Anda di halaman 1dari 106

MATERI KEGIATAN PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1

MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN (OFFICE AUTOMATION)

PUSAT ADMINISTRASI UNIVERSITAS UNIVERSITAS INDONESIA 2011

Pusat Administrasi Universitas Indonesia Gedung Pusat Administrasi Universitas (PAU) Kampus UI Depok Depok 16424, Indonesia

Telp. (021) 7867222, 78841818 Fax (021) 7270017, 7863460, 7863447, 7863446, 78849060

Situs web: www.ui.ac.id E-mail: pusadmui@ui.ac.id

Pusat Administrasi UI 2011

Modul ini dibuat untuk kepentingan internal pembelajaran/pelatihan bagi staf kependidikan Universitas Indonesia. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh bagian modul ini dalam bentuk apapun tanpa izin tertulis dari Direktorat Pembinaan Sumber Daya Manusia Pusat Administrasi Universitas Indonesia.

Dicetak di Depok, Indonesia

Tim produksi Tim Penyusun : Ike Iswary Lawanda, M.Si. Lita Pamela Kawira, M.Si. Tumini, S.S. : Lita Pamela Kawira, M.Si. Dr. Rose Mini A. P., M.Psi. Dra. Sri Fatmawati Mashoedi, M.Si. Dra. Yudiana Ratna Sari, M.Si. Ir. Anon Mirmani, S.S., MIM-Arc./Rec. Aisyah Velany, S.Sos., M.Si. Dra. Ratna Djuwita, Dipl. Psych. Rizkiana Shadewi, S.Psi. RR. Listya P. Widhyasari, S.Psi. : Ardiansyah, S.T. Sayadatun Nisa, S.Sos. : Direktorat Pembinaan Sumber Daya Manusia Pusat Administrasi UI

Reviewer

Design Cover & Layout Penanggung Jawab

Modul ini diterbitkan oleh Direktorat Pembinaan Sumber Daya Manusia Pusat Administrasi UI.

Sekretariat Pusat Administrasi UI Gedung Pusat Administrasi Universitas (PAU) Kampus UI Depok Depok 16424, Indonesia Telp. (021) 7867222, 78841818 Fax (021) 7270017, 7863460, 7863447, 7863446, 78849060 Situs web: www.ui.ac.id E-mail: pusadmui@ui.ac.id

DAFTAR ISI
BAB 1 PEMAHAMAN PERKANTORAN DASAR 1............................................... 1
1.1 Tenaga Kependidikan ........................................................................................................................ 4 1.1.1 Sifat dan Keterampilan Pegawai yang Diharapkan ................................................................ 4 1.1.2 Ciri-Ciri Pegawai Ideal............................................................................................................. 7 1.2 Pengertian Kantor ........................................................................................................................... 11 1.2.1 Unsur-Unsur Dasar Perkantoran .......................................................................................... 13 1.2.1.1 Pegawai ................................................................................................................... 13 1.2.1.2 Aturan ..................................................................................................................... 14 1.2.1.3 Ruang ...................................................................................................................... 15 1.2.1.4 Peralatan ................................................................................................................. 16 1.2.1.5 Filing ........................................................................................................................ 21 1.2.1.6 Formulir................................................................................................................... 23 1.2.1.7 Laporan ................................................................................................................... 23 1.3 Data/Arsip ....................................................................................................................................... 25

BAB 2 PENANGANAN SURAT DAN BAHASA INDONESIA SURAT-MENYURAT ...................................................................................... 27


2.1 Penanganan Surat ........................................................................................................................... 27 2.1.1 Penerimaan Surat ................................................................................................................. 27 2.1.2 Identifikasi Surat................................................................................................................... 28 2.1.3 Pemilahan Surat ................................................................................................................... 29 2.1.4 Pembukaan Amplop Surat.................................................................................................... 30 2.1.5 Pengeluaran Surat dari Amplop ........................................................................................... 31 2.1.6 Pemeriksaan Surat Dinas ...................................................................................................... 31 2.2 Bahasa Indonesia Surat Menyurat .................................................................................................. 33 2.2.1 Bentuk Surat ......................................................................................................................... 33 2.2.2 Bagian-Bagian Surat ............................................................................................................. 35 2.2.3 Bahasa Surat ......................................................................................................................... 45

BAB 3 TATA PERSURATAN UNIVERSITAS INDONESIA.................................... 54


3.1 Surat Dinas...................................................................................................................................... 54 3.1.1 Fungsi Surat Dinas ............................................................................................................... 54 3.1.2 Jenis Surat Dinas ................................................................................................................. 55 3.2 Bentuk Surat Dinas Universitas Indonesia...................................................................................... 73 3.3 Bagian Surat dan Fungsinya............................................................................................................ 74 3.4 Perlengkapan Surat ........................................................................................................................ 91 3.5 Sistem Pemberkasan (Filing System) .............................................................................................. 94 3.5.1 Sarana Penyimpanan Surat/Arsip ........................................................................................ 95

BAB 4 PENUTUP ........................................................................................... 97

DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Gedung Perkantoran ........................................................................................................... 1 Gambar 1.2 Gedung Kantor Pusat Administrasi Universitas Indonesia .................................................. 1 Gambar 1.3 Ruang Penyimpanan Arsip .................................................................................................. 2 Gambar 1.4 Alat-Alat Automasi Kantor................................................................................................... 3 Gambar 1.5 Menjaga Kesehatan ............................................................................................................. 9 Gambar 1.6 Makanan Sehat.................................................................................................................. 10 Gambar 1.7 Ruang Kantor Bersekat ...................................................................................................... 15 Gambar 1.8 Ruang Kantor Terbuka ....................................................................................................... 15 Gambar 1.9 Berbagai Peralatan Kantor ............................................................................................... 17 Gambar 1.10 Meja dan Kursi Pegawai .................................................................................................. 19 Gambar 1.11 Jenis-Jenis Kursi untuk Berbagai Jabatan ........................................................................ 20 Gambar 1.12 Scanner ............................................................................................................................ 21 Gambar 1.13 Sarana Fisik Penyimpanan Surat ..................................................................................... 22 Gambar 1.14 Contoh Laporan ............................................................................................................... 24

Gambar 2.1 Cara Merekat Amplop ....................................................................................................... 30 Gambar 2.2 Cara Membuka Surat......................................................................................................... 30 Gambar 3.3 Contoh Bentuk-Bentuk Surat ............................................................................................ 34 Gambar 2.4 Contoh Surat yang Salah ................................................................................................... 46 Gambar 2.5 Contoh Cara Penulisan Surat yang Benar .......................................................................... 53 Gambar 3.1 Contoh Surat Dinas ............................................................................................................ 56 Gambar 3.2 Contoh Surat Keputusan ................................................................................................... 57 Gambar 3.3 Contoh Nota Dinas ............................................................................................................ 58 Gambar 3.4 Contoh Memo ................................................................................................................... 59 Gambar 3.5a Contoh Surat Pengantar Biasa ......................................................................................... 60 Gambar 3.5b Contoh Surat Pengantar Berbentuk Kolom ..................................................................... 61 Gambar 3.6 Contoh Surat Edaran ......................................................................................................... 62 Gambar 3.7a Contoh Surat Undangan Berbentuk Lembaran Surat ...................................................... 63 Gambar 3.7b Contoh Surat Undangan Berbentuk Kartu ...................................................................... 64 Gambar 3.8a Contoh Surat Tugas Berbentuk Lembaran ...................................................................... 65

Gambar 3.8b Contoh Surat Tugas Berbentuk Kolom ........................................................................... 66 Gambar 3.9 Contoh Surat Kuasa........................................................................................................... 67 Gambar 3.10 Contoh Surat Pendelegasian ........................................................................................... 68 Gambar 3.11 Contoh Surat Pengumuman ........................................................................................... 69 Gambar 3.12 Contoh Surat Pernyataan................................................................................................ 70 Gambar 3.13 Contoh Surat Keterangan ............................................................................................... 71 Gambar 3.14 Contoh Berita Acara ........................................................................................................ 72 Gambar 3.15a Contoh Kepala Surat/Kop Universitas........................................................................... 74 Gambar 3.15b Contoh Kepala Surat/Kop Fakultas ............................................................................... 74 Gambar 3.16a Contoh Nomor Surat yang Digunakan oleh Universitas Indonesia Tahun 2009 .......... 75 Gambar 3.16b Contoh Nomor Surat yang Digunakan oleh Universitas Indonesia Tahun 2010 .......... 76 Gambar 3.17a Contoh Penulisan Nomor pada Surat Berperihal.......................................................... 77 Gambar 3.17b Contoh Penulisan Nomor pada Surat Berjudul............................................................. 77 Gambar 3.18a Contoh Penulisan Tanggal pada Surat Berperihal ........................................................ 78 Gambar 3.18b Contoh Penulisan Tanggal pada Surat Berjudul ........................................................... 78 Gambar 3.19 Contoh Penulisan Lampiran Surat Dinas......................................................................... 79 Gambar 3.20a Contoh Penulisan Hal pada Surat Berperihal ................................................................ 80 Gambar 3.20b Contoh Penulisan Hal pada Surat Berjudul................................................................... 80 Gambar 3.21a Contoh Penulisan Alamat Tujuan Surat ........................................................................ 81 Gambar 3.21b Contoh Cara Penulisan Alamat pada Sampul (Amplop) ............................................... 81 Gambar 3.22a Contoh Salam Pembuka yang Salah .............................................................................. 82 Gambar 3.22b Contoh Salam Pembuka yang Benar............................................................................. 82 Gambar 3.23 Contoh Jabatan Penanda Tangan Surat .......................................................................... 83 Gambar 3.24 Contoh Tanda Tangan Surat Dinas.................................................................................. 84 Gambar 3.25 Nomor Induk Pegawai/Nomor Urut Perekaman ............................................................ 85 Gambar 3.26 Contoh Cap Dinas Organisasi .......................................................................................... 86 Gambar 3.27 Contoh Tembusan ........................................................................................................... 87 Gambar 3.28 Contoh Inisial Pengonsep ............................................................................................... 88 Gambar 3.29 Contoh Bagian Surat Dinas UI ........................................................................................ 89 Gambar 3.30 Contoh Informasi Buku Agenda Surat Masuk ................................................................. 91 Gambar 3.31 Contoh Informasi Buku Agenda Surat Keluar ................................................................. 92 Gambar 3.32 Contoh Lembar Ekspedisi ............................................................................................... 92 Gambar 3.33 Contoh Lembar Disposisi ................................................................................................ 93 Gambar 3.34 Contoh Penyimpanan Surat yang Benar, Sesuai dengan Sistem Pola Klasifikasi ........... 96

BAB 1 PEMAHAMAN PERKANTORAN DASAR 1


Universitas Indonesia (UI) memiliki visi ingin menjadi universitas riset yang berkelas dunia, di mana untuk mencapai visi itu UI harus meningkatkan diri dalam berbagai kegiatannya, termasuk dalam kegiatan pengelolaan administrasi atau perkantoran. Untuk bisa menjalankan perkantoran yang modern dan berkelas dunia, UI harus menjalankan automasi dalam pelaksanaan kegiatan perkantoran. Automasi perkantoran merupakan segala tindakan yang dilakukan di dalam setiap kegiatan kantor menggunakan mesin-mesin pendukung kegiatan untuk meraih tujuan setiap kegiatan. Untuk mencapai kualitas perkantoran yang berkelas dunia, maka kegiatan automasi perkantoran ini harus dijalankan oleh semua pegawai di UItanpa membedakan jabatan dan kedudukan di kantordalam menyelesaikan tugas sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. Sebagian orang memaknai perkantoran sebagai segala tindakan atau kegiatan yang dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan, sementara sebagian lainnya memaknai perkantoran sebagai deretan bangunan, gedung, dan ruang tempat kegiatan pegawai bekerja. Kedua pemahaman ini samasama benar. Yang terpenting adalah bagaimana kita merencanakan, mengatur, menjalankan kegiatan, serta menggunakan benda-benda perkantoran dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab kita dengan efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam melakukan pekerjaannya, seorang pegawai melakukan pekerjaan sesuai dengan fungsi pekerjaannya dalam
PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Gambar 1.1 Gedung Perkantoran

Gambar 1.2 Gedung Kantor Pusat Administrasi Universitas Indonesia

manajemen dan organisasi. Organisasi membagi kegiatan pekerjaan menjadi dua jenis, yakni kegiatan substantif (kegiatan yang sesuai dengan sifat pokok organisasi) dan kegiatan fasilitatif (kegiatan pendukung jalannya kegiatan pokok organisasi). Contohnya di fakultas-fakultas di UI, kegiatan substantifnya adalah kegiatan perkuliahan dan penelitian. Agar kegiatan pengajaran ini dapat terlaksana dengan baik, diperlukan kegiatan-kegiatan pendukung atau fasilitatif seperti kepegawaian, keuangan,
Gambar 1.3 Ruang Penyimpanan Arsip

sekretariat, rumah tangga, perlengkapan, administrasi akademik, penerbitan, dan sebagainya. Kegiatan substantif membedakan jenis, corak, dan pencapaian suatu organisasi. Dalam melakukan kegiatan kerja ini dibutuhkan keahlian atau keterampilan khusus. Contohnya, seorang pegawai yang bertugas sebagai sekretaris tentunya harus dapat mengetik dengan cepat, dapat membuat konsep surat, dan sebagainya. Contoh lain, seorang pegawai yang bertugas memasang perangkat lunak komputer tentunya juga harus memiliki keterampilan di bidang komputer. Jika setiap pegawai bekerja sesuai dengan keahlian yang dimiliki dan juga sesuai dengan tuntutan kompetensi pekerjaan untuk unit tersebut, kegiatan substantif dan fasilitatif akan dapat berjalan dengan lancar. Untuk kelancaran pekerjaan memang perlu dilakukan pembagian kerja, evaluasi kinerja pegawai, dan pemenuhan fasilitas seperti ruang, alat, mesin, serta sarana pembuatan dokumen. Semua ini diperlukan sebagai sarana setiap individu dalam unit kerja agar dapat berkomunikasi baik secara horizontal maupun vertikal. Kegiatan fasilitatif merupakan perwujudan fungsi kerja dalam organisasi kantor. Kantor merupakan wadah penciptaan dokumen para pegawai berdasarkan pembagian kerja untuk bekerja bersama meraih tujuan organisasi secara berjenjang dengan memanfaatkan unsur-unsur perkantoran. Unsur-unsur perkantoran terdiri atas tujuh unsur dasar yaitu pegawai (di UI adalah tenaga pendidik dan tenaga kependidikan), aturan, ruang, peralatan, filing, formulir, dan laporan.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Ketujuh unsur dasar perkantoran ini merupakan sarana pendukung kegiatan kerja yang membutuhkan pengelolaan agar dapat dimanfaatkan untuk mencapai tujuan yang menjadi tanggung jawab dan kewajiban kegiatan substantif. Kegiatan substantif maupun kegiatan fasilitatif menuntut orangorang untuk dapat menyandang tanggung jawab kerja, bekerja secara tepat pakai dan tepat guna dalam mengelola diri sendiri maupun orang-orang dalam unit kerja yang Gambar 1.4 Alat-Alat Automasi Kantor sama ataupun unit-unit kerja lain. Dalam pencapaian tujuan jangka pendek dari unit kerja, seorang pegawai diharapkan mampu menciptakan dan menggunakan dokumen dalam pekerjaannya. Ketika pegawai dapat memenuhi harapan dari unit kerjanya, ia akan dinilai sebagai pegawai yang berprestasi. Di bawah ini akan dijelaskan tujuh unsur perkantoran yang perlu ada agar suatu kegiatan perkantoran dapat berlangsung dengan baik.

Perkantoran dapat memiliki dua makna, yaitu (1) segala tindakan atau kegiatan yang dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan dan (2) deretan bangunan, gedung, dan ruang tempat kegiatan pegawai bekerja.

Dalam kegiatan perkantotan, kita harus merencanakan, mengatur, menjalankan kegiatan, serta menggunakan benda-benda perkantoran dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab kita dengan efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Tujuh unsur dasar perkantoran terdiri dari pegawai (tenaga pendidik dan tenaga kependidikan), aturan, ruang, peralatan, filing, formulir, dan laporan.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

1.1 Tenaga Kependidikan


Sebuah kegiatan perkantoran tidak akan dapat berjalan jika tidak ada pegawai yang menjalankan aktivitas perkantoran. Di UI, pegawai yang menjalankan kegiatan perkantoran disebut sebagai tenaga kependidikan. Sebagai universitas yang ingin meningkatkan mutu, UI memerlukan pegawai-pegawai yang memiliki sejumlah sifat dan keterampilan. Berikut ini akan dipaparkan sifat dan keterampilan apa saja yang perlu dimiliki oleh pegawai di UI serta ciri-ciri pegawai UI yang dianggap ideal.

