Analisis dan Pengendalian persediaan

Ilustrasi
Penjualan produk agroindustri tahun ini 100 juta, menghasilkan keuntungan 10 juta 50% dari total penjualan = biaya bahan = 50 juta 20% dari total penjualan = biaya tenaga kerja = 20 juta Sisanya ? *30% adalah komponen biaya lain2* Jika seandainya 10% dari penjualan adalah keuntungan kotor, maka apabila perusahaan merencanakan untuk meningkatkan keuntungan sebesar 11juta, apakah yang dilakukan???

Pilihan : 1. Meningkatkan nilai penjualan dari 100 juta menjadi 110 juta 2. Mengurangi biaya tenaga kerja 1juta dari 20 juta, berarti biayanya turun 5% 3. Mengurangi biaya bahan sebesar 1 juta dari 50 juta, yang berarti perubahan sebesar 2%

 Persediaan atau inventory = stok atau barang yang disimpan, baik itu berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan produksi Simpanan = bahan baku, bahan pembantu, kemasan, produk setengah jadi, produk jadi, suku cadang mesin, dll
Bahan Baku Bahan Baku WIP Produk Produk

Pengertian dan peranan pengendalian

Bahan Baku

Petani

Pemasok

AgroIndustri

Distributor/ Pengecer

 Lingkup pengendalian persediaan mencakup : 1. Bahan baku atau komponen bahan untuk proses produksi 2. Produk setengah jadi atau bahan antara (work in process) 3. Produk jadi baik pada tingkat gudang pabrik, distributor atau pengecer

Persediaan yang diadakan mulai dari bahan baku sampai barang jadi berguna untuk :
Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang Menghilangkan resiko barang yang rusak Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan Mencapai penggunaan mesin yang optimal Memberi pelayanan yang sebaik-baiknya bagi konsumen

Jenis-jenis persediaan menurut fungsinya : 1. Batch stock/lot size inventory Persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barangbarang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan saat itu Keuntungan : 1. Potongan harga pada harga pembelian 2. Efisiensi produksi 3. Penghematan biaya angkutan

2. Fluktuation stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan 3. Anticipation stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam 1 tahun dan untuk menghadapi penggunaan, penjualan, atau permintaan yang meningkat

Biaya yang timbul dari persediaan

Biaya pemesanan (ordering cost) Biaya yang terjadi dari adanya persediaan (holding cost) Biaya kekurangan persediaan (stock out cost) Biaya yang berhubungan dengan kapasitas

Metode penilaian persediaan

First in first out (FIFO) Last in First out (LIFO) Rata-rata berimbang (Weighted average method)

Pengawasan persediaan
Tujuan pengawasan persediaan : 1. Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan 2. Supaya pembentukan persediaan stabil 3. Menghindari pembelian kecil-kecilan 4. Pemesanan yang ekonomis

Prosedur analisis ABC

1. Tentukan standar atau kriteria untuk mengukur pengelompokan/klasifikasi semua jenis barang 2. Urutkan semua jenis barang tersebut dalam persediaan berdasarkan ukuran standar diatas

No.

Nama item persediaan

Nilai

Kelompok

persen terhadap jumlah item

Persen terhadap nilai item

71,4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 CD-84 B-28 B-15 G-25 A-34 A-21 H-10 CD-91 B-81 A-15 B-7 G-15 G-4 22.000.000 3.000.000 1.300.000 1.100.000 1.050.000 950.000 500.000 300.000 250.000 150.000 100.000 60.000 40.000 A B B 6.450.000 B B C C C C 2.350.000 C C C C 0,615 100 61,5 7,6 0,308 100 30,8 20,9 22.000.000 0,077 100 7,7

Jumlah

30.800.000

100

100

Kelompok A = 1 item 1/13 = 0,077 Persentase terhadap jumlah item dari kelompok A = 0,077 x 100% = 7,7 % Persentase terhadap nilai item dari kelompok A = (22.000.000/30.800.000) x 100% = 71,4 % Dst.

