BAB 16: TATACARA PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA

16.1

Kenyataan Dasar

Setiap perolehan perlu menunjukkan akauntabiliti awam, diuruskan secara telus, memberi nilai faedah yang terbaik, memberi saingan terbuka dan diproses secara adil dan saksama.

Perlaksanaannya berpandu kepada tatacara perolehan yang ditetapkan bagi menyokong dasar PPUM sebagai sebuah hospital pengajaran kepada Fakulti Perubatan, Universiti Malaya. 16.2 Tafsiran

Perolehan bermaksud suatu pembelian bekalan, perkhidmatan atau kerja yang memenuhi keperluan, jenis, kuantiti dipersetujui serta diperuntukkan. dan kualiti yang dirancang,

Peruntukan belanjawan bermaksud sejumlah wang yang telah diluluskan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja dalam tahun yang ditetapkan.

Spesifikasi bermaksud penentuan secara terperinci bagi memberi gambaran jelas kepada petender mengenai apa yang diperlukan atau yang dikehendaki bagi memenuhi fungsi bekalan, perkhidmatan dan kerja, dari segi pembuatan, keupayaan operasi dan penghasilan produk serta reka bentuk dan ketetapan penyelenggaraan jika berkaitan.

Dokumen tender dan sebut harga bermaksud satu dokumen yang sah dan mengandungi spesifikasi/penentuan terperinci mengenai bekalan,

perkhidmatan dan kerja yang dikehendaki, rujukan, tarikh pelawaan, tarikh dan waktu tutup pelawaan, syarat-syarat tawaran perolehan dan borang jadual harga.

Kontrak bermaksud satu dokumen perjanjian di antara pembekal atau kontraktor dengan PPUM yang ditandatangani oleh kedua-dua pihak. Kontrak hanya sah setelah dimatikan setem. la mempunyai perihal penuh mengenai jenis perolehan, harga seunit yang dipersetujui, kuantiti yang dikehendaki, tarikh, masa, tempat serahan, perkhidmatan lepas jualan, kemudahan mendapatkan alat ganti, tempoh jaminan, dan lain-lain maklumat yang telah dipersetujui. Kontrak Pusat bermaksud perolehan bagi bekalan guna sama yang diuruskan oleh Kementerian Kewangan seperti perabot, alat tulis, tekstil dan lain-lain bekalan yang telah disenaraikan dalam kontrak untuk diterima pakai oleh semua Jabatan dan Agensi Kerajaan.

Tender bermaksud perolehan tiap-tiap satu jenis item atau satu kumpulan item yang berkaitan melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM500,000. Sebut harga terbuka bermaksud perolehan tiap-tiap satu jenis item atau kumpulan item yang berkaitan melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000 sehingga RM500,000. Pembelian Terus bermaksud setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM50,000. Pembelian Terus boleh dibuat secara pembelian dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.

Perolehan darurat bermaksud perolehan yang perlu dibuat segera atau serta-merta di mana kelewatan perolehan akan memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan serta kepentingan awam.

Rundingan terus bermaksud satu kaedah di luar perolehan yang dilakukan secara langsung dengan pembekal tunggal di mana pengecualian

tender/sebut harga terbuka perlu dipohon daripada Kementerian Kewangan.

Perkhidmatan bermaksud perolehan guna tenaga untuk menjalankan tugastugas khidmat nasihat dan kerja yang dikontrakkan seperti pencucian dan pembersihan, pengurusan estet dan lain-lain perkhidmatan.

Kerja bermaksud perolehan yang melibatkan pembinaan, penyelenggaraan dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal. Pendaftaran kontraktor bermaksud pihak-pihak yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang-bidang tertentu.

Taraf bumiputera bermaksud taraf yang diiktiraf oleh Kementerian Kewangan kepada syarikat yang mempunyai penguasaan bumiputera dari segi ekuiti, ahli lembaga pengarah, pengurusan dan pekerja melebihi 51 %.

16.3

Skop

Semua jenis perolehan boleh dilaksanakan melainkan yang dinyatakan di dalam akta seperti hartanah dan saham kecuali diluluskan oleh Lembaga.

