Anda di halaman 1dari 222

SKRlPSl

PENERAPAN lNTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (lSO 900l, lSO


l400l, DAN OHSAS l800l) STUDl KASUS PADA PRODUKSl KOPl
lNSTAN Dl PT. NESTLE lNDONESlA PANJANG FACTORY
Oleh :
lNTAN MAYASARl
F24l03ll3
2007
FAKULTAS TEKNOLOGl PERTANlAN
lNSTlTUT PERTANlAN BOGOR
BOGOR lntan Mayasari. F24l03ll3. Penerapan lntegrated Management System (lSO 900l,
lSO l400l,dan OHSAS l800l) Studi Kasus pada Produksi Kopi lnstan di PT. Nestl lndonesia
Panjang Factory. Di bawah bimbingan Dr. lr. Adil Basuki Ahza, MS. (2007)
RlNGKASAN
Nestl sebagai perusahaan besar senantiasa responsif terhadap tuntutan perdagangan global
agar produknya berdaya saing tinggi, mengantisipasi masyarakat yang dinamis dan kreatif,
terutama dalam konteks orientasi konsumen yang tidak lagi pada harga produk yang murah dan
bermutu, tetapi juga produk yang dihasilkan tidak merusak lingkungan, serta memperhatikan
kesehatan dan keselamatan kerja karyawannya. Oleh sebab itu, lntegrated Management
System(lMS) merupakan prioritas penting sistem manajemen bagi Nestl saat ini.
Perubahan sistem manajemen internal menjadi lMS dilatarbelakangi oleh faktor luar dan dalam
perusahaan. Faktor dari luar berupa tuntutan konsumen agar sistem manajemen internal Nestl
diubah menjadi sistem manajemen yang berlaku secara internasional. Faktor dari dalam
diantaranya adalah adanya beragam sistem yang berjalan paralel, berbeda area implementasi
dan tanggung jawab, serta konflik implementasi, pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan
demikian lMS diharapkan dapat menjadi pendekatan yang sinergis, menghemat waktu, usaha,
dan biaya, mencegah konflik, pengulangan, dan duplikasi, serta memudahkan pemeliharaan
dokumen.
Kegiatan magang ini bertujuan mengidentifikasi pemenuhan terhadap implementasi lntegrated
Management System, mempelajari proses produksi kopi instan di PT. Nestl lndonesia -
Panjang Factory, bekerja sesuai dengan peraturan perusahaan, serta melatih keterampilan dan
kemampuan komunikasi personal/human relation sebelum memasuki dunia kerja yang
sebenarnya. Sasaran dari kegiatan magang adalah untuk menguji hipotesa bahwa penerapan
lSO 900l, lSO l400l, serta OHSAS l800l berhasil dan dapat meningkatkan kinerja
perusahaan. Kegiatan magang ini diharapkan dapat bermanfaat untuk mengetahui sejauh mana
implementasi lMS sudah terpenuhi dan kesesuaiannya dengan penerapan pedoman yang
digunakan di perusahaan agar continual improvementdapat dilaksanakan.
Hingga program magang ini berakhir, implementasi lMS baru mencapai tahap internal audit
pertama dan ternyata ditemukan temuan mayor, minor, dan improvement. Temuan mayor
diantaranya berupa aktivitas tanpa dokumen dan tidak adanya surat pengangkatan MR.
Temuan minor diantaranya terdapat log book yang tidak ditandatangani, tidak ada record hasil
kalibrasi, Quality Monitoring Scheme yang tidak update, prosedur keadaan darurat tidak diuji
coba secara teratur, dsb. Temuan improvement yaitu berupa dokumen eksternal (Nestec)
belum didstribusikan, beberapa form belum diregistrasi, terdapat dokumen lama yang belum
distempel "obsolete", beberapa checklist, log book, dan log sheet belum diberi nomor, dsb.
Kekurangan dalam pemenuhan implementasi lMS ini adalah komunikasi mengenai lMS
kepada karyawan, khususnya pada soft floor, komitmen dari beberapa lMS champions,
kurangnya kekonsistensian dalam pelaksanaan sistem, serta sedikitnya jumlah lMS champion
yang cukup menghambat proyek lMS yang ditargetkan hanya enam bulan. Dalam
melaksanakan proyek besar ini sebaiknya jumlah lMS champions ditambah, komunikasi
mengenai lMS kepada seluruh karyawan lebih efektif, komitmen dari lMS champions
dipertahankan, serta konsistensi pelaksanaan lMS dapat ditingkatkan.
PENERAPAN lNTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (lSO 900l, lSO
l400l, DAN OHSAS l800l) STUDl KASUS PADA PRODUKSl KOPl
lNSTAN Dl PT. NESTLE lNDONESlA PANJANG FACTORY
SKRlPSl
Sebagai salah satu syarat untuk meraih gelar
SARJANA TEKNOLOGl PERTANlAN
Pada Departemen llmu dan Teknologi Pangan
Fakultas Teknologi Pertanian
lnstitut Pertanian Bogor
Oleh:
lNTAN MAYASARl
F24l03ll3
2007
FAKULTAS TEKNOLOGl PERTANlAN
lNSTlTUT PERTANlAN BOGOR
BOGOR lntan Mayasari. F24l03ll3. Penerapan lntegrated Management System (lSO
900l, lSO l400l, dan OHSAS l800l) Studi Kasus pada Produksi Kopi lnstan di
PT. Nestl lndonesia Panjang Factory. Di bawah bimbingan Dr. lr. Adil
Basuki Ahza, MS. (2007)
RlNGKASAN
Nestl sebagai perusahaan besar senantiasa responsif terhadap tuntutan perdagangan global
agar produknya berdaya saing tinggi, mengantisipasi masyarakat yang dinamis dan kreatif,
terutama dalam konteks orientasi konsumen yang tidak lagi pada harga produk yang murah dan
bermutu, tetapi juga produk yang dihasilkan tidak merusak lingkungan, serta memperhatikan
kesehatan dan keselamatan kerja karyawannya. Oleh sebab itu, lntegrated Management
System(lMS) merupakan prioritas penting sistem manajemen bagi Nestl saat ini.
Perubahan sistem manajemen internal menjadi lMS dilatarbelakangi oleh faktor luar dan dalam
perusahaan. Faktor dari luar berupa tuntutan konsumen agar sistem manajemen internal Nestl
diubah menjadi sistem manajemen yang berlaku secara internasional. Faktor dari dalam
diantaranya adalah adanya beragam sistem yang berjalan paralel, berbeda area implementasi
dan tanggung jawab, serta konflik implementasi, pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan
demikian lMS diharapkan dapat menjadi pendekatan yang sinergis, menghemat waktu, usaha,
dan biaya, mencegah konflik, pengulangan, dan duplikasi, serta memudahkan pemeliharaan
dokumen.
Kegiatan magang ini bertujuan mengidentifikasi pemenuhan terhadap implementasi lntegrated
Management System, mempelajari proses produksi kopi instan di PT. Nestl lndonesia -
Panjang Factory, bekerja sesuai dengan peraturan perusahaan, serta melatih keterampilan dan
kemampuan komunikasi personal/human relation sebelum memasuki dunia kerja yang
sebenarnya. Sasaran dari kegiatan magang adalah untuk menguji hipotesa bahwa penerapan
lSO 900l, lSO l400l, serta OHSAS l800l berhasil dan dapat meningkatkan kinerja
perusahaan. Kegiatan magang ini diharapkan dapat bermanfaat untuk mengetahui sejauh mana
implementasi lMS sudah terpenuhi dan kesesuaiannya dengan penerapan pedoman yang
digunakan di perusahaan agar continual improvementdapat dilaksanakan.
Hingga program magang ini berakhir, implementasi lMS baru mencapai tahap internal audit
pertama dan ternyata ditemukan temuan mayor, minor, dan improvement. Temuan mayor
diantaranya berupa aktivitas tanpa dokumen dan tidak adanya surat pengangkatan MR.
Temuan minor diantaranya terdapat log book yang tidak ditandatangani, tidak ada record hasil
kalibrasi, Quality Monitoring Scheme yang tidak update, prosedur keadaan darurat tidak diuji
coba secara teratur, dsb. Temuan improvement yaitu berupa dokumen eksternal (Nestec)
belum didstribusikan, beberapa form belum diregistrasi, terdapat dokumen lama yang belum
distempel "obsolete", beberapa checklist, log book, dan log sheet belum diberi nomor, dsb.
Kekurangan dalam pemenuhan implementasi lMS ini adalah komunikasi mengenai lMS kepada
karyawan, khususnya pada soft floor, komitmen dari beberapa lMS champions, kurangnya
kekonsistensian dalam pelaksanaan sistem, serta sedikitnya jumlah lMS champion yang cukup
menghambat proyek lMS yang ditargetkan hanya enam bulan. Dalam melaksanakan proyek
besar ini sebaiknya jumlah lMS champions ditambah, komunikasi mengenai lMS kepada
seluruh karyawan lebih efektif, komitmen dari lMS champions dipertahankan, serta konsistensi
pelaksanaan lMS dapat ditingkatkan.
FAKULTAS TEKNOLOGl PERTANlAN lNSTlTUT PERTANlAN BOGOR
aktif sebagai panitia di beberapa
acara seperti Seminar Nasional Pangan Halal (2004), Suksesi HlMlTEPA (2004),
Konferensi Pertama Himpunan Mahasiswa Peduli Pangan lndonesia (HMPPl)
(2005), dan BAUR TPG (2005 dan 2006).
Dalam rangka memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar sarjana pada
Fakultas Teknologi Pertanian lPB, penulis melakukan kerja magang selama 4
bulan di PT. Nestl lndonesia Panjang Factory dengan judul skripsi "Penerapan
lntegrated Management System (lSO 900l, lSO l400l, dan OHSAS l800l) Studi
Kasus pada Produksi Kopi lnstan di PT. Nestl lndonesia Panjang Factory" di
bawah bimbingan Dr. lr. Adil Basuki Ahza, MS sebagai pembimbing akademik PENERAPAN
lNTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (lSO 900l, lSO
l400l, DAN OHSAS l800l) STUDl KASUS PADA PRODUKSl KOPl
lNSTAN Dl PT. NESTLE lNDONESlA PANJANG FACTORY
SKRlPSl
Sebagai salah satu syarat untuk meraih gelar
SARJANA TEKNOLOGl PERTANlAN
pada Departemen llmu dan Teknologi Pangan
Fakultas Teknologi Pertanian
lnstitut Pertanian Bogor
Oleh :
lNTAN MAYASARl
F24l03ll3
Dilahirkan pada tanggal 5 Mei l985
di Bandar Lampung
Tanggal lulus : l0 Agustus 2007
Menyetujui,
Dr. lr. Adil Basuki Ahza, MS
Pembimbing Akademik
Dr. lr. Dahrul Syah, M.Sc
Ketua Departemen RlWAYAT HlDUP
Penulis dilahirkan di Bandar Lampung, pada tanggal 5
Mei l985. Penulis merupakan anak ke lima dari lima
bersaudara, anak dari pasangan H. Chorsani dan Hj. Aisyiah.
Pendidikan penulis di mulai dari TK. Aisiyah Bustanul
Arifin (l988-l990), SD Negeri l Bandar Lampung (l990-
l997), SLTP Negeri l Bandar Lampung (l997-2000), dan SMU
Negeri l0 Bandar Lampung (2000-2003). Penulis kemudian meneruskan studi di
lnstitut Pertanian Bogor melalui jalur SPMB (Seleksi Penerimaan Mahasiswa
Baru) pada tahun 2003 dan terdaftar sebagai mahasiswa pada Departemen llmu
dan Teknologi Pangan, Fakultas Teknologi Pertanian.
Selama menjadi mahasiswa lPB, penulis pernah berperan aktif sebagai
pengurus di Himpunan Mahasiswa llmu dan Teknologi Pangan (HlMlTEPA)
(2005-2006). Selain itu, penulis juga berperan
dan Hariyadi, STP, MT sebagai pembimbing lapang. KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan
karunia yang telah diberikan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan
skripsi ini.
Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar
sarjana pada Departemen llmu dan Teknologi Pangan. Penulis telah mendapatkan
bimbingan, bantuan, serta dorongan dari berbagai pihak dalam penulisan skripsi
ini, sehingga pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima
kasih kepada :
l. Dr. lr. Adil Basuki Ahza, MS, selaku Dosen Pembimbing Akademik yang
telah memberikan nasehat dan dorongan selama penulis menyelesaikan
pendidikan di Departemen llmu dan Teknologi Pangan.
2. Hariyadi, STP, MT, selaku Pembimbing Lapangan yang telah memberikan
bimbingan dan pengarahan selama penulis melaksanakan magang di PT.
Nestl lndonesia Panjang Factory.
3. Dr. lr. Yadi Haryadi, M.Sc dan lr. Sutrisno Koswara, M.Si, selaku dosen
penguji.
4. Dr. lr. Dahrul Syah, M.Sc, selaku Ketua Departemen llmu dan Teknologi
Pangan.
5. Kakak-kakakku, kak lcon, kak Lia, kak Opit, dan kak ljul, kakak-kakak
iparku kak Anton, mbak lka, kak lin, dan uni pipit, serta keponakankeponakan penulis, atas
cinta dan dukungan yang selalu diberikan kepada
penulis.
6. Kak Hadi, Pak Dwi, Pak Donny, Pak Jupri, Mbak Riri, dan semua
karyawan PT. Nestl lndonesia Panjang Factory atas bantuannya selama
penulis melaksanakan magang.
7. Om Wito dan tante. Terima kasih atas perhatian dan dukungannya selama
ini kepada penulis.
8. Sahabat-sahabatku, Nooy, Mona, Lala, Aan. Persahabatan ini jangan
pernah berakhir. 9. Seluruh teman-teman seperjuangan di lTP angkatan 40, Asih, Gading,
Lasty, Mae, Angel, Anastasia, Bos Vina, Aca, Andal, Hendy, Gilang, Dian
Dion, Dea, Dini, dll.
l0. Yudha Adhy Pratama, mengenalmu dan bersamamu sejak kita kecil, kini
dan nanti, bagiku sangatlah indah. Terima kasih atas semuanya.
ll. Teman-teman alumni SMUN l0 Bandar Lampung, Hendika, Medriko,
Fredy, The Seven Fairies: Alen, Ncez, Titi, Tinez, Evi, Dina, dan GCT:
Yance, Mifta, lndra, Danang, Nori, Dauz, Hendro, Teddy, Robi.
l2. Deddy, Riza, Maya, Diory, Johan, teman seperjuangan selama penulis
magang di PT. Nestl lndonesia Panjang Factory.
l3. Teman-teman di Pondok Annisa, Wajik (Dyah cantik), lla, Bang Ai (Aini),
lna, Halida, Mpit, Boil, Loly, Tarie, dll, terima kasih atas dukungan dan
kebersamaan kita yang membahagiakan.
l4. Teh Euis, terima kasih atas nasehat-nasehat terbaiknya untuk penulis.
l5. Teman-teman di lPB, khususnya lTP, angkatan 39, 40, 4l serta temanteman yang lain yang
tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari
kesempurnaan, akan tetapi penulis berharap bahwa skripsi ini akan bermanfaat
bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Penulis mohon maaf yang sebesarbesarnya bila
terdapat banyak kekurangan dalam penulisan skripsi ini.
Bogor, Agustus 2007
Penulis DAFTAR lSl
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................... i
DAFTAR lSl .................................................................................................... iii
DAFTAR TABEL ............................................................................................ v
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... vi
DAFTAR LAMPlRAN .................................................................................. vii
l. PENDAHULUAN .................................................................................... l
A. LATAR BELAKANG ...................................................................... l
B. TUJUAN ........................................................................................... 2
C. SASARAN ........................................................................................ 2
D. MANFAAT ....................................................................................... 2
ll. DESKRlPSl KEGlATAN MAGANG ..................................................... 3
A. DESKRlPSl KEGlATAN ................................................................. 3
B. PELAKSANAAN MAGANG ........................................................... 3
lll. TlNJAUAN PUSTAKA ........................................................................... 6
A. STANDAR ........................................................................................ 6
B. lNTERNATlONAL ORGANlZATlON FOR STANDARDlZATlON
(lSO) ................................................................................................. 7
C. lSO 900l:2000 .................................................................................. 7
D. lSO l400l:2004 .............................................................................. l0
E. OHSAS l800l:l999 ....................................................................... l2
lV. KEADAAN UMUM PERUSAHAAN ................................................... l4
A. SEJARAH DAN PERKEMBANGAN PERUSAHAN .................. l4
B. LOKASl PERUSAHAAN .............................................................. l6
C. STRUKTUR ORGANlSASl .......................................................... l6
D. KETENAGAKERJAAN ................................................................. l8
E. KEADAAN PRODUKSl ................................................................ l9
V. HASlL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 3l
A. PRODUK ......................................................................................... 3l
B. KEBlJAKAN PT. NESTLE lNDONESlA PANJANG
FACTORY ....................................................................................... 33
C. lNTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (lMS) ........................... 35
D. DOKUMENTASl lNTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM ....... 46
E. AUDlT lNTERNAL ....................................................................... 53
Vl. KESlMPULAN DAN SARAN .............................................................. 66
A. KESlMPULAN ............................................................................... 66
B. SARAN ........................................................................................... 68
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 70
LAMPlRAN ................................................................................................... 72 DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel l. Topik-topik Standar Manajemen Lingkungan ................................. ll
Tabel 2. Paten Tipe Aglomerasi Kopi lnstan .................................................. 32
Tabel 3. Format Prosedur PT. Nl-PF ............................................................. 5l
Tabel 4. Prosedur vs Wl ................................................................................. 52
Tabel 5. Perbandingan Jumlah Dokumen di PT. Nl-PF ................................. 52
Tabel 6. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen QA ................................ 55
Tabel 7. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen F/P dan AG ................... 57
Tabel 8. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen FlCO ............................. 59
Tabel 9. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen Engineering .................. 6l
Tabel l0. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen RPU ............................ 62
Tabel ll. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen Production
(Manufacturing) .............................................................................. 63
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar l. Model proses sistem manajemen mutu lSO 900l:2000 ............... l0
Gambar 2. Struktur organisasi PT. Nestl lndonesia Panjang Factory ....... l8
Gambar 3. Skema proses tipping green coffee menuju silo ........................... 23
Gambar 4. Biji kopi sebelum dan sesudah di penyangraian .......................... 24
Gambar 5. Contoh dan proses pembentukan aglomerat kopi instan ............... 27
Gambar 6. Bagan proses produksi dari biji kopi hingga menjadi kopi instan 27
Gambar 7. Siklus implementasi terintegrasi untuk perbaikan berkelanjutan . 40
Gambar 8. Siklus PDCA lMS ........................................................................ 42
Gambar 9. Struktur dokumentasi PT. Nl-PF .................................................. 47
Gambar l0.Diagram alir dalam membuat / revisi prosedur / working
instruction / form / checklist ......................................................... 49 DAFTAR LAMPlRAN
Halaman
Lampiran l. Kebijakan QSHE PT. Nl-PF ...................................................... 72
Lampiran 2. Logo Kebijakan PT. Nl-PF ........................................................ 73
Lampiran 3. Elemen Sistem Mutu Nestl (NQS)............................................ 74
Lampiran 4. Perbandingan Klausul dalam lMS ............................................. 76
Lampiran 5. Struktur lMS .............................................................................. 80
Lampiran 6. Format Prosedur ........................................................................ 8l
Lampiran 7. Format Working lnstruction ...................................................... 83
Lampiran 8. Contoh Form .............................................................................. 85
Lampiran 9. Format Dokumen Corrective and Preventive Action (CAPA) ... 86 l.
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
PT Nestl lndonesia Panjang Factory merupakan pabrik yang
memproduksi kopi instan dan mixes dengan merek Nescafe. Bahan baku yang
digunakan adalah biji kopi yang berasal dari daerah Lampung dan wilayah
lainnya. Nestl memiliki berbagai peralatan modern guna menghasilkan
produk yang berkualitas tinggi secara efisien. Dengan NQS, Nestl selalu
memperhatikan dan mengusahakan tercapainya konsistensi mutu dan
kepuasan pelanggan yang selalu diperbaiki secara berkelanjutan melalui
praktek cara produksi yang baik dan benar, peningkatan skill dan kompetensi
sumber daya manusia, proses produksi yang ramah lingkungan dan selalu
memprioritaskan keselamatan dan kesehatan kerja (K3), serta pentaatan pada
persyaratan peraturan perundangan-undangan dan persyaratan lainnya yang
berlaku.
Perubahan sistem manajemen dari internal Nestl menjadi lMS
disebabkan oleh faktor dari luar dan dari dalam Nestl sendiri. Faktor dari luar
adalah adanya tuntutan konsumen agar sistem manajemen internal Nestl
diubah menjadi sistem manajemen yang berlaku secara internasional, baik
terhadap mutu, keselamatan dan kesehatan kerja, serta lingkungan. Faktor
utama dari dalam diantaranya adalah adanya beragam sistem yang berjalan
bersamaan, berbeda area implementasi dan tanggung jawab, serta konflik
implementasi, pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan demikian lMS
diharapkan dapat menjadi pendekatan yang sinergis, menghemat waktu,
usaha, dan biaya, mencegah konflik, pengulangan, dan duplikasi, serta
memudahkan pemeliharaan dokumen, sehingga akan terbentuk sistem yang
terstruktur dan terkendali.
PT. Nl - PF menganggap bahwa lSO merupakan standar manajemen
yang dinilai paling fair dalam perdagangan dunia. Oleh sebab itu, PT. Nl PF
perlu menginkorporasikan lSO 900l:2000 di dalam lntegrated Management
System Nestl sebagai standar sistem manajemen mutu dan lSO l400l:2004
sebagai standar sistem manajemen lingkungan. Selain itu, PT. Nl PF juga menerapkan
standar sistem manajemen
keselamatan dan kesehatan kerja OHSAS (Occupational Health and Safety
Assessment Series) l800l:l999 yang diterbitkan oleh British Standards
lnstitution (BSl). OHSAS l800l dikembangkan serta disesuaikan dengan lSO
900l dan lSO l400l untuk memfasilitasi organisasi dalam mengintegrasikan
sistem manajemen mutu, lingkungan, dan K3 (BSl, l999).
B. TUJUAN
Secara umum, tujuan magang adalah untuk melatih kemampuan
mahasiswa dalam menganalisa, observasi serta memecahkan masalah yang ada
dalam suatu industri pangan berdasarkan disiplin ilmu yang telah dipelajari
melalui proses pelibatan kerja sesuai peraturan perusahaan. Proses bekerja
seperti layaknya pekerja di industri pangan sesuai dengan aturan perusahaan
memungkinkan adanya peran aktif mahasiswa dalam memberikan masukan
dan menjadi media bertukar pikiran dengan manajemen dan pegawai
perusahaan, serta melatih keterampilan dan kemampuan komunikasi personal
serta human relation sebelum memasuki dunia kerja yang sebenarnya.
Secara khusus, kegiatan magang ini bertujuan mengidentifikasi
pemenuhan terhadap implementasi lntegrated Management System serta
mempelajari proses produksi kopi instan di PT. Nestl lndonesia - Panjang
Factory.
C. SASARAN
Sasaran dari kegiatan magang ini adalah untuk menguji hipotesa
bahwa penerapan lSO 900l, lSO l400l, serta OHSAS l800l berhasil dan
dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
D. MANFAAT
Kegiatan magang ini diharapkan dapat bermanfaat untuk mengetahui
sejauh mana implementasi lMS sudah terpenuhi dan kesesuaian dengan
penerapan pedoman yang digunakan di perusahaan agar continual
improvement dapat dilaksanakan. ll. DESKRlPSl KEGlATAN MAGANG
A. DESKRlPSl KEGlATAN
Kegiatan magang ini dilaksanakan di PT. Nestl lndonesia Panjang
Factory (PT. Nl-PF) pada tanggal l Februari 2007 sampai dengan 3l Mei
2007, setiap hari Senin hingga Jumat pada pukul 08.00-l6.00 WlB. Kegiatan
ini dilakukan pada departemen Safety Health and Environment, dengan
mengkaji tentang strategi yang digunakan dalam lntegrated Management
System (lMS) serta kesesuaiannya terhadap implementasi pada seluruh
kegiatan di perusahaan.
B. PELAKSANAAN MAGANG
B.l. Metodologi
B.l.l. ldentifikasi Masalah
Sistem manajemen internal Nestl yang terdiri atas NQS,
NEMS dan OSHRMS akan disesuaikan dengan sistem
manajemen lSO 900l, lSO l400l dan OHSAS l800l. Masalah
yang ada adalah bagaimana ketiga sistem manajemen dari lSO
dan OHSAS tersebut dapat diimplementasikan secara efektif.
B.l.2. Alternatif Solusi
Alternatif solusi berupa strategi yang telah disiapkan oleh
manajemen perusahaan. Strategi-strategi utama (secara
berurutan) berupa identifikasi bahaya dan aspek-aspek
lingkungan, pelaksanaan objektif, target dan program,
pelaksanaan rencana mutu, sosialisasi, dokumentasi Nestl
lntegrated Management System (NlMS), kesiapan sumber daya
manusia, dan implementasi NlMS.
B.l.3. Sintesa
Strategi-strategi yang telah dibuat dan dilaksanakan
kemudian diuji kinerjanya dengan audit internal dan eksternal.
Audit internal dilakukan terlebih dahulu daripada audit eksternal.
Pada pelaksanannya, audit internal dilakukan sebanyak dua kali, sedangkan audit eksternal
dilakukan sebanyak satu kali. Selain
itu, akan dilaksanakan tinjauan manajemen sebanyak 2 kali
dalam setahun.
Temuan yang didapat dari hasil audit terbagi menjadi tiga
kategori, yaitu temuan mayor, minor dan improvement. Temuan
mayor diperoleh apabila ada klausul dalam lSO maupun OHSAS
yang tidak dipenuhi. Temuan ini sangat mempengaruhi mutu
produk. Temuan minor diperoleh apabila klausul-klausul sudah
terpenuhi hanya saja pelaksanaannya tidak efektif, sedangkan
improvement berupa temuan yang tidak begitu berpengaruh
terhadap mutu produk, hanya saja akan lebih baik apabila temuan
ini dilakukan dengan semestinya.
Dalam pelaksanaan audit, keefektifan implementasi lMS
diukur dengan tiga hal, yaitu dokumentasi, wawancara dan
observasi. Persentase dokumentasi yang harus dipenuhi adalah
l00%, wawancara sebanyak 75% dari target, serta 75% untuk
observasi.
B.2. Berperan Aktif
Berperan aktif dengan cara bekerja sesuai dengan peraturan
perusahaan pada departemen Safety Health and Environment (SHE),
khususnya difokuskan pada proyek integrated management sistem, yaitu
mulai dari pembuatan dokumen/penyesuaian dokumen lama menjadi
format lMS, pendaftaran dokumen baru ke dalam master list, pencetakan
dokumen, penggandaan dokumen, pendistribusian dokumen, hingga
penarikan dokumen lama.
B.3. Observasi Lapang
Observasi lapang dilakukan dengan cara mengamati dan merekam
seluruh proses produksi serta terlibat langsung dalam kegiatan
perusahaan untuk mendapatkan diagram alir proses secara rinci beserta
aplikasi sistem manajemen mutu di PT. NlPF. lnformasi yang diperoleh dari hasil observasi
lapang berupa informasi mengenai hal-hal yang
berkaitan dengan lMS kepada lMS champions serta mengenai proses
produksi kepada karyawan dan supervisor di departemen produksi serta
di departemen penunjang produksi untuk mengidentifikasi "good
practices" dan mendapatkan gambaran mengenai kesesuaian standar
yang digunakan dengan keadaan di lapangan.
B.4. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan cara mencari referensi dan literatur
di internet, perpustakaan, serta referensi yang dimiliki oleh perusahaan.
Studi pustaka dilakukan untuk mendapatkan informasi, data pelengkap,
dan pembanding mengenai integrated management system untuk
mengetahui kesesuaian penerapan yang telah dilakukan oleh PT. Nl-PF
sekaligus sebagai masukan bagi perusahaan. lll. TlNJAUAN PUSTAKA
A. STANDAR
Standar yang didefinisikan oleh lSO adalah spesifikasi teknis atau
dokumen setara yang tersedia untuk masyarakat, dihasilkan dari konsensus
atau persetujuan umum yang didasarkan kepada lPTEK atau pengalaman agar
dapat dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat serta diakui oleh badan
yang berwenang baik tingkat nasional, regional atau internasional.
Standar bersifat dinamis, meningkat seiring dengan peningkatan
teknologi dan tuntutan konsumen. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh
dengan adanya standar adalah adanya perbaikan produk menyesuaikan dengan
standar, mencegah dan menghilangkan hambatan perdagangan, meningkatkan
daerah penjualan produk dan memudahkan terjadinya kerjasama lPTEK. Oleh
karena itu, pemenuhan standar lebih menjamin keberhasilan perusahaan dalam
memenangkan persaingan (Muhandri dan Kadarisman, 2005).
Standar memberi kontribusi yang sangat besar kepada sebagian besar
aspek hidup kita, meskipun pada kenyataannya sering sekali kontribusi
tersebut tidak dapat terlihat dengan mata. Keberadaan standar akan dirasakan
oleh produsen dan pengguna produk, misalnya ketika suatu produk memiliki
mutu yang kurang baik, tidak memenuhi keinginan dan persyaratan, tidak
cocok dengan peralatan yang dimiliki, bahkan tidak dapat dipercaya dan
berbahaya (lSO, 2006).
lSO adalah pembangun standar-standar terbesar di dunia. Sampai dengan
saat ini, lSO telah menghasilkan lebih dari l6000 standar internasional.
Meskipun aktivitas-aktivitas prinsip lSO adalah pengembangan dari standarstandar teknis,
standar lSO juga penting dalam hal sosial dan ekonomi.
Standar lSO tidak hanya membantu menyelesaikan masalah yang terjadi pada
produksi dan distribusi tetapi juga pada seluruh masyarakat (lSO, 2006). B. lNTERNATlONAL
ORGANlZATlON FOR STANDARDlZATlON (lSO)
lSO adalah badan penetap standar internasional yang terdiri dari wakilwakil dari badan standar
nasional setiap negara. Pada awalnya, singkatan dari
nama lembaga tersebut adalah lOS, bukan lSO. Namun saat ini sering
digunakan singkatan lSO, karena dalam bahasa Yunani "isos" berarti sama
(equal).
lSO didirikan pada 23 Februari l947. Standar yang ditetapkan berupa
standar-standar industrial dan komersial dunia. Meski lSO adalah organisasi
non pemerintah, kemampuannya untuk menetapkan standar yang sering
menjadi hukum melalui persetujuan atau standar nasional membuatnya lebih
berpengaruh dari pada kebanyakan organisasi non pemerintah lainnya, dan
dalam prakteknya lSO menjadi konsorsium dengan hubungan yang kuat
dengan pihak-pihak pemerintah (Anonim, 2007
a
).
Penerapan lSO di suatu perusahaan berguna untuk l) meningkatkan citra
perusahaan, 2) meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan, 3) meningkatkan
efisiensi kegiatan, 4) memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan
perencanaan, pelaksanaan, pengukuran, dan tindakan perbaikan (plan, do,
check, act), 5) meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan
perundang-undangan dalam hal pengelolaan lingkungan, 6) mengurangi resiko
usaha, 7) meningkatkan daya saing, 8) meningkatkan komunikasi internal dan
hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan, 9) mendapat
kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal (Anonim, 2007
a
).
C. lSO 900l:2000
Menurut Gasperz (2006), lSO 900l:2000 adalah suatu standar
internasional untuk sistem manajemen mutu. lSO 900l:2000 menetapkan
persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari
suatu sistem manajemen mutu, yang bertujuan untuk menjamin bahwa
organisasi akan memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi
persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini
dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, di mana organisasi yang
dikontrak itu bertanggung jawab untuk menjamin kualitas dari produk-produk tertentu, atau
merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana
ditentukan oleh organisasi.
Standar-standar lSO 9000 pertama kali dikeluarkan pada tahun l987, di
mana lSO Technical Committee menetapkan siklus peninjauan ulang setiap
lima tahun, guna menjamin bahwa standar-standar lSO 9000 akan menjadi up
to date dan relevan untuk organisasi. Revisi terhadap standar lSO 9000 telah
dilakukan pada tahun l994 dan tahun 2000 (Gaspersz, 2006).
lSO versi tahun 2000 mencakup beberapa seri berikut:
l. lSO 9000:2000, QMS : Fundamentals and vocabulary replacing lSO
8402 and lSO 9000-l
2. lSO 900l:2000, QMS : Requirements replacing the l994 versions of lSO
900l, 9002, and 9003
3. lSO 9004:2000, QMS : Guidance for performance improvement
replacing lSO 9004 with most parts
4. lSO l90ll, Guidance for auditing management systems replacing lSO
l00ll and l40ll
Menurut Newslow (200l), lSO 900l:2000 didasarkan pada delapan
prinsip dasar manajemen mutu, yaitu : fokus pada pelanggan, kepemimpinan,
keterlibatan orang, pendekatan proses, pendekatan sistem pada manajemen,
perbaikan berkelanjutan (kontinual), pendekatan fakta pada pengambilan
keputusan, dan hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.
Standar didasarkan pada prinsip-prinsip tersebut, tetapi prinsip bukanlah
persyaratan. Persyaratan dasar didefinisikan pada bagian 4.0 (Sistem
Manajemen Mutu), 5.0 (Tanggung Jawab Manajemen), 6.0 (Manajemen
Sumberdaya), 7.0 (Realisasi Produk), dan 8.0 (Pengukuran, Analisis, dan
Perbaikan).
Menurut Gaspersz (2006), manfaat dari penerapan lSO 900l:2000 telah
diperoleh banyak perusahaan, yaitu:
l. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan
mutu yang terorganisasi dan sistematik.
2. Perusahaan yang telah bersertifikat lSO 900l:2000 diijinkan untuk
mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen mutu dari perusahaan tersebut
telah diakui secara internasional. Hal ini berarti
meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar
global.
3. Audit sistem manajemen mutu dari perusahaan yang telah memperoleh
sertifikat lSO 900l:2000 dilakukan secara periodik oleh registrar dari
lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit
sistem mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi
audit sistem mutu oleh pelanggan.
4. Perusahaan yang telah memiliki sertifikat lSO 900l:2000 secara otomatis
terdaftar pada lembaga registrasi.
5. Meningkatkan mutu dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama
dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten,
serta pengurangan dan pencegahan pemborosan, sehingga operasi internal
menjadi lebih baik.
6. Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan.
7. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan
manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi
yang terdefinisi secara baik.
Standar-standar lSO 900l:2000 cocok dengan isi dari lSO l400l
(Spesifikasi Sistem Manajemen Lingkungan). Pemenuhan kedua sistem
manajemen ini dapat disempurnakan dengan sedikit atau tidak ada duplikasi
atau persyaratan yang saling bertentangan (Newslow, 200l). Gambar l. Model proses sistem
manajemen mutu lSO 900l: 2000 (Gaspersz,
2006)
D. lSO l400l:2004
lSO l4000 merupakan sistem manajemen lingkungan yang
keberadaannya membantu suatu organisasi dalam meminimalisasi pengaruh
buruk operasi terhadap lingkungan (perubahan yang merugikan pada udara,
air, dan tanah), dengan mematuhi peraturan, hukum yang berlaku, persyaratan
lain yang berorientasi lingkungan, serta perbaikan yang berkelanjutan
(Anonim, 2007
b
).
Menurut Edwards (2004), kesuksesan standar manajemen mutu BS 5750
(sebagai lSO 900l) menjadi contoh bagi sistem manajemen lainnya. Akhirnya
muncullah ide untuk membuat suatu sistem manajemen lingkungan. BSl
(British Standards lnstitution) memberikan nomor referensi BS 7750 kepada
sistem manajemen lingkungan yang baru tersebut. BS 7750 pertama kali
dipublikasikan pada tahun l992 dan mengalami revisi pada tahun l994. Tabel l. Topik-topik
Standar Manajemen Lingkungan
Standar Topik
lSO l400l : l996 Environmental management systems
Specification with guidance for use
lSO l4004 : l996 Environmental management systems General
guidelines on principles, systems, and supporting
techniques
lSO l40l5 : 200l Environmental assessment of sites and
organizations
lSO l4020 series Environmental labels and labelling (published in
l999 and 2000)
lSO l403l : 2000 Environmental performance evaluation
Guidelines
DD lSO / TR l4032 : 2000 Examples of environmental performance
evaluation
lSO l4040 : l997 Environmental management Life cycle
assessment Principles and framework
lSO l404l : l998 Environmental management Life cycle
assessment Goal and scope definition and
inventory analysis
lSO l4042 : 2000 Environmental management Life cycle
assessment lmpact assessment
lSO l4043 : 2000 Environmental management Life cycle
assessment lnterpretation
DD lSO / TS l4048 : 2002 Life cycle assessment Data documentation
format
PD lSO / TR l4049 : 2002 Examples of application of lSO l404l to goal and
scope definition and inventory analysis
lSO l4050 : 2002 Environmental management Vocabulary
lSO l90ll : 2002 Guidelines for quality and/or environmental
management systems auditing
Sumber : Edwards (2004)
lSO menyadari akan kebutuhan sistem manajemen lingkungan, sehingga
sama seperti lSO 900l didasari oleh BS 5750, lSO l400l tumbuh dari BS
7750. lSO l400l dipublikasikan pada tahun l996. Standar sistem manajemen
ini mengalami revisi yang dipublikasikan pada tahun 2004-2005 (Edwards,
2004). Materi dari sistem manajemen ini sangat luas, beberapa standar penting
dapat dilihat pada Tabel l.
lSO l400l merupakan spesifikasi sistem manajemen lingkungan yang
dapat diterima secara internasional. Sistem manajemen lingkungan ini
berfokus pada dampak penting lingkungan dan kinerja lingkungan;
pencegahan polusi; pemenuhan peraturan, persyaratan, dan evaluasi pemenuhannya; serta
perbaikan berkelanjutan. Standar ini dapat digunakan
oleh berbagai tipe dan ukuran organisasi dan dapat disesuaikan dengan
bermacam-macam kondisi letak geografis, kultur, dan sosial. Kesuksesan
sistem bergantung pada komitmen dari seluruh tingkatan dan fungsi di dalam
organisasi, khususnya dari manajemen puncak. Tujuan utama dari standar
internasional ini adalah untuk mendukung perlindungan terhadap lingkungan
dan pencegahan polusi yang seimbang dengan kebutuhan sosial-ekonomi
(lnternational Organization for Standardization, 2004).
E. OHSAS l800l:l999
OHSAS l8000 adalah suatu spesifikasi internasional sistem manajemen
keselamatan dan kesehatan kerja (K3). OHSAS l8000 terdiri dari dua bagian,
yaitu l800l dan l8002. OHSAS l800l adalah rangkaian pengujian K3 untuk
sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja. Sistem manajemen K3
ini digunakan untuk membantu organisasi dalam mengontrol resiko-resiko
kesehatan dan keselamatan kerja (OHSAS, 2007
a
).
OHSAS l800l merupakan spesifikasi pengujian untuk sistem
manajemen keselamatan dan kesehatan kerja. OHSAS l800l dikembangkan
untuk membantu organisasi dalam menjalankan kewajiban mereka terhadap
keselamatan dan kesehatan melalui sikap yang efisien dan efektif. OHSAS
l8002 menjelaskan persyaratan-persyaratan dari spesifikasi dan menunjukkan
bagaimana cara bekerja terhadap registrasi dan implementasi (OHSAS,
2007
b
).
OHSAS l800l didesain agar sesuai dengan lSO 900l dan lSO l400l.
Menurut OHSAS (2007
a
), keuntungan dalam menggunakan OHSAS adalah :
l. Mengurangi resiko keselamatan dan kesehatan kerja yang berkaitan
dengan aktivitas-aktivitas organisasi.
2. Pengurangan yang potensial terhadap biaya.
3. Jaminan yang sangat besar terhadap kesesuaian dengan kebijakan K3.
4. Konsistensi dan pembuktian pendekatan manajemen terhadap resiko K3.
Sistem manajemen ini berfokus pada bahaya kerja resiko tinggi,
pemenuhan peraturan dan persyaratan, serta perbaikan berkelanjutan. Bahaya adalah suatu
keadaan atau tindakan yang dapat menimbulkan kerugian
terhadap manusia, harta benda, proses, maupun lingkungan. Resiko adalah
suatu ukuran yang menyatakan kemungkinan dan keparahan dari suatu akibat
kerugian, akibat dari bahaya yang menjadi insiden, dimana insiden adalah
kejadian yang tidak diinginkan. lV. KEADAAN UMUM PERUSAHAAN
A. SEJARAH DAN PERKEMBANGAN PERUSAHAAN
Good Food, Good Life merupakan slogan Nestl yang menggambarkan
komitmen Nestl sebagai produsen makanan yang peduli akan kesehatan umat
manusia dengan menghasilkan makanan yang sehat, bermutu, aman,
berkualitas, bergizi, dan menyenangkan untuk dikonsumsi, demi mewujudkan
kehidupan yang lebih baik.
Nestl pertama kali didirikan pada tahun l867 di Vevey, Swiss.
Pendirinya adalah Henry Nestl seorang ahli gizi berkebangsaan Jerman yang
merasa prihatin dengan tingginya angka kematian bayi akibat kurang
mendapatkan ASl. Saat itu produk makanan pendamping ASl diberi merk
"Ferine Lactee Nestl", menjadi makanan penambah gizi yang berhasil
menekan angka kematian bayi. Dikarenakan keberhasilannya tersebut maka
Nestl mendapatkan kepercayaan dari masyarakat luas. Sejak saat itu Nestl
menjadi perusahaan produsen makanan. Henry Nestl memanfaatkan nama
keluarganya "Nestl", yang dalam dialek Jerman Swiss berarti sarang burung
kecil (little nest), menjadi logo perusahaannya. Logo itu menjadi lambang rasa
aman, kasih sayang, kekeluargaan dan pengasuhan.
Pada tahun l9l0 susu Tjap Nona masuk ke pasaran lndonesia melalui
distributor yang ada di Singapura. Setelah lndonesia merdeka, pada tahun
l965 pemerintah membuka kesempatan berinvestasi bagi investor asing.
Kebijakan ini mendorong Nestl dan para mitranya untuk membuka usaha di
lndonesia. Pada tanggal 29 Maret l97l Nestl S.A yang berpusat di Vevey
bersama mitra lokalnya mendirikan PT. Food Specialities lndonesia. Pabrik
pertama yang didirikan PT. Food Specialities lndonesia adalah pabrik yang
berlokasi di Waru Jawa Timur. Pabrik ini didirikan pada tahun l972 dan mulai
beroperasi pada tahun l973 yang menghasilkan susu Tjap Nona. Pada awal
l980 produksi susu segar mengalami peningkatan drastis, kondisi tersebut
merupakan salah satu keberhasilan PT. Food Specialities lndonesia dalam
membina petani sapi perah. Hal ini mendorong PT. Food Specialities
lndonesia mendirikan pabrik baru. Pabrik ini didirikan di Kejayan pada tahun l984 dan mulai
beroperasi secara komersial pada Maret l988 serta diresmikan
oleh presiden Rl (saat itu) Soeharto pada Juni l988.
Pada tahun l979 PT. Nestl Beverages lndonesia (dahulu bernama PT.
lndofood Jaya Raya) yang memiliki pabrik di Panjang Lampung mulai
memproduksi kopi instan Nescafe. Selain pure coffee, PT. Nestl Beverages
lndonesia juga memproduksi mixes coffee dalam berbagai aroma. Pada tahun
l997 Nescafe mulai memasuki pasaran Rusia dalam kemasan jar dan dua
tahun kemudian produksi kopi instan dalam kemasan kaleng dihentikan.
Selanjutnya pada tahun 200l sebagian proses pengemasan untuk produk 3inl
diserahkan ke co-manufacturer dan PT. Nestl Beverages lndonesia menjadi
PT. Nestl lndonesia. Tahun 2002 produksi mixes coffee ditambah dengan
adanya Nescafe ice. Dan pada tahun 2003 pabrik Panjang memproduksi
Nescafe 3inl Originale, 3inl Crme, dan Nescafe Capucino.
Pada tahun l988 Nestl pusat mengakuisisi Rowntree Macintosh dari
lnggris sehingga membuka peluang Nestl untuk mengembangkan usahanya
di bidang kembang gula. Pabrik PT. Food Specialities lndonesia yang
merupakan anak perusahaan Nestl mengambil alih PT Multi Rasa Agung,
yang memiliki pabrik di Cikupa Tanggerang dan menghasilkan permen
dengan merk dagang "Foxs". Pada tahun l992, dalam rangka memperluas
usahanya, PT. Multi Rasa Agung memperluas pabriknya dan memproduksi
permen dengan merk "Polo". Pada l996 PT. Multi Rasa Agung berganti nama
menjadi PT. Nestl Confectionery lndonesia dan mulai memproduksi
"NESTEA POWDER" di tahun l997.
Selain pabrik Waru, Kejayan, Cikupa, dan Panjang, Nestl lndonesia
juga memiliki sebuah pabrik di Telaga yang memproduksi mie instan. Sejak
tahun l999 dilakukan penggabungan manajemen secara bertahap di PT. Nestl
lndonesia dan pabrik-pabriknya. Pertama, pada Desember l999 PT. Nestl
lndonesia dan PT. Nestl Asean lndonesia berubah menjadi PT. Nestl
lndonesia, yang kedua pada akhir tahun 2000 PT. Nestl Confectionery
lndonesia bergabung dengan PT. Supmi Sakti, kemudian berubah menjadi
PT. Nestl lndonesia dan pabrik Telaga ditutup. Ketiga, pada akhir tahun 200l
PT. Nestl Beverages lndonesia dan PT. Nestl Distribution lndonesia bergabung dengan PT.
Nestl lndonesia. Pada Juni 2002, pabrik waru
dilikuidasi dan digabung dengan pabrik Kejayan.
PT. Nestl lndonesia juga semakin memperluas usahanya dengan
melakukan perjanjian kerjasama dengan perusahaan lain. Salah satu kerjasama
yang dilakukan berlangsung pada 0l April 2005, PT. Nestl S.A. dan PT.
lndofood Sukes Makmur, TBK melakukan kerjasama dalam bentuk Joint
Venture. Perusahaan yang diberi nama PT. Nestl lndofood Citarasa lndonesia
ini akan menghasilkan produk-produk bumbu masakan, yang akan dipasarkan
di lndonesia.
Sejak tanggal 29 Desember l993, PT. Food Specialities lndonesia
berganti nama menjadi PT. Nestl lndonesia. PT. Nestl lndonesia memiliki
kantor pusat di jalan Letjen T.B. Simatupang Kav. 88, Jakarta.
B. LOKASl PERUSAHAAN
PT. Nestl lndonesia - Panjang Factory berada di Provinsi Lampung.
Terletak di Jalan Raya Bakauheni KM. l3 Srengsem Bandar Lampung. Letak
PT. Nestl sangat strategis, yaitu di ruas jalan lintas Sumatera dan berada l5
menit dari pelabuhan lnternasional Panjang serta 60 menit dari bandara
nasional Raden lntan. Lokasi seperti ini merupakan salah satu keunggulan
komparatif PT. Nestl lndonesia - Panjang Factory dalam mendistribusikan
bahan baku dan produk-produk yang dihasilkannya.
C. STRUKTUR ORGANlSASl
PT. Nestl lndonesia - Panjang Factory menggunakan struktur
organisasi yang berbentuk flat dan bersifat fleksibel. Struktur organisasi yang
berbentuk flat lebih mengedepankan kerjasama, networking, wawasan dan
inisiatif dari setiap komponen di dalamnya. Panjang Factory dipimpin oleh
seorang factory manager dan di-support oleh Departemen Human Resources
(HR), Departemen Quality Assurance, Departemen Resources Planning Unit
(RPU), Departemen Engineering, Departemen Production, lndustrial Performance, Safety
Health and Environment, Application group, Agricultural
Service, dan Departemen FlCO (Finance and Controlling).
Departemen Human Resources (HR) bertanggung jawab terhadap
kemajuan sumber daya manusia di pabrik Panjang. Salah satunya dengan
mengadakan inisiatif pengembangan organisasi dan pelatihan. External Affairs
dan General Service merupakan bagian dari departemen HR yang
bertanggung jawab dalam menjaga hubungan eksternal dengan pemerintah
daerah setempat, institusi dan lembaga, serta masyarakat sekitar pabrik.
Departemen Quality Assurance merupakan departemen yang menjamin
mutu produk mulai dari bahan baku hingga produk memenuhi standar NQS
(Nestl Quality System). Departemen Resources Planning Unit adalah
departemen yang merencanakan kegiatan produksi, mengatur alur suplai
bahan baku maupun produk jadi, serta bertanggung jawab terhadap
manajemen gudang. Deskripsi kerja departemen Engineering diantaranya
adalah menyokong proses-proses yang dilakukan oleh manufacturing,
mengatur siklus hidup aset, menjamin pemenuhan atas hukum, keselamatan,
dan lingkungan, implementasi dan perencanaan investasi modal, serta
pelatihan teknis untuk menambah pengetahuan dan kompetensi.
Departemen Production terbagi menjadi dua bagian besar, yaitu
Manufacturing yang bertanggung jawab memproduksi bahan baku kopi dan
Filling/Packing bertugas mengemas bubuk kopi hingga siap dipasarkan.
lndustrial Performance bertugas untuk menjalankan perbaikan yang
berkelanjutan terhadap seluruh aktivitas pabrik untuk mengidentifikasi
kesempatan perbaikan yang lebih jauh, sesuai dengan target dan strategi
pabrik/perusahaan untuk mencapai tingkat HPF, serta bekerja sama dengan
karyawan di seluruh site untuk membagi metodologi dan pendekatan
perbaikan berkelanjutan.
Safety Health and Environment bertanggung jawab dalam
mengkoordinasikan seluruh aspek lingkungan, keselamatan dan kesehatan
kerja. Application Group merupakan departmen yang menjamin perbaikan
yang berkelanjutan terhadap kinerja pengemasan dan pengisian produk bulk
coffee powder dan mixes serta melakukan penerapan terhadap praktek-praktek pengemasan
terbaik dan menyebarkan teknologi pengisian dan bahan
pengemasan yang baru. Departemen Agricultural Service merupakan
departemen yang bertugas untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas bahan
mentah terutama kopi, salah usaha yang dilakukan adalah dengan membina
para petani penghasil kopi di Lampung. Departemen FlCO (Finance and
Controlling) merupakan pengelola administrasi dan keuangan di pabrik
Panjang. Departemen ini menangani semua masalah yang berkaitan dengan
keuangan di pabrik serta menjamin semua transaksi yang terkait dengan
keuangan agar dilakukan dengan tepat. Struktur organisasi dapat dilihat dalam
Gambar 2.
Gambar 2. Struktur organisasi PT. Nestl lndonesia - Panjang Factory
D. KETENAGAKERJAAN
Karyawan PT. Nestl lndonesia - Panjang Factory berjumlah kurang
lebih 200 orang yang dibagi kedalam karyawan shift dan karyawan normal.
Karyawan normal memiliki jam kerja dari 08.00-l6.00, sedangkan karyawan
Factory
Manager
FlCO
Agricultural
Service
Safety Health
&
Environment
lndustrial
performance
Engineering
Resources
Planning
Unit
Application
Group
Quality
Assurance
Production
HRD shift dibagi ke dalam tiga shift. Shift l bekerja pada jam 06.00-l4.00, shift 2
bekerja pada jam l4.00-22.00, dan shift 3 yang bekerja pada jam 22.00-06.00.
Setiap pekerja memiliki jam kerja 40 jam yang dibagi ke dalam lima hari kerja
efektif dalam satu minggu.
Karyawan di Panjang Factory juga dibagi ke dalam tiga golongan, yaitu
karyawan tetap, karyawan kontraktual, dan karyawan harian. Kepada
karyawan tetap dan kontraktual upah dibayarkan setiap akhir bulan, sedangkan
untuk karyawan harian upah akan dibayarkan setiap akhir minggu. Pabrik
Panjang juga memberikan tunjangan hari raya, subsidi transportasi, dan
tunjangan kesehatan.
E. KEADAAN PRODUKSl
E.l. Bahan Baku
Dalam memproduksi kopi instan baik berupa pure coffee maupun
coffee mixes. PT. Nl - PF memakai bahan-bahan berupa kopi, gula,
cream, dan premix.
E.l.l. Kopi
Bahan baku utama pembuatan kopi di Nestl adalah green
coffee, yang berupa biji kopi robusta. Biji kopi robusta biasanya
memiliki kadar kafein yang cukup tinggi dan bersifat asam. Biji kopi
yang biasa disebut green coffee ini didapat dari petani binaan PT. NlPF, maupun supplier
lainnya. Agar diperoleh kopi dengan mutu
terbaik, setiap green coffee yang akan diolah, terlebih dahulu
diperiksa mutunya oleh Departemen Quality Assurance.
Adapun peran Agriservice adalah memastikan pasokan raw
material berupa biji kopi dari petani kopi lndonesia terpenuhi untuk
proses produksi, selain itu juga memenuhi standar dan mutu biji yang
terbaik. Oleh karena itu, Nestl mengadakan pelatihan-pelatihan
kepada petani tentang cara pengolahan biji kopi yang benar sehingga
petani dapat menghasilkan biji kopi yang bermutu dan bernilai jual
tinggi.Terdapat tingkatan/kelas biji kopi (green coffee/GC)
berdasarkan tingkat kecacatannya/defect, urutannya adalah :
l. GC WA (Washed) Class l.0
2. GC WA Class l.l
3. GC WA Class l.2
4. GC WA Class l.3
5. GC UWA (Unwashed) Class 4.l
6. GC UWA Class 4.2
7. GC UWA Class 4.3
8. GC ROB (Robusta) Class 7.l
9. GC ROB Class 7.2
l0. GC ROB Class 7.3
E.l.2. Gula
Gula yang digunakan dalam pembuatan coffee mixes ini berasal
dari perusahaan penghasil gula. Gula yang digunakan harus sudah
memiliki sertifikat mutu yang telah ditetapkan. Gula yang digunakan
adalah gula tebu yang diimpor dari lnggris dan Thailand.
E.l.3. Krimer
Krimer adalah fraksi ringan dari susu yang dipisahkan melalui
alat pemisah milk separator. Krimer yang digunakan berasal dari
perusahaan penghasil krimer. Seperti gula, krimer juga harus telah
memiliki sertifikat yang menyatakan standar mutunya.
E.l.4. Premix
Premix merupakan campuran dari flavour, susu, dan bahan
tambahan lainnya seperti garam, gula, dan penambah rasa. Premix
dapat ditambahkan dengan formula yang berbeda-beda sesuai dengan
coffee mixes yang akan diproduksi. Campuran ini kemudian
diratakan dalam mesin v-mixer, sehingga semua bahan dapat
tercampur dengan sempurna. E.2. Sarana Penunjang Produksi
E.2.l Sumber Energi
Sumber energi utama pabrik Panjang berasal dari listrik, solar,
HFO dan batubara. Listrik bersumber dari PLN dan genset. Genset
sendiri untuk menghasilkan listrik membutuhkan bahan bakar solar.
Semua kebutuhan energi untuk menjalankan mesin-mesin produksi
akan disuplai oleh genset, sedangkan untuk kebutuhan penerangan
dan listrik diluar produksi akan disuplai oleh listrik dari PLN.
Selain sumber energi utama tersebut, PT. NlPF memanfaatkan
ampas kopi menjadi sumber energi bagi boiler dan pengering
berputar. Ampas yang merupakan hasil samping dari produksi kopi
dikeringkan di pengering berputar hingga mencapai kadar air 20%.
Selanjutnya ampas kering tersebut dibakar di dalam silo.
Pembakaran tersebut digunakan sebagai bahan bakar bagi pengering
berputar, sedangkan steam disuplai untuk boiler.
E.2.2. Air
Di PT. Nl - PF air digunakan untuk:
a. Menghasilkan culinary steam
b. Proses ekstraksi
c. Quenching dan mempertahankan moisture content dalam proses
penyangraian
d. Evaporator
e. Chilled water yaitu air yang digunakan sebagai salah satu bahan
baku untuk mendinginkan ruangan dalam kapasitas yang besar
f. Air minum
g. Kantin
h. Pembersihan
Air yang dibutuhkan diperoleh dari empat sumur dimana airnya
ditampung dalam dua water tank dengan ukuran tertentu. Dua sumur
yang pertama memiliki kedalaman sekitar 7 meter (sumur dangkal) yang airnya digunakan
untuk cleaning dan keperluan taman,
sedangkan dua sumur lainnya memiliki kedalaman sekitar 250 meter
(sumur dalam) dan airnya digunakan untuk air minum.
E.3. Proses Produksi
Pada dasarnya pengolahan kopi dari bahan baku hingga menjadi kopi
yang dapat dikonsumsi mencakup 5 hal, yaitu penyangraian,
penggilingan, ekstraksi, evaporasi, dan pengeringan semprot (spray
drying).
E.3.l. Penyangraian
Sebelum menuju proses penyangraian, biji kopi (green coffee)
harus melalui proses tipping terlebih dahulu. Proses tipping bertujuan
untuk memindahkan biji kopi dari karung ke dalam silo, sesuai
dengan kualitas kopi yang akan digunakan. Selain itu juga dilakukan
pembersihan biji kopi terhadap kotoran yang mungkin ada di dalam
karung. Kopi yang diterima dari supplier (menggunakan karung),
diletakkan ke lubang tipping. Lubang ini terbuat dari logam dengan
ukuran lubang yang kecil. Bagian bawah dari lubang tipping ini
terhubung dengan screw conveyor, yang berfungsi untuk melakukan
pemindahan biji kopi itu ke bawah bucket elevator. Bucket elevator
ini akan mengangkat biji kopi ke tempat yang lebih tinggi di mana
terdapat destoner. Bagian outlet dari bucket elevator ini terhubung
dengan inlet destoner.
Di dalam destoner inilah dilakukan pemisahan biji kopi dengan
material lain seperti debu dengan cara dihisap oleh bag filter,
paku/logam dengan menggunakan magnet trap dan kayu atau serat
lainnya dengan cara vibrasi. Sesudah keluar dari destoner biji kopi
tersebut ditiup dengan menggunakan blower untuk menuju silo. Gambar 3. Skema proses
tipping green coffee menuju silo.
Pada tahap ini biji kopi disangrai/diberikan panas yang berguna
untuk menghilangkan H2O, CO2, mengoptimalkan aroma dan akan
meningkatkan ukuran dan warna dari biji kopi tersebut. Konsep dari
penyangraian adalah dengan mengalirkan udara panas dengan
temperatur sangat tinggi, dimana biji kopi tersebut berada di dalam
rotary drum yang bertujuan agar panas yang diterima biji kopi
seragam. Ketika warna yang diinginkan sudah tercapai, maka
didinginkan secara cepat dengan menggunakan air (quenching water)
untuk menghentikan proses penyangraian.
Fungsi penyangraian adalah:
a. Pembentukan rasa yang diinginkan.
Dengan adanya panas, terjadi proses kimia yang
menghasilkan komponen rasa. Semakin lama proses ini semakin
banyak dan bermacam-macam komponen taste yang dihasilkan.
Tetapi proses ini harus dibatasi supaya tidak terbentuk komponen
rasa yang tidak diinginkan.
b. Pembentukan warna dan tekstur.
Selama proses penyangraian akan terbentuk CO2 dan uap
air di dalam biji kopi. Kemudian timbul tekanan dari dalam biji
kopi yang akan mengakibatkan struktur dari sel berubah dan
ukuran dari biji kopi juga akan bertambah besar. CO2 dan uap air
akan keluar dari biji kopi secara bertahap tetapi ada beberapa
substansi gas yang tetap tertinggal di dalam. Volume dari kopi
Lubang tipping Screw conveyor Bucket Elevator
Silo Destoner juga akan bertambah seiring dengan adanya perubahan warna
kopi yang semakin hitam.
Gambar 4. Biji kopi sebelum dan sesudah disangrai
c. Extractability (kemampuan kopi untuk diekstrak)
Penyangraian yang kurang sempurna dan penyangraian
yang berlebihan akan menurunkan extractability, sebab biji kopi
yang kurang masak ataupun gosong tidak dapat diekstrak dengan
sempurna.
E.3.2. Penggilingan
Setelah disangrai maka akan dihasilkan roasted coffee.
Sebelum memasuki proses ekstraksi, roasted coffee harus dipecah
menjadi ukuran yang lebih kecil sesuai dengan kebutuhan. Alat
yang digunakan untuk memecah roasted coffee tersebut bernama
grinder. Grinder yang digunakan adalah jenis multistage. Selain
untuk menjadikan ukuran roasted coffee menjadi lebih kecil,
Biji kopi sebelum penyangraian
Mengandung :
9- l3% air
dan
87-9l% Dry matter
Biji kopi setelah penyangraian
Mengandung:
Air l %
Dry matter 99%
Volume increase
Perubahan warna seiring dengan lamanya proses penyangraian
(semakin lama semakin hitam) proses penggilingan juga bertujuan untuk menghilangkan kulit
ari
pada biji, partikel ini biasanya disebut roast & ground coffee.
Ukuran dari roast & ground coffee dibedakan menjadi 3 macam,
yaitu coarse, medium, dan fine. Dengan kopi yang lebih halus
maka proses perpindahan zat lebih mudah dan lebih cepat sehingga
proses penggilingan mempengaruhi proses ekstraksi selanjutnya.
Kopi yang terlalu besar/tidak halus akan menyebabkan proses
ekstraksi semakin lama, oleh karena itu ada ukuran standar yang
dipakai sehingga dicapai proses ekstraksi yang efektif dan efisien.
E.3.3. Ekstraksi
Setelah penyangraian dan penggilingan, ekstraksi adalah
bagian dalam proses produksi kopi instan dalam skala besar. Pada
tahap ini terjadi proses pengambilan soluble solid dan komponen
aroma. Definisi dari ekstraksi sendiri adalah proses mentransfer
padatan terlarut dari roast & ground coffee ke dalam bentuk larutan
cair.
Pada proses ini terjadi transfer/perpindahan padatan terlarut
dari roast & ground coffee ke dalam bentuk cair dengan bantuan
tekanan dan suhu yang sesuai. Untuk prosesnya, bisa dianalogikan
dengan proses menyeduh kopi yang sering kita lakukan di rumah.
Apabila dimasukkan sejumlah roast & ground coffee ke dalam air
panas, maka air panas akan mendorong solid kopi dari melewati
pori-pori R&G coffee. Kemudian akan didapatkan ekstrak kopi.
Larutan cair yang dihasilkan pada proses ekstraksi dinamakan
liquor. Setelah tahap ekstraksi selesai, maka liquor tersebut akan
menuju proses evaporasi.
E.3.4. Evaporasi
Proses evaporasi bertujuan untuk menguapkan larutan ekstrak
kopi/liquor sehingga didapatkan ekstrak yang lebih kental dan
kadar airnya berkurang. Pada proses ini ekstrak kopi diberi perlakuan panas sehingga uap
airnya menguap dengan bantuan uap
panas. Proses evaporasi ini terjadi di dalam alat yang dikenal
dengan evaporator.
Di dalam evaporator, larutan ekstrak kopi yang akan
diuapkan berada di dalam tube dan media pemanas yang
digunakan, steam, berada di luar tube. Panas dari steam akan
ditransfer melewati tube menuju larutan ekstrak kopi. Temperatur
steam menjadi lebih rendah dan kemudian akan terkondensasi
menjadi cair (kondensat). Kondensat akan terpisah dengan steam
dan dikumpulkan untuk kemudian dikirim kembali ke boiler, di
mana akan diproses kembali menjadi steam.
Pada proses perubahan wujud steam menjadi cair, terjadi
pelepasan sejumlah energi panas. Energi inilah yang akan
menyebabkan kenaikan temperatur dari larutan ekstrak kopi dan
menguapkan sejumlah kandungan air di dalamnya, yang sering
disebut sebagai kalor laten. Proses ini mempengaruhi proses
berikutnya karena jika tingkat evaporasi rendah maka harus
dilakukan pengeringan semprot yang lebih lama lagi dan itu
menambah biaya produksi.
E.3.5. Pengeringan Semprot (Spray Drying)
lni adalah proses terakhir dalam proses kopi bubuk yaitu
mengubah bentuk kopi dari bentuk cair menjadi bentuk bubuk
dengan bantuan suhu (panas/dingin). Umumnya terdapat 2 metode
untuk mengubah dari bentuk cair ke bentuk bubuk kopi yaitu dengan
pengeringan semprot dan pengeringan beku (freeze drying).
Pengeringan semprot bertujuan untuk mengubah larutan
ekstrak kopi dari bentuk cair menjadi bentuk fines/bubuk yaitu
dengan menyemprotkan cairan kopi dengan udara yang panas dari
ketinggian tertentu.
Pengeringan beku mempunyai prinsip kerja yang sama hanya
saja larutan ekstrak kopi tidak dipanaskan melainkan didinginkan,
sehingga uap air yang terdapat dalam larutan ekstrak kopi menjadi es sehingga didapatkan
padatan kopi. Setelah proses tersebut, maka
akan didapatkan kopi bubuk. Selain memproduksi kopi bubuk/fines
coffee juga diproduksi kopi teraglomerasi (aglomerated coffee), yaitu
kopi bubuk yang diberi perlakuan uap basah bertekanan rendah
sehingga bubuk kopi menjadi basah dan menyatu dengan bubuk kopi
yang lain sehingga ukurannya lebih besar/teraglomerasi.
Gambar 5. Contoh dan proses pembentukan aglomerat kopi instan
Gambar 6. Bagan proses produksi dari biji kopi hingga menjadi kopi instan
Selain kopi instan, ada juga kopi mixes yaitu kopi dengan
tambahan gula, krim dan bahan-bahan lainnya (garam, kokoa,
flowing agent, dll), contoh produknya adalah Nescafe 3 in l original,
Nescafe cappucino, Nescafe ice, dan lain-lain yang dalam
aplikasinya semua itu dilakukan di dry mix (mencampur kering) atau
mencampur bahan-bahan tersebut tanpa air sama sekali.
Fines coffee Agglomerated
coffee

