ANALISA PERMASALAH SISTEM PERHOTELAN

DEFINISI PERMASALAHAN Hotel adalah salah satu bidang usaha yang cukup kompleks, berbagai bidang usaha ada dalam aktivitas perhotelan. Aktivitas aktivitas tersebut meliputi : 1. Produksi Hotel memproduksi berbagai food dan beverage, dan memproduksi beberapa event 2. Retail Beberapa hotel telah dilengkapi dengan restaurant sehingga memudahkan tamu untuk memperoleh kebutuhannya 3. Jasa Jasa Sewa Kamar ataupun ruangan untuk aktivitas, rapat oleh tamu / group tamu 4. Pesanan Event yang berdasarkan pesanan seperti ulang tahun, pernikahan, rapat, seminar, dll

Banyaknya aktivitas aktivitas dalam hotel tersebut membuat permasalahan hotel semakin banyak, beberapa diantaranya adalah:

Pada departemen Front Office Pengelolaan Kamar yang tersedia mulai dari status siapnya kamar yang akan ditempati, sehingga dalam sistem informasi perhotelan perlu diberikan modul untuk sistem room status check sehingga dalam melayani tamu hotel menjadi lebih cepat. Pengelolaan jenis tamu baik yang memiliki kategori group maupun individual, VIP maupun umum, sehingga memudahkan untuk mengelola data tamu. Pengelolaan data agent sehingga dapat dengan mudah diketahui / dibuat laporan mengenai tamu yang terdaftar melalui agent Pengelolaan reservasi yang berbasis online dapat diakses melalui media internet sehingga sangat memudahkan calon tamu dalam memesan kamar Tagihan PABX dan minibar tamu yang dapat dipantau secara langsung melalui sebuah sistem informasi Pengelolaan laporan night audit tiap hari yang terdiri dari: a. Laporan hasil reservasi dan check in b. Laporan transaksi food & beverage tamu c. Laporan room revenue per day d. Laporan pembayaran

Pada departemen House Keeping Pengelolaan sistem mutasi stock antar gudang, Pengelolaan stock minibar tiap kamar Pengelolaan pesanan event (ulang tahun, pernikahan, pertemuan, dll) Pengelolaan stok opname

Pada departemen laundry Sistem pembayaran laundry yang terintegrasi pada tiap room, sehingga memudahkan untuk pengelolaan tagihan laundry

Pada departemen food & beverage Pengelolaan resep yang dikelola pada setiap event, dan resep pesanan untuk masing masing outlet Penjualan makanan dan minuman yang terintegrasi pada sistem Pengelolaan stok bahan untuk dapur

Pada departemen Human Resource Pengelolaan absensi pegawai Pengelolaan gaji pegawai Pengelolaan rekruitmen pegawai

Pada departemen Administrasi dan Akuntansi Belum adanya aging schedule untuk mengelola utang piutang perusahaan Diperlukan integrasi transaksi pada setiap departemen sehingga mempermudah untuk melaporkan hasil

Pada departemen Mechanical & Enginering Pengaturan stock komponen enginering untuk repair enginering aset seperti penggantian lampu, perbaikan mesin genset, penggantian komponen komputer yang terintegrasi pada system

ANALISA SYSTEM 1. Dibuatkan database dengan tabel kamar yang didalamnya terdapat spesifikasi untuk status kamar, sehingga dapat dibuatkan modul untuk view room yang mengacu pada status kamar, baik itu status sedang ditempati, available, sedang dalam pembersihan, ataupun sedang dalam renovasi 2. Pengelolaan modul tamu yang dapat meyimpan status VIP tamu, sehingga tamu tamu yang memiliki prioritas tertentu dapat diketahui dengan mudah. 3. Beberapa hotel memiliki agent agent yang menghubungkan / memperkenalkan tamu dengan hotel, agent-agent tersebut memiliki perhitungan komisi dari check in tamu, akan dibuatkan sebuah modul agent sehingga dapat terintegrasi ketika tamu tersebut check in dari reservasi agent 4. Dewasa ini perkembangan web semakin pesat beberapa pelanggan tidak ingin repot repot datang ke lokasi jika ingin sekedar memesan sebuah / beberapa kamar hotel, cukup melakukan registrasi