16.4

Kuasa Dan Tanggungjawab

16.4.1 Merujuk kepada jawatankuasa di para 1.4.5 b, c dan d.

16.4.2 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Satu

jawatankuasa

yang

dilantik

Pegawai

Pengawal

bagi

menyediakan spesifikasi umum/khusus/teknikal bagi setiap perolehan yang hendak dibuat dengan keahlian terdiri daripada sekurangkurangnya 3 orang pegawai yang mahir dan berkelayakan dalam bidang berkaitan, yang boleh juga terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan.

16.4.3 Jawatankuasa Penilaian Teknikal

Satu jawatankuasa yang dilantik oleh Pegawai Pengawal yang bertujuan untuk membuat penilaian teknikal untuk bekalan,

perkhidmatan dan kerja. Ahli-ahli terdiri daripada mereka yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan mengenai bekalan, perkhidmatan dan kerja yang berkaitan.

16.4.4 Jawatankuasa Penilaian Harga

Suatu jawatankuasa yang terdiri daripada sekurang-kurangnya 2 orang pegawai yang mahir atau berpengalaman dalam bidang tersebut, di mana salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Ahli-ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi atau

Jawatankuasa Penilaian Teknikal tidak boleh dilantik sebagai Jawatankuasa Penilaian Harga.

16.4.5 Ketua PTj

Ketua PTj yang telah diberi kuasa boleh meluluskan perolehan bekalan guna hapus dan kerja bernilai sehingga RM50,000.

16.5

Prosedur

16.5.1 Peruntukan/Pembiayaan

Peruntukan Belanja Mengurus, Belanja Pembangunan, Belanja Penyelidikan dan Akaun Amanah telah diperuntukkan dan mencukupi sebelum sesuatu perolehan dilaksanakan.

16.5.2 Jadual Perancangan

a)

Perolehan terancang - Setiap perolehan perlu dirancang supaya perlaksanaan dapat memenuhi keperluan.

b)

Larangan memecah kecilkan perolehan Semua perolehan tidak boleh pecah kecilkan bagi

mengelakkan pelawaan tender atau sebut harga.

16.5.3 Spesifikasi

Spesifikasi lengkap hendaklah disediakan sebelum pelawaan sebut harga atau pengiklanan tender bagi memastikan setiap tawaran mempunyai spesifikasi yang boleh dijadikan ukuran. Spesifikasi mestilah disediakan dengan penubuhan jawatankuasa dan bukannya secara individu.

16.5.4 Iklan

a)

Sebut harga

Iklan sebut harga dipamerkan di papan kenyataan tidak kurang dari tujuh (7) hari bagi memastikan petender yang

berkelayakan berpeluang mengambil bahagian.

c)

Tender

Iklan tender perlu dikeluarkan di dalam sekurang-kurangnya sebuah akhbar tempatan Bahasa Melayu untuk tempoh dua puluh satu (21) hari. Bagi tempoh kurang daripada yang disebutkan hendaklah mendapat kebenaran Kementerian Kewangan.

d)

Mata wang

Semua tawaran hendaklah dalam mata wang Ringgit Malaysia (RM) kecuali bagi tender antarabangsa dan tertakluk kepada polisi semasa kerajaan.

16.5.5 Penyediaan Dokumen

Dokumen tawaran atau sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam peti tender yang berkenaan pada tarikh dan masa yang telah ditetapkan di dalam iklan. Tawaran yang diterima selepas dari masa dan tarikh tutup dokumen tidak akan diterima..

16.5.6 Jenis-jenis perolehan

a)

Pembelian Terus

i)

Bekalan dan Perkhidmatan

Bagi pembelian bernilai sehingga RM50,000 bagi setiap pesanan dan tidak melebihi RM50,000 setahun untuk setiap jenis item, Ketua PTj dibenarkan membuat pembelian terus dari manamana pembekal sama ada yang berdaftar atau tidak dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera, yang diketahui menawarkan harga yang berpatutan.

