1. PENDAHULUAN Pada era globalisasi dan pasar bebas sekarang ini perusahaan yang dapat tetap bertahan adalah perusahaan yang mampu melakukan perbaikan secara terus-menerus (continuous improvement) dalam usaha membentuk karakter internalnya agar supaya dapat diterima pasar. Banyak aspek yang ikut menentukan karakter perusahaan, salah satunya adalah organisasi internal yang bersifat fleksibel sehingga mudah berubah bentuk disesuaikan dengan karakter eksternalnya tanpa menimbulkan deviasi yang berarti terhadap tujuan yang telah ditetapkan. Perusahaan merupakan kesatuan unit bisnis yang diharapkan mampu memberikan laba atau keuntungan. Pada umumnya, kinerja suatu perusahaan harus efektif dan efisien dalam menjalankan kegiatan operasionalnya untuk beroleh keuntungan tanpa harus meninggalkan aspek kualitas.
Staf pengajar Jurusan Teknik Sipil Fakultas Teknik UAJY, Jl. Babarsari No.44, Telp (0274) 487711 Fax (0274) 487748, e-mail : ervianto@mail.uajy.ac.id 2 Alumni Magister Teknik Sipil UAJY
Dalam usaha mencapai aspek tersebut diatas, pemimpin perusahaan kerap kali harus memanfaatkan teknologi terkini. Kesuksesan industri jasa konstruksi tergantung pada kinerja karyawan dalam penyelesaian tugastugas untuk mencapai tujuan organisasi, hal ini tidak lepas dari peran perencanaan dan penjadwalan kerja. Setiap proyek konstruksi umumnya mempunyai rencana dan jadwal pelaksanaan kapan harus dimulai; kapan harus diselesaikan; aspek metoda konstruksi; aspek penyediaan sumber daya. Dalam manajemen proyek, perencanaan menempati urutan teratas dari fungsi manajemen lainnya. Dari aspek penggunaan sumber daya, perencanaan dapat diartikan sebagai pemberi pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumber daya untuk melaksanakan kegiatan dan memastikan penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien. Dalam perencanaan kerja seringkali timbul masalah-masalah operasional yang menghambat aktivitas penyelesaian suatu proyek seperti kurangnya sumber daya, alokasi sumber daya yang tidak tepat, keterlambatan pelaksanaan proyek, dan masalah-masalah lainnya diluar jadwal dalam rencana kerja (Nicholas, 1990). Pembuatan rencana dan jadwal pelaksanaan pada umumnya berpedoman pada asumsi dan prakiraan pada saat rencana dan jadwal tersebut dibuat. Ketidaksesuaian antara asumsi dan preakiraan dengan kenyataan yang terjadi akan dapat menimbulkan berbagai permasalahan. Masalah yang timbul dapat berupa keterlambatan waktu pelaksanaan proyek yang akan berakibat pada peningkatan biaya pelaksanaan proyek. Keterlambatan pelaksanaan proyek umumnya selalu menimbulkan kerugian bagi pemilik maupun kontraktor, umumnya diikuti dengan konflik dan perdebatan tentang apa dan siapa yang menjadi penyebabnya dan berpotensi terjadinya tuntutan baik tuntutan waktu dan biaya. Dalam pembangunan suatu proyek hampir selalu terjadi masalah yang ditimbulkan oleh aspek material, tenaga kerja, kualitas serta pendanaan yang dapat menyebabkan keterlambatan suatu proyek. Berdasarkan latar belakang tersebut diatas timbul pertanyaan tentang faktor-faktor apa sajakah yang menyebabkan keterlambatan waktu pelaksanaan proyek ?. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya keterlambatan waktu pelaksanaan proyek dari sudut pandang kontraktor di lingkungan Dinas Kimpraswil Daerah Istimewa Yogyakarta dan melakukan kajian tentang kontribusi aspek-aspek manajemen terhadap kesuksesan proyek konstruksi. 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Penetapan Durasi Konstruksi Durasi waktu kegiatan adalah lama waktu yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan dari awal hingga akhir, umumnya dinyatakan dengan jam, hari atau minggu. Sumber terbaik untuk penetapan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah catatan masa lampau tentang jumlah pekerja dan waktu sehingga dapat ditentukan jumlah jam orang yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Beberapa faktor yang patut dipertimbangkan dalam memprakirakan durasi waktu kegiatan adalah : durasi waktu pekerjaan terbebas dari kegiatan sebelum dan sesudahnya; durasi waktu pekerjaan ditetapkan dengan asumsi sumberdaya yang tersedia dalam jumlah normal; kegiatan memungkinkan dilaksanakan secara bersamaan; diasumsikan menggunakan waktu kerja normal tanpa lembur. Selain faktor internal seperti tersebut diatas, faktor eksternal proyek ikut berpengaruh terhadap penentuan durasi pekerjaan, misalnya cuaca. Suatu hal yang amat sulit diprediksi tentang kondisi cuaca yang akan terjadi pada setiap hari selama durasi pekerjaan, pengelola proyek hanya dapat memperkirakan berdasarkan kebiasaan yang terjadi. Situasi ekonomi dan kebijakan politik dalam dan luar negeripun ikut berpengaruh dalam pencapaian target proyek konstruksi.
