Anda di halaman 1dari 38

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KESEHATAN

PETUNJUK PRAKTIS UNTUK K A B U P A T E N/ K O T A

DINAS KESEHATAN PROVINSI SUMATERA UTARA POKJA SISTEM INFORMASI KESEHATAN 2007

Judul asli :

Developing health management information system : a practical guide for developing countries
1. Management information system 2. Guidelines 3. Developing countries

WORLD HEALTH ORGANIZATION 2004 All rights reserved. Alih bahasa oleh : Dr. H. Yosri Azwar, M.Kes. HEALTH INFORMATION SYSTEM TASK FORCE THE 2nd PROVINCIAL HEALTH PROJECT, NORTH SUMATERA

Hanya untuk kalangan kesehatan dan tidak untuk diperjualbelikan. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi : Dr. H. Yosri Azwar, M.Kes. POKJA Sistem Informasi Kesehatan, PHP-II Provinsi Sumatera Utara Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara Jln. Prof. HM Yamin, SH No. 41AA, Telp. 4524550 e-Mail : yosazwar@mdn.centrin.net.id

ii

Daftar Isi
Contents
1 Pendahuluan . 2 Konsep dasar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 5 9 13 15 17 21 25 27 29 31

3 Meninjau ulang sistem yang ada . 4 Mendefinisikan kebutuhan data 5 Menentukan aliran data . . .

6 Mendesain alat pengumpul data dan format laporan . 7 Mengembangkan prosedur pemrosesan data 8 Mengembangkan program pelatihan . 9 Menguji coba sistem . . . . . . . . . . .

10 Memonitoring dan mengevaluasi sistem .

11 Mengembangkan mekanisme diseminasi data dan umpan balik . 12 Meningkatkan fungsi Sistem Informasi Manajemen Kesehatan .

iii

iv

1 Pendahuluan
Introduction Tujuan dari Buku Petunjuk
Buku ini didesain sebagai suatu buku petunjuk yang mudah, cepat dan ramah-pemakai (user-

friendly) untuk suatu pengembangan sistem informasi manajemen kesehatan (SIMK), dengan
fokus kepada aplikasinya. Menyajikan hal-hal yang penting didalam suatu pengembangan SIMK dan menghasilkan suatu pandangan umum dari prinsip-prinsip juga langkah-langkah dasar dan isu yang berkenaan dengan berbagai kegiatan berbeda yang harus dilakukan. Informasi disajikan secara singkat dan padat, jelas, langsung kepada tujuan, mudah dibaca dan dengan format yang mudah. Menunjukkan secara mudah bagaimana elemen dasar pengembangan SIMK bagi pembaca yang tidak memiliki waktu untuk membaca lebih mendalam tentang SIMK. Namun, buku ini dapat juga berfungsi sebagai langkah awal bagi mereka yang ingin lebih jauh mengembangkan pengetahuannya di bidang SIMK.

Buku Petunjuk ini diperuntukkan bagi


Pimpinan dan staf/petugas bagian statistik pada institusi kesehatan baik di tingkat Puskesmas, Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota maupun di Provinsi yang secara aktif terlibat di dalam pengembangan SIMK mereka. Pimpinan dan staf/petugas yang bertanggung jawab terhadap berbagai program termasuk komponen sistem informasi dari program bersangkutan. Siapa saja yang tidak memiliki latar belakang di bidang SIMK tetapi ingin memiliki pandangan umum tentang komponen-komponen SIMK sehubungan dengan peran dan fungsi mereka yang berkaitan dengan pengembangan SIMK.

Lingkup dan bentuk Buku Petunjuk


Setiap Bab di dalam buku petunjuk ini memiliki empat bagian (a) Prinsip-prinsip (b) Langkah-langkah (c) Isu (d) Lembar Kerja

2 Konsep dasar
The basic concepts Beberapa definisi
Sistem (System) Sekumpulan komponen yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu1 Sistem Informasi (Information System) System yang menghasilkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan pada setiap jenjang di dalam suatu organisasi2 Sistem Informasi Kesehatan (Health Information System) Sistem yang mengintegrasikan pengumpulan data, pemrosesan data, pelaporan dan penggunaan informasi tertentu untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi pelayanan kesehatan melalui manajemen yang lebih baik pada setiap jenjang pelayanan kesehatan3 Sistem Informasi Manajemen Kesehatan (Health Management Information System) Sistem informasi yang didesain khusus untuk membantu di dalam manajemen dan perencanaan program-program kesehatan yang diarahkan untuk menghasilkan suatu perawatan kesehatan (preventif, promotif, kuratif dan rehabilitatif)4

