Anda di halaman 1dari 36

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Topik PT. Mitra Lintas Nusantara mulai berdiri dari tahun 2003, yang mana lokasi usaha pertama kalinya terletak di Jl. Manggis A. Yani Km. 3,5 Banjarmasin. Perusahaan ini bergerak di bidang freight forwarding, yang melayani Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL). EMKL adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau yang berasal dari kapal. Pada pelayanan ekspor, EMKL akan membantu pemilik barang membukukan muatan pada agen pelayaran, mengurus dokumen dengan Bea Cukai dan instansi terkait lainnya untuk membawa barang dari gudang pemilik ke dalam pelabuhan. Sebagai perusahaan baru dalam industri logistik, perusahaan ini menyadari posisinya bukan sebagai perusahaan nomor satu. Namun dengan semangat profesionalitas, kerja sama dan hubungan yang baik dengan rekan kerja, perusahaan ini mempunyai disiplin dasar untuk menjadi perusahaan freight forwarding specialist. Melalui perubahan manajemen, maka diciptakanlah pelayanan berupa bussines unit trucking, yang berjalan hingga sekarang. Kantor pusat PT. Mitra Lintas Nusantara saat ini berada di Jl. Gubernur Subarjo (UKA) Gedung Perkantoran No. 17B Rt/Rw. 040/013 Kel. Telaga Biru

Banjar Barat, Banjarmasin. Selain itu perusahaan ini juga memiliki kantor Branch di Surabaya dan Jakarta. Seperti layaknya perusahaan jasa, perusahaan ini pun melakukan transaksi yang disebut piutang. Tidak semua costumernya melakukan transaksi atas jasa yang diberikan dengan tunai. Banyaknya branch yang dimiliki membuat perusahaan ini mempunyai banyak costumer, terutama didaerah Surabaya yang mana hampir seluruh costumernya menggunakan transaksi piutang. Tidak semua piutang memberikan manfaat kepada perusahaan, sebab resiko tidak terbayarnya piutang oleh costumer merupakan suatu sebab kerugian perusahaan. Oleh karena itu, untuk mengurangi timbulnya kerugian piutang tersebut, diperlukan suatu penanganan atau pengelolaan atas piutang dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip manajemen yang lazin dipergunakan. Disamping kemungkinan tidak terbayarnya piutang, kerugian juga bisa timbul disebabkan oleh adanya kecurangan atau penyelewengan dan kesalahankesalahan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkompeten dengan sengaja dilakukan untuk mencari keuntungan pribadi. Perusahaan PT. Mitra lintas Nusantara, yang bergerak di bidang freight forwarding memiliki piutang yang cukup besar, karena setiap aktivitasnya, memerlukan biaya yang juga tidak sedikit. Oleh sebab itu, perlu penanangan khusus serta perhatian yang serius dalam pengelolaan piutang agar lebih efektif dan efisien serta sesuai dengan prosedur yang berlaku, sehingga dapat menjamin
2

dan menjaga harta milik perusahaan melalui penataan atas perlakuan terhadap piutang. Latar belakang dalam penelitian Praktek Kerja Mahasiswa di perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara di Banjarmasin adalah untuk mengetahui sistem pengendalin intern piutang pada perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara di Banjarmasin, dan kebijakan yang diterapkan dalam pelaksanaan sistem pengendalian intern piutang. Praktek Kerja Mahasiswa ini penting dilakukan untuk dapat mengetahui kondisi sistem pengendalian intern saat ini dan memberikan solusi kepada perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin agar dapat

menyelenggarakan pengendalian intern piutang yang baik. Dengan sistem pengendalian intern yang baik diharapkan kekayaan perusahaan dapat terjaga dan terhindar dari kemungkinan akan terjadinya penyelewengan, pencatatan akuntansi dilaporan keuangan yang handal, meningkatkan efesiensi dan mendorong ditaatinya kebijakan kebijakan yang telah ditentukan.

B. Ruang Lingkup Bidang Praktek Kerja Mahasiswa Praktek Kerja Mahasiswa ini dilakukan mahasiswa di perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara di Banjarmasin, yang difokuskan pada bidang akuntansi keuangan, yaitu bagian piutang yang tugasnya terdiri dari : 1. Membantu membuat daftar piutang
3

2. Membantu melakukan pencatatan piutang 3. Membantu pengecekan piutang terlambat C. Tujuan Praktek Kerja Mahasiswa Tujuan dilaksanakannya PKM ini adalah : 1. Mengatahui sistem pengendalian intern piutang yang berjalan 2. Mengetahui cara menyelesaikan dan monitor piutang yang lancer dan yang terlambat 3. Mengetahui cara membuat daftar piutang.

