Administrativno poslovanje organi uprave ustanove preduzeca Kancelarisko poslovanje u uem smislu u irem smislu Administrativno poslovanje Administrativno

tivno poslovanje je upravljanje i planiranje kancelariskih poslova organa upravljanja, ustanova i preduzea. Da bi se poslovai obavljali bre uz jednostavnu komunikaciju zaposlenih vri se podela na odeljenja i odseke. Organi uprave cine ministarstva, slube! narodne skuptine, sluba predsednika republike, vlade, organi optina, gradova, organi autonomnih pokrajna koja vre poslove dravne uprave. "stanove insitucije i organizacije u oblasti obrazovanja, kulture, sporta, vojne ustanove. #reduzeca cine proizvodne i neproizvodne organizacije sa drutvenim, mesovitim, privatnim oblicima svojine i kapitala. Kancelarisko poslovanje $ancelarisko poslovanje predstavlja deo administrativnog posloanja ono se deli na kancelarisko poslovanje u irem i uem smislu. $ancelarisko poslovanje u uem smislu obuhvata administrativno%tehnicke poslove prijema evidentiranja i rasporedjivanja pote i akata njihovo otpremanje, arhiviranje, cuvanje. $ancelarisko poslovanje u irem smislu obuhvata administrativne poslove planiranja i organizovanja administracije. "redbom o kancelariskom poslovanju odredjuje se nacin rada organa dravne uprave. &acela kancelariskog poslovanja '. nacelo budnosti i poverljivosti (. nacelo tacnosti ). nacelo ekspeditivnosti i e*ikasosti +. necelo jednobraznosti ,. nacelo ekonomicnosti i racionalnosti -. nacelo jednostavnosti i preglednosti Kancelariska terminologija akt prilog predmet podensak omot spisa dosije

pisarnica arhiva arhivski depo stranka arhivska gradja kancelariski postupak *aza operacija pokret

&acelo budnosti i poverljivosti Ovo nacelo nalae da se vani dokumenti slubena prepiska , evidencija, pecati i drugo moraju zatititi, kao ne bi pali u ruke neovlacenog lica. &acelo tacnosti .eo kancelariski postupak zaposleni moraju da obave besprekorno tacno poluzdano, provereno, i zasnovano na stvarnim /istinitim0 cinjenicama, vaecim propisima. &acelo ekspeditivnosti i e*ikasnoti Odgovorni radnik pisarnice mora brzo i e*ikano da obavi kancelariske poslove koji su vezani za rok. &acelo jednoobraznosti 1o znaci da se isti predmeti reavaju na istovetan nacin i ovo nacelo smanjuje mogucnosti greaka u iznoenju cinjenica. &acelo ekonomicnosti i racionalnosti Ovo nacelo ukazuje da poslove treba obavljati to jednostavnije uz mali utroak energije, materijala vremena itd. /cesto se deava da se pojedine evidencije dupliraju pa dolazi da se potroe kancelariski materijal, vreme idr.0. &acelo jednostavnosti i preglednosti Ovo nacelo se sprovodi primenom savremenih evidencionih sredstava ono omogucava da se u planiranju poslvoanja predvide jasni pregledni i racionalni postupci rada. Kancelariska terminologija Akt Akt je svaki pisani sastav kojim se pokrece, menja, nastavlja prekida neka delatnost organa uprave, preduzeca ili institucije. #rilog #rilog je pisani sastav tj. predmet koji se prilae uz akt sa ciljem da ga dopuni #redmet #redmet je skup akata i priloga koji cinje celinu. #odnesak #odnesak je pisani sastav mobla, alba, prijava, prigovor, kojim se stranke obracaju dravnim organima. Omot spisa Omot spisa je tabak *ormata A) kojim se obavijaju akta jendonog predmeta. Dosije Dosije je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto lice bilo pravno ili *izicko lice.

#isarnica #isarnica je organizovana jedinica u kojoj se obavljaju poslovi prijema podnesaka od strane stranaka. 2videntirani dokumenti, cuvanje predmeta u rokovniku cilj radnika u pisarnici je da evidentira dokumenta. Arhiva Arhiva je posebna organizaciona jedinica u kojoj se cuvaju zavreni predmeti. Arhivski depo Arhivski depo je posebna prostorija u kojo se prebacuje reeni predmeti za doticnu kalendarsku godinu. 3tranka 3tranka je gradjanin koji dolazi u kontakt sa administrativnim radnicima radi svojih poslova. Arhivska gradja Arhivska gradja je sav materijal od posebvnog zanacaja nastao radom pravnih ili *izickih lica. $ancelariski postupak Da bi se poslovi obavili istovremeno i u potpunosti treba kancelariski radnik da prodje kroz ) elementa. #rvo je *aza 4aza je deo radnog postupka koji je sacinjen od dve ili vipe operacija koji cine jednu celinu. Operacija Operacija je deo *aze i predstavlja skup cinjenica koji cine jednu celinu odnostno radnju iz te kategorije koju obalja jedan zaposleni #okret #okret je deo operacije "slovi potrebni za rad u kancelariji 4izikalni uslovi % prostor % svetlost % temperatura % vazduh % otklanjanje buke % kancelariski nametaj % boje % muzika % higijenski uslovi 5irotehnicki uslivi % 3avremena kancelariska mehanizacija % izvrilac poslova /subjekat rada0 Da bi se kancelariski radnik osecao prijatno u prostoriji i da bi mogao uspeno da obavlja zadatke potrebno je obezvbediti odgovarajuce uslove za rad. Osnovni uslovi za rad su *izikalni uslovi birotehnicki uslovi

4izikalni uslovi #rostor za rad u irem smislu je zgrada a u uem smislu je prostorija za rad. #oeljno je da je zgrada podignuta u centalnom delu naseljenog mesta pored dobre saobracajne veze, koliko je vana zgrada toliko je vaan i raspored prostorija. #rostorija treba da je unutar zgrade /udaljena od ulaza0 zbog otklanjanja buke. Dalje prostorija treba da je osvetljena zagrejana o6iena itd. 3vakom kancelariskom radniku mora se obezbediti odgovarajuci prostor za rad. 7a svakog radnika pojedinacno potrebno je prostor od ,m(. A radnik koji kontaktira sa strankam povrina prostora je veca. Obezbedjeni prostor sadri sledeci namestaj radni sto, oraman, stolice i prostor za kretanje radnika. 8adnici koji obavljaju srodne ili iste poslove trebaju da su u blizini ili da su im prostorije jedna do druge kao /likvidator, blagajnik0. 8adnici koji kontaktiraju sa stankama moraju da budu smeteni tj njihove prostorije da budu smetene blie ulazu u zgradu. 3vetlost 9ulo vida umnogome ucestvuje u obavljanju poslova i zadataka kancelariskog radnika. 3vetlost moe biti prirodna i vetacka, prirodno osvetljenje obezbedjuje se prodiranjem dnevne /sunceve0 svetlosti kroz prozorskih stakla.:acina prirodne svetlosti zavisi od godinjeg doba, strane sveta, doba dana, vremenskih prilika, boja zidova, namtaja, zavesa itd. ;ntezitet svetlosti takodje zavisi od odnosa izmedju povrine prozorskog okna i povrine prostorija. #otrebno je da bude odnos prostorije i prozorskog okana ' + /)< m( , m(0. =etacka osvetljenost dobija se upotrebom elektricnog osvetljena /sijalica, lampe0. =etacko osvetljenje koristi se u nedostatku prirodnog osvetljena. 7namo da izvor vetackog osvetljenja cine lusteri, stone lampe, sijalice. >edjutim, danas se sve vie umesto klasicnih /vol*armskim0 sijalica upotrebljavaju *luoroscentne svetiljke i njime se daje ), + puta jaca svetlost. =azduh #rostoriju za rad treba cesto provetravati prirodnim ili vetackim putem. #rirodnim putem je otvaranjem vrata ili prozora a vetacko, provetravanje cine ventilatori, klima uredjaji i drugo. 1emperatura 7agrejanost vazduha u prostoriji treba da je konstantna. '? % ((o /leti prostorija je zagrejan od '? % (<o zimi do ((o0. Amplituda dnevne temperature nesme da bude veca od ,o /spoljne i unutranje0. =lanost vazduha u prostoriji treba da je od ,< do -< neadekvatna kolicina vlage u vazduhu dovodi do poremecaja zdravlja kancelariskog radnika /najcece oboljevaju disajni putevi, glava i dr.0 Otklanjanje buke 3avremena nauka narocito medicina rada utvrdila je da umovi razne vrste negativno uticu na covekovo zdravlje raspoloenje tj. radnu sposobnost. 5uka otecuje sluh, nervni sistem. ;zvori buke mogu biti spoljanji i unutranji. 3poljanja buka moe se smanjiti zatvaranjem vrata i prozora. Dok unutranja buka moe da se povecava koricenjem veceg broja pisacih maina, tele*onskih razgovora, glasnih razgovora.$ucanje na pisacim mainama stvara se buka ali moe se smanjiti tako to se ispod maina stavlja akusticka izolatorska podloga, na podu odgovarajuci zatiraci. &a noge stolova i stolica stavlja se guma. Danas je sve vie u upotrebi tastatura racunara koja je beumna. $ancelariski nametaj $ancelarija poslovni i radni prostor u kojoj se obavljaju administrativni kancelarijski poslovi. $ancelariski poslovi obavljaju korespodenti, re*erenti, daktilogra*i, arhivari.