2
Kunci keberhasilan dalam melaksanakan proyek agar tepat waktu salah satunya adalah dilakukannya perencanaan dan penjadwalan proyek secara lengkap dan akurat, sedangkan terjadinya keterlambatan dapat dianggap sebagai akibat tidak dipenuhinya recana jadwal yang telah dibuat dimana apa yang terjadi tidak sama/sesuai dengan apa yang seharusnya terjadi. Dalam proses perencanaan dan penjadwalan proyek hendaknya dipahami seluruh faktor yang melatarbelakangi pembuatan jadwal proyek, diantaranya adalah : identifikasi aktivitas proyek; estimasi durasi aktivitas; penyusunan rencana kerja proyek. 2.2. Penjadwalan Proyek Penjadwalan proyek pada dasarnya adalah menentukan kapan suatu aktivitas harus mulai dan berakhir. Identifikasi kegiatan merupakan kegiatan awal dilanjutkan dengan penetapan metoda konstruksi sehingga diperoleh urutan kegiatan beserta ketergantungannya. Jadwal yang telah tersusun digunakan sebagai dasar untuk menjalankan proyek diikuti monitoring. Perencanaan dan penyusunan jadwal pekerjaan proyek umumnya terdiri dari berbagai kegiatan dengan berbagai hubungan ketergantungannya. Pada umumnya metoda yang digunakan adalah metoda jalur kritis dimana kalkulasinya dilakukan dengan memanfaatkan perangkat komputer. Adapun urutan penyusunannya adalah sebagai berikut (Soeharto, 1999) : Memecah lingkup proyek menjadi beberapa kegiatan berdasarkan logika ketergantungan. Menetapkan durasi tiap kegiatan dan menetapkan jalur kritis. Menghitung float tiap kegiatan. Melakukan perataan sumber daya. 2.3. Penyebab Keterlambatan Proyek Kraiem dan Dickmann (1987), menyatakan sebab terjadinya keterlambatan waktu pelaksanaan proyek dapat dikategorikan kedalam tiga kelompok yaitu : Keterlambatan yang layak mendapatkan ganti rugi (Compensable Delay), yakni keterlambatan yang disebabkan oleh tindakan kelalaian atau kesalahan pengguna jasa. Keterlambatan yang tidak dapat dimaafkan (Non-Excusable Delay), yakni keterlambatan yang disebabkan oleh tindakan, kelalaian atau kesalahan penyedia jasa. Keterlambatan yang dapat dimaafkan (Excusable Delay), yakni keterlambatan yang disebabkan oleh kejadian-kejadian diluar kendali baik penyedia jasa maupun penyedia jasa. Proses manajemen bertujuan mencapai sasaran dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen dan mendayagunakan sumber daya yang tersedia. Pada proyek kontruksi, penerapan delapan fungsi manajemen : penetapan tujuan (goal setting), perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengisian staf (staffing), pengarahan (directing), pengawasan (supervising), pengendalian (controlling) dan koordinasi (coordinating), mutlak harus dilakukan guna mencapai keberhasilan proyek. Dalam penelitian ini diambil enam aspek penyebab terjadinya keterlambatan, yaitu : aspek perencanaan dan penjadwalan pekerjaan; aspek lingkup dan dokumen pekerjaan; aspek sistem organisasi, koordinasi dan komunikasi; aspek kesiapan/penyiapan sumber daya; aspek sistem inspeksi, kontrol dan evaluasi pekerjaan; aspek lain-lain. Sedangkan ukuran keberhasilan suatu proyek dihitung seberapa besar pencapaian jadwal, mutu dan biaya. 3. DATA PENELITIAN 3.1. Profil Responden Responden dalam penelitian ini sebanyak 51 responden yang dapat dikelompokan berdasarkan usia; pendidikan terakhir; pengalaman kerja sebagai manajer lapangan dan pengalaman kerja. Manajer lapangan yang bekerja sebagai rekanan Dinas X sebanyak 23 orang sedangkan sisanya sebagai rekanan Dinas Y di lingkungan Dinas Kimpraswil Daerah Istimewa Yogyakarta.
