Analisa Sistem

Pengertian Analisa Sistem Menurut McLeod (2007, p74), analisis sistem adalah penelitian terhadap system yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau memperbaharui sistem yang telah ada tersebut. Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai berikut: Analisa sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagianbagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujua mereka. (Al Fatta, 2007 : 4). Menurut Jimmy L.Goal (2008:73), Analisa sistem adalah sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permsalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. Analisis sistem menurut pendapat Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010, p4) adalah proses pemahaman dan penentuan secara rinci apa yang seharusnya dicapai oleh sistem informasi. Maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Analisis sistem adalah tahapan penelitian terhadap sistem berjalan dan bertujuan untuk mengetahui segala permasalahan yang terjadi serta memudahkan dalam menjalankan tahap selanjutnya yaitu tahap perancangan sistem.

Tahap-tahap Analisa Sistem Tahapan analisis sistem dilakukan setelah tahapan perencanaan dan sebelum tahapan desain sistem. Tahapan analisis sistem merupakan sebuah tahapan yang sangatlah penting, hal ini dikarenakan apabila terjadi kesalahan dalam melakukan analisis sistem maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Langkah-langkah di Analisis Sistem :

Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci. Pada tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem, diantaranya sebagai berikut : 1. Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah. Hal yang dilakukan diantaranya : a. Mengidentifikasikan penyebab masalah b. Mengidentifikasikan titik keputusan c. Mengidentifikasikan personil-personil kunci 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Hal ini dapat dilakukan dengan menganalisa cara kerja dari sistem berjalan. Hal yang dilakukan diantaranya : a. Menentukan jenis penelitian b. Merencanakan jadwal penelitian c. Mengatur jadwal wawancara d. Mengatur jadwal observasi e. Membuat agenda wawancara f. Mengumpulkan hasil penelitian 3. Analyze, yaitu melakukan analisa terhadap sistem. Hal yang dilakukan diantaranya : a. Menganalisis kelemahan sistem b. Menganalisis kebutuhan informasi bagi manajemen (pemakai) 4. Report, yaitu Membuat laporan dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Tujuan dari adanya laporan tersebut diantaranya : a. Sebagai laporan bahwa proses analisis telah selesai dilakukan b. Meluruskan kesalahan-kesalahan mengenai apa yang telah ditemukan dalam proses analisis yang tidak sesuai menurut manajemen. c. Meminta persetujuan kepada manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.

Analisis PIECES Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa aspek anatar lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan.

Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (performance, information, economy, control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sistem informasi karena dalam analisis ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat gejala dari masalah utama. 1. Performance ( Kinerja Sistem) Analisis kinerja ditujukankan untuk mengetahui tingkat kinerja dari sebuah sistem apakah kinerja dari sistem tersebut telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau sudah mencapai sasaran yang diinginkan. Kinerja dari sebuah sistem diukur berdasarkan jumlah produksi dan tanggap waktu. Jumlah produksi merupakan jumlah perkerjaan yang bisa diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan tanggap waktu adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi berikutnya. 2. Information (Informasi) Sebuah sistem informasi yang baik akan menghasilkan informasi akurat, relevan dan tepat waktu. Akurat berarti informasi yang dihasilkan terbebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan, sedangkan relevan berarti informasi tersebut memiliki nilai bagi penggunanya, dan tepat waktu berarti informasi harus ada ketika dibutuhkan. Ketiga kriteria tersebut merupakan syarat dari sebuah informasi yang baik bagi sebuah perusahaan atau organisasi yang akan dijadikan sebagai dasar dari pengambilan keputusan. 3. Economy (Ekonomi) Motif ekonomi mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan mengapa diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah perusahaan atau organisasi terhadap sistem yang baru adalah dukungan terhadap proses manajerial perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya pemborosan waktu dan alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya pada sistem sebelumnya (sistem lama) dapat dikurangi semaksimal mungkin, khususnya seperti biaya pengadaan kertas dan tinta. 4. Control (Pengendalian) Aktivitas sebuah perusahaan atau organisasi perlu mendapat perhatian dan control yang terus menerus agar tidak terjadi penurunan kinerja dibawah standar yang sudah ditetapkan. Hal ini untuk mengurangi dan mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem,