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 0

Persentase kumulatif nilai persediaan dalam 1 tahun

7,7 30,8 Pesentase dari total jumlah prsediaan

61,5

Manajemen harus melakukan pengendalian persediaan yang lebih ketat terhadap item-item persediaan pada kelompok A Pengendalian item kelompok B = ketat Pengendalian item kelompok C = kurang ketat

Metode pengendalian/pengawasan persediaan

1. 2. 3. 4. EOQ model dengan adanya kebutuhan tetap EOQ model dengan adanya stock out EOQ model dengan adanya kapasitas lebih EOQ model dengan adanya potongan harga

EOQ model dengan adanya kebutuhan tetap

Model ini dapat dilaksanakan apabila kebutuhan-kebutuhan permintaan pada masa yang akan datang memiliki jumlah yang konstan dan relatif memiliki fluktuasi perubahan yang sangat kecil Optimum size dihitung dengan menganalisis total biaya (TC) pada suatu periode merupakan jumlah biaya pemesanan ditambah biaya penyimpanan selama periode tertentu

Keterangan
Cs = biaya pemesanan (ordering cost) Cc = biaya penyimpanan (carrying cost) per unit per tahun D = jumlah permintaan per tahun Q = optimum order size (yang akan dicari) D/Q = jumlah pesanan dalam setahun Q/2 = rata-rata persediaan

Q/2 . Cc = biaya penyimpanan per tahun D/Q . Cs = Biaya pemesanan per tahun TC = Q/2. Cc + D/Q . Cs

Biaya tersebut di atas merupakan fungsi dari orde size Total biaya minimum terjadi apabila dua komponen biaya antara pemesanan dan penyimpanan berpotongan Q/2 . Cc = D/Q .Cs Q2 = (2DCs)/Cc Q = (2D.Cs)/Cc

Permintaan dan masa tenggang diketahui

Persediaan

Jumlah Pemesanan

Waktu

Diagram Biaya Persediaan

TC = total biaya
Biaya

Biaya penyimpanan =

Q/2

Biaya pemesanan =

D/Q . Cs

Jumlah pemesanan

Contoh kasus : Diketahui : permintaan tahunan (D) = 3000 unit Cc = Rp 3 per unit per tahun Cs = Rp 5 per unit pesanan
Q = 2D.Cs/Cc = 2.5.3000/3 = 10000 = 100 unit Optimum size order sebesar 100 unit Total biaya dengan EOQ 100 unit sbb : TC(Q=100) = Q/2. Cc + D/Q . Cs =100/2 (3) + 3000/100 (5) = Rp 300,-

 Jika D diukur dengan satuan uang (bukan unit), Cc diukur dengan nilai uang, Q diukur dengan satuan uang Maka : Harga per unit Rp 15,Permintaan per tahun sebesar = Rp 15,- x 3000 = Rp 45000,Sehingga, Cc = Rp. 3,-/Rp. 15,- = Rp. 0,2 per tahun Q (dalam Rp) = 2(Rp 5,-)(Rp 45000,-)/Rp. 0,2,= Rp. 1500, Optimal order quantity dalam rupiah adalah Rp. 1500,-

Sensitifitas biaya
Seandainya jumlah permintaan tahunan bukan 3000 unit tapi 4500 unit (50% diatas perkiraan) Q = 2D.Cs/Cc = 2(5)(4500)/3 = 15000 = 123 unit Terjadi kenaikan 23% pada Q, Tc ?? Tc (Q=123) = Q/2. Cc + D/Q . Cs 123/2 (3) + 4500/123 (5) = Rp 367,43 Persentase kenaikan biaya sebesar = 67,43/300 = 22,47% tingkat kesalahan perhitungan relatif kecil

EOQ model dengan adanya stock out

Apabila jumlah permintaan atau kebutuhan lebih besar daripada tingkat persediaan yang ada, maka akan terjadi kekurangan persediaan (stock out) Kemungkinan yang dihadapi : 1. Permintaan akan dibatalkan sama sekali 2. Barang yang masih kurang akan dipenuhi kemudian, ini menyebabkan adanya stock out cost (Cp)

Kebutuhan

L t2 t1

Waktu t t

1. Jumlah kekurangan persediaan itu adalah Q-L pada setiap interval waktu t 2. Kekurangan ini akan dipenuhi pada masa tenggang berikutnya (t2) 3. Sedangkan besarnya kehilangan persediaan sebesar Cp

Analisis biaya :
1. Biaya penyimpanan (holding cost/carrying cost) 2. Biaya pemesanan (ordering cost) 3. Biaya kehilangan persediaan (stock out/storage cost)

