Anda di halaman 1dari 95

KURSUS ICT 2012 ZON SARAWAK PENGENALAN KEPADA MICROSOFT EXCEL 2007 27 HINGGA 28 DISEMBER 2012 PMMK1, UNIVERSITI

TEKNOLOGI MARA SARAWAK


AimaSumiyatiBintiMaliki SuhanahBintiShuhor

BAB 1 PENGENALAN Apakah itu Microsoft Excel 2007 Tugas-tugas Yang Mampu Dilaksanakan Oleh Excel Memulakan Perisian Microsoft Excel Menutup (Keluar) Perisian Excel Mengenali Skrin Menu Excel Butang Microsoft Office (Microsoft Office Button) Quick Access Toolbar Title Bar Reben (The Ribbon) Mengenali Buku Kerja (Workbook) Dan Lembaran Kerja (Worksheet) Melayari Sel Name Box Melayari Lembaran Kerja Memilih Atau Menandakan Sel Pemilihan bersambung Pemilihan Terpisah Pemilihan Keseluruhan Baris / Lajur Teknik Penggunaan Tetikus Rumusan

BAB 2 MENCIPTA LEMBARAN KERJA (WORKSHEET) Apakah itu lembaran / helaian kerja (worksheet) Memasukkan Data Menyunting (Edit) Data Menyimpan Buku Kerja Format Nama Yang Boleh Digunakan Menutup Buku Kerja Rumusan

BAB 3 PENYUNTINGAN (EDIT) DAN PENGFORMATAN Arahan-arahan Tindakan Arahan Undo Arahan Redo Memindahkan / Menggerakkan Data Menyalin Data Salin Dan Tampal Menyalin Dengan AutoFill Rujukan Relatif (Relative Reference) Rujukan Mutlak (Absolute Reference) Mesej-mesej Ralat Memilih Atau Menandakan Sel Pemilihan Bersambung Pemilihan Terpisah Pemilihan Keseluruhan Baris / Lajur Rumusan

BAB 4 MEMBINA FORMULA Pembinaan Formula Keutamaan Operator Mencipta Formula Rujukan Sel Di Dalam Formula Mengemaskini Keputusan Menggunakan Fungsi Mencari Amaun Jumlah Mencari Nilai Purata, Maksima Dan Minima Rumusan

BAB 5 PENGFORMATAN LEMBARAN KERJA (WORKSHEET) Pengformatan Lembaran Kerja Mengubah Saiz Baris Dan Lajur Menukar
Saiz Secara Manual

Mengeset Saiz Dengan Ukuran Tepat Menambah Baris Dan Lajur Memadam Baris Dan Lajur Menyembunyikan Baris Dan Lajur Menukar Font Dan Atribut Aksara Menukar Penjajaran (Allignment) Wrap Text Penjajaran Lintang Penjajaran Menegak Memusing Teks Border Dan Pattern Menggunakan Workbook Themes dan Table Styles Memilih Stail Format Mengformat Nombor Menukarkan Nombor Decimal Kepada Peratusan Pelbagai Format Nombor Menukar Format Matawang Mengeset Format Tarikh Dan Masa

BAB 6 BEKERJA DENGAN LEMBARAN KERJA Menukar Nama Lembaran Kerja Membuang Lembaran Menyembunyikan Lembaran Kerja Memindahkan Lembaran Kerja

Menyalin Lembaran Kerja Berbilang Lembaran Kerja Mengumpulkan Lembaran Kerja (Sheets Grouping) Membahagi Tetingkap Membesar dan Mengecilkan Paparan Menyusun Tetingkap Membahagi Tetingkap Lembaran Kerja Dengan Arahan Split Pembahagian dua tetingkap Membekukan Baris / Lajur Berbilang Buku Kerja Sebagai Workspace

BAB 7 MEMBINA GRAF / CARTA Mencipta Carta Penukaran Bentuk Graf / Carta Mengformat Carta / Graf

BAB 8 MENCETAK LEMBARAN KERJA Melihat Hasil Cetak Dengan Print Preview Toolbar Print Preview Mencetak Lembaran Kerja Mencetak Sebahagian Kawasan Menentukan Kawasan Cetakan Mencipta Kepala Dan Kaki Cetakan

BAB 1

PENGENALAN MS EXCEL 2007

Objektif : Memahami apakah itu Excel Memperkenalkan para peserta kepada kemahiran asas yang diperlukan untuk mengaplikasi Microsoft Excel dengan berkesan Para pelajar akan dapat memahami konsep asas lembaran kerja di dalam pengendalian data-data berbentuk angka, pengiraan dan juga text Mengetahui ciri-ciri / kriteria dalam Microsoft Excel Berpengetahuan untuk memulakan dan mengakhiri perisian Excel

Apakah itu Microsoft Excel 2007 ? Microsoft Excel 2007 merupakan salah satu aplikasi selain dari Microsoft Word,

Microsoft Access, Microsoft PowerPoint dan lain-lain aplikasi di dalam Microsoft Office Suite. Ianya dikategorikan sebagai satu aturcara spreadsheet yang mengandungi baris dan lajur. Fungsinya sebagai satu hamparan elektronik yang dijalankan di sesebuah komputer peribadi membolehkan anda mengelolakan data kepada baris-baris dan lajurlajur yang telah disediakan. Anda boleh menggunakan ia untuk menjalankan pengiraan matematik dengan cepat bagi pengiraan yang mudah ataupun
NOTA MS EXCEL 2007

kompleks. Ia dapat 1

mencipta jadual yang besar disamping menghasilkan carta atau graf seperti yang dikehendaki.

Tugas-tugas Yang Mampu Dilaksanakan Oleh Excel Diantara perkara-perkara yang boleh dilaksanakan di dalam Excel ialah:1. 2. Mencipta jadual berangka. Melaksanakan pengiraan yang mudah dan kompleks, samada menggunakan formula yang dicipta sendiri ataupun menggunakan formula yang sudah dibina di dalam Excel. 3. Mencipta carta dan graf dalam pelbagai bentuk seperti bentuk pai, graf, garisan, radar dan lain-lain lagi mengikut keperluan pengguna berdasarkan sumber jadual yang telah dipilih. 4. 5. 6. Memasukkan objek dan gambar pada dokumen. Menyimpan data-data di dalam berbilang lembaran kerja di dalam satu satu fail. Hasil dari carta ataupun graf yang dibina, analisa terhadap sesuatu data boleh dilakukan. 7. Merakam langkah-langkah yang biasa dilakukan oleh pengguna dengan mencipta satu makro. 8. 9. Mencipta aturcara sendiri bagi memenuhi kehendak pengguna. Mengendalikan pangkalan data.

Secara ringkasnya, ciri-ciri utama Microsoft Excel adalah seperti berikut :Ciri Utama : Worksheets Keterangan : Menganalisa & mengira data. Boleh ada data, carta atau kedua-duanya sekali Mempersembahkan carta secara grafik Untuk mengurus maklumat / data yang besar Untuk merakam langkah-langkah yang dilakukan Untuk mencipta laporan-laporan

Charts Database Macros Advanced Formatting

NOTA MS EXCEL 2007

Memulakan Perisian Microsoft Excel Terdapat beberapa cara yang boleh digunakan bagi memulakan Excel. Klik Start Search All Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007

Rajah 1.1

Klik pada paparan tetingkap (desktop) terhadap ikon Microsoft Office Excel 2007 sebanyak dua (2) kali.

Rajah 1.2

NOTA MS EXCEL 2007

Menutup (Keluar) Perisian Excel Terdapat beberapa cara untuk keluar dari Excel. 1. Klik ikon Microsoft Office Button dan seterusnya pilih Close.

Rajah 1.3 2. Klik pada butang X untuk keluar dari fail perisian Excel.

Rajah 1.4

3.

Klik Office Button dan pilih butang Exit Excel.

Rajah 1.5
NOTA MS EXCEL 2007

Mengenali Skrin Menu Excel Adalah penting bagi pengguna-pengguna untuk mengetahui dan memahami akan elemen-elemen dalam paparan skrin Excel. Gambarajah di bawah memaparkan skrin Microsoft Excel 2007 yang dibuka buat pertama kalinya.

Rajah 1.6

NOTA MS EXCEL 2007

Butang Microsoft Office (Microsoft Office Button)

Rajah 1.7

Di sudut atas sebelah kiri skrin Microsoft Excel 2007 terdapat butang Microsoft Office. Apabila anda klik butang tersebut, gambarajah seperti di bawah akan dipaparkan. Anda boleh menggunakan menu bagi mewujudkan satu buah fail baru, terbuka satu buah fail sedia ada, menyelamatkan sebuah fail, dan menjalankan banyak tugas-tugas lain.

Rajah 1.8

Quick Access Toolbar Rajah 1.9 Di sebelah butang Microsoft Office adalah Quick Access toolbar. Ianya memberi anda untuk akses arahan yang anda sering gunakan. Secara lalai (default), menu Save, Undo, dan Redo kelihatan pada Quick Access toolbar. Anda boleh menggunakan Save untuk menyimpan fail anda, Undo untuk mengundurkan satu tindakan yang anda telah lakukan, dan Redo untuk mengaplikasi semula satu tindakan yang anda telah menggulung kembali.

NOTA MS EXCEL 2007

Title Bar Rajah 1.10

Di sebelah Quick Access toolbar adalah bar Title. Pada bar Title, Microsoft Excel mempamerkan nama bagi buku kerja anda yang anda sedang gunakan.

Reben (The Ribbon)

Tabs

Button s

Ribbon s

Rajah 1.11
Font Group Dialog Box Launcer

Anda akan menggunakan arahan-arahan untuk melaksanakan apa

memerintah

Microsoft Excel

yang anda ingin lakukan. Di Microsoft Excel 2007, anda

menggunakan Ribbon untuk mengeluarkan arahan-arahan. Ribbon terletak dekat bahagian atas tetingkap Excel, di bawah Quick Access toolbar. Di Ribbon sebelah atas terdapat beberapa tab seperti Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review dan View; kumpulan perintah. Sebagai contoh, klik satu tab akan mempamerkan kumpulan-

apabila anda klik pada butang tab Home,

kumpulan-kumpulannya seperti Clipboard, Font, Allignment, Number, Styles, Cells dan Editing akan dipamerkan. Dalam setiap kumpulan, terdapat arahan-arahan yang berbentuk perintah butang-butang (buttons). Anda perlu klik butang-butang ini untuk 7

NOTA MS EXCEL 2007

mengeluarkan arahan. Anda akan berjumpa dengan satu pelancar kotak dialog (dialog box launcher) di satu sudut bawah sebelah kanan dalam setiap kumpulan. Apabila anda klik pelancar kotak dialog, terdapat beberapa lagi arahan yang berkaitan yang akan dipamerkan.