Langkah pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kesehatan


(1) Meninjau ulang sistem yang ada (2) Mendefinisikan kebutuhan data pada setiap unit dalam sistem kesehatan (3) Menetapkan arus data yang paling sesuai dan efektif (4) Mendesain alat pengumpul data dan format laporan (5) Mengembangkan mekanisme dan prosedur pemrosesan data (6) Mengembangkan dan mengimplementasikan program pelatihan bagi petugas data (data

provider) dan pengguna data (data user)


(7) Menguji coba dan kalau memungkinkan mendesain ulang sistem pengumpulan data, arus data, pemrosesan data dan penggunaan data (8) Memonitoring dan mengevaluasi sistem (9) Mengembangkan mekanisme diseminasi dan umpan balik data (10) Meningkatkan fungsi Sistem Informasi Manajemen Kesehatan

World Health Organization (2000) Hurtubise (1984) 3 World Health Organization (2000) 4 World Health Organization (1993)
1
2

3 Meninjau ulang sistem yang ada


Reviewing the existing system

PRINSIP

angan menghapus sistem yang ada : bangun dengan kekuatan yang ada (Strength) dan pelajari kelemahan (Weakness) dari apa yang sudah ada.

LANGKAHLANGKAH
(1) Menginventarisasi seluruh format, catatan dan alat lainnya yang digunakan untuk merekam dan mengumpulkan data pada semua tingkat. (2) Melakukan penilaian terhadap data yang dikumpulkan dengan menggunakan format yang ada pada semua tingkat. Aspek yang juga perlu dinilai adalah : Ketepatan dan relevansi data (accuracy and relevancy) Kelengkapan data (completeness) Kecukupan data (adequacy) Ketepatan waktu (Timeliness)

(3) Mengenali semua masalah yang ada sehubungan dengan pengumpulan data pada semua tingkat termasuk waktu dan arus informasi dari sistem yang ada. (4) Mengenali status dari berbagai komponen SIMK seperti : Pemrosesan data (Data processing) Analisa data (Data analysis) Diseminasi data (Data dissemination) Sarana dan prasarana (Supply and logistics) Pengembangan petugas (Staff development) Koordinasi, kooperasi dan komunikasi di dalam dan di antara unit-unit yang ada, demikian juga dengan unit-unit luar yang berhubungan. (5) Mengidentifikasi berbagai aspek sistem yang perlu : Dipertahankan (Retained) Diubah/ Dimodifikasi (Modified) Dihapus/ dihilangkan (Abolished)

(6) Membuat kesimpulan terhadap penilaian di dalam sebuah format. (7) Mendiskusikan hasil penilaian dengan pengambil keputusan yang berwenang.

ISUISU
(1) Siapa yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan penilaian? (2) Kemampuan dan sumber-sumber untuk melakukan penilaian. (3) Kooperasi di antara unit yang berbeda di dalam proses penilaian; keterlibatan pengguna pada setiap tingkat. (4) Pembentukan tim (idealnya tim gabungan dari berbagai bagian dan program) yang diberi tugas melakukan perencanaan, monitoring dan mengatur semua fase dalam pengembangan SIMK, (dari fase penilaian awal sampai kepada fase evaluasi).

KERTAS KERJA

Kertas-kerja 3.1 : Daftar conteng Masalah yang ditemukan pada Sistem yang ada, di masing-masing Tingkat Administrasi Jenis Masalah yang Ditemukan Duplikasi format data dan laporan Terlalu banyak format yang harus diisi Format selalu tidak tersedia Laporan tidak dikirimkan tepat waktu Kurangnya pelatihan petugas data dalam mengisi format Data yang dikumpulkan tidak akurat Kurangnya kemampuan teknis petugas untuk menganalisa data dengan benar Kurangnya pemanfaatan data Tidak ada diseminasi dan umpan balik tentang data yang dikumpulkan Kecamatan Kab./Kota Provinsi Pusat

Kertas-kerja 3.2 : Daftar conteng Masalah yang ditemukan pada Format yang ada Jenis Masalah yang Ditemukan Daftar masukan dalam format ini duplikasi dengan format lain Terlalu banyak elemen data yang dibutuhkan untuk mengisi seluruh format Struktur format terlalu kompleks, menyebabkan sulitnya pengisian Sulit mengumpulkan data untuk mengisi format ini Petunjuk tertulis pengisian format ini tidak ada Format tidak selalu tersedia Format yang lengkap tidak dikirimkan tepat waktu Kurangnya pelatihan petugas untuk mengisi format ini Data yang dikumpulkan untuk mengisi format ini tidak akurat Tidak semua isian format dapat diisi dengan lengkap Sulit mengumpulkan data untuk mengisi format ini Kurangnya kemampuan teknis petugas untuk menganalisa isi format Kurangnya pemanfaatan data yang dikumpulkan dengan format ini Kurangnya diseminasi data yang dikumpulkan dengan format ini Kecamatan Kab./Kota Provinsi Pusat

4 Mendefinisikan kebutuhan data


Defining data needs

PRINSIP

S T

etiap tingkat administrasi yang berbeda dalam sistem kesehatan memiliki peranan yang berbeda dan oleh karenanya juga membutuhkan data yang berbeda pula. idak semua kebutuhan data dapat dipenuhi melalui sistem rutin pengumpulan data. Data yang jarang diperlukan/ digunakan atau yang digunakan hanya pada kelompok masyarakat

tertentu dapat diperoleh melalui studi atau survei.

