Aplikasi Manajemen Perkantoran E

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP !!) dimana MRP !! sendiri adalah hasil e"olusi dari Material Re#uirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (in"entory), pengapalan, in"oice dan akunting perusahaan !ni berarti bah$a sistem ini nanti akan membantu mengontrol akti"itas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia ERP sering disebut sebagai %ack &ffice System yang mengindikasikan bah$a pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini %erbeda dengan 'ront &ffice System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e( )ommerce, )ostumer Relationship Management ()RM), e(*o"ernment dan lain(lain Modul ERP Secara modular, soft$are ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni &perasi serta modul pendukung yakni 'inansial dan Akunting serta Sumber +aya Manusia, Modul &perasi *eneral .ogistics, Sales and +istribution, Materials Management, .ogistics E/ecution, 0uality Management, Plant Maintenance, )ustomer Ser"ice, Production Planning and )ontrol, Project System, En"ironment Management 1 Modul 'inancial 2 Akuntansi *eneral Accounting, 'inancial Accounting, )ontrolling, !n"estment Management, 3reasury, Enterprise )ontrolling 4 Modul Sumber +aya Manusia Personnel Management, Personnel 3ime Management, Payroll, 3raining and E"ent Management, &rgani5ational Management, 3ra"el Management

Aplikasi Manajemen Perkantoran E

Manfaat Menggunakan ERP %erikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan, !ntegrasi data keuangan 6ntuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik 1 Standarisasi Proses &perasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produkti"itas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk 4 Standarisasi +ata dan !nformasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda(beda Tips memilih ERP %erikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan, 7no$ledge 2 E/perience 7no$ledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer E/perience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan 7no$ledge tanpa e/perience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan E/perience tanpa kno$ledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup 1 Selection Methodology Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif 8ang penting organi5ed, focused dan simple Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 9(: bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP 4 Analisa %usiness Strategy 1

Aplikasi Manajemen Perkantoran E

%agaimana le"el kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers; Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai; Apa strategi bisnis perusahaan dan objecti"es yang ingin dicapai; %agaimana proses bisnis yang sekarang berjalan "s proses bisnis yang diinginkan; Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki; Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut; 3arget bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan; < Analisa People %agaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP; Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya; %agaimana komitmen dari tim implementasi; Apa yg diharapkan para calon user thd ERP; Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim; Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan; 9 Analisa !nfrastruktur %agaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (o"erall net$orks, permanent office systems, communication system dan au/iliary system); Seberapa besar budget untuk infrastruktur; Apa infrastruktur yang harus disiapkan; : Analisa Soft$are Apakah soft$are tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan; Apakah ada dukungan ser"ice dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari; Seberapa banyak $aktu untuk implementasi yg tersedia; Apakah soft$are memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan; Implementasi ERP %erikut ini adalah pedoman yang digunakan pada saat implementasi ERP, 4

Aplikasi Manajemen Perkantoran E

ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produkti"itas, bukan sebaliknya 3ujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya Penyebab Gagalnya ERP - =aktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran 1 Pre(implementation tidak dilakukan dengan baik 4 Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya < &rang(orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru Tanda-tanda kegagalan ERP - 7urangnya komitmen top management 1 7urangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis) 4 )acatnya proses seleksi soft$are (tidak lengkap atau terburu(buru memutuskan) < 7urangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal) 9 7urangnya >buy in? sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karya$an : 7esalahan penghitungan $aktu implementasi @ 3idak cocoknya soft$are dgn business process A 7urangnya training dan pembelajaran B )acatnya project design 2 management -C 7urangnya komunikasi -- Saran penghematan yang menyesatkan oft!are ERP %erikut adalah soft$are ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source, SAP D+E %AAE <

Aplikasi Manajemen Perkantoran E

M'*Pro Protean )ompiere Adempiere