Anda di halaman 1dari 31

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Arsip merupakan pusat kegiatan dan alat pengawasan yang diperlukan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan perkantoran. Oleh sebab itu tanpa adanya arsip, tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi perkantoran. Banyak orang yang apabila mendengar istilah Arsip akan timbul bayangan citra buruk tentang tumpukan kertas yang kumal, penuh debu, ruangan yang kotor, serta banyak kertas yang berserakan. Hal tersebut tidak hanya merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga mengakibatkan citra terhadap pelaksanaan terhadap pelaksanaan, pengelolaan arsip seolah-olah menjadi kurang baik dan tidak berguna. Dimana penataan arsip tersebut ditata menurut prosedur kearsipan yang sesuai dengan ruang lingkup perusahaan atau menurut kebijakan perusahaan itu sendiri. Prosedur kearsipan terdiri atas prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat-surat masuk meliputi kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian dan pengolahan. Prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan dan pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan.
1.2 Rumusan Masalah Dalam masalah ini akan dibahas beberapa masalah yaitu: 1. Apa pengertian dari prosedur kearsipan? 2. Bagaimanakah prosedur permulaan dalam arsip? 3. Bagaimanakah langkah-langkah prosedur pengolahan dalam arsip? 4. Bagaimanakah langkah-langkah prosedur penyimpanan dalam arsip?

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Prosedur Kearsipan Prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan. Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file, sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya. Setiap pekerjaan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan dari awal sampai selesai. Langkah-langkah tersebut disebut prosedur kearsipan. Prosedur kearsipan terdiri atas prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat-surat masuk meliputi kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian dan pengolahan. Prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan dan pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan. Sebagaimana di ketahui di Indonesia dewasa ini terdapat tiga cara pencatatan dan pengendalian surat, yaitu dengan menggunakan perangkat Buku agenda (di kantor kecil dan perusahaan swasta), kartu kendali (di departemen, bank) dan takah/Tata Naskah (di Dept. Hankam, ABRI, Dephub). Buku agenda beserta perangkatnya umumnya masih banyak dipergunakan diberbagai kantor, terutama yang kecil dan perusahaan swasta. 2.2 Prosedur Permulaan 2.2.1. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Setiap kantor tentunya mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi jalannya surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat.

Buku Agenda Halaman-halaman buku agenda berisi kolom-kolom keterangan atau data dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file, buku ini memang sering dipergunakan sebagai referensi pertama dalam pencarian surat, terutama pada petunjuk tanggal surat diterima atau pada nomor surat. Hubungan erat antara buku agenda dengan file penyimpanan surat disebabkan karena file penyimpanan surat masih sering menggunakan sistem filling kronologis, yang juga merupakan susunan dari catatan surat masuk pada buku agenda. Dengan menemukan tanggal surat masuk atau nomor urut surat masuk, atau tanggal dan nomor surat keluar maka surat yang disimpann dengan sistem kronologis dapat ditemukan. Untuk mencari informasi mengenai suatu surat dari Buku Agenda sedikit sulit dan lama, karena susunan informasinya yang kronologis. Fungsi buku agenda sebagai alat sebagai surat pengawasan surat masuk dan keluar jadi berjalan kurang lancar. Artinya buku agenda tidak lebih hanya berfungsi sebagai alat untuk membantu menyusun statistik jumlah surat masuk, dan keluar per hari, per bulan atau per tahun. Untuk lebih memaksimalkan fungsi buku agenda, pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan menggunakan kartu atau

formulir. Karena itu prosedur buku agenda banyak ditinggalkan dan digantikan dengan prosedur kartu kendali. Namun demikian, sampai saat ini masih banyak instansi pemerintah, swasta yang keliru memilih sistem pencatatan. Kebanyakan masih memilih sistem kronologis. Memang ada yang cocok mempergunakan susunan kronologis, misalnya buku catatan harian seperti buku tamu di resepsionis. Tetapi urutan ini tidak akan banyak membantu bila dilakukan untuk mencatat urutan surat masuk dan surat keluar, terutama dipandang dari keperluan menemukan kembali arsip. Jika pemakai buku agenda hanya terbatas sebagai alat kontrol, maka sistem penyimpanan haruslah mempergunakan sistem-sistem

penyimpanan yang standar seperti sistem abjad, sistem nomor, sistem

pokok soal, sistem wilayah dan sebagainya. Kecuali sistem kronologis. Hal ini disebabkan karena susunan buku agendanya sudah kronologis.