D. Kegunaan Praktek Kerja Mahasiswa Praktek Kerja Mahadiswa (PKM) sangat penting, karena dari hasil PKM tersebut mempunyai manfaat sebagai berikut : 1. Kegunaan Teoritis Dapat menambah wawasan ilmu pengetahuan di bidang ilmu akuntansi tentang sistem informasi akuntansi khususnya di bidang teori dan konsep pencatatan piutang. 2. Kegunaan Praktis a. Bagi perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara

1). Mendapatkan bantuan tenaga kerja dalam menyelesaikan kegiatan operasional perusahaan. 2). Perusahaan mendapatkan referensi, untuk kualifikasi penerimaan karyawan baru. 3). Mengefektifkan proses penerimaan karyawan baru. b. Bagi Mahasiswa peserta Praktek Kerja Mahasiswa 1). Memperoleh wawasan dan pengalaman guna menyiapkan diri untuk memasuki dunia kerja. 2). Keahlian yang diperoleh melalui Praktek Kerja Mahasiswa dapat meningkatkan rasa percaya diri dalam dunia kerja nantinya. 3). Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang didapat saat kuliah. c. Bagi Institusi Pendidikan (STIE Nasional Banjarmasin) 1). Institusi pendidikan mendapatkan masukan guna perkembangan kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja. 2). Sebagai salah satu alat evaluasi terhadap kurikulum yang berlaku. 3). Sebagai salah satu media untuk mengenalkan kemampuan mahasiswa.

E. Metode PKM Pelakasanaan Praktek Kerja Mahasiswa di perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin dilaksanakan satu bulan pada tanggal 07 Oktober 2013 s/d 07 November 2013, yang dilaksanakan setiap hari Senin sampai dengan Kamis

dari jam 07.30 16.00 dan hari Jumat dari jam 07.30 11.00 sehingga berjumlah 153 jam.

F. Lokasi dan Waktu Penelitian Praktek Kerja Mahasiswa pada perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin yang beralamatkan di Gedung Perkantoran No. 17B Jl. Gubernur Subarjo (Tembus UKA) RT/RW.040/013 Kel. Telaga Biru Kec. Banjar Barat Banjarmasin. Adapun waktu pelaksanaan Praktek Kerja Mahasiswa, yaitu :

Tabel 1 Jadwal Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Mahasiswa

Fase

Alokasi Waktu 15 hari

Pekerjaan 1. Pemilihan tempat PKM 2. Menyerahkan surat permohonan kepada perusahaan 3. Persetujuan tempat PKM 4. Pembekalan

1. Persiapan 20 September s/d 4 Oktober 2013

30 hari 2. Pelaksanaan 07 Oktober s/d 07 November 2013 1. Pembuatan Draft 3. Penulis Laporan 15 hari 2. Penulisan Awal 08 November s/d 3. Editing 23 November 2013 4. Penulisan Final Pelaksaanaan Praktek Kerja

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin merupakan perusahaan yang bergerak di bidang forwading freight didirikan pada tahun 2003, awalnya perusahaan ini masih bertempat di rumah Bp. Ferry Suseno selaku Direktur Utama dan pendiri perusahaan, yang beralamat di Jl. Manggis A. Yani Km. 3,5 Gg. Apel No.36 Banjarmasin dengan jumlah karyawan yang masih sedikit. Seiring berjalannya waktu, perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara tumbuh dengan pesat, sehingga pada tahun 2004, perusahaan ini sudah berpindah tempat ke Gedung Perkantoran No.17B Jl. Gubernur Subarjo (Tembus UKA) RT/RW.040/013 Kel. Telaga Biru Kec. Banjar Barat Banjarmasin untuk menampung kapasitas karyawan yang juga bertambah. PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin memiliki cabang di Surabaya dan Jakarta selain itu ada kantor perbantuan di Palangkaraya yang fungsinya untuk membantu manajemen dalam menjalankan operasional perusahaan khusus pengiriman ke Palangkaraya, selain itu untuk membantu Follow Up terhadap penagihan piutang jika debitur berdomisili di Palangkaraya. Kantor tersebut juga berfungsi sebagai tempat singgah dan tempat beristirahatnya para supir yang berangkat menuju kota tersebut.