LANGKAHLANGKAH
(1) Definisikan peran dan fungsi dari setiap tingkat, untuk setiap program seperti :
Tingkat Administrasi Kecamatan Kabupaten/Kota Provinsi Pusat Fungsi Penemuan kasus, pemberian pelayanan Monitoring dan supervisi Perencanaan program dan evaluasi Perumus kebijakan

(2) Identifikasi indikator yang dibutuhkan pada setiap tingkat untuk melaksanakan fungsinya, dengan catatan bahwa pada tingkat administrasi tertentu yang lebih tinggi membutuhkan data yang berasal dari lintas sektor lain yang terkait. (3) Tentukan rumusan dan identifikasi variabel atau elemen data yang diperlukan dalam menghitung indikator. (4) Tentukan sumber dari elemen data yang dibutuhkan dalam menentukan indikator termasuk numerator (pembilang) dan denominator (penyebut). Data rutin yang dihasilkan oleh SIMK Studi dan survei khusus yang dilakukan apabila diperlukan Sistem informasi pihak lain yang berkaitan dengan kesehatan seperti BPS, BKKBN dll.

ISUISU
(1) Peran dan fungsi dari masing-masing unit yang bertanggung jawab terhadap data dan penggunaan data belum didefinisikan secara benar. (2) Definisikan kebutuhan data dasar minimal. (3) Diferensiasi data yang seharusnya masuk ke dalam pengumpulan data rutin, dari data yang diperoleh dari suatu studi atau survei. (4) Ketidakmampuan petugas pada masing-masing tingkat untuk mengidentifikasi kebutuhan data mereka; kurangnya pengertian/ pengetahuan tentang indikator. 11

KERTAS KERJA

Kertas-kerja 4.1 : Identifikasi Indikator untuk mengukur tujuan dan strategi program Indikator Tujuan Program Meningkatkan cakupan imunisasi sebanyak 20% Strategi Input Output Effect/Impact Penyuluhan tentang imunisasi - Banyaknya ibu hamil yang - Persentase ibu hamil yang - Persentase ibu hamil yang bagi ibu hamil diberi penyuluhan mengerti tentang imunisasi datang untuk imunisasi bayi - Jenis materi pelatihan - Persentase ibu hamil yang yang dipakai memperoleh materi - Kenaikan persentase penyuluhan cakupan imunisasi

Meningkatkan pemanfaatan pelayanan rumah sakit sebanyak 20%

Memperkuat sistem rujukan

Bed occupancy rate (BOR)

Menurunkan insidensi infeksi Mengadakan seminar tentang - Jumlah seminar yang nosokomial infeksi nosokomial dilakukan - Jumlah perawat yang terlatih

Insiden infeksi nosokomial

Kertas-kerja 4.2 : Identifikasi Kebutuhan Data pada berbagai tingkat Unit memerlukan Indikator Indikator Indikator % Bayi memperoleh imunisasi lengkap Bed occupancy rate Menurunkan insidensi infeksi nosokomial Rumus Jlh bayi diimunisasi lengkap/ jumlah seluruh bayi X 100 Jlh hr TT dipakai/ Jlh seluruh TT.hr Mengadakan seminar tentang infeksi nosokomial Pembilang Format laporan Imunisasi Register harian RS Tingkat terendah Frekuensi Dinkes Dinkes Depkes LainPengumpul Pengguna Kab/Kota Provinsi Pusat Laporan lain Penyebut data data Semester Puskesmas Puskesmas Bulanan RS RS

Target jumlah bayi Rekam medis RS

14

5 Menentukan aliran data


Determining the data flow

PRINSIP

idak semua data yang dikumpulkan pada tingkat tertentu harus dikirimkan ke tingkat yang lebih tinggi. Sebagian besar data yang terinci harus tetap berada pada sumbernya dan

laporan yang diperlukan ke tingkat yang lebih tinggi sebaiknya bersifat minimal.