1.1.1 Sifat dan Keterampilan Pegawai yang Diharapkan


Berbagai sifat dan keterampilan yang perlu dimiliki pegawai UI di antaranya adalah loyalitas, berprestasi dalam pencapaian tujuan, dan kemauan meningkatkan kompetensi. Sifat, keterampilan, dan kemauan ini harus semuanya ada pada pegawai yang diharapkan akan membangun UI menjadi universitas riset kelas dunia. Sebelum dijelaskan ciri-ciri pegawai ideal, akan disajikan beberapa contoh untuk memperjelas pemahaman pembaca.

a. Loyalitas Saudara Popon bekerja di UI sejak tahun 1995 setelah lulus dari Sekolah Menengah Atas (SMA) sebagai pembantu pelaksana yang bertugas membuka ruangan di salah satu Fakultas di UI. Ia sering datang terlambat masuk kerja sehingga ia terburuburu dan tidak dapat mengecek ulang daftar jadwal kerjanya. Setelah sampai pun, ia tidak langsung menuju tempat kerjanya, melainkan mampir terlebih dahulu ke kantin untuk sarapan pagi. Akibat keterlambatannya, ia juga terlambat membuka ruangan kelas yang akhirnya turut mempengaruhi proses belajar mengajar yang menjadi terlambat pula. Di sisi lain, rekan kerja Popon sebagai pembantu pelaksana, yaitu Pipin, bekerja di UI sejak tahun 1991 setelah lulus dari Sekolah Menengah Atas (SMA). Pipin juga memiliki tugas membuka ruangan-ruangan. Setiap pagi, Pipin selalu datang tepat waktu, bahkan terkadang 45 menit sebelum masuk kerja ia sudah sampai di tempat kerjanya. Dengan demikian, Pipin masih memiliki banyak waktu untuk mengecek ulang daftar jadwal kerjanya dan tidak terlambat membuka ruangan kelas, sehingga proses belajar mengajar mahasiswa pun tidak terlambat. Perilaku Pipin yang selalu datang tepat waktu merupakan bentuk loyalitas atau kesetiaan pada pekerjaannya. Ia melakukan pekerjaannya dengan baik, teratur, dan sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh organisasi tempat ia bekerja. Sebaliknya, kebiasaan Popon yang seringkali datang terlambat serta lebih mengutamakan kepentingan pribadi dibanding pelaksanaan pekerjaannya mencerminkan sikap pegawai yang tidak loyal.
PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

b. Kerja Sepanjang Hidup vs Prestasi Popon merupakan pegawai yang sering datang terlambat, tidak mau mempelajari hal-hal baru, dan malas bekerja. Sepanjang kerjanya selama 13 tahun, ia hanya bekerja sebagai pembantu pelaksana yang bertugas membuka dan mengunci kembali ruangan-ruangan serta memberikan suguhan berupa makanan dan minuman kepada pejabat UI dan tamu. Sementara Pipin memulai karirnya di UI sama seperti Popon, yaitu sebagai pembantu pelaksana. Akan tetapi, Pipin merupakan seseorang yang tidak pernah datang terlambat, memiliki keinginan untuk mempelajari hal-hal baru, dan rajin mengerjakaan pekerjaannya. Usahanya untuk terus mengembangkan diri dan memperbaiki kinerjanya berbuah pada promosi jabatan yang lebih tinggi. Tiga tahun setelahnya, ia diangkat menjadi staf di bagian operasional, dan 10 tahun kemudian diangkat menjadi pejabat UI. Atas pencapaian kariernya itu, terlihat bahwa Pipin merupakan seseorang yang terus ingin berusaha untuk mencapai prestasi yang lebih baik, dibandingkan dengan Popon yang hanya bekerja sepanjang hidup sebagai pembantu pelaksana.

c. Kerja Menuju Pencapaian Tujuan Pipin bekerja di UI sebagai pembantu pelaksana yang bertugas membuka ruangan. Ia merupakan seorang pegawai yang rajin, tekun, dan gigih. Dengan ketekunan dan keinginannya untuk mencapai prestasi yang lebih baik, ia mengikuti pelatihan komputer yang diselenggarakan oleh tempat ia bekerja. Saat itu, perangkat komputer masih belum populer digunakan, namun Pipin mempelajari penggunaan komputer dengan tekun dan gigih sehingga ia dapat menggunakan komputer dengan terampil. Beberapa tahun kemudian, Pipin diangkat menjadi staf di bagian operasional. Kerajinan, ketekunan, dan kegigihan yang dimiliki Pipin merupakan tiga komponen yang saling mendukung sehingga Pipin mampu meraih prestasi yang lebih baik dan promosi. Karier Pipin semakin meningkat dan ia melanjutkan pendidikannya ke jenjang sarjana dan magister. Selain prestasi dan karier yang meningkat, jiwa kepemimpinannya juga semakin meningkat. Keramahan, keluwesan, dan kesederhanaannya mendapat simpati banyak orang dan ia mudah diterima di tengah-tengah pimpinan baik di tingkat Fakultas maupun Universitas. Semenjak itu, Pipin memperoleh promosi jabatan struktural dan diangkat menjadi pejabat struktural di UI.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

d. Kemampuan (Kompetensi) Di UI, tenaga kependidikan bertanggung jawab atas pekerjaan fasilitatif bersama dengan tenaga pendidik yang melakukan pekerjaan substantif yaitu pendidikan, pengajaran, dan penelitian. Pekerjaan fasilitatif yang dilakukan oleh tenaga kependidikan diperlukan agar semua kegiatan kerja di UI dapat berjalan dengan lancar dan mencapai visi misi yang telah dicanangkan. Oleh karena itu, seyogyanya tugas seorang tenaga kependidikan tidak selalu mengerjakan pekerjaan rutin dan hanya menunggu hingga akhir masa kerja, melainkan harus juga mengembangkan kompetensinya. Tenaga kependidikan dituntut untuk dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan yang selalu mengikuti perkembangan terkini. Dengan pengetahuan dan keterampilan tersebut, tenaga kependidikan dapat saling mengisi dan memenuhi kekurangan satu sama lain. Mereka juga dapat bersaing serta saling mendorong pegawai lain untuk lebih meningkatkan kemampuan, agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat, tepat pakai dan tepat guna. Selain meningkatkan kompetensi, tenaga kependidikan juga diharapkan dapat bergaul dengan baik dengan sesama rekan kerja, pendidik, mahasiswa, serta alumni. Keramahan dan sikap ingin membantu dengan cepat dan tepat dalam memenuhi kebutuhan inilah yang diharapkan oleh orang-orang yang membutuhkan layanan.

Dari penjelasan di atas, dapat kita simpulkan bahwa pegawai UI yang ideal tidak hanya diharapkan loyal dalam bekerja mencapai visi misi UI, namun juga selalu berusaha memperbaiki diri dalam kompetensi maupun sikapnya dalam bekerja sama dan melayani orang lain. Selain karakteristik-karakteristik ini, ada juga ciri-ciri pegawai ideal yang perlu ditunjukkan oleh staf kependidikan UI.

Tenaga kependidikan di UI adalah pegawai yang menjalankan kegiatan perkantoran. Sifat dan Keterampilan yang Diharapkan dari Tenaga Kependidikan UI: Loyal Selalu berusaha meningkatkan prestasi Selalu mau belajar dalam bekerja mencapai tujuan Memiliki kompetensi sesuai dengan tugasnya untuk ikut memajukan UI

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

1.1.2 Ciri-Ciri Pegawai Ideal


Pegawai ideal mempunyai ciri-ciri antara lain datang tepat waktu, bertegur sapa dengan ramah, dan berpenampilan baik.

a. Datang Tepat Waktu Tenaga kependidikan wajib tiba di tempat kerja sesuai dengan waktu kerja yang ditetapkan UI. Hal ini perlu dilakukan karena tugas tenaga kependidikan banyak menuntut kerja sama dan koordinasi, baik di dalam unit kerja maupun antara unit kerja atau dengan instansi lain di luar UI. Jika para tenaga kependidikan selalu ada di tempat kerjanya dan bekerja selama jam kerja yang telah ditetapkan, hal ini akan berdampak positif pada peningkatan kedisiplinan dan penyelesaian pekerjaan tepat waktu. Kedatangan yang tepat waktu dari tenaga kependidikan memang merupakan gambaran kedisiplinan dan akan berdampak pada insentif kehadiran yang diterima tenaga kependidikan. Akan tetapi, ketika setiap orang bergegas melakukan rekam kehadiran, diharapkan hal ini dilakukan karena komitmen kerja yang tinggi dan bukan hanya untuk memperoleh insentif semata. Insentif kehadiran yang diberikan UI adalah sebagai apresiasi dan merupakan salah satu upaya UI memberikan ketenangan kerja bagi pegawainya.

b. Bertegur Sapa dengan Ramah Keramahan adalah ciri budaya bangsa Indonesia yang kita banggakan dan seharusnya keramahan ini juga tercermin dalam kegiatan kita sehari-hari. Misalnya, jika kita melihat keseharian aktivitas yang terjadi pagi hari ketika para pegawai UI baru saja sampai dan berjalan menuju tempat merekam kehadirannya, sebagian besar telah menunjukkan sikap ramah ini dengan bertegur sapa dari kejauhan saling menyapa dengan Selamat pagi, Asalamualaikum, Hai, atau Apa kabar? Ada yang mengucapkan salam sambil tersenyum dan melanjutkan dengan bercakap-cakap, namun ada juga yang tidak bertegur sapa dan hanya diam tanpa ekspresi, mengacuhkan lingkungan sekeliling, dan memancarkan air muka yang datar. Sikap seperti ini tidak diharapkan ditunjukkan oleh pegawai UI, baik staf pendidik maupun staf kependidikan. Sebaliknya, kebiasaan bertegur sapa dengan ramahlah yang akan membuat semua orang yang bekerja di UI maupun tamu yang datang ke UI merasa nyaman. Oleh karena itu, kita harus membiasakan hal ini pada setiap kesempatan.

c. Berpenampilan Profesional Ciri lain dari pegawai yang ideal adalah penampilan yang profesional. Mengapa penampilan menjadi penting? Penampilan merupakan perwujudan citra sebuah
PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

organisasi. Ketika orang luar melihat tenaga kependidikan UI berpenampilan rapi dan profesional, maka orang akan memiliki kesan yang positif terhadap pegawai tersebut maupun terhadap UI secara keseluruhan, sehingga menimbulkan keinginan untuk bekerja sama dengan UI. Tentunya, citra yang positif ini tetap harus diiringi dengan hasil kerja yang positif pula. Agar staf kependidikan UI berpenampilan profesional, disediakan seragam kerja. Seragam, yang merupakan identitas institusi, tanpa disadari memberi kebanggaan, sekaligus mengingatkan pemakainya akan tanggung jawab terhadap institusi. Misalnya tenaga kependidikan laki-laki di Pusat Administrasi UI mengenakan seragam kemeja warna biru muda berlogo dan celana panjang berwarna biru tua. Sementara tenaga kependidikan perempuan mengenakan seragam biru tua berlogo. Saat ini, ketentuan seragam di fakultas atau unit-unit lain di UI masih berbeda-beda, namun para staf kependidikan diharap mengenakan pakaian kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku di unit kerja masing-masing.

d. Mengelola Ruang Kantor dengan Baik Pegawai UI yang ideal juga diharapkan mampu mengelola ruang kerjanya dengan baik. Pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat dengan adanya data yang dikelola secara sistematis. Pengelolaan data secara sistematis akan memudahkan pencarian data karena dapat diakses setiap saat jika ada pekerjaan yang membutuhkan dukungan data tersebut. Dukungan data akan dapat diberikan setiap saat dibutuhkan dengan selalu melakukan inventarisasi (pencatatan) data bila sebuah kegiatan telah selesai berlangsung, atau dokumen telah selesai dibuat dan digunakan. Data perlu disimpan dengan menggunakan sistem tertentu yang diketahui oleh setiap pegawai di lingkungan UI. Dalam hal ini, pengelolaan dan penyimpanan data membutuhkan pedoman, aturan, dan peralatan pendukung.

e. Mematuhi Instruksi dan Menjalankan Tugas Sesuai SOP Seorang tenaga kependidikan yang baik tentunya harus menjadi bawahan yang baik, yang berarti ia harus menjalankan tugasnya sesuai dengan instruksi atasan dan deskripsi tugasnya berdasarkan Standard Operation Procedure (SOP). Menjadi bawahan yang baik tidak berarti pasif. Jika ada hal-hal yang tidak jelas dan belum dipahami bagaimana cara penyelesaiannya, maka diharapkan agar staf kependidikan memiliki inisiatif untuk bertanya atau mencari tahu bagaimana untuk melaksanakan SOP dengan benar. SOP memuat alur kerja dan alur kewenangan. Alur kerja dan alur kewenangan tersebut diperlukan untuk menentukan sumber penciptaan surat dan informasi. Contohnya, saudara Arjuna diberi tugas untuk mengerjakan laporan tahunan dari unit kerjanya, namun ia lupa sistematika penulisan laporan tahunan karena baru saja pindah dari unit kerja lain. Ia bertanya kepada rekan kerjanya, namun jawaban yang diperoleh
PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

tidak jelas. Maka, ia berinisiatif untuk melihat SOP yang memuat cara penulisan laporan tahunan.

f.

Membuat Laporan Secara Berkesinambungan Penyelesaiaan pekerjaan dari tenaga kependidikan merupakan tanggung jawab yang berhubungan antara unit kerja yang satu dengan unit kerja lain yang terkait. Oleh karena itu, laporan tentang setiap pekerjaan perlu dibuat agar penyelesaian dan tanggung jawab dapat dibuktikan dan diketahui oleh setiap orang/unit kerja di dalam hierarki organisasi. Dengan adanya laporan kerja, unit dapat mengevaluasi dan membuktikan sejauh mana kemajuan pekerjaan yang telah dicapai, faktor-faktor apa yang menjadi kendala, dan sebagainya. Jadi, laporan merupakan alat yang sangat penting dalam kegiatan perkantoran. Laporan hendaknya dibuat dengan bahasa yang mudah dipahami, singkat, dan jelas. Laporan yang sistematis mencakup latar belakang, tujuan, masalah, pembahasan, kesimpulan, dan saran.

g. Aktif dalam Bermusyawarah Penyelesaian pekerjaan rutin di kantor mungkin dapat dilangsungkan tanpa perlu membahasnya dengan orang lain, namun ada pekerjaan-pekerjaan yang akan menghasilkan mutu yang lebih baik jika mendapatkan masukan atau usulan dari pihakpihak lain. Usulan-usulan itu dapat kita diskusikan secara informal, tetapi dapat juga terjadi dalam rapat resmi. Ketika ada orang lain atau unit lain yang memberikan masukan atau usulan sehubungan dengan penyelesaian suatu tugas, kita hendaknya menganggap bahwa masukan dan saran itu akan membantu kita menghasilkan sesuatu yang lebih baik. Dengan adanya keragaman pengetahuan dan keterampilan, keberhasilan seringkali meningkat menjadi lebih baik dibanding jika memikirkannya seorang diri.

h. Menjaga Kesehatan Seorang tenaga kependidikan dapat melakukan tugas dan pekerjaannya dengan hasil yang lebih baik jika kondisi tubuhnya sehat. Kesehatan dapat berupa kesehatan jasmani dan rohani. Kesehatan jasmani dapat dibentuk dan dipelihara dengan melakukan olahraga secara teratur setiap hari. Sementara kesehatan rohani dapat dipupuk dengan membina hubungan baik dengan sesama rekan 9

Gambar 1.5 Menjaga Kesehatan

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

kerja,atasan/pimpinan, dan juga dengan keluarga di rumah. Kegiatan-kegiatan yang bertujuan mengembangkan kepribadian maupun spiritualitas kita juga sangat baik untuk kesehatan rohani kita. Selain itu, dengan menjaga lingkungan tempat kita tinggal, ruang kerja yang bersih dan rapi, serta mengonsumsi makanan empat sehat lima sempurna, kita dapat mendukung kesehatan kita sendiri. Kesehatan juga perlu diperhatikan dengan menjaga kebersihan tubuh dari ujung rambut sampai ujung kaki.

Gambar 1.6 Makanan Sehat

i.

Selalu Mau Belajar untuk Meningkatkan Kompetensi Seorang pegawai UI yang ideal adalah pegawai yang selalu mau belajar dalam berbagai kesempatan. Sikap selalu mau belajar ini sangat penting agar pegawai dapat meningkatkan kompetensinya serta dapat menyelesaikan tugas dengan baik. Salah satu hal yang dapat dilakukan pegawai untuk meningkatkan kompetensinya adalah mencatat segala hal yang berhubungan dengan pekerjaan substantif dan fasilitatifnya. Untuk itu, ia juga harus mengetahui pekerjaan operasional rutin UI serta tahu dimana dan siapa yang terkait dengan setiap pekerjaaan. Pencatatan juga perlu dilakukan ketika rapat berlangsung. Dengan mencatat, ia dapat melakukan peninjauan ulang, penilaian, dan pengetahuan tentang hal terkait yang sudah dilaksanakan sebelumnya.

j.

Bekerja Sama dalam Melaksanakan Tugas Pekerjaan apa pun tidak dapat diselesaikan oleh pegawai itu sendiri. Ia perlu bekerja sama dengan orang lain karena pekerjaan tersebut merupakan tugas dan tanggung jawab sejumlah bagian yang terkait. Keterkaitan satu sama lain menuntut setiap pegawai atau unit kerja untuk memperhatikan unit kerja lain. Bekerja sama menimbulkan rasa saling percaya, saling menghormati, serta suasana dan interaksi yang menyenangkan antara satu pegawai dengan pegawai lainnya. Bekerja dalam kelompok juga memungkinkan kelompok untuk menutupi kekurangan rekan kerja dan juga dapat meningkatkan hasil kerja menjadi lebih baik.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

10

Ciri-Ciri Pegawai UI yang Ideal: Datang tepat waktu Bertegur sapa dengan ramah Berpenampilan profesional Mengelola ruang kantor dengan baik Mematuhi instruksi dan menjalankan tugas sesuai SOP Membuat laporan secara berkesinambungan Aktif dalam bermusyawarah Menjaga kesehatan Selalu mau belajar untuk meningkatkan kompetensi Bekerja sama dalam melaksanakan tugas

1.2 Pengertian Kantor


Seorang dewasa akan disebut sebagai pegawai ketika ia melakukan kegiatan rutin dan nonrutin dari pagi hingga sore bersama dengan sejumlah orang di dalam suatu wadah organisasi untuk meraih tujuan sesuai dengan tugas yang diberikan kepadanya, sebagai bentuk tanggung jawab terhadap institusi dan terkait dengan tugas orang lain sesuai dengan jabatan masingmasing. Kegiatan-kegiatan ini dijalankan di sebuah tempat yang disebut kantor. Kantor menjadi tempat dan kegiatan kerja orang-orang untuk memperoleh kehidupan yang memberi manfaat bagi banyak orang berupa produk dan/atau jasa dan juga bermanfaat bagi diri sendiriyaitu memperoleh nafkahmaupun bagi organisasi. Dengan kata lain, kantor merupakan tempat bekerja sekaligus pekerjaan yang melaksanakan pelayanan administrasi (administration services) dan pelayanan kantor (office service) untuk keperluan manajemen.

a. Pelayanan Administrasi Pelayanan administrasi merupakan tugas yang dijalankan oleh pegawai ketika melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatan dan tugas yang dituangkan dalam deskripsi kerja. Misalnya, seorang tenaga kependidikan yang bekerja di unit tata usaha, tugasnya antara lain adalah mencatat semua surat yang masuk dan keluar melalui unit tata usaha. Semua kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan data seperti kegiatan penulisan, pencatatan, pencetakan, pemberkasan, perhitungan dan sebagainya disebut sebagai kegiatan administrasi.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

11

b. Pelayanan Kantor Selain kegiatan yang berkaitan dengan data, banyak kegiatan di kantor yang berkaitan dengan orang lain yang bertujuan untuk melayani permintaan atau kebutuhan perorangan (baik pegawai lain atau pihak lain), unit kerja dan organisasi, serta organisasi lain. Hubungan formal kerja dapat berjalan dengan baik dan menghasilkan produk/hasil yang diinginkan jika disertai komunikasi tertulis. Komunikasi tertulis dapat berupa surat (dengan berbagai jenis), formulir, dan laporan sehingga kesalahpahaman dan kekurangan dapat dihindari. Dengan adanya komunikasi tertulis, pekerjaan administrasi (seperti pencatatan) akan menjadi lebih mudah dan jika terjadi masalah akan lebih mudah pula kita dalam mencari letak permasalahannya. Komunikasi tertulis juga dapat menjadi bukti hukum. Kebiasaan berkomunikasi secara tertulis dengan administrasi yang tertib akan menjadi nilai budaya kantor yang bersangkutan. Tidak salah jika banyak orang memahami kantor hanya sebagai tempat atau ruang kerja. Akan tetapi, di belakang semua pemahaman itu, kantor sebenarnya merupakan identitas diri. Ketika ada orang bertanya kita bekerja di mana dan kita menjawab di UI, maka tanpa kita sadari, kita memberi tahu pada orang lain bahwa kita bekerja di sebuah institusi yang memberikan banyak manfaat bagi masyarakat dan kita merasa bangga menjadi bagian dari institusi tersebut.