Mengenali Buku Kerja (Workbook) Dan Lembaran Kerja (Worksheet) Sebuah buku kerja Excel merupakan sebuah program spreadsheet yang mengandungi baris dan lajur. Lajur ialah kawasan menegak dan ditandai oleh huruf pada kepala lajur. Baris ialah kawasan melintang dan ditandai oleh angka di kepala baris. Apabila anda membuka satu fail di dalam Excel, maka fail tersebut adalah merupakan atau dikenali sebagai workbook atau buku kerja. Fail yang belum disimpan dinamakan secara lalai (default) sebagai Book#. Setiap fail boleh mengandungi beberapa halaman. Halaman di dalam Excel dikenali sebagai worksheet atau lembaran kerja. Ianya

diumpamakan sebagai sebuah buku yang mengandungi berpuluh, beratus atau beriburibu muka surat. Satu lembaran kerja mengandungi lajur sehingga 16,384 lajur (Lajur A - XFD) dan baris sehingga 1,048,576 baris (1 1,048,576). membentuk satu alamat sel. Sel dirujuk dengan alamat iaitu bilangan lajur, diikuti dengan baris. Sebagai contoh, sel A1 menunjukkan sel di lajur A dan baris 1. Persilangan diantara baris dan lajur

Rajah 1.12

NOTA MS EXCEL 2007

Melayari Sel Cara mengaktifkan sel ialah dengan menggunakan tetikus dan klik pada sel yang dikehendaki. Sekiranya sel anda melampaui kawasan skrin, anda boleh skrol skrin ke kawasan kanan dan bawah menggunakan palang skrol (scroll bar) sehingga sel yang dikehendaki terpapar. Anda boleh terus menuju ke sel yang dikehendaki dengan arahan Go To. Kekunci fungsi F5 adalah kekunci Go To. Jika anda menekan kekunci F5, anda akan mendapat kotak Go To. Pilih Edit, seterusnya klik Go to atau Tekan F5 di papan kekunci dan kotak Go to akan muncul seperti di Rajah 1.3

Rajah 1.13 Taipkan alamat sel di dalam petak Reference dan klik OK atau Klik di dalam petak Name Box Taipkan alamat sel yang dikehendaki Tekan Enter

Bagi tujuan yang sama, selain dari F5, anda boleh menekan kekunci Ctrl + g.

NOTA MS EXCEL 2007

Name Box Anda juga boleh menggunakan Name Box untuk terus ke lokasi sel dengan hanya taipkan alamat sel yang dikehendaki. Seterusnya tekan kekunci Enter. Seperti contoh, taipkan C9 di kotak Name Box. Anda akan dapati sel yang aktif adalah C9.

Rajah 1.14

Melayari Lembaran Kerja Dengan menggunakan kekunci anak panah, anda boleh melayari sesebuah lembaran kerja. Anda boleh menggunakan kekunci anak panah ke bawah untuk ke satu sel pada satu masa. Anda juga boleh menggunakan kekunci anak panah ke atas untuk ke sel atas pada satu masa. Kekunci tab boleh digunakan untuk pergi ke sel sebelah kanan. Manakala, anda pula boleh menekan kekunci Shift dengan kunci tab untuk pergi ke sel di sebelah kiri. Anda juga boleh menggunakan kekunci anak panah kiri dan kanan. Begitu juga denga kekunci Page Up dan Page Down yang membolehkan anda melayari sesebuah muka surat pada satu masa. Jika anda menekan kekunci Ctrl +Home, anda anda berada di sel A1, permulaan sesebuah lembaran kerja.

NOTA MS EXCEL 2007

10

Memilih Atau Menandakan Sel

Pemilihan sel melibatkan lebih dari satu sel. Kawasan sel ini dipanggil range atau julat. Di dalam spreadsheet, julat ditulis sebegini : A1:B17. Terdapat dua jenis pemilihan sel : i) ii) Pemilihan bersambung (contiguous selection / adjacent range). Pemilihan terpisah (noncontiguous selection / non-adjacent range).

Pemilihan bersambung Terdapat beberapa kaedah seperti penggunaan :i) Tetikus Sekiranya anda hendak memilih julat A1:B7, klik dan tahan tetikus pada sel permulaan (A1) dan seret tetikus ke sel terakhir (B7). Julat kawasan tersebut akan di tandakan (highlighted). ii) Papan Kekunci Aktifkan sel pertama (A1). Tahan kekunci Shift. Gunakan kekunci anak panah dan gerakkan ke sel terakhir (B7). Contohnya : Tekan anak panah kanan sekali, diikuti anak panah bawah 6 kali. iii) Tetikus dan papan kekunci Klik sel pertama. Tahan kekunci Shift.. Klik sel terakhir. Kesemua sel diantara kedua-dua sel akan terpilih. Cara ini dicadangkan jika ianya melibatkan julat pemilihan yang besar.

iv) Name Box Taipkan julat, contohnya, A1 : B7 ke dalam petak Name Box dan tekan Enter.

NOTA MS EXCEL 2007

11

Pemilihan Terpisah Anda hendak memilih julat kawasan yang terpisah, seperti anda memilih julat A1:B7 dan pada masa yang sama, anda hendak memilih julat kawasan C5:F18. Bagaimanakah untuk membuat pemilihan yang sebegini ? Pilih dahulu A1 :B7 Tahan kekunci Ctrl Pilih E2:E5 atau Taipkan A1:B7, C5:F18 di petak Name Box.

Pemilihan Keseluruhan Baris / Lajur Bagi memilih keseluruhan lajur, klik pada kepala lajur. Bagi memilih beberapa lajur, klik dan tahan lajur pertama dan seret melintang ke lajur terakhir. Pastikan sewaktu menyeret, pointer tetikus adalah palang besar.

Latihan 1 Kunci Anak Panah Ke bawah Tekan kunci anak panah ke bawah beberapa kali. Nota : Kursor itu bergerak menurun satu sel pada satu masa.

Kekunci Anak Panah Ke atas Tekan kunci anak panah ke atas beberapa kali. Kursor itu bergerak menaik satu sel pada satu masa. Kekunci Tab 1. Gerakkan ke sel A1. 12

NOTA MS EXCEL 2007

2.

Tekan kekunci Tab beberapa kali. Nota : Kursor itu lakan bergerak ke sebelah kanan sesuatu sel pada satu masa.

Kekunci Shift+Tab

Tekan kunci Shift dan kemudian tekan Tab. Nota : Kursor itu akan bergerak ke sebelah kiri satu sel pada satu masa.

Kekunci Anak Panah Kiri dan Kanan 1. 2. Tekan kekunci anak panah kanan. Kursor akan bergerak ke kanan. Tekan kekunci anak panah kiri. Kursor akan bergerak ke kiri.

Kekunci Page Up / Page Down 1. Tekan kekunci sebelah kanan. 2. Tekan kekunci Page Up. Kursor akan bergerak ke skrin ke muka surat ke sebelah kiri. Berikut adalah ringkasan beberapa teknik pintas bagi melayari sel anda dengan menggunakan papan kekunci / anak panah : Papan Kekunci Anak Panah Anak Panah , , , / Hasilnya Page Down. Kursor akan bergerak ke skrin ke muka surat ke

Bergerak ke sel bersebelahan kiri, kanan, atas atau bawah

Page Up / Page Down

Bergerak ke satu skrin ke atas / bawah

Home

Kembali ke sel pertama lajur semasa

Ctrl + Home

Kembali ke kedudukan asal (sel pertama) iaitu A1 Bergerak ke sel sempadan sesuatu jadual spreadsheet (jika ada) atau ke sempadan (sel pertama / terakhir)

Ctrl + Anak Panah

NOTA MS EXCEL 2007

13

lembaran kerja mengikut arah anak panah. Jika terdapat beberapa jadual di dalam lembaran kerja anda, dengan menekan lagi papan kekunci, anda akan dibawa ke sempadan jadual berikutnya. Sebagai contoh : tekan ctrl + untuk pergi ke lajur terakhir (XFD) tekan ctrl + untuk pergi ke baris terakhir (1,048,576) Ctrl + End : Bergerak ke sel bawah kanan kawasan yang

mempunyai data di dalam lembaran kerja. Fungsi ini dan teknik terdahulu sangat berguna terutamanya apabila anda mempunyai jadual senarai yang sangat panjang. Ctrl + Tanda Noktah (.) : Jika anda mempunyai kawasan julat terpilih, dengan menekan kekunci ini akan membawa anda ke sel bucu kawasan terpilih mengikut arah lawan jam

Ctrl + Page Up / Down

Bergerak ke lembaran terdahulu / berikutnya

Jadual 1

Teknik Penggunaan Tetikus

Disenaraikan beberapa teknik asas penggunaan tetikus : Klik : Tekan sekali butang kiri tetikus Klik dua kali atau dwiklik : Tekan dua kali butang kiri tetikus dengan pantas Klik kanan : Klik sekali butang kanan tetikus Klik dan seret atau seret sahaja : Tahan butang kiri tetikus dan seretkan tetikus.

NOTA MS EXCEL 2007

14

Rumusan

Adalah diharapkan di akhir bab ini, anda dapat memahami dan mengenali skrin Excel dengan baik cekap melayari skrin Excel dengan menggunakan pelbagai teknik penggunaan papan kekunci dan anak panah

NOTA MS EXCEL 2007

15

BAB 2

MENCIPTA LEMBARAN KERJA (WORKSHEET)

Objektif : Peserta kursus dapat mencipta lembaran kerja dengan mudah Menunjukkan cara memasukkan formula ke dalam sel Mendedahkan pelbagai cara menyalin data / formula Mengenalkan perbezaan di antara rujukan relatif dan rujukan mutlak. Memaparkan formula sebagai kandungan sel Mempelbagaikan cara untuk memilih atau menandakan julat sel Membuka dan menyimpan fail / buku kerja dengan baik.

Apakah itu lembaran / helaian kerja (worksheet) Lembaran kerja ialah jadual yang mengandungi angka. Kebanyakan jadual yang dicipta melibatkan banyak pengiraan. Mencipta lembaran kerja melibatkan beberapa proses seperti : 1. 2. 3. 4. 5. Memasukkan data Menyunting (edit) data Membuat pemformatan Menyimpan lembaran kerja Menutup lembaran kerja 16

NOTA MS EXCEL 2007

Langkah ke 4 (menyimpan lembaran kerja) tidak semestinya dilakukan terakhir mengikut turutan. Anda adalah dinasihatkan menyimpan fail dengan segera supaya tidak

kehilangan buku kerja yang sedang ditaip. Anda perlu menyimpan lembaran kerja anda setiap 30 minit ataupun setiap 5 minit tetapi sebaik-baiknya adalah setiap kali anda melakukan sebarang perubahan / pengemaskinian terhadap dokumen.

