Anda di halaman 1dari 31

Dasar-Dasar Manajemen Actuating

Disusun Oleh :

Dimas Bakhti Saputra Ichsan Akmal Mazas Nugrah Ilviani Rd. Yudha Prawira B.

200916067 200916070 200916076 200916078

SEKOLAH TINGGI PARIWISATA BANDUNG MANAJEMEN DIVISI KAMAR 2010


1

Kata Pengantar
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, akhirnya makalah tentang Actuating ini dapat diselesaikan. Makalah ini menguraikan secara lengkap bagaimana merancang sistem pelaksanaan manajemen dalam rangka mengimplementasikan strategi bisnis yang telah ditetapkan. Pembahasan system pelaksanaan manajemen ini mencakup diantaranya tentang prinsip-prinsip pengarahan, cara-cara pengarahan, komunikasi yang baik, serta motivasi. Makalah ini diharapkan dapat menjadi pelengkap bahan ajar untuk mata kuliah dasar-dasar manajemen. Dan disamping itu pula, dapat digunakan oleh praktisi bisnis dalam merancang system pelaksanaan manajemen organisasi. Untuk kelengkapan bahan ajarnya, kami juga menyiapkan power pointnya. Semoga makalah ini dapat bermanfaat. Sebelumnya kami sampaikan terima kasih.

Penulis

Daftar isi Kata Pengantar...2 Daftar isi.3 Pengertian Aktuating..4 Motivasi.15 Kepemimpinan...20 Komunikasi25 Daftar Pusaka.30 Kesimpulan.31

A. Actuating
1. Pengertian (Pengarahan / Pergerakan) Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orangorang dalam organisasi. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut. Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : 1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan, 2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, 3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak, 4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan 5. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

PRINSIP-PRINSIP PENGARAHAN
Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan. Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu: a. Prinsip mengarah pada tujuan Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factorfaktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan. b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi. c. Prinsip kesatuan komando Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Cara-cara pengarahan Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa: 1. Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, : 1. Tugas itu sendiri 2. Tugas lain yang ada hubungannya 3. Ruang lingkup tugas 4. Tujuan dari tugas 5. Delegasi wewenang 6. Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja 7. Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst. 2. Perintah Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa : a. Perintah umum dan khusus Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.

b. Perintah lisan dan tertulis Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah. c. Perintah formal dan informal Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan. Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata: apakah tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain. marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu, dan sebagainya. Perintah formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal. 3. Delegasi wewenang Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini, pemimpin melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan. Kesulitan-kesulitan akan muncul bilamana tugas-tugas akan diberikan kepada bawahan itu tidak jelas, misalnya kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Ini dapat menimbulkan keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan. Sebagai contoh, seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (supplier) dengan wewenang yang kurang jelas itu, ia akan menanyakan kepada pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian. Setelah perencanaan dan pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya yang perlu ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana tersebut dengan mempergunakan organisasi yang terbentuk.Langkah tersebut adalah actuating yang secara harfiah diartikan sebagai memberi bimbingan namun istilah tersebut lebih condong diartikan penggerak atau pelaksanaan. Secara praktis fungsi actuating ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan
7

organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Fungsi actuating tidak terlepas dari fungsi manajemen melalui bagan dibawah ini :

Penentuan masalah

Penetapan tujuan

Penetapan tugas dan sumber daya penunjang

Menggerakan dan mengarahkan

Memiliki keberhasilan SDM

Berikut ini adalah beberapa elemen pengarahan dalam manajemen : I. COORDINATING

Koordinasi adalah fungsi yang harus dilakukan oleh seorang manajer agar terdapat suatu komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan dan perbedaan kepentingan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai .

II.

MOTIVATING

Memberi motivasi kepada karyawan merupakan salah satu elemen penting dalam manajemen perusahaan, dengan memberikan fasilitas yang bagus dan gaji yang cukup maka kinerja para karyawan dalam perusahaan pun akan optimal. III. COMMUNICATION

Komunikasi antara para pimpinan dan karyawan sangat diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan menjalin komunikasi yang baik maka akan menimbulkan suasana kerja yang kondusif di perusahaan dan akan menumbuhkan teamwork atau kerjasama yang baik dalam berbagai kegiatan perusahaan. IV. COMMANDING