Ako su uslovi rada u kancelariji dobri onda su i rezultati rada dobri, jedan od znacajnih delova ovoga posla cine pisarnice. 7ato su prostorije pisarnica u blizini ulaza u zgradu. >edjutim, ostale prostorije moraju biti povezane. :ednino pod takvim uslovima saobracaj i komunikacija izmedju kancelariskih slubenika bice dobra tj. poslovi bice obavljeni u zakonskom roku.;zbor nametaja mora biti *unkcionalan, svaka kancelarija je opremljena stolicama ili daktilostolicama tj stolicama koje imaju anatomski naslon, *oteljei poilu*otelje, stolovi sa posebnim dodatkom za racunare, obavezno je da stolovi imaju *ilke, ormari, police i drugo. $ancelarija mora da bude uredna da iz nje zraci toplina, koja je jako vana za intelektualni rad. 3amo tako u prijatnom atmors*eri kancelriski radnik moe da obavlja svoje poslove. 1akodje je vaan i izbor boja jer samo odgovarajuce boje pospeuju radni elan, dok veci broj boja negativno uticu na rad, na raspoloenje na zdravlje radnika /pr. crvena boja deluje razdraljivo dok tople boje kao narandasta /kajsija0 deluju na intelektualni rad, hladne boje kao siva zamaraju, asociraju na hladnocu0 7ato je od velike vanosti i izbor boja, kako bi sve to motivisalo radnika na rad. 5irotehnicki uslovi $arakteristika savremenog poslovanja je brzina razvoja tj. razmena velikog broja in*ormacija u kratkom vrenskom roku ili periodu. 1o se postie samo ako su zaposleni osposobljeni za rad u kancelarijama. ; samo tada moemo govoriti o dobrim birotehnickim uslovima. @umanizacija uslova rada Dunosti i obaveza sveke organizacije su da zaposlenima obezbedi uslove za rad koji su dostojni svakog coveka. @umanizacija uslova rada postie se upotreba savremene kancelariske mehanizacije i drugo. #rimenom savremenih uslova rada i odgovarajucim radnim mestom. "slovi rada u kancelariji moraju biti savremeni, odgovarajuci. Da bi kancelariski radnik, ceo radni vek proveo u prijatnoj atmos*eri bez zamora. #rimena savremenih metoda i racionalizacija kancelariskih poslova Aatinska rec ratio % razum, promiljenost ergonomija % oznacava odnos izmedju maina i psihovizickih sposobnosti radnika kompatibilnosti % oznacava povezivanje vie aparata *rancuska rec biro % ured, kancelarija technika % orudje, rad birotehnika % rad u kancelariji, uredu daktilogra*ija % opis prstiju koji kucaju Brcka rec daktil % troslona metricka stopa Dunost kancelariskog radnika je da to racionalnije koristi kancelariski materijal prilikom obavljanaj adminitrativnih poslova. 1a racionalnost poslova primenjuje se i pravilnim radom i odgovarajucim uslovima rada. 1akodje za racionalizaciju kancelariskih poslova potrebno je koristiti i ergonomiju odnosno usaglaenost izmedju maina i psiho*izickih osobina zaposlenih koji rade sa tim mainama. 3vrha savremene metode je da se zaposleni u kancelarijama ne premore tj. ne zamaraju kada koriste onu mehanizaciju. "potrebom savremenih aparata olakava zaposlenom radniku posao koji se nekada uz premor radio. 1akodje je danas postignuto da za

kratko vreme i uz manji utroak materijala rad poslovnog radnika bude dobar % to je pozitivna strana a, negativna sto uz savremenu administraciju broj zaposlenih se smanjuje /nastaje reorganizacija, smanjivanje organizacije0. 8adnik mora da se stalno strucno usavrava za rad na ovim savremenim mainama. 3avremenim poslovanjima uslovljena je i sistematizacija radnih mesta, hoce li taj posao da obavljaju vie ili manje radnika zavisi od poslodavca. #oslodavac mora stalno da prati poslove u organizaciji rada ujedno da prati i dinamiku rada, ako se obim rada povecava onda se javlja potreba za novim radnim mestima. #otroni kancelariski materijal 7a obavljanje kancelariskih poslova najcece se koristi hartija a onda i drugi potrosni materijal. $valitet papira zavisi od sirovine od koih se proizvodi i od hemiskih i drugih sastojak koji se dodaju osnovnoj sirovini. $valitet hartije takodje zavisi i od tehnologije procesa proizvodjnje najkvalitetnija je bezdrvna hartija koja se izradjuje od *inih tkanina. A papir loijeg kvaliteta se izradjuje od celuloze. $valitet hartije se ocenjuje i po teini. &a tritu postoje. 8azne vrste hartije ali se preteno koriste sledece Avionska hartija je najkvalitetnija hartija i slui za pismene poiljke koje se prenose avionom. &jena teina ili gramaa je (,C' m(. #elir hartija upotrebljava se u slubenoj i poslovnoj prepisci. #ie se samo sa jedne strane jer je providna. &jena gramaa je )<grC' m(. 1u vrstu hartije koristimo u kancelariskom poslovanju ako radimo na mehanickim mainama jer daje veliki broj kopija to je tzv. laki pelir. 1ei pelir ima vecu gramau oko ,<grC' m( i takodje slui za umnoavanje tekstova na pisacim mainama. 5ankpost papir je bela bezdrvna hartija *inijeg kvaliteta, njena gramaa je -<gC' m(. 3lui za izradu vanije dokumentacije i za obavljanje poslovne i slubene prepiske. #rotokolski papir je najkvalitetnija bezdrvna hartija i ona slui u diplomatskoj prepisci i za izradu vanih dokumenata, za izradu novcanica, reprodukciju umetnickih slika. #ergament papir je danas bezdrvna hartija koja se upotrebljava za izradu crtea, skica, planova /moe da se opere u sumpornoj kiselini0. #ergament je vrsta hartije na kojoj su pisali stari narodi, naziv je dobila po gradu #ergamu u >aloj Aziji. A u starom veku javila se potreba da se stvori hartija na kojoj bi pisali stari narodi. Ona je nacinjena od uglacane koe najcece /telece, ovcje0. #re pronalaska hartije, pergament hartija sluila je pored papirusa za pisanje. #apirus potice od stare grcke reci sto znac,i hartija na kome se pisalo. 8oto hartija upotrebljava se za tampanje novina, raznih publikacija. ;zradjuje se od drveta, zato je malo loijeg kvaliteta. .iklo%stil papir je slabijeg kvlaiteta, grub, uckaste boje koristi se za izradu *ascikle, korica, skripte. &ajgrublja hartija koja je vrsta ove u ciji sastva ulazi drvo, celuloza je hartija koja se koristi za izradu cementnih vreca, kartonskih kutija a izradjuje se od starih hartija, odpadaka od drveta. &jena teina je velika preko '(<grC' m(. @amer je bela kvalitetna hartija koja slui za crtanje, ona je vece teine ali je boljeg kvlaiteta. #oto sadri vie lepka njena prednost je to crtei mogu vie puta da se briu a da se hartija ne oteti. " njen sastav ne ulazi drvo vec tkanina. 4ormat @artija #ostoje vie *ormata koji su u upotrebi u naoj zemlji. &ajcece su u upotrbi + *ormata papira a