Contoh Gambar Agenda Surat Masuk

Contoh Gambar Agenda Surat Keluar

Ada 3 jenis format buku agenda yang dapat digunakan, yaitu : 1. Buku Agenda Tunggal : yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuksekaligus surat keluar dalam suatu format. Format Buku Agenda Tunggal No Tgl MK Surat nomor tgl 1. 1/1/01 M 21/s/01 30/12/2000 CV Mawar 2. 1/1/01 K 1/ka/01 1/1/2001 PT Sakti 3. 2/1/01 M 1/1/2001 Sdr. Hadi Lamaran permohonan penawaran Dari Kepada Isi ringkas Ket

2. Buku Agenda Berpasangan : yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah kiri untuk surat keluar. Format Buku Agenda Berpasangan/Kembar Surat Masuk No Tgl Surat nomor tgl 1. 1/1/01 21/s/01 30/12/2000 CV Mawar 2. 2/1/01 1/1/2001 Sdr. Hadi 3. 4/1/01 3/r/01 3/1/2002 PT Raga Penawan lamaran penawaran Dari Isi ringkas Ket

3. Buku Agenda Kembar : yaitu dengan menyediakan 2 buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar.

Format Buku Agenda Berpasangan/Kembar Surat Keluar No Tgl Surat nomor Tgl 1. 1/1/01 1/ka/01 1/1/2001 PT Sakti 2. 3/1/01 2/ka/01 3/1/2001 CV Mawar Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan, maka kita memerlukan Lembar Disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen. Lembar disposisi akan beredar bersama dengan dokumen tersebut. Berikut ini adalah format lembar disposisi : LEMBAR DISPOSISI Indeks: Rahasia: Penting: Biasa: Kode: Tanggal/nomor: Asal Isi Ringkas : : Diteruskan Kepada: 1. 2. 3. Sesudah digunakan harap segera kembali Kepada: Tanggal: Tanggal Penyelesaian: lamaran penawaran Kepada Isi ringkas Ket

Instruksi/Informasi:

Kartu Kendali Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting dengan ukuran 10 x 15 cm.

Di samping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip. Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih, kuning, dan merah. a. Kartu Kendali warna putih diletakkan pada Unit Pencatatan. b. Kartu Kendali warna kuning diletakkan pada Unit

Penataan/Pengolahan. c. Kartu Kendali warna merah diletakkan pada Unit

Penataan/Pengolah. Yang dicatat dalam kartu kendali hanya surat masuk atau keluar penting saja, sedangkan surat-surat biasa atau rutin biasa dicatat dalam lembar pengantar surat biasa. Dalam hal ini surat rahasia pun dicatat pula tersendiri dalam lembar pengantar surat rahasia oleh petugas yang telah ditunjuk oleh pimpinan kantor. Pada dasarnya sistem kartu kendali ini untuk melaksanakan pengurusan dan pengendalian surat masuk atau surat keluar terbagi dalam 5 kegiatan, yaitu: 1. Penerimaan surat masuk atau keluar Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk atau keluar dari instansi lain diterima melalui satu pintu, yaitu Unit Kearsipan sehingga akan lebih memudahkan untuk kontrole dan pengawasannya. Dalam pelaksanaanya, kalu suatu unit kerja memerlukan kecepatan dan memproses surat keluar tersendiri sampai dengan

penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan 2 (dua) kartu kendali tersebut diserahkan ke Unit Kearsipan, sehingga dengan cara ini Unit Kearsipan, sehingga dengan cara ini Unit Kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan. Tugas peneriamaan surat dalam setiap instansi adalah: Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap, tanggal pada sampul surat.

Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, segera, pribadi, salah alamat, surat rahasia, dsb.

Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat. Menerima surat keluar dari Instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir. Perlu pula menjadi perhatian penerima surat, bahwa semua surat masuk

atau keluar atau barang cetakan lainnya yang diterima oleh petugas penerima surat harus segera pula diteruskan ke pencatat dan tidak diperkenankan tertumpuk di tempat penerima surat. 2. Pencatatan surat masuk atau surat keluar.

a. Yang termasuk dalam kategori surat penting adalah: Kalau surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya. Surat tersebut mempunyai proses lanjutnya yang segera harus

dilaksanakan. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh Pimpinan atau Unit Pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

b. Mencatat surat penting masuk. Surat penting tersebut dicatat dalam kartu kendali rangkap 3 (tiga), yaitu dengan mengisi kolom-kolom seperti dibawah ini: Indeks Tanggal terima, nomor surat dan kolom M diberi lingkaran berarti surat masuk, sedangkan kalau K yang dilingkari berarti surat keluar Isi ringkas Lampiran

Dari atau kepada Tanggal, nomor surat Pengolah, paraf Catatan.

c. Mencatat surat penting keluar. Surat penting keluar dapat dicatat di Unit Kearsipan, tetapi dapat pula pencatatan ini dilakukan oleh Unit Pengolahan asalkan kartu kendali putih (I) dan kartu kendali kuning (II) diserahkan ke Unit Kearsipan, sehingga Unit Kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di Unit Pengolah. d. Proses pengurusan surat penting keluar adalah sbb: Tata Usaha Unit Pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu dua kartu kendali, yaitu kartu kendali putih (I) dan kuning (II) diteruskan ke Unit Kearsipan untuk dikirimkan ke alamat instansi, sebagai tujuan surat keluar tersebut.

Setelah semua kolom-kolom dalam surat kendali diisi, tanda (K) dilingkari. Tembusan surat beserta kartu kendali merah (III) disimpan di Unit Pengolah. Proses selanjutnya adalah: Surat beserta tembusannya dan dua kartu kendali (kuning dan putih) diteruskan ke pencatat di Unit Kearsipan.pencatat

memberikan stempel instansi pada surat aslinya dan disiapkan sampulnya. Kartu kendali putih (I) diteruskan ke pengarah untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu control. Tindasan (tembusan) surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali kuning (II) setelah diparaf dikembalikan ke Unit Pengolah supaya diketahui, bahwa suratnya telah diterima oleh Pencatat. Surat dimasukkan dalam sampul surat dan diteruskan ke ekspedisi untuk dikirimkan ke alamatnya.