Memasukkan Data Apabila memulakan Excel, anda akan dibekalkan dengan sebuah buku kerja kosong (secara lalainya Book#). Jika anda sedang bekerja dengan sebuah fail dan mahu mencipta sebuah buku kerja yang baru, Klik Office Button New Blank Workbook. Klik butang Create.

Rajah 2.1

atau Klik ikon New Rajah 2.2

NOTA MS EXCEL 2007

17

Umumnya, terdapat dua jenis data yang dimasukkan ke dalam sel iaitu label dan nilai. Label ialah teks atau apa sahaja data yang tidak melibatkan mengiraan seperti nama syarikat, nama, nombor pekerja dan lain-lain. Nilai merupakan data yang melibatkan pengiraan biasanya angka (Numeric).

Beberapa langkah untuk memasukkan data : 1. 2. 3. Klik sel yang hendak digunakan Taipkan data Tekan butang Enter (sel bawah akan aktif) atau Tab (sel kanan akan aktif) untuk mengesahkan kemasukan data. Data di dalam sel akan dipaparkan di dalam petak Formula Bar. 4. Tekan butang Esc untuk membatalkannya atau klik butang Cancel.

Butang Cancel

Butang Enter

Rajah 2.3

Menyunting (Edit) Data Dalam proses penyediaan sesuatu jadual, sudah tentu anda akan melakukan kesilapan. Jika anda menyedari kesilapan anda sebelum mengesahkan kemasukan data, anda boleh gunakan teknik pemadaman teks seperti biasa (tekan butang Back Space) untuk memadam aksara kiri atau butang Delete untuk kanan) dan lakukan pembetulan.

NOTA MS EXCEL 2007

18

Jika anda sudah mengesahkan kemasukan data, terdapat tiga cara penyuntingan : Pilih sel yang hendak dibetulkan, taipkan data yang betul dan tekan butang Enter. Kaedah ini sangat sesuai jika data pembetulan dan data asal berbeza sama sekali seperti menggantikan label Nombor Pekerja dan Kelayakan. Pilih sel yang hendak dibetulkan. Kandungan sel akan dipaparkan dipetak Formula Bar. Lakukan pembetulan seperti biasa di dalam petak tersebut. Kaedah ini sesuai jika data pembetulan tidak banyak berbeza dengan data asal seperti menggantikan Jabatan dengan Jawatan (di mana hanya satu aksara saja yang berubah). Pilih sel yang hendak dibetulkan dan tekan butang F2. Excel membenarkan anda melakukan pembetulan di dalam sel itu sendiri. Buat pembetulan seperti biasa.

Menyimpan Buku Kerja Buku kerja yang dicipta mestilah disimpan bagi penggunaan selanjutnya. Proses menyimpan tidak semestinya dilakukan setelah kerja anda siap. Sebaliknya simpanlah buku kerja anda sekerap yang mungkin kerana terdapat banyak kemungkinan yang akan berlaku seperti terputus bekalan elektrik.

Langkah-langkah untuk menyimpan buku kerja : Klik Office Button Save Pilih folder (lokasi ) untuk disimpan dokumen tersebut Taipkan nama dokumen pada petak File name : Klik butang Save

Selepas menyimpan buku kerja ini, anda akan dapati nama dokumen yang disimpan muncul di Title Bar. Buku kerja yang dicipta akan diakhiri dengan extension atau lanjutan .xls. Jika anda memilih menu Save, dokumen yang disimpan akan overwrite dokumen yang sebelumnya. Tetapi, jika anda ingin menyimpan dokumen tersebut dengan nama yang lain, pilih menu Save As.

NOTA MS EXCEL 2007

19

Format Nama Yang Boleh Digunakan Beberapa syarat format nama yang boleh digunakan seperti : Anda boleh menggunakan aksara atau huruf sehingga 255 aksara termasuk ruang kosong (space). Jangan gunakan aksara-aksara seperti : /, \, <, >, *, ., ?, , |, :, dan ;

Nama yang telalu panjang akan menyulitkan kerja dokumentasi anda.

Menutup Buku Kerja 1. 2. Klik Office Button dan pilih menu Close. Ataupun, Anda boleh klik X pada bucu atas sebelah kanan fail Excel tersebut

Rajah 2.4 Jika helaian kerja semasa tidak pernah diubah sejak ia dibuka, ia akan ditutup secara automatik. Jika helaian kerja pernah diubah, kotak dialog berikut akan dipaparkan.

Rajah 2.5
NOTA MS EXCEL 2007

20

Jika anda ingin menyimpan helaian kerja berkenaan sebelum menutupnya, klik butang Yes. Klik butang No jika anda hendak menutup helaian kerja tanpa menyimpannya sekali lagi. Sebarang perubahan yang dibuat selepas kali terakhir anda menyimpan (Save) helaian ini akan hilang. Klik butang Cancel jika anda hendak membatalkan operasi tutup helaian kerja

Rumusan Pada akhir bab ini, anda telah menguasai kemahiran : Mendapat gambaran mengenai Excel Mengetahui proses-proses dalam sesuatu lembaran kerja Membuka dan menutup fail Excel

NOTA MS EXCEL 2007

21

BAB 3

PENYUNTINGAN (EDIT) DAN PENGFORMATAN

Objektif :Supaya anda dapat mengetahui, mempelajari dan memahami : Mengetahui arahan / tindakan dalam Excel Pelbagai cara menyalin data / formula Perbezaan di antara rujukan relatif dan rujukan mutlak. Memaparkan formula sebagai kandungan sel Pelbagai cara untuk memilih atau menandakan julat sel

Banyak teknik pengeditan yang sebenarnya amat memudahkan proses kerja anda jika anda tahu menggunakannya. Dalam buku ini, anda akan diberi penerangan tentang bagaimana melakukan beberapa proses pengeditan mudah seperti arahan-arahan

tindakan, menggerak dan menyalin data.

NOTA MS EXCEL 2007

22

Arahan-arahan Tindakan

Arahan-arahan yang dimaksudkan adalah seperti arahan memadam mengulangi tindakan (Repeat). Kesemua arahan ini terdapat di dalam Quick Access Toolbar. Untuk menambah menu / arahan lagi, pilih Customize Quick Access Toolbar.

Rajah 3.1

Skrin seperti di bawah akan paparkan dan anda boleh pemilihan menu / arahan yang dikehendaki untuk diletakkan di Quick Access Toolbar.

Rajah 3.2 Sekiranya anda menu selain yang dipaparkan, anda pilih More Commands. Pilih menu / arahan yang dikehendaki, klik butang Add>>, klik butang OK.

NOTA MS EXCEL 2007

23

Rajah 3.3

Di butang tab Home, terdapat banyak menu / arahan seperti menebalkan / menggariskan / menukar font, cut, copy, paste dan lain-lain lagi. Butang tab Home mengandungi berbagai-bagai kumpulan seperti kumpulan Clipboard, Font, Allignment dan lain-lain lagi seperti yang dipaparkan di skrin di bawah. Masing-masing mempunyai fungsi tersendiri.

Rajah 3.4

Begitu juga dengan butang tab Insert, tab Page Layout, tab Formulas, tab Data, tab Review, tab View dan tab Add-Ins. Anda perlu ambil pendekatan untuk melayari skrin Excel dengan mencuba semua butang tab yang disediakan.

NOTA MS EXCEL 2007

24

Arahan Undo

Memadamkan tindakan terdahulu. Mungkin anda secara tidak sengaja memadam sesuatu dan bagi mendapatkannya kembali, klik butang Undo pada Quick Access Toolbar.

Arahan Redo

Gunakan arahan ini bila anda telah membatalkan tindakan dengan arahan Undo dan kemudian, mahu melakukannya kembali. Contohnya, anda telah memadam sesuatu, dan kemudian membatalkan tindakan tersebut dengan arahan Undo. Perkara yang dipadam tadi akan muncul semula. Jika setelah itu, anda ingin memadamnya kembali, gunakanlah fungsi Redo. Anda boleh klik butang Redo pada Quick Access Toolbar.

Memindahkan / Menggerakkan Data

Terdapat dua cara untuk memindahkan data ke sel yang lain. 1. Cut and Paste (potong dan tampal) Klik sel atau tandakan julat yang hendak dipindahkan / di gerakkan dan klik Cut. 2. Klik sel sasaran dan tampal dengan mengklik butang Paste.

Drag and Drop (seret dan lepas) Cara ini lebih mudah jika anda mahir menggunakan tetikus. Klik sel atau tandakan julat sel asal (yang hendak dipindahkan kandungannya). Letakkan pointer pada border sel asal yang terpilih itu sehingga pointer menjadi anak panah seperti begini

NOTA MS EXCEL 2007

25

Tahan butang kiri tetikus dan gerakkan pointer ke sel sasaran (perhatian bahawa Excel memaparkan alamat sel / julat yang terpilih ketika anda mengheretnya). Lepaskan butang tetikus apabila anda tiba ke sel sasaran.

Menyalin Data Terdapat dua cara yang boleh digunakan untuk menyalin data:1. 2. Salin dan tampal Menyalin dengan AutoFill

Salin Dan Tampal Kaedah ini sama dengan kaedah salin dan tampal (copy and paste) pada aplikasi Microsoft Office yang lain. Sebagai latihannya, kita akan mengira purata jualan bagi Jan dan menyalinnya pada sel-sel bulan yang lain. Taipkan formula purata di dalam sel C11, = AVERAGE(C6:C9) Pastikan sel C11 masih terpilih. Salin data dengan mengklik butang Copy di toolbar atau pilih Edit, Copy Klik sel sasaran, D11 dan tampalkan data dengan mengklik butang paste atau pilih Edit, Paste Tekan butang Esc bagi menghilangkan border berkelip sel salinan

Anda juga boleh menampal salinan ke dalam beberapa sel serentak. Ulang langkah yang ketiga, pilih D11:E11 dan tampalkan data.

Menyalin Dengan AutoFill Ini adalah kaedah menyalin data yang paling mudah. Autofill adalah cara pintas untuk menyalin data dengan hanya perlu menyeret tetikus. Langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
NOTA MS EXCEL 2007

26

Klik sel yang mengandungi data atau formula yang hendak disalin Letakkan pointer pada bucu bawah-kanan sel (titik empat segi yang dikenali dengan nama fill handle atau pemegang fill) sehingga pointer bertukar daripada palang tebal ke palang nipis +.

Seretkan tetikus sehingga kesemua sel sasaran terpilih.