to su A, 5, ., D. 4ormiranje *ormata papira utvrdjeno je prema nemackom D;& stantardu /D2"1@2 ;&D"318;2 &O8>20. 3a tom normom uskladjuju se i nai standardi. #ojedine drave su dodale svoje speci*icne standarde kao 3AD, engleska i druge. Osnovni *ormat koji se koristi je A< njegova povrina je ' m( a odnos krace stranice prema duoj je ' ( tj. ' +' /?+' D ''?E0. >anja stranica je uvek jednaka duini narednog *ormata tj. manji *ormati hartije dobijaju se secenjem velikog *ormata po duini. #rilikom secenja nema odpadaka i taj rez se naziva zlatim rezom. 4ormati papira iz reda A slue za poslovnu prepisku za obrasce, planove i drugo. 1akodje, kancelariske potrebe koriste D;&A ) i D;&A + i ostale *ormate. 7namo da se manji *ormati koriste za dopisnice, reklamni materijal, za obrasce, priznanice itd. ostali *ormati 5 i . koriste se za izradu knjiga, koverata, kartica, knjigovotstvenih dokumenata, nalepnica, za stampanje knjiga, novina itd. $ancelarijski materijal $overat :os u '? veku javila se potreba da se tajnovitost raznih dokumenata zatiti. $rajem '? veka i pocetkom 'E veka jo uvek se koristila deblja hartija na kojoj se pisalo s jedne strane a druga strana presavijena do 'C+ sluila je za ispisivanje adrese pimaoca. &eto kasnije slubeni akti poslovna pisma i druge pismonosne poiljke se alju u kovertu. prednost koverte je da se sacuva pismo od otecenja a istovremno obezbedi i njegova tajnost. Obicni koverti se proizvode od hartije loijeg kvaliteta a reprezentativni koverti izradjuju se od bolje bezdrvne hartije ili od plasticnih materijala a koveti za avionske poiljke su tanki pelir ili avionka hartija jer je njena gramaa mala, inace koverti mogu biti razlicitog oblika, boja, sastava. &ajcece se koriste Fin .- % AFin ., % A, Fin .+ % A+ Danas u praksi najcece se koriste koveti koji odstupaju od standarda. A, to zavisi od odredjenih organizacija cesto se deava da nije potrebno da rukom ispemo adresu vec same organizacije na koverti odtampaju naziv, sedite. " korespodenciji se koriste razlicite boje. Ovi koverti se izradjuju od speci*icne vrste papira koji ne upijaju vlagu. " zavisnosti od upotrbe koveti mogu biti $overat za posebne upotrebe nacinjen je od tvrdjeg papira Ausuzni koverat nacinjen je od *inijeg papira Opti koverat koriste ga pota, banka /i on moe da bude sa prozorcetom0 =isoko sigurnosni koverat, koji se izradjuje od specijalne vrste hartije i od plasticne *olije #apir paketska ambalaa sastavljena je od tvrdog papira ili kartona i razli6itih je dimenzija. Obrasci /*ormulari0 " cilju postizanja preglednijeg i racionalnijeg poslovanja sve vie se u kancelariskom poslovanju upotrebljavaju obrasci tj. *ormulari tako postoje posebni obrasci za pojedine vrste akata, dopisa itd. *ormulari sadre odtampane i nepromenjive delove dok se promenjivi elementi naknadno unose. "mnoavanje obrazaca. =ri se tampanjem kopikranjem. &ajcece je u praksi predvidjeno da se obrasci popunjavaju rukom ili pisacom mainom. Obrasci mogu biti rastrirani. 1o su oni obrasci koji imaju povucenu horizonatalnu i vertikalnu liniju. $od rastriranih obrazaca

prostor izmedju dve horizontalne linije naziva se red, a prostor izmedju dve vertikalne linije naziva se kolona. "krtanje redova sa kolonom dobijaju se rubrike. A kombinovan je onaj obrazac koji je delom tekstualni a delom odtampani. 4ascikla 3lui za cuvanjhe predemeta ciji je rok relativno kratak. 4ascikle mogu da budu plasti*icirane i nacineje od cvrce hartije. Danas se proizvode razne vrste hartije koje ulaze kao sirovnski sastav za izradu *ascikli. Omot spisa 4ormat omota je A) a u omotu se grupiu dokumeta iz jednog predmeta. Bra*o*olije Obicno su *ormata gra*o*o*lija A+ i izradjuju se obicno za pisanje rukom, *lomasterom u boji. 8egistrator je *ascikla izradjena od debljeg kartona i obicno slue za cuvanje dokumenata u arhivama. Kancelariski pribor i sredstva 3vi pisani sastavi akti, dopisi, dokumenta koji se izdaju /upucuju0 u drugim prvnim ili *izickim licima moraju biti overeni. Overa se vri pecatom % jer pecat potvrdjuje sutinu javne isprve. #ecat je okruglog oblika. Donji deo je naj6ee izradjen od gume ili mastila a gornji deo od drveta ili metala. #ecat se moe izraditi na osnovu pismenog zahteva organizacije i to u ovlacenim pecatoreznicama. #rema vaecim zakonskim propisima pecat moe da bude razlicite velicine a sve zavisi od broja uneenih podataka / ime organizacije, sedite, grb i drugo0. Ako pecat mora da sadri podatke narodnosti onda je veceg obima. #ecat 8epublike 3rbije sa podacima i sa grbom koji je na sredini pecata ima precnika )( mm. Ako je dvojezicni precnika je od +< do -< mm. 3vaki pecat sadri sledece podatke. &aziv republike /ako je organizacija u pokrajni mora da ima i naziv pokrajne0, naziv organizacije, mesto ili sedite organizacije, grb i sl. #odaci su upisani na srpskom i cirilicnom pismu a moe i dvojezicno u zavisnosti gde se nalazi sedite organizacije. 3vaka organizacija ima svoj pecat i postoji lice koje je zadueno za cuvanje pecata. 3vaka organizacijaj ima jedan pecat za overu dokumenata. #onekad se javi potreba za koricenje vie pecata i to istih onda na njima mora da bude ugraviran redni broj. 7a posebne overe kao zdravstvena knjiica koristi se pacat malog precnika od (< do (? mm. Gig se izradjuje od metala precnika )< mm a sadri iste elemente kao i pecat, $oriste se za pecacenje crvenim voskom posebnih vrsta poiljki /poverljiva pota0 a takodje koriste se i za pecacenjne paketa. Htambilj je pomocno sredstvo za obavljanje administrativnih poslova i obicno je pravougaonog oblika. "loga tambilja je da uspostavi vecu racionaluizaciju rada. ;zradjeni su od gume ili plastike sa drvenim dra6em, a 6esto mogu i da zamenjuju obrasce. &a njima se nalaze standardizovani tekstovi i przni prostori za upisivanje podataka. #ostoje vie vrsta tambilaja