3. Pengarah atau pengendalian Surat penting beserta 3 kartu kendali diterima oleh pengarah (atasan Unit Kearsipan) untuk mengontrol pengisian kartu kendali tersebut. Pengarah mengisi kolom indeks, kode, dan kolom pengolah yang dikosongkan oleh

10

pencatat, karena pencatat tidak dapat menetukan dengan tepat kolom-kolom tersebut. Kartu kendali putih (I) ditahan oleh Pengarah dan berfungsi sebagai kartu control terhadap surat masuk tersebut. Setelah itu surat beserta 2 kartu, yaitu kartu warna kuning (II) dan merah muda (III) diteruskan ke Unit Pengolah, karu Kendali putih disimpan dalam kotak kartu kendali oleh pengarah sebagai kartu control. Nantinya kartu kendali putih (I) setelah satu tahun dikumpulkan, dijilid dan fungsinya adalah sebagaimana buku agenda dalam system lama. 4. Penyampaian ke Unit Pengolah. Dengan disertai 2 kartu kendali, yaitu kartu kendali kuning (II) dan merah muda (III) surat tersebut diteruskan ke Unit Pengolah (Unit Kerja). Di Unit Pengolah surat diterima oleh petugas Tata Usaha dan kartu kendali kuning dan merah muda diparaf, setelah itu kartu kendali kuning

dikembalikan ke piata arsip di Unit Kearsipan, sedangkan kartu kendali merah melekat pada surat. 5. Penyampaian atas Penata arsip Penata arsip menerima kembali kartu kendali kuning yang telah diparaf oleh Unit Pengolah dan disimpan alam kotak kartu kendalisebagai bukti, bahwa surat tersebut berada di Unit Pengolah. Setelah nantinya surat tersebut menurun nilai penggunaannya oleh Unit Pengolah surat tersebut dinyatakan inaktif, maka surat tersebut diserahkan ke Unit Kearsipan untuk dismpan selanjutnya, maka kartu kendali merah muda dipertukarkan dengan kartu kendali kuning. Fungsi Kartu Kendali: a. Sebagai alat pengendali surat masuk/keluar. b. Sebagai alat pelacak lokasi surat. c. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses. d. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.

11

Tata Naskah (takkah) Sama seperti dua prosedur sebelumnya, prosedur tata naskah bertujuan untuk memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan, dan pencarian kembali segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan yang dihimpun didalam takkah. Takkah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Takkah itu adalah sebuah map-jepit (snelhecter-map) yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengolah yang berwenang terhadap pengolahan surat yang bersangkutan. Takkah ini beredar dari pejabat ke pejabat lain sesuai keperluan, dan peredarannya dimonitor terus menerus oleh Tata Usaha Takkah, sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan Takkahnya disimpan di Tata Usaha Takah menurut system penyimpanan (filing system) tertentu yang dipilih. Umumnya system penyimpanan Takah adalah system-subjek (system pokok-soal), walaupun tidak tertutup kemungkinan penyimpanan berdasarkan system lain, seperti system abjad (nama), system nomor, atau system geografis.

Buku Ekspedisi Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat disini lebih sedikit dari buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat dan paraf penerima. Setiap unit kerja biasanya mempunyai buku ekspedisi. Di dalam prosedur kartu kendali fungsi buku ini digantikan oleh salah satu lembar dari kartu kendali yang diterima oleh unit pengolah, dan setelah diparaf dikembalikan kepada unit tata usaha. Buku ekspedisi selain digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan diantar juga berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan surat karena dilengkapi dengan kolom tanda terima / tanda tangan penerima.

12

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu : 1. Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian atau pengiriman atau distribusi yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi atau perusahaan sendiri.
NO TANGGAL SURAT DIKIRIM KEPADA NOMOR SURAT NAMA PENERIMA

C C Contoh Gambar Buku Ekspedisi Intern 2. Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian atau pengiriman atau distribusi surat kepada pihak lain diluar organisasi atau perusahaan. PARAF NO TANGGAL SURAT DIKIRIM KEPADA NOMOR SURAT DAN TANGGAL DITERIMA C Contoh Gambar Buku Ekspedisi Ekstern 2.3 Prosedur Pengolahan 2.3.1 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk. Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkahlangkah sebagai berikut: Penerimaan Tugas penerimaan: a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk, b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat, c. Menggolongkan surat sesuai dengan urgeni penyelesaian,
13

d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima. Penyortiran Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut. Pencatatan Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan. Mengagendakan Surat Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut buku agenda masuk (daily mail record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. Pengarahan dan Penerusan Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya. Penyampaian Surat Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intern. b. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

14

c. Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167). 2.3.2 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar. Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut: Pembuatan konsep surat Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan. Pengetikan. Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti hasil pengetikan konsep hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat), setelah melalui koreksi kesalahan. Mengetik surat dalam bentuk akhir. Konsep yang telah disetujui pimpina kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat. Penandatanganan. Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani. Pencatatan. Dalam pencatatan ini, kegiatan-kgiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut: a) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertaikelengkapan lainnya, seperti (lampiran dan amplop).

