PERENCANAAN

Pengertian ;Proses yang meliputi penentuan tujuan organisasi, strategi untuk mencapai tujuan tersebut, dan mengembangkan a comprehensive hierarchy of plans utk

mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan Perencanaan dibuat paling tidak untuk memenuhi berbagai tujuan dibawah: 1. Mengkoordinasikan usaha/kegiatan/aktivitas serta sumberdaya dalam organisasi sehingga semua berjalan sesuai dengan keinginan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan 2. Mengurangi ketidakpastian, karena setiap apa yang akan dilakukan sudah ada pedoman/arahan 3. Mengurangi overlapping kegiatan dan kegiatan yang tidak berguna 4. Menyediakan standar untuk pengendalian

Perencanaan Kinerja Banyak penelitian yang dilakukan untuk mengidentifikasi peran penting perencanaan bagi perkembangan organisasi. Penelitian yang dilakukan di banyak organisasi yang berbedabeda dan di berbagai negara menunjukkan bahwa: Perencanaan formal terkait dengan profit tinggi, dalam arti peneltian menunjukkan bahwa organisasi yang melaksanakan perencanaan secara formal mendapatkan profit yang tinggi di akhir periode . kualitas proses dan implementasi perencanaan terkait dengan kinerja tinggi jika lingkungan culprit maka tidak terkait antara perencanaan dengan profit atau kinerja tinggi. Dengan kalimat lain dalam kondisi lingkungan yang tidak normal, organisasi yang memiliki perencanaan belum tentu mendapatkan kinerja yang baik (profit yang tinggi)

Konsep yang salah tentang perencaan 1. Perencanaan yang tidak akurat adalah pemborosan waktu. Anggapan ini benar jika perencanaan yang dibuat adalah perencanaan yang asal, tanpa pertimbangan dan prosedur yang benar. 2. Perencanaan dapat mengurangi perubahan. Yang benar perencanaan akan mengurangi ketidakpastian, karena perubahan akan terus terjadi. 3. Perencanaan mengurangi fleksibelitas. Anggapan ini hanya benar apabila perencanaan yang dibuat adalah perencanaan yang terlalu detil sehingga tidak memberi kesempatan untuk melakukan kreativitas Tipe Perencanaan Perencanaan dalam organisasi bisa dibedakan atas beberapa kelompok, seperti tipe perencanaan berdasar cakupan (keluasan), waktu, spesifikasi, serta tipe perencanaan berdasar pada spesifikasi. 1. Cakupan (Keluasan), berdasarkan luas sempitnya perencanaan dibagi atas: Strategik (cakupan seluruh organisasi) Operasional (cakupan terbatas pada bidang tertentu saja)

2. Waktu, berdasar jangka waktu pemakaian perencanaan dikelompokkan atas: Jangka panjang (lebih dari 3 tahun) jangka pendek ( kurang dari 1 tahun)

3. Spesifikasi; Khusus (terkait dengan bidang tertentu) Directional (terkait dengan semua bidang)

4. Frekuensi , berdasar frekuensi penggunaan (sering tidaknya perencanaan itu dibuat) perencanaan dibedakan atas: Sekali pakai (perencanaan yang sekali dibuat dan setelah diimplementasikan perencanaan itu tidak akan digunakan lagi) Standing/rencana tetap (perencanaan yang dibuat untuk diimplementasikan beberapakali

Untuk menetapkan rencana, beberapa tahapan yang harus dilalui adalah:

TAHAPAN DASAR PERENCANAAN

MENETAPKAN TUJUAN

MERUMUSKAN KEADAAN SAAT INI

IDENTIFIKASI SWOT

MENGEMBANGANKAN KEGIATAN

Dalam organisasi, terutama untuk organisasi besar, akan banyak rencana yang perlu ditetapkan oleh pimpinan organisasi. Dibawah ini adalah gambaran struktur rencana

organisasi, yakni berbagai tipe dan tingkatan rencana dalam suatu organisasi. Dalam hirarki perencanaan organisasi ini, perencanaan dimulai dengan pernyataan misi organisasi yang diturunkan (diterjemahkan) menjadi tujuan organisasi. Dan berawal dari tujuan ini semua rencana organisasi dikembangkan.