Bagi pembelian bernilai sehingga RM50,000 setiap pesanan, pelawaan perlu dibuat kepada sekurangkurangnya tiga pembekal bagi tujuan

perbandingan harga untuk mendapatkan harga yang terbaik dan berpatutan.

ii)

Kerja

Perolehan kerja sehingga RM20,000 setahun boleh dibuat secara lantikan terus di kalangan kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub-kepala yang berkaitan dan Lembaga Malaysia

Pembangunan

Industri

Pembinaan

(CIDB) dalam gred dan kategori yang berkaitan.

b)

Sebut harga

i)

Bekalan dan Perkhidmatan

Sebut harga hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkaitan bagi pembelian bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000.

Bagi

pembelian

melebihi

RM50,000

hingga

RM100,000 pembekal yang dipelawa hendaklah bertaraf Bumiputera dan berdaftar dengan

Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkaitan.

ii)

Kerja

Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)

kontraktor tempatan Kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan Lembaga Pembangunan Industri

Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) dalam gred dan kategori yang berkenaan.

Perolehan RM200,000

kerja hingga

yang

bernilai

melebihi hendaklah

RM500,000

dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor

tempatan Kelas E yang berdaftar dengan PKK di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan.

Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM500,000

hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)

kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar dengan PKK di bawah kelas elektrik yang berkaitan dan LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan.

Kerja-kerja baru, kerja-kerja penyelenggaraan, pembaikan, melibatkan elektrik dan ubahsuai perubahan mekanikal dan naiktaraf yang

struktur,

kerja-kerja dirujuk

hendaklah

kepada PTj Sumber Perkhidmatan.

c)

Tender

Semua perolehan yang bernilai melebihi RM500,000 setahun hendaklah dibuat secara tender terbuka kecuali dengan mendapat kebenaran daripada Kementerian Kewangan.

d)

Runding terus

Perolehan secara rundingan terus hendaklah mendapatkan kelulusan Perbendaharaan Malaysia dengan menyertakan surat pelantikan pembekal sebagai agen tunggal daripada pihak prinsipal berserta sebut harga bekalan/perkhidmatan yang berkaitan.

e)

Kontrak pusat

Perolehan bekalan guna sama kerajaan seperti kerusi, meja, alat tulis dan tekstil hendaklah melalui kontrak pusat. Sebarang pengecualian perlu mendapatkan kelulusan

Kementerian Kewangan.

f)

Perolehan darurat

i)

Pegawai Pengawal mengisytiharkan satu keadaan darurat disebabkan oleh satu epidemik, bencana atau penyakit yang luar biasa.

i)

Pembelian darurat/kecemasan yang perlu dibuat dengan segera kerana kelewatan akan menjejaskan kepentingan awam/organisasi (hanya ditentukan oleh PTj atau pegawai yang diberi arahan bertulis). Pembelian terhad kepada kuantiti yang cukup untuk memenuhi keperluan kecemasan tersebut. Laporan mengenai pembelian, jenis jumlah yang terlibat

hendaklah dikemukakan oleh Ketua PTj kepada JPKA untuk pertimbangan dan kelulusan.

g)

Perubahan dan perlanjutan tempoh kontrak

Perubahan dan perlanjutan tempoh kontrak boleh diluluskan oleh pihak yang meluluskan tender/sebut harga asal dengan syarat :

Tender

i) ii)

tempoh sah laku kontrak masih berkuatkuasa tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syaratsyarat lain dalam kontrak

iii) iv)

perlanjutan bagi kontrak

hanya

sekali

sahaja

dan

tempoh tidak

maksimum adalah sehingga 2 tahun; dan bekalan, tambahan kuantiti

melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM25 juta; atau v) bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM25 juta.

Sebut harga

i)

Dibenarkan

bagi

kontrak

yang

bernilai

melebihi

RM200,000 hingga RM500,000 ii) iii) tempoh sah laku kontrak masih berkuatkuasa tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syaratsyarat lain dalam kontrak

iv) v)

perlanjutan bagi kontrak

hanya

sekali

sahaja

dan

tempoh tidak

maksimum adalah sehingga 2 tahun; dan bekalan, tambahan kuantiti

melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000; atau vi) bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.

