PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM Kasus Seorang Direktur selama ini dalam menjalankan tugasnya hanya

berdasarkan laporan dari masing-masing kepala bagian, atau dalam melaksanakan tugasnya selalu mempercayakan sepenuhnya pelaksanaan tugas pada masingmasing kepada kepala bagiannya. Berdasarkan laporan semua pelaksanaan tugastugas setiap bagian cukup baik, namun berrdasarkan pengamatannya ada beberapa fenomena yang terjadi antara lain: suasana kerja kurang kondusif, kerjasama antar bagian kurang harmonis, serta persaingan kerja individu cukup tinggi. Hal ini kedepan bisa menjadi bumerang dalam peningkatan kinerja pega ai, dengan menurunnya kinerja pega ai maka produktivitas kerja menurun, dengan menurunnya produktivitas kerja otomatis kinerja perusahaan juga akan menurun pula. Hal ini menjadi pemikiran Direktur untuk perbaikan kedepan, untuk itu mohon bantuan saudara menyelesaikan kasus ini dengan metode problem solving dengan pendekatan teori yang ada. Metode Berdasarkan Ilmu Pengetahuan scientific method) !endekatan sistem merupakan suatu sistem yang sepenuhnya berlandaskan kepada metodologi pemecahan masalah "problem solving) yang lebih dikenal dengan metodologi berdasarkan ilmu pengetahuan "scientific method) metode ini sudah cukup lama digunakan oleh para ilmu an dan pelajar untuk menganalisa bentuk fenomena yang ada. #etode ini diperkenalkan oleh $ristole sejak %aman yunani kuno selain itu juga oleh seorang filosof yang bernama sir &rancis Bacon dan baru ' baru ini oleh (ohn De er pada a al tahun )*++. Berikut ini merupakan langkah-langkah ) dari penerapan metode berdasarkan ilmu pengetahuan "scientific method) : ). #engenal fenomena yang terjadi

,. #emformulasikan hipotesa suatu kasus yang ada dan dampaknya terhadap fenomena tersebut. -. #elakukan tes melalui percobaan .. /valuasi hasil percobaan 0. #enarik kesimpulan dari hipotesa Pendekatan s!stem sistem approach) !endekatan sistem merupakan hasil modifikasi dari metode berdasarkan ilmu pengetahuan "scientific method). Hal ini menekankan akan proses sistematis terhadap pemecahan masalah. Suatu masalah dan peluang akan ditampilkan kedalam kontek sistem. #empelajari suatu masalah dan memformulasikan suatu solusi merupakan suatu aktivitas pengaturan sistem yang saling berhubungan seperti: ). #endefinisikan suatu masalah atau peluang kedalam kontek sistem ,. #engumpulkan dan menjabarkan data yang diperoleh dari suatu permasalahan atau peluang. -. #engidentifikasi solusi alternatif .. #engevaluasi setiap solusi alternatif 0. #emilih solusi yang terbaik 1. #engimplementasikan solusi terpilih 2. mengevaluasi hasil pengimplementasian solusi yang berhasil

#/#$H$#3 #$S$4$H $5$6 !/46$78

#endefinisikan masalah atau peluang pada konteks sistem #engumpulkan data yang menjelaskan masalah atau peluang

#/#B$7867 S946S3

#erancang solusi alternatif

#engevaluasi solusi alternatif

#emilih solusi terbaik #/7/:$!;$7 S946S3

#enerapkan solusi yang terpilih

#engevaluasi keberhasilan dari solusi yang telah diterapkan

Gam"ar #$ Pendekatan s!stem %ada %eme&ahan masalah$ Mas!ng'mas!ng langkah dar! %endekatan s!stem mengandung "e"era%a akt!(!tas )ang da%at d!kelom%okan men*ad! t!ga langkah "esar dar! se"uah %en)elesa!an masalah

;eterangan gambar : ). #emisahkan antara masalah atau peluang dengan gejalanya. #engidentifikasi sistem pada organisasi dan lingkungan serrta hubungannya. #enentukan komponen-komponennya, tujuannya, standar, dan batasan dari sistem yang tepat. ,. #enggunakan metode seperti a ancara, daftar pertanyaan, pengamatan pribadi, pemeriksaan dokumen, dan permodelan untuk mendapatkan data yang berhubungan dengan masalah atau peluang. -. #engajukan berbagai solusi alternatif berdasarkan pada pengalaman, nasehat, insting, kreativitas, simulasi, dan lain-lain. .. #engevaluasi solusi alternatif menggunakan kriteria yang menunjukan keuntungan dan kerugiannya.