Contoh : Cari jumlah bagi bulan Jan dan salin formula secara AutoFill ke sel lain (anda perlu seret tetikus hingga ke sel F7).

Rajah 3.5 Perhatikan bahawa kedudukan atau julat sel sentiasa berubah di dalam formula yang disalin. Contohnya, jumlah bagi Jan ialah =SUM(C3:C6), Feb=SUM(D3:D6), Mac =SUM(E3:E6), dan seterusnya. Rujukan seperti ini dipanggil rujukan relatif ( Relative Reference) di mana rujukan sel akan berubah mengikut sel formula. Selain dari rujukan relatif, terdapat juga satu jenis rujukan iaitu rujukan mutlak (Absolute Reference).

Rujukan Relatif (Relative Reference) Rujukan sel yang telah dipelajari sebelum ini ialah rujukan relatif. Bila anda menyalin sesuatu formula, ia akan diubah atau dikemaskinikan mengikut kedudukan sel yang terlibat dalam pengiraan formula itu. Seperti yang telah dibincangkan sebelum ini, bila
NOTA MS EXCEL 2007

27

anda menyalin (atau menggerakkan formula atau sel yang terlibat), formula anda juga akan turut dikemaskini. Contoh : Carikan jumlah bagi Jan (B7). Gunakan ciri AutoFill untuk salin formula ke sel C7:E7. Carikan jumlah bagi Air (F4) dan salin formula ke sel F5:F7.

Rajah 3.6

Perhatikan dengan menyalin formula seperti ini, Excel akan menggunakan rujukan sel relatif. Sebenarnya, secara lalai setiap kali anda menyalin formula, Excel akan menggunakan rujukan sel sebagai rujukan relatif.

Rujukan Mutlak (Absolute Reference) Walaupun ciri ini sangat memudahkan pengguna, ada kalanya anda perlu menetapkan kedudukan sesuatu sel di dalam formula. Perhatikan rajah di bawah di mana anda perlu mencari nilai peratusan item jualan berbanding jualan keseluruhan di lajur G.

NOTA MS EXCEL 2007

28

Rajah 3.7 Dengan menyalin formula, Excel akan menggunakan rujukan sel relatif. Dalam kes mencari peratusan, rujukan relatif akan menyebabkan keputusan kita salah. Bagi mencari peratusan keseluruhan, formulanya ialah Jumlah /Jumlah Keseluruhan iaitu =F4/F7. Bila anda salin formula ini ke bawah (G5:G7), anda akan memperolehi keputusan yang salah (#DIV/0!). Semak kandungan G5, G6 dan G7 dan anda akan mendapati bahawa formula mengubah kedua-dua kedudukan sel masing-masing iaitu (F5/F8, F6/F9 dan F7/F10). Bagi menetapkan sel, iaitu kedudukan baris dan lajur, tambahkan tanda dollar ( $) dihadapan baris dan lajur sel tersebut. Ubahsuai formula di dalam G4 tadi dengan =F4/$F$7. Anda juga boleh letakkan kursor sebelum F7 di dalam petak Formula Bar dan klik kekunci F4. Kemudian, gunakan ciri AutoFill dan salin formula ke sel G5/G7. Rujukan, seperti ini di mana kedudukan sel ditetapkan dipanggil sebagai rujukan mutlak (absolute reference).

Mesej-mesej Ralat Kesemua mesej ralat Excel dimulai dengan #. Terdapat tujuh kod ralat yang mungkin akan kerap anda jumpa. Anda perlu mengedit formula atau mengubah kandungan sel 29

NOTA MS EXCEL 2007

untuk membuang mesej ralat atau memaparkan keputusan yang diharapkan. Jadual di bawah menunjukkan tujuh kod kesilapan biasa. Kod Kesilapan #DIV/0! Formula cuba membahagi dengan nilai kosong. Pastikan sel yang dibahagi mempunyai nilai. #N/A #NAME Formula merujuk pada nilai yang tidak boleh didapati. Formula mengandungi teks yang tidak dapat difahami Excel. Semak ejaan fungsi atau nama julat yang ditaip. #NULL! Merujuk kepada persilangan dua kawasan yang tidak bersilang. #NUM! Formula silap menggunakan nombor, misalnya mengira punca kuasa dua nombor negatif. #REF! #VALUE! Formula mengandungi rujukan sel yang tidak sah. Formulamerujuk kenyataan atau operator yang salah. Keterangan

Memilih Atau Menandakan Sel Pemilihan sel melibatkan lebih dari satu sel. Kawasan sel ini dipanggil range atau julat. Di dalam spreadsheet, julat ditulis sebegini : A1:B17. Terdapat dua jenis pemilihan sel : Pemilihan bersambung (contiguous selection / adjacent range). Pemilihan terpisah (noncontiguous selection / non-adjacent range).

NOTA MS EXCEL 2007

30

Pemilihan Bersambung Terdapat beberapa kaedah seperti penggunaan :i) Tetikus Sekiranya anda hendak memilih julat A1:B7, klik dan tahan tetikus pada sel permulaan (A1) dan seret tetikus ke sel terakhir (B7). Julat kawasan tersebut akan di tandakan (highlighted). ii) Papan Kekunci Aktifkan sel pertama (A1). Tahan kekunci Shift. Gunakan kekunci anak panah dan gerakkan ke sel terakhir (B7). Contohnya : Tekan anak panah kanan sekali, diikuti anak panah bawah 6 kali. iii) Penggunaan keunci F8- mod perlanjutan (Extend Mode). iv) Tetikus dan papan kekunci Klik sel pertama. Tahan kekunci Shift.. Klik sel terakhir. Kesemua sel diantara kedua-dua sel akan terpilih. Cara ini dicadangkan jika ianya melibatkan julat pemilihan yang besar. v) Name Box Taipkan julat, contohnya, A1 : B7 ke dalam petak Name Box dan tekan Enter.

Pemilihan Terpisah Anda hendak memilih julat kawasan yang terpisah, seperti anda memilih julat A1:B7 dan pada masa yang sama, anda hendak memilih julat kawasan C5:F18. Bagaimanakah untuk membuat pemilihan yang sebegini ? Pilih dahulu A1 :B7 Tahan kekunci Ctrl Pilih E2:E5 atau

Taipkan A1:B7, C5:F18 di petak Name Box.

NOTA MS EXCEL 2007

31

Pemilihan Keseluruhan Baris / Lajur Bagi memilih keseluruhan lajur, klik pada kepala lajur. Bagi memilih beberapa lajur, klik dan tahan lajur pertama dan seret melintang ke lajur terakhir. Pastikan sewaktu menyeret, pointer tetikus adalah palang besar

Jika anda hendak melaksanakan sesuatu fungsi ke atas sekumpulan sel, pertama sekali anda perlu memilih (highlight) sel. Latihan-latihan berikut akan menunjukkan cara-cara untuk memilih sel samada pemilihan bersambung ataupun pemilihan terpisah.

LATIHAN 3

Pemilihan Sel

Jika anda hendak memilih sel A1 hingga D7, Pilihan pertama : Penggunaan kekunci F8 1. 2. Klik sel A1. Tekan kekunci F8.

NOTA MS EXCEL 2007

32

3.

Anda dapat melihat "Extend Selection" dipaparkan pada Status bar. Ini bermakna anda sedang dalam mod perlanjutan (Extend mode). Klik pada sel D7. Excel akan highlights sel A1 hingga D7. Tekan kekunci Esc di mana-mana sahaja pada lembaran kerja untuk memadamkan pemilihan (highlighting).

4. 5.

Pilihan Kedua: Pemilihan sel secara heret (Dragging) Anda boleh memilih kawasan sel yang dikehendaki dengan menekan tetikus di sebelah kiri dan heret (drag) tetikus ke kawasan sel yang dikehendaki. anda boleh melaksanakan pemilihan terpisah dengan cara : Sebagai tambahan,

1. 2.

Klik sel A1. Tekan kekunci Ctrl. Jangan lepaskan sehingga langkah 6. Penggunaan

(penekanan) kekunci Ctrl membolehkan anda melaksanakan pemilihan sel secara terpisah di atas sesuatu lembaran kerja. pemilihan dari sel A1 hingga B5. 3. 4. Anda masih menekan kekunci Ctrl dan tidak perlu lagi menekan tetikus sebelah kiri. Klik pula sel C6 dan tekan tetikus sebelah kiri dan gerakkan ke sel D10. Lepaskan tetikus sebelah kiri. 5. Lepaskan kekunci Ctrl. Sel A1 hingga B5 dan Sel C6 to D10 akan dihighlight. 33 Tekan tetikus di sebelah kiri dan buat

NOTA MS EXCEL 2007

6.

Tekan kekunci pemilihan sel.

Esc di mana-mana pada lembaran kerja untuk memadamkan

LATIHAN 4

Kemasukan Data Dalam bahagian ini, anda akan mempelajari bagaimana hendak memasukkan data ke dalam lembaran kerja. Pertama sekali, anda mesti meletakkan kursor ke dalam sel di mana anda hendak memulakannnya. Taip data, kemudian tekan kekunci Enter. Jika anda hendak menghapuskan data, tekan kekunci Backspace untuk menghapuskan satu karekter (character) pada satu masa.

1. 2.

Klik sel A1. Taip Bunga Raya. Pada kali ini , jangan tekan kekunci Enter.

Penghapusan Data 34

NOTA MS EXCEL 2007

Kekunci Backspace akan menghapuskan satu karekter (character) pada satu masa. 1. 2. Tekan kekunci Backspace key sehingga Raya dipadamkan. Tekan kekunci Enter. Nama Bunga akan dipaparkan di sel A1.

Pembetulan Data Setelah anda memasukkan data ke dalam sel, anda boleh membetulkan kandungan di dalam sel dengan menekan kekunci F2 (pada ketika ini, kursor sudah berada di sel yang hendak betulkan).

LATIHAN 5

Pembetulan kandungan sel.

Pilihan pertama : Penggunaan kekunci F2. Tukar Bunga ke Bungaku. 1. Klik sel A1. 35

NOTA MS EXCEL 2007

2. 3. 4.

Tekan kekunci F2. Taip ku selepas Bunga. Tekan kekunci Enter.

Pilihan kedua : Penggunaan Formula Bar 1. 2. Klik sel A1. Klik pada Formula bar.

3. 4.

Taip ku di Formula Bar selepas Bunga. Tekan kekunci Enter.

Pilihan ketiga : Klik sebanyak dua (2) kali di dalam sel Anda boleh menukar Bunga kepada Daun dengan cara :

NOTA MS EXCEL 2007

36

1. 2. 3.

Klik sebanyak dua kali di dalam sel A1. Tukarkan nama Bunga kepada Daun. Tekan kekunci Enter.