LANGKAHLANGKAH
(1) Mengenali data apa dan kepada siapa akan dikirim/dilaporkan, termasuk : Kenali variabel/indikator yang akan dikirim Kenali unit dan petugas yang tepat kepada siapa data dikirimkan

(2) Tentukan seberapa sering data harus dikirimkan kepada setiap tingkat dengan mempertimbangkan faktor-faktor : Kebutuhan dari masing-masing tingkat Seberapa sering kejadian diamati

Laporan yang sekali-sekali atau yang tidak selalu diperlukan dapat dikirimkan secara triwulan-an atau semester-an. (3) Tentukan dalam format dan bentuk apa data dikirimkan kepada setiap tingkat. Data mentah atau rekapitulasi Dalam bentuk cetakan (hard copies) atau berkas elektronik (electronic files)

(4) Buat bagan arus yang memperlihatkan arus informasi dari tingkat terendah sampai tertinggi.

ISUISU
(1) Kurangnya pemahaman tentang untuk keperluan apa data dikumpulkan. (2) Ketidak-mampuan membedakan data yang diperlukan dalam memberi pelayanan dan data yang diperlukan dalam manajemen program dan monitoring. (3) Ketidak-mampuan petugas di tingkat bawah untuk membuat kesimpulan dari data yang dikumpulkan disebabkan oleh karena : Kurangnya kemampuan teknis petugas Kurangnya fasilitas pemrosesan data Kurangnya kemampuan komputer dari petugas

(4) Kurangnya fasilitas penyimpanan data pada tingkat administrasi yang lebih rendah. (5) Isu tentang pengambilan data : kegagalan menghasilkan informasi oleh sebab komputer rusak atau tidak berfungsi. 15

KERTAS KERJA

Kertas-kerja 5.1 : Tabel Arus Data Laporan Imunisasi pada setiap Tingkat Administrasi Tingkat Administrasi Puskesmas Format Laporan Lap imunisasi puskesmas Jabatan Petugas Data Petugas data Puskesmas Petugas SIMK Kab/Kota Petugas SIMK Provinsi Laporan dikirimkan kepada Unit Seksi infokes Kab/Kota Seksi infokes Provinsi Dirjen P2P&PL Depkes Jabatan Petugas Kepala Seksi Infokes Kepala Seksi Infokes Frekuensi Laporan Triwulan Triwulan Triwulan Triwulan

Dinkes Kab/Kota Rekap laporan imunisasi Puskesmas Provinsi Depkes Pusat Rekap laporan imunisasi Kabupaten/Kota Rekap laporan imunisasi Nasional

Petugas data dirjen P2P&PL Pusdatin Depkes

6 Mendesain alat pengumpul data dan format laporan


Designing the data collection and reporting tools

PRINSIP

D A

i dalam mendesain suatu format, maka kemampuan petugas yang bertanggung jawab terhadap pengisian format tersebut juga harus menjadi pertimbangan.

lat pengumpul data dan format laporan yang paling efektif adalah yang singkat dan sederhana.

LANGKAHLANGKAH
(1) Kembangkan draft awal dari setiap format yang diperlukan dengan menggunakan daftar indikator program sebagai panduan. Langkah ini tidak dapat terhindar dari mengubah atau bahkan mengembangkan format yang baru. (2) Bandingkan draft awal tersebut dengan daftar indikator, untuk memastikan bahwa semua data yang diperlukan dapat dihasilkan oleh format tersebut. (3) Perkenalkan draft awal tersebut kepada petugas yang bersangkutan dan diskusikan aspekaspek berikut dari format baru tersebut : Bagaimana perbandingannya dengan format yang lama Apa keuntungan menggunakan format yang baru Perubahan apa yang perlu agar keuntungan diperoleh dan kerugian diatasi Apakah bahasa yang digunakan sudah sesuai dengan kondisi daerah

(4) Persiapkan petunjuk pengisian format. (5) Uji coba format yang baru demikian juga petunjuk pengisiannya. (6) Nilai hasil dari uji coba tersebut dan ubah apabila diperlukan.

ISUISU
(1) Kemampuan teknis petugas data pada tingkat sumber data tidak konsisten dengan tingkat kompleksitas kebutuhan alat pengumpul data untuk memenuhi keinginan pengguna data. (2) Mendesain kegiatan sebelum uji coba, dapat dilakukan untuk membandingkan kondisi dengan implementasi yang sebenarnya. Dimana? Siapa yang terlibat? Berapa lama waktu yang diperlukan? 17

KERTAS KERJA

Kertas-kerja 6.1 : Identifikasi masukan dalam Pengembangan Format Laporan untuk menyusun Buku Pedoman Pengisian Elemen Data Jumlah bayi yang memperoleh imunisasi lengkap Kategori Lengkap Tidak lengkap Definisi Bayi dengan imunisasi lengkap adalah bayi yang sudah memperoleh imunisasi BCG, DPT3, Polio4 dan Campak Petunjuk Pengumpulan Data dan Penyusunan Laporan Tinjau ulang register imunisasi di puskesmas. Semua bayi yang sudah memperoleh secara lengkap imunisasi BCG, DPT, Polio dan Campak dihitung sebagai bayi yang memperoleh imunisasi lengkap

7 Mengembangkan prosedur pemrosesan data


Developing procedures for data processing

PRINSIP

ara pemrosesan data SIMK harus selalu konsisten dengan tujuan dari dikumpulkannya data tersebut, juga dengan rencana untuk analisis dan penggunaan data.