PT. Mitra Lintas Nusantara memiliki aset yang lumayan besar, berupa 9 Trailer, 12 Tronton, dan 8 Engkel untuk menjalankan kegiatan operasionalnya. PT. Mitra Lintas Nusantara memiliki workshop repair yang dibangun terpisah dari kantor, dengan alamat terpisah dari bangunan kantor di Jl. Lingkar Selatan KM. 2 Banjarmasin. Tempat tersebut berfungsi sebagai area parkir, sebagai bengkel, dan sebagai penyimpanan sementara untuk barang barang costumer yang belum di ambil oleh pemiliknya. Adapun pembagian jenis pengiriman di PT. Mitra Lintas Nusantara sebagai berikut ; 1. Pengiriman Full Container yang mana proses stuffing barang dilakukan oleh kantor cabang PT. Mitra Lintas Nusantara baik yang di Surabaya atau di Jakarta, kemudian dikirim ke PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin. 2. Pengiriman Trucking, atau pengiriman yang proses stuffing dilakukan langsung oleh pengirim barang tanpa melalui kantor cabang di Surabaya atau Jakarta 3. Barang LCL, adalah istilah untuk pengiriman barang yang hanya dalam jumlah colly dan tidak full container. Proses pengiriman barang LCL sama dengan proses pengiriman full container. 4. Muatan, adalah proses pengiriman dari Kantor Banjarmasin yang dikirim ke Kantor cabang Surabaya ataupun Jakarta. Proses stuffing dan muat barang diurus kantor PT. Mitra Lintas Banjarmasin.

B. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi adalah suatu susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai sasaran. Struktur organisasi dapat menunjukkan pencerminan hubungan antar bagian yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbedabeda dalam suatu organisasi. Suatu perusahaan memiliki tujuan masing-masing yang hendak dicapai melalui rangkaian kegiatan terencana. Penggerakan sumber daya perusahaan agar lebih baik dan jelas maka diperlukan suatu konsistensi mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dituangkan dala suatu struktur organisasi dengan memerhatikan kemampuan personil yang dimiliki perusahaan. Adapun Struktur Organisasi pada PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin dapat dilihat pada gambar berikut ini :

10

11

C. Aspek-aspek Kegiatan Perusahaan Saat ini kegiatan usaha yang paling banyak dijalankan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin adalah dalam pengiriman Trucking, Proses pengiriman container Trucking tidak serumit proses pengiriman dengan melewati kantor cabang, proses muat barang hingga pengurusan dokumen dilakukan sendiri oleh pemilik barang , sehingga dapat meminimalisir pengeluaran biaya operasional perusahaan sehingga dapat menambah laba perusahaan. Adapun gambaran kegiatan proses pengiriman container Trucking yaitu sebagai berikut : 1. Costumer atau relasi memberikan surat penawaran kerja sama kepada PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin dengan data; isi dalam container, ukuran feet container, dan tujuan pengiriman barang. 2. Surat penawarn kerja, akan dipelajari oleh bagian pemasaran, untuk menentukan harga dooring container. 3. Jika sudah ada kesepakatan, relasi akan memberikan Surat Perintah Kerja (SPK) yang isinya mengenai ; nomor container, kapal pengangkut container, data keberangkatan kapal, data penerima barang, dan harga dooring yang telah disepakati. 4. SPK akan di tanda tangani oleh bagian administrasi dan akan diurus dokumen untuk penebusan container, sampai container tersebut diterima oleh penerima barang. Setelah barang diterima, akan ada lembar berita acara penyerahan
12

container, bukti bahwa container telah diterima dengan baik, selain itu bagian administrasi juga bertugas untuk membuatkan invoice atau faktur piutang kepada costumer pengirim barang. 5. Setelah container telah diterima penerima barang, tanpa ada masalah apapun, dan semua berita acara sudah ditanda tangani, maka selesailah tugas perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin, sebagai petugas pengantar container.

13

BAB III PELAKSANAAN PKM DAN PEMBAHASAN A. Hasil Praktek Kerja Mahasiswa (PKM) PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin merupakan perusahaan yang bergerak dibidang forwarding freight, dengan klasifikasi usaha menengah.