1. BIAYA PENYIMPANAN
Karena tingkat persediaan pada awal pemesanan sebesar L dan habis setelah waktu t1 dengan laju konstan, maka rata-rata persediaan selama t1 adalah .L Biaya penyimpanan rata-rata = (L)(t1)(Cc) L = tingkat persediaan pada awal pemesanan/putaran produksi Cc = biaya penyimpanan t1 = waktu persediaan awal habis t2 = masa tenggang pada saat persediaan awal habis dengan adanya pengiriman persediaan baru Q-L = jumlah kekurangan persediaan

2. BIAYA PEMESANAN (Cs)

Biaya ini timbul akibat adanya pemesanan baru Perhitungan biayanya dilaksanakan setiap mengadakan pemesanan

3. BIAYA KEHILANGAN PERSEDIAAN (Stock out/storage cost)

Apabila terjadi kekurangan persediaan akibat kebanyakan permintaan, Jumlah kekurangan tersebut sebesar Q-L Jumlah kekurangan rata-rata selama t2 adalah t2 = (Q-L)/2

 Jumlah rata-rata kehilangan persediaan adalah (Q-L)(t2)(Cp) Apabila terjadi peningkatan jumlah pesanan sebesar t, maka Q = D.t Jumlah rata-rata biaya pemesanan (Cs ratarata) adalah (L2)(Cc)/Q Jumlah rata-rata biaya kehilangan persediaan (Cc rata-rata) adalah 2(Q-L)/2Q x Cp Jumlah rata-rata biaya (Lo) = Q(Cp)/Cc + Cp Jumlah pemesanan optimal (Qo) adalah 2(D)(Cs)/(Cc) x (Cc + Cp)/Cp

Contoh kasus : PT. Abu adalah perusahaan yang memproduksi blender sebanyak 20 unit setiap hari. Jika tidak dipenuhi maka dikenakan denda Rp 125,- setiap hari atas keterlambatan penyerahan per unitnya. Berdasarkan perhitungan, setiap unit akan dikenakan Rp 10,- sebagai biaya pergudangan setiap hari. Biaya set up untuk 1 putaran produksi Rp 62500,-. Putaran produksi selama 20 hari. Tentukan tingkat persediaan optimal untuk setiap awal putaran untuk menekan biaya sampai sekecil-kecilnya!

Jawab : D = 20 unit Cp = Rp 125,- per hari Cs = Rp 62500,- tiap putaran produksi Cc = Rp 10,- tiap hari Qo = 2(D)(Cs)/(Cc) x (Cc + Cp)/Cp = 2(20)(62500)/10 x (10+125)/125 = 519 unit L = Qo (Cp/(Cp + Cc)) = 519 (125/135) = 481 unit t0 = 519/20 = 26 hari Total biaya (Tc) = ((L2.Cc)/2Q) + ((Q-L)2.Cp)/2Q) + D.Cc/Q

Total biaya (Tc) = ((L2.Cc)/2Q) + (((Q-L)2.Cp)/2Q) + D.Cc/Q = 4812(10) + (59-481)2(125) + 20(62500) 2(519) 2(519) 519 = 2228,91 + 173,89 + 2409,48 = Rp 4811,28 Kalau terjadi masa tenggang (lead time), maka harus ditentukan tingkat persediaan minimal (Ro) Ditentukan Tt / t = banyaknya putaran produksi selama masa tenggang (harus bilangan bulat) Tt < t, Ro = D. Tt Tt > t, Ro = D. Tt (Tt/t).Q

Contoh : D = 5000 unit t = 0,05 Q0 = 250 Apabila masa tenggang masing-masing adalah 0,02 dan 0,08. Tt = 0,02 maka Tt/t = 0,02/0,05 = 0,4 ~ kurang dari 1 maka Ro = (0,02)(5000) =100 Tt = 0,08 maka Tt/t = 0,08/0,05 = 1,6 ~ dianggap = 1 maka Ro = (0,08)(5000) ((0,08/0,05)(250)) = 150

EOQ model dengan adanya kapasitas lebih

Kapasitas lebih dalam persediaan merupakan stok yang disimpan akibat tidak seluruhnya dapat terserap oleh pasar t adalah waktu antara 2 putaran produksi

Lama setiap putaran per produksi : Karena persediaan bertambah dengan laju (P-D) setiap hari, maka tingkat persediaan maksimum :

 Persediaan rata-rata :

Biaya penyimpanan rata-rata :

