EXTENSIN LATACUNGA

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DEL COMERCIO

PROPUESTA

DE

EVALUACIN

DE

LOS

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO MEDIANTE EL MTODO COSO II E.R.M. PARA LA SECCIN FINANZAS DE LA BASE AREA COTOPAXI, QUE PERMITA VALORAR Y MANEJAR ADECUADAMENTE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS.

CAAR ORTIZ GLORIA PATRICIA Tesis presentada como requisito previo a la obtencin del grado de: INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORA CPA. Ao 2013

UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS-ESPE INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORA

DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD
Caar Ortiz Gloria Patricia

DECLARO QUE: El proyecto de grado denominado PROPUESTA DE EVALUACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO MEDIANTE EL MTODO COSO II E.R.M. PARA LA SECCIN FINANZAS DE LA BASE AREA COTOPAXI, QUE PERMITA VALORAR Y MANEJAR ADECUADAMENTE FINANCIEROS LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y

ha sido desarrollado con base a una investigacin

exhaustiva, respetando derechos intelectuales de terceros, conforme las citas que constan el pie de las pginas correspondiente, cuyas fuentes se incorporan en la bibliografa.

Consecuentemente este trabajo es mi autora.

En virtud de esta declaracin, me responsabilizo del contenido, veracidad y alcance cientfico del proyecto de grado en mencin.

Latacunga, Octubre del 2013

Caar Ortiz Gloria Patricia C.I. 050323220-9

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UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS ESPE INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORA

CERTIFICADO
Dra. Mg. Ana Luca Quispe Otacoma (Directora) Dra. Mnica Falcon (Codirectora) CERTIFICAN Que el trabajo titulado PROPUESTA DE EVALUACIN DE LOS

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO MEDIANTE EL MTODO COSO II E.R.M. PARA LA SECCIN FINANZAS DE LA BASE AREA COTOPAXI, QUE PERMITA VALORAR Y MANEJAR ADECUADAMENTE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS realizado por la Srta. Gloria Patricia Caar Ortiz, ha sido guiado y revisado peridicamente y cumple normas estatuarias establecidas por la ESPE, en el Reglamento de Estudiantes de la Universidad de las Fuerzas Armadas-ESPE.

Debido a

que es una investigacin profunda y expone temas bien que incentivar la investigacin en temas afines, SI

fundamentados,

recomiendan su publicacin.

El mencionado trabajo consta de un documento empastados y un disco compacto el cual contiene los archivos en formato porttil de Acrobat (pdf). Autorizan a Gloria Patricia Caar Ortiz que lo entregue al Ing. Xavier Fabara, en su calidad de Director de la Carrera. Latacunga, Octubre del 2013.

_________________________ Dra. Mg. Ana Luca Quispe DIRECTORA

_________________________ Dra. Mnica Falcon CODIRECTORA

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UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS ESPE INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORA

AUTORIZACIN
Yo, Caar Ortiz Gloria Patricia

Autorizo a la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE la publicacin, en la biblioteca virtual de la Institucin del trabajo PROPUESTA DE
EVALUACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO MEDIANTE EL MTODO COSO II E.R.M. PARA LA SECCIN FINANZAS DE LA BASE AREA COTOPAXI, QUE PERMITA VALORAR Y MANEJAR ADECUADAMENTE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS ,

cuyo contenido, ideas y criterios son de mi exclusiva responsabilidad y autora.

Latacunga, Octubre del 2013.

_____________________________ Caar Ortiz Gloria Patricia C.I. 050323220-9

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DEDICATORIA

Dedico la culminacin de mi carrera profesional a mis padres Gustavo Caar y Sabina Ortiz, quienes con su amor, esfuerzo y dedicacin me guiaron y educaron en valores y principios formando a una excelente mujer.

A mis hermanos: Carmita, ngel, Santiago, Anita, Alex y Nicol que con su amor incondicional siempre estn a mi pendiente y me han brindado su apoyo en los momentos ms difciles.

De manera especial quiero dedicar mi esfuerzo a Santiago; por haber sido mi apoyo incondicional en toda mi vida estudiantil gracias por tus buenos consejos, por siempre estar a mi lado eres mi dolo, a Carmita por ser mi ngel de la guarda, gracias por guiar mis pasos, eres la luz que ilumina mi vida.

Con cario Patty.

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios el ser divino en el que puedo confiar. A mis padres y hermanos por su cario y apoyo absoluto para culminar mi carrera profesional.

A mis queridas maestras Dra. Ana Lucia Quispe y Dra. Mnica Falcon por su tiempo, apoyo y los valiosos conocimientos que hicieron posible la realizacin de mi tesis.

A todos mis maestros de toda mi vida estudiantil que con su conocimiento y sabidura aportaron en mi formacin como profesional.

A la Base Area Cotopaxi en especial al personal Militar y seores y seoras Servidoras Pblicas integrantes de la Seccin Finanzas; por su apoyo y comprensin, infinitamente agradecida por su colaboracin.

A mis queridas amigas Lcda. Ana Luca Corella y Srta. Fabiola Borja gracias por haber sido como mis segundas madres siempre estarn presentes en mi corazn.

A los seores miembros de la Fuerza Area Ecuatoriana Mayor Esp. Avc. Jaime Ortiz y Capitn Esp. Avc. Fredy Solrzano, sin ustedes no lo habra logrado; gracias de todo corazn.

Con cario Patty.

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NDICE DE CONTENIDOS

DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD ......................................................... ii CERTIFICADO ................................................................................................... iii AUTORIZACIN ................................................................................................ iv DEDICATORIA .................................................................................................... v AGRADECIMIENTO ........................................................................................... vi NDICE DE CONTENIDOS ................................................................................ vii NDICE DE GRFICOS ..................................................................................... xv NDICE DE CUADROS..................................................................................... xvi NDICE DE FLUJOGRAMAS ......................................................................... xviii RESUMEN........................................................................................................ xxi SUMMARY ..................................................................................................... xxiii CAPTULO I ........................................................................................................ 1 ASPECTOS GENERALES .................................................................................. 1 1.1 TEMA ........................................................................................................ 1 1.2 ANTECEDENTES ..................................................................................... 1 1.3 OBJETIVOS.............................................................................................. 3 1.3.1 Objetivo General ................................................................................ 3 1.3.2 Objetivos Especficos......................................................................... 3 1.4 JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN .............................................. 4 1.5 HIPTESIS ............................................................................................... 5 1.5.1 Variables de Investigacin: ................................................................ 5 a. Variable Independiente ......................................................................... 5 b. Variable Dependiente ............................................................................ 5 1.6 INFORMACIN DE LA INSTITUCIN ..................................................... 6 1.6.1 Datos generales................................................................................. 6 1.6.2 Ubicacin ........................................................................................... 7 1.6.3 Misin ................................................................................................ 7 1.6.4 Visin ................................................................................................. 7 1.6.5 Objetivos............................................................................................ 9 1.6.6 Principios Institucionales .................................................................... 9 1.6.7 Organigrama estructural de la Base Area Cotopaxi ....................... 10 1.6.8 Organigrama estructural Seccin Finanzas BACO .......................... 12 1.6.9 Organigrama posicional Seccin Finanzas BACO ........................... 13

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1.7 ESTRUCTURA ORGNICA Y FUNCIONAL SECCIN FINANZAS BACO .................................................................................................... 14 1.7.1 Organigrama funcional ..................................................................... 14 1.7.2 Cuadro numrico de personal .......................................................... 16 a. Financiamiento .................................................................................... 16 1.8 LIMITACIN DEL PROYECTO .............................................................. 17 1.9 ALCANCE............................................................................................... 18 1.10 ORGANISMOS DE CONTROL ............................................................. 18 1.10.1 Ministerio de Finanzas ................................................................... 18 a. Ministerio de Defensa Nacional. .......................................................... 19 b. Direccin de Finanzas de la Fuerza Area Ecuatoriana ...................... 20 c. Unidad Operativa Desconcentrada Base Area Cotopaxi. .................. 21 1.11 INTERRELACIN DEL SISTEMA FINANCIERO ................................. 22 1.11.1 Descripcin .................................................................................... 23 a. Presupuesto ........................................................................................ 24 b. Contabilidad ........................................................................................ 24 c. Tesorera ............................................................................................. 25 d. Control Fsico de Bienes ..................................................................... 26 CAPTULO II ..................................................................................................... 27 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO DE LA SECCIN FINANZAS DE LA BASE AEREA COTOPAXI. ......................................................................... 27 2.1 ANLISIS FODA .................................................................................... 27 2.2 FACTORES INTERNOS ......................................................................... 28 2.3 FORTALEZAS ........................................................................................ 29 2.4 DEBILIDADES ........................................................................................ 29 2.5 FACTORES EXTERNOS ........................................................................ 30 2.6 OPORTUNIDADES ................................................................................. 30 2.7 AMENAZAS ............................................................................................ 31 2.8 MATRIZ FODA SECCIN FINANZAS BACO ........................................ 31 2.9 OBJETIVOS............................................................................................ 32 2.9.1 Objetivo de la Seccin Finanzas ...................................................... 33 2.9.2 Misin de la Seccin Finanzas ......................................................... 33 2.9.3 Visin de la Seccin Finanzas ......................................................... 33 2.10 POLTICAS ........................................................................................... 34 2.10.1 Polticas y prcticas de talento humano Seccin Finanzas ............ 34 a. Delegacin de autoridad ..................................................................... 35 2.11 ESTRATEGIAS ..................................................................................... 36 2.11.1 Administracin estratgica ............................................................. 36 2.12 PRINCIPIOS Y VALORES DE LA SECCIN FINANZAS ..................... 38 2.12.1 Principios ....................................................................................... 38 2.12.2 Valores .......................................................................................... 38 2.13 FACTOR POLTICO LEGAL ................................................................. 39 2.14 FACTOR ECONMICO ........................................................................ 40 viii

CAPTULO III .................................................................................................... 41 CONTROL INTERNO COSO II E.R.M. (Enterprise Risk Management) ADMINISTRACIN DEL RIESGO EMPRESARIAL .......................................... 41 3.1 DEFINICIN DE CONTROL INTERNO SEGN EL INFORME COSO II E.R.M........................................................................................... 41 3.1.1 Definicin COSO II E.R.M ............................................................. 41 3.1.2 Fundamentos del E.R.M. ................................................................. 44 3.1.3 Beneficios del E.R.M. ....................................................................... 44 3.1.4 Evolucin del Control Interno. .......................................................... 46 3.1.5 Definicin de Control Interno............................................................ 47 3.1.5 Informe COSO II .............................................................................. 51 3.2 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO .................................................. 52 3.3 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO .................................................. 54 3.3.1 Aplicables a la Estructura Orgnica ................................................. 56 a. Responsabilidad limitada .................................................................... 56 b. Separacin de funciones de carcter incompatibles ............................ 56 c. Instrucciones por escrito ...................................................................... 56 3.3.2 Aplicables a los Procesos y Sistemas .............................................. 57 a. Aplicacin de pruebas continas de exactitud ..................................... 57 b. Uso de Formas pre numeradas ........................................................... 57 c. Evitar el uso de dinero en efectivo ....................................................... 57 3.3.3 Aplicables a la administracin del personal...................................... 58 a. Servidores hbiles y capacitados ........................................................ 58 b. Movimiento del personal ..................................................................... 58 c. Fianzas................................................................................................ 58 d. Segregacin de funciones ................................................................... 59 e. Autocontrol .......................................................................................... 60 f. De arriba hacia abajo ........................................................................... 61 g. Costo menor que beneficio.................................................................. 62 h. Eficacia ............................................................................................... 63 i. Confiabilidad ........................................................................................ 63 j. Documentacin .................................................................................... 64 3.4 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO COSO II - E.R.M ................ 65 3.4.1 Ambiente Interno. ............................................................................ 67 a. Integridad y valores ticos.-................................................................. 68 b. Autoridad y responsabilidad ................................................................ 68 c. Estructura organizacional.- .................................................................. 68 d. Polticas de personal.- ......................................................................... 69 e. En la integridad y valores ticos .......................................................... 69 f. En el compromiso de competencia profesional.- .................................. 69 g. En la filosofa de direccin y el estilo de gestin.- ............................... 69 h. En la estructura organizativa.- ............................................................. 69

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i. En la asignacin de autoridad y responsabilidad.- ................................ 70 j. En las polticas y prcticas de talento humano.- ................................... 70 3.4.2 Establecimiento de Objetivos .......................................................... 70 a. Factores que contempla ...................................................................... 71 3.4.3 Identificacin de Eventos ................................................................. 71 a. Tcnicas e identificacin ..................................................................... 72 3.4.4 Evaluacin de Riesgos .................................................................... 73 a. En los objetivos globales.- ................................................................... 74 b. En los objetivos asignados en cada actividad.- ................................... 74 c. En los riesgos.-.................................................................................... 74 d. En gestin de cambio.-........................................................................ 75 3.4.5 Respuesta al Riesgo ........................................................................ 75 3.4.6 Actividades de Control ..................................................................... 76 a. Mtodos de evaluacin del control interno .......................................... 78 b. Mtodo narrativo o descriptivo ............................................................ 78 c. Mtodo de cuestionario ....................................................................... 79 d. Mtodo grfico .................................................................................... 79 3.4.7 Informacin y Comunicacin ............................................................ 80 a. Comunicacin interna.......................................................................... 82 b. Comunicacin externa......................................................................... 83 c. En la informacin................................................................................. 83 3.4.8 Supervisin o Monitoreo .................................................................. 84 a. En la supervisin continuada.- ............................................................ 86 b. En la evaluacin puntual.- ................................................................... 86 c. La comunicacin de las deficiencias.- ................................................. 87 3.5 TIPOS DE CONTROL INTERNO ............................................................ 87 3.5.1 Control Interno Financiero o Contable. ............................................ 87 3.5.2 Control Interno Administrativo. ......................................................... 88 3.5.3 Control Interno Previo ...................................................................... 89 3.5.4 Control Interno Concomitante .......................................................... 89 3.5.5 Control Interno Posterior .................................................................. 90 3.6 RESPONSABLES DE CONTROL INTERNO EN LA SECCIN FINANZAS DE LA BASE AREA COTOPAXI ........................................ 90 3.6.1 Jefatura............................................................................................ 93 a. Funciones Jefe Financiero: ................................................................ 93 3.6.2 Supervisor ....................................................................................... 93 a. Funciones Supervisor:......................................................................... 94 3.6.3 Contabilidad ..................................................................................... 94 a. Funciones Contador: ........................................................................... 94 3.6.4 Presupuesto .................................................................................... 95 a. Funciones de la persona encargada de Presupuesto .......................... 95 3.6.5 Inventarios ....................................................................................... 95 a. Funciones de la persona encargada de Inventarios ............................ 96 3.6.6 Tributacin Archivo ....................................................................... 96

a. Funciones de la persona encargada de Tributacin: ........................... 97 b. Funciones de la persona encargada de Archivo: ................................. 97 3.6.7 Secretara ........................................................................................ 97 a. Funciones de la persona encargada de Secretaria: ............................ 98 3.6.8 Mensajero de Asuntos Militares ....................................................... 98 a. Funciones de la persona encargada de Asuntos Militares: .................. 99 3.7 COMPOSICIN DEL RIESGO................................................................ 99 3.7.1 Riesgo Inherente ........................................................................... 100 3.7.2 Riesgo de Control .......................................................................... 101 3.7.3 Riesgo de Deteccin ...................................................................... 102 a. Niveles de medicin del riesgo .......................................................... 104 3.8 INDICADORES DE GESTIN .............................................................. 105 3.8.1 Criterios para establecer Indicadores de Gestin ........................... 105 3.8.2 Tipos de Indicadores de Gestin ................................................... 107 a. Indicador de economa.-.................................................................... 107 b. Indicador de insumos.- ...................................................................... 107 c. Indicador de eficiencia.-..................................................................... 107 d. Indicadores sociales.-........................................................................ 108 e. Indicador de eficacia.- ....................................................................... 108 f. Indicadores presupuestarios.- ............................................................ 109 CAPTULO IV .................................................................................................. 110 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO MEDIANTE EL METODO COSO II E.R.M. ............................................................................................ 110 4.1 HERRAMIENTAS DE EVALUACIN DE LOS COMPONENTES DE CONTROL INTERNO ..................................................................... 110 4.2 PRIMER COMPONENTE - AMBIENTE INTERNO ............................... 111 4.2.1 Integridad y valores tico ............................................................... 111 4.2.2 Administracin estratgica ............................................................. 114 4.2.3 Polticas y prcticas de talento humano ......................................... 117 4.2.4 Estructura organizativa .................................................................. 120 4.2.5 Delegacin de autoridad ................................................................ 123 4.2.6 Competencia profesional ............................................................... 126 4.2.7 Coordinacin de acciones organizacionales .................................. 129 4.2.8 Adhesin a las polticas organizacionales ...................................... 132 4.2.9 Unidad de auditora interna ............................................................ 135 4.2.10 Resumen evaluacin primer componente Ambiente Interno ........ 138 4.3 SEGUNDO COMPONENTE ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS . 141 4.3.1 Cuadro de evaluacin de objetivos estratgicos ............................ 141 4.3.2. Cuadro de evaluacin de objetivos relacionados ........................... 143 4.3.3 Objetivos de cumplimiento Seccin Finanzas ................................ 144 a. Cuadro de evaluacin de objetivos de cumplimiento ......................... 147 4.3.4 Cuestionario de evaluacin de Control Interno segundo componente Establecimiento de Objetivos. ................................... 150 xi

4.4 TERCER COMPONENTE IDENTIFICACIN DE EVENTOS ............. 152 4.4.1 Identificacin de eventos internos en la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi. .................................................................... 152 4.4.2 Identificacin de eventos externos de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi. .................................................................... 153 4.4.3 Cuestionario de evaluacin de Control Interno tercer componente identificacin de eventos. .......................................... 154 4.4.4 Matriz de interrelacin establecimiento de objetivos estratgicos y relacionados, e identificacin de eventos externos. 156 4.4.5 Matriz de interrelacin establecimiento de objetivos de cumplimiento, e identificacin de eventos internos. ....................... 157 4.5 CUARTO COMPONENTE EVALUACIN DEL RIESGO .................. 158 4.5.1 Cuadro de calificacin del Riesgo .................................................. 165 4.5.2 Cuestionario de evaluacin de Control Interno cuarto componente Evaluacin del Riesgo. .............................................. 166 4.6 QUINTO COMPONENTE RESPUESTA AL RIESGO ........................ 169 4.7 SEXTO COMPONENTE - ACTIVIDADES DE CONTROL .................... 176 4.7.1 Cuestionario de evaluacin de Control Interno sexto componente Actividades de Control. ............................................. 177 a. Cuestionario de evaluacin de Control Interno del Area Administrativa. ....................................................................... 177 b. Cuestionario de evaluacin de Control Interno de la Subseccin de Presupuesto. ...................................................................................... 178 c. Cuestionario de evaluacin de Control Interno de la Subseccin de Tesorera. .......................................................................................... 179 d. Cuestionario de evaluacin de Control Interno de la Subseccin de Contabilidad e Impuestos. .................................................................. 180 e. Cuestionario de evaluacin de Control Interno de la Subseccin de Administracin de Bienes (Inventarios). ..................................................................... 181 f. Cuestionario de evaluacin de Control Interno de la Subseccin Administracin del Talento Humano. .................................................. 182 4.7.2 Simbologa utilizada en el levantamiento de procesos de la Seccin Finanzas de la BACO. ...................................................... 184 4.7.3 Levantamiento de procesos de la Seccin Finanzas de la BACO. . 185 4.8 SPTIMO COMPONENTE INFORMACIN Y COMUNICACIN ...... 215 4.8.1 Informe de evaluacin del Control Interno mediante el Mtodo COSO II - E.R.M. ............................................................. 226 4.8.2 Procesos Administrativos Financieros en la Seccin Finanzas. .. 229 4.9 OCTAVO COMPONENTE SUPERVISIN Y MONITOREO .............. 233

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CAPTULO V ................................................................................................... 236 GUIA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO MEDIANTE EL MTODO COSO II E.R.M. ...................................................................... 236 5.1 HERRAMIENTAS DE EVALUACIN DE LOS COMPONENTES DE CONTROL INTERNO ..................................................................... 236 5.2 COMPONENTE I: AMBIENTE INTERNO ............................................. 237 5.2.1 Integridad y valores ticos ............................................................. 237 5.2.2 Administracin Estratgica............................................................. 238 a. Indicadores de Gestin ..................................................................... 238 b. Metas ................................................................................................ 239 5.2.3 Polticas y prcticas de talento humano ......................................... 240 5.2.4 Estructura organizativa .................................................................. 240 5.2.5 Delegacin de autoridad ................................................................ 242 5.2.6 Competencia profesional ............................................................... 242 5.2.7 Coordinacin de acciones organizacionales .................................. 242 5.2.8 Adhesin a las polticas institucionales .......................................... 242 5.2.9 Unidad de auditora interna ............................................................ 243 5.2.10 Cuestionario propuesto para la evaluacin de Control Interno primer componente Ambiente Interno.............................. 244 5.3 COMPONENTE II: ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ................... 246 5.3.1 Objetivos estratgicos Seccin Finanzas ....................................... 246 5.3.2 Objetivos relacionados Seccin Finanzas ...................................... 246 5.3.3 Objetivos de cumplimiento Seccin Finanzas ................................ 247 5.4 COMPONENTE III: IDENTIFICACIN DE EVENTOS .......................... 248 5.4.1 Cuestionario propuesto para la evaluacin de Control Interno tercer componente Identificacin de eventos ................................. 250 5.5 COMPONENTE IV: EVALUACIN DE RIESGOS ................................ 251 5.5.1 Riesgo inherente............................................................................ 251 5.5.2 Riesgo de control ........................................................................... 251 5.5.3 Riesgo de deteccin ...................................................................... 251 5.5.4 Hoja de evaluacin de riesgos y actividades de control. ................ 252 5.5.5 Cuestionario propuesto para la evaluacin de Control Interno cuarto componente Evaluacin del Riesgo. ................................... 254 5.6 COMPONENTE V: RESPUESTA AL RIESGO ..................................... 256 5.7 COMPONENTE VI: ACTIVIDADES DE CONTROL .............................. 259 5.7.1 Polticas generales de la Seccin Finanzas. .................................. 259 5.7.2 Evaluacin ..................................................................................... 260 5.7.3 Procesos administrativos del Jefe de la Seccin Finanzas BACO . 261 5.7.4 Procesos administrativos de Secretara de la Seccin Finanzas BACO ............................................................................................ 266

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5.7.5 Procesos administrativos del Supervisor de la Seccin Finanzas BACO ............................................................................................ 269 5.7.6 Procesos administrativos del Mensajero de Asuntos Militares de la Seccin Finanzas BACO ....................................................... 271 5.7.7 Procesos financieros del encargado de Presupuesto de la Seccin Finanzas BACO ............................................................... 273 5.7.8 Procesos financieros de Contabilidad de la Seccin Finanzas BACO ............................................................................................ 276 5.7.9 Procesos financieros de Gestin Tributaria de la Seccin Finanzas BACO ............................................................................. 290 5.7.10 Procesos financieros del encargado de Inventarios de la Seccin Finanzas BACO ............................................................. 293 5.7.11 Cuestionario Propuesto para la evaluacin de Control Interno del Componente Actividades de Control. ......................... 300 5.8 COMPONENTE VII: INFORMACIN Y COMUNICACIN ................... 306 5.8.1 Informacin .................................................................................... 306 5.8.2 Comunicacin ................................................................................ 306 5.9 COMPONENTE VIII: SUPERVISIN O MONITOREO.......................... 308 5.9.1 Actividades de Supervisin o Monitoreo ........................................ 308 5.10 INFORME COSO II E.R.M................................................................ 309 5.11 VERIFICACIN DE LA HIPTESIS ................................................... 315 CAPTULO VI .................................................................................................. 316 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................... 316 6.1 CONCLUSIONES ................................................................................. 316 6.2 RECOMENDACIONES ......................................................................... 317 BIBLIOGRAFA ............................................................................................... 319 ANEXO A: Siglas empleadas en el desarrollo de la Investigacin. .................. 322 ANEXO B: Cdigo de tica Seccin Finanzas BACO ..................................... 324 Anexo B1: Carta de compromiso del Cdigo de tica de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi. ........................................................ 329 ANEXO C: Cuadros de los Activos Fijos que dispone la Seccin Finanzas. .... 330 ANEXO D: Fotografas del Levantamiento de Procesos de la Seccin Finanzas ........................................................................ 338 FIRMAS DE RESPONSABILIDAD .................................................................. 342

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NDICE DE GRFICOS
Grfico N 1.1: Organigrama estructural de la Base Area Cotopaxi ................ 11 Grfico N 1.2: Organigrama estructural Seccin Finanzas BACO ................... 12 Grfico N 1.3: Organigrama posicional Seccin Finanzas BACO .................... 13 Grfico N 1.4: Organigrama funcional Seccin Finanzas BACO ..................... 15 Grfico N 1.5: Interrelacin del Sistema Financiero ......................................... 22 Grfico N 3.1: Componentes del Control Interno COSO II E.R.M. ................ 65 Grfico N 3.2: Normas de Control Interno Contralora General del Estado ... 66 Grfico N4.1: Matriz de nivel de riesgo y confianza ....................................... 110 Grafico N5.1: Estructura Organizativa Propuesta para la Seccin Finanzas 241

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NDICE DE CUADROS
Cuadro N 1.1: Cuadro numrico de personal de la Seccin Finanzas ............. 16 Cuadro N 2.1: Matriz FODA Seccin Finanzas ................................................ 31 Cuadro N 2.2: Valores y Principios del Personal de la Seccin Finanzas ........ 39 Cuadro N 3.1: Principios de Control Interno..................................................... 54 Cuadro N 3.2: Categoras de Respuesta al Riesgo ......................................... 75 Cuadro N 3.3: Informacin y Comunicacin ..................................................... 81 Cuadro N 3.4: Niveles de medicin del riesgo ............................................... 104 Grfico N 3.3: Medicin grfica de un Indicador ............................................ 106 Cuadro N 4.1: Cuadro de evaluacin de objetivos estratgicos de la Seccin Finanzas ................................................................. 141 Cuadro N 4.2: Cuadro de evaluacin de objetivos relacionados de la Seccin Finanzas ................................................................... 143 Cuadro N 4.3: Cuadro condensacin de los objetivos de cumplimiento de la Seccin Finanzas ........................................................... 144 Cuadro N 4.4: Cuadro de evaluacin de objetivos de cumplimiento de la Seccin Finanzas ................................................................... 147 Cuadro N 4.5: Cuadro de identificacin de los eventos internos de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi ........................ 152 Cuadro N 4.6: Cuadro de identificacin de los eventos externos de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi ........................ 153 Cuadro N 4.7: Matriz de interrelacin objetivos estratgicos y relacionados con la identificacin de eventos .............................................. 156 Cuadro N 4.8: Matriz de interrelacin de los objetivos de cumplimiento con la identificacin de eventos. ............................................. 157

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Cuadro N 4.9: Matriz de Identificacin y Priorizacin del Riesgo ................... 158 Cuadro N 4.10: Cuadro de calificacin del riesgo .......................................... 165 Cuadro N 4.11: Cuadro de calificacin del riesgo .......................................... 165 Cuadro N 4.12: Matriz de Respuesta al Riesgo ............................................. 169 Cuadro N 4.13: Sistema de Control Interno ................................................... 176 Cuadro N 4.14: Simbologa utilizada en el levantamiento de los procesos .... 184 Cuadro N4.14: Informe de evaluacin del Control Interno ............................. 226 Cuadro N4.15: Resumen de tiempos empleados en los procesos Administrativos. .................................................................... 229 Cuadro N4.16: Resumen de tiempos empleados en los procesos Financieros. ............................................................................ 230 Cuadro N 4.17: Supervisin y Monitoreo ....................................................... 233 Cuadro N5.1: Cuadro de Identificacin de Eventos COSO II E.R.M ........... 248 Cuadro N5.2: Matriz de Identificacin y Priorizacin del Riesgo .................... 252 Cuadro N5.3: Matriz de Respuesta al Riesgo ................................................ 256 Cuadro N5.4: Canales de comunicacin Propuesto para la Seccin Finanzas. ................................................................................ 307

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NDICE DE FLUJOGRAMAS
Flujograma N4.1.1: Proceso de Contratacin Pblica ................................... 185 Flujograma N 4.2.1: Procesos Jefe de la Seccin Finanzas.......................... 187 Flujograma N 4.2.2: Procesos Jefe de la Seccin Finanzas .......................... 188 Flujograma N 4.2.3: Procesos Jefe de la Seccin Finanzas.......................... 189 Flujograma N4.3.1: Procesos de Secretara de la Seccin Finanzas ............ 190 Flujograma N4.3.2: Procesos de Secretara de la Seccin Finanzas ............ 191 Flujograma N4.4.1: Procesos del Supervisor de la Seccin Finanzas........... 192 Flujograma N4.5.1: Procesos del Mensajero de Asuntos Militares de la Seccin Finanzas .................................................. 193 Flujograma N4.6.1: Procesos del Encargado de Presupuesto de la Seccin Finanzas .......................................................... 195 Flujograma N4.7.1: Procesos de elaboracin del CUR de confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente. ..... 196 Flujograma N4.7.2: Procesos de elaboracin del CUR de confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente. ..... 197 Flujograma N4.7.3: Procesos de elaboracin del CUR de confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente. ..... 198 Flujograma N4.8.1: Procesos de recaudacin de fondos Financieros ........... 199 Flujograma N4.8.2: Procesos de recaudacin de fondos Financieros ........... 200 Flujograma N4.9.1: Procesos de Gestin de Garantas ................................ 201 Flujograma N4.10.1: Procesos de Gestin Tributaria .................................... 202 Flujograma N4.11.1: Procesos de Gestin Tributaria .................................... 203 Flujograma N4.14.1: Proceso para la elaboracin de asientos contables, cuentas por cobrar, oficios de recaudaciones y pagos, registro de control de bienes y existencias. ...... 206 Flujograma N4.15.1: Proceso para la elaboracin de los balances de comprobacin, estados financieros, mayores generales, notas aclaratorias y asientos de apertura. .. 207 Flujograma N4.16.1: Procesos del Encargado de Impuestos de la Seccin Finanzas ........................................................ 208 Flujograma N4.17.1: Procesos de Ingreso de Bienes. .................................. 209

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Flujograma N4.18.1: Procesos de bajas, enajenaciones, remates de bienes. ........................................................................ 210 Flujograma N4.19.1: Procesos de inspeccin fsica de bienes...................... 211 Flujograma N4.20.1: Procesos de inspeccin fsica de bienes a ser Rematados. ................................................................. 212 Flujograma N4.21.1: Procesos de registro e inspeccin de existencias de bienes de consumo. .................................................... 213 Flujograma N4.22.1: Procesos de Consolidacin Financiera. ....................... 214 Flujograma N5.1.1: Procesos Propuestos Jefe de la Seccin Finanzas ........ 263 Flujograma N5.1.2: Procesos Propuestos Jefe de la Seccin Finanzas ........ 264 Flujograma N5.1.3: Procesos Propuestos del Jefe de la Seccin Finanzas .. 265 Flujograma N5 2.1: Procesos Propuestos para Secretara de la Seccin Finanzas ........................................................................ 267 Flujograma N5.2.2: Procesos Propuestos para Secretara de la Seccin Finanzas ........................................................................ 268 Flujograma N5.3.1: Procesos Propuestos para el Supervisor de la Seccin Finanzas ........................................................................ 270 Flujograma N5.4.1: Procesos Propuestos para el Mensajero de Asuntos Militares de la Seccin Finanzas.................................... 272 Flujograma N5.5.1: Procesos Propuestos para el encargado de Presupuesto de la Seccin Finanzas ............................. 275 Flujograma N5.6.1: Procesos Propuestos para la elaboracin del CUR de confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente. ..... 278 Flujograma N5.6.2: Procesos Propuestos para la elaboracin del CUR de confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente. ..... 279 Flujograma N5.6.3: Procesos Propuestos para la elaboracin del CUR de confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente. ..... 280 Flujograma N5.7.1: Procesos Propuestos para la recaudacin de fondos Financieros .................................................................... 281 Flujograma N5.7.2: Procesos Propuestos para la recaudacin de fondos Financieros .................................................................... 282 Flujograma N5.8.1: Procesos Propuestos para la aplicacin de Gestin de Garantas ....................................................................... 283

xix

Flujograma N5.9.1: Procesos Propuestos para la aplicacin de Gestin Tributaria ....................................................................... 284 Flujograma N5.9.2: Procesos Propuestos para la aplicacin de Gestin Tributaria ....................................................................... 285 Flujograma N5.10.1: Proceso Propuestos para el Control Previo de documentos facturas, contratos, y documentos revisados por la Subseccin Contabilidad. .................... 286 Flujograma N5.11.1: Proceso Propuesto para la elaboracin de los asientos contables, CUR de ingresos, de gastos, ajustes, liquidaciones, informes y Estados Financieros ............ 287 Flujograma N 5.12.1: Proceso Propuesto para la elaboracin de asientos contables, cuentas por cobrar, oficios de recaudaciones y pagos, registro de control de bienes y existencias .................................................... 288 Flujograma N5.13.1: Proceso Propuesto para la elaboracin de los balances de comprobacin, estados financieros, mayores generales, notas aclaratorias y asientos de apertura ....................................................................... 289 Flujograma N5.14.1: Procesos Propuestos para el Encargado de Impuestos de la Seccin Finanzas .............................. 292 Flujograma N5.15.1: Procesos Propuestos de Ingreso de Bienes ................ 294 Flujograma N5.16.1: Proceso Propuesto para bajas, enajenaciones, remates de bienes ......................................................... 295 Flujograma N5.17.1: Proceso Propuesto para la inspeccin fsica de bienes..................................................................... 296 Flujograma N5.18.1: Procesos Propuestos para la inspeccin fsica de bienes a ser Rematados ......................................... 297 Flujograma N5.19.1: Proceso Propuesto para el registro e inspeccin de existencias de bienes de consumo. ...... 298 Flujograma N5.20.1: Procesos Propuestos para la Consolidacin Financiera. .................................................................. 299

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RESUMEN
El Control Interno es un plan de organizacin en el cual se utilizan mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una Entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su informacin financiera, complementaria administrativa y operacional, promueve eficiencia en las operaciones y provoca

adherencia a las polticas escritas por la administracin.

Esta Propuesta de Evaluacin de los Procedimientos de Control Interno por medio del Mtodo COSO II - E.R.M. (Enterprise Risk Management), permitir a la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, conseguir objetivos como: efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, adems de la optimizacin de los recursos financieros y lograr a tiempo la prevencin ante posibles riesgos.

Permite tambin, presentar un manual de procesos

acorde con las

normativas del Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M., como una herramienta que permite corregir errores, fraudes, que aseguren que los activos y recursos asignados por el Estado, estn debidamente protegidos los registros contables y cada una de las actividades y procesos realizados por la Seccin Finanzas sean desarrollados de forma eficaz segn la normativa y alinendose al cumplimiento de la Misin de la Fuerza Area Ecuatoriana.

En el captulo 1, se describe las generalidades de la Institucin en cuanto a misin, visin, principios y objetivos. En una manera detenida se detalla la historia de la Base Area Cotopaxi siendo un organismo que depende de la Fuerza Area Ecuatoriana estableciendo su interrelacin del sistema financiero.

xxi

En el captulo 2, se presenta el direccionamiento estratgico de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, partiendo de un anlisis situacional a travs de su Matriz FODA considerando factores polticos, econmicos, sociales, culturales, estructurales y tecnolgicos.

En el captulo 3, se define y caracteriza todo lo referente a Control Interno COSO II E.R.M., comprendiendo el marco terico, el cual sirve de soporte para fundamentar la elaboracin del proyecto.

En el captulo 4, se procede con el levantamiento de los procesos por medio del Mtodo COSO II E.R.M., con la utilizacin de tiempos reales tomados a cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, haciendo uso de la Normativa de Control Interno emitida para organismos que dispongan de Recursos del Estado. Para lo cual se realiza cuestionarios y diagramas de procesos, para finalizar con la emisin del Informe COSO II E.R.M. En el captulo 5, contiene la Gua de Control Interno COSO II E.R.M., en donde se ha desarrollado en forma ordenada la descripcin de procesos, polticas, funciones y actividades de control para el rea administrativa y financiera de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

En el captulo 6, contiene conclusiones y recomendaciones en base a los resultados obtenidos durante el proceso de elaboracin del proyecto de tesis.

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SUMMARY
The Internal Control is an organizational plan in which methods and procedures are used in a coordinated manner in an Entity adopted to safeguard its assets, check the reasonableness and reliability of financial information, additional administrative and operational efficiency in operations promotes and causes adherence to written policies by the administration.

This Proposal for Evaluation of Internal Control Procedures by the method COSO II - ERM (Enterprise Risk Management), will enable the Finance Section Cotopaxi Air Base, achieve goals such as: effectiveness and efficiency of operations, adequacy and reliability of financial reporting and compliance with laws and regulations, in addition to optimization of financial resources and time to achieve the prevention of possible risks.

It also allows to present a manual process in accordance with the regulations of the Internal Control Method by COSO II - ERM as a tool to correct errors, fraud, to ensure that assets and resources allocated by the State are properly protected accounting records and each of the activities and processes performed by the Finance Section effectively be developed according to the rules and aligning the fulfillment of the mission of the Ecuadorian Air Force.

Chapter 1 describes an overview of the institution in terms of mission, vision, principles and goals. In a careful manner detailing the history of Cotopaxi Air Base being an organism that depends on the Ecuadorian Air Force establishing their interrelationship of the financial system.

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Chapter 2 presents the strategic direction of the Finance Section Cotopaxi Air Base, from a situational analysis through DAFO Matrix considering its political, economic, social, cultural, structural and technological factors.

Chapter 3 defines and characterizes everything about Internal Control COSO II - ERM, understanding the theoretical framework, which provides support to inform the development of the project. Chapter 4 starts with the lifting of the processes by COSO II ERM Method, with the use of actual times taken to each of the members of the Finance Section Cotopaxi Air Base, using the Rule Internal Control issued for organizations with State Resources. For this method it needs questionnaires and process diagrams, ending with the issuance of the COSO II ERM report.

Chapter 5 contains the COSO II - ERM Internal Control Guide, where he has developed in an orderly description of processes, policies, functions and control activities for the administrative and financial Finance Section Air Base Cotopaxi.

Chapter 6 contains conclusions and recommendations based on the results obtained during the preparation of the thesis project.

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CAPTULO I ASPECTOS GENERALES

1.1 TEMA Propuesta de evaluacin de los procedimientos de Control Interno mediante el mtodo COSO II E.R.M. para la Seccin Finanzas de la Base Area de Cotopaxi, que permita valorar y manejar adecuadamente los procesos administrativos y financieros.

1.2 ANTECEDENTES

El xito de una gestin no se logra si no se tiene un rumbo, un inicio y un destino; y si no est fortalecida por objetivos, metas, y valores que acompaen la misin y visin de la organizacin. La Base Area Cotopaxi, cuya creacin se remonta al 10 de Mayo de 1929, cuando se construy su campo de aviacin, mantiene una destacada y particular historia en la aeronutica del pas. Proporciona el mantenimiento de

aeronaves; desarrolla proyectos tecnolgicos; efecta el mantenimiento del material de la Defensa Area; desarrolla la industria aeronutica y fortalecimiento y apoyo del cumplimiento de la misin de la Fuerza Area Ecuatoriana. La historia reconoce los avances realizados en el mbito interno y los servicios que viene brindando a lo largo de los aos, desde la fecha de su creacin hasta la actualidad.

La Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, fue creada para otorgar un adecuado manejo de los recursos asignados por el Ministerio de Finanzas, la misma, est encargada de verificar la correcta utilizacin de los recursos financieros asignados a la Institucin y garantizar el cumplimiento de disposiciones legales y la aplicacin adecuada de los procedimientos contables y/o presupuestarios, operaciones contables y
1

presupuestarias ministeriales, cumple las disposiciones tcnicas y de control interno y externo, para que los recursos asignados sean manejados de forma eficiente y eficaz por las diferentes unidades que administran la gestin financiera, cualquiera que sea su posicin, aplica tcnicas, mtodos y procedimientos empleados en ciclo presupuestario (Programacin, Ejecucin, Control, Evaluacin y Liquidacin).

El Comit de Organizacin Patrocinadoras de la Comisin COSO (2004), el 29 de Septiembre del 2004 lanz el Marco de Control denominado COSO II que segn su propio texto no contradice al COSO I, siendo ambos marcos conceptualmente compatibles. Sin embargo, este marco se enfoca a la gestin de los riesgos (ms all de la intencin de reducir riesgos que se plantea en COSO I) mediante tcnicas como la administracin de un portafolio de riesgos.

El

Comit

de

Organizaciones

Patrocinadoras

del

Committee

of

Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, (COSO), es una organizacin del sector privado, establecida en Estados Unidos, dedicada a proporcionar orientacin a la gestin educativa y a las entidades de gobierno sobre aspectos fundamentales de organizacin de la

gobernanza, tica empresarial, control interno, gestin de riesgo, fraude y presentacin de informes financieros.

Esta Propuesta de Evaluacin de los Procedimientos de Control Interno por medio del Mtodo COSO II - E.R.M. (Enterprise Risk Management) Administracin del Riesgo Empresarial permitir a la entidad conseguir objetivos como: Efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, adems de la optimizacin de los recursos financieros y lograr a tiempo la prevencin ante posibles riesgos. Por lo tanto, mejorar la eficiencia de la Seccin Financiera y contribuir a una

adecuada toma de decisiones y

ayudar a la verificacin y a la

implantacin de controles Financieros y Administrativos adecuados, en correspondencia con sus funciones y responsabilidades; el trabajo ser realizado con excelencia y con un margen de error mnimo, dependiendo de un constante perfeccionamiento y revisin as como las labores productivas que acrecientan el rol de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi. Las Instituciones Pblicas en todo el proceso deben implementar el sistema de Control Interno, los mismos que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las reas, generando

informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la funcin de la Institucin.

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo General

Evaluar los Procedimientos de Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M. como una herramienta idnea, que permita valorar y manejar adecuadamente los procesos Administrativos y Financieros en la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

1.3.2 Objetivos Especficos

Describir las generalidades de la Institucin en cuanto a misin, visin, principios, valores, polticas y objetivos, en la medida que el enfoque del Mtodo COSO II E.R.M. exija el uso de las estrategias operativas para identificar su rol frente a los distintos riesgos existentes.

Realizar un direccionamiento estratgico de la Seccin Finanzas de la Base Area de Cotopaxi teniendo en cuenta factores internos y externos que pueden afectar su desempeo.

Definir y caracterizar el denominado Mtodo de Control Interno COSO II E.R.M., sus objetivos, componentes, principios, elementos y los responsables del Control Interno.

Definir el Control Interno mediante las herramientas y componentes en base al Mtodo COSO II E.R.M., actividades de control y

evaluacin global del sistema de Control Interno.

Elaboracin de una gua de Control Interno mediante el Mtodo COSO II E.R.M., que utilicen los procesos Administrativos y Financieros de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

1.4 JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

La Propuesta de Evaluacin de los Procedimientos de Control Interno por medio del Mtodo COSO II - E.R.M. (Enterprise Risk Management) Administracin del Riesgo Empresarial, permite a la Institucin conseguir objetivos como: efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, adems de la optimizacin de los recursos financieros y lograr a tiempo la prevencin ante posibles riesgos.

Permite adems, presentar un informe acorde con las normativas del Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M (Enterprise Risk Management) Administracin del Riesgo Empresarial, como una

herramienta que permita corregir errores, fraudes, que aseguren que los activos y recursos asignados por el Estado por medio del Ministerio de

Finanzas estn debidamente protegidos, que los registros contables y cada una de las actividades y procesos realizados por esta Seccin sean desarrollados eficazmente segn la normativa y alinendose al

cumplimiento de la Misin de la Fuerza Area Ecuatoriana, con la finalidad de que el presente Proyecto de investigacin sea aplicado en esta prestigiosa Institucin, as como en las dems Instituciones Pblicas.

En razn de esta importancia el sistema de Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M., se hace necesario el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economa en todos los procesos para la Seccin de Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

1.5 HIPTESIS

La evaluacin del Control Interno mediante el Mtodo COSO II - E.R.M., permite valorar y manejar adecuadamente los procesos Administrativos y Financieros en la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

1.5.1 Variables de Investigacin:

a. Variable Independiente Evaluacin del Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M.

b. Variable Dependiente

Procesos Administrativos y Financieros en la Seccin Finanzas.

1.6 INFORMACIN DE LA INSTITUCIN

1.6.1 Datos generales

Institucin:

Fuerza Area Ecuatoriana

Logotipo de la Institucin:

Fuente: http://www.fuerzaaereaecuatoriana.mil.ec/site/ Elaborado por: Patricia Caar

Reparto: Base Area Cotopaxi Logotipo del Reparto:

Fuente: http://www.fuerzaaereaecuatoriana.mil.ec/site/ Elaborado por: Patricia Caar

Sector: Servicios Generales del Estado Subsector: Defensa Nacional y Seguridad Externa

Fecha de Creacin: 10 de Mayo de 1929

Lugar de la investigacin: Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi Logotipo de la Seccin:

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Patricia Caar

1.6.2 Ubicacin

Pas: Provincia: Cantn: Direccin:

Ecuador Cotopaxi Latacunga Av. Amazonas s/n y Antonio Clavijo

1.6.3 Misin

Desarrollar el poder militar areo para la consecucin de objetivos institucionales que garanticen la defensa, contribuyan con la seguridad y desarrollo de la Nacin.

1.6.4 Visin

Ser una Fuerza Area disuasiva, respetada y aceptada por la sociedad; pionera en el desarrollo aeroespacial nacional.

En la primera dcada del siglo XXI, cuando la humanidad sufre profundos cambios en todos los rdenes, las instituciones tienen que modificar su visin para estar acorde a esta realidad. Las Fuerzas Armadas como pilares fundamentales de los estados modernos, tambin entran en esta dinmica.

Si la misin constitucional de las Fuerzas Armadas, y por ende de la Fuerza Area, es la defensa de la soberana e integridad territorial y la de garantizar la paz y estabilidad ciudadana, comprende que la Fuerza Area debe ser parte de la lucha de la Nacin contra factores que provoquen inestabilidad y pueden convertirse en amenazas contra la supervivencia del Estado. Esos factores, en el mundo moderno, estn identificados como el terrorismo, el trfico ilcito de estupefacientes, pero tambin la pobreza, el deterioro del medio ambiente, las potenciales destrucciones de los recursos naturales o su desaparicin. La lucha contra estos factores es una obligacin de todos los componentes de un Estado y por supuesto de la Fuerza Area, cumpliendo las misiones que le sean encomendadas por el Gobierno Nacional, bajo una planificacin estratgica.

La Fuerza Area Ecuatoriana debe ser el enlace que permita lograr de manera total y definitiva la integracin de este pas amaznico, litoral y andino. Y no slo eso, sino que el personal de la Fuerza Area Ecuatoriana estar al servicio del desarrollo social de todos los ecuatorianos, especialmente de aquellos que viven en los lugares ms apartados de la patria y cuyo contacto con el Estado, precisamente, se realiza a travs de los diferentes programas de accin cvica que ejecuta la Fuerza Area Ecuatoriana, venciendo siempre la difcil geografa existente.

La FAE est consciente de que el desarrollo cientfico y tecnolgico est basado en un personal calificado y comprometido; por eso, la labor de la Fuerza Area est encaminada a obtener un recurso humano altamente motivado y capacitado que norme su vida en la prctica constante de los valores del estudio, del sacrificio y del amor a la Patria, para lograr el tan ansiado desarrollo. Fuerza Area Ecuatoriana, llevando al pas por todo lo alto. (http://www.fuerzaaereaecuatoriana.mil.ec/site/)

1.6.5 Objetivos

Alcanzar y mantener el alistamiento operativo, para enfrentar con xito las amenazas.

Disponer de un recurso humano con un excelente desempeo profesional y comprometido con la Institucin.

Disponer de una organizacin operativa y administrativa segura, eficiente y eficaz que permita cumplir la misin.

Impulsar la conciencia aeronutica en la sociedad, como elemento fundamental del desarrollo aeroespacial y defensa nacional.

Desarrollar la capacidad cientfica y tecnolgica en el campo aeroespacial para disminuir la dependencia tecnolgica.

Alcanzar y optimizar los recursos econmicos para el cumplimiento de la misin.

1.6.6 Principios Institucionales

Calidad y confiabilidad
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Eficiencia y eficacia Simplicidad y descentralizacin Mejoramiento continuo Compromiso con la Institucin Respeto a la Constitucin y a la Ley Profesionalismo tica en todas las actuaciones

1.6.7 Organigrama estructural de la Base Area Cotopaxi

La gestin y organizacin de una Institucin en la actualidad, interrelaciona los flujos de una manera integral y productiva.

Una Fuerza Area moderna es un conjunto de recursos humanos, habilidades, destrezas, conocimientos, materiales y experiencias que se estructuran en funcin de la consecucin de sus objetivos.

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Grfico N 1.1: Organigrama estructural de la Base Area Cotopaxi

GRUPO ADMINISTRATIVO LOGSTICO BACO

SECCIN APOYO ADMINISTRATIVO

SECCIN FINANZAS

ESCD LOGSTICO

ESCD. SERVICIOS ADMINISTRATIVO

ESCUADRILLA ABASTECIMIENTO

ESCUADRILLA PERSONAL

APOYO ADMINISTRATIVO

ESC. INFRAESTRUCTUR A.

APOYO ADMINISTRATIV O

ESCUADRILLA SIST. DE INF Y COMUNICACION.

ESC. TRANSPORTACION.

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Patricia Caar

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1.6.8 Organigrama estructural Seccin Finanzas BACO

Grfico N 1.2: Organigrama estructural Seccin Finanzas BACO

JEFATURA SECCIN FINANZAS

SECRETARA SUPERVISOR

MENSAJERO DE ASUNTOS MILITARES

PRESUPUESTO

CONTABILIDAD

TESORERA

INVENTARIOS

RECAUDACIONES HOSPITAL BSICO LATACUNGA

IMPUESTOS

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Patricia Caar

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1.6.9 Organigrama posicional Seccin Finanzas BACO

Tambin constituye una variacin del organigrama estructural y sirve para representar en forma objetiva, la distribucin del personal en las diferentes unidades administrativas. Se indica la denominacin de puestos y clasificacin en caso de haberlas. Se incluye el nombre del funcionario que lo desempea.

Grfico N 1.3 Organigrama posicional Seccin Finanzas BACO

JEFATURA SECCIN FINANZAS

Cap. Esp. Avc. Fredy Solrzano

SECRETARA
Srta. Fabiola Borja

SUPERVISOR
Sgos. Efran Andrango

MENSAJERO DE ASUNTOS MILITARES

Sr. Nelson Peralta

PRESUPUESTO
Sgos. Carlos Velastegui

CONTABILIDAD
Lcda. Ana Luca Corella

TESORERA
Cap. Esp. Avc. Fredy Solrzano

INVENTARIOS
Sr. Eduardo Zurita

RECAUDACIONES HOSPITAL BSICO LATACUNGA

Cbop. Roberto Meja

IMPUESTOS
Sr. Patricio Claudio

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Patricia Caar

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1.7 ESTRUCTURA ORGNICA Y FUNCIONAL SECCIN FINANZAS BACO

Toda Institucin tanto pblica como privada debe contar con una estructura orgnica y funcional; la misma que a su vez consta con

jerarquas y atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la misma. En consecuencia se puede establecer que la estructura organizativa de una Institucin es el esquema de jerarquizacin y divisin de funciones componentes de ella.

Jerarquizar es establecer lneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a travs de diversos niveles y delimitar responsabilidades de cada

empleado ante un solo supervisor inmediato. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos.

Toda Institucin cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida por la empresa.

La estructura informal es la resultante de la filosofa de la conduccin y el poder relativo de los individuos que componen la organizacin, no en funcin de su ubicacin en la estructura formal, sino en funcin de influencia sobre otros miembros.

1.7.1 Organigrama funcional

Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general.

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Grfico N 1.4: Organigrama funcional Seccin Finanzas BACO JEFATURA SECCIN FINANZAS
Elaborar la programacin anual de actividades de la Seccin Finanzas

SECRETARA
Realizar el parte diario de personal militar y civil. Entregar y archivar la documentacin

SUPERVISOR
Realizar los descuentos mensuales y remitir a la Direccin de Finanzas FAE (Seccin Sueldos) para su ejecucin

MENSAJERO DE ASUNTOS MILITARES Efectuar depsitos, retiros bancarios, servicios bsicos y otros

TESORERA
CONTABILIDAD

PRESUPUESTO BACO
Proforma presupuestaria de ingresos Cedulas presupuestaria s de ingresos y gastos

Documentos contables ingresados legalizados

Informe de recaudacione s de ingreso CUR de pagos

INVENTARIOS
Constatacin fsica de bienes y existencias

RECAUDACIN HOSPITAL BSICO BACO LATACUNGA

Realizar el Diario de Caja de los ingresos diarios de la consulta externa y hospitalizacin Entregar turnos para atencin mdica al personal militar,

IMPUESTOS
Confirmar el pago para emitir los comprobantes de retencin con el comprobante de pago (CPF) a los diferentes proveedores

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Patricia Caar

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1.7.2 Cuadro numrico de personal

Dentro del orgnico funcional se presenta un cuadro numrico de personal con el que cuenta la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, cada uno indica el nmero de personas que demanda dispone. y

Cuadro N 1.1: Cuadro numrico de personal de la Seccin Finanzas

PERSONAL
Jefatura Supervisor Contador Presupuesto Inventarios Impuestos Secretaria Mensajero De Asuntos Militares Recaudaciones Hospital Bsico Latacunga BACO

ORGNICO DISPONIBLE
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

DFICIT
0 0 0 0 0 0 0 0

TOTAL

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Srta. Fabiola Borja Secretaria de la Seccin Finanzas

a. Financiamiento

La Base Area Cotopaxi, est financiada por medio de la

ejecucin

presupuestaria Fuente N 001 que es la asignacin del Estado para dar

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pie al Plan Anual de la Poltica Pblica, el Ministerio de Finanzas, mismo que se encarga de otorgar al Ministerio de Defensa Nacional el presupuesto destinado para cada una de sus Fuerzas (Terrestre, Naval y Area), este a su vez entrega el presupuesto por medio de la Direccin de Finanzas de la Fuerza Area Ecuatoriana, la misma que hace llegar a sus diferentes repartos. Otra forma de financiamiento para la Base Area Cotopaxi es la Fuente N 002 que corresponde a los fondos de autogestin, estos fondos se generan en el Hospital Bsico de la Base Area Cotopaxi por concepto de venta de medicinas y consultas mdicas.

1.8 LIMITACIN DEL PROYECTO

Debe considerarse que existen limitaciones debido a que la Seccin no siempre tiene el control de todos los hechos que ocurran dentro de la Institucin. Por otro lado debe tomarse en cuenta que el Sistema de Control Interno solo da una seguridad razonable de que los objetivos sern cumplidos y que no habr fallas.

La gestin de riesgos corporativos proporciona ventajas importantes, tambin presenta limitaciones. Las limitaciones se derivan de hechos como que el juicio humano puede ser errneo durante la toma de decisiones, que las decisiones sobre la respuesta al riesgo y el establecimiento de controles necesitan tener en cuenta los costes y beneficios relativos, que pueden darse fallos por error humano, que pueden eludirse los controles mediante conveniencia de dos o ms personas y que la direccin puede hacer caso omiso a las decisiones relacionadas con la gestin de riesgos corporativos. Estas limitaciones impiden que el consejo o la direccin tengan seguridad absoluta de la consecucin de los objetivos de la entidad.

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1.9 ALCANCE

Por medio de la aplicacin del mtodo COSO II - E.R.M. (Enterprise Risk Management) Administracin del Riesgo Empresarial, en la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi se valora y maneja adecuadamente los procesos, alcance de los objetivos, enfoque interno en hacer lo

correcto en forma correcta, capacidad de tomar riesgos por mejores recompensas y establecer estrategias con ms resultados e incrementar la posibilidad de que se puedan lograr cambios e iniciativas que favorezca a la Institucin.

1.10 ORGANISMOS DE CONTROL

La Seccin Finanzas se encuentra regida por Organismos de Control que persigue el Estado por medio del Ministerio de Defensa Nacional en base al cumplimiento de su Plan Anual de la Poltica Pblica, a fin de estandarizar la gestin financiera en la Fuerza Area, basados en el pleno cumplimiento de la normas constitucionales, legales, decretos, acuerdos y dems normas internas y externas del Sector de Defensa, cualquiera que sea su posicin dentro del Modelo como Unidad Operativa

Desconcentrada, Direccin de Finanzas Fuerza Area Ecuatoriana y Ministerio de Defensa Nacional.

1.10.1 Ministerio de Finanzas

Entidad encargada de garantizar los recursos financieros para el desarrollo nacional con soberana, transparencia y sostenibilidad. Contribuye, a travs de las polticas pblicas, al cumplimiento progresivo de los derechos constitucionales, los objetivos del rgimen de desarrollo y disposiciones del rgimen del buen vivir, de conformidad con lo establecido en la Constitucin de la Repblica, genera los mecanismos e

18

instancias de coordinacin de la planificacin y de la poltica pblica en todos los niveles de gobierno; y orienta la gestin pblica hacia el logro de resultados, que contemple los impactos tangibles e intangibles.

El Ministerio de Finanzas da seguimiento y evaluacin de la planificacin, sistematiza y analiza la informacin para proporcionar elementos objetivos que permitan adoptar medidas correctivas y emprender nuevas acciones pblicas. Para este propsito, se debe monitorear y evaluar la ejecucin presupuestaria y el desempeo de las entidades, organismos y empresas del sector pblico en funcin del cumplimiento de las metas de la programacin fiscal y del Plan Nacional de Desarrollo.

a. Ministerio de Defensa Nacional.

Es

la

mxima

instancia

Institucional

en

materia

financiera

presupuestaria; cumple y vela por la aplicacin de leyes, normas y procedimientos que rigen la actividad financiera y presupuestaria de observancia general en la Institucin. Las atribuciones de las Unidades de Administracin Financiera de cada organismo y ente del Sector Pblico, son las siguientes:

Coordinar la programacin y formulacin del presupuesto, la programacin de la ejecucin presupuestaria, y con los responsables de cada unidad ejecutora, la evaluacin de la gestin

presupuestaria. Coordinar con la unidad de planificacin institucional la adecuada vinculacin de la planificacin con el presupuesto y el registro, en el sistema integrado de informacin financiera, de la parte pertinente a los objetivos, metas y acciones definidas en el plan.

19

Coordinar la administracin financiera institucional con el ente rector para la debida aplicacin de las polticas, directrices, normas y procedimientos que emanen del mismo.

b. Direccin de Finanzas de la Fuerza Area Ecuatoriana

Es la unidad que, en lo organizativo, es una instancia dependiente del Ministerio de Defensa Nacional que cumple determinadas atribuciones que le sean delegadas para facilitar la coordinacin de las unidades ejecutoras con el Ministerio de Defensa Nacional, particularmente en lo relacionado a la programacin presupuestaria, programacin financiera y ejecucin presupuestaria. Su creacin es facultativa de la Institucin en funcin de las necesidades de la gestin financiera institucional. Informacin general de la gestin financiera que realiza el departamento de finanzas de Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas:

1.

Elaborar la Proforma de Ingresos y remitir al Estado Mayor para el Plan Operativo Anual (POA).

2.

Elabora en el ESIGEF, la Programacin Indicativa Anual, PIA, conforme al Plan Operativo Anual aprobado, la Programacin Financiera Cuatrimestral del Compromiso, y la Programacin Mensual de Devengado (PMD).

3.

Realizar

la

Reprogramacin

Financiera,

en

los

diferentes

cuatrimestres. 4. 5. Ejecutar el Presupuesto Operativo Anual. Emitir Certificaciones Presupuestarias, para el Proceso

Precontractual. 6. Elaborar y tramitar las reformas presupuestarias Tipo TRANS, INTRA 1, INTRA 2, INTRA UE, AMP/AMPLI, DIS/ DISMI, autorizadas.

20

7.

Cumplir con las normas legales vigentes a fin de proceder al pago oportuno de las obligaciones de la Administracin Tributaria.

8. 9.

Custodiar las Garantas Bancarias y mantener actualizadas. Gestionar y coordinar ante los Organismos competentes de los presupuestos aprobados, para la ejecucin oportuna del gasto.

10.

Cumplimiento

las

Recomendaciones,

de

los

Exmenes

Especiales de la Auditoria Financiera de la Contralora General del Estado, y dems Organismos de Control.

c. Unidad Operativa Desconcentrada Base Area Cotopaxi.

Es la Unidad Operativa Desconcentrada, que es la encargada de cumplir con atribuciones y competencias para realizar funciones administrativas y financieras que estructuralmente, forma parte de una Institucin.

Los presupuestos se asignan al nivel de unidad ejecutora; por tanto, son la instancia responsable, en lo operativo, de las distintas fases del ciclo presupuestario; para tal efecto se regir a las disposiciones y normas del ente rector canalizadas a travs del Ministerio de Defensa Nacional y de la Direccin de Finanzas de la Fuerza Area Ecuatoriana de las que deber requerir su aprobacin o autorizacin en todo aquello que no se encuentre dentro de su marco de competencias.

Para efecto de realizar sus actividades mantendr comunicacin y canalizar sus requerimientos por medio de la Fuerza Area Ecuatoriana y el Ministerio de Defensa Nacional, segn sea el caso.

21

1.11 INTERRELACIN DEL SISTEMA FINANCIERO

Grfico N 1.5: Interrelacin del Sistema Financiero ESTADO

PRESUPUESTO
Proforma presupuestaria
MINISTERIO DE FINANZAS

DIRECCIN DE FINANZAS

Programacin indicativa anual Programacin financiera

Polticas directrices econmicas

DE LA FAE

CONTABILIDAD

Asiento apertura
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

de

Modificacione s presupuestari as y financieras Directrices financieras y presupuestarias Asignacin de techos presupuestarios

Registros contables

TESORERIA

Retenciones, declaraciones anexos.

CONTROL DE BIENES

BASE AEREA COTOPAXI

Inventario de bienes y existencias.

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Patricia Caar

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1.11.1 Descripcin

El Ministerio de Defensa es el rgano superior de la defensa, y dentro del sistema financiero, realiza el rol de Unidad de Administracin Financiera (UDAF), y proporciona los siguientes entregables a la Direccin de Finanzas de la Fuerza Area Ecuatoriana que es la Unidad Controladora.

Polticas y lineamientos para el manejo de los recursos asignados y la gestin financiera

Los techos presupuestarios para las Fuerzas; y modificaciones presupuestarias aprobadas que fueron solicitadas por las Unidades de Control.

La Direccin de Finanzas de la Fuerza Area Ecuatoriana, dentro del Sistema de Gestin Financiero, realiza el rol de Unidades de Control (U.C.) y proporcionan los siguientes entregables a la Unidad Operativa Desconcentrada que es el reparto de la Base Area Ecuatoriana.

Disposiciones y directrices para la gestin financiera presupuestaria a la Unidad Operativa Desconcentrada de la Direccin de Finanzas de la Fuerza Area Ecuatoriana.

Techos presupuestarios para las diferentes unidades operativas y administrativas de cada Direccin de Finanzas de la Fuerza Area Ecuatoriana.

Consolidar y remitir al Ministerio de Finanzas, de las modificaciones presupuestarias aprobadas, solicitadas por sus Unidad Operativa Desconcentrada BACO.

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Consolidar

remitir y

al

Ministerio

de

Finanzas,

de

las

Programaciones

Reprogramaciones

financieras

aprobadas,

solicitadas por sus Unidad Operativa Desconcentrada.

La Unidad Operativa Desconcentrada BACO, como parte del Sistema de Gestin Financiera, proporciona los siguientes entregables a la Direccin de Finanzas de la Fuerza Area Ecuatoriana.

a. Presupuesto Proforma presupuestaria de ingresos. PIA (Programacin Indicativa Anual). Cedulas presupuestarias de ingresos y gastos. Programacin financiera cuatrimestral. Programacin mensual del devengado. Certificaciones presupuestarias. Modificaciones presupuestarias. Reprogramacin cuatrimestral. Informes de evaluacin de la ejecucin presupuestaria. Cdulas presupuestarias. Liquidacin presupuestaria.

b. Contabilidad Documentos fuentes (proformas presupuestarias, fondos y

asignaciones econmicas, obligaciones). Documentos contables ingresados y legalizados. Comprobante nico de registro (CUR), de ingresos, de gastos y de ajustes. Registros contables de bienes de larga duracin, de Control Interno y de existencias. Anlisis de cuentas por cobrar y por pagar.

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Conciliacin bancaria. Estados financieros Balance de comprobacin acumulado. Estado de resultados. Estado de situacin financiera. Estado de flujo del efectivo. Mayores generales y auxiliares Notas aclaratorias ndices financieros. Informe del anlisis financiero. Verificacin. Archivo. Recomendaciones.

c. Tesorera Informe de recaudaciones de ingreso. Informe de control de especies valoradas. Comprobante nico de registro de pagos. Formulario de rdenes de pago. Formulario de autorizacin de transferencias. Formulario de retencin en la fuente. Comprobantes de liquidaciones. Archivo de documentacin de pagos. Declaracin de obligaciones tributarias. Formularios de declaraciones tributarios Anexos transaccionales Informe de control de garantas. Oficio de renovacin de garantas.

25

d. Control Fsico de Bienes Identificacin. Codificacin. Ingreso. Actas de entrega-recepcin. Conciliacin del patrimonio. Constatacin fsica de bienes y existencias. Reporte de movimientos Actas de bajas. Remates. Ventas. Donaciones. Demoliciones. Conciliacin del patrimonio.

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CAPTULO II DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO DE LA SECCIN FINANZAS DE LA BASE AEREA COTOPAXI.

A travs de un anlisis situacional, la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi de la ciudad de Latacunga podr visualizar su realidad, tanto en el ambiente externo (estudio del entorno de la Institucin) como en el ambiente interno (estudio de la estructura interna de la Institucin y sus capacidades); los datos obtenidos servirn como fundamento para la valoracin, evaluacin y anlisis de todos y cada uno de los factores y variables.

Una forma acertada de llevar a cabo el anlisis situacional de una Institucin es por medio de un estudio de la Matriz FODA. Esta Matriz es de vital importancia desarrollarla para tener una mejor orientacin en el momento de plasmar sus objetivos y planes de accin, para que estos sean lo ms cercano a la realidad de la Institucin.

A partir del listado de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas se realiza la comparacin de enunciados, lo cual permite visualizar como algunas fortalezas aprovechadas adecuadamente pueden contrarrestar a algunas debilidades que afectan a la mejor utilizacin de las fortalezas.

2.1 ANLISIS FODA

Es el anlisis de variables controlables (las debilidades y fortalezas son internas de la organizacin y por lo tanto se puede actuar sobre ellas con mayor facilidad), y de variables no controlables (las oportunidades y amenazas las presenta el contexto y la mayor accin que se puede tomar con respecto a ellas y preverlas y actuar a beneficio de la Institucin).

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Este tipo de anlisis representa un esfuerzo para examinar la interaccin entre las caractersticas particulares de su negocio y el entorno en el cual este compite. Tiene mltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la Seccin Finanzas y en las diferentes Subsecciones. Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del observacin FODA, podrn ser de gran utilidad en el anlisis.

Tiene como objetivo identificar y analizar las Fortalezas y Debilidades de la Seccin Finanzas, as como tambin las Oportunidades y Amenazas, que presenta la informacin que se ha recolectado. Se utiliza para desarrollar un plan que tome en consideracin muchos y diferentes factores internos y externos para as maximizar el potencial de las fuerzas y oportunidades minimizando as el impacto de las debilidades y amenazas.

Se debe utilizar al desarrollar un plan estratgico, o al planear una solucin especfica a un problema. Una vez que se ha analizado el ambiente externo (por ejemplo: la cultura, la economa, datos

demogrficos, etc.). Es una herramienta que se utiliza para comprender la situacin actual de una organizacin.

2.2 FACTORES INTERNOS

Para el diagnstico interno ser necesario conocer las fuerzas al interior, que intervienen para facilitar el logro de los objetivos, y sus limitaciones que impiden el alcance de las metas de una manera eficiente y efectiva. En el primer caso se habla de las fortalezas y en el segundo de las debilidades.

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Como ejemplos se puede mencionar: recursos humanos con los que se cuenta, recursos materiales, recursos financieros, recursos tecnolgicos, etc.

2.3 FORTALEZAS

Son todos los recursos, conocimientos, condiciones que sirven para alcanzar metas, objetivos que como Institucin se ha planteado, y al mismo tiempo se mide las capacidades que posibilitan mantener y lograr una ventaja competitiva respecto al resto de Instituciones. Tambin se puede citar a una fortaleza como la firmeza de nimo que permite soportar las adversidades y soportar el peligro.

Las fortalezas se definen como: Aspectos positivos de la Institucin. Eficiencia y eficacia en el funcionamiento. Ventajas competitivas.

2.4 DEBILIDADES

Las debilidades son todo lo contrario de las fortalezas, son todos los factores, conocimientos, recursos, condiciones, problemas, actitudes que limitan frenan y obstaculizan el alcance de los objetivos. Las debilidades acarrean caractersticas negativas para una Institucin, las mismas que generan desventajas frente a sus competidores y son materia pendiente de mejoramiento.

Las debilidades se definen como:

Aspectos negativos propios de la Institucin.

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Falta de optimizacin en el funcionamiento.

2.5 FACTORES EXTERNOS

Para realizar el diagnstico es necesario analizar las condiciones o circunstancias ventajosas de su entorno que la pueden beneficiar; identificadas como las oportunidades; as como las tendencias del contexto que en cualquier momento pueden ser perjudiciales y que constituyen las amenazas, con estos dos elementos se podr integrar el diagnostico externo. Algunos ejemplos son: el Sistema poltico, la legislacin, la situacin econmica, la educacin, el acceso a los servicios de salud, las instituciones no gubernamentales, etc.

2.6 OPORTUNIDADES

Son factores circunstanciales, recursos externos, polticas o personas que pueden contribuir de manera positiva en lograr los objetivos propuestos, en el futuro puede convertirse en fortalezas. Se conoce tambin como las tendencias que puede repercutir favorablemente sobre los planes existentes o futuros de la Institucin. Su anlisis debe seguir dos dimensiones: el grado de atractivo que representa y la probabilidad de xito.

Las oportunidades se las puede definir como: Situaciones favorables para la Institucin Posibilidades de crecimiento Institucional. Aprovechar la tecnologa.

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2.7 AMENAZAS

Son factores externos y situaciones que de manera directa o indirecta influyen negativamente a la Institucin, pudindole hacerla retroceder, debilitar o destruir.

A las amenazas se las define como: Situaciones desfavorables para la Institucin. Riesgo del ambiente.

2.8 MATRIZ FODA SECCIN FINANZAS BACO

Considerando los argumentos descritos anteriormente la Matriz FODA se establece de la siguiente manera: Cuadro N 2.1: Matriz FODA Seccin Finanzas

FACTORES INTERNOS
(F) FORTALEZAS

FACTORES EXTERNOS
(O) OPORTUNIDADES

F1. El personal de la Seccin cumple y con sus tareas

O1. Aprovechar los programas

Finanzas funciones

de capacitacin gratuitos que el Servicio de Rentas Internas y el Instituto de Compras Pblicas tiene, para que el personal se capacite y actualice sus conocimientos lo que permitir contar con un equipo humano motivado y eficaz.

adecuadamente lo que se facilita el proceso contable se registra y la

presupuestario,

informacin en forma oportuna, existe una continua

retroalimentacin de los procesos lo que posibilita detectar errores corrigindolos oportunamente, O2. La aplicacin de los

programas de control econmico e-

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todo esto da como resultado una informacin financiera confiable para la toma de decisiones del Comando.

SIGEF del MEF y SIF-FAE de la Direccin de Desarrollo Institucional FAE que permitir que el Reparto tenga un mejor control de sus operaciones econmicas.

O3.

El

proyecto del Centro

de de

conformacin

Mantenimiento Conjunto de Ala Fija. (D) DEBILIDADES D1. Aun no se ha explotado (A) AMENAZAS A1. Falta de colaboracin del responsable de las

al 100% el sistema e-SIGEF. D2. No se evala el sistema

personal

adquisiciones en la entrega de la documentacin y facturas

de Control interno bajo el mtodo coso II. La evaluacin es limitada al cumplimiento de las normas de control interno. D3. Contina rotacin del

debidamente legalizadas.

A2. Constantes requerimientos

no planificados ni presupuestados por algunas dependencias de la Base Area de Cotopaxi.

personal militar en el rea de presupuesto.

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Patricia Caar

2.9 OBJETIVOS

Los objetivos se definen como una expresin cualitativa de un propsito general. Propsito definido en trminos generales que parte de un diagnstico y expresa la situacin que se desea alcanzar en trminos de grandes agregados y que constituye la primera instancia de congruencia entre un plan y programas propuestos a alcanzar siendo estos a corto, mediano o largo plazo.
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2.9.1 Objetivo de la Seccin Finanzas

Programar, ejecutar, coordinar y controlar los recursos financieros y econmicos entregados al Reparto de manera eficiente, efectiva y econmica en cumplimiento aprobado en el Plan Operativo Anual, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes en la Ley de Finanzas Publicas y Ley de la Contralora General del Estado con el fin de poyar a la misin de la Base Area Cotopaxi.

2.9.2 Misin de la Seccin Finanzas

La Seccin Finanzas ser la encargada de programar, ejecutar, coordinar, y controlar los recursos financieros asignados al Reparto, de manera eficiente, efectiva y econmica, en cumplimiento a la programacin aprobada en el Plan Operativo anual, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes en la Ley de Finanzas Pblicas y, Ley de la Contralora General del Estado (LOCGE), tendientes a un adecuado empleo y distribucin de los mismos en apoyo a la misin de la Base Area Cotopaxi.

2.9.3 Visin de la Seccin Finanzas

Ser una Seccin lder, reconocida,

orientada a brindar servicios de

calidad y oportunidad para el cumplimiento de las metas y objetivos de la Base Area Cotopaxi; integrada por un equipo de personas competentes y comprometidas con la tica, honestidad, responsabilidad, y

transparencia.

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2.10 POLTICAS

Las polticas se definen como un conjunto de enunciados cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y as valerse del medio que permite a una Institucin alcanzar determinados objetivos. Las polticas Institucionales son guas para orientar la accin, son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algn problema que se repita una y otra vez dentro de una organizacin.

En este sentido las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias.

Importancia de las polticas.- Facilita la delegacin de autoridad. Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre autoridad ciertas decisiones. Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados. Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. Indican al personal como deben actuar en sus operaciones. Facilitan la induccin del nuevo personal a desarrollar un cargo dentro de una Institucin.

2.10.1 Polticas y prcticas de talento humano Seccin Finanzas El Control Interno incluir las polticas y prcticas necesarias para asegurar una apropiada planificacin y administracin del talento humano de la Institucin, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio.

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El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier Institucin por lo que no debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Es responsabilidad de la direccin encaminar su satisfaccin personal en el trabajo que realiza, procurando su

enriquecimiento humano y tcnico.

La administracin del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente tico desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prcticas diarias. Esto se hace visible en la ejecucin de los procesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin, evaluacin del desempeo y promocin y en la aplicacin de principios de justicia y equidad, as como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales (Registro Oficial Acuerdo N 039-CG, 2009, Norma de Control Interno p.10 y 11).

a. Delegacin de autoridad La asignacin de responsabilidad, la delegacin de autoridad y el establecimiento de polticas conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de informacin y autorizaciones para efectuar cambios.

La delegacin de funciones o tareas deben conllevar, no slo la exigencia de la responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes, sino tambin la asignacin de la autoridad necesaria, a fin de que los servidores pueden emprender las acciones ms oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz.

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Las resoluciones administrativas que se adopten por delegacin sern consideradas como dictadas por la autoridad delegante. El delegado ser personalmente responsable de las decisiones con relacin al cumplimiento de la delegacin (Registro Oficial Acuerdo N 039-CG, 2009, Norma de Control Interno p.11).

2.11 ESTRATEGIAS

Una estrategia es un conjunto de acciones planificadas sistemticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un fin. Tambin se puede definir como principios y rutas fundamentales que orientan el proceso administrativo para alcanzar los objetivos a los que se desea llegar. Una estrategia muestra cmo una Institucin pretende llegar a cumplir con los objetivos. Se pueden distinguir tres tipos de estrategias, de corto, mediano y largo plazo.

Su adaptacin a esquemas de planeacin obedece a la necesidad de dirigir la conducta adecuada de los agentes econmicos, en situaciones diferentes y hasta opuestas. En otras palabras constituye la ruta a seguir por las grandes lneas de accin contenidas en las polticas para alcanzar los propsitos, objetivos y metas planteados.

2.11.1 Administracin estratgica Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, pondrn en funcionamiento y actualizacin el sistema de planificacin, as como el establecimiento de indicadores de gestin que permitan evaluar el cumplimiento de indicadores de gestin que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestin institucional.

36

Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos requieren para su gestin, la implantacin de un sistema de planificacin que incluya la formulacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que consideraran como base la funcin, misin, y visin institucionales y que tendrn consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del organismo tcnico de planificacin.

Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan plurianual y contendrn: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsaran en el periodo anual, documento que

deber estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en funcin de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos.

La formulacin del plan anual deber coordinarse con los procesos y polticas establecidas por el Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, as como el anlisis pormenorizado de la situacin y del entorno. As mismo, dichas acciones se disearn para coadyuvar el cumplimiento de los componentes de la administracin estratgica antes mencionada.

El anlisis de la situacin y del entorno se concretar considerando los resultados logrados, los hechos que implicaron desvos a las

programaciones precedentes, identificando las necesidades emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y los recursos disponibles, en un marco de calidad.

Los productos de todas las actividades mencionadas de formulacin, cumplimiento, seguimiento y evaluacin, deben plasmarse en documentos

37

oficiales a difundirse entre todos los niveles de la organizacin y a la comunidad en general (Registro Oficial Acuerdo N 039-CG, 2009, Norma de Control Interno p.10).

2.12 PRINCIPIOS Y VALORES DE LA SECCIN FINANZAS

2.12.1 Principios

Los principios representan las convicciones de las personas encargadas de dirigir la Institucin hacia el xito. Los principios, son el conjunto de creencias y reglas de conducta personal e Institucional que regulan la vida de una organizacin.

Estn profundamente ligados a las convicciones de las personas que guan los destinos de la Institucin. Son personalidad de la organizacin. valores que definen la

2.12.2 Valores

Los valores son el conjunto de caractersticas y cualidades que se busca en las personas que trabajan en la Seccin, y que cumplimiento de la misin establecida. facilitan llegar al

Los valores dan vida a la cultura Institucional lo cual constituye el cimiento que abarca entre otros elementos, los valores; estos ejercen singular influencia en el desarrollo de las diferentes actividades propias del personal de la Seccin Finanzas. Los valores fundamentales establecidos por la Fuerza Area Ecuatoriana son adoptados por la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, con el fiel compromiso de hacerlos prevalecer

38

y enaltecer tanto personal militar como personal de servidores y servidoras pblicas. (http://www.fuerzaaereaecuatoriana.mil.ec/site/).