Perusahaan ini menangani pengiriman pengiriman barang full container maupun dalam jumlah colly, untuk wilayah Jakarta, Surabaya, dan Kalimantan. Selama pelaksaanaan Praktek Kerja Mahasiswa (PKM) pada PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin, pelaksana PKM ditempatkan di bidang ilmu akuntansi keuangan, tepatnya di bagian piutang. Selama masa Praktek Kerja Mahasiswa, pelaksana bertugas membantu pekerjaan piutang seperti membantu pembuatan daftar

piutang, membantu melakukan pengecekan piutang, sampai melakukan monitoring dan konfirmasi terhadap piutang terlambat. Hasil yang diperoleh dari Praktek Kerja Mahasiswa di PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin adalah dalam melaksanakan operasionalnya pihak manajemen sudah menerapkan sistem pengendalian intern terutama yang

berkaitan dengan piutang, namun masih memiliki kekurangan terhadap sistem piutang yang diterapkan yaitu : 1. Invoice diterbitkan saat barang telah dikirimkan kepada pemilik, ini membuat relasi tidak mengetahui berapa jumlah invoice sebenarnya yang nanti akan

14

ditagihkan. Seringkali relasi hanya mengestimasi sendiri harga pengiriman barangnya tersebut dengan patokan harga saat pengiriman sebelumnya. Dan ketika invoice diterbitkan, kemudian ditagihkan, relasi tersebut tidak mau menerima harga yang tertera di invoice, dan hanya membayar sesuai perhitungannya pribadi. Hal ini terjadi saat pengiriman barang dalam jumlah colly. yang mengakibatkan seringnya terjadi revisi piutang karena selisih, dan membuat pencatatan harus diulang kembali. 2. Jika ada claim saat pengiriman barang, seperti container bocor yang mengakibatkan barang didalam rusak, atau kekurangan barang, bagian

piutang tidak selalu menerima bukti claim yang diberikan penerima barang ke bagian administrasi. Sesuai perjanjian, pembayaran claim akan langsung dipotongkan di invoice yang ditagihkan. Sehingga saat piutang tersebut dibayar dan tidak sesuai dengan invoice yang telah terinput oleh bagian piutang, hal ini akan membuat bagian piutang kebingungan mencari penyebab pemotongan pembayaran invoce tersebut. 3. Tidak adanya fungsi control yang merekonsiliasi antara invoice yang dibuat oleh bagian administrasi dengan harga yang telah di berikan oleh marketing Prosedur piutang yang selama ini dterapkan oleh perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin dapat dilihat sebagai berikut : 1. Pengirim barang akan memberikan lembar Surat Penawaran Kerja kepada PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin, untuk meminta keterangan harga
15

dooring. Umumnya penawaran harga ini dilakukan jika ada costumer baru atau container yang dikirim dengan tujuan yang belum pernah ditangani sebelumnya. 2. Perjanjian kerjasama adalah dimana, saat kedua belah pihak telah sepakat terhadap pekerjaan yang akan dilakukan dan harga yang telah ditentukan. Pengirim barang akan memberikan SPK (Surat Perintah Kerja) kepada PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin yang berisi diskripsi data mengenai container yang akan dikirmkan. 3. Setelah SPK yang berisi deskripsi pekerjaan telah di acc oleh marketing dan dikirimkan kembali ke costumer, maka pekerjaan tersebut telah siap dilaksanakan. Disini costumer melakukan penebusan Bill Of Lading (BL) di pelayaran, kemudian dikirimkan kepada PT. Mitra Lintas Nusantara untuk mengurus proses pengeluaran container dari dalam terminal peti kemas Pelindo. 4. Invoice akan dibuat jika semua pekerjaan telah selesai, dan berita acara

pengiriman container telah diterima kembali ke administrasi. Berita acara pengiriman akan dikembalikan oleh pihak operasional, kemudian akan dibuatkan invoice berdasarkan SPK yang telah disetujui bersama. Invoice akan dibuat dengan masa jatuh tempo selama sebulan. Dokumen yang digunakan untuk pembuatan invoice : Berita acara dari costumer / packing list Berita acara yang dibuat oleh PT. Mitra Lintas Nusantara