Dalam memberi perintah pun seorang atasan tidak bisa seenaknya, tetapi harus memperhitungkan langkah langkah dan resiko dari setiap langkah yang para atasan itu ambil karena setiap keputusan dan langkah akan memberi pengaruh bagi perusahaan. Dengan pengarahan yang baik dari para atasan dan tujuan , visi dan misi yang jelas dari suatu manajer perusahaan dapat menimbulkan efek yang positif untuk perusahaan itu sendiri, antara lain teamwork yang baik dan dapat memunculkan decision maker yang bagus. Karena decision makin dan teamwork dalam suatu perusahaan adalah kunci kesuksesan suatu perusahaan untuk mencapai goal atau tujuan perusahaan seefektif dan seefisien mungkin. Fungsi fundamental ke tiga dalam perusahaan setelah menata perencanaan dan pengorganisasian adalah bagaimana cara menggerakan manusia secara sukarela untuk
9

melakukan aktiftas personal yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Menggerakan merupakan usaha untuk menggerakan anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan yang bersangkutan dan anggota perusahaan tersebut oleh karena anggota itu ingin mencapai sasaran tersebut (Terry:2006:313) Fungsi pundamental ketiga dari fungsi manajerial adalah menggerakan orang untuk melaksanakan aktifitas organisasi sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Menggerakan jelas membutuhkan adanya kematangan pribadi dan pemahaman terhadap karakter manusia yang memiliki kecenderungan berbeda dan dinamis, sehingga membutuhkan adanya sinkronisasi. Sehingga bisa dikatakan fungsi actuating jauh lebih rumit oleh karena harus berhadapan langsung sehingga fungsi leadershif begitu kentara sekali dibutuhkan sekalipun semuanya melalui proses planning dan pengorganisasian terlebih dulu. Premis yang begitu fenomenal diungkapkan Doghlas McGregor bahwa seorang karyawan selalu diasumsikan negatif dan positif : Teori X yang menganggap

Kebanyakan karyawan yang bekerja pada suatu perusahaan bekerja sesedikit mungkin dan mereka umumnya menentang perubahan,

Kebanyakan karyawan harus dibujuk.dipersuasi, diberikan penghargaan, diuhkum dan diawasi untuk mengubah kelakuan mereka agar sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi.

Kebanyakan karyawan ingin diberikan pengarahan oleh seorang menejer formal dan dimana ada kesempatan mereka berusaha untuk menghindari tanggungjawab.

Teori Y menyatakan :

Kebanyakan karyawan memiliki kapasitas untuk menerima tanggungjawab dan potensi untuk pengembangan tetapi manajemen melalui tindakan-tindakannya harus membuat mereka sadar tentang sifat-sifat tersebut.

10

Kebanyakan karyawan ingin memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial, kebutuhan akan pengahrgaan dan kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri sendiri.

2. Tujuan Pergerakan

Tujuan fungsi aktuating ( penggerakan ) adalah : Menciptakan kerjasama yang lebih efisien Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi dan prestasi kerja staf Membuat organisasi berkembang lebih dinamis

3. Fungsi penggerakan

Fungsi aktuasi haruslah dimulai dari diri manager dengan menunjukkan kepada staf bahwa dia memiliki tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungannya. Ia harus memiliki kemampuan kerjasama, harus bersikap obyektif. Ada 4 jenis utama fungsi penggerakan 1. Koordinasi kegiatan Untuk setiap kegiatan yang akan diterapkan sesuai rencana, manajemen harus memastikan bahwa semua kegiatan sebelumnya telah dilaksanakan tepat pada waktunya. Untuk mengkoordinasi pekerjaan tim kesehatan, pekerja kesehatan yang bertugas harus : a. Mengkoordinasikan fungsi para aggota tim kesehatan b. Mengkoordinasikan kegiatan c. Menyampaikan keputusan 2. Penempatan orang dalam jumlah, waktu dan tempat yang tepat meliputi mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi 3. Mobilisassi dan alokasi sumber daya fisik dan dana yang diperlukn meliputi :
11

a. Pemantauan dan pengawasan b. Logistik ( perolehan, penyaluran, penyimpanan, pengiriman, penyebaran dan pengembalian barang ) c. Akuntasi d. Organisasi 4. Keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan Berkaitan dengan pembuatan keputusan secara umum dan khusus dengan koordinasi kegiatan, manajemen tenaga kerja dan sumber daya selama penerapan.

4. Faktor - faktor penghambat fungsi penggerakan

Kegagalan manajer dalam menumbuhkan motivasi stafnya, hal ini terjadi karena manajer kurang memahami hakekat perilaku dan hubungan antar manusia. Seperti konsep perilaku manusia yang dikemukakan oleh Maslow, dinegara berkembang yang menjadi prioritas adalah kebutuhan fisik, rasa aman, dan diterima oleh lingkungan sedangkan dinegara maju kebutuhan yang menonjol adalah aktualisasi diri dan self esteem. Perbedaan tersebut juga akan mempengaruhi etos kerja dan produktifitas kerja.