3
Komposisi responden yang didasarkan pada usia adalah sebagai berikut : 43,2 % responden berusia antara 36 s/d 41 tahun; 25,5% responden berusia 30 s/d 35 tahun; 23,5% responden berusia lebih dari 41 tahun dan 7,8% responden berusia dibawah 30 tahun. Komposisi responden yang didasarkan pendidikan terakhir adalah sebagai berikut : 54,9% berpendidikan Strata 1 (S1); 23,5% berpendidikan SLTA/STM dan 21,6% berpendidikan Diploma 3 (D3). Jumlah responden yang bekerja sebagai manajer lapangan selama 6 s/d 10 tahun sebanyak 49%; kurang dari 5 tahun sebanyak 21,6%; antara 11 s/d 20 tahun sebanyak 19,6% dan lebih besar 20 tahun adalah 9,8%. Komposisi responden yang didasarkan lama bekerja adalah : 45% bekerja antara 6 s/d 10 tahun; 23,6% bekerja antara 11 s/d 20 tahun; 21% bekerja kurang dari 5 tahun dan 9,8% lebih dari 20 tahun. 3.2. Faktor Penyebab keterlambatan Untuk mengetahui peringkat faktor yang menyebabkan keterlambatan waktu pelaksanaan proyek dihitung secara analitik deskriptif sedangkan untuk mengetahui kontribusi enam aspek manajemen dalam mempengaruhi kesuksesan proyek konstruksi digunakan analisis regresi linier berganda. Faktor keterlambatan dalam enam aspek tersebut adalah sebagai berikut : Tabel 1 : Aspek Perencanaan & Penjadwalan
Dinas X Rerata Kelompok Peringkat Aspek Perencanaan Dan Penjadwalan Rerata Rerata Dinas Y Peringkat 5 1 2 3 4 6 3,43 Peringkat 1 3 5 2 4 7 6 8 3,48 Rerata Kelompok Rerata Kelompok
Ketatnya penetapan jadwal oleh pemilik. Identifikasi jenis pekerjaan tidak lengkap Rencana urutan kerja tidak tersusun dengan baik/terpadu Penentuan durasi waktu kerja tidak tepat Rencana kerja pemilik sering berubah. Metoda konstruksi tidak tepat
SD
6 1 3 5 2 4 3,38
Perencanaan (gambar/spesifikasi) yang salah/tidak lengkap Perubahan disain/detail pekerjaan pada waktu pelaksanaan Perubahan lingkup pekerjaan pada waktu pelaksanaan Proses pembuatan gambar kerja oleh kontraktor Proses permintaan dan persetujuan gambar kerja oleh pemilik Ketidaksepahaman aturan pembuatan gambar kerja Adanya pekerjaan tambah Adanya permintaan perubahan atas pekerjaan yang telah selesai
SD
SD
SD
Keterbatasan wewenang personil pemilik alam pengambilan keputusan Kualifikasi personil/pemilik yang tidak profesional di Dinasnya Cara inspeksi dan kontrol pekerjaan yang birokrasi oleh pemilik Kegagalan pemilik mengkoordinasi pekerjaan dari banyak kontraktor/sub Kontraktor. Kegagalan pemilik mengkoordinasi penyerahaan/pengunaan lahan Kelambatan penyediaan alat/bahan dll. yang disediakan pemilik Kualifikasi teknis dan managerial yang buruk dari personil-personil dalam organisasi kerja kontraktor Koordinasi dan komunikasi yang buruk antar bagian-bagian dalam organisasi kerja kontraktor Terjadinya kecelakaan kerja