tambilj zaglavlje ili zavedeni tambij prijemni tambilj % daktilogra*ski tambilj datumar *aksimil % potpis ovlaenog lica $ancelariska sredstva i pribor " kancelariska sredstva spadaju! pe6at, tambilj i ig. $ancelariski pribor obuhvata pribor za polasti*iciranje maine za sa6enje i unitavanje dokumenata i sitan kancelariski pribor. 3redstva za prezentaciju su gra*oskop, gra*oskopsko platno i video bim. Ova sredstva koriste mnoge ustanove i preduzea. &ekada je potrebno pretstaviti preduzee ili odrati predavanja ili semniare i u te svrhe koristimo sredstva za prezentaciju. Bra*oskop je elektri6ni uredjaj i koristi se kao pomono sredstvo prilikom prezentacije ili predavanja. &jime mogu da se proektuju crtei, gra*ikoni, *otogra*ijne sa grag*o *olije i kartice na *otogra*sko platno. 1ako se i vizuelno osnauje re6 predavanja. Evidencija i evidenciona sredstva 7a pravilno obavljanje kancelarishih poslova potrebno je evidentiranje podataka. $ancelarisko% tehni6ka evidncija treba da je dobro organizovana i da zabelei sve promene u poslu koje su nastajal, menjale se ili prestale. Dobro evidentiranje reie sve najasnoe. 2videntiranje zna6i beleenje konkretnih 6injenica i sam na6in posupka a sve u cilju da se sa6uva od zaborava. 1akodje, beleimo podatke ne samo u svakodnevom poslovanju ve i u planiranju svog dnevnog, mese6nog i godinjeg rada. 7a evidentiranje predmeta treba potovati tri principa #rincip ta6nosti to je unoenje istinitih 6injenica i podataka na osnovu zakonskih propisa. &aro6ito treba voditi ra6ujna o podacima koju su vezani za rok reavanja. #rincip preglednosti podaci koji se unose u tekst moraju biti 6itko i jasno napisani i to ru6no mastilom bez naknadnih ispravki, precrtavanja i dopisivanja. Ovaj princip je zasnovan na zakonu o slubenoj upotrebi jezka i pisma. #rincip savesnosti obuhvata marljivo poverljivo i savesno obavljanje administrativnih poslova. 1rebamo voditi ra6una o savesnom evidentiranju podataka koji se odnose na poslovnu tajnu. 2videnciona sredstva " evidneciona sredstva spadaju sredstva kojima se omoguuju najbri i najlaki na6in da bi se dolo do odgovarajuih podataka koji su zna6ajni za obaradu predmta. " kancelariskom postupku naj6ee se koriste knjige i kartoteke. $njiga je osnovno sredstvo za evidentiranje podatak. $oristi se jo iz srednjeg veka ali njena uloga u savremenom poslovanju je od velikog zna6aja, jer se time postie dobar pregle ubeleenih podataka, brzo i e*ikasno traenje podataka i sigurno 6uvanje u arhiviranju podataka. $artoteka je savremena evidenciono sredstvo. Ona je ustvari sastavljena od nizh slobodnih listova /kartica0 ili *ascikli, registratora mikro*ilmova, i dr. sredstva koji 6ine jednu celinu a sredjeni po klasiks*ikacionom sistemu. $artoteka se lake prilagodjava mainskoj obradi podataka. $artoteka se lake prilagodjava mainskoj obradi podataka. $artice se slau u ormarima, *iokam pregradama, *asciklama itd. " savremon poslovanju i kartoteke se zamenjuje elektronskim postupcima /elektronski potpis0. $njiga je niz ukori6enih povezanih listova. Aistovi papira su numerisani. 5roj listova i *ormat knjige zavisi od njene namene tj. od podataka koji se unose. &umerisanje listova moe da se vri

svaka stranica da se numerie razli6itim brojem dve suprotne stranice se numeriu istim brojem 3tranice knjige mogu biti sa iscrtanim horizonatlnim i vetikalnim linijama a i takodje stranice mogu biti i bez linija. 8edak je prostor izmedju dve horizonalne linije. $olonoa je prostor izmedju dve vertikaln linije >argina je prazan prostor i nalazi se sa sve strane lista u koji se ne unosi tekst. " administrativnom poslovanju korite se margine sa sve + strane lista od po (,, cm. $njiga evidencije tj. knjiga kao evidenciono sredstvo mora na spoljnoj strani da ima ozna6en naziv, namenu idr. $njige koje se korite u organima uprave za evidentiranje podataka ozna6avaju se brojem. " kancelariskom poslovanju naj6ee se koriste knjige za evidentiranje kancelariskih dokumenata /materijali koji sadre odredjenu in*ormaciju0. knjige u obliku mati6nih knjiga knjige u vidu zemljinjih knjiga #rema uredbi o kancelariskom poslovanju za evidentiranje dokumenata u organima uprave vode se knjige evidencije knjiga primljene pote skraeni delovodnik popis akata registar interna dostavna knjiga dostavna knjiga za potu kontrolnik potarine arhivska knjiga $artoteka je jako vana za evidentiranje dokumenata u kancelariskom poslovanju. $artoteka je skup slobodnih listova tj. kartica ili *ascikli, rigistratora i dr. #ostoje i pasivne kartoteke.&aj6ei vidovi su $artoteka obi6nih kartica $artoteka rubno buenih i buenih kartica kartoteka mapa i registratora kartoteka cd rom diskova,disketa i *lesh memorija. $artoteka se sastoji od preglednih kartica broj6anih kartica kartica 2videnciona sredstva knjiga /delovodnik, popis akata, registar, kniga primljene pote, interna dostavna knjiga, arhivska knjiga0 kartoteka /obi6nih kartica, kakroteka registratora, kartoteka rubno buenih i buenih kartica =rste evidencije /rezni kalendari, rokovnici, otvorena evidencija, pregled obaveza, evidencija deurstva, kadrovska evidencija0 Vrste evidencije 7a obavljane kancelariskih poslova postoje raznovrsne evidnecije. &jihov zadatak je pricizno unoenje podataka o prostoru i vremenu njihovog izvrenja. 7aposleni u kancelarijama imaju

vei izbor evidentiranja koje mogu koristiti. 1reba kancelariski radnik da vodi ra6una o rokovima za njihovo realizovanje a te podateke belee u rokovnike, kalendare it. Dunost birotehni6kog radnika je prvo da proveri kvaliteti kvantitet poslova a to je jako vano za njihvo dalje 6uvanje i arhiviranje. #otsetnici pomau zaposlenima da ne zaborave neku svoju obavezu. 7aposleni u preduzeima pri obavljanju kancelariskih poslova sve vie koriste gotove obrasce za evidentiranje. $alendari su vrsta evbidencije koju birotehni6ki radnici 6esto koriste. $alendar je skup pravila koji uredjuju odnose izmedju raznih vremenskih intervala /calendae % latinska re6 i zna6i prvi dan u mesecu0. 7a kalendar znali su jo stari narodi. 2gipani i 8imljani su usavrili kalendar. 3tari 2gipani su otkrili prestupnu god. =avilnoci su merili vreme po kretanju nebeskih tela. 3tari 8imljani u .ezarovu 6ast sa6inili su kalendar po kome je god. trajala )-,.(, dana i deli se na '( meseci. 1o je tzv. :ulijanski kalendar i godina po6inje ' januara. Drugi kalendar tzv. Bregorianski kalendar sadri preciznija astronomska merenja gde je utvrdjeno da vreme obilaska zemlje oko sunca traje )-, dana , sati +? minuta +- sekundi. Ovaj kalendar usvojen je ',?( godine i danas se koristi. &a poznati astorolog pro*. >ilutin >ilankovi na6inio je novo merenje i ono sadri vreme koje je potrebno zemlji da se okrene oko 3unca )-, dana , h +? min +? s. 'E() godine na 3ve pravoslavnom kongresu u .arigradu ovaj kalendar je usvojen. #ostoje vie vrsta kalendara kojji se koriste kao sredstvo za evidntiranje stoni kalendar % se naziva i standartdni kalendar. &a ,( strani prikazan je redosled dana u sedmici a ima i praznog prostorea gde mogu da se unesu bleke. 3toni kalendar je *ormata D;8 A, blok kalendar je *ormata A, ili A- u vidu bloka je i svaka strana slui za beleenje obaveza u toku jednog dana. kalendar u vidu knjige tampaju ga obi6no preduzea i slui u rekalamne svrhe. 9esto se koristi kad birotehni6ki radnik ima mnogo obaveza preme strankama. 3tranice ovog kalendara su odtampane. Du leve strane obeleavaju se prepodnevne obaveze a du desne strane popodnevne obaveze. kartote6ni kalendar je u stvari mala stalna kartoteka smetena u pregradi koja je sastavljena od ++ kartice, medjaa i odredjenog broja listova koji sadre upisane obaveze i zadatke. ;ma )' karton /dnevni medja0, '( mese6nih i ' za sledeu godinu. Ova vrsta kaledara naj6ee se koristi za evidentiranje poslova koji se ponavljaju u odredjenim vremenskim intervalima. 8edosled ovog kalendar prestavlja gde i kako se nalaze kartoni. On je sastavljen tako da se najpre nalaze karton tekueg meseca a onda slede kartoni za naredne dane. ;za katona za sledei mesec stoje kartoni prolih dana, ostali meseci i na kraju je karton za iduu godinu. 1ako birotehni6ki radnik svakog dana na kraju radnog vremena prebacuje karton od tog dana na odgovarajue mesto sledeeg meseca. Aisti za kartote6ni kalendar je manjeg *ormata od kartice AI i A-. Aisti sadri sve podatke o izvrenju obaveze. Automatski podsetnik /blok%notes0 to je kalendar u vidu bloka ili knjige za specijalnim postoljem u obliku rama. " ramu je ugradjen 6asovnik sa zvonom i signalna lampica a sam kolendar nalazi se u srednjem delu postolja a sa strane su poluge povezane sa mehanizmom 6asovnika. 8okovnici /otvorena evidencija0 kancelariski radnik pri reavanju predmeta mora da izvri detaljnu pripremu da prikupi izvesne podatke, da salua odredjena lica, da utvrdi 6injenice. Oni se smetaju u otvorene evidencije ili rokovnike kao zbirke nereenih predmeta koji su bili u radu pa su iz nekih razloga ostavljeni da 6ekaju reavanje u ponovnom postupku. >aterijal koji je potreban slae se hronolokim redom, s tim to se prvo obradjuje ono to je hitnije tj. prvo najhitniji slu6ajevi. " gornjem desnom uglu svakog predmeta ozna6va se rok njegovog reavanja. Ako predmet ne moe da se rei redovno odredjuje se novi rok.

