Anda di halaman 1dari 5

ILMIAH Volume IV No.

3, 2012

A. Jalaludin S, Pentingnya Standar

PENTINGNYA STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KERJA UNTUK MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN DALAM PERUSAHAAN A. Jalaluddin Sayuti
Staf Pengajar Prodi Administrasi Bisnis Polsri, Palembang Email: ajsayuti@yahoo.co.id No. Hp. 081377919276

ABSTRACT There are many ways that can be done to control office administration task, one of the ways is make the operational standars of working prosedures. The management of the organisation needs to understand how to manage the standard operating procedure (SOP) that is used as a guide for organizations working mechanism. SOP documentation is necessary to maintain a quality and technical systems consistently. This article presents theoretical arguments about the importance of standard operating procedures in connection the easier of employees control facilities to improve their performance. Keywords: standard operating procedures ABSTRAK Banyak cara yang dapat dilakukan untuk mengendalikan kegiatan administrasi perkantoran, salah satu caranya adalah membuat pola dan mekanisme kerja yang standar serta baku yang tertuang dalam standar operasional prosedur kerja. Pengelola organisasi penting memahami bagai mana menyusun standar operasional prosedur (SOP) yang baku untuk dijadikan panduan mekanisme kerja organisasi. Pendokumentasian SOP diperlukan untuk menghasilkan system kualitas dan teknis yang konsisten dan mempertahankan kualitas control serta menjaga mekanisme kerja tetap berjalan. Artikel ini menyajikan argumentasi teoritis tentang pentingnya standar operasional prosedur dalam kaitan dengan memudahkan pengendalian kerja karyawan untuk meningkatkan kinerjanya. Kata Kunci: Standar Operasional Prosedur PENDAHULUAN Persaingan usaha yang sedemikian ketatnya saat ini memaksa perusahaan membuat berbagai kebijakan untuk melakukan pekerjaan yang dapat terukur, baik proses, alur kerja maupun metode yang di pakai, sehingga dalam melayani para pelanggan perusahaan dapat melakukan pelayanan yang prima. Salah satu cara dalam meningkatkan pelayanan dan kinerja di suatu perusahaan adalah dengan menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada setiap unit kerjanya dalam rangka mencapai tingkat efisiensi dan efektifitas yang maksimal untuk menunaikan tugas dalam organisasi, dan lebih khusus lagi adalah untuk melayani para pelanggan. Alur kerja dan proses yang pasti sangat penting untuk memastikan pekerjaan berlangsung dengan lancar, kelancaran dan kepastian pelayanan kerja ini merupakan harapan para konsumen, oleh karerna itu sewajarnya semua organisasi perusahaan memiliki standar operasional kerja yang pasti. Dalam kaitan ini, Idealnya, SOP di buat pada setiap unit kerja di perusahaan. Pembuatan SOP ini bertujuan untuk dapat memberikan panduan atau pedoman kerja agar kegiatan perkantoran dapat terkontrol sehingga target yang ingin dicapai dapat terwujud secara maksimal, dan SOP juga berguna untuk mengefektif dan mengefisiensikan kegiatan perkantoran di setiap unit kerja dan juga dapat meningkatkan efektifitas pelayanan publik bagi sebuah perusahaan. Hal lain yang lebih penting lagi dari pemakaian SOP adalah untuk menghindari ketidakpatuhan yang dilakukan oleh karyawan disetiap unitnya. Bila pelaksanaan kegiatan perkantoran yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan akan memungkinkan bagi pihak-pihak tertentu untuk melakukan ketidakpatuhan, artinya, bila pelaksanaan kegiatan perkantoran yang berurutan dan sesuai dengan SOP. maka akan meminimalisir ketidakpatuhan yang ada dan dapat mengontrol perilaku anggota organisasi agar sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Dengan kata lain, SOP dapat memberikan pengawasan kepada setiap anggota organisasi untuk bekerja sesuai standar. Bila bekerja berdasarkan SOP yang berlaku diperusahaan, maka akan dapat dipastikan pada saat evaluasi kerja setiap unit kerja di perusahaan dapat bernilai baik sesuai dengan tujuan dan pencapaian target kerja yang diinginkan dari perusahaan itu sendiri. Menurut Crisyanti (2011:203), pelaksanaan SOP dapat dimonitor secara internal maupun eksternal dan SOP dievaluasi secara berkala sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun dengan materi evaluasi mencakup aspek efisiensi dan efektivitas pemakaian SOP.