Cuadro N 2.2: Valores y Principios del Personal de la Seccin Finanzas

VALORES Y PRINCIPIOS DEL PERSONAL DE LA SECCIN FINANZAS VALORES PRINCIPIOS

Respeto Patrio Justicia Honor Militar Moral Abnegacin Valor Integridad Lealtad Disciplina Servicio

Calidad y confiabilidad Eficiencia y eficacia Simplicidad descentralizacin Mejoramiento contino Compromiso Institucin Respeto a la Constitucin y a la Ley Profesionalismo tica en todas las con la y

actuaciones

Fuente: http://www.fuerzaaereaecuatoriana.mil.ec/site/ Elaborado por: Patricia Caar

2.13 FACTOR POLTICO LEGAL

La Seccin Finanzas, est constituida bajo los lineamientos de la Direccin de Finanzas del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, misma que surge con la creacin de la antigua Base Area, el 10 de mayo de 1929, cuando se construy su campo de aviacin; oficialmente, el Ala

39

de Investigacin y Desarrollo N 12 de la Fuerza Area Ecuatoriana, acantonada en la ciudad de Latacunga, provincia de Cotopaxi, inicio su funcionamiento como tal el 1 de enero de 1988, mediante decreto N5, publicado en el Registro Oficial reservado N 323 -S, del 03 de agosto de 1997, en el que se establece la nueva organizacin del Reparto. La historia reconoce los avances realizados en el mbito interno y los servicios que viene brindando a lo largo de los aos, originalmente como Ala de Investigacin y Desarrollo, desde la fecha de su creacin y actualmente como Base Area Cotopaxi.

2.14 FACTOR ECONMICO

La Seccin Finanzas se encarga de la

direccin de los recursos

asignados por el Gobierno Nacional a travs del Ministerio de Finanzas al Reparto, al mismo tiempo cumple con el riguroso manejo y cuidado de los fondos de autogestin obtenidos de recaudacin por concepto de consultas mdicas del Hospital Bsico BACO Latacunga, est encargada de la correcta administracin, anlisis y asignacin de cada uno de los recursos al Reparto, con la finalidad de que se cumpla con el Presupuesto otorgado por el Estado con las asignaciones cuatrimestrales.

40

CAPTULO III CONTROL INTERNO COSO II E.R.M. (Enterprise Risk Management) ADMINISTRACIN DEL RIESGO EMPRESARIAL
3.1 DEFINICIN DE CONTROL INTERNO SEGN EL INFORME COSO II E.R.M. 3.1.1 Definicin COSO II E.R.M A raz de grandes problemas en varias organizaciones empresariales de diferentes caractersticas y objetivos, en EEUU, Europa y Latinoamrica, se establecieron nuevas metodologas para lograr mayores compromisos por parte de toda organizacin desde su Junta Directiva, su alta Gerencia y todos los niveles administrativos, operativos y financieros marcando dentro de un sistema interno de adecuadas directrices para lograr transparencia, objetividad y equidad hacia sus dueos, accionistas o socios, denominado dentro del contexto de Corporate Governance o Gobierno Corporativo. Adicionalmente, cambiaron las reglas de

planeacin y evaluacin de controles internos por la necesidad primaria de lograr una administracin de Riesgos () por lo que se adopt COSO II para la prctica de la administracin de riesgos empresariales organizados bajo 8 y no 5 componentes de control (anlisis del entorno interno, definicin de objetivos, identificacin de eventos, valoracin del riesgo, respuesta al riesgo, actividades de control, informacin comunicacin y monitoreo) (Estupin Gaitn Rodrigo, el Gobierno Corporativo y la Administracin del Riesgo, 2006).

41

El modelo COSO II E.R.M. es una herramienta idnea para asegurar un Control Interno que reduzca sustancialmente el fraude corporativo y asegure una buena gestin. Se le puede definir como procesos efectuado por la junta de directores, la administracin y otro personal de la entidad, aplicando en la definicin de la estrategia y a travs del emprendimiento, diseado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable en relacin con el logro del objetivo de la entidad. Esta definicin refleja ciertos conceptos fundamentales:

1. 2.

Un proceso, es un medio para lograr un fin, no un fin en s mismo. Efectuado por gente no es solamente poltica, estudio y forma, sino que involucra gente en cada nivel de una organizacin.

3. 4. 5.

Aplicado en la definicin de la estrategia Aplicado a travs de la estrategia Aplicado a travs de la administracin en cada nivel y unidad, incluye asumir un punto de vista de portafolio de los riesgos a nivel de la entidad.

6.

Diseado para identificar los eventos que potencialmente afectan la entidad y para administrar los riesgos dentro del apetito por los riesgos.

7.

Provee seguridad razonable para la administracin y para la junta de una entidad.

8.

Orientado al logro de los objetivos en una o ms categoras separadas pero al mismo tiempo se sobreponen unas con otras.

El E.R.M. del COSO II, es reconocido como el standard para cumplir con la seccin 404 de la Ley Sarbanes - Oxley, por tanto, se prepara un resumen del E.R.M. en la cual se puede aplicar un apoyo de asesora

42

fundamental a las administraciones de las diferentes organizaciones como un verdadero valor agregado de sus labores, como es el caso en las auditoras internas, representativas en el sector pblico y privado en su direccin por contadores pblicos (Estupin Gaitn Rodrigo,

Administracin del Riesgo Empresarial o E.R.M., 2006, p.66).

La Seccin 404 de la Ley SARBANES-OXLEY es el pedido de redactar un informe de Control Interno al final de cada ejercicio fiscal. Dentro de este informe de Control Interno se establece la responsabilidad del equipo directivo de tener una estructura de Control Interno adecuada. Anteriormente esta exigencia no exista y ahora el equipo directivo es responsable ante posibles fraudes. Un objetivo clave del COSO II es ayudar a las direcciones de empresas y otras Instituciones a enfrentarse mejor al riesgo en su intento para alcanzar sus objetivos. Pero la administracin de riesgos corporativos tiene diferentes significados para personas distintas, porque presenta una amplia gama de definiciones y contenidos que impiden una comprensin comn. Entonces, se debe integrar los diferentes conceptos de la administracin de riesgos en un marco en el que se establezca una definicin comn, se identifiquen los componentes y se describan los conceptos claves.

Cada entidad fija su misin, estableciendo objetivos, que espera alcanzar y las estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la entidad, como un todo, o especficos para las actividades dentro de la entidad.

Aunque muchos objetivos pueden ser especficos para una entidad en particular, algunos son ampliamente participados. Por ejemplo los objetivos comunes a casi todas las entidades son la consecucin y el

43

mantenimiento de una reputacin positiva dentro del comercio y los consumidores, proporcionando estados financieros confiables a los accionistas, y operando en cumplimiento de las leyes y regulaciones. Para este estudio los objetivos, se ubican dentro de tres categoras:

Operaciones.- Relacionados con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la entidad. Informacin Financiera.- Relacionada con la preparacin de estados financieros pblicos confiables. Cumplimiento.- Relacionado con el cumplimiento de la entidad con las leyes y regulaciones aplicables.

3.1.2 Fundamentos del E.R.M.

Las empresas con nimo de o sin nimo de lucro deben propender a crear valor a sus protectores, dueos o accionistas, as como la de enfrentar y superar las incertidumbres, desafindolas con preparacin suficiente, para poder proveer una estructura conceptual, as la gerencia trate de manera efectiva la incertidumbre que representan los riesgos y oportunidades, as enriquecer su capacidad para generar valor.

3.1.3 Beneficios del E.R.M.

Ninguna organizacin con nimo o sin nimo de lucro opera en un entorno libre de riesgos, y el E.R.M. no crea tal entorno, sin embargo, si representa beneficios importantes para operar ms efectivamente en entornos llenos de riesgos, representando capacidad enriquecida para:

Alinear el apetito por el riesgo y la estrategia. Vincular crecimiento, riesgo y retorno. Enriquecer las decisiones de respuesta frente al riesgo.

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Minimizar sorpresas y prdidas operacionales. Identificar y administrar los riesgos de los impactos. Proveer respuestas integradas para los riesgos mltiples. Sopesar oportunidades. Racionalizar el capital.

E.R.M. metodologa orientada a lograr benchmarking o generacin de valor para los dueos o accionistas y hacia la permanencia de la organizacin o empresa y de su imagen en el largo plazo, es decir para que la empresa sea slida y merezca la inversin del pblico e inversores, sirviendo para manejar la competencia, asignar capital necesario, prevenir fraudes y para mantener la reputacin corporativa (Estupin Gaitn Rodrigo, Administracin del Riesgo Empresarial o E.R.M., 2006, p.66 y 67). El E.R.M. puede realizar una enorme contribucin ayudando a la organizacin a gestionar los riesgos para poder alcanzar sus objetivos. Los beneficios incluyen:

Mayor posibilidad de alcanzar los objetivos. Consolida reportes de riesgos distintos a nivel de la Junta. Incrementa el entendimiento de riesgos claves y sus ms amplias implicaciones. Identifica y comparte riesgos alrededor del negocio. Crea mayor enfoque de la gerencia en asuntos que realmente importan. Menos sorpresas y crisis. Mayor enfoque interno en hacer lo correcto en forma correcta. Incrementa la posibilidad de que puedan lograr cambios en iniciativas.

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Capacidad de tomar mayor riesgo por mayores recompensas. Ms informacin sobre riesgos tomados y decisiones realizadas.

(Estupin Gaitn Rodrigo, La Auditora Interna y la Administracin del Riesgo Empresarial 2006, p.81).

3.1.4 Evolucin del Control Interno. La importancia del Control Interno se manifest inicialmente en el sector privado, donde se reconoci como fundamental e indispensable, en virtud del crecimiento de las organizaciones, el volumen de las operaciones, los niveles de riesgo, la complejidad de los sistemas de informacin y el aumento en los niveles de riesgos reales y potenciales.

De igual manera, la consideracin sobre el funcionamiento del Control Interno de las organizaciones se constituy en factor prioritario dentro de las normas de auditora; con tal fin se han desarrollado diferentes enfoques orientados a lograr mecanismos giles de evaluacin del Control Interno, cuyos resultados, debidamente ponderados, sirvan de herramienta bsica para que el auditor proyecte y determine el alcance, la naturaleza y la extensin de los procedimientos de auditoria por aplicar.

El Control Interno como sistema y el Control Interno como estructura o auditora interna, y sus alcances; identifica y establece obligaciones a los distintos agentes responsables del Control Interno; define objetivos, caractersticas y elementos fundamentales del Control Interno; identifica el campo de aplicacin de la norma; fija las funciones de los auditores internos a los cuales les queda prohibida la prctica del control previo, entendido ste como la participacin en los procesos administrativos de las organizaciones a travs de autorizaciones o refrendaciones; igualmente, hace referencia al valor aprobatorio de los informes de control

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o auditoria interna en procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales.

La filosofa del Control Interno consiste en retomar al sector privado la prctica de la auditoria, el Control Interno y otra serie de herramientas de tipo gerencial, debido a las bondades de stas, y trasladarlas al sector pblico haciendo obligatoria su aplicacin. Con la Norma de Control

Interno en referencia se busca apoyar e impulsar el cambio esperado de un Estado moderno, gil y eficiente, en el cual se garantice que cada empleado, sin importar su nivel, desarrolle, desde el inicio hasta el final, un proceso de calidad, como si se tratara de su propia empresa, a partir de una ptima asignacin y aprovechamiento de los diferentes recursos con que cuenta las organizaciones para permitir el logro de los fines propuestos.

La aplicacin de la filosofa de control interno trae consigo la aplicacin del autocontrol como sistema bsico de control. La concepcin moderna es el control permanente, ejercido por cada persona desde el comienzo de cada proceso, cuyo fin primordial y compromiso es el mejoramiento continuo. Para poder ampliar las acciones de control, es conveniente y necesario utilizar las tecnologas modernas disponibles, la informtica, los sistemas de comunicacin e informacin, adems de disponer o construir indicadores que permitan obtener los primeros resultados globales para orientar los anlisis ms detallados (Cepeda Alonso Gustavo, Evolucin del Control Interno, 2005, p. 5 y 6).

3.1.5 Definicin de Control Interno Control, segn una de sus acepciones gramaticales, quiere decir comprobacin, intervencin o inspeccin. El propsito final del Control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organizacin y apoyar su

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desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados. El Control Interno incluye controles que se pueden considerar como contables o administrativos () Debe tenerse en cuenta que el Control Interno no es una oficina, es una actitud, un compromiso de todas y cada una de las personas de la organizacin, desde la gerencia hasta el nivel organizacional ms bajo.

Las Instituciones deben hacer el mximo esfuerzo para asegurar que el Control Interno que diseen e implementen se ajuste a su misin y generen efectivamente los resultados esperados. El ejercicio de Control Interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoracin de costos ambientales. En consecuencia, se deber concebir y organizar de tal manera que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la organizacin.

El Control Interno se expresa a travs de las polticas aprobadas por los niveles de direccin y administracin de la Institucin, mediante la elaboracin y aplicacin de tcnicas de direccin, verificacin y evaluacin de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de informacin y de programas de seleccin, induccin y capacitacin de personal (Cepeda Alonso Gustavo, Sistema de Control Interno; 2005, p. 3 y 4). El Control Interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la proteccin de los recursos pblicos. El Control Interno est orientado a cumplir con el ordenamiento jurdico, tcnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la

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confiabilidad y oportunidad de la informacin, as como la adopcin de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control (Registro Oficial Acuerdo N 039-CG, Norma de Control Interno; 2009, p.9). El Control Interno comprende el plan de la organizacin y todos los mtodos y medidas coordinados que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las polticas prescritas (Mantilla B. & Cante S., Control Interno Informe COSO; 2005, p.11). La definicin que elabor el Basle Committee de Control Interno es la siguiente; Control Interno es un proceso efectuado por la junta de directores, la administracin principal y todos los niveles del personal. No es nicamente un procedimiento o una poltica desempeada en un cierto punto del tiempo, sino que est operando continuamente en todos los niveles dentro de una organizacin. La junta de directores y la administracin principal son responsables por el establecimiento de la cultura apropiada para facilitar un efectivo proceso de Control Interno y por monitorear su efectividad sobre una base ongoing; sin embargo, cada individuo dentro de una organizacin tiene que participar en el proceso (Mantilla B. & Cante S., Control Interno Informe COSO; 2005, p.17). Dimitris N. Chorafas, quien centra su estudio en el Control Interno de los entes de inters pblico y principalmente los que participan en los mercados de capital (financieros y valores). Por ende, subraya la relacin entre Control Interno y estndares internacionales de contabilidad. Ofrece una definicin comprensiva, Control Interno es un proceso establecido por la junta de directores y por la administracin ms alta para proveerse a s mismos con un sistema dinmico, proactivo, sobre la manera cmo

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funciona la Institucin. Por lo tanto, es afectado por y afecta a todos los niveles de personal, a causa de que ofrece transparencia.

Los Controles Internos le permiten a los ejecutivos principales administrar mediante el rastrear la exposicin frente a; riesgo de crdito, riesgo de mercado, riesgo operacional, riesgo reputacional, riesgo legal, y otros riesgos relacionados con las transacciones, con los activos y los pasivos; as como frente al fraude y la seguridad. La intencin es:

Salvaguardar los activos del negocio. Asistir en el documento y en la conciliacin contable. Conducir a la accin correctiva.

Para su desarrollo, implementacin, y apropiado funcionamiento, un sistema de Control Interno requiere leyes y regulaciones; supervisin rigurosa, poltica y objetiva corporativa; organizacin y estructura; informacin confiable y tecnologa avanzada. Los canales de

comunicacin son vitales. Para enriquecer el Control Interno, las Instituciones deben usar un rango amplio de herramientas y tcnicas, apoyadas por computadores en tiempo real, software sofisticado, minera de bases de datos transaccionales, grficos de control de calidad, modelos de simulacin y visualizacin interactiva de los reportes financieros y de otro tipo.

Dado que todos los sistemas pueden funcionar de manera equivocada y pueden deteriorarse con el tiempo, el Control Interno tiene que ser auditado de manera regular. El funcionamiento apropiado de Control Interno hace parte de la accountability de la administracin ms alta (Mantilla B. & Cante S., Control Interno Informe COSO; 2005, p.21 y 22).

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3.1.5 Informe COSO II

El denominado "INFORME COSO" sobre Control Interno, publicado en EE.UU. en 1992, surgi como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temtica referida. Tiempo despus, el Comit emiti otro documento, denominado Enterprise Risk Management (E.R.M.) Integrated Framework, y que en la actualidad se conoce como COSO II o COSO ERM, que fue publicado el 29 de septiembre del 2004.

Si bien hasta ese momento muchas organizaciones y entidades haban desarrollado enfoques para encarar la gestin de riesgos, y exista una gran cantidad de literatura al respecto, no haba una terminologa comn para el tema ni se haban elaborado principios ampliamente aceptados que pudieran ser utilizados por las empresas como una gua en el desarrollo de una estrategia efectiva para la administracin de riesgos.

El COSO II vino a llenar ese vaco: al reconocer la necesidad de una gua definitiva para la gestin de riesgos, el Comit inici un proyecto en el ao 2001, el cual fue liderado por Pricewaterhouse Coopers y cont con la asistencia de un consejo compuesto por miembros de las cinco entidades patrocinantes del Comit.

El framework, que finalmente fue emitido en el ao 2004, define los componentes esenciales de la administracin de riesgos, analiza los principios y conceptos del ERM, sugiere un lenguaje comn y provee guas para hacer eficientes a las tareas.

Plasma los resultados de la tarea realizada durante ms de cinco aos por el grupo de trabajo que la Treadway Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting cre en Estados Unidos

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en 1985 bajo la sigla COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), Comit de Organizaciones que Patrocinan. El grupo estaba constituido por representantes de las siguientes

organizaciones:

American Accounting Association (AAA) American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) Financial Executive Institute (FEI) Institute of Internal Auditors (IIA) Institute of Management Accountants (IMA)

El Informe COSO II ha pretendido, y creemos que ampliamente ha conseguido por lo menos en los Estados Unidos, que es donde el informe ha tenido hasta ahora mayor difusin, que cuando se plantee cualquier discusin o problema de Control Interno, tanto a nivel prctico de las empresas como a nivel de Auditora Interna o Externa, o a los niveles acadmicos y legislativos, los interlocutores para que tengan una referencia conceptual comn, lo cual hasta ahora resultaba complejo, dada la multiplicidad de funciones y conceptos divergentes que ha existido sobre el Control Interno. Adems, por la amplitud de los conceptos empleados y por la superacin de las viejas definiciones restrictivas y mecanicistas, esta nueva definicin integradora se ha convertido en una herramienta eficaz para satisfacer la necesidad de un buen gobierno corporativo de las empresas. (http://www.auditool.org/travel-mainmenu-32/hotels-mainmenu-56/290-elinforme-coso-i-y-ii).

3.2 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO El COSO II E.R.M. realiza el Control Interno utilizando la administracin de riesgos corporativos, est se ocupa de los riesgos y oportunidades que
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afectan a la creacin de valor o su preservacin. Se define de la siguiente manera:

La administracin de riesgos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de administracin de una entidad, su direccin y restante personal, aplicable a la definicin de estrategias en toda la empresa y diseado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organizacin, gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre la consecucin de objetivos de la entidad, dentro de las siguientes categoras:

Estratgicos: Objetivos a alto nivel, alineados con la misin de la entidad y dndole apoyo. Operativos: Objetivos vinculados al uso efectivo y eficiente de recursos. Reporte: Confiabilidad de los reportes. Cumplimiento: Objetivos relativos al cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

Esta categorizacin sita el nfasis en aspectos separados del Control Interno. Tales categoras distintas pero interrelacionadas (un objetivo en particular se puede ubicar en ms de una categora) orientan diversidad de necesidades y pueden ser responsabilidad directa de ejecutivos diferentes. Esta organizacin tambin permite lo que se puede distinguir de cada categora de Control Interno.

De un sistema de Control Interno se puede esperar que proporcione una seguridad razonable para la consecucin de los objetivos relacionados con la confiabilidad de la informacin financiera y con el cumplimiento de leyes y regulaciones. El cumplimiento de tales objetivos, en gran parte

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basados en estndares impuestos por sectores externos, dependen de cmo se desempeen las actividades dentro del control de la entidad.

El Control Interno no puede prevenir juicios o decisiones incorrectas, o eventos externos que puedan causar una falla en el negocio para la consecucin de sus objetivos de operacin. Para lograr estos objetivos, el sistema de control interno puede proporcionar seguridad razonable solamente si la administracin y, en su papel de supervisin, el consejo estn siendo acatados, de manera oportuna en la orientacin dada para la consecucin de ellos.

3.3 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO El ejercicio de Control Interno implica que se debe hacer siguiendo los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoracin de los costos ambientales.

Cuadro N 3.1: Principios de Control Interno

PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO El principio de igualdad consiste en que el Control Interno debe velar porque las actividades de la organizacin estn orientadas efectivamente hacia el inters general, sin otorgar privilegios a grupos especiales. El principio de moralidad, todas las operaciones se deben realizar no solo acatando las normas aplicables a la

organizacin, sino los principios ticos y morales que rigen la sociedad. El principio de eficiencia vela porque, en igualdad de condiciones

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de calidad y oportunidad, la provisin de bienes o servicios se haga al mnimo costo, con la mxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles. El principio de economa vigila que la asignacin de los recursos sea la ms adecuada en funcin de los objetivos y las metas de la organizacin. Principio de celeridad consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organizacin, a las necesidades que ataen a su mbito de competencia. Los principios de imparcialidad y publicidad consisten en obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organizacin, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminacin, tanto en oportunidades como en acceso a la informacin. El principio de valoracin de costos ambientales tambin consiste en que la reduccin al mnimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conducciones de sus actividades rutinarias en aquellas

organizaciones en las cuales su operacin pueda tenerlo.

Fuente: Cepeda Alonso Gustavo, Principios de Control Interno; 2005, p. 14 Elaborado por: Patricia Caar

Un Control Interno eficiente, presupone necesariamente la existencia de objetivos y metas en la organizacin. Si stos no estn definidos adecuadamente, la organizacin carecer de rumbo y, por tanto, de un marco de referencia contra el cual pueda medir los resultados obtenidos. Sin este marco, las actividades de control corren el riesgo de quedar solamente en el nivel de trmite, convirtindose en un ejercicio estril sin

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posibilidad alguna de influir realmente en el desempeo de la organizacin (Cepeda Alonso Gustavo, 2005, p. 14). Principios de Control Interno;

3.3.1 Aplicables a la Estructura Orgnica

La estructura orgnica necesita ser definida con bases firmes, partiendo de una adecuada separacin de funciones, as como la asignacin de responsabilidades y autoridad a cada puesto o persona, para lo cual son aplicables los principios de: responsabilidad limitada, separacin de funciones de carcter incompatible, instrucciones por escrito.

a. Responsabilidad limitada

Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas conocer a los interesados. Por ejemplo la responsabilidad de autorizar los pagos recaer en una sola persona, quien tenga conocimientos de ella.

b. Separacin de funciones de carcter incompatibles

Debe existir una adecuada segregacin de funciones y deberes, de modo que una sola persona no controle todo el proceso de una operacin.

c. Instrucciones por escrito

Las instrucciones al personal para el desempeo de sus funciones debern darse por escrito, en forma de descripcin de cargos. Esto contribuye a que los empleados cumplan ms eficientemente con su trabajo, por cuanto las rdenes o instrucciones impartidas pueden olvidarse o mal interpretarse.

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3.3.2 Aplicables a los Procesos y Sistemas

Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseados tomando en cuenta que el control es para salvaguardar los recursos que dispone la organizacin, destinados a la ejecucin de sus operaciones por tanto son aplicables los siguientes principios de control interno: Aplicacin de pruebas continuas de exactitud, uso de numeracin en los documentos, uso de dinero en efectivo, uso de cuentas de control, depsitos inmediatos e intactos, uso mnimo de cuentas bancarias, uso de dispositivos de seguridad, uso de indicadores de gestin.

a. Aplicacin de pruebas continas de exactitud

Consiste en la verificacin peridica y sorpresiva de las operaciones; deben aplicarse para asegurar la correccin en las operaciones. Por ejemplo comparar los inventarios de existencia de materiales con el responsable de inventarios y con la constatacin fsica.

b. Uso de Formas pre numeradas

Debern utilizarse formas pre numerado e impreso para la documentacin importante.

c. Evitar el uso de dinero en efectivo

El uso de dinero en efectivo se debe limitar solo para compras menores por medio de un fondo fijo. Denominado caja chica.

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3.3.3 Aplicables a la administracin del personal

La administracin del personal requiere de criterios bsicos para fijar tcnicamente sus responsabilidades, para lo cual se aplicaran los siguientes principios de control interno: seleccin de personal hbil y capacitado, capacitacin continua, vacaciones y rotacin del personal, cauciones (plizas de seguro).

a. Servidores hbiles y capacitados

Se debe seleccionar y capacitar adecuadamente a los empleados para aumentar la eficiencia y economa en sus labores. Por ejemplo: el cargo de contador debe de ser desempeado por una persona que posea ttulo profesional y la experiencia correspondiente a su nivel de responsabilidad.

b. Movimiento del personal

Llevar a cabo un movimiento de personal hasta donde sea posible y exigir que los empleados de confianza disfruten de sus vacaciones en especial aquellos empleados que desempean cargos de responsabilidad sobre recursos financieros o materiales. Esta medida permitir entre otras cosas: capacitar a los empleados en otras labores de la administracin erradicar la idea de que hay empleados indispensables y descubrir errores y fraudes, cuando lo hayan cometido.

c. Fianzas

Los empleados que manejen recursos financieros, valores o materiales, debern estar afianzados, a fin de permitir a la entidad resarcirse adecuadamente de una prdida o de un fraude efectuado por ellos

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mismos. En la segunda generacin del Control Interno se emple el trmino procedimientos de Control Interno para referirse a lo siguiente:

Segregacin de funciones Autocontrol De arriba hacia abajo Costo menor que beneficio Eficacia Confiabilidad Documentacin

Ya es de carcter tcnico la denominacin basado en principios. Su principal sinnimo es estructura conceptual (framework) y de hecho corresponde a un entendimiento de Control Interno en trminos de sistemas (elementos, relaciones, procesos, objetivos).

d. Segregacin de funciones

El entendimiento ms antiguo de la segregacin de funciones seala que ninguna persona debe tener control sobre una transaccin desde el comienzo hasta el final. De manera ideal y particularmente en las organizaciones grandes complejas, ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transaccin. Ello, como mecanismo de proteccin para esas mismas personas (ya se trate de empleados o de administradores) y de la misma organizacin (mximo si esta es de inters pblico).

Este componente cuenta con una general aceptacin, aun cuando su entendimiento tenga distintos matices, los cuales en la medida que ha ido evolucionando el Control Interno ha cambiado. Esto implica, entonces, la

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no simple segregacin de funciones entre quien maneja los dineros y quien elabora y custodia los registros contables. Actualmente se tiene dos connotaciones particularmente importantes que son la segregacin de funciones:

1.

Relacionadas con los distintos roles vinculados con el Control Interno, diseo, implementacin, mejoramiento, evaluacin y

auditoria. O dicho de otra manera los papeles que desempean directivos, administradores principales, personal de apoyo incluye directores de Control Interno.

2.

Por niveles, conlleva las funciones de Control Interno segn el nivel organizacional estratgico, tctico, operativo y especfico, o mejor an, diferenciar entre controles contables y administrativos, sistema de Control Interno, comits de auditora, gobierno corporativo y Control Interno a las transacciones con partes relacionadas grupos econmicos y combinaciones de negocios (Mantilla B. & Cante S., Control Interno Informe COSO; 2005, p.34).

e. Autocontrol La direccin, gestin, supervisin y evaluacin/valoracin del Control Interno son resorte de la administracin principal alta gerencia. No hay Controles Internos que sean externos. El sistema a travs del subsistema o mejor del proceso de Control Interno, se controla a s mismo. El mejor de todos los Controles Internos es que los procesos sean desempeados por gente capaz apoyada con tecnologa.

En lo expresado anteriormente surge una dificultad, la cual se deriva de los enfoques participativos de autovaloracin del control, que han sido interpretados de manera equivocada, como el supuesto de que cada

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quin es capaz de controlarse a s mismo y puede actuar de acuerdo con su propio criterio. Ello corresponde a lo menos parecido al control dado que este, entendido como poder, requiere que todos los componentes del sistema se orienten hacia el logro eficaz de los objetivos compartidos.

Es importante hacer una precisin, la diferencia que existe entre autocontrol y autovaloracin del control, un conjunto de herramientas de trabajo a travs de las cuales se facilita que el personal de una organizacin haga su propia valoracin del control y la traduzca en informes y acciones relacionados con el funcionamiento de la organizacin (Mantilla B. & Cante S., Control Interno Informe COSO, 2005, p.35).

f. De arriba hacia abajo De arriba hacia abajo, significa que el Control Interno es una forma de presin o influencia ejercida por los mximos niveles administrativos alta gerencia de la organizacin, esto tcnicamente es denominado el tono desde lo alto. Siendo as, implica que ningn Control Interno puede funcionar de abajo hacia arriba, esto es, un empleado de nivel bajo u operativo no puede controlar a los directivos principales.

Una de las formas ms primitivas como se dio a conocer este componente fue la autorizacin, donde las transacciones deben ser autorizadas y ejecutadas por personas que actan dentro del rango jerrquico de autoridad. Actualmente, y a partir de enfoques de procesos y con uso intensivo de tecnologas de la informacin, las autorizaciones se convierten en simples autorizaciones de acceso.

En una perspectiva estratgica, tiene una marcada influencia en la forma como son estructuradas las organizaciones, lo que conlleva a que esta

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forma de precisin sea originada desde los niveles ms altos de las mismas, adicionalmente se sealan diversos aspectos entre los cuales se resaltan:

Los procesos de mayor nivel (macro procesos) abarcan los procesos de menor nivel (subprocesos, tareas, actividades). El direccionamiento proviene de la alta gerencia (visin, misin) y se traslada a la accin por mecanismos operativos que es preciso alinear.

El tono desde lo alto, es fundamentalmente de carcter tico de negocios que se convierten en algo de forzoso cumplimiento va estrategias, planes, o en ltimas por mecanismos de carcter legal.

En la estructura conceptual integrada que ofrece COSO sobre el Control Interno depende de gran medida de esto y para ello emplea le denominacin tono desde lo alto. Para esta estructura, al final es el ms importante, lo esfuerza con la estructura organizacional, con los controles informales y los valores ticos de la organizacin; con sus distintas polticas y el nivel competitivo de sus integrantes. En la medida en que consolide el carcter tico, permitir el paso a un Control Interno e ficaz (Mantilla B. & Cante S., Control Interno Informe COSO; 2005, p.36).

g. Costo menor que beneficio Este componente afianza el hecho sobre el cual el Control Interno genera valor a la organizacin, lo que implica, de salida, que los Controles Internos no pueden ser ms costosos que las actividades que controla ni que los beneficios que proveen. Si el Control Interno genera sobre costos o duplicidades, es mejor eliminarlo.

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Este lleva implcito entender que el Control Interno es un proceso y no un sistema. Como proceso, se inserta dentro del sistema organizacional y hace parte de la cadena de valor del negocio. En otras palabras, hace parte del ciclo financiero de agregacin de valor para el cliente y de generacin de valor para el accionista. Lo que si definitivamente no se admite es que el Control Interno sea gasto. Si es gasto, no tiene poder de recuperacin de la inversin que conlleva y es mejor eliminarlo (Mantilla B. & Cante S., Control Interno Informe COSO; 2005, p.37).

h. Eficacia Aqu se detiene una gran connotacin, y es que si el Control Interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales, sencillamente no sirve. De ah que la evaluacin bsica del Control Interno sea siempre una evaluacin de su eficacia. Y sta, es sustancialmente diferente del control de gestin y resultados.

Una

de

las

grandes fortalezas de

COSO

es precisamente

el

entendimiento de este principio. Puesto que la eficacia del Control Interno depende directamente de asegurar el logro de los objetivos de negocio que tiene el sistema y que son: eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad del proceso de presentacin de reportes financieros, cumplimiento de normas y obligaciones, salvaguarda de activos, direccionamiento estratgico (Mantilla B. & Cante S., Control Interno Informe COSO; 2005, p.37).

i. Confiabilidad Se entiende como la relacin que existe entre la efectividad del diseo y operacin del sistema de Control Interno y la extensin de la

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documentacin, conciencia y monitoreo del Control Interno. Una forma de expresarlo mejor es como una frmula matemtica, as:

(EC. 3.1)

De donde:

Ed= Efectividad del diseo del Control Interno Eo= Efectividad de la operacin de Control Interno ed= Extensin de la documentacin ec= Extensin de la conciencia em= Extensin del monitoreo

j. Documentacin

Aqu se presentan dos entendimientos tradicionales sobre el particular que han sido superados. El primero, hace referencia a que las transacciones deben estar clara y completamente documentadas y disponibles para revisin. El segundo, tiene que ver con los papeles de trabajo. Hoy se entiende que lo que implica documentacin es mucho ms amplio y hace referencia a toda la informacin sobre el Control Interno, incluidos el criterio de control, el diseo seleccionado y las acciones emprendidas. Abarca no solo a la administracin sino tambin a los auditores.

Toda la informacin relacionada con el Control Interno debe estar debidamente documentada, de manera tal que pueda ser analizada por cualquier stakeholder interesado, ya se trate de la administracin (para efectos de su propia valoracin), de los auditores (para efectos de su

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evaluacin o de su dictamen), o de los reguladores (para efectos derivados de las acciones de supervisin, inspeccin, vigilancia y control). Como resumen, se pueden afirmar que estos principios conllevan un mejor entendimiento de Control Interno, lo que significa que una organizacin as soporta todos sus mtodos y procedimientos empleados, lo cual le permite fcil identificacin de criterios y dems acciones (Mantilla B. & Cante S., Control Interno Informe COSO; 2005, p.38 y 39).

3.4 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO COSO II - E.R.M Grfico N 3.1: Componentes del Control Interno COSO II E.R.M.
OBJETIVOS

VO

IC

RT E

IE

NT

Ambiente Interno
COMPONENTES COSO II

Establecimiento de Objetivos Identificacin de Eventos Evaluacin de Riesgo Respuesta al Riesgo Actividades de Control Informacin y Comunicacin Monitoreo

Fuente: http://nl.wikipedia.org/wiki/COSO Elaborado por: Patricia Caar

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UNIDADES DE NEGOCIO

RA TI

TR AT

PL IM
NIVELES ENTIDAD

UNIDAD DE NEGOCIO

RE P

PE

ES

CU

FILIAL

DIVISIN

Grfico N 3.2: Normas de Control Interno Contralora General del Estado

NORMAS DE CONTROL INTERNO CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO

AMBIENTE INTERNO

EVALUACIN DEL RIESGO

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIN Y COMUNICACIN

MONITOREO

Integridad y valores ticos Administracin estratgica Polticas y prcticas de talento humano Estructura organizativa Delegacin de autoridad Competencia profesional
Coordinacin de acciones organizacionales

Identificacin de riesgos Plan de mitigacin de riesgo Valoracin de los riesgos Respuesta al riesgo

Normas generales

Sistemas

Controles sobre sistemas de informacin Canales de comunicacin abiertos

Seguimiento continuo en operacin Evaluaciones peridicas

Separacin de funciones y rotacin de labores

Autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones

A.F. Presupuesto

A.F. Tesorera

Supervisin

A.F. Deuda pblica A.F. Contabilidad gubernamental A.F. Administracin de bienes Administracin del talento humano Administracin de proyectos Gestion ambiental Tecnologa de la informacin

Adhesin a polticas institucionales Unidad de auditora interna

Fuente: Normas de Control Interno-Contralora General del Estado 039-CG 2009 Elaborado por: Patricia Caar

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3.4.1 Ambiente Interno. Es el fundamento de todos los otros componentes del E.R.M., creando disciplina y organizando adecuadamente la estructura empresarial, determinando las estrategias y los objetivos, como tambin estructurando las actividades del negocio e identificando, valorando y actuando sobre los riesgos. Adems este componente, influye en el diseo y funcionamiento de las actividades de control de los sistemas de informacin y comunicacin, y del monitoreo de las operaciones.

Existen varios elementos importantes que influyen dentro del ambiente interno, los cuales deben seguirse, aplicarse y divulgarse como son los valores ticos de la entidad, la competencia y desarrollo del personal, el estilo de operacin de la administracin, la manera de asignar autoridad y responsabilidad, la filosofa de la administracin del riesgo. En cuanto a la administracin del riesgo empresarial E.R.M. identifica tambin el apetito que por el riesgo tiene la entidad y la cultura del riesgo, integrndolos con las iniciativas que se plantean en el desarrollo de la aplicacin de las prcticas dentro de la administracin de riesgos empresariales (Estupin Gaitn, Rodrigo, Administracin de Riesgo Empresarial o E.R.M.; 2006, p. 68). Segn el SAS 78, el Ambiente de Control establece el tono de una organizacin, influyendo la conciencia y el control de la gente. Constituye el fundamento de los otros componentes del Control Interno, proporcionan disciplina y estructura.

El ncleo de una entidad es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores ticos y la profesionalidad) y el entorno en el que trabaja, que es el que estimula e influencia las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este

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escenario, el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales, constituyendo el motor y la base sobre la que todo descansa. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en la que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos, as como tienen relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo. Los elementos que conforman el ambiente de control son:

a. Integridad y valores ticos.- Se refiere a que los objetivos de una entidad y la forma en que se consiguen estn basados en las distintas prioridades, juicios de valor y estilos de gestin, que se traducen en normas de comportamiento, reflejan la integridad de la direccin y su compromiso con los valores ticos, que son producto de una cultura corporativa expresadas en las normas de tica y comportamiento existentes y en aplicacin de las mismas.

b. Autoridad y responsabilidad.- Comprende tanto la asignacin de autoridad y responsabilidad para las actividades de gestin como para el establecimiento de las relaciones de jerarqua y de las polticas de autorizacin, tambin se refiere a la medida en la que se autoriza e impulsa al personal sea en forma individual o como equipo de trabajo, para que utilice su iniciativa para tratar y solucionar problemas pero tambin para establecer lmites a su autoridad.

c. Estructura organizacional.- Proporciona el marco en que se planifican, ejecutan, controlan y supervisan las actividades para la consecucin de objetivos a nivel de institucin: para el establecimiento de la estructura organizativa, se debe definir las reas claves de autoridad y responsabilidad y las vas adecuadas de comunicacin, aunque para su determinacin depende en parte, de su tamao y de la naturaleza de las actividades que desarrolla.

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d. Polticas de personal.- Se refieren a las prcticas aplicadas en el campo de los recursos humanos que indican a los funcionarios y empleados los niveles de integridad, comportamiento tico y competencia que se espera de ellos; pero tambin se relacionan con las acciones de contratacin, orientacin, formacin, evaluacin, asesoramiento,

promocin, remuneracin y correccin.