Rumusan

Adalah diharapkan, di akhir bab ini anda dapat mengetahui Cara-cara untuk menyalin data / formula Perbandingan di antara rujukan relatif dan rujukan mutlak. Membetulkan kandungan sel Membuat pemilihan julat sel samada pemilihan bersambung ataupun pemilihan terpisah

NOTA MS EXCEL 2007

37

BAB 4

MEMBINA FORMULA

Objektif : Pada akhir bab ini, anda telah menguasai kemahiran : Mengetahui kaedah memasukkan fungsi dan menggunakan fungsi asas Pelbagai cara menyalin data / formula Membezakan di antara rujukan relatif dan rujukan mutlak. Memaparkan formula sebagai kandungan sel Mengetahui mesej-mesej ralat

NOTA MS EXCEL 2007

38

Pembinaan Formula

Excel menawarkan persekitaran yang kaya di mana anda boleh membina formula yang kompleks. Terdapat beberapa ciri yang disediakan untuk membantu anda melakukan kerja pengiraan. Formula mestilah bermula dengan simbol = . Excel menganggap apa-apa data yang bermula dengan tanda sama dengan (=) adalah sebagai satu formula. Formula mempunyai tiga asas pembinaan iaitu :

1. Operand Ianya ialah data yang akan dikira. Ia boleh jadi nilai yang tetap atau malar ( constant values) seperti nombor yang anda taip ke dalam sesuatu sel atau formula; alamat sel atau julat.

2. Operator Ianya merupakan formula yang boleh mengandungi lima operator asas matematik iaitu :

Operator + * / ^

Tujuan Tambah Tolak Darab Bahagi Eksponen (kuasa)

3. Fungsi Fungsi adalah formula built-in (sedia ada) yang boleh membantu anda

melaksanakan pengiraan dengan mudah dan cepat, biarpun ianya satu pengiraan yang kompleks. Pelbagai fungsi yang telah disediakan seperti SUM, SUMPRODUCT, AVERAGE, MAXIMUM, MINIMUM dan lainlain lagi.

NOTA MS EXCEL 2007

39

Keutamaan Operator

Kebiasaannya, terdapat lebih dari satu jenis operator. Dalam hal ini, Excel mematuhi hukum algebra dengan mengira nilai mengikut susunan keutamaan pengiraan iaitu : Eksponen (^) Darab (*) dab Bahagi (/) Tambah (+) dan Tolak (-)

Seperti hukum algebra, anda boleh mengubah sususnan di atas dengan menambah tanda kurungan - ( ). Excel akan mengira nilai yang terletak di dalam kurungan terlebih dahulu. Lihat contoh di bawah.

Formula 2 (3 ^ 2) + 2 * 5 (8 * 5) + 2 ^ 2 (12 1) (5 2) * 0 6+2 * (8 2) /2

Jawapan -17 44 11 14

Mencipta Formula

Anda boleh mencuba membina formula mudah dengan menaip di dalam satu sel. Di sini, operand bagi sel ialah nilai malar. Klik satu sel, contohnya B2 Taip =6+9 Tekan butang Enter

NOTA MS EXCEL 2007

40

Rajah 4.1

Perhatikan

sel

B2

memaparkan

keputusan

formula,

manakala

Formula

Bar

memaparkan formula.

Rujukan Sel Di Dalam Formula

Selain dari memasukkan nilai malar sebagai operand, cara yang lebih popular di dalam Excel ialah menggunakan rujukan sel iaitu menggunakan operand alamat sel atau julat. Sebagai contoh, katakanlah anda hendak mengira 25 + 34. Letakkan 25 dan 34 di sel A1 dan B1. Anda hendak meletakkan jawapannya di dalam sel A3. Ikuti langkah-langkahnya :

Klik sel A3 Taip = A1+A2 (Anda boleh juga menggunakan huruf kecil) Sahkan pengiraan anda dengan menekan butang Enter

Keputusan akan dipaparkan dalam sel A3, manakala formulanya di dalam petak Formula Bar (seperti di Rajah 4.2)

NOTA MS EXCEL 2007

41

Rajah 4.2

Anda boleh mengelak kesilapan menaip dengan mengklik sel yang anda hendak masukkan ke dalam formula. Kaedah ini dikenali sebagai menampal rujukan sel.

Mengemaskini Keputusan Kaedah yang menggunakan rujukan sel sebagai operand sangat berkuasa dan digemari oleh kebanyakan pengguna. Ini adalah kerana kaedah ini mampu

mengemaskinikan keputusan apabila nilai di dalam sel yang terlibat di dalm pengiraan itu berubah. Contohnya, apabila anda mencampur A1 + A2, anda mencampur nilai di dalm sel-sel tersebut. Maka apabila nilai di dalam sel berubah, keputusan juga akan turut berubah.

Menggunakan Fungsi Fungsi ialah formula yang telah ditentukan dan tersimpan di dalam Excel. Terdapat ratusan fungsi yang tersedia untuk digunakan.

NOTA MS EXCEL 2007

42

Rajah 4.3

Sintak fungsi yang paling asas : =Nama Fungsi(Argumen)

Argumen boleh berupa teks, nilai malar atau julat. Dalam kebanyakan fungsifungsi mudah, sintak fungsi berupa =Nama Fungsi(Julat)

Dalam pembelajaran MS Excel asas dan pertengahan ini, kita hanya akan menyentuh pembinaan formula biasa minimum. seperti mencari jumlah, nilai purata, nilai maksimum dan

Mencari Amaun Jumlah

Jumlah boleh dicari dengan menggunakan fungsi SUM. Menggunakan contoh terdahulu, anda mahu mencari jumlah 25 + 34 (yang terletak di sel A1 dan B1) pada sel A3. Di sini, julat sel yang hendak dikira ialah A1:B1. Bagi menaip formula tersebut : Klik sel jumlah iaitu A3 Klik AutoSum 43

NOTA MS EXCEL 2007

Sahkan pengiraan julat data anda dengan menandakan kawasan sel yang dikehendaki (highlighted)

Rajah 4.4

Mencari Nilai Purata, Maksima Dan Minima

Tiga fungsi asas ini sering digunakan sebagai perkiraan penting dalam Microsoft Excel. Nama fungsi bagi operasi mencari nilai-nilai tersebut adalah sangat jelas seperti AVERAGE (untuk mencari purata), MAXIMUM (untuk mencari nilai tertinggi) dan MINIMUM (untuk mencari nilai terendah). Sebagai contoh, bagi mencari purata untuk bulan Jan, Klik tab Formulas Average (seperti yang ditunjukkan dalam rajah di bawah)

Rajah 4.5

Garisan putus-putus akan berada di kawasan / julat yang dikehendaki 44

NOTA MS EXCEL 2007

Untuk mengesahkan pengiraan purata terhadap julat tersebut, tekan kekunci Enter

Rajah 4.6

Ikuti langkah-langkah yang telah dinyatakan di atas untuk mencari nilai maksima dan minima. Untuk mencari nilai maksima, gunapakai fungsi MAXIMUM. Manakala, untuk mencari nilai minima, gunapakai fungsi MINIMUM.

Rumusan Pada akhir bab ini, anda telah menguasai kemahiran : Melakukan pengeditan mudah Memformat lembaran seperti mengubah baris / lajur Memformat jadual dengan AutoFormat Menggunakan format bersyarat Mengenal dan menggunakan pelbagai format nombor

NOTA MS EXCEL 2007

45

BAB 5

PENGFORMATAN LEMBARAN KERJA (WORKSHEET)

Objektif :-

Diakhir bab ini, anda Dapat mengetahui bagaimana untuk mengubah saiz baris dan lajur Bagaimana untuk menyembunyikan dan menghapuskan baris dan lajur Mengetahui semua bentuk pengformatan nombor

NOTA MS EXCEL 2007

46

Pengformatan Lembaran Kerja

Pengformatan ditafsirkan sebagai mengubah rupa atau cara paparan sesuatu lembaran kerja. Contohnya, bila anda menebalkan tulisan, menukar warna latar sel, atau menambah border, anda sebenarnya telah menukar format sesuatu lembaran kerja supaya kelihatan lebih kemas dan senang dibaca.

Kebiasaannya, anda akan memformat sesebuah utama :

lembaran kerja untuk dua tujuan

Memformat data Menentukan bagaimana sesuatu data dipaparkan seperti tulisan tebal bagi teks atau format matawang bagi angka Memformat jadual Mempercantikkan lagi jadual dengan menukar warna, menambah border, menukar bentuk tulisan (font) dan lain-lain lagi.

Mengubah Saiz Baris Dan Lajur

Dalam proses mencipta lembaran kerja, anda sering perlu mengubah baris dan lajur seperti saiznya, menambah atau menghilangkannya. Pengetahuan ini akan dapat membantu anda untuk memperkemaskan lagi bentuk dan rupa helaian kerja yang anda ciptakan. Lebar asal lajur ialah 8.43, ketinggian asal baris ialah 15.

Rajah 5.1

Apabila anda menaip data angka, Excel biasanya akan melaraskan saiz lajur dengan kandungan yang dimasukkan. Tetapi Excel tidak bertindak demikian bagi teks. Jika teks
NOTA MS EXCEL 2007

47

panjang, Excel akan terus mengekalkan lebar lajur asal. Jika terdapat data pada sel kanan bersebelahan, kandungan sel tadi akan disorokkan. Excel juga akan melaraskan ketinggian baris dengan saiz kandungan. Jika anda hendak membesarkan saiz font data samada berupa angka atau teks, langkah-langkah di bawah adalah beberapa contoh yang boleh anda ikuti.

Menukar Saiz Secara Manual Jika anda mahu membesarkan lajur B, letakkan pointer di border kanan kepala lajur B sehingga ia bertukar menjadi dua kepala anak panah. Seretkan tetikus ke kanan sehingga ke saiz baru. Bagi mengubah baris, seret border bawah kepala baris berkenaan.

Mengeset Saiz Dengan Ukuran Tepat

Sekiranya anda hendak mengesetkan saiz lajur sebanyak 20, guna tetikus di sebelah kanan dan klik Column Width, taip 20 di petak Column width dan klik butang OK. Bagi menukar ketinggian baris pula sebanyak 35, klik Row Height, taip 35 di petak Row height dan klik butang OK.

Menambah Baris Dan Lajur Jika anda perlu menambah baris, pilih baris sebelum dan guna tetikus di sebelah kanan. Klik Insert Rows. Gunakan kaedah yang sama jika anda hendak menambah lajur (Insert Columns). Anda juga boleh menyisip lebih dari satu baris atau lajur. Contohnya, jika anda mahu menyisip tiga lajur baru. Anda perlu tandakan tiga lajur, kemudian pilih Insert Columns. Lajur-lajur baru akan ditambah sebelum lajur yang ditanda.