5. Faktor faktor pendukung fungsi penggerakan Faktor-faktor yang diperlukan dalam penggerakan diantaranya : (1). Kepemimpinan (Leadership) Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang manajer yang tidak memiliki kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja, sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya. Sifat-sifat kepemimpinan menurut Harold koontz, diantaranya sebagai berikut : (a). Memiliki kecerdasan orang-orang yang dipimpin (b). Mempunyai perhatian terhadap kepentingan yang menyeluruh
12

(c). Memiliki kelancaran dalam berbicara (d). Matang dalam berpikir dan emosi (e). Memiliki dorongan yang kuat dari dalam untuk memimpin (f). Memahami/menghayati kepentingan kerja sama.

(2). Sikap dan Moril (Attitude and Morale) Sikap ialah suatu cara memandang hidup, suatu cara berpikir, berperasaan dan bertindak. Oleh karena itu sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan pola hidupnya. Beberpa sikap manajer diantaranya yaitu : (a). Sikap feudal (feudal attitude) Manajer yang mempunyai sikap cara berpikir, berperasaan dan bertindak sesuai dengan pola-pola kehidupan feodalisme, yaitu suka terikat oleh aturan-aturan tertentu yang telah teradat dan selalu ingin penghormatan yang serba lebih. Dengan demikian dalam masyarakat feudal dimana sikap anggota masyarakat sesuai dengan pola hidup feodalisme akan sukar lahir kepemimpinan demokratis dariad para manajer, mengingat manajer tersebut hidup dari masyarakat feudal. (b). Sikap Kediktatoran (Dictatorial attitude). Manajer yang bersikap kediktatoran akan berpikir berperasaan dan bertindak sebagai dictator yang mempunyai kekuasaan mutlak, sehingga bawahan, pekerja akan menjadi sasaran daripada kekuasaannya.

13

(3). Tatahubungan (Communication) Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif, pengorganisasian managerial dilakukan dengan effektif, penggerakan managerial diikuti dengan efektif dan pengawasan diterapkan dengan efektif. Dalam melakukan komunikasi dalam manajemen ada beberapa macam diantaranya : (a). Komunikasi intern yaitu komunikasi yang dilakukan dalam organisasi itu sendiri baik antara atasan dengan atasan atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya. (b). Komunikasi Ekstern yaitu komunikasi yang dilakukan keluar organisasi.

(c). Komunikasi Horizontal yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ekstern antar jabatan yang sama. (d). Komunikasi Vertikal yaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dalam suasana formil. (4). Perangsang (Incentive) ; insentif ialah sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak. (5). Supervisi (Supervision) Supervisi dalam bahasa Indonesia disebut juga dengan pengawasan, sehingga suka timbul kekacauan pengertian dengan kata pengawasan sebagai terjemah dari kata control. Menurut Terry Supervsi ialah kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi dimana anggota manajemen dan bukan anggota manajemen saling berhubungan secara langsung. Dengan demkian tugas supervisor cukup berat karena ia harus dapat menemukan kesalahankesalahan dan memperbaikinya, serta memberi petunjuk untuk menyelesaikan sesuatu pekerjaan dan memberi nasehat-nasehat kepada pegawai yang mengalami kesulitan.
14

(6). Disiplin (Discipline) Disiplin ialah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak untuk melahirkan ketaatan dan tingkah laku yang teratur. Jenis disiplin ada dua : (1) Self Imposed discipline (disiplin yang timbul dengan sendirinya). (2). Command Discipline (Disiplin berdasarkan perintah). Hal hal yang perlu diperhatikan manajer dalam fungsi penggerakan 1. Manajer harus bekerja lebih produktif 2. Manajer perlu memahami ilmu psikologi, komunikasi, kepemimpinan dan sosiologi 3. Manajer harus mempunyai tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungan 4. Manajer harus bersikap obyektif 5.