Aspectos a considerarse en la evaluacin del componente Ambiente Interno:

e. En la integridad y valores ticos.-La existencia de un cdigo de tica o polticas relacionadas con prcticas profesionales aceptables, la forma de cmo se dan las relaciones con funcionarios, proveedores, otras entidades etc.; y la presin para alcanzar los objetivos.

f. En el compromiso de competencia profesional.- La existencia de un manual de clasificacin de puestos que incluya la definicin de las tareas: y el anlisis de conocimientos y habilidades necesarias para la realizacin de un trabajo.

g. En la filosofa de direccin y el estilo de gestin.- La naturaleza de los riesgos organizacionales aceptados; la frecuencia de los contactos entre la alta direccin y la direccin operativa; y, las actitudes y actuaciones de la direccin respecto a la presentacin de la informacin financiera.

h. En la estructura organizativa.- La idoneidad de la estructura organizativa de la entidad y su capacidad para proporcionar el flujo de la informacin necesario para gestionar sus actividades; la suficiencia de la

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definicin de responsabilidades de los directivos clave y su conocimiento de las mismas.

i. En la asignacin de autoridad y responsabilidad.- La asignacin de responsabilidad y delegacin de autoridad para hacer frente a las metas y objetivos organizativos, funciones operativas, incluyendo la

responsabilidad en cuanto a los sistemas de informacin y la autorizacin de cambios, la suficiencia de las normas y procedimientos relacionados con el control incluyendo las descripciones de puestos de trabajo, y el nmero adecuado de personas sobre todo en relacin con las funciones de procesos de datos y contabilidad, de acuerdo al tamao de la entidad as como la naturaleza y complejidad, de sus actividades y sistemas.

j. En las polticas y prcticas de talento humano.- La medida en que estn vigentes las polticas y procedimientos adecuados para

contratacin, formacin, promocin, y remuneracin de los empleados; la suficiencia de las acciones disciplinarias tomadas como respuesta a las desviaciones de polticas y procedimientos aprobados, la idoneidad de los criterios para la seleccin del personal y para la retencin y promocin del personal a base de las evaluaciones de rendimiento y comportamiento (http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/manual%20de%2 0auditoria%20de%20gestion.pdf).

3.4.2 Establecimiento de Objetivos Dentro del contexto de la misin o visin, se establecen objetivos estratgicos, selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia, as como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades operativas, ayudando a la efectividad en la presentacin de reportes o informes internos y externos (financiera y no financiera), como la de

70

cumplir con las leyes y regulaciones aplicables y de sus procedimientos internos determinados (Estupin Gaitn Rodrigo, Riesgo Empresarial o E.R.M., 2006, p. 68). Administracin del

Los objetivos deben existir antes de que la direccin pueda identificar potenciales eventos que afecten su consecucin. La administracin de riesgos corporativos asegura que la direccin ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan la misin de la entidad y estn en lnea con ella, adems de ser consecuentes con el riesgo aceptado.

a. Factores que contempla

Objetivos estratgicos. Seleccionados y relacionados. Objetivos de cumplimiento. Tolerancia y aceptacin al riesgo.

3.4.3 Identificacin de Eventos La Alta Gerencia reconoce normalmente que existen incertidumbres que no se puede conocer con certeza cuando, donde y como ocurrir un evento, o si ocurrir su resultado, existiendo factores internos y externos que afectan la ocurrencia de un evento.

La metodologa de identificacin de eventos pueden comprender una combinacin de tcnicas vinculadas con herramientas de apoyo, como la identificacin de eventos pasados (cesacin de pagos, cambios en los precios, prdidas por accidentes) y futuros (cambios demogrficos, mercados nuevos y acciones de los competidores). Las tcnicas que se centran en las planeaciones consideran asuntos como cambios
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demogrficos, mercados nuevos y acciones de los competidores. Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo o de ambos, representando los primeros riesgos inmediatos, mediatos o de largo plazo, los cuales deben ser evaluados dentro del E.R.M.

Dentro de las metodologas ms conocidas para identificacin de eventos, las cuales se han aplicado de parte de varias firmas de auditores y dentro de las metodologas internas de la Institucin son las matrices anlisis PETS o GESI, anlisis FODA o DOFA, anlisis de las cinco fuerzas y matriz de conocimiento del negocio e identificacin de riesgos (Estupin Gaitn Rodrigo, E.R.M., 2006, p. 69). Administracin de Riesgo Empresarial o

Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas ltimas revierten hacia la estrategia de la direccin o los procesos para fiar los objetivos.

a. Tcnicas e identificacin

Existen tcnicas focalizadas en el pasado y otras en el futuro. Existen tcnicas de diverso grado de sofisticacin. Anlisis PEST (factores polticos o gubernamentales, econmicos, tecnolgicos y sociales). Anlisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas).

Ejemplos:

Inventarios de eventos Anlisis de informacin histrica Indicadores de excepcin

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Entrevistas y sesiones grupales guiadas por facilitadores

Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo o combinado, representando los primeros riesgos inmediatos, mediano o largo plazo, los cuales deben ser evaluados dentro del E.R.M (Estupin Gaitn Rodrigo, E.R.M., 2006, p. 70). Administracin de Riesgo Empresarial o

3.4.4 Evaluacin de Riesgos Le permite a una entidad considerar como los eventos potenciales pueden afectar el logro de los objetivos. La Gerencia valora los eventos bajo las perspectivas de probabilidad (la posibilidad de que ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia), con base en datos pasados internos (pueden considerarse de carcter subjetivo) y externos (son ms objetivos). La metodologa normalmente comprende una combinacin de tcnicas cuantitativas y cualitativas (Estupin Gaitn Rodrigo, E.R.M., 2006, p. 70). Segn la SAS 78: La evaluacin del riesgo, es la identificacin de la entidad y el anlisis de los riesgos importantes para lograr los objetivos, formando una base para la determinacin de cmo los riesgos deben ser manejados. Administracin de Riesgo Empresarial o

Toda entidad independientemente de su tamao, estructura, naturaleza, o sector al que pertenecen, deben hacer frente a una serie de riesgos tanto de origen interno como externo que deben evaluarse; una condicin previa a la evaluacin de los riesgos es en el establecimiento de objetivos en cada nivel de la organizacin que sean coherentes entre s. La evaluacin del riesgo consiste en la identificacin y anlisis de los factores

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que podran afectar la consecucin de los objetivos, a base del cual se determina la forma en que los riesgos deben ser subsanados, implica en manejo del riesgo relacionado con la informacin que genera y que puede incidir en el logro de los objetivos de Control Interno en la Institucin.

Los elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son:

Identificacin de los objetivos del Control Interno. Identificacin de los riesgos internos y externos. Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento. Evaluacin del medio ambiente interno y externo.

El componente de la evaluacin del riesgo debe ser evaluado considerando los siguientes factores:

a. En los objetivos globales.- Contestar si los objetivos de la entidad se expresan clara y completamente, con la forma como se prev conseguirlos; la eficacia con que los objetivos de la entidad se comunican al personal y a la alta direccin; vinculacin y coherencia de las estrategias con los objetivos globales.

b. En los objetivos asignados en cada actividad.- La conexin de los objetivos por actividad con los objetivos globales y planes estratgicos de la entidad; coherencia entre los objetivos asignados a cada actividad con la relevancia y caractersticas especficas.

c. En los riesgos.- Idoneidad de los mecanismos para identificar los riesgos externos y de origen interno; identificando los riesgos importantes que pueden impactar sobre cada objetivo relevante para las actividades.

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d. En gestin de cambio.- La existencia de mecanismos para prever, identificar y reaccionar ante los acontecimientos y actividades rutinarias que inciden para el logro de los objetivos globales y especficos (http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/manual%20de%2 0auditoria%20de%20gestion.pdf).

3.4.5 Respuesta al Riesgo Identifica y evala las posibles respuestas de los riesgos y considera su efecto en la probabilidad y el impacto. Evala las opciones en relacin con apetito al riesgo en la entidad, el costo y su beneficio de la respuesta a los riesgos potenciales, y el grado que ms reporta las posibilidades de riesgo. Las respuestas al riesgo caen dentro de la categora de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo (Estupin Gaitn Rodrigo, Administracin del Riesgo Empresarial o E.R.M.; 2006, p. 70).

La direccin selecciona las posibles respuestas evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y la tolerancia al riesgo de la entidad.

Cuadro N 3.2: Categoras de Respuesta al Riesgo

CATEGORAS DE RESPUESTA AL RIESGO Evitar Se acciones modo descontinuar toman Se de acciones Reducir Compartirlo Aceptarlo

toman Se de acciones

toman No se toman de acciones que el y la

de modo de reducir modo de reducir afecten el impacto, la el impacto o la impacto

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las actividades probabilidad que riesgo. generan ocurrencia

de probabilidad del ocurrencia transferir compartir porcin riesgo.

de probabilidad al de ocurrencia o del riesgo. una del

riesgo o ambos.

Fuente: Estupin Gaitn Rodrigo, Administracin del Riesgo Empresarial o E.R.M.; 2006, p. 70 Elaborado por: Patricia Caar

En cuanto a la visin del portafolio de riesgos en la respuesta a los mismos, E.R.M. establece:

E.R.M. propone que el riesgo sea considerado desde una perspectiva de la entidad en su conjunto de riesgos. Permite desarrollar una visin de portafolio de riesgos tanto a nivel de unidades de negocio como a nivel de la entidad. Es necesario considerar como los riesgos individuales se

interrelacionan. Permite determinar si el perfil de riesgo residual de la entidad est acorde con su apetito de riesgo global.

3.4.6 Actividades de Control Son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se estn ejecutando de manera apropiada las respuestas al riesgo, hacen parte del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos Institucionales. Se clasifican en controles generales y de aplicacin.

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Controles generales representan la infraestructura de la tecnologa, seguridad y adquisicin de los hardwares; y el desarrollo y mantenimiento de los softwares; y los controles de aplicacin aseguran complejidad, exactitud, autorizacin y validez de la base de datos (Estupin Gaitn Rodrigo, Administracin del Riesgo Empresarial o E.R.M.; 2006, p. 70) Segn la SAS 78: Las actividades de control las constituyen las polticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia son llevadas a cabo.

Las actividades de control consisten en las polticas y los procedimientos tendientes a asegurar a que se cumplan las directrices de la direccin, a que se tomen las medidas necesarias para afrontar los riesgos que podran afectar la consecucin de los objetivos. Estas actividades se llevan a cabo en cualquier parte de la organizacin, en todos sus niveles y en todas sus funciones y comprenden una serie de actividades de diferente ndole, como aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el anlisis de los resultados de las operaciones, la salvaguarda de los activos y la segregacin de funciones.

En la evaluacin del componente actividades de control, se debe considerar el contexto de las directrices establecidas por la direccin para afrontar los riesgos relacionados con las actividades de cada actividad importante, tomando en cuenta la relacin de estas con el proceso de evaluacin del riesgo y si son apropiadas para asegurar que las directrices de la direccin se cumplan

(http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/manual%20de%2 0auditoria%20de%20gestion.pdf).

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a. Mtodos de evaluacin del control interno Evaluar un sistema de control interno, es hacer una operacin objetiva del mismo. Est evaluacin se hace a travs de la interpretacin de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer la adecuada aplicacin de los mtodos, polticas y

procedimientos establecidos por la administracin de la entidad para salvaguardar sus activos y para hacer eficientes sus operaciones.

La evaluacin que se efecte del control interno, es primordial, pues a travs de ella se conocer si las polticas implantadas se cumplen a cabalidad y si en general se proporciona un ambiente apropiado para que la empresa logre sus objetivos. Existen tres mtodos principales para documentar la evaluacin y anlisis de cualquier control interno, los cuales se describen a continuacin:

b. Mtodo narrativo o descriptivo

El mtodo descriptivo consiste en relacionar en notas narrativas u otros papeles, las diversas caractersticas del control motivo de evaluacin, al hacer una adecuada descripcin de actividades y operaciones que se realizan y relacionan con departamentos, personas, operaciones, registros contables y financieros.

Los inconvenientes que tiene este mtodo se presentan cuando no se toma una buena narracin o descripcin de los procedimientos, puede cometerse errores en la interpretacin y no llegar a la evaluacin deseada. Este mtodo se utiliza generalmente en empresas pequeas.

78

c. Mtodo de cuestionario

Est constituido por una serie de preguntas que son, adecuadas y escritas, las que van relacionadas a los aspectos bsicos del control interno referente a la revisin que se va a efectuar, generalmente se utiliza en empresas pequeas. Una de las cualidades que tiene este mtodo es que es de fcil preparacin, donde la persona que se evala no se puede confundir o cometer error alguno en el proceso de evaluacin o entrevista.

Como es un mtodo amplio, es susceptible de crticas, entre los inconvenientes que se le encuentra a este sistema de evaluacin se tienen: los cuestionarios son formulados con preguntas precisas, cuando una de estas es contestada negativamente da sntomas de debilidad en el rea de revisin, y pueden indicar al auditor la necesidad de efectuar bsqueda de controles alternos o establecer que dicho control no es pertinente para el rea que se evala.

d. Mtodo grfico

Este mtodo como su nombre lo indica se basa en representar de forma grfica la organizacin de la empresa, incluye para ello en los procedimientos para cada una de las actividades, grficas que podran ser en forma de flujogramas que sigan los documentos ms importantes en el sistema de control interno. Por medio de estas grficas de flujo se pueden representar los movimientos o recorridos que siguen los distintos documentos que amparan las operaciones realizadas, representa tambin los movimientos de las diferentes personas que intervienen en el manejo de las numerosas transacciones que se ejecutan. Las caractersticas que tienen a su favor este mtodo son las siguientes:

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La revisin del mismo es comprensible y se efecta en forma por dems rpida. Por su compresin aceptable facilita identificar los puntos dbiles a la vez que enmarca los puntos fuertes del sistema implantado de control interno.

El Contador Pblico y Auditor que utilice este mtodo de evaluacin, deber estar enterado de cmo se realizan las diversas operaciones y de la contabilidad de la informacin recabada, para que cuando se realice el diseo de las grficas de flujo, de un rea especfica, se encuentre en condiciones favorables para detectar las reas que denoten deficiencias y as est en capacidad tambin de hacer las recomendaciones adecuadas.

Los mtodos anteriores pueden utilizarse de forma combinada, para la valuacin del control interno, pero debe considerarse la inversin de tiempo y recurso que estos necesitan para ser ejecu tados

(http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3827.pdf).

3.4.7 Informacin y Comunicacin Identifica, captura y comunica informacin de fuentes internas y externas, en una forma y en una franja de tiempo que le permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades. La comunicacin efectiva tambin ocurre en un sentido amplio, hacia abajo o a travs y hacia arriba en la Institucin. En todos los niveles, se requiere informacin para identificar, valorar y responder a los riesgos, as como para operar y lograr los objetivos (Estupin Gaitn Rodrigo, Administracin del Riesgo Empresarial o E.R.M.; 2006, p. 70)

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Cuadro N 3.3: Informacin y Comunicacin

INFORMACIN

COMUNICACIN

Se identifica, recoge, procesa, y presenta por medio de los

sistemas de informacin, datos La comunicacin se lleva a cabo en generados dentro y fuera de la un sentido ms amplio en relacin Institucin. La informacin es con las expectativas y

relevante se identifica, captura y responsabilidades de individuos y comunica en forma y plazo grupos. La comunicacin debe ser

adecuado para permitir al personal eficaz en todos los niveles de la afrontar sus responsabilidades. organizacin y con personas

Una comunicacin efectiva debe ajenas a la Institucin. producirse en un sentido amplio, influyendo hacia abajo, a travs, y hacia arriba de la entidad.

Fuente: Estupin Gaitn Rodrigo, Administracin del Riesgo Empresarial o E.R.M.; 2006, p. 70 Elaborado por: Patricia Caar

Segn es SAS 78: La informacin y comunicacin representan la identificacin, captura e intercambio de la informacin en una forma y tiempo que permita a la gente llevar a cabo sus responsabilidades.

Todas las entidades han de obtener informacin relevante, de tipo operacional, financiera, cumplimiento que posibiliten la direccin y el control de la entidad, y de otro tipo, relacionada con las actividades y acontecimientos internos y externos; esta informacin a recoger debe de

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ser de tal naturaleza que la direccin haya estimado relevante para la gestin de la entidad y debe llegar a las personas que la necesiten en la forma y el plazo que permitan la realizacin de sus responsabilidades de control y de sus otras funciones.

En el sector pblico el sistema integrado de informacin financiera debe pretender el uso de una base de datos central y nica, soportada por la tecnologa informtica y telecomunicaciones, accesibles para todos los usuarios de las areas de presupuesto, tesorera endeudamiento y contabilidad (http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/manual%20de%2 0auditoria%20de%20gestion.pdf).

En la comunicacin.- La comunicacin eficaz al personal sobre sus funciones y actividades de control, establecimiento de lneas para denuncias, la sensibilidad de la direccin entre las propuestas del personal para mejorar la productividad, la calidad, etc., la adecuada comunicacin horizontal entre unidades administrativas; el nivel de apertura y eficacia en las lneas de comunicacin con el pblico y terceros relacionados, el nivel de comunicacin con terceros de las normas ticas de la entidad; y el seguimiento de la direccin sobre las informaciones recibidas de los usuarios, de los organismos de control y de otros

a. Comunicacin interna

Cada miembro de la organizacin debe entender la importancia del sistema de control interno y saber cules son sus derechos, obligaciones y responsabilidades dentro de este sistema tomar para tomar las medidas correctivas adecuadas, tambin debe conocer cmo sus acciones se relacionan con el trabajo de los dems, y cmo afecta cualquier desvo de

82

sus actividades en el resto. Esto aumenta las posibilidades de obtener el mximo rendimiento de cada RRHH.

Tambin es importante que los canales de comunicacin estn abiertos hacia los niveles superiores, que el personal cuente con mecanismos para enviar y registrar informacin y que la alta gerencia est dispuesta a escuchar para que as los empleados puedan enviar sus inquietudes, preocupaciones y, si correspondiere, denuncias teniendo como premisa la mejora del ambiente de control. De no ser as es muy probable la consecucin de problemas y violaciones a los controles establecidos, ya sea por desconocimiento o por mala intencin.

b. Comunicacin externa

Es la que se realiza con las personas ajenas a la organizacin. Es muy importante debido a que se puede obtener informacin de las preferencias y exigencias de los clientes de fuentes muy confiables. Un ejemplo remarcable de este tipo de comunicacin son los estudios de mercado tanto para iniciar un negocio como para mejorar la calidad de uno en marcha.

Las comunicaciones recibidas de terceros a veces brindan informacin importante sobre el funcionamiento del sistema de control interno. Un ejemplo sencillo seran los reclamos por envos defectuosos que revelan problemas de tipo operativos o denuncias de proveedores.

c. En la informacin

La obtencin de informacin interna y externa y el suministro a la direccin de los informes relacionados a los objetivos establecidos; el suministro de informacin a las personas adecuadas con el suficiente

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detalle y oportunidad, el desarrollo o revisin de los sistemas de informacin basado en un plan estratgico para lograr los objetivos generales y por actividad y el apoyo de la direccin al desarrollo de los sistemas de informacin entregando los recursos humanos y financieros necesarios. (http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/manual%20de%2 0auditoria%20de%20gestion.pdf).

3.4.8 Supervisin o Monitoreo Es un proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeo en el tiempo. Se puede realizar mediante actividades de ongoing o a travs de evaluaciones separadas, los dos aseguran que la administracin de riesgos continan aplicndose en todos los niveles y a travs de una evaluacin continua y peridica que hace la gerencia de la eficacia del diseo y operacin de la estructura del Control Interno, para lograr una adecuada identificacin del riesgo, de acuerdo a lo planificado, modificando los procedimientos cuando se requiera. Para un buen monitoreo el COSO II estableci las siguientes reglas de monitoreo:

1.

Obtencin de evidencia de que existe una cultura a la identificacin del riesgo.

2. 3. 4.

Si las comunicaciones externas corroboran las internas. Si se hacen comparaciones peridicas. Si se revisan y se hacen cumplir las recomendaciones de los auditores.

5.

Si las capacitaciones proporcionan realidad de lograr una cultura del riesgo.

6.

Si el personal cumple las normas y procedimientos y es cuestionado.

84

7.

Si son confiables y efectivas las actividades de la auditoria interna y externa (Estupin Gaitn Rodrigo, Administracin de Riesgo Empresarial o E.R.M., 2006, p. 68).

La SAS 78: la define como un proceso que asegura la calidad del Control Interno sobre el tiempo. Estas actividades representan al proceso que avala la calidad del Control Interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Se orientan a la identificacin de controles dbiles,

insuficientes o innecesarios y, promueve su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas:

1. Durante la realizacin de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad.

2. De manera separada por personal que no es responsable directo de la ejecucin de las actividades incluidas las de control.

3. Mediante la combinacin de ambas modalidades.

Es necesario realizar la supervisin de los sistemas de control interno evaluando la calidad de su rendimiento, mediante el seguimiento de las actividades de supervisin continuada, de evaluaciones peridicas o una combinacin de las dos. Los sistemas de control interno y su aplicacin permanentemente evolucionan, pero lo que la direccin tendr que determinar si el sistema de control interno es en todo momento adecuado y su capacidad de asimilar los nuevos riesgos, el proceso de supervisin asegura que el Control Interno contina funcionando adecuadamente.

85

La totalidad de la administracin de riesgos corporativos es monitoreada y se efectan las modificaciones necesarias. Este monitoreo se lleva a cabo mediante actividades permanentes de la direccin, evaluaciones, independientes o ambas actuaciones a la vez. La administracin de riesgos corporativos no constituye estrictamente un proceso en serie, donde cada componente afecta solo al siguiente, sino un proceso multidireccional e iterativo en el cual casi cualquier componente puede o influye en otro.

Existe una gran variedad de actividades que permiten efectuar un seguimiento de la eficacia del control interno, como comparaciones, conciliaciones, actividades corrientes de gestin y supervisin as como otras actividades rutinarias. Debe existir un proceso que compruebe que el sistema de control interno se mantiene en funcionamiento a travs del tiempo.

La evaluacin del componente supervisin y monitoreo requiere que se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

a. En la supervisin continuada.- Si el personal cuando desarrolla sus actividades se entera del funcionamiento adecuado, el Control Interno, la medida en que las comunicaciones de terceros corroboran la informacin interna o alertan sobre los problemas; comparaciones peridicas entre la informacin contable con los activos fsicos, la receptibilidad de las recomendaciones de auditores internos y externos.

b. En la evaluacin puntual.- El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales del sistema de control interno, idoneidad del proceso de evaluacin, l metodologa para evaluar el sistema es lgica y adecuada, y adecuado volumen y calidad de la documentacin.

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c. La comunicacin de las deficiencias.- existencia de un mecanismo para recoger y comunicar cualquier deficiencia detectada en el Control Interno, idoneidad de los procedimientos de comunicacin, e idoneidad de las acciones de seguimiento (http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/manual%20de%2 0auditoria%20de%20gestion.pdf).

3.5 TIPOS DE CONTROL INTERNO 3.5.1 Control Interno Financiero o Contable. Comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que conciernen a la custodia de los recursos, as como la verificacin de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros. Este control debe estar proyectado a dar seguridad razonable de que:

Las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la administracin. Dichas

transacciones se registran adecuadamente para permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. El acceso a los bienes, disposiciones, solo es permitido previa autorizacin de la administracin.

Los asientos contables se hacen para controlar la obligacin de responder por los recursos y que adems el resultado de su registro se compara peridicamente con los recursos fsicos. Por ejemplo: las tarjetas de control de inventarios permanente con los recuentos fsicos tomados por la empresa. Los controles internos financieros incluyen controles sobre los sistemas de autorizacin y aprobacin. Segregacin de deberes entre las funciones de registro e informacin contable de las que involucran

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directamente las operaciones o custodia de recursos, as como los controles fsicos sobre dichos recursos (Estupin Gaitn Rodrigo& Estupin Gaitn Orlando, 2006, p. 9).

3.5.2 Control Interno Administrativo. Comprende el plan de organizacin, y los procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisin que llevan a la autorizacin de las transacciones y actividades por parte de la gerencia, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la poltica prescrita y el logro de los objetivos y de las metas programados. El control interno administrativo sienta las bases que experimenten el examen y evaluacin de los procesos de decisin en cuanto al grado de efectividad, eficiencia y economa. Es por ello que tiene relacin con el plan de procesos gerenciales, las polticas dictadas al respecto y las metas y objetivos generales.

La proteccin de los recursos y la revelacin de errores o desviaciones de los mismos es responsabilidad primordial de los miembros de la alta gerencia. El mantener un adecuado control interno administrativo es indispensable para cumplir con esta responsabilidad. La ausencia o ineficiencia del control interno administrativo es signo de una

administracin dbil e inadecuada. Un control interno adecuado existe cuando la administracin puede confiar en una autoverificacin de las operaciones y actividades sin tener que efectuar inspecciones o controles externos a las operaciones normales. Los controles internos

administrativos pueden abarcar anlisis estadsticos, informes de rendimiento, programas de capacitacin de empleados y controles de calidad.

88

Para que una entidad pueda funcionar, a ms de dotarla de los recursos necesarios e indispensables (humanos, materiales y financieros), debe poseer una organizacin administrativa compatible con su finalidad o razn de ser. Debe cumplir con el proceso administrativo completo de: planeamiento, organizacin, direccin y control (Rodrigo Estupin Gaitn & Orlando Estupin Gaitn, 2006, p. 10).

3.5.3 Control Interno Previo

Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan. Es la prevencin de operaciones y transacciones propuestas antes de su autorizacin formal o de que estos surtan efectos. Asegura la autorizacin legal, propiedad y usencia de errores, este tipo de control lo ejecutan los funcionarios de la empresa cada uno dentro de su rea de actividad, quienes asumen la responsabilidad en el grado que les corresponda.

Ejemplos de control interno preventivo: Contratar seguros para cualquier tipo de bienes. Respaldar la informacin en archivos. Cotejar firmas antes de realizar un pago.

3.5.4 Control Interno Concomitante

Identifican los eventos en el momento en que se presentan. Se lo efecta en forma simultnea con la ejecucin de las operaciones financieras y administrativas, y es efectuado por los servidores responsables del trmite ordinario de las operaciones.

Ejemplos de control interno concomitante:

Omisin de una firma para que proceda el pago.

89

Deben ser 2 copias falta una. Al Formato U-23 le falta el anexo A.

3.5.5 Control Interno Posterior

Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un evento no deseado. Es el control efectuado a las operaciones financieras y administrativas luego de que estas se han ejecutado por la entidad. Es ejecutado por la Unidad de Auditoria Interna.

Ejemplos de control interno posterior: La suma es incorrecta. El registro corresponde a otra partida. El apellido no corresponde.

3.6 RESPONSABLES DE CONTROL INTERNO EN LA SECCIN FINANZAS DE LA BASE AREA COTOPAXI

El Control Interno es responsabilidad de cada una de las personas que laboran en la Seccin, tanto personal militar como los seores y seoras servidoras pblicas, es fundamentalmente una responsabilidad

desarrollada en forma autnoma, se ajusta a las necesidades y requerimientos de la Base Area Cotopaxi.

El Jefe al mando de la Seccin Finanzas es responsable de cada uno de sus miembros que estn bajo su cargo, y sus funcionarios delegados por lo cual es necesario establecer un sistema de Control Interno que les permita tener una seguridad razonable de que sus actuaciones administrativas y financieras se ajustan en todo a las normas (legales y estatutarias) aplicables a la Institucin.
90

Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las funciones asignadas a las Instituciones, el Control Interno es parte indispensable e indelegable de la responsabilidad del Jefe de la Seccin, ya que esta no termina con la formulacin de objetivos y metas, sino con la verificacin de que estos se han cumplido. El Control Interno de la Seccin Finanzas es un conjunto armnico, conformado por el sistema de planeacin, las normas, los mtodos, los procedimientos utilizados para el desarrollo de las funciones de la Seccin y los mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluacin que se utilicen para realimentar su ciclo de operaciones.

Esta caracterstica es fundamental, pues es la que permite que todos los estamentos de la Seccin participen activamente en el ejercicio de control: la Jefatura a travs de la orientacin general y la evaluacin global de resultados; las areas ejecutivas a travs del establecimiento de normas y procedimientos para desarrollar sus actividades, y las dependencias de apoyo, mediante el uso adecuado de procesos administrativos tales como la planeacin, el control de gestin y la evaluacin del desempeo del recurso humano de la Seccin. El Control Interno ser responsabilidad de cada Institucin del Estado y de las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos y tendr como finalidad crear las condiciones para ejercicio de control (Registro Oficial Acuerdo N 039-CG, Normas de Control Interno 2009, p.9).

La

responsabilidad

por

el

diseo,

implantacin,

evaluacin

perfeccionamiento del sistema de Control Interno corresponde a la mxima autoridad de la Institucin, a los niveles gerenciales y dems

91

jefaturas en el rea de su competencia Institucional. Corresponde a los dems empleados realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento.

Entre los principales responsables del Control Interno destacamos la alta gerencia, los auditores y el personal, estando sobre todos estos el Consejo de Administracin, el que fija las pautas y la visin global de la organizacin. La Alta Gerencia es la responsable ltima del correcto funcionamiento del sistema de control, la integridad y la tica deben ser elementos que aporten ejemplo a los dems empleados, debe dirigir a los gerentes que a su vez son los responsables en sus respectivas reas.

La Auditora Interna debe desempear un papel de supervisin sobre la eficiencia y permanencia de los sistemas de control. Para ello debe contar con una ubicacin jerrquica adecuada (contar con permisos de acceso, autoridad para solicitar y obtener informacin, etc.).

Los empleados tienen la responsabilidad de participar en el esfuerzo de aplicar el Control Interno, cuyos detalles deben ser incorporados a la descripcin de los puestos de trabajo. Ellos deben comunicar al nivel superior los desvos que detecten con respecto a los cdigos de conducta, a las polticas establecidas o a la legalidad de las acciones realizadas.

El Consejo de Administracin fija las pautas y la visin global del negocio. Debe asegurarse de contar con vas de comunicacin efectivas con la Alta Direccin y las reas financieras, legales y de auditora interna para garantizar que dichos sectores comprendan los lineamientos.

92

3.6.1 Jefatura

Es la persona que

busca la excelencia de la Seccin de su

responsabilidad, utilizando las estrategias tendientes a acrecentar los requerimientos de la Institucin, poniendo de manifiesto la capacidad para aprender y seguir aprendiendo, para tener xito y producir resultados, mantiene una gran amplitud mental, que le brinda la estabilidad para actuar con objetivos frente a oportunidades y amenazas que se presenten, poniendo de manifiesto la capacidad para captar

oportunidades, persuadir clientes y enfrentar obstculos.

a. Funciones Jefe Financiero:

Vela y monitorea la disponibilidad de Fondos Administracin de Capital Preparacin y anlisis de la informacin financiera Planeacin y control financiero Estructura financiera Preparacin y evaluacin de proyectos y planes de negocios

3.6.2 Supervisor

La supervisin es una actividad tcnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realizacin de los procesos de trabajo dentro de la Seccin: los equipos, materiales, herramientas, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecucin de objetivos y gestin contribuye al xito de la Institucin. mediante su

Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente.

93

Exige

constancia,

dedicacin,

perseverancia,

siendo

necesario

poseer caractersticas especiales

individuales en la persona que cumple esta misin.

a. Funciones Supervisor:

Supervisar y controlar el normal funcionamiento de las tareas administrativas y financieras. Verificar y controlar la asistencia dentro del horario establecido y la disciplina del personal de Servidores Pblicos y Militar. Controlar la correcta aplicacin contable y presupuestaria de todos los egresos. Controlar y supervisar al encargado financiero del Hospital Bsico BACO

3.6.3 Contabilidad

El contador es la persona profesional que proporciona las tcnicas ms apropiadas para la mejor administracin de la empresa. Toda empresa, institucin, organizacin o entidad requiere para su buen funcionamiento los servicios de un contador, por ser la persona capaz de estructurar el sistema de procesamiento de operaciones ms adecuado que

proporcione informacin financiera confiable para tomar a tiempo las decisiones ms acertadas.

a. Funciones Contador:

Establecer el procedimiento ptimo de registro de operaciones efectuadas para la Institucin. Verifica la exactitud de las operaciones registradas en libros y registros auxiliares. Vigilar el cabal cumplimiento de las obligaciones fiscales.
94

Elaborar, analizar e interpretar los estados financieros. Proporcionar la direccin informacin confiable y oportuna para la toma de decisiones.

3.6.4 Presupuesto

El personal de presupuestos se encarga del clculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad econmica. Es el delegado la que se encarga de elaborar un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la Institucin. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por trmino de un ao.

a. Funciones de la persona encargada de Presupuesto:

La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con

sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin.

3.6.5 Inventarios

Coordina las labores de contabilidad, registro y control de bienes patrimoniales, planificando, supervisando y dirigiendo las acciones a
95

seguir, a fin de controlar su incorporacin, desincorporacin y custodia en los diferentes activos con los que cuenta una Institucin. Es el responsable directo de la custodia de los activos; el cargo mantiene relaciones continuas con todas las dependencias de la Institucin y con el personal del Reparto, a fin de ejecutar, coordinar, asesorar, controlar y aprobar lo relativo al rea, exigindose para ello una buena habilidad para obtener cooperacin.

a. Funciones de la persona encargada de Inventarios:

Elabora informes tcnicos finales de los inventarios realizados Asesora en la implementacin y desarrollo de nuevos sistemas de inventario. Define los sistemas, normas y procedimientos para el registro, manejo y control de los bienes muebles e inmuebles. Prepara la toma de inventario fsico de los bienes de la Institucin, mantiene actualizado el inventario automatizado existente.

3.6.6 Tributacin Archivo

La persona encargada de tributacin, es responsable de llevar un control eficiente y eficaz en lo referente al Fisco, le corresponde realizar los ingresos al sistema e imprimir los reportes de la informacin mensual de ventas, compras, retenciones y comprobantes anulados para la obtencin del anexo en relacin de dependencia anual. Adems se encarga del correcto orden en lo que ha archivo se refiere, puesto que toda la informacin debe ser almacenada y archivada de manera cronolgica en la Seccin.

96

a. Funciones de la persona encargada de Tributacin:

Revisar que la documentacin est completa con su CUR de gasto, con el fin de cancelar valores de documentacin, CUR y factura que este con fecha al mes de la declaracin.

Confirmar el pago para emitir los comprobantes de retencin con el respectivo comprobante de pago (CPF) a los diferentes proveedores. Ingresar al programa la informacin de ventas, compras, retenciones, comprobantes anulados para la elaboracin de las declaraciones en la fuente del Impuesto a la Renta e IVA al SRI va Internet

Ingresar la informacin al programa para la elaboracin del anexo Transaccional simplificado y la carga del mismo, por el portal SRI va internet.

b. Funciones de la persona encargada de Archivo:

Potenciar una fluida comunicacin interdepartamental con el objeto de facilitar el sistema de organizacin documental de la Seccin a la que pertenece el archivo.

Expedir certificados o bien dar constancia "hacer constar" de la documentacin que custodia el Archivo. Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guas, inventarios, catlogos. Tambin, elaborar las memorias anuales del archivo, entre otras publicaciones.

Planificar y controlar la preservacin y la conservacin de la documentacin, as como velar por su seguridad.

3.6.7 Secretara

Es la persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerrquico, llevar adelante la agenda de ste y custodiar y
97

ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo. La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en la Seccin. Se trata de la persona que se encarga de la gestin cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior. Ejecuta labores de secretara y

asistencia administrativa a directores tcnicos de las instituciones, entidades, empresas y organismos del sector pblico.

a. Funciones de la persona encargada de Secretaria:

Proporcionar informacin correcta al pblico. Atender con amabilidad el trfico telefnico interno y externo de la Institucin. Transferir correctamente las llamadas telefnicas, a las diferentes unidades de la Institucin. Atender con amabilidad al cliente interno y externo. Mantener un registro permanente de las llamadas que ingresan y egresan al conmutador. Recibir y transmitir mensajes, cuando el servidor no se encuentre en la Institucin.

3.6.8 Mensajero de Asuntos Militares

Es la persona que se dedica a distribuir la correspondencia dentro y fuera de la Seccin y de la Institucin, realiza trmites administrativos, de retiro y entrega en forma oportuna de la documentacin en las diferentes oficinas, Instituciones pblicas o privadas. Adems es el responsable del adecuado orden y disciplina en cuanto a aseo y limpieza de la Seccin.

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a. Funciones de la persona encargada de Asuntos Militares:

Retira de todos los departamentos la correspondencia calificada (memos, cartas, oficios, radiogramas, telegramas) para luego distribuirlas a las diferentes dependencias internas y externas.

Efecta depsitos y retiros bancarios en los diferentes bancos, cooperativas y otras entidades financieras de la localidad. Efecta pagos de agua, luz, telfono, planillas del IESS de las unidades militares. Orienta al pblico en la realizacin de trmites y ubicacin fsica de las diferentes oficinas. Realiza el mantenimiento preventivo del vehculo motorizado

entregado en dotacin. Apoya a la limpieza la dependencia donde presta sus servicios

3.7 COMPOSICIN DEL RIESGO Es la responsabilidad de que un evento ocurra y afecte adversamente el cumplimiento de los objetivos, en los procesos, en el personal y en los sistemas internos generando prdidas, por ello las empresas con nimo o sin nimo de lucro deben propender a crear valor a sus protectores, dueos o accionistas, as como la de enfrentar y superar las incertidumbres, desafindolas con preparacin suficiente, para poder proveer una estructura conceptual, as la gerencia trate de manera efectiva la incertidumbre que representan los riesgos y oportunidades, y as enriquecer su capacidad para generar valor (Estupin Gaitn Rodrigo& Estupin Gaitn Orlando, 2006, p. 10).

99

3.7.1 Riesgo Inherente

Este tipo de riesgo tiene que ver exclusivamente con la actividad econmica o negocio de la empresa, independientemente de los sistemas de control interno que all se estn aplicando. Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de tr ansacciones a una representacin errnea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otras cuentas o clases asumiendo que no hubo controles internos relacionados. Consiste en la posibilidad de que en el proceso contable (registro de las operaciones y preparacin de los Estados Financieros) ocurran errores sustanciales antes de considerar la efectividad de los sistemas de control.

El riesgo de tal error es mayor para algunas afirmaciones y saldos de cuenta o tipos de transacciones relacionadas, por ejemplo: los clculos complejos tienen mayor probabilidad de ser mal determinados que los clculos simples, las cuentas que contienen montos derivados de estimaciones contables poseen riesgos mayores que las cuentas que contienen informacin derivada de procesos rutinarios o no rutinarios.

Los factores externos tambin influyen en el riesgo inherente, por ejemplo: el desarrollo tecnolgico podra hacer que un producto en particular, se transforme en obsoleto, que implica, que las existencias sean susceptibles de ser sobrevaluadas, cambios en las necesidades y expectativas de la poblacin, modificaciones en la legislacin y normas.

La responsabilidad de identificar y suministrar los riesgos, corresponde a los diferentes niveles de la organizacin

(http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3827.pdf).

100

3.7.2 Riesgo de Control

Aqu influye de manera muy importante los sistemas de Control Interno que estn implementados en la empresa y que en circunstancias lleguen a ser insuficientes o inadecuados para la aplicacin y deteccin oportuna de irregularidades. Es el riesgo que una representacin errnea que pudiera ocurrir en el saldo de una cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con

representaciones errneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno. Se refiere a la incapacidad de los controles internos de prevenir o detectar los errores o irregularidades sustanciales en la entidad. Para que un sistema de control sea efectivo debe de ocuparse de los riesgos inherentes percibidos, incorporar una segregacin de funciones apropiadas de funciones incompatibles y poseer un alto grado de cumplimiento.

Los sistemas de control bien diseados reducen el riesgo de sufrir una prdida significativa a causa de errores o irregularidades, en los diferentes niveles de la organizacin. Los sistemas de control tienen menos posibilidades de evitar las irregularidades cometidas por la Gerencia Superior, quien est en posicin de sobrepasarlos o ignorarlos.

