1.

ARQUITECTURA DE NEGOCIO
a. Definicion del proceso de Convalidacion y Traslados
El proceso de Traslados puede ser de dos maneras diferentes: Traslados Internos (dentro de la universidad al cambiarse de carrera) y Traslados Externos (alumnos provenientes de otras instituciones). El Traslado Interno se inicia cuando un alumno hace una solicitud de Traslado de carrera a travs de la Intranet en la pestaa de Secretar a !cadmica. "a solicitud es recibida por Secretaria !cadmica la cual re#istra y remite al $rea a la cual el alumno %uiere trasladarse. El alumno debe efectuar un pa#o en ca&a por el tr$mite de traslado de carrera. "a solicitud es recibida por la Secretaria del 'rea &unto con el historial del alumno correspondiente. Estos documentos son remitidos al (irector de )arrera para %ue pueda evaluar los cursos %ue pueden ser convalidados a partir del total de los cursados por el alumno en la universidad. El director de )arrera puede solicitar una entrevista con el alumno si as lo desea. *na ve+ se hayan determinado los cursos %ue van a convalidarse se prosi#ue a reali+ar el cambio en el historial acadmico del alumno. Se notifica al alumno sobre el resultado del tr$mite v a correo electr,nico. El Traslado Externo se inicia cuando un postulante %ue proviene de otra universidad o instituto desea in#resar a la *-). El postulante debe haber aprobado un m nimo de ./ crditos de estudios universitarios0 certificados por la universidad de procedencia0 la cual debe especificar los estudios reali+ados. En caso el estudiante proven#a de una universidad del extran&ero0 la documentaci,n debe estar traducida oficialmente0 visada por el )onsulado y por el 1inisterio de 2elaciones Exteriores del -er3. El postulante debe presentar un certificado de estudios superiores0 ho&a de vida0 constancia actuali+ada de no haber sido dado de ba&a por ra+ones disciplinarias0 en el counter de Informes el cual se encar#ar$ de recepcionar y distribuir a la oficina de !dmisi,n la cual evaluar$ la documentaci,n. Se informar$ al postulante sobre una fecha en al cual rendir$ una entrevista personal. El postulante debe efectuar un pa#o en ca&a por el tr$mite de traslado y entrevista personal. )uando el postulante supere la entrevista personal y su documentaci,n haya sido aprobada por el $rea de admisi,n0 ser$ considerado un alumno de la *-). Si el postulante desea reali+ar convalidaciones de asi#naturas cursadas en otra instituci,n0 debe de presentar sus s labos o pro#ramas certificados por la universidad o instituci,n de procedencia0 correspondientes al periodo en %ue se aprobaron. Si el postulante lo desea puede sacar los s labos de la carrera a la %ue postula para %ue este pueda comparar en la tran%uilidad de su ho#ar0 tambin puede solicitar la asesor a de un profesor para %ue le ayude en la comparaci,n. El alumno debe efectuar un pa#o en ca&a por cada silabo %ue ser$ evaluado. Toda la documentaci,n del nuevo alumno incluyendo los s labos presentados a convalidar0 ser$n escaneados y remitidos al $rea a la cual a in#resado para su evaluaci,n. "a Secretaria del 'rea revisa si en su historial se encuentra un mismo s labo presentado por un anterior postulante para %ue la evaluaci,n sea m$s li#era. Env a la documentaci,n al (irector de )arrera para %ue pueda evaluar los cursos %ue pueden ser convalidados. *na ve+ se hayan determinado los cursos %ue van a convalidarse se

procede a aprobar convalidaciones y cambiar la historia acadmica del nuevo alumno. Se notifica al alumno sobre el resultado del tr$mite v a correo electr,nico. 4tro caso aparte es cuando un alumno pide una convalidaci,n de un curso ya sea por%ue lo llevo en otra instituci,n0 durante el verano en un curso aparte o simplemente por%ue posee los conocimientos necesarios para no llevarlo. En ese caso solicita una entrevista con el (irector de )arrera el cual le eval3a mediante un examen en el cual debe demostrar %ue tiene los conocimientos y puede de&ar de llevar tal curso. "os resultados de la Evaluaci,n son notificados al alumno.

b. Diagrama de Objetivos
El dia#rama de ob&etivos busca identificar y &erar%ui+ar los principales ob&etivos de la *-)0 relacionando el traba&o reali+ado actualmente con los lineamientos establecidos por la empresa. )omo proceso de )onvalidaci,n y Traslado0 nos encontramos apoyando los ob&etivos sealados a continuaci,n.

4b&etivo de 5acilitar In#reso0 !sesor a: -ermite %ue estudiantes de otras instituciones0 as como e#resados de centros de educaci,n secundaria0 ten#an la posibilidad de postular e in#resar a la *-)0 asesor$ndolos de ser necesario durante el transcurso del proceso. 4b&etivo de disponer con la infraestructura adecuada para brindar un servicio educativo: Se busca contar con los medios inform$ticos adecuados para brindar un servicio acadmico de convalidaci,n y evaluaci,n de alumnos y cursos $#il0 confiable y de calidad.

c. Mapa de procesos
! continuaci,n se muestra los procesos hori+ontales y verticales de la empresa. El proceso de convalidaciones y Traslados se encuentra inmerso en los macro procesos de !dministraci,n de -ro#rama !cadmico y !dmisi,n.

