Anda di halaman 1dari 2

BILIK FAIL

Bil 1.

Kategori Bilik Fail Fail Open / Tutup / PR

Keterangan 1. Melantik Pegawai bertanggungjawab (person in charge) bagi memastikan hanya fail sahaja diletakkan di dalam bilik fail. (Contoh barang peribadi, folder mesyuarat, sejadah dan tikar tidak dibenarkan) 2. ail hendaklah disusun se!ara kemas dan boleh diperolehi sekurang"kurangnya dalam tempoh #$ saat.

#. %eadaan bilik fail mestilah bersih dan bebas daripada sebarang kerosakan. &. 'enarai induk (master list) perlu disediakan. 'ekiranya rak digunakan maka perlu ditandakan selaras dengan Master (ndek. (senarai fail, pegawai bertanggungjawab, rekod pergerakan fail dan maklumat lain sekiranya perlu) ). Menyediakan pergerakan keluar masuk fail dengan menggunakan penanda. *. Menyediakan pelan lokasi (lo!ation plan) yang menerangkan susun atur bilik fail. +. Menyediakan !arta alir tata!ara pengambilan fail bagi memudah dan memper!epatkan proses pengambilan fail. ,. Pergerakan fail hendaklah direkodkan pada label di luar kabinet fail dan ditandakan dengan kod pengguna. -. .spek keselamatan yang perlu diberi perhatian di dalam bilik fail adalah seperti berikut/ menyediakan alat pemadam kebakaran yang bersesuaian dan masih sah laku serta diletakkan berhampiran0 fail tidak disusun terlalu tinggi supaya tidak membahayakan0 dan notis peringatan seperti tanda larangan merokok, makan dan minum serta penjagaan kebersihan. 1$. Pegawai bertanggungjawab (person in charge) hendaklah memastikan pengguna bilik fail mematuhi arahan yang telah ditetapkan serta penyelenggaraan dijalankan se!ara berterusan. 11. Pegawai 1ertanggungjawab (person in charge) hendaklah memastikan pintu bilik fail sentiasa ditutup dan berkun!i.