Anda di halaman 1dari 14

MAKALAH PEMERIKSAAN MANAJEMEN AUDIT MANAJEMEN TERHADAP KEPASTIAN MUTU Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata

kuliah Pemeriksaan Manajemen Dosen Pengampu : Ibu Nining Ika ah!uni

"leh : Mentari Kurnia Dharma#ati $$%&$%'%$%(( Des! D#i Permatasari Ando Silalahi Ri*k! An Ni*!a Nora $$%&$%'%$$%% $$%&$%'%$$%) $$%&$%'%$$'%

PR"+RAM S,-DI S$ . AK-N,ANSI /AK-0,AS E"N"MI -NI1ERSI,AS JEM2ER ,A3-N 4%$5

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Semakin ban!akn!a perusahaan di Indonesia maka persaingan !ang terjadi akan semakin tinggi6 Persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan !ang lebih kepada pelanggann!a relati7 dibandingkan dengan apa !ang diberikan pesaing6 -saha dan operasional perusahaan ter7okuskan kepada keinginan8 harapan dan kebutuhan pelanggan 9:ustomer 7o:us;6 Sehingga8 perusahaan perlu membangun suatu sistem kepastian mutu untuk memastikan bah#a proses<proses !ang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkann!a produk !ang sesuai dengan spesi7ikasi pelanggan6 Sistem kepastian mutu merupakan sesuatu !ang dinamis6 Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk !ang sesuai dengan keinginan8 kebutuhan8 dan harapan pelanggan6 Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar mutu !ang telah ditetapkan untuk memenuhi pers!aratan pelanggan8 se:ara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian mutu !ang diterapkan perusahaan6 Dengan demikian Audit kepastian mutu sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan dalam mengukur suatu kinerja perusahaan6 2agaimana suatu perusahaan dapat bersaing dengan melihat aspek out:ome6 3asil dari e7esiensi dan e7ekti=itas suatu perusahaan dapat diukur dengan input8 output dan out:ome6 Mutu atau kualitas juga merupakan tolak ukur suatu perusaahan6 Dalam makalah ini akan menjelaskan bagaimana Audit Manajemen ,erhadap Kepastian Mutu6 Menjelaskan prinsip dan strategi !ang digunakan dalam audit manajemen terhadap kepastian mutu6

1.2 Rumu an Ma ala! 2erdasarkan latar belakang diatas maka rumusan masalah dari makalah ini sebagai berikut : $6 Apa pengertian audit kepastian mutu> 46 Apa man7aat audit kepastian mutu> '6 2agaimana ruang lingkup audit kepastian mutu> 56 2agaimana strategi pendekatan audit kepastian mutu> 1." Tu#uan 2erdasarkan rumusan masalah diatas maka makalah ini mempun!ai tujuan6,ujuan dari makalah ini sebagai berikut : $6 Memahami pengertian audit kepastian mutu 46 Memahami man7aat audit kepastian mutu '6 Memahami ruang lingkup audit kepastian mutu 56 Memahami strategi pendekatan audit kepastian mutu

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengert$an Au%$t Mana#emen Ke&a t$an Mutu Audit mutu dide7inisikan sebagai proses sistematik8 independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan menge=aluasin!a se:ara objekti7 untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi 92SN8 4%%4;6 Audit Sistem Mutu biasan!a dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian akti=itas organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu !ang telah ditentukan serta e7ekti=itas dari penerapan s!stem tersebut6 Sedangkan menurut The International Standard For Terminology In Quality Manajement8 IS" &5%48 audit mutu merupakan suatu pengujian !ang sitematis dan independent untuk menentukan apakah akti=itas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan !ang diren:anakan8 dan apakah pengaturan tersebut dapat diimplementasikan se:ara e7ekti7 dan :o:ok untuk men:apai tujuan6 !ang berlaku dan mengedenti7ikasi perbaikan !ang mungkin dilakukan6 Audit sistem kepastian mutu adalah ?proses sistematis8 mandiri8 dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objekti7 dan menilain!a se:ara objekti7 untuk menentukan sejauh mana kriteria audit !ang telah dipenuhi6@ Audit ini diran:ang untuk menilai akti=itas8 praktik atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas !ang telah ditetapkan dalam operasin!a6 Se:ara garis besar8 urutan < urutan dari pers!aratan utama IS" dapat dijelaskan sebagai berikut8 9Suardi8 4%%$; : a6 organisasi dalam usahan!a untuk memenuhi tujuann!a memerlukan arahan !ang jelas mengenai tujuan organisasi dari pimpinan pun:ak6 ,ujuan organisasi ini dijelaskan dalam =isi misi organisasi !ang merupakan peren:anaan strategis sebagai #ujud tanggung ja#ab manajemen 9Management Responsibilit!;6 Se:ara lebih detail =isis misi organisasi dijelaskan dalam kebijakan dan sasaran mutu6 Jadi dalam hal audit ini8 auditor menguji kesesuaian terhadap standard s!stem mutu