15

b) surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis. c) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk dikirirm. 2.4 Prosedur Penyimpanan 2.4.1 Prosedur Penyimpanan Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu, penyimpanan warkat yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses. Penyimpanan Sementara (File Pending) File pending atau file tidak lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat diproses. File ini terdiri dari map-map yang berisi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri atas 31 map yang berisi tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi. Warkat yang pending hingga waktu tertentu dapat dimasukkan ke dalam map dibawaah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip yang dipergunakan. Penyimpanan Tetap (Permanent File) Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur penyimpanan warkat. Pengalaman menunjukkan bahwa memenag banyak warkat hilang pada prosedur permulaaan, sedang apabila sudah sampai ke prosedur penyimpanan, kecepatan penemuan kembali arsip sangat ditentukan oleh prosedur penyimpanan yang diterapkan. Untuk penyimpanan arsip yang tidak terlalu banyak, seperti organisasi yang kecil atau arsip pribadi, benar salahnya penerapan prosedur kearsipan tidak akan terlalu kelihatan. Lain halnya untuk organisasi besar yang

16

jumlah arsipnya banyak dan masalah kearsipan ditangani oleh banyak orang maka penerapan prosedur kearsipan akan sangat kelihatan manfaatnya. Jika dirinci, maka langkah-langkah penyimpanan arsip meliputi hal-hal seperti di bawah ini. a) Langkah pemeriksaan Langkah ini merupakan langkah pemeriksaan penyimpanan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat tersebut memang sudah siap untuk disimpan. Bila belum ada tanda siap disimpan atau tanda release disimpan, atau tanda release mark, seperti yang umumnya digunakan kantor sebagai tanda siap tidaknya warkat disimpan, maka warkat tersebut harus dikembalikan pada unit pengolah atau pihak yang berwenang. b) Langkah mengindeks Mengindeks merupakan kegiatan menentukan pada nama apa, atau subyek apa, atau kata tangkap apa surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Pada kearsipan sistem subyek, maka surat atau permasalahan pokok surat akan merupakan kata tangkap sebagai dasar penyimpanannya. Sedangkan pada kearsipan sistem abjad, maka umumnya kepala surat, yang merupakan pengiriman surat atau penandatangan surat yang umumnya digunakan sebagai dasar dalam menentukan kata tangkap warkat yang akan disimpan. PERATURAN MENGINDEKS Peraturan mengindeks yang berjumlah 20 (dua puluh) ini dipergunakan secara universal. Pada akhir dari tiap kelompok diberikan dua latihan. Latihan pertama merupakan praktek di dalam cara mempergunakan peraturan-peraturan yang disajikan pada kelompok bersangkutan. Latihan kedua merupakan praktek dari semua peraturan yang sudah disajikan. Peraturan 1: Nama-Orang Nama-orang diindeks menjadi urutan sebagai berikut, yaitu: namabelaka ng, nama-depan, dan nama-tengah. UNTUK NAMA Cina dan Korea urutannya tetap, karena nama-keluarga mereka terletak di depan.

17

Nama Benny Tengker Adnan Buyung Nasution Soeharto Mista Bin Idris I Ketut Suradjaja Unit 1 Tengker Nasution Soeharto Idris Suradjaja

Indeks Unit 2 Benny Adnan

Unit 3 Buyung

Urutan Abjad 10 6 8 2 9

Mista I

Bin Ketut

Peraturan 2: Mengabjad Mengabjad adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah diindeks menurut urutan abjad Latin, dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing, huruf demi huruf. Bilamana unit pertama sama, maka yang dibandingkan adalah unit kedua masing-masing, huruf demi huruf. Jika unit kedua juga sama, maka yang dibandingkan adalah unit ketiga, dan seterusnya. Nama Indeks Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Rio Khormein Amsyah Rio Khormein 3 Amsyah Ira Farida Hutauruk Ira Farida 4 Hutauruk Peraturan 3: Nama-Tunggal Nama-tunggal di dalam urutan abjad mendahului nama-tunggal lain yang sama yang mempunyai singkatan. Singkatan mendahului kepanjangannya. Nama-tunggal yang pendek mendahului nama-tunggal yang lebih panjang. Peraturan ini lebih dikenal dengan sebutan tidak ada mendahului ada. Nama Indeks Urutan Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Soeharto Soeharto 1 S. Soeharto Soeharto S. 2 Soehartono Soehartono 4 Peraturan 4: Awalan Nama-Keluarga Awalan nama-keluarga dalam indeks tidak terpisah dari namakeluarganya, sebagai unit pertama. Awalan tersebut adalah d1, De, de, Da, Del, Mc, Mac, dan lain-lain. Awalan M, Mc diindeks sebagai Mac, dan St. diindeks menjadi Saint.

18

Nama Bartje Van Houten V.B. Da Costa Johny Dakosta John Mc Enroe George St. John Unit 1 Van Houten Da Costa Dakosta Mac Enroe Saint John

Indeks Unit 2 Bartje V. Johny John George B.