sehingga kadar air


meningkatkan volume biji
kopi tersebut
Setelah disangrai biji kopi
memudahkan proses
ekstraksi

pecah menjadi ukuran yang


lebih kecil di berikan air
-
kopi tersebut

diberikan panas untuk


kental

kadar air dengan


Penyangraian biji kopi
berkurang dan
tersebut di Grinding untuk
Biji kopi yang telah di
panas untuk mengekstrak
Larutan Kopi dari hasil
ekstraksi di uapkan dengan
mengurangi kadar air
sehingga didapatkan
larutan kopi yang lebih
Proses pengurangan
disemprotkan uap panas
melalui nozzle
GC ekstraksi
R & G
penyangraian evaporasi spray drying
Thin liquor Thick liquor
lnstant coffee Proses produksi coffee mixes di pabrik Panjang telah
menggunakan mesin-mesin dengan teknologi tinggi. Mesin yang
digunakan dapat bekerja sendiri dan hanya dikontrol oleh operator
melalui ruang kontrol yang terpisah. Tahapan proses produksi coffee
mixes adalah sebagai berikut :
E.3.5.l. Tipping
Tipping adalah proses penumpahan bahan baku ke silo
yang telah disediakan sebagai tempat untuk melanjutkan
ketahapan berikutnya. Pada proses pembuatan coffee mixes,
proses tipping pertama kali dilakukan terhadap gula dan
krimer. Proses ini dimulai dengan mengambil bahan baku
dari warehouse, selanjutnya ditempatkan di area proses
produksi. Setelah itu gula dalam kemasan 50 kg dan dalam
kemasan 25 kg dipindahkan ke conveyor. Conveyor akan
membawa kedua bahan baku tersebut ke tempat dilakukannya
proses shifter (pembukaan jahitan kemasan karung dan
melepaskan kemasan luarnya) sehingga yang tersisa hanya
gula dan krimer yang terkemas dalam kemasan inner-nya
yang berupa plastik. Setelah proses shifter selesai dilakukan
maka bahan baku yang sudah berada dalam kemasan yang
telah terbuka tersebut kembali dihantarkan melalui conveyor
menuju silo untuk dilakukan proses tipping.
E.3.5.2. Penyaringan
Setelah gula dan krimer di-tipping ke dalam silo yang
berbeda, selanjutnya gula dan krimer msing-masing masuk ke
dalam screw yang berfungsi mengalirkan gula dan krimer ke
shifter. Ketika gula dan krimer jatuh ke shifter yang berbeda
maka kedua bahan tersebut akan dihalangi oleh filter yang
akan menyaring dan memisahkan benda-benda asing yang
tidak diinginkan. Setelah tersaring kedua bahan tersebut akan
masuk kedalam shifter yang berbeda untuk dihaluskan. Setelah itu kedua bahan masuk ke
dalam dua pipa yang
berbeda pula dan secara langsung akan ditiup oleh blower
untuk dihantarkan ke hopper/silo penampungan, yang berada
di silo room.
E.3.5.3. Milling sugar
Di ruang silo, khusus untuk gula terdapat dua silo yang
berbeda. Silo yang pertama digunakan untuk menampung
gula yang belum digiling. Selanjutnya gula tersebut digiling
dan setelah digiling gula tersebut kembali dipindahkan ke
dalam silo kedua. Sedangkan krimer, setelah ditiup blower
langsung masuk kedalam silo penampungan. Untuk kopi
instan, bahan baku didapatkan langsung dari bagian
manufacturing yang dipindahkan melalui totebin. Dari
totebin kopi di-tipping, lalu ditransfer ke ruang silo. Sebelum
memasuki ruang silo, kopi melewati pipa hexagon yang
berfungsi memperkecil ukuran partikel kopi.
E.3.5.4. Weighing hopper
Proses selanjutnya adalah penentuan jumlah kopi, gula
dan krimer yang dibutuhkan. Ketiga bahan tersebut akan
ditimbang secara otomatis sesuai dengan formula yang telah
ditentukan dengan menggunakan weighing hopper.
E.3.5.5. Mixer
Selanjutnya ketiga bahan tersebut dicampur di dalam
mesin mixer sehingga diperoleh powder yang tercampur
dengan homogen. Selain itu, produk premix juga
ditambahkan di mesin ini. Penambahan premix dapat dilihat
dari sistem komputer yang berada di ruangan kontrol. Ketika
premix habis maka secara otomatis akan muncul alarm di PC.
Pengontrolan semua proses ini dilakukan dari ruangan
kontrol. Setelah pencampuran selesai, maka melalui PC di
ruangan kontrol akan ada informasi bahwa mixer full dan
powder bisa diambil. Secara otomatis lampu di totebin room
akan menyala yang menandakan powder siap di-tipping.
Petugas dry mix akan memasukkan powder dari mixer ke
totebin untuk di-tipping ke totetilt.
Pengambilan sampel dilakukan untuk mengecek SG
(specific gravity), dan moisture content (MC), juga tes rasa
dan aroma yang dilakukan oleh Departemen QA. Setelah
totebin penuh maka operator menggunakan ameise atau hand
forklift untuk mengangkat totebin ke totetilt. Lalu powder
ditransfer ke mesin-mesin pengemas. V. HASlL DAN PEMBAHASAN
A. PRODUK
Kopi adalah bahan minuman yang terkait dengan aspek kesehatan dan
estetika. Sebagai bahan minuman, kopi memiliki ciri yang khas, karena dapat
memberikan nilai kepuasan dan kenikmatan bagi yang meminum, yaitu
melalui cita rasa, proses fisiologis dan psikologis. Oleh karena itu, aspek
mutu, terutama mutu cita rasa sangatlah menentukan.
Budaya minum kopi sebagai penyegar yang telah berlangsung selama
berabad-abad di negara konsumen telah mengembangkan bisnis yang nilainya
milyaran dolar Amerika, dan kegiatan ini telah memicu sektor lain untuk
berperan serta berkreasi guna mendapatkan kenikmatan minum kopi yang
optimal. Dalam rangka memperoleh kenikmatan yang optimal ini, budaya
minum kopi bahkan telah mendorong berkembangnya industri berbasis
teknologi canggih untuk berpacu dalam menemukan peralatan yang sesuai
dengan harapan para peminum kopi.
PT. Nestl lndonesia Panjang Factory yang merupakan anak
perusahaan dari PT. Nestl menghasilkan dua jenis produk kopi, yaitu kopi
instan dan kopi mixes. Pada dasarnya proses produksi kedua jenis produk kopi
ini terdiri dari penyangraian, penggilingan, ekstraksi, evaporasi dan
pengeringan semprot (spray drying). Namun, perbedaan antara kedua kopi ini
terletak pada proses setelah pengeringan semprot. Kopi instan akan
mengalami proses dari teknologi aglomerasi, sedangkan proses ini tidak
dilakukan pada kopi mixes.
Pada kopi mixes, setelah dikeringkan dengan pengering semprot, bubuk
kopi yang dihasilkan akan dicampur dengan bahan-bahan lain/premix sesuai
dengan formula yang diinginkan. Pada umumnya bahan-bahan yang
dicampurkan terdiri dari gula, krimer, flavor, garam dan bahan lainnya. Proses
pencampuran antara kopi bubuk dan premix dilakukan tanpa air sama sekali.
Menurut Sivetz dan Desrosier (l979), pada tahun l966 hingga l969,
perusahaan General Food dan Nestl memperkenalkan kopi instan dengan
pengeringan beku dan semprot. Sebagian pelanggan tidak menyukai produk ini dikarenakan
harga produk yang sangat mahal. Selain itu, kopi instan
dengan pengeringan semprot membutuhkan 20 hingga 40 detik untuk larut
dalam air mendidih dan selalu meninggalkan busa pada bagian permukaan
kopi.
Nescafe memperkenalkan produk kopi dalam bentuk teraglomerasi.
Partikel-partikel berukuran 0,l mm yang dihasilkan dari pengeringan semprot
bergabung menjadi kelompok berukuran 3 mm. Perubahan bentuk ini
bertujuan meningkatkan kelarutan kopi dan untuk mengurangi pembentukan
busa pada larutan kopi (Sivetz dan Desrosier, l979). Tujuan utama aglomerasi
yang dilakukan di PT. Nl-PF adalah untuk memperbaiki warna kopi dan
meningkatkan kelarutan kopi instan.
Menurut Clarke dan Macrae (l989), aglomerasi pada kopi instan
merupakan bentuk granula yang dihasilkan dari bubuk kopi hasil pengeringan
semprot. Rata-rata ukuran granula adalah l,4 mm. Granula pada umumnya
berwarna lebih gelap dari pada bubuk kopi. Aglomerasi kopi dapat dilakukan
dengan menggunakan berbagai metode. Oleh sebab itu, beberapa perusahaan
penghasil kopi instan mempatenkan teknik yang mereka gunakan. Beberapa
paten tipe aglomerasi kopi instan dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Paten tipe aglomerasi kopi instan
Nomor Paten Tahun Pemilik Paten
USP 2,977,203
USP 3,554,760
USP 3,6l5,670
USP 3,695,l65
l96l
l97l
l97l
l973
General Foods Corporation
USP 3,5l4,300
BP l,l76,320
l970
l967
Nestl
USP 3,679,4l6 l972 Chock Full O'Nuts Corporation
USP 3,966,975
BP l,385,l92
l974
l974
Niro Atomizer A/S
USP 3,6l5l,669 l97l Procter & Gamble
Sumber : Clarke dan Macrae (l989)
Dua tipe mekanisme pengikatan antara partikel-partikel padat dalam
proses aglomerasi adalah adhesi partikel tanpa jembatan antar partikel dan
adhesi dengan jembatan antar partikel. Mekanisme pengikatan tanpa jembatan
antar partikel padat terdiri dari: l. Gaya Van der Waals yang menyebabkan aglomerasi kering di
dalam
bubuk kopi.
2. Gaya elektrostatik di antara isolator dan konduktor yang dapat
menghasilkan pemisahan muatan yang disebabkan oleh penggilingan kopi.
Gaya ini juga menyebabkan aglomerasi kering.
3. Serta permukaan kasar partikel yang mampu mengikat partikel lain.
Selain itu, mekanisme-mekanisme adhesi partikel dengan jembatan antar
partikel padat terdiri atas:
l. Sinter bridge yang terbentuk ketika substansi dipanaskan hingga 60% dari
suhu leleh.
2. Jembatan cairan terkristalisasi terbentuk karena penambahan pelarut yang
selanjutnya diberi pengeringan.
3. Jembatan cairan terbentuk akibat penambahan cairan pengikat.
4. Kapiler-kapiler berisi cairan terbentuk ketika ditambahkan cairan pengikat
dalam jumlah yang signifikan.
Prinsip-prinsip dalam aglomerasi yang menggunakan uap panas/steam
dapat dideskripsikan dalam lima tahap. Partikel kering/bubuk yang merupakan
hasil dari pengeringan semprot akan masuk ke dalam zona aglomerasi dengan
cara jatuh bebas/free fall. Selanjutnya permukaan partikel dibasahi oleh uap
panas kondensasi. Kemudian terdapat pemutusan komponen-komponen
terlarut. Lalu terjadi aglomerasi partikel-partikel dan pembentukan jembatan
cairan. Pada tahap akhir, partikel tersebut akan dikeringkan sehingga
terbentuk jembatan padat/solid bridges dan didapatkan partikel kopi
teraglomerasi. Produk PT. Nl-PF yang merupakan kopi teraglomerasi adalah
"Nescafe original" dan "Nescafe classic".
B. KEBlJAKAN PT. NESTLE lNDONESlA PANJANG FACTORY
"Good Food, Good Life" merupakan slogan Nestl yang
menggambarkan komitmen Nestl sebagai produsen makanan yang peduli
akan kesehatan umat manusia dengan menghasilkan makanan yang sehat,
bermutu, aman, berkualitas, bergizi, dan menyenangkan untuk dikonsumsi,
demi mewujudkan kehidupan yang lebih baik. Seperti perusahaan lain, PT. Nl-PF juga memiliki
visi, nilai-nilai, tujuan
bersama, serta motto. Visi PT. Nl-PF adalah meningkatkan nutrisi, kesehatan,
dan keafiatan konsumen lndonesia. Nilai-nilai yang dipegang adalah kejujuran
dan integritas, kepercayaan dan rasa hormat, kepemimpinan dan
kesempurnaan, serta kualitas dan keselamatan. Tujuan PT. Nl-PF adalah l)
meraih kepercayaan konsumen dan menjadi perusahaan makanan, nutrisi,
kesehatan dan keafiatan yang paling terkemuka di lndonesia, 2) melalui
pelayanan konsumen yang meningkatkan kualitas hidup mereka, maka
kepastian laba, kesinambungan, dan pertumbuhan modal yang efisien dalam
jangka panjang akan terjamin dalam jangka panjang, 3) berjuang menjadi
pemimpin pasar atau posisi kuat nomor dua dalam semua kategori di pasar
tempat kita beroperasi. Motto PT. Nl-PF yaitu Passion For Our Consumer
(semangat demi konsumen kita) (Nestle, 2007).
Nestl meringkas kebijakan yang dimilikinya menjadi suatu logo yang
menggambarkan keseluruhan kebijakan sehingga dapat dengan mudah dihafal
dan dipahami oleh seluruh karyawan. Logo tersebut berupa tangan kanan yang
menggenggam keempat jari selain ibu jari. Pada ibu jari terdapat tulisan
"ZERO", sedangkan pada keempat jari berturut-turut tertulis "accident, defect,
complaint, waste". Agar kebijakan ini dapat menyentuh seluruh tingkatan
karyawan, maka logo ini disosialisasikan diantaranya dengan cara
menempelkan logo pada bagian punggung baju seragam kerja karyawan,
menjadikannya sebagai wallpaper di seluruh komputer dan seluruh user, serta
mencatumkan logo ini pada handbook, logbook, logsheet, spanduk, surat, dll.
Acara-acara khusus dan lokasi-lokasi yang strategis merupakan upaya
yang ditempuh dalam menerapkan integrated management system (lMS) dan
memastikan pemahaman karyawan akan lMS. Acara yang dilakukan khusus
untuk lMS champions berupa meeting rutin yang dilaksanakan seminggu
sekali (selama proyek lMS berlangsung), sedangkan acara untuk karyawan
selain lMS champions berupa training yang dilaksanakan minimal dua kali
dalam setahun. Kehadiran pada meeting rutin maupun training akan dicatat
dalam meeting record dan training record. Selain itu juga dilakukan lMS kick
off yang dihadiri oleh seluruh karyawan PT. NlPF. Kebijakan mutu, K3 dan lingkungan, visi,
value, motto, dan slogan
diletakkan di tempat-tempat strategis. Upaya ini diharapkan agar karyawan
maupun tamu dapat mengetahui bahkan memahami khususnya kebijakan dan
visi Nestl. Lokasi-lokasi tersebut diantaranya adalah ruang tunggu tamu,
meeting room, learning room, kantin, koridor DOR, line produksi, dll.
Kebijakan dan logo PT. Nestl lndonesia dapat dilihat pada Lampiran l dan 2.
C. lNTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM
Menurut Whitelaw (2004), integrated management system adalah suatu
sistem manajemen yang terdiri dari lSO l400l ditambah paling tidak satu
sistem manajemen lain. Baik kedua (atau lebih) sistem manajemen tersebut
harus berjalan bersamaan dengan sistem manajemen lain dan dapat diaudit
oleh suatu badan eksternal.
lMS merupakan gabungan dari tiga sistem manajemen yang diterapkan
secara bersamaan, yaitu lSO 900l (sistem manajemen mutu), lSO l400l
(sistem manajemen lingkungan), dan OHSAS l800l (sistem manajemen
keselamatan dan kesehatan kerja). Sistem manajemen tersebut dibuat oleh
suatu organisasi independen, yaitu lSO (lnternational Organization for
Standardization) untuk lSO 900l & l400l, dan BSl (British Standards
lntitution) untuk OHSAS l800l. Ketiga sistem manajemen ini diakui secara
internasional dan telah diadopsi, baik oleh institusi pemerintah, swasta, dll.
PT. Nl-PF hingga saat ini memiliki sistem manajemen internal mengenai
mutu, lingkungan, dan K3. Sistem manajemen internal tersebut adalah Nestl
Quality System (NQS) yang ekuivalen dengan lSO 900l, Nestl
Environmental Management System (NEMS) yang ekuivalen dengan lSO
l400l, serta Operational Safety, Health, and Risk Management System
(OSHRMS) yang ekuivalen dengan OHSAS l800l.
Hingga saat ini NQS adalah panduan mutu bagi Nestl yang
menunjukkan cara pencapaian mutu dari sudut pandang Nestl. Nestl selalu
menganggap bahwa sukses dibangun dari mutu. Lebih lanjut, mutu adalah
keuntungan kompetitif dalam pemuasan kebutuhan konsumen. Mutu tersebut melingkupi
perencanaan hingga pelaksanaan yang dilaksanakan oleh semua
pihak dengan usaha bersama.
NQS juga menggambarkan organisasi dan tanggung jawabnya dalam
seluruh jajaran Nestl, mulai dari pusat, daerah, divisi bisnis hingga pabrik,
serta dalam hubungannya dengan pemasok. NQS digunakan untuk semua
produk yang dijual menggunakan nama grup Nestl. Tidak hanya itu, NQS
juga digunakan oleh seluruh partner bisnis yang terlibat dalam produk-produk
Nestl. Sistem ini terdiri dari 36 elemen yang setaraf dengan klausul-klausul
yang terdapat di dalam lSO 900l. Elemen-elemen NQS dapat dilihat pada
Lampiran 3.
Panduan dalam implementasi NQS terbagi menjadi dua, yaitu tingkat
prioritas utama (First Priority Level), yaitu keamanan pangan, dan Advanced
Level, yaitu konsistensi produk dan preferensi konsumen. Prioritas utama
berupa persyaratan minimum absolut untuk menjamin kemanan pangan.
Elemen-elemen dalam sistem mutu yang harus diimplementasikan secara
menyeluruh, dipertahankan secara konstan, dan tidak dapat ditawar lagi, yaitu
GMP, HACCP, pengawasan terhadap patogen pada lingkungan produksi,
Quality Monitoring Scheme (QMS), kalibrasi instrumen, identifikasi lot,
pengkodean, recall, dsb.
Sebagai salah satu produsen makanan terkemuka, PT. Nestl lndonesia
memberikan perhatian yang sangat serius terhadap masalah keamanan dari
produk yang dihasilkan. Keamanan pangan adalah aspek mutu yang tidak bisa
ditawar. PT. Nestl lndonesia memberikan jaminan bahwa semua produk yang
dihasilkan tidak akan menimbulkan bahaya kesehatan bagi konsumen.
Jaminan tersebut diberikan dalam bentuk penerapan sistem HACCP (Hazard
Analysis Critical Control Point) dalam seluruh proses produksi dari seluruh
produk yang dihasilkan.
Penerapan HACCP merupakan elemen yang tidak terpisahkan dari
penerapan NQS. Sistem HACCP adalah suatu sistem yang
mengidentifikasikan bahaya spesifik yang mungkin timbul dalam mata rantai
produksi makanan dan tindakan pencegahan untuk mengendalikan bahaya
tersebut dengan tujuan untuk menjamin keamanan pangan. HACCP merupakan alat yang
paling efektif untuk mencegah terjadinya penyakit atau
luka akibat mengkonsumsi produk.
Pihak manajemen Nestl sangat berkomitmen untuk menggunakan
prinsip-prinsip HACCP Codex Alimentarius. lmplementasi Nestl GMP
(NGMP) merupakan prasyarat yang sangat penting di dalam HACCP. HACCP
juga merupakan pertimbangan utama dalam rantai suplai produk pangan,
dimulai dari desain produk dan sumber bahan baku, termasuk aplikasi proses
pada supplier, proses produksi, dan distribusi hingga persiapan dan konsumsi
oleh konsumen akhir. Hal ini diistilahkan dengan "From Farm To Table".
Tanggung jawab manajemen adalah untuk menjamin bahwa tiap-tiap pabrik
yang beroperasi benar-benar menjalankan HACCP.
Sistem HACCP harus diterapkan oleh seluruh unit Nestl di seluruh
dunia. Dalam penerapannya, PT. Nestl yang berkedudukan di Swiss telah
menyusun panduan untuk menerapkan atau melakukan studi HACCP. Dengan
demikian penerapan HACCP dilakukan seragam sesuai dengan standar Nestl.
Hal ini akan sangat berguna untuk mengembangkan sistem HACCP.
Studi terhadap HACCP bertujuan mengevaluasi kemungkinan bahaya
keamanan pangan, menghilangkan bahaya tersebut jika memungkinkan atau
untuk menemukan cara dalam mengendalikan bahaya sampai pada tingkat
yang aman. Studi tersebut merupakan cara untuk menemukan tahap kritis
dalam rantai produksi dan distribusi yang harus dikendalikan untuk menjamin
produk yang dihasilkan aman untuk dikonsumsi.
Meskipun terjadi transfer sistem manajemen, yaitu dari sistem
manajemen internal menjadi lMS (NQS, NEMS, dan OSHRMS), namun
ketiga sistem manajemen internal Nestl masih tetap berlaku dan menunjang
sistem yang baru. Hal ini dikarenakan sistem manajemen internal Nestl lebih
bersifat spesifik, yaitu sesuai dengan ciri khas operasional Nestl sebagai
perusahaan makanan, dibandingkan dengan lMS yang merupakan sistem
manajemen yang lebih bersifat umum dan dapat diterapkan di berbagai jenis
perusahaan.
Perubahan sistem manajemen dari internal Nestl menjadi lMS ini
disebabkan oleh faktor dari luar dan dari dalam Nestl sendiri. Faktor dari luar adalah adanya
tuntutan konsumen agar sistem manajemen internal Nestl
diubah menjadi sistem manajemen yang berlaku secara internasional, baik
terhadap mutu, keselamatan dan kesehatan kerja, serta lingkungan. Faktor
utama dari dalam diantaranya adalah adanya beragam sistem yang berjalan
bersamaan, berbeda area implementasi dan tanggung jawab, serta konflik
implementasi, pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan demikian lMS
diharapkan dapat menjadi pendekatan yang sinergis, menghemat waktu,
usaha, dan biaya, mencegah konflik, pengulangan, dan duplikasi, serta
memudahkan pemeliharaan dokumen, sehingga akan terbentuk sistem yang
terstruktur dan terkendali.
Menurut Whitelaw (2004), alasan pengintegrasian sistem manajemen
adalah untuk:
l. Mengurangi biaya dalam bisnis dan memberikan nilai tambah pada proses.
Biaya yang dimaksudkan di sini adalah yang berkaitan dengan
efisiensi waktu manajemen. Hal ini meliputi waktu oleh auditor (internal
auditor dan auditor dari badan sertifikasi). Pengurangan dalam waktu
manajemen sangat mempengaruhi keuntungan biaya internal. Pengurangan
waktu manajemen ini dapat dikurangi jika elemen dari sistem manajemen
dapat dilaksanakan pada waktu yang sama dengan elemen sistem
manajemen yang lain.
Alasan lainnya adalah adanya nilai tambah. lMS diharapkan dapat
menjamin bahwa aktivitas dan proses-proses operasi suatu manajemen
sistem memiliki pengaruh positif dan dapat diukur terhadap keuntungan
dan loss account dari suatu bisnis.
2. Mengurangi resiko demi kelangsungan bisnis.
Manajemen dari suatu organisasi harus melakukan analisis resiko
dengan baik. Berikut ini tiga komponen utama dalam analisis resiko:
a. Mutu: apa saja resiko dari suplai produk dan jasa yang tidak
memenuhi persyaratan konsumen dan yang paling penting adalah tidak
up to date dengan perubahan (konsep dari perbaikan berkelanjutan).
lSO 900l adalah alat untuk mengurangi resiko-resiko ini. b. Lingkungan : apa saja resiko akibat
tidak memenuhi perundangan,
jika organisasi tidak dapat up to date pada praktek-praktek terbaik
terhadap manajemen lingkungan, dan resiko akibat aktivitas yang
dapat merugikan publik terhadap nama perusahaan. lSO l400l adalah
alat untuk mengurangi resiko-resiko ini.
c. Kesehatan dan Keselamatan Kerja : apa saja resiko dari aktivitas
yang menyebabkan luka yang diakibatkan oleh kelalaian dan praktekpraktek yang out of date.
Resiko-resiko ini paling tidak meliputi
hilangnya waktu kerja yang mengakibatkan turunnya produktivitas
hingga beralih kepada kriminalitas atau berkaitan dengan hukum
akibat karyawan yang terluka. OHSAS l800l adalah alat untuk
mengatur resiko-resiko ini.
Siklus implementasi terintegrasi untuk perbaikan berkelanjutan dapat
dilihat pada Gambar 7, sedangkan perbandingan dari klausul-klausul lSO,
OHSAS dan NQS yang menunjukkan pendekatan standar dan kesamaan
struktur dapat dilihat pada Lampiran 4.
Pada dasarnya ketiga sistem manajemen dalam lMS ini sangat berbeda,
namun ada persyaratan-persyaratan/klausul-klausul yang penerapannya dapat
diintegrasikan, yaitu kebijakan; obyektif dan target; tugas dan tanggung
jawab; pelatihan dan kompetensi; pengendalian dokumen; pengendalian
catatan; tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan; audit; dan tinjauan
manajemen.
Proses manajemen di PT. Nl-PF dalam pelaksanaan lMS terdiri dari
komitmen manajemen, pembuatan kebijakan perusahaan, pengangkatan
management representative, melakukan management review, dan audit
internal. Manajemen puncak PT. Nl-PF telah menyatakan komitmennya untuk
menjalankan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan lSO 900l:2000,
sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja OHSAS l800l:l999, dan
sistem manajemen lingkungan lSO l400l:2004. Selanjutnya sebagai dasar
dari lMS perusahaan maka manajemen menentukan kebijakan PT. Nl-PF. OHSAS l800l
Clause 4.4
lmplementation and
Operation
Gambar 7. Siklus implementasi terintegrasi untuk perbaikan berkelanjutan
(Whitelaw, 2004)
Dalam menjalankan, memelihara, dan meningkatkan sistem manajemen
QSHE, manajemen PT. Nl-PF juga telah menunjuk perwakilan manajemen
sebagai penanggung jawab utama, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari
harus didukung oleh semua karyawan. Pembahasan kinerja lMS PT. Nl-PF
akan dilakukan di dalam meeting tinjauan manajemen (management review)
secara rutin, yang dihadiri oleh Factory Manager dan Head of Department
tiap departemen. Tinjauan manajemen ini akan dilaksanakan minimal setiap
enam bulan sekali.
OHSAS l800l
Clause 4.6
Management
Review
lSO 900l
Clause 5.6
Management Review
lSO l400l
Clause 4.6
Management Review
lSO 900l
Clause 8.0
Measuring Analysis
and lmprovement
lSO l400l
Clause 4.5
Checking and
Corrective Action
lSO l400l
Clause 4.4
lmplementation and
Operation
lSO 900l
Clause 7.0
Product Realization
lSO l400l
Clause 4.l
General Requirements
lSO 900l
Clause 4.l
General Requirements
OHSAS l800l
Clause 4.l
General
Requirements
lSO l400l
Clause 4.2
Environmental Policy
lSO 900l
Clause 5.l
Management
Committment
OHSAS l800l
Clause 4.2
OHSAS Policy
OHSAS l800l
Clause 4.3
Planning
lSO 900l
Clause 5.4
Planning
lSO l400l
Clause 4.3
Planning
OHSAS l800l
Clause 4.5
Checking and
Corrective Action Pelaksanaan internal audit dilakukan sesuai dengan waktu yang telah
direncanakan, untuk mengetahui apakah pelaksanaan lMS, proses, dan produk
telah:
l. Sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan,
2. Sesuai persyaratan lSO 900l:2000, OHSAS l800l:l999 dan lSO
l400l:2004
3. Sesuai terhadap persyaratan lMS yang telah ditentukan oleh PT. Nestl
lndonesia Panjang Factory.
4. Sesuai terhadap persyaratan pelanggan dan perundang-undangan yang
berlaku
5. Secara efektif diterapkan dan diimplementasikan.
Pelaksanaan lMS, khususnya pada tahap persiapan lMS bukanlah hal
yang mudah sehingga dibutuhkan SDM khusus yang mampu menanganinya
sehingga lMS dapat berjalan dengan baik. Dalam hal ini, penanggung jawab
tertinggi lMS adalah Chief Executief lMS, yaitu Factory Manager (FM), yang
bertanggung jawab secara keseluruhan untuk memastikan bahwa lMS berjalan
efektif. Secara operasional, penerapan lMS di seluruh area pabrik dikoordinir
oleh Management Representative (MR), yaitu Head of Department (HOD)
QA, dengan dibantu oleh Deputi lMS, yaitu SHE officer, dan seluruh HOD
dan Direct Report untuk penerapan di seluruh departemen. Penerapan lMS di
masing-masing departemen oleh para HOD akan dibantu oleh koordinator
lMS/lMS champions masing-masing departemen. Pengendalian dokumen
yang meliputi pengeluaran, pendaftaran, pengesahan, pendistribusian, dan
penarikan dokumen dikoordinir oleh Central Document Controller. Pada
pelaksanaannya, PT. Nl-PF dibantu oleh konsultan dari perusahaan lnQuest
Consulting.
Tahapan-tahapan dalam penerapan lMS adalah penyusunan dokumen
Process Mapping beserta Environmental Aspects (EA) dan Hazard
ldentification and Risk Assessment (HlRA); pemenuhan persyaratan undangundang dan
persyaratan lainnya; penyusunan dokumen dari level l hingga
level 4; sosialisasi dan penerapan lMS; internal audit; management review meeting; serta
continual improvement. Siklus plan, do, check, action dari lSO
900l, lSO l400l, dan OHSAS l800l dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Siklus PDCA lMS
Pelaksanaan lMS pada akhirnya berguna untuk memastikan hal-hal yang
berkaitan mutu, lingkungan, serta keselamatan dan kesehatan kerja.
a. Mutu
Mutu merupakan suatu karakteristik / sifat yang harus dimiliki suatu
produk. Karakteristik tersebut harus sesuai dengan keinginan pelanggan,
keamanan pangan, serta peraturan dan persyaratan yang berlaku yang
dapat dipenuhi pada proses produksi dan penyerahan produk pada
pelanggan. Pemastian akan mutu ini dilakukan oleh Nestl melalui tiga
tahapan, yaitu uraian mengenai definisi produk, penyesuaian terhadap
regulasi internal maupun eksternal yang berlaku, dan penyesuaian dengan
Quality Monitoring Scheme (QMS). Oleh sebab itu, hal-hal yang harus
dilakukan terhadap mutu adalah mengetahui QMS yang berlaku di setiap
tahapan proses, hanya meneruskan dan melakukan proses atas bahan baku
atau Work ln Process (WlP) dan atau produk yang memenuhi ketentuan
dalam QMS, serta memisahkan WlP atau produk yang tidak memenuhi
ketentuan QMS dan melakukan investigasi sebagai tindak lanjut. b. Lingkungan
Lingkungan merupakan sekeliling dimana PT. Nl-PF beroperasi.
Nestl memastikan lingkungan ini dengan beberapa tahap, yaitu pertamatama mengidentifikasi
aspek penting lingkungan, lalu menyesuaikannya
dengan peraturan, persyaratan serta norma-norma yang berlaku, dan pada
akhirnya dilaksanakan sesuai dengan prosedur pengelolaan dan
pengendalian yang bersesuaian.
Aspek penting lingkungan adalah aspek lingkungan yang dapat
mengakibatkan dampak penting bagi lingkungan. Aspek penting
lingkungan diantaranya adalah konsumsi sumber daya (air, listrik,
material) yang tinggi, limbah (tidak berbahaya) dalam jumlah yang besar,
limbah yang termasuk limbah bahan beracun dan berbahaya, pencemaran
lingkungan akibat aktivitas (kebisingan, getaran, bau, asap, dll), serta
pencemar spesifik seperti freon dan gas rumah kaca. ldentifikasi terhadap
aspek penting lingkungan di tiap proses dilakukan terhadap aspek-aspek
yang berpotensi menimbulkan pencemaran, pemborosan sumber daya
alam, serta yang dapat mengakibatkan bencana lingkungan.
c. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
Pengelolaan keselamatan harus sesuai dengan peraturan dan
persyaratan yang berlaku serta senantiasa mencegah terjadinya kecelakaan.
Nestl melakukannya dengan cara melaksanakan identifikasi terhadap
bahaya-bahaya yang beresiko tinggi, kemudian menyesuaikannya dengan
peraturan, persyaratan serta norma-norma yang berlaku, lalu dilaksanakan
dengan dibantu oleh prosedur pengelolaan yang ada.
Bahaya dengan resiko tinggi adalah bahaya yang frekuensi terjadinya
cukup tinggi (hampir setiap hari) dan atau frekuensinya rendah, namun
tingkat keparahannya tinggi. Bahaya yang termasuk beresiko tinggi adalah
bekerja di ketinggian, pekerjaan dengan alat bergerak bermotor (forklift,
truk, dll), pengoperasian boiler, power generator, kompresor,
pengoperasian mesin egron, pekerjaan khusus, serta pekerjaan dengan
high/low pressure, high/low temperature, dan chemical explosure. Hal
yang harus dilakukan terhadap safety adalah mengetahui bahaya resiko tinggi di tiap tahap
proses, yaitu yang dapat mengakibatkan orang cedera,
berpotensi menyebabkan kerusakan bangunan, fasilitas dan sarana kerja,
yang dapat mengakibatkan orang menjadi sakit/penyakit akibat kerja, dan
yang dapat mengakibatkan bencana lingkungan. Baik lingkungan maupun
K3 harus dilakukan berdasarkan prosedur pengendalian yang bersesuaian.
Beberapa kegiatan utama, selain kegiatan rutin dokumentasi dan
meeting yang dilakukan oleh lMS champions PT. Nl-PF adalah lMS Kick
Off, external meeting, dan benchmarking ke PT. Great Giant Pineapple
(PT. GGP). Pada tanggal l6 Maret 2007, lMS champions melaksanakan
lntegrated Management Systems Kick Off. Kegiatan ini merupakan
pembuktian bahwa lMS siap untuk diterapkan di PT. Nl-PF. Kegiatan ini
dihadiri oleh karyawan, para HOD, serta Factory Manager. Acara dibuka
dengan sambutan dari Factory Manager, dilanjutkan dengan presentasi
mengenai lntegrated Management Systems oleh MR dan DMR, lalu
diakhiri dengan hand over folder dokumen lMS dari Factory Manager
kepada lMS champions.
External meeting yang dilakukan pada tanggal l0 April 2007
merupakan salah satu rencana dari lMS Kick Off yang telah dilaksanakan
pada tanggal l6 Maret 2007 yang lalu. Program ini bertempat di Hotel
Sahid Bandar Lampung, dimulai pada pukul 08.00 dan diakhiri pada pukul
l7.00 WlB. Tujuan dilaksanakannya external meeting ini adalah agar para
lMS champions lebih berkonsentrasi ketika membedah klausul-klausul
lSO 900l, l400l, dan OHSAS l800l yang ada dalam ceklis audit.
Konsentrasi cukup sulit dicapai apabila meeting dilakukan di lingkungan
pabrik, hal ini disebabkan konsentrasi para champions akan terpecah
antara pekerjaan dan meeting proyek lMS.
Berdasarkan hasil dari external meeting ditetapkan bahwa distribusi
dokumen ke departemen-departemen dan line-nya dimulai pada 30 April
2007, sedangkan penarikan dokumen lama yaitu dimulai pada tanggal 2
Mei 2007. Target distribusi dokumen dan penarikan dokumen lama dapat
tercapai dengan baik, meskipun masih terdapat beberapa departemen yang
belum menarik dokumen lama mereka dari line. Tidak hanya itu, masih terdapat departemen
yang masih mendaftarkan dokumen level 4 mereka,
seharusnya seluruh dokumen baik level 2, 3, maupun 4 sudah didaftarkan
seluruhnya jauh sebelum target distribusi dokumen. Hal ini dapat
dimaklumi, sebab PT. Nl-PF hanya memiliki waktu 6 bulan dalam
menyelesaikan proyek ini hingga tahap sertifikasi. Tentunya hal ini
tidaklah mudah, terutama pada tahap dokumentasi, banyaknya dokumen
yang sebelumnya tidak begitu terkontrol menyebabkan sulitnya para lMS
champion dalam mendaftarkan seluruh dokumen mereka.
Salah satu action plan dalam proyek lMS ini adalah benchmarking
ke perusahaan pangan yang sudah lebih dulu menerapkan integrated
management system. Berdasarkan beberapa pertimbangan maka ditetapkan
bahwa perusahaan yang dikunjungi adalah PT. Great Giant Pineapple.
Jarak lokasi benchmarking merupakan salah satu pertimbangan bagi PT.
Nl-PF dalam memilih perusahaan untuk dilaksanakannya benchmarking.
Lokasi PT. GGP dapat ditempuh dalam waktu 2 jam dari PT. Nl-PF.
PT. GGP merupakan perusahaan pangan yang memproduksi serta
mengekspor buah nanas dalam kemasan kaleng. Perusahaan ini sudah
menerapkan lSO 900l sejak tahun l996, kemudian pada tahun-tahun
berikutnya perusahaan tersebut melengkapi sistem manajemennya dengan
lSO l400l, OHSAS l800l, lSO 22000, serta Social Accountability (SA).
PT. GGP banyak membagikan pengalamannya dalam hal proses
sertifikasi kepada PT. Nl-PF. Salah satu hal yang dapat dipelajari adalah
bagaimana karyawan PT. GGP menyusun serta mengatur dokumendokumen yang mereka
miliki. Pada awal sertifikasi, yaitu pada tahun
l996, PT. GGP menggunakan jasa konsultan dalam hal penyusunan
dokumen dan hal-hal lain yang terkait proses sertifikasi lSO 900l. Saat
itu, mereka menyusun dokumen dengan cara menulis kembali semua
dokumen lama ke dalam format lSO, hal ini tentunya memakan waktu
yang cukup lama. Namun hal ini justru membuat mereka cukup
berpengalaman dalam hal dokumentasi, sehingga pada sertifikasisertifikasi selanjutnya mereka
tidak lagi menggunakan tenaga konsultan,
pengalaman pada saat lSO 900l membuat mereka yakin dapat menyelesaikan sertifikasi yang
selanjutnya tanpa bantuan konsultan. Hal
tersebut memang terbukti, persiapan dokumentasi untuk empat sertifikasi
berikutnya memang mereka persiapkan sendiri.
lMS champions dari PT. Nl-PF diberi kesempatan untuk melihat
kondisi perusahaan PT. GGP. lMS champions berkeliling khususnya ke
bagian produksi, warehouse, engineering, QC, serta QA yang menyimpan
dokumen-dokumen milik PT. GGP. Sosialisasi mengenai kebijakan
perusahaan di PT. GGP dapat dikatakan cukup berhasil. Hal ini dibuktikan
pada saat Factory Manager PT. Nl-PF bertanya kepada salah seorang
karyawan yang sedang bekerja di line produksi, karyawan tersebut mampu
menjelaskan kebijakan dari perusahaan tempat dia bekerja. Benchmarking
ini sangat bermanfaat khususnya bagi PT. Nl-PF, sebab dari program
inilah PT. Nl-PF mendapat masukan-masukan mengenai apa saja yang
belum dilakukan, belum diketahui, bahkan mungkin sebelumnya tidak
disadari manfaat dan kepentingannya.
D. DOKUMENTASl lNTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM
PT. Nl-PF mempunyai kebijakan untuk mendokumentasikan lMS yang
diterapkan dengan tujuan :
l. Untuk memastikan seluruh dokumen (internal atau eksternal) yang
digunakan di PT. Nestl lndonesia - Panjang Factory dalam keadaan
terkendali.
2. Sebagai prasarana untuk pelatihan karyawan.
3. Sebagai pembuktian penerapan sistem.
4. Sebagai sumber informasi yang dapat digunakan pada saat akan
melakukan perbaikan atau peningkatan proses maupun produk.
Dokumentasi lMS terdiri dari beberapa tingkatan dokumen, yaitu level
l, 2, 3, dan 4. Dokumen level l adalah Kebijakan dan Manual Nestl,
dokumen level 2 adalah prosedur yang menjabarkan proses-proses dan
aktivitas-aktivitas utama yang ada di pabrik Panjang dengan ruang lingkup
antar departemen. Dokumen level 3 adalah instruksi kerja yang merupakan
dokumen praktis dan operasional di tiap-tiap line atau mesin dengan ruang lingkup di
departemen tertentu, sedangkan dokumen level 4 berupa form-form
dan standar yang digunakan baik dalam proses produksi maupun dalam
proses-proses pendukungnya.
Gambar 9. Struktur dokumentasi PT. Nl-PF
Selain itu, terdapat juga dokumen-dokumen pendukung, yaitu dokumen
EA/HlRA (Environmental Aspects/Hazard and Risk Assessment) atau aspek
lingkungan dan bahaya kerja, Objective Factory dan departemen di bidang
QSHE (mutu, K3, dan lingkungan), dan dokumen Job Description dari tiaptiap fungsi. Struktur
dokumentasi PT. Nl-PF dapat dilihat pada Gambar 9.
MR PT. Nl-PF akan melakukan kontrol terhadap semua dokumen yang
dijadikan pedoman bagi karyawan dan dokumen yang terkait dengan lMS
diatur sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen dan persyaratan lSO
900l:2000, OHSAS l800l:l999 dan lSO l400l:2004. Penyusunan,
perubahan, penarikan dan pengendalian dokumen dilakukan sesuai dengan
prosedur pengendalian dokumen.
Dokumen harus dipastikan:
a. Ditetapkan lokasinya.
b. Ditinjau secara teratur minimal l kali setahun, diubah atau direvisi jika
perlu dan hanya boleh disetujui oleh personil yang berwenang.
c. Versi yang berlaku tersedia di tempat kerja yang relevan untuk
memastikan pelaksanaan pengendalian operasional yang efektif.
Level lV
Kebijakan dan Manual
lnstruksi Kerja/Wl
Prosedur
Form, Standar, Job
Description, QMS, dsb d. Versi yang tidak berlaku segera ditarik dari lokasi dan dimusnahkan
dan
dipastikan tidak digunakan sebagai referensi operasional, atau jika untuk
disimpan jika perlu dengan identitas tertentu.
e. Dokumen di lapangan dan terkendali harus bisa dibaca dan dimengerti oleh
personil terkait, dipelihara dan dipastikan penyimpanannya sehingga dapat
diperoleh segera jika diperlukan.
f. Semua dokumen yang ditujukan pada pihak eksternal harus melalui
persetujuan MR atau jika perlu manajemen puncak dan statusnya adalah
tidak terkendali.
Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari soft copy dan hard copy.
Dokumen soft copy terdapat di dalam master list intranet yang hanya dapat
diakses oleh user tertentu saja. Dokumen yang berbentuk hard copy akan
diberi nomor sesuai dengan master list lalu distempel sesuai dengan status
dokumen. Dokumen yang digunakan akan diberi stempel "dokumen
terkendali" lalu pada stempel tersebut dituliskan nomor salinan dokumen.
Dokumen lama yang tidak digunakan lagi akan diberi stempel "obsolete".
Document controller membuat daftar penarikan dokumen lama dan
penyerahan dokumen baru sesuai dengan dokumen yang diterima dan yang
diberikan, lalu ditandatangani sebagai tanda terima. Seluruh dokumen asli
baik dokumen lama maupun yang baru kemudian disimpan oleh document
controller. Document controller PT. Nl-PF akan menyimpan dan memelihara
catatan yang ada di PT. Nestl lndonesia Panjang Factory dengan cara:
l. Menyimpannya pada tempat tertentu yang dapat menghindari catatan
hilang atau rusak.
2. Menyimpan catatan sesuai masa penyimpanannya. Lama penyimpanan
catatan ditulis pada master list catatan pada masing-masing departemen.
Dasar penentuan masa simpan catatan adalah persyaratan pemerintah,
persyaratan pelanggan, dan pertimbangan internal. Diagram alir pembuatan
maupun revisi dokumen dapat dilihat pada Gambar l0. Gambar l0. Diagram alir dalam
membuat / revisi prosedur / instruksi kerja/ form /
checklist
l. Kebijakan dan Manual
Kebijakan dan manual merupakan dokumen level satu. Kebijakan
adalah pernyataan mengenai komitmen manajemen puncak PT. Nestl
lndonesia terhadap mutu, lingkungan, dan K3. Kebijakan disahkan oleh
President Director Nestl lndonesia. Kebijakan yang dibuat harus sesuai
dengan sifat dan tujuan organisasi serta sesuai dengan sifat, skala, dan
dampak dari aktifitas dan produknya terhadap lingkungan.
Kebijakan berisi komitmen perusahaan dalam memenuhi persyaratan
pelanggan, komitmen dalam mencegah pencemaran, serta komitmen
OK
tidak
ya
Susun / modifikasi dokumen baru
/
Terima dokumen eksternal
Review Dokumen Baru
Pendaftaran Dokumen
Penggandaan & Distribusi
Dokumen
Penggunaan Dokumen
Mulai
Selesaidalam menjalankan peraturan, meliputi produk, proses, K3, dan
lingkungan, dan persyaratan lainnya. Kebijakan merupakan kerangka kerja
perusahaan dalam membuat sasaran, kemudian harus dilakukan tinjauan
terhadap kesesuaiannya.
Manual adalah penjelasan dari kebijakan, yaitu pedoman yang
menjelaskan mengenai penerapan lMS di lingkungan pabrik. Manual
berisi administrasi, status revisi dan penjelasan revisi, pengendalian
dokumen, prosedur permintaan, profil perusahaan, riwayat singkat,
produk/jasa yang dihasilkan, dan struktur organisasi. Manual dengan jelas
memaparkan pendekatan proses dan obyektif proses, identifikasi aspek
penting lingkungan, identifikasi bahaya kerja resiko tinggi, serta kebijakan