Seseorang disebut sebagai pegawai ketika ia bertugas dari pagi hingga sore bersama dengan sejumlah orang di dalam suatu wadah organisasi untuk meraih tujuan institusi. Kantor menjadi tempat kegiatan kerja yang memberikan manfaat bagi banyak orang selain bagi pegawainya. Kantor dapat berarti tempat bekerja sekaligus pekerjaan yang melaksanakan pelayanan administrasi dan pelayanan untuk keperluan manajemen. Pelayanan administrasi merupakan kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan data (misal: penulisan, pencatatan, pencetakan, pemberkasan, perhitungan). Pelayanan kantor merupakan kegiatan yang bertujuan untuk melayani permintaan atau kebutuhan perorangan, unit kerja dan organisasi, serta organisasi lain.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

12

1.2.1 Unsur-Unsur Dasar Perkantoran


Kegiatan perkantoran harus dilakukan dengan terencana dan tertib berdasarkan pedoman-pedoman pekerjaan. Sebagai tenaga kependidikan, mungkin tanpa kita sadari begitu banyak kegiatan administrasi yang kita jalani serta peralatan perkantoran yang kita gunakan. Kegiatan-kegiatan ini sangat penting karena selain menentukan kualitas hasil pekerjaan juga akan menentukan nasib kita sendiri. Misalnya di UI, di mana setiap tenaga kependidikan pasti memerlukan identitas awal mereka menjadi pegawai UI. Identitas ini tidak hanya diperlukan oleh unit SDM untuk mengetahui jumlah pegawainya, namun nantinya juga akan diperlukan dalam upaya pengajuan untuk kenaikan pangkat, sebagai bukti kepegawaian, serta hingga akhir purnabakti dalam mengurus uang pensiun yang dikelola di bank. Oleh karena itu, tenaga kependidikan sebaiknya memiliki kesadaran tentang unsur-unsur kantor, fungsi, dan manfaatnya. Di bawah ini akan disampaikan penjelasan tentang berbagai unsur kantor dan fungsinya.

1.2.1.1 Pegawai Pegawai merupakan subjek pelaksana kegiatan kerja untuk memenuhi tuntutan dan peraihan organisasi yang berjenjang. Pegawai ialah orang-orang yang membantu pimpinan organisasi, baik kedudukannya sebagai pimpinan unit lini di jenjang rendah maupun staf pembantu yang bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan penunjang organisasi. Dalam menjalankan tugasnya, pegawai harus mengetahui bahwa ada aturan perintah yang berjenjang sesuai dengan jenjang struktur organisasi. Jadi, misalnya seorang tenaga kependidikan yang menangani masalah perawatan gedung, ketika ia mengetahui ada masalah di gedung PAU, ia harus melaporkan hal ini kepada atasan langsungnya terlebih dahulu dan bukan langsung ke Direktur Umum dan Fasilitas. Di lain pihak, ketika pimpinan memberi perintah ke bawah pun harus mengikuti jenjang struktur yang telah ditetapkan. Organisasi menjalankan manajemen untuk mengarahkan kerja para pegawai sesuai dengan peran dan status. Di sebuah organisasi perkantoran, setiap pekerjaan yang berlangsung dan dikerjakan oleh seseorang tidak berdiri sendiri, melainkan membutuhkan orang-orang dari unit kerja yang terkait dengan tema pekerjaan. Pegawai tidak hanya ada dalam manajemen, melainkan juga di luar manajemen yang disebut sebagai buruh atau pekerja. Berdasarkan jenis pekerjaannya, pegawai dapat dibedakan atas dua golongan, yaitu: a. Pegawai Advisory Pegawai advisory bertugas memberi pertimbangan-pertimbangan kepada pimpinan. Biasanya, mereka adalah orang-orang yang ahli dalam bidangnya masingmasing. Pegawai advisory seharusnya bekerja dengan cepat dan harus sudah siap dengan usulan-usulannya jauh-jauh hari sebelum pertimbangannya ditanyakan oleh pimpinan. Pegawai advisory hendaknya menyimpan serta memelihara data dan informasi yang erat hubungannya dengan tugas pokok organisasi.
PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

13

b. Pegawai Layanan Pegawai layanan bertugas melancarkan, membantu pelaksanaan tugas pokok dengan cara memberi pelayanan (bisa berupa surat, informasi, perhitungan, penyediaan barang, dan sebagainya) sesuai dengan yang dibutuhkan. Yang termasuk petugas layanan di UI misalnya pegawai bagian rumah tangga, pegawai tata usaha, pegawai administrasi keuangan, pegawai bagian sumber daya manusia, pegawai bagian perlengkapan, dan lain-lain. Pegawai layanan bertugas membantu kelancaran kegiatan organisasi berupa pelaksanaan kegiatan nyata dan bukan menekankan pada pemberian sumbangan pikiran (yang merupakan tugas pegawai advisory). Pegawai layanan langsung bekerja menunjang kelancaran kerja organisasi.

1.2.1.2 Aturan Setiap kegiatan perkantoran membutuhkan sejumlah aturan. Aturan dapat berupa Undang Undang, peraturan, kebijakan, standar, pedoman, dan manual. Misalnya, pedoman persuratan merupakan aturan yang dibutuhkan oleh setiap pegawai yang mengerjakan layanan manajemen maupun layanan administrasi sehingga hasil surat dan dokumen seragam dalam bentuk, bahasa, dan format. Aturan, baik dalam bentuk Undang Undang, peraturan, maupun manual, berfungsi sebagai standar dalam melakukan pekerjaan. Ada beberapa aturan (standar) yang perlu dicermati dan dipelihara dalam pekerjaan, yaitu: a. Standar Kerja Untuk menjalankan kegiatan perkantoran perlu direncanakan dan ditetapkan bendabenda apa saja yang perlu ada, berapa jumlahnya (pengukuran kuantitas) dan bagaimana spesifikasinya (pengukuran kualitas). Dengan kata lain, perlu diketahui berapa jumlah peralatan kantor yang diperlukan dan bagaimana kualitas alat yang diperlukan untuk dapat bekerja secara efektif. b. Standar Alat Setiap unit kantor mungkin saja membutuhkan peralatan yang berbeda untuk dapat menjalankan kegiatan kerjanya. Misalnya, ada unit yang membutuhkan meja, komputer, printer, telepon, lemari file dan mesin penghancur kertas, tetapi ada juga unit yang hanya membutuhkan meja dan telepon.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

14

c. Standar Lingkungan Agar pegawai dapat bekerja dengan optimal, penataan ruang dan pencahayaan sebaiknya mengikuti standar yang telah ditetapkan sehingga pegawai dapat bekerja dengan nyaman. d. Standar Proses Untuk menjalankan perkantoran modern diperlukan beberapa standar proses kerja seperti dalam melakukan filing, pendistribusian surat, penanganan keuangan, dan sebagainya. Di UI misalnya, salah satu pedoman standar proses yang dipakai adalah pedoman Tata Persuratan UI yang mengacu pada Tata Persuratan DIKNAS No.42/2006.

1.2.1.3 Ruang Ruang atau tempat adalah bidang hampa untuk diisi dengan barang, orang, dan kegiatan menuju peraihan diri, institusi, dan unit kerja. Ruang kantor biasanya dibedakan menjadi ruang kerja yang tertutup dan yang terbuka. Ada ruangan kerja yang memiliki panorama (pemandangan), namun ada juga ruang kerja yang pemandangannya dibatasi sekat agar pegawainya bisa lebih berkonsentrasi dalam bekerja. Agar ruang kerja dapat mendukung kinerja pegawai, penerangan/pencahayaan dan pemilihan warna yang digunakan di kantor menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Selain itu, kebersihan dan kerapihan ruang perlu dijaga agar pegawai dapat bekerja dengan nyaman.

Gambar 1.7 Ruang Kantor Bersekat

Gambar 1.8 Ruang Kantor Terbuka

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

15

1.2.1.4 Peralatan Peralatan kantor berfungsi membantu pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. Ada bermacam-macam perlatan kantor yang memiliki fungsi berbeda-beda. Peralatan standar yang biasanya dibutuhkan di kantor adalah bolpoin, pensil, rak buku, sampai mesin faks, telepon dan internet, serta mesin pemindai. Contohnya, seorang tenaga kependidikan UI menggunakan beberapa peralatan untuk membalas surat. Draft surat dapat ditulis dengan bolpoin atau langsung mengetiknya dengan komputer dan mencetaknya di kertas buram/bekas untuk diberikan kepada atasan untuk diperiksa, kemudian setelah selesai dikoreksi dan dianggap sesuai, surat dapat dicetak dengan kop surat resmi. Biasanya, peralatan-peralatan perkantoran ini direncanakan pengadaannya melalui pengusulan dalam sebuah Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT). Di bawah ini adalah berbagai peralatan kantor yang biasa dipakai dalam kegiatan perkantoran:

Bolpoin Pensil Perforator Stapler Gunting Rak buku Mesin faks Telpon Komputer Printer Lemari filing Bak/kotak potlot/pensil Tusukan kertas

Meja tulis Meja untuk mengetik Amplop Kertas surat Map surat kertas/plastik (stopmap) Berbagai Penjepit Kertas Timbangan surat Bloknot Lemari besi/brankas Kalender Buku-buku Interkom (alat komunikasi antar ruang/unit tanpa pulsa) Ordner

Keranjang sampah Stempel kantor Tinta untuk stempel Bantalan stempel Setip/penghapus Buku Kuitansi Tinta printer LCD Layar LCD Pembuka surat manual Mesin pembuka surat Laci penyimpan kartu kendali Mesin penghancur kertas

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

16

Bloknot

Stapler

Perforator

Berbagai Jenis Amplop

Penjepit Kertas (binder clips)

Penjepit kertas (paper clips)

Gambar 1.9 Berbagai Peralatan Kantor

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

17

Telepon dengan fungsi PABX (private automatic branch exchange) yang memungkinkan pembicaraan antar unit internal bebas pulsa

LCD meja (Liquid Crystal Display).

Mesin pembuka surat

LCD gantung

Pembuka surat (manual)

Layar tampilan LCD

Laci penyimpan lembar kartu kendali

Mesin penghancur kertas

(lanjutan) Gambar 1.9 Berbagai Peralatan Kantor

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

18

Dalam perkantoran modern, berbagai jenis kertas surat biasa digunakan untuk fungsi yang berbeda. Kertas HVS 70/80 gram putih, dan folio untuk surat/SK. Kertas HVS 80 gram kuarto untuk nota keuangan. Pengetikan naskah pidato untuk dibacakan Rektor/kepala badan biasanya huruf besar semua.

Surat biasanya menggunakan kertas dengan ukuran A4 dan dengan pedoman margin (pias) sebagai berikut: Pias atas 3 cm (termasuk kop surat). Pias bawah 3 cm. Pias kiri 4 cm. Pias kanan 3 cm.

Di kantor, ukuran meja dan kursi hendaknya mengikuti standar tertentu agar pegawai dapat bekerja dengan nyaman. Ukuran meja dan kursi yang biasa dipakai adalah: Tinggi meja tulis sekitar 76 cm. Tinggi meja tik sekitar 68 cm. Tinggi kursi 40 sampai 44 cm dan luas 39x41 cm. Jarak antara meja harus dijaga 60 cm. Ruang untuk kursi 1 m.

Gambar 1.10 Meja dan Kursi Pegawai

Kursi selain dipakai untuk duduk ketika bekerja juga merupakan simbol dari jabatan. Kursi untuk atasan dengan jabatan yang tinggi (misalnya direktur) berbeda dengan kursi untuk atasan dengan tataran level supervisor/manager. Kursi untuk sekretaris dan pegawai pelaksana juga berbeda. Bentuk kursi yang berbeda-beda ini disesuaikan dengan fungsi pekerjaan. Kursi dari pejabat biasanya lebih besar dan lebih nyaman karena pejabat lebih banyak duduk dan harus memikirkan kebijakan-kebijakan, sedangkan anak buahnya yang lebih banyak bergerak

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

19

mendatangi atasan diberikan kursi kerja yang lebih ringan sehingga memudahkannya untuk bergerak.

Kursi Direktur

Kursi Manajer

Kursi Sekretaris

Kursi Karyawan

Gambar 1.11 Jenis-Jenis Kursi untuk Berbagai Jabatan

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

20

1.2.1.4 Filing

Filing, atau penataan surat, merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang dihasilkan sebagai produk sertaan dari setiap tindakan kerja oleh setiap pegawai suatu organisasi. Sistem ini mencakup kebijakan dan legalitas pimpinan, aturan, dan standar suatu oganisasi yang diketahui dan digunakan oleh semua pegawai. Berkas yang dikelola dan disusun berupa dokumen dari semua fungsi kerja dari organisasi yang bersangkutan, serta semua kegiatan kerja sebagai kumpulan tindakan organisasi. Penyimpanan dan penemuan kembali arsip membutuhkan sarana fisik penyimpanan surat yang berlangsung dari tindakanhidup

sepanjang

(canner, nampan surat, filing cabinet, map, folder, ordner, dan lemari arsip) baik dalam bentuk kertas lepas dan/atau bentuk terjilid, maupun media nonkertas serta sistem penyimpanan surat. Dengan
Gambar 1.12 Scanner

sistem filing yang baik, kita akan lebih mudah menemukan kembali berkas-berkas yang diperlukan.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

21

Rak surat bertingkat

Folder

Tab

Map gantung

Ordner

Filing cabinet (digunakan untuk menyimpan file)

Gambar 1.13 Sarana Fisik Penyimpanan Surat

Di UI sendiri, sistem filing yang digunakan adalah sistem filing berdasarkan nama, subjek, geografi dan angka, klasifikasi dan indeks relatif (yang ada di dalam pola klasifikasi UI).

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

22

1.2.1.6 Formulir Formulir adalah produk sertaan (by-product) dari suatu tindakan kerja yang sama, yang berlaku pada sejumlah orang, melibatkan objek yang sama dan berlangsung secara berulangulang. Formulir menunjukkan tindakan kerja seseorang sebagai pegawai. Dengan demikian, penciptaan formulir dapat dilaksanakan ketika ada permintaan untuk menjalankan suatu tindakan kerja yang berulang atau rutin. Formulir dibuat untuk menjalankan fungsi dari suatu unit kerja. Formulir dibuat melalui permintaan kepada organisasi, dalam hal ini unit kerja yang memiliki fungsi kerja mencipta/membuat formulir dan aturan formulir (misalnya unit yang mengurusi manajemen kantor atau organisasi dan tata laksana). Formulir merupakan alat untuk memperlancar komunikasi internal organisasi yang mencerminkan metode dan prosedur yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yaitu orang-orang yang akan mengisinya dan orang-orang yang menafsir atau mengolah dan mentransfer informasi formulir. Unsur dasar yang diperlukan untuk membuat formulir adalah: a. Kertas untuk formulir perlu pertimbangan mengenai keawetan, ketahanan, bobot, ketembusan, ketebalan, permukaan, serta daya terima tinta, pensil, dan warna. Ukuran kertas dipertimbangkan berdasarkan efisiensi dan standar penggunaan. b. Kata-kata yang digunakan dalam formulir hendaknya jelas dan mudah dimengerti. c. Garis dalam formulir berfungsi sebagai pembatas, pemisah, serta petunjuk. d. Ruangan pada formulir perlu diperhatikan pemanfaatan dan pembagiannya sehingga informasi yang diharapkan dapat dituangkan ke dalam ruangan yang disediakan. Dalam membuat formulir kita tidak boleh lupa untuk memberikan judul pada setiap formulir sehingga setiap orang dapat mengenali dan memahami tujuan dan fungsi formulir. Judul sebaiknya ringkas dan jelas. Selain itu, nomor formulir juga diperlukan sebagai alat pengenal formulir. Penomoran formulir dapat dilakukan secara urut. Jika pengisian formulir agak rumit, diperlukan instruksi pengisian formulir. Instruksi pada formulir merupakan penjelasan tentang apa dan bagaimana formulir yang bersangkutan harus dikerjakan. Jika instruksi untuk pengisian formulir panjang, dapat diletakkan di halaman belakang formulir.