b6 -ntuk men:apai =isi misi8 organisasi sangat bergantung padam pelanggann!a dan pihak < pihak lain !ang berkepentingan seperti kar!a#an dan pemegang saham6 "leh karena itu8 organisasi terutama pimpinan pun:ak harus mengetahui keinginan dan harapan pelanggan di masa !ang akan datang8 !ang kemudian diin7ormasikan keseluruh bagian organisasi6 :6 -ntuk merealisasikan pers!aratan dan harapan pelanggan diperlukan komitmen pimpinan pun:ak dalam men!ediakan sumber da!a 9Resour:es Management; seperti manusia8 peralatan8 metode dan keuangan6A d6 Dari peren:anaan strategis dan sumber da!a !ang tersedia dapat menghasilkan produk jasa 9Produ:t Reali*ement; !ang sesuai dengan pers!aratan dan harapan pelanggan6 e6 Produk atau jasa !ang dihasilkan akan diterima oleh pelanggan6 Pada proses ini dapat dibandingkan antara harapan dan ken!ataan akanprodukBjasa !ang diterima pelanggan8 sehingga organisasi dapat mengukur kepuasan pelanggan6 Kemudian dilakukan analisis 9Anal!sis; data dan hasiln!a ditindaklanjuti dengan program peningkatan 9Impro=ement;6 76 Dalam menjalankan program peningkatan diperlukan analisa dan tersedian!a sumber da!a oleh pimpinan pun:ak8 oleh karena itu komitmen pimpinan pun:ak diperlukan untuk menjalankann!a dalam proses peningkatan berkesinambungan terus berlanjut 9Continual Impro=ement; tanpa henti dengan tujuan akhir mendapatkan keuntungan bagi organisasi6 2.2 Man'aat Au%$t Mana#emen Ke&a t$an Mutu Audit diran:ang untuk salah satu atau lebih dari tujuan berikut : $6 Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur<unsur sistem mutu dengan standar !ang telah ditentukan 46 Memeriksa kee7ekti7an pen:apaian tujuan mutu !ang telah ditentukan '6 Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutuD 56 Memenuhi s!arat<s!arat peraturanBperundangan6

2erikut ini alasan dalam mengaudit kepastian mutu : $6 Mem7asilitasi e=aluasi kinerja8 sistem kontrol8 dan prosedur penjaminan mutu6 46 Me!akinkan bah#a institusi akuntabel terhadap mutu dan standar !ang telah ditentukan6 '6 Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan mem7asilitasi pengambilan keputusan6 56 Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap pers!aratan !ang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu6 )6 Men!ediakan sarana untuk identi7ikasi :ara kerja !ang baik untuk disebarluaskan6 Audit sistem kepastian mutu memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas mutu kepada pelanggan dan proses !ang berlangsung di dalam perusahaan6 3asil audit kepastian mutu adalah laporan !ang berisi temuan<temuan berupa de=iasi atau pen!impangan dari standar !ang telah ditentukan dan tindakan korekti7 !ang direkomendasikan kepada manajemen dan 7ungsi perusahaan !ang terkait6 E Pihak<pihak !ang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuann!a !aitu perusahaan8 pelanggan8 pemerintah8 asosiasi8 dan lembaga serti7ikasi6 Man7aat audit manajemen kepastian mutu sebagai berikut : $6 Menilai ketaatan terhadap prosedur pengendalian mutu dan standar program mutu6 46 Menilai proses pengembalian keputusan untuk keabsahan6 '6 Menilai karakteristik mutu suatu produk serta proses !ang berkaitan dengan spesi7ikasi dari pelanggan atau pendesain melalui pengendalian dari inspkesi reguler6 56 Memperbaiki e7ekti=itas dari program manajemen mutu6 )6 Mengeksplorasi pen!ebab kerusakan8 keluhan pelanggan dan masalah lain6