16

Invoice Tanda terima invoice

Adapun berita acara sebagai lampiran invoice, yaitu : 1. Berita acara asli punya costumer dan PT. Mitra Lintas Nusantara, akan dikirimkan bersama invoice 2. Berita acara copy, akan diarsipkan bersama invoice lembar kedua dan surat jalan keberangkatan mobil. Invoice akan dibuat rangkap tiga, sebagai berikut ; 1. Invoice asli (putih) akan dikirimkan kepada costumer, dengan lampiran berita acara 2. 3. Invoice lampiran ke dua (merah) sebagai arsip untuk adminitrasi Invoice lampiran ke tiga (kuning) untuk bagian akuntansi

Tanda terima invoice akan dilampirkan saat pengiriman invoice, sebagai bukti bahwa invoice tersebut sudah diterima, tanda terima dibuat rangkap tiga, seabagai berikut ; 1. Tanda terima lampiran pertama (putih) akan diberikan kepada ; a. Costumer. Tanda terima warna putih akan dilampirkan bersama invoice dan ditanda tangan langsung oleh pihak costumer, jika invoice ditagihkan atau diberikan kepada costumer yang berada masih didalam kota
17

(dalam jarak dekat), dan tidak memerlukan jasa kurir untuk mengantar invoice. b. Bag. Piutang. Tanda terima warna putih akan disimpan oleh bag. Piutang, jika costumer yang menerima invoice berada diluar kota, atau dalam pengiriman invoice memerlukan jasa kurir untuk mengantar invoice tersebut. Tanda terima yang sudah diterima costumer akan ditanda tangani dan dikirim kembali melalui email / fax. 2. Tanda terima lampiran kedua (merah) a. Costumer Jika berada diluar kota / jarak dekat b. Bag. Piutang Jika berada didalam kota / jarak yang jauh 3. Tanda terima lampiran ketiga (kuning) Tanda terima warna kuning akan dilampirkan bersama copy invoice, yang akan diarsipkan oleh pihak adminitrasi. Setelah invoice dibuat oleh adminitrasi, invoice tersebut di otorisasi dan diinput di bag. Akuntansi. Bag ian Akuntansi akan mengambil invoice lembar ketiga (kuning) sebagai arsip. Bag. Akuntansi juga akan membuat invoice pajak sebanyak tiga rangkap sebagai berikut: 1. Rangkap pertama, akan dikirim krkantor pajak

18

2. 3.

Rangkap kedua, akan diarsip di bagian administrasi Rangkap ketiga, sebagai arsip bagian akuntansi

Invoice yang dibuat akan diserahkan ke bagian piutang untuk dinput data invoice yang telah dibuat. Dengan data input sebagai berikut ; Nama Kreditur (Costumer yang mengirimkan container) Tujuan (Penerima Container) No. Invoice Jumlah Invoice Tanggal Invoice Masa jatuh tempo

5. Invoice yang telah dibuat, dan dikrimkan kepada costumer akan ditagih sesuai masa jatuh tempo. Jika setelah masa jatuh tempo invoice, costumer belum juga melakukan pembayaran, maka pihak bag. Penagihan piutang akan melakukan konfirmasi kepada costumer yang bersangkutan, dan menagih piutang yang telah jatuh tempo. Jika jarak costumer masih dekat atau dalam kota maka bag. Penagihan piutang akan langsung mendatangi costumer tersebut, dengan menggunakan dokumen dokumen sebagai berikut : List piutang (jika costumer melakukan pengiriman container lebih dari satu kali dalam satu peirode) Tanda terima invoice berwarna merah

19

Copy invoice yang disimpan bag. Administrasi Copy berita acara pengiriman barang

Jika ada costumer yang bermasalah dalam pembayarn invoicenya, dan sudah lama menunggak, maka marketing akan membantu bag. Penagihan piutang dengan terjun langsung kelapangan, seperti medatangi costumer yang bermasalah tersebut. Jika costumer masih juga bermasalah, dan tidak menyelesaikan invoicenya, bag. Marketing akan memblack list costumer tersebut dan memtuskan kerja sama dengan costumer tersebut. 6. Invoice yang ditagihkan tentunya akan dibayar oleh costumer dan menjadi pendapatan bagi perusaahaan. Pada saat pembayaran invoice, costumer akan memberikan bukti pembayaran. Jika pembayaran dibayar cash oleh costumer, administrasi piutang akan memberikan kwitansi sebagai tanda terima pembayarn oleh costumer. Tetapi apabila pemabayaran dilakukan dengan ditransfer, costumer akan

mengirimkan bukti transfer kepada administrasi piutang. Adapun dokumen-dokumen yang dipakai dalam prosedur ini adalah : Bukti transfer Jika pembayaran dilakukan dengan cara ditransfer Rekening Koran Untuk mengecek, transferan yang dikirim oleh costumer Kwitansi (Tanda terima)
20

