Disusun Oleh: Ambar Sulistyawan, S.Farm. Anggie Caesaria F, S.Farm. Syafaah, S.Farm. Andi Kusnandar, S.Farm. KR 081000819 K I 081000848 K I 081000852 KA 081000855
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER FARMASI PERAPOTEKAN
Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker pada Fakultas Farmasi Universitas Muhammadiyah Surakarta
Disetujui Oleh :
Pembimbing PKPA
Fakultas Farmasi
Apotek Isyka
ii
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb. Puji Syukur Kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, taufiq dan hidayah-Nya, shalawat serta salam senantiasa tercurah kepada junjungan kita nabi besar Muhammad SAW beserta seluruh keluarga, sahabat dan pengikutnya, sehingga kami dapat menyelesaikan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Isyka yang berlangsung pada bulan Juni 2008. Laporan hasil Praktek Kerja Profesi Apoteker sebagai syarat untuk memperoleh gelar Apoteker (Apt.) di Fakultas Farmasi Universitas Muhammadiyah Surakarta. Praktek Kerja Profesi Apoteker ini memberikan kami pengetahuan secara langsung kegiatan yang ada di apotek, sehingga kami mendapatkan pengalaman tentang perapotekan dan mengetahui tugas dan kewajiban sebagai seorang Apoteker yaitu sebagai seorang pemimpin dalam hal pelayanan kefarmasian, kemampuan manajerial, kemampuan sebagai pengusaha retailer (pengecer) dan mampu berkomunikasi dengan baik terhadap tenaga kesehatan lain maupun fungsi sosialnya dalam masyarakat. Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker ini disusun berdasarkan kegiatan di Apotek yang tidak lepas dari bimbingan dan bantuan dari karyawan serta pihakpihak lain, maka perkenankanlah kami mengucapkan terima kasih atas bimbingan, dorongan dan nasehat yang telah diberikan kepada kami selama Praktek Kerja Profesi Apoteker kepada yang terhormat: iii
1. Ibu Dra. Nurul Mutmainah M.Si., Apt. selaku Dekan Fakultas Farmasi Universitas Muhammadiyah Surakarta. 2. Bapak Dr. Supardi Wongsosupantio, Apt. selaku Ketua Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Muhammadiyah Surakarta. 3. Zakiyah Rahmawati, S.Si., Apt., selaku Apoteker Pangelola Apotek sekaligus pembimbing Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Isyka yang telah memberikan ijin, ilmu, nasehat dan bimbingan kepada kami selama Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Isyka. 4. Peni Indrayudha, S.F., Apt., selaku Dosen Pembimbing Praktek Kerja Profesi Apoteker dari Fakultas Farmasi Universitas Muhammadiyah Surakarta yang telah banyak memberikan ilmu, nasehat dan bimbingan. 5. Segenap karyawan dan karyawati Apotek Isyka yang telah memberikan ilmu, bantuan dan pengalaman kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker. 6. Segenap pengajar, staf dan karyawan Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Muhammadiyah Surakarta. 7. Orang tua dan saudara kami tercinta yang telah memberikan doa restu, kasih sayang, dorongan, nasehat, sehingga kami dapat menjalankan Paktek Kerja Profesi Apoteker dengan lancar. 8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu selama pelaksanaan dan penyelesaian laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker.
iv
Team menyadari bahwa dalam pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker ini masih banyak kekurangan dan semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi perkembangan Program Profesi Apoteker Universitas Muhammadiyah Surakarta, khususnya peminatan Pelayanan Farmasi (Community Farmacy). Amin. Wassalamualaikum Wr. Wb.
Team
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .. HALAMAN PENGESAHAN KATA PENGANTAR. DAFTAR ISI .. DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN....... RINGKASAN...... BAB I. PENDAHULUAN............................................................................... A. Latar Belakang .. B. Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA)........................... 1. Tujuan Umum 2. Tujuan Khusus... C. Tinjauan Umum Apotek. 1. Pengertian Apotek..... 2. Peraturan Perundang-undangan Perapotekan.................... 3. Tugas dan Fungsi Apotek.................................................. 4. Tata Cara Pemberian Izin Apotek.............. 5. Persyaratan Pendirian Apotek........................................... 6. Lokasi Apotek................................................................... 7. Bangunan Apotek..... 8. Perlengkapan Apotek....
i ii iii vi ix x xi 1 1 4 4 4 5 5 6 8 8 11 13 13 14
vi
9. Apoteker Pengelola Apotek. 10. Tenaga Kerja Apotek 11. Pengelolaan Apotek.. 12. Distribusi Obat.. 13. Pengelolaan Obat.. 14. Pajak Apotek BAB II. APOTEK ISYKA A. Sejarah Apotek Isyka.................................................................. B. Struktur Organisasi Apotek Isyka............................... C. Personalia....................................................................................
16 17 17 25 27 37
38 39 40 40 42 43 43 44 44 44 45 49 54 54 62 64
6. Pembantu Umum......
D. Sistem Pengelolaan Apotek Isyka.. 1. Pengadaan Barang......... 2. Penjualan dan Distribusi............... 3. Penjualan Alkes.................................................................... 4. Administrasi dan Keuangan................................................. 5. Bangunan............................................................................. BAB III. PEMBAHASAN....
vii
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN.................................................... A. Kesimpulan.. B. Saran.... DAFTAR PUSTAKA.. LAMPIRAN................................................................................................
72 72 73 74 76
viii
DAFTAR GAMBAR
1. 2. 3. 4. 5. Alur Proses Perijinan Apotek......................... Alur Distribusi Obat... Struktur Organisasi Apotek Isyka.. Alur Pelayanan Resep di Apotek Isyka...... Tahap Penerimaan Barang Apotek Isyka............................................... 12 27 39 53 56
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Surat Pesanan Narkotika ......................................................... 77 Surat Pesanan Psikotropika ...................................................... 78 Contoh Copy Resep .................................................................. 79 Contoh Faktur pembelian dan Faktur Pajak ............................. 80 Contoh Nota Penjualan ............................................................ 81 Contoh Nota untuk Resep ........................................................ 82 Surat Pesanan ........................................................................... 83 Contoh Etiket ........................................................................... 84 Denah Lokasi Apotek Isyka ..................................................... 85
Lampiran 10. Lay Out Apotek Isyka ............................................................. 86 Lampiran 11. Flow barang.............................................................................. 87 Lampiran 12. Contoh Kartu Stok ................................................................... 88 Lampiran 13 Contoh Laporan Penggunaan Narkotik ................................... 89
Lampiran 14. Contoh Laporan Statistika Resep dan Pelayanan Obat Generik Berlogo ....................................................................... 90 Lampiran 15. Contoh Laporan Khusus Penggunaan Morphin & Pethidin .................................................................................... 91 Lampiran 16. Laporan Penggunaan Sediaan Jadi Narkotik ............................ 92 Lampiran 17. Laporan Penggunaan Psikotropika ........................................... 93 Lampiran 18. Tugas ........................................................................................ 94
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK ISYKA Jl. Adi Sucipto no. 88 A Jajar-Surakarta Ambar Sulistyawan, Anggie Caesaria F, Syafaah, Andi Kusnandar RINGKASAN Apotek merupakan sarana pelayanan kesehatan untuk mengelola, meracik, mengubah bentuk, menyalurkan obat, dan menyerahkan perbekalan farmasi yang meliputi obat, bahan obat, dan alat kesehatan. Apotek selain sebagai unit bisnis juga mempunyai fungsi sebagai unit pelayanan kesehatan. Apotek Isyka mengembangkan bisnis yang berbasis pasien (patient oriented), yaitu pelayanan yang berfokus pada kepentingan pasien, memberikan KIEO (Komunikasi, Informasi, Edukasi Obat) yang benar mengenai obat. Kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) bertujuan agar mahasiswa calon apoteker mengerti dan memahami serta dapat mengaplikasikan ruang lingkup kegiatan apotek, termasuk fungsi, peran dan tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek (APA). Kegiatan PKPA di apotek Isyka dilaksanakan pada tanggal 3 sampai 3 Juni 2008. Mahasiswa calon apoteker mengamati dan meracik obat, pemberian etiket, penyiapan obat, copy resep, penyerahan obat ke pasien dan mencocokkan barang yang masuk dan keluar. Mahasiswa di samping terlibat secara langsung dalam pelayanan obat dengan resep dokter maupun obat bebas, bebas terbatas dan perbekalan kesehatan lainnya, juga melakukan diskusi mengenai kegiatan di apotek dengan Apoteker Pengelola Apotek (APA) . Berdasarkan pengamatan selama PKPA, pengelolaan Apotek Isyka meliputi perecanaan, pembelian, penyimpanan, dan penjualan yang seluruhnya selalu terkontrol dan tercatat berdasarkan pengamatan selama PKPA. Sistem pengadaan barang yang meliputi perencanaan dan pembelian dilakukan berdasarkan hasil dari print out tiap hari yang dilaporkan AA kepada Apoteker Pengelola Apotek. Penerimaan barang dilakukan dan dicek kemudian dicocokkan dengan faktur dan surat pesanan untuk menghindari kesalahan, lalu diberi tanda tangan oleh Apoteker Pengelola Apotek atau Asisten Apoteker dan diberi stempel apotek. Sistem penyimpanan perbekalan farmasi diterapkan sistem FIFO (First In First Out) untuk menghindari adanya barang kadaluwarsa. Kegiatan pengadaan barang (obat-obatan, alat kesehatan, dan barang pelengkap lainnya) dilakukan dengan cara memesan ke PBF sesuai dengan Surat Pesanan (SP). Surat Pesanan ditandatangani oleh APA dan dibuat rangkap dua, satu untuk PBF dan satunya untuk arsip apotek. Sedangkan pemesanan psikotropika dilakukan melalui SP khusus psikotropika kepada PBF atau pabrik farmasi.
xi
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Suatu bangsa yang maju adalah suatu bangsa yang mempunyai derajat kesehatan yang tinggi. Pembangunan manusia yang seutuhnya harus mencakup aspek jasmani, kejiwaan dan kepribadian, maka pembangunan bidang kesehatan ditujukan untuk membentuk manusia yang sehat, cerdas dan produktif. Kesehatan adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa dan sosial yang memungkinkan setiap orang hidup produktif secara sosial dan ekonomis. Pembangunan di bidang kesehatan bertujuan untuk meningkatan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang optimal. Upaya kesehatan meliputi peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif) yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan (Anonim, 1992). Peranan pembangunan kesehatan sangat penting dalam meningkatkan kesejahteraan manusia, juga dalam membentuk manusia untuk menjadi insan pembangunan, insan kesehatan dan sumber daya pembangunan yang optimal. Derajat kesehatan sangat berpengaruh terhadap produktivitas dan daya saing bangsa sebab derajat kesehatan yang tinggi akan meningkatkan produktivitas dan mempertajam daya saing bangsa dalam ketatnya persaingan dunia.
