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Personalidad: Aprender a organizarse Aplicaciones educativas

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Aplicaciones educativas
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Personalidad: Aprender a organizarse

Siguiendo el esquema propuesto por Stephen Covey, pueden distinguirse cuatro fases o generaciones en cuanto al modo de administrar el tiempo. Una primera generacin son aquellos que elaboran listas de tareas pendientes. Con ellas toman conciencia de lo que les queda por hacer, lo van abordando cuanto antes pueden, y van tachando, lo que siempre proporciona una sensacin gratificante. Esto, no cabe duda, es ya bastante ms de lo que son capaces de llegar a hacer muchos. Sin embargo, es an un esquema de organizacin muy pobre, puesto que la mayora de las veces la distribucin del tiempo viene impuesta externamente por la mera sucesin de los acontecimientos. Pertenecen a la segunda generacin aquellos que intentan mirar un poco ms adelante, y se programan mediante el uso de la agenda: van anotando acontecimientos, compromisos y proyectos de actividad futura, en la medida en que su tiempo les permite darles cabida. Su anticipacin les confiere una mejor organizacin, pero an rudimentaria, puesto que as no pueden valorar debidamente las prioridades: son simples distribuidores de tiempo. La tercera generacin suma a las dos precedentes la idea bsica de establecer prioridades. Se centra en la necesidad de fijarse unos objetivos, con sus correspondientes plazos, y de acuerdo con ellos se prepara una planificacin diaria que alcance la mayor eficiencia. Este planteamiento supone un gran avance respecto a la segunda generacin. La clave no es dar prioridad a lo que est en la agenda, sino ordenar la agenda con arreglo a las prioridades. Sin embargo, centrarse en la simple eficiencia en la programacin y el control del tiempo tiene a menudo efectos contraproducentes. Por ejemplo, es frecuente que dificulte la necesaria liberalidad y espontaneidad en el modo de organizarse, y que en consecuencia se resienta el desarrollo de las relaciones humanas, que son tan importantes y enriquecedoras. Por esa razn, cabe pensar en una cuarta generacin, que da an un paso ms: por decirlo de una manera poco acadmica: en vez de organizar el tiempo, procurar organizarse a uno mismo. Hay tareas que, por su naturaleza, necesitan una atencin inmediata. Son urgentes. Actan sobre nosotros de forma imperiosa. El timbre del telfono, por ejemplo, es urgente, reclama una atencin inmediata. Suelen ser tareas cercanas, que dan impresin de actividad, entretenidas. Lo malo es que muchas veces carecen de importancia y nos desorganizan. Ante lo urgente, reaccionamos; ante lo importante, no siempre. Las cuestiones importantes pero no urgentes requieren ms iniciativa, ms esfuerzo, ms reflexin personal, y es fundamental centrar en ellas la organizacin personal. Hemos de actuar creativamente, no simplemente reaccionar ante lo que ocurre.

