dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Efektifitas merupakan salah satu kriteria yang digunakan untuk menilai prestasi kerja dari suatu pusat pertanggungjawaban tertentu. Istilah efektifitas selalu dipakai dalam bentuk perbandingan dan tidak pernah digunakan untuk penilaian yang mempunyai pengertian absolut. Menurut Amirurullah dan Rindyah Hanafi (2002) efektifitas menunjukkan kemampuan suatu perusahaan dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan secara tepat. Pencapaian sasaran yang telah ditetapkan dan ukuran maupun standar yang berlaku mencerminkan suatu perusahaan tersebut telah memperhatikan efektifitas operasionalnya. Sedangkan menurut Kreitne Robert (1995) efektifitas di artikan sebagai: a central element in the process at management that entails achieving a stated organizationaal objective Dalam hal ini maka penulis akan melihat dari kriteria-kriteria penilaian efektif apabila laporan yang akan dihasilkan, struktur organisasi, dan fungsi-fungsi yang terkait sudah dilakukan ataukah belum oleh perusahaan, hal ini sesuai dengan tujuan dari sistem informasi akuntansi penggajian itu sendiri.

28

BAB III METODELOGI PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penulis menggunakan penelitian studi kasus. Penelitian ini diklasifikasikan sebagai penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif merupakan penelitian terhadap masalah-masalah berupa fakta-fakta saat ini dari suatu populasi (Indriantoro dan Supomo, 1999:26). Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan studi kasus (case study). Menurut Indriantoro dan Supomo (1999:26) studi kasus bertujuan untuk melakukan penyelidikan secara mendalam mengenai subyek tertentu untuk memberikan gambaran yang lengkap mengenai subyek tertentu. Penelitian ini hanya mengungkap dan mendiskripsikan fakta-fakta yang ditemui dilapangan tanpa melakukan pengujian hipotesis.

3.2 Obyek Penelitian Penelitian ini akan difokuskan pada efektifitas sistem informasi akuntansi penggajian karyawan dilakukan di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Malang yang terletak di Jalan Raya Kebonagung Km 120, Desa Kebonagung, Kecamatan Pakisaji, Malang.

3.3 Horison Waktu Data-data yang terdapat dalam penelitian ini dikumpulkan sejak 28 Agustus 2008 sampai dengan 28 Desember 2008.

29

3.4 Jenis Data Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian deskriptif ini adalah: 1. Struktur organisasi dan job description. 2. Gambaran umum Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM). 3. Prosedur pembayaran gaji karyawan.

3.5 Sumber Data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. 1. Data primer merupakan data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli (tidak melalui perantara). Data primer dapat berupa opini subyek (orang) secara individual atau kelompok, hasil observasi terhadap subyek benda (fisik), kejadian dan hasil pengujian. 2. Data sekunder merupakan data penelitian yang diperoleh dari pihak lain yang telah diolah menjadi bentuk jadi dan relevan dengan penelitian ini.

3.6 Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah : 1. Studi Pustaka (Literature Study) Data diperoleh dengan cara mempelajari dan mengkaitkan literatur yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi. Langkah ini dipakai sebagai landasan teoritis serta pedoman dalam menganalisa masalah.

30

2. Studi Lapangan (Field Study) Teknik ini dilakukan dengan mengumpulkan data secara langsung dari obyek yang akan diteliti guna memperoleh data-data yang dibutuhkan dan gambaran permasalahan yang sesungguhnya terjadi di dalam perusahaan. Terdapat empat teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yang terdiri dari : a. Wawancara Merupakan teknik pengumpulan data dengan proses tanya jawab yang akan dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkait dengan obyek penelitian agar data yang diperoleh dapat relevan dengan permasalahan yang ada dalam perusahaan. Pada penelitian ini wawancara dilakukan dengan karyawan umum, Kepala Bagian Personalia, Direktur Administrasi dan Keuangan. b. Observasi Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap obyek penelitian. Observasi dilakukan untuk mengamati dan mengetahui kegiatan pembayaran gaji karyawan, pembuatan faktur. c. Dokumentasi Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data dengan cara melihat dan menggunakan laporan-laporan dan catatan yang ada di perusahaan. Data yang dikumpulkan meliputi data tentang struktur organisasi perusahaan, deskripsi jabatan, laporan keuangan, produk dari Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Malang.

31

3.7 Metoda Analisis Data Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan satu uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema seperti yang disarankan oleh data (Moleong,2002). Penelitian ini merupakan penelitian yang deskriptif yaitu mencoba menerapkan teori ke dalam situasi yang nyata, atau dengan cara mengumpulkan data dengan dasar teori sebelumnya. Kenyataan yang didapatkan dari kondisi nyata tersebut kemudian dapat disimpulkan apakah teori dapat diterima atau tidak. Analisa data dimulai dengan mengumpulkan data yang tersedia dari berbagai sumber yang diperoleh peneliti dari lingkungan perusahaan Perusahaan Daerah Minum Kabupaten Malang. Selanjutnya, penelitiakan mendeskripsikan beberapa konsep praktis berdasarkan pemahaman yang diperoleh secara langsung. Konsep praktis tersebut kemudian dideskripsikan dengan cara membandingkan temuan atau pemahaman atas kenyataan yang terdapat dalam sistem akuntansi penggajian Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang dengan konsep atau teori yang berhubungan dengan sistem tersebut. Pada tahap selanjutnya, peneliti mengevaluasi konsep praktis organisasi dengan melihat fakta yang ada. Evaluasi akan mengupas berbagai akibat yang mungkin muncul dari pengimplementasian sistem dalam kegiatan operasional perusahaan dan mencari alternatif pilihan yang digunakan sebagai solusi atas masalah yang dihadapi. Hasil evaluasi itulah yang kemudian ditarik sebagai kesimpulan untuk menjawab permasalahan yang muncul dalam efektifitas penerapan sistem akuntansi penggajian pada Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang.

32

BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Malang Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Malang merupakan perusahaan milik pemerintah Daerah Propinsi Jawa Timur yang menyediakan fasilitas dan kemampuan pelayanan air bersih untuk keperluan mandi, makan, minum dan memasak yang ditujukan untuk masyarakat kota dan pedesaan. Kantor PDAM terletak di Jalan Raya Kebonagung No.115 Pakisaji-Malang (65162). Sebagai perusahaan yang memiliki jasa penyediaan air bersih pada masyarakat seusai dengan Peraturan Daerah Nomor 6 tahun 1981 yang disyahkan oleh Gubernur Kepala Daerah Tingkat I tanggal 27 Januari 1981, dengan Surat Keputusan Nomor 6 tanggal 15 Agustus 1981, yang dijadikan acuan PDAM Kabupaten Malang dalam rangka menjalankan tugas dan fungsinya. Dan menyatakan bahwa daerah pelayanan dari PDAM Kabupaten Malang adalah seluruh wilayah Kabuapaten Malang dan Kota Administratif Batu, namun sekarang Batu telah berdiri sendiri.

4.2 Visi, Misi, Dan Nilai Perusahaan Sebagai perusahaan yang telah mempunyai sertifikasi ISO 9001:2000 maka PDAM Kabupaten Malang mempunyai visi : Menyediakan air bersih bagi masyarakat Kabupaten Malang yang memenuhi syarat kesehatan baik kualitas dan kontinuitas pelayanan.