LANGKAHLANGKAH
(1) Perhitungkan keuntungan dan kerugian pemrosesan data secara manual dibandingkan dengan mempergunakan komputer, dengan mempertimbangkan hal-hal berikut : Biaya Ketersediaan tenaga dengan tingkat kompetensi yang sesuai untuk menjalankan sistem komputer; khususnya pengetahuan tentang perangkat lunak (software) yang dipakai. (2) Apabila sistem komputer akan digunakan, tentukan dimana tingkat terbawah komputer akan digunakan dalam memproses data. Beberapa pertimbangan penting dalam memilih tingkat ini adalah ketersediaan tenaga terlatih dalam memelihara sistem. (3) Tentukan spesifikasi untuk pengembangan perangkat lunak, melalui konsultasi dengan masing-masing tingkat pengguna data. Beberapa aspek yang perlu diputuskan : Rekapitulasi laporan rutin yang akan dikirim Mekanisme kendali mutu yang akan dijalankan bersamaan dengan perangkat lunak Analisis data yang dibutuhkan oleh pengguna data

(4) Mengembangkan perangkat lunak yang diperlukan dalam pemrosesan data pada setiap tingkat dimana komputer akan digunakan, berdasarkan spesifikasi yang diperlukan. Juga memungkinkan bahwa perangkat lunak didesain untuk menghasilkan luaran (output) yang sesuai dengan SIMK yang telah dikembangkan dengan hanya melakukan sedikit perubahan dan dalam hal ini perlu ditentukan sumber untuk memperoleh perangkat lunak tersebut. Oleh karena itu harus ditetapkan apakah perlu mengembangkan software yang baru atau hanya mengubah program yang sudah ada. (5) Uji coba perangkat lunak, dengan memperhatikan : terjadinya duplikasi (bugs) Kemampuan software menghasilkan data yang diinginkan Kemampuan petugas dalam menggunakannya

(6) Kembangkan dan uji coba petunjuk pemakaian perangkat lunak. (7) Merencanakan program pelatihan bagi petugas yang berhubungan dengan penggunaan perangkat lunak tersebut. 19

ISUISU
(1) Kemampuan perangkat keras (hardware) yang ada, khususnya di tingkat yang terendah untuk mengakomodasi perangkat lunak termasuk kemampuan dalam menyimpan data. (2) Kesesuaian teknis (compatibility) perangkat lunak yang dikembangkan tersebut dengan perangkat lunak lainnya baik didalam maupun diluar instansi kesehatan yang mungkin akan saling bertatapmuka/berinteraksi (interface) di masa mendatang. (3) Prosedur dasar pemeliharaan sistem. (4) Pengamanan (security) sistem.

20

KERTAS KERJA

Kertas-kerja 7.1 : Penilaian dalam membandingkan Perangkat Lunak (software) yang dipakai dalam SIMK Skor Kriteria Pilihan Biaya pengembangan software 1. Sangat mahal 2. Tidak mahal 3. Gratis Jumlah petugas mampu menggunakan software 1. Tidak ada 2. Sedikit 3. Seluruhnya Ketersediaan dukungan teknis bila ada masalah pada software 1. Tidak ada 2. Terbatas 3. Sepenuhnya Ketersediaan buku manual untuk software 1. Tidak tersedia 2. Tersedia dengan terbatas 3. Tersedia tidak terbatas Tingkat kemampuan petugas komputer yang dibutuhkan 1. Advance 2. Moderate 3. Low (sangat ramah pemakai) TOTAL Software 1 2 Software 2 Software 3

12

22

8 Mengembangkan program pelatihan


Developing the training programme

PRINSIP

rogram pelatihan perlu dikembangkan dan didesain sesuai dengan kebutuhan dan tingkat dari masing-masing kelompok sasaran.