Bukti pembayaran secara cash. Kwitansi yang dipegang administrasi piutang ada tiga rangkap 1. 2. 3. Rangkap pertama diberikan kepada costumer Rangkap kedua diberikan kepada kasir Rangkap ketiga sebagai arsip untuk administrasi piutang

Setelah memastikan bahwa pemabayaran telah diterima, adminitrasi piutang akan memasukkan data pembayaran kedalam computer, kemudian membuat rekapan pembayaran piutang. Kasir akan bertugas untuk memprint rekening Koran setiap harinya, untuk diserahkan ke bag administrasi piutang, untuk pengecekan pembayarn invoice. Jika ada pembayaran dari costumer yang dilakukan secara cash, maka bag. Penagihan piutang akan menyerahkan uang tersebut bersama kwitansi yang telah dibuatnya. Dokumen dokukmen yang dipakai yaitu ; Kwitansi lembar kedua Lembar kedua akan diserahkan kekasir, sebagai tanda terima dari costumer ke bag. Penagihan piutang Kwitansi lembar ketiga Kwitansi ini akan ditanda tangani oleh kasir, saat menerima uang dari bag. Adminitrasi piutang, dan disimpan oleh adminitrasi piutang. Bukti bahwa uang telah disetorkan
21

Bukti penerimaan kas Kwitansi lembar kedua akan dilampiri bukti penerimaan kas sebanyak dua rangkap. 1. 2. Lembar pertama untuk kasir Lembar kedua untuk bagian akuntansi

Kasir akan menyerahkan lembar kedua bukti penerimaan kas kepada bagian akuntansi untuk dicek dan diinput kedalam computer. Dan adminitrasi harus mengecek rekapan pembayaran piutang. Jika ada costumer yang terlambat melakukan pembayaran setelah jatuh tempo, maka administrasi akan menahan barang costumer tersebut Gambar Prosedur Piutang pada PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin

22

Bagian Marketing

Mulai

Menerima permintaan jasa dan melakukan pengecekan pelanggan baru atau pelanggan tetap

Pelanggan baru ?

Ya

Negosiaasi harga

Tidak

Selesai

Ya Tidak
Menerima Pendaftaran pelanggan baru Melakukan pengecekan harga kepada administrasi Input data pelanggan baru kedalam komputer

SPK

Dari Costumer

23

Bagian Administrasi

Input data didalam komputer

Rekapan control pengiriman barang A Dibuatkan berita acara pengiriman barang

Berita acara pengiriman 1 Berita acara pengiriman 2 Berita acara pengiriman 3

2 Untuk Penerima Barang

Estimasi dana operasional

Rincian dana operasional 1 Rincian dana operasional 2

Bukti pengeluaran kas 1 Bukti pengeluaran kas 2

3
T

24

Bagian Administrasi

Ditanda tangani oleh penerima barang Dikembalikan oleh costumer

Berita acara pengiriman

Pembuatan invoice dan tanda teria

Tanda terima

1 2 3

Tanda terima Invoice 2 Invoice 3

Tanda terima

8 4
Invoice pajak 2

25

Bagian Piutang

Bagian Akuntansi

Invoice 2

Berita acara pengiriman 2

Data diinput kedalam kompuetr

Invoice 3

Laporan rekapan piutang 2

Laporan piutang

rekapan 1 rekapan 2

Data diinput kedalam komputer

Laporan piutang

6 12

Bag Akuntansi Membuat kan Invoice Pajak Costumer

Rekapan Pelunasan Piutang 2

Invoice pajak

Untuk Kantor Pajak


Invoice pajak Invoice pajak 2 3

8 T

Menginput data kr komputer

7 11
Bukti pengeluaran kas 2 Rekapan Pelunasan Piutang 3

Jurnal pengeluaran kas Jurnal Piuang

26

Bagian Penagihan Piutang

Menerima tanda terima

Apakah lokasi costumer jauh?

