DASAR-DASAR SUPERVISI

Untuk Group Leader & Calon Group Leader

MENUJU KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

DDS2005/KOM/Pg. 1

TUJUAN SESI

Pada akhir sesi ini peserta akan . . .

Memahami definisi komunikasi yang efektif Memahami proses komunikasi yang efektif Memahami prinsip dasar komunikasi yang efektif Menerapkan teknik komunikasi yang efektif dalam fungsi Monitoring & Control

DDS2005/KOM/Pg. 2

KOMUNIKASI

Apakah komunikasi itu ?

DDS2005/KOM/Pg. 3

MODEL KOMUNIKASI INTERPERSONAL

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan yang efektif dari pengirim ke penerima

GANGGUAN
(Noise)

PESAN
(Message)

PENGIRIM
(Sender)

PENERIMA
(Receiver)

TANGGAPAN
(Feedback) Lingkup pengalaman (field of experience) Lingkup pengalaman (field of experience)
Adapted from Wilbur Schramm and Donald Roberts, eds., The Process and Effects of Mass Communication (Urbana, in.: University of Illinois Press, 1971)

DDS2005/KOM/Pg. 4

EFEKTIFITAS KOMUNIKASI
Tiga hal utama yang mendukung efektifitas komunikasi: Apa Bagaimana Bahasa tubuh Kontribusi masing-masing hal di atas adalah: Apa yang kita katakan Bagaimana kita mengatakannya Bahasa tubuh % % % 100 %

DDS2005/KOM/Pg. 5

PENGARUH EMOSIONAL PESAN Pengaruh pesan nonverbal (bahasa tubuh)

Siapa bilang saya marah ?!
KATA-KATA

(7 %)

BAHASA TUBUH

(55%)

TEKANAN SUARA

(38 %)

Sumber : Andrew J. Dubbin, Applying Psychology : Individual and Organizational Effectiveness, 1994

DDS2005/KOM/Pg. 6

KOMUNIKASI KERJA

Briefing

Coaching Feedback Memuji Menegur

DDS2005/KOM/Pg. 7

BRIEFING

Roleplay: Briefing

DDS2005/KOM/Pg. 8

Briefing Yang Efektif

e a s y

Bagaimana menciptakan briefing yang efektif???

nyahkan gagasan yang terlalu banyak

rahan yang jelas sesuai urutan kalimat yang mudah dimengerti

imple dalam pilihan kata

akinkan dengan mengulang dan memberi tekanan bagian yang penting

DDS2005/KOM/Pg. 9

COACHING

Suatuprosesmemperlengkapiseseorang dengan tools dan pengetahuan, serta menyediakan kesempatan-kesempatan yang dibutuhkan untuk mengembangkan dirinya agarlebihefektif
(source: Leader As Coach, PDI)

DDS2005/KOM/Pg. 10

Prinsip Dasar Coaching

Heart

Emphatic Understand

Head
Hand

Service

DDS2005/KOM/Pg. 11

Empati

Kemampuan untuk menangkap, memahami, dan merasakan MAKNA dari sudut pandang orang lain

KEMAMPUAN BEREMPATI

Berusahalah Untuk Mengerti Terlebih Dahulu, Baru Kemudian Dimengerti.

DDS2005/KOM/Pg. 12

Seek First To Understand Mengerti dan dimengerti

Mendengarkan sampai ke hati Menempatkan diri pada posisi lawan bicara Pengendalian diri yang kuat untuk tidak melakukan interupsi Mampu menganalisa dan mengerti secara dalam masalah orang lain Memahami bahasa tubuh lawan bicara

DDS2005/KOM/Pg. 13

Then To Be Understood
Berusahalah untuk mengerti membutuhkan tenggang rasa; Berusahalah untuk dimengerti membutuhkan keberanian.