33

Untuk mencapai visi diatas, maka PDAM Kabupaten Malang menetapkan misi : 1 Pelestarian sumber air, meningkatkan produktivitas sumber daya manusia, sumber daya alam, untuk memenuhi kebutuhan air bersih bagi masyarakat Kabupaten Malang yang berkualitas, kuantitas, dan kontinuitas. 2 Mengedepankan dan mengembangkan kebijaksanaan misi sosial serta

mengembangkan profit oriented. Akan tetapi visi dan misi diatas tidak kan dapat tercapai tanpa adanya dukungan dari Kebijakan Mutu yang disosialisaikan. Kebijakan Mutu tersebut adalah untuk membatasi celah-celah yang ada ketika sistem tersebut tidak berjalan sesuai visi dan misi yang diusung oleh PDAM atau dengan kata lain adalah langkah-lagkah jangka pendek. PDAM mempunyai komitmen kuat untuk mendapat kepercayaan tertinggi dari pelanggan dalam penyediaan air minum yang memenuhi syarat kualitas dan kuantitas dan senantiasa melakukan perbaikan berkelanjutan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Untuk mencapai komitmen tersebut maka, PDAM akan selalu: 1 Menyediakan air minum kepada pelanggan secara kontinu. 2 Memberikan respon yang cepat dan tepat terhadap setiap keluhan pelanggan. 3 Terus-menerus melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana di setiap area sehingga tingkat kepuasan pelanggan semakin meningkat. 4 Secara berkelanjutan melaksanakan pelatihan bagi pegawai agar memiliki kesadaran tinggi dalam memberikan jasa bermutu. 5 Meningkatkan kepuasan karyawan untuk mewujudkan etos kerja tim serta lingkungan kerja yang kondusif.

34

4.3 Struktur Organisasi Dan Pembagian Tugas Struktur organisasi akan memberi gambaran kepada setiap pimpinan yang bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan seluruh kegiatan perusahaan, dan dalam hal ini termask fungsi manajemen. Struktur organisasi ini sangat penting karena berfungsi untuk menjelaskan tugas masing-masing divisi dan memberi batasan-batasan suatu divisi untuk menyelesaikan tugasnya dengan baik. Organisasi dalam PDAM Kabupaten Malang yang ada saat ini adalah beracuan pada Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 2 tahun 2007 yang berisi tentang Organ Dan Kepegawaian Perusahaan Daerah Air Minum. Di dalam sebuah perusahaan diwajibkan memiliki pembagian tugas dalam struktur organisasi, karena tanpa hal itu akan terjadi tumpang tindihnya pekerjaan. Dan hal ini mengakibatkan perusahaan dalam kondisi rugi, sebagai contoh adalah ketika perusahaan sudah mempunyai bagian keuangan yang mengatur seluruh arus keuangan, namun perusahaan tersebut membuat satu divisi lagi yaitu bendahara yang berfungsi sebagai pemegang arus keuangan. Hal seperti ini tidak menjadi efektif karena nantinya akan terjadi ketidak efektifan pegawai. Berikut susunan organisasi perusahaan dan pembagian tugas pokok PDAM Kabupaten Malang:

28

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR UMUM

DIREKTUR TEKNIK

KEPALA SPI

KEPALA BAG. UMUM

KEPALA BAG. SDM

KEPALA BAG. KEUANGAN

KEPALA BAG. HUB LANGGAN

KEPALA BAG. PERALATAN

KEPALA BAG. PERENCANAAN

KEPALA BAG. PRODUKSI

KEPALA BAG. TRANS/DISTRI

WAKA SPI

KASUBAG UMUM

KASUBBAG UMUM

KASUBBAG KAS

KASUBBAG PEMASARAN

KASUBBAG GUDANG

KASUBBAG PERENC

KASUBBAG LABORAT

KASUBBAG DISTRIBUSI

KASUBBAG WASTEK

KASUBBAG PEBKL

KASUBBAG MUTASI

KASUBBAG ANGGR

KASUBBAG REKENING

KASUBBAG WHORK SHOP

KASUBBAG PENELITIAN

KASUBBAG PRODUKSI

KASUBBAG KEUANGAN

KASUBBAG RUMAH TANGGA

KASUBBAG PENG KARIR

KASUBBAG PEMBUKUAN

KASUBBAG WAS PERSONIL

GAMBAR 4.1 : Struktur Organiasasi Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang.

28

3.3 Horison Waktu Data-data yang terdapat dalam penelitian ini dikumpulkan sejak 28 Agustus 2008 sampai dengan 28 Desember 2008. 3.4 Jenis Data Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian deskriptif ini adalah: 1. Struktur organisasi dan job description. 2. Gambaran umum Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM). 3. Prosedur pembayaran gaji karyawan.

3.5 Sumber Data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. 1. Data primer merupakan data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli (tidak melalui perantara). Data primer dapat berupa opini subyek (orang) secara individual atau kelompok, hasil observasi terhadap subyek benda (fisik), kejadian dan hasil pengujian. 2. Data sekunder merupakan data penelitian yang diperoleh dari pihak lain yang telah diolah menjadi bentuk jadi dan relevan dengan penelitian ini.

29

3.6 Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah : 1. Studi Pustaka (Literature Study) Data diperoleh dengan cara mempelajari dan mengkaitkan literatur yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi. Langkah ini dipakai sebagai landasan teoritis serta pedoman dalam menganalisa masalah.

2. Studi Lapangan (Field Study) Teknik ini dilakukan dengan mengumpulkan data secara langsung dari obyek yang akan diteliti guna memperoleh data-data yang dibutuhkan dan gambaran permasalahan yang sesungguhnya terjadi di dalam perusahaan. Terdapat empat teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yang terdiri dari : a. Wawancara Merupakan teknik pengumpulan data dengan proses tanya jawab yang akan dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkait dengan obyek penelitian agar data yang diperoleh dapat relevan dengan permasalahan yang ada dalam perusahaan. Pada penelitian ini wawancara dilakukan dengan karyawan umum, Kepala Bagian Personalia, Direktur Administrasi dan Keuangan. b. Observasi Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap obyek penelitian. Observasi dilakukan

30

untuk mengamati dan mengetahui kegiatan pembayaran gaji karyawan, pembuatan faktur. c. Dokumentasi Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data dengan cara melihat dan menggunakan laporan-laporan dan catatan yang ada di perusahaan. Data yang dikumpulkan meliputi data tentang struktur organisasi perusahaan, deskripsi jabatan, laporan keuangan, produk dari Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Malang.

3.7 Metoda Analisis Data Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan satu uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema seperti yang disarankan oleh data (Moleong,2002). Penelitian ini merupakan penelitian yang deskriptif yaitu mencoba menerapkan teori ke dalam situasi yang nyata, atau dengan cara mengumpulkan data dengan dasar teori sebelumnya. Kenyataan yang didapatkan dari kondisi nyata tersebut kemudian dapat disimpulkan apakah teori dapat diterima atau tidak. Analisa data dimulai dengan mengumpulkan data yang tersedia dari berbagai sumber yang diperoleh peneliti dari lingkungan perusahaan Perusahaan Daerah Minum Kabupaten Malang. Selanjutnya, penelitiakan mendeskripsikan beberapa konsep praktis berdasarkan pemahaman yang diperoleh secara langsung. Konsep praktis tersebut kemudian dideskripsikan dengan cara membandingkan temuan atau pemahaman atas kenyataan yang terdapat dalam sistem akuntansi penggajian Perusahaan Daerah Air

31

Minum Kabupaten Malang dengan konsep atau teori yang berhubungan dengan sistem tersebut. Pada tahap selanjutnya, peneliti mengevaluasi konsep praktis organisasi dengan melihat fakta yang ada. Evaluasi akan mengupas berbagai akibat yang mungkin muncul dari pengimplementasian sistem dalam kegiatan operasional perusahaan dan mencari alternatif pilihan yang digunakan sebagai solusi atas masalah yang dihadapi. Hasil evaluasi itulah yang kemudian ditarik sebagai kesimpulan untuk menjawab permasalahan yang muncul dalam efektifitas penerapan sistem akuntansi penggajian pada Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang.