0. #emilih solusi alternatif yang terbaik yang memenuhi kriteria evaluasi. 1. #enerapkan solusi terpilih berdasarkan pada rencana penerapan. 2. mena asi dan mengevaluasi seberapa baik solusi yang diterapkan memenuhi tujuan sistem. Hal yang penting untuk disadari tentang pendekatan sistem adalah bah a langkah-langkahnya dapat saling melengkapi satu sama lain. $ktifitas yang dibutuhkan untuk penyelesaian masalah dapat digunakan pada lebih dari satu tahapan proses. !enyelesaian aktifitas pada satu tahapan dapat memperluas kinerja yang lainnya. ;adang-kadang kita dapat mengulang kembali ke tahapan sebelumnya untuk mencoba kembali. (adi, aktifitas dan tahapan pada pendekatan sistem adalah dikelompokan secara khusus menjadi sejumlah kecil langkah dari penyelesaian masalah . 8br.) mengambarkan bah a masing-masing dari tujuh tahapan dari pendekatan sistem mengandung beberapa aktifitas. Bagaimanapun juga, tahapan tersebut dapat dikelompokan menjadi tiga langkah besar dari penyelesaian masalah. ")< #emahami masalah atau peluang, ",< #embangun solusi, "-< #enerapkan solusi. Memaham! Masalah Atau Peluang $nda tidak dapat memecahkan suatu masalah atau peluang yang ada jika tidak dapat memahaminya. 3tulah sebabnya tahap pertama dari pendekatan sistem sangat diperlukan. Selain itu anda juga harus dapat menganalisa situasi secara cermat dan mengumpulkan data untuk membantu memahaminya. $nda juga harus memisahkan masalah dari gejala, penetapan tujuan dan batasan serta yang terpenting adalah memandang masalah atau peluang tersebut sebagai konteks sistem. Pende(!n!s!an Masalah dan Peluang #asalah dan peluang harus diidentifikasi ketika menggunakan pendekatan sistem. 8ejala harus dipisahkan dari masalah. 8ejala adalah tanda-tanda yang didasari atau disebabkan oleh suau sebab atau masalah. Sebagai contoh fakta

bah a penurunan penjualan adalah sebuah gejala, bukanlah sebuah masalah. #asalah dapat didefinisikan sebagai kondisi dasar yang menyebabkan hasil yang tidak diinginkan. !eluang adalah kondisi dasar yang menggambarkan potensi untuk hasil yang diinginkan. Mem%eroleh Data dan In(ormas! 6ntuk dapat memahami masalah atau peluang yang ada, diharuskan memperoleh data dan informasi tentang hal tersebut. $da beberapa cara yang dapat dilakukan. !ada situasi bisnis, hal tersebut akan melibatkan satu atau lebih hal-hal berikut ini : =a ancara dengan pekerja, pelanggan dan manajer Daftar pertanyaan untuk orang yang tepat pada organisasi !engamatan pribadi terhadap operasi bisnis dan sistem !emeriksaan dokumen, laporan, buku prosedur, dan dokumen lainnya #emeriksa perhitungan dan laporan manajemen untuk mengumpulkan statistik operasi, data biaya, dan hasil kinerja #embangun, manipulasi dan pengamatan terhadap model dari operasi bisnis atau sistem yang direkayasa berdasarkan masalah atau peluang yang ada. Peng!dent!(!kas!an S!stem Pada +rgan!sas! dan L!ngkungan Salah satu aspek terpenting dari pendekatan sistem adalah memandang masalah atau peluang pada konteks sistem. ;etika anda menggunakan konteks sistem, anda mencoba untuk menemukan sistem, subsistem, dan komponen sistem pada situasi yang sedang dipelajari. Hal ini untuk memastikan bah a faktor penting dan hubungan yang ada dipertimbangkan. Hal ini juga dikenal sebagai memiliki pandangan sistem dari suatu situasi. (adi, untuk memahami suatu masalah diharuskan untuk memahami sistem organisasi dan sitem lingkungan tempat dimana masalah atau peluang itu muncul.