Tanda terima 1 Tanda terima 2

Ya

Tidak

Tanda terima 1 Tanda terima 2

Diberikan Kepada Pelanggan

Data diinput komputer

kedalam

Kroscek Piutang jatuh tempo Mencocokan dengan data inputan administrasi piutang

Melakukan penagihan ke costumer

27

Bagian Penagihan Piutang


9
Mencocokan kesamaan dokumen Kwitansi 1 Kwitansi 2 Kwitansi 3

Costumer

Invoice 2

Rekening Koran
Bukti Transfer

Menerima bukti pembayaran costumer

10

Rekapan Pelunasan Piutang 1 Rekapan Pelunasan Piutang 2 Rekapan Pelunasan Piutang 3

12

11

28

Bagian Kasir

10

Mulai

Mencetak Rekening Koran Rincian dana operasional 1 Bukti pengeluaran kas 1 Kwitansi 2 Bukti kas penerimaan

Rekening Koran Menginput ke dalam komputer

Menginput ke dalam komputer

Laporan Petty Cash

Laporan Petty Cash

29

B. Pembahasan Pengendalian intern merupakan istilah yang telah umum dan banyak dipergunakan dalam berbagai kepentingan. Fungsi dari pengendalian intern ini semakin penting, karena perusahaan semakin berkembang dengan sistem akuntansi yang semakin rumit. Semua pimpinan perusahaan harus menyadari dan memahami arti penting pengendalian intern. Struktur pengendalian intern satuan usaha terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk keyakinan (assurance) memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan dicapai. Prosedur adalah urut-urutan pekerjaan yang harus diikuti dalam mengimplementasikan kebijakan yang telah ditetapkan, sedangkan tujuan merupakan pernyataan mengenai apa yang diinginkan perusahaan untuk dicapai. Pengertian tentang pengendalian intern dalam arti luas adalah :Internal control comprises the plan of organization and all of the coordinated methods and measures adopted a business to safeguard its assets, check the accuracy and realibility of its akuntansi data, promote operational efficiency and encourage adherence to prescribed managerial policies. Penjelasan definisi di atas meliputi struktur organisasi,metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan Untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen untuk menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.

30

Penjelasan definisi di atas menyimpulkan bahwa pengendalian intern adalah suatu proses yang terdiri dari usaha atau tindakan-tindakan yang tepat dan terintegrasi yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Pelaksanaan pengendalian intern melibatkan seluruh anggota organisasi bukan dibebankan pada bagian tertentu saja, sehingga memberikan keyakinan terpercaya atas seluruh kegiatan organisasi yang meliputi realibility dari pelaporan keuangan, efisiensi dan keefektifan atas kegiatan atau operasi perusahaan dan kepatuhan terhadap hokum dan undang-undang yang berlaku. Menurut Michell Suharli (2006: 174) Sistem Pengendalian Intern adalah seluruh sistem dan prosedur yang diterapkan manajemen untuk

menjaga harta perusahaan dari kelalaian/kesalahan, kecurangan ataupun kejahatan. Piutang merupakan suatu proses yang penting, yang dapat menunjukkan satu bagian yang besar dari harta likuid perusahaan. Kieso dan Weygandt mendefinisikan pengertian piutang sebagai berikut : Receivables are claims held against customers and others for money, goods, or services. Sedangkan pengertian piutang menurut S.Hadibroto adalah : Piutang merupakan klaim terhadap pihak lain, apakah klaim tersebut berupa uang, barang atau jasa, untuk maksud akuntansi istilah dipergunakan dalam arti yang lebih sempit yaitu merupakan klaim yang diharapkan akan diselesaikan dengan uang. Penjelasan definisi di atas diketahui bahwa piutang secara luas diartikan sebagai tagihan atas segala sesuatu hak perusahaan baik berupa uang, barang maupun jasa atas pihak ketiga setelah perusahaan melaksanakan

kewajibannya, sedangkan secara sempit piutang diartikan sebagai tagihan


31

yang hanya dapat diselesaikan dengan diterimanya uang di masa yang akan datang. Pada umumnya piutang timbul ketika sebuah perusahaan menjual barang atau jasa secara kredit dan berhak atas penerimaan kas di masa mendatang, yang prosesnya dimulai dari pengambilan keputusan untuk memberikan kredit kepada langganan, melakukan pengiriman barang, penagihan dan akhirnya menerima pembayaran, dengan kata lain piutang dapat juga timbul ketika perusahaan memberikan pinjaman uang kepada perusahaan lain dan menerima promes atau wesel, melakukan suatu jasa atau transaksi lain yang menciptakan suatu hubungan dimana satu pihak berutang kepada yang lain seperti pinjaman kepada pimpinan atau karyawan. Piutang merupakan salah satu elemen yang paling penting dalam modal kerja suatu perusahaan. Sebagian piutang dapat dimasukkan dalam modal kerja yaitu bagian piutang yang terdiri dari dana yang diinvestasikan dalam produk yang terjual dan sebagian lain yang termasuk modal kerja potensial yaitu bagian yang merupakan keuntungan. Salah satu masalah yang dihadapi oleh perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin, adalah untuk membenahi atau menyempurnakan sistem akuntansi yang diterapkan pada perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin dengan jalan memperkuat sistem pengendalian intern. Dengan penerapan sistem pengendalian intern yang baik diharapkan akan dapat membantu perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin dalam mengelola dan mengawasi aktivitas operasional perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin.
32