"a ra+,n de esta ubicaci,n es %ue se mane&a de forma continua informaci,n de alumnos0 s labos0 historiales de alumnos0 postulantes0 cursos0 entre otros6 %ue #uardan relaci,n directamente con el -ro#rama !cadmico y c,mo el alumno cumple ste de manera adecuada. (e i#ual forma0 nuestro proceso se pasa por el macro proceso de !dmisi,n0 ya %ue esta proceso se encar#a de evaluar al postulante por Traslado Externo y los documentos %ue est presente. ! continuaci,n detallamos el proceso de )onvalidaci,n y Traslado optimi+ado.

d. Caracterizacion del proceso

ENTRADA

ACTIVIDAD 8. -resenta (ocumentaci,n 2e%uerida para Traslado Externo

SALIDA 7 )ertificado 7 9o&a de :ida 7 )onstancia 7 >oleta de -a#o por Solicitud de Traslado Externo 7 5echa de Entrevista -ersonal 7 >oleta de -a#o por Solicitud de Traslado Externo )ancelada

DESCRIPCION

RESPONSAB LE

TIEMPO (horas)

Se presenta en Informes la documentaci,n para iniciar una solicitud de Traslado Externo

-ostulante

;.<

7 )ertificado 7 9o&a de :ida 7 )onstancia 7 >oleta de -a#o por Solicitud de Traslado Externo 7 >oleta de -a#o por Solicitud de Traslado Externo )ancelada

=. 2e#istra Solicitud de Traslado Externo

Se re#istran los datos de la Solicitud de Traslado Externo

2ecepcionista Informes

;.<

.. 2eali+a -a#o por tr$mite ?. Entre#a )omprobante de -a#o

Se efect3a el pa#o por Solicitud de Traslado Externo y Entrevista -ersonal

-ostulante

7 )omprobante de -a#o

Se entre#a el )omprobante de -a#o al -ostulante

2ecepcionista )a&a

;..

7 )omprobante de -a#o

<. Eval3a (ocumentaci,n

7 (ocumentos !probados 7 (ocumentos 2echa+ados 7 2esultado de Entrevista !probada 7 2esultado de Entrevista 2echa+ada 7 Informe de inicio de proceso de convalidaci,n

Se verifica %ue la documentaci,n cumpla con los re%uisitos necesarios

Encar#ado 4ficina !dmisi,n

?@

7 (ocumentos !probados

/. 2eali+a Entrevista -ersonal

"a oficina de admisi,n reali+a una entrevista al postulante para determinar sus capacidades y perfil El postulante se presenta con los s labos certificados %ue selecciono como convalidaciones

Encar#ado 4ficina !dmisi,n

7 2esultado de Entrevista !probada

A. -resentar s labos certificados

!lumno

7 Informe de inicio de proceso de convalidaci,n o 7 Solicitud de Traslado Interno

@. Solicita )onvalidaci,n de )ursos

7 Solicitud de )onvalidaci,n de )ursos

Se reali+a una Solicitud de )onvalidaci,n de )ursos por Traslado Externo ()onvalidar cursos llevados en anterior instituci,n)0 Traslado Interno ()onvalidar cursos de anterior carrera) o por cursos estudiados en otra instituci,n. El postulante se acerca a ca&a para cancelar el monto por )onvalidaci,n de )ursos o Traslado Interno

!lumno

7 Solicitud de )onvalidaci,n de )ursos

B. 2eali+a pa#o (s labos a convalidar o Traslado Interno)

7 >oleta de -a#o por Solicitud de )onvalidaci,n de )ursos o Traslado Interno )ancelada

!lumno

7 >oleta de -a#o por Solicitud de )onvalidaci,n de )ursos o Traslado Interno )ancelada 7 Solicitud de )onvalidaci,n de )ursos 7 )omprobante de -a#o o 7 >oleta )ar#ada con 1onto de Transacci,n 7 9istorial de convalidaciones revisado 7 9istorial de convalidaciones revisado 7 )omprobante de -a#o o 7 >oleta )ar#ada con 1onto de Transacci,n

8;. Entre#a )omprobante de -a#o

7 )omprobante de -a#o

El postulante recibe el comprobante de pa#o para la e&ecuci,n de sus convalidaciones pendientes Se recar#a a la >oleta el monto por convalidaci,n de )urso o Traslado interno

2ecepcionista )a&a

;..

88. 2ecar#o de 1onto a boleta del alumno

7 >oleta )ar#ada con 1onto de Transacci,n

2ecepcionista )a&a

;..