B!sn!s Se"aga! Se"uah S!stem +rgan!sas! Bisnis dihadapkan pada masalah peluang yang seharusnya dipandang sebagai suatu sistem organisasi yang beroperasi pada lingkungan bisnis. ;onsep sebuah bisnis sebagai sebuah sistem membantu untuk mengisolasi dan memahami lebih baik bagaimana suatu masalah atau peluang dapat berhubungan dengan komponen sistem suatu bisnis. S!stem L!ngkungan Sebuah bisnis adalah subsistem dari lingkungan dan dikelilingi oleh sistem lain dari lingkungan bisnis. Sebuah bisnis berusaha untuk mempertahankan korelasi yang baik dengan bidang ekonomi, politik, dan penanaman modal secara umum dalam lingkungannya. Sistem informasi startegis membantu sebuah bisnis membentuk hubungan strategis yang membuat kedekatan dengan para penanam modal dalam lingkungannya. 6ntuk itu para penanam modal yang berinteraksi dengan sebuah bisnis harus diidentifikasi untuk membantu mengetahui akibatnya pada sebuah masalah atau solusinya. Sebuah bisnis dapat terdiri dari beberapa subsistem seperti tim proyek, grup produksi atau satuan kerja lainnya. !roses dekomposisi mengharuskan untuk mengidentifikasi subsistem tersebut. Batasan dari setiap subsistem, dan hubungannya dengan yang lainnya selanjutnya memisahkan subsistem-subsistem yang dipengaruhi oleh masalah atau peluang yang sedang dipelajari. !endekatan kotak hitam menekankan perhatian dalam mendefinisikan batasan, proses, masukan dan keluaran dari sebuah sistem tetapi tidak secara detail. Sistem tertutup ganda dan subsistem dihubungkan secara ketat dengan yang lainnya oleh sebuah organisasi pengaturan dan secara tertutup dikoordinasikan oleh sistem informasi. Sementara itu, sistem informasi dapat mendukung hubungan diantara sistem. Penge,aluas!an S!stem Ter%!l!h 6ntuk dapat mengerti sebuah masalah dan memecahkannya, diharuskan mencoba untuk memutuskan jika fungsi dasar sistem telah dilaksanakan dengan

baik. ;etika sedang menggunakan pendekatan sistem, diharuskan menetapkan tujuan dari organisasi sistem dan subsistem yang dikehendaki. Selain itu juga diharuskan menetapkan bagaimana tujuan-tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis keseluruhan dari suatu bisnis. Standar!sas! Sangatlah penting untuk menentukan standar yang digunakan untuk mengukur tingkat kemajuan tujuan suatu sistem. Standarisasi adalah komponen sangat vital sebagai pengendali paling efektif dari setiap sistem. 6mpan balik mengenai kinerja aktual oleh manajer dibandingkan dengan standart untuk mengetahui tingkat pencapaian dari tujuan suatu unit bisnis. >ang biasanya digunakan adalah anggaran dan peramalan. Dengan adanya standart akan membantu menetapkan tingkat pemahaman masalah atau peluang dalam sistem. Standar biasanya lebih spesifik dan kuantitatif dibandingkan dengan tujuan. Pem"uatan se"uah solus! Dalam membuat solusi meliputi tiga aspek: ). #erancang pemecahan alternatif ,. #engevaluasi pemecahan alternatif -. #emilih pemecahan alternatif Peran&angan Solus! Alternat!( $da beberapa cara berbeda untuk mecahkan masalah. 5erjun langsung dari suatu permasalah bukan merupakan ide yang baik. Hal tersebut akan membatasi pilihan dan membuat anda tidak menyadari keuntungan dan kerugian dari beberapa alternatif. Selain itu juga akan kehilangan kesempatan untuk mengkombinasikan hal-hal terbaik dari beberapa solusi alternatif. Dari mana solusi alternatif datang ?, pengalaman sering merupakan guru terbaik. Sumber terbaik lainnya adalah saean dari yang lainya termasuk konsultan, dan sistem pakar. $nda juga harus mengunakan intuisi anda dan ketajaman pikiran secara kreatif. Hal ini termasuk apa yang sedang anda pikirkan. Sumber-sumber lainnya