pengendalian mutu, K3, dan lingkungan, dengan menyertakan persyaratan
dari acuan standar lSO 900l, lSO l400l, dan OHSAS l800l.
Manual di PT. Nl-PF dibuat oleh MR yang kemudian disahkan oleh
Factory Manager (Chief Executief lMS). Manual bersifat rahasia dan
hanya didistribusikan pada level Head of Department dalam bentuk
salinan dan harus telah bernomor serta distempel "dokumen terkendali"
setelah melalui persetujuan document controller. Manual boleh
didistribusikan pada pelanggan bila secara komersial dipandang perlu atau
apabila dituntut dalam persyaratan kontrak. Semua distribusi eksternal
harus mendapat persetujuan dari MR. Salinan yang didistribusikan kepada
pelanggan termasuk ke dalam salinan tidak terkendali sehingga tidak dapat
diperbarui.
2. Prosedur
Prosedur merupakan dokumen level tiga yang berlaku umum dan
mengatur suatu aktivitas yang melibatkan lebih dari satu departemen.
Prosedur menjabarkan proses-proses/aktivitas-aktivitas utama yang ada di
pabrik Panjang dengan ruang lingkup antar departemen. Prosedur yang
dibuat harus memuat prosedur operasional secara rinci yang mendukung
pernyataan kebijakan dan ringkasan prosedur yang termuat dalam manual. Prosedur dibuat
oleh HOD, diperiksa oleh MR, dan disetujui oleh
FM. Dokumen ini bersifat rahasia khusus internal Nestl dan salinan
dokumennya hanya dibagikan kepada HOD dan pihak-pihak yang terkait
prosedur tersebut. Format prosedur berupa narasi, diagram alir, dan semi
diagram alir. Format prosedur PT. Nl-PF dapat dilihat pada Tabel 3.
Contoh prosedur yang belum terisi dapat dilihat pada Lampiran 6.
Tabel 3. Format Prosedur PT. Nl-PF
lSl FUNGSl
Title Menginformasikan tema aktivitas yang dilakukan.
Terdiri dari klasifikasi dokumen, nomor dokumen,
tanggal pengeluaran dan efektif dari dokumen.
Terdapat pula kolom tanda tangan yang terdiri dari
issued by, checked by, dan approved by.
Applicable to Menginformasikan departemen yang terkait dalam
penerapan prosedur.
Aim Menjelaskan mengenai tujuan dari penerapan
prosedur.
Scope Memberikan informasi mengenai tugas dan tanggung
jawab bagi pihak yang terkait terhadap pelaksanaan
prosedur.
Reference Menginformasikan referensi yang digunakan dalam
penerapan prosedur.
Content Terdiri dari definisi/istilah yang digunakan dalam
prosedur, rincian/langkah-langkah dalam pelaksanaan
prosedur, dan catatan yang berhubungan dengan
pelaksanaan prosedur.
Safety aspects Menginformasikan mengenai aspek-aspek kesehatan
dan keselamatan yang dapat terjadi sebagai akibat dari
pelaksanaan prosedur.
Environmental aspects Menginformasikan mengenai aspek-aspek lingkungan
yang dapat terjadi akibat dari pelaksanaan prosedur.
Related documents Menginformasikan mengenai dokumen-dokumen
yang berkaitan dengan prosedur, dapat berupa
working instruction, standar, SAP, dll.
3. lnstruksi Kerja/Working instruction (Wl)
Wl adalah dokumen level tiga yang merupakan penjelasan rinci dari
pelaksanaan suatu aktivitas dalam prosedur yang pada umumnya
dilakukan oleh satu jabatan atau posisi dengan mempertimabangkan
kecakapan personel dan pengaruh aktivitas terhadap mutu. Format yang digunakan berupa
narasi dan gambar/foto/video. Contoh instruksi kerja
yang belum terisi dapat dilihat pada Lampiran 7.
Tabel 4. Perbandingan Prosedur dengan lnstruksi Kerja
Prosedur lnstruksi Kerja
Memberikan gambaran umum suatu
proses.
Secara rinci menjelaskan tugas yang
harus dikerjakan.
Biasanya membutuhkan dokumen
penunjang dalam pelaksanaannya.
Biasanya dapat berdiri sendiri.
Digunakan oleh banyak personel dari
berbagai bagian / posisi.
Digunakan oleh satu posisi di bagian
tertentu.
4. Records / Catatan
Catatan adalah dokumen pendukung berjenis khusus, di PT. Nl-PF
disebut sebagai dokumen level 4. Pada pelaksanaannya, dokumen level 4
ini tidak hanya terdiri dari catatan (form dan checklist), tetapi juga terdiri
dari standar, Quality Monitoring Scheme (QMS), EA/HlRA, job
description, MSDS, dll. Catatan merupakan bukti implementasi sistem
yang sesuai dengan persyaratan standar dan juga merupakan bentuk
komunikasi antar departemen.
Tabel 5. Perbandingan Jumlah Dokumen di PT. Nl-PF
No. Fungsi / Departemen Prosedur Wl Form
l Secretary 3 - 6
2 Safety Health Environment l3 l8 22
3 Quality Assurance 9 93 l65
5 Production l l60 l36
6 Resource Planning Unit 5 28 l8
7 Application Group l l3 8
8 Finance and Control 3 3l 37
9 Human Resources - 9 94
l0 lndustrial Performance - 3 ll
ll Engineering - 78 53
Jumlah 35 433 552
Note : Jumlah dapat berubah sewaktu-waktu.
Aspek pengendalian catatan adalah identitas, penyimpanan,
pemeliharaan, dan pemusnahan. ldentitas terdiri dari siapa yang membuat
catatan dan kapan dibuatnya. Aspek penyimpanan terdiri dari masa
simpan, metode simpan, metode indeks, lokasi penyimpanan,dan tanggung
jawab. Aspek pemeliharaan yaitu dapat dibaca, dapat ditelusuri, dapat diperoleh dengan
mudah, sedangkan aspek pemusnahan terdiri atas
metode pemusnahan dan status kerahasiaan. Contoh form dapat dilihat
pada Lampiran 8, sedangkan perbandingan jumlah dokumen PT. Nl-PF
dapat dilihat pada Tabel 5.
E. AUDlT lNTERNAL
Ada dua tipe audit yang dibutuhkan dalam meregistrasi standar, yaitu
audit oleh suatu badan sertifikasi eksternal yang biasa disebut sebagai audit
eksternal, dan audit oleh staf internal yang telah di training untuk mengaudit
yang disebut sebagai audit internal. Tujuannya adalah untuk meninjau
perbaikan proses, menguji bahwa sistem berjalan dengan semestinya, mencari
perbaikan dan memperbaiki atau mencegah masalah-masalah yang
teridentifikasi (Anonim, 2007
c
).
Teknik audit dapat dilakukan dengan beberapa tahapan, yaitu rapat
pembukaan audit, mengidentifikasi proses, mengaudit, mengumpulkan dan
memverifikasi informasi, temuan audit, pertemuan tim audit, rapat penutupan,
pelaporan audit, mendokumentasikan ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan.
Audit internal akan diaudit oleh auditor yang merupakan staf/karyawan
PT. Nl-PF yang telah melaksanakan training audit internal dari kantor pusat.
Audit internal di PT. NlPF dijadwalkan dimulai tanggal l5 Mei 2007.
Namun pelaksanaannya harus diundur satu hari, yaitu pada tanggal l6 Mei
2007. Keputusan ini diambil pada saat opening meeting internal audit, para
HOD menginginkan penjelasan rinci mengenai penilaian audit serta hasil dari
benchmarking para lMS champion ke PT. Great Giant Pineapple. Oleh karena
itu, jadwal internal audit pun sedikit mengalami perubahan, yaitu
pelaksanaannya dimulai tanggal l6 Mei 2007 hingga 25 Mei 2007, dimana
departemen yang seharusnya diaudit pada tanggal l5 Mei kemudian
dipindahkan ke tanggal 25 Mei.
Pada saat pelaksanaan audit internal, penilaian terhadap pemenuhan
dokumen adalah l00%, observasi 75%, dan interview 75%. Temuan atau
finding terdiri dari mayor, minor, dan improvement, dengan kategori temuan
miss, hit, serta not applicable (NA). Temuan mayor adalah ketika ada pasalpasal dari lSO yang
tidak diterapkan oleh auditee. Temuan ini dapat menyebabkan auditee tidak lolos sertifikasi,
sebab apabila ditemukan satu saja
major finding, maka auditor tidak dapat meloloskan auditee.
Suatu temuan dikatakan minor apabila pasal-pasal dari lSO sudah
diterapkan, namun pada kenyataannya tidak diterapkan secara maksimal.
Reoccurent minor atau temuan minor pada saat audit yang selanjutnya dapat
berubah menjadi temuan mayor. Temuan improvement berupa temuan yang
dapat langsung dilakukan continual improvement, misalnya ditemukan
dokumen dengan nomor dokumen yang mengalami kesalahan pengetikan atau
ada dokumen yang belum diberi stempel. Temuan minor dan improvement ini
tidak menyebabkan kegagalan dalam sertifikasi, hanya saja semua temuan
tersebut harus dilaporkan dalam dokumen CAPA (Corrective and Preventive
Action), begitu pula dengan temuan mayor, yang kemudian harus dilakukan
continual improvement. Dapat dikatakan bahwa yang mampu menghambat
bahkan menggagalkan sertifikasi bukan disebabkan oleh banyaknya temuan
tetapi jenis temuannya. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki setiap
temuan berbeda-beda, disesuaikan dengan jenis temuan dan tingkat keparahan
temuan. Berikut ini adalah hasil temuan dari audit internal.
Tabel 6 menunjukkan temuan-temuan di departemen QA. Prosedur
pengendalian dokumen eksternal tidak tersedia. Document controller
merupakan penanggung jawab dari temuan ini. Tindakan perbaikan dan
pencegahan yang dilakukan adalah segera mencetak dan mendistribusikan
prosedur pengendalian dokumen eksternal ke departemen yang bersangkutan.
Temuan lain yang berkaitan dengan dokumen adalah dokumen lama belum
distempel "obsolete" dan beberapa form belum diregistrasi. Tindakan
perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah memberi stempel lalu
menarik semua dokumen lama dari line. Tidak hanya itu, champions harus
meregister dan memberi nomor semua form yang ada di areanya. Temuantemuan ini mengacu
pada klausul lMS, yang terdiri dari lSO 900l, lSO l400l
dan OHSAS l800l, yaitu klausul 4.2.3 untuk lSO 900l dan 4.4.5 untuk lSO
l400l dan OHSAS l800l.
Hingga pada saat audit internal, departemen ini belum membuat jadwal
untuk meninjau Key Performance lndicator (KPl). Temuan ini mengacu pada lSO 900l klausul
6.2.2 dan merupakan tanggung jawab dari HOD QA.
Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah segera
membuat jadwal peninjauan KPl agar pelaksanaannya terjadwal. Temuan di
departemen QA yang cukup kritis adalah belum adanya surat pengangkatan
MR. Sampai dengan tahap audit internal, surat pengangkatan MR ini sedang
dalam proses pembuatan. Persyaratan yang berkaitan dengan temuan ini
adalah lSO 900l klausul 5.5.2 mengenai wakil manajemen. Tindakan
perbaikan dan pencegahannya adalah membuat surat pengangkatan lalu
mensosialisasikannya.
Tabel 6. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen QA
No. Temuan
Persyaratan Referensi
Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan
lSO
900l
lSO
l400l
OHSAS
l800l
l
Prosedur pengendalian
dokumen eksternal tidak
tersedia.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Prosedur pengendalian
dokumen eksternal
segera dicetak dan
didistribusikan.
2
Dokumen lama belum
distempel "obsolete".
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Semua dokumen lama
diberi tanda "obsolete"
dan ditarik dari line.
3 Form belum diregistrasi. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Champions harus
meregister dan memberi
nomor semua form yang
ada di areanya.
4
Tidak terdapat jadwal
peninjauan Key
Performance lndicator
(KPl).
6.2.2 - -
Buat jadwal tinjauan
KPl.
5
Tidak ada surat
pengangkatan MR.
5.5.2 - -
Buat surat
pengangkatan MR dan
sosialisasikan.
6
Prosedur komunikasi
internal belum
mencantumkan aspek
mutu.
5.5.3 4.4.3 4.4.3
Cantumkan aspek mutu
pada revisi prosedur
komunikasi internal.
7
lCP tidak dikalibrasi
sesuai dengan jadwal
dan tidak diberi label.
7.6 - -
Kalibrasi sesuai dengan
jadwal dan beri label
pada alat yang telah
dikalibrasi.
8
Konsep dan laporan
tidak mengikuti
persyaratan lSO.
8.5.2 4.5.3 4.5.2
Gunakan persyaratan
lSO dalam
melaksanakan
perbaikan dan gunakan
form yang sesuai
dengan lSO. Prosedur komunikasi internal yang terdapat di departemen QA tidak
mencantumkan aspek mutu. Hal ini mengacu pada klausul lMS mengenai
komunikasi internal, yaitu klausul 5.5.3 untuk lSO 900l dan 4.4.3 untuk lSO
l400l dan OHSAS l800l. Temuan ini merupakan tanggung jawab dari
document controller. Selain itu, ditemukan pula lCP (lnternal Control Plan)
yang tidak dikalibrasi sesuai dengan jadwal dan tidak diberi label. lCP
berfungsi untuk memonitor peralatan yang ada, khususnya alat-alat di
departemen QA. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan
adalah melakukan kalibrasi sesuai dengan jadwal lalu memberi label pada alat
yang telah dikalibrasi. Temuan ini berkaitan dengan klausul 7.6 lSO 900l
mengenai pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran.
Pada dasarnya, departemen QA telah melaksanakan continual
improvement, hanya saja konsep dan laporannya tidak mengikuti persyaratan
lSO, sehingga hal ini juga menjadi suatu temuan. Temuan ini mengacu pada
klausul lMS mengenai komunikasi internal, yaitu klausul 8.5.2 lSO 900l
mengenai tindakan perbaikan serta klausul 4.4.3 lSO l400l dan OHSAS
l800l mengenai ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan.
Tabel 7 merupakan temuan hasil audit internal departemen Production
(Filling/Packing) dan Application Group. Pada saat observasi, tidak terdapat
dokumen yang menjelaskan peraturan pengoperasian alat angkat-angkut.
Tidak tersedianya dokumen yang menjelaskan peraturan forklift menyebabkan
operator forklift tidak mengetahui bahaya-bahaya yang dapat terjadi akibat
mengoperasikan alat tersebut. Champion yang bertanggung jawab pada
temuan ini harus membuat dokumen pengoperasian alat angkat-angkut beserta
dokumen pelatihannya. Selain itu, prosedur keadaan darurat tidak pernah diuji
coba secara teratur, tidak ada checklist atau record yang menyatakan bahwa
prosedur tersebut telah dilaksanakan dengan semestinya.. Kedua temuan ini
berhubungan dengan lSO l400l dan OHSAS l800l, yaitu klausul 4.4.6
mengenai pengendalian operasional. Tabel 7. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen F/P
dan AG
No. Temuan
Persyaratan Referensi
Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan
lSO
900l
lSO
l400l
OHSAS
l800l
l
Tidak ada dokumen yang
menjelaskan peraturan
pengoperasian alat
angkat-angkut.
- 4.4.6 4.4.6
Buat dokumen
pengoperasian alat
angkat-angkut beserta
pelatihannya.
2
Prosedur keadaan
darurat tidak pernah diuji
coba secara teratur (tidak
ada checklist atau
record).
- 4.4.6 4.4.6
Perbarui checklist dan
report serta selalu
jalankan prosedur
secara rutin.
3
Prosedur pengendalian
dokumen eksternal tidak
tersedia.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Prosedur pengendalian
dokumen eksternal
segera dicetak dan
didistribusikan.
4
Dokumen lama belum
distempel "obsolete".
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Semua dokumen lama
diberi tanda "obsolete"
dan ditarik dari line.
5
Dokumen / Wl masih
berada di meja SO FP.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Segera distribusikan
dokumen ke area yang
bersangkutan.
6
Tidak ada CAPA untuk
setiap target objektif dan
program yang tidak
tercapai.
5.4.l
8.3
4.3.3
4.5.3
4.3.3
4.5.2
Buat CAPA untuk
setiap target objektif
dan program yang tidak
tercapai.
7
Tidak ada prosedur
pengendalian sisa limbah
(tinta) mesin coding.
- 4.4.6 4.4.6
Buat prosedur
pengendalian sisa
limbah (tinta) mesin
coding.
8
Beberapa form belum
diregistrasi.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Champions harus
meregister dan memberi
nomor semua form yang
ada di areanya.
9
Belum ada tagging /
label pada alat /
instrumen ukur dan tidak
ada record hasil
kalibrasi.
7.6 - -
Buat label pada semua
alat ukur dan
konsistensi dalam
membuat record.
l0
Quality Monitoring
Scheme (QMS) belum
ditandatangani dan
belum didistribusikan ke
line.
8.2.4 - -
Perbarui QMS dan
distribusikan.
ll
Catatan mutu hasil
pemantauan dan
pengukuran belum
ditandatangani oleh
operator, SO, FLM.
8.2.4 - -
Selalu ingatkan
operator, SO, dan FLM
untuk menandatangani
catatan mutu. Seperti departemen QA, di departemen ini juga tidak terdapat prosedur
pengendalian dokumen eksternal, masih terdapat dokumen lama yang belum
distempel "obsolete", serta terdapat form yang belum diregistrasi. Temuantemuan ini mengacu
pada klausul lMS, yang terdiri dari lSO 900l, lSO l400l
dan OHSAS l800l, yaitu klausul 4.2.3 untuk lSO 900l dan 4.4.5 untuk lSO
l400l dan OHSAS l800l. Dokumen baru yang telah didistribusi pun masih
berada di meja Shift Operator (SO) Filling Packing. Letak dokumen-dokumen
baru tersebut kurang dapat diakses oleh karyawan lain. Champion yang
bertugas harus segera mendistribusikan dokumen tersebut ke area yang
bersangkutan. Klausul yang berkaitan dengan temuan ini tidak berbeda dengan
klausul pada temuan prosedur pengendalian dokumen eksternal di atas.
Selain itu, objektif, target dan program sudah ditetapkan baik secara
corporate dan departemental serta telah dipantau pencapaiannya secara
teratur. Hanya saja tindakan perbaikan dan pencegahan untuk objektif, target
dan program yang tidak tercapai belum dibuatkan. Klausul yang berkenaan
dengan temuan ini adalah lSO 900l klausul 5.4.l dan 8.3, lSO l400l klausul
4.3.3 dan 4.3.5, serta OHSAS l800l klausul 4.3.3 dan 4.5.2. Temuan juga
mengarah pada aktivitas yang memiliki aspek lingkungan penting namun tidak
diidentifikasikan. Hal ini ditemukan pada mesin coding S4 yang tidak
memiliki prosedur pengendalian sisa limbah (tinta). Temuan mengacu pada
lSO l400l dan OHSAS l800l klausul 4.4.6. Tindakan perbaikan dan
pencegahan yang harus dilakukan adalah membuat prosedur pengendalian sisa
limbah (tinta) mesin coding.
Sebagian besar peralatan/instrumen ukur tidak diberi label kalibrasi.
Tidak hanya itu, hasil kalibrasi pun tidak dicatat dalam suatu record.
Persyaratan yang digunakan adalah lSO 900l klausul 7.6. Tindakan yang
harus dilakukan adalah membuat label pada semua alat ukur dan selalu
konsisten dalam membuat record. Quality Monitoring Scheme (QMS) yang
dibuat oleh QA belum ditandatangani dan didistribusikan ke line. Temuan ini
disebabkan pada saat distribusi dokumen seluruh QMS belum selesai diupdate oleh QA.
Temuan lainnya adalah catatan mutu hasil pemantauan dan
pengukuran belum ditandatangani oleh operator, SO, dan FLM (First Line Manager). Catatan
mutu adalah record berbentuk berbentuk form yang
kemudian ditandatangani oleh operator, SO atau FLM. Tindakan perbaikan
dan pencegahan yang dapat dilakukan yaitu dengan selalu mengingatkan
operator, SO, dan FLM untuk menandatangani catatan mutu. Temuan QMS
maupun catatan mutu mengacu pada klausul 8.2.4 di dalam lSO 900l.
Tabel 8. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen FlCO
No. Temuan
Persyaratan Referensi
Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan
lSO
900l
lSO
l400l
OHSAS
l800l
l
Sebanyak 50%
responden yang
diwawancara tidak dapat
menjelaskan kebijakan
QSHE.
5.3 4.2 4.2
Sosialisasikan kebijakan
QSHE kepada seluruh
anggota FlCO.
2
Training matrix belum
diperbarui.
- 4.4.l 4.4.l
Training matrix harus
segera diperbarui dan
dikomunikasikan pada
seluruh karyawan.
3
Pengendalian dokumen
belum sesuai prosedur
pengendalian dokumen.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Pengendalian dokumen
harus mengikuti
prosedur pengendalian
dokumen.
4
Tidak ada prosedur
pengendalian dokumen
eksternal.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Buat prosedur
pengendalian dokumen
eksternal.
5
Belum ada penentuan
interval pelaksanaan
tinjauan manajemen.
5.6 4.6 4.6
Tentukan interval waktu
pelaksanaan tinjauan
manajemen.
6
Belum ada pengujian
terhadap supplier.
7.4.3 - -
Buat jadwal dan
lakukan pengujian
terhadap supplier.
7
Job title belum
diperbarui.
5.0 4.4.l 4.4.l
Job title harus segera
diperbarui dan
dikomunikasikan pada
karyawan yang
bersangkutan.
Temuan-temuan di departemen Finance and Control (FlCO) dapat
dilihat pada Tabel 8. Terdapat 50% responden tidak mampu menjelaskan
kebijakan QSHE pada saat interview audit internal. Hal ini dikarenakan
kurangnya sosialisasi kebijakan QSHE pada karyawan. Temuan ini menjadi
tanggung jawab HOD FlCO. Persyaratan mengenai kebijakan yang berkenaan
dengan temuan ini adalah lSO 900l klausul 5.3, lSO l400l dan OHSAS
l800l klausul 4.2. Selain itu, ditemukan pula status training matrix yang belum diperbarui.
Tindakan yang harus dilakukan terutama oleh champions
yang berwenang adalah memperbarui training matrix lalu
mengkomunikasikannya pada seluruh karyawan. Temuan ini mengacu pada
persyaratan lSO l400l dan OHSAS l800l, yaitu klausul 4.l mengenai tugas,
tanggung jawab dan wewenang.
Pengendalian dokumen yang dilakukan oleh departemen ini belum
sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen. Temuan lainnya adalah
prosedur pengendalian dokumen eksternal tidak terdapat di departemen FlCO.
Kedua temuan ini berkaitan dengan klausul lMS mengenai pengendalian
dokumen, yaitu klausul 4.2.3 pada lSO 900l serta klausul 4.4.5 di dalam lSO
l400l dan OHSAS l800l. Selain itu, departemen ini belum melakukan
penentuan interval terhadap pelaksanaan tinjauan manajemen sehingga hal ini
pun menjadi temuan. Dalam melaksanakan continual improvement, HOD
FlCO harus segera menentukan interval waktu pelaksanaan tinjauan
manajemen.
Auditor juga mendapati tidak adanya dokumen audit terhadap supplier.
Temuan ini berkaitan dengan klausul 7.4.3 di dalam lSO 900l, yaitu mengenai
verifikasi terhadap produk. Karyawan yang bertanggung jawab terhadap
temuan ini harus segera membuat jadwal dan melakukan pengujian terhadap
supplier. Terdapat pula job title yang belum diperbarui. Pada saat audit
ditemukan karyawan dengan jenis pekerjaan yang tidak sesuai dengan job
title-nya. Job title yang ada menyatakan jenis pekerjaan lama. Persyaratan
yang berkaitan dengan temuan ini adalah lSO 900l klausul 5.0 serta lSO
l400l dan OHSAS l800l pada klausul 4.4.l. Tindakan perbaikan dan
pencegahan yang harus dilaksanakan adalah segera memperbaiki job title dan
mengkomunikasikannya pada karyawan yang bersangkutan.
Daftar temuan di departemen Engineering dapat dilihat pada Tabel 9.
Tidak jauh berbeda dengan departemen lain, pada departemen ini juga terdapat
dokumen lama yang belum distempel "obsolete". Sebagian dokumen lama
tersebar dibeberapa bagian departemen ini sehingga tidak terbawa pada saat
penyerahan dokumen lama kepada document controller. Tindakan perbaikan
dan pencegahan yang harus dilakukan adalah semua dokumen lama di area engineering
dikumpulkan dan diserahkan kepada document controller untuk
distempel dan disimpan.
Tabel 9. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen Engineering
No. Temuan
Persyaratan Referensi
Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan
lSO
900l
lSO
l400l
OHSAS
l800l
l
Terdapat dokumen
lama yang belum
distempel "obsolete".
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Semua dokumen lama di
area engineering
dikumpulkan dan
diserahkan kepada
document controller
untuk distempel dan
disimpan.
2
Beberapa checklist, log
book, dan log sheet
belum diberi nomor.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Champion harus
meregister dan memberi
nomor semua form yang
ada di areanya.
3
Dokumen elektronik
belum diregistrasi.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Penanggung jawab
pengendalian dokumen di
engineering harus
melaporkan setiap
technical drawing untuk
diberi stempel terkendali
dan melakukan record
penyebaran dokumen
tersebut.
Selain itu, beberapa checklist, log book, dan log sheet juga belum diberi
nomor. Agar continual improvement terlaksana dengan efektif maka champion
harus meregister dan memberi nomor semua form yang ada di areanya. Tidak
hanya itu, dokumen elektronik juga belum diregistrasi. Dokumen elektronik
ini berupa program di dalam komputer, biasanya merupakan dokumen level 4.
Penanggung jawab pengendalian dokumen di engineering harus melaporkan
setiap technical drawing untuk diberi stempel terkendali dan melakukan
record penyebaran dokumen tersebut. Ketiga temuan tersebut mengacu pada
klausul pengendalian dokumen, yaitu 4.2.3 di dalam lSO 900l serta 4.4.5 di
dalam lSO l400l dan OHSAS l800l.
Temuan-temuan di departemen Resources Planning Unit (RPU) dapat
dilihat pada Tabel l0. Temuan pada departemen ini hampir sama dengan
departemen Engineering, yaitu berupa temuan pada dokumen. Masih terdapat
dokumen lama yang belum distempel "obsolete". Selain itu, Wl P3K masih berupa dokumen
lama. Champions harus segera mengganti Wl yang lama
dengan yang baru sesuai dengan persyaratan lMS serta memberi tanda
"obsolete" pada semua dokumen lama dan menariknya dari line. Kedua
temuan ini berkaitan dengan persyaratan lSO 900l klausul 4.2.3 serta lSO
l400l dan OHSAS l800l pada klausul 4.4.5.
Auditor juga menemukan QMS dalam format lama di line. QMS yang
ditemukan ini masih dalam keadaan update hanya saja formatnya tidak sesuai
dengan format lMS. Temuan ini menjadi tanggung jawab document
controller. Oleh sebab itu, document controller harus segera memperbaiki
QMS lalu mendistribusikannya kepada area-area yang bersangkutan.
Persyaratan yang mengacu pada temuan ini adalah persyaratan lSO 900l pada
klausul 8.2.4, yaitu mengenai pemantauan dan pengukuran produk.
Tabel l0. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen RPU
No. Temuan
Persyaratan Referensi
Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan
lSO
900l
lSO
l400l
OHSAS
l800l
l
Terdapat dokumen
lama yang belum
distempel "obsolete".
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Semua dokumen lama
diberi tanda "obsolete"
dan ditarik dari line.
2
Wl untuk P3K masih
dalam bentuk format
lama.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Ganti Wl yang lama
dengan yang baru sesuai
dengan persyaratan lMS.
3
Ditemukan QMS
dalam format lama di
line.
8.2.4 - -
Perbaiki QMS yang baru
dan distribusikan
Daftar temuan di departemen Production (Manufacturing) dapat dilihat
pada Tabel ll. Seperti temuan di departemen QA, di departemen ini tidak ada
prosedur pengendalian dokumen eksternal. Selain itu, terdapat beberapa form
belum diregistrasi. Kedua temuan ini berkenaan dengan persyaratan lSO 900l
klausul 4.2.3 serta lSO l400l dan OHSAS l800l pada klausul 4.4.5.
Terdapat log book yang tidak diisi secara teratur. Champions harus
mengingatkan PlC/penanggung jawab untuk mengisi log book secara
konsisten. Tidak hanya itu, terdapat pula log book yang tidak ditandatangani.
Temuan-temuan ini mengacu pada persyaratan lSO 900l klausul 7.5.3, yaitu
mengenai identifikasi dan mampu telusur. Tabel ll. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen
Production (Manufacturing)
No. Temuan
Persyaratan Referensi
Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan
lSO
900l
lSO
l400l
OHSAS
l800l
l
Tidak ada prosedur
pengendalian dokumen
eksternal.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Buat prosedur
pengendalian dokumen
eksternal.
2
Log book tidak diisi
secara teratur.
7.5.3 - -
lngatkan
PlC/penanggung jawab
untuk mengisi log book
secara konsisten.
3
Beberapa form belum
diregistrasi.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Champions harus
meregister dan memberi
nomor semua form yang
ada di areanya.
4
Terdapat log book yang
tidak ditandatangani.
7.5.3 - -
lngatkan PlC untuk
menandatangani log
book.
5
Perlu menambah
persyaratan pemerintah
dan konsumen.
7.2.l - -
Tambahkan persyaratan
dari pemerintah dan
konsumen.
6
Job description masingmasing karyawan baru
mencapai 70%.
5.0 4.4.l 4.4.l
Segera lengkapi job
description yang belum
dicetak.
7
Belum ada sosialisasi
QMR.
5.5.2 4.3.l 4.3.l
Buat surat resmi
pengangkatan QMR dan
sosialisasikan.
8
Prosedur komunikasi
internal belum
mencantumkan aspek
mutu.
5.5.3 4.4.3 4.4.3
Cantumkan aspek mutu
pada revisi prosedur
komunikasi internal.
9
Tidak terdapat rencana
peninjauan Key
Performance lndicator
(KPl).
6.2.2 - -
Buat rencana tinjauan
KPl.
l0
QMS belum
ditandatangani dan
belum didistribusikan ke
line.
8.2.4 - -
Perbarui QMS dan
distribusikan.
ll
Belum ada tagging /
label pada alat /
instrumen ukur dan tidak
ada record hasil
kalibrasi.
7.6 - -
Buat label pada semua
alat ukur dan
konsistensi dalam
membuat record.
l2
Daily tipping log book
tidak diisi secara teratur.
7.5.3 - -
lngatkan PlC untuk
memeriksa log book
secara teratur.
Berdasarkan temuan yang dilakukan oleh auditor, perusahaan ada
baiknya perlu menambah persyaratan pemerintah dan konsumen. Hal ini
berkaitan dengan persyaratan lSO 900l klausul 7.2.l mengenai penentuan persyaratan produk.
Selain itu, job description masing-masing karyawan di
departemen ini baru mencapai 70%. Hal ini disebabkan job description
tersebut hanya sebagian yang sempat tercetak. Persyaratan yang berkaitan
dengan temuan ini adalah persyaratan mengenai tanggung jawab manajemen.
Tindakan perbaikan yang dilakukan adalah segera melengkapi job description
yang belum dicetak.
Beberapa temuan di departemen ini tidak berbeda dengan departemen
lain. Temuan yang serupa dengan departemen Production Filling Packing
adalah belum adanya sosialisasi Quality Management Representative (QMR).
Tindakan utama yang harus dilaksanakan oleh champions adalah membuat
surat resmi pengangkatan QMR dan melakukan sosialisasi.
Selain itu, terdapat pula temuan yang serupa dengan temuan di
departemen QA, yaitu prosedur komunikasi internal belum mencantumkan
aspek mutu serta tidak adanya rencana peninjauan Key Performance lndicator
(KPl). Persyaratan yang berkaitan dengan temuan komunikasi internal ada
pada klausul lMS mengenai komunikasi internal, yaitu klausul 5.5.3 untuk
lSO 900l dan 4.4.3 untuk lSO l400l dan OHSAS l800l. Temuan ini
merupakan tanggung jawab dari document controller untuk segera
mencantumkan aspek mutu pada revisi prosedur komunikasi internal.
Tidak hanya itu, departemen ini juga belum membuat jadwal untuk
meninjau Key Performance lndicator (KPl). Temuan ini mengacu pada lSO
900l klausul 6.2.2 dan merupakan tanggung jawab dari HOD QA. Tindakan
perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah segera membuat
jadwal peninjauan KPl agar pelaksanaannya terjadwal.
Temuan lainnya adalah QMS belum ditandatangani dan belum
didistribusikan ke line, tidak terdapat tagging/label pada alat/instrumen ukur
dan tidak ada record hasil kalibrasi serta daily tipping log book yang tidak
diisi secara teratur. Ketiga tmuan ini berkenaan dengan persyaratan lSO 900l
berturut-turut, yaitu klausul 8.2.4, 7.6 dan 7.5.3. Tindakan perbaikan dan
pencegahan yang harus dilaksanakan adalah memperbarui QMS dan
mendistribusikannya, membuat label pada semua alat ukur dan konsistensi dalam membuat
record serta selalu mengingatkan PlC untuk memeriksa log
book secara teratur. Vl. KESlMPULAN DAN SARAN
A. KESlMPULAN
PT. Nestl lndonesia Panjang Factory menghasilkan dua jenis produk
kopi, yaitu kopi instan dan kopi mixes. Pada dasarnya proses produksi kedua
jenis produk kopi ini terdiri dari penyangraian, penggilingan, ekstraksi,
evaporasi dan pengeringan semprot (spray drying). Perbedaan antara kedua
kopi ini terletak pada proses setelah pengeringan semprot. Kopi instan
mengalami proses aglomerasi, sedangkan proses ini tidak dilakukan pada kopi
mixes.
Menurut Clarke dan Macrae (l989), aglomerasi pada kopi instan
merupakan bentuk granula yang dihasilkan dari bubuk kopi hasil pengeringan
semprot. Rata-rata ukuran granula adalah l.4 mm. Granula pada umumnya
berwarna lebih gelap dari pada bubuk kopi. Proses aglomerasi ini bertujuan
memperbaiki warna kopi dan meningkatkan kelarutan kopi instan.
Prinsip dari proses aglomerasi yaitu partikel kering/bubuk yang
merupakan hasil dari pengeringan semprot masuk ke dalam zona aglomerasi.
Selanjutnya permukaan partikel dibasahi oleh uap panas kondensasi. Pada
akhirnya partikel tersebut dikeringkan sehingga diperoleh partikel kopi
teraglomerasi.
Adanya tuntutan perdagangan global agar produk mampu berdaya saing
tinggi, antisipasi terhadap masyarakat yang dinamis dan kreatif, serta dengan
memperhatikan kesehatan dan keselamatan kerja karyawannya, menggerakkan
PT. Nl-PF, umumnya Nestl di dunia, untuk menerapkan lntegrated
Management System (lMS).
Sejak berdirinya PT. Nl-PF, perusahaan ini telah menerapkan sistem
manajemen internal yang terdiri dari sistem manajemen mutu yang disebut
Nestl Quality System (NQS), sistem manajemen lingkungan yang disebut
sebagai Nestl Environmental Management System (NEMS), dan sistem
manajemen K3 yang disebut Operational Safety, Health, and Risk
Management System (OSHRMS). Ketiga sistem manajemen ini ekuivalen dengan lSO 900l,
lSO l400l, dan OHSAS l800l yang ketiganya dikenal
sebagai lMS.
Dokumen yang digunakan di PT. Nl-PF terdiri dari level l hingga level
4. Dokumen level l adalah Kebijakan dan Manual Nestl, dokumen level 2
adalah prosedur yang menjabarkan proses-proses dan aktivitas-aktivitas utama
yang ada di pabrik Panjang dengan ruang lingkup antar departemen. Dokumen
level 3 adalah instruksi kerja yang merupakan dokumen praktis dan
operasional di tiap-tiap line atau mesin dengan ruang lingkup di departemen
tertentu, sedangkan dokumen level 4 adalah record yang terdiri dari form,
checklist, logbook, logsheet, standar, job description, EA / HlRA, dsb.
Proses penerapan lMS di PT. Nl-PF terdiri atas penyusunan dokumen
Process Mapping beserta Environmental Aspects (EA) dan Hazard
ldentification and Risk Assessment (HlRA), pemenuhan persyaratan undangundang dan
persyaratan lainnya, penyusunan dokumen dari level l hingga
level 4, sosialisasi dan penerapan lMS, internal audit, management review
meeting, serta continual improvement. Proses sertifikasi ini dibantu oleh
konsultan (lnQuest Consulting) yang memberikan pelatihan serta membantu
dalam penyusunan dokumen. Sampai saat kegiatan magang berakhir, proses
sertifikasi baru mencapai tahap audit internal pertama.
Berdasarkan hasil audit internal, didapatkan temuan-temuan yang berupa
minor, mayor, dan improvement. Temuan yang berupa temuan minor
diantaranya terdapat log book yang tidak ditandatangani, tidak ada record
hasil kalibrasi, Quality Monitoring Scheme yang belum update, prosedur
keadaan darurat tidak diuji coba secara teratur, terdapat aktivitas yang
memiliki aspek penting namun tidak diidentifikasi, lCP tidak dikalibrasi, dsb.
Temuan improvement yaitu berupa dokumen eksternal (Nestec) belum
didstribusikan, beberapa form dan dokumen elektronik belum diregistrasi,
terdapat dokumen lama yang belum distempel "obsolete", beberapa checklist,
log book, dan log sheet belum diberi nomor, dokumen masih berada di meja
SO, dsb.
Terdapat pula temuan yang termasuk temuan mayor, yaitu adanya
aktivitas tanpa dokumen, tidak adanya surat pengangkatan MR, tidak adanya dokumen
komunikasi internal, tidak adanya dokumen audit terhadap supplier,
dan belum tersedianya dokumen mengenai pengendalian dokumen eksternal.
Berdasarkan literatur, temuan mayor dapat menyebabkan suatu
organisasi tidak lolos sertifikasi. Sehingga apabila dikaitkan dengan temuan
mayor di PT. Nl-PF dapat dikatakan bahwa PT. Nl-PF belum dapat lolos
dalam sertifikasi lMS. Namun, hal ini terjadi pada tahap audit internal
pertama, sehingga apabila PT. Nl-PF melaksanakan continual improvement
dengan sungguh-sungguh maka perusahaan ini akan lolos pada audit eksternal
yang berarti berhasil dalam sertifikasi lMS. Batas waktu yang dibutuhkan
untuk memperbaiki setiap temuan berbeda-beda, disesuaikan dengan jenis
temuan dan tingkat keparahan temuan. Secara keseluruhan, persentase
implementasi lMS sudah mencapai 95,20%.
B. SARAN
Champions sebaiknya melaksanakan jadwal implementasi lMS sesuai
dengan target pelaksanaan secara berurutan, yaitu dimulai dari aktivitasaktivitas utama yang
terdiri dari identifikasi bahaya dan aspek-aspek
lingkungan, pelaksanaan objektif, target dan program, pelaksanaan rencana
mutu, sosialisasi, dokumentasi Nestl lntegrated Management System
(NlMS), kesiapan sumber daya manusia, dan implementasi NlMS. Sehingga
diharapkan implementasi lMS tidak terlalu banyak mengulur waktu dan dapat
selesai sesuai dengan rencana.
Mengingat waktu yang diberikan untuk melakukan persiapan lMS
hingga sertifikasi lMS hanya 6 bulan, maka sebaiknya jumlah lMS champions
ditambah. Apabila ada salah satu lMS champions departemen tertentu tidak
hadir maka dapat digantikan oleh lMS champions dari departemen yang sama,
sehingga penundaan pekerjaan yang berkaitan dengan lMS dapat dihindari.
Sebaiknya seluruh karyawan dari berbagai tingkatan organisasi di PT. Nl-PF
memahami pentingnya lMS yang sedang diterapkan. Tidak hanya itu,
komunikasi kepada seluruh karyawan mengenai lMS, komitmen dari beberapa
lMS champions, serta konsistensi dalam pelaksanaan lMS oleh seluruh tingkatan karyawan
juga sama pentingnya. Tanpa adanya komunikasi,
komitmen, dan konsistensi maka keefektifan penerapan lMS tidak dapat
terwujud. DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2007
a
. lSO. http://id.wikipedia.org/wiki/lSO. [l9 Juni 2007]
______. 2007
b
. lSO l4000. http://en.wikipedia.org/wiki/lSO_l4000. [l9 Juni
2007]
______. 2007
c
. History of lSO 9000. http://en.wikipedia.org/wiki/lSO_9000. [l9
Juni 2000]
BSl. l999. Occupational Health And Safety Management Systems
Spesification. Health and Safety Commission/Executive publications,
London.
Clarke, R.J., dan Macrae, R. l989. Coffee Volume 2 : Technology. Elsevier
Applied Science. London.
Edwards, A.J. 2004. lSO l400l Environmental Certification Step by Step.
Elsevier Ltd., Great Britain.
Gaspersz, V. 2006. lSO 900l:2000 and Continual Quality lmprovement. PT.
Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
lnternational Organization for Standardization. 2004. lSO l4000 : Environmental
Management Systems Requirements with Guidance for Use. lSO
copyright office, Switzerland.
lSO. 2006. Why Standards Matter.
http://www.iso.org/iso/en/aboutiso/introduction/index.html. [l9 Juni 2007]
Nestl. 2007. Kebijakan. http://www.aoa.intranet.nestle.co.id. [28 Mei 2007]
Newslow, DL. 200l. The lSO 9000 Quality System : Application in Food and
Technology. Willey-lnterscience, Canada.
NQS. 2007. Nestl Quality Management System.
http://intranet.aoa.nestle.com/id/corporate/upload/indexable/version%202a/e
board/2007/05%20May/nqsm%20download.pdf. [l9 Agustus 2007]
Muhandri, T., dan Kadarisman, D. 2005. Sistem Jaminan Mutu lndustri Pangan.
lPB, Bogor.
OHSAS. 2007
a
. Benefits How Can OHSAS Help?
http://www.ohsas-l800l-occupational-health-and-safety.com. [l9 Juni
2007]
OHSAS. 2007
b
. What is OHSAS? http://www.l800l.org/. [l9 Juni 2007] Sivetz, M., dan Desrosier, N.W. l979.
Coffee Technology. AVl Publishing
Company, lnc. Westport, Connecticut.
Whitelaw, K. 2004. lSO l400l : Environmental Systems Handbook Second
Edition. Elsevier Ltd., Great Britain. LAMPlRAN Lampiran l. Kebijakan QSHE PT. Nl-PF
Lampiran 2. Logo Kebijakan PT. Nl-PF
accident
defect
complaint
wasteLampiran 3. Elemen Sistem Mutu Nestl (NQS)
Tiga Puluh Enam Elemen NQS
l.l Management's Role in Quality
l.2 Quality lmprovement
l.3 Benchmarking
l.4 Training
l.5 Documentation
l.6 Complaint Handling
l.7 Quality lndicators, Quality Costs
l.8 Recall and Crisis Management
l.9 Quality Assessment and Audits
l.l0 Management Review of Quality
New Product Development
Technical Acceptance of New Products
3.l Suppliers / Vendors
3.2 Contract Manufacturers
3.3 Raw Materials
3.4 Packaging and Auxiliary Materials
3.5 Distribution System Monitoring
3.6 lnter-Market Supply
Good Manufacturing Practice (GMP)
Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP)
Pathogen Monitoring of the Production Environment
Product Definition
Manufacturing Conditions
Quality Monitoring Scheme (QMS)
Statistical Methods
lnstrument Calibration
Status Control
Release System
Open Dating and Shelf-Life Management Traceability, Lot ldentification, Coding
Net Contents Control
60/40+ Process (consumer preference and nutritional assessment)
Sensory Evaluation
Shelf-Life and Keeping Quality Tests
Corrective Action
5.l Laboratories and Test MethodsLampiran 4. Perbandingan Klausul dalam lMS
Klausul lSO l400l
Klausul OHSAS
l800l
Klausul lSO 900l NQS
l scope l scope l scope
2 normative
reference
2 normative
reference
2 normative
reference
3 terms and
definitions
3 terms and
definitions
3 terms and
definitions
4 EMS
requirements
4 OH&S
management
system elements
4 quality
management
4.l general
requirements
4.l general
requirements
4.l general
requirements
4.2 management by
process
4.2 environmental
policy
4.2 OH&S policy
5.l management
committment
5.3 management
responsibility
6 value chain
processes
5.3 quality policy 2 quality policy
3 key principles