menjaga keamanan data dan kecurangan yang akan terjadi. Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk mengurangi dan mencegah hal-hal yang dapat merugikan perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalamai kendala dapat diperbaiki. 5. Eficiency (Efisiensi) Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi pihak-pihak yang memerlukannya. Selain itu efisiensi juga berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemerosesan secara berlebih, dan usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga. 6. Service (Pelayanan) Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa kita lihat dari segi pelayanannya. Pada sistem informasi perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan bagian dari tujuan utama diadakannya pengembangan sistem dari sistem lama ke sistem yang baru. Pada sistem informasi perpustaakan yang sebelumnya digunakan, pelayanan dari segi waktu terhadap anggota terlihat masih kurang cepat dan akurat sehingga menjadi salah satu alasan diandakannya pengembangan sistem.

Alat Bantu Analisa Sistem

Alat Bantu Analisis Dan Perancangan Di dalam pendekatan sistem, penulis menggunakan alat bantu dalam metode analisis dan perancangan terstruktur, yang menghendaki adanya gambaran terhadap keseluruhan sistem menggunakan alat bantu seperti Flowmap maupun Data Flow Diagram (DFD), penggunaan ERD (Entity Relationship Diagram), proses normalisasi serta alat bantu pendekatan sistem yang lain. Berikut dijelaskan beberapa alat bantu tersebut :

Flow Map Bagan alir Flowmap menunjukkan arus dari pekerjaan secara keseluruhan dari sistem termasuk arus laporan dan formulir beserta tembusan-tembusannya.

Bagan alir ini digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Flowmap ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

Diagram Kontek Diagram konteks merupakan sebuah alat struktur analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara sederhana. Diagram Kontek adalah kasus khusus dari data alir diagram yang berpungsi memetakan model lingkungan yang refresentasikan dengan lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. DFD merupakan diagram yang menyatakan notasi-notasi untuk menggambarkan aliran data. Sebuah DFD menggambarkan aliran informasi tanpa representasi logika prosedural yang eksplisit yang dimana data tersebut mengalir atau akan disimpan. Data Flow Diagram (DFD) sering digambarkan untuk menjelaskan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and design). DFD merupakan alat yang cukup popular sekarang ini karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. DFD level 0 disebut juga diagram konteks yang mempresentasikan seluruh elemen sistem sebagai lingkaran tunggal dengan data input / output ditunjukan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan DFD level 1 merupakan partisi dari level 0 untuk mengungkapkan secara detail fungsi-fungsi yang ada dalam DFD level 0 atau diagram konteks. DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Beberapa simbol yang digunakan dalam DFD yaitu antara lain: a. External Entity (entitas eksternal) Merupakan kesatuan lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan masukan atau

menerima keluaran dari sistem, dan dilambangkan dengan simbol kotak, dimana eksternal entity ini diitentifikasikan dengan nama entitasnya dengan cara menuliskan di dalam kotak tersebut. b. Data Flow Arus data dilambangkan dengan tanda panah dan arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data atau media penyimpanan dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus data yang berupa masukan untuk sistem dan keluaran hasil proses sistem c. Process (proses) Merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar proses. Proses dilambangkan dengan ujung-ujung tumpul tergantung dari tipe chartnya, setiap proses memberikan penjelasan antara lain dengan memberikan nomor proses dan nama proses yang ditulis didalam lingkaran atau segi empat tumpul. d. Data Store (Simpanan data) Merupakan simpanan data yang dapat berupa file atau database di dalam sistem komputer maupun arsip atau catatan manual. Data storage dilambangkan dengan sepasang garis pararel horizontal yang ujungnya tertutup dan diidentifikasikan dengan nama data store atau nomor/kode yang ditulis didalamnya.

Kamus Data Kamus Data (KD) atau data dictionary atau disebut juga dengan istilah sistems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap, kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan pada tahap analisis maupun tahap perancangan sistem. Kamus data merupakan kumpulan data yang meberikan informasi mengenai deskipsi formal dari elemen-elemen yang ada pada Data Flow Diagram. Informasi tersebut mencakup definisi, struktur serta pemakai data.