berasal dari sebagaian besar dari organisasi-organisasi yang harus dibuat. (uga, jangan lupa bah a @tidak melakukan apa-apaA mengenai suatu masalah atau peluang adalah sebuah solusi dengan keuntungan dan kerugian masing-masing. $khirnya paket-paket pendukung keputusan dapat digunakan untuk mengembangkan dan memanipulasi model-model dari sebuah operasi bisnis. !roses simulasi ini dapat menyediakan beragam solusi alternatif Penge,aluas!an Solus! Alternat!( Sekali solusi alternatif dikembangkan, alternatif-alternatif tersebut harus dievaluasi sehingg solusi terbaik dapat diidentifikasi. 5ujuan dari evaluasi adalah untuk menentukan seberapa baik setiap solusi alternatif membantu perusahaan dan setiap sub sistem yang terseleksi mencapai tujuannya. Kr!ter!a E,aluas! !ertama-tama, harus anda membangun kriteria evaluasi, lalu menentukan seberapa baik setiap solusi alternatif berhadapan dengan kriteria-kriteria ini. ;riteria yang anda bangun harus merefleksikan kenyatan-kenyatan penguasaan yang anda definisikan ditingkatan pertama dari proses solusi. ;riteria boleh dirangking atau diberi bobot berdasar pada kepentingannya dalam meraih kenyataan sistem. $khirnya, tiap solusi alternatif harus dievaluasi berdasar pada seberapa baik hal itu berhadapan dengan kriteria evaluasi. Anal!sa ongkos-keuntungan 5iap solusi yang sah akan mempunyai keuntungan-keuntungan atau kebaikan-kebaikan dan beberapa ketidakuntungan atau biaya-biaya. ;euntungan dan ketidakuntungan ini diidentifikasikan ketika setiap solusi alternatif dievaluasi. !roses ini secara khusus disebut analiasa onkosBkeuntungan. (ika ongkos-ongkos dan keuntungan-keuntungan dapat ditentukan jumlahnya, hal itu disebut nyata, jika tidak hal tersebut dinamakan ketidaknyataan. Contoh dari ongkos-ongkos nyata adalah ongkos dari perangkat keras dan perangkat lunak, gaji pega ai dan biayaBongkos-ongkos yang dapat

dijumlahkan, yang dibutuhkan untuk membangun dan mengimplementasikan sebuah solusi. Biaya tidak nyata sulit untuk dijumlahkan seperti keinginan yang baik dari konsumen atau moral dari pega ai yang disebabkan oleh kerusakan dan kehancuran yang terjadi karena penempatan dari sistem baru. ;euntungan nyata adalah hasil yang menguntungkan seperti penurunan dalam biaya yang harus dibayar, disebabkan oleh pengurangan personil atau penurunan biaya penyimpanan.
Ta"el #$ Keuntungan dalam s!stem !n(ormas! "er"as!s kom%uter ;euntungan-keuntungan nyata -!eningkatan dalam penjualan atau profit -!engurangan informasi. -!engurangan dalam biaya operasi -!engurangan dalam investasi yang dibutuhkan -!eningkatan efisiensi -;euntungan-keuntungan yang tidak nyata -!embaruan atau perbaikan yang tersediaE -;emampuan perbaikan dalam komputerisasi dan analisis -!erbaikan pelayanan konsumen -!erbaikan moral karya an -!erbaikan manajemen pembuatan keputusan -!erbaikan posisi persaingan -!erbaikan pandangan komunitas dan bisnis -5ambahan respon aktu pelayanan -!enghapusan tugas yang memberatkan dan membosankan -$nalisa keputusan dan informasi yang lebih baik -Sistem yang berpatokan pada konsumen dan penyalur -@kemajuan @ kesan yang dirasakan oleh konsumen , penyalur dan investor kemampuan operasional dan dalam biaya pemrosesan Contoh -!engembangan produk berbasis komputer dan pelayanan -!enghapusan dokumen dan prosedur yang tidak perlu -!engurangan inventori -!enurunan dalam investasi inventori yang dibutuhkan -!erbaikan dalam kemampuan produksi dan investasi,contoh:6mur sisa yang rendah, idle time. Contoh -5ambahan aste, dalam ongkos pengiriman

aktu dan informasi yang akurat

dan tipe baru serta bentuk informasi -#odel analisa

)+

Sekali Semua alternatif pemecahan telah dievaluasi proses penyeleksian solusi terbaik dapat dimulai. $lternatif pemecahan masalah dapat diperbandingkan dengan alternatif yang lain karena pemecahan tersebut dievaluasi dengan menggunakan kriteria yang sama, sebagain contoh: alternatif yang didasarkan kriteria pribadi ataub nilai keseluruhan hal ini khususnya dilakukan pada pembuatan keputusan secara resmi dan tidak resmi. $lternatif pemecahan masalah selanjutnya dapat diurutkan berdasarkan nilai kesdeluruhannya dan cara pemecahannya dengan menyeleksi nilai tertinggi. Sebuah pemecahan urutan terba ah dapat digunakan sebagai variasi alasan yang lain. ;etika sebuah solusi telah diseleksi, solusi tersebut harus dapat diterapkan, manajemen proyek berupaya mungkin untuk menga asi pelaksanaan sebuah proyek besar khususnya sebuah rencana pelaksanaan yang merinci aktivitas, aktu yang dibutuhkan untuk pelaksanaan yang layak.Sebagai sumber daya dan

contoh: Hal berikut ini dapat diperinci: 5ipe dan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak ;ontruksi fasilitas fisik ;ontrak dan pelatihan karya an !rosedur operasi dan penjad alan (ad al pelaksanaan