4 nestl quality
management
system
overview

4.l nestl quality
management
system
structure

5 management
process
4.3 planning 4.3 planning 5.4 planning 5.l planning
5.5 responsibility,
authority, and
communication
5.3.l management
responsibility
and
commitment to
quality
5.5 responsibility,
authority, and
communication
5.3.2 responsibility
of the quality
management
function
5.5 responsibility,
authority, and
communication
5.3.3 roles and
responsibilities
across the
value chain
5.3.4 crisis
management
4.3.l environmental
aspects
4.3.l planning for
hazard
5.2 customer focus 6.l generating
demandidentification,
risk assessment
and risk control
6.2 new product
development
and
introduction
4.3.2 legal and other
environmental
requirements
4.3.2 legal and other
requirements

7.2.l requirements
related to the
product
4.3.3 objectives,
targets and
programme(s)
4.3.3 objectives 5.4.l quality
objectives
4.4 implementation
and operation
4.4 implementation
and operation
7.0 product
realization
7.2 planning of
product
realization
6.l generating
demand
4.4.l resources, roles,
responsibilities
and authority
4.4.l structure and
responsibility
5.0 management
responsibility
6.0 resource
management
6.l provision of
resources
5.4 resources
management
6.2 human resources 5.4 resources
management
7 support
processes
6.3 infrastructure 7 support
processes
6.4 work environment 7 support
processes
5.5 compliance
4.4.2 competence,
training and
awareness
4.4.2 training,
awareness and
competence
6.2.2 competence,
awareness and
training
4.4.3 communication 4.4.3 consultation and
communication
5.5.3 internal
communications
5.3.5 communication
7.2.3 customer
communication
4.4.4documentation 4.4.4 documentation 4.2 document
requirements
5.2 documentation
4.2.l general
4.2.2 quality manual
4.4.5 control of
documents
4.4.5 document and
data control
4.2.3 control of
documents4.4.6 operational
control
4.4.6 operational
control
4.7 product
realization
4.4.7 emergency
preparedness and
response
4.4.7 emergency
preparedness
and response
8.3 control of nonconforming
product
purchasing 6.3 ensuring supply
7.5 production and
service provision
6.3 ensuring supply
6.4 generating
demand
4.5 checking and
corrective
actions
4.5 checking and
corrective
actions
7.6 control of
monitoring and
measuring
devices
5.5.l monitoring and
measurement of
products and
processes
8.l general 5.5.l monitoring and
measurement of
products and
processes
8.2 monitoring and
measuring
5.5.l monitoring and
measurement of
products and
processes
8.2.l customer
satisfaction
6.2 new product
development
and
introduction
8.2.3 monitoring and
measurement of
processes
5.5.l monitoring and
measurement of
products and
processes
8.2.4 monitoring and
measurement of
product
5.5.l monitoring and
measurement of
products and
processes
8.4 analysis of data 5.5.2 analysis of data
4.5.2 evaluation of
compliance
4.5.l performance
monitoring and
measurements
7.2.ldetermination of
requirements
related to the
product
4.5.3 non-conformity,
corrective and
preventive action
4.5.2 accidents,
incidents, nonconformances
and corrective
and preventive
actions
8.3 control of nonconforming
product
5.8 management of
nonconformities
and corrective
actions
8.5.l continual
improvement
5.l0 continous
improvement
8.5.2 corrective action 5.8 management of
non-conformities
and corrective
actions
8.5.3 preventive action 5.9 preventive
actions
4.5.4 records 4.5.3 records and
records
management
4.2.4 control of
records
4.5.5 internal audit 4.5.4 audit 8.2.2 internal audit 5.6 auditing
4.6 management
review
4.6 management
review
5.6 management
review
5.7 management
review of
quality
Sumber: Whitelaw (2004).
NQS (2007) Lampiran 5. Struktur lMS
Steering Committee
lMS Committee
Team Leader
Team Members
Production Engineering FlCO RPU Agriservice lP AG Procedure NESTLE lNDONESlA
TlTLE :
PANJANG FACTORY
Classification : YELLOW
lSSUED BY : HOD Document No. : 230.l6.P.XXX-X
CHECKED BY : MR lssued Date :
APPROVED BY : FM Effective Date :
Applicable to :
SHE Production Agriservice
lP RPU FlCO
HR Engineering
QA AG
Factories RDC State offices


Document Change :
Revision Revised Date Page Nature of change
00 XX-XX-XXXX - Original issue
Lampiran 6. Format Prosedur
Lampiran 6. Format Prosedur l. Aim
2. Scope
3. Reference
4. Content
4.l Definitions
4.2 Details
4.3 Record Retention Time
Dokumen Nomor Dokumen Waktu Simpan

5. Safety Aspects
No. Skenario Bahaya K3 Pengendalian

6. Environmental aspects
No. Aspek Lingkungan Pengendalian
7. Related Documents
No. Judul Dokumen Nomor Dokumen
Working lnstruction NESTLE lNDONESlA
TlTLE :
Panjang Factory
Classification : Yellow
lSSUED BY : Document No. : 230.l5.W.XXX-0
CHECKED BY : lssued Date :
APPROVED BY : Effective Date :
Applicable to:
Department
Section
Document Change :
Revision Revised Date Page Nature of change
00 XX-XX-XXXX - Original issue
Lampiran 7. Format Working lnstructionl. Aim
2. Scope
3. Content
4. Safety Aspects
No Skenario Bahaya K3 Pengendalian

5. Environmental aspects
No Aspek Lingkungan Pengendalian
6. Related Documents
No Judul Dokumen Nomor Dokumen Lampiran 8. Contoh Form
No. 230.XX.F.XXX-X
MONlTORlNG LlVE lNSECT
Date Check Count By