ISSN: 1979-0759

ILMIAH Volume IV No.3, 2012 Kenyataan yang ada saat ini masih banyak perusahaan terutama perusahaan yang berskala relatif kecil masih kurang perhatian terhadap landasan kerja yang berupa SOP, pada hal idealnya pembuatan dan pemakaian SOP bagi perusahaan sangat penting dan perlu dievaluasi dari periode ke periode berikutnya untuk peningkatan kinerja karyawan. Melalui artiel ini akan dikemukakan secara deskriptif kualitatif tentang pentingnya SOP untuk meningkatkan kinerja karyawan dalam perusahaan. TINJAUAN PUSTAKA Setiap organisasi perushaan memiliki pola dan mekanisme tersendiri dalam menjalakan kegiatanya, pola dan mekanisme itu melalui suatu prosedur dan pedoman secara manual, oleh karena itu melalui bagian ini akan dikemukakan pengertian-pengertian yang berkaitan dengan pola dan mekanisme kerja dalam perusahaan, seperti prosedur, SOP, dan standar kerja. Menurut Syamsi (1994:16), Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Sementara itu prosedur perkantoran atau sistem perkantoran diartikan sebagai urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya (Moekijat, 1989:52). Sedangkan menurut Terry dalam Syamsi (1994:16), Prosedur kerja adalah serangkaian tugas yang saling berkaitan dan yang secara kronologis berurutan dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan. Maka secara singkat dikatakan bahwa prosedur kerja itu merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Dalam rangka melaksanakan suatu pekerjaan, di samping jelasnya urutan atau langkah-langkahnya, diperlukan juga suatu standar kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, berkenaan dengan hal ini, maka standar merupakan suatu garis referensi manajemen atau dapat dipadang sebagai dasar untuk menghitung, artinya suatu dasar perbandingan. Menurut Maryati (2007:53), Standar kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang diharapkan dapat dicapai oleh seluruh karyawan kantor. Sedangkan menurut Moekijat, (2002:159), standar adalah sesuatu yang dibentuk baik oleh kebiasaan maupun oleh kekuasaan untuk mengukur hal-hal seperti mutu, hasil pelaksanaan pelayanan dari setiap faktor yang dipergunakan dalam manajemen. Dari pengertian diatas menunjukkan betapa pentingnya suatu standar, di dalam perusahaan standar itu dibuat

A. Jalaludin S, Pentingnya Standar didalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk mengukur mutu dan pelaksanaan pelayanan. Menurut Crisyanti (2011) Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan instansi pemerintah. Pengertian Standar Operasional Prosedur lainnya adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok kerja agar dapat mencapai tujuan organisasi. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Menurut (Atmoko, 2011:2) Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Sementara itu, Crisyanti (2011:203) menyatakan bahwa SOP menjadi relevan karena sebagai tolak ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya. Singkatnya dari pengertian di atas bahwa Standar Operasional Prosedur merupakan pedoman kerja bagi setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Dalam SOP itu biasanya diatur ketentuan-ketentuan umum yang berlaku dalam suatu unit kerja, Sementara itu kinerja atau juga sering di sebut performance adalah sebagai pencapaian hasil atau the degree of accomplishment, pengertian lain bahwa kinerja adalah prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan sesuatu (Atmoko, 2011:3). Sementara Faustino (dalam Atmojo,2011) memberi batasan kinerja sebagai suatu cara mengukur kontribusi-kontribusi dari individuindividu anggota organisasi kepada organisasinya. Peter Jennergen (dalam Atmoko, 2011) juga mendefinisikan kinerja organisasi adalah tingkat yang menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara aktual dan misi organisasi tercapai. Dengan demikian, kinerja adalah konsep utama organisasi yang menunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas organisasi dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan. PEMBAHASAN Setiap orang yang ingin mencapai suatu tujuan yang tidak dapat di capainya seorang diri, dia pasti bergabung dengan orang lain, bila orang bergabung dan melakukan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan yang sama, maka gabungan orang ini di sebut organisasi. Perusahaan sebagai tempat orang berkumpul untuk mencapai tujuan