NOTA MS EXCEL 2007

48

Memadam Baris Dan Lajur Bagi membuang baris atau lajur (berserta kandungannya), Pilih baris / lajur yang hendak dibuang Guna tetikus di sebelah kanan dan klik Delete dan baris / lajur tersebut akan dibuang.

Menyembunyikan Baris Dan Lajur Di atas sebab-sebab tertentu, anda perlu menyembunyikan beberapa baris atau lajur. Ikuti langkah-langkah di bawah : Plih baris atau lajur yang hendak disembunyikan, katakanlah lajur B. Guna tetikus di sebelah kanan dan klik Format Columns Hide.

Anda akan dapati lajur B tiada pada skrin. Yang muncul hanyalah lajur A, C, D dan seterusnya.

Bagi memaparkan kembali lajur tersebut, Pilih dua lajur di antar lajur yang tersembunyi tadi. Bagi contoh di atas, pilih lajur A dan C. Guna tetikus di sebelah kanan dan klik Unhide.

Menukar Font Dan Atribut Aksara

Secara lalai, font yang digunakan di lembaran kerja ialah Arial 10 pt. Penukaran font dan atribut teks boleh menjadikan jadual lebih mudah dibaca, membezakan diantara label dan nilai, serta menekankan fakta-fakta penting.

NOTA MS EXCEL 2007

49

Menukar Penjajaran (Allignment)

Data yang terkandung di dalam satu sel boleh dijajarkan dengan pelbagai cara : Sebelum mengubah penjajaran : Pilih sel atau julat sel di mana penukaran akan dilakukan Pilih Format Cells Klik tab Allignment. Petak seperti di bawah akan muncul.

Rajah 5.2

Wrap Text Jika kandungan sel anda panjang melebihi ruang lajur, ianya akan dipaparkan pada sel bersebelahan. Cara untuk mengatasinya adalah dengan cara menggunakan Wrap Text.

NOTA MS EXCEL 2007

50

Rajah 5.3

Di sel A1, taip Teks ini terlalu panjang Tekan kekunci Enter Klik semula sel A1 Klik tab Home grup Allignment butang Wrap Text

Excel akan wrap teks tersebut.

Rajah 5.4

Penjajaran Lintang Penjajaran ini mempunyai beberapa pilihan seperti penjajaran kiri, kanan dan tengah. Secara lalai, data teks akan dijajarkan ke sebelah kiri (left) dan angka ke sebelah kanan (right). Data juga boleh dijajarkan ditengah-tengah teks. Anda boleh mengubahnya
NOTA MS EXCEL 2007

51

dengan memilih Horizontal pada petak Text Allignment. Anda juga boleh menukar penjajaran lintang dengan menggunakan butang Left, Center, Right di grup Allignment.

Rajah 5.5 Penjajaran Menegak

Excel juga membenarkan anda menentukan penjajaran menegak. Data boleh diletakkan pada bahagian bawah (Bottom), atas (Top) atau tengah (Center) sel. Penjajaran tegak seimbang (Justify) akan menyebabkan teks sentiasa terjajar seimbang pada bahagian atas dan bawah. Secara lalai, penjajaran menegak data ialah bawah (Bottom).

Memusing Teks Teks boleh diubah orientasinya, bukan sekadar melintang sahaja. Anda boleh memusing teks pada 90 , atau secara menyendeng 45 .

Border Dan Pattern Border ialah garisan atau kotak yang ditambah pada tepi sel atau julat sel yang terpilih. Pattern pula merujuk kepada latar sel yang boleh jadi warna padu (solid) ataupun bercorak (lorekan). Satu cara mudah dan cepat menambah border ialah membuat pilihan di Border seperti yang ditunjukkan di Rajah 5.6 . Pilih sel yang hendak letakkan border Kemudian, pilih jenis border yang dikehendaki. Bottom

NOTA MS EXCEL 2007

52

Rajah 5.6

Menggunakan Workbook Themes dan Table Styles Theme adalah suatu cara untuk pengguna MS Excel melakarkan bentuk font, warna dan efek grafik pada buku kerja anda dengan menggunakan Themes yang sudah disediakan. Untuk tujuan itu, anda perlu klik pada tab Page Layout grup Themes

Rajah 5.7

NOTA MS EXCEL 2007

53

Memilih Stail Format Anda boleh memilih format sendiri untuk jadual yang dicipta seperti menukar saiz dan bentuk font, warna latarbelakang dan lain-lain lagi dengan cara mengklik tab Home grup Styles butang Cell Styles Sekiranya tiada format yang diingini, anda boleh memilih stail sendiri dan menciptanya dengan mengklik New Cell Style seperti di Rajah 5.8

Rajah 5.8

MS Excel 2007 membenarkan anda mencipta stail sendiri dan menyimpannya. Taip nama untuk stail yang baru di dalam petak Style name dan klik butang Format. Anda boleh memilih bentuk-bentuk font, alignment, border dan lain-lain lagi. Seterusnya, klik butang Ok di skrin Format dan butang OK di skrin Style. Anda boleh mengaplikasikan stail ciptaan anda pada bila-bila masa sahaja.

NOTA MS EXCEL 2007

54

Rajah 5.9

Rajah 5.10

NOTA MS EXCEL 2007

55

Mengformat Nombor Terdapat pelbagai format nombor di dalam MS Excel seperti Number, Currency, Percentage dan lain-lain lagi. Taip 12345 di sel B3. Klik pada Formula Bar. Anda akan lihat nombor tersebut akan berada di sebelah kanan.

Rajah 5.11

Klik tab Home. Klik grup Number butang General. Skrin seperti di atas akan dipaparkan. Pilih Number. Excel menambah 2 titik perpuluhan selepas nombor 12345 menjadi 12345.00

NOTA MS EXCEL 2007

56

Rajah 5.12

Klik butang yang sepatutnya.

pada grup Number. Excel akan meletakkan tanda pada digit

Klik butang Klik butang Klik butang

untuk meletakkan tanda matawang pada nombor di sel. untuk menambah nombor dalam titik perpuluhan. untuk mengurangkan nombor dalam titik perpuluhan.

Menukarkan Nombor Decimal Kepada Peratusan

Rajah 5.13

Klik pada sel C2 taip 0.45 tekan kekunci Enter. Klik butang dan Excel akan menukarkan nombor decimal kepada

nombor dalam bentuk peratusan seperti di rajah 5.14


NOTA MS EXCEL 2007

57

Rajah 5.14

Pelbagai Format Nombor Terdapat banyak lagi format nombor di dalam Excel. Kategori format nombor ini terdapat dalam skrin Format Cells Number. Untuk mendapatkannya : Pilih sel yang nombor formatnya akan ditukar Klik tetikus di sebelah kanan, pilih Format Cells Klik tab Number. Semua kategori format muncul dalam petak Category.

Rajah 5.15

Rajah 5.16

Bila anda memilih opsyen tertentu pada setiap kategori, nombor yang dipaparkan dalam sel dapat dilihat dalam petak Sample.

NOTA MS EXCEL 2007

58

General Ini adalah format default. Data yang dipaparkan sama seperti yang anda taip.

Number Format ini akan menentukan rumah perpuluhan dan menambah pemisah (biasanya koma). Petak Decimal Places akan menentukan jumlah rumah perpuluhan yang akan dipaparkan (secara lalainya =2). Jika anda memasukkan 1234.568, Excel akan menambah koma dan membundarkan nilai tersebut kepada dua tempat perpuluhan i.e. 1,234.57. Anda juga boleh menentukan format nilai negatif.

Currency / Accounting Format matawang akan menambah simbol yang terdapat di dalam ikon Regional and Language Options. Simbol matawang akan diletakkan sebelum nombor.

Menukar Format Matawang Bagi pengguna Malaysia, anda mungkin berminat menukar simbol matawang kepada RM. Klik 2 kali pada ikon Regional and Language Options

Rajah 5.17

NOTA MS EXCEL 2007

59

Rajah 5.18 Klik butang Customize this format Klik Currency. Petak Currency muncul. Taip RM di dalam petak Currency Symbol.

Rajah 5.19

Klik butang Apply butang OK di kedua-dua kotak dialog.

Oleh kerana Regional and Language Options terletak di bawah opsyen Contol Panel, perubahannya akan mempengaruhi keseluruhan sistem. Contohnya, jika anda menukar format matawang pada RM, kesemua format matawang dalam program lain seperti Access akan turut menggunakan format ini.

Mengeset Format Tarikh Dan Masa Jika anda berhajat menukarkannya dengan format tarikh dan masa Malaysia, anda boleh melakukannya di dalam Regional and Language Options. Untuk tujuan itu, klik tab Date dan Time. Date Anda boleh memilih format tarikh yang hendak d ikeluarkan. Tekan kekunci

Ctrl + ;

untuk mendapatkan tarikh terkini. Jika anda menekan kekunci

Ctrl + Shift + ;

anda akan memperolehi masa terkini, dengan syarat tarikh dan

masa di PC anda adalah betul dan terkini.

NOTA MS EXCEL 2007

60

Percentage Format ini akan membahagi nilai sel dengan 100 dan memaparkan tanda peratus dalam sel. Secara lalainya, tempat perpuluhan ditentukan sebanyak 2 sahaja. Fractions Format ini akan menyimpan nombor dalam format perpuluhan dan memaparkannya dalam sel sebagai pecahan menggunakan 9 jenis setting. Contohnya, masukkan nilai setengah dengan menaip 0 ; pilih opsyen-opsyen setting pecahan di sini dan lihat nombor paparannya pada petak Sample.

Scientific Format ini akan memaparkan nombor dalam ungkapan saintifik i.e. 0.00E+00. Contohnya, 987654321 dipaparkan sebagai 9.88E+08 di mana 9.88 darab 10 kuasa 8.

Text Menukar format angka kepada teks. Excel akan menganggap nombor ini sebagai teks dan ia akan diabaikan dalam pengiraan. Berbeza dengan nombor, teks akan dijajarkan di sebelah kiri sel. Sebagai cara pintas, anda boleh memulakan nombor dengan () bagi menjadikan entri tersebut sebagai teks.

NOTA MS EXCEL 2007

61

BAB 6

BEKERJA DENGAN LEMBARAN KERJA

Objektif : Supaya anda tahu bekerja dengan lembaran kerja yang berbilang-bilang Dapat membahagi tetingkap dengan menggunakan arahan Split Dapat menggunakan kemahiran untun membekukan tetingkap Dapat mengetahui bagaimana untuk menambah, menghapuskan, menamakan lembaran kerja dan lain-lain perkara yang berkaitan

Fail Excel dikenali dengan buku kerja atau workbook. Setiap buku kerja mengandungi beberapa lembaran kerja atau worksheets. Secara lalai, bila anda mencipta buku kerja baru, Excel menyediakan anda dengan tiga lembaran kerja.