PT Nestl lndonesia
Panjang Factory Jurnal Skripsi 2007
Fakultas Teknologi Pertanian, lPB
Penerapan lntegrated Management System (lSO 900l, lSO l400l dan OHSAS
l800l) Studi Kasus pada Produksi Kopi lnstan di PT. Nestl lndonesia Panjang
Factory
Adil Basuki Ahza
l)
dan lntan Mayasari
2)
l)
Departemen llmu dan Teknologi Pangan, Fakultas Teknologi Pertanian, lPB
2)
Program Sarjana, Departemen llmu dan Teknologi Pangan, Fakultas Teknologi Pertanian, lPB
Abstrak
Nestl sebagai perusahaan besar senantiasa responsif terhadap tuntutan perdagangan
global agar produknya berdaya saing tinggi, mengantisipasi masyarakat yang dinamis dan
kreatif, terutama dalam konteks orientasi konsumen yang tidak lagi pada harga produk yang
murah dan bermutu, tetapi juga produk yang dihasilkan tidak merusak lingkungan, serta
memperhatikan kesehatan dan keselamatan kerja karyawannya. Oleh sebab itu, lntegrated
Management System (lMS) merupakan prioritas penting sistem manajemen bagi Nestl saat ini.
Perubahan sistem manajemen internal menjadi lMS dilatarbelakangi oleh faktor luar dan
dalam perusahaan. Faktor dari luar berupa tuntutan konsumen agar sistem manajemen internal
Nestl diubah menjadi sistem manajemen yang berlaku secara internasional. Faktor dari dalam
diantaranya adalah adanya beragam sistem yang berjalan paralel, berbeda area implementasi
dan tanggung jawab, serta konflik implementasi, pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan
demikian lMS diharapkan dapat menjadi pendekatan yang sinergis, menghemat waktu, usaha,
dan
biaya, mencegah konflik, pengulangan, dan duplikasi, serta memudahkan pemeliharaan
dokumen.
Kegiatan magang ini bertujuan mengidentifikasi pemenuhan terhadap implementasi
lntegrated Management System, mempelajari proses produksi kopi instan di PT. Nestl
lndonesia
- Panjang Factory, bekerja sesuai dengan peraturan perusahaan, serta melatih keterampilan
dan
kemampuan komunikasi personal/human relation sebelum memasuki dunia kerja yang
sebenarnya. Sasaran dari kegiatan magang adalah untuk menguji hipotesa bahwa penerapan
lSO
900l, lSO l400l, serta OHSAS l800l berhasil dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
Kegiatan magang ini diharapkan dapat bermanfaat untuk mengetahui sejauh mana
implementasi
lMS sudah terpenuhi dan kesesuaiannya dengan penerapan pedoman yang digunakan di
perusahaan agar continual improvement dapat dilaksanakan.
Hingga program magang ini berakhir, implementasi lMS baru mencapai tahap internal
audit pertama dan ternyata ditemukan temuan mayor, minor, dan improvement. Temuan mayor
diantaranya berupa aktivitas tanpa dokumen dan tidak adanya surat pengangkatan MR.
Temuan
minor diantaranya terdapat log book yang tidak ditandatangani, tidak ada record hasil kalibrasi,
Quality Monitoring Scheme yang tidak update, prosedur keadaan darurat tidak diuji coba secara
teratur, dsb. Temuan improvement yaitu berupa dokumen eksternal (Nestec) belum
didstribusikan,
beberapa form belum diregistrasi, terdapat dokumen lama yang belum distempel "obsolete",
beberapa checklist, log book, dan log sheet belum diberi nomor, dsb.
Kekurangan dalam pemenuhan implementasi lMS ini adalah komunikasi mengenai lMS
kepada karyawan, khususnya pada soft floor, komitmen dari beberapa lMS champions,
kurangnya
kekonsistensian dalam pelaksanaan sistem, serta sedikitnya jumlah lMS champion yang cukup
menghambat proyek lMS yang ditargetkan hanya enam bulan. Dalam melaksanakan proyek
besar
ini sebaiknya jumlah lMS champions ditambah, komunikasi mengenai lMS kepada seluruh
karyawan lebih efektif, komitmen dari lMS champions dipertahankan, serta konsistensi
pelaksanaan lMS dapat ditingkatkan.
Keywords : lntegrated Management System (lMS), lSO 900l, lSO l400l, OHSAS l800l
PENDAHULUAN
Latar Belakang
PT Nestl lndonesia Panjang Factory
merupakan pabrik yang memproduksi kopi
instan dan mixes dengan merek Nescafe.
Bahan baku yang digunakan adalah biji kopi
yang berasal dari daerah Lampung dan
wilayah lainnya. Nestl memiliki berbagai
peralatan modern guna menghasilkan produk
yang berkualitas tinggi secara efisien. Dengan
NQS, Nestl selalu memperhatikan dan
mengusahakan tercapainya konsistensi mutu
dan kepuasan pelanggan yang selalu
diperbaiki secara berkelanjutan melalui
praktek cara produksi yang baik dan benar,
peningkatan skill dan kompetensi sumber
daya manusia, proses produksi yang ramah
lingkungan dan selalu memprioritaskan
keselamatan dan kesehatan kerja (K3), serta
pentaatan pada persyaratan peraturan
perundangan-undangan dan persyaratan
lainnya yang berlaku.
Perubahan sistem manajemen dari
internal Nestl menjadi lMS disebabkan oleh
faktor dari luar dan dari dalam Nestl sendiri.
Faktor dari luar adalah adanya tuntutan
konsumen agar sistem manajemen internal
Nestl diubah menjadi sistem manajemen
yang berlaku secara internasional, baik
terhadap mutu, keselamatan dan kesehatan
kerja, serta lingkungan. Faktor utama dari
dalam diantaranya adalah adanya beragam
sistem yang berjalan bersamaan, berbeda area
implementasi dan tanggung jawab, serta
konflik implementasi, pengendalian, dan
pemeliharaan. Dengan demikian lMS
diharapkan dapat menjadi pendekatan yang
sinergis, menghemat waktu, usaha, dan biaya,
mencegah konflik, pengulangan, dan
duplikasi, serta memudahkan pemeliharaan
dokumen, sehingga akan terbentuk sistem
yang terstruktur dan terkendali.
PT. Nl - PF menganggap bahwa lSO
merupakan standar manajemen yang dinilai
paling fair dalam perdagangan dunia. Oleh
sebab itu, PT. Nl PF perlu
menginkorporasikan lSO 900l:2000 di dalam
lntegrated Management System Nestl
sebagai standar sistem manajemen mutu dan
lSO l400l:2004 sebagai standar sistem
manajemen lingkungan.
Selain itu, PT. Nl PF juga
menerapkan standar sistem manajemen
keselamatan dan kesehatan kerja OHSAS
(Occupational Health and Safety Assessment
Series) l800l:l999 yang diterbitkan oleh
British Standards lnstitution (BSl). OHSAS
l800l dikembangkan serta disesuaikan
dengan lSO 900l dan lSO l400l untuk
memfasilitasi organisasi dalam
mengintegrasikan sistem manajemen mutu,
lingkungan, dan K3 (BSl, l999).
Tujuan
Secara umum, tujuan magang adalah
untuk melatih kemampuan mahasiswa dalam
menganalisa, observasi serta memecahkan
masalah yang ada dalam suatu industri
pangan berdasarkan disiplin ilmu yang telah
dipelajari melalui proses pelibatan kerja
sesuai peraturan perusahaan. Proses bekerja
seperti layaknya pekerja di industri pangan
sesuai dengan aturan perusahaan
memungkinkan adanya peran aktif mahasiswa
dalam memberikan masukan dan menjadi
media bertukar pikiran dengan manajemen
dan pegawai perusahaan, serta melatih
keterampilan dan kemampuan komunikasi
personal serta human relation sebelum
memasuki dunia kerja yang sebenarnya.
Secara khusus, kegiatan magang ini
bertujuan mengidentifikasi pemenuhan
terhadap implementasi lntegrated
Management System serta mempelajari proses
produksi kopi instan di PT. Nestl lndonesia -
Panjang Factory.
Sasaran
Sasaran dari kegiatan magang ini
adalah untuk menguji hipotesa bahwa
penerapan lSO 900l, lSO l400l, serta
OHSAS l800l berhasil dan dapat
meningkatkan kinerja perusahaan.
Manfaat
Kegiatan magang ini diharapkan dapat
bermanfaat untuk mengetahui sejauh mana
implementasi lMS sudah terpenuhi dan
kesesuaian dengan penerapan pedoman yang
digunakan di perusahaan agar continual
improvement dapat dilaksanakan.
DESKRlPSl KEGlATAN MAGANG
Deskripsi Kegiatan
Kegiatan magang ini dilaksanakan di
PT. Nestl lndonesia Panjang Factory (PT.
Nl-PF) pada tanggal l Februari 2007 sampai
dengan 3l Mei 2007, setiap hari Senin hingga
Jumat pada pukul 08.00-l6.00 WlB. Kegiatan
ini dilakukan pada departemen Safety Health
and Environment, dengan mengkaji tentang strategi yang digunakan dalam lntegrated
Management System (lMS) serta
kesesuaiannya terhadap implementasi pada
seluruh kegiatan di perusahaan.
Pelaksanaan Magang
a. Metodologi
l. ldentifikasi Masalah
Sistem manajemen internal
Nestl yang terdiri atas NQS, NEMS
dan OSHRMS akan disesuaikan
dengan sistem manajemen lSO 900l,
lSO l400l dan OHSAS l800l.
Masalah yang ada adalah bagaimana
ketiga sistem manajemen dari lSO dan
OHSAS tersebut dapat
diimplementasikan secara efektif.
2. Alternatif Solusi
Alternatif solusi berupa strategi
yang telah disiapkan oleh manajemen
perusahaan. Strategi-strategi utama
(secara berurutan) berupa identifikasi
bahaya dan aspek-aspek lingkungan,
pelaksanaan objektif, target dan
program, pelaksanaan rencana mutu,
sosialisasi, dokumentasi Nestl
lntegrated Management System
(NlMS), kesiapan sumber daya
manusia, dan implementasi NlMS.
3. Sintesa
Strategi-strategi yang telah
dibuat dan dilaksanakan kemudian
diuji kinerjanya dengan audit internal
dan eksternal. Audit internal dilakukan
terlebih dahulu daripada audit
eksternal. Pada pelaksanannya, audit
internal dilakukan sebanyak dua kali,
sedangkan audit eksternal dilakukan
sebanyak satu kali. Selain itu, akan
dilaksanakan tinjauan manajemen
sebanyak 2 kali dalam setahun.
Temuan yang didapat dari hasil
audit terbagi menjadi tiga kategori,
yaitu temuan mayor, minor dan
improvement. Temuan mayor diperoleh
apabila ada klausul dalam lSO maupun
OHSAS yang tidak dipenuhi. Temuan
ini sangat mempengaruhi mutu produk.
Temuan minor diperoleh apabila
klausul-klausul sudah terpenuhi hanya
saja pelaksanaannya tidak efektif,
sedangkan improvement berupa temuan
yang tidak begitu berpengaruh
terhadap mutu produk, hanya saja akan
lebih baik apabila temuan ini dilakukan
dengan semestinya.
Dalam pelaksanaan audit,
keefektifan implementasi lMS diukur
dengan tiga hal, yaitu dokumentasi,
wawancara dan observasi. Persentase
dokumentasi yang harus dipenuhi
adalah l00%, wawancara sebanyak
75% dari target, serta 75% untuk
observasi.
b. Berperan Aktif
Berperan aktif dengan cara
bekerja sesuai dengan peraturan
perusahaan pada departemen Safety
Health and Environment (SHE),
khususnya difokuskan pada proyek
integrated management sistem, yaitu
mulai dari pembuatan
dokumen/penyesuaian dokumen lama
menjadi format lMS, pendaftaran
dokumen baru ke dalam master list,
pencetakan dokumen, penggandaan
dokumen, pendistribusian dokumen,
hingga penarikan dokumen lama.
c. Observasi Lapang
Observasi lapang dilakukan
dengan cara mengamati dan merekam
seluruh proses produksi serta terlibat
langsung dalam kegiatan perusahaan
untuk mendapatkan diagram alir proses
secara rinci beserta aplikasi sistem
manajemen mutu di PT. NlPF.
lnformasi yang diperoleh dari hasil
observasi lapang berupa informasi
mengenai hal-hal yang berkaitan
dengan lMS kepada lMS champions
serta mengenai proses produksi kepada
karyawan dan supervisor di
departemen produksi serta di
departemen penunjang produksi untuk
mengidentifikasi "good practices" dan
mendapatkan gambaran mengenai
kesesuaian standar yang digunakan
dengan keadaan di lapangan.
d. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan cara
mencari referensi dan literatur di internet,
perpustakaan, serta referensi yang
dimiliki oleh perusahaan. Studi pustaka
dilakukan untuk mendapatkan informasi,
data pelengkap, dan pembanding
mengenai integrated management system
untuk mengetahui kesesuaian penerapan
yang telah dilakukan oleh PT. Nl-PF
sekaligus sebagai masukan bagi
perusahaan. HASlL DAN PEMBAHASAN
Produk
Kopi adalah bahan minuman yang
terkait dengan aspek kesehatan dan estetika.
Sebagai bahan minuman, kopi memiliki ciri
yang khas, karena dapat memberikan nilai
kepuasan dan kenikmatan bagi yang
meminum, yaitu melalui cita rasa, proses
fisiologis dan psikologis. Oleh karena itu,
aspek mutu, terutama mutu cita rasa sangatlah
menentukan.
Budaya minum kopi sebagai penyegar
yang telah berlangsung selama berabad-abad
di negara konsumen telah mengembangkan
bisnis yang nilainya milyaran dolar Amerika,
dan kegiatan ini telah memicu sektor lain
untuk berperan serta berkreasi guna
mendapatkan kenikmatan minum kopi yang
optimal. Dalam rangka memperoleh
kenikmatan yang optimal ini, budaya minum
kopi bahkan telah mendorong berkembangnya
industri berbasis teknologi canggih untuk
berpacu dalam menemukan peralatan yang
sesuai dengan harapan para peminum kopi.
PT. Nestl lndonesia Panjang
Factory yang merupakan anak perusahaan
dari PT. Nestl menghasilkan dua jenis
produk kopi, yaitu kopi instan dan kopi mixes.
Pada dasarnya proses produksi kedua jenis
produk kopi ini terdiri dari penyangraian,
penggilingan, ekstraksi, evaporasi dan
pengeringan semprot (spray drying). Namun,
perbedaan antara kedua kopi ini terletak pada
proses setelah pengeringan semprot. Kopi
instan akan mengalami proses dari teknologi
aglomerasi, sedangkan proses ini tidak
dilakukan pada kopi mixes.
Pada kopi mixes, setelah dikeringkan
dengan pengering semprot, bubuk kopi yang
dihasilkan akan dicampur dengan bahanbahan lain/premix sesuai dengan formula
yang diinginkan. Pada umumnya bahan-bahan
yang dicampurkan terdiri dari gula, krimer,
flavor, garam dan bahan lainnya. Proses
pencampuran antara kopi bubuk dan premix
dilakukan tanpa air sama sekali.
Menurut Sivetz dan Desrosier (l979),
pada tahun l966 hingga l969, perusahaan
General Food dan Nestl memperkenalkan
kopi instan dengan pengeringan beku dan
semprot. Sebagian pelanggan tidak menyukai
produk ini dikarenakan harga produk yang
sangat mahal. Selain itu, kopi instan dengan
pengeringan semprot membutuhkan 20
hingga 40 detik untuk larut dalam air
mendidih dan selalu meninggalkan busa pada
bagian permukaan kopi.
Nescafe memperkenalkan produk kopi
dalam bentuk teraglomerasi. Partikel-partikel
berukuran 0,l mm yang dihasilkan dari
pengeringan semprot bergabung menjadi
kelompok berukuran 3 mm. Perubahan bentuk
ini bertujuan meningkatkan kelarutan kopi
dan untuk mengurangi pembentukan busa
pada larutan kopi (Sivetz dan Desrosier,
l979). Tujuan utama aglomerasi yang
dilakukan di PT. Nl-PF adalah untuk
memperbaiki warna kopi dan meningkatkan
kelarutan kopi instan.
Menurut Clarke dan Macrae (l989),
aglomerasi pada kopi instan merupakan
bentuk granula yang dihasilkan dari bubuk
kopi hasil pengeringan semprot. Rata-rata
ukuran granula adalah l,4 mm. Granula pada
umumnya berwarna lebih gelap dari pada
bubuk kopi. Aglomerasi kopi dapat dilakukan
dengan menggunakan berbagai metode. Oleh
sebab itu, beberapa perusahaan penghasil kopi
instan mempatenkan teknik yang mereka
gunakan. Beberapa paten tipe aglomerasi kopi
instan dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Paten tipe aglomerasi kopi instan
Nomor Paten Tahun Pemilik Paten
USP 2,977,203
USP 3,554,760
USP 3,6l5,670
USP 3,695,l65
l96l
l97l
l97l
l973
General Foods
Corporation
USP 3,5l4,300
BP l,l76,320
l970
l967
Nestl
USP 3,679,4l6 l972
Chock Full O'Nuts
Corporation
USP 3,966,975
BP l,385,l92
l974
l974
Niro Atomizer A/S
USP 3,6l5l,669 l97l Procter & Gamble
Sumber : Clarke dan Macrae (l989)
Dua tipe mekanisme pengikatan antara
partikel-partikel padat dalam proses
aglomerasi adalah adhesi partikel tanpa
jembatan antar partikel dan adhesi dengan
jembatan antar partikel. Mekanisme
pengikatan tanpa jembatan antar partikel
padat terdiri dari:
l. Gaya Van der Waals yang menyebabkan
aglomerasi kering di dalam bubuk kopi.
2. Gaya elektrostatik di antara isolator dan
konduktor yang dapat menghasilkan
pemisahan muatan yang disebabkan oleh
penggilingan kopi. Gaya ini juga
menyebabkan aglomerasi kering.
3. Serta permukaan kasar partikel yang
mampu mengikat partikel lain.
Selain itu, mekanisme-mekanisme
adhesi partikel dengan jembatan antar partikel
padat terdiri atas: l. Sinter bridge yang terbentuk ketika
substansi dipanaskan hingga 60% dari
suhu leleh.
2. Jembatan cairan terkristalisasi terbentuk
karena penambahan pelarut yang
selanjutnya diberi pengeringan.
3. Jembatan cairan terbentuk akibat
penambahan cairan pengikat.
4. Kapiler-kapiler berisi cairan terbentuk
ketika ditambahkan cairan pengikat
dalam jumlah yang signifikan.
Prinsip-prinsip dalam aglomerasi yang
menggunakan uap panas/steam dapat
dideskripsikan dalam lima tahap. Partikel
kering/bubuk yang merupakan hasil dari
pengeringan semprot akan masuk ke dalam
zona aglomerasi dengan cara jatuh bebas/free
fall. Selanjutnya permukaan partikel dibasahi
oleh uap panas kondensasi. Kemudian
terdapat pemutusan komponen-komponen
terlarut. Lalu terjadi aglomerasi partikelpartikel dan pembentukan jembatan cairan.
Pada tahap akhir, partikel tersebut akan
dikeringkan sehingga terbentuk jembatan
padat/solid bridges dan didapatkan partikel
kopi teraglomerasi. Produk PT. Nl-PF yang
merupakan kopi teraglomerasi adalah
"Nescafe original" dan "Nescafe classic".
Kebijakan PT. Nestl lndonesia Panjang
Factory
"Good Food, Good Life" merupakan
slogan Nestl yang menggambarkan
komitmen Nestl sebagai produsen makanan
yang peduli akan kesehatan umat manusia
dengan menghasilkan makanan yang sehat,
bermutu, aman, berkualitas, bergizi, dan
menyenangkan untuk dikonsumsi, demi
mewujudkan kehidupan yang lebih baik.
Seperti perusahaan lain, PT. Nl-PF
juga memiliki visi, nilai-nilai, tujuan bersama,
serta motto. Visi PT. Nl-PF adalah
meningkatkan nutrisi, kesehatan, dan
keafiatan konsumen lndonesia. Nilai-nilai
yang dipegang adalah kejujuran dan
integritas, kepercayaan dan rasa hormat,
kepemimpinan dan kesempurnaan, serta
kualitas dan keselamatan. Tujuan PT. Nl-PF
adalah l) meraih kepercayaan konsumen dan
menjadi perusahaan makanan, nutrisi,
kesehatan dan keafiatan yang paling
terkemuka di lndonesia, 2) melalui pelayanan
konsumen yang meningkatkan kualitas hidup
mereka, maka kepastian laba, kesinambungan,
dan pertumbuhan modal yang efisien dalam
jangka panjang akan terjamin dalam jangka
panjang, 3) berjuang menjadi pemimpin pasar
atau posisi kuat nomor dua dalam semua
kategori di pasar tempat kita beroperasi.
Motto PT. Nl-PF yaitu Passion For Our
Consumer (semangat demi konsumen kita)
(Nestle, 2007).
Nestl meringkas kebijakan yang
dimilikinya menjadi suatu logo yang
menggambarkan keseluruhan kebijakan
sehingga dapat dengan mudah dihafal dan
dipahami oleh seluruh karyawan. Logo
tersebut berupa tangan kanan yang
menggenggam keempat jari selain ibu jari.
Pada ibu jari terdapat tulisan "ZERO",
sedangkan pada keempat jari berturut-turut
tertulis "accident, defect, complaint, waste".
Agar kebijakan ini dapat menyentuh seluruh
tingkatan karyawan, maka logo ini
disosialisasikan diantaranya dengan cara
menempelkan logo pada bagian punggung
baju seragam kerja karyawan, menjadikannya
sebagai wallpaper di seluruh komputer dan
seluruh user, serta mencatumkan logo ini
pada handbook, logbook, logsheet, spanduk,
surat, dll.
Acara-acara khusus dan lokasi-lokasi
yang strategis merupakan upaya yang
ditempuh dalam menerapkan integrated
management system (lMS) dan memastikan
pemahaman karyawan akan lMS. Acara yang
dilakukan khusus untuk lMS champions
berupa meeting rutin yang dilaksanakan
seminggu sekali (selama proyek lMS
berlangsung), sedangkan acara untuk
karyawan selain lMS champions berupa
training yang dilaksanakan minimal dua kali
dalam setahun. Kehadiran pada meeting rutin
maupun training akan dicatat dalam meeting
record dan training record. Selain itu juga
dilakukan lMS kick off yang dihadiri oleh
seluruh karyawan PT. NlPF.
Kebijakan mutu, K3 dan lingkungan,
visi, value, motto, dan slogan diletakkan di
tempat-tempat strategis. Upaya ini diharapkan
agar karyawan maupun tamu dapat
mengetahui bahkan memahami khususnya
kebijakan dan visi Nestl. Lokasi-lokasi
tersebut diantaranya adalah ruang tunggu
tamu, meeting room, learning room, kantin,
koridor DOR, line produksi, dll. Kebijakan
dan logo PT. Nestl lndonesia dapat dilihat
pada Lampiran l dan 2.
lntegrated Management System
Menurut Whitelaw (2004), integrated
management system adalah suatu sistem
manajemen yang terdiri dari lSO l400l
ditambah paling tidak satu sistem manajemen
lain. Baik kedua (atau lebih) sistem
manajemen tersebut harus berjalan bersamaan dengan sistem manajemen lain dan dapat
diaudit oleh suatu badan eksternal.
lMS merupakan gabungan dari tiga
sistem manajemen yang diterapkan secara
bersamaan, yaitu lSO 900l (sistem
manajemen mutu), lSO l400l (sistem
manajemen lingkungan), dan OHSAS l800l
(sistem manajemen keselamatan dan
kesehatan kerja). Sistem manajemen tersebut
dibuat oleh suatu organisasi independen, yaitu
lSO (lnternational Organization for
Standardization) untuk lSO 900l & l400l,
dan BSl (British Standards lntitution) untuk
OHSAS l800l. Ketiga sistem manajemen ini
diakui secara internasional dan telah diadopsi,
baik oleh institusi pemerintah, swasta, dll.
PT. Nl-PF hingga saat ini memiliki
sistem manajemen internal mengenai mutu,
lingkungan, dan K3. Sistem manajemen
internal tersebut adalah Nestl Quality System
(NQS) yang ekuivalen dengan lSO 900l,
Nestl Environmental Management System
(NEMS) yang ekuivalen dengan lSO l400l,
serta Operational Safety, Health, and Risk
Management System (OSHRMS) yang
ekuivalen dengan OHSAS l800l.
Hingga saat ini NQS adalah panduan
mutu bagi Nestl yang menunjukkan cara
pencapaian mutu dari sudut pandang Nestl.
Nestl selalu menganggap bahwa sukses
dibangun dari mutu. Lebih lanjut, mutu
adalah keuntungan kompetitif dalam
pemuasan kebutuhan konsumen. Mutu
tersebut melingkupi perencanaan hingga
pelaksanaan yang dilaksanakan oleh semua
pihak dengan usaha bersama.
NQS juga menggambarkan organisasi
dan tanggung jawabnya dalam seluruh jajaran
Nestl, mulai dari pusat, daerah, divisi bisnis
hingga pabrik, serta dalam hubungannya
dengan pemasok. NQS digunakan untuk
semua produk yang dijual menggunakan
nama grup Nestl. Tidak hanya itu, NQS juga
digunakan oleh seluruh partner bisnis yang
terlibat dalam produk-produk Nestl. Sistem
ini terdiri dari 36 elemen yang setaraf dengan
klausul-klausul yang terdapat di dalam lSO
900l. Elemen-elemen NQS dapat dilihat pada
Lampiran 3.
Panduan dalam implementasi NQS
terbagi menjadi dua, yaitu tingkat prioritas
utama (First Priority Level), yaitu keamanan
pangan, dan Advanced Level, yaitu
konsistensi produk dan preferensi konsumen.
Prioritas utama berupa persyaratan minimum
absolut untuk menjamin kemanan pangan.
Elemen-elemen dalam sistem mutu yang
harus diimplementasikan secara menyeluruh,
dipertahankan secara konstan, dan tidak dapat
ditawar lagi, yaitu GMP, HACCP,
pengawasan terhadap patogen pada
lingkungan produksi, Quality Monitoring
Scheme (QMS), kalibrasi instrumen,
identifikasi lot, pengkodean, recall, dsb.
Sebagai salah satu produsen makanan
terkemuka, PT. Nestl lndonesia memberikan
perhatian yang sangat serius terhadap masalah
keamanan dari produk yang dihasilkan.
Keamanan pangan adalah aspek mutu yang
tidak bisa ditawar. PT. Nestl lndonesia
memberikan jaminan bahwa semua produk
yang dihasilkan tidak akan menimbulkan
bahaya kesehatan bagi konsumen. Jaminan
tersebut diberikan dalam bentuk penerapan
sistem HACCP (Hazard Analysis Critical
Control Point) dalam seluruh proses produksi
dari seluruh produk yang dihasilkan.
Penerapan HACCP merupakan elemen
yang tidak terpisahkan dari penerapan NQS.
Sistem HACCP adalah suatu sistem yang
mengidentifikasikan bahaya spesifik yang
mungkin timbul dalam mata rantai produksi
makanan dan tindakan pencegahan untuk
mengendalikan bahaya tersebut dengan tujuan
untuk menjamin keamanan pangan. HACCP
merupakan alat yang paling efektif untuk
mencegah terjadinya penyakit atau luka akibat
mengkonsumsi produk.
Pihak manajemen Nestl sangat
berkomitmen untuk menggunakan prinsipprinsip HACCP Codex Alimentarius.
lmplementasi Nestl GMP (NGMP)
merupakan prasyarat yang sangat penting di
dalam HACCP. HACCP juga merupakan
pertimbangan utama dalam rantai suplai
produk pangan, dimulai dari desain produk
dan sumber bahan baku, termasuk aplikasi
proses pada supplier, proses produksi, dan
distribusi hingga persiapan dan konsumsi oleh
konsumen akhir. Hal ini diistilahkan dengan
"From Farm To Table". Tanggung jawab
manajemen adalah untuk menjamin bahwa
tiap-tiap pabrik yang beroperasi benar-benar
menjalankan HACCP.
Sistem HACCP harus diterapkan oleh
seluruh unit Nestl di seluruh dunia. Dalam
penerapannya, PT. Nestl yang berkedudukan
di Swiss telah menyusun panduan untuk
menerapkan atau melakukan studi HACCP.
Dengan demikian penerapan HACCP
dilakukan seragam sesuai dengan standar
Nestl. Hal ini akan sangat berguna untuk
mengembangkan sistem HACCP.
Studi terhadap HACCP bertujuan
mengevaluasi kemungkinan bahaya keamanan
pangan, menghilangkan bahaya tersebut jika memungkinkan atau untuk menemukan cara
dalam mengendalikan bahaya sampai pada
tingkat yang aman. Studi tersebut merupakan
cara untuk menemukan tahap kritis dalam
rantai produksi dan distribusi yang harus
dikendalikan untuk menjamin produk yang
dihasilkan aman untuk dikonsumsi.
Meskipun terjadi transfer sistem
manajemen, yaitu dari sistem manajemen
internal menjadi lMS (NQS, NEMS, dan
OSHRMS), namun ketiga sistem manajemen
internal Nestl masih tetap berlaku dan
menunjang sistem yang baru. Hal ini
dikarenakan sistem manajemen internal
Nestl lebih bersifat spesifik, yaitu sesuai
dengan ciri khas operasional Nestl sebagai
perusahaan makanan, dibandingkan dengan
lMS yang merupakan sistem manajemen yang
lebih bersifat umum dan dapat diterapkan di
berbagai jenis perusahaan.
Perubahan sistem manajemen dari
internal Nestl menjadi lMS ini disebabkan
oleh faktor dari luar dan dari dalam Nestl
sendiri. Faktor dari luar adalah adanya
tuntutan konsumen agar sistem manajemen
internal Nestl diubah menjadi sistem
manajemen yang berlaku secara internasional,
baik terhadap mutu, keselamatan dan
kesehatan kerja, serta lingkungan. Faktor
utama dari dalam diantaranya adalah adanya