En consecuencia el auditor debe interesarse particularmente en el ambiente de control, los controles gerenciales y en el papel de la Auditora Interna, ya que estos pueden proporcionar una seguridad razonable de que la administracin no est involucrada en ellos. El auditor deber documentar en los papeles de trabajo lo siguiente:

101

1. La comprensin de los sistemas de contabilidad y de control interno. 2. La evaluacin del riesgo de control. Cuando el riesgo de control es evaluado como menos que alto, el auditor debera documentar tambin la base para esa conclusin.

Pueden usarse diferentes tcnicas para documentar la informacin relativa a los sistemas de contabilidad y de control interno. La seleccin de una tcnica particular es cuestin de juicio por parte del auditor. Son tcnicas comunes las descripciones narrativas, los cuestionarios, las listas de verificaciones y los diagramas de flujo. La forma y extensin de esta documentacin es influida por el tamao y la complejidad de la entidad y la naturaleza de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad. Generalmente, mientras ms complejos sean los sistemas y procedimientos, ms extensa necesitar ser la documentacin del auditor (http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3827.pdf).

3.7.3 Riesgo de Deteccin

Este tipo de riesgo est directamente relacionado con los procedimientos de auditoria por lo que se trata de la no deteccin de la existencia de error en el proceso realizado. Es el riesgo que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representacin errnea que existe en el saldo de una cuenta o clase de transacciones que podran ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en estos saldos o clases.

Estriba en la posibilidad de que hayan ocurrido errores e irregularidades importantes en el proceso administrativo-contable y que no fueron detectados por el control interno y tampoco por las pruebas y

102

procedimientos diseados y realizados por el auditor. El riesgo de deteccin es el riesgo que el auditor no detecte un error material en una afirmacin de los Estados Financieros. El riesgo de deteccin es una funcin de efectividad de un procedimiento de auditora y de su aplicacin por parte del auditor.

Esto se origina en parte por las incertidumbres que existen cuando el auditor no examina el cien por cien del saldo de una cuenta o tipo de transaccin, y en parte, de otras incertidumbres que existen an si el auditor llegase a examinar el cien por ciento del saldo de la cuenta o tipo de transaccin. Otras incertidumbres se originan porque un auditor podra seleccionar un procedimiento de auditora inapropiado, aplicar mal un procedimiento de auditora o mal interpretar los resultados de la auditora.

La incertidumbre puede ser reducida a un nivel insignificante a travs de una adecuada planificacin y supervisin y con una conduccin de la prctica de auditora de conformidad con estndares de control de calidad apropiados. Adicional a los riesgos antes mencionados y clasificados existe el riesgo residual que se define como: El riesgo que existe posterior a la aplicacin de las distintas medidas para la salvaguarda de los bienes o la informacin de un proceso o rea determinada (http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3827.pdf)

103

a. Niveles de medicin del riesgo Cuadro N 3.4: Niveles de medicin del riesgo

NIVELES DE MEDICIN DEL RIESGO Probabilidad de ocurrencia del riesgo: a) Las probabilidades de ocurrencia debern determinarse en: Poco Frecuente (PF)
Cuando el riesgo ocurra slo en circunstancias excepcionales. Puede momento.

Moderado (M)
ocurrir en algn mayora

Frecuente (F)
Se espera que ocurra en la de las

circunstancias.

b) Impacto ante la ocurrencia del riesgo: Leve (L)

Prejuicios Baja financiera tolerables, prdida diferenciado, financiera medida.

Moderado (M)
Requiere de un tratamiento prdida Requiere

Grande (G)
tratamiento alta prdida diferenciado, financiera.

TIPOS DE NIVELES Nivel Alto

Un alto riesgo implica mayor probabilidad

Nivel Moderado
Consideran riesgos El aceptables con medidas de control. acciones daos y Se de deben realizar de las su realizar

Nivel Bajo
riesgo bajo implica pruebas menos

que existan errores o irregularidad no

sustantivas, y se determina con base en el resultado de las pruebas de

reduccin especificar de

detectada por control interno que establecido, afecta el los

responsabilidades

cumplimiento.

implantacin y superacin.

significativamente contenido de

Estados financieros.

Fuente: http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3827.pdf Elaborado por: Patricia Caar

104

3.8 INDICADORES DE GESTIN

3.8.1 Criterios para establecer Indicadores de Gestin

Para conocer y aplicar indicadores de gestin, es importante encontrar implementado el Control Interno en la Institucin, y tener muy en claro lo que es y su importancia como concepto clave y herramienta de evaluacin Institucional.

Control Interno

Indicadores

Control

Uno de los resultados del Control Interno, que permite ir midiendo y evaluando es el control de gestin, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en las Instituciones a travs del cumplimiento de metas y objetivos, tomando como parmetros los llamados indicadores de gestin, los cuales se materializan de acuerdo a las necesidades de la Institucin, es decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir. Las actividades que se realizan en una Institucin requieren ser cuantificables, es decir deben ser medidas, esa medida se ver reflejada y relacionada con la Misin de la Institucin, se ejecuta dentro de un proceso o los resultados del proceso.

Al evaluar o elaborar un indicador es importante determinar si se dispone de informacin confiable y oportuna, que permita una comparacin entre la situacin real y referencias histricas, similares o programadas (http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/manual%20de%2 0auditoria%20de%20gestion.pdf).

105

Un

indicado,

una

expresin

cuantitativa

relacionada

con

el

comportamiento de una variable, dentro de una empresa, gerencia, departamento, etc.; cuya magnitud, al ser comparada con algn nivel de referencia, nos podr estar sealando una desviacin sobre la cual se tomarn acciones correctivas o preventivas segn el caso.

Grfico N 3.3: Medicin grfica de un Indicador

Fuente: Gestin de Riesgos P&F Consultores Elaborado por: Ing. MBA Luz Marina Flores

Los indicadores miden el desempeo a nivel de:

Eficacia.- Evalan la relacin entre la salida del sistema y el resultado esperado del sistema.

Eficiencia.- Evalan la relacin entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades del sistema.

Calidad.- Evalan el nivel de conformidad de los servicios con las expectativas de los clientes.

Efectividad.-

Generacin

sistemtica

de

resultados

consistentes

integrando la eficacia y la eficiencia.

106

3.8.2 Tipos de Indicadores de Gestin a. Indicador de economa.- Se relaciona con la capacidad de una institucin para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en el logro de su misin institucional. La administracin de los recursos de todo tipo, exige siempre el mximo de disciplina y cuidado en el manejo de caja, presupuesto, preservacin del patrimonio y de la capacidad de generacin de impuestos. Ejemplo de indicador de economa:

Costo del servicio prestado con relacin al costo estimado del servicio.

b. Indicador de insumos.- Establecen relaciones entre los insumos y recursos (talento humano, fsicos y financieros), necesarios en el desarrollo de la actividad de la entidad por ejemplo:

El nmero total de personas que laboran en una Institucin, es por si solo un indicador histrico que permite medir la rotacin de personal.

(E.C 3.2)

(E.C 3.3)

c. Indicador de eficiencia.- Como elemento de gestin se define como el grado de eficiencia que viene dado de la relacin entre los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados y el manejo de recursos humanos, econmicos y tecnolgicos para su obtencin, incluyen la

107

relacin de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades. Por ejemplo:

Total horas hombre disponibles con relacin al total horas hombre utilizadas.

d. Indicadores sociales.- En las entidades administrativas, prestadoras de servicios sociales y que se financian fundamentalmente con el Presupuesto General del Estado, corresponde utilizar indicadores sociales para medir el beneficio que la Institucin aporta a la sociedad. De este tipo de indicador se obtiene como ejemplo:

Censo de poblacin y vivienda.

e. Indicador de eficacia.- Como elemento de gestin se define como la relacin entre los servicios o productos generados y los objetivos de la empresa. Por ejemplo:

Total de obras ejecutadas con relacin al total de obras planeadas.

(E.C 3.4)

Muestra el grado de cumplimiento con respecto al tiempo programado.

(E.C 3.5)

108

Muestra el grado de cumplimiento de los gastos establecidos frente a lo ejecutado presupuestariamente.

f. Indicadores presupuestarios.- En la Unidad de Presupuesto de la Contralora General del Estado se han desarrollado los siguientes indicadores:

(E.C 3.6)

Relaciona las actividades con los objetivos y las metas con los recursos disponibles para su ejecucin
(http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/MANUAL%20DE%20A UDITORIA%20DE%20GESTION.pdf).

109

CAPTULO IV EVALUACIN DE CONTROL INTERNO MEDIANTE EL METODO COSO II E.R.M.

4.1 HERRAMIENTAS DE EVALUACIN DE LOS COMPONENTES DE CONTROL INTERNO

Se presentan ocho herramientas de evaluacin, una para cada componente del Control Interno, Mtodo COSO II E.R.M sirven para evaluar los riesgos y las actividades de control de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi. Se aplican diagramas de flujo, cuestionarios de control interno, correlacin de objetivos y actividades. Para medir el nivel de riesgo y confianza, se utiliza las siguientes frmulas y matriz establecida por la Contralora General del Estado.

Nivel de confianza

Nivel de riesgo Grfico N4.1: Matriz de nivel de riesgo y confianza

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Fuente: Contralora General del Estado 039-CG 2009 Elaborado por: Patricia Caar

110

4.2 PRIMER COMPONENTE - AMBIENTE INTERNO

4.2.1 Integridad y valores ticos

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/2
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. Muestra el Jefe de la Seccin Finanzas inters por la integridad y los valores ticos de las y los servidores pblicos a su cargo?

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

Integridad y Valores ticos

2. Existen un Cdigo de tica adoptado o establecido en la Seccin Finanzas?

3. El Cdigo de tica ha sido difundido mediante talleres o reuniones para explicar su contenido?

4. Se ha comunicado eficazmente el compromiso del Jefe Financiero hacia la integridad y el comportamiento tico a todos los integrantes de la Seccin Finanzas?

5. El Jefe de la Seccin Finanzas propicia una cultura organizacional con nfasis en la integridad y el comportamiento tico?

6. Los integrantes de la Seccin Finanzas responden adecuadamente a la integridad y valores ticos propiciados por la Institucin ?

7. Existe una cultura de rendicin de cuentas en la Seccin Finanzas con caractersticas de integridad, confiabilidad y oportunidad?

111

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 2/2
COMPONENTE CONTROL CLAVE

RESPUESTAS PREGUNTAS
OBSERVACIONES

SI

NO

N/A
La Seccin Finanzas posee personal integral y calificado no se ha visto involucrado en actos fraudulentos que manche su moral e integridad.

AMBIENTE INTERNO

8. Existe conocimiento de actos fraudulentos o contrarios a la tica que involucren a los integrantes que ejecutan las operaciones en la Seccin Finanzas?

Integridad y Valores ticos

9. La Seccin Finanzas realiza induccin en cuestiones ticas a los nuevos integrantes de la Seccin?

10. Toma el Jefe de la Seccin Finanzas acciones disciplinarias apropiadas en respuesta a las desviaciones de polticas y procedimientos aprobados o violaciones del Cdigo de tica de la Institucin?

11. Los integrantes de la Seccin Finanzas entienden que si se les sorprende violando las normas de tica acatarn una sancin correctiva?

12. Se comunican debidamente dentro de la Seccin Finanzas las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones ticas?

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 22 Julio del 2013

70

50

Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado

112

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin:

Despus de haber aplicado el cuestionario de Control Interno bajo el mtodo COSO II E.R.M., en el subcomponente integridad y valores ticos del primer componente ambiente interno, determina que existe un nivel de confianza de 58.33% y un nivel de riesgo de 41.67% lo cual demuestra un nivel moderado.

Bajo estos resultados, se puede determinar que la Seccin Finanzas no cuenta con un cdigo de tica de acuerdo a sus necesidades operativas a nivel Seccional.
113

4.2.2 Administracin estratgica

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/2
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

1. Existe formulada una misin para la Seccin Finanzas?

Administracin Estratgica

2. Existe formulada una visin para la Seccin Finanzas?

3. El Jefe de la Seccin Finanzas participa en la elaboracin del Plan Anual de la Poltica Pblica?

4. La Seccin Finanzas cuenta con Planes Operativos Anuales considerados en el Plan Anual de la Poltica Pblica?

5. Los Planes Operativos Anuales siguen el proceso de formulacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin?

6. Existen estrategias consistentes con la misin de la Seccin Finanzas?

7. Las estrategias han sido elaboradas considerando el marco normativo de las Normas de Control Interno vigentes para adoptarlas en la Seccin Finanzas?

114

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 2/2
COMPONENTE CONTROL CLAVE

RESPUESTAS PREGUNTAS
OBSERVACIONES

SI

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

8. Las estrategias de la Seccin Finanzas han sido elaboradas sobre la base del Plan Anual de la Poltica Pblica?

Administracin Estratgica

9. Se efecta el seguimiento de las estrategias como una herramienta para evaluar la gestin de la Seccin Finanzas?

10. Existe informacin peridica, oportuna y confiable sobre el cumplimiento de metas y objetivos por cada una de las Subsecciones que integra la Seccin Finanzas para el seguimiento de las estrategias?

11. Existen responsables determinados especficamente para el seguimiento peridico de las metas y objetivos de las distintas Subsecciones de la Seccin Finanzas para el ajuste del programa correspondiente?

12. Se han definido metas para poder medir el rendimiento de las Subsecciones de la Seccin Finanzas?

No existen metas definidas, nicamente objetivos bien determinados para medir el rendimiento de la Seccin Finanzas.

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 22 Julio del 2013

110

10

Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado

115

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin:

Despus de haber aplicado el cuestionario de Control Interno bajo el mtodo COSO II E.R.M., en el subcomponente administracin estratgica, determina que existe un nivel de confianza alto de 91.67% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 8.33%.

Con estos resultados, se puede determinar que la Seccin Finanzas no cuenta con metas establecidas nicamente trabajan en base a objetivos establecidos acorde al Plan Anual de la Poltica Pblica 2013.

116

4.2.3 Polticas y prcticas de talento humano

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/2
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI

NO

N/A

Polticas y Prcticas de Talento Humano

AMBIENTE INTERNO

1. Existe un reglamento especfico de polticas y prcticas de talento humano con procedimientos para cada una de las etapas relacionadas con la dotacin, la evaluacin del desempeo, la capacitacin como tambin del registro de la informacin correspondiente en la Seccin Finanzas?

2. Existe polticas claras establecidas en la Seccin Finanzas para la administracin del talento humano que labora en las distintas Subsecciones de la Seccin Finanzas ?

Son establecidas en la normativa de Control Interno emitida por la Contralora General del Estado.

3. Se someten a un examen especialmente minucioso los historiales o currculum vitae de cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas?

Si se someten a un examen minucioso, ya que para formar parte de la Seccin y de la funcin pblica se analiza su historial de vida.

4. Se realiza investigaciones si los integrantes de la Seccin Finanzas han tenido procesos o si tienen procesos pendientes relacionados con responsabilidades de la funcin pblica?

5. Estn formalmente establecidas cada una de las polticas en el reglamento de administracin de personal o se especifican en cada una de las funciones de los integrantes de la Seccin Finanzas?

Las polticas son establecidas en la Seccin de Personal del Reparto, donde se especifica y detalla con precisin el reglamento de administracin de personal.

6. Las polticas y prcticas de talento humano de la Seccin Finanzas estn alineadas a la normativa de Control Interno de la Contralora General del Estado?

117

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 2/2
COMPONENTE CONTROL CLAVE

RESPUESTAS PREGUNTAS
OBSERVACIONES

SI

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

Polticas y Prcticas de Talento Humano

7. Son comunicadas las polticas de la Seccin Finanzas, para su conocimiento por todos los integrantes y particularmente entre las dems Secciones del Reparto?

8. Son actualizadas las polticas de la Seccin Finanzas dependiendo el tiempo y las circunstancias?

9. Las polticas de la Seccin Finanzas en materia de talento humano son consistentes con la Ley Orgnica del Servicio Pblico y las Normas de Control Interno en lo referente a la seccin 407 Administracin de Talento Humano?

10. Se ha determinado formalmente quien o quienes deben aplicarlas distintas polticas para el manejo del personal integrante de la Seccin Finanzas?

11. Existe una aplicacin inequvoca, objetiva y oportuna de las polticas establecidas en la Seccin Finanzas?

No puede haber aplicaciones inequvocas en las polticas porque estn en el marco normativo del Control Interno.

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 22 Julio del 2013

90

20

Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado

118

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alto RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin:

Despus de haber aplicado el cuestionario de Control Interno bajo el mtodo COSO II E.R.M., en el subcomponente, polticas y prcticas de talento humano determina que existe un nivel de confianza alto de 81.82% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 18.18%. Bajo estos resultados se determina que no se realiza actualizaciones de las polticas de talento humano, ya que la Seccin Finanzas no mantiene el control total en cuanto a talento humano, puesto q en el Reparto existe una Seccin denominada personal para este tratamiento.

119

4.2.4 Estructura organizativa

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/2
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

1. La estructura organizacional de la Seccin Finanzas es adecuada para el tamao y las actividades de sus operaciones?

Estructura Organizativa

2. El Reparto revisa y modifica la estructura organizacional de acuerdo con los cambios significativos en los objetivos comprometidos o la experiencia de rendimientos insatisfactorios evidenciados en gestiones anteriores?

3. La Seccin Finanzas ha identificado sus reas estratgicas y las ha fortalecido para mejorar la calidad de los servicios vinculadas con las operaciones de los integrantes de la Seccin?

4. Existen polticas y procedimientos apropiados para la autorizacin y aprobacin por parte el nivel jerrquico adecuado sobre las operaciones y actividades que son desarrolladas en la Seccin Finanzas?

Las polticas y procedimientos en cuanto a operaciones y actividades los realiza el Jefe de la Seccin Finanzas.

5. Existen mecanismos formales para la revisin y actualizacin de los procedimientos en funcin a los riesgos existentes en la Seccin Finanzas?

No existen mecanismos formales para medir riesgos en la Seccin Finanzas.

6. Existen procedimientos administrativos en la Seccin Finanzas y estos estn bien definidos ?

120

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AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 2/2
COMPONENTE CONTROL CLAVE

RESPUESTAS PREGUNTAS
OBSERVACIONES

SI
7. Existen procedimientos financieros en la Seccin Finanzas y estos estn bien definidos? 8. Los integrantes de la Seccin Finanzas tienen conocimiento de los reglamentos especficos de todas y cada una de las funciones de la Seccin Finanzas?

NO X

N/A

AMBIENTE INTERNO

Estructura Organizativa

9. La estructura organizativa de la Seccin Finanzas esta elaborada conforme a la normativa vigente de Control Interno emitida por la Contralora General del Estado?

10. La Seccin Finanzas ha elaborado un manual de procesos y funciones donde especifique las actividades propias de la Seccin?

La Seccin Finanzas no cuenta con un manual de funciones y procesos que especifique las actividades propias de la Seccin.

11. Existe un documento que respalde la estructura organizativa de la Seccin Finanzas?

12. Se han identificado los procesos, procedimientos y actividades que no generan valor agregado o son innecesarios en la Seccin Finanzas?

13. La Seccin Finanzas ha realizado recientemente una revisin, anlisis y adecuacin o reingeniera de sus procesos a efectos de lograr una mayor eficiencia operativa eliminando procedimientos innecesarios y burocrticos?

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 22 Julio del 2013

70

60

Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado

121

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin:

Despus de haber aplicado el cuestionario de Control Interno bajo el mtodo COSO II E.R.M., en el subcomponente, estructura organizativa determina que tenemos un nivel de confianza moderado de 53.85% y un nivel de riesgo moderado con un porcentaje de 46.15%.

Bajo estos resultados, se determina que, la Seccin Finanzas no posee una Gua de funciones, procesos y procedimientos bien definido, al

mismo tiempo no cuenta con polticas en cuanto a operaciones y actividades administrativas y financieras propias de la Seccin.
122

4.2.5 Delegacin de autoridad

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AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
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RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

1. La Seccin Finanzas tiene elaborada su Programacin Operativa Anual Individual?

Delegacin de Autoridad

2. Se han elaborado Programaciones Operativas Anuales para cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas?

No todos los integrantes de la Seccin Finanzas realiza operaciones administrativas y financieras.

3. La Seccin Finanzas ha asignado responsabilidades para la toma de decisiones sobre la base de los niveles de autoridad?

Parte de estas decisiones son tomadas por el analista financiero, que la Sra. Contadora de la BACO.

4. Los integrantes de la Seccin Finanzas que toma decisiones administrativas y operativas significativas poseen el nivel de autoridad correspondiente?

5. El Jefe de la Seccin Finanzas evala a los integrantes de la Seccin?

Estas evaluaciones son realizadas al final de cada ao.

6. La evaluacin del desempeo a los integrantes de la Seccin Finanzas provee informacin para mejorar el desempeo y tomar medidas correctivas?

123

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COMPONENTE CONTROL CLAVE

RESPUESTAS PREGUNTAS
OBSERVACIONES

SI

NO

N/A
Son aprovechadas al mximo todas y cada una de las capacitaciones que se puedan dar a los diferentes integrantes de la Seccin para apoyar su conocimiento. No todos los programas de capacitacin estn orientados a reforzar falencias en la evaluacin, ya que son aprovechadas las capacitaciones del Sector Pblico como las del SRI.

AMBIENTE INTERNO

7. La Seccin Finanzas ha elaborado programas de capacitacin para los integrantes de la Seccin?

Delegacin de Autoridad

8. Los programas de capacitacin estn fundamentados especficamente en las necesidades detectadas principalmente en los resultados de la evaluacin del desempeo de cada uno de los integrantes dela Seccin Finanzas?

9. La Seccin Finanzas cuenta con el personal adecuado en cantidad y experiencia para el cumplimiento de sus objetivos?

10. La Programacin Operativa Anual especifica los requisitos personales y profesionales que los integrantes de la Seccin Finanzas deben poseer?

11. Existe personal suficiente para el desarrollo de las funciones de cada una de las Subsecciones de la Seccin Finanzas?

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 22 Julio del 2013

100

10

Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado

124

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin:

Despus de haber aplicado el cuestionario de Control Interno bajo el mtodo COSO II E.R.M., en el subcomponente, delegacin de autoridad, determina que existe un nivel de confianza alto de 90.91% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 9.09%. Bajo estos resultados, podemos decir que los integrantes de la Seccin Finanzas, no cuenta con programas de capacitacin en cuanto a falencias que se puedan dar en las evaluaciones que desarrolla la Seccin; por otra parte son apreciadas las capacitaciones gratuitas que se puedan suscitar por ejemplo las del Servicio de Rentas Internas.
125

4.2.6 Competencia profesional

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RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. Los integrantes de la Seccin Finanzas tiene la capacidad y el entrenamiento necesario para el nivel de responsabilidad asignado considerando la naturaleza y la complejidad de las operaciones que debe desarrollar?

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

Competecia Profesional

2. La Seccin Finanzas ha establecido los requisitos de competencia requeridos para los puestos clave o trabajos especficos que necesitan un alto nivel de desempeo profesional?

En el Sector Pblico no existe un nivel de competencia para promover ascensos al personal.

3. Se analizan los conocimientos y las habilidades requeridos por los integrantes de la Seccin Finanzas para realizar los trabajos y las actividades adecuadamente?

4. Existen procedimientos para evaluar especficamente la competencia profesional al momento de la incorporacin de un nuevo integrante en la Seccin Finanzas?

5. Existe la evidencia que demuestre que los integrantes de la Seccin Finanzas poseen los conocimientos y habilidades requeridos?

126

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AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
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COMPONENTE CONTROL CLAVE

RESPUESTAS PREGUNTAS
OBSERVACIONES

SI

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

6. Posee el Jefe y los integrantes de la Seccin Finanzas que ocupan los cargos de mayor responsabilidad, una amplia experiencia funcional?

Competencia Profesional

7. Se encuentran cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas capacitado en el rea en la que se desenvuelve?

8. Cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas cumple con el perfil profesional para el desenvolvimiento en el rea para la cual fueron contratados?

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 22 Julio del 2013

70

10

Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado

127

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin:

Despus de haber aplicado el cuestionario de Control Interno bajo el mtodo COSO II E.R.M., en el subcomponente, competencia profesional, determina que existe un nivel de confianza alto de 87.5% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 12.5%.

Bajo estos resultados, puedo determinar que en la Seccin Finanzas no incurren las evaluaciones de la competencia profesional; puesto que en el Sector Pblico no existen promociones o ascensos de personal.

128

4.2.7 Coordinacin de acciones organizacionales

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AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
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RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. Es apropiado el estilo administrativo desarrollado por el Jefe de la Seccin Finanzas ?

NO

N/A

Coordinacin de Acciones Organizacionales

AMBIENTE INTERNO

2. Existen evidencias de un estilo participativo desarrollado por el Jefe de la Seccin Finanzas?

3. El Jefe de la Seccin Finanzas procura el mantenimiento de un clima organizacional adecuado?

4. El Jefe de la Seccin Finanzas fomenta la realizacin de actividades para la integracin de la diversas Subsecciones organizacionales?

5. El Jefe de la Seccin Finanzas ejerce acciones de Control Interno de acuerdo a la normativa vigente emitida por la Contralora General del Estado?

6. El Jefe de la Seccin Finanzas desarrolla controles sobre la Ejecucin Presupuestaria realizando comparaciones con el cumplimiento de los objetivos y metas de la Seccin?

7. El Jefe de la Seccin Finanzas atiende adecuadamente las deficiencias de Control Interno que puedan suscitarse dentro de la Seccin?

129

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COMPONENTE CONTROL CLAVE

RESPUESTAS PREGUNTAS
OBSERVACIONES

SI

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

Coordinacin de Acciones Organizacionales

8. Se exige el cumplimiento de objetivos tanto como la observancia del Control Interno relacionada con la Seccin Finanzas?

9. El Jefe de la Seccin Finanzas exige el respeto del Control Interno vigente y mantiene una actitud de no tolerancia sobre incumplimientos a esta normativa por parte de los integrantes de la Seccin?

10. El Jefe de la Seccin Finanzas establece objetivos realizables de acuerdo con los medios disponibles?

11. Se establecen expectativas de desempeo reales para cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas?

12. La gestin del Jefe de la Seccin Finanzas, esta orientada hacia el cumplimiento de los objetivos bajo criterios de eficiencia y eficacia en el marco legal que rige las actividades propias de la Seccin?

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 22 Julio del 2013

110

10

Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado

130

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin:

Despus de haber aplicado el cuestionario de Control Interno bajo el mtodo COSO II E.R.M., en el subcomponente, coordinacin de acciones organizacionales, determina que existe un nivel de confianza alto de 91.67% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 8.33%. Se puede decir que la Seccin Finanzas, posee un alto grado de eficiencia y eficacia en lo referente a la coordinacin seccional y direccional; es decir, el estilo de administracin del Jefe de la Seccin genera participacin, y un clima laboral adecuado, integra al personal y toma en cuenta la normativa de Control Interno.
131

4.2.8 Adhesin a las polticas organizacionales

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RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. La Seccin Finanzas propicia una comunicacin sin barreras que impidan el acercamiento entre los distintos niveles organizativos de la Seccin?

NO

N/A

Adhesin a las polticas Institucionales

AMBIENTE INTERNO

2. Existen mecanismos para que las Subsecciones de la Seccin Finanzas puedan presentar propuestas o sugerencias?

3. El Feje de Seccin Finanzas percibe estas propuestas o sugerencias para analizarlas y adaptarlas a los objetivos que persigue la Seccin?

4. El Jefe de la Seccin Finanzas promueve e incentiva la proposicin de mejoras, y efecta reconocimientos a los integrantes de la Seccin que sugirieron dicha propuesta?

5. La Seccin Finanzas ha implantado canales de comunicacin que faciliten la retroalimentacin de las diferentes Subsecciones de la Seccin?

6. El Reparto, considera los esfuerzos que realizan los integrantes de la Seccin Finanzas en trminos de eficiencia y eficacia?

El Jefe del Reparto, si toma en cuenta cada una de las acciones en torno a la eficiencia y eficacia.

7. Existen adecuados niveles de colaboracin por parte de los integrantes de la Seccin Finanzas para que el Reparto alcance y mejore su eficiencia operativa?

En la Seccin se realiza todo lo referente a pagos, a los proveedores y maneja el Presupuesto asignado a la BACO.

132

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Pg. 2/2
COMPONENTE CONTROL CLAVE

RESPUESTAS PREGUNTAS
OBSERVACIONES

SI

NO

N/A

Adhesin a las polticas Institucionales

AMBIENTE INTERNO

8. Los niveles de direccin y jefe de la Seccin Finanzas se aseguran de la adhesin a las polticas institucionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores?

9. Los integrantes de la Seccin Finanzas observan las polticas Institucionales y las aplican en sus respectivas reas de trabajo?

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 22 Julio del 2013

80

10

Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado

133

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin:

Despus de haber aplicado el cuestionario de Control Interno bajo el mtodo COSO II E.R.M., en el subcomponente, adhesin a polticas Institucionales, determina que existe un nivel de confianza alto de 88.89% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 11.11%.

Bajo estos resultados se determina que la Seccin Finanzas, la Direccin del Reparto, no se aseguran con la adhesin de polticas Institucionales mediante controles y factores motivantes hacia el personal que la labora en las diferentes Secciones de la BACO.
134

4.2.9 Unidad de auditora interna

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AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/2
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. Las auditorias realizadas en la Seccin Finanzas cubren las reas ms significativas de la Seccin; como tambin, aquellas que presenten un mayor nivel de riesgos?

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

Unidad de Auditora Interna

2. Los hallazgos informados son analizados bajo la perspectiva de la responsabilidad por la funcin pblica a efectos de determinar los indicios correspondientes a los implicados en auditoras realizadas a la Seccin Finanzas?

3. Los integrantes de la Seccin Finanzas colaboran proporcionando la informacin necesaria para las auditoras?

4. El Jefe de la Seccin Finanzas acata todas y cada una de las recomendaciones de auditora?

5. La unidad de auditora interna del Ministerio de Defensa Nacional accede a todas y cada una de las Subsecciones, reas, archivos e informacin confidencial sin restricciones?

6. La unidad de auditoria interna del Ministerio de Defensa Nacional coordina con el Jefe de la Seccin Finanzas para realizar cada una de las actividades programadas para la auditora?

135

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 2/2
COMPONENTE CONTROL CLAVE

RESPUESTAS PREGUNTAS
OBSERVACIONES

SI

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

7. La unidad de auditoria interna depende jerrquicamente de la estructura organizativa de la Seccin Finanzas y del Reparto ?

Unidad de Auditora Interna

8. Es respetada la independencia de la unidad de auditoria interna en cuanto a la programacin, ejecucin y comunicacin del resultado de sus actividades ?

9. Cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas acata las recomendaciones de la unidad de auditoria interna?

10. Todos y cada uno de los integrantes de la Seccin finanzas tienen conocimiento de las responsabilidades que se le pueden aplicar en el caso del incumplimiento a las recomendaciones de auditoria?

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 22 Julio del 2013

90

10

Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado

136

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin:

Despus de haber aplicado el cuestionario de Control Interno bajo el mtodo COSO II E.R.M., en el subcomponente, adhesin a polticas Institucionales, determina que existe un nivel de confianza alto de 90% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 10%. Se puede concluir que en la Seccin Finanzas han sido ejecutadas auditoras internas por parte del Ministerio de Defensa, las mismas que existen recomendaciones e informes de auditora, se han analizado cada una de las reas, han obtenido la informacin suficiente, y sobre todo concurre la colaboracin de todos y cada uno de los integrantes.
137

4.2.10 Resumen evaluacin primer componente Ambiente Interno

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

EVALUACIN DEL COMPONENTE AMBIENTE INTERNO

COMPONENTE

FACTORES DE CONTROL CLAVE

CALIFICACIONES SI

CALIFICACIONES NO

1. Integridad y valores ticos

70

50

AMBIENTE INTERNO

2. Administracin estratgica

110

10

3. Polticas y prcticas de talento humano

90

20

4. Estructura organizativa

70

60

5. Delegacin de autoridad

100

10

6. Competencia profesional

70

10

7. Coordinacin de acciones organizacionales

110

10

8. Adhesin a las polticas institucionales

80

10

9. Unidad de auditora interna

90

10

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha:

790

190

Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 22 Julio del 2013

138

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin:

Despus de haber aplicado el cuestionario de Control Interno bajo el mtodo COSO II E.R.M., en el primer componente Ambiente Interno, determina que existe un nivel de confianza relativamente alto de 87.78% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 12.22%.

Bajo a estos resultados, es necesario determinar el Cdigo de integridad y valores ticos, ya que la Seccin no cuenta con Cdigo de tica establecido, el personal militar se basa en el Reglamento de Disciplina

139

Militar, y los seores servidores y servidoras pblicas obedecen a la Ley Orgnica de Servicio Pblico.

Por otra parte, no existe un plan estratgico bien definido genera que no exista una buena gestin administrativa y financiera para realizar seguimiento a los objetivos y metas que como Seccin debe perseguir dependiendo del Plan Anual de la Poltica Pblica 2013, para el apoyo eficiente y eficaz de la estructura orgnica de la Base Area Cotopaxi.

En lo referente a polticas y prcticas de talento humano, la Seccin Finanzas no mantiene el control total en la prctica de esta norma, ya que existe la Seccin de Personal o de Talento Humano, que se encarga de la induccin, anlisis de perfil de puestos, remociones, entre otras, el

Supervisor y el Jefe de la Seccin Finanzas, se encarga de mantener el orden y dar seguimiento y control a las actividades de cada uno de los integrantes de la Seccin en cuestin.

No cuenta con una Gua de Evaluacin de procesos, y funciones de cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas, la estructura organizativa, no especifica el nivel de Control Interno.

140

4.3 SEGUNDO COMPONENTE ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

4.3.1 Cuadro de evaluacin de objetivos estratgicos

Cuadro N 4.1: Cuadro de evaluacin de objetivos estratgicos de la Seccin Finanzas

OBJETIVO ESTRATGICO 1. Garantizar la custodia conservacin seguridad informacin guarda Pblica de de para la en y la

INDICADOR

VERIFICADOR El integrado informacin sistema de

la Acceso Fe informacin

a de

la financiera los conocido como emantiene

el sistemas informticos SIGEF, con claves peridicas.

perodo 2013 2017.

claves de acceso que cambiadas 15 das. son cada

2. Mejoramiento continuo de los procesos de la Evaluacin peridica

Matriz

de

Seccin Finanzas en anual de cada uno de el perodo 2017. 3. Promover y desarrollar una cultura 2013 los integrantes.

evaluacin de los integrantes de la Seccin Finanzas. Encuestas de de

de Cumplimiento de la satisfaccin

servicio al ciudadano calidad del servicio. orientado al

cada uno de los usuarios.

141

posicionamiento de la imagen de la Seccin Finanzas. 4. Mantener planificacin estratgica que Plan estratgico. Plan estratgico 2013 2017. una

permita a la Seccin Finanzas cumplir con la misin y visin. 5. Ser persistentes,

disciplinados y agiles en la bsqueda de la excelencia.

Registro Registros asistencia. de asistencia primer del 2013.

de del

semestre

6. Operar de acuerdo a los definidos monitoreando ejecucin mensual. la presupuestos

Asignacin

del

presupuesto para la BACO.

Asignacin presupuestaria 2013.

Fuente: Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi Elaborado por: Patricia Caar

142

4.3.2. Cuadro de evaluacin de objetivos relacionados Cuadro N 4.2: Cuadro de evaluacin de objetivos relacionados de la Seccin Finanzas

OBJETIVO RELACIONADO 1. Alcanzar y mantener el alistamiento

INDICADOR

VERIFICADOR

operativo, Personal acorde con

para enfrentar con xito el perfil. las amenazas. 2. Disponer de un recurso humano excelente profesional comprometido Institucin. con con un Evaluacin desempeo profesional talento humano. del

Perfil de puestos.

desempeo y la

Reglamento

de

del Disciplina Militar.

3.

Disponer

de

una Seguimiento de la estructura organizativa.

organizacin operativa y administrativa segura,

Organigrama bien definido.

eficiente y eficaz que permita misin. 4. Impulsar la conciencia aeronutica sociedad, elemento del en la como fundamental desarrollo cumplir la

Estimular Defensa del pas.

la

de

Nacional

Seguridad ciudadana.

aeroespacial y defensa

143

nacional. 5. Desarrollar la capacidad cientfica y tecnolgica en el campo para Evaluacin de la Disminucin de la

aeroespacial

capacidad cientfica dependencia y tecnolgica. tecnolgica.

disminuir la dependencia tecnolgica. 6. Alcanzar y optimizar los recursos econmicos

Presupuesto anual y Seguimiento Plan Anual. Operativo presupuesto

del de

para el cumplimiento de la misin.

manera peridica.

Fuente: Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi Elaborado por: Patricia Caar

4.3.3 Objetivos de cumplimiento Seccin Finanzas Cuadro N 4.3: Cuadro condensacin de los objetivos de cumplimiento de la Seccin Finanzas

OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO 1. Cumplir con la totalidad del

OBJETIVOS CONDENSADOS

registro en el sistema e- 1. Cumplir con el registro de cada una SIGEF para generar el comprobante retencin. 2. Realizar el control, registro, aprobacin, pago y archivo de los CURS y nico de de las transacciones que se

generen en el Reparto al sistema integrado de informacin financiera e-SIGEF.

144

comprobantes de retencin emitidos a proveedores por adquisicin de bienes y servicios. Pagos de

viticos o subsistencias al Personal Civil y Militar. 3. Realizar el ajuste y

reclasificacin

previa

conciliacin de saldos de existencias del Hospital

Bsico y Abastecimientos 2. Ingresar y realizar el ajuste de cada de la Base; registro y control de bienes de larga duracin. 4. Ingresar las facturas de venta de servicios, en un promedio mensual de 700 facturas. 5. Conciliar de las retenciones de impuesto a la renta y del IVA mensual con los una de las transacciones generadas en el Hospital Bsico BACO a su debido tiempo.

reportes de cuentas por 3. Realizar cada uno de los registros pagar al SRI emitido por el sistema e-SIGEF previo al envo de las declaraciones mensuales al SRI. 6. Existe una buena y reportes, cruzando la

informacin con el SRI con la finalidad de mantener al da las obligaciones tributarias con el Fisco.

planificacin lo cual permite a la Seccin sin Finanzas mayores

trabajar

145

contratiempos, producto de lo cual nuestro buzn refleja sin obligaciones tributarias pendientes. 7. Archivar el secuencial fsico y magntico de todos los procedimientos. 4. Archivar el secuencial fsico y magntico de todos los

procedimientos.

8. Realizar el inventario de los bienes Hospital Latacunga. 9. Ingresar al sistema de inventarios de activos fijos FAE adquisiciones por la BACO. 10. Realizar la constatacin fija de los activos fijos de la BACO, dos veces al ao. 11. Agrupar todo el material de activos fijos en mal estado en las instalaciones entregadas por parte de Bienestar Social (antiguo Comisariato). 12. Enviar la respectiva todas las que posee el

5. Realizar el inventario de los bienes que posee el Hospital Bsico BACO Latacunga.

Bsico

BACO

realizadas

6. Ingresar al sistema de inventarios FAE adquisiciones, activos

obsoletos, activos dados de baja, y realizar mnimo dos veces al ao la constatacin fsica de los activos fijos de la BACO.

documentacin para la baja de los activos fijos y bienes de control de la BACO, a la

146

Comandancia de la FAE a fin de que autorice su baja respectiva. 13. Cumplir con la legislacin del sector pblico como Normas de Control Interno, Plan Anual de la Poltica Pblica y Programas 7. Cumplimiento de Normas y Leyes que manda y rige el Estado ecuatoriano.