2 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 Salah satu bentuk pembangunan di bidang kesehatan adalah melalui upaya pelayanan kesehatan yaitu tersedianya obat-obatan dan alat kesehatan yang mencukupi dengan kualitas yang baik dan terdistribusi secara merata. Pemerintah maupun swasta mengupayakan penyediaan sarana pelayanan kesehatan dan apotek yang berperan penting dalam mengelola perbekalan farmasi dan distribusi untuk mencapai tujuan tersebut (Anonim, 1992). Apotek berdasarkan keputusan Menteri Kesehatan RI
No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang ketentuan dan tata cara pemberian ijin apotek, disebutkan bahwa salah satu tempat pengabdian profesi apoteker adalah apotek. Apoteker berkewajiban membuat, mengelola, meracik, mengubah bentuk, menyalurkan dan menyerahkan perbekalan farmasi serta melayani informasi mengenai perbekalan farmasi yang meliputi obat, bahan obat, obat asli Indonesia, bahan obat asli Indonesia, alat kesehatan dan kosmetik. Peran apoteker diharapkan lebih berkembang dan sebagai pusat informasi obat serta seorang apoteker dituntut untuk memiliki kemampuan dan ketrampilan yang memadai mengenai pelayanan kefarmasian (Anonim, 2002). Apoteker adalah tenaga ahli yang mempunyai kewenangan di bidang kefarmasian melalui keahliannya yang diperoleh selama pendidikan tinggi kefarmasian. Pendidikan sebagai calon apoteker sangat diperlukan sebagai bekal pengetahuan dan pengalaman untuk menciptakan tenaga apoteker handal dan mampu menjalankan pelayanan profesional kefarmasian dan berorientasi kepada kepentingan masyarakat. Semakin tinggi pendidikan masyarakat menyebabkan meningkatnya kesadaran dalam arti hidup sehat, sehingga apoteker harus dapat Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
3 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 memberikan pelayanan obat yang rasional dan diharapkan tidak hanya mencari keuntungan semata (Profit Oriented). Memberikan pelayanan konsultasi, informasi dan edukasi mengenai obat secara rasional (Patient Oriented). Selain itu apoteker harus dapat melakukan administrasi pengelolaan obat sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku mulai dari pengadaan, penyimpanan, pelayanan serta pencatatan dan pelaporan. Seorang apoteker pengelola apotek harus mampu mengelola sebuah apotek dengan manajemen yang baik dan profesional sehingga apotek dapat berkembang. Mampu berkomunikasi dengan baik, dengan semua pihak yang ada di komunitasnya. Orientasi pelaksanaan tugas apoteker dan tenaga profesi kesehatan lainnya adalah untuk memberikan pelayanan terbaik bagi pasien dengan pengabdian profesi kemanusiaan melalui obat. Selain itu, Apoteker Pengelola Apotek juga berperan dalam pelayanan KIE (Komunikasi, Informasi dan Edukasi) serta pelayanan obat kepada masyarakat dalam rangka peningkatan pengobatan sendiri secara tepat, aman dan rasional guna mengatasi masalah kesehatan. Pelayanan terhadap pasien meliputi tata cara atau aturan penggunaan obat bagi pasien, mengintegrasikan aspek obat sebagai substansi dengan informasi yang perlu disampaikan kepada pasien, menasehati pasien atas aspek potensi atau manfaat serta bahaya obat yang akan digunakan, merujukkan pasien pada pusat pelayanan kesehatan, memonitor dan melaksanakan evaluasi respon terapi dari obat yang digunakan pasien dan mengkaji informasi tambahan obat yang diperlukan (Hartono, 1998).
4 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 Seorang apoteker dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dalam pembangunan agar terlaksana sesuai dengan fungsinya, maka seorang calon apoteker akan sangat memerlukan pendidikan yang memadai, tidak sekedar memahami teori tetapi juga harus terjun langsung untuk mengenali lebih jauh profesinya. Pengalaman yang diperoleh melalui Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini akan sangat membantu calon apoteker untuk menambah wawasan dan wacana bila suatu hari nanti akan mengelola sebuah apotek.
B. 1. Tujuan umum
Memberikan gambaran mengenai struktur organisasi, kondisi kerja dari berbagai bentuk lapangan pekerjaan dibidang farmasi sehingga mendapat gambaran mengenai fungsi, peran dan tugas seorang farmasis atau apoteker serta mempersiapkan calon farmasis/apoteker untuk menjalani profesinya secara profesional, handal dan mandiri sehingga dapat mengaplikasikan teori yang didapat ke dalam praktek. 2. Tujuan khusus a. Memberikan kesempatan kepada calon apoteker untuk mempelajari secara langsung kegiatan farmasi di apotek. b. Mengetahui tentang pelayanan teknis kefarmasian, seperti pelayanan resep, obat bebas, obat bebas terbatas, obat wajib apotek, serta pelayanan komunikasi, informasi dan edukasi.
5 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 c. Diharapkan dengan kegiatan tersebut memberikan bekal pengetahuan kepada calon apoteker mengenai kegiatan pengelolaan dan ruang lingkup apotek sehingga memahami peran seorang apoteker pengelola apotek (APA) secara manajerial maupun profesional. d. Dengan bekal yang diperoleh, maka mahasiswa calon apoteker akan memperoleh bekal keterampilan dan pengetahuan praktis yang dapat diterapkan pada saat terjun di dunia kerja, sehingga diharapkan dapat memberikan informasi obat yang benar kepada masyarakat, meningkatan mutu pelayanan kesehatan dan kemandirian profesi serta citra profesi apoteker.
Tinjauan Pustaka
Keputusan
Menteri
Kesehatan
RI
No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang standar pelayanan kefarmasian di apotek, apotek adalah tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sediaan farmasi yang disalurkan apotek adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetik. Sedangkan perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.
6 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 Penyusunan standar pelayanan kefarmasian di apotek bertujuan untuk : a. Pedoman praktek Apoteker dalam menjalankan profesinya. b. Melindungi masyarakat dari pelayanan yang tidak profesional. c. Melindungi profesi dalam menjalankan praktek kefarmasian. 2. Peraturan Perundang-undangan Perapotekan Peraturan perundang-undangan yang mendasari pendirian dan pengelolaan apotek meliputi : a. Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 26 tahun 1965 Apotek. b. Undang-undang RI No. 23 tentang Kesehatan. c. Peraturan Pemerintah No. 41 tahun 1990 tentang Masa Bakti Apoteker. d. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 184/Menkes/PER/X/1995 tentang Penyempurnaan Pelaksanaan Masa Bakti dan Ijin Kerja Apoteker. e. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri. f. Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/Menkes/Per//X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pendirian Ijin Apotek g. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 280/Menkes/PER/VI/1981 tentang Cara Pemberian Ijin Apotek. h. Undang-undang RI No. 22 tentang Narkotika. i. Undang-undang RI No. 5 tentang Psikotropika. j. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
7 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek: a. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus pendidikan profesi dan telah mengucapkan sumpah berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia sebagai apoteker. b. Resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri : a. Surat ijin apotek (SIA) merupakan surat ijin yang diberikan menteri kepada apoteker atau apoteker yang bekerjasama dengan pemilik sarana untuk menyelenggarakan apotek di suatu tempat tertentu. b. Apoteker pengelola apotek (APA) adalah apoteker yang telah diberi SIA. c. Apoteker pendamping adalah apoteker yang bekerja di apotek disamping APA dan atau menggantikannya pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek. d. Apoteker pengganti adalah apoteker yang menggantikan APA selama APA tersebut tidak berada di tempat lebih dari tiga bulan secara terus menerus, telah memiliki surat ijin kerja dan tidak bertindak sebagai APA di apotek lain.