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

untuk reservasi secara online, dan tamu diharuskan membayar sekian persen dari harga kriteria masing masing kamar. Setiap tamu yang menggunakan PABX akan tercatat secara otomatis pada system, sehingga akan dapat terintegrasi oleh tagihan tamu Akan dibuatkan beberapa laporan yang mencakup night audit Beberapa hotel memiliki lebih dari satu gudang, sehingga diperlukan modul mutasi stock Setiap kamar hotel memiliki stok minibar, pengelolaan stock akan diatur pada modul stock minibar Akan dibuatkan stock opname report dan modul untuk memeriksa apakah stock catatan sudah sesuai dengan stock fisik Akan dibuatkan modul untuk Laundry Input, Laundry list, dan Laundry Payment yang dapat terintegrasi pada system Akan dibuatkan modul untuk pengelolaan event dan resep yang dibutuhkan Pengelolaan data absensi yang terintegrasi pada finger print Akan dibuatkan modul perhitungan gaji Jika terdapat komponen asset yang rusak maka akan ada modul untuk request transfer component ke gudang pusat

ANALISA KEBUTUHAN Fungsional Analisa pembuatan database yang meliputi: 1. Dibutuhkan data hotel dengan beberapa kriteria kebutuhan antara lain: a. Data Tamu: 1st Name, 2nd Name, 3rd Name, Address, Phone, PostCode, Birthday, CCBank, CCNo, CCYearValid, CatCode, Notes, Images, IDCard, NoIDCard, Nationality, Ref, SegCode b. Data Agent: Agent Name, Allotment c. Data Country: CountryName d. Data Reservasi dan Check in: Date Reservation, Date Check in, Date Check Out, Adult, Child, Rate Code, Room Type, Room No, VIP Type, Reservation Type e. Data Kamar: Room Name, Room Status, Bed Amount, Room Rate f. Data Status Kamar: Status Name, Notes g. Data Kode Kamar: Room Name, Room Number, Notes h. Data Stock: Stock Name, Notes, QtyMin, QtyMax i. Data Kategori Stock: Stock Category Name, Notes j. Data Satuan Stock: Unit Name, Notes k. Data Konvert Satuan: Unit Convert, Convert Rate l. Data Currency: Curr Name, Notes m. Data Stock Histories Room: Date Price, Price, Currency Name, Price Def, Qty, Date Modified n. Data Gudang: Warehouse Name, Qty Min, Qty Max, Alamat, Telepon, Status Gudang o. Data Laundry: Dress Name, Price, Currency, Price Def p. Data Laundry Rate: Laundry Rate Payment, Notes q. Data Tagihan Laundry: No Charge laundry, Room No, Amount, Currency, Amount Def, Date Modified,

r. s. t. u. v. w. x. y. z.

Data Tagihan Minibar: No Charge Minibar, Room No, Amount, Currency, Amount Def, Date Modified, Data Cash In: No Bukti, No Charge, Amount, Currency, Amount Def, Date Modified Data Chart Of Account: Account Code, Account Name, Flag Header, Default, Notes Data Journal Transaction: No Journal, Ref No, Amount, Currency, Amount Def, Date Modified Data Username: User id, Employee id, Password, Keterangan, Jabatan Data Template Hak Akses: No Urut, Parent Key, Child Key, Keterangan Data User Hak Akses: User id, Parent Key, Child key, Keterangan Data History User: Date, History ID, Transaction, Notes Data Competitor List: Competitor Name, Room Amount, Star, Notes

Non Fungsional System Requiremnet Komputer