8=. 2evisi,n de historial de convalidaciones

7 9istorial de convalidaciones revisado

"os s labos entre#ados por admisi,n son revisados

Secretaria del 'rea

?@

8.. -re aprobaci,n de )onvalidaci,n

7 )onvalidaci,n pre aprobada

Si existen convalidaciones anteriores del mismo tipo0 se pre aprueba

Secretaria del 'rea

8?. Evaluaci,n de )ursos

7 )ursos aprobados para convalidaci,n

Se reali+a la evaluaci,n de los posibles cursos a convalidar

(irector del 'rea

?@

7 )ursos aprobados para convalidaci,n 7 9istorial !cadmico actuali+ado 7 )omprobante de -a#o o 7 >oleta )ar#ada con 1onto de Transacci,n

8<. !ctuali+aci,n 9istorial !cadmico

7 9istorial !cadmico actuali+ado

Se actuali+a el 9istorial acadmico del alumno con los cursos convalidados Se notifica a -rematricula los cursos convalidados

Secretaria del 'rea

=?

8/. -rematricula

7 )ursos actuali+ados en -rematricula

Secretaria del 'rea

;.<

8A. 2eali+a Entrevista

7 2esultado de Entrevista !probada 7 2esultado de Entrevista 2echa+ada

El director reali+a entrevista al alumno para determinar motivos de Traslado Interno0 determinar sus capacidades y conocimientos 2eali+a v a Intranet una Solicitud de Traslado Interno para cambio de carrera universitaria Se env a la solicitud de traslado Interno al 'rea !cadmica correspondiente

(irector del 'rea

8@. Solicitud de Traslado de carrera 8B. 2e#istra Solicitud y remite al 'rea

7 Informe de Inicio de Traslado Interno

!lumno

7 Informe de Inicio de Traslado Interno

7 Solicitud de Traslado Interno

2ecepcionista Secretar a !cadmica

e. Diagrama de Procesos

f. Stakeholders y

s!arios

! continuaci,n de definen los principales interesados y usuarios finales de los productos a elaborar para la automati+aci,n del proceso de )onvalidaci,n y Traslados. Nombre Des#r$%#$&" A !m"o -ersona %ue lleva a cabo sus estudios en la *-). Es uno de los usuarios m$s importantes del sistema0 ya %ue los servicios prestados son para su beneficio. *tili+an los productos para llevar a cabo la convalidaci,n de sus cursos0 el traslado interno para cambio de carrera y la verificaci,n del estado de sus transacciones 2espuesta r$pida del sistema0 $#il evaluaci,n de los documentos presentados y obtener informaci,n continua de sus transacciones.

Res%o"sab$ $'a'es

Cr$(er$os 'e )*$(o

Nombre Des#r$%#$&"

D$re#(or 'e +rea -ersona encar#ada de diri#ir al#una de las carreras de estudio ofrecidas por la *-). -ersona encar#ada de reali+ar la evaluaci,n final de los s labos para traslado interno y externo y la entrevista a los postulantes para traslado interno. 2espuesta r$pida del sistema0 disponibilidad de informaci,n pertinente a las evaluaciones a e&ecutar0 facilidad para re#istro y modificaci,n de observaciones.

Res%o"sab$ $'a'es

Cr$(er$os 'e )*$(o

Nombre Des#r$%#$&"

Se#re(ar$a 'e +rea -ersona %ue asiste al director de carrera en la administraci,n de al#una facultad de estudios en la *-). -ro#ramar entrevistas y ex$menes0 -re aprobaci,n de los s labos para convalidaci,n de cursos de acuerdo al historial y el re#istro de los resultados para las entrevistas reali+adas. 2espuesta r$pida del sistema0 disponibilidad de informaci,n pertinente a las evaluaciones a e&ecutar0 facilidad para re#istro y modificaci,n de observaciones.

Res%o"sab$ $'a'es

Cr$(er$os 'e )*$(o

Nombre Des#r$%#$&"

E"#ar,a'o 'e O-$#$"a 'e A'm$s$&" Es la persona %ue representa a la 4ficina de !dmisi,n0 encar#ados del in#reso de nuevos alumnos a la *-). Encar#ado de re#istrar solicitudes0 los documentos aceptados por postulante y su evaluaci,n respectiva0 y la pro#ramaci,n de las entrevistas y el re#istro del resultado de las mismas. !dem$s0 pro#rama las entrevistas y emite los resultados de las mismas. 2espuesta r$pida del sistema0 disponibilidad de informaci,n pertinente a las evaluaciones a e&ecutar0 facilidad para re#istro y modificaci,n de observaciones.

Res%o"sab$ $'a'es

Cr$(er$os 'e )*$(o

Nombre Des#r$%#$&"

Re#e%#$o"$s(a 'e Se#re(ar$a A#a')m$#a 2epresenta a los usuarios de Secretaria !cadmica. Estos usuarios atienden las solicitudes del alumnado en #eneral. Tiene la responsabilidad de re#istrar las solicitudes de los alumnos0 entre ellas0 las solicitudes de traslado interno. 2espuesta r$pida del sistema0 disponibilidad de informaci,n pertinente a las evaluaciones a e&ecutar0 facilidad para re#istro y modificaci,n de observaciones.

Res%o"sab$ $'a'es

Cr$(er$os 'e )*$(o