F6 Memperoleh serti7ikasi normal dari program manajemen mutu6 G6 Mengarahkan dan memoti=asi sta77 dan manajemen untuk men:iptakan kesadaran mutu6 &6 Menunjukkan perhatian manajemen mutu terhadap pemasok untuk memperoleh perlindungan atas tuntutan liabilitas produk6 (6 Memperkenalkan 7ormalitas dan konsistensi dalam program mutu6 $%6 Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahun teknis6 3asil audit dapat diman7aatkan untuk berbagai keperluan6 Salah satu man7aat audit !ang paling sentral adalah sebagai dasar untuk mengambil keputusan8 melakukan perbaikan8 meningkatkan e7isiensi dan e7ekti=itas 7ungsi organisasi6 Dengan in7ormasi hasil penilaian auditor dan rekomendasi !ang disampaikan8 akan memungkinkan pimpinan unit operasi melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan e7isiensi8 e7ekti=itas maupun produkti=itas usaha se:ara lebih terarah6 E Proses audit merupakan media pembelajaran dan pertumbuhan !ang tidak ternilai hargan!a bagi para pelaku audit itu sendiri6 Karena melalui proses audit8 tejadi proses pemahaman se:ara mendalam tentang seluk beluk operasi organisasi serta permasalahan !ang dihadapin!a8 baik permasalahan skala organisasi maupun permasalahan spesi7ik !ang ada pada setiap 7ungsi dalam organisasi6 Dengan demikian seorang auditor se:ara disadari atau tidak telah mempelajari proses manajemen organisasi se:ara komprehensi7 dan manajemen 7ungsional se:ara intensi76 2." Ruang L$ngku& Au%$t Mana#emen ,ipe audit dapat dibedakan tergantung dari pada ob!ek dan tujuan audit : $6 Internal dan Eksternal Audit eksternal dilakukan oleh orang luar terhadap perusahaan6 3asil audit sering dibagi oleh perusahaan !ang diaudit dan pelanggan !ang melakukan audit6

2. Sistem8 Produk8 Proses8 0okasi8 dan "rganisasional

Audit ini mens!aratkan keahlian teknologi auditor6 +aris dasar 9baseline; dan regular6 2aseline audit8 biasan!a lebih men!eluruh dan intensi76 Regular audit8 dapat diperluas dengan audit khusus atau audit ad ho: dengan alasan kerusakan !ang ban!ak8 perubahan<perubahan8 dan da!a6 '6 Khusus dan komprehensi7 Audit khusus 9spe:ial audits;8 adalah terbatas6 Audit komprehensi7 9:omprehensi=e audits;8 men:akup area < area lain seperti akuntansi8 operasi8 dan pemasaran6 B$a(a mutu ) $6
46 '6

ketersediaan sumber

2ia!a pen:egahan 9pre=ention :ost; 2ia!a penilaian 9appraisal :ost; 2ia!a kegagalan internal 9internal 7ailure :ost; 2ia!a kegagalan eksternal 9eHternal 7ailure :ost; Dalam Sistem Manajemen Mutu 9SMM; ada beberapa alasan melakukan

56 E

audit berkesinambungan6 Iaitu untuk melihat e7ekti=itas sistem berdasar sampling dan lokasi B bagian8 #alaupun alasan !ang pokok memberi jaminan dan men:egah timbuln!a masalah<masalah dan meningkatkan e7ekti=itas SMM alasan melakukan audit antara lain 9Iskandar Indranata8 4%%F; :
$6 Me!akinkan organisasi akan e7ekti=itas dan kesesuaian akan s!stem itu