SD
3,61 3,52
0,8913 0,9472
3 5
3,36 3,00
0,6785 0,7698
Mobilisasi Sumber Daya (bahan, alat tenaga kerja) yang lambat Kurangnya keahlian dan keterampilan serta motivasi kerja para pekerja-pekerja langsung di tapak Jumlah pekerja yang kurang mamadai/sesuai dengan aktivitas pekerjaan yang ada Tidak tersedianya bahan secara cukup pasti/layak sesuai kebutuhan Tidak tesedianya alat/peralatan yang cukup memadai/ sesuai kebutuhan Kelalaian/keterlambatan oleh sub kontraktor pekerjaan Pendanaan kegiatan proyek yang tidak terencana dengan baik (kesulitan pendanaan di kontraktor) Tidak terbanyarnya kontraktor secara layak sesuai haknya (kesulitan pembayaran oleh pemilik)
3,57 3,61
0,6624 0,7223
SD
2 1
3,57 3,64
0,7902 0,7310
3 5 3,42 6 4 7
3,43 3,29
0,6901 0,5998
3,22
0,7952
3,43
0,7902
SD
SD
Pengajuan bahan bahan oleh kontraktor yang tidak terjadwal Proses permintaan dan persetujuan contoh bahan oleh pemilik yang lama Proses pengujian dan evaluasi uji bahan dari pemilik yang tidak relevan Proses persetujuan ijin kerja yang bertele-tele Kegagalan kontraktor melaksanakan pekerjaan Banyak hasil pekerjaan yang harus diperbaiki/diulang karena cacat/tidak benar Proses dan tata cara evaluasi kemajuan pekerjaan yang lama dan lewat jadwal yang disepakati
SD
3,26
0,7518
2,96
0,7927
Kondisi dan lingkungan tanpak nyata tidak sesuai dengan dugaan Trasportasi ke lokasi proyek yang sulit Terjadinya hal-hal tak terduga seperti kebakaran, banjir, badai/angin ribut, gempa bumi, tanah longsor dan cuaca amat buruk Adanya kemogokan buruh Adanya huru/hara kerusuhan perang Terjadinya kerusakan/pengrusakan akibat kelalaian atau perbuatan pihak ketiga Perubahan situasi atau kebijaksanaan politik/ekonomi pemerintah
SD
3.2.1. Perbandingan Peringkat Faktor Keterlambatan Persandingan aspek-aspek penyebab terjadinya keterlambatan antara Dinas X dan Dinas Y seperti pada tabel 7. Terjadi perbedaan urutan yang menyebabkan terjadinya keterlambatan dalam pengelolaan proyek konstruksi. Aspek utama dalam Dinas X Aspek sistem inspeksi, kontrol & evaluasi pekerjaan, sedangkan Dinas Y Aspek lingkup dan dokumen pekerjaan. Hasil komputasi dari seluruh responden Dinas X dan Y seperti dalam tabel 8. Aspek utama yang menjadi penyebab keterlambatan adalan Lingkup dan dokumen pekerjaan. Dengan demikian dapat diketahui bahwa faktor yang paling berperan terhadap