36

1 Unsur Pimpinan yaitu Direksi Direksi adalah unsur pimpinan yang diangkat dan diberhenrikan oleh Kepala Daerah dan bertanggung jawab langsung terhadap Kepala Daerah. Masa jabatan Direksi adalah 4 tahun dan dapat diangkat kembali setelah masa jabatan tersebut berakhir dan berusia maksimal 60 tahun kecuali bila pada pengangkatan masa jabatan kedua sudah mendekati usia 60 tahun maka masa jabatan kedua dapat diteruskan sampai denagan 4 tahun meskipun batas usia sudah melampaui usia 60 tahun. Direksi terdiri dari : 1.1 Direktur Utama Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah: 1. Koordinasi dalam arti mengatur dan membina kerjasama, mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan penyusunan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Perusahaan Daerah. 2. Pelayan dalam arti memberikan pelayanan teknis dan administrasi bagi seluruh Satuan Organisasi Pemerintah Daerah, Masyarakat dan Perangkat Perusahaan Daerah. 3. Perencanaan dalam arti mempersiapkan, merencanakan, menyusun,

Anggaran Pendapatan dan Belanja Perusahaan Daerah berdasarkan peraturan perundang-undangan daerah yang berlaku. 4. Pembinaan administrasi dalam arti membina urusan Tata Usaha, mengelola dan membina kepegawaian, mengelola keuangan danpembukuan, pembinaan teknis lainnya, serta mengadakan hubungan dengan lembaga resmi dan masyarakat.

37

5. Pembinaan Organisasi dan Tata Laksana dalam arti melakasanakan penelitian dan pengembangan dalam rangka membina dan memelihara selurauh kelembagaan dan ketatalaksanaan Perusahaan Daerah. 6. Pengawasan dalam arti mengadakan pengawasan kedalam terhadap seluruh kegiatanyang dilakukan oleh aparat Perusahaan Daerah sehingga hasil guna dan daya guna kerja tercapai maksimal. 7. Keamanan dan ketertiban dalam arti membina keamanan dan ketertiban ke dalam. 1.2 Direktur Bidang Umum Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah: 1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan di bidang administrasi, keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan. 2. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan

pengelolaan perlengkapan. 3. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan dan

pembelanjaan serta kekayaan perusahaan. 4. Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari pelanggan. 5. Membina organisasi dan tata laksana kerja Perusahaan Daerah. Direktur Bidang Umum membawahi : 1. Bagian Umum 2. Bagian Keuangan 3. Bagian Personalia / SDM

38

4. Bagian Langganan 1.3 Direktur Bidang Teknik Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah: 1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang perencanaan teknik, produksi, distribusi dan peralatan teknik. 2. Mengkoordinasikan dan mengendalikan pemeliharaan instalasi produksi dan sumber air. 3. Mengkoordinaiskan kegiatan pengukian peralaan teknik dan bahan kimia. Direktur Bidang Teknik membawahi : 1. Bagian Perencanaan Teknik 2. Bagian Produksi 3. Bagian Distribusi 4. Bagian Peralatan Teknik 2 Unsur-Unsur Bagian Unsur-unsur bagian adalh unsur pelaksana, disini penulis hanya akan membahas unsur-unsur yang terkait saja. 2.1 Bagian Keuangan Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah: 1. Mengendalikan kegiatan-kegiatn di bidang keuangan. 2. Merencanakan Program Pendapatan dan Pengeluran Keuangan. 3. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

39

4. Menyusun Rencana Anggaran Pendapatan Dan Belanja serta Program Perusahaan Daerah. 5. Membuat Laporan Tribulan dan Laporan Pelaksanaan Anggaran tahun yang berlaku serta laporan lainnya yang berkaitan dengan keuangan. 2.2 Bagian Personalia / SDM Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah: 1. Mempersiapkan Peraturan Kepegawaian.. 2. Melaksanakan administrasi Kepegawaian 3. Merencanakan dan Melaksanakan kegiatan utnutk meningkatkan

kesejahteraan pegawai. 4. Melakukan kegiatan pembinaan karier pegawai. 5. Melakukan segala sesuatu yang menyangkut kedudukan hukum pegawai. 6. Membuat dan mengatur daftar gaji dan perjalanan dinas pegawai. 7. Menyelenggarakan Tata Usaha Bagian. 3 Unsur Pengawas Maksudnya adalah suatu badan yang di bentuk untuk mengawasi kinerja dari PDAM Kabuapten Malang yang dinamakan Satuan Pengawas Intern. Tugas, wewenang dan tanggung jawabnya adalah: 1. Melakukan pengawasan audit intern atau administrasi keuangan dan pengelolaan penggunaan seluruh kekayaan perusahaan. 2. Mengadakan pengawasan atas Anggaran Pendapatan dan Belanja Perusahaan Daerah.

40

3. Mengadakan pengawasan terhadap penyeleenggaraan tata kerja dan prosedur kerja dari unit-unit organisasi di Kantor Pusat, Cabang/Unit Pelaksana menurut ketentuan-keentuan yang berlaku. 4. Mengadakan pengawasan keamanan dan ketertiban Perusahaan Daerah. 5. Mengawasi dan mengikuti kegiatan-kegiatan operasionala perusahaan

memberikan penilaian dan pembahasan seacara periodik/berkala. 6. Memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Direktur Utama tentang langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya.

4.4 Analisa Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Kabupaten Malang

Penggajian

PDAM

4.4.1 Jenis Pegawai Dan Unsur-Unsur Gaji Pada PDAM Kabupaten Malang Pada dasarnya dada dua kelompok pegawai pada PDAM Kabupaten Malang, yaitu pegawai yang masih aktif bekerja dan pensiunan. Pegawai yang masih aktif bekerja terbagi menjadi tiga yaitu : 1. Pegawai tetap, yaitu pegawai yang telah diangkat sebagai pegawai tetap berdasarkan Surat Keputusan Direksi yang berhak memperoleh gaji dan tunjangan. 2. Calon Pegawai, yaitu pegawai yang masih berstatus Calon namun tetap menerima gaji tetap namun ketika pensiun tidak diberilan tunjangan pensiun. 3. Pegawai harian atau kontrak, yaitu pegawai dengan sistem kontrak yang telah ditentukan oleh PDAM Kabupaten Malang dan jika dianggap bagus maka akan diangkat sebagai calon pegawai.

41

Unsur-unsur dan perhitungan daftar pembayaran gaji untuk pegawai tetap dapat dijelaskan sebagai berikut: Perhitungan : Gaji Kotor A. Potongan Asuransi 1. Pensiun 2. Astek 3. Kesehatan 4. Pajak Penghasilan B. Potongan Lain-lain 1. Iuran KORPRI 2. Iuran Olah Raga 3. Iuran Dharma Wanita 4. Kesejahteraan Pegawai 5. Kopersai Tirta Sumakar C. Gaji Bersih Pada dasarnya dalam skripsi ini penulis hanya membahas sistem informasi akuntansi pegawai tetap saja sehingga tidak membahas pembayaran untuk kontrak, dan calon pegawai. 4.4.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PDAM Kabupaten Malang. Pada Bab II telah diuraikan sebelumnya bahwa fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah fungsi administrasi, fungsi akuntansi, dan fungsi