sendiri6
46 Me!akinkan organisasi dalam memilih pemasok baru8 bah#a SMM

pemasok sesuai dengan apa !ang diinginkan organisasi6


'6 Me!akinkan organisasi bah#a pemasok !ang ada masih memenuhi

pers!aratan !ang ditetapkan organisasi6


56 Memenuhi kesesuaian standarBundang<undang8 bah#a organisasi harus terus

menerus mengimplementasikan dan memelihara SMM se:ara konsisten6

Pr$n $& Au%$t Mana#emen Mutu Audit mutu didasarkan pada sejumlah prinsip6 Ketaatan dan kepatuhan terhadap prinsip tersebut merupakan pras!arat untuk memberikan kesimpulan audit !ang sesuai dan :ukup serta memungkinkan auditor bekerja se:ara independen untuk men:apai kesamaan kesimpulan pada situasi serupa6 Prinsip Audit Mutu8 se:ara garis besar terdiri dari dua prinsip !aitu prinsip<prinsip !ang terkait dengan auditor dan prinsip<prinsip !ang terkait dengan kegiatan audit6 Prinsip<prinsip !ang terkait dengan auditor8 !aitu : a6 Kode Etik sebagai Dasar Pro7esionalisme6 Kode Etik merupakan dasar pro7esionalisme auditor dalam pelaksaan audit6 Pro7esionalisme dari seorang auditor ter:ermin pada sikap dapat diper:a!a8 memiliki integritas8 dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian6 Seorang auditor harus mampu menunjukkan sikap berpendirian8 !aitu sikap mampu memberikan penilaian !ang proporsional dan kontekstual6 b6 Men!ajikan hasil !ang ob!ekti7 dan akurat8Seorang auditor berke#ajiban untuk melaporkan hasil temuan audit se:ara benar dan akurat6 ,emuan audit8 kesimpulan audit dan laporan audit men:erminkan pelaksanaan kegiatan audit se:ara benar dan akurat6 3ambatan signi7ikan !ang ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat !ang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditi harus dilaporkan6 :6 Pro7esional8 memiliki kompetensi sebagai auditor6 Prinsip Audit !ang rele=an dengan kegiatan audit8 !aitu : a6 Independen < auditor 9mandiri dan tidak berpihak; tidak melakukan audit pada area !ang bukan tanggungja#abn!a6 b6 2ukti "b!ekti7 sebagai dasar membuat kesimpulan audit8 dapat di=eri7ikasi dan sample audit !ang diambil :ukup me#akili :6 ,eren:ana8 audit harus teren:ana se:ara sistematik sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi6 d6 Auditor harus berkuali7ikasi dan independen e6 Maksud dan tujuan dari audit harus diklari7ikasi dan disetujui 76 Audit harus diren:anakan dan dipersiapkan se:ara memadai

g6 "rang !ang bertanggung ja#ab atas akti7itas !ang akan diaudit harus se:ara baik dan diberitahukan sebelum dan sesudah audit h6 Ren:ana audit dan laporan akhir harus tertulis i6 Auditor harus menindaklanjuti tindakan perbaikan j6 Penilaian terhadap standar harus ob!ekti78 7aktual dan apabila mungkin kuantitati7 k6 Audit tidak mengganggu kegiatan operasional !ang berjalan l6 /rekuensi8 intensitas dan luas audit ber=ariasi dengan kebutuhan aktual m6 Kertas kerja dan dokumen audit harus disimpan dengan baik dan teratur n6 -ji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak memihak dan dapat diper:a!a 2.* Strateg$ Pen%ekatan Au%$t Ke&a t$an Mutu Mengadopsi model PDSA 9plan-do-study-act; !ang dipopulerkan oleh deming8 audit sistem manajeman mutu dapat mengikuti langkah<langkah beriku: $6 Peren:anaan audit Ada tahap ini auditor melakukan identi7ikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi6 Peren:anaan audit dapat mengidenti7ikasi ) !ang berkaitan dengan objek audit6 46 Pelaksanaan audit Pelaksanaan audit dia#ali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan berbagai pihak !ang ber#enag untuk membahas tentang ruang lungkup audit8 tujuan8 jad#al pelaksanaan8 dan ran:angan kertas kerja audit 9KKA;6 Proses audit dia#ali dengan mere=ie# B memriksa proses8 produk8 atau sistem6 Setelah mere=ie# proses8 auditor mendokumentasikan berbagai temuan auditn!a dalam KKA8 !ang nantin!a akan disajikan dalam ringkasan umum !ang akan dibahas pada pertemuan akhir dengan berbagai pihak terkait6 Dalam #aktu !ang singkat kemudian auditor men!ajikan J $3 : siapa 9#ho;8 apa 9#hat;8 dimana 9#here;8 mengapa 9#h!;8 dan bagaimana 9ho#;8

laporan tertulis8 !ang men:atat temuan < temuan audit8 kesimpulan audit8 dan rekomendasi !ang diberikan6 '6 Mempelajari hasil audit 3asil audit men!ajikan in7ormasi tentang kekuatan8 kelemahan dan beerapa bagian !ang membutuhkan peningkatan dalam organisasi auditee6 Sebagai respon terhadap laporan audit8 pihak<pihak !ang terkait kemudian mengembangkan ren:ana tindakan perbaikan berdasarkan rekomendasi !ang diberikan auditor6 3asil pengembangan tersebut dirumuskan dan didokumentasikan dalam suatu ren:ana tindakan korekti7 !ang akan diambil6 56 ,indakan perbaikan Pada tahap ini8 organisasi didampingi oleh auditor8 mengimplementasikan ren:ana tindakan perbaikan !ang telah ditetapkan6 Strategi meningkatkan nilai tambah6 2erikut ini adalah beberapa strategi !ang dapat dijadikan panduan oleh auditor dalam audit kepastian mutu : $6 Peren:anaan Audit a6 Memahami harapan auditee B buda!a organisasi b6 Perhatian khusus pada beberapa permasalahan 9hasil dari audit sebelumn!a;6 :6 Analisis resiko berdasarkan se:tor industr! atau khusus terhadap organisasi auditee6 d6 Prae=aluasi terhadap peraturan !ang berhubungan6 e6 Membentuk tim audit !ang kompeten untuk men:apai tujuan audit6 76 Mengalokasikan #aktu !ang :ukup6 46 ,eknik Audit