#regled obaveza za odredjeni vremski period " kancelalriskom poslovanju koriste se razli6iti pregledi obaveza, oni se piu na kartici *ormata A+ medjutim u savremenom poislovanju imamo i gotove obrasce. postoje sedmi6ni, mese6ni, pregledi obaveza. Obaveze po6inju prvim satom danom u sedmici a zavravaju se poslednjim. #regledi mogu da sadre podaci o obavezama 6ije izvrenje nije vezano za rok podatke o ta6no zakazanim obavezama /s tim to se ostavlja prostor gde mogu da se dopiu nove obaveze0. 2videncija deurstva da bi organi uprave, preduzea poslovali uspeno moraju biti ispunjeni mnogi uslsovi. 3avremeni na6in poslovanja prati najnovija tehni6aka i tehnoloka dostignua na tritu. " tom cilju se planiraju i deurstva zaposlenih radnika. 8aspored deurstva je utvrdjen tako da se retko prave odstupanja. Deurstvo se planira dravnim praznikoim, vikendom ili posle radnog vremena, u slu6aju vremenskih nepogoda i izuzetnih politi6kih prilika. Deurstvo ima spisak vanih tele*ona, prima pozive, potu , a ako je ovlaen daje i razna obavetenja. $njiga deurstvava mora da bude uredno i 6itko popunjena. &a koricama knjige stoji pun naziv preduzea, ustanove ili doti6ne slube. &a prvoj strani je uputstvo o deurstvu a posle podatke popunjava deurni. $adrovska evidencija u svim organima uprave, preduzeima, ustanovama postoji kadrovska evidencija. Ona obuhvata sve promene za radni sta zaposlenih. =odi se ra6una o prijemu zaposlenih radnika o penzionisanju zaposlenih radnika o buci zaposlenih radnika o prerasporedjivanju zaposlenih radnika o deci zaposlenih radnika o kaznama i nagradama u preduzeu o seminarima i stru6nom usavravanju o deonicama o organizacionim jedinicama, radnim mestima o kolskim spremama, zanimanjima invalidnosti Ovi podaci svsrstavaju se u evidencionim knjigama. " savremenom poslovanju imamo savremenije programe kadrovske evidencije ili samo u velikim i srednim preduzeima gde je potrebno evidentirati bitne in*ormacije o personalu to moe posluiti kvlaitetnijem korienju kadrova. " bazu se unose sledei podaci osnovni podaci o zaposlenima /mati6ni broj, tele*on, adresa0 dodatni podaci o posebnim zanimanjima i vetinama ostali kadrovski podaci " programu je predvidjeno automatsko tampanje reenja o godinjim odmorima pri 6emu progrma izra6unava broj dana odmaora vodei ra6una o godini staa, danima praznika itd. #rogrami namenjieni poslovima mati6nih slubi u optinama i mesnim kancelarijama imaju za cilj da olakaju i ubrzaju poslove. " redodnom radu sa gradjanima prilikom izdavanja izvoda i uverenja koriste se podaci iz baze podataka i tampa6 umesto pisae maine to omoguava kvalitetnu uslugu gradjanima tj. zaposlenima. 1ako se svim programaima evidentiraju svi podaci iz mati6ne knjige rodjenih, ven6anih, umrlih. Arhivsko poslovanje ;storijat

" srbiji zvani6no se *ormira arhiv /bez pokrajina0 'E'( godine i u to doba ve je prikupljena arhivska gradja. '?+- god prvi put se javlja potreba za 6uvanje arhivske gradje i reavanje mnogih arhivskih pitanja. 1ako je 'E?? godine stvoren zakon o dravnim arhivama koji omoguava prikupljanje i sredjivanje materijala. #rikupljanje gradje i sredjivanje materijala trajalo je do 'E'+ god. te god u naim arhivama bilo je dosta gradje, medjutim tokom ; svetskog rata uniten je jedan vei deo arhivskog materijala. #osle rata se je opet pristupilo sakupljanju gradje medjutim isto se ponovlja za vreme ;; sv rata. :edan deo je uniten a drugi se nalazi u be6u i 5erlinu. ; po ;= put se prionulo sakupljanju, sredjivanju i popunjavanju arhivske gradje. prvi arhiv je *ormiran u 5eogradu a kasnije se proirio i na druge gradove &ovi 3ad, &i, $ragujevac. Od velikog zna6aja je i *ormiranje gradskih arhiva i tako je arhivska sluba mogla da ima blii pristup dogadjajima van 5eograda. #rvi put se javlja uredjenje dravnog arhiva po6etkom ovog veka. Arhivar >ihalo Bavrilovi po uzoru na pariske dravne arhive pristupa radu tj. stvaranju arhiva. #o6etom (< veka otvara se tj. izdaje se prvi 6asopis arhiv 6iji je urednik bio pro*. $osta $uman. Osnovni pojmovi arhivskog poslovanja Arhiv je administrativna insitucija u kojoj se 6uvaju isprave i dokumetni koji su zna6ajni za kulturni ekonomski i politi6ki i ekonomski zna6aj zemlje. 8e6 arhivijum je latinska re6 koja zna6i grupu dokumenata koji se 6uvaju. Arhiv je institucija od opteg drutvenog zna6aja zemlje. Arhivi mogu biti opte i specijalni. Opti arhiv 6uva gradju iz raznih oblasti a specijalno 6uvaju arhivsku gradju iz odredjenih oblasti. " savremenom arhivskom poslovanju pod pojmom arhiva arhivska gradja arhivski depo gde se 6uva gradja odeljenje u pisarnici sa arhivskom gradjom specijalizovana stru6na institucija /arhivska sluba koja se bavi zatitom arhivske gradje i registraturskog materijala0 8egistraturski materijal 6ine spisi, *otogra*ski snimci, razni dokumeneti, knige i kartoteke o evidenciji tih spisa, dokumenata, zapisa itd. 8adnim propisima regulisan je materijal trajne vrednosti, a i materijal koji je bezvredan ili manje vani. &epotreban materijal 6ine spisi i dokumenta masovnog ili ablonskog karaktera ili administrativni materijal koji nema zna6aj za nau6na prou6avanja. 1akvi spisi 6esto bivaju uniteni. Arhivska gradja sadri izvorni i reprodukovani materijal bilo da je pisani, tampani, crtani, *otogra*isani itd. bilo na koji na6in zableen materijal od zna6aja za istoriju optu ili jednog naroda. 1akodje, sakuplja se materjal i iz drugih nau6nih i klulturnih oblasti. 1ako sakupljeni materijal 6ini arhivsku gradju. Arhivski dokumenat ozna6ava materijalni dokaz nekih dogadjaja tj. misaone ljudske delatnosti takodje nastale pisanjem, crtanjem, *otogra*ijom. Blavni nosilac in*ormacijaje papir a moe biti i mikro*ilm i dr. Arhivski dokumenti mogu biti registraturski koji su u vidu originala akta ili priloga ili koncepta diplomatski koji se javljaju u obliku povelja, isprava, pisama itd. tehni6ki arhivski dokumenti se javljaju kao zvu6ni, vizuelni, *oto dokumenti itd. Arhivski predmet svi akti sa svojim prilozima koji se odnose na isti predmet tj. na isto pitanje. Arhivski *ond se sastoji se od arhivske gradje koja je nastala delatnou *izi6kih pravnih lica Arhivski depo sastoji se od jedne ili vie prostorija gde se 6uvaju predmeti od samoga nastanaka