Operativos Anuales.
Fuente: Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi Elaborado por: Patricia Caar

a. Cuadro de evaluacin de objetivos de cumplimiento Cuadro N 4.4 Cuadro de evaluacin de objetivos de cumplimiento de la Seccin Finanzas

OBJETIVO DE CUMPLIMIENTO 1. Cumplir con el registro de cada una de las transacciones que se generen en el Reparto al sistema integrado de informacin

INDICADOR

VERIFICADOR

Mantenimiento de claves a de Transacciones la ingresadas al integras, sistema

acceso

informacin financiera contable.

integrado de informacin y financiera e-SIGEF.

financiera e-SIGEF. 2.

Ingresar y realizar el Tomas ajuste de cada una de tiempo las

de Transacciones generadas por prestacin

transacciones establecida para de servicios ingresadas

147

generadas

en

el realizar

en el periodo de tiempo establecido.

Hospital Bsico BACO transacciones a su debido tiempo. del Hospital

Bsico BACO. 3. Realizar cada uno de los registros y de de No de la obligaciones mantener tributarias

reportes, cruzando la Medidas informacin con el SRI tiempo con la finalidad de ingreso

mantener al da las informacin obligaciones tributarias Fisco. 4. Archivar el secuencial Secuencia fsica con el tributaria al SRI.

pendientes con el Fisco.

fsico y magntico de y magntica de Documentos archivados todos procedimientos. 5. Realizar el inventario de los bienes el que Reporte inventario. de Constataciones verdicas, oportunas. fsicas y los los procedimientos. y seguros.

posee Bsico

Hospital BACO

giles

Latacunga. 6. Ingresar al sistema de inventarios FAE de fijos y Constataciones verdicas, oportunas. fsicas y

adquisiciones, activos Reporte dados de baja, y activos

realizar mnimo dos tiles veces al ao la obsoletos.

giles

constatacin fsica de activos fijos de la

148

BACO. 7. Cumplimiento de Normativa de correcta de

Normas y Leyes que Control Interno, Aplicacin manda y rige el Contralora General Estado.
Fuente: Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi Elaborado por: Patricia Caar

las Normas de Control del Interno.

Estado ecuatoriano.

149

4.3.4 Cuestionario de evaluacin de Control Interno segundo componente Establecimiento de Objetivos.

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/1
RESPUESTAS
COMPONENTE FACTORES DE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. La Seccin Finanzas cuenta con objetivos bien definidos y orientados al desarrollo de las actividades propias de la Seccin? 2. Se encuentran cada uno de los objetivos de la Seccin Finanzas orientados a conseguir metas en un tiempo establecido? 3. Cada uno de los objetivos establecidos se ajustan al requerimiento de la Seccin Finanzas?

NO

N/A

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

Objetivos Estratgicos

4. Los objetivos de la Seccin Finanzas se encuentran establecidos bajo requerimientos de la Base Area Cotopaxi? 5. Son las metas y objetivos de la Seccin Finanzas medibles, alcanzables y bien comunicados a todas las Subsecciones? 6. Existe una adecuada comparacin de las metas y objetivos establecidos por la Seccin Finanzas? 7. Se encuentran los objetivos de la Seccin Finanzas alineados al cumplimiento de la misin de la Seccin ? 8. Conoce usted como son evaluados los objetivos de cumplimiento establecidos en la Seccin Finanzas ?

Objetivos Relacionados

Objetivos de Cumplimiento

Son evaluados por medio de Indicadores.

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 24 Julio del 2013

60

20

Personal Seccin Finanzas Base Area Cotopaxi

150

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin:

Despus de haber aplicado el cuestionario de Control Interno bajo el mtodo COSO II E.R.M., en el segundo componente establecimiento de objetivos, determina que existe un nivel de confianza moderado de 33.33% y un nivel de riesgo moderado con un porcentaje de 66.67%.

Bajo estos resultados podemos determinar que la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, no establece el control de sus objetivos relacionados, para que estos sean alcanzables, medibles y a la vez sean comunicados en todas la Subsecciones de la Seccin Finanzas; adems no existe una comparacin de metas y objetivos.
151

4.4 TERCER COMPONENTE IDENTIFICACIN DE EVENTOS

4.4.1 Identificacin de eventos internos en la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi. Cuadro N 4.5: Cuadro de identificacin de los eventos internos de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi

Evaluacin de Eventos Internos Seccin Finanzas - Base Area Cotopaxi

EVENTOS POSITIVOS
Participacin activa de la Seccin Finanzas en eventos sociales y culturales, realizadas por la BACO, entre ellas se destacan: caminatas, actos cvicos, ceremonias militares, entre otros.

EVENTOS NEGATIVOS

Alta rotacin de personal militar en cargos claves del rea administrativa y financiera.

Excelente gama de equipos informticos como: computadoras, impresoras, copiadora multifuncin, y otras impresoras, adecuadas y enlazadas en red, para el desempeo de las tareas y funciones del personal de la Seccin Finanzas. Disponibilidad de acceso a la INTRANET FAE por lo que se est en capacidad de enlazarse al SIFFAE y al LOTUS NOTES. Servicio de INTERNET para uso del sistema e - SIGEF del control econmico del Ministerio de Finanzas; que se encuentra en ejecucin desde el ao 2008.

Falta de comunicacin del personal integrante de la Seccin Finanzas, genera distorsin en las ordenes e incumplimiento de actividades emitidas por el Jefe al mando de la Seccin.

No se evala constantemente el buen funcionamiento del recurso tecnolgico con el que cuenta la Seccin Finanzas. No se cuenta con una gama de herramientas informticas para el cumplimiento de actividades como foros, exposiciones; es decir la Seccin Finanzas no posee un proyector Infocus para realizar este tipo de eventos. Inexistencia de un plan estratgico bien definido.

Personal militar y servidores pblicos que labora en la Seccin Finanzas BACO, es profesional y responsable.

Atienden al cumplimiento requerimientos de las dependencias conforme se planificado en el PAPP 2013.

de los diversas encuentra

Ausencia de procesos, y de un manual de funciones bien detallado. Falta de establecimiento de metas medibles y alcanzables en un determinado tiempo. No existen informes peridicos de las actividades que en base a su rol o funcin que realiza el personal de la unidad de tecnologa que permitan eliminar la dependencia de personal clave.

Apreciacin a las capacitaciones gratuitas que ofrece el Sector Pblico como el S.R.I, I.N.C.O.P, Contraloria General del Estado.

Fuente: Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi Elaborado por: Patricia Caar

152

4.4.2 Identificacin de eventos externos de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi. Cuadro N 4.6: Cuadro de identificacin de los eventos externos de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi

Evaluacin de Eventos Externos Seccin Finanzas - Base Area Cotopaxi

EVENTOS POSITIVOS
Plan de evacuacin de la Base Area Cotopaxi, frente a desastres naturales que garantice la custodia de la informacin.

EVENTOS NEGATIVOS
Prdida o alteraciones de informacin, documentacin de respaldo sobre los registros de operaciones administrativas y financieras de la BACO, frente a desastres naturales.

Seguimiento y acatamiento de cada una de las recomendaciones que son propiciadas por auditoras realizadas al Reparto.

El cambio de mando del Jefe de la Base Area Cotopaxi, genera tardanza en la asignacin de claves de acceso del nuevo Jefe para aprobar pagos y asignacin del presupuesto al Reparto. Tardanza en la legalizacin de las facturas por parte de los responsables de adquisiciones, ocasiona problemas a la Seccin Finanzas, ya que da a pensar que los tramites se quedan sin ejecutar el pago a tiempo.

La BACO integra a todo el personal que forma parte del Reparto tanto personal de servidores y servidoras pblicas y personal militar, a participar en actos sociales, culturales, educativos, religiosos, con la finalidad de fomentar los valores, la unidad y confraternidad entre todos los integrantes de la Institucin.

Base Area Cotopaxi apoya fomentando la disciplina y el orden, es socialmente responsable, colabora con el cuidado y proteccin del medio ambiente.

Falta de colaboracin de las diferentes Secciones de la BACO con la Seccin Finanzas, lo que genera incumplimiento de actividades y el alcance de los objetivos relacionados del Reparto.

Control, seguimiento y supervisin en el manejo de los activos fijos de la BACO.

Cambio brusco de polticas en cuanto a horarios de trabajo, por parte de la asignacin de un nuevo Jefe de la BACO.

Falta de capacitacin al personal que llega con los pases de otras Dependencias de la FAE a prestar sus servicios en actividades para las cuales no fueron entrenados.

Fuente: Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi Elaborado por: Patricia Caar

153

4.4.3

Cuestionario

de

evaluacin

de

Control

Interno

tercer

componente identificacin de eventos.

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

IDENTIFICACIN DE EVENTOS CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/1
RESPUESTAS
COMPONENTE FACTORES DE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. Existen mecanismos para dar a conocer los objetivos de la Seccin Finanzas?

NO X

N/A

Factores Internos

IDENTIFICACIN DE EVENTOS

2. Se encuentran debidamente equipadas las instalaciones de la Seccin Finanzas? 3. La Seccin Finanzas cuenta con los sistemas informticos aptos para desarrollar sus funciones?

4. La Seccin Finanzas, cuenta con recursos econmicos para el desarrollo de su gestin? 5. Existen mecanismos, que gestionen la innovacin dentro de la Seccin Finanzas?

6. El personal de la Seccin Finanzas cuenta con las herramientas adecuadas para realizar sus actividades diarias? 7. El personal de la Seccin Finanzas participa activamente en los eventos sociales y culturales de la BACO?

no s

to re

Ex t

er

8. El personal de la Seccin Finanzas cuenta con plizas y seguros laborales?

Fa c

Anlisis FODA

9. La Seccin Finanzas cuenta con un anlisis FODA bien definido?

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 24 Julio del 2013

70

20

Personal Seccin Finanzas Base Area Cotopaxi

154

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin:

Despus de haber aplicado el cuestionario de Control Interno bajo el mtodo COSO II E.R.M., en el tercer componente identificacin de eventos, determina que existe un nivel de confianza alto de 77.78% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 22.22%. Bajo estos resultados se determina que la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, no maneja mecanismos para dar a conocer sus objetivos que persigue la Seccin, cuando hay rotacin de personal militar, as mismo no cuenta con una debida asignacin presupuestaria para realizar inversiones tecnolgicas, capacitacin al personal integrante, realizacin de eventos sociales y culturales propios de la Seccin.

155

4.4.4 Matriz de interrelacin establecimiento de objetivos estratgicos y relacionados, e identificacin de eventos externos. Cuadro N 4.7: Matriz de interrelacin objetivos estratgicos y relacionados con la identificacin de eventos
OBJETIVOS
ESTRATGICOS
Mejoramiento continuo de los procesos de la Seccin Finanzas en el perodo 2013 2017. Operar de acuerdo a los presupuestos definidos monitoreando la ejecucin mensual. Garantizar la custodia conservacin y seguridad de la informacin para la guarda de la F Pblica en el perodo 2013 2017. Disponer de un recurso humano con un excelente desempeo profesional y comprometido con la Institucin. Alcanzar y mantener el alistamiento operativo, para enfrentar con xito las amenazas. Promover y desarrollar una cultura de servicio al ciudadano orientado al posicionamiento de la imagen de la Seccin Finanzas. Mantener una buena planificacin estratgica que permita a la Seccin Finanzas cumplir con la misin y visin. Ser persistentes, disciplinados y agiles en la bsqueda de la excelencia.

RELACIONADOS
Disponer de una organizacin operativa y administrativa segura, eficiente y eficaz que permita cumplir la misin. Impulsar la conciencia aeronutica en la sociedad, como elemento fundamental del desarrollo aeroespacial y defensa nacional. Desarrollar la capacidad cientfica y tecnolgica en el campo aeroespacial para disminuir la dependencia tecnolgica. Alcanzar y optimizar los recursos econmicos para el cumplimiento de la misin.

Prdida o alteraciones de informacin, documentacin de respaldo sobre los registros de operaciones administrativas y financieras de la BACO, frente a desastres naturales. El cambio de mando del Jefe de la Base Area Cotopaxi, genera tardanza en la asignacin de claves de acceso del nuevo Jefe para aprobar pagos y asignacin del presupuesto al Reparto.

EVENTOS EXTERNOS

Tardanza en la legalizacin de las facturas por parte de los responsables de adquisiciones, ocasiona problemas a la Seccin Finanzas, ya que da a pensar que los tramites se quedan sin ejecutar el pago a tiempo. Falta de colaboracin de las diferentes Secciones de la BACO con la Seccin Finanzas, lo que genera incumplimiento de actividades y el alcance de los objetivos relacionados del Reparto. Cambio brusco de polticas en cuanto a horarios de trabajo, por parte de la asignacin de un nuevo Jefe de la BACO. Falta de capacitacin al personal que llega con los pases de otras Dependencias de la FAE a prestar sus servicios en actividades para las cuales no fueron entrenados.

Fuente: Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi

Elaborado por: Patricia Caar

156

4.4.5 Matriz de interrelacin establecimiento de objetivos de cumplimiento, e identificacin de eventos internos. Cuadro N 4.8: Matriz de interrelacin de los objetivos de cumplimiento con la identificacin de eventos.
OBJETIVOS
CUMPLIMIENTO
Cumplimiento de Normas y Leyes que manda y rige el Estado ecuatoriano. Cumplir con el registro de cada una de las transacciones que se generen en el Reparto al sistema integrado de informacin financiera eSIGEF. Ingresar al sistema de inventarios FAE adquisiciones, activos obsoletos, activos dados de baja, y realizar mnimo dos veces al ao la constatacin fsica de los activos fijos de la BACO. Realizar el inventario de los bienes que posee el Hospital Bsico BACO Latacunga. Archivar el secuencial fsico y magntico de todos los procedimientos. Realizar cada uno de los registros y reportes, cruzando la informacin con el SRI con la finalidad de mantener al da las obligaciones tributarias con el Fisco. Ingresar y realizar el ajuste de cada una de las transacciones generadas en el Hospital Bsico BACO a su debido tiempo.

Alta rotacin de personal militar en cargos claves del rea administrativa y financiera. Falta de comunicacin del personal integrante de la Seccin Finanzas, genera distorsin en las ordenes e incumplimiento de actividades emitidas por el Jefe al mando de la Seccin.

EVENTOS INTERNOS

No se evala constantemente el buen funcionamiento del recurso tecnolgico con el que cuenta la Seccin Finanzas. No se cuenta con una gama de herramientas informticas para el cumplimiento de actividades como foros, exposiciones; es decir la Seccin Finanzas no posee un proyector Infocus para realizar este tipo de eventos. Inexistencia de un plan estratgico bien definido. Ausencia de procesos, y de un manual de funciones bien detallado. Falta de establecimiento de metas medibles y alcanzables en un determinado tiempo.

X X X X X

Fuente: Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi Elaborado por: Patricia Caar

157

4.5 CUARTO COMPONENTE EVALUACIN DEL RIESGO Cuadro N 4.9: Matriz de Identificacin y Priorizacin del Riesgo
BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS MATRIZ DE IDENTIFICACIN Y PRIORIZACIN DE RIESGOS
PROBABILIDAD DE NIVEL DE RIESGO

TIPO DE RIESGO

CONSECUENCIA

RIESGO NETO O

FACTORES DE

OCURRENCIA

EFECTIVIDAD

CONTROL DE

ORIGEN DEL

INHERENTE

POTENCIAL

PROMEDIO

ER1. Prdida o alteraciones de informacin, documentacin respaldo sobre de los Factor externo

Afectacin garanta custodia,

la de

RR1. Elaboracin del

Apndice No. 16 y Alto (5) Medio (3) al Anexo A Plan 5 Natural de evacuacin de la BACO, ante la hiptesis erupcin de del 5 5 1

conservacin,

seguridad de la informacin pblica, as

registros de operaciones administrativas y

financieras de la BACO, frente a desastres

mismo afectacin al cumplimiento

volcn Cotopaxi.

158

RESIDUAL

IMPACTO

RIESGO

RIESGO

RIESGO

naturales.

de la misin con eficiencia eficacia operativa. y

ER2. El cambio de mando del Jefe de la Base Area Cotopaxi, tardanza en genera la Factor externo

Afecta mantener una buena

RR2. La BACO,

planificacin estratgica permita que Medio (3) Alta (5)

establece que el Jefe o

cumplir

Comandante que 5 Operativo se integre a 5 5 1

asignacin de claves de acceso del nuevo Jefe para aprobar pagos y asignacin del

con la misin y visin Seccin; de y la el

formar parte de este mnimo Reparto prestar

alistamiento enfrenta con xito las amenazas.

presupuesto al Reparto.

sus servicios 2 aos.

159

Afecta mejoramiento ER3. Tardanza legalizacin en de la las

al

continuo en los procesos administrativos y financieros de la Seccin Factor externo Finanzas; afectando tambin al Alto (5) Media (3) RR3. Control y

facturas por parte de los responsables adquisiciones, de ocasiona

seguimiento de la documentacin acta de entrega 5 Operativo recepcin, respaldos fsicos y magnticos de las que adquisicin se realiza 5 5 1

problemas a la Seccin Finanzas, ya que da a pensar que los trmites se quedan sin ejecutar el pago a tiempo.

monitoreo de la ejecucin presupuestaria y ocasiona molestias servicio ciudadano. al

para el Reparto.

ER4. Falta de colaboracin de las diferentes Secciones

Factor externo

Genera incumplimiento de actividades

Alto (5)

Alta (5)

RR4. 5 Operativo Comunicacin y 5 5 1

coordinacin con

160

de

la

BACO

con

la

vinculadas con la misin y visin de la Seccin.

cada una de las Secciones de la BACO, extensiva y propicia con

Seccin Finanzas.

Proporciona una imagen desmotivadora ante el servicio a la sociedad.

anticipacin para efectuar actividades como foros, charlas,

exposiciones Incumplimiento ER5. Cambio polticas brusco en cuanto de a Factor externo de objetivos, actividades, funciones, planes y programas. de en Alto (5) Baja (1) 1 metas, RR5. Establecimiento de polticas de de de 5 5 1

manejo Operativo horario

horarios de trabajo, por parte de la asignacin de un nuevo Jefe de la BACO.

Prdida disciplina

permanencia del personal en horas de labores en la BACO.

bsqueda de la excelencia.

161

ER6. Falta de capacitacin al personal que llega con los pases de otras Factor externo

Afecta

la

disponibilidad de un recurso Alto (5) y Baja (1) RR6. 1 Operativo Establecimiento de expectativas 5 5 1

humano con un excelente desempeo profesional comprometido con la Institucin. Falta cumplimiento de en

Dependencias de la FAE a prestar sus servicios en actividades cuales no para las

de desempeo.

fueron

entrenados.

RR7. Tiempo de

ER7. Alta rotacin de personal militar en cargos claves del rea administrativa y financiera. Factor interno

cada uno de los registros relacionados con las actividades y Medio (3) Media (3)

permanencia del 3 Operativo personal militar 5 5 1

como mnimo dos aos consecutivos su cargo. en

financieras administrativas de la Seccin.

ER8. Falta de comunicacin

Factor interno

Llamadas atencin a

de los

Alto (5)

Media (3)

RR8. Operativo Reuniones

162

del

personal integrante

integrantes,

por

peridicas Jefe de

del la

de la Seccin Finanzas, genera distorsin en las rdenes incumplimiento e de

parte del Jefe de la Finanzas. Operaciones realizadas de tiempo. fuera Seccin

Seccin con todo su personal a

cargo, para dar a conocer novedades, objetivos y metas a cumplir.

actividades emitidas por el Jefe al mando de la Seccin.

Tardanza en el ingreso ER9. No se evala Factor interno de la

RR9. Implantacin un sistema de de

informacin financiera contable en y el Medio (3) Baja (1)

evaluacin peridica 3 Operativo recurso tecnolgico que del 5 5 1

constantemente el buen funcionamiento del

sistema integrado e-SIGEF. Generacin tarda de reportes del manejo de los

recurso tecnolgico con el que cuenta la Seccin Finanzas.

posee la Seccin Finanzas con el fin de evitar

activos fijos.

contratiempos.

163

Incumplimiento ER10. Inexistencia de un plan estratgico bien definido. de estrategias y Factor interno objetivos alcance de metas. Alto (5) Alta (5) 5 Operativo

RR10. Establecimiento de un plan para 5 5 1

estratgico la Finanzas.

Seccin

Acumulacin ER11. Ausencia de procesos, y de un manual de Factor interno excesiva innecesaria materiales, equipos u otros activos inmovilizados ER12. Falta de establecimiento de metas medibles en y un Factor interno Inconsistencia en el cumplimiento, de Alto (5) Media (3) 5 Operativo o de Alto (5) Media (3)

RR11. Gua 5 Operativo de los 5 5 1

procedimientos de Control Interno mtodo COSO II E.R.M RR12. Evaluaciones de las reas y

funciones bien detallado.

seguimiento

alcanzables

metas y objetivos por unidad. rea y

operaciones ms riesgosas de la Seccin.

determinado tiempo.

Fuente: Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi

Elaborado por: Patricia Caar

164

4.5.1 Cuadro de calificacin del Riesgo Cuadro N 4.10: Cuadro de calificacin del riesgo

Alto
IMPACTO

4 3 1 Baja

5 3 2 Media

5 5 4 Alta

Medio Bajo

FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

Fuente: Gua Didctica, Maestra Auditoria Integral, Universidad Tcnica Particular de Loja Elaborado por: Patricia Caar

Cuadro N 4.11: Cuadro de calificacin del riesgo

CONTROL Ninguno Bajo Medio Alto Destacado

EFECTIVIDAD 1 2 3 4 5

Fuente: Gua Didctica, Maestra Auditoria Integral, Universidad Tcnica Particular de Loja Elaborado por: Patricia Caar

165

4.5.2

Cuestionario

de

evaluacin

de

Control

Interno

cuarto

componente Evaluacin del Riesgo.

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

EVALUACIN DE RIESGO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/2
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. Promueve el Jefe de la Seccin Finanzas una cultura de riesgos?

NO

N/A

EVALUACIN DE RIESGO

2. Se ha difundido en todos los niveles de la organizacin de la Seccin Finanzas, el concepto de riesgo, sus distintas calificaciones y consecuencias para la Seccin?

Evaluacin de Riesgo

3. En la Seccin Finanzas se han determinado los responsables de la identificacin y anlisis de los riesgos?

4. Se han determinado los recursos que deben ser manejados adecuadamente a efectos de no generar cambios que afecten la ejecucin de las operaciones de la Seccin Finanzas?

5. Se han determinado los factores crticos del xito internos y externos cuyos cambios negativos pueden perjudicar el logro de los objetivos de la Seccin Finanzas?

6. Se han establecido procedimientos para considerar el resultado de los revelamientos efectuados por auditorias realizadas en la Seccin Finanzas?

7. La Seccin Finanzas ha implantado tcnicas para la identificacin de riesgos potenciales externos e internos?

166

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

EVALUACIN DE RIESGO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 2/2
COMPONENTE CONTROL CLAVE

RESPUESTAS PREGUNTAS
OBSERVACIONES

SI

NO

N/A

EVALUACIN DE RIESGO

8. Se han establecido procedimientos para implantar sistemas de alertas tempranos que permitan detectar cambios generadores de riesgos en el entorno externo e interno de la Seccin Finanzas?

Evaluacin de Riesgo

9. Existen criterios formales para definir la frecuencia de ocurrencia de los riesgos de la Seccin Finanzas?

10. El Jefe de la Seccin Finanzas ha establecido las caractersticas de las Matrices de Riesgos?

11. Se establecen las posibles consecuencias de los riesgos residuales que se puedan dar en la Seccin Finanzas?

12. Se establecen las posibles acciones que sern consideradas en la administracin del riesgo de la Seccin Finanzas?

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 25 Julio del 2013

100

20

Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado

167

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin: la evaluacin del riesgo, bajo el mtodo COSO II E.R.M, se

En

determina un nivel de confianza de 83.33% y un nivel de riesgo de 16,67%, que de acuerdo con los rangos corresponden a un nivel de confianza alto, y un nivel de riesgo relativamente bajo, tomando en cuenta, que la Seccin Finanzas no ha establecido procedimientos para detectar cambios determinados por riesgos en el entorno interno y externo de la Seccin, as mismo no se han comunicado o difundido todos los niveles de la Seccin el concepto de riesgos, calificaciones y consecuencias para la Seccin.

168

4.6 QUINTO COMPONENTE RESPUESTA AL RIESGO Cuadro N 4.12: Matriz de Respuesta al Riesgo

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS MATRIZ DE RESPUESTA AL RIESGO

PRESUPUESTO

VERIFICADOR

RIESGOS

RESPUESTA AL RIESGO

INDICADOR

ER1.

RR1. del Plan de evacuacin de la BACO. Anexo A de la BACO.

Jefe Seccin Secretaria Computador Impresora tiles de oficina

2532.00 622.00 62.55 17.10 4.50 Cada ao.

Prdida o alteraciones Elaboracin de

informacin, Apndice No. 16 de al Anexo A Plan los de evacuacin de de la BACO, ante la hiptesis y erupcin de del

documentacin respaldo registros operaciones administrativas sobre

$3238.15

169

EVALUACIN

PERODO DE

RECURSOS

financieras de la BACO, volcn Cotopaxi. frente a desastres

naturales. ER2. RR2. BACO, Jefe de la BACO Disponibilidad de presupuesto, disponibilidad de personal. Partes diarios e informes mensuales y anuales. tiles de oficina 4.50 $3275.05 Computador 3208.00

El cambio de mando del La

Jefe de la Base Area establece que el Cotopaxi, tardanza en genera Jefe o

la Comandante que integre a

62.55 Cada dos aos.

asignacin de claves de se

acceso del nuevo Jefe formar para aprobar pagos y este asignacin del mnimo sus aos.

parte de Reparto prestar 2

presupuesto al Reparto.

servicios

170

ER3. Tardanza legalizacin en de

RR3. la Control y Supervisin fsica, reportes ejecucin de pago sistema e-SIGEF.

Responsable adquisiciones Sargento Primero Computadora Impresora tiles de oficina

de

las seguimiento de la Verificacin continua de la documentacin hasta su archivo.

1611.00 62.55 17.10 4.50 Diaria

facturas por parte de los documentacin responsables de acta de entrega

adquisiciones, ocasiona recepcin, problemas a la Seccin respaldos fsicos y Finanzas, ya que da a magnticos de las pensar que los trmites adquisicin que se se quedan sin ejecutar realiza el pago a tiempo. Reparto. RR4. ER4. Falta de colaboracin de las diferentes Comunicacin y para el

$1695.15

Encargado del parte diario Primero Verificacin del parte diario. Informe del parte diario. Computadora Impresora tiles de oficina Sargento 1611.00 62.55 17.10 4.50 Diaria

coordinacin con cada una de las Secciones de la BACO, extensiva y propicia con

Secciones de la BACO con la Seccin

Finanzas.

anticipacin para efectuar

$1695.15

171

actividades como foros exposiciones ER5. Cambio brusco de RR5. Establecimiento de polticas de Establecimiento de polticas de personal en la BACO, permanencia del personal. Supervisor de la y

Seccin de personal Partes diarios Suboficial Segundo e informes Computadora y Impresora tiles de oficina 1762.00 62.55 17.10 4.50 $1846.15 Programacin PAPP Coronel EMT. Avc. 4168.00 622.00 62.55 17.10 4.50 Cada ao. Cada dos aos.

polticas en cuanto a horarios de trabajo, por parte de la asignacin de un nuevo Jefe de la BACO. ER6. Falta de capacitacin al personal que llega con los pases de otras de la sus

manejo de horario de permanencia

mensuales anuales.

del personal en horas de labores en la BACO.

RR6. Establecimiento de expectativas de desempeo. Evaluacin del desempeo.

Contadora Recurso Humano Capacitado Computadora Impresora tiles de oficina

Dependencias FAE a

prestar

servicios en actividades para las cuales no

fueron entrenados.

$4874.15

172

ER7. Alta personal rotacin militar de en

RR7. Tiempo permanencia personal de del Permanencia del personal militar en el Reparto. Pases Militares.

Sargento Primero Computadora Impresora tiles de oficina

1550.00 62.55 17.10 4.50 Cada dos aos.

cargos claves del rea administrativa financiera. y

militar

como mnimo dos aos consecutivos en su cargo. RR8. Reuniones peridicas del

$1634.15 Sargento Primero Secretaria Computadora Impresora Comunicacin inmediata y oportuna. Reunin un da por semana. $2256.15 tiles de oficina 1550.00 622.00 62.55 17.10 4.50 Un da por semana.

ER8. Falta de comunicacin del personal integrante de la Seccin Finanzas, genera distorsin en las rdenes incumplimiento e de

Jefe de la Seccin con todo su

personal a cargo, para conocer novedades, objetivos y metas a cumplir. dar a

actividades emitidas por el Jefe al mando de la Seccin.

173

RR9. Implantacin ER9. No se evala de un sistema de evaluacin peridica recurso tecnolgico que del Evaluacin peridica del recurso tecnolgico. Recurso tecnolgico en buen estado. Sargento Segundo (Tcnico) $1328.00 Cada mes.

constantemente el buen funcionamiento del

recurso tecnolgico con el que cuenta la

posee la Seccin Finanzas con el fin de evitar

Seccin Finanzas.

contratiempos. Alumna ER10. Inexistencia de un plan estratgico definido. bien RR10. Establecimiento de un plan Evaluacin del Plan Estratgico. Plan ESPE. Egresada 800.00 62.55 17.10 4.50 $884.15 Cada ao.

estratgico para la Seccin Finanzas.

Estratgico de Computadora Impresora la Seccin Finanzas. tiles de oficina

174

RR11. ER11. Gua de

Elaboracin los Gua de los Gua elaborada.

Alumna ESPE.

Egresada 800.00 62.55 17.10 4.50 $884.15 Cada ao.

Ausencia de procesos, procedimientos de procedimientos y de un manual de Control funciones detallado. E.R.M Interno de Control

Computadora Impresora tiles de oficina

bien mtodo COSO II Interno mtodo COSO E.R.M RR12. II

Alumna de y Establecimiento de metas. Cumplimiento de las metas. ESPE.

Egresada 800.00 62.55 17.10 4.50 $884.15 Cada ao.

ER12. Falta de establecimiento de metas medibles y alcanzables en un

Evaluaciones las reas

Computadora Impresora tiles de oficina

operaciones ms riesgosas Seccin. de la

determinado tiempo.

Fuente: Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi Elaborado por: Patricia Caar

175

4.7 SEXTO COMPONENTE - ACTIVIDADES DE CONTROL

La mxima autoridad representada por el seor Ing. Fredy Solrzano Aguayo Capitn Especialista de Aviacin, dirige los destinos de la Seccin Finanzas desde el 20 de agosto del 2012 en calidad de Jefe de la Seccin segn Orden General FAE 023, acorde con las competencias polticas, y procedimientos que demanda la BACO de la Fuerza Area Ecuatoriana. Con su autorizacin se procede a evaluar las actividades y procesos del rea administrativa y financiera la Seccin Finanzas, haciendo uso de la Normativa de Control Interno emitida para organismos que dirijan recursos emitidos por el Estado. A la Seccin Finanzas, para su estudio se ha distribuido de la siguiente manera: Cuadro N 4.13: Sistema de Control Interno

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS SISTEMA DE CONTROL INTERNO

rea Administrativa 402 Jefatura Presupuesto

rea Financiera 403 Tesorera (Recaudacin Hospital

Secretara

Bsico Latacunga)

BACO

Supervisor

405 Contabilidad

406 Administracin Bienes (Inventarios) de

Mensajero de Asuntos Militares

Gubernamental (Impuestos) 407

Administracin del Talento Humano

Fuente: Acuerdo N 039-CG, Normas de Control Interno para el Sector Pblico Elaborado por: Patricia Caar

176

4.7.1

Cuestionario

de

evaluacin

de

Control

Interno

sexto

componente Actividades de Control.

a. Cuestionario de evaluacin de Control Interno del Area Administrativa.

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS
ACTIVIDADES DE CONTROL Administracin CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/6
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. En la Seccin Finanzas existe una adecuada separacin de funciones?

NO X

N/A

ACTIVIDADES DE CONTROL

2. La Seccin Finanzas ha establecido actividades de control para asegurar que la estructura de la Seccin no incluya unidades funcionales innecesarias para el cumplimiento de objetivos?

Actividades de Control

3. Existe falta de coordinacin y colaboracin entre las Secciones funcionales de la BACO con la Seccin Finanzas?

Existe descoordinacin por parte de las Secciones por lo que causa llamadas de atencin a personal de la Seccin.

4. Existen anlisis estructurales y mediciones sobre el desempeo de la Seccin Finanzas que permita identificar excesos o defectos en la cantidad de personal operativo y administrativo?

5. Existen medidores o indicadores de desempeo para el personal de la Seccin Finanzas?

6. Se realizan anlisis de la eficiencia y eficacia de las operaciones?

7. Se ha definido la periodicidad de las evaluaciones de eficacia y eficiencia?

X
Existe la descripcin de cada una de las funciones que realiza el personal integrante de la Seccin Finanzas. La Seccin Finanzas no cuenta con un manual de procesos.

8. El Jefe de la Seccin Finanzas ha establecido por medio de oficios o memorandos procedimientos de autorizacin que aseguren la ejecucin de los procesos y el control de las operaciones administrativas?

9. En la Seccin Finanzas se han establecido procedimientos de supervisin de los procesos y operaciones?

177

b. Cuestionario de evaluacin de Control Interno de la Subseccin de Presupuesto.

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

ACTIVIDADES DE CONTROL Presupuesto CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 2/6
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
10. El sistema e-SIGEF, integra informacin financiera presupuestaria en un sistema nico, comn, oportuno y confiable? 11. Existen procedimientos que establecen actividades de control para asegurar que el presupuesto aprobado correspondiente a la gestin sea correctamente incorporado al sistema contable?

NO

N/A

ACTIVIDADES DE CONTROL

Actividades de Control

12. Se establecen actividades de control sobre el proceso para las estimaciones presupuestarias de los recursos?

13. Se establecen actividades de control sobre la certificacin de gastos presupuestarios?

14. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de formulacin presupuestaria, de coordinacin de la ejecucin presupuestaria, de coordinacin de la ejecucin presupuestaria y de seguimiento y evaluacin sobre la ejecucin presupuestaria?

15. Se establecen actividades de control sobre las modificaciones presupuestarias?

16. El Jefe de la Seccin Finanzas dispone al responsable la ejecucin presupuestaria efecte el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los objetivos frente a los niveles de recaudacin optima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos?

178

c. Cuestionario de evaluacin de Control Interno de la Subseccin de Tesorera.

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

ACTIVIDADES DE CONTROL Tesorera CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 3/6
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
17. El responsable de la Subseccin de Tesorera verifica la realizacin de las gestiones correspondientes para identificacin inmediata de acreditaciones cuya procedencia se desconoce? 18. El funcionario de la Subseccin de Tesorera que emite los comprobantes de ingreso verifica la existencia de la documentacin necesaria para identificar origen, integridad y exactitud de los montos recaudados? 19. Se establece actividades de control para asegurar que los pagos presenten toda la documentacin correspondiente? 20. Existen actividades de control para la proteccin fsica de los comprobantes y la documentacin de respaldo? 21. Existen procedimientos para asegurar la confidencialidad de la informacin financiera y contable?

NO

N/A

ACTIVIDADES DE CONTROL

Actividades de Control

22. Se realizan procedimientos que determinen plazos para realizar el diseo o rediseo de los procesos operativos?

23. La Subseccin de Tesorera verifica que las recaudaciones provenientes de transferencias y recuperacin de prstamos; se gestionen en las fechas previstas de acuerdo con el cronograma respectivo?

24. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de recaudacin de recursos y administracin de recursos?

179

d. Cuestionario de evaluacin de Control Interno de la Subseccin de Contabilidad e Impuestos.

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

ACTIVIDADES DE CONTROL Contabilidad Gubernamental CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 4/6
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
25. La Subseccin Contabilidad realiza pruebas de consistencia entre los estados financieros y los registros?

NO

N/A

ACTIVIDADES DE CONTROL

26. Existen procedimientos que determinen los plazos para la elaboracin del POA de acuerdo con las directrices vigentes?

Actividades de Control

27. La Subseccin de Contabilidad verifica la consistencia del presupuesto aprobado para la BACO con los estados de ejecucin presupuestaria?

28. La Subseccin de Contabilidad analiza e investiga las causas de las diferencias entre las existencias fsicas y los registros a efectos de generar las acciones correctivas correspondientes?

29. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de recaudacin de recursos y administracin de recursos? 30. El Contador General de la BACO, autoriza el registro de las operaciones previa verificacin de la legalidad de la operacin, la imputacin correcta de las cuentas correspondientes y la existencia de la documentacin suficiente de respaldo? 31. El Contador General de la BACO realiza conciliaciones peridicas (mensuales) para cada uno de las Subsecciones independientes del registro sobre las siguientes cuentas?: Bancos Cuentas por cobrar Activos fijos Impuestos (retenciones SRI)

Existen archivadores los mismos que cuentan con toda la seguridad necesaria de custodia.

180

e. Cuestionario de evaluacin de Control Interno de la Subseccin de Administracin de Bienes (Inventarios).

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

ACTIVIDADES DE CONTROL Administracin de Bienes CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 5/6
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
32. Existen procedimientos que incluyan actividades de control sobre las adquisiciones para asegurar que se adquieran y se contraten los bienes y servicios necesarios ?

NO

N/A

ACTIVIDADES DE CONTROL

Actividades de Control

33. La Seccin Finanzas ha diseado actividades de control suficientes para la proteccin fsica de los activos consumibles y activos fijos?

34. Existen procedimientos que incluyen actividades de control para identificar activos fijos que no estn en condiciones de utilizacin ya que pueden perjudicar el desarrollo normal de las operaciones?

35. Los archivos de activos fijos de la Subseccin de Inventarios de activos fijos de la BACO, cuenta con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos contra siniestros para el resguardo de los registros; como tambin, de los documentos generados y utilizados en la administracin de activos fijos ?

La Seccin Finanzas mantiene claves de acceso restringido nicamente para su usuario responsable.

36. El responsable de la custodia de los activos fijos entrega la documentacin requerida con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige su devolucin en tiempo y forma?

Ver anexo (C)

37. En la Seccin Finanzas existe algn tipo de sancin o caucin por la prdida, robo o hurto de un activo fijo?

181

f. Cuestionario de evaluacin de Control Interno de la Subseccin Administracin del Talento Humano.

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

ACTIVIDADES DE CONTROL Administracin del Talento Humano CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 6/6
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
38. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de dotacin de personal, evaluacin del desempeo, movilidad del personal, capacitacin productiva y registro?

NO

N/A

ACTIVIDADES DE CONTROL

Actividades de Control

39. Los archivos fsicos y la base de datos de los funcionarios cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de un funcionario que labore en la Seccin Finanzas?

Cada usuario es responsable directo del uso debido de su clave de seguridad de acceso al sistema, adems contamos con el responsable de archivo y custodia.

40. La Seccin Finanzas establece actividades de control para asegurar exactitud e integridad sobre la clasificacin, valoracin y remuneracin de puestos?

41. Se han determinado formularios que se necesitan para evidenciar la clasificacin, valoracin de los puestos?

42. El Jefe de la Seccin Finanzas aprueba la clasificacin, valoracin y remuneracin de los puestos que existe en la Seccin previa verificacin de los siguientes aspectos?: Que se hayan considerado integralmente los requerimientos de personal manifestados en el POA. Que las remuneraciones de cada puesto sean consistentes con la escala salarial aprobada para la Seccin. Que la valoracin de puestos se haya realizado de acuerdo con el mtodo aprobado por la Seccin Personal.