Supaya kerja anda lebih tersusun, adalah baik bagi anda menempatkan maklumat berlainan dalam lembaran kerja yang berlainan. Excel membenarkan anda untuk

menambah, menghapuskan, menukar nama, menyembunyi dan menyusun semula lembaran kerja bagi memudahkan kerja anda.

NOTA MS EXCEL 2007

62

Menukar Nama Lembaran Kerja Lembaran-lembaran kerja di dalam Excel dinamakan sebagai Sheet1, Sheet2, Sheet3. Anda boleh menambah lembaran kerja sehingga maksima lebih dari 250 lembaran. Menamakan lembaran kerja juga akan memudahkan kerja-kerja dokumentasi. Bagi menukar nama lembaran : Tetikus mestilah ditujukan pada lembaran kerja (sheet) yang hendak ditukarkan nama Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih Rename Sheet tersebut akan ditandakan hitam. Anda hanya perlu taip nama baru dan tekan kekunci Enter

Anda juga boleh klik dua kali pada tab lembaran yang dikehendaki. Sheet tersebut akan ditandakan hitam. Taip nama baru dan tekan kekunci Enter.

Menambah Lembaran Kerja Terdapat dua cara untuk menambah lembaran baru : Tetikus ditujukan pada mana-mana lembaran kerja (sheet). Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih Insert seperti rajah di bawah.

Rajah 6.1

NOTA MS EXCEL 2007

63

ataupun

Tekan tab Home grup Cells butang Insert Sheet

Rajah 6.2 Satu lembaran baru akan ditambah ke kiri lembaran yang aktif. Nama default yang diberi ialah Sheet# bergantung kepada bilangan lembaran yang pernah wujud dalam buku kerja tersebut.

Membuang Lembaran

Lembaran kerja boleh dibuang dengan cara : Tetikus ditujukan pada lembaran kerja (sheet) yang hendak dihapuskan Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih Delete seperti rajah di bawah. Sekiranya lembaran kerja yang hendak dihapuskan itu mengandungi data, satu kotak dialog akan dipaparkan berkaitan penghapusan lembaran tersebut. Klik butang Delete.

NOTA MS EXCEL 2007

64

Rajah 6.3

Kesemua kandungan di dalam lembaran itu juga akan hilang. Tindakan ini tidak boleh dibatalkan. Jika anda secara tidak sengaja membuang lembaran yang diperlukan, tutup buku kerja tersebut (File, Close) tanpa menyimpannya (Save). Kemudian buka kembali buku kerja tersebut.

Menyembunyikan Lembaran Kerja

Bagi menyembunyikan sesuatu lembaran : Pastikan lembaran itu aktif Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih Hide

Bagi memaparkannya kembali : Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih UnHide. Rajah seperti di bawah akan dipaparkan. Sekiranya lembaran kerja yang muncul di kotak dialog itu hendak dipaparkan semula, klik butang OK.

NOTA MS EXCEL 2007

65

Rajah 6.4

Memindahkan Lembaran Kerja Lembaran boleh digerakkan (move), atau dipindahkan ke kedudukan lain, samada di dalam lembaran kerja yang sama, ke buku kerja berlainan atau ke buku kerja yang baru. Ia biasanya dilakukan atas tujuan penyusunan semula. Di dalam satu buku kerja :- Pemindahan di dalam buku kerja yang sama boleh dilakukan secara manual atau menggunakan arahan menu. Dalam rajah di bawah, anda mahu memindahkan lembaran yang bernama Perlis ke kedudukan terakhir. Klik dan seret lembaran kerja tersebut ke kedudukan baru. Ikon menandakan lokasi baru lembaran. Lepaskan butang tetikus bila tiba ke kedudukan yang dikehendaki.

Rajah 6.5

NOTA MS EXCEL 2007

66

Sekarang, anda mahu mengembalikan lembaran Perlis ke kedudukan asal. Klik tetikus di sebelah kanan pada lembaran kerja tersebut. Pilih Move or Copy

Rajah 6.6

Pastikan nama buku kerja yang sama di dalam petak To Book Tentukan lokasi dalam petak Before Sheet Klik butang OK

Rajah 6.7

NOTA MS EXCEL 2007

67

Antara buku kerja berlainan : Jika anda hendak memindahkan lembaran kerja Perlis ke buku atau fail baru, Klik butang New bagi mendapatkan satu buku kerja baru. Jika fail yang dikehendaki sudah wujud, paparkan kedua-dua fail dalam satu skrin dengan mengklik tab View grup Window butang Arrange All Seretkan lembaran Perlis ke tetingkap buku kerja yang baru Lepaskan tetikus apabila tiba di lokasi yang baru Perhatikan bahawa lembaran Perlis telah dipindahkan dari lokasi asal

Rajah 6.8

Sekarang, anda mahu memindahkan kembali lembaran kerja Perlis ke buku kerja asal. Klik tetikus di sebelah kanan pada lembaran kerja tersebut. Pilih Move or Copy Pastikan fail baru tadi (Book2) aktif Pilih Book2 di dalam petak To Book Pilih Kedah di dalam petak Before Sheet (supaya lembaran Perlis diletakkan sebelum lembaran Kedah) Klik butang OK (lihat rajah 6.9)

NOTA MS EXCEL 2007

68

Rajah 6.9

Menyalin Lembaran Kerja Jika anda mahu memasukkan kandungan di dalam satu lembaran kerja ke lembaran kerja yang lain, cara terpantas menyelesaikan masalah ini ialah dengan menyalin lembaran kerja. Bila sesuatu lembaran kerja disalin (copy), semua kandungannya juga akan disalin.

Seperti arahan move (pindah lembaran), sebuah lembaran kerja boleh disalin diantara buku kerja yang sama ataupun berlainan. Caranya adalah sama seperti memindahkan lembaran kerja. Dalam perkara ini, anda perlu menggunakan kekunci Ctrl. Nama

salinan lembaran kerja tersebut akan mengikut nama lembaran kerja asal ditambah dengan kurungan bernombor.

Jika anda menggunakan arahan (menu), gunakan teknik yang sama seperti yang telah dibincangkan sebelum ini. Tetikus ditujukan pada lembaran kerja yang berkaitan Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih Move or Copy

NOTA MS EXCEL 2007

69

Rajah 6.10

Pastikan nama buku kerja ditaip dalam petak To Book Tentukan lokasi di petak Before Sheet Tandakan opsyen Create a copy Klik butang OK dan lembaran kerja Johor (2) diwujudkan seperti rajah di bawah.

Rajah 6.11

NOTA MS EXCEL 2007

70

Berbilang Lembaran Kerja Adalah baik jika anda menempatkan data berbeza di dalam lembaran yang berbeza. Misalnya, Anda hendak merekod jumlah pendapatan tiga bulan pertama dan jadual

pendapatan bulanan boleh dimasukkan ke dalam tiga lembaran yang berbeza di dalam satu buku kerja. Ketua jabatan anda meminta anda menyediakan belanjawan bagi setiap unit di bawah jabatan dan semua maklumat belanjawan mempunyai kategori yang sama.

Maka, cara yang paling mudah bagi melaksanakan tugas tersebut ialah dengan mengumpulkan (group) lembaran kerja.

Mengumpulkan Lembaran Kerja (Sheets Grouping) Anda ingin meletakkan tajuk di setiap lembaran di dalam buku kerja anda dengan kedudukan dan format teks yang sama. Langkah-langkah bagi mengumpulkan lembaran-lembaran tersebut adalah : Aktifkan lembaran kerja utama. Seperti contoh di bawah, lembaran kerja Bhg Rangkaian Tahan kekunci Ctrl dan klik butang tab lembaran-lembaran yang hendak dikumpulkan (mengikut keperluan anda). Jika anda hendak mengumpulkan semua lembaran, guna kekunci Shift. Anda dapati lembaran-lembaran yang dikumpulkan tadi akan menjadi warna putih. Setelah selesai, hilangkan kumpulan lembaran dengan mengklik sebelah kanan tab lembaran dan pilih Ungroup Sheets

NOTA MS EXCEL 2007

71

Rajah 6.12

Membahagi Tetingkap Excel membenarkan anda memanipulasi tetingkap dengan pelbagai cara. Teknik ini sangat berguna terutamanya jika data anda merangkumi julat kawasan yang besar dan tidak dapat muat dalam satu skrin. Biasanya, ia berlaku jika anda mempunyai satu jadual yang besar. Misalnya, belanjawan tunai ataupun jumlah jualan bagi cawangan atau produk yang terlalu banyak.

Membesar dan Mengecilkan Paparan Bagi sebuah lembaran yang mempunyai banyak data, anda berkemungkinan perlu membuat zooming iaitu membesar dan mengecilkan paparan. Klik tab View grup Zoom. Anda boleh membuat pemilihan zooming di sini.

Rajah 6.13
NOTA MS EXCEL 2007

72

Menyusun Tetingkap Excel membenarkan anda memperolehi dua atau lebih tetingkap bagi satu buku kerja. Pilih tab View grup Window butang Arrange All

Rajah 6.14

Membahagi Tetingkap Lembaran Kerja Dengan Arahan Split Klik tab View grup Window butang Split

MS Excel akan membahagikan tetingkap anda kepada 4 bahagian sekiranya anda klik pada sel iaitu lokasi pertemuan diantara lajur dan lajur. Tujuannya adalah untuk membolehkan dan memudahkan anda menyemak data di jadual yang besar. Ianya dapat menyenangkan anda membuat perbandingan data sekiranya perlu.

NOTA MS EXCEL 2007

73

Rajah 6.15

Pembahagian dua tetingkap Sekiranya anda hendak membahagi tetingkap anda kepada 2 bahagian sahaja, terlebih dahulu klik kepala baris atau lajur untuk secara melintang atau menegak, barulah diikuti langkah di atas.

Rajah 6.16

NOTA MS EXCEL 2007

74

Bagi membuangnya, klik semula.

sekali lagi butang Split. Skrin akan menjadi seperti biasa

Membekukan Baris / Lajur Dalam sebuah jadual yang besar, apabila anda skrol melihat data ke bawah contohnya, anda akan gagal menjejaki kepala jadual. Teknik yang akan ditunjukkan sekarang

sangat berguna jika anda mahu melayari data dalam sebuah jadual dan dalam masa yang sama membeku atau menetapkan kedudukan kepala jadual supaya anda sentiasa dapat menjejaki tajuknya.