B. MOTIVASI
1.

Pengertian Motivasi sebagai proses psikologikal yang yang menyebabkan timbulnya,

diarahkannya dan terjadinya persistensi kegiatan sukarela yang diarahkan kearah tujuan tertentu (Mitchell, 1982:81) Motivasi sebagai kesediaan untuk melaksanakan upaya tinggi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi yang dikondisi oleh kemampuan upaya demikian untuk memenuhi kebutuhan individual tertentu (Robbins et.al, 1999:50) Motivasi adalah hasil proses-proses yang bersifat internal atau eksternal bagi seorang individu yang menimbulkan sikap entusias dan persistensi untuk mengikuti arah tindakan tindakan tertentu (Gray, 1984:69) Teori Motivasi Menurut Landy & Becker (1987) teori motivasi dikategorikan dalam 5 macam yaitu : teori kebutuhan (need theory), teori keadilan (equity theory), teori ekpektansi (expectancy theory) dan teori penetapan tujuan (goal-setting theory)
15

Teori kebutuhan Teori hirarkhi kebutuhan Abraham Maslow yang mengungkapkan Motivasi manusia berhubungan dengan 5 macam kebutuhan yang berhirarkhi yaitu : 1. .Kebutuhan psikologis 2. Kebutuhan akan keamanan 3. Kebutuhan akan apeksi 4. Kebutuhan akan pandangan masyarakat 5. Kebutuhan akan aktualisasi diri sendiri

Teori Erg dari Clayton P. Alderifer (1972) yaitu terkenal dengan teori (ERG yaitu Existence needs=E, Relatedness needs = R dan Growth needs = G)

Teori kebutuhan mencapai prestasi dan McClelland (1940) (motivasi berbeda-beda sesuai dengan kekuatan kebutuhan seseorang akan prestasi

Teori Higiene motivator dari Frederick Herzberg (1959) yang berpendapat bahwa motivasi merupakan dampak langsung dari kepuasan kerja dimana didalamnya ada motivator kerja dan ada faktor higiene dalam bekerja.

Teori keadilan (Kreitner et.al., 1989) Yang berpendapat orang-orang berupaya mendapatkan kelayakan dan keadilan dalam pertukaran-pertukaran sosial atau hubngan memberi dan menerima. Tendensi keadilan dan ketidakadilan : 1. Seorang individu akan berupaya untuk memaksimalisasi jumlah hasil positif yang diterima olehnya. 2. Orang-orang menolak untuk memperbesar masukan-masukan apabila hal tersebut memerlukan upaya atau biaya besar. 3. Orang menolak perubahan behavioral atau kognitif dalam masukan-masukan yang penting bagi konsep diri mereka atau harga diri mereka. 4. Daripada mengubah kognisi tentang diri sendiri seorang individu cenderung mengubah kognisi tentang perbandingan mengenai masukan dan hasil pihak lain. 5. Meninggalkan lapangan ahanya akan dilakukan apabila ketidak adilan hebat, tidak dapat diatas dengan metode lain.
16

Teori ekpektansi Orang-orang termotivasi untuk berprilaku dengan cara-cara menimbulkan kombinasi-kombinasi hasil-hasil yang diekpektansikan yang didalamnya ada prinsip hedonisme. Teori ekpektansi Victor Vroom (1964) : kekuatan motivasi tergantung pada ekpektansi (keyakinan sendiri untuk melakukan sesuatu) sesorang dengan konsep pokok ekpektansi (apakah kiranya saya dapat mencapai tingkat kinerja tugas yang diinginkan), instrumentalis (hasil kerja apakah akan saya peroleh sebagai hasil kinerja saja) dan valensi (bagaimankah penilaian saya tentag hasil-hasil kerja) dengan membuat persamaan bahwa motivasi merupakan hasil dari ekpektansi kali instrumentalitas kali valensi. Teori ekpektansi memprediksi bahwa motivasi untuk bekerja keras untuk kenaikan upah akan rendah apabila : 1. Ekpektansi rendah-seseorang merasa bahwa ia tidak mampu mencapai tingkat kenerja yang diperlukan. 2. Instrumentalis rendah-orang yang bersangkutan tidak yakin bahwa sutau tingkat kinerja tugas akan menyebabkan kenaikan dalam imbalan 3. Valensi rendah-orang yang bersangkutan kurang menghargai kenaikan dalam imbalan 4. Setiap kombinasi dari ketiga macam kemungkinan, mungkin terjadi.

Teori pencapaian tujuan (Edwin A.Locke) Teori ini diaplikasikan dalam teknik manajemen berdasarkan sasaran

(Management by Objective) dan Locke berpendapat kinerja cenderung meningkat sewaktu tujuan menjadi semakin sulit dicapai tetapi hal tersebut akan berlangsung hingga titik tertentu, spesifikasi tujuan secara menyeluruh yang disertai kesulitan-kesulitan ternyata sangat kuat berkaitan dengan kinerja tugas.