Karena jumlah putaran produksi : D/Q Maka biaya set-up rata-rata : D/Q . Cs Jumlah seluruh biaya rata-rata adalah :

atau

 Dengan demikian, produksi optimal dalam 1 putaran produksi adalah :

 Sebuah perusahaan coklat bar mendapatkan order untuk menyediakan 500 kotak setiap hari. Sebetulnya pabrik ini mampu memproduksi 1000 kotak coklat sehari, sehingga untuk memproduksi 3500 kotak coklat cukup dilakukan selama seminggu (500 x 7), pabrik cukup bekerja selama 3,5 hari. Berdasarkan hasil perhitungannya, biaya set up untuk setiap kali kerja adalah Rp. 10000,- dan biaya penyimpanan untuk setiap kotak adalah Rp 10,- per hari. Jadi, D = 500 P = 1000 Cs = Rp 10000,Cc = Rp 10,-

Total biaya rata-rata

Apabila dibandingkan dengan Q = 1000 kotak

 Kesimpulan, kalau dibandingkan total biaya rata-rata produksi Q0 = 1414 kotak dengan Q = 1000 kotak, maka Q0 menghemat sebesar Rp.7500 Rp.7071 = Rp. 429,- untuk setiap putaran produksi Menghemat waktu dari 3,5 hari itu menjadi 3 hari

EOQ model dengan adanya potongan harga

Potongan harga merupakan kebijakan harga beli per unitnya lebih murah dibandingkan harga beli per unit rata-rata Prinsip EOQ potongan harga = menghitung batas harga yang memungkinkan apabila jumlah pembelian meningkat sebesar x unit Agar terjadi peningkatan jumlah pembelian, suplier membagi keuntungan dengan konsumen

Rata-rata biaya variabel tahunan

Q1

Q2

Kuantitas

Garis yang tidak terputus adalah rata-rata biaya tahunan dari berbagai kemungkinan volume pembelian

 Untuk memecahkan masalah persediaan dengan potongan harga, jumlah permintaan harus dikalikan dengan harga diskon Terdapat 2 macam harga : 1. P1 yaitu harga beli pertama, tanpa ada diskon 2. P2 yaitu harga beli kedua, dengan ada diskon Untuk mencari jumlah pemesanan yang optimum, dipergunakan persamaan : 1. TC1 = Q/2 (Cc) + D/Q (Cs) + P1.D ~ tanpa diskon 2. TC2 = Q/2 (Cc) + D/Q (Cs) + P2.D ~ ada diskon

Contoh : Diketahui permintaan tahunan (D) sebanyak 3000 unit. Harga per unit = Rp 15, Biaya penyimpanan (Cc) = Rp 3,- per unit per tahun Biaya pemesanan (Cs) = Rp 5,- per pesanan Biaya Untuk pembelian minimal 1000 unit, diberikan potongan Rp 1,- per unit. Ditanya : 1. Berapa keuntungan akibat potongan harga? 2. Tambahan biaya akibat naiknya persediaan? 3. Tambahan keuntungan akibat pengurangan biaya pemesanan?

1. Keuntungan akibat adanya potongan harga adalah (Rp 1,- per unit) x (3000 unit/tahun) = Rp. 3000,- per tahun 1. Tambahan biaya akibat naiknya persediaan?

Q = 100 unit adalah persediaan optimum sebelum ada kenaikan pembelian baru sebanyak 1000 unit Cc dengan potongan harga = Rp 15 Rp 1 = Rp 14
Sehingga Cc baru = 14/15 (Rp 3) = Rp. 2,8

 Tambahan biaya akibat meningkatnya biaya penyimpanan adalah : Cc baru (rata-2 persediaan yang baru) Cc (rata-2 persediaan lama) = Cc(Q/2) Cc (Q/2) = Rp 2,8 (1000/2) Rp 3 (100/2) = Rp 1400 Rp 150 = Rp 1250,-

3. Tambahan keuntungan akibat pengurangan biaya pemesanan adalah : Cs x (penurunan biaya pemesanan setiap tahun) = Cs [(3000/100) (3000/1000)] = Rp 5 (30 3) = Rp 5 (27) = Rp 135,Jadi tambahan keuntungan sebesar : Rp 3000 Rp 1250 + Rp 135 = Rp 1885,-

Karena nilainya positif, maka keputusan mengambil potongan harga dapat diterima