HIRARKI RENCANA ORGANISASI MISI

TUJUAN

RENCANA STRATEGIK

RENCANA OPERASIONAL

SEKALI PAKAI

TETAP

KEBIJAKAN

PROGRAM

A N G G A R A N

PROSEDURMETODE

PERATURAN

PROYEK

Pembagian Kerja

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harusrasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike. Dengan adanya prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya. Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapai sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara

koopeatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut SYNERGY. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (divisi of labor) yang memungkinkan Synergi terjadi. Sebagai contoh, pembagian kerja dalam team sepak bola : diamana ada manajer tim, kepala pelatih, asisten pelatih, dokter tim, penjaga gawang, dan pemain lainnya. Pembagian kerja ini efektif karena bila hanya komponen kecil dari pekerjaan yang dilaksanakan kualifikasi personalia yang rendah

digunakan dan latihan jabatan lebih mudah. Gerakan-gerakan dan perpindahan yang

percuma dari komponen pekerja yang besar diminimumkan . Lebih dari itu pembagian pekerjaan mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan produktivitas. Namun demikian, beberapa penulis telah menunjukan adanya konsekuensi-

konsekuensi pada perilaku karyawan sehubungan dengan pembagian kerja bila hal ini dilaksanakan secara ekstrim ini akan menimbulkan kebosanan keletihan, monoton dan kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efisiensi.

Bentuk-Bentuk Organisasi
Salah satu usaha untuk menjamin adanya fleksibilitas dalam rangka pengembangan organisasi, maka bentuk organisasi harus diusahakan sesederhana mungkin.Dalam perkembangannya sampai Sekarang ini pada pokoknya ada enam (6) macam bentuk organisasi yang masing masing mempunyai kebaikan dan keburukkanya. Keenam macam bentuk itu ialah: 1. Organisasi Lini Organisasi lini adalah bentuk organisasi yang didalamnya tedapat garis wewenan yang berhubungan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan. Setiap kepala unit mempunyai tanggung jawab untuk melaporkan kepada kepala unit satu tingkat diatasnya. Bentuk ini merupakan bentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.

Ciri-Ciri Organisasi Garis : Hubungan antara atasan dan bawahan masih besifat langsung melalui garis wewenang Jumlah karyawan sedikit, maka struktur oranisasi masih sederhana Pimpinan dengan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada di dalam unitnya Puncuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan Pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan Tingkat spesialisasi belum terlalu tinggi juga alat-alat yang diperluka tidak beraneka ragam Organisasinya kecil Kebaikannya : 1. 2. Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit. 3. Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal. Keburukannya : 1. Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur. 2. 3. Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2. Organisasi Lini dan Staf. Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson. Ciri-Ciri Organisasi Garis dan Staff : Organisasinya besar dan bersifat kompleks

 Jumlah karyawan banyak Hubungan antara atasan dan bawahan tidak bersifat langsung Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal Kesatuan perintah tetap dipertahankan , setiap atasan mempunyai bawahan -bawahan tertentu dan setiap bawahanhanya mempunyai seorang atasan langsung Terdapat 2 kelompok wewenang yakni wewenang lini dan wewenang staf : Wewenang Lini adalah yang dapat/harus merealisasi tujuan organisasi secara langsung Wewenang staf adalah karyawan yang tidak dapat merealisasi tujuan perusahaan secara langsung tetapi hanya memberika bantuan pelayanan, saran-saran untuk mempermudah tugas wewenang lini. Kebaikannya : 1. Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya. 2. 3. Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli. Perwujudan the right man in the right placelebih mudah terlaksana. Keburukannya : 1. 2. Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

3. Organisasi Fungsional Oleh F.W Taylor Pimpinan-pimpinan yang ada tidak mempunyai bawaha yang jelas karena setiap pimpinan mempunyai wewenang memberi komando sepanjang ada hubungan dengan fungsi atasan.

Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor. Ciri-Ciri Organisasi Fungsional : Pembagian tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan Spesialisasi para karyawan dapat dikembangkan dan digunakan secara optimal Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan Koordinasi menyeluruh pada umumnya cukup pada tingkat eselon atas Koordinasi antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya mudah, karena masing-masing sudah mempunyai pengertia yang mendalam mengenai bidangnya.