8 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 e. Asisten apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku berhak untuk melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai asisten apoteker. f. Perbekalan farmasi adalah obat, bahan obat, obat asli Indonesia (obat tradisional), alat kesehatan dan kosmetika. g. Perlengkapan apotek adalah semua peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan pengelolaan apotek (Anonim, 2002) 3. Tugas dan Fungsi Apotek Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980 menyebutkan bahwa tugas dan fungsi apotek meliputi : a. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. b. Sarana farmasi yang telah melakukan pekerjaan meracik, mengubah bentuk, mencampur dan menyerahkan obat/bahan obat. c. Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara luas dan merata. 4. Tata Cara Pemberian Ijin Apotek Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/Menkes/Per/X/1993 tidak menyebutkan persyaratan khusus mengenai lokasi apotek yang akan didirikan, tetapi sebagai apoteker harus mempertimbangkan etika kefarmasian dan kemungkinan profit yang akan diperoleh. Pertimbangan yang harus diperhatikan antara lain kepadatan dan jumlah penduduk, jarak dengan apotek lain, jumlah apotek, keadaan sosial ekonomi masyarakat setempat dan sarana Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
9 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 kesehatan lain yang mendukung apotek misalnya puskesmas, rumah sakit, poliklinik, praktek dokter dan lain-lain (Anonim, 1993). Ketentuan dan tata cara pemberian ijin apotek telah diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
1332/Menkes/SK/X/2002. Dalam ketentuan umum dinyatakan bahwa Surat Ijin Apotek (SIA) adalah surat ijin yang diberikan oleh menteri kepada apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana untuk menyelenggarakan apotek di suatu tempat tertentu. Pasal 4 menjelaskan mengenai pelimpahan wewenang dan pemberian ijin apotek dari Menteri Kesehatan RI kepada Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan. Kepala Dinas melaporkan pelaksanaan ijin apotek setahun sekali kepada Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan. Dalam melaksanakan pelimpahan wewenang tersebut Kepala Dinas Kesehatan tidak diijinkan mengadakan pengaturan yang membatasi ijin (Anonim, 2002). Peraturan mengenai ketentuan dan tata cara pemberian ijin apotek adalah berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/Menkes/SK/X/2002 pada Bab I Pasal 7, 8 dan 9 yaitu sebagai berikut : a. Permohonan ijin apotek diajukan oleh APA kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh formulir model Apt-1. b. Dengan menggunakan formulir model Apt-2, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 hari kerja setelah menerima Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
10 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan untuk melakukan pemeriksaan setempat terhadap kesiapan apotek untuk melakukan kegiatan. c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan selambat-lambatnya 6 hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh formulir model Apt-3. d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 dan 3 tidak dilaksanakan, maka apoteker pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Propinsi dengan menggunakan contoh model formulir Apt-4. e. Dalam jangka waktu 12 hari kerja setelah diterima laporan hasil pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam ayat 3 atau pernyataan dimaksud dalam ayat 4 Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
setempat mengeluarkan Surat Ijin Apotek (SIA) menggunakan contoh formulir model Apt-5. f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan seperti yang dimaksud dalam ayat 3 masih belum memenuhi syarat, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 hari kerja
11 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 mengeluarkan surat penundaan dengan menggunakan contoh formulir model Apt-6. g. Terhadap surat penundaan sebagaimana yang dimaksud dalam ayat 6 apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1 bulan sejak tanggal surat penundaan. h. Dalam hal apoteker menggunakan sarana pihak lain, maka penggunaan sarana yang dimaksud wajib didasarkan atas perjanjian kerjasama antara apoteker dengan pemilik sarana apotek. Pemilik sarana apotek yang dimaksud harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan dibidang obat sebagaimana dalam surat pernyataan yang bersangkutan. i. Terhadap permohonan ijin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan dimaksud pasal 5 dan 6 atau lokasi apotek tidak sesuai permohonan maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai alasan-alasannya dengan menggunakan formulir model Apt-7 (Anonim, 2002). 5. Persyaratan Pendirian Apotek Menurut Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/Menkes/SK/X/2002 Bab IV pasal 6, persyaratan apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
12 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 farmasi dan perbekalan farmasi lainnya yang merupakan milik sendiri atau pihak lain untuk mendapatkan ijin apotek (lampiran 1). Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan komoditi di luar sediaan farmasi. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi.
Apoteker yang ber-SP/SIK Mengajukan ijin Kadinkes kab/kota Maksimal 6 hari kerja Kepala BPOM Maksimal 6 hari kerja Kadinkes kab/kota Form model Apt-3 Jika pemeriksaan tidak dilakukan Apoteker membuat pernyataan siap melakukan kegiatan ke Kadinkes Propinsi Form model Apt-4 Form model Apt-2 Form model Apt-1
13 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 6. Lokasi Apotek Peraturan Menteri Kesehatan No. 244 tahun 1990 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Ijin apotek bahwa jarak apotek tidak dibatasi dan pemohon bebas memilih lokasi. Hal ini memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk mendapatkan pelayanan obat yang lebih baik. Apotek berlokasi di daerah yang mudah dikenali oleh masyarakat. Pada halaman terdapat papan petunjuk yang dengan jelas tertulis kata apotek. Apotek harus dapat dengan mudah diakses oleh anggota masyarakat. Pelayanan produk kefarmasian diberikan pada tempat yang terpisah dari aktivitas pelayanan dan penjualan produk lainnya. Hal ini berguna untuk menunjukkan integritas dan kualitas produk serta mengurangi resiko kesalahan penyerahan. 7. Bangunan Apotek Persyaratan bangunan apotek menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 922/Menkes/Per/X/1993, sebuah apotek harus memenuhi persyaratan bangunan minimal memiliki ruang tunggu, ruang peracikan dan penyerahan obat, ruang administrasi dan ruang kerja apoteker, ruang tempat pencucian alat dan WC. Selain itu apotek juga harus memenuhi persyaratan antara lain: a. Dinding harus kuat dan tahan air, permukaan sebelah dalam harus rata, tidak mudah mengelupas dan mudah dibersihkan. Langit-langit harus terbuat dari bahan yang tidak mudah rusak dan permukaan sebelah dalam warna terang. Atap tidak boleh bocor, terbuat dari genteng, sirap atau bahan lain yang memadai. Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
14 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 b. Bangunan apotek harus mempunyai ventilasi dan sanitasi yang baik serta memenuhi persyaratan hygiene lainnya. Apotek harus memiliki sumber air yang memenuhi persyaratan kesehatan. Ruang apotek harus mempunyai penerangan yang cukup sehingga dapat menjamin pelaksanaan tugas dan fungsi apotek. c. Tersedianya alat pemadam kebakaran yang berfungsi dengan baik sekurang-kurangnya 2 buah. Apotek harus memasang papan nama dengan ukuran minimal 60 cm, lebar 40 cm dengan tulisan hitam di atas dasar putih, tinggi huruf minimal 5 cm dan tebal 5 mm. Papan nama harus memuat nama apotek, nama apoteker pengelola apotek, nomor surat izin apotek, alamat dan nomor telepon apotek. d. Bangunan apotek harus bebas dari hewan pengerat, serangga/pest, apotek memiliki suplai listrik yang konstan, terutama untuk lemari pendingin. e. Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien. f. Tempat untuk mendisplai informasi bagi pasien, termasuk penempatan brosur/materi informasi. g. Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi dengan meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan cacatan medikasi pasien. h. Ruang racikan. 8. Perlengkapan Apotek Perlengkapan apotek meliputi: alat pemadam kebakaran, alat pembuatan, pengolahan dan peracikan, yaitu timbangan kilogram, gram dan, milligram, gelas ukur, termometer, mortir dan perlengkapan lain disesuaikan Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
15 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 kebutuhan. Perlengkapan dan perbekalan farmasi, terdiri atas botol, lemari dan rak penyimpanan obat, lemari pendingin, lemari untuk menyimpan narkotika dan psikotropika. Kumpulan peraturan perundang-undangan yang ada sangkut pautnya dengan apotek. Wadah pengemas dan pembungkus untuk penyerahan obat sesuai dengan kebutuhan. Farmakope Indonesia dan Ekstra Farmakope Indonesia edisi terbaru serta buku lain yang ditetapkan oleh Direktur Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan. Perbekalan administrasi seperti blanko surat pesanan obat, kartu stock obat, kartu stelling, buku defecta, salinan resep, buku pembelian, buku hutang, buku piutang, buku inkaso, buku hasil penjualan HV, buku hasil penjualan obat dengan resep, buku hasil penjualan OWA, buku kas, buku pengeluaran kas, buku catatan keluar masuk obat narkotika, buku catatan keluar masuk obat psikotropika, tabelaris, laporan pembelian dan penggunaan obat psikotropika, laporan pembelian dan penggunaan obat narkotika, faktur pembelian, blanko nota penjualan, kwitansi, etiket obat, surat pesanan narkotika, surat pesanan psikotropika, neraca akhir tahun, alat tulis dan kertas sesuai kebutuhan. Apoteker wajib menyediakan, menyimpan dan menyerahkan
perbekalan yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin. Obat atau perbekalan farmasi yang tidak dapat digunakan lagi atau dilarang digunakan harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh Badan Pengawasan Obat dan Makanan. Pemusnahan Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
16 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 dilakukan oleh apoteker pengelola apotek (APA) atau apoteker pengganti dibantu oleh sekurang-kurangnya seorang karyawan apotek dan dibuat berita acara pemusnahan. 9. Apoteker Pengelola Apotek Sesuai ketentuan perundangan yang berlaku apotek harus dikelola oleh seorang apoteker yang professional. Dalam pengelolaan apotek, apoteker senantiasa harus dapat
memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat, kemampuan borkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner, kemampuan mengelola SDM secara efektif, selalu belajar sepanjang karier, dan membantu memberi pendidikan serta peluang untuk meningkatkan pengetahuan. Pengelolaan apotek menjadi tugas dan tanggung jawab seorang apoteker. APA harus memenuhi persyaratan seperti yang diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/Menkes/PER/X/1993 yaitu Bab III Pasal 5 bahwa untuk menjadi APA harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Ijazahnya telah terdaftar pada Departemen Kesehatan. b. Telah mengucapkan sumpah/janji apoteker. c. Memiliki Surat Ijin Kerja dari Menteri Kesehatan. d. Memenuhi syarat kesehatan fisik dan mental dalam melaksanakan tugasnya sebagai seorang apoteker.
17 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 e. Tidak bekerja di suatu perusahaan farmasi dan tidak menjadi APA di tempat lain. APA harus berada di apotek selama apotek buka. Apabila berhalangan hadir harus dapat digantikan oleh apoteker pendamping dan apabila berhalangan lebih dari tiga bulan dapat digantikan oleh apoteker pengganti. SIA atas nama apoteker yang bersangkutan dapat dicabut apabila APA berhalangan melakukan tugasnya lebih dari 2 tahun secara terusmenerus (Anonim, 1993). 10. Tenaga Kerja Apotek Tenaga kerja yang terlibat di apotek terbagi menjadi dua bagian yaitu : tenaga farmasi yang terdiri dari apoteker dan asisten apoteker yang bertugas untuk melaksanakan pekerjaan kefarmasian. Persyaratan yang harus dipenuhi oleh tenaga kerja farmasi adalah surat ijin kerja. Tenaga kerja non farmasi yaitu : tenaga administrasi umum, administrasi keuangan, kasir, juru resep dan pembantu umum yang bekerja membantu pelaksanaan kegiatan apotek. 11. Pengelolaan Apotek a. Pengelolaaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya Pengelolaan persediaan fermasi dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku meliputi : perencanaan, pembelian, penyimpanan dan penjualan.