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 07 Agosto del 2013

360

60

Personal Seccin Finanzas Base Area Cotopaxi

182

Medicin del nivel de riesgo y confianza:

Nivel de confianza:

Nivel de riesgo:

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA

RANGO 0% - 50% 51% - 75% 76% - 100% CONFIANZA Baja Moderada Alta RIESGO Alto Moderado Bajo

Interpretacin: En la evaluacin de las actividades de control, bajo el mtodo COSO II E.R.M, se determina un nivel de confianza de 85.71% y un nivel de riesgo de 14.29%, que de acuerdo con los rangos corresponden a un nivel de confianza alto, y un nivel de riesgo relativamente bajo.

Bajo estos resultados se determina que la Seccin Finanzas carece de un manual o gua de procesos e indicadores para medir el desempeo operativo de los integrantes de la Seccin, por otra parte, no existen definidos periodos en los cuales van a ser rediseadas las guas de proceso de las actividades de la Seccin Finanzas.
183

4.7.2 Simbologa utilizada en el levantamiento de procesos de la Seccin Finanzas de la BACO.

Cuadro N 4.14: Simbologa utilizada en el levantamiento de los procesos

SIMBOLOGA EMPLEADA EN EL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS SECCIN FINANZAS
SMBOLO ACTIVIDAD DESCRIPCIN

INICIO

Da inicio al levantamiento de los procesos. Describe en forma literal la operacin a ejecutar.

VERIFICACIN DE LA ACTIVIDAD

DESICIN

Toma decisiones.

de

DOCUMENTO

Describe existencia documentos.

la de

ARCHIVO

Archivo documento.

de

DOCUMENTO CON COPIA

Documentos con respaldo, copias.

REGISTRO

Lleva el codigo del procedimiento a seguir, registra actividades contables.

FLECHA INDICADORA DE FRECUENCIA

Flecha que indica la continuidad de las actvidades dentro del proceso.

FIN

Finalizacin proceso.

del

Fuente: Elaborado por:

Investigacin de Campo. Patricia Caar

184

4.7.3 Levantamiento de procesos de la Seccin Finanzas de la BACO.

Flujograma N4.1: Proceso de Contratacin Pblica

PROCESO DE CONTRATACIN PBLICA Usuario Abastos FINANZAS Jefe BACO Abastos Pg. 1/1 Desarrollo de la Gestin

Inicio

Informe de necesidades, certifiacin de fondos.

Certificacin de fondos partida presupuestaria

Cotizacin 3 proveedores calificados

Revisa/Aprueba

Remite memo/ oficio, especificciones tcnicas, certificaciones presupuestarias.

Inicio del proceso.

Fondo disponible

NO

Cuadro comparativo

conforme
NO

SI Catalogo electrnico NO SI

Elabora especificacin tcnica

Emite certificacin de fondos.

Adquiere

FIN

Informa usuario

Compra directa

Aprueba

Orden de aplicacin Memo de pago

Recibe material

Revisin del material

Ingresa eSIGEF

Autoriza

Legaliza

Registro inventario

FIN

Fuente: Elaborado por: Fecha:

Investigacin de Campo. Patricia Caar 15-04-2013

185

186

Flujograma N 4.2.1: Procesos Jefe de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: FUNCIONES JEFE DE LA SECCIN FINANZAS
Almacenamiento

Pg. 1/3

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

J.S.F

Asesorar al Jefe de la BACO, en asuntos relacionados con los recursos financieros.

J.S.F

Revisin de los recursos financieros, para lograr el cumplimiento de la misin asignada a la BACO.

Cada uno de los Jefes de las Secciones de la 180 min BACO, reportan sus actividades por medio de un parte militar al Jefe de la BACO los das lunes de cada semana. 60 min

J.S.F

Controlar el buen uso de los recursos financieros, conforme a las Leyes, Decretos y Reglamentos vigentes. Firmar en forma conjunta con el seor Jefe de la BACO, la documentacin de retiros de dineros de las cuentas bancarias existentes en la BACO. Controlar que el personal de la Seccin bajo su mando, cumpla con las disposiciones emitidas por los organismos de control financiero, en especial las recomendaciones de auditoras realizadas. Supervisar el cumplimiento de todas las tareas de la Seccin Finanzas, ingreso de informacin, aplicaciones presupuestarias. Solicitar a la Direccin de Finanzas se asigne al personal en base a los requerimientos y necesidades. Controlar que todos los trmites para el pago de obligaciones, cumplan con todos los requisitos exigidos por los organismos de control, documentacin de respaldo, facturas, cuadros comparativos, vauchers, etc.

30 min

J.S.F

15 min

J.S.F

15 min

J.S.F

18 min Control de cada una de la Subsecciones diariamente.

J.S.F

30 min

J.S.F

20 min

187

Flujograma N 4.2.2: Procesos Jefe de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: FUNCIONES JEFE DE LA SECCIN FINANZAS
Almacenamiento

Pg. 2/3

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

J.S.F

Supervisa el cumplimiento de la ejecucin contable y presupuestaria conforme al Sistema SIFFAE, e-SIGEF.

20 min

10

J.S.F

Elabora la programacin anual de las actividades de la Seccin Finanzas. Remite los requerimientos solicitados por la Direccin de Finanzas, en lo que se refiere el SIFFAE, eSIGEF y coordinara el correcto funcionamiento de los mismos. Remite los requerimientos solicitados por la Inspectora del Comando General FAE.

180 min

11

J.S.F

65 min

12

J.S.F

34 min

13

J.S.F

Planificr la programacin mensual y anual de las actividades de la Seccin Finanzas, conforme al PAPP de la BACO. Presenta los requerimientos econmicos para la operacin normal de la Seccin Finanzas. Presenta al seor Jefe de la BACO, el informe mensual de todas las actividades realizadas por la Seccin Finanzas, dentro de los 5 primeros das del siguiente mes.
Programa cursos de capacitacin para el personal de la Seccin dictados por los organismos de control y entidades financieras que dicten cursos.

160 min

14

J.S.F

60 min

15

J.S.F

El primer lunes de cada mes en el 180 min informe del parte que se realiza al Jefe de la BACO.

16

J.S.F

60 min

188

Flujograma N 4.2.3: Procesos Jefe de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: FUNCIONES DEL JEFE DE LA SECCIN FINANZAS
Almacenamiento

Pg. 3/3

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

17

J.S.F

Analizar permanentemente los escalafones y requerimientos de nivel de pericia para determinar y mejorar la eficiencia profesional de la Seccin Finanzas. Supervisar los descuentos que se realizan, con el fin de evitar inconvenientes con el Personal Militar, Servidores Pblicos e Institucionales. Supervisar los trmites de las retenciones y pagos de impuestos. Supervisar el inventario de los activos fijos de la BACO y designar una comisin para que realice la inspeccin imprevista a los inventarios.

60 min

Se realiza evaluaciones al personal de la Seccin al final del perodo fiscal.

18

J.S.F

20 min

19

J.S.F

10 min

20

J.S.F

40 min

TOTAL 1257 m.
Fuente: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Elaborado por: Patricia Caar Fecha: 16-04-2013

189

Flujograma N4.3.1: Procesos de Secretara de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO DE RECEPCIN Y TRMITE DE DOCUMENTOS
Almacenamiento

Pg. 1/2

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Atender con amabilidad el trfico telefnico interno y externo de la Seccin Finanzas.

4 min

Colabora con la organizacin del archivo.

10 min

Organiza la agenda de acuerdo a prioridades, concede y coordina entrevistas, citas, foros, exposiciones. Atencin a clientes, usuarios internos y externos que requieren hablar con el Jefe de la Seccin Finanzas, y dems integrantes de la Seccin. Prepara antecedentes y documentacin necesaria para reuniones de trabajo de los integrantes de la Seccin Finanzas. Distribuye la correspondencia sumillada a los responsables de las unidades administrativas. Manejo de caja chica y fondo rotativo de la Seccin Finanzas.

25 min

10 min

20 min

15 min

10 min

Realiza memorandos documentos.

oficios, otros

40 min

190

Flujograma N4.3.2: Procesos de Secretara de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO DE RECEPCIN Y TRMITE DE DOCUMENTOS
Almacenamiento

Pg. 2/2

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Recibir documentacin y poner sello de trmite.

5 min

10

Registrar nmero de control de memos y oficios en la bitcora.

7 min

11

Conocer y dar accin a documentos.

30 min

12

Revisar, conciliar y realizar las actas de entrega recepcin del personal saliente y entrante de guardia, elabora el parte diario del personal disponible de la Seccin Finanzas. Elaborar, legalizar y enviar documentos requeridos.

10 min

13

25 min

14

Archivar y entregar la informacin administrativa y financiera.

30 min

TOTAL 241 min

Fuente: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Elaborado por: Patricia Caar Fecha: 25-04-2013

191

Flujograma N4.4.1: Procesos del Supervisor de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS DEL SUPERVISOR SECCIN FINANZAS
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Supervisar y controlar el normal funcionamiento de las tareas administrativas y financieras. Verificar y controlar la asistencia dentro del horario establecido y la disciplina del personal de Servidores Pblicos y Militar. Controlar la correcta aplicacin contable y presupuestaria de todos los egresos.

6 min

5 min

25 min

Controlar y supervisar al encargado financiero del Hospital Bsico BACO.

20 min

Realizar diariamente los depsitos por cancelaciones recibidas.

40 min

Realiza los descuentos mensuales y remitir a la Direccin de Finanzas FAE (Seccin Sueldos) para su ejecucin. Supervisar, controlar y verificar todos los valores descontados.

300 min

40 min

Elaborar la liquidacin de los servicios mensuales.

18 min

En cada una de las liquidaciones de servicios de la BACO del personal Militar.

TOTAL 454 min

Fuente: Elaborado por: Fecha: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Patricia Caar 07-05-2013

192

Flujograma N4.5.1: Procesos del Mensajero de Asuntos Militares de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS DEL MENSAJERO DE ASUNTOS MILITARES
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

M.A.M

M.A.M

Retira de todos los departamentos la correspondencia calificada 40 min (memos, cartas, oficios, radiogramas, telegramas, mensajes militares) para luego distribuirlas en las diferentes Secciones de la BACO. Efecta depsitos y retiros 120 min bancarios en los diferentes Bancos, Cooperativas y otras entidades financieras de la localidad.

M.A.M

Efecta pagos de agua, luz, telfono, planillas del IESS de las Unidades Militares.

60 min

M.A.M

Orienta al pblico e la realizacin de trmites y ubicacin fsica de las diferentes oficinas.

5 min

M.A.M

Apoya a la limpieza de la Seccin Finanzas, oficinas, 30 min muebles y equipos.

TOTAL
255 min

Fuente: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Elaborado por: Patricia Caar Fecha: 29-04-2013

193

194

Flujograma N4.6.1: Procesos del Encargado de Presupuesto de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS DEL ENCARGADO DE PRESUPUESTO
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Elabora la proforma presupuestaria en base a las necesidades del Reparto.

15 min

Analiza el presupuestario Reparto.

manejo del

8 min

Elabora las cdulas presupuestarias.

10 min

Participa en la liquidacin presupuestaria.

20 min

Elabora certificaciones de disponibilidad presupuestaria.

30 min

Realiza las reformas presupuestarias.

45 min

Elabora el informe de ejecucin presupuestaria.

60 min

Asesora a las Autoridades en materia presupuestaria para la toma de decisiones.

60 min

TOTAL 248 min

Fuente: Elaborado por: Fecha: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Patricia Caar 06-05-2013

195

Flujograma N4.7.1: Procesos de elaboracin del CUR de confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente.
NOMBRE DEL PROCESO: ELABORACION DEL CUR DE CONFIRMACIONES DE PAGO Y RETENCIONES EN LA FUENTE Pg. 1/3
Almacenamiento Responsable Documentos Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Recibir documentos de respaldo ordenes de pagos y otros

4 min

A.C

Ingresar al Sistema Tributario (SITAC)

10 min

A.C

Digitar informacin de cada factura: RUC, fecha, concepto, valor, subtotal del IVA, numero de serie, autorizacin, etc.

25 min

A.C

Imprimir y emitir los comprobantes de retencin.

5 min

A.C

Registrar las retenciones en la Fuente (e-SIGEF) mdulo de tributacin. Ingresar al INCOP las facturas de adquisicin de bienes y servicios por nfima cuanta para su publicacin. Revisar y validar la documentacin de respaldo para la adquisicin de bienes, servicios y dems obligaciones de la institucin. Legalizar documentos de respaldo Tesorera.

12 min

C.P

15 min

10 min

5 min

196

Flujograma N4.7.2: Procesos de elaboracin del CUR de confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente.
NOMBRE DEL PROCESO: ELABORACION DEL CUR DE CONFIRMACIONES DE PAGO Y RETENCIONES EN LA FUENTE Pg. 2/3
Almacenamiento Responsable Documentos Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Verifica en el sistema del ESIGEF, disponibilidades previo el pago.

6 min

10

J.B

Autoriza pagos de bienes, servicios y dems obligaciones contradas por la Institucin.

10 min

11

Legalizar documentos de respaldo Tesorera.

25 min

12

Revisar y fotocopiar las facturas para control interno y activos fijos.

5 min

13

A.C

Confirmar e imprimir el Comprobante de Pago con factura de los CUR de pagos realizados. Supervisar, controlar y coordinar con los ordenadores del gasto que la documentacin de respaldo este completa. Enviar la documentacin revisada al Escuadrn de Abastecimientos para la legalizacin respectiva. Organizar el archivo de documentos en forma secuencial y verifica que en cada CUR est completa la documentacin de respaldo legalizada.

12 min

14

15 min

15

10 min

16

A.C

5 min

197

Flujograma N4.7.3: Procesos de elaboracin del CUR de confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente.
NOMBRE DEL PROCESO: ELABORACION DEL CUR DE CONFIRMACIONES DE PAGO Y RETENCIONES EN LA FUENTE Pg. 3/3
Almacenamiento Responsable Documentos Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

17

A.C

Archivar en carpetas rotuladas la documentacin de cada CUR, legalizada en forma secuencial.

2 min

18

Aprobar el pago una vez que toda la documentacin esta en regla.

8 min

19

Supervisar y coordinar la ejecucin del proceso para cumplir con la misin encomendada.

35 min

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Fecha: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Patricia Caar 18-04-2013

219 min

198

Flujograma N4.8.1: Procesos de recaudacin de fondos Financieros

NOMBRE DEL PROCESO: RECAUDACIN DE LOS FONDOS FINANCIEROS
Almacenamiento

Pg. 1/2

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

A.C

Recaudar valores por concepto de consultas y otros servicios mdicos.

60 min

Legaliza y aprueba el comprobante de ingresos.

10 min

Crear, solicitar y aprobar beneficiarios en el sistema e-SIGEF.

180 min

A.T

Registrar y solicitar las recaudaciones de recursos en el e-SIGEF.

120 min

Aprobar el ingresos.

CUR

de

5 min

Imprimir y archivar el comprobante de ingresos.

6 min

Ingresar a los Sistemas Bancarios por internet para la emisin de cortes y estados bancarios.

60 min

Bajar la informacin referente a las recaudaciones de los ingresos de los Sistemas Bancarios.

60 min

199

Flujograma N4.8.2: Procesos de recaudacin de fondos Financieros

NOMBRE DEL PROCESO: RECAUDACN DE LOS FONDOS FINANCIEROS
Almacenamiento

Pg. 2/2

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

A.C

Coordinar en forma verbal y escrita los conceptos de los 45 min depsitos.

10

Elaborar los resmenes de 20 min ingresos en EXCEL.

11

Analizar y verificar los 10 min depsitos bancarios.

TOTAL
Fuente: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Elaborado por: Patricia Caar Fecha: 19-04-2013

576 min

200

Flujograma N4.9.1: Procesos de Gestin de Garantas

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN DE GARANTIAS
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Controlar la vigencia de las Garantas.

El control se lo debe realizar en 5 min periodos mensuales.

Realizar la renovacin de las 20 min Garantas.

Devolver las Garantas una ves cumplido el contrato y 10 min previa acta entrega recepcin.

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Fecha: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Patricia Caar 23-04-2013

35 min

201

Flujograma N4.10.1: Procesos de Gestin Tributaria

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN TRIBUTARIA
Almacenamiento

Pg. 1/2

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

A.C

Ingresar las declaraciones en el Sistema Tributario SITAC.

60 min

C.G

Ingresar la informacin Tributaria en el Sistema eSIGEF.

45 min

C.G

Imprimir detalles de mayores auxiliares Sistema e-SIGEF.

40 min

C.G

Conciliar saldos del mayor contables de 12% IVA, retenciones IVA 30, 70 y 100%; retenciones del impuesto a la renta del 1,2,8 y 10%. Generar anexos tributarios por relacin de dependencia y transaccional en el Sistema Tributario SITAC. Levantar y pre-validar la informacin en el Sistema de Tributacin SITAC y SRI. Revisar y verificar las modificaciones, resoluciones y confirmaciones de devoluciones de IVA.

120 min

A.C

45 min

A.C

70 min

A.C

20 min

A.C

Imprimir las notificaciones y confirmaciones de devolucin del IVA.

30 min

202

Flujograma N4.11.1: Procesos de Gestin Tributaria

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN TRIBUTARIA
Almacenamiento

Pg. 2/2

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

A.C

Guardar las resoluciones y emitir el respectivo informe 45 min de devoluciones

10

Autorizar los dbitos de la cuenta bancaria de las 20 min obligaciones tributarias de la BACO en el sistema SRI.

11

Verificar la ejecucin del proceso para cumplir con la 10 min misin encomendada.

12

A.C

Imprimir y archivar los documentos.

30 min

TOTAL
Fuente: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Elaborado por: Patricia Caar Fecha: 22-04-2013

576 min

203

Flujograma N4.12.1: Proceso para el Control Previo de documentos facturas, contratos, y documentos revisados por la Subseccin Contabilidad.
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN FINANCIERA CONTABLE
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

C.G

Analizar, verificar y sumillar los documentos de sustento entregados por las diferentes Secciones, Escuadrones y Comandos Controlar las facturas, comprobantes de venta, liquidacin de servicios, a fin de que cumplan con los requisitos segn la Ley y Reglamentos de Tributacin y Facturacin. Revisar la documentacin adjunta a los contratos, Garantas Bancarias, facturas y la documentacin sutentatoria, cumplan la Ley y Reglamentos de Contratacin Publica. Coordinar con los funcionarios de las dependencias la solucin de novedades existentes en la documentacin presentada para los trmites de pago. Entregar documentos revisados y verificados para continuar con el trmite de pago.
TOTAL

15 min

C.G

5 min

C.G

La revisin de la documentacin 10 min es realizada una vez por semana.

C.G

20 min

C.G

3 min

53 min

Fuente: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Elaborado por: Patricia Caar Fecha: 16-04-2013

204

Flujograma N4.13.1: Proceso para la elaboracin de los asientos contables, CUR de ingresos, de gastos, ajustes, liquidaciones, informes y Estados Financieros.
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN FINANCIERA CONTABLE
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

C.G

Registrar en el sistema ESIGEF la informacin para generar el comprobante nico del registro del devengado. Generar en el sistema ESIGEF la informacin para la emisin de los comprobantes de retencin. Elaborar, controlar y remitir los CUR Contables para la cancelacin de pago a los proveedores, y pagos de viticos o subsistencias al Personal Civil y Militar. Revisar, aprobar y legalizar el Proceso Contable de los documentos registrados en el Sistema ESIGEF. Registrar en el ESIGEF los bienes de larga duracin y bienes de Control Interno

15 min

C.G

5 min

C.G

25 min

C.G

20 min

C.G

30 min

C.G

Registrar en el ESIGEF las existencias de las bodegas de la BACO que mantengan las diferentes dependencias. Registrar en el ESIGEF los ajustes de existencias por consumo de existencias .

45 min

C.G

El registro de 45 min ajustes de existencias es realizado una vez a mes. El registro por depreciacin de 45 min bienes y reclasificacin se realiza una sola vez al ao.

C.G

Registrar en el ESIGEF los ajustes por depreciacin de los bienes y las reclasificaciones.

TOTAL 230 min

Fuente: Elaborado por: Fecha: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Patricia Caar 16-04-2013

205

Flujograma N4.14.1: Proceso para la elaboracin de asientos contables, cuentas por cobrar, oficios de recaudaciones y pagos, registro de control de bienes y existencias.
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN FINANCIERA CONTABLE
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

C.G

Emitir reportes y analizar el movimiento de las cuentas por Pagar en el ESIGEF. Gestionar las acciones para realizar el pago de las obligaciones a los beneficiarios, en coordinacin con el Ministerio de Finanzas. (Pagos Rechazados) Registrar las transacciones de ajustes y reclasificaciones en el Sistema ESIGEF.

10 min

C.G

20 min

C.G

Depende de la cantidad de 40 min ajustes y reclasificaciones en el sistema ESIGEF.

C.G

Conciliar las cuentas de existencias, activos y patrimonio Emitir reportes, analizar el movimiento y conciliar las cuentas por pagar de las retenciones realizadas en el ESIGEF

20 min

C.G

30 min

C.G

Registros contables de existencias y conciliacin de cuentas de existencias.

45 min

TOTAL 165 min

Fuente: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Elaborado por: Patricia Caar Fecha: 17-04-2013

206

Flujograma N4.15.1: Proceso para la elaboracin de los balances de comprobacin, estados financieros, mayores generales, notas aclaratorias y asientos de apertura.
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN FINANCIERA CONTABLE
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

C.G

Extraer del Sistema ESIGEF, la informacin contable y financiera de la BACO.

10 min

C.G

Analizar la informacin contable y realizar los ajustes al final del Ejercicio Fiscal.

20 min

C.G

Realizar los asientos contables necesarios para efectuar el cierre del Ejercicio Fiscal.

40 min

C.G

Imprimir y revisar los Estados Financieros y el asiento de apertura.

30 min

TOTAL
Fuente: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Elaborado por: Patricia Caar Fecha: 17-04-2013

100 min

207

Flujograma N4.16.1: Procesos del Encargado de Impuestos de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS DEL ENCARGADO DE IMPUESTOS DE LA SECCIN FINANZAS
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

AC

Revisin de la documentacin que este completa, CUR de gasto, con el fin de cancelar valores de la documentacin, CUR y factura con la fecha en el mes de la declaracin.

10 min

AC

Confirmar el pago para emitir los comprobantes de retencin con el respectivo comprobante de pago a los diferentes proveedores. Ingresar la informacin al programa para la elaboracin del Anexo Transaccional Simplificado y la carga del mismo, por el portal SRI va internet. Imprimir las declaraciones y anexo luego de la validacin con la informacin con la Base de Datos del SRI. Enviar la documentacin a compras pblicas (Abastecimientos), con todos los requisitos para la publicacin en el portal del INCOP y su respectiva legalizacin (factura/acta entrega recepcin) Receptar la documentacin debidamente legalizada de Abastecimientos, para mantener actualizado el archivo de los CUR. Actualizar el RUC y los convenios de dbito, cada cambio de jefe financiero. Responsable del archivo y custodio de la documentacin que respalda los egresos a travs del e-SIGEF.

12 min

AC

14 min

AC

20 min

AC

40 min

AC

18 min

AC

30 min

Cada cambio de Jefe de la Seccin Finanzas.

AC

10 min

TOTAL 154 min

Fuente: Elaborado por: Fecha: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Patricia Caar 10-05-2013

208

Flujograma N4.17.1: Procesos de Ingreso de Bienes.

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS INGRESO DE BIENES
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Recibir las facturas, rdenes de aplicacin, CUR de Gasto. Controlar las facturas, rdenes de aplicacin, CUR, transferencias a fin de cumplir con los requisitos segn el Reglamento General de Bienes.
Verificar fsicamente los Bienes adquiridos, que estn de acuerdo a los parmetros de la adquisicin como son especificaciones tcnicas, modelos, series y dems medidas para esta actividad.

5 min

18 min

120 min

Ingresar al sistema de Inventarios FAE las adquisiciones. Codificar y etiquetar el/los bien/es adquirido/s e ingresar al sistema de control de bienes conforme las Normas de Control Interno en sus cuentas contables respectivas. Actualizar listados inventarios de dependencias Secciones. de las y/o

50 min

40 min

60 min

Archivar la documentacin sustentaria para su conciliacin al final del ao.

20 min

TOTAL 313 min

Fuente: Elaborado por: Fecha: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Patricia Caar 13-05-2013

209

Flujograma N4.18.1: Procesos de bajas, enajenaciones, remates de bienes.

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS DE BAJAS, ENAJENACIONES, REMATES DE BIENES.
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Preparar listado de bienes para trmite de baja o remate.

60 min

Inspeccionar los bienes embodegados para la baja.

60 min

Coordinar e informar los resultados de inspeccin y avalo.

45 min

Solicitar autorizacin de baja, venta o transferencia de bienes de control o bienes de larga duracin.

38 min

Receptar la autorizacin de la baja, venta, remate o transferencia por la mxima autoridad. Realizar acta de bajas y transferencias, egresar los bienes en el sistema informtico de Inventarios de la FAE. Recibir actas de baja, remate y transferencias realizadas.

28 min

60 min

30 min

Archivar la documentacin sustentatoria para su conciliacin al final del ao fiscal.

20 min

TOTAL 154 min

Fuente: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Elaborado por: Patricia Caar Fecha: 14-05-2013

210

Flujograma N4.19.1: Procesos de inspeccin fsica de bienes.

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO DE INSPECCIN FSICA DE BIENES.
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Realizar el cronograma de inspecciones fsicas.

50 min

Informar la realizacin de las inspecciones.

18 min

Realizar inspecciones fsicas segn cronograma.

45 min

Actualiza inventario, y realiza actas de entrega 120 min recepcin.

Informar novedades de las inspecciones.

25 min

Archivar la documentacin sustentaria para su conciliacin al final del ao fiscal.

20 min

TOTAL 278 min

Fuente: Elaborado por: Fecha: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Patricia Caar 15-05-2013

211

Flujograma N4.20.1: Procesos de inspeccin fsica de bienes a ser Rematados.

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO DE INSPECCIN FSICAS DE BIENES A SER REMATADOS.
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Verificar los bienes a ser rematados.

70 min

Intervenir como veedor en el remate de bienes.

18 min

TOTAL 88 min
Fuente: Elaborado por: Fecha: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Patricia Caar 17-05-2013

212

Flujograma N4.21.1: Procesos de registro e inspeccin de existencias de bienes de consumo.

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS DE REGISTRO E INSPECCIN DE EXISTENCIAS DE BIENES DE CONSUMO INTERNO. Pg. 1/1
Almacenamiento Responsable Documentos Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Codificar los items de las exitencias de las Bodegas de la BACO.

60 min

Registrar los suministros y materiales y conciliar con . las facturas de soporte.

60 min

Coordinar con los bodegueros de la BACO, a fin de conciliar las existencias de suministros y materiales.

45 min

Realizar inspecciones fsicas de las existencias.

60 min

Realizar anexos de la toma fsica.

35 min

Emitir reporte de ingresos y egresos de los suministros y materiales.

25min

Realizar informes del consumo de los suministros para el registro contable en el Sistema eSIGEF. Archivar la documentacin sustentatoria para su conciliacin al final del ao fiscal.

40 min

20 min

TOTAL 345 min

Fuente: Elaborado por: Fecha: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Patricia Caar 20-05-2013

213

Flujograma N4.22.1: Procesos de Consolidacin Financiera.

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO DE CONSOLIDACIN FINANCIERA
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Tiempo

Observaciones

Verificar ingresos y egresos de bienes y activos fijos.

60 min

Realizar ajustes en el Sistemas de Inventarios de la FAE.

40 min

Realizar la conciliacin de los saldos de las cuentas de los bienes.

70 min

Legalizar la documentacin conciliada.

20 min

Archivar la documentacin.

20 min

TOTAL 210 min

Fuente: Elaborado por: Fecha: Levantamiento de procesos en la Seccin Finanzas BACO. Patricia Caar 21-05-2013

214

4.8 SPTIMO COMPONENTE INFORMACIN Y COMUNICACIN INFORME DE EVALUACIN MTODO COSO II E.R.M. DE LA SECCIN FINANZAS DE LA BASE AREA COTOPAXI.

Latacunga, 26 de Septiembre del 2013.

Seor Capitn Esp. Avc. Fredy Solrzano Aguayo JEFE DE LA SECCIN FINANZAS DE LA BASE AREA COTOPAXI Presente.-

Se ha concluido con la Evaluacin de los Procedimientos de Control Interno mediante el Mtodo COSO II E.R.M. de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

La evaluacin cubri el perodo comprendido entre 01 de Enero del 2013 al 30 Junio del 2013. La evaluacin fue realizada por la Srta. Patricia Caar y supervisada por la Dra. Ana Luca Quispe Directora del Proyecto y Dra. Mnica Falcon Codirectora del Proyecto.

Objetivos de la evaluacin

Objetivo General:

Evaluar los Procedimientos de Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M. como una herramienta idnea, que permita valorar y manejar adecuadamente los procesos Administrativos y

Financieros en la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

215

Objetivos Especficos:

Verificar la correcta aplicacin de la Norma de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Pblico y Personas Jurdicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Pblicos.

Realizar un cuadro evaluativo de Riesgo de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi teniendo en cuenta factores internos y externos que pueden afectar su desempeo.

Evaluar

el

Control

Interno

mediante

las

herramientas

componentes

en base al Mtodo COSO II E.R.M., actividades

de control y evaluacin global del sistema de Control Interno.

Alcance de la evaluacin.

La Evaluacin de los Procedimientos de Control Interno mediante el Mtodo COSO II E.R.M. para la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, comprendi el anlisis de los procesos, procedimientos y

actividades de cada uno de los integrantes de la Seccin, de acuerdo a las disposiciones contenidas en la Norma de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Pblico y Personas Jurdicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Pblicos.

Base Legal.

Mediante Decreto Ejecutivo N.04, publicado en el Registro Oficial Reservado N. 002-S del 15 de Octubre del 2008, se aprueba la nueva estructura orgnica de la Fuerza Area Ecuatoriana para el nuevo quinquenio 2008-2012, en la cual el Ala de Investigacin y Desarrollo N12 de la Fuerza Area Ecuatoriana, acantonada en Latacunga,

216

provincia de Cotopaxi, cambia su denominacin a Base Area Cotopaxi. Para el caso de la Seccin Finanzas depende de la Base Area Cotopaxi.

Estructura Orgnica.

La Base Area Cotopaxi, con su estructura orgnica aprobada y legalizada por el Seor Comandante de la Fuerza Area para el 20082012, depende de la Direccin Finanzas de la Fuerza Area Ecuatoriana, y cuenta con los siguientes niveles:

Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

DIRECTIVO Jefatura de la Seccin Finanzas.

OPERACIONAL Tesorera Supervisor Contabilidad Presupuesto Inventarios Secretara Impuestos Mensajero de Asuntos Militares Encargado de recaudaciones Hospital Bsico BACO Latacunga.

La Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi se encarga de:

Prepara y ejecuta, en funcin del presupuesto de caja, el proceso de pago de proveedores y de compromisos derivados de los requerimientos efectuados por los organismos centralizados, as

217

como, de los contratos de prestaciones de servicios. En este proceso tenemos el pago de contratistas, consumo de servicios generales. Vela por las disponibilidades presupuestarias, la correcta imputacin contable y la documentacin de respaldo. Participa en la proyeccin del Presupuesto Anual a nivel global del Reparto. Controla permanentemente el gasto de modo que ste se ajuste al Presupuesto mensual y anual asignado. Verifica el respaldo financiero o sugerir financiamiento alternativo respecto a proposiciones de contratos. Colabora con la Jefatura del Comando de la BACO, en cuanto a requerimientos de informacin por parte de organismos externos y peticiones especficas requeridas por las autoridades. Anlisis y manejo de los activos fijos de la BACO. Declaraciones de cada una de las obligaciones de la BACO con el SRI. Encargado del manejo y recaudacin del Hospital Bsico BACO Latacunga. Elabora la liquidacin y descuentos de los servicios mensuales y luego los remite a la Direccin de Finanzas FAE para su respectivo tratamiento.

Informe de la evaluacin de la Seccin Finanzas:

Fortalecimiento del Cdigo de tica Causa.La Seccin Finanzas no cuenta con un Cdigo de tica que defina el comportamiento moral en base a valores y principios que describa y defina el actuar personal de cada uno de los integrantes de la Seccin.

218

Efecto.La falta de un Cdigo de tica que facilite el comportamiento y conducta moral que considere una serie de factores y hechos que debe de tener en cuenta un administrador para realizar su labor profesional a conciencia acarrea que existan posibles desvos, equivocaciones y errores en el manejo de los recursos que son entregados por el Estado en asignaciones cuatrimestrales.

Condicin.La Seccin Finanzas debe poseer un Cdigo de tica que se distribuya a cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas, el mismo que debe contener principios y valores para que sea aplicados por el personal y a la vez defina los requerimientos de conducta moral con la finalidad de cumplir con sus actividades de forma tal que se evite casos de actos fraudulentos por falta o desvos de recursos.

Establecimiento de objetivos.

Causa.No se han definido metas de acuerdo con el tiempo para ser alcanzados y medidos con las actividades que realiza el personal de la Seccin Finanzas.

Efecto.Las actividades son basadas nicamente en el cumplimiento de los

objetivos, los mismos que no se miden en base a parmetros e indicadores que garanticen que los objetivos se estn cumpliendo en el tiempo y plazo programado. Por lo tanto se observa que varias actividades son realizadas fuera de tiempo ocasionando llamadas de atencin al personal integrante de la Seccin Finanzas.

219

Condicin.Facilitar una Gua que contenga indicadores con los cuales se van a medir la eficiencia y eficacia de las operaciones y el cumplimiento de cada uno de los objetivos que posee la Seccin Finanzas.

Carencia de Polticas

Causa.No se cuenta con Polticas establecidas para la Seccin Finanzas esto ocasiona inconvenientes ya que existe una alta rotacin de personal militar, esto genera retrasos en el cumplimento de actividades propias de la Seccin.

Efecto.La falta de polticas para el cumplimiento de actividades, para los

integrantes de la Seccin Finanzas y la actualizacin de las mismas, es otro riesgo que atraviesa la Seccin ya que el nuevo personal que se integra a prestar sus servicios desconoce las polticas a las que estn sujetas cada una de las actividades que va a desarrollar.

Condicin.Establecimiento de polticas para el cumplimiento de actividades para los integrantes de la Seccin Finanzas, permitir mantener informado al personal que se integra a trabajar en beneficio de la Seccin y de la Base Area Cotopaxi.

220

Carece de una Gua de Evaluacin de los procedimientos de Control Interno COSO II E.R.M.

Causa.La Seccin Finanzas no cuenta con una Gua de evaluacin de los procedimientos de Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M., misma que difunda concepto de riesgo, funciones y procesos que especifique las actividades propias de la Seccin.

Efecto.Carecimiento de una Gua de evaluacin de los procedimientos de Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M. que defina procesos, actividades administrativas y financieras de la Seccin Finanzas.

Condicin.El establecimiento de una Gua de evaluacin de los procedimientos de Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M. que detalle cada uno de los procesos a realizar por cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas facilitando el acoplamiento a sus tareas diarias generando actitudes positivas y gestin al cambio proporcionando da a da xitos como Seccin Finanzas.

Carencia de capacitaciones.

Causa.No se asigna un presupuesto para capacitacin al personal de la Seccin Finanzas.

Efecto.En la programacin del PAPP 2013 de la Base Area Cotopaxi, una vez analizado se puede observar que nicamente se asignan capacitaciones

221

para el personal militar, el resto de personal opta por tomar las capacitaciones que se ofrecen de manera gratuita en el Sector Pblico.

Condicin.El Jefe de la Seccin Finanzas debe programar el tiempo de acuerdo a actividades para que su personal obtenga capacitaciones ya que esto atraera un mejor desempeo laboral para el personal integrante de la Seccin Finanzas.

No se difunde el concepto de riesgo.

Causa.No se difunde el concepto de riesgo ante todos los integrantes de la Seccin Finanzas.

Efecto.Falta de una cultura de riesgos que permita identificar posibles eventos positivos y negativos, internos y externos que afecten a las operaciones de la Seccin Finanzas.

Condicin.Se debe identificar cada uno de los riesgos que podran afectar a la normal consecucin de los objetivos de la Seccin Finanzas as cmo, eventos positivos y negativos con el fin de evitar prdidas significativas para la Seccin en cuanto a tiempo, ausencia de actividades, falta de Control Interno.

222

Ausencia de una Gua de evaluacin de los procedimientos de Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M.

Causa.La Seccin Finanzas, no cuenta con Gua de Control Interno COSO II E.R.M., donde se establecen polticas, actividades, cuestionarios que son aplicados para una correcta evaluacin de los procedimientos de Control y que sirva como un manual por escrito para el resto de personal que se integre a la Seccin.

Efecto.Genera que no disponga una adecuada segregacin de funciones ya que algunas de las actividades son realizadas por una misma persona, esto se da tambin por la rotacin de personal militar.

Condicin.Con la implantacin de la Gua de evaluacin de los procedimientos de Control Interno la Seccin Finanzas obtendr un manejo adecuado de las funciones y procesos, contara con polticas, cuestionarios de evaluacin de Control Interno, y flujogramas de procesos utilizando tempo reales de duracin para cada actividad.

Confiablidad de la informacin.

Causa.Diferencias en saldos reportados en estados de cuenta, por tardanza en los procesos de las Subsecciones relacionadas, para regularizaciones de registros en cuanto a pagos.

223

Efecto.Prdida de confiabilidad en informacin, para elaboracin de reportes de pagos a proveedores. Sub utilizacin del sistema SIFFAE y ejecucin presupuestaria solo en el sistema e-SIGEF, revelan errores del sistema, ya que el SIFFAE permite seguir devengando los valores.

Condicin.Requerimiento de los informes que justifiquen las reformas y pagos efectuados a los distintos proveedores y su impacto en la ejecucin de los programas.

Las recomendaciones se presentan a continuacin:

1.

Elaboracin de un cdigo de tica, que contribuya a enaltecer cada uno de los valores y puesta en prctica la integridad personal de cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas; esto permitir a la vez q se difunda y sean comunicadas las conductas ticas al personal que se integre por concepto de pases, ascensos, etc.

2.

Se recomienda el establecimiento y definicin de metas alcanzables acorde a las actividades que desempea la Seccin Finanzas.

3.

Se recomienda hacer uso de las polticas para las actividades administrativas y financieras de la Seccin Finanzas.

4.

Elaboracin de una Gua de los procedimientos de Control Interno mediante el Mtodo COSO II E.R.M. para la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, que permita valorar y manejar

adecuadamente los procesos administrativos y financieros. 5. Elaborar un cuadro de capacitaciones para cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas, y gestionar por medio del Jefe del Comando para que sean asignados montos para capacitacin del personal operativo del Reparto.

224

6.

Establecer indicadores que permita valorar la eficiencia y eficacia operativa de las actividades de la Seccin Finanzas.

7.

Definir una matriz de riesgos la misma que permitir identificar los eventos internos y externos as como positivos como negativos que afecten las actividades de la Seccin Finanzas, por medio de esta matriz se podr mitigar el riesgo.

8.

Con el manual de procedimientos la Seccin Finanzas podr realizar un rediseo o actualizacin de actividades administrativas y financieras cada vez que esta lo requiera.

9.

Establecer tiempo de permanencias en cada uno de los puestos para los cuales fueron designados con la finalidad de mantener orden secuencial y una debida segregacin de funciones.

10. Asignar supervisin en el proceso de registro para garantizar su correcta operacin. Reforzar con las Subsecciones relacionadas la importancia en la presentacin oportuna de documentos de soporte para efectuar pagos a tiempo con la finalidad de evitar contratiempos con los proveedores o clientes de la BACO.

El Jefe de la Seccin Finanzas y el personal que la integra, estn de acuerdo con los aspectos a mejorar y acciones a tomar, por lo que han aceptado e iniciado las medidas correctivas.