Unit 3

Urutan Abjad 5 1 2 3 4

PRAKTEK MENGINDEKS Untuk membiasakan diri mengindeks nama-nama sesuai dengan Peraturan Mengindeks, maka setiap kali kita selesai mempelajari 4 (empat) peraturan, kita mengerjakan latihan-latihan sebagai bagian dari kegiatan Praktek Mengindeks. Para Pemakai buku ini diharapkan dapat mengerjakan praktekpraktek tersebut dengan menyediakan perlengkapan yang disebutkan dibawah ini serta mengikuti petunjuk berikut: 1. Buatlah sebuah kotak dari karton kue dengan ukuran panjang 5 cm, lebar 12,7 cm, dan tinggi 5 cm. 2. Buatlah penyekat yang berfungsi juga sebagai penunjuk (guide) dari bahan karton coklat ukuran 12,5 cm x 9 cm sejumlah 26 lembar. Karton-karton ini diperlukan untuk 2 set penunjuk abjad dari huruf A sampai dengan Z. 3. Sediakan kira-kira 100lembar kertas HVS polos berukuran 7,5 cm x 12,5 cm. kertas ini akan digunakan sebagai kartu indeks, yaitu tempat dari nama-nama yang sudah diindeks dituliskan, dengan satu nama menempati satu kartu masing-masing. 4. Berikut ini adalah contoh gambar kartu indeks yang sudah disimpan (disusun) di dalam kotak file di belakang penunjuk (guide) masing-masing abjad. Peraturan 5: Nama-Perusahaan Indeks dari nama-perusahaan yang bukan berasal dari nama-orang atau kalaupun berasal dari nama-orang tetapi tidak-lengkap dituliskan seperti urutan semula. Nama-orang tidak lengkap terdiri dari satu unit. Jenis (bentuk) usaha yang terdiri dari kata ganda atau majemuk (lihat Peraturan 11) diindeks sebagai 1 (satu) unit, misalnya Toko Buku, Perseroan Terbatas, Beauty Salon, dan lain-lain.

19

Nama Toko Waringin Kencana Curtis Secretarial School Dian Electronic Hotel Indonesia International Unit 1 Waringin Kencana Curtis Dian Indonesia

Indeks Unit 2 Toko Secretarial School Electronic International

Unit 3

Urutan Abjad 6 1 2 3

Hotel

Peraturan 6: Nama-Perusahaan Berasal dari Nama-Orang-Lengkap Indeks dari nama-perusahaan yang berasal dari nama-orang-lengkap dituliskan dengan urutan seperti pada Peraturan 1, yaitu dengan urutan nama-belakang, nama-depan, dan nama-tengah (bilamana ada). Namaorang-lengkap terdiri lebih dari satu unit. Nama Unit 1 Dasaad Musin Musin Concern John Drew Drew John Lumber Company P.T. Miller Miller P. Corporation Adnan Buyung Nasution Adnan Nasution & Ass. Peraturan 7: Kata Sandang The Indeks Unit 2 Unit 3 Dasaad Concern Lumber T. Buyung (&) Unit 4 Urutan Abjad 4 2 3 5

Company Corporation Associates

Kata sandang the di dalam indeks ditulis di dalam tanda kurung, tetapi waktu mengabjad diabaikan. The yang terletak di depan, pada indeks diletakkan di belakang di dalam tanda kurung. The yang terletak di tengah, pada indeks diletakkan pada unit sebelumnya di dalam tanda kurung. Nama The New International Theater Andrew the Baker Unit 1 New Indeks Unit 2 International Unit 3 Theater (The) Urutan Abjad 2

Andrew (the)

Baker

20

Peraturan 8: nama dengan Tanda Hubung Kata-kata atau nama-nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap sebagai satu unit, dan indeksnya menjadi satu unit. Untuk nama-oranglengkap yang mengandung tanda hubung diindeks seperti Peraturan 1, yaitu dibalik.

Nama Marietje Tengker-Rombot Bus-Truck Rentals John Lee-Barry The John LeeBarry Company Unit 1 TengkerRombot Bus-Truck Lee-Barry Lee-Barry

Indeks Unit 2 Marietje Rentals John John

Unit 3

Urutan Abjad 4 1 2 3

Company (the)

Peraturan 9: Singkatan Singkatan nama diabjad sesuai dengan kepanjangannya, semuanya dituliskan dalam satu unit. Huruf-huruf yang bukan singkatan diindeks dalam bentuk huruf-huruf yang berdiri sendiri-sendiri sebagai unit. Nama Unit 1 Toko Buku ABC ASEAN St. George Hotel RRI A Unit 2 B Indeks Unit 3 C Urutan Abjad 1

Unit 4 Toko Buku

Unit 5

ASEAN Saint George RRI

Hotel

2 4

Peraturan 10: Bentuk Usaha dan Kata Sambung Bentuk usaha atau yang dapat disamakan sebagai bentuk usaha diindeks sebagai sebagai unit dengan menempatkan di belakang dan dapat disingkat penulisannya. Bentuk usaha yang terdiri dari kata ganda diindeks sebagai satu unit. Perlu diingat bahwa prinsip indeks adalah bagian nama yang sebenarnya selalu diletakkan di depan, sebab nama inilah yang dijadikan