17

dimana penetapan tujuan memiliki empat macam mekanisme motivasional sebagai berikut : 1) Tujuan mengarahkan perhatian 2) Tujuan mengatur upaya 3) Tujuan meningkatkan persistensi 4) Tujuan menunjang strategi dan rencana kegiatan

2. Model Motivasi Manusia

Model maslow :
o o o

Manusia sebagai makhluk yang serba berkeinginan (man is a wanting being) Sebuah kebutuhan yang dipenuhi bukanlah sebuah motivator prilaku Kebutuhan manusia diatur dalam suatu seri tingkatan-suatu hirakhi menurut pentingnya masing-masing kebutuhan

Model instink (Berelson,1972; Lawless,1972) oleh instink yang merupakan tendensi yang ada dalam diri manusia untuk bereaksi dengan cara tertentu

Model hedonism Motivasi dipengaruhi oleh tuntutan sederhana upaya meminimalisasi perasaan sakit dengan mencari kesenangan dan kegembiraan maksimal

Model motivasi yang tidak disadari (Davidson, 1952) Model instink dan hedinistik dalam hal menerangkan eksistensi dan peranan proses mental yang berlangsung dibawah sadar yang mempengaruhi prilaku.

Model manusia rasional. Masing-masing individu sadar akan pola kebutuhan dan keinginan pribadi dengan pertimbangan akalnya.

Model manusia sosial Seorang individu dan prilakunya dipengaruhi oleh ekspektansi dan tekanan sosial, orang-orang dengan siapa ia bekerjasama

18

3. Sifat-sifat Manusia 1. Sebuah fenomin individual-masing-masing individu bersifat unik dan fakta tersebut harus diingat pada riset motivasi. 2. Motivasi bersifat intensional-apabila seseorang karyawan melaksanakan suatu tundkaan maka hal tersebut disebabkan karena orang tersebut secara sadar telah mimilih tindkaan tersebut. 3. Motivasi memiliki macam-macam fase-para periset telah menganalisis berbagai macam aspek motivasi dan termasuk didalamnya bagaimana motivasi tersebut ditimbulkan, bagaimana ia diarahkan dan pengaruh apa menyebabkan timbulnya persistensinya dan bagaimana motivasi dapat dihentikan 4. Tujuan teori motivasi adalah memprediksi prilaku-perlu ditekankan perbedaanperbedaan antara motivasi, prialku dan kinerja. Motivasi penebab prialku, andaikata prialku tersebut efektif, maka akibatnya adalah berupa kinerja tinggi (Mitchell, 1982:88) 4. Sepuluh Motivator Kerja

Pemerkaya jabatan (job enrichment) dan rotasi kerja Partisipasi Manajemen berdasarkan hasil Manajer penggandaan Kekuatan fikiran Hubungan manusia yang realistis Lingkungan kerja dimana pekerjaan dilaksanakan Jam kerja yang fleksibel Kritik efektif Tiada kesalahan sama sekali

19

5. Menurunnya Sebuah Motivasi Kekuatan sebuah motivasi cenderung menyusut apabila terpenuhi atau terhalangi dalam pemenuhannya yang antara lain : 1. Kebutuhan yang sudah dipenuhi, bukan lagi sebuah motivator prilaku 2. Pemenuhan kebutuhan yang terhalangi akan pencapaian kepuasannya. 3. disonansi kognitif (motiv yang terhalangi dan prilaku penyeusian yang terus menerus tidak berhasil dapat menyebakan timbulnya bentuk-bentuk prialaku penyesuaian yang tidak rasional) 4. Frustasi (dihalanginya pencapaian tujuan bisa menyebabkan frustasi dengan prilaku seperti agressi, regresi, fiksasi dan resignasi) 5. Rasionalisasi (mengemukakan dalih-dalih karena ketidakmampuannya) 6. Regresi (tidak berprilaku sesuai dengan umur) 7. Fiksasi (apabila seseorang terus menerus memperlihatkan pola prilaku sama, terus menerus, walaupun pengalaman menunjukan bahwa hal tersebut tdiak memberikan hasil apa-apa) 8. resignasi/apati (frustasi dalam jangka waktu lama dan kehilangan harapan sehingga menarik diri dari kenyataan.