Buatlah Intisari Anda secara ringkas Perlihatkan bahwa Anda mengerti perasaan / pikiran bawahan. Kemukakan logika dibelakang pernyataan Anda

DDS2005/KOM/Pg. 14

Kemampuan Mendengar

HAMBATAN KETIKA INGIN MENJADI PENDENGAR YANG BAIK

TIDAK ADANYA KEINGINAN DIRI UNTUK MENDENGARKAN

KURANGNYA KONSENTRASI / PERHATIAN

ADANYA DORONGAN YANG KUAT UNTUK BERBICARA MUNCULNYA PRASANGKA YANG TERLALU DINI

DDS2005/KOM/Pg. 15

Ketulusan

Jika Anda ingin berhubungan secara efektif,

ketrampilan saja tidak cukup, kuncinya ada pada watak Anda serta tulus mencoba mengerti lawan bicara Anda.

DDS2005/KOM/Pg. 16

Saling Membangun Berpikir menang-menang

Mencari kesepakatan yang benar dan saling menguntungkan Perlu adanya pengertian yang dalam untuk memiliki pola berpikir menang-menang Menghindarkan kecenderungan berpikir secara dikotomi Bersikapabundancementality

DDS2005/KOM/Pg. 17

Saling Melayani Saling melayani

Penghayatan sikap melayani Perasaan saling membutuhkan dalam kemandirian Menciptakan suasana kerjasama, bukan persaingan

DDS2005/KOM/Pg. 18

UMPAN BALIK

MEMUJI MENEGUR

DDS2005/KOM/Pg. 19

UMPAN BALIK: Memuji

H argai

A lasan
T anyakan I nspirasikan
Source : Deps

DDS2005/KOM/Pg. 20

Teknik Memuji

Memuji harus dengan alasan dan saat yang tepat

Pujian yang tepat berdampak hebat Tanpa alasan dan saat yang tepat: Jangan dilakukan !!!
Source : Deps

DDS2005/KOM/Pg. 21

UMPAN BALIK: Menegur

Teguran yang tidak efektif :

Di muka umum Tidak jelas masalahnya Tidak memberikan jalan keluar Dengan kata-kata yang tidak manusiawi Mengingatkan kesalahan-kesalahan masa lalu
Source : Deps

DDS2005/KOM/Pg. 22

Teknik Menegur

Cara Menegur Yang Efektif

T E G U R A N

ahan emosi ksplisitkan masalah ali alasan ngkapkan teguran & saran efleksikan penyesalan ngkat kembali motivasinya yatakan terima kasih dan lanjutkan ke topik lain

Catatan : 3 - 5 detikin- silenceantararefleksikanpenyesalandanangkatmotivasi Tegurlah pada saat yang tepat dan alasan yang jelas Jangan mengulang teguran pada hal yang sama Selalu bertujuan untuk perbaikan prestasi kerja
Source : Deps

DDS2005/KOM/Pg. 23

Menerima Kritik

Sikap penerima kritik menentukan akibat kritik

Pemberikritikadalahtemanbaik Jenis kritik yang benar atau salah paham

Berjiwa besar:

mampu menerima kritikan dan memberikan kritik membangun untuk kebaikan bersama
Source : Deps

DDS2005/KOM/Pg. 24

Menanggapi Kritik
Konfirmasi dengan pertanyaan
Jelaskan / buktikan

Kritikan yang salah

Kritikan yang benar

Konfirmasi Minta maaf dan perkecil masalahnya

Source : Deps

DDS2005/KOM/Pg. 25

Menyampaikan Kritik

Pujilah yang baik secara detail

Berikan kritik yang membangun Akhiri dengan pujian secara umum

Source : Deps

DDS2005/KOM/Pg. 26

Sebelum Mengkritik

Lihatlah persoalannya lebih lengkap Hargailah hal positif yang ada

Berikan kritik dan saran yang membangun

Akhiri dengan pujian secara umum

Source : Deps

DDS2005/KOM/Pg. 27

QUIZ

1. Apakah ciri-ciri komunikasi yang efektif?

2. Bagaimana cara menyampaikan kritik kepada atasan?

3. Bagaimana memberikan coaching yang efektif dengan alat komunikasi (Anda dan anak buah terpisah dan tidak saling kelihatan)?

DDS2005/KOM/Pg. 28