42

keuangan. Berikut ini penulis akan menguraikan fungsi-fungsi yang terhubunga dalam sistem informasi akuntansi penggajian, sesuai dengan yang penulis temuidi PDAM Kabupaten Malang 1. Fungsi Kepegawaian Fungsi kepegawaian di PDAM Kabupaten Malang berada pada Bagaian Personalia /SDM. Di dalam hal ini, tanggung jawab mengenai penyeleksian, pengangkatan, penempatan, dan mutasi jabatan pegawai dilakukan. Untuk pengagangkatan pegawai baru yaitu dengan melalui proses seleksi yang antara lain didasrkan pada penilaian latar belakang pendidikan, hasil ujian seleksi, dan minat calon pegawai. Bagai pegawai yang dinyatakan lolos akan dibuatkan Surat Keputusan oleh Bagian Personalia/ SDM yang disetujui oleh Kepala Bagian Personalia / SDM. 2. Fungsi Pencatat Waktu Pada PDAM Kabupaten Malang, fungsi pencatat waktu berada pada Sub Bagian Umum. Karena dalam hal ini PDAM Kabupaten Malang masih menggunkan fungsi yang manual dengan cara setiap pegawai yang datang akan langsung tanda tangan, begitu juga pegawai yang pulang.. 3. Fungsi Administrasi Fungsi yang bertanggung bjawab untuk melakukan penghitungan daftar gaaji dan upah ini di pegang oleh Sub Bagian Umum. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi yang dijalankan oleh Bagian Keuang melalui Sub Bagian Pembukuan ini bertugas untuk mencatat adanya kewajiban yang timbul dengan pembayaran gaji karyawan. Misalkan adanya utang karyawan, potongan-potongan karyawan.

43

5. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan dan mengeluarkan kas perusahaan dan dalam rangka proses pembayaran pada pihak ketiga. Tanggung jawab ini tersebut terletak pada fungsi pendapatan dan pengeluaran kas ini dipegang oleh Bagian Keuangan yang dikerjakan pada Sub Bagian Kas. Fungsi ini bertugas untuk mengendalikan keuangan perusahaan, mengelola arus pendapatan dan pengeluran keuangan, melaksanakan proses verifikasi terhadap berkas penerimaan dan pembayaran. 4.4.3 Proses Komputerisasi Perhitungan Gaji Pada PDAM Kabupaten Malang. Dalam proses komputerisasinya, perusahaan ini menggunakan program / software yang dikembangkan oleh programmer dari luar internal PDAM Kabupaten Malang, atau istilahnya adalah pihak ke dua. Program ini berada dibawah tanggung jawab Sub Bagian Umum. Bagaian ini bertugas menagani segala sesuatu yang berhubungan dengan tehnis, dengan cara memanggil atau tanpa memanggil tahnisi atau programmer. Software yang menunjang sistem operasi pada PDAM Kabupaten Malang adalah Progam MYOB. Program ini adalah program yang khusus digunakan di Bagian Keuangan saja. Jadi semua kegiatan operasi perusahaan terpussat pada masing-masing Bagian. Sedangkan untuk pencatatan data seperti induk gaji, rekap absen karyawan masih mengunakan proses komputer secara manual. Untuk penghitungan debit air yang masuk dan keluar pun PDAM Kabupaten Malang masih menggunakan proses perhitungan manual dan masih menggunakan Microssoft Excell.

44

Dari semua program yang tersedia, akan dihubungkan langsung dengan komputer milik Direksi dan juga masing-masing Kepala Bagian. Sebagai gambaran bahwa, mulai awal Januari tahun 2008, PDAM Kabupaten Malang telah memulai penelitan dan melakukan kerjasama dengan pihak luar dan baru dapat digunakan pada awal tahun 2010. Hasil dokumentasi dari MYOB adalah berupa flowchart, sehingga memudahkan untuk melakuakan pemahaman terhadap suatu program atau sistem informasi penggajian. Selain itu adalah dalam hal proses pembacaan arus kas masuk dan keluar juga mudah. Proses komputerisasi penggajian yang dilakukan oleh PDAM Kabupaten Malang, salah satunya adalah proses pembukuan data induk gaji. Proses ini bertujuan untuk membuat suatu master file data pegawai yang bekerja pada PDAM Kabupaten Malang, yang dikenal dengan nama data induk gaji. Pembetukan data induk gaji merupakan kegiatan yang pertama kali harus dilakukan. Kegiatan ini sangatlah penting karena untuk melaksanakan sistem penggajian dengan komputer diperlukan data induk gaji, yang berperan sebagai master file. Data induk gaji harus benar dan up to date (terbaru). Beberapa proses pembentukan data induk gaji meliputi beberapa kegaiatan penting, yaitu : 1. Pengumpulan data Kegiatan ini meliputi pengumpulan data yang dibutuhkan untuk membentuk data induk gaji. Dat induk gaji berisi seluruh dat pentin pegawai. Dat yang dikumpulkan akan menghasilkan data induk gaji pegawai, nama dan alamat pegawai, golongan, gaji, tunjangan, status keluarga, tanggal lahir, tanggal kerja, jenis kelamin, agama,

45

potongan, dan mutasi yaitu data yang melaporkan perubahan, sehingga harus dilakukan proses peremajaan dan perubahan data induk gaji. Data input diperoleh dari Sub Bagian Mutassi Dan Sub Bagian Pengangkatan Karir. 2. Penginputan data Penginputan data dilakukan melalui terminal oleh bagian administrasi. Data tersebut ditranskrip ke dalam formulir data induk gaji. 3. Perekaman data Sebelum data tersebut direkam dalam media perekam yang dibaca oleh komputer (tape disk), maka harus dilakukan pemeriksaan yang disebut editing. Dalam proses editing dilakukan pengecekan kebenaran terhadap masing-masing data sesuai ketentuan berlaku. Setelah itu dilaksanakan pula validasi dan pengecekan nomor induk kembar. Akhirnya data yang telah bersih direkam ke dalam media perekam. Dengan demikian data induk gaji telah terbentuk. Kegiatan-kegiatan penting yang harus dilakukan sehubungan dengan pembentukan data gaji adalah : 1. Proses mutasi dan peremajaan data induk gaji Proses ini akan dilakukan apabila terjadi perubahan data seorag pegawai pada perusahaan, seperti perubahn status, golongan, tunjangan, potongan, dan lain-lain. Data induk harus selalu dijaga agar selalu benar dan terbaru (up to date), oleh karena itu perubahan tehadap data induk gaji harus dilakukan atau yang dikenal dengan istilah peremajaan (up-dating). Data yang akan diubah kemudian dipindahkan ke dalam suatu formulir, yaitu formulir data koreksi pegawai.

46

Berdasarkan formulir inilah maka akan dilaksanakan peremajaan terhadap data induk gaji. Kegiatannya meliputi: 1) Melakukan pemindahan data ke dalam formulir data yang akan diubah. 2) Melakukan proses editing terhadap data yang akan diubah. 3) Setelah data benar dan akurat, lalu dimasukkan peremajaan (up-datting) terhadap gaji, sehingga diperoleh data induk gaji yang terbaru dan benar untuk proses selanjutnya. Semua perubahan yang dilakukan ini harus berdasarkan dokumen yang telah mendapat otorisasi dari Kepala Bagian Personalia dan Direktur Umum, sehingga dapat terhindar dari kemungkinan terjadinya kerugian sebagai akibat perubahan data perhitungan gaji yang tidak benar akibat kelalaian atau kecurangan pihak-pihak tertentu. 2. Proses koreksi nomor pegawai Pada dasarnya nomor induk pegawai sekali diberikan, tidak akan berubah, benar, dan valid sesuai dengan aturan pemberian nonor induk. Tetapi dalam kenyataannya kadang-kadang terjadi kesalahan atau kekeliruan nomor induk pegawai yang direkam dalam data induk gaji. Kesalahan yang mungkinterjadi karena kesalahan administras pada waktu memberikan nomor induk pertama kali atau pad waktu memasukkannya dalam komputer. Bentuk kesalahan nomor induk antara lain : nomor induk memang salah atau keliru, nomor induk tertukar sesama pegawai, dan nomor induk kembar. Dalam sistem penggajian , nomor induk pegawai merupkan hal yang penting karena digunakan sebagai kunci (key) untuk membedakan antara pegawai yang satu dengan yang lain. Noleh karena itu bila dilakukan koreksi, maka koreksi itu harus dilakukan seteliti mungkin.