beragam sistem yang berjalan bersamaan,
berbeda area implementasi dan tanggung
jawab, serta konflik implementasi,
pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan
demikian lMS diharapkan dapat menjadi
pendekatan yang sinergis, menghemat waktu,
usaha, dan biaya, mencegah konflik,
pengulangan, dan duplikasi, serta
memudahkan pemeliharaan dokumen,
sehingga akan terbentuk sistem yang
terstruktur dan terkendali.
Menurut Whitelaw (2004), alasan
pengintegrasian sistem manajemen adalah
untuk:
l. Mengurangi biaya dalam bisnis dan
memberikan nilai tambah pada proses.
Biaya yang dimaksudkan di sini adalah
yang berkaitan dengan efisiensi waktu
manajemen. Hal ini meliputi waktu oleh
auditor (internal auditor dan auditor dari
badan sertifikasi). Pengurangan dalam
waktu manajemen sangat mempengaruhi
keuntungan biaya internal. Pengurangan
waktu manajemen ini dapat dikurangi
jika elemen dari sistem manajemen dapat
dilaksanakan pada waktu yang sama
dengan elemen sistem manajemen yang
lain.
Alasan lainnya adalah adanya nilai
tambah. lMS diharapkan dapat menjamin
bahwa aktivitas dan proses-proses operasi
suatu manajemen sistem memiliki
pengaruh positif dan dapat diukur
terhadap keuntungan dan loss account
dari suatu bisnis.
2. Mengurangi resiko demi kelangsungan
bisnis.
Manajemen dari suatu organisasi harus
melakukan analisis resiko dengan baik.
Berikut ini tiga komponen utama dalam
analisis resiko:
a. Mutu: apa saja resiko dari suplai
produk dan jasa yang tidak
memenuhi persyaratan konsumen
dan yang paling penting adalah tidak
up to date dengan perubahan (konsep
dari perbaikan berkelanjutan). lSO
900l adalah alat untuk mengurangi
resiko-resiko ini.
b. Lingkungan : apa saja resiko akibat
tidak memenuhi perundangan, jika
organisasi tidak dapat up to date
pada praktek-praktek terbaik
terhadap manajemen lingkungan,
dan resiko akibat aktivitas yang
dapat merugikan publik terhadap
nama perusahaan. lSO l400l adalah
alat untuk mengurangi resiko-resiko
ini.
c. Kesehatan dan Keselamatan
Kerja: apa saja resiko dari aktivitas
yang menyebabkan luka yang
diakibatkan oleh kelalaian dan
praktek-praktek yang out of date.
Resiko-resiko ini paling tidak
meliputi hilangnya waktu kerja yang
mengakibatkan turunnya
produktivitas hingga beralih kepada
kriminalitas atau berkaitan dengan
hukum akibat karyawan yang
terluka. OHSAS l800l adalah alat
untuk mengatur resiko-resiko ini.
Siklus implementasi terintegrasi untuk
perbaikan berkelanjutan dapat dilihat pada
Gambar 7, sedangkan perbandingan dari
klausul-klausul lSO, OHSAS dan NQS yang
menunjukkan pendekatan standar dan
kesamaan struktur dapat dilihat pada
Lampiran 4.
Pada dasarnya ketiga sistem
manajemen dalam lMS ini sangat berbeda,
namun ada persyaratan-persyaratan/klausulklausul yang penerapannya dapat
diintegrasikan, yaitu kebijakan; obyektif dan
target; tugas dan tanggung jawab; pelatihan
dan kompetensi; pengendalian dokumen; pengendalian catatan; tindakan perbaikan dan
tindakan pencegahan; audit; dan tinjauan
manajemen.
Proses manajemen di PT. Nl-PF dalam
pelaksanaan lMS terdiri dari komitmen
manajemen, pembuatan kebijakan
perusahaan, pengangkatan management
representative, melakukan management
review, dan audit internal. Manajemen puncak
PT. Nl-PF telah menyatakan komitmennya
untuk menjalankan sistem manajemen mutu
sesuai persyaratan lSO 900l:2000, sistem
manajemen keselamatan dan kesehatan kerja
OHSAS l800l:l999, dan sistem manajemen
lingkungan lSO l400l:2004. Selanjutnya
sebagai dasar dari lMS perusahaan maka
manajemen menentukan kebijakan PT. Nl-PF.
Gambar 7. Siklus implementasi terintegrasi
untuk perbaikan berkelanjutan
(Whitelaw, 2004)
Dalam menjalankan, memelihara, dan
meningkatkan sistem manajemen QSHE,
manajemen PT. Nl-PF juga telah menunjuk
perwakilan manajemen sebagai penanggung
jawab utama, yang dalam pelaksanaan kerja
sehari-hari harus didukung oleh semua
karyawan. Pembahasan kinerja lMS PT. NlPF akan dilakukan di dalam meeting tinjauan
manajemen (management review) secara
rutin, yang dihadiri oleh Factory Manager
dan Head of Department tiap departemen.
Tinjauan manajemen ini akan dilaksanakan
minimal setiap enam bulan sekali.
Pelaksanaan internal audit dilakukan
sesuai dengan waktu yang telah direncanakan,
untuk mengetahui apakah pelaksanaan lMS,
proses, dan produk telah:
l. Sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan,
2. Sesuai persyaratan lSO 900l:2000,
OHSAS l800l:l999 dan lSO
l400l:2004
3. Sesuai terhadap persyaratan lMS yang
telah ditentukan oleh PT. Nestl
lndonesia Panjang Factory.
4. Sesuai terhadap persyaratan pelanggan
dan perundang-undangan yang berlaku
5. Secara efektif diterapkan dan
diimplementasikan.
Pelaksanaan lMS, khususnya pada
tahap persiapan lMS bukanlah hal yang
mudah sehingga dibutuhkan SDM khusus
yang mampu menanganinya sehingga lMS
dapat berjalan dengan baik. Dalam hal ini,
penanggung jawab tertinggi lMS adalah Chief
Executief lMS, yaitu Factory Manager (FM),
yang bertanggung jawab secara keseluruhan
untuk memastikan bahwa lMS berjalan
efektif. Secara operasional, penerapan lMS di
seluruh area pabrik dikoordinir oleh
Management Representative (MR), yaitu
Head of Department (HOD) QA, dengan
dibantu oleh Deputi lMS, yaitu SHE officer,
dan seluruh HOD dan Direct Report untuk
penerapan di seluruh departemen. Penerapan
lMS di masing-masing departemen oleh para
HOD akan dibantu oleh koordinator lMS/lMS
champions masing-masing departemen.
Pengendalian dokumen yang meliputi
pengeluaran, pendaftaran, pengesahan,
pendistribusian, dan penarikan dokumen
dikoordinir oleh Central Document
Controller. Pada pelaksanaannya, PT. Nl-PF
dibantu oleh konsultan dari perusahaan
lnQuest Consulting.
Tahapan-tahapan dalam penerapan
lMS adalah penyusunan dokumen Process
Mapping beserta Environmental Aspects (EA)
dan Hazard ldentification and Risk
Assessment (HlRA); pemenuhan persyaratan
undang-undang dan persyaratan lainnya;
penyusunan dokumen dari level l hingga
level 4; sosialisasi dan penerapan lMS;
lSO l400l
Clause 4.4
lmplementa
tion and
Operation
lSO 900l
Clause 7.0
Product
Realization
OHSAS
l800l
Clause 4.4
lmplementa
tion and
Operation
lSO l400l
Clause 4.2
Environmenta
l Policy
lSO 900l
Clause 5.l
Manageme
nt
Committme
OHSAS
l800l
Clause
4.2
OHSAS
l800l
Clause
4.3
lSO 900l
Clause
5.4
Planning
lSO
l400l
Clause
4.3
OHSAS
l800l
Clause 4.6
Manageme
nt Review
lSO 900l
Clause 5.6
Management
Review
lSO l400l
Clause 4.6
Management
Review
lSO 900l
Clause 8.0
Measuring
Analysis
and
lmproveme
lSO l400l
Clause 4.5
Checking
and
Corrective
Action
lSO l400l
Clause 4.l
General
Requirements
lSO 900l
Clause 4.l
General
Requirements
OHSAS
l800l
Clause 4.l
General
Requireme
nts
OHSAS
l800l
Clause 4.5
Checking
and
Corrective internal audit; management review meeting;
serta continual improvement. Siklus plan, do,
check, action dari lSO 900l, lSO l400l, dan
OHSAS l800l dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Siklus PDCA lMS
Pelaksanaan lMS pada akhirnya
berguna untuk memastikan hal-hal yang
berkaitan mutu, lingkungan, serta
keselamatan dan kesehatan kerja.
a.Mutu
Mutu merupakan suatu
karakteristik/sifat yang harus dimiliki suatu
produk. Karakteristik tersebut harus sesuai
dengan keinginan pelanggan, keamanan
pangan, serta peraturan dan persyaratan
yang berlaku yang dapat dipenuhi pada
proses produksi dan penyerahan produk
pada pelanggan. Pemastian akan mutu ini
dilakukan oleh Nestl melalui tiga tahapan,
yaitu uraian mengenai definisi produk,
penyesuaian terhadap regulasi internal
maupun eksternal yang berlaku, dan
penyesuaian dengan Quality Monitoring
Scheme (QMS). Oleh sebab itu, hal-hal
yang harus dilakukan terhadap mutu adalah
mengetahui QMS yang berlaku di setiap
tahapan proses, hanya meneruskan dan
melakukan proses atas bahan baku atau
Work ln Process (WlP) dan atau produk
yang memenuhi ketentuan dalam QMS,
serta memisahkan WlP atau produk yang
tidak memenuhi ketentuan QMS dan
melakukan investigasi sebagai tindak
lanjut.
b. Lingkungan
Lingkungan merupakan sekeliling
dimana PT. Nl-PF beroperasi. Nestl
memastikan lingkungan ini dengan
beberapa tahap, yaitu pertama-tama
mengidentifikasi aspek penting lingkungan,
lalu menyesuaikannya dengan peraturan,
persyaratan serta norma-norma yang
berlaku, dan pada akhirnya dilaksanakan
sesuai dengan prosedur pengelolaan dan
pengendalian yang bersesuaian.
Aspek penting lingkungan adalah
aspek lingkungan yang dapat
mengakibatkan dampak penting bagi
lingkungan. Aspek penting lingkungan
diantaranya adalah konsumsi sumber daya
(air, listrik, material) yang tinggi, limbah
(tidak berbahaya) dalam jumlah yang besar,
limbah yang termasuk limbah bahan
beracun dan berbahaya, pencemaran
lingkungan akibat aktivitas (kebisingan,
getaran, bau, asap, dll), serta pencemar
spesifik seperti freon dan gas rumah kaca.
ldentifikasi terhadap aspek penting
lingkungan di tiap proses dilakukan
terhadap aspek-aspek yang berpotensi
menimbulkan pencemaran, pemborosan
sumber daya alam, serta yang dapat
mengakibatkan bencana lingkungan.
c. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
Pengelolaan keselamatan harus
sesuai dengan peraturan dan persyaratan
yang berlaku serta senantiasa mencegah
terjadinya kecelakaan. Nestl
melakukannya dengan cara melaksanakan
identifikasi terhadap bahaya-bahaya yang
beresiko tinggi, kemudian
menyesuaikannya dengan peraturan,
persyaratan serta norma-norma yang
berlaku, lalu dilaksanakan dengan dibantu
oleh prosedur pengelolaan yang ada.
Bahaya dengan resiko tinggi adalah
bahaya yang frekuensi terjadinya cukup
tinggi (hampir setiap hari) dan atau
frekuensinya rendah, namun tingkat
keparahannya tinggi. Bahaya yang
termasuk beresiko tinggi adalah bekerja di
ketinggian, pekerjaan dengan alat bergerak
bermotor (forklift, truk, dll), pengoperasian
boiler, power generator, kompresor,
pengoperasian mesin egron, pekerjaan
khusus, serta pekerjaan dengan high/low
pressure, high/low temperature, dan
chemical explosure. Hal yang harus
dilakukan terhadap safety adalah
mengetahui bahaya resiko tinggi di tiap
tahap proses, yaitu yang dapat
mengakibatkan orang cedera, berpotensi
menyebabkan kerusakan bangunan, fasilitas
dan sarana kerja, yang dapat
mengakibatkan orang menjadi
sakit/penyakit akibat kerja, dan yang dapat
mengakibatkan bencana lingkungan. Baik
lingkungan maupun K3 harus dilakukan
berdasarkan prosedur pengendalian yang
bersesuaian.
Beberapa kegiatan utama, selain
kegiatan rutin dokumentasi dan meeting yang
dilakukan oleh lMS champions PT. Nl-PF adalah lMS Kick Off, external meeting, dan
benchmarking ke PT. Great Giant Pineapple
(PT. GGP). Pada tanggal l6 Maret 2007, lMS
champions melaksanakan lntegrated
Management Systems Kick Off. Kegiatan ini
merupakan pembuktian bahwa lMS siap
untuk diterapkan di PT. Nl-PF. Kegiatan ini
dihadiri oleh karyawan, para HOD, serta
Factory Manager. Acara dibuka dengan
sambutan dari Factory Manager, dilanjutkan
dengan presentasi mengenai lntegrated
Management Systems oleh MR dan DMR,
lalu diakhiri dengan hand over folder
dokumen lMS dari Factory Manager kepada
lMS champions.
External meeting yang dilakukan pada
tanggal l0 April 2007 merupakan salah satu
rencana dari lMS Kick Off yang telah
dilaksanakan pada tanggal l6 Maret 2007
yang lalu. Program ini bertempat di Hotel
Sahid Bandar Lampung, dimulai pada pukul
08.00 dan diakhiri pada pukul l7.00 WlB.
Tujuan dilaksanakannya external meeting ini
adalah agar para lMS champions lebih
berkonsentrasi ketika membedah klausulklausul lSO 900l, l400l, dan OHSAS l800l
yang ada dalam ceklis audit. Konsentrasi
cukup sulit dicapai apabila meeting dilakukan
di lingkungan pabrik, hal ini disebabkan
konsentrasi para champions akan terpecah
antara pekerjaan dan meeting proyek lMS.
Berdasarkan hasil dari external
meeting ditetapkan bahwa distribusi dokumen
ke departemen-departemen dan line-nya
dimulai pada 30 April 2007, sedangkan
penarikan dokumen lama yaitu dimulai pada
tanggal 2 Mei 2007. Target distribusi
dokumen dan penarikan dokumen lama dapat
tercapai dengan baik, meskipun masih
terdapat beberapa departemen yang belum
menarik dokumen lama mereka dari line.
Tidak hanya itu, masih terdapat departemen
yang masih mendaftarkan dokumen level 4
mereka, seharusnya seluruh dokumen baik
level 2, 3, maupun 4 sudah didaftarkan
seluruhnya jauh sebelum target distribusi
dokumen. Hal ini dapat dimaklumi, sebab PT.
Nl-PF hanya memiliki waktu 6 bulan dalam
menyelesaikan proyek ini hingga tahap
sertifikasi. Tentunya hal ini tidaklah mudah,
terutama pada tahap dokumentasi, banyaknya
dokumen yang sebelumnya tidak begitu
terkontrol menyebabkan sulitnya para lMS
champion dalam mendaftarkan seluruh
dokumen mereka.
Salah satu action plan dalam proyek
lMS ini adalah benchmarking ke perusahaan
pangan yang sudah lebih dulu menerapkan
integrated management system. Berdasarkan
beberapa pertimbangan maka ditetapkan
bahwa perusahaan yang dikunjungi adalah
PT. Great Giant Pineapple. Jarak lokasi
benchmarking merupakan salah satu
pertimbangan bagi PT. Nl-PF dalam memilih
perusahaan untuk dilaksanakannya
benchmarking. Lokasi PT. GGP dapat
ditempuh dalam waktu 2 jam dari PT. NlPF.
PT. GGP merupakan perusahaan
pangan yang memproduksi serta mengekspor
buah nanas dalam kemasan kaleng.
Perusahaan ini sudah menerapkan lSO 900l
sejak tahun l996, kemudian pada tahun-tahun
berikutnya perusahaan tersebut melengkapi
sistem manajemennya dengan lSO l400l,
OHSAS l800l, lSO 22000, serta Social
Accountability (SA).
PT. GGP banyak membagikan
pengalamannya dalam hal proses sertifikasi
kepada PT. Nl-PF. Salah satu hal yang dapat
dipelajari adalah bagaimana karyawan PT.
GGP menyusun serta mengatur dokumendokumen yang mereka miliki. Pada awal
sertifikasi, yaitu pada tahun l996, PT. GGP
menggunakan jasa konsultan dalam hal
penyusunan dokumen dan hal-hal lain yang
terkait proses sertifikasi lSO 900l. Saat itu,
mereka menyusun dokumen dengan cara
menulis kembali semua dokumen lama ke
dalam format lSO, hal ini tentunya memakan
waktu yang cukup lama. Namun hal ini justru
membuat mereka cukup berpengalaman
dalam hal dokumentasi, sehingga pada
sertifikasi-sertifikasi selanjutnya mereka tidak
lagi menggunakan tenaga konsultan,
pengalaman pada saat lSO 900l membuat
mereka yakin dapat menyelesaikan sertifikasi
yang selanjutnya tanpa bantuan konsultan.
Hal tersebut memang terbukti, persiapan
dokumentasi untuk empat sertifikasi
berikutnya memang mereka persiapkan
sendiri.
lMS champions dari PT. Nl-PF diberi
kesempatan untuk melihat kondisi perusahaan
PT. GGP. lMS champions berkeliling
khususnya ke bagian produksi, warehouse,
engineering, QC, serta QA yang menyimpan
dokumen-dokumen milik PT. GGP.
Sosialisasi mengenai kebijakan perusahaan di
PT. GGP dapat dikatakan cukup berhasil. Hal
ini dibuktikan pada saat Factory Manager PT.
Nl-PF bertanya kepada salah seorang
karyawan yang sedang bekerja di line
produksi, karyawan tersebut mampu
menjelaskan kebijakan dari perusahaan
tempat dia bekerja. Benchmarking ini sangat bermanfaat khususnya bagi PT. Nl-PF, sebab
dari program inilah PT. Nl-PF mendapat
masukan-masukan mengenai apa saja yang
belum dilakukan, belum diketahui, bahkan
mungkin sebelumnya tidak disadari manfaat
dan kepentingannya.
Dokumentasi lntegrated Management
System
PT. Nl-PF mempunyai kebijakan untuk
mendokumentasikan lMS yang diterapkan
dengan tujuan :
l. Untuk memastikan seluruh dokumen
(internal atau eksternal) yang digunakan di
PT. Nestl lndonesia - Panjang Factory
dalam keadaan terkendali.
2. Sebagai prasarana untuk pelatihan
karyawan.
3. Sebagai pembuktian penerapan sistem.
4. Sebagai sumber informasi yang dapat
digunakan pada saat akan melakukan
perbaikan atau peningkatan proses maupun
produk.
Dokumentasi lMS terdiri dari beberapa
tingkatan dokumen, yaitu level l, 2, 3, dan 4.
Dokumen level l adalah Kebijakan dan
Manual Nestl, dokumen level 2 adalah
prosedur yang menjabarkan proses-proses dan
aktivitas-aktivitas utama yang ada di pabrik
Panjang dengan ruang lingkup antar
departemen. Dokumen level 3 adalah
instruksi kerja yang merupakan dokumen
praktis dan operasional di tiap-tiap line atau
mesin dengan ruang lingkup di departemen
tertentu, sedangkan dokumen level 4 berupa
form-form dan standar yang digunakan baik
dalam proses produksi maupun dalam prosesproses pendukungnya.
Gambar 9. Struktur dokumentasi PT. Nl-PF
Selain itu, terdapat juga dokumendokumen pendukung, yaitu dokumen
EA/HlRA (Environmental Aspects/Hazard
and Risk Assessment) atau aspek lingkungan
dan bahaya kerja, Objective Factory dan
departemen di bidang QSHE (mutu, K3, dan
lingkungan), dan dokumen Job Description
dari tiap-tiap fungsi. Struktur dokumentasi
PT. Nl-PF dapat dilihat pada Gambar 9.
MR PT. Nl-PF akan melakukan
kontrol terhadap semua dokumen yang
dijadikan pedoman bagi karyawan dan
dokumen yang terkait dengan lMS diatur
sesuai dengan prosedur pengendalian
dokumen dan persyaratan lSO 900l:2000,
OHSAS l800l:l999 dan lSO l400l:2004.
Penyusunan, perubahan, penarikan dan
pengendalian dokumen dilakukan sesuai
dengan prosedur pengendalian dokumen.
Dokumen harus dipastikan:
a. Ditetapkan lokasinya.
b. Ditinjau secara teratur minimal l kali
setahun, diubah atau direvisi jika perlu dan
hanya boleh disetujui oleh personil yang
berwenang.
c. Versi yang berlaku tersedia di tempat kerja
yang relevan untuk memastikan
pelaksanaan pengendalian operasional yang
efektif.
d. Versi yang tidak berlaku segera ditarik dari
lokasi dan dimusnahkan dan dipastikan
tidak digunakan sebagai referensi
operasional, atau jika untuk disimpan jika
perlu dengan identitas tertentu.
e. Dokumen di lapangan dan terkendali harus
bisa dibaca dan dimengerti oleh personil
terkait, dipelihara dan dipastikan
penyimpanannya sehingga dapat diperoleh
segera jika diperlukan.
f. Semua dokumen yang ditujukan pada pihak
eksternal harus melalui persetujuan MR
atau jika perlu manajemen puncak dan
statusnya adalah tidak terkendali.
Dokumen-dokumen tersebut terdiri
dari soft copy dan hard copy. Dokumen soft
copy terdapat di dalam master list intranet
yang hanya dapat diakses oleh user tertentu
saja. Dokumen yang berbentuk hard copy
akan diberi nomor sesuai dengan master list
lalu distempel sesuai dengan status dokumen.
Dokumen yang digunakan akan diberi
stempel "dokumen terkendali" lalu pada
stempel tersebut dituliskan nomor salinan
dokumen. Dokumen lama yang tidak
digunakan lagi akan diberi stempel
"obsolete".
Document controller membuat daftar
penarikan dokumen lama dan penyerahan
dokumen baru sesuai dengan dokumen yang
diterima dan yang diberikan, lalu
ditandatangani sebagai tanda terima. Seluruh
dokumen asli baik dokumen lama maupun
yang baru kemudian disimpan oleh document
controller. Document controller PT. Nl-PF
Level lV
Kebijakan dan
Manual
lnstruksi
Kerja/Wl
Prosedur
Form, Standar,
Job
Description,akan menyimpan dan memelihara catatan
yang ada di PT. Nestl lndonesia Panjang
Factory dengan cara:
l.Menyimpannya pada tempat tertentu yang
dapat menghindari catatan hilang atau
rusak.
2.Menyimpan catatan sesuai masa
penyimpanannya. Lama penyimpanan
catatan ditulis pada master list catatan pada
masing-masing departemen.
Dasar penentuan masa simpan catatan adalah
persyaratan pemerintah, persyaratan
pelanggan, dan pertimbangan internal.
Diagram alir pembuatan maupun revisi
dokumen dapat dilihat pada Gambar l0.
Gambar l0. Diagram alir dalam membuat /
revisi prosedur / instruksi kerja/
form / checklist
l. Kebijakan dan Manual
Kebijakan dan manual merupakan
dokumen level satu. Kebijakan adalah
pernyataan mengenai komitmen
manajemen puncak PT. Nestl lndonesia
terhadap mutu, lingkungan, dan K3.
Kebijakan disahkan oleh President
Director Nestl lndonesia. Kebijakan
yang dibuat harus sesuai dengan sifat dan
tujuan organisasi serta sesuai dengan
sifat, skala, dan dampak dari aktifitas dan
produknya terhadap lingkungan.
Kebijakan berisi komitmen
perusahaan dalam memenuhi persyaratan
pelanggan, komitmen dalam mencegah
pencemaran, serta komitmen dalam
menjalankan peraturan, meliputi produk,
proses, K3, dan lingkungan, dan
persyaratan lainnya. Kebijakan
merupakan kerangka kerja perusahaan
dalam membuat sasaran, kemudian harus
dilakukan tinjauan terhadap
kesesuaiannya.
Manual adalah penjelasan dari
kebijakan, yaitu pedoman yang
menjelaskan mengenai penerapan lMS di
lingkungan pabrik. Manual berisi
administrasi, status revisi dan penjelasan
revisi, pengendalian dokumen, prosedur
permintaan, profil perusahaan, riwayat
singkat, produk/jasa yang dihasilkan, dan
struktur organisasi. Manual dengan jelas
memaparkan pendekatan proses dan
obyektif proses, identifikasi aspek
penting lingkungan, identifikasi bahaya
kerja resiko tinggi, serta kebijakan
pengendalian mutu, K3, dan lingkungan,
dengan menyertakan persyaratan dari
acuan standar lSO 900l, lSO l400l, dan
OHSAS l800l.
Manual di PT. Nl-PF dibuat oleh
MR yang kemudian disahkan oleh
Factory Manager (Chief Executief lMS).
Manual bersifat rahasia dan hanya
didistribusikan pada level Head of
Department dalam bentuk salinan dan
harus telah bernomor serta distempel
"dokumen terkendali" setelah melalui
persetujuan document controller. Manual
boleh didistribusikan pada pelanggan bila
secara komersial dipandang perlu atau
apabila dituntut dalam persyaratan
kontrak. Semua distribusi eksternal harus
mendapat persetujuan dari MR. Salinan
yang didistribusikan kepada pelanggan
termasuk ke dalam salinan tidak
terkendali sehingga tidak dapat
diperbarui.
2. Prosedur
Prosedur merupakan dokumen
level tiga yang berlaku umum dan
mengatur suatu aktivitas yang melibatkan
lebih dari satu departemen. Prosedur
menjabarkan proses-proses/aktivitasaktivitas utama yang ada di pabrik
Panjang dengan ruang lingkup antar
OK
tidak
ya
Susun/modifikasi dokumen
baru/Terima dokumen
eksternal
Review Dokumen Baru
Pendaftaran Dokumen
Penggandaan & Distribusi
Dokumen
Penggunaan Dokumen
Mulai
Selesai departemen. Prosedur yang dibuat harus
memuat prosedur operasional secara rinci
yang mendukung pernyataan kebijakan
dan ringkasan prosedur yang termuat
dalam manual.
Prosedur dibuat oleh HOD,
diperiksa oleh MR, dan disetujui oleh
FM. Dokumen ini bersifat rahasia khusus
internal Nestl dan salinan dokumennya
hanya dibagikan kepada HOD dan pihakpihak yang terkait prosedur tersebut.
Format prosedur berupa narasi, diagram
alir, dan semi diagram alir. Format
prosedur PT. Nl-PF dapat dilihat pada
Tabel 3. Contoh prosedur yang belum
terisi dapat dilihat pada Lampiran 6.
Tabel 3. Format Prosedur PT. Nl-PF
lSl FUNGSl
Title Menginformasikan tema aktivitas
yang dilakukan. Terdiri dari
klasifikasi dokumen, nomor
dokumen, tanggal pengeluaran dan
efektif dari dokumen. Terdapat pula
kolom tanda tangan yang terdiri
dari issued by, checked by, dan
approved by.
Applicable to Menginformasikan departemen
yang terkait dalam penerapan
prosedur.
Aim Menjelaskan mengenai tujuan dari
penerapan prosedur.
Scope Memberikan informasi mengenai
tugas dan tanggung jawab bagi
pihak yang terkait terhadap
pelaksanaan prosedur.
Reference Menginformasikan referensi yang
digunakan dalam penerapan
prosedur.
Content Terdiri dari definisi/istilah yang
digunakan dalam prosedur,
rincian/langkah-langkah dalam
pelaksanaan prosedur, dan catatan
yang berhubungan dengan
pelaksanaan prosedur.
Safety aspects Menginformasikan mengenai
aspek-aspek kesehatan dan
keselamatan yang dapat terjadi
sebagai akibat dari pelaksanaan
prosedur.
Environmental
aspects
Menginformasikan mengenai
aspek-aspek lingkungan yang dapat
terjadi akibat dari pelaksanaan
prosedur.
Related
documents
Menginformasikan mengenai
dokumen-dokumen yang berkaitan
dengan prosedur, dapat berupa
working instruction, standar, SAP,
dll.
3. lnstruksi Kerja/Working instruction
(Wl)
Wl adalah dokumen level tiga
yang merupakan penjelasan rinci dari
pelaksanaan suatu aktivitas dalam
prosedur yang pada umumnya dilakukan
oleh satu jabatan atau posisi dengan
mempertimabangkan kecakapan personel
dan pengaruh aktivitas terhadap mutu.
Format yang digunakan berupa narasi
dan gambar/foto/video. Contoh instruksi
kerja yang belum terisi dapat dilihat pada
Lampiran 7.
Tabel 4. Perbandingan Prosedur dengan
lnstruksi Kerja
Prosedur lnstruksi Kerja
Memberikan gambaran
umum suatu proses.
Secara rinci menjelaskan
tugas yang harus
dikerjakan.
Biasanya membutuhkan
dokumen penunjang dalam
pelaksanaannya.
Biasanya dapat berdiri
sendiri.
Digunakan oleh banyak
personel dari berbagai
bagian / posisi.
Digunakan oleh satu posisi
di bagian tertentu.
4. Records / Catatan
Catatan adalah dokumen
pendukung berjenis khusus, di PT. Nl-PF
disebut sebagai dokumen level 4. Pada
pelaksanaannya, dokumen level 4 ini
tidak hanya terdiri dari catatan (form dan
checklist), tetapi juga terdiri dari standar,
Quality Monitoring Scheme (QMS),
EA/HlRA, job description, MSDS, dll.
Catatan merupakan bukti implementasi
sistem yang sesuai dengan persyaratan
standar dan juga merupakan bentuk
komunikasi antar departemen.
Tabel 5. Perbandingan Jumlah Dokumen di
PT. Nl-PF
No.
Fungsi /
Departemen
Prosedur Wl Form
l Secretary 3 - 6
2
Safety Health
Environment
l3 l8 22
3 Quality Assurance 9 93 l65
5 Production l l60 l36
6
Resource Planning
Unit
5 28 l8
7 Application Group l l3 8
8 Finance and Control 3 3l 37
9 Human Resources - 9 94
l0
lndustrial
Performance
- 3 ll
ll Engineering - 78 53
Jumlah 35 433 552
Note : Jumlah dapat berubah sewaktu-waktu.
Aspek pengendalian catatan adalah
identitas, penyimpanan, pemeliharaan,
dan pemusnahan. ldentitas terdiri dari
siapa yang membuat catatan dan kapan