Rajah 6.17

Anda mempunyai 3 pilihan untuk membekukan bingkai (panes) dalam lembaran kerja. Untuk menghilangkannya, pilih klik Unfreeze Panes

Berbilang Buku Kerja Sebagai Workspace Katakanlah anda mempunyai tiga buku kerja berasingan mengenai pendapatan perniagaan, sebagai contoh Pendapatan Jualan, Pendapatan Tunai dan Pendapatan Mengikut Produk. Anda sering mengedit buku-buku tersebut bersama-sama. Di dalam Excel, anda boleh mengumpulkan kesemua buku-buku ini sebagai satu workspace atau

NOTA MS EXCEL 2007

75

ruang kerja. Apabila membuka fail workspace, Excel akan membuka ketiga-tiga buku kerja tersebut. Klik tab View grup Window butang Save Workspace

Semua buku kerja yang sedang dibuka pada masa itu akan disimpan sebagai satu ruang kerja. Perhatikan bahawa lanjutan bagi nama fail ialah .xlsx.

Rajah 6.18

Bagi membuka fail workspace, gunakan arahan Open seperti biasa. Pilih fail workspace yang anda telah simpan. Excel mengenal pasti fail workspace dengan adanya lanjutan (extension) .xlsx. Anda boleh mengenal pastinya dengan ikon khusus workspace .

NOTA MS EXCEL 2007

76

BAB 7

MEMBINA GRAF / CARTA

Objektif :Bahagian ini khususnya untuk anda membina carta / graf berdasarkan jadual yang dipilih. Terdapat pelbagai bentuk carta ataupun graf seperti column, pie, line, bar dan lain-lain lagi. Sukar bagi anda untuk menganalisa atau membuat perbandingan jika tiada suatu bentuk ringkasan terhadap data dalam bentuk gambarajah. Excel memudahkan anda untuk menghasilkan carta atau graf berdasarkan jadual yang telah dipilih. Di

dalam persembahan grafik, anda boleh membuat analisa berdasarkan carta / graf yang dihasilkan seperti : Adakah keuntungan meningkat atau menurun dalam sesuatu tempoh masa Cawangan manakah yang mempunyai populasi tertinggi / terendah Rancangan TV yang menerima peratusan tertinggi dalam tempoh tahun tertentu

NOTA MS EXCEL 2007

77

Mencipta Carta

Carta boleh dihasilkan dengan kaedah : Klik kawasan atau julat data anda Klik tab Insert grup Charts

Rajah 6.18

Pilih bentuk graf atau carta yang anda kehendaki

Rajah 6.19

NOTA MS EXCEL 2007

78

Rajah 6.20

Di graf seperti dalam gambarajah di atas, paksi mendatar dipanggil paksi-x, manakala paksi menegak dipanggil paksi-y. Sekiranya anda hendak menukar persembahan carta / graf, Klik tab Design grup Data butang Select Data Klik butang OK

Anda perlu menjelajah (explore) sendiri untuk lebih memahami dan mahir dalam pembinaan graf / carta dan juga dalam lain-lain bab.

NOTA MS EXCEL 2007

79

Rajah 6.21

Anda boleh meletakkan carta yang dihasilkan di lembaran kerja sebagai : objek benam (embedded sheet) atau lembaran carta (chart sheet)

Caranya : Klik carta / graf anda Klik tetikus di sebelah kanan dan pilih Move Chart Klik New Sheet bagi meletakkan graf atau carta anda di lembaran carta Klik Object in bagi meletakkan graf atau carta anda di lembaran kerja Klik butang OK

Rajah 6.22

NOTA MS EXCEL 2007

80

Penukaran Bentuk Graf / Carta Sekiranya anda hendak menukar bentuk graf / carta, ikuti arahan ini : Klik tab Design grup Type butang Change Chart Type Klik butang OK

Rajah 6.23

Mengformat Carta / Graf MS Excel telah menyediakan beberapa layout Caranya : Klik tab Design grup Chart Layouts Pilih bentuk paparan yang anda perlukan

NOTA MS EXCEL 2007

81

Rajah 6.24

NOTA MS EXCEL 2007

82

BAB 8

MENCETAK LEMBARAN KERJA

Objektif :Dalam bab ini, anda akan didedahkan menggunakan : Tetingkap Print Preview Pelbagai teknik mencetak lembaran kerja Cara untuk mengawal hasil cetak dengan arahan Page Setup Kemudahan mencipta kepala / kaki pada lembaran kerja

NOTA MS EXCEL 2007

83

Melihat Hasil Cetak Dengan Print Preview Arahan Print Preview akan memaparkan kepada anda bagaimana rupa lembaran kerja apabila ia dicetak. Bagi mendapatkannya, pilih Office Button Print Print Preview atau klik ikon Print Preview di Quick Access toolbar. Julat kawasan yang dipaparkan ialah julat yang akan dicetak bila anda memilih arahan Print. Jika anda tidak memilih atau menandakan mana-mana julat kawasan, Excel akan menganggap anda mahu mencetak kesemua kawasan sel yang mengandungi data (walaupun data itu telah dipadam).

Rajah 8.1

Rajah 8.2

NOTA MS EXCEL 2007

84

Klik Close Print Preview untuk menutupnya dan kembali ke paparan biasa (Normal View).

Toolbar Print Preview Terdapat beberapa fungsi butang toolbar Print Preview seperti : Next: Jika jadual anda terlalu besar untuk dimuatkan di dalam kertas cetakan, Excel akan membahagikannya ke mukasurat lain. Perhatikan lajur terakhir spreadsheet yang tiada dalam tetingkap Print Preview sebenarnya terdapat di mukasurat lain. Ketika itu anda akan dapati butang Next aktif. Klik butang ini untuk melihat mukasurat berikutnya.

Previous Page: Pergi ke mukasurat sebelumnya.

Show Margins : Menunjukkan margin bagi cetakan anda.

Zoom: Dengan klik butang ini, pembesaran akan berubah samada dibesar atau dikecilkan.

Print : Mengaktifkan arahan Print. Anda boleh klik butang ini jika sudah bersedia untuk mencetak.

NOTA MS EXCEL 2007

85

Page Setup: Mengaktifkan arahan Page Setup (lihat rajah 8.3). Dengan cara ini, anda boleh terus mengubah setting lembaran kerja bila anda mendapati ketidaksesuaiannya dalam Print Preview.

Rajah 8.3

Mencetak Lembaran Kerja Lembaran kerja boleh dicetak dengan memilih Office Button Print atau klik butang Print di Quick Access toolbar. Jika lembaran anda hanya mengandungi jadual dalam julat kawasan yang boleh dimuatkan ke dalam saiz kertas cetakan, Excel hanya akan terus mencetak jadual itu sahaja dalam satu kertas. Jika jadual anda merangkumi julat yang melebihi saiz kertas cetakan, Excel secara automatik akan membahagikan jadual anda pada beberapa mukasurat, yang selalunya pada kedudukan yang tidak anda ingini. Jika terdapat beberapa jadual atau objek di dalam lembaran kerja, dalam satu julat yang besar, perkara seperti di atas berlaku. Sesetengah pencetak bertindak lebih buruk. Ia akan mencetak keseluruhan

lembaran kerja, yang mengandungi beratus lajur dan beribu baris. Ini tentunya akan membazirkan kertas dan dakwat pencetak.

NOTA MS EXCEL 2007

86

Atas sebab inilah anda tidak digalakkan mencetak lembaran kerja secara terus dan membiarkan Excel menentukan sendiri settingnya. Terdapat tiga langkah utama: Tentukan dahulu kawasan yang hendak dicetak Tukar setting hasil cetak Lihat hasil cetak di dalam Print Preview.

Mencetak Sebahagian Kawasan Cara paling cepat bagi anda untuk mencetak kawasan jadual sahaja: Pilih jadual yang hendak dicetak. Pilih Office Button Print, Petak Print muncul. Lihat rajah 8.4.

Rajah 8.4

Di bawah Print What (bawah-kiri), tandakan opsyen Selection. Klik butang OK

NOTA MS EXCEL 2007

87

Namun anda dinasihatkan melihat dahulu hasil cetak di dalam Print Preview bagi memastikan kesemua bahagian jadual termuat kedalam kertas cetak. Jika tidak, anda perlu mengubah settingnya terlebih dahulu.

Menentukan Kawasan Cetakan Ini cara yang paling baik. Dengan menentukan kawasan cetak, anda boleh melakukan perubahan setting dengan lebih berkesan. Pilih kawasan yang hendak dicetak.

Rajah 8.5 Klik tab Page Layout grup Page Setup butang Set Print Area. Kawasan yang anda tanda tadi akan ada border garis putus tebal. Lihat hasil cetak di dalam Print Preview. Jika anda berpuas hati, cetak

spreadsheet dengan langkah yang telah dinyatakan sebelum ini.

Sama seperti kaedah sebelumnya, jika jadual tidak dapat muat sehelai kertas, cetakan, Excel akan membahagi jadual tersebut. Untuk menghilangkan kawasan cetak mungkin kerana anda mahu mencetak kawasan yang lain pula Klik tab Page Layout grup Page Setup butang Clear Print Area.

MS Excel telah menyediakan keperluan untuk mencetak di dalam grup Page Setup (tab Page Layout). Anda boleh membuat pilihan di sini, dari segi margin, bentuk cetakan samada dalam bentuk landscape atau portrait dan lain-lain lagi.

NOTA MS EXCEL 2007

88

Rajah 8.6

Mencipta Kepala Dan Kaki Cetakan Excel membenarkan anda menambah kepala (header) dan kaki (footer) masing-

masing di sepanjang bahagian atas dan bawah cetakan. Langkah-langkah yang perlu diikuti adalah seperti berikut :Caranya : Klik tab Insert grup Text butang Header & Footer

Header adalah teks paparan di atas setiap mukasurat yang dicetak pada bahagian atas / kepala lembaran kerja. Manakala footer pula adalah teks paparan di atas setiap mukasurat yang dicetak pada bahagian bawah / kaki lembaran kerja. Kedua-duanya dibahagikan kepada 3 seksyen. Anda boleh ke Header ataupun Footer dengan cara : Klik tab Design grup Navigation butang Go To Header & Go To Footer

NOTA MS EXCEL 2007

89

Rajah 8.7

Elemen-elemen Header & Footer Button Page Number Number of Pages Current Time File Path File Name Sheet Name Picture Purpose Inserts the page number. Inserts the number of pages in the document. Inserts the current time. Inserts the path to the document. Inserts the file name. Inserts the name of the worksheet. Enables you to insert a picture.

Jadual 2

NOTA MS EXCEL 2007

90