47

3. Proses penginputan data absensi pegawai Pada PDAM Kabupaten Malang, absensi mempunyai pengaruh yang berbeda antara pegawai tetap, calon pegawai tetap, dan pegawai kontrak. Apabila seorang pegawai tetap dan calon pegawai tetap tidak masuk maka akan dikenakan potongan pada besarnya tunjangan. Namun jika hal itu terjadi pada pegawai kontrak maka akan dikurangi besarnya uang saku sesuai dengan ketentuan yang belaku. Penginputan data dilakukan melalui terminal dan akan menghasilkan file absensi pegawai. File absensi pegawai akan disimpan dalam tape media dan nantinya akan dipergunakan untuk proses perhitungan gaji serta tunjangan dasar pegawai. Suatu hal yang penting diperhatikan bahwa dalam proses penginputan data, baik data induk gaji maupun data absnsi pegawai adalah bahwa dokumen-dokumen yang merupakan dasar penginputan harus mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang. 4. Proses penghapusan data pegawai Apabila dalam perusahaan terjadi perpindahan (mutasi) atau pemberhentian pegawai atau terjadi pensiun dini, maka proses penghapusan data harus dilakukan. Proses penghapusan data pegawai akan menghapus semua data yang berkaitan dengan pegawai yang dipindahkan, pegawai yang berhenti, dan pegawai yang diberhentikan oleh perusahaan. 5. Proses perhitungan gaji pegawai Dalam hal ini perusahaan tidak mempunyai program khusus yang masih mungkin untuk dicuri. Karena dalam program ini pegawai masih harus mengambil atau menginput data secara manual namun setelah dimasukkan tentu akan terjadi

48

perhitungan yang otomatis. Hasil yang diperoleh berupa daftar gaji, daftar tunjangan, daftar golongan, slip gaji, dan lain-lain. 4.5 Flowchart Sistem Informasi Penggajian Di Lingkungan PDAM Kabupaten Malang Berikut ini adalah flowchart sistem informasi akuntansi penggajian dalam lingkungan PDAM Kabupaten Malang.

49

Bagian SDM
Sub Bag Umum Sub Bag Mutasi Sub Bag Pengg Karir

Mulai

Mulai

Menyiapkan Daftar Absensi pegawai

Menyiapk an surat keputusan pegawai

Proses Verivikasi surat keputusan dan daftar absensi

Daftar Absensi

Surat Keputusan Pegawai

Proses Penghitungan gajj menggunakan Excell

Keputusan Gaji yang diperoleh T

Daftar Gaji

Proses otorisasi oleh Kabag SDM

Daftar Gaji Telah diotorisasi

50

Bagian Keuangan
Sub Bagian Anggaran Kepala Bagian Keuangan

Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi Kabag SDM

Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi Kabag SDM

Verivikasai daftar gajji

Proses Otorisasi

Benar

Salah Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi Kabag SDM Dan Kabag Keuangan

Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi Kabag SDM

Pembetulan Data

Verivikasai daftar gajji

51

Direktur Utama
Direktur Utama
2

Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi Daftar Gaji Yang Kabag SDM Dan Telah diotorisasi Kabag Keuangan Kabag SDM Dan Kabag Keuangan

Proses Otorisasi

Daftar Gajia yang telah diotorisasi Daftar Gajia yang Kabag SDM, Kabag telah diotorisasi Keuangan dan Kabag SDM, Kabag DIRUM Keuangan dan DIRUM

Kwitansi Kwitansi

Proses Otorisasi

Kwitansi Yang Kwitansi Yang Tlah Diotorisasi Tlah Diotorisasi

52

Bagian Keuangan
Sub Bagian Anggaran

Daftar Gajia yang telah diotorisasi Daftar Gajia yang Kabag SDM, Kabag telah diotorisasi Keuangan dan Kabag SDM, Kabag DIRUM Keuangan dan DIRUM 8

Proses Pembuatan Slip Gaji Dan Kwitansi

Slip Gaji

Kwitansi

Kwitansi Yang Kwitansi Yang Tlah Diotorisasi Tlah Diotorisasi

Proses Pengambilan Uang di bank

Uang

53

Bagian Keuangan
Sub Bagian Kas

Proses Verifikasi dengan masingmasing kepala bagian dan unit

Slip Gaji

Daftar Gajia yang telah diotorisasi Daftar Gajia yang Kabag SDM, Kabag telah diotorisasi dan KabagKeuangan SDM, Kabag DIRUM Keuangan dan DIRUM

Uang

54

Kepala Bagian / Kepala Unit


Kepala Bagian dan Kepala Unit
9

Slip Gaji

Daftar Gajia yang Daftartelah Gajia yang diotorisasi telah diotorisasi Kabag SDM, Kabag Kabag SDM, Kabag Keuangan dan Keuangan dan DIRUM DIRUM

Uang

Proses penandatangan oleh karyawan

Daftar Gajia yang telah diotorisasi Daftar Gajia yang Kabag SDM, Kabag telah diotorisasi Keuangan dan Kabag SDM, Kabag DIRUM Keuangan dan DIRUM dan Karyawan 10

Proses Pengambila n uang oleh kaaryawan

Slip Gaji

Uang

Selesai

55

Bagian Keuangan
Sub Bagian Anggaran Sub Bagian Pembukuan

10

Daftar Gajia yang telah diotorisasi Daftar Gajia yang Kabag SDM, Kabag telah diotorisasi Keuangan dan DIRUM Kabag SDM, Kabag dan Karyawan Keuangan dan DIRUM dan Karyawan

Daftar Gajia yang telah diotorisasi Kabag SDM, Kabag Keuangan dan DIRUM dan Karyawan

Melakukan Pembukuan T 9

Melakukan koreksi

Melakukan Tutup buku

Review atas jurnal

Dokument asi jurnal

Selesai

56

Prosedur penggajian yang digambarkan dalam flowchart penggajian di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Sub Bagian Umum SDM Proses dimulai dari Sub Bagian Umum SDM, dimana sub bagian ini menangani absensi karywan yang telah di validasi dan menurut catatan fisik yang telah ada dan diserahkan kepada Sub Bagian Pengajuan Karir. 2. Sub Bagian Mutasi Pada saat yang bersamaan dengan Sub Bagian Umum SDM, maka Sub Bagian Mutasi menyiapkan daftar Surat Kepytysan Pegawai yang telah diverivikasi terlebih dahulu, kemudian akan diserahkan ke Sub Bagian Pengajuan Karir. 3. Sub Bagian Pengajuan Karir Setelah menerima daftar absensi dan surat keputusan pegawai maka pada Sub Bagian ini melakukan verivikasi untuk menentukan besarnya gaji yang akan diterima karyawan. Dengan membuat daftar gaji maka diperlukan otorisasi yang di lakukan oleh Kepala Bagian SDM. Yang kemudian diteruskan kepada Sub Bagian Anggaran. 4. Sub Bagian Anggaran Setelah menerima daftar gaji maka akan diverivikasi lebih lanjut agar tidak terjadi kesalahan dan meminimalisir tingkat kecurangan. Setelah dirasa benar maka akan dimintakan otorisasi kepada Kepala Bagian Keuangan dan Direktur Utama. Setelah disetujui maka akan membuat daftar penerima gaji, slip gaji, dan melakukan pengambilan uang di bank. Dan semuanya akan diserahkan kepada Sub Bagian Kas, karena yang berhak mengawasi dalam hal pembayaran adalah Sub Bagian Kas.