do predaje nadlenim organima u poslove depoa spadaju prijem predmeta odravanje ili o6uvanje sredjivanje obrada i korienje vodjenje evidencije o toj gradji Arhivska gradja se prvo pripremi i onda daje depou. 7birke su veta6ki stvorene grupe dokumenata nastale izborima sastavlja6a zbirki pr. zbirka geogra*skih karata, planova, *otogra*ija0. Odabiranje i smetaj arhivske gradje Odabiranje arhivske gradje vri se na osnovuj lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima 6uvanja. #rema svome karakteru liste mogu biti opte /koje se odnose na sve subjekte koji stvaraju radju0 zajedni6ke /koje se odnose na subjekte iste delatnosti0 individualne /koje se odnose na pojedine odredjene stvaraoce gradje0 Obeleava se i numerie depo rimskim brojevima od ; pa nadalje. Obelee se sprat, soba, police, redovi, i pregrade unutar polica. 3pratovi se obeleavaju velikim slovima azbuke ili abecede /obeleavanje po6inje od suterena0 3obe se obeleavaju arapskim brojevima po6ev s leva od ulaza #olice se numeriu rimskim brojevima, a redovi polica arapskim brojevima. 4ondovi se grupiu unutar depoa /ta grupacija je prema karakteru delatnosti organa, preduzea ili prema zna6aju organa i preduzea ili prema nazivu *ondova ili prema brojevima *ondova0. 3metaju se evidencije /knjige u donjem redu police0 &a mesto izdate gradje stavlja se papirna traka na kojoj stoji oznaka da je gradja izdata i papirna traka ostaje tamo sve dok se gradja ne vrati na svoje mesto. 4izi6kim licima gradja se izadaje preko biblioteke arhive, a njeno iznoenje van prostorije nije dozvoljeno. Arhivska gradja je smetena u pregradama s leva u desno do kraja reda i dalje po istom principu. " donjem delu police smetene su knjige u kojima je evidentirana gradja *onda /sve se to smeta po hronolokom redu materijala0. Arhivska gradja 6ini odredjenu grupu predmeta koji se smetaju po svojim propisima. #osebna panja se posveuje konzervaciji, restauraciji i mikro*ilmovanju arhivske gradje a sve u cilju da se produi vek trajanja za naredne generacije. Tehnika zatita uvanje i odravanje arhivske gradje #osebna zatita arhivske gradje podrazumeva tehni6ku zatitu koju treba da sa6uva *izi6ka svojstva svih dokumenata koji su zbog istoriske i kulturne uredjenosti povereni arhivama na 6uvanje. 7namo da se svaki arhiv 6uva i titi /po nekoliko kilometara0 arhivske gradje u svojim depoima. 7ato svaki arhiv ne moe da prui potrebnu garanciju da e svaki dokumenat zauvek biti sa6uvan od propadanja. 7ato mere tehni6ke zatite imaju sledei zadatak da maksimalno uspore prirodnu nadgradnju dokumenata jer ovaj proces teko se zaustavlja da izbegne sve spoljanje uzro6nike oteenja da predupredti tetu od poara, poplava, zemljotesa i drugih oblika opasnoti.

Ako elimo da sve ove elemente primenimo u praksi neophodno je to ima saradnja izmedju slube depoa, odeljenja za obradu arhivske gradje i tehni6ke slube arhiva. #rilikom zatite arhivske gradje postoje prioriteti i planovi restauracije i korienje oteenih dokumenata u okviru jednog *onda. 1ehni6ku slubu arhiva 6ine dve slube *otolabaratorija, konzervacija, restauracija i knjigoveznica. Da bi arhivska gradja bila dobro zatiena neophodno je ispuniti sl. uslove. 7grada u koju se 6uva arhivska gradja treba da je na suvom i 6vrstom terenu da je povezana sa saobra6ajnim linijama i da je pravilno projektovana, treba da je dobro sredjen arhivski materijal, da je sloen i ozna6en, da se 6uva u centralnoj arhivi, medjutim predmeti koji su poverljivi i strogo poverljivi 6uvaju se odvojeno. #ravilno i stru6no rukovanje predmetima u arhivi. ;storiski arhivi 5eograda preko slube zahteva redovno proveravaju da li se arhivska gradja i registratorski materijal 6uvaju u sredjenom stanju. O pregradi arhivske gradje i registratorskog materijal pravi se zapisnik sa svim podacima. Da bi se uspeno obavljao proces posla za bre pronalaenje podataka, sluba zatite vodi sledee evidencije rigistrator, kartoteku, dosije i registar dravnog organa ustanova, preduzea i dravnih organizacija. loga zaposlenih u kancelariskom poslovanju #od radnim mestom podrazumevamo rad stru6nog radnika bilo u prijemnoj kancelariji ili pisarnici ili arhivi. 7aposleni u ustanovi preduzeu su duni da 6uvaju poverljivost rada, da na vreme obavljaju svoje zadatke, svi zaposleni treba da poseduju sve osobine koje krase radnika jer sve dobre pozitivne osobine uti6u na kvlaitet rada u preduzeu i bilo gde drugde. 3vaki kancelariski radnik prvo treba da ima stru6no znanje za obavljanje doti6nih poslova naro6ito radnik pored stru6nog znanja vano je i njegovo umee za obavljanje doti6nih poslova. 7ato se i pored stru6nog znanja radnk treba da poseduje i moralnu vrednost. #od moralnu vrednost podrazumevamo dobru organizovanost tj. radnik treba da je brz, spretan da ima dobar stil pri izvravanju svojih poslova. >edjutim, kvalitet rada, zavisi i od inteligencije zaposlenih. 7a obavljanje kancelariskog poslovanja je li6nost sa svim svojim osobinama. Ameri6ki psiholog $atel prou6avao je li6nosti i onda je ustanovio '( *aktora pomou kojih je mogue upoznati li6nost. 5iti iskren zna6i izraavati istinu a ta osobina se dobija dobrim porodi6nim vaspitanjem. ;skrenost je uvek praena otvorenou. !rijemna kancelarija" pisarnica" arhiva #rostor u kome se obavljaju kancelariski poslovi su prijemna kancelarija, pisarnica, arhiva. #rijemna kancelarija u njoj se obavljaju poslovi in*ormisanja i pruanja stru6ne pomoi strankama. 3tranke se obavetavaju o toku ili procesu reavanja njihovih obavetenja tj. njihovih zahteva i drugih podnesaka. 3trankama se prua pomo s pravne strane. #rostorije su smetene na samom ulazu da bi se stranke bolje snale i bre dole do in*ormacije. #rijemna kancelarija je opremljana pored kancelariskog nametaja, *otokopirnim aparatom, prodavnicom raznih obrazaca, taksenim markama, *otoaparat kabina i drugo. " organima uprave prijemna kancelarija se *ormira kao posebna sluba za prijem stranaka i pote. #isarnica je prostorija u kojoj se primaju podnesci stranaka. 7atim u pisarnici se prima pota tj. otvaranje pote, pregledavanje pote i rasporedjivanje pote tu se obavlja evidentiranje predmeta, zdruivanje akata, ptremanje pote. " pisarnici se dostavljaju i 6uvaju rokovnici. 8azni predmeti koji se arhiviraju. pisarnice se *ormiraju u okviru prijemnog odeljenja. 3vaki organ uprave ima jednu pisarnicu ali u veim organima preduzeima, ustanovama ima i vie. 1akodje, postoji i strogo poverljiva pisarnica u kojoj se 6uvaju strogo poverljiva dokumenta tj. pota. Arhiva je sastavni deo pisarnice. " arhivi se 6uvaju zavrni predmeti takodje se vodi evidencija predmeta tj. arhivirani predmeti i ostali registratorski materijal posle navedenog roka. Arhivska gradja se predaje centalnoj arhivi gde se predmeti 6uvaju deset i vie godina ili trajno.