LANGKAHLANGKAH
(1) Melakukan penilaian terhadap kebutuhan pelatihan (training needs assessment) bagi para petugas data dan pengguna data. Empat jenis pelatihan yang umum adalah : Pelatihan bagi pelatih Pelatihan petugas data dalam hal mengisi format-format dan membuat laporan Pelatihan bagi petugas komputer dalam penggunaan perangkat keras dan lunak Pelatihan petugas di berbagai tingkat dalam menggunakan data Penilaian kebutuhan pelatihan lanjutan bagi setiap jenis pelatihan, seperti contoh berikut : Fungsi dasar dari setiap petugas berkaitan dengan SIMK Pelatihan lanjutan berdasarkan kinerja suatu fungsi tertentu Kecukupan pelatihan sebelumnya untuk menjadikan petugas berfungsi dengan baik Lingkup pelatihan yang diinginkan (2) Kembangkan kurikulum bagi masing-masing pelatihan, berdasarkan hasil dari penilaian terhadap kebutuhan pelatihan yang meliputi beberapa aspek berikut ini : Kelompok target (untuk siapa?) Isi pelatihan (apa?) Strategi (bagaimana?) Waktu yang diperlukan (berapa lama?)

(3) Mengembangkan materi-materi pelatihan. Seperti beberapa materi berikut :


Jenis Pelatihan Pelatihan bagi petugas data Isi Pelatihan Indikator, rumus, definisi, sumber data Petunjuk bagi petugas data Bagaimana mengisi format dan (berbeda untuk tiap tingkat) laporan Pelatihan bagi pengguna data Petunjuk bagi pengguna Analisis data, interpretasi dan data (berbeda untuk penggunaan data masing-masing tingkat) Pelatihan bagi petugas Petunjuk perangkat lunak Petunjuk rinci cara penggunaan komputer perangkat lunak Pelatihan bagi pelatih Petunjuk bagi pelatih Instruksi bagaimana untuk melakukan program pelatihan bagi petugas data dan pengguna data; strategi pengajaran; buku2 petunjuk Materi Pelatihan Kamus data

23

(4) Apabila ada perubahan terhadap format, struktur dan isi dari materi pelatihan, seharusnya didasarkan kepada hasil dari suatu evaluasi. Perubahan-perubahan harus dibatasi. (5) Rumuskan bentuk evaluasi dari program pelatihan. Hal ini perlu dilakukan sebelum pelatihan dimulai, oleh karena kebanyakan evaluasi pelatihan perlu mengetahui tingkat pengetahuan dasar dari peserta latih. (6) Identifikasi calon peserta pelatihan yang paling sesuai dengan jenis pelatihan, didasarkan kepada pekerjaan dan tanggung jawabnya sehubungan dengan data. (7) Melakukan pelatihan bagi petugas data. (8) Melakukan pelatihan bagi pengguna data. Biasanya pelatihan dilakukan setelah adanya pengumpulan data yang cukup dari SIMK untuk digunakan sebagai contoh dalam pelatihan. (9) Mengevaluasi program pelatihan, termasuk materi pelatihan yang digunakan. (10) Perubahan terhadap bentuk maupun materi pelatihan adalah didasarkan kepada hasil dari evaluasi. Hal ini harus dilakukan sebelum pelatihan-pelatihan lainnya dilaksanakan.

ISUISU
(1) Seleksi terhadap peserta latih yang sesuai dengan program pelatihan yang dilaksanakan. (2) Latar belakang petugas entry data dan pembuat laporan yang menggunakan perangkat lunak yang dikembangkan. Apakah ada perbedaan? (3) Bahasa yang akan digunakan dalam materi pelatihan. (4) Lanjutan bagi diseminasi materi pelatihan dan buku-buku petunjuk. (5) Mempersiapkan fasilitas yang cukup dalam melaksanakan pelatihan.

24

KERTAS KERJA
Kertas-kerja 8.1 : Persiapan Materi Ajar dalam Pelatihan bagi Petugas Data dan Pengguna Data Jenis Pelatihan : Pelatihan untuk Petugas Data dan Pengguna Data Jam 1 Waktu Topik : Pengenalan Statistik Kesehatan : 2 jam Praktek : 1 jam Waktu Total : 3 jam Topik Khusus yang diperlukan Sumber data Sistem pengumpulan data rutin Sistem pengumpulan data ad hoc SIK Registrasi Topik untuk Praktek Kritik terhadap data yang dipublikasi dalam laporan tahunan kesehatan

Tujuan Pelatihan

Outline Pelajaran

1. Statistik Kesehatan Pada akhir pelatihan, peserta akan mampu untuk : Sumber data kesehatan 1. mengidentifikasi sumber data a. SIK kesehatan yang akan dikumpulkan b. Registrasi baik secara rutin atau secara ad c. Sumber lain termasuk hoc lintas sektor 2. mengetahui jenis data yang dapat d. Sumber internasional diperoleh dari berbagai sumber Menilai kualitas data 3. waspada terhadap masalah yang a. Timeliness dihadapi dalam sistem b. Completeness pengumpulan data rutin bidang c. Adequacy kesehatan maupun yang berkaitan dengan kesehatan khususnya dari d. Accuracy SIK dan sistem registrasi e. Reliability 4. mengidentifikasi faktor yang mempengaruhi kualitas data

26

9 Menguji coba sistem


Pre-testing the system

PRINSIP

istem yang dikembangkan harus diuji coba di dalam kondisi yang menggambarkan sedekat mungkin kondisi sebenarnya yang berkembang selama implementasi.