21

dasar urutan abjad. Kata sambung seperti: dan, and, &, for, dalam, dan sebagainya, di dalam indeks tetap ditulikan, tetapi diabaikan pada waktu mengabjad, ditempatkan di belakang unit bersangkutan di dalam tanda kurung. Nama Unit 1 Harris Co. Ltd. Toko Buku Gunung Agung Lapangan Terbang Halim Perdanakusuma Macleod & Co., Inc Harris Gunung Agung Indeks Unit 2 Unit 3 Limited Unit 4 Urutan Abjad 2 1 4

Company Toko Buku Perdanakusuma Halim

Lapangan

Macleod (&)

Co

Inc

Peraturan 11: Kata Majemuk Dalam bahasa Inggris ada kata yang boleh ditulis satu kata dan ada yang dapat ditulis dengan dua kata. Hal ini tidak terdapat pada bahasa Indonesia. Misalnya airport dapat ditulis juga sebagai air port, tetapi lapangan terbang tidak mungkin ditulis menjadi satu lapanganterbang. Di dalam indeks kata-kata bahasa Inggris yang dapat bahasa Inggris yang dapat ditulis sebagai satu atau dua kata dipandang sebagai satu unit. Demikian pula kata majemuk dalam bahasa Indonesia, di dalam indeks dijadikan satu unit. Nama Inter State Bus Co. Northeast High School North East Weaving Mills PT Sayur Mayur Unit 1 Inter State Northeast North East Sayur Mayur Indeks Unit 2 Bus High School Weaving Perseroan Terbatas Urutan Abjad 1 2 3 4

Unit 3 Company

Mills

Peraturan 12: Nama Tempat yang Ganda Nama tempat yang ganda diindeks sebagai satu unit tanpa memperhatikan apakah nama tersebut bahasa Indonesia atau bahasa lain (asing).

22

Nama The New York Times Corp. Kebayoran Baru inn Toko Mas Ujung Pandang Kuala Lumpur Bank Unit 1 New York Kebayoran Baru Ujung Pandang Kuala Lumpur

Indeks Unit 2 Times Inn Toko Mas Bank

Unit 3 Corporation (the)

Urutan Abjad 3 1 4 2

Peraturan 13: Gelar dan Pangkat Gelar dan pangkat dokelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu kesarjanaan, kebangsawanan, keagamaan, dan kepangkatan. Di dalam indeks, gelar dan pangkat adalah bukan unit dan dituliskan dalam tanda kurung di belakang unit terakhir. Kalau namanya adalah nama lengkapa maka dalam indeks nama tersebut dibalik, sedangkan nama tunggal adalah tetap. Istilah senioritas seperti Jr., Sr., I, II, III, dan lain-lain adalah unit dan dalam indeks ditempatkan dalam tanda kurung sebagai unit terakhir. Nama Prof. Dr. Emil Salim Prof. Dr. Soebroto Lady Diana Spencer K.H. Munir Abisujak Pastor Ignatius Let. Jen. Purn. Ali Sadikin Kopral Djono John Smith, Jr. Peraturan 14: Kepunyaan Tanda Kepunyaan dalam bahas Inggris ditandaidengan apostrof dan huruf s, sedang kata yang berakhiran huruf s cukup ditandai dengan apostrof saja. Tanda apostrof dan s ini did ala indeks tetap dicantumkan, tetapi di dalam mengabjad tidak diperhitungkan (diabaikan). Unit 1 Salim Soebroto (Prof. Dr.) Spencer Abisujak Ignatius (Pastor) Sadikin Djono (Kopral) Smith Indeks Unit 2 Emil (Prof. Dr.) Unit 3 Urutan Abjad 5 7 8 1 3 4 2 6

Diana (Lady) Munir (K.H.) Ali (Let. Jen. Purn.) John (Jr.)

23

Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Myers Oxygen Myers Oxygen Service Service Thomas B. Myer Myer Thomas B. Myers Paint Store Myers Paint Store Henry Myerson Myerson Henry Peraturan 15: Badan Pemerintah Pusat dan Kepanitiaan

Nama

Urutan Abjad 1 2 3 4

Badan Pemerintah Pusat, seperti departemen, lembaga nondepartemen, dan lembaga-lembaga tinggi Negara diindeks melalui nama-negara, diikuti nama-instansi dari yang lebih tinggi sampai yang lebih rendah (misalnya nama-departemen, diikuti nama-direktorat jenderal, kemudian nama-biro bilamana ada). Jenis pemerintahan dan tingkat instansi seperti kata-kata departemen, ministry, ditjen, biro, dan sebagainya ditempatkan dalam tanda kurung sebagai bukan unit. Untuk nama-pemerintah-federal Amerika Serikat, sebagai unit ketiga adalah kata government. Nama-nama kepanitiaan (comitee, dan sebagainya) diindeks sesuai nama kepanitiaan dengan unit-unit sesuai peraturan mengindeks yang ada.
Nama Unit 1 Unit 2 Indeks Unit 3 Unit 4 Unit 5 Urutan Abjad

Panitia Hari Sumpah Pemuda Committee for World Travel Departement Dalam Negeri RI Ditjen PUOD US Dept. of Commerce Bureau of Census MPR RI Kingdom of Sweden Ministry of Defence LIPI

Panitia

Hari

Sunpah

Pemuda

Committee World (for) Indonesia Dalam (Rep.) Negeri (Dep) US

Travel PUOD (Ditjen)

1 2

Government Commerce Census (Dept. of) (Bureau of) MPR Defence (Ministry of) LIPI

Indonesia (Rep.) Sweden (Kingdom of) Indonesia (Rep.)

