Anda di halaman 1dari 17

Prosedur Penulisan Surat Rasmi

alat komunikasi bertulis. dua jenis iaitu surat rasmi dan surat tidak rasmi. dokumentasi yang dijadikan bahan rujukan. peranan sebagai duta iaitu duta peribadi, jabatan atau negara.

a. Surat Tidak Rasmi Alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh individu kepada individu yang lain untuk tujuan tidak rasmi. b. Surat Rasmi Alat komunikasi yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain. c. Memo Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi. d. E-Mail Alat komunikasi bertulis untuk tujuan rasmi atau tidak rasmi yang ditulis menggunakan ruangan siber.

JENIS SURAT RASMI


Pemohonan Rayuan Bantahan Makluman Arahan Ucapan (tahniahltakziah) Penghargaan Perakuan Jemputan Cadangan Pesanan Perjanjian Pekeliling lringan

Ciri-ciri surat rasmi


Bersifat bukan peribadi menyampaikan satu perkara Mematuhi prinsip dalam penulisan surat rasmi 4C+P Penulisan yang kemas dan lengkap Mesej tepat dan jelas Laras bahasa, tatabahasa yang betul dan sesuai Sistem ejaan yang betul Sebutan protokol yang kena

PRINSIP PENULISAN SURAT


4C+P Correct Clear Comprehensive Concise Polite (betul) (jelas) (lengkap) (ringkas) (bersopan)

Prinsip-Prinsip Penulisan Surat Rasmi : 4C+P


1). Correct (Betul) Ejaan Tatabahasa laras bahasa (pengunaan ganti nama dan gelaran) Data fakta Maklumat Wacana Format teknik

2). Clear (Jelas) Tujuan perkara/tajuk/msesj prosedur/penulisan/protocol Struktur penulisan Ayat mudah Pengolahan (urutan logic) Pengunaan huruf potong atau akronim Sistem nombor

3). Concise (Ringkas dan padat) i. Terus kepada mesej ii. Tidak ada pembaziran perkataan 4).Comprehensive (Lengkap) i. Data utama dan data sokongan ii. Spesifikasi yang terperinci iii. Maklumat yang lengkap (data dan fakta) iv. Rasional

Polite (Bersopan-santun dan hormat) I. Wacana hormat II. Wacana rujukan III. Wacana harapan IV. Wacana antisipasi V. Wacana penutup

Pelbagai jenis surat rasmi yang perlu diketahui oleh seseorang pemimpin sesebuah persatuan atau guru penasihat persatuan di peringkat sekolah iaitu: Surat panggilan mesyuarat(mesyuarat agung/ jawatankuasa/ tergempar) Surat perhubungan/pemberitahuan Surat permohonan mengadakan lawatan Surat memanggil penceramah

PANDUAN MENULIS SURAT RASMI

i. Surat panggilan mesyuarat ii. Surat jemputan

PENANDA WACANA
Ungkapan yang digunakan dalam surat rasmi bagi menerangkan sesuatu kandungan surat supaya lebih bermakna atau signifikan.

RUJUKAN KEHORMAT
Bahasa sapaan yang digunakan untuk merujuk kepada golongan yang mempunyai taraf sosial dalam masyarakat.

KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT MENYURAT


Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa ..() Sukacita dimaklumkan bahawa Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa() Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk* Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk() Berhubung perkara di atas, Berhubung dengan pekara di atas ()

Senarai nama peserta-peserta adalah seperti berikut: Senarai nama peserta adalah seperti berikut: ()
Saya Yang Menurut Perintah, Saya yang menurut perintah, () Sila majukan bersama ini satu salinan surat Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan surat () Permohonan ini dipanjangkan . Permohonan ini dikemukakan ()