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De lo contrario, nuestra vida se ver desviada con mucha frecuencia hacia lo urgente no importante, pues, curiosamente, las tareas ms entretenidas y que ms nos reclaman son precisamente esas, las urgentes pero no importantes. Pero habr tambin muchas otras tareas que son urgentes e importantes a la vez, supongo. En efecto. Para mayor claridad, las tareas que una persona puede hacer se podran distribuir en cuatro cuadrantes, segn su grado de urgencia e importancia: ms urgentes, menos urgentes y ms importantes. Est claro que las tareas no se dividen de modo tajante en importantes y no importantes, sino que hay una gradacin, pero, para entendernos, consideramos que todas pudieran clasificarse dentro de estos cuatro cuadrantes. En un da cualquiera de la mayora de las personas, suele haber bastantes tareas del cuadrante I, o sea, urgentes y que adems tienen importancia. Me imagino que las personas que tengan grandes responsabilidades estarn todo el da atendiendo cosas urgentes e importantes, y an le quedarn muchas para el da siguiente. Si lo analizamos con detalle, veremos que no debera ser as. Precisamente por sus grandes responsabilidades es ms importante que se organicen de modo que esas tareas urgentes e importantes no llenen su da por entero. Si una persona dedica todo el da solamente a cosas del cuadrante I (urgentes e importantes), nunca dedicar nada de tiempo al II (a lo importante pero no urgente). Y funcionando as, ser difcil que organice su vida adecuadamente, porque ir a remolque de los mil pequeos problemas urgentes e importantes que le surgirn cada da y no dispondr del sosiego necesario para acometer otras muchas cuestiones tambin importantes pero menos acuciantes, que quedarn habitualmente sin hacer. Lo urgente e importante consume y agota la vida de muchas personas: listas interminables de cosas pendientes, constantes crisis menores que slo ellos pueden atender, frecuentes interrupciones y retrasos que le impiden atender debidamente sus obligaciones, etc. Cuando uno centra su vida en el cuadrante I (en lo urgente e importante), ese cuadrante va creciendo cada vez ms, hasta que nos domina por completo. As se genera estrs, sensacin de crisis continua, de estar siempre apagando incendios. Es como hacer frente a un oleaje fuerte y prolongado. Llega una ola, un problema importante y urgente, y lo intentamos resolver, y quiz lo logramos, o quiz nos deja tendido en la arena. Se pone uno de nuevo en pie, y llega otra ola, que vuelve a golpearnos, y as una vez y otra, sin que podamos retirarnos un momento para pensar qu queremos hacer, adnde queremos ir, o cmo podemos hacer frente con eficacia a lo no inmediato (porque el problema es que resulta difcil pensar en nada que no sea la siguiente ola). Adems, otro inconveniente es que esos asiduos ocupantes del cuadrante I, que son literalmente vapuleados por los continuos problemas de cada da, con frecuencia buscan alivio huyendo hacia actividades del cuadrante III (urgentes pero no importantes), o incluso con ms facilidad de lo que parece hacia el clido y acogedor cuadrante IV, refugindose en tareas que no son ni urgentes ni importantes. Por eso es necesario pensar en cmo nos organizamos. Ms que orientarse hacia los problemas, es preciso tomar la iniciativa y dirigirse hacia las oportunidades, no dejarse organizar por los problemas. De esta manera, se puede reducir el tamao del cuadrante I, o sea, disminuir el nmero de tareas urgentes e importantes de cada da, de modo que stas puedan atenderse bien, pero dedicando suficientes energas al cuadrante II (el de lo importante no urgente), que ha de ser el espacio ms amplio en una persona debidamente organizada. Me parece que se trata de algo difcil de planificar, y tambin difcil de llevar a la prctica. Avanzar en el modo de organizar el tiempo es efectivamente un reto tan difcil como importante. Y para muchas personas, un terreno tan inexplorado que, slo con tener una cierta preocupacin por avanzar en l y reflexionar de vez en cuando sobre qu camino tomar, slo con eso, podran lograr mejoras sorprendentes. De lo contrario, uno se puede pasar la vida corriendo de un lado a otro, hablando por telfono compulsivamente, debatindose entre cientos de gestiones inaplazables y multitud de reuniones interminables, intentando hacer ms cosas de las que razonablemente somos capaces, y, encima, despus de tanta fatiga, fracasar estrepitosamente. Y quiz entonces viramos que podramos haberlo evitado con slo hacernos unas cuantas consideraciones bsicas sobre el modo de organizarnos. En resumen, corremos el grave peligro de dejar de hacer muchas cosas, aun siendo muy importantes para nosotros, por el sencillo hecho de que no reclaman de modo imperioso nuestra atencin. Alfonso Aguil. Con la autorizacin de: www.interrogantes.net Otros temas relacionados: Cmo usar bien la agenda escolar Planificar un horario de estudio

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