LANGKAHLANGKAH
(1) Mempersiapkan petunjuk bagi pelaksanaan uji coba sistem. Hal ini termasuk menjawab beberapa pertanyaan berikut ini : Dimana? Pemilihan tempat dimana uji coba akan dilaksanakan. Adalah perlu untuk menetapkan kriteria tempat uji coba. Hal ini termasuk faktor teknis seperti tingkat atau kualifikasi keahlian petugas yang ada, atau pertimbangan praktis seperti jauh-dekat, dukungan sarana dan prasarana atau seberapa jauh kerjasama petugasnya. Siapa? Siapa yang akan berpartisipasi dalam uji coba? Hal ini penting bagi jenis/type petugas data dan pengguna data yang berbeda untuk berpartisipasi dalam uji coba. Apa? Apa yang menjadi tujuan utama dari uji coba? Khususnya aspek apa dari SIMK yang akan diuji coba? Kegiatan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Bagaimana? Bagaimana model dan alat pengumpulan data yang akan digunakan dan secara sistematik akan mengumpulkan data yang diperlukan untuk uji coba suatu format yang efektif. Berapa lama? Berapa lama uji coba akan dilaksanakan? (2) Perhatikan keterlibatan petugas dalam uji coba. Informasikan kepada peserta latih tentang tujuan dan prosedur dari uji coba. Latih petugas data dan pengguna data pada tempat uji coba sistem. Implementasikan kegiatan uji coba. Buat laporan tentang hasil uji coba sistem tersebut. Rumuskan rekomendasi berdasarkan hasil uji coba tersebut.

ISUISU
(1) Implementasi dari mekanisme monitoring yang sistematik dan proaktif selama uji coba. (2) Perbaikan software secara sistematik di seluruh unit yang menggunakan sistem. (3) Pastikan bahwa seluruh elemen dan petugas telah siap untuk fase uji coba.

27

KERTAS KERJA

Kertas-kerja 9.1 : Catatan Daftar Kesalahan dan Masalah yang dijumpai dalam Uji Coba Sistem Provinsi : Sumatera Utara Kabupaten/Kota : Serdang Bedagai Lokasi Masalah Format Komp. Lain2 Puskesmas : Perbaungan Bulan/Tahun : Maret 2005

Tanggal

Bagaimana Masalah ditemukan Telepon Kunj. Lap. Lain2

Penjelasan tentang masalah Kehabisan format laporan

Tindakan yang diambil Hasil/Status Masalah

3/3/05

Mengirimkan format laporan pada hari berikutnya Masalah dilaporkan kepada programer

Masalah teratasi

12/3/05

Double entry pada beberapa format

Masalah diidentifikasi; software perbaikan akan diinstall minggu depan Masalah teratasi

22/3/05

Bingung tentang definisi imunisasi lengkap

Masalah disampaikan ke Bidang P2P & PL Dinkes

10 Memonitoring dan mengevaluasi sistem


Monitoring and evaluating the system

PRINSIP

ujuan dari monitoring dan evaluasi bukanlah untuk mencari kesalahan dan mengutuknya; namun untuk melihat aspek-aspek positif dari sistem yang membuatnya berjalan dan

sekaligus mengidentifikasi adanya kesalahan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan.

LANGKAHLANGKAH
(1) Mengembangkan rencana monitoring dan evaluasi yang sistematik terhadap sistem : Apa yang akan dimonitor dan dievaluasi? Bagaimana hal tersebut dilaksanakan? Siapa yang akan melakukannya? Seberapa sering hal tersebut dilakukan? Bagaimana secara sistematik hasilnya dapat didiseminasikan? Bagaimana tindak lanjut dari hasil evaluasi dapat dilaksanakan? (2) Identifikasi sumber-sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan rencana monitoring dan evaluasi. (3) Prioritaskan kegiatan kepada ketersediaan sumberdaya dan kebutuhannya. (4) Implementasikan rencana monitoring dan evaluasi. (5) Dokumentasikan dan diseminasikan hasil kegiatan monev tersebut. (6) Buat rekomendasi berdasarkan hasil kegiatan monev tersebut.

ISUISU
(1) Pelembagaan monitoring dan evaluasi untuk menjamin kegiatan tersebut dilaksanakan secara rutin dan memperoleh alokasi sumberdaya yang diperlukan. (2) Ketersediaan tekhnisi ahli dan sumberdaya bagi kegiatan monitoring dan evaluasi.

