Dokumentasi Secara Online Kelebihan dan Peraturan Office automation system (OAS) Bagaimana organisasi menggunakan OAS untuk

menguruskan maklumat atau dokumen?

1) electronic publishing (2) electronic communication (3) electronic collaboration (4) image processing (5) office management

Electronic publishing Electronic publishing systems include word processing and desktop publishing !ord processing so"tware# $e g # %icroso"t !ord# &orel !ord'Per"ect( allows users to create# edit# re)ise# store# and print documents such as letters# memos# reports# and manuscripts

Electronic communication Electronic communication systems include electronic mail (e-mail), voice mail, facsimile (fa ), and des!top videoconferencing" a( E'mail is soft#are that allo#s users, via their computer !eyboards, to create, send, and receive messages and files to or from any#here in the #orld $ost e-mail systems let the user do other sophisticated tas!s such as *ilter prioriti+e# or "ile messages, "orward copies o" messages to other users, create and sa)e dra"ts o" messages, re-uest automatic con"irmation o" the deli)ery o" a message"

b( Electronic collaboration is made possible through electronic meeting and collaborative #or! systems and teleconferencing" E ample% Edmodo, &rog '(E

c( .mage processing systems include electronic document management, presentation graphics, and multimedia systems"

)his digital form can be manipulated# stored# printed# or sent )ia a modem to another computer *maging systems may use scanners, digital cameras, video capture cards, or advanced graphic computers" +ontoh % &lic!r

O""ice management systems a( Data Organi+ing System , -istem .engurusan -e!olah,-istem .enta!siran /erasas!an -e!olah,01$*- dan macam-macam lagi"" b( Electronic Scheduling ' /usiness dates, appointments, notes, and client contact information can be created, edited, stored, and retrieved" Eg% -chool )ime table -cheduling,+linic Electronics -cheduling

Kelebihan dokumentasi secara online/

a) Kurang penggunaan !ertas, fail dan lain-lain dan men2imat!an ruang tempat be!er2a b) Peningkatan dalam membuat keputusan pengurusan" .engurus menerima ma!lumat yang ber!aitan dengan lebih cepat dan boleh men2adi lebih sedar tentang alternatif untu! penyelesaian masalah" c) Peningkatan kualiti ker0a pe0abat" )empat !er2a boleh men2adi lebih menari!, memuas!an, dan mencabar !erana automasi menghapus!an rutin, tugas-tugas berulang-ulang d) 1ubungan antara sistem pe0abat lebih e"ekti"" .engguna peralatan automati! boleh disambung!an dengan ahli lain untu! !omuni!asi yang lebih ce!ap" e) %eningkatkan produkti)iti .e!er2a mening!at!an output berbanding dengan 2am be!er2a

Peraturan'Peraturan Dokumentasi Secara Online/ a) $enentu!an anggaran umur pengguna bagi sesuatu do!umentasi online"

+ontoh % 3ndang-undang untu! menghad!an capaian ma!lumat mengi!ut pering!at umur"+ontohnya !ana!-!ana! di ba#ah umur 13 tahun do!umentasi di!a#al oleh +hildren4s 5nline .rivacy .rotection 6ct (+5..6)" b) $enyedia!an !ata laluan yang uni! !has untu! pengguna" +ontoh% e-operasi, emisonline Ela!!an pengguna salah guna data pengguna lain, !ecuali admin" c) $endapat!an !ebenaran untu! pengumpulan ma!lumat yang a!an dido!umentasi!an secara online" +ontoh7 pengumpulan ma!lumat8data perlu dila!u!an secara bertulis dahulu sebelum ma!lumat dido!umentasi secara dalam talian (borang ma!lumat murid, 6.9$ etc) d) 9o!umentasi secara online dire!abentu! supaya bersifat mesra pengguna"(social net#or! application) .engguna boleh melayari atau mendapat!an8capaian ma!lumat melalui computer,lap-top,telefon pintar" +ontoh% penggunaan apli!asi faceboo!7 berbe:a 2i!a dilayari mengguna!an !omputer dan telefon pintar" e) 9ata-data do!umentasi dilindungi dengan a!ta 0a! +ipta (.indaan) 1;;<" +ontoh% data dalam apli!asi -lideshare, scribd tida! boleh dimuat turun atau dipinda secara se#enang-#enangnya" =i!a pengguna mahu mendapat!an ma!lumat tersebut, ma!a pengguna perlu mendaftar dan mengi!ut prosedur tertentu"