keterlambatan proyek di lingkungan Dinas Kimpraswil Daerah Istimewa Yogyakarta berdasarkan persepsi kontraktor adalah dari aspek lingkup dan dokumen pekerjaan berturut-turut adalah sebagai berikut : perubahan disain/detail pekerjaan pada waktu pelaksanaan; perencanaan (gambar/spesifikasi) yang salah/tidak lengkap; proses pembuatan gambar kerja oleh kontraktor; perubahan lingkup pekerjaan pada waktu pelaksanaan, proses permintaan dan persetujuan gambar kerja oleh pemilik, sering
6
SD
SD
adanya pekerjaan tambahan; ketidaksepahaman aturan pembuatan gambar kerja, dan adanya permintaan perubahan atas pekerjaan yang telah selesai. Tabel 7 : Perbandingan Faktor Keterlambatan
Dinas X Dinas Y Rerata SD Peringkat Rerata SD Peringkat Aspek perencanaan dan penjadwalan pekerjaan 3,38 0,3525 6 3,43 0,3697 5 Aspek lingkup dan dokumen pekerjaan 3,48 0,4406 3 3,48 0,3531 1 Aspek sistem organisasi, koordinasi dan komunikasi 3,44 0,3514 4 3,45 0,3697 3 Aspek kesiapan/penyiapan sumber daya 3,42 0,3067 5 3,45 0,3557 2 Aspek sistem inspeksi, kontrol & evaluasi pekerjaan 3,52 0,4447 1 3,44 0,3519 4 Aspek lainnya diluar kontrol pemilik 3,50 0,4347 2 3,41 0,3784 6 Kendala
3.3. Hubungan Katerlambatan Proyek Dengan Kesuksesan Proyek 3.3.1. Dinas X Pengaruh faktor-faktor keterlambatan proyek terhadap kesuksesan proyek di lingkungan Dinas X adalah sebagai berikut : Tabel 9 : Hasil Regresi Linier Berganda di Dinas X
a Coefficients
Model 1
(Constant) Inspeksi, Kontrol & Evaluasi (Constant) Inspeksi, Kontrol & Evaluasi Lingkungan & Kontrak (Constant) Inspeksi, Kontrol & Evaluasi Lingkungan & Kontrak Diluar Kemampuan Pemilik & Kontraktor (Constant) Lingkungan & Kontrak Diluar Kemampuan Pemilik & Kontraktor
Unstandardized Coefficients B Std. Error 4.714 .112 -.565 4.754 -.302 -.278 4.799 -.122 -.302 -.170 4.804 -.370 -.227 .031 .095 .090 .091 .089 .115 .084 .076 .090 .054 .055
Sig. .000 .000 .000 .003 .006 .000 .301 .002 .038 .000 .000 .000
-.969
-.518 -.472
-.629 -.380
Dari tabel 9 diperoleh persamaan regresi kesuksesan proyek sebagai berikut : Y = 4,804 - 0,370X1 - 0,227X2 dengan Y adalah kesuksesan proyek, X1 adalah aspek lingkup dan kontrak pekerjaan, X2 adalah aspek lainnya diluar kontrol pemilik. Hubungan negatif yang terjadi menunjukkan apabila semakin tinggi faktor keterlambatan proyek maka semakin rendah tingkat kesuksesan proyek demikian pula sebaliknya. Besarnya pengaruh faktor-faktor keterlambatan proyek secara simultan ditunjukkan oleh nilai koefisien determinasi (R2) adalah 96,5% . Sedangkan 3,50% dijelaskan variabel lain .