loga zaposlenih u kancelariskom poslovanju 3vako radno mesto zahteva da se 6uva poslovna tajna /bilo da je u pisarnici, bilo u prijemnoj kancelariji ili arhivi0. 7aposleni su duni da 6uvaju poverljivost rada i da obavljaju zadatke na vremenu. 3vi zaposleni u administrativnom poslovanju treba da poseduju pozitivne osobine jer samo na taj na6in moe da se postigne kvalitet rada. $ancelariski radnik treba da ima stru6no znanje za postupak sa potom a ujedno i poznavanje poslovnog bontona. $ancelariski radnik traba da bude spretan, brz odgovoran i kobar organizator u izvravanju svojih poslova. 7namo da kvalitet rada zavisi ne samo od stru6nosti nego i od inteligencije zaposlenih. Osnovne #aze radnog postupka sa potom prijem pote pregledavanje i otvaranje pote rasporedjivanje pote, evidentiranje pote obrada pote otpremanje pote vraanje pote razdvajanje pote arhiviranje pote Osnovni pojmovi u administrativnom poslovanjuju " administrativnom ili kancelariskom poslovanju trebamo pravilno da primenimo osnovne pojmove. $oji se ti6u poslovanja. 3vaki radnik treba da se upozna sa osnovnim *azama radnog postupka. ; da se predrava njihovog redosleda. " svom administrativnom rodu radnik mora da zna sve o sledeim pojmovima 3lubeni akt 3lubeni akt je pisani sastav kojim se pokree dopunjuje menja prekida ili zavrava slubena radnja preduzea ili ustanove ili zajednice koja vri javno ovlaenje. On je poverljiv ili strogo poverljiv akt. 3a 6ijom se sadrinom upoznaje samo stareina ili ovlaeno lice. 3lubeni akt koristi se sa slubene prepiske i sadri gotovo sve lemente koje ima poslovno pismo. 7aglavlje /koje se sastoji od naziva drave, naziva i sedite organa0 klasi*ikacioni znak broj i datum akta, naziv i sedite primeraka, tekst akta, broj priloga, broj priloga koji se prilau uz predmet, slubeni pe6at, *unkcija i potpis ovlaenog lica. #odnesak #odnesak je svaki obrazac koji se koristi za automatsku obradu podataka /zahtev, predlog prijava molba, alba, prigovor i drugo0. 1o je ustvari saoptenje kojim se stranke obraaju organu. "stanovama ili preduzeima. #rilog #rilog je pisani sastav kao dokument tabela gra*ikon, crte ili predmet koji se prilae uz akt radi dopunjavanja objanjenja ili dokazivanje sadrine akta. #redmet je skup svih akata priloga podnesaka koji se odnose na isto pitanje i tako sakupljeni 6ine jednu celinu ili predmet. " kancelariskom poslovanju predmeti se dele na upavne i ostale predmete. "pravni predmeti su oni u kojima se vodi upravni postupak gde se reava o pravima obavezama, pravnih interesa pravna i *izi6ka lica. 7a svaku vrstu predmeta otvara se kartica u okviru istog klasi*ikacionog znaka. Organi koji vode evidenciju putem skraenog delovdnika propisuju vodjenje posebnog delovodnika za svaku vrstu predmeta. "pravni predmeti mogu biti prvostepeni koji se pokreu po zahtevu stranke ili vode po slubenoj dunosti, ostali predmeti mogu biti li6ni i stvarni. Ai6ni predmenti se odnose na *izi6ku ili pravnu li6nost kao stranka u postupku. A, stvarni predmeti su oni 6ijase sadrina ne odnosi na odredjeno pravno i *izi6ko lice.

; nema potrebe da se evidencija vodi na poiljaoca. Dosije je skup vie predmeta koji se vode na istu materiju ili na ista pravna i *izi6ka lica. >edjutim dosije po materiji podrazumeva isti predmet a razli6ita lica, a dosije po pravno *izi6kom licu podrazumeva isto lice a razli6iti predmet. 4ascikla je skup vie predmeta ili dosijea koji se posle zavrenog postupka 6uva ili 6uvaju u istom omotu ili kutijama, koricama, jednom re6ju *asciklama. Omot spisa je ustvari hartija *ormata A) savijena po duoj stranici. omot spisa ima prednju stranu i poledjinu. #osle evidentiranja svaki akt se stavlja u omot spisu. &a prednjoj strani omota upisuje se broj, godina, oznaka organa dravne uprave. ; njegove unutranje organizacije i njegove organizacione jedinice. 1akodje se upisuje kratak sadraj predmeta tj. dosijea i priloga. Omot spisa za predmete u upravnom postupku imaju kratak sadraj, odgovarajue brojeve a takodje za upravne predmete koriste se omoti bele boje. " omot spisu hronolokim redom prilau se spisi po prispeu th. prispeli spisi. #ravilnik o kacelariskom i arhivskom poslovanju. Ovim pravilnikom utrvdjuje se na6in kancelariskog ili arhivskog poslovanja. Obuhvata, primanje otvaranje, pregledanje, evidentiranje i rasporedjivanje predmeta u rad administrativno%tehni6ko obradjivanje predmeta, otpremanje pote, razvodjenje predmeta ili akata, klasi*ikacija i arhiviranje, smetaj, 6uvanje i odravanje, evidentiranje u Jarhivsku knjiguJ ;zdvajanje bezvrednog registraturskog materijala predaja arhivkske gradje istoriskom arhivu 5eograda. vod u predmet birotehnika 8e6 birotehnika je sloena od ( re6i biro i tehnika. 8e6 biro poti6e od *rancuske re6i i zna6i ured kancelarija prisarnica tj. mesto gde se obavlja kancelariski posao a re6i tehnika poti6e od gr6ek re6i tehnos i zna6i vetina tehni6ka spretnost umenost u radu jednom re6ju birotehnika zna6i spremnost u obavljanju poslova u kancelariji uz upotrebu kancelariske mehanizacije. .iljevi i zadaci birotehnike su upoznavanje sa osnovnim sredstvima kancelariske mehanizacije, savladavanje tehnike desetoprsnog slepog kucanja, savladavanje oblikovanja tekstova u raznim *ormama pridravati se uslovima rada u kancelariji, korienje savremnih sredstava za rad razvijanje oseanja, odgovornosti, i steknu naviku ta6nosti i urednosti. a zna6aj ovog predmta je primena ste6enih znanja, o savremenoj organizaciji rada u kancelarijam osposobljavanje radnika za pravilno korienje, kancelariske mehanizacije, svojim znanjem kanditati se pripremaju da u praksi istrauju koriste nove metode rada i u6estvuju pravilno u organizaciji kancelariskog poslovanja. #od mehanizacijom administrativnog poslovanja podrazumeva se kroienje mehanizacije za pisanje, ra6unanje, komuniciracnje itd. !rijem pote #ota se prima u prijemnoj kancelariji ili pisarnici medjutim *unkcioner u organu dravne uprave moe da odredi i neko drugo mesto u kome se reava odredjeni predmet. #ota treba da se primi u odredjeno vreme koje je predvidjeno propisom odredjene organizacije tj. katom o raspodeli radnog vremena. #rijem pote moe da bude i neposredno pirmanje podnessaka ili akata i vri se u kancelariji u kojoj se prisvajaju stranke ili gradjani koji predaje svoje podneske. 8adnik koji prima potu je zaduen da ukae stranci na postojee nedostatek u podnesku, i objanjava joj kako da ih otkloni /6esto akt nije potpisan, nije overen, pe6atom, nema adrese primaoca, nema