18 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 1) Perencanaan. Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan
farmasi perlu diperhatikan : pola penyakit, kemampuan masyarakat, dan budaya masyarakat juga resep dokter di sekitar apotek. 2) Pembelian. Berhasil tidaknya tujuan usaha banyak tergantung kebijaksanaan pembelian. Cara melakukan pembelian dapat dilakukan sebagai berikut: Pembelian dalam jumlah terbatas: pembelian dilakukan sesuai kebutuhan dalam jangka waktu yang pendek, misalnya satu minggu. Pembelian ini dilakukan bila modal terbatas dan PBF berada dalam jarak yang tidak jauh dari apotek, misalnya satu kota yang selalu siap segera melayani kebutuhan obat dengan pengiriman yang cepat. Pembelian secara spekulasi: pembelian dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan dengan harapan akan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau karena ada diskon atau bonus. Meskipun apabila spekulasinya benar dapat menambah pemasukan apotek, tetapi cara ini mengandung resiko mengenai kerusakan atau waktu kadaluarsa obat. Pembelian berencana: cara pembelian ini erat hubungannya dengan pengendalian persediaan barang. Pengawasan stock obat/barang dagangan penting sekali, yaitu untuk mengetahui mana yang laku keras dan mana yang kurang laku. Hal ini dapat dilihat pada kartu stock dan kartu stelling. Selanjutnya dapat dilakukan perencanaan pembelian sesuai dengan kebutuhan per item. Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
19 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 3) Persiapan. Pengumpulan data-data obat yang mau dipesan, dari buku defecta peracikan maupun gudang. Termasuk obat-obat baru yang ditawarkan oleh supplier. 4) Pemesanan. Mempersiapkan SP (surat pesanan) untuk supplier,
sebaiknya minimal rangkap 2, yang satu untuk supplier yang harus dilampirkan dengan DO/faktur (lampiran 5) pada waktu mengirim barang dan yang satu lagi untuk petugas gudang untuk mengontrol apakah kiriman barang sesuai dengan pesanan serta untuk mencegah barang dipesan kembali. Surat pemesanan obat dan perbekalan farmasi lainnya harus ditandatangani oleh APA dan mencantumkan nama dan nomor ijin pengelolaan apotek atau surat ijin kerja. Surat pesanan memuat nama dan jumlah barang yang dipesan ke PBF (lampiran 6). Surat pesanan untuk obat golongan narkotika dibuat rangkap empat, dimana lembar pertama sampai ketiga untuk PBF Kimia Farma dan lembar keempat untuk arsip apotek. Surat pesanan didapatkan apotek dengan membeli dari PBF Kimia Farma, dimana satu SP hanya dapat digunakan untuk memesan satu item obat produk Kimia Farma. Surat Pesanan mencantumkan rayon dan nomor SP, nama dan jumlah barang, nama dan alamat distributor, nama dan alamat APA, nama dan alamat apotek, serta tanda tangan, nama terang APA, nomor SIK dari APA dan cap apotek (lampiran 7).
20 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 Surat pesanan untuk golongan psikotropika dibuat rangkap dua, dimana lembar pertama untuk PBF dan lembar kedua untuk arsip. Surat pesanan dapat dibuat oleh apotek yang bersangkutan, dan satu SP dapat digunakan untuk memesan barang lebih dari satu item. Surat pesanan mencantumkan nama dan alamat APA, nama dan alamat perusahaan dan jumlah barang, nama dan alamat apotek, serta tanda tangan, nama terang APA, nomor SIK dari APA dan cap apotek (lampiran 8). 5) Pembayaran. Bila sudah jatuh waktu, maka tiap faktur dikumpulkan per debitur, lalu masing-masing dibuatkan bukti kas keluar, kemudian ditanda tangani oleh petugas sebelum diserahkan ke supplier. Konsinasi adalah semacam titipan barang dari si pemilik kepada apotek, dimana bila barang/obat tidak laku, barang/obat tersebut bisa dikembalikan dan dibayar yang laku saja. Barang konsinasi ini harus dicatat dalam buku penerimaan barang tersendiri di gudang (Hartono, 1998). 6) Penerimaan. Petugas yang menerima harus mencocokkan barang dengan faktur dan SP lembaran ke-2 dari gudang. Diperiksa jumlah barang, ED, jenis, bentuk sediaan, nomor batch, harga satuan, perhitungannya benar semua. 7) Pencatatan. Dari faktur disalin dalam : a. Kartu stock obat yang ada digudang dimana ditulis nama obat, bentuk kemasan, jumlah per kemasan, tanggal, nomor faktur, nomor
21 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 batch, tanggal ED, nama supplier, jumlah obat, keluar, sisa, harga, potongan harga (lampiran 9). b. Buku pembelian barang dimana ditulis nomor urut, tanggal, nomor faktur, nama supplier, banyaknya obat, nama obat, harga satuan, potongan harga, jumlah harga dan nomor batch. c. Buku incaso yang memuat nomor urut, nomor faktur, nama supplier, jumlah harga untuk mangetahui jumlah hutang yang harus dibayar. d. Kartu stelling untuk mencatat jumlah pengeluaran obat per hari (lampiran 10). 8) Penyimpanan obat atau pergudangan. Obat atau barang dagangan yang sudah dibeli tidak semuanya langsung dapat dijual. Oleh karena itu harus disimpan dalam gudang dahulu dengan tujuan supaya aman atau tidak hilang, tidak mudah rusak dan mudah diawasi, menjaga stabilitas obat dan untuk menjamin kelancaran pelayanan. Ruang untuk penyimpanan hendaknya dapat dipertanggungjawabkan dari segi keamanannya, tersedia rak yang cukup baik, dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran. Arus keluar barang diatur dalam system FIFO (First In First Out) yaitu barang yang pertama masuk akan keluar terlebih dahulu dan FEFO ( First Expired First Out ) yaitu barang yang memiliki kadaluarsa terdekat akan dikeluarkan terlebih dahulu. Oleh karena itu gudang harus memenuhi beberapa ketentuan antara lain : a. Merupakan ruang tersendiri dalam komplek apotek. b. Cukup aman, kuat dan dapat dikunci dengan baik Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
22 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 c. Tidak terkena sinar matahari langsung. d. Tersedia rak yang cukup dan baik. e. Dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran, kering dan bersih. Dalam penyimpanan barang/obat digolongkan menurut : a. Bahan baku disusun secara abjad dan dipisahkan antara serbuk, cairan dan setengah padat. Bentuk cairan yang mudah menguap, seperti asam sulfat pekat, alkohol absolut dan lain lain disendirikan. b. Obat jadi disusun menurut abjad atau menurut pabrik atau menurut bentuk sediaannya. c. Pembalut, kapas. d. Alat-alat kesehatan. e. Serum, vaksin dan obat yang mudah rusak atau meleleh pada suhu kamar disimpan dalam lemari es. f. Penyimpanan obat narkotika dilakukan dalam almari khusus sesuai persyaratan Peraturan Menteri Kesehatan No. 28/Menkes/Per/I/1978 tanggal 26 Agustus 1978. Hal tersebut untuk menghindari penyalahgunaan obat narkotika. g. Penyimpanan obat psikotropika dilakukan dalam almari khusus sesuai persyaratan peraturan Menteri Kesehatan. Hal ini untuk menghindari penyalahgunaan obat psikotropika. h. Obat antibiotika perlu diperhatikan mengenai tanggal kadaluwarsa secara khusus dan diberi kartu yang menyebutkan tanggal kadaluarsa. Setiap terjadi mutasi, obat segera dicatat dalam kartu stock. Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
23 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 Tujuan persediaan obat di gudang ialah untuk menjaga agar stock obat tetap terjaga terutama obat yang laku keras sehingga pelayanan obat di apotek berjalan lancar. 9) Penjualan. Macam penjualan di apotek dapat dilakukan sebagai berikut: Penjualan obat melalui resep yaitu penjualan yang didasarkan pada permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan, kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Penjualan obat bebas, obat bebas terbatas dan obat wajib apotek. Penjualan ini perlu pemberian informasi mengenai penggunaan obat. Penjualan alat kesehatan, alat laboratorium dan bahan kimia. b. Pengorganisasian Merupakan sekelompok orang yang bekerjasama dengan berbagai aktivitas untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan bersama. Proses pengorganisasian meliputi pembagian atau pengelompokan aktivitas yang sama dan seimbang dengan pendidikan setiap karyawan, penentuan tugas masing-masing kelompok, pemilihan orang yang tepat dalam setiap bidang dan disesuaikan dengan pendidikan, sifat dan pengalamannya, pelimpahan wewenang dan tanggung jawab serta pengkoordinasian berbagai aktivitas yang berhubungan dengan tanggung jawab terhadap kesehatan manusia.
24 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 c. Kepemimpinan Merupakan kemampuan dalam memberikan dorongan atau motivasi kepada bawahan sehingga mereka bekerja dengan baik demi tercapainya tujuan organisasi. Penggerakan mencakup lingkungan kegiatan yaitu : pengambilan keputusan, memotivasi karyawan, berkomunikasi dan pembinaan karyawan. d. Pengawasan Merupakan pengendalian apakah semua kegiatan telah berjalan sebagaimana mestinya. Penilaian dilakukan dengan membandingkan hasil dengan rencana. Kemudian dilakukan koreksi atau usaha perbaikan terhadap rencana-rencana berikutnya. Pengawasan dilakukan oleh
pimpinan bertujuan untuk menciptakan atau melaksanakan efisiensi dan menghemat biaya-biaya yang dikeluarkan, dengan menjaga pengeluaran agar tidak boros serta menjaga semua pendapatan sehingga dapat diterima dan dipertanggungjawabkan. Dalam pengelolaan apotek seorang APA harus mempunyai jiwa kepemimpinan (leading) yaitu kemampuan untuk mengarahkan orang lain bekerja sesuai apa yang diinginkannya dalam mencapai tujuan. Kualitas kepemimpinan seorang pemimpin ditentukan oleh adanya sasaran dan program yang jelas, bekerja sistematis dan efektif, komunikasi secara efektif, kepekaan terhadap hubungan antar manusia, dapat membentuk tim dengan kinerja tinggi dan dapat mengerjakan tugas-tugas dengan efektif
25 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 dan efisien. Apoteker harus mempunyai kemampuan dalam bidang pembukuan, administrasi personalia dan perpajakan (Hartono, 1998). Dalam pengelolaan apotek aliran barang masuk dan barang keluar harus diperhatikan. Barang masuk dapat berasal dari pembelian (kontan/kredit) dan konsinasi. e. Administrasi Dalam menjalankan pelayanan kefarmasian di apotek, perlu dilaksanakan kegiatan administrasi yang meliputi ; 1) Administrasi umum. Pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotik, psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2) Administrasi keuangan. Dari saldo awal, penerimaan kas dari hasil operasional, pengeluaran kas dari kegiatan operasional sampai pada saldo akhir yang dilaporkan dalam neraca keuangan. 3) Administrasi obat. Dari pengadaan, penyimpanan, pendistribusian obat kepada pasien dan pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat. 4) Administrasi pelayanan. Pengarsipan resep, pengarsipan cacatan pengobatan pasien dan pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat. 12. Distribusi Obat Untuk menjamin kualitas kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi melalui jalur resmi. Hal ini untuk menjamin keaslian obat yang beredar di masyarakat. Permenkes No. 922/MENKES/PER/X/1993 pasal 3 menyebutkan bahwa pabrik farmasi dapat menyalurkan hasil produksinya
26 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 langsung kepada PBF, apotek, toko obat, apotek rumah sakit, dan unit sarana pelayanan kesehatan lainnya. Jadi sebuah pabrik farmasi tidak diperkenankan menjual langsung produk-produk obatnya kepada konsumen. Khusus untuk obat daftar O (=Opium=Narkotika) penyalurannya di Indonesia sampai kini hanya dilakukan oleh PT Kimia Farma kepada pihak ke-III. Obat-obat daftar G (=Gevaarlijk=Obat Keras/OKT) disalurkan oleh Pedagang Besar Farmasi (P.B.F) hanya kepada 3 macam penyalur saja, yaitu : P.B.F lain, Apotek,dan Rumah Sakit yang mempunyai Apoteker Untuk penyaluran ke dokter, ke klinik, ke rumah sakit yang tidak mempunyai apoteker, ke BKIA, ke puskesmas dilakukan oleh apotek. Obatobat daftar W (Obat bebas terbatas) dan obat bebas (B) oleh P.B.F dapat disalurkan kepada apotek maupun toko obat. Para dokter pun tidak diperbolehkan memberikan obat kepada pasien selain obat suntik, mengingat kini sudah banyak apotek yang buka 24 jam di kota-kota besar. Hanya dalam keadaan darurat, terpaksa, apalagi di kota/desa yang belum ada apotek, masih diperbolehkan (Hartono, 1998).