Gam"aran Penem%atan Im%lementas! 4angkah akhir dari pendekatan sistem mengakui bah a sebuah solusi implementasi dapat gagal dalam memecahkan masalah hasil pelaksanaan sebuah solusi dapat dia asi dan dievaluasi hal ini disebut sebiah proses peninjauan ulang implementasi. &okus dari langlah ini akan ditentukan bila solusi implementasi dapat benar-benar membantu perusahaan dan menyeleksi unit-unit bisnis yang sesuai tujuan mereka jika tidak, tujuan pendekatan sistem yang diambil akan kembali kelangkah sebelumnya dan membuat solusi lain yang dapat dikerjakan. Penera%an Pendekatan S!stem Dalam S!stem In(ormas!

))

!endekatan selanjutnya dalam memecahkan masalah yang baik hal tersebut harus memudahkan pelaksanaan penerapan masalah dunia nyata namun kadang situasi kehidupan nyata benar-benar sangat komplek dan berubah. Demikian umumnya dengan sistem informasi, beberapa masalah organisasi adalah menerima dalam solusi sistem informasi namun khusus semua solusi meliputi cara orang melakukan sesuatu yang biasanya menjadi sumber konflik. >ang juga terlibat dalam pengenalan teknologi baru. Bag!an Kedua . Stud! Kasus Terhada% Solus! S!stem #etodologi solusi sistem menggunakan metodologi yang tersirat pada gambar , untuk dapat membantu anda untuk mengananlisa persoalan dan dapat juga dijadikan sebagai solusi alternatif atau usulan untuk membantu memecahkan permasalahan bisnis aktual dan segala macam studi kasus. Batasan Solus! ;egiatan menganalisa dan pengembangan solusi yang anda lakukan dengan menggunakan metodologi yang tersirat pada gambar , dapat disederhanakan. Dengan mengetahui batasan-batasan khusus yang ada akan membantu anda dalam menggunakan metodologi ini secara efektif. Batasanbatasan yang dimaksud adalah : 3nformasi #erupakan jumlah data dan informasi yang anda dapat kumpulkan dalam suatu situasi atau permasalahan yang anda temukan dalam bahan pembelajaran "Mutual Study< $sumsi #erupakan jumlah asumsi yang anda buat. $sumsi rasional yang baik merupakan bahan dasar dan kunci yang akan menghasilkan solusi yang baik. !engetahuan #erupakan banyaknya pengetahuan tentang bisnis dan sistem informasi yang anda miliki.

),

=aktu (umlah aktu yang anda habiskan untuk mengananlisa suatu permasalahan !ada kasus diatas Direktur menggambarkan aliran pengambilan keputusan

sebagai berikut:

). #engidentifikasi !ermasalahan, peluang dan gejalanya ,. !ernyataan masalah -. :ingkasan solusi alternatif .. /valuasi solusi alternatif 0. Dasar pemikiran dari solusi terpilih 1. 6sulan rancangan sistem informasi 2. :encana !enerapan
Gam"ar /$ Metodolog! Solus! S!stem

;eterangan gambar : ). #emisahkan masalah pokok dan peluang dari gejalanya. 8unakan konteks sistem berikut untuk membantu menyatakan permasalahan atau peluang yang menjabarkan : a. #enggambarkan sistem organisasi dan sistem lingkungannya b. #engidentifikasi sub sistem organisasi yang berpengaruh terhadap komponen-komponennya