a6 /okus pada beberapa proses dengan prosedur !ang terbatas6 Mendokumentasikan prosedur8 instruksi kerja8 da7tar pertan!aan8 dan sebagain!a sangatlah penting untuk ren:ana organisasi dan proses pengendalian6 b6 Ingat dan pahami dengan baik prinsip<prinsip managemen kualitas6 :6 +unakan pendekatan PDAC 9plan8 do8 :he:k8 a:t ; untuk menge=aluasi e7ekti=itas organisasi6 '6 Menghubungkan temuan dan pengaruhn!a terhadap kemampuan

organisasi men!ediakan produk sesuai dengan spesi7ikasin!a 0aporan dan ,indak 0anjut sebagai berikut : $6 Melaporkan se:ara pantas temuan<temuan audit6 46 Pastikan bah#a beberapa aspek buda!a ikut menjadi bahan pertimbangan6 '6 Memberi tekanan terhadap temuan positi7 sebagai sesuatu !ang tepat6 56 Melihat bagaimana solusi !ang diusulkan oleh organisasi sebagai respon terhadap temuan negati=e berguna6 )6 0aporan harus objekti7 dan ber7okus pada audiens !ang tepat6

BAB III PENUTUP ".1 Ke $m&ulan Dari pembahasan makalah ini mengambil suatu kesimpulan bah#a Audit manajemen mutu bertujuan untuk mengindenti7ikasi kegiatan8 program dan akti=itas manajemen suatu organisasi !ang masih memerlukan perbaikan6 Dari hasil identi7ikasi tersebut diberikan suatu rekomendasi kepada manajemen !ang nantin!a akan digunakan sebagai a:uan untuk perbaikan dan pengelolaan berbagai program dan akti=itas pada perusahaan tersebut6 2erkaitan dengan tujuan ini titik berat audit diarahkan terutama berbagai objek audit !ang diperkirakan dapat diperbaiki di masa !ang akan datang8 disamping juga men:egah kemungkinan terjadin!a berbagai kerugian6 Ruang lingkup audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen6 Ruang lingkup ini dapat berupa seluruh kegiatan atau dapat juga han!a men:akup bagian tertentu dari program B akti=itas !ang dilakukan6 Periode audit juga be=ariasi8 bisa untuk jangka #aktu satu minggu8 beberapa bulan8 satu tahun bahkan untuk beberapa tahun8 sesuai dengan tujuan !ang ingin di:apai6 1.2 Saran Kriteria merupakan standar 9pedoman8norma; bagi setiap indi=iduBkelompok di dalam perusahaan dalam melakukan akti=itasn!a6 Pen!ebab merupakan tindakan !ang dilakukan oleh setiap indi=iduBkelompok di dalam perusahaan6 Pen!ebab dapat bersi7at positi78 atau sebalikn!a bersi7at negati76 ProgramBakti=itas berjalan dengan tingkat e7isiensi dan e7ekti=itas !ang lebih rendah dari standar !ang telah ditetapkan merupakan akibat negati7 dari perilaku indi=idu dan kelompok6 -ntuk itulah diperlukan audit sistem mutu demi perbaikan kinerja organisasi6

DA+TAR PUSTAKA

2a!angkara8 I2K6 4%%&6 Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi6 Jakarta: Salemba Empat6 P6 Siagian8 Sondang 94%%$;8 Audit Manajemen. Jakarta8 2umi Aksara6 ,unggal8 Amin Cipta6 http:BBpenulistinta(46blogspot6:omB4%$'B$4Bauditkepastianmutuolehhasbullah6html http:BB!ustus%(6blogspot6:omB4%$4B%)Baudit<sistem<kepastian<mutu6html idjaja 94%%%;8 Audit Manajemen Kontemporer6 Jakarta8 Rineka