7
3.3.2. Dinas Y Adapun hasil regresi linier berganda pengaruh faktor-faktor katerlambatan proyek terhadap kesuksesan proyek di lingkungan Dinas Y sebagai berikut : Tabel 10 : Hasil Regresi Linier Berganda di Dinas Y
Coefficientsa Unstandardized Coefficients Std. Error B .100 4.692 -.538 4.762 -.309 -.247 .029 .091 .082 .084 -.554 -.432 Standardized Coefficients Beta
Model 1
(Constant) Diluar Kemampuan Pemilik & Kontraktor (Constant) Diluar Kemampuan Pemilik & Kontraktor Org, Koordinasi & Komunikasi
-.964
Dari tabel 10, diperoleh persamaan regresi kesuksesan proyek sebagai berikut : Y = 4,762 0,247X1 - 0,309X2 dengan Y adalah kesuksesan proyek, X1 adalah aspek sistem organisasi, koordinasi dan komunikasi, X2 adalah aspek lain-lainnya diluar kontrol pemilik. Hubungan negatif tiap faktor menunjukkan apabila semakin tinggi faktor keterlambatan proyek maka semakin rendah tingkat kesuksesan proyek demikian pula sebaliknya. Besarnya pengaruh faktor-faktor keterlambatan proyek secara simultan ditunjukkan oleh nilai koefisien determinasi (R2) adalah 94,7% . 3.3.3. Dinas Kimpraswil Daerah Istimewa Yogyakarta Hasil regresi linier berganda pengaruh faktor-faktor katerlambatan proyek terhadap kesuksesan proyek di lingkungan Dinas Kimpraswil Daerah Istimewa Yogyakarta secara keseluruhan yaitu antara Dinas Y dan Dinas X adalah sebagai berikut : Tabel 11 : Hasil Regresi Linier Berganda Dinas Y dan Dinas X
a Coefficients
Model 1
(Constant) Inspeksi, Kontrol & Evaluasi (Constant) Inspeksi, Kontrol & Evaluasi Diluar Kemampuan Pemilik & Kontraktor
Unstandardized Coefficients B Std. Error 4.812 .097 -.579 4.835 -.350 -.237 .028 .090 .077 .076
-.948
-.573 -.397
-4.526 -3.137
Dari tabel 11 dapat diperoleh persamaan regresi kesuksesan proyek sebagai berikut : Y = 4,835 0,350 X1 - 0,237X2 dengan Y adalah kesuksesan proyek, X1 adalah aspek sistem inspeksi, aspek kontrol dan evaluasi pekerjaan, X2 adalah aspek lainnya diluar kontrol pemilik. Hubungan negatif tiap faktor menunjukkan apabila semakin tinggi faktor keterlambatan proyek maka semakin rendah tingkat kesuksesan proyek atau sebaliknya. Besarnya pengaruh faktor-faktor keterlambatan proyek secara simultan ditunjukkan oleh nilai koefisien determinasi (R2) = 91,6%. 4. KESIMPULAN Peringkat faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan waktu pelaksanaan proyek di lingkungan Dinas Kimpraswil Daerah Istimewa Yogyakarta secara berturutan yaitu aspek lingkup dan
8
dokumen pekerjaan; aspek sistem inspeksi, kontrol dan evaluasi pekerjaan; aspek sistem organisasi; koordinasi dan komunikasi, aspek lain-lainnya diluar kontrol pemilik; aspek kesiapan/penyiapan sumber daya; dan aspek perencanaan dan penjadwalan pekerjaan. Faktor-faktor keterlambatan tersebut termasuk dalam katagori tinggi. Hasil komputasi menghasilkan persamaan regresi antara faktor-faktor keterlambatan terhadap kesuksesan proyek adalah Y = 4,835 - 0,350 X1 - 0,237X2 dengan Y adalah kesuksesan proyek, X1 adalah aspek sistem inspeksi, aspek kontrol dan evaluasi pekerjaan, X2 adalah aspek lainnya diluar kontrol pemilik. DAFTAR PUSTAKA 1. Arditi D. and Patel BK. (1989), Impact Analsysis Of Owner-Directed Acceleration, Journal of Construction Engineering and Management ASCE Vol 115, no.1, pp.144-157. 2. Budiman P. (1999), Keterlambatan Waktu Pelaksanaan Proyek: Klasifikasi Dan Peringkat Dari Penyebab-Penyebabnya, Dimensi Teknik Sipil Vol 1, Maret,. 3. Kraiem ZK. and Dickmann JE. (1987), Concurrent Delays in Construction Project, Journal of Construction Engineering and Management ASCE, vol.113 no.4 , pp.591-602. 4. Nicholas JM.(1990), Managing Business and Engineering Project, Prentice-Hall Inc. 5. Soeharto I. (1999), Manajemen Proyek: Dari Konseptual Sampai Operasional Edisi 2, Erlangga Yogyakarta.