)-

c. #endefinisikan tujuan, standar, dan batasan organisasi dan sub sistem organisasi. ,. !ernyataan singkat dari pokok permsalahan atau peluang yang dihadapi organisasi -. 3dentifikasi singkat dari beberapa solusi alternatif terhadap masalah yang diidentifikasi .. #engevaluasi solusi alternatif menggunakan kriteria evaluasi yang menyatakan keuntungan dan kerugiannya 0. #emilih solusi yang paling baik memenuhi kriteria evaluasi, dan menjelaskan secara singkat alasan dari pemilihan tersebut 1. #engusulkan rancangan untuk memperbaharui atau memperbaiki sistem informasi yang dibutuhkan untuk solusi terpilih. 8unakan satu atau lebih perangkat analisa dan perancangan untuk menggambarkan usulan rancangan anda 2. #engusulkan rencana penerapan untuk solusi terpilih Bagaimanapun fenomena-fenomena yang terjadi di perusahaan adalah suasana kerja kurang kondusif, kerjasama antar bagian kurang harmonis serta persaingan kerja individu cukup tinggi. Hal ini kedepan bisa menjadi bumerang dalam peningkatan kinerja pega ai, dengan menurunnya kinerja pega ai maka produktivitas kerja menurun, dengan menurunnya produktivitas kerja otomatis kinerja perusahaan juga akan menurun pula. Peren&anaan dan In,est!gas! Sesi perencanaan jangka panjang dengan manager dan grup konsultasi manajemen mengidentifikasi peran strategis untuk sistem informasi pada perusaan. :encana strategis jangka panjang dibangun dengan menekankan kebutuhan untuk menggunakan teknologi sistem informasi untuk mengurangi biaya perusahaan untuk melakukan bisnis dan untuk meningkatkan produk dan pelayanan yang dita arkan. 9tomatisasi pada tingkat eceran diidentifikasi sebagai suatu arah dari peranan sistem informasi. ;emungkinan yang lain termasuk sistem

).

yang maju dalam hal pemasaran, distribusi dan jumlah area yang lain. :encana ini juga menekankan pada prioritas utama dari sistem informasi yang baru harus ")< mendukung @personal sellingA, ",< menyesuaikan informasi yang dibutuhkan manager dan "-< menyatukan sumber daya sistem informasi dan pelayanan. Sekumpulan manager toko dan analisis sistem dari departemen pelayanan informasi ditugaskan untuk mengadakan penelitian yang mungkin tentang pilihan otomatisasi pada tingkat eceran yang dihadapi perusahaan. Bagaimanapun juga, president menuntut mereka mengikut sertakan pilihan untuk mempertahankan sistem yang sekarang, alternatif ini akan melibatkan penambahan tenaga penjual untuk meningkatkan @personal sellingA dan pelayan konsumen. $sisten staf juga akan dipekerjakan untuk masing-masing manager toko. 5ugas mereka juga termasuk analisi informasi, manager yang bebas melakukan keputusan manajemen. Seorang analisis sistem membuat pengamatan pribadi terhadap sistem proses penjualan yang sedang dilakukan, dan interaksi manager, tenaga penjual, dan pekerja yang lain. Deskripsi berikut ini dari sistem proses penjualan saat ini merupakan ringkasan informasi yang diperoleh oleh analis sistem. 3nformasi ini dinyatakan dalam susunan yang berurutan, untuk membuat ini lebih mudah diikuti tentang kejadian yang muncul pada teransaksi penjualan. S!stem Usulan Berdasarkan pada sebuah analisis kebutuhan pengguna a al, sistem analisa mengusulkan sebuah informasi baru yang disebut sistem @Sales Transaction-procesing and analisisA "S5!$<. Sistem ini menampilkan jaringan kerja sistem telekomunikasi dari terminal @!oint of SaleA "!9S< atau angka penjualan dan stasiun kerja manajemen. Sebuah penjelasan singkat dari sebagian sistem ini diikuti, diilustrasikan oleh diagram alir sistem dalam gbr..

).

;etika seorang konsumen berkeinginan untuk membeli sebuah suku cadang, pega ai penjualan memasukan data konsumen dan produk

)0

dengan menggunakan sebuah !9S terminal yang siap digunakan. !os terminal memiliki sebuah keyboard untuk masukan data dan layar video untuk tammpilan dari data masukan, sebaik data masukan, saran dan pesan. 5erminal proses dihubungkan dalam sebuah jaringan telekomunikasi, menuju penyimpanan komputer mainframe yang menggunakan program pemrosesan transaksi penjualan yang dapat dimengerti. ,. 5erminal !9S menampilkan sebuah daftar penjualan untuk konsumen yang mengandung data konsumen dan produk dan melayani sebagai sebuah transaksi . -. ;erusakan pada data masukan dapat menyebabkan sebuah indikasi yang rusak yang ditampilkan oleh pos terminal. !ega ai penjualan harus mengikuti beragam prosedur yang rusak untuk memperbaiki kerusakan yang serupa. .. !9S terminal menyiarkan atau menginformasikan data transaksi penjualan ke penyimpanan frame komputer. Hal ini secara cepat memperbaharui rekaman penjualan dalam database perusahaan yang direkam kedalam unit cakram magnetik. 0. ;omputer menampilkan analisa penjualan menggunakan rekaman penjualan yang terbaru dalam database perusahaan setelah itu, informasi kinerja penjualan yang tersedia untuk perhimpunan dan manajer penyimpanan dalam sebuah keberagaman dari format laporan dalam manajemen stasiun kerja mereka. 1. !erangkat lunak database manajemen juga mendukung database yang diperiksa oleh manajer, yang dapat menerima respon secara cepat tentang kinerja penjualan dalam tampilan pada stasiun kerja manajemen mereka.