1.2.1.7 Laporan Laporan adalah wujud pertanggungjawaban pegawai dalam unit kerja yang sudah menyelesaikan kegiatan kerja dalam suatu kurun waktu dan ruang tertentu sehingga informasi yang dikandung dapat diketahui oleh setiap unit kerja yang ada dalam suatu organisasi, khususnya unit-unit kerja terkait birokrasi ke atas. Laporan menjadi sarana/acuan dalam membuat kebijakan serta mengevaluasi kegiatan kerja dan fungsi organisasi oleh atasan dan pimpinan tertinggi serta para pemangku eksternal.
PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

23

Laporan merupakan salah satu alat resmi dalam sistem yang ditujukan untuk menyampaikan informasi dari bawahan kepada atasan menurut hubungan wewenang dan tanggung jawab. Laporan bertujuan untuk memberikan gambaran tentang apa, di mana, kapan, mengapa suatu hal terjadi, dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian tersebut. Fungsinya adalah sebagai pertanggungjawaban dan pengawasan, penyampaian informasi, serta bahan pengambilan keputusan.

LAPORAN I. Pendahuluan Maksud dan tujuan II. Kegiatan yang telah dilaksanakan .. .. .. III. Simpulan dan Saran 1.Simpulan .. .. 2.Saran .. .. tanda tangan nama jelas (*) jabatan (*) inisial pengonsep/pengetik/kode klasifikasi

Gambar 1.14 Contoh Laporan

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

24

Berbagai unsur-unsur dalam perkantoran yaitu: Pegawai, yang terdiri dari dosen (tenaga pendidik) dan pegawai yang menjalankan kegiatan penunjang (tenaga kependidikan). Aturan, seperti aturan kepegawaian, pedoman tata persuratan, Standard Operation Precedure (SOP), dll. Ruang, yang dapat berupa ruangan tertutup maupun terbuka, bersekat maupun tidak Peralatan kantor (missal: bolpoin, rak buku, mesin faks, telepon, komputer ) berfungsi membantu pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. Filing, yaitu sistem penyimpanan dan temu kembali dokumen yang dihasilkan sebagai produk sertaan dari setiap tindakan kerja. Formulir, yang dibuat sebagai produk sertaan ketika ada permintaan untuk menjalankan suatu tindakan kerja yang berulang atau rutin. Laporan, yaitu wujud pertanggungjawaban pegawai dalam unit kerja yang sudah menyelesaikan kegiatan kerja dalam kurun waktu dan ruang tertentu.

1.3 Data/Arsip
Data/arsip merupakan produk sertaan (by-product) dari pekerjaan atau kegiatan yang sudah, sedang, dan akan dilakukan dalam bentuk terekam secara tertulis menggunakan kertas maupun media rekam lain, seperti media elektronik. Ada berbagai karakteristik arsip, yaitu: a. Arsip yang dibuat bersamaan dengan pekerjaannya, misalnya ketika membuat surat, perlu juga dibuat pertinggal atau arsipnya. b. Arsip yang dibentuk sebagai informasi yang menjelaskan adanya: pencampuran (combination) penghilangan (elimination) penyederhanaan (simplification) perubahan (alteration)

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

25

c. Wujud arsip dapat dilihat dalam berbagai bentuk: formulir-formulir laporan pengarahan korespondensi

d. Arsip juga dapat berfungsi sebagai penjelasan tujuan sebuah kegiatan kantor: menindaklanjuti menjadi dasar pembuatan keputusan mendukung pekerjaan di masa akan datang

Dengan demikian, setiap informasi yang memiliki nilai guna untuk masa yang akan datang perlu disimpan agar mudah untuk ditemukan kembali setiap saat diperlukan.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

26

BAB 2 PENANGANAN SURAT DAN BAHASA INDONESIA SURAT-MENYURAT


2.1 Penanganan Surat
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang sangat penting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang pegawai dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus (bagian Sekretariat/Tata Usaha). Pada umumnya, urusan penerimaan dan pengiriman surat-surat bersifat terpusat, yaitu oleh bagian yang mengerjakan surat masuk dan surat keluar dari beberapa unit kerja atau kantor lain. Contoh di Universitas Indonesia adalah bagian Rumah Tangga dan Tata Usaha, artinya pegawai ditugasi untuk mengurus penerimaan dan pengiriman surat yang terpusat. Keuntungan dari sistem surat terpusat ini adalah adanya keseragaman dalam pengurusan surat di semua unit kerja, serta adanya penghematan (menghindari duplikasi surat dan penghematan sarana kantor).

Pengurusan surat kantor adalah salah satu kegiatan yang sangat penting dalam kantor Pengurusan surat kantor dapat dilakukan oleh seorang pegawai dengan merangkap tugas lain (pada organisasi kecil), dalam unit masing-masing maupun unit khusus/seksi ekspedisi (pada organisasi besar).

2.1.1 Penerimaan Surat


Selanjutnya, akan diuraikan cara pengurusan surat yang diterima di unit kerja. Setelah surat-surat diterima, tenaga kependidikan harus segera memrosesnya untuk diserahkan kepada pimpinan secepat mungkin. Alat-alat yang diperlukan dalam pengurusan surat ini antara lain
PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

27

pembuka surat atau gunting untuk membuka amplop, stapler atau hechter, pensil, dan buku agenda untuk mencatat surat-surat yang masuk.

2.1.2 Identifikasi Surat


Sebelum dibuka, surat yang masuk harus diidentifikasi terlebih dahulu. Identifikasi yang dimaksud dalam hal ini merupakan pekerjaan pegawai sekretariat atau Tata Usaha, bukan hanya sekretaris di unit pengolah. Tugas identifikasi pertama yang harus dilakukan adalah menentukan surat-surat bagi pimpinan berdasarkan tingkat kepentingan surat, yang kebanyakan berupa surat-surat dinas dari perorangan. Surat-surat yang penting ini dipisahkan dari surat-surat yang kurang penting. Surat-surat yang penting dapat diketahui dengan cara: Periksa asal surat Asal surat dapat dilihat dari pengirim, alamat, atau stempel pos. Staf sekretariat atau tata usaha dan sekretaris dapat dengan segera memahami, apakah surat itu penting atau tidak, apakah merupakan surat dinas atau pribadi. Staf sekretariat atau Tata Usaha dan sekretaris perlu memahami kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan unit kerja, sehingga kita dapat membedakan mana yang penting dan yang tidak untuk pimpinan. Contoh kasus: Ada satu amplop putih dari sebuah Bank dengan tanda rahasia (RHS), dan bertanda segera ke pimpinan kita. Selain itu ada amplop berwarna biru muda tanpa nama pengirim, alamat ditulis tangan dan stempel pos dari kota di mana putri dari pimpinan kita studi. Surat yang mana yang dapat dibuka oleh staf Sekretariat dan Tata Usaha atau Sekretaris?. Jawaban : Kedua surat tersebut tidak boleh dibuka. Surat dari Bank tidak boleh dibuka karena bersifat rahasia namun harus segera disampaikan kepada orang yang dituju pada amplop. Surat amplop warna biru juga tidak boleh dibuka karena bukan surat dinas dan hanya boleh dibuka oleh orang yang dituju pada amplop surat.

Periksa cara pengiriman surat Cara pengiriman surat yang dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk kepada kita apakah sebuah surat tergolong surat penting. Yang dimaksud surat penting adalah surat yang isinya terkait dengan kebijakan dan kegiatan organisasi. Contoh kasus: Manakah dari surat-surat di bawah ini yang tergolong surat penting? Surat dengan stempel segera Surat dengan stempel kilat Surat tanpa tanda-tanda cara pengiriman khusus Surat tercatat 28

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Jawaban

Surat panggilan untuk menerima pospaket Sebuah amplop yang dilampiri oleh amplop besar berisi barang cetak

: Surat dengan tanda-tanda cara pengiriman khusus adalah surat penting. Jadi, pada kasus di atas, surat dengan stempel segera, dikirim secara kilat, atau surat tercatat adalah surat yang tergolong sebagai surat penting.

Setelah selesai mengidentifikasi dan memisahkan surat-surat yang penting dari semua surat yang ada, kita dapat mulai memroses surat-surat yang penting lebih dahulu dan menyisihkan untuk sementara surat-surat yang menurut perkiraan kurang penting. Ingatlah, sebaiknya kita tidak membuka surat-surat pribadi meskipun tidak diberi tanda rahasia pada amplopnya atau tanda pribadi. Surat pribadi dapat dikenali dari amplop surat, yaitu tanpa nama dan/atau lambang institusi, ditujukan secara pribadi (tanpa nama jabatan), dan tidak mencantumkan nama jabatan pengirim. Surat pribadi ini hanya boleh dibuka jika ada perintah dari atasan. Jika tidak ada perintah, serahkanlah kepada yang berkepentingan/bersangkutan tanpa membukanya. Pengurusan surat yang meliputi identifikasi, membuka dan seterusnya merupakan suatu kegiatan yang tidak erat bagi kita, tetapi memerlukan ketelitian, karena tugas ini akan memberikan bantuan besar dari banyaknya tugas-tugas pimpinan.

2.1.3 Pemilahan Surat


Setelah surat-surat diidentifikasi berdasarkan pengiriman surat, proses dilanjutkan dengan pemilahan surat. Pemilahan surat dan pemisahannya dilakukan menurut beberapa macam kelompok. Kelompok-kelompok yang dimaksud adalah: Surat-surat dinas dan non-dinas Sebagian besar surat yang diterima adalah surat-surat dinas, yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor. Surat demikian biasanya dapat diketahui dengan segera karena mempunyai ciri-ciri yang telah kita ketahui. Surat dinas yang berasal dari instansi pemerintah (pusat-daerah), kantor-kantor swasta, dan perorangan Untuk identifikasi, karena surat berjumlah banyak, perlu disediakan sarana seperti kotak surat terbuka atau rak sortir. Agar tidak keliru mengelompokkan surat, hasil sortir surat ditempatkan tersendiri di dalam rak terbuka, rak sortir, atau alat lain sejenisnya. Identifikasi surat dapat dilakukan baik terhadap surat-surat yang masih tertutup dalam amplop ataupun surat yang sudah dibuka.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

29

2.1.4 Pembukaan Amplop Surat


Pembukaan amplop surat dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: Amplop surat yang akan dibuka ditempatkan pada semacam kotak sehingga letak amplop surat berdiri miring. Letakkan kotak amplop surat tertutup tersebut di depan sedikit ke sebelah kiri sejauh panjang lengan kiri kita. Di samping kanan kotak amplop surat tertutup, letakkan kotak yang sejenis untuk tempat amplop surat yang telah dibuka. Untuk amplop surat yang bertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan pisau. Caranya yaitu dengan meletakkan amplop surat mendatar di atas meja dengan bagian bertutup di atas serta berada di sebelah kanan. Pegang amplop surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam sela-sela lipatan amplop surat dengan tangan kanan. Dorong pisau memanjang lipatan tutup amplop surat.

Cara membuka surat yang salah (dirobek)

Cara membuka surat yang benar (menggunakan pembuka surat manual)

Gambar 2.1 Cara Membuka Surat

Cara merekat amplop yang benar

Cara merekat amplop yang salah

Gambar 2.2 Cara Merekat Amplop

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

30

Untuk amplop surat yang bertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan pisau atau digunting. Pertama, pastikan terlebih dahulu bahwa surat telah memenuhi seluruh amplop surat. Geser surat di dalam amplop surat menjauhi daerah sampai bagian kanan yang akan dipotong. Pegang amplop surat dengan tangan kiri dan dengan gunting di tangan kanan potong melebar 2 (dua) atau 3 (tiga) milimeter memanjang tepian kanan amplop surat. Bila ternyata surat memenuhi amplop surat, maka pembukaan amplop surat dilakukan dengan pisau atau dengan menggunakan pembuka surat manual.

2.1.5 Pengeluaran Surat dari Amplop


Untuk mengeluarkan surat dari dalam amplop, dapat dilakukan cara berikut: Amplop yang telah dibuka diletakkan pada kotak amplop surat yang telah dibuka seperti letak amplop tertutup. Untuk amplop surat bertutup memanjang, bagian yang terbuka menghadap ke atas, lalu satu per satu amplop diambil dengan tangan kiri. Caranya, renggangkan bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan dan ambillah surat dari dalam amplop surat dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan semua isi amplop surat dikeluarkan. Untuk amplop surat bertutup melebar, bagian yang terbuka menghadap ke arah kita. Untuk membukanya, tekanlah kedua sisi (lipatan) amplop surat agar terbuka. Putar ke bawah amplop surat sehingga bagian yang terbuka menghadap ke bawah dan keluarkan isi amplop surat. Pastikan semua isi amplop surat dikeluarkan. Surat-surat yang telah dikeluarkan dari dalam amplop surat kemudian dibuka dan diratakan/dirapikan lipatan-lipatannya. Satukan amplop dengan surat menggunakan penjepit (klip/stapler) surat. Kemudian surat-surat disusun dan ditempatkan di dalam kotak surat di atas meja kita. Jika diperlukan, sediakan kotak surat untuk surat-surat khusus (urgent) dan tempatkan pada sisi yang mudah dilihat.

2.1.6 Pemeriksaan Surat Dinas


Setelah semua surat dikeluarkan dari amplop, proses selanjutnya yang perlu dilakukan adalah memeriksa surat-surat dinas, yaitu dengan cara: Surat-surat yang telah terbuka (telah ditempatkan di dalam kotak surat terbuka) satu per satu diperiksa untuk memastikan tanda-tanda atau ciri-ciri surat sama dengan yang terdapat pada amplop suratnya. Periksa alamat di dalam surat apakah sesuai dengan yang ada di amplop surat. Jika alamat (penerima) sama dan sudah distempel tanggal terima sesuai dengan amplop surat, maka surat dan amplop disatukan dengan penjepit (klip/stapler). Jika pada 31

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

surat tidak terdapat alamat tujuan surat/alamat pengirim, amplop tetap disatukan dengan surat lalu salin alamat tujuan/alamat pengirim pada surat. Periksa lampiran pada surat apa memang benar ada dan sesuai. Jika tidak ada atau tidak sesuai, tulis penjelasan mengenai keadaan lampiran tersebut pada lembar disposisi dan buku agenda (pencatatan surat masuk/keluar). Periksa isi surat apakah masih berhubungan dengan surat lain/sebelumnya sehingga memerlukan beberapa penanganan tertentu, misalnya memerlukan berkas (file) tertentu atau perlu diberitahukan kepada atasan sehingga memerlukan langkahlangkah tersendiri. Setelah surat selesai diperiksa sesuai dengan tujuan alamat surat, setiap kelompok surat perlu disusun secara sistematik, misalnya berdasarkan asal (sumber) surat, berdasarkan urutan tanggal surat, dan sebagainya. Sistematika ini ditujukan untuk memudahkan penanganan dan pengendalian. Catatan: Seringkali kita mendapat surat undangan yang bersifat formal yang tercantum RSVP pada bagian penutupnya. Ungkapan RSVP (Repondez Sil Vous Plait) ialah tanggapan terhadap undangan yang ditunggu pengundang ketika yang bersangkutan tidak dapat hadir. Tanggapan undangan sangat membantu persiapan acara bagi pengelola acara dalam segala aspek, agar acara dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan pemilik acara. Cara menanggapi undangan cukup dengan menelpon atau memfaksimili nomor telpon yang ada mengikuti cantuman RSVP. Kemudian, pengelola acara akan mencocokkan tanggapan kita dengan daftar undangan.

Proses penerimaan surat masuk diawali dengan membuka surat. Sebelum dibuka, surat harus diidentifikasi terlebih dahulu. Tugas identifikasi identifikasi pertama yaitu menentukan surat-surat bagi pimpinan berdasarkan tingkat kepentingan surat. Surat-surat yang penting dapat diketahui dengan cara memeriksa asal surat dan memeriksa cara pengiriman surat (misal: segera). Setelah diidentifikasi, surat-surat dinas selanjutnya dipilah dan dikelompokkan (missal: surat dinas/non-dinas, rahasia, pribadi, dll).

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

32

2.2 Bahasa Indonesia Surat Menyurat


Surat merupakan sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis. Semua yang tertulis dalam surat perlu disampaikan secara efektif sehingga ungkapan pengirim sejalan dengan pemahaman penerima. Sehubungan dengan itu perlu dibuat ramburambu penyusunan surat-menyurat. Untuk menyusun sebuah surat yang baik, perlu diperhatikan segala aspek penulisan surat, seperti bentuk surat, bagian-bagian surat, dan bahasa surat.

2.2.1 Bentuk Surat


Secara keseluruhan, dikenal lima jenis bentuk surat, yaitu bentuk lurus penuh, bentuk lurus, bentuk setengah lurus, bentuk bertakuk, dan bentuk paragraf menggantung. Di berbagai belahan dunia, orang hanya menggunakan tiga bentuk surat yang berhubungan dengan surat resmi atau formal, yaitu bentuk lurus penuh, bentuk lurus, atau bentuk setengah lurus. Oleh karena itu, pada kesempatan ini hanya akan dibahas ketiga bentuk surat yang digunakan banyak orang sebagai bentuk formal. Di UI sendiri, bentuk surat yang umum digunakan adalah bentuk lurus dan setengah lurus (lihat Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Indonesia, Surat Keputusan Rektor Nomor 1575/SK/R/UI/2009). a. Bentuk Lurus Penuh Surat bentuk lurus penuh adalah surat yang seluruhnya dimulai dari pias kiri, mulai baris pertama sampai baris terakhir. Tak ada satu bagian pun dari surat yang tidak dimulai pada pias kiri: tanggal surat, awal paragraf, awal uraian, sampai nama, jabatan, dan tanda tangan pembuat surat. Apabila surat ini harus ditandatangani beberapa orangseperti surat kuasa, surat perjanjianatau perlu diketahui atau disetujui atasan, maka peletakkan tanda tangan harus disusun ke bawah (tidak boleh kirikanan) sehingga surat semacam ini menjadi panjang sekali.

b. Bentuk Lurus Surat bentuk lurus serupa dengan bentuk lurus penuh dalam hal tubuh surat, dari kalimat pertama sampai kalimat terakhir. Bedanya hanyalah pada tanggal surat serta nama dan tanda tangan pembuat surat, di mana keduanya ditempatkan di bagian kanan kertas surat, sehingga nomor dan tanggal surat, tembusan serta nama dan tanda tangan pembuat, pemberi dan penerima kuasa, pihak pertama dan kedua dalam surat perjanjian, dan lain-lain dapat ditempatkan sebaris (kiri kanan).