27 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 Jalur distribusi obat yang berlaku di Indonesia saat ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Pabrik Farmasi Importir Farmasi
P.B.F Lain
Apotek Lain
Apotek
Toko Obat
Dokter
Puskesmas
Konsumen/Pasien
Gambar 2. Jalur Distribusi Obat 13. Pengelolaan Obat a. Pengelolaan resep Resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Pelayanan resep sepenuhnya tanggung jawab apoteker pengelola apotek (lampiran 11) (Anonim, 2002). Pengelolaan resep yang sudah dikerjakan yaitu resepresep yang sudah dilayani, disimpan menurut urutan tanggal dan nomor
penerimaan/pembuatan resep, resep yang mengandung narkotika harus Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
28 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 dipisahkan dari resep lainnya, ditandai garis merah di bawah nama obatnya. Resep yang telah disimpan selama tiga tahun dapat dimusnahkan dengan cara dibakar atau dengan cara yang lain yang memadai. Pemusnahan resep dilakukan oleh apoteker pengelola apotek bersama dengan sekurangkurangnya seorang petugas apotek (Anonim, 2002). Pemusnahan resep harus dibuat berita acara pemusnahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dalam rangkap empat dan ditanda tangani oleh apoteker pengelola apotek dan seorang petugas apotek yang ikut memusnahkan. Berita acara tersebut memuat hari dan tanggal
pemusnahan, tanggal yang terawal dan terakhir resep, berat resep yang dimusnahkan dalam kilogram (lampiran 13) (Anonim, 2002). Copy resep yaitu salinan tertulis dari suatu resep (lampiran 12). Salinan resep selain memuat semua keterangan yang termuat dalam resep asli harus pula memuat : 1) Nama dan alamat apotek. 2) Nama dan nomor SIK apoteker pengelola apotek. 3) Nama dokter dan tanggal pembuatan resep. 4) Nomor resep dan tanggal pembuatan. 5) Tanda tangan atau paraf asisten apoteker dan apoteker pengelola apotek untuk obat-obat narkotika dan obat-obat psikotropik. 6) PCC ( pro copy conform/dicopy sesuai resep aslinya). Salinan resep harus ditanda tangani oleh petugas di apotek AA atau APA. Resep atau salinan resep harus dirahasiakan dan disimpan di apotek Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
29 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 dengan baik selama tiga tahun. Resep atau salinan resep hanya boleh diperlihatkan kepada dokter penulis resep atau yang merawat penderita yang bersangkutan, petugas kesehatan atau petugas lain yang berwenang menurut peraturan perundangundangan yang berlaku. Apoteker pengelola apotek diijinkan menjual obat keras yang disebut dalam daftar obat wajib apotek tanpa resep (Anonim, 2002). Apoteker melakukan proses dispensing obat yang meliputi : 1) Skrining resep. Apoteker melakukan skrining resep meliputi : a) Persyaratan administratif yang berupa : Nama, SIP dan alamat dokter, dokter gigi atau dokter hewan. Tempat dan tanggal penulisan resep (inscriptio). Tanda R/ pada bagian kiri setiap penulisan resep, nama setiap obat atau komposisi obat (invocatio). Bentuk sediaan obat yang akan dibuat, aturan pemakaian obat yang tertulis (signatura). Nama ,alamat, umur, jenis kelamin, dan berat badan pasien. Jenis hewan dan nama serta alamat pemiliknya untuk resep dokter hewan. Tanda seru dan paraf dokter untuk resep yang mengandung obat yang jumlahnya melebihi dosis maksimal. Tanda tangan atau paraf dokter penulis resep (subscriptio).
30 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 b) Kesesuaian Farmasetik : bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian c) Pertimbangan klinis : Adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain). Jika ada keraguan resep hendaknya dikonsultasikan kepada dokter penulis resep dengan memberikan pertimbangan dan alternatif seperlunya bila perlu menggunakan persetujuan setelah pemberitahuan. 2) Penyiapan dan peracikan obat. Merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan peracikan obat harus dibuat prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis, dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar. Etiket harus jelas dan dapat dibaca. Obat yang diserahkan hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. 3) Penyerahan obat. Sebelum obat diserahkan pada pasien harus
dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dan resep. Penyerahan obat disertai dengan pemberian informasi obat dan konseling obat kepada pasien. a) Informasi obat. Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, etis, bijaksana dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi : cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu
31 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi dan kemungkinan efek samping obat. b) Konseling. Merupakan proses komunikasi dua arah yang sistemik antara apoteker dan pasien untuk mengidentifikasi dan
memecahkan masalah yang berkaitan dengan obat dan pengobatan. Apoteker hendaknya memberikan konseling mengenai sediaan, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaaan atau penggunaan yang salah dari sediaan farmasi atau perbekalan farmasi lainya. 4) Monitoring penggunaan obat. Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu. b. Pengelolaan obat wajib apotek Dalam rangka meningkatkan kemampuan masyarakat dalam
menolong dirinya sendiri guna mengatasi kesehatan, dirasa perlu ditunjang dengan sarana yang dapat meningkatkan pengobatan sendiri secara tepat, aman dan rasional. Hal tersebut dapat dicapai melalui peningkatan penyediaan obat yang dibutuhkan untuk pengobatan sendiri yang sekaligus menjamin penggunaan obat secara tepat, aman dan rasional. Oleh karena itu peran apoteker dalam pelayanan KIE serta pelayanan obat kepada masyarakat perlu ditingkatkan dalam rangka peningkatan pengobatan sendiri. Untuk kepentingan tersebut, maka ditetapkan keputusan menteri Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
32 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 kesehatan tentang obat keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh apoteker di apotek. Berdasarkan keputusan Menteri Kesehatan No.
347/Menkes/SK/VII/1990 tentang obat wajib apotek memutuskan dan menetapkan bahwa obat wajib apotek yaitu obat keras yang dapat diserahkan oleh apoteker kepada pasien di apotek tanpa resep dokter. Obat yang termasuk dalam OWA ditetapkan Menteri Kesehatan. Apoteker di apotek dalam melayani pasien yang memerlukan obat tersebut diwajibkan: a. Memenuhi kewajiban ketentuan dan batasan tiap jenis obat untuk setiap pasien yang disebutkan dalam obat wajib apotek yang bersangkutan. b. Membuat catatan pasien serta obat yang diserahkan. c. Memberikan informasi meliputi dosis dan aturan pakainya, kontra indikasi, efek samping dan lainlain yang perlu diperhatikan oleh pasien (Anonim, 1990). c. Obat tanpa resep Obat yang dapat diserahkan tanpa resep harus memenuhi kriteria sesuai dengan peraturan Menteri Kesehatan No. 919/Menkes/Per/X/1993 yaitu : a. Tidak dikontraindikasikan untuk penggunaan pada wanita hamil, anak di bawah usia 2 tahun dan orang tua di atas 65 tahun. b. Pengobatan sendiri dengan obat dimaksud tidak memberikan resiko pada kelanjutan penyakit.