ISSN: 1979-0759

ILMIAH Volume IV No.3, 2012 (laba) merupakan organisasi produksi yang menggunakan dan mengkoordinir sumber-sumber ekonomi untuk memuaskan kebutuhan dengan cara yang menguntungkan tentu saja perlu di tata mekanisme dan prosedur kerjanya, untuk hal ini maka pelaksanaan tugas para karyawan dalam perusahaan itu perlu berlandaskan pada SOP. Sebelum kita menyatakan bahwa SOP itu penting atau tidaknya dalam kegiatan sebuah perusahaan, terlebih dahulu kita perlu memahami bagai mana SOP itu disiapkan atau di susun agar menjadi pedoman yang baku dan mudah dipahami oleh semua karayawan dalam perusahaan. Tahap Penyusunan SOP Menurut (Atmoko, 2009) Tahap penting dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur adalah melakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja. 1. Analisis sistem dan prosedur kerja Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi-fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkahlangkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedangkan prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu. 2. Analisis Tugas Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabatnya. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya ada 5 (lima) aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas, yaitu: 1. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus. 2. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel

A. Jalaludin S, Pentingnya Standar memiliki fungsi yang sama; dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu. 3. Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk tugas spesifik. 4. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain. 5. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan. Melalui analisa tugas ini, maka tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan standar operasional prosedur yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis. 3. Analisis prosedur kerja Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacammacam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting. Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan dalam bentuk prosedurprosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah distandarisasikan. Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam rangka mencapai tujuan

ISSN: 1979-0759

ILMIAH Volume IV No.3, 2012 organisasi, sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan; dan membuat koordinasi yang lebih baik di antara bagianbagian yang berlainan. Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu : 1. Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan; 2. Spesialisasi harus dipergunakan sebaikbaiknya; 3. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu; 4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya; 5. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan; 6. Harus ada pengecualian yang seminimunminimunya terhadap peraturan; 7. Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu; 8. Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah; 9. Pembagian tugas tepat; 10. Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan; 11. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya; 12. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan; 13. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum; 14. Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya Hasil dari penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam buku pedoman organisasiatau daftar tugasyang memuat lima hal penting, yaitu : 1. Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan 2. Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan; 3. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya; 4. Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman tersebut diterbitkan; 5. Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut. Setelah prosedur kerja dan buku pedoman kerja selesai, selanjutnya pihak manaejemen wajib mngesahkan SOP dan juga menentukan pemakaian SOP tersebut yang harus berlandaskan pada buku pedoman yang telah ditetapkan. SOP dan buku pedoman ini merupakan dasar untuk mengevaluasi kinerja

