SINOPSIS MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) PUSAT SUMBER SEKOLAH

1.0 KONSEP

MPK ialah satu dokumen rasmi yang perlu pada peringkat Jabatan / Pejabat sebagai bahan rujukan kerana MPK mengandungi prosedur-prosedur yang perlu diikuti dan dipatuhi bagi menentukan proses keseluruhan aktiviti dan operasi sesebuah Jabatan / Pejabat. Lihat rajah di bawah P$(*"+,aD!,&.$" Ra#.* J,-,.,/ / P0J,-,. 1P%%2 Fa$)ah Kenyataan harapan P%% ,rah tuju yang jelas Penentuan 3ungsi yang Peningkatan ke#ekapan 5 keberkesana n perkhidmata T&j&a"

MP

Pembahagian aktiviti / tugas antara komponen P%% dengan jelas 4angkaian prosedur bagi setiap aktiviti komponen P%% serta ,JK terbabit adalah jelas Rajah K!"#$% Ma"&a' P(!#$)&( K$(ja

2.0 FAEDAH PENYEDIAAN MPK !.1 Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi" !.! Mewujudkan keseragaman dalam #ara menjalankan kerja" !.$ Menentukan peraturan P%% dipatuhi" !.& Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas" !.' Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru" !.( Menyenangkan pertukaran kakitangan daripada satu komponen ke komponen lain" !.) Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan sistem dibaiki. !.* Mengurangkan arahan lisan mengenai #ara menjalankan kerja" dan !.+ Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.

3.0 KANDUNGAN MPK Latar -elakang P%%

%enarai borang-borang digunakan 8arta ,liran Kerja ,ktiviti Proses Kerja ,ktiviti ;tama ,ktiviti :ungsi ;tama Rajah Ka")&"+a" MPK MANUAL PROSEDUR KERJA

7bjekti3 P%% 8arta 7rganisasi P%% :ungsi ;tama P%%

3.1 LATAR BELAKANG PSS Latar belakang ini men#atatkan #$ja(ah %$"&/&ha" sesebuah P%% dan juga maklumat seperti .a-'a.a- dan -&j&a" %$"&/&ha""0a. Maklumat-maklumat ini boleh dijadikan asas untuk membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentuk dan menyusun struktur6 3ungsi6 dan objekti3 P%%. %elain itu6 maklumat-maklumat tersebut dapat membantu para penyelidik untuk mengetahui dan mendapatkan bahan-bahan mengenainya. 3.2 OBJEKTIF PSS 7bjekti3 P%% ialah kenyataan mengenai a%a 0a"+ h$")a, )*1a%a* oleh sesebuah P%% selaras dengan matlamat penubuhannya dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategik serta pembentukan struktur P%%. T&j&a""0a *a'ah Memberi hala #ara yang jelas supaya segala usaha yang dijalankan menjurus kepada matlamat penubuhannya" Menjadi asas penilaian keberkesanan pengurusan P%%" Memberi arah tuju dan asas bagi pembentukan objekti3 lebih khusus dan terperin#i pada peringkat komponen P%%. Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang P%%. 3.3 2ARTA ORGANISASI PSS 8arta menggambarkan #-(&,-&( 0a"+ .$"&"j&,,a" 3&"+#*4 a,-*5*-*4 )a" h*(a(,* dalam sesebuah P%%. 8arta ini adalah berbe9a-be9a di antara sebuah P%% dengan P%% yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti6 3ungsi6 dan peranan yang dimainkan. Malah #arta ini boleh berubah-ubah daripada semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam sesebuah P%%. 7leh itu6 #arta ini perlu dikemaskini. 8arta dijadikan rangka kerja dan %a")&a" ,$%a)a ,a,* -a"+a" PSS &"-&, Menjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh P%% mengikut komponen