dibuatnya. Aspek penyimpanan terdiri
dari masa simpan, metode simpan,
metode indeks, lokasi penyimpanan,dan tanggung jawab. Aspek pemeliharaan
yaitu dapat dibaca, dapat ditelusuri, dapat
diperoleh dengan mudah, sedangkan
aspek pemusnahan terdiri atas metode
pemusnahan dan status kerahasiaan.
Contoh form dapat dilihat pada Lampiran
8, sedangkan perbandingan jumlah
dokumen PT. Nl-PF dapat dilihat pada
Tabel 5.
Audit lnternal
Ada dua tipe audit yang dibutuhkan
dalam meregistrasi standar, yaitu audit oleh
suatu badan sertifikasi eksternal yang biasa
disebut sebagai audit eksternal, dan audit oleh
staf internal yang telah di training untuk
mengaudit yang disebut sebagai audit
internal. Tujuannya adalah untuk meninjau
perbaikan proses, menguji bahwa sistem
berjalan dengan semestinya, mencari
perbaikan dan memperbaiki atau mencegah
masalah-masalah yang teridentifikasi
(Anonim, 2007).
Teknik audit dapat dilakukan dengan
beberapa tahapan, yaitu rapat pembukaan
audit, mengidentifikasi proses, mengaudit,
mengumpulkan dan memverifikasi informasi,
temuan audit, pertemuan tim audit, rapat
penutupan, pelaporan audit,
mendokumentasikan ketidaksesuaian dan
tindakan perbaikan.
Audit internal akan diaudit oleh auditor
yang merupakan staf/karyawan PT. Nl-PF
yang telah melaksanakan training audit
internal dari kantor pusat. Audit internal di
PT. NlPF dijadwalkan dimulai tanggal l5
Mei 2007. Namun pelaksanaannya harus
diundur satu hari, yaitu pada tanggal l6 Mei
2007. Keputusan ini diambil pada saat
opening meeting internal audit, para HOD
menginginkan penjelasan rinci mengenai
penilaian audit serta hasil dari benchmarking
para lMS champion ke PT. Great Giant
Pineapple. Oleh karena itu, jadwal internal
audit pun sedikit mengalami perubahan, yaitu
pelaksanaannya dimulai tanggal l6 Mei 2007
hingga 25 Mei 2007, dimana departemen
yang seharusnya diaudit pada tanggal l5 Mei
kemudian dipindahkan ke tanggal 25 Mei.
Pada saat pelaksanaan audit internal,
penilaian terhadap pemenuhan dokumen
adalah l00%, observasi 75%, dan interview
75%. Temuan atau finding terdiri dari mayor,
minor, dan improvement, dengan kategori
temuan miss, hit, serta not applicable (NA).
Temuan mayor adalah ketika ada pasal-pasal
dari lSO yang tidak diterapkan oleh auditee.
Temuan ini dapat menyebabkan auditee tidak
lolos sertifikasi, sebab apabila ditemukan satu
saja major finding, maka auditor tidak dapat
meloloskan auditee.
Suatu temuan dikatakan minor apabila
pasal-pasal dari lSO sudah diterapkan, namun
pada kenyataannya tidak diterapkan secara
maksimal. Reoccurent minor atau temuan
minor pada saat audit yang selanjutnya dapat
berubah menjadi temuan mayor. Temuan
improvement berupa temuan yang dapat
langsung dilakukan continual improvement,
misalnya ditemukan dokumen dengan nomor
dokumen yang mengalami kesalahan
pengetikan atau ada dokumen yang belum
diberi stempel. Temuan minor dan
improvement ini tidak menyebabkan
kegagalan dalam sertifikasi, hanya saja semua
temuan tersebut harus dilaporkan dalam
dokumen CAPA (Corrective and Preventive
Action), begitu pula dengan temuan mayor,
yang kemudian harus dilakukan continual
improvement. Dapat dikatakan bahwa yang
mampu menghambat bahkan menggagalkan
sertifikasi bukan disebabkan oleh banyaknya
temuan tetapi jenis temuannya. Waktu yang
dibutuhkan untuk memperbaiki setiap temuan
berbeda-beda, disesuaikan dengan jenis
temuan dan tingkat keparahan temuan.
Berikut ini adalah hasil temuan dari audit
internal.
Tabel 6 menunjukkan temuan-temuan
di departemen QA. Prosedur pengendalian
dokumen eksternal tidak tersedia. Document
controller merupakan penanggung jawab dari
temuan ini. Tindakan perbaikan dan
pencegahan yang dilakukan adalah segera
mencetak dan mendistribusikan prosedur
pengendalian dokumen eksternal ke
departemen yang bersangkutan. Temuan lain
yang berkaitan dengan dokumen adalah
dokumen lama belum distempel "obsolete"
dan beberapa form belum diregistrasi.
Tindakan perbaikan dan pencegahan yang
harus dilakukan adalah memberi stempel lalu
menarik semua dokumen lama dari line.
Tidak hanya itu, champions harus meregister
dan memberi nomor semua form yang ada di
areanya. Temuan-temuan ini mengacu pada
klausul lMS, yang terdiri dari lSO 900l, lSO
l400l dan OHSAS l800l, yaitu klausul 4.2.3
untuk lSO 900l dan 4.4.5 untuk lSO l400l
dan OHSAS l800l.
Hingga pada saat audit internal,
departemen ini belum membuat jadwal untuk
meninjau Key Performance lndicator (KPl).
Temuan ini mengacu pada lSO 900l klausul
6.2.2 dan merupakan tanggung jawab dari
HOD QA. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah
segera membuat jadwal peninjauan KPl agar
pelaksanaannya terjadwal. Temuan di
departemen QA yang cukup kritis adalah
belum adanya surat pengangkatan MR.
Sampai dengan tahap audit internal, surat
pengangkatan MR ini sedang dalam proses
pembuatan. Persyaratan yang berkaitan
dengan temuan ini adalah lSO 900l klausul
5.5.2 mengenai wakil manajemen. Tindakan
perbaikan dan pencegahannya adalah
membuat surat pengangkatan lalu
mensosialisasikannya.
Tabel 6. Daftar Ringkasan Temuan di
Departemen QA
No
.
Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan
Perbaikan
dan
Pencegahan
lSO
900
l
lSO
l400
l
OHSA
S
l800l
l
Prosedur
pengendalia
n dokumen
eksternal
tidak
tersedia.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Prosedur
pengendalian
dokumen
eksternal
segera
dicetak dan
didistribusik
an.
2
Dokumen
lama belum
distempel
"obsolete".
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Semua
dokumen
lama diberi
tanda
"obsolete"
dan ditarik
dari line.
3
Form belum
diregistrasi.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Champions
harus
meregister
dan memberi
nomor
semua form
yang ada di
areanya.
4
Tidak
terdapat
jadwal
peninjauan
Key
Performance
lndicator
(KPl).
6.2.
2
- -
Buat jadwal
tinjauan KPl.
5
Tidak ada
surat
pengangkata
n MR.
5.5.
2
- -
Buat surat
pengangkata
n MR dan
sosialisasika
n.
6
Prosedur
komunikasi
internal
belum
mencantumk
an aspek
mutu.
5.5.
3
4.4.3 4.4.3
Cantumkan
aspek mutu
pada revisi
prosedur
komunikasi
internal.
7
lCP tidak
dikalibrasi
sesuai
dengan
jadwal dan
tidak diberi
label.
7.6 - -
Kalibrasi
sesuai
dengan
jadwal dan
beri label
pada alat
yang telah
dikalibrasi.
8
Konsep dan
laporan tidak
mengikuti
persyaratan
8.5.
2
4.5.3 4.5.2
Gunakan
persyaratan
lSO dalam
melaksanaka
lSO. n perbaikan
dan gunakan
form yang
sesuai
dengan lSO.
Prosedur komunikasi internal yang
terdapat di departemen QA tidak
mencantumkan aspek mutu. Hal ini mengacu
pada klausul lMS mengenai komunikasi
internal, yaitu klausul 5.5.3 untuk lSO 900l
dan 4.4.3 untuk lSO l400l dan OHSAS
l800l. Temuan ini merupakan tanggung
jawab dari document controller. Selain itu,
ditemukan pula lCP (lnternal Control Plan)
yang tidak dikalibrasi sesuai dengan jadwal
dan tidak diberi label. lCP berfungsi untuk
memonitor peralatan yang ada, khususnya
alat-alat di departemen QA. Tindakan
perbaikan dan pencegahan yang harus
dilakukan adalah melakukan kalibrasi sesuai
dengan jadwal lalu memberi label pada alat
yang telah dikalibrasi. Temuan ini berkaitan
dengan klausul 7.6 lSO 900l mengenai
pengendalian sarana pemantauan dan
pengukuran.
Pada dasarnya, departemen QA telah
melaksanakan continual improvement, hanya
saja konsep dan laporannya tidak mengikuti
persyaratan lSO, sehingga hal ini juga
menjadi suatu temuan. Temuan ini mengacu
pada klausul lMS mengenai komunikasi
internal, yaitu klausul 8.5.2 lSO 900l
mengenai tindakan perbaikan serta klausul
4.4.3 lSO l400l dan OHSAS l800l
mengenai ketidaksesuaian, tindakan
perbaikan dan pencegahan.
Tabel 7 merupakan temuan hasil audit
internal departemen Production
(Filling/Packing) dan Application Group.
Pada saat observasi, tidak terdapat dokumen
yang menjelaskan peraturan pengoperasian
alat angkat-angkut. Tidak tersedianya
dokumen yang menjelaskan peraturan forklift
menyebabkan operator forklift tidak
mengetahui bahaya-bahaya yang dapat terjadi
akibat mengoperasikan alat tersebut.
Champion yang bertanggung jawab pada
temuan ini harus membuat dokumen
pengoperasian alat angkat-angkut beserta
dokumen pelatihannya. Selain itu, prosedur
keadaan darurat tidak pernah diuji coba secara
teratur, tidak ada checklist atau record yang
menyatakan bahwa prosedur tersebut telah
dilaksanakan dengan semestinya.. Kedua
temuan ini berhubungan dengan lSO l400l
dan OHSAS l800l, yaitu klausul 4.4.6
mengenai pengendalian operasional. Tabel 7. Daftar Ringkasan Temuan di
Departemen F/P dan AG
No
.
Temuan
Persyaratan Referensi
Tindakan
Perbaikan
dan
Pencegahan
lS
O
900
l
lSO
l400
l
OHSA
S
l800l
l
Tidak ada
dokumen
yang
menjelaskan
peraturan
pengoperasi
an alat
angkatangkut.
- 4.4.6 4.4.6
Buat
dokumen
pengoperasia
n alat angkatangkut
beserta
pelatihannya.
2
Prosedur
keadaan
darurat tidak
pernah diuji
coba secara
teratur
(tidak ada
checklist
atau
record).
- 4.4.6 4.4.6
Perbarui
checklist dan
report serta
selalu
jalankan
prosedur
secara rutin.
3
Prosedur
pengendalia
n dokumen
eksternal
tidak
tersedia.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Prosedur
pengendalian
dokumen
eksternal
segera
dicetak dan
didistribusika
n.
4
Dokumen
lama belum
distempel
"obsolete".
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Semua
dokumen
lama diberi
tanda
"obsolete"
dan ditarik
dari line.
5
Dokumen /
Wl masih
berada di
meja SO FP.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Segera
distribusikan
dokumen ke
area yang
bersangkutan.
6
Tidak ada
CAPA
untuk setiap
target
objektif dan
program
yang tidak
tercapai.
5.4.
l
8.3
4.3.3
4.5.3
4.3.3
4.5.2
Buat CAPA
untuk setiap
target objektif
dan program
yang tidak
tercapai.
7
Tidak ada
prosedur
pengendalia
n sisa
limbah
(tinta) mesin
coding.
- 4.4.6 4.4.6
Buat prosedur
pengendalian
sisa limbah
(tinta) mesin
coding.
8
Beberapa
form belum
diregistrasi.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Champions
harus
meregister
dan memberi
nomor semua
form yang
ada di
areanya.
9
Belum ada
tagging /
label pada
alat /
instrumen
ukur dan
tidak ada
record hasil
kalibrasi.
7.6 - -
Buat label
pada semua
alat ukur dan
konsistensi
dalam
membuat
record.
l0
Quality
Monitoring
Scheme
(QMS)
belum
ditandatanga
ni dan
belum
didistribusik
an ke line.
8.2.
4
- -
Perbarui
QMS dan
distribusikan.
ll
Catatan
mutu hasil
pemantauan
dan
pengukuran
belum
ditandatanga
ni oleh
operator,
SO, FLM.
8.2.
4
- -
Selalu
ingatkan
operator, SO,
dan FLM
untuk
menandatang
ani catatan
mutu.
Seperti departemen QA, di departemen
ini juga tidak terdapat prosedur pengendalian
dokumen eksternal, masih terdapat dokumen
lama yang belum distempel "obsolete", serta
terdapat form yang belum diregistrasi.
Temuan-temuan ini mengacu pada klausul
lMS, yang terdiri dari lSO 900l, lSO l400l
dan OHSAS l800l, yaitu klausul 4.2.3 untuk
lSO 900l dan 4.4.5 untuk lSO l400l dan
OHSAS l800l. Dokumen baru yang telah
didistribusi pun masih berada di meja Shift
Operator (SO) Filling Packing. Letak
dokumen-dokumen baru tersebut kurang
dapat diakses oleh karyawan lain. Champion
yang bertugas harus segera mendistribusikan
dokumen tersebut ke area yang bersangkutan.
Klausul yang berkaitan dengan temuan ini
tidak berbeda dengan klausul pada temuan
prosedur pengendalian dokumen eksternal di
atas.
Selain itu, objektif, target dan program
sudah ditetapkan baik secara corporate dan
departemental serta telah dipantau
pencapaiannya secara teratur. Hanya saja
tindakan perbaikan dan pencegahan untuk
objektif, target dan program yang tidak
tercapai belum dibuatkan. Klausul yang
berkenaan dengan temuan ini adalah lSO
900l klausul 5.4.l dan 8.3, lSO l400l
klausul 4.3.3 dan 4.3.5, serta OHSAS l800l
klausul 4.3.3 dan 4.5.2. Temuan juga
mengarah pada aktivitas yang memiliki aspek
lingkungan penting namun tidak
diidentifikasikan. Hal ini ditemukan pada
mesin coding S4 yang tidak memiliki
prosedur pengendalian sisa limbah (tinta).
Temuan mengacu pada lSO l400l dan
OHSAS l800l klausul 4.4.6. Tindakan
perbaikan dan pencegahan yang harus
dilakukan adalah membuat prosedur
pengendalian sisa limbah (tinta) mesin
coding. Sebagian besar peralatan/instrumen
ukur tidak diberi label kalibrasi. Tidak hanya
itu, hasil kalibrasi pun tidak dicatat dalam
suatu record. Persyaratan yang digunakan
adalah lSO 900l klausul 7.6. Tindakan yang
harus dilakukan adalah membuat label pada
semua alat ukur dan selalu konsisten dalam
membuat record. Quality Monitoring Scheme
(QMS) yang dibuat oleh QA belum
ditandatangani dan didistribusikan ke line.
Temuan ini disebabkan pada saat distribusi
dokumen seluruh QMS belum selesai diupdate oleh QA. Temuan lainnya adalah
catatan mutu hasil pemantauan dan
pengukuran belum ditandatangani oleh
operator, SO, dan FLM (First Line Manager).
Catatan mutu adalah record berbentuk
berbentuk form yang kemudian
ditandatangani oleh operator, SO atau FLM.
Tindakan perbaikan dan pencegahan yang
dapat dilakukan yaitu dengan selalu
mengingatkan operator, SO, dan FLM untuk
menandatangani catatan mutu. Temuan QMS
maupun catatan mutu mengacu pada klausul
8.2.4 di dalam lSO 900l.
Tabel 8. Daftar Ringkasan Temuan di
Departemen FlCO
No
.
Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan
Perbaikan
dan
Pencegahan
lSO
900
l
lSO
l400
l
OHSA
S
l800l
l
Sebanyak
50%
responden
yang
diwawanca
ra tidak
dapat
menjelaska
n kebijakan
QSHE.
5.3 4.2 4.2
Sosialisasikan
kebijakan
QSHE kepada
seluruh
anggota FlCO.
2
Training
matrix
belum
diperbarui.
- 4.4.l 4.4.l
Training
matrix harus
segera
diperbarui dan
dikomunikasik
an pada
seluruh
karyawan.
3
Pengendali
an
dokumen
belum
sesuai
prosedur
pengendali
an
dokumen.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Pengendalian
dokumen
harus
mengikuti
prosedur
pengendalian
dokumen.
4
Tidak ada
prosedur
pengendali
an
dokumen
eksternal.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Buat prosedur
pengendalian
dokumen
eksternal.
5
Belum ada
penentuan
interval
pelaksanaa
n tinjauan
5.6 4.6 4.6
Tentukan
interval waktu
pelaksanaan
tinjauan
manajemen.
manajemen
.
6
Belum ada
pengujian
terhadap
supplier.
7.4.
3
- -
Buat jadwal
dan lakukan
pengujian
terhadap
supplier.
7
Job title
belum
diperbarui.
5.0 4.4.l 4.4.l
Job title harus
segera
diperbarui dan
dikomunikasik
an pada
karyawan
yang
bersangkutan.
Temuan-temuan di departemen
Finance and Control (FlCO) dapat dilihat
pada Tabel 8. Terdapat 50% responden tidak
mampu menjelaskan kebijakan QSHE pada
saat interview audit internal. Hal ini
dikarenakan kurangnya sosialisasi kebijakan
QSHE pada karyawan. Temuan ini menjadi
tanggung jawab HOD FlCO. Persyaratan
mengenai kebijakan yang berkenaan dengan
temuan ini adalah lSO 900l klausul 5.3, lSO
l400l dan OHSAS l800l klausul 4.2. Selain
itu, ditemukan pula status training matrix
yang belum diperbarui. Tindakan yang harus
dilakukan terutama oleh champions yang
berwenang adalah memperbarui training
matrix lalu mengkomunikasikannya pada
seluruh karyawan. Temuan ini mengacu pada
persyaratan lSO l400l dan OHSAS l800l,
yaitu klausul 4.l mengenai tugas, tanggung
jawab dan wewenang.
Pengendalian dokumen yang dilakukan
oleh departemen ini belum sesuai dengan
prosedur pengendalian dokumen. Temuan
lainnya adalah prosedur pengendalian
dokumen eksternal tidak terdapat di
departemen FlCO. Kedua temuan ini
berkaitan dengan klausul lMS mengenai
pengendalian dokumen, yaitu klausul 4.2.3
pada lSO 900l serta klausul 4.4.5 di dalam
lSO l400l dan OHSAS l800l. Selain itu,
departemen ini belum melakukan penentuan
interval terhadap pelaksanaan tinjauan
manajemen sehingga hal ini pun menjadi
temuan. Dalam melaksanakan continual
improvement, HOD FlCO harus segera
menentukan interval waktu pelaksanaan
tinjauan manajemen.
Auditor juga mendapati tidak adanya
dokumen audit terhadap supplier. Temuan ini
berkaitan dengan klausul 7.4.3 di dalam lSO
900l, yaitu mengenai verifikasi terhadap
produk. Karyawan yang bertanggung jawab
terhadap temuan ini harus segera membuat
jadwal dan melakukan pengujian terhadap supplier. Terdapat pula job title yang belum
diperbarui. Pada saat audit ditemukan
karyawan dengan jenis pekerjaan yang tidak
sesuai dengan job title-nya. Job title yang ada
menyatakan jenis pekerjaan lama. Persyaratan
yang berkaitan dengan temuan ini adalah lSO
900l klausul 5.0 serta lSO l400l dan
OHSAS l800l pada klausul 4.4.l. Tindakan
perbaikan dan pencegahan yang harus
dilaksanakan adalah segera memperbaiki job
title dan mengkomunikasikannya pada
karyawan yang bersangkutan.
Daftar temuan di departemen
Engineering dapat dilihat pada Tabel 9. Tidak
jauh berbeda dengan departemen lain, pada
departemen ini juga terdapat dokumen lama
yang belum distempel "obsolete". Sebagian
dokumen lama tersebar dibeberapa bagian
departemen ini sehingga tidak terbawa pada
saat penyerahan dokumen lama kepada
document controller. Tindakan perbaikan dan
pencegahan yang harus dilakukan adalah
semua dokumen lama di area engineering
dikumpulkan dan diserahkan kepada
document controller untuk distempel dan
disimpan.
Tabel 9. Daftar Ringkasan Temuan di
Departemen Engineering
No
.
Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan
Perbaikan
dan
Pencegahan
lSO
900
l
lSO
l400
l
OHSA
S
l800l
l
Terdapat
dokumen
lama yang
belum
distempel
"obsolete".
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Semua
dokumen
lama di area
engineering
dikumpulka
n dan
diserahkan
kepada
document
controller
untuk
distempel
dan
disimpan.
2
Beberapa
checklist,
log book,
dan log
sheet
belum
diberi
nomor.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Champion
harus
meregister
dan
memberi
nomor
semua form
yang ada di
areanya.
3
Dokumen
elektronik
belum
diregistrasi
.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Penanggung
jawab
pengendalia
n dokumen
di
engineering
harus
melaporkan
setiap
technical
drawing
untuk diberi
stempel
terkendali
dan
melakukan
record
penyebaran
dokumen
tersebut.
Selain itu, beberapa checklist, log
book, dan log sheet juga belum diberi nomor.
Agar continual improvement terlaksana
dengan efektif maka champion harus
meregister dan memberi nomor semua form
yang ada di areanya. Tidak hanya itu,
dokumen elektronik juga belum diregistrasi.
Dokumen elektronik ini berupa program di
dalam komputer, biasanya merupakan
dokumen level 4. Penanggung jawab
pengendalian dokumen di engineering harus
melaporkan setiap technical drawing untuk
diberi stempel terkendali dan melakukan
record penyebaran dokumen tersebut. Ketiga
temuan tersebut mengacu pada klausul
pengendalian dokumen, yaitu 4.2.3 di dalam
lSO 900l serta 4.4.5 di dalam lSO l400l dan
OHSAS l800l.
Temuan-temuan di departemen
Resources Planning Unit (RPU) dapat dilihat
pada Tabel l0. Temuan pada departemen ini
hampir sama dengan departemen
Engineering, yaitu berupa temuan pada
dokumen. Masih terdapat dokumen lama yang
belum distempel "obsolete". Selain itu, Wl
P3K masih berupa dokumen lama.
Champions harus segera mengganti Wl yang
lama dengan yang baru sesuai dengan
persyaratan lMS serta memberi tanda
"obsolete" pada semua dokumen lama dan
menariknya dari line. Kedua temuan ini
berkaitan dengan persyaratan lSO 900l
klausul 4.2.3 serta lSO l400l dan OHSAS
l800l pada klausul 4.4.5.
Auditor juga menemukan QMS dalam
format lama di line. QMS yang ditemukan ini
masih dalam keadaan update hanya saja
formatnya tidak sesuai dengan format lMS.
Temuan ini menjadi tanggung jawab
document controller. Oleh sebab itu,
document controller harus segera
memperbaiki QMS lalu mendistribusikannya
kepada area-area yang bersangkutan.
Persyaratan yang mengacu pada temuan ini
adalah persyaratan lSO 900l pada klausul
8.2.4, yaitu mengenai pemantauan dan
pengukuran produk. Tabel l0. Daftar Ringkasan Temuan di
Departemen RPU
No
.
Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan
Perbaikan
dan
Pencegahan
lSO
900
l
lSO
l400
l
OHSA
S l800l
l
Terdapat
dokumen
lama yang
belum
distempel
"obsolete"
.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Semua
dokumen
lama diberi
tanda
"obsolete"
dan ditarik
dari line.
2
Wl untuk
P3K masih
dalam
bentuk
format
lama.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Ganti Wl
yang lama
dengan yang
baru sesuai
dengan
persyaratan
lMS.
3
Ditemuka
n QMS
dalam
format
lama di
line.
8.2.
4
- -
Perbaiki
QMS yang
baru dan
distribusika
n
Daftar temuan di departemen
Production (Manufacturing) dapat dilihat
pada Tabel ll. Seperti temuan di departemen
QA, di departemen ini tidak ada prosedur
pengendalian dokumen eksternal. Selain itu,
terdapat beberapa form belum diregistrasi.
Kedua temuan ini berkenaan dengan
persyaratan lSO 900l klausul 4.2.3 serta lSO
l400l dan OHSAS l800l pada klausul 4.4.5.
Terdapat log book yang tidak diisi
secara teratur. Champions harus
mengingatkan PlC/penanggung jawab untuk
mengisi log book secara konsisten. Tidak
hanya itu, terdapat pula log book yang tidak
ditandatangani. Temuan-temuan ini mengacu
pada persyaratan lSO 900l klausul 7.5.3,
yaitu mengenai identifikasi dan mampu
telusur.
Tabel ll. Daftar Ringkasan Temuan di
Departemen Production
(Manufacturing)
No
.
Temuan
Persyaratan Referensi
Tindakan
Perbaikan
dan
Pencegahan
lS
O
900
l
lSO
l400
l
OHSA
S
l800l
l
Tidak ada
prosedur
pengendalia
n dokumen
eksternal.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Buat prosedur
pengendalian
dokumen
eksternal.
2
Log book
tidak diisi
secara
teratur.
7.5.
3
- -
lngatkan
PlC/penangg
ung jawab
untuk
mengisi log
book secara
konsisten.
3
Beberapa
form belum
diregistrasi.
4.2.
3
4.4.5 4.4.5
Champions
harus
meregister
dan memberi
nomor semua
form yang
ada di
areanya.
4
Terdapat log
book yang
tidak
ditandatanga
ni.
7.5.
3
- -
lngatkan PlC
untuk
menandatang
ani log book.
5
Perlu
menambah
persyaratan
pemerintah
dan
konsumen.
7.2.
l
- -
Tambahkan
persyaratan
dari
pemerintah
dan
konsumen.
6
Job
description
masingmasing
karyawan
baru
mencapai
70%.
5.0 4.4.l 4.4.l
Segera
lengkapi job
description
yang belum
dicetak.
7
Belum ada
sosialisasi
QMR.
5.5.
2
4.3.l 4.3.l
Buat surat
resmi
pengangkatan
QMR dan
sosialisasikan
.
8
Prosedur
komunikasi
internal
belum
mencantumk
an aspek
mutu.
5.5.
3
4.4.3 4.4.3
Cantumkan
aspek mutu
pada revisi
prosedur
komunikasi
internal.
9
Tidak
terdapat
rencana
peninjauan
Key
Performanc
e lndicator
(KPl).
6.2.
2
- -
Buat rencana
tinjauan KPl. l0
QMS belum
ditandatanga
ni dan
belum
didistribusik
an ke line.
8.2.
4
- -
Perbarui
QMS dan
distribusikan.
ll
Belum ada
tagging /
label pada
alat /
instrumen
ukur dan
tidak ada
record hasil
kalibrasi.
7.6 - -
Buat label
pada semua
alat ukur dan
konsistensi
dalam
membuat
record.
l2
Daily
tipping log
book tidak
diisi secara
teratur.
7.5.
3
- -
lngatkan PlC
untuk
memeriksa
log book
secara teratur.
Berdasarkan temuan yang dilakukan
oleh auditor, perusahaan ada baiknya perlu
menambah persyaratan pemerintah dan
konsumen. Hal ini berkaitan dengan
persyaratan lSO 900l klausul 7.2.l mengenai
penentuan persyaratan produk. Selain itu, job
description masing-masing karyawan di
departemen ini baru mencapai 70%. Hal ini
disebabkan job description tersebut hanya
sebagian yang sempat tercetak. Persyaratan
yang berkaitan dengan temuan ini adalah
persyaratan mengenai tanggung jawab
manajemen. Tindakan perbaikan yang
dilakukan adalah segera melengkapi job
description yang belum dicetak.
Beberapa temuan di departemen ini
tidak berbeda dengan departemen lain.
Temuan yang serupa dengan departemen
Production Filling Packing adalah belum
adanya sosialisasi Quality Management
Representative (QMR). Tindakan utama yang
harus dilaksanakan oleh champions adalah
membuat surat resmi pengangkatan QMR dan
melakukan sosialisasi.
Selain itu, terdapat pula temuan yang
serupa dengan temuan di departemen QA,
yaitu prosedur komunikasi internal belum
mencantumkan aspek mutu serta tidak adanya
rencana peninjauan Key Performance
lndicator (KPl). Persyaratan yang berkaitan
dengan temuan komunikasi internal ada pada
klausul lMS mengenai komunikasi internal,
yaitu klausul 5.5.3 untuk lSO 900l dan 4.4.3
untuk lSO l400l dan OHSAS l800l.
Temuan ini merupakan tanggung jawab dari
document controller untuk segera
mencantumkan aspek mutu pada revisi
prosedur komunikasi internal.
Tidak hanya itu, departemen ini juga
belum membuat jadwal untuk meninjau Key
Performance lndicator (KPl). Temuan ini
mengacu pada lSO 900l klausul 6.2.2 dan
merupakan tanggung jawab dari HOD QA.
Tindakan perbaikan dan pencegahan yang
harus dilakukan adalah segera membuat
jadwal peninjauan KPl agar pelaksanaannya
terjadwal.
Temuan lainnya adalah QMS belum
ditandatangani dan belum didistribusikan ke
line, tidak terdapat tagging/label pada
alat/instrumen ukur dan tidak ada record hasil
kalibrasi serta daily tipping log book yang
tidak diisi secara teratur. Ketiga tmuan ini
berkenaan dengan persyaratan lSO 900l
berturut-turut, yaitu klausul 8.2.4, 7.6 dan
7.5.3. Tindakan perbaikan dan pencegahan
yang harus dilaksanakan adalah memperbarui
QMS dan mendistribusikannya, membuat
label pada semua alat ukur dan konsistensi
dalam membuat record serta selalu
mengingatkan PlC untuk memeriksa log book
secara teratur.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2007. History of lSO 9000.
http://en.wikipedia.org/wiki/lSO_9000.
[l9 Juni 2000]
Clarke, R.J., dan Macrae, R. l989. Coffee
Volume 2 : Technology. Elsevier
Applied Science. London.
Nestl. 2007. Kebijakan.
http://www.aoa.intranet.nestle.co.id.
[28 Mei 2007]
Sivetz, M., dan Desrosier, N.W. l979. Coffee
Technology. AVl Publishing
Company, lnc. Westport, Connecticut.
Whitelaw, K. 2004. lSO l400l :
Environmental Systems Handbook
Second Edition. Elsevier Ltd., Great
Britain.