)1

Beberapa gejala yang menjadikannya jelas bah a masalah serius yang muncul pada perusahaan: ). 8ejala pelaksanaan penjualan. !enjualan menjadi rendah dibandingkan tahun sebelumnya, dan pada tingkat yang rendah dibandingkan dari beberapa pesaing utama. !elaksanaan penjualan tidak dapat memenuhi tujuan perusahaan mengenai tingkat pertumbuhan dari penjualan untuk meningkatkan perluasan pemasaran. !enjualan saat ini tidak dapat memenuhi peramalan penjualan yang ditetapkan. ,. 8ejala tingkat penjualan. !enjual terlalu menghabiskan banyak aktu dalam melakukan transaksi penjualan. #ereka tidak memberikan pelayanan yang memuaskan dan usaha penjualan kepada konsumen. ;onsumen tidak menerima pelayanan yang cepat dan perhatian perorangan. -. 8ejala manajemen. !erusahaan dan manager penjualan terlalu banyak menghabiskan banyak aktu untuk mendapatkan informasi yang aktu pada perencanaan diperlukan, atau mereka mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tidak sesuai. #anager tidak menghabiskan banyak pemasaran dan tugas lain. #anager, penjual, dan konsumen telah dipenuhi informasi produk yang tidak baik dan pelayanan. !elaksanaan penjualan dari perusahaan menjadi timpang oleh proses transaksi penjualan, yang membatasi usaha penjualan oleh penjual dan menurunkan pelayanan kepada konsumen. #anager tidak menerima tipe informasi pelaksanaan penjualan yang dibutuhkan dan mereka menghabiskan banyak aktu untuk mencoba memenuhi informasi tersebut yang mengurangi aktu yang dibutuhkan dalam tugas manajemen yang lain. 6ntuk alasan ini, kualitas keputusan pemasaran dan pelaksanaan penjualan perusahaan lebih menurun. Catatan : 6ntuk mempersingkat analisa studi kasus ini, kami akan membatasinya sampai dua solusi alternatif meskipun dua solusi lain berkembang diantara dua solusi tersebut dapat dikembangkan, khususnya jika data yang diberikan lebih banyak atau lebih banyak asumsi-asumsi yang dibuat.

)2

Solus! #. #empertahankan sistem informasi terkini untuk proses penjualan dan proses analisis. #emperkerjakan lebih banyak penjual menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada untuk konsumen.

#emperkerjakan lebih banyak asisten untuk mengurangi tugas analisa dari manager informasi penjualan. Solus! / . #engembangkan sistem informasi baru dengan menggunakan teknologi otomatisasi retail terkini. Sistem !9S memperbolehkan transaksi penjualan berlangsung cepat, dan memperbolehkan penjual untuk menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen. Sistem yang baru seharusnya menjadikannya mudah bagi manager untuk menerima respon dengan cepatmengenai permintaan untuk informasi penjualan, sesuai dengan kebutuhan mereka. ;euntungan : ). ,. Biaya persiapan yang rendah untuk pelatihan pekerja baru. Sederhana, sistem manual yang mudah digunakan oleh para penjual. pelayanan kepada konsumen oleh beberapa penjual. .. ;esesuaian informasi dengan manager oleh asisten staf seharusnya mengarah kepada penggunaan manajemen keputusan yang baik. ;erugian : ). Biaya operasi meningkat sejalan dengan dipekerjakannya pekerja baru. ,. pemakaian aktu proses transaksi penjualan untuk penjual -. 3nformasi pelaksanaan penjualan akan selalu menjadi beberapa hari sebelumnya .. 3ntegrasi yang tidak baik dengan perkembangan penjualan, penyaluran,dan sistem lainnya yang sedang direncanakan. 0. 5idak sesuai dengan rencana organisasi untuk menggunakan teknologi sistem informasi untuk mengurangi biaya dan meningkatkan penjualan dan pelayanan. aktu yang lebih baik dan pengambilan