33 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 c. Penggunaannya tidak memerlukan cara dan atau alat khusus yang harus dilakukan oleh tenaga kesehatan. d. Penggunaannya diperlukan untuk penyakit yang prevalensinya tinggi di Indonesia. e. Obat yang dimaksud memiliki rasio khasiat keamanan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk pengobatan sendiri. d. Pengelolaan narkotika Narkotika merupakan salah satu obat yang diperlukan dalam bidang pengobatan dan ilmu pengetahuan untuk tujuan pengobatan, pengembangan ilmu dan penerapan. Narkotika dapat menimbulkan ketergantungan yang sangat merugikan apabila digunakan tanpa
pembatasan dan pengawasan yang ketat dan seksama. Menteri Kesehatan memberikan izin kepada apotek untuk membeli, meracik, menyediakan, memiliki atau menyimpan untuk persediaan, menguasai, menjual, menyalurkan, menyerahkan, mengirimkan dan membawa atau mengangkut narkotika untuk kepentingan pengobatan. Pengelolaan narkotika meliputi (Anonim, 1997) : 1) Pemesanan narkotika. Apotek dan apotek Rumah Sakit mendapat obat narkotika dari PBF Kimia Farma dengan jalan menulis dan mengirimkan surat pesanan narkotika. 2) Penyimpanan narkotika. Narkotika yang berada dalam penguasaan importir, eksportir, pabrik obat, PBF, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, apotek, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
34 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 dokter dan lembaga ilmu pengetahuan wajib disimpan secara khusus sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan Menteri Kesehatan. Disimpan dalam lemari dua pintu yang ditanam pada dinding, pintu satu digunakan untuk persediaan sedangkan pintu yang kedua digunakan untuk kebutuhan sehari-hari. 3) Pelaporan narkotika. Apotek berkewajiban untuk membuat,
menyampaikan dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan dan pengeluaran narkotika yang ada dalam penguasaannya. Laporan dikirim setiap bulan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepala Dinas Kesehatan Propinsi, Kepala Balai Besar POM setempat dan arsip. Laporan harus ditanda tangani oleh APA disertai nama terang, nomor ijin kerja dan cap apotek. Laporan bulanan narkotika berisi nomor urut, nama sediaan, satuan, pemasukan (pembuatan, lainlain, jumlah), pengeluaran, persediaan akhir dan keterangan (lampiran 14). 4) Pelayanan resep yang mengandung narkotika. Menurut UU No. 22 tahun 1997 disebutkan bahwa narkotika hanya digunakan untuk kepentingan pengobatan dan tujuan ilmu pengetahuan. Narkotika dapat digunakan untuk pengobatan penyakit hanya berdasarkan resep dokter. Resep yang diberi tanda garis merah di bawah nama obat narkotika, berarti resep narkotika. Resep tersebut harus dipisahkan dengan resep lainnya dan dicatat di buku khusus yaitu buku catatan narkotika. Pencatatan meliputi tanggal, nomor resep, tanggal pengeluaran, jumlah Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
35 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 obat, nama pasien, alamat pasien, nama dan alamat dokter penulis resep. Resep narkotika tidak boleh ada pengulangan, ditulis nama pasien (tidak boleh untuk dipakai sendiri), alamat pasien dan aturan pakai harus jelas (Anonim, 1997). 5) Pemusnahan narkotika. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 28/Menkes/Per/I/1978 pemegang ijin khusus, apoteker pengelola apotek atau dokter dapat memusnahkan narkotika yang rusak atau tidak memenuhi syarat lagi. Pemusnahan narkotika yang telah rusak disaksikan oleh petugas Direktorat Jendral Pengawasan Obat dan Makanan untuk importir, pabrik farmasi dan untuk pergudangan obat. Petugas kantor dinas kesehatan untuk PBF penyalur narkotika, lembaga dan unit pergudangan propinsi. Petugas kesehatan daerah tingkat II untuk apotek, rumah sakit, puskesmas dan dokter. Pemusnahan narkotika harus dibuat berita acara pemusnahan paling sedikit rangkap tiga. Berita acara dikirimkan kepada kepala Dinas Kesehatan kota Surakarta, kepala Dinas Kesehatan propinsi Jawa Tengah dan kepala Balai Besar POM Semarang. (Anonim, 1978). e. Pengelolaan psikotropika Berdasarkan Undangundang No. 5 tahun 1997 tentang Psikotropika, yang dimaksud dengan psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis, bukan narkotika yang bersifat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktifitas mental dan perilaku. Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
36 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 1) Pemesanan psikotropika. Pemesanan psikotropika menurut Undang undang No. 5 tahun 1997 menggunakan surat pesanan khusus, dapat dipesan apotek melalui PBF tertentu yang mempunyai wewenang dalam distribusi obat golongan psikotropika. Surat pesanan ditanda tangani oleh apoteker kemudian dikirim ke PBF. Penyerahan psikotropika hanya dapat dilakukan oleh apotek untuk apotek lain, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan pelayanan resep dokter. 2) Penyimpanan cenderung psikotropika. Obatobat dalam golongan psikotropika maka
untuk
disalahgunakan
penggunaannya
disarankan agar penyimpanan obatobat golongan psikotropika diletakkan tersendiri dalam suatu rak atau almari khusus. 3) Pelaporan psikotropika. Untuk memonitor penggunaan psikotropika dilakukan dengan pencatatan resepresep yang berisi obat psikotropika dalam buku register yang berisi nomor, nama sediaan, satuan, persediaan awal, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran, sisa akhir bulan dan keterangan. Berdasarkan UndangUndang No.5 tahun 1997 apotek wajib membuat dan menyimpan catatan mengenai kegiatan yang dilakukan berhubungan dengan psikotropika kemudian
dilaporkan kepada menteri kesehatan secara berkala setiap tahun (lampiran 15). 4) Pemusnahan Psikotropika. Berdasarkan undangundang No. 5 tahun 1997 pemusnahan psikotropika dilakukan bila berhubungan dengan Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
37 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 tindak pidana, diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku, bila sudah kadaluwarsa dan tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan. Pemusnahan psikotropika wajib dibuat berita acara dan disaksikan oleh pejabat yang ditunjuk dalam waktu 7 hari setelah mendapat kepastian (Anonim, 1997). f. Pengelolaan obat rusak dan kadaluarsa Obat kadaluwarsa di apotek Isyka dapat dikembalikan 6 bulan sebelumnya ke PBF yang bersangkutan atau sesuai dengan perjanjian sebelumnya. Untuk obat yang rusak atau telah kadaluarsa dan tidak dapat dikembalikan ke PBF dapat dilaksanakan pemusnahan bersamaan dengan pemusnahan resep dengan cara dibakar atau ditanam. 14. Pajak Apotek Pajak adalah suatu kewajiban setiap warga negara untuk menyerahkan sebagian dari kekayaan atau hasilnya (hasil pendapatan) kepada negara menurut peraturan perundang-undangan yang ditetapkan oleh pemerintah dan dipergunakan untuk kepentingan masyarakat. Apotek sebagai suatu tempat usaha yang berbadan hukum harus membayar pajak. Pajak yang harus dibayar apotek antara lain : pajak penghasilan (PPh), pajak bumi dan bangunan (PBB), pajak reklame, pajak pertambahan nilai (PPN 10%), pajak listrik, pajak telepon dan PAM.
38 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 BAB II APOTEK ISYKA
A.
Apotek Isyka berdiri pada tanggal 29 September 2004 berlokasi di Jl. Adisucipto no. 88A Jajar Surakarta, dengan No. SIA: 503/056/SIA/11.06/04. Pemilik sarana apotek Isyka adalah dr. Moh. Hanif dan dikelola oleh seorang apoteker bernama Zakiyah Rahmawati, S.Si., Apt. Sebelum apotek Isyka berdiri terlebih dulu di tempat tersebut telah berdiri sebuah balai pengobatan dan hanya praktek dokter umum saja. Selanjutnya berubah menjadi klinik dimana merupakan tempat praktek dokter yang meliputi praktek dokter umum, dokter gigi, dokter kandungan, fisiopterapi, akupunktur dan perawatan kulit (akupuntur dan skin care) the House of dr. Tundjung. Apotek Isyka terus mengembangkan inovasi dalam persaingan di dunia bisnis, diantaranya dengan mendirikan Play Group Bintangku dan pembuatan kolam renang untuk muslimah di bawah tanggung jawab manajer klinik Isyka. Apotek Isyka didirikan dengan tujuan menyediakan obat yang bermutu guna meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, memberikan pelayanan obat atas dasar resep dan pelayanan obat tanpa resep kepada masyarakat sekitar apotek, memberikan informasi tentang obat-obat bebas dan obat bebas terbatas dan pengobatan yang benar, sebagai tempat penyaluran perbekalan farmasi lainnya yang mempunyai mutu dan kualitas yang baik dan terjamin, serta
39 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 meningkatkan hubungan yang dinamis antara apoteker dengan pasien beserta keluarga dalam suasana kemitraan. Salah satu faktor penting yang dapat mempengaruhi berkembangnya suatu apotek yaitu pemilihan lokasi yang strategis dengan padat penduduk serta melakukan berbagai kegiatan sosial seperti: mengadakan kegiatan pengobatan gratis, khitanan masal, penyuluhan kesehatan dan lain sebagainya.
B. Struktur Organisasi Apotek Isyka Struktur organisasi apotek Isyka adalah sebagai berikut:
DIREKTUR / PSA
APOTEKER
ADMINISTRASI
ASISTEN APOTEKER
PENJAGA
40 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 C. Personalia Dalam melaksanakan pelayanan kefarmasian apotek Isyka mempunyai sejumlah karyawan yang memiliki keahlian khusus dan berpengalaman terdiri dari: 1. Apoteker pengelola apotek : 1 orang. 2. Asisten apoteker 3. Kasir : 4 orang. : 2 orang. 4. Pengirim 5. Penjaga : 1 orang. : 2 orang.
Pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan sudah tersusun dengan baik dan dijalankan dengan baik pula. Hal ini untuk mendukung kelancaran pengelolaan apotek dalam melaksanakan pelayanan obat kepada masyarakat, yang akhirnya dapat membuat apotek lebih maju dan berkembang. Tugas dan kewajiban masing-masing karyawan di Apotek Isyka adalah sebagai berikut: 1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) a. Tugas dan kewajiban 1) Melakukan pelayanan kefarmasian, berkewajiban menyediakan, menyimpan dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu baik serta menjamin keabsahannya. 2) Memimpin seluruh kegiatan apotek termasuk koordinasi dan pengawasan sistem kerja karyawan, antara lain mengkoordinasi penyaluran karyawan dan gaji serta berkoordinasi dengan manajer. 3) Mengatur dan mengawasi penyimpanan obat serta kelengkapan obat di apotek serta mengawasi hasil penjualan obat tunai setiap hari.