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

33

c. Bentuk Setengah Lurus Surat bentuk setengah lurus serupa dengan bentuk lurus terutama dalam hal tanggal serta nama dan tanda tangan pembuat surat. Bedanya terletak pada awal paragraf baru yang selalu menjorok beberapa ketukan. Selain itu, hal-hal yang perlu diurutkan di dalam surat diberikan penomoran dengan menjorok beberapa ketukan ke kanan.

Bentuk Lurus Penuh Keterangan bentuk surat: a. kepala (kop) surat b. nomor surat c. tanggal d. alamat yang dituju e. hal/perihal f. salam pembuka

Bentuk Lurus

Bentuk Setengah Lurus

g. pembuka h. isi surat i. penutup j. salam penutup k. nama jabatan l. nama penanda tangan

m. NIP/NUP pejabat penanda tangan n. tembusan o. lampiran p. inisial (singkatan nama pejabat yang berwenang)

Gambar 2.3 Contoh Bentuk-Bentuk Surat

Bentuk-bentuk surat yang umum digunakan terdiri dari bentuk lurus penuh, bentuk lurus, dan bentuk setengah lurus. Di UI, bentuk surat yang biasa digunakan adalah bentuk lurus dan bentuk setengah lurus.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

34

2.2.2 Bagian-Bagian Surat


Setiap surat terdiri atas bagian-bagian yang dibedakan menjadi kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

a. Kepala Surat/Kop Surat Dalam menyampaikan secara resmi informasi kedinasan kepada pihak lainbaik di dalam maupun di luar universitassetiap organisasi mempunyai kepala surat. Dalam hal itu, yang dimuat adalah lambang atau logo, nama organisasi, alamat lengkap tanpa singkatan termasuk kode pos, disertai telepon, faksimili, ratron (e-mail), dan laman (website). Kepala surat dapat diberi warna berbeda atau diberi garis penutup. Di universitas kita ini ada beberapa bagian yang masing-masing mempunyai kepala surat tersendiri. Nama bagian itu dicantumkan di bawah lambang (makara) dan nama universitas yang semuanya dicetak dengan huruf kapital, seperti Majelis Wali Amanat, Senat Akademik Universitas, Direktorat Pendidikan, Pascasarjana, Program Vokasi, atau Fakultas Ekonomi.

b. Pembuka Surat Pada umumnya, pembuka surat meliputi bagian awal surat (nomor, lampiran, hal), tanggal surat, nama dan alamat tujuan surat, serta salam pembuka. Akan tetapi dalam perkembangannya, setiap instansi, badan, ataupun organisasi dapat saja memiliki versi pembuka surat yang berbeda-beda. Awal surat Semua surat dinas resmi pada umumnya diawali dengan nomor surat. Nomor surat ini sangat penting, karena dari sini kita dapat mengetahui berapa pucuk surat yang dihasilkan/dibuat suatu organisasi, instansi, atau perusahaan. Selain itu, nomor surat ini juga penting untuk memudahkan kita dalam menemukan kembali surat tersebut. Semua surat yang mempunyai isi yang sama, pasti mempunyai nomor yang sama. Suatu surat pengumuman ujian misalnya, apabila mahasiswa yang diuji itu berbeda, pastilah waktu ujian pun berbeda, juga tanggal ujian nya dapat berbeda. Cukup dengan memperhatikan nomor surat, kita akan mendapatkan surat yang kita perlukan. Sebaliknya, jika berdasarkan pada tanggal surat saja, kita akan mengalami kesulitan dalam pencarian surat, karena pada tanggal yang sama mungkin saja dibuat puluhan surat. Nomor dalam surat dinas resmi ditempatkan pada bagian kiri atas surat, lurus di bawahnya diikuti dengan kata lampiran (jika ada yang dilampirkan), dan hal yang akan disampaikan. Tanda titik dua yang ditempatkan di belakang kata nomor, lampiran, dan hal berada pada satu garis lurus dengan huruf akhir dari PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN 35

kata yang paling panjang; dalam hal ini huruf n dari kata lampiran. Jarak antarbaris satu spasi.

sebaiknya tidak ditulis Nomor : Lampiran : Hal : atau Nomor: Lampiran: Hal:

melainkan Nomor : Lampiran : Hal :

Apabila hal surat dianggap sangat penting, hal surat itu dapat dicantumkan langsung di bawah kepala surat, di mana surat seperti ini dikenal dengan nama surat berjudul. Sementara apabila hal surat dicantumkan di bawah nomor, surat semacam ini dikenal dengan nama surat berperihal. Perlu diperhatikan bahwa nomor surat pada sebuah surat berjudul harus ditempatkan di bawah hal surat yang dianggap penting itu. Biasanya, hal yang dianggap penting antara lain adalah surat keputusan, surat tugas, pemberitahuan, dan pengumuman. Nomor surat dari surat berjudul itu harus ditempatkan tepat di bawah judul itu, tanpa dipisahkan garis di bawahnya. sebaiknya tidak ditulis melainkan

PENGUMUMAN Nomor: . . ./. . . . . . . ./ . . . TENTANG .................

PENGUMUMAN Nomor: . . ./. . . . . . . ./ . . . TENTANG .................

Tanggal surat Penempatan tanggal surat ditentukan oleh bentuk surat tersebut. Seperti yang sudah dikemukakan sebelumnya (lihat bagian 2.2.1), jika digunakan bentuk lurus penuh, tanggal surat ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah nomor surat. Akan tetapi, jika bentuk surat yang digunakan adalah bentuk lurus atau setengah lurus, tanggal surat ditempatkan di bagian kanan atas surat, satu garis dengan nomor surat.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

36

Ada satu hal yang perlu diperhatikan mengenai masalah letak tanggal surat, yaitu tanggal serta jabatan, tanda tangan, dan nama penanda tangan surat HARUS selalu ditempatkan pada satu garis vertikal. Maksudnya, jika tanggal surat ditempatkan di bagian kiri surat, tanda tangan pun ditempatkan di sebelah kiri (pada surat bentuk lurus penuh). Sementara jika tanggal surat ditempatkan di bagian kanan surat, tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan (pada surat bentuk lurus dan bentuk setengah lurus). Ada kalanya, penyusun surat dinas resmi menempatkan tanggal surat setelah Isi Surat, di bagian awal Penutup Surat di tempat biasanya ditulis salam penutup, di atas jabatan penanda tangan surat. Secara tidak langsung hal ini membuktikan bahwa nomor surat lebih penting daripada tanggal surat meskipun setiap surat wajib diberi tanggal penyusunannya dan surat pribadi pada umumnya tidak dibubuhi nomor surat. Yang juga perlu diperhatikan dalam pembuatan surat resmi adalah pencantuman nama kota. Untuk UI, meskipun pembuat surat (misalnya, pimpinan universitas) berada di Depok, namun di muka tanggal surat tidak perlu dicantumkan kata Depok, karena dalam kepala surat sudah tertera alamat Universitas Indonesia yang memang terletak di Depok. Oleh karena itu, tidak ada gunanya nama tempat disebutkan dua kali. Akan tetapi, karena ada beberapa fakultas dan lembaga yang berada di Jakarta, kata Jakarta wajib dicantumkan di muka tanggal surat jika surat itu dibuat di Jakarta. Jadi, dalam surat berperihal, nama kota HANYA dicantumkan apabila tidak dibuat di tempat organisasi itu terletak. Nama kota juga perlu dicantumkan di muka tanggal surat apabila surat yang dibuat itu adalah surat berjudul. Pada surat berjudul ini, tanggal surat ditempatkan sebelum jabatan penanda tangan surat.

Nama dan alamat tujuan surat Seringkali ditemukan, di depan setiap nama orang/badan yang dikirimi surat tercantum kata kepada. Karena semua surat, pasti dikirim kepada orang atau badan tertentu, jadi tidak perlu dicantumkan kata kepada. Hal ini sesuai dengan panduan bahwa surat resmi haruslah efisien atau singkat. Jika prinsip surat itu singkat, apa pun yang tidak akan mengubah pemahaman ketika dihilangkan, seharusnya dihilangkan. Jadi, apabila tanpa kata kepada, setiap orang pun mengerti bagi siapa surat itu, maka kata kepada tidak perlu lagi dicantumkan. Selain kata kepada, nama orang/badan yang dikirimi surat seringkali didahului singkatan Yth. Singkatan Yth. ini sebaiknya dicantumkan di muka nama atau jabatan seseorang, TIDAK dicantumkan di muka nama instansi, organisasi, atau perusahaan yang dituju, karena yang dihormati adalah orang, bukan instansi, organisasi, ataupun perusahaan.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

37

sebaiknya tidak ditulis Yth. PT Abimanyu Yth. Institut Sains Modern

melainkan Yth. Pimpinan PT Abimanyu Yth. Rektor Institut Sains Modern

Apabila di muka nama orang yang dikirimi surat itu terdapat gelar akademik, jangan lagi ditambahkan sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara. Ada baiknya sapaan tidak dicantumkan, terutama jika pengirim surat tidak mengenal orang yang dikirimi surat, karena tidak jarang pengirim surat menggunakan sapaan yang keliru. Misalnya, tercantum pada surat sebagai berikut:

sebaiknya tidak ditulis

melainkan

Yth. Bapak Drs. Miruzam Chaer Kepala Subag Akademik FIB UI Kampus UI Depok

Yth. Drs. Miruzam Chaer Kepala Subag Akademik FIB UI Kampus UI Depok

Pada kenyataannya, Miruzam Chaer adalah seorang ibu. Jika yang tercantum hanya Yth. Drs. Miruzam Chaer, kesalahan dianggap lebih kecil karena orang tidak lagi membedakan Drs./Dra. Seringkali, pengirim surat mencantumkan nama dan jabatan orang yang dikirimi surat pada sampul surat. Mana yang harus dicantumkan terlebih dulu, nama atau jabatan orang yang dikirimi surat? Jika surat itu surat pribadi, tidaklah menjadi masalah. Akan tetapi, jika surat itu surat dinas ataupun surat resmi lain, sebaiknya dicantumkan terlebih dahulu jabatan dari orang yang dikirimi surat, baru namanya. Atau dapat juga hanya dicantumkan jabatan dari orang yang dikirimi surat. Mengapa? Sebetulnya, surat HANYA boleh dibuka oleh orang yang namanya tercantum pada sampul surat, dan tidak boleh dibuka oleh orang lain. Seseorang dapat menjadi sangat marah jika surat yang ditujukan kepadanya dibuka orang. Jadi, jika di kantor ada surat yang ditujukan kepada pribadi, surat itu tidak akan dibuka siapa pun kecuali diminta oleh orang yang namanya tercantum pada sampul surat. Misalnya, tercantum pada surat sebagai berikut:

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

38

sebaiknya tidak ditulis

melainkan

Yth. Prof. Dr. Multamia RMT Lauder Direktur Pendidikan Kampus Universitas Indonesia Depok 16424

Yth. Direktur Pendidikan Prof. Dr. Multamia RMT Lauder Kampus Universitas Indonesia Depok 16424

Apa yang akan terjadi jika surat itu sebenarnya surat dinas yang harus segera ditanggapi, namun orang yang namanya tercantum pada sampul surat sedang sakit, ke luar kota, atau menghadapi halangan lain sehingga surat tidak dapat dibuka untuk waktu yang cukup lama? Hal ini menjadi alasan mengapa jika surat yang dikirim adalah surat dinas resmi, akan jauh lebih baik untuk mencantumkan jabatan orang yang dituju sehingga surat itu dapat dibuka oleh wakilnya, bawahannya menurut struktur organisasi, atau orang lain yang ditunjuk. Nama dan alamat orang/badan yang dikirimi surat tidak diungkapkan dalam bentuk kalimat, karena itu TIDAK BOLEH diakhiri dengan titik kecuali tanda itu mengakhiri sebuah singkatan. Nama jalan dari wilayah atau nama wilayah dari kota madya hendaknya dipisahkan dengan tanda koma, tidak dengan tanda hubung.

sebaiknya tidak ditulis Jalan Merah Delima 8 Cawang. Jakarta Timur.atau Jalan Merah Delima 8. Cawang Jakarta Timur.

melainkan Jalan Merah Delima 8, Cawang Jakarta Timur atau Jalan Merah Delima 8 Cawang, Jakarta Timur

Salam pembuka Kita sering melihat surat resmi/formal yang diawali dengan salam pembuka Dengan hormat. Akan tetapi, dalam perkembangannya, salam pembuka ini sebenarnya tidak lagi dilakukan dalam surat resmi/formal, melainkan langsung diungkapkan isi surat. Oleh karena itu, di UI berdasarkan pedoman Tata Persuratan yang berlaku, salam pembuka ini tidak perlu dicantumkan karena orang yang dikirimi surat itu sudah disapa dengan Yth. (singkatan dari Yang terhormat) yang ditempatkan di muka nama orang yang dikirimi surat, sehingga tidak perlu diulang kembali pada salam pembuka.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

39

c. Isi Surat Isi surat, seperti semua tulisan/karangan, seyogyanya terdiri atas tiga bagian, yaitu pembuka, tubuh, dan penutup. Pada umumnya, pembuka surat disatukan dengan tubuh, namun ada baiknya pembuka dipisahkan dari tubuh surat. Pembuka merupakan kalimat atau paragraf pembuka sebuah surat yang biasanya berhubungan dengan tujuan pembuatan surat itu, baik berupa jawaban/tanggapan atas surat yang telah diterima sebelumnya atau apa yang diharapkan dari orang/badan yang dikirimi surat. Tubuh surat dapat berupa satu atau beberapa paragraf inti surat dinas yang mengemukakan apa yang ingin disampaikan. Sebelum membuat draft/konsep surat, sebaiknya pengirim surat membuat catatan apa saja yang akan dikemukakan supaya dapat direncanakan panjangnya surat. Isi surat diakhiri dengan penutup surat, yang merupakan kalimat atau paragraf akhir sebuah surat yang mengemukakan harapan pengirim surat atas apa yang disampaikannya. Semua ini dikemukakan secara singkat dan padat, namun tetap perlu disampaikan dengan jelas agar tidak membingungkan siapa pun yang membacanya.

d. Penutup Surat Bagian penutup surat dinas resmi terbagi atas salam penutup, jabatan penanda tangan, nama pejabat, NIP/NUP, tembusan, lampiran (jika ada) dan inisial singkatan nama pejabat yang berwenang.

Salam penutup Pada umumnya, salam penutup surat resmi adalah Hormat kami. Akan tetapi, dalam surat dinas UI tidak digunakan salam penutup, melainkan langsung menyebutkan jabatan penanda tangan surat. Tidak jarang, di tempat salam penutup, dicantumkan tanggal surat, bila tidak dicantumkan pada pembuka surat.

sebaiknya tidak ditulis Hormat kami, Direktur Pembinaan SDM, ttd. Ir. Herr Soeryantono, M.Sc., Ph.D. NIP195501241985031002

melainkan Direktur Pembinaan SDM, ttd. Ir. Herr Soeryantono, M.Sc., Ph.D. NIP195501241985031002

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

40

Jabatan penanda tangan surat Setelah menutup bagian isi surat, surat dinas resmi langsung diakhiri dengan jabatan penanda tangan surat. Di bawah jabatan penanda tangan surat diberikan tempat tanda tangan. Mengingat banyaknya surat yang harus ditandatangani seorang pejabat, biasanya ada pendelegasian penandatanganan surat yang biasanya disesuaikan dengan bidang masing-masing. Dalam hal ini, ditempatkan singkatan a.n. (atas nama) di muka jabatan penanda tangan, di bawahnya dicantumkan jabatan pegawai yang didelegasikan. Misalnya, jika Rektor mendelegasikan masalah surat keputusan kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, maka singkatan a.n. dicantumkan di muka jabatannya (dalam hal ini Rektor). Di bawahnya, dicantumkan pegawai yang didelegasikan (dalam hal ini Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan), diikuti tanda tangan, nama, dan NIP Wakil Rektor. Jadi, nama Rektor TIDAK lagi dicantumkan. Dalam hal ini, singkatan a.n. sangat penting fungsinya. Jika tidak dicantumkan, Wakil Rektor dianggap memalsukan tanda tangan Rektor, apalagi jika nama Rektor tetap tercantum.

sebaiknya ditulis sebagai berikut a.n. Rektor, Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan,

ttd.

Dr. Ir. Muhammad Anis, M.Met. NIP195706261985031002

Karena merupakan pendelegasian, penanda tangan surat atas nama TIDAK perlu melaporkan apa yang sudah dilakukannya kepada pejabat atasan yang diwakilinya. Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi atau organisasi di luar Universitas hanya boleh ditandatangani oleh Rektor, Wakil Rektor, atau Sekretaris Universitas. Sementara penandatanganan surat untuk instansi nonpemerintah dapat dilakukan sampai tingkat direktur dengan tembusan kepada Wakil Rektor terkait.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

41

Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi atau organisasi di luar Fakultas, Program Pascasarjana, atau Program Vokasi dilakukan oleh Dekan/Ketua. Kerja sama antara Fakultas dengan Fakultas dari Universitas lain dapat dilakukan oleh Fakultas dengan tembusan kepada Sekretaris Universitas. Apabila Dekan berhalangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan mencantumkan a.n. di muka nama pejabat penanda tangan surat, diikuti dengan nama jabatan penanda tangan yang ditik lurus di bawahnya, dilanjutkan dengan tanda tangan, nama jelas dan Nomor Induk Pegawai (NIP) atau Nomor Urut Perekaman (NUP) penanda tangan surat. Jika pejabat yang diberi wewenang menandatangani berhalangan, penandatanganan surat dapat dikuasakan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan mencantumkan u.b. (untuk beliau) di bawah nama pejabat yang seharusnya menandatangani surat, diikuti dengan nama jabatan penanda tangan yang ditik lurus di bawahnya, dilanjutkan dengan tanda tangan, nama jelas dan Nomor Induk Pegawai (NIP) atau Nomor Urut Perekaman (NUP) penanda tangan surat. Karena pejabat itu dikuasakan atasannya, semua yang sudah dilakukan penanda tangan surat untuk beliau WAJIB dilaporkan oleh pejabat bawahan kepada pejabat atasannya.

sebaiknya ditulis sebagai berikut Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, u.b. Direktur Pendidikan, ttd. Prof. Dr. Multamia RMT Lauder NIP195508031980032001

Nama pejabat Nama pejabat adalah nama orang yang menandatangani surat, baik nama pejabat sebenarnya, maupun pejabat yang didelegasikan. Jadi, perlu diperhatikan bahwa tanda tangan HARUS sesuai dengan nama pejabat yang dicantumkan di bawahnya. Jika tidak, tanda tangan itu dianggap palsu meskipun surat itu ditandatangani atas nama atau untuk beliau.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

42

Nomor Induk Pegawai (NIP) atau Nomor Urut Perekaman (NUP) Nomor Induk Pegawai atau Nomor Urut Perekaman ditempatkan langsung di belakang singkatan NIP/NUP, TIDAK diberi tanda titik, juga tidak dipisahkan dengan spasi, contohnya: NIP19651023199031002. NIP/NUP dalam surat dinas resmi WAJIB dicantumkan mengingat banyaknya orang yang mempunyai nama yang sama, diketik dalam garis lurus di bawah nama pejabat.

Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, ttd. Dr. Ir. Muhammad Anis, M.Met. NIP195706261985031002

Tembusan Jika surat yang ditulis itu dikirim kepada beberapa pihak, di bagian kiri bawah perlu disebutkan kepada siapa saja surat itu kita kirim. Apabila bentuk suratnya lurus penuh, tembusan ditempatkan di bawah nomor induk pegawai. Apabila bentuk suratnya lurus atau setengah lurus, tembusan ditempatkan di bagian kiri, satu garis dengan nama pejabat. Jika hanya dikirim pada satu orang, nama pejabat/orang yang dikirimi tembusan dapat langsung ditulis. Sementara jika lebih dari satu, maka harus diberi nomor urut pada pejabat-pejabat/orang-orang yang dikirimi tembusan. Karena semua surat dinas akan diarsipkan, maka di bawah tembusan TIDAK perlu dicantumkan kata arsip atau pertinggal.

Lampiran Jika pada surat yang dikirim dilampirkan sesuatu, pada bagian awal surat perlu dituliskan kata lampiran, diikuti jumlah yang dilampirkan, misalnya dua halaman/dua lembar, jika yang dilampirkan itu dua halaman mengenai masalah yang sama. Jika yang dilampirkan terdiri dari dua masalah, berapa pun jumlah halamannya, biasanya dituliskan dua berkas. Dalam surat dinas resmi, lampiran ditulis di bawah nomor surat, sementara dalam surat nondinas, lampiran ditempatkan di bawah tembusan.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

43

Inisial nama pejabat yang berwenang Inisial nama pejabat yang berwenang dalam surat dinas resmi biasanya berwujud paraf ditempatkan di samping kiri jabatan penanda tangan surat. Hal ini menunjukkan siapa pengonsep suratnya sehingga penanda tangan surat tahu siapa yang perlu dihubungi/ditegur jika ada kesalahan.

Cap/Stempel surat Tidak boleh dilupakan bahwa surat dinas yang dikirim HARUS dibubuhi cap selain tanda tangan. Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian kiri tanda tangan dari pejabat yang menandatangani surathendaknya cap itu TIDAK menutupi tanda tangan supaya tampak jelas wujud tanda tangannya.

Surat terdiri dari empat bagian utama, yaitu kepala/kop surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat. Kepala/kop surat merupakan bagian yang berisi adalah lambang atau logo instansi, nama instansi, alamat lengkap tanpa singkatan termasuk kode pos, disertai telepon, faksimili, ratron (e-mail), dan laman (website).

Pembuka surat meliputi awal surat (nomor, lampiran, dan hal), tanggal surat, nama dan alamat tujuan surat, dan salam pembuka. Isi surat merupakan bagian inti surat yang terdiri dari pembuka, tubuh, dan penutup. Penutup surat meliputi salam penutup, jabatan penanda tangan surat, nama pejabat, NIP/NUP, tembusan, lampiran, inisial nama pengonsep surat, dan cap/stempel organisasi.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

44

2.2.3 Bahasa Surat


Dari segi bahasa, surat merupakan suatu tulisan yang sangat berbeda dari berita, cerita, ataupun tulisan ilmiah. Bahasa surat sangat berbeda dari jenis tulisan lainnya. Hal yang paling inti dari bahasa surat adalah bahwa semuanya diungkapkan secara singkat, padat, tetapi jelas. Tidak jarang orang atau badan atau organisasi menerima sangat banyak surat. Dapat dibayangkan kalau surat itu panjang seperti berita, cerita, atau karya ilmiah, betapa banyak waktu yang terbuang untuk memahami apa yang ingin dikemukakan. Yang terpenting dalam penulisan surat adalah bahwa apa yang mau disampaikan itu dapat dipahami. Akan tetapi, karena tulisan itu bukan karya ilmiah, maka diusahakan agar tulisan dapat dikemukakan secara singkat. Meskipun demikian, diharapkan informasi tetap dapat dipahami dengan mudah. Oleh karena itu, penulisan surat harus direncanakan dengan baik. Bahasa surat dinas resmi haruslah bahasa resmi atau formal. Dalam surat-surat yang kita lihat sekarang, sangat banyak digunakan kata-kata nonformal, kata daerah, dan kata asing. Jika kata-kata daerah dan/atau asing dianggap tidak ada padanannya yang tepat dalam bahasa Indonesia, kata/ungkapan itu dapat digunakan, namun harus digarisbawahi atau dicetak miring yang menunjukkan bahwa kata/ungkapan itu bukan kata Indonesia. Sifat resmi atau formal surat akan hilang jika bahasa yang digunakan di dalamnya bukan bahasa resmi. Ciri yang mudah terlihat dalam bahasa resmi adalah penggunaan kata sapaan, kata ganti, imbuhan, dan kelengkapan kalimat. Kata sapaan merupakan ciri penunjuk bahasa formal yang sangat menonjol. Dalam bahasa formal, orang yang kita hormati biasanya kita sapa dengan kata Bapak, Ibu, Saudara, Kita, atau gelar, jabatan, dan pangkat orang itu. Sementara dalam bahasa nonformal, rekan dapat kita sapa dengan Mas, Mbak, Yu, atau hanya nama. Perlu diperhatikan bahwa huruf pertama dari kata-kata sapaan harus ditulis dengan huruf kapital. Kata-kata itu TIDAK diawali dengan huruf kapital jika tidak menyapa orang dan berlaku umum. Misalnya: Anak yatim sudah tidak mempunyai bapak. Untuk menyebut diri sendiri, dalam bahasa formal digunakan kata saya; kata aku tidak boleh digunakan. Gunakan satu bentuk sapaan untuk merujuk orang yang sama dalam surat yang kita buat. Jika menggunakan sapaan Bapak, misalnya, maka harus konsisten dalam seluruh surat, dan tidak boleh diselingi dengan sapaan Saudara. Dalam bahasa formal, imbuhan harus digunakan secara jelas. Tidak digunakannya imbuhan, menunjukkan bahwa bahasa yang digunakan bukanlah bahasa formal. Imbuhan hanya dapat dihilangkan dalam kalimat perintah. Misalnya, kalimat terakhir paragraf di atas merupakan sebuah perintah. Oleh karena itu, kata gunakan tidak perlu diberi awalan me. Jika kalimat ini tidak berwujud perintah, kalimat itu dapat dikemukakan sebagai Sebaiknya kita menggunakan satu bentuk sapaan untuk merujuk orang yang sama dalam surat yang kita buat. Awalan me juga tidak perlu digunakan jika di muka kata kerja digunakan kata ganti saya atau kami. Berikut ini adalah contoh surat yang menunjukkan sejumlah kesalahan. Di bawahnya, akan diberikan penjelasan mengenai apa saja dan mengapa terdapat kesalahan dalam surat tersebut. Setelah itu, akan ditunjukkan bagaimana seharusnya surat itu dibuat. Jika pegawai
PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

45

yang membuat konsep surat masih membuat kesalahan, sebaiknya ditunjuk orang yang memiliki kemampuan untuk menyuntingnya sebelum surat itu dikirim.

AKADEMI EKA USAHA Mendidik mahasiswa menjadi wirausaha handal Jln. Alamanda II/1-3 Jakarta Selatan 12460 Telp. 7727494, Fax. 7727564, E-mail: eka_usaha@yahoo.com

Nomor : 721/ITNS/A1/ak/VIII/09 Lamp: 1 lembar Hal: Permohonan Pengajar Kepada Yth. Rektor Universitas Indonesia Kampus Baru UI Depok Depok 16424,Dengan hormat,

Jakarta, 10 Agustus 2009

Lembaga pendidikan kami baru membuka Program Bahasa Jepang, sehingga sangat perlu beberapa pengajar-pengajar dibidang itu. Bersama ini kami mohon bantuan tenaga pengajar mata kuliah Pengkajian Drama, Pengkajian Puisi, Fonologi dan Morfologi Bahasa Jepang, selain untuk mengajar para mahasiswa kami, para pengajar-pengajar itu juga diperlukan untuk membina para pengajar kami agar kelak mampu berdiri sendiri. Kami percaya permohonan ini akan bapak kabulkan. Atas perhatiannya diucapkan terimakasih. Wassalam, ttd. Hamid Abdullah Kepala Akademi Eka Usaha
Gambar 2.4 Contoh Surat yang Salah

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

46

Pada contoh surat tersebut, terdapat beberapa kesalahan baik pada bagian kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat. Pada bagian kepala surat, beberapa kesalahan kebahasaan yang dapat diamati pada contoh surat tersebut antara lain:

Alamat seharusnya ditulis lengkap tanpa singkatan, sehingga Jl. harus ditulis Jalan. Di belakang nama jalan tercantum dua angka yang menunjukkan bahwa bangunan itu terdiri atas dua kapling (nomor 1 sampai 3). Untuk menunjukkan pengertian sampai, tanda yang seharusnya digunakan bukanlah tanda hubung, melainkan tanda pisah. Pada mesin tik dan komputer, tanda pisah baru akan terlihat jika kita mengetik dua buah tanda hubung di antara angka atau kata yang dimaksud, tanpa spasi. Jika komputer tidak disiapkan untuk menghasilkan tanda pisah, akan terlihat dua buah tanda hubung yang senilai dengan tanda pisah, (1--3), namun jika komputer disiapkan untuk menghasilkan tanda pisah, pada layar akan terlihat 13. Sebuah perusahaan, organisasi, atau institusi sering mempunyai beberapa nomor telepon. Pada kepala surat, nomor-nomor itu akan dipisahkan satu sama lain dengan tanda koma. Pada contoh di atas, hanya terdapat satu nomor telepon, di mana nomor telepon ini dipisahkan dari nomor faksimili dan e-mail dengan tanda koma. Karena fungsi telepon, faksimili, dan e-mail itu berbeda, sebaiknya alat-alat komunikasi ini dipisahkan dengan tanda titik koma. Dengan demikian, jika pada masa mendatang akan ditambah nomor telepon, tanda baca yang digunakan sudah tidak bermasalah lagi. Pemakaian fax. dan e-mail dalam kepala surat di atas pun salah. Kedua kata tersebut bukan kosakata bahasa Indonesia sehingga harus dicetak miring atau ditik dengan menambahkan garis bawah. Jika kata faksimili ingin disingkat, dapat ditik faks. Sebagai unsur serapan, singkatan ini tidak perlu dicetak miring lagi. Sementara e-mail (electronic mail) dalam bahasa Indonesia dipahami sebagai surat elektronik. Jika dirasa tidak perlu untuk mencari padanan khas, frasa itu dapat digunakan dengan menyepakati singkatan apa yang akan digunakan, apakah surat elektronik (surel) atau surat elektronik (ratron).

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

47

Dengan demikian, penulisan kepala surat yang benar adalah sebagai berikut:

Sama seperti bagian kepala surat, contoh surat tersebut juga menunjukkan beberapa kesalahan pada bagian pembuka surat, yaitu:

Awal surat tersebut diawali dengan nomor surat, lampiran, dan hal. Tidak ada kesalahan mengenai urutan penempatannya. Jarak antarbaris untuk nama dan alamat surat juga satu spasi. Kesalahan yang terlihat adalah dalam penggunaan tanda titik dua dan kata lampiran yang disingkat. Tanda titik dua harus ditempatkan pada satu garis lurus dengan huruf terakhir dari kata yang paling panjang. Karena kata lampiran tidak boleh disingkat, kata yang paling panjang adalah lampiran dan huruf terakhirnya adalah n. Tanggal surat didahului penulisannya dengan nama kota tempat institusi, yaitu Jakarta. Akan tetapi, pada kepala surat sudah dicantumkan alamat institusi tersebut, yang terletak di Jakarta Selatan. Oleh karena itu, untuk mendukung aspek penghematan, kata Jakarta seharusnya dihilangkan, karena penerima surat pun tahu bahwa surat itu dibuat di Jakarta. Semua surat yang kita buat, pasti akan dikirimkan kepada seseorang, entah seorang direktur, manajer, kepala bagian, rekan, atau saudara kita. Karena setiap surat akan dikirim kepada orang tertentu, kata kepada tidak perlu dicantumkan lagi. Selanjutnya, singkatan Yth. dapat ditempatkan di muka jabatan atau nama orang yang dikirimi surat sebagai bukti orang itu dihormati.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

48

Setelah menyebutkan nama Kampus Baru UI, dicantumkan nama kota Depok, yang maksudnya ingin menyatakan letak dari Kampus Baru UI karena selain di Depok, ada pula yang terletak di Jakarta. Jika Kampus Baru UI itu dianggap sebagai alamat, maka kata Depok tidak boleh dipisahkan dengan tanda hubung, tetapi harus dengan tanda koma yang menunjukkan nama wilayah. Kota dan kode pos pun tidak perlu diakhiri dengan tanda koma dan tanda hubung seperti yang dilakukan orang saat menulis harga, karena cara penulisan tersebut tidak ada gunanya. Jarak antarbaris untuk nama dan alamat yang dikirimi surat juga satu spasi. Surat ini menggunakan salam pembuka Dengan hormat. Akan tetapu, karena orang yang dikirimi surat sudah disapa dengan Yth., maka salam pembuka tidak perlu dicantumkan. Dengan demikian, pembuka surat tersebut seharusnya ditulis sebagai berikut:

Selanjutnya, akan dipaparkan kesalahan-kesalahan yang terdapat pada bagian isi surat, antara lain:

Sebelum kata sambung sehingga dicantumkan tanda koma. Kata sehingga adalah kata sambung yang menyatakan bahwa bagian kalimat yang ada di belakangnya merupakan anak kalimat, sedangkan anak kalimat yang mengiringi induk kalimat TIDAK perlu dipisahkan dengan tanda koma.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

49

Sangatlah aneh untuk menyatakan bahwa Lembaga pendidikan sangat perlu beberapa pengajar-pengajar dibidang itu. Lembaga pendidikan ini tidak dapat dikatakan perlu pengajar, melainkan memerlukan pengajar. Lembaga pendidikan ini memerlukan sejumlah pengajar. Untuk menyatakan bahwa mereka memerlukan lebih dari satu pengajar, dapat dilakukan beberapa cara. Kata pengajar dapat diulang atau digunakan kata yang menunjukkan bahwa jumlah pengajar yang diperlukan itu lebih dari satu seperti banyak, beberapa, sejumlah, atau bilangan jika jumlahnya pasti. Kata dibidang bukan kata kerja, melainkan kata yang menyatakan lokasi. Oleh karena itu, di harus dipisahkan penulisannya dari kata bidang karena di hanya disatukan penulisannya jika menyatakan suatu tindakan atau sesuatu yang dilakukan. Paragraf berikutnya diawali dengan ungkapan bersama ini. Surat yang dikirim memang mempunyai lampiran, tetapi kalimat awal paragraf ini sama sekali tidak merujuk pada apa yang dikemukakan dalam lampiran surat. Jika kalimat ini mengemukakan Bersama ini kami sertakan daftar kemampuan para pengajar yang kami perlukan, pernyataan itu benar, terlebih karena pengajar yang diharapkan adalah pengajar senior yang mampu membina calon pengajar yang ada. Jika dalam paragraf pertama beberapa pengajar-pengajar dinyatakan salah, dalam paragraf ini pun penunjuk jamaknya salah. Pengajar-pengajar sudah menunjukkan bentuk jamak (lebih dari satu), sedangkan para juga menunjukkan hal yang sama. Penggunaan kata para pada kalimat ini juga tidak tepat. Pengertian para sama dengan semua, yang berarti tanpa kecuali; sedangkan beberapa, banyak, dan kata-kata lain di atas hanya menunjukkan bahwa jumlahnya lebih dari satu. Mengingat bahwa kalimat kami mohon bantuan tenaga pengajar. . . . tidak berhubungan langsung dengan kalimat selain untuk mengajar para mahasiswa kami. . . ., sebaiknya kedua kalimat tersebut dijadikan kalimat terpisah. Ungkapan akhir paragraf ini, agar mampu berdiri sendiri dapat membuat penerima surat bingung, seolah-olah pengajar mereka cacat dan harus dibantu saat akan berdiri. Jika yang dimaksud adalah agar pengajar mereka kelak dapat menjadi pengajar mandiri, tidak lagi sebagai pengajar pembantu, sebaiknya dinyatakan agar kelak mereka mampu mengampu sendiri atau menjadi pengajar mandiri. Paragraf terakhir merupakan paragraf penutup yang memuat harapan pengirim surat. Anehnya, sapaan yang digunakan kedua kalimat dalam paragraf ini berbeda dan pemakaiannya pun salah. Kata sapaan bapak penulisannya HARUS diawali dengan huruf kapital. Pada kalimat kedua, digunakan sapaan nya, padahal kata sapaan ini biasanya digunakan untuk merujuk kepada orang ketiga (orang yang dibicarakan). Dalam surat, kita berkomunikasi dengan kawan bicara, yang berarti sapaan merujuk pada orang kedua. Oleh karena itu, pada paragraf ini seharusnya digunakan kata Bapak, bukan Kita atau Saudara karena dalam surat hanya boleh digunakan satu jenis sapaan atau rujukan untuk orang yang sama. Jangan gunakan nya jika tidak mengacu pada orang yang dibicarakan (orang ketiga). 50

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Jika tetap digunakan kata diucapkan, pelaku atau orang yang melakukannya adalah orang ketiga, padahal dalam kalimat sebelumnya dicantumkan Kami percaya . . . . Dengan demikian, kalimat terakhir paragraf ini seharusnya ditulis Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih. Kesalahan selanjutnya adalah pada penulisan kata terimakasih. Pada umumnya, gabungan kata ditulis terpisah, seperti kerja sama, terima kasih, beri tahu, tanda tangan, tanggung jawab.