Kelebihan dari organisasi fungsional yaitu: 1. Pembagian tugas jelas 2. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan dengan maksimal 3. Digunakan teng ahli dalam berbagai bidang sesui dengan fungsi-fungsinya Sedangkan kekurangan dari fungsi organisasi yaitu: 1. Spesialisasi menyebabkan usaha tour of duty 2. Karyawan mementingkan bidangnya sehingga sukar melaksanakan koordinasi

Gambar: Bentuk Organisasi Lini Fungsional.

Tugas dan wewenang direktur :

Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan. Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan. Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari langganan. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur Utama. Dalam melaksanakan tugas-tugas Direktur Umum bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerjasama dengan MD atau CEO) Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan subkomite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas

Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting BOD

Tugas dan wewenang kepala bagian kepegawaian : 1. Memimpin pelaksanaan tugas Bagian Kepegawaian untuk tercapainya Tupoksi secara efektif dan
efisien .

2. Mengkoordinir pelaksanaan tugas Bagian Kepegawaian agar tercapainya hubungan kerja yang
harmonis.

3. Mengelola pelaksanaan tugas Bagian Kepegawaian sehingga tercapainya tertib administrasi

kepegawaian Ditjen Badilag.

4. Merumuskan sasaran, program, kebijakan dan rencana kerja bagian. 5. Menggerakan, mengarahkan, membimbing dan mengkoordinasi pelaksanaan tugas bawahan. 6. Membagi tugas dan menentukan penanggung jawab kegiatan kepada bawahan. 7. Melaksanakan penyiapan bahan penyusunan formasi kebutuhan pegawai. 8. Melaksanakan pendataan dan pengembangan pegawai. 9. Melaksanakan pengelolaan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan ( DP 3). 10. Melakukan administrasi jabatan fungsional, pengurusan ASKES dan disiplin pegawai 11. Melaksanakan penyiapan bahan pengusulan kenaikan pangkat, penggajian, pemindahan dan
mutasi kepegawaian.

12. Melaksanakan penyiapan bahan pengusulan pemberhentian dan pensiun pegawai. 13. Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait. 14. Melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh atasan. 15. Melakukan pemantauan, evaluasi dan pengontrolan terhadap pelaksanaan tugas bawahan. 16. Menyampaikan saran / usul kepada atasan. 17. Mengevaluasi prestasi kerja para bawahan. 18. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan
Kepala Bagian Produksi mempunyai tugas :

a. Mengendalikan kuantitas dan kualitas produksi air termasuk rencana keperluan material produksi.

b. Mengatur, menyelenggarakan fungsi-fungsi serta laboratorium.

c. Melaksanakan tugas yang lain yang diberikan oleh atasan.

d. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Direktur Teknik.

e. Membuat laporan kegiatan Bagian Produksi Tugas dan wewenang kepala bagian pemasaran :

1. Menentukan strategi pemasaran yang efektif dan efisien dengan memperhatikan sumber daya perusahaan. 2. Menjalin hubungan dengan pelanggan khususnya dalam hal penanganan komplain, pengukuran kepuasan pelanggan. 3. Menciptakan kenyamanan kerja karyawan perusahaan dengan mengoptimalkan fungsi kerja di Bagian Marketing. 4. Menjalin hubungan, koordinasi dan kerja sama yang baik di dalam intern bagian Marketing maupun dengan Bagian lain terkait dengan kelancaran proses kerja di Bagian Marketing. 5. Bertanggung jawab terhadap ketertiban, kelancaran, dan keakuratan data administrasi pemasaran. Tugas dan wewenang kepala bagian keuangan :

1. Perencanaan program, kegiatan dan anggaran tahunan Sub Bagian Keuangan; 2. Pengorganisasian dan pengkoordinasian tugas dibidang pengelola keuangan, perbendaharaan, dan verifikasi; 3. Pelayanan umum, pembinaan dan pengembangan dibidang pengelola keuangan, perbendaharaan, dan verifikasi; 4. Pengawasan dan monitoring atas pelaksanaan tugas pokok; 5. Pengevaluasian dan pelaporan.