41 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 4) Mempertimbangkan usulan atau masukan dari para karyawan untuk perbaikan dan pengembangan apotek. 5) Membuat dan memberikan laporan berkala tentang keseluruhan kegiatan apotek. 6) Meningkatkan dan mengembangkan hasil usaha apotek serta bertanggungjawab terhadap kelangsungan apotek yang dipimpinnya kepada pemilik modal. 7) Memberikan informasi kepada pasien mengenai pemakaian obat dan hal-hal yang harus diperhatikan selama pengobatan sehingga penggunaannya tepat, aman, dan rasional. 8) Melakukan kerjasama dengan instansi yang menjadi pelanggan tetap dan bertanggung jawab atas segala urusan apotek dengan pihak luar. 9) Bidang material berkewajiban mengelola dengan sebaik-baiknya secara efektif dan efisien. 10) Bidang administrasi dan keuangan berkewajiban mengelola
keuangan dengan manajemen yang baik sehingga tercapai keefektifan dan efisiensi biaya. 11) Bidang ketenagakerjaan atau personalia berkewajiban menempatkan personil sesuai dengan kemampuan personil untuk tercapainya kinerja yang maksimal. 12) 13) Bidang lain yang berkaitan dengan tugas dan fungsi apotek. Akuntabilitas dan manajemen farmasi secara baik sehingga dapat terwujud kemajuan dan perkembangan apotek. Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
42 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 14) Memberikan asuhan kefarmasian dengan tanggung jawab moral untuk memberdayakan masyarakat dalam penggunaan obat secara mandiri, aman dan efektif. 15) 16) Pendidikan dan pelatihan. Penelitian dan pengembangan kefarmasian.
b. Tanggung Jawab dan Wewenang. Apoteker Pengelola Apotek berwenang memimpin dan mengelola penuh seluruh kegiatan apotek sesuai tugas dan fungsi apotek berdasarkan pada perundang-undangan yang berlaku. 2. Asisten Apoteker (AA) a. Tugas dan kewajiban 1) Pelayanan kefarmasian sesuai dengan petunjuk pimpinan apotek. 2) Membantu pengelolaan di apotek agar efektif dan efisien. 3) Membuat laporan penggunaan obat dan perbekalan farmasi (obat narkotika, psikotropika, statistika resep, OWA dan kadaluwarsa). 4) Menerima barang pesanan, memeriksa dan menandatangani faktur. 5) Menyusun resep-resep menurut nomor urut dan tanggal kemudian dibendel dan disimpan. b. Tanggung Jawab dan Wewenang. Asisten apoteker bertanggung jawab kepada Apoteker Pengelola Apotek atas kebenaran segala tugas yang diselesaikannya dan
berwewenang melaksanakan pelayanan kefarmasian sesuai petunjuk pimpinan apotek. Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
43 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 3. Kasir a. Tugas dan kewajiban 1) Melaksanakan penerimaan uang dalam transaksi penjualan dan menjaga kelancarannya. 2) Mencatat seluruh penerimaan uang cash dan menyerahkannya kepada bagian keuangan. 3) Dalam keadaan tertentu dapat membantu tugas asisten apoteker dalam pelayanan obat bebas. 4) Menjaga kebersihan dan kerapihan dalam bekerja selama pelayanan. b. Tanggung Jawab dan Wewenang. Kasir bertanggung jawab atas kebenaran jumlah uang yang dipercayakan kepadanya dan bertanggung jawab langsung kepada pimpinan apotek dan berwenang melaksanakan kegiatan dalam transaksi penjualan sesuai dengan petunjuk dan instruksi dari pimpinan. 4. Pengirim a. Tugas dan kewajiban 1) Mengirim obat kepada pasien bila diperlukan. 2) Mengambil obat yang tidak tersedia di apotek yaitu dengan membeli obat-obat tersebut ke apotek lain/ nempil. b. Tanggung Jawab dan Wewenang Pengirim bertanggung jawab kepada pimpinan apotek atas tugas yang dikerjakannya dan berwenang melaksanakan tugasnya untuk mengirim barang/obat sesuai petunjuk dan instruksi dari pimpinan. Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
44 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 5. Penjaga Tugas dan kewajibannya yaitu menjaga keamanan apotek, serta bertanggung jawab kepada pimpinan apotek sesuai petunjuk dan instruksi pimpinan. 6. Pembantu Umum Tugas dan kewajiban yaitu membersihkan seluruh ruangan apotek serta membantu semua bagian di apotek apabila diperlukan.
D. Sistem Pengelolaan Apotek Isyka APA memiliki kekuasaan penuh dalam mengelola dan mempunyai hak dalam menentukan kebijaksanaan terhadap semua kegiatan yang menyangkut kelangsungan apotek yang dipimpinnya. APA dalam melaksanakan
pengelolaan apotek dibantu oleh asisten apoteker serta tenaga kerja lainnya. Kegiatan di apotek Isyka meliputi pengadaan perbekalan farmasi yang diperoleh dari PBF (Pedagang Besar Farmasi), penjualan (obat-obat bebas / HV, obat-obatan OWA, dan pelayanan resep), melayani konsultasi tentang obat-obatan kepada pasien, administrasi apotek dan perpajakan bersama dengan manajer. Laporan keuangan setiap harinya berdasar pada rekap nota hasil penjualan HV, OWA, resep yang kemudian terdokumentasi secara komputerisasi pada setiap akhir kegiatan di apotek. Pengelolaan keuangan dilakukan oleh bagian administrasi klinik Isyka yang dibantu oleh kasir dan AA untuk transaksi apotek.
45 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 1. Pengadaan barang Pengadaan barang dilakukan dengan cara memesan (order) barang ke PBF (Pedagang Besar Farmasi) sesuai dengan surat pesanan baik saat kunjungan sales ke apotek atau memesan lewat telepon melalui salesman disertai SP (Surat Pesanan) dari apotek Isyka yang ditandatangani oleh APA berdasarkan kebutuhan barang yang tercatat dalam buku defecta, barang slow moving dan fast moving, gambaran pola penyakit di sekitar apotek, anggaran pembelian dan pemilihan PBF yang sesuai. Pengadaan barang meliputi bahan obat, obat, alat kesehatan, alat kontrasepsi dan barang-barang diluar sediaan farmasi sebagai pelengkap. Proses pengadaan barang di apotek Isyka dilakukan dengan langkahlangkah sebagai berikut: a. Perencanaan Item Barang Perencanaan item barang yang akan dipesan sesuai dengan barang habis atau hampir habis. Perencanaan item barang yang akan dipesan dimulai dengan pengecekan buku defecta. b. Pemesanan Barang Pemesanan dilakukan berdasarkan hasil pengecekan pada buku defecta dengan membuat SP (Surat Pesanan) barang yang telah ditandatangani oleh APA dan dibuat rangkap 2, satu untuk PBF dan yang lain untuk arsip apotek. Barang-barang yang harganya mahal, cepat rusak dan jarang ditulis dengan resep dokter disediakan dengan jumlah secukupnya. Barang-barang yang harganya murah, essential, Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
46 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 sering ditulis dengan resep dokter disediakan dengan jumlah besar untuk mendapatkan diskon serta meminimalisir biaya pengeluaran. Pemesanan narkotika dilakukan melalui PBF Kimia Farma sebagai distributor. Pemesanan dilakukan menggunakan SP narkotika dimana setiap satu SP digunakan untuk satu jenis narkotika. SP ini dibuat rangkap empat yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan no. SIK dan stempel apotek, dimana satu lembar SP untuk arsip sedangkan yang tiga lembar dikirimkan ke PBF, yaitu satu lembar untuk Dinkes Propinsi, satu lembar untuk Depkes RI dan BPOM, satu lembar arsip PBF. Pemesanan psikotropika dilakukan melalui PBF khusus atau pabrik farmasi secara langsung untuk menyalurkan obat-obat keras tetapi pemesanan psikotropika tidak khusus seperti narkotika. Hal-hal yang diperlukan dalam pengadaan adalah : 1) Keadaan keuangan 2) Daftar anggaran belanja (anggaran pembelian) 3) Permintaan yang berlebih dari konsumen 4) Adanya kenaikan harga untuk produk yang mendatang 5) Buku defecta gudang 6) Pemilihan PBF yang sesuai dengan pertimbangan potongan harga yang ditawarkan, bonus, jangka waktu pembayaran, pelayanan yang baik dan cepat, kualitas dan kuantitas barang. fast moving bulan
47 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 Penerimaan barang dilakukan oleh AA yang memiliki Surat Ijin Kerja (SIK). Pada saat barang datang dilakukan pengecekan barang meliputi alamat faktur yang dituju sesuai dengan pesanan atau tidak, nama dan jumlah barang tiap item, jenis, nomor batch, bentuk sediaan serta tanggal kadaluwarsa. Apabila sudah sesuai antara faktur dengan barang yang diterima, kemudian ditandatangani oleh AA yang menerima disertai nama terang, SIK, cap apotek dan tanggal penerimaan. Obat-obat yang mempunyai waktu kadaluwarsa dalam
pembelian biasanya dilakukan perjanjian mengenai pengembalian obat kepada PBF yang bersangkutan dengan batas waktu menurut perjanjian, biasanya 6 bulan sebelum ED (Expired Date). Obat dengan ED yang hampir mendekati batas yang ditentukan dikelompokkan tersendiri dan biasanya dikembalikan atau ditukar dengan obat yang waktu kadaluwarsanya masih lama. Namun ada beberapa barang yang memiliki ED tetapi tidak dapat dikembalikan dan biasanya mendapat perhatian khusus maka barang / obat tersebut harus diprioritaskan untuk dijual terlebih dahulu. Di apotek Isyka, obat-obat yang masa kadaluwarsanya mendekati 6 bulan sebelum ED dikelompokkan tersendiri untuk selanjutnya diretur atau dikembalikan ke PBF. Barang yang sudah diterima dihargai dengan cara HNA + PPn + laba yang diambil apotek. Kemudian dicocokkan dengan buku daftar harga apotek apakah perlu dirubah atau tidak. Langkah selanjutnya memberi label harga pada kemasan dan diletakkan di etalase / lemari penyimpanan Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
48 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 atau gudang. Penyimpanan obat dan perbekalan farmasi di apotek Isyka dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan, tiap obat disusun secara alfabetis, menurut sistem FIFO dan FEFO, obat-obat generik
dikelompokkan tersendiri, narkotika dan psikotropika disimpan di almari dua pintu diletakkan terpisah oleh pembatas. Obat-obat yang disyaratkan pada suhu dingin yaitu disimpan dalam lemari es. Untuk obat-obat yang tidak pernah atau jarang digunakan sehingga menumpuk di gudang juga perlu dilakukan evaluasi. Pengadaan produk baru yang belum atau jarang dijual di apotek dilakukan dengan cara pembelian di apotek lain yang sudah ada kesepakatan antar apotek maupun konsinasi. Dalam hal konsinasi, PBF akan menerima pembayaran jika barang yang dititipkan sudah laku terjual. Sistem penyimpanan obat di apotek isyka adalah: a. Obat-obat bebas dan bebas terbatas disusun berdasarkan bentuk sediaan, alfabetis dan indikasi obat. b. Obat-obat generik dikelompokkan tersendiri dan disusun berdasarkan alfabetis dan bentuk sediaan c. Obat-obat paten atau Branded disusun berdasarkan bentuk sediaan dan secara alfabetis d. Obat golongan narkotika dan psikotropika yang disimpan di lemari khusus. e. Obat-obat yang dipersyaratkan disimpan dalam suhu dingin disimpan di lemari es.