Dengan demikian, isi surat tersebut seharusnya ditulis sebagai berikut:

Terakhir, untuk bagian penutup surat, kesalahan-kesalahan yang dapat diamati pada contoh surat tersebut antara lain:

Pada bagian pembuka surat, digunakan salam pembuka Dengan hormat, namun salam penutupnya Wassalam. Padanan Dengan hormat adalah Hormat kami. Wassalam TIDAK digunakan dalam surat formal, tetapi hanya boleh digunakan dalam surat pribadi atau surat nonformal. Selain itu, kata ini seharusnya ditulis dengan huruf s tunggal, karena dalam kata dasar bahasa Indonesia, tidak dikenal penggunaan huruf ganda. Sebagai pengganti tanda tangan surat, hendaknya ditulis ttd. (singkatan dari kata tertanda). Pada contoh surat ini, singkatan tadi sebaiknya dicantumkan sebagai pengingat bahwa di tempat itu wajib dibubuhkan tanda tangan. Tanpa tangan tangan, surat apa pun dianggap tidak sah; cap tanpa tanda tangan pun tidak sah.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

51

Kesalahan terakhir yang terlihat adalah jabatan penanda tangan surat, di mana dicantumkan Kepala Akademi Eka Usaha. Apa yang menyebabkan pernyataan ini dikatakan salah? Pada kepala surat telah tertulis Akademi Eka Usaha sehingga tidak dapat dipungkiri bahwa semua hal berasal dari organisasi/institusi ini. Jadi, di tempat jabatan surat, Akademi Eka Usaha tidak perlu dicantumkan lagi, melainkan cukup ditulis Kepala. Maksudnya pun tetap menunjukkan orang dan jabatan yang sama, namun tidak perlu diulang. Dengan demikian, isi surat tersebut seharusnya ditulis sebagai berikut:

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

52

Berdasarkan uraian di atas, selanjutnya akan dipaparkan cara penulisan surat tersebut sebagaimana mestinya.

AKADEMI EKA USAHA Mendidik mahasiswa menjadi wirausaha handal Jalan Alamanda II/1--3 Jakarta Selatan 12460 Telp. 7727494; Faks. 7727564; E-mail: eka_usaha@yahoo.com

Nomor : 721/ITNS/A1/ak/VIII/09 Lampiran : 1 lembar Hal : Permohonan Pengajar

10 Agustus 2009

Yth. Rektor Universitas Indonesia Kampus Baru UI Depok 16424

Lembaga pendidikan kami baru membuka Program Bahasa Jepang, sehingga sangat memerlukan beberapa pengajar di bidang itu. Kami mohon bantuan tenaga pengajar untuk mata kuliah Pengkajian Drama, Pengkajian Puisi, Fonologi, dan Morfologi Bahasa Jepang. Selain untuk mengajar para mahasiswa kami, pengajar-pengajar itu juga diperlukan untuk membina para pengajar kami agar kelak mampu menjadi pengajar mandiri. Kami percaya permohonan ini akan Bapak kabulkan. Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih. Kepala, ttd. Hamid Abdullah
Gambar 2.5 Contoh Cara Penulisan Surat yang Benar

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

53

BAB 3 TATA PERSURATAN UNIVERSITAS INDONESIA


Kegiatan formal perkantoran adalah proses komunikasi tertulis yang dilakukan melalui surat. Surat-menyurat sangat penting dalam setiap organisasi perkantoran karena merupakan rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan pengiriman informasi. Kegiatan surat-menyurat dimulai dari penyusunan, penulisan, serta pengiriman oleh dan kepada pihak yang dituju (unit kerja). Dalam penyusunan surat, kita harus memperhatikan berbagai unsur seperti pemakaian bahasa Indonesia yang baik dan benar serta bentuk surat. Saat modul ini diterbitkan, tata cara surat-menyurat di lingkungan Universitas Indonesia mengacu kepada Tata Persuratan nomor 1575/SK/R/UI/2009.

3.1. Surat Dinas


Apakah yang dimaksud dengan surat dinas? Surat dinas adalah sarana komunikasi yang digunakan secara tertulis antara satu pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan. Surat dinas juga dapat dimaknai sebagai sehelai atau lebih kertas bertulis yang berisi pemberitahuan, permohonan, undangan dan sejenisnya, yang disampaikan oleh satu unit kerja kepada unit kerja lain, baik secara internal maupun eksternal.

3.1.1 Fungsi Surat Dinas


Fungsi surat dinas di lingkungan Universitas Indonesia adalah sebagai penghubung antara unit kerja internal dan eksternal, berupa: tanda bukti sah secara tertulis tentang kegiatan organisasi; pedoman untuk bertindak/bekerja, yaitu untuk membuat/mengambil keputusan dan kebijakan berikutnya dalam organisasi, misalnya surat keputusan menteri, surat keputusan rektor, surat keputusan dekan, surat perintah rektor, surat perintah dekan; wakil organisasi, untuk berhubungan dengan organisasi lain tanpa menghadirkan pejabatnya; atau

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

54

rekaman informasi organisasi dan dokumentasi historis yang menggambarkan perkembangan organisasi, misalnya surat pendirian organisasi, surat keputusan tentang kebijakan organisasi dan sebagainya.

3.1.2 Jenis Surat Dinas


Jenis surat dinas sesuai dengan Tata Persuratan Universitas Indonesia nomor 1575/SK/R/UI/2009, adalah sebagai berikut: a. Surat Dinas Surat dinas di Universitas Indonesia berisi hal-hal penting yang berkaitan dengan Universitas Indonesia. Surat dinas terdiri atas kepala surat dinas, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat. Kepala surat terdiri atas: lambang atau logo, nama Pusat Administrasi Pascasarjana/Program Vokasi alamat lengkap, garis penutup. Pembuka surat terdiri atas: nomor surat, lampiran, hal surat, tanggal surat, alamat tujuan surat. Isi surat terdiri atas: pendahuluan, pokok masalah, penutup. Penutup surat terdiri atas: jabatan penanda tangan, nama pejabat penanda tangan, tanda tangan pejabat, Nomor Induk Pegawai (NIP) atau Nomor Urut Perekaman (NUP), cap/stempel organisasi, tembusan.

Universitas

Indonesia/Fakultas/Program

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

55

Gambar 3.1 Contoh Surat Dinas

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

56

b. Surat Keputusan (SK) Surat keputusan adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Surat keputusan terdiri atas bagianbagian berikut: kepala surat, pembuka surat, isi surat, penutup surat.

Gambar 3.2 Contoh Surat Keputusan

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

57

c. Nota Dinas Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan berisikan catatan atau pesan tentang suatu pokok persoalan kedinasan. Nota dinas terdiri atas bagian-bagian berikut: kepala, pembuka, isi, penutup.

Gambar 3.3 Contoh Nota Dinas

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

58

d. Memo Memo adalah catatan singkat yang ditik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan serta sesama pegawai, tentang pokok persoalan kedinasan. Memo terdiri atas bagian-bagian berikut: kepala, pembuka, isi, penutup.

Gambar 3.4 Contoh Memo

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

59

e. Surat Pengantar Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantar surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan. Surat pengantar dapat berbentuk surat dinas biasa atau surat berbentuk kolom. Surat pengantar terdiri atas beberapa bagian, yaitu: kepala surat, pembuka surat, isi surat, penutup surat.

Gambar 3.5a Contoh Surat Pengantar Biasa

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

60

Gambar 3.5b Contoh Surat Pengantar Berbentuk Kolom

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

61

f.

Surat Edaran Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan atau perintah. Surat edaran terdiri atas bagian-bagian berikut: kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Gambar 3.6 Contoh Surat Edaran

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

62

g. Surat Undangan Surat undangan merupakan suatu pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat undangan dapat berbentuk lembaran surat maupun kartu. Surat undangan yang berbentuk lembaran terdiri atas bagian-bagian berikut: kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Gambar 3.7a Contoh Surat Undangan Berbentuk Lembaran Surat

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

63

Sementara surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas bagian-bagian berikut: kepala surat, isi surat, dan penutup surat.

Gambar 3.7b Contoh Surat Undangan Berbentuk Kartu

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

64

h. Surat Tugas Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan adminisratif maupun akademik. Surat tugas dapat berbentuk lembaran surat maupun berbentuk kolom. Surat tugas terdiri atas bagian-bagian berikut: kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Gambar 3.8a Contoh Surat Tugas Berbentuk Lembaran

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

65

Gambar 3.8b Contoh Surat Tugas Berbentuk Kolom

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

66

i.

Surat Kuasa Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa. Surat kuasa tediri atas bagian-bagian berikut: kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Gambar 3.9 Contoh Surat Kuasa

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

67

j.

Surat Pendelegasian Surat pendelegasian adalah surat yang berisi kewenangan penerima delegasi untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pimpinan. Surat pendelegasian terdiri atas bagian-bagian berikut: pembuka, identitas para pihak penanda tangan, nomor surat, isi surat, dan tanggal penandatangan surat, penutup surat.

Gambar 3.10 Contoh Surat Pendelegasian

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

68

k. Surat Pengumuman Surat pengumuman merupakan surat yang mengumumkan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada sivitas akademika maupun masyarakat umum. Surat pengumuman terdiri atas bagian-bagian berikut: kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Gambar 3.11 Contoh Surat Pengumuman

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

69

l.

Surat Pernyataan Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal, disertai dengan pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. Surat pernyataan terdiri atas bagianbagian berikut: kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Gambar 3.12 Contoh Surat Pernyataan

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

70

m. Surat Keterangan Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: kepala surat, pembuka surat, isi surat, dan penutup surat.

Gambar 3.13 Contoh Surat Keterangan

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

71

n. Berita Acara Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa, waktu dan tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

Gambar 3.14 Contoh Berita Acara

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

72

3.2. Bentuk Surat Dinas Universitas Indonesia


Bentuk surat dinas adalah pola/gaya penulisan sebuah surat yang ditentukan oleh tata letak (layout) bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) tertentu. Bentuk surat yang digunakan di Universitas Indonesia adalah bentuk lurus dan bentuk setengah lurus. Bentuk lurus serupa dengan bentuk lurus penuh dalam hal tubuh surat, dari kalimat pertama sampai kalimat terakhir. Perbedaannya hanyalah pada tanggal surat serta nama dan tanda tangan pembuat surat, di mana keduanya ditempatkan di bagian kanan kertas surat sehingga nomor dan tanggal surat, tembusan serta nama dan tanda tangan pembuat, pemberi dan penerima kuasa, pihak pertama dan kedua sebuah surat perjanjian, dan lain-lain, dapat ditempatkan sebaris (kiri kanan). Surat berbentuk setengah lurus serupa dengan bentuk lurus, terutama dalam hal tanggal serta nama dan tanda tangan pembuat surat. Perbedaannya terletak pada awal paragraf baru yang selalu menjorok beberapa ketukan. Selain itu, hal-hal yang perlu diurutkan di dalam surat diberikan penomoran dengan menjorok beberapa ketukan ke kanan (lihat contoh surat pada Gambar 3.29).

Dalam surat-menyurat, kita harus memperhatikan berbagai unsur, seperti pemakaian bahasa Indonesia yang baik dan benar serta bentuk surat. Tata cara surat-menyurat di lingkungan Universitas Indonesia berpedoman kepada Tata Persuratan Universitas Indonesia nomor 1575/SK/R/UI/2009. Pengertian surat dinas adalah sarana komunikasi yang digunakan secara tertulis, terdiri dari sehelai atau lebih kertas yang berisi pemberitahuan, permohonan, undangan, dan sejenisnya, yang disampaikan oleh satu unit kerja kepada unit kerja lain, baik internal maupun eksternal.

Surat dinas di lingkungan Universitas Indonesia berfungsi sebagai penghubung di antara unit-unit kerja internal maupun eksternal. Jenis surat Universitas Indonesia antara lain: surat dinas, surat keputusan, nota dinas, memo, surat pengantar, surat edaran, surat undangan,surat tugas, surat kuasa, surat pendelegasian, surat pengumuman, surat pernyataan, surat keterangan dan berita acara.

Bentuk atau gaya surat yang digunakan di lingkungan Universitas Indonesia adalah bentuk setengah lurus dan bentuk lurus.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

73

3.3. Bagian Surat dan Fungsinya


Seorang pegawai perlu memahami bagian-bagian surat yang diciptakan di unit kerja masing-masing. Bagian-bagian surat dinas Universitas Indonesia adalah sebagai berikut:

a. Kepala Surat (Kop) Surat dinas resmi Universitas Indonesia ditulis pada kertas yang menggunakan kepala surat, berisi antara lain: logo atau makara UI nama Universitas Indonesia nama Fakultas/Program Pascasarjana/Program Vokasi alamat lengkap nomor telepon nomor faksimili nomor kotak pos alamat e-mail

Fungsi kepala surat dinas Universitas Indonesia adalah sebagai berikut: sebagai identitas organisasi, untuk mengetahui nama dan alamat organisasi, memberi informasi dan keterangan tentang organisasi (lihat Gambar 4.1a dan Gambar 4.1b).

Gambar 3.15a Contoh Kepala Surat/Kop Universitas

Gambar 3.15b Contoh Kepala Surat/Kop Fakultas

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

74

b. Nomor Surat Surat dinas yang dikirim ke luar lingkungan Universitas Indonesia dan di dalam lingkungan Universitas Indonesia perlu diberi nomor surat. Pencatuman nomor surat ini ditujukan untuk: memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat, mengetahui jumlah surat yang dikelurkan suatu organisasi/instansi dalam periode tertentu, penunjukkan unit kerja dalam kegiatan surat-menyurat.

Penomoran surat dinas pasti berbeda antara Universitas Indonesia dengan organisasi lainnya. Hal ini disebabkan setiap organisasi memiliki fungsi yang unik sehingga nomor surat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi masing-masing. Penomoran surat di lingkungan Universitas Indonesia berpedoman kepada Tata Persuratan dari Kementerian Pendidikan Nasional. Seiring berjalannya waktu, ada perubahan-perubahan dalam Tata Persuratan dari Kementerian Pendidikan Nasional. Misalnya, pada tahun 2009 penomoran surat dinas terdiri atas: nomor urut surat keluar; kode perguruan tinggi, kode jabatan, kode fakultas; kode masalah; dan tahun penciptaan surat. Cara penomoran surat ini dapat dilihat pada contoh berikut:

Nomor: 4712/PT02.H4.FIB/Q/2009
Tahun pembuatan surat Kode masalah Kode fakultas Kode jabatan Kode perguruan tinggi Nomor surat keluar

Gambar 3.16a Contoh Nomor Surat yang Digunakan oleh Universitas Indonesia Tahun 2009

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

75

Keterangan 4712 : menunjukkan nomor surat keluar PT02 : menunjukkan kode perguruan tinggi (Universitas Indonesia) H4 FIB Q : menunjukkan kode jabatan (H4: jabatan dekan, H5: wakil dekan bidang akademik ) : menunjukkan nama fakultas : menunjukkan Kode masalah (masalah yang terdapat pada surat seperti: Q,C,U,B )

2009 : menunjukkan tahun pencipta surat

Sejak diberlakukannya Surat Keputusan Rektor nomor 1575/SK/R/UI/2009 tentang Tata Persuratan di lingkungan Universitas Indonesia mulai awal Januari 2010, cara penomoran surat dinas di UI berubah menjadi sebagai berikut:

Nomor: 1077/H2.F7.D/SDM.02.04.01/2010
Tahun pembuatan Kode hal Kode jabatan Kode fakultas Kode Universitas Indonesia Nomor surat keluar
Gambar 3.16b Contoh Nomor Surat yang Digunakan oleh Universitas Indonesia Tahun 2010 Keterangan 1077 H2 : menunjukkan nomor surat keluar : menunjukkan kode perguruan tinggi (Universitas Indonesia) sebagai pengganti (PT02) F7 D : menunjukkan Kode fakultas (sebagai pengganti: nama fakultas) : menunjukkan kode jabatan (sebagai pengganti H4: jabatan dekan)

SDM.02.04.01 : menunjukkan kode masalah (sebagai pengganti: Q, C, U, B dst) 2010 : menunjukkan tahun pencipta surat

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

76

Kode jabatan dapat disesuaikan dengan struktur organisasi masing-masing fakultas, mulai dari Dekan sampai dengan jajarannya. Penempatan nomor surat harus disesuaikan dengan bentuk surat dan sistem penulisan surat yang berlaku di Universitas Indonesia, yaitu: Dalam surat berperihal, nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, di bawah kepala.

Gambar 3.17a Contoh Penulisan Nomor pada Surat Berperihal

Sementara dalam surat berjudul, nomor surat ditempatkan di bawah judul surat, di tengah bagian surat.

Gambar 3.17b Contoh Penulisan Nomor pada Surat Berjudul

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

77

c. Tanggal Surat Penulisan tanggal untuk surat dinas Universitas Indonesia yang menggunakan kepala/kop surat tidak diawali oleh nama kota, karena nama kota telah tercantum pada kepala surat. Bila tanggal ditempatkan di bagian bawah kanan kertas surat, yaitu pada surat berjudul, nama kota wajib ditulis. Di dalam surat dinas, penulisan tanggal, bulan dan tahun HARUS lengkap, TIDAK BOLEH disingkat dan nama bulan TIDAK BOLEH diganti dengan angka.