57

5. Sub Bagian Kas Setelah menerima daftar penerima gaji, uang dan slip gaji. Sub bagian Kas akan memanggil masing-masing Kepala Bagian dan Kepala Unit yang nantinya semua proses penyerahan uang dan slip akan dilakukan oleh Kepala Unit dan Kepala Bagian kepada masing-masing staffnya. Setelah selesai maka daftar penerima gaji yang telah ditanda tangani akan dikembalikan kepada Sub Bagian Kas. Setelah diterima oleh Sub Bagian Kas maka akan diteruskan kepada Sub Bagian Pembukuan. 6. Sub Bagian Pembukuan Setelah semua proses diatas berakhir maka Sub Bagian Pembukuan akan melakukan pembukuan dari bukti yang ada, kemudian akan dilakukan koreksi lagi dari pembukuan jika ada yang salah. Jika dirasa tidak ada yang salah maka akan dilakukan tutup buku sesuai pedoman akuntansi yang berlaku. Untuk meminimalisir kesalahan maka akan dilakukan review setelah tutup buku, dan akan dilakukan dokumentasi berupa jurnal di dalam magnetic tape sehingga data-data akan dapat tersimpan dengan aman dan rapi.

4.6 Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PDAM Kabupaten Malang Pada, tahap ini analisa sistem dilakukan terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PDAM Kabupaten Malang yang masih digunakan hingga saat ini. Tujuan dari analisa adalah untuk memperoleh pemahaman atas sistem yang berjalan sesuai dengan karaketeristik perusahaan.

58

Setelah analisa awal untuk mengetahui cara kerja sistem selesai dilakukan, selanjutnya akan dilakukan analisa untuk mencari permasalahan atau kelemahankelemahan yang ada pada Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang ditetapkan. Kemudian berdasarkan kelemahan-kelemahan yang ditemukan, maka akan dicarikan solusi untuk memecahkan permasalahan. 4.6.1 Analisa Struktur Organisasi Tujuan dari analisa terhadap struktur organisasi adaah untuk memperoleh pemahaman atas pembagian wewenang dan tanggung jawab tiap-tiap karyawan, dan untuk mengetahui apakah masing-masing karyawan yang bersangkutan mengetahui wilayah kerja yang menjadi tanggung jawabnya. Pembagian tanggung jawab dan wewenang ini tercermin pada bagan struktur organisasi yang dimiliki perusahaan. Kemudian analisa dilanjutkan dengan penelaahan atas struktur organisasi perusahaan itu sendiri guna mengetahui kemungkinan adanya kelemahan pada struktur organisasi perusahaan. Struktur organisasi PDAM Kabupaten Malang telah disusun sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik perusahaan, dalam hal ini perusahaan sudah benar-benar mampu memilah pembagian atas tanggung jawab dan wewenang dalam penyelesaian tugas. 4.6.2 Analisa Data Input dari sistem penggajian yang berupa absensi pada dasarnya merupakan wujud fisik dari catatan hadir tiap karyawan. Sedangkan di PDAM Kabupaten Malang absensi yang digunakan masih manual yaitu berupa tanda tangan dikartu absensi yang telah

59

disiapkan oleh Bagian Personalia / SDM. Menurut hasil pengamatan dari peneliti masih ada hal-hal yang akan dievaluasi lebih lanjut, yaitu : 1. Seringkalinya keterlambatan dalam hal penyiapan absensi karyawan. Hal ini tentu sangat merugikan karyawan dan perusahaan, karena seharusnya setiap pagi sebelum karyawan lain datang harue sudah ada daftar absensi dan karyawan bagian SDM yang menyiapkan dan memeriksa daftar absensi satu persatu. Biasanya yang dilakukan oleh bagian SDM baru membuat daftar absensi pada waktu pagi hari. 2. Pemalsuan tanda tangan daftar hadir karyawan. Pemalsuan tanda tangan ini terjadi karena tidak adanya pengawasan dari atasan dan lunaknya bagian SDM yang bertugas dikarenakan karyawan masih merasa mempunyai pangkat dan jabatan yang sama. Dan ada pula yang dikarenakan senioritas, maksudnya adalah pegawai yang masa tugasnya masih baru merasa takut dengan karyawan yang sudah lama bekeja disana. 3. Seringkalinya terjadi kesalahan tanda tangan secara tidak disengaja. Karena bentuk dari kartu daftar hadir berupa kolom-kolom maka sering kali pegawai melakukan kesalahan dalam melakukan tanda tangan, sehingga yang ditanda tangani adalah daftar hadir karyawan yang lain. Yang mngakibatkan bag SDM terkadang ragu untuk menilai apakah karyawan tersebut masuk atau tidak. 4. Tidak adanya pengawasan dari masing-masing kepala bagian dalam hal absensi. Dalam absensi karyawan yang mengabsensi hanyalah bagian SDM sehingga tidak adanya pengawasan ini sering membuat karyawan lain dan bagian SDM kurang

60

begitu memperhatikan daftar absensi. Bahkan peneliti sering melihat bahwa setiap daftar absensi yang ada sudah ditanda tangani semua maka mereka merasa tugas mereka sudah penuh. 5. Seringkali terjadinya kesalahan input data yang dimasukkan ke dalam komputer baik itu tentang penggolongan gaji karyawan maupun daftar gaji dan daftar hadir karyawan. Terjadinya kesalahan seperti ini sering kali disebabkan karena human error ataupun karena kesalahn dalam hal adminstrasi. Bentuk kesalahan administrasi adalah SK kenaikan gaji dan pangkat yang baru belum ada dalam bentuk fisik namun sudah di sahkan menurut undang-undang, ada pula SK yang lama belum diganti dengan SK yang baru. Dan tentu saja hal ini sungguh merugikan karyawan. 4.6.3 Analisa Aktivitas Perhitngan Gaji Dalam sistem penggajian di PDAM Kabupaten Malang, perhitungan mengenai gaji besrta potongan-potongannya akan dikerjakan oleh Bagian Personalia / SDM yang dimana terdapat tiga Sub Bagian yaitu ; Sub Bagian Umum, Sub Bagian Mutasi, dan Sub Bagian Pengajuan Karir. Proses perhitungan tersebut akan dimulai pada tanggal ke 25 setiap bulan. Jeda selama 5 hari sampai dengan akhir bulan tersebut digunakan untuk melakukan proses perhitungan, otorisasi, sampai dengan review di bagian Keuangan yang dilakukan oleh Sub Bagian Anggaran. Setelah selesai melakukan pembayaran maka Sub Bagian Kas akan melakukan pembayaran. Pada sistem ini telah terlihat dengan jelas bagaimana sebuah organisasi pembagian tugas yang jelas telah dilakukan. Dan besarnya resiko kecurangan telah diminimalisir

61

melalui pembagian tugas yang jelas melalui dua bagian yang bekerja sama dengan pembagian tugas yang jelas. 4.6.4 Analisa Aktivitas Pembayaran Aktivitas pembayaran yang dilakukan oleh PDAM Kabupaten Malang sudah baik, karena proses pembayaran gaji seluruhnya dilakukan oleh Bagian Keuangan yang diserahkan kepada masing-masing Kepala Unit atau Kepala Bagian. Sebelum dilakukan pembayaran, hal yang paling penting adalah terletak pada proses otorisasi yang dilakukkan dengan mulai meminta persetujuan kepada Kepala Bagian Keuangan dan dilanjutkan kepada Direktur Utama. Baru setelah proses persetujuan didapatkan maka proses pembayaran sudah bisa dilakukan. Proses otorisasi yang dilakukan merupakan proses pemisahan tugas yang efektif yang menjadi syarat terciptanya prosedur pengendalian intern yang baik. 4.6.5 Analisa Aktivitas Akuntansi Kegiatan akuntansi dimulai setelah menerima hasil bukti perhitungan gaji dari Sub Bagian Anggaran. Sub Bagian Pembukuan akan melakukan koreksi dan review atas pembebanan dan pembayaran gaji yang telah dilakukan oleh Sub Bagian Anggaran dan Sub Bagian Kas. Sub Bagian Pembukuan akan melakukan penjurnalan terhadap aktivitas akuntansi yang terjadi: Biaya gaji Kas xxx xxx