16.5.7 Pendaftaran Kontraktor

a)

Bekalan dan Perkhidmatan

Pembelian

setiap

jenis

item

yang

melibatkan

jumlah

perbelanjaan tahunan sehingga RM50,000 boleh dibuat dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau Bukan Bumiputera

b)

Kerja

Perolehan yang dibuat melalui kontraktor yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan mempunyai Sijil Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB)

16.5.8 Perkhidmatan Perunding

Perunding yang dilantik oleh Kementerian Kewangan untuk tujuan khidmat nasihat.

16.5.9 Keutamaan Kepada Petender Bumiputera

a)

Perolehan

bekalan/perkhidmatan

yang

bernilai

melebihi

RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/pembekal tempatan bertaraf Bumiputera yang

berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan

b)

Bagi tender bekalan, peralatan dan kerja yang melebihi RM100,000 hendaklah diberi keutamaan kepada syarikat Bumiputera mengikut peraturan berikut:

Melebihi RM100,000

- RM500,000

- 10%

Melebihi RM500,000

- RM1.5 juta

- 7%

Melebihi RM1.5 juta

- RM5 juta

- 5%

Melebihi RM5 juta

- RM10 juta

- 3%

Melebihi RM10 juta

- RM15 juta

- 2.5%

Melebihi RM15 juta

- Tiada keistimewaan

16.5.10

Urusetia perlu sediakan jadual perbandingan harga yang mengandungi maklumat harga dan nama/kod pembekal/ kontraktor yang perlu diserahkan kepada Pengerusi

Jawatankuasa Tawaran pada hari mesyuarat.

16.5.11

Jawatankuasa Penilaian Teknikal

a)

Pegawai

Pengawal

melantik

ahli

Jawatankuasa

Penilaian Teknikal yang mahir dalam bidang yang berkaitan.

b)

Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan menyediakan Laporan Penilaian Teknikal dan dikemukakan kepada Urusetia Perolehan yang berkenaan.

16.5.12

Urusetia Perolehan

Urusetia perolehan bertanggungjawab bagi membuat analisa perbandingan nilai berasaskan laporan penilaian teknikal, tawaran harga dan mengambil kira dasar kerajaan dalam menetapkan keutamaan perolehan seperti taraf Bumiputera, kriteria pembuat dan barangan buatan tempatan. Daripada analisa ini, urus setia akan membuat syor dan menyediakan dokumen yang diperlukan kepada Jawatankuasa Perolehan yang berkenaan.

16.5.13

Lembaga Perolehan A atau Lembaga Perolehan B atau Jawatankuasa Kecil Bekalan

Lembaga Perolehan A atau Lembaga Perolehan B atau Jawatankuasa Kecil Bekalan adalah diberi kuasa menimbang serta meluluskan tender/sebut harga yang nilainya tertakluk kepada kelulusan yang diberi oleh Kementerian Kewangan dan Lembaga Pengurus.

16.5.14

Ijab kabul/Setuju terima tawaran

Surat niat akan dikeluarkan kepada petender yang berjaya. Surat tersebut mengandungi syarat dan terma tambahan bagi

memastikan kontrak tersebut berjaya dilaksanakan dan bagi memenuhi dasar-dasar dan aspirasi kerajaan. Selepas

menerima surat niat, petender yang berjaya dikehendaki menandatangani dan dikembalikan surat setuju terima bagi penyediaan kontrak.

16.5.15

Kontrak

Kontrak dimeterai dengan petender yang berjaya Petender dikehendaki mengemukakan bon pelaksanaan daripada bankbank yang diiktiraf jika berkaitan, Kontrak tersebut juga perlu ditandatangani oleh kedua-dua pihak (pembekal dan PPUM) serta dimatikan setem.

16.5.16

Pesanan

Pesanan yang dikeluarkan hendaklah mempunyai ciri-ciri kawalan yang teratur dan kemas dari segi penyediaan dan rekod bagi memastikan ia selamat dan tidak berlaku penyalahgunaan. 16.6 Dokumen Berkaitan

Ketua

Penolong

Pengarah

Kanan,

PTj

Sumber

Bahan

adalah

bertanggungjawab untuk menyediakan dokumen- dokumen berkualiti yang berkaitan.