Gambar 3.18a Contoh Penulisan Tanggal pada Surat Berperihal

Gambar 3.18b Contoh Penulisan Tanggal pada Surat Berjudul

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

78

d. Lampiran Surat dinas ada yang menyertakan dan ada pula yang tidak menyertakan lampiran. Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu umumnya berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Surat yang menyertakan lampiran mempunyai dua fungsi, yaitu sebagai sarana untuk menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Contoh sesuatu yang dilampirkan misalnya laporan, faktur, kuitansi, berkas dokumen, brosur, pamflet, dan sejenisnya. Dalam surat dinas, lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah nomor surat, dan dituliskan jumlah lampirannya. Dengan adanya notasi lampiran, pembaca surat dapat segera mengetahui bahwa surat itu mempunyai lampiran dan akan memeriksanya. Seandainya tercatat ada lampiran, tetapi ternyata lampiran tidak ada atau kurang, dengan mudah pembaca surat akan mengetahuinya.

Catatan: Istilah berkas, lembar, eksemplar, dan bundel tergantung kebutuhan. Gambar 3.19 Contoh Penulisan Lampiran Surat Dinas

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

79

e. Hal Pegawai harus dapat menganalisis hal surat, karena bagian ini berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca surat tentang masalah pokok surat. Untuk surat berjudul, hal surat dapat ditulis dengan sistem judul seperti Surat Keputusan, Surat Perjanjian, dan Surat Perintah. Sementara untuk surat berperihal, penulisan hal surat mulai dari pias kiri, tanpa diberi tanda titik.

Gambar 3.20a Contoh Penulisan Hal pada Surat Berperihal

Gambar 3.20b Contoh Penulisan Hal pada Surat Berjudul

f.

Alamat Tujuan Surat Alamat tujuan surat terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu alamat luar (alamat yang tertulis pada sampul surat), dan alamat dalam surat (alamat yang tertulis pada surat). Dalam penulisan alamat surat, perlu diperhatikan sebagai berikut: 1. Penulisan alamat tujuan surat tidak digunakan kata kepada karena sebuah surat pasti ditujukan kepana seseorang atau sebuah instansi. Jadi, demi efisiensi kata kepada tidak perlu dicantumkan lagi. 2. Penulisan kata Yth. digunakan jika surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi atau unit organisasi. 3. Penulisan kode pos hanya dicantumkan pada alamat luar (amplop/sampul). Kode pos perlu dicantumkan untuk memudahkan petugas pos mengetahui wilayah/lokasi alamat yang dituju.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

80

Gambar 3.21a Contoh Penulisan Alamat Tujuan Surat

Gambar 3.21b Contoh Cara Penulisan Alamat pada Sampul (Amplop)

g. Salam Pembuka Dalam surat dinas, TIDAK perlu dicantumkan salam pembuka, seperti Dengan hormat, Salam sejahtera, Assalamualaikum wr.wb, atau Ibu/Bapak yang terhormat. Salam pembuka untuk surat dinas Universitas Indonesia sudah diintegrasikan ke dalam alinea pembuka surat.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

81

Gambar 3.22a Contoh Salam Pembuka yang Salah

Gambar 3.22b Contoh Salam Pembuka yang Benar

h. Isi surat Isi surat dinas Universitas Indonesia terdiri tiga macam alinea, yaitu alinea pembuka, alinea transisi dan alinea penutup. Alinea pembuka Alinea pembuka pada surat berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat. Alinea transisi Alinea transisi adalah semua alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan alinea tertutup. Alinea transisi berisi uraian, keterangan, atau penjelasan tentang masalah pokok surat yang sudah terdapat dalam alinea pembuka. Alinea transisi ini sangat penting karena di dalamnya terdapat isi surat atau pesan yang disampaikan oleh pengirim surat.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

82

Alinea penutup Alinea penutup berisi suatu kesimpulan yang berfungsi untuk menandakan uraian masalah pokok surat sudah selesai.

i.

Jabatan Penanda Tangan Jabatan penanda tangan surat adalah pejabat yang mempunyai jabatan di lingkungan Universitas Indonesia yang tercantum di dalam struktur organisasi.

Gambar 3.23 Contoh Jabatan Penanda Tangan Surat

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

83

j.

Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab Dalam Tata Persuratan Universitas Indonesia yang dapat menandatangani surat adalah orang yang tercantum dalam struktur organisasi dan yang berwewenang dan bertanggungjawab atas kegiatan yang dilaksanakan, baik secara organisasi, secara keseluruhan, maupun atas nama unit organisasi.

Gambar 3.24 Contoh Tanda Tangan Surat Dinas

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

84

k. Nomor Induk Pegawai (NIP)/Nomor Urut Perekaman (NUP) Nomor Induk Pegawai atau Nomor Urut Perekaman surat dinas Universitas Indonesia dicantumkan di bawah nama pejabat penanda tangan surat. NIP/NUP ditempatkan langsung di belakang singkatan NIP/NUP, tanpa tanda titik dan tidak dipisahkan dengan spasi.

Gambar 3.25 Nomor Induk Pegawai/Nomor Urut Perekaman

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

85

l.

Cap Dinas Organisasi Cap dinas adalah cap lambang Universitas Indonesia, Fakultas, Pascasarjana, dan Vokasi sebagai unsur sahnya surat dinas. Cap dinas adalah cap yang bunyi tulisannya menyebutkan nama organisasi dan digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang memiliki wewenang menggunakannya. Dalam membubuhkan cap dinas, hanya (seperempat)/sebagian kecil bagian yang mengenai nama penanda tangan dan tanda tangan pejabat supaya jelas nama dan tanda tangan pejabatnya.

Gambar 3.26 Contoh Cap Dinas Organisasi

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

86

m. Tembusan Surat dinas akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang terkait dengan surat yang dikeluarkan. Tembusan berfungsi sebagai pemberitahuan kepada pihak tertentu yang harus mengetahui surat yang dikeluarkan karena menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan. Pada bagian tembusan, tidak perlu dicantumkan kata arsip atau pertinggal karena semua surat dinas akan diarsipkan.

Gambar 3.27 Contoh Tembusan

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

87

n. Inisial Pengonsep Surat Dinas Paraf nama pengonsep surat dinas Universitas Indonesia digunakan untuk mengetahui siapa konseptor surat (orang yang berhak mengonsep surat) sesuai dengan tanggung jawabnya dan terdapat dalam struktur organisasi. Paraf nama pengonsep surat dibubuhkan pada sebelah kiri nama pejabat penanda tangan surat.

Gambar 3.28 Contoh Inisial Pengonsep

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

88

Gambar 3.29 Contoh Bagian Surat Dinas UI

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

89

Surat dinas Universitas Indonesia terdiri atas: kepala/kop surat, pembuka surat (nomor surat, tanggal, lampiran, hal, alamat tujuan surat), isi surat, serta penutup surat (jabatan penanda tangan, tanda tangan dan nama penandatangan, NIP/NUP, cap/stempel, tembusan, dan inisial pengonsep).

Kepala surat berfungsi sebagai identitas organisasi; mengetahui nama dan alamat organisasi; dan untuk memberikan informasi dan keterangan tentang organisasi. Nomor surat dinas digunakan untuk memudahkan pengaturan surat; penyimpanan, dan penemuan kembali surat; serta untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam waktu tertentu.

Penomoran surat dinas UI berpedoman kepada Tata Persuratan Universitas Indonesia, nomor 1575/SK/R/UI/2009. Tanggal surat dinas berperihal tidak diawali nama kota, tetapi dalam surat dinas berjudul, nama kota wajib ditulis. Lampiran digunakan untuk melengkapi surat (jika ada), yang umumnya berupa berkas dokumen, brosur, dan pamflet. Hal surat berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Alamat tujuan surat menunjukkan alamat yang dituju. Isi surat dinas terdiri dari 3 (tiga) alinea, yaitu alinea pembuka, transisi, dan penutup. Jabatan penanda tangan surat adalah pejabat yang memiliki jabatan dan wewenang untuk menandatangani surat. Nomor Induk Pegawai atau Nomor Urut Perekaman dicantumkan di bawah nama pejabat penanda tangan surat. Cap dinas sebagai kelengkapan surat dibubuhkan dengan menyentuh (seperempat) bagian di sebelah kiri nama penanda tangan dan tanda tangan pejabat. Tembusan surat dicantumkan jika surat tersebut harus dikirimkan kepada pihak ketiga yang memiliki hubungan dengan surat yang dikeluarkan. Inisial pengonsep surat dinas adalah singkatan nama orang yang berhak mengonsep surat sesuai dengan tanggung jawab yang terdapat dalam struktur organisasi.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

90

3.4. Perlengkapan Surat


Dalam penyelenggaran Tata Persuratan di lingkungan Universitas Indonesia, diperlukan sarana perlengkapan untuk memperlancar tugas-tugas pelayanan administrasi. Perlengkapan surat dinas antara lain adalah: buku agenda, buku ekspedisi, lembar disposisi, dan sejenisnya. a. Buku Registrasi (Agenda) Surat Masuk Buku registrasi (agenda) surat masuk berfungsi sebagai alat untuk mencatat surat masuk dari organisasi lain atau dari organisasi itu sendiri. Informasi yang terkandung dalam buku registrasi surat masuk adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. nomor urut buku agenda tanggal surat buku agenda asal surat tanggal surat 5. 6. 7. 8. nomor surat hal surat lampiran keterangan

Gambar 3.30 Contoh Informasi Buku Agenda Surat Masuk

b. Buku Registrasi (Agenda) Surat Keluar Buku registrasi (agenda) surat keluar berfungsi sebagai alat untuk mencatat surat keluar suatu organisasi. Informasi yang terkandung dalam buku registrasi surat keluar adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. nomor urut tanggal surat nomor surat hal surat 5. penerima surat 6. lampiran 7. keterangan

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

91

Gambar 3.31 Contoh Informasi Buku Agenda Surat Keluar

c. Lembar/Buku Ekspedisi/Pengantar Surat Buku ekspedisi adalah buku catatan pengiriman surat yang dikirim. Buku ekspedisi digunakan untuk pengawasan tentang waktu dan cara pengiriman surat. Informasi yang tertera dalam buku ekspedisi adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. nomor urut tanggal pengiriman nomor surat diterima oleh 5. pada tanggal 6. pukul penerimaan 7. tanda tangan penerima surat

Gambar 3.32 Contoh Lembar Ekspedisi

d. Lembar Disposisi Surat masuk untuk pimpinan di lingkungan Universitas Indonesia diberi lembar disposisi. Lembar disposisi adalah suatu formulir pengendalian surat masuk yang digunakan untuk mengendalikan dan mengarahkan surat masuk ke dalam suatu unit kerja. Formulir disposisi berisi kolom-kolom untuk mencatat: 1. 2. 3. 4. nama dan alamat instansi judul nomor agenda tanggal penerimaan surat 5. kode klasifikasi 6. alamat yang dituju dalam disposisi 7. tempat catatan singkat yang diperlukan

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

92

Jenis formulir disposisi disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja masing-masing sesuai dengan kebutuhan organisasi.

UNIVERSITAS INDONESIA FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA KAMPUS UI, DEPOK 16424 LEMBAR DISPOSISI
Nomor agenda: Nomor klasifikasi: Tanggal:

Dari:

Dekan Wakil Dekan

Kepada: Sekretaris Fakultas Manajer Kemahasiswaan dan Alumni Manajer Keuangan Ketua Dewan Guru Besar Ketua Senat Akademik Ketua Departemen Arkeologi

Apabila telah selesai persoalannya mohon surat (berkas) ini dikembalikan ke Sekretariat Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya UI

Gambar 3.33 Contoh Lembar Disposisi

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

93

Perlengkapan surat terdiri dari buku agenda surat masuk dan keluar, lembar disposisi, buku pengantar, dan lain-lain. Buku registrasi (agenda) surat masuk berfungsi sebagai alat untuk mencatat surat masuk dari unit kerja atau organisasi lain. Buku registrasi (agenda) surat keluar berfungsi sebagai alat untuk mencatat surat keluar suatu organisasi. Buku ekspedisi/buku pengantar surat dipergunakan untuk pengawasan waktu dan cara pengiriman surat, baik di lingkungan Universitas Indonesia dan untuk organisasi lain. Lembar disposisi adalah suatu formulir pengendalian surat masuk yang dipergunakan untuk mengendalikan dan mengarahkan surat masuk ke dalam suatu unit kerja di lingkungan Universitas Indonesia.

3.5 Sistem Pemberkasan (Filing System)


Setiap organisasi pasti menciptakan, menerima dan mengumpulkan surat/arsip sebagai hasil dari kegiatan organisasi. Surat/arsip yang diterima maupun diciptakan harus ditata dan disimpan sehingga dapat dengan mudah ditemukan kembali bila digunakan oleh pemakainya. Penyimpanan surat/arsip memerlukan suatu sistem tertentu yang dapat digunakan oleh organisasi tersebut. Sistem pemberkasan adalah kegiatan mengatur dan menyusun surat/arsip dalam suatu tatanan yang sistematis ke dalam kelompok tertentu baik berdasarkan susunan berkas kesamaan masalah (perihal), kesamaan kegiatan maupun kesamaan jenis. Sistem pemberkasan dapat dilakukan dengan berbagai sistem, di antaranya:

a. Sistem Nomor Sistem nomor adalah sistem penyimpanan surat/arsip yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Pemberkasan berdasarkan nomor merupakan sistem yang paling sederhana. Surat/arsip diatur berdasarkan urutan angka seperti 01, 02, 03, 04 dan seterusnya. Sistem ini umumnya digunakan untuk penyimpanan cek, slip pembayaran, giro, NIP/NUP, dokumen personil, pasien, dan sebagainya.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

94

b. Sistem Abjad Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang diatur berdasarkan abjad nama orang, nama badan/organisasi, nama subjek, dan nama lokasi geografis. Sistem ini digunakan untuk penyimpanan surat/arsip nama pegawai, nasabah, langganan, pasien, nama mahasiswa, dan sejenisnya.

c. Sistem Subjek (Masalah) Sistem penyimpanan arsip juga dapat dilakukan berdasarkan masalah/subjek yang terkandung dalam surat/arsip. Contohnya, surat/arsip dikelompokkan berdasarkan nama masalah kegiatan seperti penerimaan pegawai, cuti pegawai, dan sejenisnya.

d. Sistem Pola Klasifikasi Sistem penyimpanan pola klasifikasi adalah usaha pengelompokan arsip berdasarkan jenis transaksi, kegiatan, dan fungsi organisasi secara menyeluruh. Sistem penyimpanan pola klasifikasi inilah yang digunakan di setiap unit kerja/pengolah lingkungan Universitas Indonesia. Salah satu contoh sistem pola klasifikasi, misalnya: PDP.00. Kemahasiswaan PDP.00.01 Kesejahteraan Mahasiswa PDP.00.01.00 Beasiswa

3.5.1 Sarana Penyimpanan Surat/Arsip Sarana penyimpanan surat/arsip di unit kerja/pengolah dapat dilakukan dengan menggunakan folder/odner, sekat/guide, dan filing cabinet/lemari arsip. a. Folder/odner Folder/odner digunakan sebagai tempat penyimpanan dokumen, untuk menyimpan satu berkas masalah yang sama, dengan diberi nama unit kerja kode dan indeks, tahun pencipta, dan nomor urut folder. b. Sekat/guide Sekat digunakan sebagai pemisah antara masalah yang satu dan masalah yang lain dalam menyusun folder untuk menempatkan berkas. c. Filing cabinet/lemari arsip Filing cabinet/lemari dokumen digunakan sebagai tempat folder.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

95

Gambar 3.34 Contoh Penyimpanan Surat yang Benar, Sesuai dengan Sistem Pola Klasifikasi

Sistem filing atau pemberkasan surat adalah kegiatan mengatur dan menyusun surat dalam suatu tatanan yang sistematis ke dalam kelompok tertentu. Sistem pemberkasan terdiri dari sistem nomor (berdasarkan kode nomor), sistem abjad (berdasarkan abjad nama orang, badan/organisasi, subyek, atau lokasi geografis), sistem subyek (berdasarkan masalah/subyek dalam surat/arsip), dan sistem pola klasifikasi (berdasarkan jenis transaksi, kegiatan, dan fungsi organisasi secara menyeluruh).

Sarana penyimpanan surat-arsip di unit kerja/pengolah menggunakan folder,odner, sekat/guide, dan filing kabinet/lemari arsip.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

96

BAB 4 PENUTUP
Kantor merupakan wadah penciptaan dokumen para pegawai berdasarkan pembagian kerja untuk bekerja bersama meraih tujuan organisasi secara berjenjang dengan memanfaatkan unsur-unsur perkantoran. Kegiatan perkantoran menuntut pegawainya untuk dapat menyandang tanggung jawab kerja, bekerja secara tepat pakai dan tepat guna dalam mengelola diri sendiri maupun unit kerja terkait. Ketika pegawai dapat memenuhi harapan dari organisasi tempat ia bekerja, ia akan dinilai sebagai pegawai yang berprestasi. Dalam pencapaian tujuan jangka pendek organisasi, seorang pegawai diharapkan mampu menciptakan dan menggunakan dokumen dalam pekerjaannya sehingga koordinasi dan komunikasi organisasi terus terjaga. Salah satu bentuk komunikasi formal tertulis dapat dilakukan melalui surat-menyurat. Surat-menyurat sangat penting dalam setiap organisasi perkantoran karena merupakan rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan pengiriman dan penerimaan informasi. Kegiatan surat-menyurat dimulai dari penyusunan, penulisan, serta pengiriman kepada dan oleh pihak yang dituju (unit kerja). Dalam penyusunan surat, kita harus memperhatikan berbagai unsur seperti pemakaian bahasa Indonesia yang baik dan benar serta bentuk surat. Kita perlu memperhatikan agar suratmenyurat sesuai dengan prosedur yang berlaku, karena hal ini mencerminkan citra profesional dari UI.

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

97

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

98