Salah satu sub sistem akuntansi yang sangat penting adalah sistem pengendalian intern piutang. Sistem pengendalian dalam pemberian piutang merupakan suatu hal yang penting dalam aktifitas perusahaan dalam rangka meningkatkan kegiatan operasional dan sekaligus mengamankan dalam pemberian piutang. Jika pengelolaan piutang tidak baik akhirnya berpengaruh terhadap kelangsungan aktivitas perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin ini. Untuk mengatasi permasalahan pada perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin. Maka untuk mengatasi kekurangan yang dihadapi akan diberikan cara bagaimana penerapan pengendalian intern yang seharusnya dilakukan yaitu : 1. Hendaknya setiap Surat Perintah Kerja yang masuk dari konsumen dicopy, kemudian diberikan kepada pihak marketing yang bertanggung jawab sebagai pihak dan yang memberikan persetujuan terhadap kerja sama dengan konsumen, dan bagian piutang juga seharusnya menerima copy SPK yang telah disetujui agar ada fungsi control terhadap piutang yang terbit sesuai dengan nego awal, diluar terjadinya revisi. 2. Invoice seharusnya diterbitkan sebelum dibuatnya invoice, dan disetujui oleh pengirim barang, agar tidak ada perubahan saat pembayaran piutang. 3. Bukti claim barang yang diberikan konsumen, copynya harus diarsipkan oleh bagian piutang dan akuntansi agar pemotongan invoice yang terbayar punya alasan yang jelas dan nyata.

33

4. Adanya pengawasan khusus terhadap piutang terlambat, dan costumer yang sering menunggak pembayaran piutang, agar dikonfirmasi lebih aktif oleh bagian penagihan.

34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan 1. Sistem pengendalian intern piutang yang dilakukan perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin, selama ini dinilai sudah memadai, bak dilihat dari pembagian tugas pelaksanaan dan prosedur yang dilaksanakan maupun buku laporan yang dibuat dan yang digunakan. 2. Dari laporan keuangan perusahaan terakhir, perusahaan mengalami penurunan laba dari tahun sebelumnya, hal ini disebabkan kurangnya perhatian terhadap aset piutang perusahaan khususnya pada piutang terlambat, dan seringnya terjadi revisi invoice. 3. Perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin, yang menyediakan layanan jasa forwarding freight, memerlukan biaya operasional yang tinggi disetiap pelaksanaan kerja. Oleh sebab itu, perlu perhatian serta penanganan yang serius agar dalam pengelolaan yang lebih efektif dan efesien dan sesuai prosedur yang berlaku dan dengan sedemikian rupa sehingga dapat menjaga aset piutang perusahaan. 4. Melakukan estimasi biaya dengan benar, maka diharapkan dapat menjamin dan mejaga harta milik perusahaan melalui penataan atas perlakuan terhadap piutang.

35

B. Saran 1. Meskipun sistem pengendalian intern piutang pada perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin sudah cukup baik tetapi sebaiknya tetap mengadakan pengawasan dan pengendalian yang terus menerus terhadap sistem yang ada sehingga hasil yang akan dicapai akan terus bertambah baik. 2. Usahakan agar tetap aktif dalam konfirmasi piutang kepada costumer, dan dilakukan tindakan tegas agar piutang terlambat bisa segera terlunasi. 3. Mendapatkan persetujuan harga dooring sebelum pengiriman dilakukan. Agar tidak terjadi revisi atau kurang bayar saat invoice ditagihkan. 4. Untuk mengatasi mengatasi kemungkinan kemungkinan akan terjadi penyalahgunaan wewenang, maka perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin perlu membenruk suatu sistem pengendalian intern piutang yang tepat.

36