-. !eningkatan penjualan yang diharapkan melalui penjualan perseorangan dan

)D

E,aluas! dar! Solus! /. ;euntungan: ). ,. -. .. 0. Secara relatif biaya operasi rendah untuk operasi dan pemeliharaan. Sistem !9S yang mudah digunakan dengan menggunakan teknologi terkini yang dapat diterima secara luas. !roses transaksi penjualan yang cepat oleh penjual dengan menggunakan terminal !9S 3nformasi pelaksanaan penjualan terkini dapat terpenuhi untuk manajer. !eningkatan penjualan yang diharapakan dapat dipenuhi melalui penjualan perorangan dan pelayanan kepada konsumen dan pemekaian serta manajemen aktu yang baik. 1. ;esesuaian informasi dengan manajemen berdasarkan pada data terkini dan berlaku pada permintaan harus diarahkan pada pengambilan keputusan yang baik. 2. D. Dirancang untuk dapat diintegrasikan kemajuan pemasaran, penyaluran, dan sistem lainnya yang sedang direncanakan Sesuai dengan rencana organisasi untuk menggunakan teknologi sistem informasi untuk mengurangi biaya dan peningkatan penjualan dan pelayanan. ;erugian: ). ,. Biaya persiapan yang tinggi untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan pengembangan serta penerapan dari sistem yang baru. ;esulitan menggunakan teknologi automasi terpisah oleh beberapa penjual dan manajer. Alasan Pem!l!han Solus! !erusahaan harus mengembangkan proses transaksi penjualan yang baru dan sistem informasi analisis. Hal ini memperbolehkan proses transaksi penjualan yang cepat oleh penjual, sementara manajer memberikan informasi tepat pada aktunya sesuai dengan yang mereka butuhkan. !enjual memperoleh banyak aktu yang lebih banyak bagi konsumen dan pelayanan, dan manajer akan mempunyai aktuuntuk tugas manajerial yang lain. 5ingginya biaya persiapan adalah

)*

harga yang pantas yang harus dibayar untuk keuntungan tersebut, dan untuk kemampuan dari sistem yang baru untuk dapat di integrasikan dengan kemampuan sistem yang lain dan dengan rencana strategis perusahaan untuk sistem informasi. Usulan 0an&angan S!stem In(ormas! Beberapa perlengkapan pengembangan sistem harus pada informasi yang ditemukan pada studi kasus untuk mengembangkan sebuah usulan rancangan sistem. Diagram alir pengembangan sistem di gunakan untuk menganalisa sistem informasi terkini dan usulan sebuah rancangan yang memenuhi kebutuhan dari pemakainya dan organisasi. $nalisa dan rancangan proses mengakibatkan dalam sebuah usulan rancangan umum untuk proses transaksi dan analisa system. Banyak pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mengembangkan spesifikasi rancangan secara detail untuk system yang baru. 7amun sejalan dengan usulan rancangan umum untuk system yang baru cukup memadai untuk pihak manajemen $BC sebagai pemakai akhir. Hal tersebut mengijinkan mereka untuk mengusulkan solusi sistem informasi yang efektif untuk masalah bisnis mereka. Solusi usulan dapat dirancang secara detail dan diterapkan oleh organisasi spesialis system informasi. Penera%an 0en&ana 6sulan solusi untuk permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan menjadi permasalahan yang utama. 6ntuk dapat diterapkan secara baik, rancangan ini harus mencakup pengimplementasian aktivitas-aktivitas sebagai berikut: #engevaluasi dan mendapatkan peerangkat keras dan perangkat lunak baru. Sistem komputer, terminal !9S, manajemen stasiun-stasiun kerja, dan pengolah data komunikasi, serta fasilitas jaringan untuk perangkat keras. Sedangkan untuk perangkat lunak adalah sistem manajemen basis data, penga as komunikasi, dan sebuah proses transaksi penjualan, serta paket analisa.

,+

#engembangkan setiap komputer yang tidak dibeli sebagai paket perangkat lunak. #embuat modifikasi yang dipelukan mengenai paket perangkat lunak yang diperlukan.

#empersiapkan dokumentasi mengenai bagaimana menggunakan proses transaksi penjualan yang baru dan system analisa untuk manajer, tenaga penjual, operator komputer.

#endidik dan melatih bagian manajemen, tenaga penjual, dan petugas sistem informasi yang mengoperasikan sistem yang baru. #enguji system dan memperbaikinya sampai dapat berfungsi dengan baik. #engadakan peruabahan pada system yang baru berdasarkan fase penyimpanan berdasarkan penyimpanan untuk mengurangi kegagalan. !enggunaan penyimpanan yang pertama adalah sebagai sebuah acuan arah untuk membantu dalam pengujian dan pelatihan.