3 6

24

Peraturan 16: Badan Pemerintahan Daerah dan Perguruan Tinggi Nama Badan Pemerintah Daerah diindeks menurut nama-daerah, diikuti tingkat daerah bersangkutan, kemudian seterusnya nama-nama-instansi dari yang tinggi ke yang lebih rendah, dengan masing-masing tingkatinstansi ditempatkan dalam tanda kurung di belakang nama-instansi masing-masing. Kata-kata yang di dalam tanda kurung adalah bukan unit dan di dalam mengabjad diabaikan. Jenis perguruan tinggi di belakang dari namanya di dalam indeks. Nama Kanwil Dep. Penerangan Provinsi Kalbar Dinas Pertanian Kab. Karawang, Jawa Barat STIM STIE Perbanas Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kalimantan Provinsi Penerangan Barat (Kanwil Dep.) Karawang Kabupaten Pertanian (Dinas) Unit4 Urutan Abjad 4

Sekolah STIM Perbanas

10 STIE 9

Peraturan 17: Angka Angka yang terdapat pada nama diindeks dalam bentuk huruf sesuai bahasa dari nama bersangkutan , dan dianggap sebagai satu unit. Angka bahasa Inggris di atas 1.000, seperti 1.205 diindeks sebagai twelve hundred five bukan one thousand two hundred five. Nama 69 Club PT 3M-Indonesia Unit 1 Sixtynine Tiga Indeks Unit 2 Club MUrutan Abjad 5 6

Unit 3 Indonesia (3) Perseroan Terbatas(4)

Restoran 99

Sembilan puluh sembilan

Restoran

25

Peraturan 18: Nama-nama yang Sama Apabila nama-nama yang akan diabjad sama, tetapi alamatnya berbedabeda, maka nama-nama tersebut diabjad menurut nama-kota. Namaprovinsi atau Negara-bagian hanya dicantumkan bilamana terdapat dua nama-kota yang bersamaan. Bilamana berada pada kota yang sama, maka diabjad melalui nama-jalan. Bilamana nama-jalan juga sama, maka diabjad melalui nomor dengan nomor kecil mendahului nomor yang lebih besar. Nama Unit 1 Kentucky Indeks Unit 2 Unit 3 Fried Jakarta Chicken Unit 4 Jalan Melawai Urutan Abjad 5

Kentucky Fried Chicken Jalan Melawai Jakarta Kentucky Fried Kentucky Fried Jakarta Chicken Chicken Jalan Hayam Wuruk 76 Jakarta Peraturan 19: Nama Bank dan Nama Sekolah

Jalan Hayam Wuruk 76

Nama-bank pertama-tama diindeks menurut nama-kota, kemudian bagian dari nama-kota bilamana ada, kedudukan bank dalam tanda kurung, dilajutkan dengan nama-bank, diikuti kata bank. Provinsi atau Negara bagian dalam tanda kurung di belakang unit terakhir. Nama-sekolah diindeks pada nama-kota diikuti nama-sekolah dan nomor.di dalam mengabjad, nomor kecil mendahului nomor besar. Nama Unit 1 Bank BDN Cabang Jakarta Thamrin First National Bank Miami, Florida PT Bank Central Asia Cabang Jakarta Pecenongan SMA 3 Pontianak Jakarta Indeks Unit 2 Unit 3 Thamrin (Cabang) BDN Unit 4 Bank Unit 5 Urutan Abjad 3

Miami

First

National Bank (Florida) Bank PT

Jakarta

Pecenongan Central (Cabang) Asia

Pontianak SMA

26

Peraturan 20: Gelar Nyonya (Ny./Mrs.) Indeks nama wanita yang mengandung gelar nyonya (Ny./Mrs.) tergantung kepada model nama bersangkutan, misalnya mengandung tanda hubung. Indeksnya adalah menurut peraturan mengindeks nama-orang yang sesuai, dan gelar nyonya ditempatkan di belakang unit terakhir di dalam tanda kurung yang di dalam abjad diabaikan. Model nama wanita yang sudah menikah di Barat ada 2 (dua), yang tersusun sebagai berikut: 1. Gelar Ny. (Mrs.), nama-depan wanita, nama-tengah wanita, nama-belakang pria; 2. Gelar Ny. (Mrs.), nama-depan wanita, nama-belakang wanita, tanda hubung (hypen), nama-belakang pria. Misalnya wanita Susan Ann Smith menikah dengan John George Adam. Kemungkinan nama wanita yang sudah menikah tersebut adalah: 1. Mrs. Susan Ann Adam; 2. Mrs. Susan Smith Adam. Nama Ny.Nelly Agam Munir Mrs. Robert C. Egan (Helen Ann) Dr. Ny. Ida Sukaman Unit 1 Munir Egan (Robert C.) Sukaman Indeks Unit 2 Nelly Helen Unit 3 Agam (Ny.) Ann (Mrs.) Urutan Abjad 2 1

Ida (dr. Ny.)