49 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 2. Penjualan atau Distribusi Penjualan dan distribusi obat di apotek Isyka meliputi berbagai hal yaitu penjualan obat bebas, obat wajib apotik (OWA), obat dengan resep maupun tanpa resep, barang-barang bebas yang bisa didapatkan antara lain: susu, multivitamin, perlengkapan mandi, pembalut wanita, minuman kesehatan. Setiap penjualan obat bebas, obat wajb apotek (OWA), obat dengan resep maupun tanpa resep dimasukan dalam buku penjualan sesuai dengan golongannya (HV, OWA, resep) yang didalamnya terdapat nama barang, jumlah, harga, yang selanjutnya didokumentasi di komputer. a. Penjualan obat bebas (HV) dan Obat Wajib Apotek (OWA) Penjualan HV adalah penjualan yang dilakukan tanpa resep dokter. Penjualan HV meliputi penjualan obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetika, perlengkapan bayi, makanan bayi, multivitamin, dan alat kontrasepsi. Setiap pembelian obat tanpa resep ini ditulis pada nota untuk mengetahui penerimaan obat tanpa resep setiap harinya. Penjualan obat bebas ditandatangani oleh kasir bila diperlukan. Obat yang keluar dicatat pada buku penjualan OTC / HV adalah nama obat, jumlah dan harganya. Sedangkan untuk penjualan OWA dicatat pada buku pembelian OWA kemudian semua bukti penjualan pada hari tersebut didokumentasikan secara komputerisasi. b. Penjualan obat dengan resep Resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada APA untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi penderita sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
50 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 Setiap resep masuk yang dibawa pasien atau keluarga pasien ke apotek Isyka diperiksa keabsahan, rasionalitas, kelengkapan dan ketersediaan obatnya. Jika obat tersedia, resep diberi harga dan dimintakan persetujuan kepada pasien. Resep yang bertanda cito atau PIM harus didahulukan. Setelah resep dibayar resep diberi tanggal, dicap lunas dan diberi nomor unit/nomor urut penerimaan resep. Kemudian resep dilayani untuk diracik, diberi etiket, dikontrol AA dan diserahkan kepada pasien dengan informasi yang diperlukan. AA menanyakan alamat atau nomor telepon pasien pada saat penyerahan obat, hal ini bertujuan jika ada kesalahan penyerahan obat, maka alamat pasien dapat dilacak. Resep yang sudah dilayani dikumpulkan menjadi satu, dibendel dan disimpan per bulan. Hal ini untuk mempermudah pelacakan resep bila sewaktu-waktu diperlukan. Penyimpanan resep dilakukan 3 tahun, setelah itu dimusnahkan dan dibuat berita acara pemusnahan resep. Copy resep diberikan, jika dalam resep tertulis iter, resep dibeli sebagian, obat dalam resep tidak tersedia dan apabila pasien meminta dibuatkan copy resep. Copy resep berisi nama dan alamat apotek, nama dan SIK apoteker, nama dokter dan tanggal pembuatan resep, no resep dan tanggal dibuatnya resep, nama pasien, nama obat, aturan pakai dan tanda lain yang diperlukan misalnya kocok dahulu jumlah obat, atau indikasi obat, tanda PCC (Pro Copie Conform) dan paraf apoteker. Tanda det = detur untuk obat yang sudah diserahkan atau nedet untuk obat yang belum diserahkan (Anief, 1998). Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
51 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 Obat dalam resep yang diserahkan diberi etiket warna putih (obat dalam) dan biru (obat luar). Resep yang sudah dilayani atau dikerjakan disimpan menurut urutan tanggal pembuatan resep. Resep yang mengandung narkotika ditandai pada lembar kumpulan resep bulan tersebut. Berikut Protap pelayanan resep di apotek Isyka: Asisten apoteker menerima resep dari pasien serta mencatat nomor urut, nama, alamat, dan nomor telepon pasien (jika ada) di catat pada lembar harga yang ditempelkan dibalik resep. a. Penerimaan resep b. Pemeriksaan keabsahan dan kelengkapan resep 1) Nama, alamat, nomor SIP dan tanda tangan/ paraf penulis resep. 2) Tempat dan tanggal pembuatan resep. 2) Nama obat, dosis, jumlah dan aturan pakai. 3) Nama pasien, umur, alamat, dan nomor telepon jika ada. Resep yang diterima di baca dengan teliti. Namun jika AA tidak mengerti apa yang ada dalam resep atau obat yang meragukan maka diharuskan bertanya pada asisten apoteker yang lebih senior, apoteker, menghubungi dokter yang bersangkutan. c. Pemberian nomor resep d. Penetapan harga obat pada resep HJA=(HNA+PPN) x laba yang diambil apotek + Tuslah + Embalase e. Pemeriksaan ketersediaan obatnya f. Perjanjian dan pembayaran Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
52 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 1) Pengambilan obat semua atau sebagian 2) Ada/tidak penggantian obat atas persetujuan dokter/ pasien 3) Pembayaran tunai atau kredit 4) Validasi dan penyerahan nomor resep 5) Pembuatan kwitansi dan salinan resep apabila dibutuhkan g. Peracikan 1) Penulisan etiket/penandaan obat, dan kemasan 2) Peracikan obat (menghitung dosis, menimbang, mencampur, dan dikemas) 3) Penyajian hasil akhir h. Pemeriksaan akhir 1) Kesesuaian hasil peracikan dengan resep; nomor resep, nama obat, bentuk dan jenis sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai, nama pasien, umur, alamat, dan nomor telepon. 2) Kesesuaian salinan resep dengan resep asli 3) Kebenaran kuitansi 4) Dicek oleh AA/ Apoteker i. Penyerahan obat dan pemberian informasi 1) Penyerahan obat harus disertai dengan penjelasan tentang: nama obat, bentuk dan jenis sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai, cara penyimpanan, efek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasinya. 2) Tanda terima pasien/penerimaan pasien Program Profesi Apoteker Angkatan X UMS
53 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 j. Layanan purna jual 1) Komunikasi dan informasi setiap waktu 2) Penggantian obat bila diperlukan atas permintaan dokter Alur pelayanan resep di apotek Isyka dapat dilihat pada gambar 4 berikut :
Pasien membawa resep Diperiksa kelengkapan resep Resep diterima
Peracikan resep
Pemberian etiket
Gambar 4. Alur Pelayanan Resep di Apotek Isyka Servis yang ditawarkan apotek Isyka salah satunya melayani antar jemput resep ke rumah pasien tanpa dipungut biaya tambahan. Selain itu apotek Isyka memberikan pelayanan konsultasi tentang obat-obatan secara gratis. Pelayanan ini mempermudah bagi pasien yang ingin berkonsultasi tentang obat-obatan kepada apoteker lewat telepon.
54 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 3. Penjualan Alat Kesehatan Apotek Isyka menyediakan alat kesehatan seperti termometer, alat kontrasepsi, sarung tangan sintetik, stetoskop, kasa pembalut, kapas, masker, pipet, spuit injeksi dan lain-lain. Penjualan alat kesehatan dilakukan oleh AA dan ditulis di nota penjualan dan buku penjualan HV / OTC, nama barang dicatat, jumlah dan harga yang pembayarannya dilakukan di kasir. 4. Administrasi dan Keuangan a. Administrasi Bagian administrasi membuat pembukuan dan laporan kegiatan transaksi di apotek Isyka. Sistem pengelolaan administrasi di apotek Isyka selain terdokumentasi secara manual juga direkapitulasi ulang dengan komputer. Hal ini bertujuan agar memudahkan dalam pengelolaan obat sehingga lebih efektif dan efisien. Administrasi yang dilakukan di apotek Isyka berada di bawah tanggung jawab bagian administrasi. Pembukuan dan laporan yang dilakukan di apotek Isyka meliputi: 1) Buku Defecta Buku ini digunakan untuk mencatat nama obat atau obat baru, obat yang habis atau hampir habis serta jumlahnya yang harus segera dipesankan untuk memenuhi kebutuhan ketersediaan dan stok di apotek. Keuntungan dengan adanya buku ini adalah kita dapat sekaligus mengecek barang dan stok barang, menghindari adanya duplikasi suatu barang sehingga ketersediaan barang di apotek dapat dikontrol dan mempercepat proses pemesanan.
55 Laporan PKPA Apotek Isyka Periode Juni 2008 2) Buku Surat Pemesanan Buku ini berisi lembaran-lembaran surat pesanan yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek. Surat pemesanan dibuat rangkap 2, dengan perincian lembar asli diserahkan ke PBF, tembusannya digunakan sebagai arsip. Dalam surat pemesanan tercantum tanggal pemesanan, nama PBF yang dituju, nama obat atau barang, jumlah, keterangan, tanda tangan pemesan dan stempel apotek. Obat golongan narkotika dipesan dengan menggunakan surat pesanan tersendiri yang ditujukan ke PBF Kimia Farma dengan menyerahkan lembar asli dari surat pemesanan, sedangkan untuk obat golongan psikotropika dipesan dengan surat pesanan khusus psikotropika yang ditujukan kepada PBF Kimia Farma atau PBF yang menyediakan obat-obatan psikotropika. 3) Buku Penerimaan Barang Buku ini digunakan untuk mencatat seluruh barang yang datang atau penerimaan barang yang dilakukan setiap hari berdasarkan faktur dan tanda terima barang. Dalam buku ini tercantum tanggal penerimaan, nama PBF, nama barang, nomor faktur, nomor batch, jumlah barang, ED, jatuh tempo, jumlah harga sebelum diskon, jumlah harga setelah diskon/jumlah harga yang harus dibayar, keterangan. Tahap tahap penerimaan barang dapat dilihat pada gambar 5.
Ada
Pemeriksaan meliputi : Nama obat/barang Jumlah obat/barang Diskon & ED Kondisi fisik harus baik Jika ada retur harus ada paraf pengirim Jika ada kekurangan harus diketahui/diparaf pengirim Cth : surat pesanan, faktur