A. Jalaludin S, Pentingnya Standar karyawan. Sebagai mana dikatakan bahwa kinerja karyawan itu adalah bagai mana mereka menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara aktual dan misi organisasi tercapai, atau merupakan penampilan cara-cara karyawan mendapatkan suatu hasil yang diperoleh dengan aktivitas yang dicapai dengan suatu unjuk kerja (Pamungkas, 2000, dalam Atmoko, 2011). Dari pengertian tersebut, nampak bahwa kinerja adalah suatu hal utama dalam organisasi untuk menunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas organisasi dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan. Penilaian terhadap kinerja dapat dijadikan sebagai ukuran keberhasilan suatu organisasi dalam kurun waktu tertentu. Penilaian tersebut dapat juga dijadikan input bagi perbaikan atau peningkatan kinerja organisasi (Atmoko, 2011:4). Dalam organisasi bisnis atau perusahaan penilaian kinerja karyawan berguna untuk menilai kuantitas, dan efisiensi pelayanan, memotivasi para pelaksana, melakukan penyesuaian rencana (anggaran), mendorong pempinan agar lebih memperhatikan kebutuhan konsumen atau pelanggan yang dilayani dan menuntun perbaikan dalam pelayanan secara umum yang berkelanjutan. Kita ketahui bahwa kesuksesan sebuah perusahaan sangat ditentukan oleh ketersediaan sumber daya manusia yang kompeten, handal & berkualitas . Komitmen manajemen yang baik, serta ketersedian system manajemen yang rapi dan memadai juga sangat turut menentukan keberhasilan suatu perusahaan, yang tentu saja dalam menjalakan tugas-tugas kesehariannya mereka membutuhkan acuan kerja yang jelas sehingga tidak keluar jalur yang telah di tetapkan dan disepakati bersama. Oleh sebab itu dibutuhkan standar operasional prosedur (SOP) kerja yang jelas sebagai acuan dalam bekerja. Dengan demikian diharapkan semua karyawan yang berkerja dapat menunaikan tugasnya dengan tepat, sehingga perusahaan dapat menjaga dan meningkatkan produktifitasnya atau dengan kata perusahaan akan dapat melaksanakan kegiatannya sesuai dengan keinginan para pelangan. Sebagai mana telah kita ketahui bahwa tujuan dibuatnya Standard Operasional Prosedur (SOP) ini antara lain supaya karyawan selalu bisa menjaga konsistensi dalam setiap menjalankan pekerjaan sehari-hari, dan adanya acuan kerja yang jelas. Selain itu juga dengan adanya (SOP) , karyawan akan tahu dengan jelas peran & tanggungjawabnya karena dalam (SOP) sudah diterangkan dengan rinci alur tugas masingmasing. Dengan adanya (SOP) yang baku maka tugas/ pekerjaan karyawan akan lebih lancar karena masing-masing sudah ada pedoman &acuannya, selain itu juga ketika ada kasus penyelewengan/penyalahgunaan wewenang, maka

ISSN: 1979-0759

ILMIAH Volume IV No.3, 2012 SOP ini juga bisa dijadikan sebagai dasar hukum yang kuat untuk melacak kesalahan atau pelanggaran kerja para karyawan, dengan kata lain rekam jejek para karyawan akan mudah dideteksi melalui SOP yang ada. Pada sisi yang lain, menurut Atmoko (2011:20) SOP juga dapat berfungsi sebagai instrumen manajemen yang berlandaskan pada sistem manajemen kualitas (Quality Management System), maksudnya adalah merupakan kumpulan prosedur terdokumentasi dan praktekpraktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari penerapan prinsip manajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi, baik organisasi bisnis maupun organisasi pemerintahan (organisasi publik). Jelas bahwa, dalam menjalankan kegiatan organisasi perkantoran SOP sangat diperlukan, karena bukan hanya sebagai panduan dalam berkerja, namun sebagai ukuran atau alat evaluasi untuk melihat kinerja para karyawan atau semua orang yang menunaikan tugasnya, baik dalam kaitan langsung dengan langganan, maupun

A. Jalaludin S, Pentingnya Standar kegiatan internal rutin organisasi dapat di lihat melalui SOP yang mereka miliki. PENUTUP Karena SOP merupakan panduan berkerja semua orang dalam organisasi dan sebagai alat penting untuk melihat rekam jejak mereka dalam berkerja, maka sepatutnya pihak manajemen organisasi menyiapkan SOP dan mengevaluasi pemakaianya dari waktu kewktu untuk mendapatkan efektifitas dan efisiensi kerja pada tingkat yang maksimal. DAFTAR PUSTAKA Atmoko, Tjipto, 2011, Standar Operasional Prosedur. http://resources.unpad.ac.id/unpad, di akses tanggal 4 oktober 2012 Chrisyanti, Irra, 2011, Manajemen Perkantoran, Prestasi Pustaka Publisher, Jakarta Maryati, MC. 2007, Manajemen Perkantoran Efektif, UPP STIM YKPN, Yogyakarta: Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Mandar Maju, Bandung Manfaat SOP, http://www.direktoriartikelmenarik.com/26manfaat-sop-standard-operating-procedure.html, di akses tanggal 4 Oktb 2012 Pengertian SOP, http://ml.scribd.com/doc/46969856/PengertianSOP , di akses tanggal 4 oktober 2012 Syamsi, Ibnu, 1994, Sistem dan Prosedur Kerja, Bumi Aksara, Jakarta

ISSN: 1979-0759