Apabila warkat diminta memulai beberapa kata tangkap, maka warkat tersebut disimpan menurut kata tangkap utama, sedang kata tangkap yang lain perlu dibuatkan kartu penunjuk silang (crossrefrence). Kartu Tunjuk Silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen atau arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dari lembaran formulir berukuran setengah folio, merupakan bentuk formulir isian yang sudah terstensil khusus, atau lembar kosong. Penunjuk silang ini dapat disimpan bersama dengan penunjuk silang yang lain bercampur jadi satu dengan urutan abjad di dalam map dengan label penunjuk silang yang disimpan dibagian belakang laci filling kabinet. Lembar penunjuk silang juga bisa dibuat dalam
27

bentuk kartu dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm.. kartu ini disimpan dalam kotak khusus penunjuk silang dengan susunan abjad (alfabetis).

Contoh Gambar Kartu Tunjuk Silang (KTS) c) Memberi tanda Langkah ini disebut juga dengan pengkodean/memberi kode. Yaitu kegiatan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna menyolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah mengindeks. Tanda yang dicantumkan juga merupakan nomor unit dari kata tangkap sebagai dasar dalam pengurutan warkat dalam penempatannya. Bilamana kata tangkap akan harus ditambahkan, maka kata tangkap ini akan dituliskan dengan warna lain agar jelas. Dengan adanya tanda atau kode ini maka surat/warkat akan lebih mudah disortir. d) Langkah menyortir Menyortir adalah mengelompokkan surat atau warkat untuk persiapan langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak sehingga memudahkan penyimpanan. Tanpa pengelompokkan ini petugas tentu akan bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penempatan dokumen pada almari arsip. Untuk sistem abjad, pengelompokkan dalam sortir dilakukan menurut abjad pengiriman atau penanda tangan surat, untuk sistem wilayah dikelompokkan berdasarkan wilayah/nama tempat tertentu.

28

e) Langkah menyimpan Langkah terakhir dari proses penyimpanan arsip adalah

penyimpanan itu sendiri. Yaitu kegiatan menempatkan warkat sesuai dengan sistem dan peralatan yang dipergunakan. Ada empat sistem standard yang sering dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, yaitu sistem abjad, sistem subyek, sistem gegraphis dan sistem numerik. Sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan, perlengkapann yang memadai dan sesuai. Penyimpanan arsip yang lebih gampang dilaksanakan adalah dengan menggunakan almari arsip dan map-map didalam laci yang gampang digeser. Kebanyakan almari arsip saat ini menggunakan map gantung (hanging folder), sehingga tidak lagi memerlukan sekat (guide). Label penunjuk cukup dijepitkan pada map sebagai pengganti sekat lembaran yang biasa digunakan pada susunan map letak. Ada juga yang menempatkan surat pada map dalam dan map-map dalam ini dimasukkan dalam map gantung. Disini map gantung berfungsi sebagai kantong, misalnya dengan label A. Sedangkan masing-masing map dalam diberi label individu, misalnya adiguna, Penelitian dan Astra, Penelitian dan seterusnya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk pertinggal dari surat keluar, maka pada penyimpanan modern, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk koresponden disimpan jadi satu dalam map yang sama dengan letak yang berdampingan. Bahkan ada yang menyatukan antar surat keluar dengan surat masuk dengan penjepit kertas

(paper-clip). Dengan disimpan bersama menjadi satu dengan harapan sampai kapanpun, dan dipindah kemanapun, surat masuk dan surat keluar (balasan) akan tetap berdampingan dan jika salah satu dibutuhkan yang satunya lagi juga akan mudah ditemukan pada tempat yang sama.

29

BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan. Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file, sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya. Setiap pekerjaan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan dari awal sampai selesai. Langkah-langkah tersebut disebut prosedur kearsipan. Prosedur kearsipan terdiri atas prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat-surat masuk meliputi kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian dan pengolahan. Prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan dan pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan. 3.2 Saran Untuk mempermudah dalam proses kepengurusan arsip sebaiknya ada pegawai khusus yang secara langsung menangani masalah kearsipan yaitu arsiparis. Sebagai arsiparis harus menggunakan langkah-langkah prosedur kearsipan dengan baik, yaitu dalam prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan agar proses pengarsipan berjalan dengan baik dan benar.

30

DAFTAR PUSTAKA Saputra,I Nyoman. 2009. Buku Ajar Manajemen Kearsipan. Malang: Universitas Negeri Malang, Fakultas Ekonomi, Jurusan Manajemen Abubakar, A. Hadi. 1985. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta : Penerbit Djambatan Widjaja, A.W. 1986. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Penerbit CV. Rajawali Endang R, Sri, dkk . 2009. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta : Penerbit Erlangga Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama http://adytsa.blogspot.com/2011/06/makalah-kearsipan.html http://sreewahyunii.blogspot.com/ http://evanurafivah14.blogspot.com/2012/11/prosedur-pengelolaan-surat-masukdan.html

31