navedenih priloga itd.0 Otvaranje i pregledavanje pote Ovla6eni radnk u pisarnici bilo da je obi6no ili preporu6eno pota, prilikom otvaranja mora da pazi Da ne oteti sadrinu koverta Da se prilozi ne pomeaju Da se brojevi zapisani na koverti slau na kovertima na primljenu aktu Da se sastavi slubena zabeleka i obavesti poiljaoca ako neki od nazna6enih ad akata ne dostaje ili su akti primljeni bez propratnog priloga. &ov6ana ili vrednosna poilja koja je od velike vaKnosti onda otvara samo ovlaeno lice th radnik koji je odgovoan za materijalno *inansiske poslove. #oiljek koje su primljene u vezi sa licitacijom ili konkursnim radom tj. $onkurs za rad ne otvaraju se, njima se na koverti stavlja datum i 6as i minut prijema. ; te koverte otvara samo komisija, znamo da se pota prima preko njige primljene pote i uru6uje zapoljenom u organu dravne uprave. Ove vrste poKiljek primaju se u toku radnog vremena. >edjutim sitne poilje primaju se van radnog vremena a prima ili deurna sluba. Ove poiljeke na kojima je ozna6eno da je upitanju drKavna vojna ili sluKbena tajna, otvara samo *unkcioner koji rukovodi orgnu dravne uprave. #rispele pote koje nisu pravilno adresirane ne otvaraju se i alju ili vraaju se adresatu. Obavezno je prilaenje koverta uz primljeni akt kada datum predaje je jako vaKan za rok /rok albe, rok za u6ee na konkurs0. $ada se iz akta nemoe utvrditi mesto datum i ime podnosioca nego su svi oni podaci upisani na koverti. $ada se prima koverat radnik je duan da u prisustvu dva lica otvori koverat, napravi zapisnik /a u to u svrhu ako je poiljka oteen0. >edjutim, nepravilnosti koje se javljaju prilikom otvaranje poKte takodje usllovljavaju radnika da napravi beleku uz otisak prijemnog tambilja. 7abeleku diktira radnik prisarnice. On stavlja potpis i izpod podpisa pe6at prijemni tambilj stavlja radnik koji otvara i pregledava potu upisuje je u knjigu evidenicje uz otisak tambilja. " gornjem desnom uglu prve stranice akta. #rispela pota uz otisak prijemnog tambilja mora da bude ispunjena i sledeim podacima! L " rubriku primljeno stavlja se datum kad je akt primljen L " rubriku organ stavlja se oznaka organa drKavne uprave L " rubriku organizaciona jedinica stavlja se ili pie oznaka unutranje organizacione jedinice L " rubriku prilog stavlja se ukupan broj primljenih priloga L " rubrici vrednost stavlja se ukupan iznos taksenih maraka tj. &ov6ani iznos. 8asporedjivanje pote 7aposleno lice u pisarnici prima potu zatim je otvara, pregledava i rasporedjuje. 7namo da pre rasporedjivanja pote stavlja se prijemni tambilj u gornjem dersnom uglu. &a osnovu sadrKaja akta pota se rasporedjuje po odgovarajuim organizacionim jedinicama na reavanje. Ovlaeno lice uz stareine organa uprave donosi plan organizacione jedinice na po6etku svake kalendarske godine. #osle evidentiranja pote ono je upuuje na reavanje organizacionim jedinicama preko interno dostavne knjige. $edinstvena klasi#ikacija predmeta po materiji

2videncija pote vodi se po sistemu jedinstvene klasi*ikacije predmeta po materiji i kartoteci kartica. 7akoni novijeg datuma obavezuju sve organe zakone ustanova koji imaju vie od ) hiljade evidentiranih predmeta u ' kalendarskoj godini predju na novi sistem evidentiranja po sistemu kartoteke. 1ako se delovodnik i registar zamenjuju kartotekom, a vodjenje interne dostavne knjige tj. $nige primljene pote. &ije obavezno. #redmeti po materiji se klasi*iciraju u deset grupa od < do E. < Dravno uredjenje, organizacija i rad dravnih organa i statistika ' 8ad i radni odnos i socijalno osiguranje ( Ai6na stanja gradjana, dravna i javna bezbednost ) privreda + *inansije , zdravlje i socijalna zatita - pros*eta, nauka i kultura I sudstvo, tuilatvo i prvobranilatvo ? vojni predmeti, narodna odbrana E predmeti koji ne spadaju u grupo od < do ? Evidentiranje i kori%enje knjige prilikom zavodjenja 7a svaki organ dravne uprave vodi se evidencija o predmetima. Osnovna evidencija o aktima ili predmetima po osnovu jedinstvenih klasi*ikacionih znakova vodi se a0 #o sistemu kartoteka b0 #o sistemu skraenog delovodnika c0 #utem automatkse obrade podataka 7namo da se evidencije o aktima vode u okviru predmeta, medjutim evidencije se mogu voditi u okviru! d0 #opisa akata e0 Dosijea 4unkcioner organa uprave u 6ijem je sastavu pisarnica u sporazumu sa *unkcionerom organa dravne uprave, odredjuje sistem vodjenja osnovne evidencije /karoteka, skraeni delovodnik0 3vaki organ dravne uprave duan je da vodi evidnciju iz predmeta koje su u nadlenosti tog organa dravne uprave. Delovodnik Osnovna knjigaevidencije naziva se delovodnikom. Organi uprave i prduzea svoje administrativne poslove naj6ee vode po sistemu delovodnika gotovi tj tampani obrazac po sistemu osnovnih brojeva.Osnovni broj je jednak rednom broju pod kojim je prispeli akt zaveden. " delovodniku predmeti se upisju pod rednim brojem ' tj. Od prvog predmeta pa nadalje tj od predmeta koji je stigao na po6etku kalendarske godine. 5rojevi se niu rastuim numeri6kim sistemom klasi*ikacije sve do tekue godine. 7avodjenje brojeva te6e po sistemu klasi*ikacije po6ev od prvog kata koji se zavodi prilikom prispea pa nadalje. Obrazac delovodnika sadri E kolona a one se popunjavaju na sledei na6in $olona ' " njoj se upisuje osnovni broj /redni broj predmeta koji je stigao0 $olona ( " njoj dr upisuje najkrai sadraj teksta ako su upitanju stvarini predmeti, prezime, ime, naziv sedita, naziv poiljioca, tek onda kratak sadraj $olona ) " njoj se upisuje datum prijema tj. Datum onog dana kada je predmet stigao u pisarnicu /ovaj podatak se upisuje tj prepisuje iz kolone primnjeno na prijemnom tambilju. $olona + " njoj se upisuje datum prijema tj datum onog dana kada je predmet stigao u

psisarnicu /ovaj podatak se upisuje tj prepisuje iz kolone primljeno na prijemnom tambilju0 $olona , " njoj se upisuje prezime ime i nazvi sedita poiljaoca ako je upitanju li6ni predmet ondosi se na poiljaoca tja ime stranke. >edjutim, ako je za sopstene predmete pie se skaenica 3.#. $olona - " ovoj koloni se upisuje osnovni broj i pod broj iz zaglavlja akta i tako za sve primljene akte tj broj pod kojim je akt zaveden u delovodniku poiljaoca. $olona I " njoj se upisuje broj one organizacione jedinice koja e reavati predmet za sopstvene predmete. 7a sopstveni predmet unosi se onaj broj jedinice u kojoj je predmet nastao. $olona ? " njoj se upisuje datum razvodjenja predmeta $olona E " koloni E upisuje se razvodjenje predmeta na sledei na6in L Akt se vraa u prisarnicu L #redmet se ostavlja u rokovnik i pie se oznaka 8, zatim se unosi i rok reavanja i rok repavanja pod oznakom ACA /na latinskom ad acta predmet je reen i vraen arhivi0 L #redmet je vraen pisarnici kao repen, upisuju se ona imena orgna kome je predmet poslat na reavanje &ormiranje delovodnog broja Delovodni broj sastoji se od broja organizacione jedinice koja ga reava od osnovnog broja i pod broja pod kojim je predmet zaveden u delovodniku i od godine nastanka predmeta. #r. 7a delovodni broj <-%)()C'%(<'< godina, prvo se upisuje broj organizacione jedeinice koji je reen predmet <-, oznaka je ustvari osnovni broj i pod broj )()C', upisuje se oznaka i godina nasanka predmeta (<'<. 7aklju6ivanje delovodnika Delovodnik se zaklju6uje na kraju kalendarske godine. &a kraju kalendarske godine delovodnik se prepisuje 6itkim rukopisom i mastilom. $olone u kojima nema podataka se prcrtavaju. ;spod poslednjeg broja podvla6i se linija ispod koje se pie slubena zabeleka a ispod nje podpisuje ovlaeno lice.