62

Kemudian ketika ada kesalahan yang terjadi maka Sub Bagian Pembukuan akan melakukan penjurnalamn dengan maksud bahwa keadaan antara debit dan kredit akan menjadi seperti semula Kas Biaya gaji xxx xxx

Review yang sudah dilakukan akan dilaporkan bersama laporan-laporan lainnya dari tiap fungsi di perusahaan yang nantinya akan membentuk laporan keuangan yang berupa laporan laba rugi, laporan arus kas, neraca, laporan perubahan modal, dan tentunya ada catatan atas laporan keuangannya. Sehingga analisa terhadap aktivitas akuntansi sudah tidak mengalami masalah atau sudah berjalan dengan baik. 4.6.6 Analisa Output Sistem Penggajian Setelah keseluruhan diproses lebih lanjut maka akan menghasilkan berbagai output laporan yang berguna bagi manajemen perusahaan. PDAM Kabupaten Malaang telah menerapkan Sistem Informasi Penggajian yang berbasis semi komputer, dimana hal ini tentunya akan lebih baik daripada menggunakan yang masih manual. Hal ini tentunya akan mempunyai keungulan dalam hal pemrosesan data, waktu yang lebih efektif, dan dari segi pembuatan laporan-laporan (berupa laporan absen, perhitungan gaji, laporan keuangan, dsb). Data output yang dihasilkan pun jauh lebih baik dan lebih rinci daripada proses manual, seperti rincian slip gaji, absen, Perihal output yang dikarenakan adanya potongan tunjangan dikarenakan adanya keterlambatan karyawan dalam memulai aktivitas kerjanya itu disbabkan oleh kepentingan pribadi karyawan itu sendiri. Hal ini tentunya dapat mengakibatkan kurang disiplinnya karyawan sehingga dapat merugikan perusahaan.

63

4.7 Alternatif Pemecahan Permasalahan Sesuai dengan adanya permasalahan diatas maka peneliti mempunyai usulan pembenahan. Kesalahan diatas bisa saja merupakan akumulasi dari kesalahan yang pertama kedua dan ketiga maupun seterusnya. Berikut adalah usulan pembenahan, yaitu dengan hanya adanya penambahan beberapa kebijakan : 1. Karyawan bagian SDM menyiapkan daftar absensi adalah maksimal 1 hari sebelum masuk kerja. Maksudnya adalah ketika daftar absensi itu sehari sebelumya sudah disiapkan maka dipastikan sudah tidak ada keterlambatan lagi dalam hal ini. 2. Adanya pengawasan dari masing-masing kepala bagian Dengan adanya pengawasan dari tiap masing-masing kepala bagian setiap melakukan absensi maka karyawan merasa takut untuk melakukan pemalsuan tanda tangan dan dipastikan terdapat sedikit rasa disiplin pada setiap karyawan yang nantinya akan meningkatkan kinerja dari karyawan. 3. Membuat daftar kartu absensi yang lebih baik Dengan membuat kolom yang nantinya disesuaikan dengan nama dari masingmasing divisi dan jabatan sehingga nantinya tidak akan terdapat kesalahan lagi. Kemudian jika masih terdapat kesalahan maka yang berhak mencoret kesalahan hanyalah bagian SDM dengan diketahui oleh masing-masing kepala bagian. 4. Memeriksa dua sampai tiga kali dan melakukan konfirmasi atas penginputan data terhadap karyawan.

64

Maksud dari usulan diatas adalah ketika sudah melakukan penginputan data maka bagian SDM harus segera mengkonfirmasi kepada seluruh kepala bagian sehingga terdapat sedikit kesalahan yang dilakukan oleh SDM.

4.8 Penilaian Efektifitas Sesuai dengan uraian satu persatu analisis maka menurut penulis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang berjalan di PDAM Kabupaten Malang sudah efektif. Karena menurut penulis adanya kesesuaian teori anatara efektitas dengan sistem informasi akuntansi penggajian. Hal itu dapat dibuktikan dari strukur organisasi yang memadai, laporan yang dihasilkan dan fungsi-fungsi yang terkait. Sesuai teori yang telah dikemukan oleh Warren (1999) baha suatu sistem yang efektif adalah sistem yang mempertimbangkan : 1. Keseimbangan biaya-keefektifan (cost-effectivennes balance). Jadi dalam kasus Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang adalah sudah memenuhi karena peneliti menilai biaya yang dikeluarkan untuk pembelian peralatan sistem seperti komputer dan kertas adalah sesuai dengan laporan yang dihasilkan seperti daftar absensi, dafter gaji maupun laporan keuangan seperti buku pembantu kas. Dari data yang diperoleh dari salah satu sumber yang tidak dapat disebutkan namun dapat dipercaya bahwa dalam 1 bulan untuk biaya operasional sistem ini diluar biaya kerusakan-kerusakan seperti kerusakan komputer adalah kurang lebih Rp. 300.000,-. Tentunya ini sudah sesuai yang diharapkan yaitu dengan biaya sebesar ini adanya tujuan yang sudah dapat dicapai.

65

2. Fleksibel untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang (flexibility to meet need future). Setiap perusahaan harus menyiapkan diri tehadap lingkungan yang terus menerus berubah diamana jika beroperasi, Sistem akuntansi harus cukup fleksibel untuk menghadapi tuntutan perubahan , seperti peraturan pemerintah. Dalam hal ini PDAM Kabupaten Malang telah mengakomodasi semua perubahan-perubahan peraturan pemerintah. Hal itu dapat dibuktikan ketika ada perubahan tingkat kenaikan gaji pada berbagai golongan maka petugas tinggal menginput data dan komputer akan merubah semua golongan. Walaupun masih menggunakan Microssoft Excell namun bahasa logika yang digunakan sudah baik. Dan ketika ada kesalahan maka yinggal mengganti bahasa logika komputer aja. 3. Pengendalian internal yang memadai (adequate internal control). Disamping menyediakan informasi yang diperlukan manajemen untuk pelaporan kepada pemilik, kreditur dan pihak lain yang berkepentingan, sistem akuntansi harus mebantu manajemen dalam pengendalian operasi perusahaan. Prosedur rinci dan kebijakan yang digunakan mmanajemen untuk mengendailkan operasi perusahaan disebut pengendalian internal. PDAM telah menetapkan segala prosedur secara rinci dan telah didokumentasikan dalam bentuk buku untuk dibaca dan dijalankan oleh seluruh karyawan. Karena dengan menerapkan sistem yang melalui 4 filter untuk verivikasi gaji agar sesuai dengan apa yang dilakukan karyawan. Selain itu dalam sistem ini juga telah ada sistem rangkap dokumen dari berbagai pihak, sehingga alurnya jelas dan dapat ditelusuri.