C. KEPEMIMPINAN
Setelah perencanaan dibuat dan stuktuk organisasi terbentuk, maka langkah selanjutnya adalah pengisian jabatan dalam organisasi, dikalangan para ahli manajement ada bermacammacam pendapat tentang kepemimpinan, ada yang berpendapat kepemimpinan adalah fungsi leadership, fungsi motivating atau fungsi modeling. Kepemimpinan memiliki sifat mengarahkan yaitu mengarahkan orang-orang yang dipimpinnya untuk mencapai tujuan. Hal ini dilakukan oleh para pemimpin dengan terlebih dahulu menetapkan tujuan yang jelas, yang berisi arahan kemana usaha para bawahan akan dibawa/arahkan. Tanpa adanya tujuan yang jelas, akan sangat sulit bagi pemimpin untuk mengarahkan para bawahannya agar mencapai tujuan. Selain itu, dalam megarahkan para bawahannya untuk memcapai tujuan yang telah ditetapkan, para pemimpin harus mengembankan mekanisme Reward and Punishment

(ganjaran dan hukuman). Reward diberikan bagi karyawan yang memiliki kinerja pekerjaan
20

yang baik, sedangkan punishment diberikan bagi karyawan yang memiliki kinerja kerja yang buruk. Kepemimpinan juga harus memiliki sifat memengaruh (influencing) yakni dalam hal ini pemimpin harus mampu memengaruhi para bawahannya baik dengan perkataan, sikap, kepribadian dan perbuatannya agara para bawahan tersebut mau bekerja sama dalam proses pencapaian tujuan perusahaan. Walaupun pemimpin bukan merupakan manusia sempurna, tetapi seorang pemimpin senantiasa dituntut oleh para bawahannya untuk memiliki pengetahuan, keahlian, dan terutama kualitas kepribadian yang lebih sempurna dibandingkan dengan orang ang dipimpinnya. Bahkan untuk menciptakan citra bahwa pemimpin tersebut merupakan manusia yang sempurna, seorang pemimpin kerap melakukan Manajemen Kesan (Imperssion management) seolah-olah dia adalah pemimpin yang sempurna. Tetapi manajemen kesan bukan merupakan cerminan keadaaan pemimpin itu apa adanya. Pemimpin juga memiliki wewenang, yaitu hak yang dimiliki pemimpin untuk memerintah orang lain (bawahannya) dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan tugas/pekerjaan. Wewenang ini berasal dari kekuasaan yang dimiliki oleh seorang pemimpin.dengan demikian, kekuasaan yang dimiliki pemimpin tidak sama dengan kekuasaan yang dimiliki bawahanny. Yakni dalam hal inin para pemimpin memiliki kekuasaan yang lebih besar dari para bawahannya. Kekuasaan para pemimpin berasal dari : a. Legitimate power Yakni dalam hal ini pemimpin memiliki kekuasaan karena dia diberi kewenangan oleh pemegang kekuasaan yang lebih tinggi. b. Expert Power Dalam hal ini kekuasaan dimiliki seorang pemimpin karena keahlian yang lebih menonjol dalam bidang keahliannya sehingga dia diakui otoritas keahliannya.oleh orang lain. c. Reward Power Kekuasaan yang dimiliki oleh seorang pemimpin karena pemimpin tersebut gemar memberikan hadiah terutama dalam bentuk materi.

21

d. Coercive Power Yaitu kekuasaan yang dimiliki seorang pemimpin karena dia memiliki kemampuan untuk memaksa orang agar patuh terhadap perintahnya. Kekuasaan jenis ini terutama banyak ditemukan dalam organisasi yang bersifat otoriter. e. Referrent Power Yaitu kekuasaan yang dimiliki seorang pemimpin karena wibawa yang dia miliki. Sedangkan kewibawaannya tidak selaran dengan perkataannya.

Menurut Stoner kepemimpinan adalah sebagai proses mengarahkan dan mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan tugas. Ada tiga implikasi penting : 1. Kepemimpinan melibatkan orang lain ( bawahan atau pengikut ), kualitas seorang pemimpin ditentukan oleh bawahan dalam menerima pengarahan dari seorang pemimpin. 2. Kepemimpinan merupakan pembagian kekuasaan yang tidak seimbang diantara para pemimpin dan anggota kelompok. Pemimpin mempunyai wewenang dalam

mengarahkan beberapa dari kegiatan anggota kelompok dan sebaliknya bahwa anggota kelompok atas bawahan secara tidak langsung mengarahkan kegiatan pemimpin. 3. Kepemimpinan disamping dapat mempengaruhi bawahan juga mempunyai pengaruh. Dengan kata lain seorang pemimpin tidak dapat mengatakan pada bawahan apa yang harus dikerjakan tapi juga mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintah pemimpin. PENDEKATAN STUDI KEPEMIMPINAN Untuk mempelajari kepemimpinan menggunakan tiga pendekatan : 1. Kepemimpinan itu tumbuh dari bakat 2. Kepemimpinan tumbuh dari perilaku. Pendekatan ini berasumsi bahwa seseorang yang memiliki bakat yang cocok atau memperlihatkan perilaku yang sesuai ia akan muncul pemimpin dalam situasi kelopok yang ia masuki. 3. Bersandar pada pandangan situasi.
22