29

30

11 Mengembangkan mekanisme diseminasi data dan umpan balik


Developing data dissemination and feedback mechanisms

PRINSIP

ara yang paling efektif untuk memotivasi petugas dalam menghasilkan data adalah memberikan umpan balik baik positif maupun negatif terhadap data yang mereka hasilkan.

LANGKAHLANGKAH
(1) Tentukan cara yang paling efektif dan efisien untuk mendiseminasikan data yang dihasilkan oleh SIMK dengan mempertimbangkan hal-hal berikut : Kepada siapa data akan didesiminasikan? Pertimbangkan kebutuhan kelompok sasaran. Apa yang didesiminasikan? Bukan saja output dari SIMK, tetapi juga umpan balik kepada siapa yang menggunakan informasi, apa dan bagaimana mempergunakannya. Seberapa sering data akan didesiminasikan ke masing-masing kelompok sasaran? Dalam format yang mana data akan didesiminasikan kepada setiap kelompok sasaran? Seluruh rentang format dan lokasi untuk diseminasi data harus dipertimbangkan. (2) Identifikasi sumber daya manusia, keuangan dan lainnya yang perlu untuk melaksanakan suatu rencana diseminasi. (3) Pilihan model diseminasi data yang akan dilaksanakan didasarkan kepada kebutuhan dan ketersediaan sumberdaya. (4) Implementasikan kegiatan diseminasi data. (5) Kembangkan dan laksanakan sistem untuk memonitor dan mengevaluasi kegiatan diseminasi data dan umpan balik yang dilakukan. Beberapa faktor yang dipertimbangkan : Cakupan sejauh mana materi tersebut mencapai kelompok sasaran? Dampak dari mekanisme umpan balik terhadap petugas Derajat pemanfaatan data oleh kelompok target apakah mereka benar-benar telah memanfaatkan data yang dihasilkan?

ISUISU
(1) Mempersiapkan suatu laporan pelaksanaan. (2) Terbatasnya sumberdaya finansial untuk diseminasi. (3) Pastikan diseminasi mencapai kelompok target yang benar. (4) Konsistensi antara diseminasi data oleh SIMK dengan data yang sama yang dipublikasi oleh unit lain dalam instansi yang sama. 31

32

12 Meningkatkan fungsi SIMK


Enhancing the Health Management Information System

PRINSIP

engembangan SIMK adalah merupakan suatu kegiatan yang bersifat terus menerus. Merupakan suatu pencapaian yang dinamis dimana para pimpinan dan seluruh petugas

bekerja untuk mencapai perbaikan.

LANGKAHLANGKAH
(1) Mengkaji ulang hasil monitoring dan evaluasi yang dilakukan pada tahun yang sama. (2) Identifikasi aspek-aspek yang perlu dikembangkan lebih jauh untuk memfasilitasi fungsi sistem. Pertanyaan dasar yang harus dijawab adalah Kemana langkah selanjutnya? : Tingkatkan dan lembagakan prosedur-prosedur untuk menjamin kendali mutu data Kembangkan kemampuan untuk melakukan studi-studi khusus dan survei Definisikan mekanisme koordinasi untuk menggunakan data secara horizontal Kembangkan strategi untuk membangun dan mempertahankan motivasi petugas untuk memanfaatkan data didalam perencanaan, manajemen dan evaluasi program. Memperkuat jaringan lintas sektor dan lintas program di antara unit-unit yang terlibat dalam berbagai aspek SIMK Mempertemukan dan berkoordinasi secara inisiatif antar sektor dan lembaga donor yang memiliki kegiatan yang terkait dengan SIMK (3) Identifikasi kebutuhan sumberdaya untuk mengimplementasikan pilihan-pilihan dalam meningkatkan fungsi SIMK. Termasuk sumberdaya spesifik untuk rencana pengembangan; kebutuhan biaya (bila ada); dan sumber pendukung yang diinginkan. (4) Prioritaskan pilihan sesuai dengan derajat kepentingannya, ketersediaan sumberdaya untuk keberhasilan implementasinya. (5) Persiapkan rencana implementasi dari berbagai kegiatan dalam pengembangan SIMK. (6) Lakukan kegiatan yang diperlukan bagi peningkatan fungsi SIMK yang diinginkan. (7) Monitoring dan evaluasi berbagai dampak dari aspek-aspek implementasi SIMK.

ISUISU
(1) Adanya perhatian stake-holders bagi pengembangan SIMK. (2) Penggalian sumberdaya untuk mendukung kegiatan peningkatan fungsi SIMK. (3) Koordinasi berbagai kegiatan lembaga donor akan meminimalkan format pengumpulan data dan menghindarkan terjadinya duplikasi kegiatan. (4) Pastikan kelanjutan adanya badan/komite yang melakukan supervisi SIMK setelah uji coba. 33

34