66

4. Pelaporan yang efektif. Penyiapan laporan harus mempertimbangkan keinginan dan pengetahuan pemakai. Pemakai laporan mengandalkan informasi relevan yang disampaikan dengan cara yang dapat dipahami. Pemahaman seperti sudah sangat mudah dilakukan oleh karyawan PDAM Kabupaten Malang, hal ini dibuktikan peneliti dengan adanya komputer yanag terhubung dengan server sehingga ketika karyawan ingin mengakses sesuatu seperti daftar absensi sudah tinggal melihat dengan memasukkan Nomor Induk Pegawai. Namun yang perlu diketahui adalah ini bukan software khusus, ini hanyalah komputer yang disetting dengan sistem LAN. Dan tidak semua karyawan dapat memeriksanya, hanya pegawai-pegawai tertentu yang mepunyai akses. 5. Penyesuaian dengan struktur organisasi. Sistem akuntansi harus dirancang menurut masing-masing struktur perusahaan. Garis wewenang dan tanggung jawab mempengaruhi kebutuhan informasi perusahaan. Di samping itu, sistem yang efektif memerlukan persetujuan dan dukungan dari semua tingkat manajemen. Di sini PDAM Kabupaten Malang telah melakukan pemisahan wewenang dan tanggung jawab sudah sangat jelas sehingga tidak adanya penumpukan tanggung jawab dan wewenang. 6. Sistem yang disusun harus memenuhi prinsip cepat. Sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan tepat pada waktunya sehingga dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai. Ini adalah hal yang terpenting karena setiap orang yang membutuhkan dapat dengan mudah mengakses, seperti yang telah dilakukan oleh PDAM Kabupaten Malang.

67

Berbagai komputer telah terakses dengan server sehingga komputer ditempat Direktur dapat memeriksa atau meminta informasi penggajian dengan cepat.

68

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan Sistem yang dirancang diharapkan dapat memecahkan permaslahan yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan diterapkannya sistem ini diharapkan segala kendala tentang keterlambatan dan ketidak akuratan laporan-laporan yang berhubngan dengan karyawan dapat diatasi, bahkan mempercepat transaksi yang dilakukan perusahaan. Oleh karena itu dalam penelitian ini, peneliti mencoba mengimplementasikan teori yang telah dikemukakan diats. Pada dasarnya Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang telah mempunyai sistem informasi akuntansi penggajian yang efektif. Hal itu dapat dilihat dari dari input, proceessing, dan output. Dalam hal ini yang dimaksud input adalah hasil pengolahan data yang diambil dari daftar absensi gaji dan SK kepegawaian yang menunjukkan golongan dan pangkatnya pegawai. Tujuannya adanya data yang telah disbutkan diatas adalah tak lain untk menghitung besarnya gaji dan tunjangan yang nantinya akan diterima karyawan. Tetapi terdapat kelemahan dalam input data yaitu: 1. Seringkalinya keterlambatan dalam hal penyiapan absensi karyawan. Hal ini tentu sangat merugikan karyawan dan perusahaan, karena seharusnya setiap pagi sebelum karyawan lain datang harue sudah ada daftar absensi dan karyawan bagian SDM yang menyiapkan dan memeriksa daftar absensi satu persatu. Biasanya yang dilakukan oleh bagian SDM baru membuat daftar absensi pada waktu pagi hari.

69

2. Pemalsuan tanda tangan daftar hadir karyawan. Pemalsuan tanda tangan ini terjadi karena tidak adanya pengawasan dari atasan dan lunaknya bagian SDM yang bertugas dikarenakan karyawan masih merasa mempunyai pangkat dan jabatan yang sama. Dan ada pula yang dikarenakan senioritas, maksudnya adalah pegawai yang masa tugasnya masih baru merasa takut dengan karyawan yang sudah lama bekeja disana. 3. Seringkalinya terjadi kesalahan tanda tangan secara tidak disengaja. Karena bentuk dari kartu daftar hadir berupa kolom-kolom maka sering kali pegawai melakukan kesalahan dalam melakukan tanda tangan, sehingga yang ditanda tangani adalah daftar hadir karyawan yang lain. Yang mngakibatkan bag SDM terkadang ragu untuk menilai apakah karyawan tersebut masuk atau tidak. 4. Tidak adanya pengawasan dari masing-masing kepala bagian dalam hal absensi. Dalam absensi karyawan yang mengabsensi hanyalah bagian SDM sehingga tidak adanya pengawasan ini sering membuat karyawan lain dan bagian SDM kurang begitu memperhatikan daftar absensi. Bahkan peneliti sering melihat bahwa setiap daftar absensi yang ada sudah ditanda tangani semua maka mereka merasa tugas mereka sudah penuh. 5. Seringkali terjadinya kesalahan input data yang dimasukkan ke dalam komputer baik itu tentang penggolongan gaji karyawan maupun daftar gaji dan daftar hadir karyawan. Terjadinya kesalahan seperti ini sering kali disebabkan karena human error ataupun karena kesalahan dalam hal adminstrasi. Bentuk kesalahan administrasi adalah SK

70

kenaikan gaji dan pangkat yang baru belum ada dalam bentuk fisik namun sudah di sahkan menurut undang-undang, ada pula SK yang lama belum diganti dengan SK yang baru. Dan tentu saja hal ini sungguh merugikan karyawan. Sedangkan processing data yang telah dilakukan oleh Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang dapat dikatakan dengan sangat baik, karena Prusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang telah mempunyai sistem perhituangan gaji karyawan yang menggunakan platform windows, yaitu Microsoft Excell. Walaupun masih sederhana namun tingkat keakuratan perhitungan gaji karyawan tidak ada yang kurang atau lebih. Output yang dihasilkan dari berbagai proses diatas adalah laporan gaji karyawan, daftar absensi, dan berupa laporan keuangan. Tentu saja hal ini tidak bisa terlepas dari fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penggajian. Fungsi-fungsi sistem informasi akuntansi penggajian yang telah dilakukan di dalam Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang juga telah sesuai dengan teori yang ada, yaitu: 1. Fungsi Kepegawaian 2. Fungsi Pencatat Waktu 3. Fungsi Administrasi 4. Fungsi Akuntansi 5. Fungsi Keuangan Dari hasil penelitian diatas maka peneliti menyimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang telah efektif, karena sesuai dengan landasan teori yang telah dikemukakan dalam bab II.

71

5.2 Saran Beberapa saran yang bisa penulis sampaikan memngenai kekurangan yang terjadi, namun peneliti tidak dapat mengubah sistem dikarenakan sistem yang telah berjalan di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang dapat dikatakan sebagi sitem yang efektif karena letak permaslahan sebenarnya terdapat pada proses input data adalah : 1. Karyawan bagian SDM menyiapkan daftar absensi adalah maksimal 1 hari sebelum masuk kerja. Maksudnya adalah ketika daftar absensi itu sehari sebelumya sudah disiapkan maka dipastikan sudah tidak ada keterlambatan lagi dalam hal ini. 2. Adanya pengawasan dari masing-masing kepala bagian Dengan adanya pengawasan dari tiap masing-masing kepala bagian setiap melakukan absensi maka karyawan merasa takut untuk melakukan pemalsuan tanda tangan dan dipastikan terdapat sedikit rasa disiplin pada setiap karyawan yang nantinya akan meningkatkan kinerja dari karyawan. 3. Membuat daftar kartu absensi yang lebih baik Dengan membuat kolom yang nantinya disesuaikan dengan nama dari masingmasing divisi dan jabatan sehingga nantinya tidak akan terdapat kesalahan lagi. Kemudian jika masih terdapat kesalahan maka yang berhak mencoret kesalahan hanyalah bagian SDM dengan diketahui oleh masing-masing kepala bagian.

72

4. Memeriksa dua sampai tiga kali dan melakukan konfirmasi atas penginputan data terhadap karyawan. Maksud dari usulan diatas adalah ketika sudah melakukan penginputan data maka bagian SDM harus segera mengkonfirmasi kepada seluruh kepala bagian sehingga terdapat sedikit kesalahan yang dilakukan oleh SDM.