Pandangan ini berasumsi bahwa kondisi yang menentukan efektifitas pemimpin. Efektifis pemimpin bervariasi menurut situasi tugas yang harus diselesaikan, keterampilan dan pengharapan bawahan, lingkungan organisasi dan pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan. Dalam situasi yang berbeda prestasi seorang pemimpin berbeda pula, mungkin lebih baik atau lebih buruk. Pendekatan ini memunculkan pendekatan kontingensi yang menentukan efektivitas situasi gaya pemimpin.

D. KOMUNIKASI
1. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Komunikasi yang efektif adalah penting bagi manager karena sebagai proses dimana fungsi manajemen seperti fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi kepemimpinan dan fungsi pengendalian dapat dicapai. Dan sebagai kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.

Proses komunikasi memungkinkan para manager menjalankan tanggung jawabnya dan informasi harus dikomunikasikan kepada para manager sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi-fungsi management baik secara terulis maupun lisan. 2. PENGERTIAN KOMUNIKASI Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa katakata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekspresi wajah, intonasi dan sebagainya. Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsure-unsur:
1) 2) 3)

Sebagai kegiatan untuk seseorang mengatur Sebagai saran pengendalian informasi Sebagai system terjalinnya komunikasi diantara individu-individu

23

3. PROSES KOMUNIKASI Modal yang paling sederhana adalah modal komunikasi antar pribadi

Pengirim

Berita

Penerima

Dari bagian diatas bahwa model ini menunjukan 3 elemen penting dimana jika salah satu hilang tidak akan terjadi komunikasi. Model yang paling canggih dalam komunikasi adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sebgai berikut: 1) Pengirim Ada;ah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang lain. 2) Pengkodean Adalah pengirim pengkodean informasi yang akan disampaikan dan diterjemahkan ke dalam symbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikan. 3) Pesan Pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan dan dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat didengar dan jika tulisan dapat dibaca, isyarat dapat dilihat dan dirasakan. 4) Saluran Adalah cara mentransmisikan (menyampaikan) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan effisien saluran harus sesuai dengan pesan. 5) Penerima Adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai pada penerima, komunikasi tidak terjadi. 6) Penafsiran Kode Dalam peroses dimana penerima menafsirkan pesan dan

menerjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat

24

penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, maka efektif komunikasi yang terjadi. 7) Umpan Balik Adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan karena penerima itu telah menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpan balik semakin efektif komunikasi.

4. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI 1. Jalur komunikasi formal Efevtivitas akan efektif melalui dua cara a. Jalur formal dimana jarak yang semakin berkembang dan semakin meluas serta tumbuhnya organisasi. Misalnya pengecer yang besar dengan cabang yang luas komunikasinya tidak efektif daripada toserba. b. Jalur formal komunikasi menghambat arus yang besar dsari informasi dari tingkat-tingkat organisasi. Misalnya karyawan lini perakitan hampir selalu akan mengkomunikasikan masalahmasalah yang dihadapi dengan mandor atau dengan managernya.

2. Struktur Wewenang Dalam organisasi dimana perbedaan statis dan kekuasaan akan mempengaruhi isi dan ketepatan komunikasi, contohnya percakapan Direktur Utama dengan karyawan biasa dilakukan dengan tata karma dan terbatas sehingga tidak ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting. 3. Spesialisasi Jabatan Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu dan gaya yang sama dalam berkomunikasi. 4. Pemilikan Informasi Berarti individu-individu mempunyai informasi dan pengetahuan yang kahas mengenai tugasnya. Informasi ini memiliki bentuk kekuatan bagi orang yang memilikinya, ini adalah bentuk komunikasi yang efektif.