 4antaian perintah yang menunjukkan peringkat hirarki sesebuah P%% bagi membantu kaki tangan mengenal pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan6 membuat keputusan6 dan memantau kerja-kerja yang ditetapkan. 8arta organisasi juga berguna kepada %*ha, %$"+&(&#a" /a+* .$./a"-& .$./&a- %$(a"1a"+a" seperti Penambahan atau pengurangan kakitangan Pembesaran 3ungsi-3ungsi P%% Peran#angan latihan kaki tangan %aluran maklumat-maklumat pengurusan 3.6 FUNGSI UTAMA PSS :ungsi-3ungsi utama P%% adalah -&+a#7-&+a# &-a.a 0a"+ )*ja'a",a" bagi membolehkan sesebuah P%% men#apai tujuan penubuhannya. :ungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah P%% itu sama ada yang khusus atau yang biasa. 3.8 AKTI9ITI7AKTI9ITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA ,ktiviti ialah ,$(ja 0a"+ )*ja'a",a" )* /a:ah 3&"+#* &-a.a dan perlaksanaannya melibatkan tenaga manusia6 peralatan6 bahan6 masa6 dan kos. 3.; PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTI9ITI Proses Kerja ialah (a"+,a*a" -*")a,a" 0a"+ %$('& )*a./*' #$1a(a /$(-&(&-a" mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. ,dalah penting proses kerja ini disenaraikan dengan jelas kerana dapat Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan kerana menjalankan tugas" Memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas" Membantu kerja-kerja penyeliaan" Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskinian diperlukan" Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang" Memendekkan masa latihan kaki tangan baru" Mengekalkan tahap ke#ekapan dan keberkesanan kerja seseorang kaki tangan" Memudah dan meli#inkan urusan harian P%%" dan Menjamin pen#apaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan. La"+,ah7'a"+,ah %$"0$)*aa" P(!#$# K$(ja %emak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja. %ediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut.

&

 Mula dengan perkataan <kata kerja< bagi menyenaraikan setiap proses. %enaraikan jawatan kaki tangan yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah-langkah yang berkenaan. 3.< 2ARTA ALIRAN KERJA 8arta ,liran Kerja ialah +a./a(a" #$1a(a +(a3*, a-a& +a./a( (ajah .$"+$"a* -*")a,a"7-*")a,a" yang terlibat )a'a. #$#&a-& a,-*5*-* a-a& %(!#$)&( . 8arta ,liran Kerja ini diperlukan kerana =apat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul6 iaitu daripada peringkat permulaan hingga ke peringkat selesai. Memberi ke3ahaman kepada kaki tangan mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing se#ara ringkas. 3.= BORANG YANG DIGUNAKAN -orang adalah a'a- %$"+&(&#a" 0a"+ %$"-*"+ )a'a. &(&#a" %$"-a)/*(a" sesebuah P%% kerana borang dapat menyimpan dan merekodkan maklumat penting. =engan menyenaraikan dan menyertakan #ontoh-#ontoh borang dalam MPK6 akan Menjelas prosedur-prosedur yang diterangkan. Mengumpulkan borang-borang yang digunakan oleh P%% sebagai rujukan" dan Memberi ke3ahaman kepada pegawai-pegawai mengenai prosedur-prosedur dan borang-borang yang digunakan dalam menjalankan tugas-tugas dengan lebih berkesan. 6.0 PENUTUP =engan menyediakan MPK sebuah P%% itu pasti akan dapat melaksanakan tugas6 tanggungjawab6 serta perkhidmatan dengan lebih #ekap dan berkesan dan seterusnya dapat mempertingkatkan produktiviti dan kualiti P%% berkenaan kerana MPK merupakan alat rujukan dan kawalan jika timbul keraguan terhadap sesuatu tindakan" Ke#uaian akan menjadi ketara kerana proses kerja akan dijelaskan melalui #arta aliran kerja" Pertindihan kerja6 ketidak pastian6 dan kesamaran dapat dikenal pasti dan sistem kerja itu dapat dibaiki dengan senang" Kerja yang tergendala6 terbengkalai atau tidak dibuat dapat dipastikan di samping mengenal pasti siapa yang bertanggung jawab terhadapnya" dan %etiap langkah diteliti6 diikuti6 dan disemak supaya hasilnya tepat dan berkesan.

'

Kesimpulannya6 penyediaan MPK adalah sebagai satu langkah ke arah pembaharuan dalam pentadbiran bagi mempertingkat ke#ekapan dan keberkesanan pengurusan sesebuah P%% kerana MPK mempunyai susun #ara bagaimana hendak melaksanakan tugas dengan lebih sistematik6 mempunyai saluran dan prosedur.

>PSS G$.*'a"+4 P$'aja( 2$.$('a"+> T$,"!'!+* P$"ja"a P$")*)*,a" B$#-a(*