PENGURUSAN DAN FAIL PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING

Disampaikan oleh : Zahari bin Ahamad Jabatan HEM & Kaunseling Institut Aminuddin Baki Utara, Jitra Kedah Darul Aman

Memahami sistem pengurusan dan fail perkhidmatan bimbingan dan kaunseling

Mengenalpasti pelan asas dan kemudahan bilik bimbingan dan kaunseling Mengenalpasti format dokumentasi program bimbingan dan kaunseling

Pengurusan dan fail perkhidmatan B&K

Pengurusan Buku Rekod Perkhidmatan Pengurusan Rekod Bimbingan Individu atau kelompok Pengurusan Fail-fail Perkhidmatan

1. Pengurusan Buku Rekod Perkhidmatan

Kegunaan: - Catat semua rekod bimbingan dan aktiviti guru B&K seperti mesyuarat, taklimat, kursus dll - Bahan dokumentasi kerja dan aktiviti Guru B&K - Bahan rujukan aktiviti

Rujukan untuk penyeliaan Guru Besar, PPD, JPN, Nazir dll Memudahkan penyerahan tugas sekiranya guru B&K bertukar Merumus aktiviti yang dibuat mengikut mingguan, bulanan atau tahunan

Buku Rekod B&K

-

2 Bahagian i) Rekod sesi bimbingan /kaunseling ii) Rekod program /aktiviti

Contoh sistem rekod sesi bimbingan /kaunseling K1/ A / 001 K1 = kaunseling individu A = Ali bin Osman 001 = nombor siri klien

K1/ S / 004 K1 = kaunseling individu S = Siti Saerah bt. Syed Alwi 004 = nombor siri klien

Contoh sistem rekod sesi bimbingan /kaunseling KK/ J / 001 KK = kaunseling kelompok J = Johari b. Sulaiman 001 = nombor siri kumpulan (Johari adalah ketua kelompok berkenaan)

Rekod sesi kaunseling individu (BK9) Rekod sesi kaunseling kelompok (BK10) Rekod daftar kaunseling individu (BK11) Rekod daftar kaunseling kelompok (BK12)

Semua rekod perlu disimpan dengan baik di tempat yang selamat (bilik guru B&K) *sulit

1. Pengurusan Fail Perkhidmatan B&K

3 Bahagian i) Fail Pengurusan (SKIAB/UBK/02/02/1) ii) Folder Bidang (SKIAB/UBK/02/02/2) iii) Folder sesi Kaunseling
(SKIAB/UBK/02/02/3)

1. Fail Pengurusan (SKIAB/UBK/02/02/1)

Digunakan untuk urusan surat menyurat sama ada surat yang dihantar atau diterima Nombor rujukan sama dengan sistem fail di pejabat sekolah

5 jenis fail pengurusan

Pengurusan Am (SKIAB/UBK/02/02/1.1) Surat Pekeliling Ikhtisas (SKIAB/UBK/02/02/1.2) Pendidikan Kerjaya /Latihan (SKIAB/UBK/02/02/1.3) Program Pembangunan Murid (SKIAB/UBK/02/02/1.4) Program Pembangunan Staf Dan Mesyuarat (SKIAB/UBK/02/02/1.5)

2. Folder Bidang (SKIAB/UBK/02/02/2)

Akademik(SKIAB/UBK/02/02/2.1) Kerjaya (SKIAB/UBK/02/02/2.2) Psikososial dan kesejahteraan Mental (SKIAB/UBK/02/02/2.3) Pembangunan Diri Murid (SKIAB/UBK/02/02/2.4) Pendidikan Pencegahan Dadah (SKIAB/UBK/02/02/2.5) Keibubapaan (SKIAB/UBK/02/02/2.6)

lain-lain.