25

5. SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipetipe saluran dasar komunikasi, yaitu vertical, lateral, dan diagonal. 1. Komunikasi Vertical Komunikasi vertical adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada karyawan, bukan supervisor. Kegunaanya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi. Sedangkan kegunaan komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi pada tingkatan lebih rendah. Misalnya tentang saran-saran, laporan kemajuan dan sebagainya. 2. Komunikasi Lateral atau Horizontal Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan diantara departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama. Kegunaanya : menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan meraka. 6. KOMUNIKASI INFORMAL Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya berbagai maksud yaitu : 1. Pemuas kebutuhan manusiawi 2. Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan 3. Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain 4. Sumber informasi hubungan pekerjaan Jenis lain dari komunikasi informal adalah desas-desus yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini sebagai akibat jaringan informasi yang simpang siur dan tumpang tindih. Artinya beberapa orang tentu mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini
26

juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

7. EFEKTIFITAS KOMUNIKASI 1. Kebutuhan akan komunikasi yang efektif Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu, kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik. Di zaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting maka perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalahmasalah komunikasi internal. Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dana dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini manager harus aktif. Penggunaan management partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan jalan lain meningkatkan efektifitas komunikasi melalui umpan balik.

2. Komunikator yang lebih efektif Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita. Salah satu alat yang digunakannya adalah aktif listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan management para manager. Sebagai dasar peralatan ini adalah penggunaan reflektif statements (pernyataan balik) olehnpara pendengar. The American management association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektifitas komunikasi organisasi yaitu : 1) Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi. 2) Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.

27

3) Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana ada komunikasi. 4) Berkonsentrasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi. 5) Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda. 6) Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima. 7) Lakukan tindak lanjut komunikasi anda. 8) Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini. 9) Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda. 10) Berusahalah bukan saja untuk di mengerti, tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik. 8. HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI YANG EFEKTIF 1. Hambatan Organisasional: a. Tingkatan Hieararki: Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah organisasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkembang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah Direktur Direktur atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya. Ketepatan komunikasi
Wakil Direktur
cenderung berkurang bila melalui rantai perintah

Wakil Direktur

Manajer Divisi

Manajer Divisi

Manajer Pabrik

Manajer Pabrik

Penyelia

Penyelia

Karyawan

Karyawan

28

b. Wewenang Manajerial: Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan merasa bahwa mereka tidak sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah sedang bawahan menghindar situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dua hal diatas akan menimbulkan gap.

c. Spesialisasi Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat org merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, sulit memahami dan mendorong terjadi kesalahan-kesalahan.

2. Hambatan antar pribadi: Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidaksempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu memperhatikan: a. Persepsi selektif b. Kedudukan komunikator c. Keadaan membela diri d. Pendengaran lemah e. Ketidaktepatan penggunaan bahasa

29

Kesimpulan
Pencapaian tujuan perusahaan sering kali tidak dapat dilakukan dengan mudah. Berbagai kendala dapat dihadapi perusahaan dalam perjalanannya mencapai tujuan. Gejolak perekonomian, aktivitas pesaing semakin agresif dan berbagai kesulitan yang menghadang sering kali membuat tujuan yang hendak dicapai perusahaan menjadi tidak mudah. Permasalahan yang sama terjadi pada saat perusahaan ingin melakukan perubahan agar lebih sesuai dengan tuntutan pasar. Sumber daya manusia perusahaan yang sudah terbiasa dengan cara lama (old fashion) akan memiliki keengganan untuk berubah (resistant to change), karena tujuan baru perusahaan yang ingin dikejar masi terlalu samar. Sehingga mereka khawatir perubahan tersebut hanya akan menimbulkan berbagai dampak yang merugikan bagi kepentingan karyawan. Oleh karena itu, dalam menghadapi situasi-situasi tersebut di atas, perusahaan membutuhkan beberapa fungsi, salah satunya adalah fungsi Aktuating. Sehingga diharapkan dengan berjalannya fungsi actuating ini, kelancaran dalam operasional manajemen dapat berlangsung dengan baik.

30

Daftar Pusaka
Bennis, Warren, Menjadi Pemimpin Efektif (On Becoming a Leader), Alih bahasa Anna W.Bangun, Elex Media Komputindo, 1994 Covey, Stepehen R, The 7 Habits of Highly Effective People (7 Kebiasaan Manusia yang sangat efektif), edisi revisi, alih bahasa Drs, Budijanto, Binarupa Aksara, Jakarta, 1997 Jones, Gareth R. Organizational Theory : Text and Cases, Addison Wesley, 1995 Robbins, Stepehen P. Managing Today, 2nd Ed, Prentice Hall, 2000 Stoner, James A.F., et al., Management, 6th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995

31