Bagaimana Format & bentuk SOP yang baik?

Biasanya SOP di buat dalam berbagai bentuk dengan format yang berbeda-beda. Namun demikian pada intinya apapun formatnya semuanya baik dan tidak jadi masalah yang penting mudah di pahami dan dimengerti. format SOP yang banyak di pakai adalah sebagai berikut : Format Header SOP :

1. 2. 3. 4. 5.

Keterangan : Kode Distribusi : Kode yang menunjukkan siapa pemilik dokumen (hardcopy) No. Dokumen : Kode yang menunjukkan fungsi / bagian yang bertanggungjawab untuk kesesuaian isinya & berwenang melakukan perubahan Revisi : menunjukkan status revisi dokumen Tanggal : menunjukkan kapan dokumen mulai diberlakukan Halaman : menunjukkan nomor halaman & total halaman yang ada Format Isi SOP NO 1 2 3 4 5 6 JUDUL TUJUAN RUANG LINGKUP TARGET KINERJA REFERENSI DOKUMEN RIWAYAT PERUBAHAN PROSEDUR Tujuan SOP dibuat Ruang lingkup yang dibahas Ukuran keberhasilan SOP Daftar dokumen yang terkait & formulir yang digunakan Riwayat perubahan yang pernah dilakukan Alur proses disertai pelaku & catatan yang harus ada ISI

Bentuk Bentuk SOP 1. SOP Bentuk Narasi

Contoh : A. SOP Perencanaan & Persiapan Seleksi Karyawan Pejabat Terkait 1. Merencanakan kebutuhan karyawan dengan mengisi form Permintaan Penambahan Karyawan (FM-PS-01). 2. Mengajukan permintaan ke Manajer Personalia. Manajer Personalia 1. Bersama General Manager meninjau permintaan penambahan karyawan berdasarkan kepentingannya & meminta persetujuan Direktur. 2. Memberitahukan keputusan permintaan karyawan ke Pejabat Terkait. 3. Jika disetujui, menginstruksikan Staff Personalia untuk memenuhi permintaan penambahan karyawan. Staff Personalia 1. Menyiapkan draft iklan bila dibutuhkan. 2. Memasang iklan ke surat kabar, majalah / media elektronik atau pengumuman di pos satpam. 3. Menyeleksi berkas lamaran secara administratif & menyerahkan hasilnya ke Manajer Personalia. Manajer Personalia 10. Menyeleksi berkas lamaran yang masuk berdasarkan Standar Kualifikasi Karyawan (ST-PS01). 11. Menyerahkan berkas lamaran ke Staff Personalia untuk melakukan pemanggilan test. 2. SOP Bentuk Tabel Contoh :

3. SOP Bentuk flowchart

ALUR PROSES & DOKUMEN

KETERANGAN

1. Return Slip (FM-GD-04) digunakan untuk menyerahkan barang seperti :

Pengembalian peralatan & sisa bahan saat proyek sudah selesai (PS-TK-01) Asset rusak yang sudah tidak bisa diperbaiki Asset dalam kondisi baik namun tidak digunakan lagi

2. Untuk barang dari Supplier, Staff Gudang harus memastikan dulu kesesuaian Surat Jalan dengan copy PO (FM-PC-02) yang didistribusikan oleh Staff Purchasing 3. Tindak lanjut bisa berupa :

Lansung dikembalikan seluruhnya Yang sesuai diterima, yang bermasalah ditolak, lalu Surat Jalan direvisi

4. GRN (FM-GD-06) didistribusikan ke Staff Purchasing & Administrasi Marketing