Program Khas spt Mentor mentee, kaunseling berfokus, murid miskin (SKIAB/UBK/02/02/2.7) Pembimbing Rakan Sebaya (SKIAB/UBK/02/02/2.8) Disiplin Murid (SKIAB/UBK/02/02/2.9) Jawatankuasa Bimbingan Kaunseling (SKIAB/UBK/02/02/2.10) Tugas khas & am seperti rancangan tahunan , maklumat guru dll (SKIAB/UBK/02/02/2.11)

3. Folder Sesi Kaunseling (SKIAB/UBK/02/02/3) Sesi Kaunseling Individu (SKIAB/UBK/02/02/3.1) Sesi Kaunseling Kelompok (SKIAB/UBK/02/02/3.2)

Rak penyimpanan fail individu dan kelompok

Bilik Bimbingan Dan Kaunseling

Lokasi sesuai dilengkapi * Satu bilik kaunseling individu * Satu bilik kaunseling kelompok * Satu bilik pengurusan * Ruang tamu * Satu kaunter perkhidmatan * Satu papan kenyataan

Kelengkapan bilik (cadangan)

Almari cermin berkunci Rak buku rujukan Satu set sofa Komputer Set televisyen, radio Satu peti cadangan Kipas angin /penyaman udara

Keceriaan dan kebersihan - langsir dan alas meja - gambar /carta motivasi Papan Kenyataan - maklumat terkini - jadual bertugas PRS

Carta organisasi -Jawatankuasa B&K Borang dan rekod Fail-fail Folder Inventori

Dokumentasi /Pelaporan

Senarai semak perkhidmatan B&K Laporan program peringkat sekolah /daerah/ negeri/ kebangsaan

Senarai semak perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling

BIL 1. SENARAI SEMAK Biodata Guru Bimbingan dan Kaunseling BORANG BK01

2.
3. 4. 5.

Laporan pergerakan Guru Bimbingan dan Kaunseling

Biodata murid Borang khidmat kaunseling individu Borang khidmat kaunseling kelompok

BK02
BK03 BK04 BK05

6.

Borang temujanji sesi kaunseling

BK06

Senarai semak perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling

BIL 7. 8. SENARAI SEMAK Borang rujukan khidmat kaunseling Borang rujukan murid oleh guru bimbingan dan kaunseling Rekod sesi kaunseling individu Rekod sesi kaunseling kelompok Rekod daftar sesi kaunseling individu Rekod daftar sesi bimbingan dan kaunseling kelompok BORANG BK07 BK08

9. 10. 11. 12.

BK09 BK10 BK11 BK12

Senarai semak perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling

BIL 13. SENARAI SEMAK Laporan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling Sekolah Menengah/ Rendah BORANG BK13

14.
15. 16. 17. 18.

Borang maklumat keahlian PRS

Borang penyata kewangan BK Rekod kunjungan ke Bilik Kaunseling Rekod lawatan ke Rumah Murid Rekod Konsultasi

BK14
BK15 BK16 BK17 Bk18

Senarai semak perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling

BIL 19. 20. SENARAI SEMAK Rekod Kelas Ganti BORANG BK19 Buku rekod Perkhidmatan Luar BK20

21.
22. 23. 24.

Jejak Lepasan SPM/STPM

Akujanji SPM Akujanji PMR Akujanji UPSR

BK21
BK22 BK23 BK24

Senarai semak perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling

BIL 25. 26. 27. 28. 29. SENARAI SEMAK Senarai Semak Keperluan Program Murid Senarai Semak Keperluan Program Perkembangan Staf Senarai Semak Keperluan Program Keibubapaan Senarai Semak Latar Sosial Ekonomi Murid Soal Selidik Masalah Murid BORANG SS01 SS02 SS03 SS04 SS05

Laporan Program

Selepas program/aktiviti dijalankan Kegunaan: * Bukti pelaksanaan program * Membuat post mortem * Bahan /sumber rujukan * Menilai keberkesanan program

Memudah proses penyeliaan pihak pengurusan sekolah, PPD, JPN dll Meyakinkan pihak tertentu terutama penyumbang dana /peruntukan kewangan sumbangan mereka dimanfaatkan dengan baik dan berkesan

Isi kandungan laporan: * Tajuk * Objektif * Sasaran * Tarikh, Masa, Tempat * Perbelanjaan (peruntukan) * Jawatankuasa * Jadual /tentatif program

Laporan dan ulasan program Lampiran (gambar aktiviti ) Penilaian program (refleksi) -soal selidik peserta -temubual -pemerhatian dll

Rujukan

Malek Muhamat Said, 2007. Mengurus Khidmat Bimbingan & Kaunseling Sekolah: PTS Professional Sdn.Bhd Kementerian Pelajaran Malaysia, 2009. Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan Dan Kaunseling Di Sekolah Menengah Dan Rendah.