Atentamente;

Srta. Patricia Caar. C.I. 0503232209

225

4.8.1 Informe de evaluacin del Control Interno mediante el Mtodo COSO II - E.R.M. Cuadro N4.14: Informe de evaluacin del Control Interno

N 1 2 3 4 5 6 7 8

Componente Ambiente Interno Establecimiento de Objetivos Identificacin de Eventos Evaluacin del Riesgo Respuesta al Riesgo Actividades de Control Informacin y Comunicacin Supervisin o Monitoreo

Riesgo 12.12% 25% 22.22% 16.67% 15% 14.29% 10% 11.11%

Confianza 87.78% 75% 77.78% 83.33% 85% 85.71% 90% 88.89%

Elaborado por: Patricia Caar

Interpretacin:

En el primer componente Ambiente Interno determina que existe un nivel de confianza relativamente alto de 87.78% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 12.22%. Bajo estos resultados se determina que con la aplicacin del mtodo COSO II E.R.M., la Seccin Finanzas contar con la aplicacin de un Cdigo de tica que fortalecer los valores y principios de cada uno sus integrantes.

En el segundo componente Establecimiento de Objetivos determina que existe un nivel de confianza alto de 75% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 25%. Bajo estos resultados se determina que con la aplicacin del mtodo COSO II E.R.M., la Seccin Finanzas contar con objetivos medibles y alcanzables en base a indicadores de gestin.
226

En el tercer componente Identificacin de Eventos determina que existe un nivel de confianza alto de 77.78% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 22.22%. Bajo estos resultados la aplicacin del Mtodo COSO II E.R.M., es factible ya que determinar cada uno de los eventos internos y externos que pueden afectar el logro de los objetivos y metas de la Seccin Finanzas.

En el cuarto componente Evaluacin del Riesgo determina que existe un nivel de confianza alto de 83.33% y un nivel de riesgo bajo de 16.67%. Bajo estos resultados se recomienda la aplicacin del Mtodo COSO II E.R.M., debido a que con la aplicacin de la Matriz de Riesgos se mitigarn los riesgos que pueden afectar la consecucin de objetivos y metas de la Seccin Finanzas.

En el quinto componente Respuesta al Riesgo determina que existe un nivel de confianza de 85% y un nivel de riesgo bajo con un porcentaje de 15%. Bajo estos resultados se recomienda la aplicacin del Mtodo COSO II E.R.M., ya que se reducen los riesgos que afectan a la consecucin de metas de la Seccin Finanzas y apoyando as en la toma de decisiones oportunas.

En el sexto componente Actividades de Control determina que existe un nivel de confianza alto de 85.71%, por otra parte el nivel de riesgo es bastante bajo de 14.29%. Bajo estos resultados se puede concluir que la Seccin Finanzas puede hacer uso de la propuesta de aplicacin del Mtodo COSO II E.R.M., ya que contar con flujogramas de procesos que determinarn los tiempos exactos a ser utilizados en cada tarea que realiza el personal de las Seccin, pudiendo as hacer uso de los distintos cuestionarios de evaluacin de Control Interno aplicando el mtodo COSO II E.R.M., ya que facilitar verificar a detalle si se cumplen con el debido manejo de los fondos y recursos entregados por el Estado por

227

medio de asignaciones presupuestarias y la correcta aplicacin de las recomendaciones de Auditora.

En el sptimo componente Informacin y Comunicacin determina que existe un nivel de confianza alto de 90%, y un nivel de riesgo bastante bajo representando as 10%, esto demuestra que la aplicacin del Mtodo COSO II E.R.M. es eficiente su uso y aplicacin permitir alcanzar una eficiente informacin y comunicacin en cada una de las Subsecciones de la Seccin Finanzas.

En el octavo componente Supervisin o Monitoreo determina que tenemos un nivel de confianza alto de 88.89% y un nivel de riesgo bajo de 11.11%, con estos resultados podemos determinar que es recomendable aplicar el mtodo COSO II E.R.M., con esta aplicacin se estar realizando monitoreo continuo en la ejecucin de actividades las mismas que estarn en permanente vigilancia permitiendo obtener mejores resultados administrativos ya que existir mayor control en cada proceso relacionado con los sistemas relacionados con el manejo de recursos, eSIGEF, SIFFAE, envi de descuentos mensuales del personal militar a la Direccin de Finanzas FAE, para cada una de sus ejecuciones.

228

4.8.2 Procesos Administrativos Financieros en la Seccin Finanzas.

Cuadro N4.15: Resumen de tiempos empleados en los procesos Administrativos.

Nombre del Proceso

Proceso del Jefe de la Seccin Finanzas Procesos de Secretara de la Seccin Finanzas Procesos del Supervisor de la Seccin Finanzas Proceso del Mensajero de Asuntos Militares de la Seccin Finanzas
Elaborado por: Patricia Caar

1257 min 241 min

454 min

255 min

Conclusiones:

En los procesos que realiza el Jefe de la Seccin Finanzas se observa la utilizacin de mayor tiempo en cumplir sus actividades esto se debe a que adems de desempear con la Jefatura de Finanzas cumple con actividades propias de un Militar como es realizar la semana de Control (Oficial guardia de semana), asistencia a comisiones de acatamiento a la AGRUCOMGE, entre otros, por ello se estima que tarda 1257 minutos en cumplir con sus procesos dando un total de 20 horas.

En los procesos que efecta Secretara, se puede notar que tiene un tiempo de tardanza de 241 minutos con un total de 4 horas en cumplir con

229

en minutos

expresado

empleado

Tiempo

sus procesos esto est dado en tiempos parciales para la realizacin durante su jornada diaria de labores.

En los procesos que desarrolla el Supervisor, se puede notar que tiene un tiempo de tardanza de 454 minutos con un total de 7 horas en cumplir las distintas actividades dividas en tiempos parciales para su ejecucin considerando que cada mes realiza el envo de los reportes de los descuentos del personal militar a la Direccin de Finanzas FAE.

En los procesos que efecta el Mensajero de asuntos Militares se observa que tiene un tiempo de tardanza de 255 minutos con un total de 4 horas en el cumplimiento de sus actividades as mismo estn divididas en tiempo parcial, unas para efectuar el aseo de la Seccin, cumplir con las diligencias en las diferentes Instituciones Bancarias dentro y fuera de la ciudad.

Cuadro N4.16: Resumen de tiempos empleados en los procesos Financieros.

Nombre del Proceso

Proceso del encargado de presupuesto. Procesos de elaboracin del CUR de

248 min 219 min

confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente. Procesos Financieros Procesos de Gestin de Garantas Procesos de Gestin Tributaria 35 min 576 min de recaudacin de fondos 576 min

230

en minutos

expresado

empleado

Tiempo

Proceso

para

el

Control

Previo

de y

53 min

documentos

facturas,

contratos,

documentos revisados por la Subseccin Contabilidad. Proceso para la elaboracin de los asientos contables, CUR de ingresos, de gastos, ajustes, liquidaciones, informes y Estados Financieros. Proceso para la elaboracin de asientos contables, cuentas por cobrar, oficios de recaudaciones y pagos, registro de control de bienes y existencias. Proceso para la elaboracin de los balances de comprobacin, estados financieros, 100 min 165 min 230 min

mayores generales, notas aclaratorias y asientos de apertura. Procesos del encargado de Impuestos. Procesos de Ingreso de Bienes Procesos de bajas, enajenaciones, remates de bienes. Procesos de inspeccin fsica de bienes. Procesos de inspeccin fsica de bienes a ser Rematados. Procesos de registro e inspeccin de 345 min 278 min 88 min 154 min 313 min 154 min

existencias de bienes de consumo. Procesos de Consolidacin Financiera.

Elaborado por: Patricia Caar

210 min

231

Interpretacin:

En los procesos que efecta el encargado del manejo del Presupuesto de la BACO, se determina que tiene un tiempo de tardanza de 248 minutos, dando un total de 4 horas en la ejecucin de sus labores divididas en tiempos parciales para la ejecucin de presupuestos, elaboracin del POA y PPAP, liquidaciones presupuestarias entre otros. En los procesos que efecta el encargado de Contabilidad, se observa que tiene un tiempo de tardanza de 1954 minuetos dando un total de 32 horas en la ejecucin de sus labores, bajo estos resultados en el tiempo de ejecucin, se determina que la persona encargada del manejo contable de la BACO posee una mayor cantidad de procesos, est encargada de registro y control de las asignaciones presupuestarias , registro y control de las operaciones financieras de cada uno de los proveedores de la Base Area Cotopaxi, en el sistema financiero eSIGEF y luego al SIFFAE.

En los procesos que efecta el encargado de Impuestos de la BACO; se observa un tiempo de tardanza de 154 minutos dando un tiempo de duracin de 2 horas para la realizacin de las actividades, ingreso de la informacin de ventas, compras, retenciones, comprobantes anulados para la elaboracin de las declaraciones en el Servicio de Retas Internas; entre otras.

En los procesos realizados por la persona encargada del manejo de los Inventarios de la BACO, se puede observar que tiene un tiempo de tardanza de 1388 minutos, dado as un tiempo aproximado de tardanza de 23 horas en la ejecucin de sus procesos como ingreso de bienes, remates, custodia de uso y cuidado de todos ya cada uno de los bienes de la Base Area Cotopaxi.

232

4.9 OCTAVO COMPONENTE SUPERVISIN Y MONITOREO Con base a los componentes del Mtodo COSO II E.R.M. realice el diagnstico de la situacin actual de la Seccin Finanzas de la BACO, la cual se presenta a continuacin:

Cuadro N 4.17: Supervisin y Monitoreo

Componente COSO II E.R.M.

Situacin Actual AMBIENTE INTERNO

Situacin Requerida

Ausencia de un Cdigo de Implementacin de un Integridad y Valores ticos tica y conducta personal Cdigo de tica para que defina la integridad y la Seccin Finanzas valores que espera del de la BACO. personal. Propuesta Estructura Organizativa Existencia de para

una reforzar y divulgar la

estructura organizativa de estructura organizativa la Seccin Finanzas. de la Seccin

Finanzas. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Objetivos Relacionados Ausencia de metas Establecimiento medibles de y

alcanzables acorde a las metas actividades.

alcanzables. Hacer nfasis de la

2 Misin y Visin

Existencia de una misin y visin definida para la

misin plasmando

y en

visin los

Seccin Finanzas.

objetivos de la Seccin para el desarrollo de las actividades.

233

IDENTIFICACIN DE EVENTOS Inexistencia de un Plan Elaboracin Eventos Internos Estratgico bien definido. de un

Plan Estratgico para la Seccin Finanzas.

3 Eventos Externos

Prdida o alteraciones de Plan de contingencia informacin documentacin respaldo frente de de la BACO elaborado de por la Seccin frente a

a Finanzas

desastres naturales. EVALUACIN DE RIESGOS Anlisis de 4 Riesgos Identificados.

desastres naturales.

No se efecta anlisis de Elaboracin

de

un

los riesgos respecto a su mapa de riesgos y la probabilidad e impacto. valuacin del impacto y la probabilidad. RESPUESTA AL RIESGO Ante la carencia de la Establecer segn el

administracin de riesgos, mapa de riesgos la Anlisis y 5 Establecimiento de las Respuestas al Riesgo. se puede establecer que respuesta al riesgo y no se da respuesta a los su impacto. posibles pueda riesgos afectar a que las

actividades de la Seccin Finanzas. ACTIVIDADES DE CONTROL Carencia de polticas en Centralizar forma Polticas 6 escrita que polticas los documento para la consulta para en las un de la y

establezcan lineamientos

ejecucin de los procesos administracin de la Seccin. mitigacin del riesgo.

Carencia de un manual de Elaborar el manual de Procedimientos procesos de las procesos por medio

actividades de la Seccin del Mtodo COSO II -

234

Finanzas, que sirva como E.R.M, para la Seccin induccin y consulta del Finanzas de la BACO. nuevo personal que se integra a la Seccin. INFORMACIN Y COMUNICACIN Optimizar los medios La Seccin Finanzas Establecimiento de 7 Medios de Informacin y Comunicacin. cuenta con medios de comunicacin e informacin y garantiza la oportuna informacin y comunicacin a nivel de Reparto. existentes dentro de la Seccin tales Finanzas como:

INTRANET, CORREO ELECTRNICO, LLAMADAS TELEFNICAS, LOTUS NOTES, entre otros.

SUPERVISIN O MONITOREO Carencia de supervisin y Establecer indicadores monitoreo 8 Supervisin Permanente. del de gestin para la y

cumplimiento de funciones evaluacin

y responsabilidades del cumplimiento para la personal que integra la administracin Seccin Finanzas. del

personal y el proceso.

Fuente: Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi Elaborado por: Patricia Caar

235

CAPTULO V GUIA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO MEDIANTE EL MTODO COSO II E.R.M.
5.1 HERRAMIENTAS DE EVALUACIN DE LOS COMPONENTES DE CONTROL INTERNO

La Gua contempla ocho herramientas de evaluacin, una para cada componente del Control Interno, Mtodo COSO II E.R.M como: Ambiente Interno, Establecimiento de Objetivos, Identificacin de Eventos, Evaluacin del Riesgo, Respuesta al Riesgo, Actividades de Control, Informacin - Comunicacin y Monitoreo, sirven para evaluar los riesgos y las actividades de control de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi. Considerando el Control Interno como un proceso integral aplicado por el Jefe de la Seccin Finanzas, y el personal integrante de la Seccin, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la proteccin de los recursos pblicos. COSO II E.R.M. Committee of Sponsoring Organizations Enterprise Risk Management Comit de Organizaciones Patrocinadoras Administracin del Riesgo Empresarial. El COSO II E.R.M, es un proceso efectuado por la Jefatura de la Seccin Finanzas de la BACO que aplica estrategias a travs del emprendimiento, diseado para identificar los eventos potenciales que afectan a la Seccin Finanzas, y para administrar los riesgos, para proveer seguridad razonable en relacin con el logro de los objetivos de la Seccin.

236

5.2 COMPONENTE I: AMBIENTE INTERNO

Conforma el conjunto de entornos y conductas que forman parte de una Institucin, desde su apreciacin de Control Interno, que demanda actitudes asumidas por el Jefe de la Seccin Finanzas, y de todo el personal militar y personal de servidoras y servidores pblicos, debiendo importancia a sus actividades.

El Jefe de la Seccin Finanzas en su calidad de representante y responsable de los actos de Control Interno, debe presentar un modo de apoyo a las medidas de control, para mantener un correcto desarrollo de las actividades de la Seccin.

5.2.1 Integridad y valores ticos

El Jefe de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, siendo la mxima autoridad transmite el mensaje que la integridad y los valores ticos no pueden, bajo ninguna circunstancia, ser contravenidos.

Integridad

La integridad una gama de aptitudes que posee, el personal de la Seccin Finanzas, es capaz, honesto, responsable, leal, disciplinado y mantiene con firmeza sus acciones, posee predisposicin y aptitudes favorables para realizar sus acciones diarias.

Valores ticos

Los valores ticos que identifican a la Seccin Finanzas, enmarcados en el Ambiente Interno forman parte de la actitud moral que provee a los integrantes de la Seccin Finanzas a defender y crecer en su dignidad.

237

5.2.2 Administracin Estratgica

La Seccin Finanzas encargada de la administracin del recurso econmico asignado por el Estado a la Base Area Cotopaxi, debe actualizar el sistema de planificacin, establecimiento de indicadores de gestin que permita evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestin de la Base Area Cotopaxi.

a. Indicadores de Gestin

Para establecer indicadores de gestin se toma en cuenta: eficiencia, eficacia, economa, tica, ecologa, calidad e impacto.

Economa:

(E.C 5.1)

Eficiencia:

(E.C 5.2)

Eficiencia administrativa:

(E.C 5.3)

238

Eficiencia en el servicio:

(E.C 5.4)

Eficacia:

(E.C 5.5)

Ecologa: Verifica que los indicadores comunican el mensaje a la audiencia deseada eficazmente.

tica: Mide los valores y la moral de los integrantes de la Seccin Finanzas con el Cdigo de tica.

Calidad: Mide la calidad de los servicios brindados.

Impacto: Mide datos estadsticos o histricos sobre el deterioro social, ambiental o econmico.

b. Metas

1.

Avalar la custodia conservacin y seguridad de la informacin financiera para la guarda de la Fe Pblica para cada perodo.

239

2.

Realizar la reingeniera de cada uno de los procesos cada seis meses.

3.

Incentivar y desarrollar una cultura de servicio al ciudadano orientado al posicionamiento de la imagen de la Seccin Finanzas.

4.

Conservar una buena planificacin estratgica que permita a la Seccin Finanzas cumplir con la misin y visin.

5.

Trabajar de acuerdo a los presupuestos definidos monitoreando la ejecucin mensual.

5.2.3 Polticas y prcticas de talento humano

El trato a al personal integrante de la Seccin Finanzas debe ser considerado como el elemento ms valioso, de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento.

5.2.4 Estructura organizativa

Est estructurada en el marco en que las actividades son planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas para lograr los objetivos a nivel de la Seccin Finanzas, depende del tamao y de la naturaleza de las actividades que desarrolla, por lo tanto se demuestra en forma sencilla, abarca y controla cada una de las actividades del personal.

240

Grafico N5.1: Estructura Organizativa Propuesta para la Seccin Finanzas

JEFATURA SECCN FINANZAS 01 CPTN. ESP.

CONTROL INTERNO

SUPERVISOR 01 SGOS. ; 01 SUBS.

SECRETARA 01 SPNR.

MENSAJERO DE ASUNTOS MILITARES 01 SPNR.

PRESUPUESTO 01 SGOS. ; 01 CBOS.

CONTABILIDAD 01 SPNR

TESORERIA 01 CPTN. ESP.

INVENTARIOS 01 SPNR.

IMPUESTOS 01 SPNR.

RECAUDACIONES HOSPITAL BSICO LATACUNGA 01 CBOP, 01 CBOS.

Fuente: Seccin Finanzas BACO

Elaborado por: Patricia Caar

241

5.2.5 Delegacin de autoridad

La delegacin de funciones y actividades debe conllevar la exigencia de la responsabilidad por el cumplimiento de los procesos, tambin la asignacin de autoridad necesaria, a fin de que el personal integrante de la Seccin Finanzas pueda emprender acciones oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz.

5.2.6 Competencia profesional

El Jefe de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, especifica el nivel de competencia profesional de cada uno de los miembros de la Seccin, requiriendo as para realizar trabajos concretos y a la vez los niveles requeridos para cada una de las actividades de conocimiento y habilidades imprescindibles, para ejecutar los trabajos de manera adecuada.

5.2.7 Coordinacin de acciones organizacionales

El Jefe de la Seccin Finanzas y el personal integrante, en el mbito de sus competencias, son responsables de la aplicacin y mejoramiento continuo del Control Interno que debe contemplar mecanismos y disposiciones para la ejecucin de los procesos, actividades y transacciones de manera coordinada y coherente, con miras a la implantacin efectiva de la estrategia para el logro de los objetivos.

5.2.8 Adhesin a las polticas institucionales

En el desarrollo y cumplimiento de las funciones el personal que integra la Seccin Finanzas observar las polticas generales y especificas

242

aplicadas a sus reas de trabajo, que hayan sido emitidas por el Jefe de la Seccin Finanzas y por el Jefe de la Base Area Cotopaxi.

5.2.9 Unidad de auditora interna

La Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, cuenta con Auditora Interna que es emitida por parte del Ministerio de Defensa siendo el Comit de Auditora un componente importante del Control Interno, tiene como funcin principal evaluar la gestin Institucional, asegurando el Control Interno eficiente. El Comit de Auditoria tiene la autoridad para cuestionar a la alta administracin mirando cmo est llevando a cabo sus responsabilidades de informacin financiera, tiene tambin la autoridad de asegurar que se tomen las acciones correctivas.

243

5.2.10 Cuestionario propuesto para la evaluacin de Control Interno primer componente Ambiente Interno

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/2
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. Se ha comunicado eficazmente el compromiso del Jefe Financiero hacia la integridad y el comportamiento tico a todos los integrantes de la Seccin Finanzas?

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

2. El Jefe de la Seccin Finanzas propicia una cultura organizacional con nfasis en la integridad y el comportamiento tico?

Ambiente Interno

3. Las estrategias han sido elaboradas considerando el marco normativo de las Normas de Control Interno vigentes para adoptarlas en la Seccin Finanzas?

4. El Jefe de la Seccin Finanzas participa en la elaboracin del Plan Anual de la Poltica Pblica?

5. Se efecta el seguimiento de las estrategias como una herramienta para evaluar la gestin de la Seccin Finanzas?

6. Las polticas y prcticas de talento humano de la Seccin Finanzas estn alineadas a la normativa de Control Interno de la Contralora General del Estado?

7. Las polticas de la Seccin Finanzas en materia de talento humano son consistentes con la Ley Orgnica del Servicio Pblico y las Normas de Control Interno en lo referente a la seccin 407 Administracin de Talento Humano?

244

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

AMBIENTE INTERNO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 2/2
COMPONENTE CONTROL CLAVE

RESPUESTAS PREGUNTAS
OBSERVACIONES

SI
8. La estructura organizacional de la Seccin Finanzas es adecuada para el tamao y las actividades de sus operaciones?

NO

N/A

AMBIENTE INTERNO

9. El Jefe de la Seccin Finanzas evala a los integrantes de la Seccin? 10. La evaluacin del desempeo a los integrantes de la Seccin Finanzas provee informacin para mejorar el desempeo y tomar medidas correctivas? 11. Existe la evidencia que demuestre que los integrantes de la Seccin Finanzas poseen los conocimientos y habilidades requeridos?

Ambiente Interno

12. La Seccin Finanzas ha implantado canales de comunicacin que faciliten la retroalimentacin de las diferentes Subsecciones de la Seccin? 13. La unidad de auditoria interna del Ministerio de Defensa Nacional coordina con el Jefe de la Seccin Finanzas para realizar cada una de las actividades programadas para la auditora? 14. Cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas acata las recomendaciones de la unidad de auditoria interna?

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 10 Octubre del 2013

245

5.3 COMPONENTE II: ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

Los objetivos se fijan a escala estratgica, estableciendo con ellos una base para los objetivos estratgicos, objetivos relacionados y de cumplimiento.

5.3.1 Objetivos estratgicos Seccin Finanzas

Se establece los siguientes objetivos estratgicos:

1.

Garantizar la custodia, conservacin y seguridad de la informacin para la guarda de la Fe Pblica en el perodo 2013 2017.

2.

Mejoramiento continuo de los procesos de la Seccin Finanzas en el perodo 2013 2017.

3.

Promover y desarrollar una cultura de servicio al ciudadano orientado al posicionamiento de la imagen de la Seccin Finanzas.

4.

Mantener una buena planificacin estratgica que permita a la Seccin Finanzas cumplir con la misin y visin.

5.

Ser persistentes, disciplinados y agiles en la bsqueda de la excelencia.

6.

Operar de acuerdo a los presupuestos definidos monitoreando la ejecucin mensual.

5.3.2 Objetivos relacionados Seccin Finanzas

Se establece los siguientes objetivos relacionados:

1.

Alcanzar y mantener el alistamiento operativo, para enfrentar con xito las amenazas.

2.

Disponer de un recurso humano con un excelente desempeo profesional y comprometido con la Institucin.

246

3.

Disponer de una organizacin operativa y administrativa segura, eficiente y eficaz que permita cumplir la misin.

4.

Impulsar la conciencia aeronutica en la sociedad, como elemento fundamental del desarrollo aeroespacial y defensa nacional.

5.

Desarrollar la capacidad cientfica y tecnolgica en el campo aeroespacial para disminuir la dependencia tecnolgica.

6.

Alcanzar y optimizar los recursos econmicos para el cumplimiento de la misin.

5.3.3 Objetivos de cumplimiento Seccin Finanzas

Se establece los siguientes objetivos de cumplimiento:

1.

Cumplir con el registro de cada una de las transacciones que se generen en el Reparto al sistema integrado de informacin financiera e-SIGEF.

2.

Ingresar y realizar el ajuste de cada una de las transacciones generadas en el Hospital Bsico BACO a su debido tiempo.

3.

Realizar cada uno de los registros y reportes, cruzando la informacin con el SRI con la finalidad de mantener al da las obligaciones tributarias con el Fisco.

4.

Archivar

el

secuencial

fsico

magntico

de

todos

los

procedimientos. 5. Realizar el inventario de los bienes que posee el Hospital Bsico BACO Latacunga. 6. Ingresar al sistema de inventarios FAE adquisiciones, activos dados de baja, y realizar mnimo dos veces al ao la constatacin fsica de activos fijos de la BACO. 7. Cumplimiento de Normas y Leyes que manda y rige el Estado ecuatoriano.

247

5.4 COMPONENTE III: IDENTIFICACIN DE EVENTOS

Se deriva de fuentes internas o externas que afectan a la implementacin de la estrategia o a la consecucin de objetivos, estos a la vez pueden tener un impacto positivo o negativo que provocan eventos adversos para la Seccin Finanzas, para lo cual se presenta un cuadro de identificacin de eventos que pueden poner en riesgo a la Seccin Finanzas.

Para la evaluacin de la identificacin de eventos, se analiza cada uno de los factores que pueden afectar a la Seccin, es decir, aplicando un cuestionario para medir el nivel de riesgo y su tolerancia al mismo. Cuadro N5.1: Cuadro de Identificacin de Eventos COSO II E.R.M

FACTORES EXTERNOS Econmico:

FACTORES INTERNOS Desempeo Laboral:

Disponibilidad de capital Cambios de polticas econmicas

Alta rotacin de personal militar Confidencialidad Informacin confiable y oportuna Capacidad laboral

Entorno:

Control Interno:

Emisiones y residuos Energa elctrica Catstrofes naturales Desarrollo sostenible Polticos:

Polticas y manuales deficientes Inconsistencias contables

Infraestructura:

Cambio de Gobierno Cambio de Jefe de la BACO Legislacin Polticas pblicas

Disponibilidad de activos Capacidad de activos fijos

248

Regulacin Sociales: Personal:

Demografa Responsabilidad corporativa Privacidad Tecnolgicos:

Capacidad del personal social Actividades fraudulentas Seguridad e higiene

Procesos:

Interrupciones Comercio electrnico Datos externos

Capacidad Diseo Ejecucin Tecnologa:

Integridad de datos Disponibilidad de datos y sistemas Seleccin de sistemas Mantenimiento

Elaborado por: Patricia Caar

249

5.4.1 Cuestionario propuesto para la evaluacin de Control Interno tercer componente Identificacin de eventos

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

IDENTIFICACIN DE EVENTOS CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/1
RESPUESTAS
COMPONENTE FACTORES DE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. Existen mecanismos para dar a conocer los objetivos de la Seccin Finanzas?

NO

N/A

Factores Internos
to re s Ex t er no s Fa c
Anlisis FODA

IDENTIFICACIN DE EVENTOS

2. Se encuentran debidamente equipadas las instalaciones de la Seccin Finanzas? 3. La Seccin Finanzas cuenta con los sistemas informticos aptos para desarrollar sus funciones?

4. La Seccin Finanzas, cuenta con recursos econmicos para el desarrollo de su gestin? 5. Existen mecanismos, que gestionen la innovacin dentro de la Seccin Finanzas?

6. El personal de la Seccin Finanzas cuenta con las herramientas adecuadas para realizar sus actividades diarias? 7. El personal de la Seccin Finanzas participa activamente en los eventos sociales y culturales de la BACO?

8. El personal de la Seccin Finanzas cuenta con plizas y seguros laborales?

9. La Seccin Finanzas cuenta con un anlisis FODA bien definido?

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Personal Seccin Finanzas Base Area Cotopaxi Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 10 Octubre del 2013

250

5.5 COMPONENTE IV: EVALUACIN DE RIESGOS

Est ligada a obtener la suficiente informacin acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia este anlisis permitir al personal integrante de la Seccin Finanzas reflexionar con respecto a riesgos que pueden afectar el logro de sus objetivos como la posibilidad de que un evento o accin afecte adversamente a la Seccin.

5.5.1 Riesgo inherente

Hace referencia a las transacciones ejecutadas de acuerdo con la autorizacin general o especfica del Jefe de la Seccin Finanzas. Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el monto correcto, en las cuentas apropiadas y en el perodo contable apropiado.

Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos razonables y se toma la accin apropiada respecto de cualquier diferencia.

5.5.2 Riesgo de control

La evaluacin preliminar es el proceso de evaluar la efectividad de los sistemas de control interno de la Seccin Finanzas para prevenir o detectar y corregir representaciones errneas de importancia relativa.

5.5.3 Riesgo de deteccin

Se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del auditor, junto con la evaluacin del riesgo inherente, influye en la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos que deben desarrollarse para reducir el riesgo de deteccin.

251

5.5.4 Hoja de evaluacin de riesgos y actividades de control. Cuadro N5.2: Matriz de Identificacin y Priorizacin del Riesgo

Riesgo Inherente
Riesgo Total Probabilidad Calificacin

Riesgo Residual
Riesgo Total Probabilidad

Impacto

mitigacin Revisin de cada una

Elaboracin de Extravi Pagos Proveedores.

de

la

Medio

a informacin financiera y contable. Inadecuada segregacin funciones.

y sin verificacin.

firmadas y con huella de responsabilidad.

procesos.

de realizadas

por

una

16

responsable de cada una de sus actividades. Establecimiento de

misma persona. Falta de conocimiento Medio

3 Actividades procesos. y Incumplimiento polticas.

polticas internas de la Seccin.

252

Bajo

de y

aplicacin

de

polticas en la Seccin.

Medio

Alto

Actividades

Operaciones

Asignar

personal

Bajo

Informacin incorrecta

de las transacciones

riesgo

Proceso

Riesgo Identificado

Consecuencia

Impacto

Control y forma de

Calificacin

Registro sistema SIGEF. e-

Capacitacin

al Bajo de 2 1 2

Elaborar un cuadro de 2 1 2 Bajo Bajo Bajo capacitacin personal. del

personal que llega de Desconocimiento otras FAE. Reduce disponibilidad personal militar. el de dependencias actividades.

5 Registro de Alta rotacin del

la de 3 3 9 Medio

Establecer el tiempo de permanencia de 3 1 3

transacciones.

personal militar.

prestacin de servicio militar. Cumplimento de y

Distorsin Elaboracin de acatamiento memorandos. rdenes

en

Operaciones realizadas tiempo.

5 5 4 Alta CONTROL Ninguno Bajo Medio Alto

emitidas por

fuera de

Medio

rdenes disposiciones.

el Jefe de la Seccin.
Alto IMPACTO Medio Bajo 4 3 1 Baja 5 3 2 Media

EFECTIVIDAD 1 2 3 4 5

FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

Destacado

Elaborado por: Patricia Caar

253

5.5.5 Cuestionario propuesto para la evaluacin de Control Interno cuarto componente Evaluacin del Riesgo.

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

EVALUACIN DE RIESGO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/2
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. Promueve el Jefe de la Seccin Finanzas una cultura de riesgos?

NO

N/A

EVALUACIN DE RIESGO

2. Se ha difundido en todos los niveles de la organizacin de la Seccin Finanzas, el concepto de riesgo, sus distintas calificaciones y consecuencias para la Seccin?

Evaluacin de Riesgo

3. En la Seccin Finanzas se han determinado los responsables de la identificacin y anlisis de los riesgos?

4. Se han determinado los recursos que deben ser manejados adecuadamente a efectos de no generar cambios que afecten la ejecucin de las operaciones de la Seccin Finanzas?

5. Se han determinado los factores crticos del xito internos y externos cuyos cambios negativos pueden perjudicar el logro de los objetivos de la Seccin Finanzas?

6. Se han establecido procedimientos para considerar el resultado de los revelamientos efectuados por auditorias realizadas en la Seccin Finanzas?

7. La Seccin Finanzas ha implantado tcnicas para la identificacin de riesgos potenciales externos e internos?

254

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

EVALUACIN DE RIESGO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 2/2
COMPONENTE CONTROL CLAVE

RESPUESTAS PREGUNTAS
OBSERVACIONES

SI

NO

N/A

EVALUACIN DE RIESGO

8. Se han establecido procedimientos para implantar sistemas de alertas tempranos que permitan detectar cambios generadores de riesgos en el entorno externo e interno de la Seccin Finanzas?

Evaluacin de Riesgo

9. Existen criterios formales para definir la frecuencia de ocurrencia de los riesgos de la Seccin Finanzas?

10. El Jefe de la Seccin Finanzas ha establecido las caractersticas de las Matrices de Riesgos?

11. Se establecen las posibles consecuencias de los riesgos residuales que se puedan dar en la Seccin Finanzas?

12. Se establecen las posibles acciones que sern consideradas en la administracin del riesgo de la Seccin Finanzas?

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Normas de Control Interno de la Contralora General del Estado Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 10 Octubre del 2013

255

5.6 COMPONENTE V: RESPUESTA AL RIESGO

El Jefe de la Seccin Finanzas identificara las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad e impacto con relacin a la tolerancia al riesgo. Las respuestas pueden ser: aceptar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo implica prevenir actividades que los originan. Cuadro N5.3: Matriz de Respuesta al Riesgo

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS MATRIZ DE RESPUESTA AL RIESGO Evaluacin Perodo de

Riesgo Identificado

Respuesta al Riesgo

Indicador

Verificador

Recursos

Presupuesto

ER1. Extravi de la informacin financiera y contable.

RR1.

Verificacin

Supervisin

Jefe Seccin

2532.00 622.00 62.55 17.10 Cada ao.

Revisin de cada una de continua de la fsica, las transacciones documentacin

reportes Secretaria de Computador

ejecucin

firmadas y con huella de hasta

su pago sistema e- Impresora

256

responsabilidad.

archivo.

SIGEF.

tiles oficina

de

4.50 $3238.15 2532.00 62.55 4.50 $2599.05 Cada dos aos.

ER2. Inadecuada segregacin de funciones.

RR2. Asignar personal Disponibilidad

Partes diarios e Jefe Seccin informes mensuales anuales. Computador y tiles oficina Alumna de

responsable de cada una de personal. de sus actividades.

RR3. ER3. Incumplimiento de polticas. Establecimiento de Planteamiento Cumplimiento de polticas.

egresada ESPE. Computadora Impresora tiles oficina Jefe Seccin de

800.00 62.55 17.10 4.50 $884.15 Diaria

polticas en la Seccin de polticas. Finanzas.

2532.00 622.00 62.55 17.10 Daria

ER4.

RR4. del

Capacitacin al personal que Elaborar un cuadro de Evaluacin llega de otras dependencias capacitacin FAE. personal. del desempeo.

Recurso Humano Capacitado

Secretaria Computador Impresora tiles oficina de

4.50 $3238.15

257

Supervisor de la Seccin RR5. ER5. Tiempo de de personal Suboficial Segundo Computadora Impresora tiles oficina Jefe Seccin ER6. Distorsin en el acatamiento de rdenes emitidas por el Jefe de la Seccin. RR6. Cumplimento de rdenes y disposiciones. Secretaria Comunicacin oportuna. Reunin un da Computador por semana. Impresora tiles oficina de 2532.00 622.00 62.55 17.10 4.50 $3238.15 Semanal. de 1762.00 62.55 17.10 4.50 $1846.15 Cada dos aos.

Establecer el tiempo de permanencia de de las servicio del militar. funciones Pases militares. personal

Alta rotacin del personal permanencia militar. prestacin militar. de

Elaborado por: Patricia Caar

258

5.7 COMPONENTE VI: ACTIVIDADES DE CONTROL

Las

actividades

de

control

estn

compuestas

por

polticas

procedimientos que aseguran se lleva a cabo las respuestas de la Administracin de los Riesgos que se presenten en la Seccin, considerando que las polticas determinan que es lo que se est realizando, los procedimientos y las acciones a llevar a cabo para cumplir con las polticas.

Las actividades de control se aplican en las distintas Subsecciones de la Seccin Finanzas, incluyendo una gana de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones del funcionamiento operativo, seguridad de los activos y segregacin de funciones.

5.7.1 Polticas generales de la Seccin Finanzas.

Establecidas como criterio general de ejecucin que ayuda con los objetivos estratgicos de la Seccin Finanzas, por lo tanto cuenta con las siguientes polticas:

La Seccin Finanzas adems de la Normativa de Control Interno emitida por la Contralora General del Estado, cumplir con las dems disposiciones emitidas por el Comandante de la Base Area Cotopaxi, y dems organismos de control existentes en el Pas.

El personal militar, personal de servidores y servidoras pblicas de la Seccin Finanzas, cumplir estrictamente con los principios y valores que constan en la Ley Orgnica de Servicio Pblico (LOSEP), Reglamento de Disciplina Militar de la Fuerza Area Ecuatoriana para el personal militar.

259

Existir y se mantendr la comunicacin a todo nivel en la Seccin Finanzas, con el propsito de que las directrices e indicadores se cumplan de forma oportuna, adecuada y disciplinada.

La informacin, documentacin que genere la Seccin Finanzas se presentara en forma completa, eficiente y transparente, la misma que ser de carcter confidencial, respaldada y archivada adecuadamente en un lugar seguro.

Abarcar todos los controles generales que son aplicables a muchas o a todas las operaciones que ejecuta la Seccin y que ayudan a asegurar su correcto funcionamiento.

Comprender todos los controles de aplicacin que incluyen los procedimientos programados en el seno de las aplicaciones de la Seccin y los procedimientos manuales asociados para asegurar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones.

5.7.2 Evaluacin

Las actividades de control de la Seccin Finanzas debern evaluarse en el contexto de las directrices establecidas por la mxima autoridad (Jefe de la Seccin Finanzas) para afrontar los riesgos relacionados con los objetivos de cada actividad importante.

Por lo tanto, en la evaluacin se tendr en cuenta si las actividades de control estn relacionadas con el proceso de evaluacin de los riesgos y si son apropiadas para asegurar que las directrices emitidas por la mxima autoridad (Jefe de la Seccin Finanzas).

260

5.7.3 Procesos administrativos del Jefe de la Seccin Finanzas BACO

Detalle de los procesos que realiza el Jefe de la Seccin Finanzas BACO:

1.

Asesora al Jefe de la BACO, en asuntos relacionados con recursos financieros.

2.

Alcanza el cumplimiento de la misin asignada a la Base Area Cotopaxi.

3.

Controla el buen uso de los recursos financieros, conforme a las leyes, decretos y reglamentos vigentes.

4.

Firma en forma conjunta con el seor Jefe de la BACO, de la documentacin de retiros de dineros de las cuentas bancarias existentes en la BACO.

5.

Controla que el Personal de la Seccin bajo su mando, cumpla con las disposiciones emitidas por los organismos de control financiero, en especial las recomendaciones de las auditoras realizadas.

6.

Supervisa el cumplimiento de todas las tareas de la Seccin Finanzas BACO; ingreso de informacin, aplicaciones

presupuestarias, etc. 7. Solicita a la Direccin de Finanzas se asigne el personal en base a los requerimientos y necesidades. 8. Controla que todos los trmites para el pago de obligaciones, cumplan con todos los requisitos exigidos por los organismos de control, documentacin de respaldo; facturas, cuadros

comparativos, vauchers, etc.

261

9.

Supervisa

el

cumplimiento

de

la

ejecucin

contable

presupuestaria conforme al sistema SIFFAE y e-SIGEF. 10. Elabora la programacin anual de actividades de la Seccin Finanzas. 11. Remite los requerimientos solicitados por la Direccin de Finanzas, en lo que se refiere el SIFFAE, e-SIGEF y coordinara el correcto funcionamiento de los mismos. 12. Remite los requerimientos solicitados por la Inspectora del Comando General FAE. 13. Planifica la programacin mensual y anual de las actividades de la Seccin Finanzas, conforme al Plan Operativo de la Base Area Cotopaxi. 14. Presenta los requerimientos econmicos necesarios para la operacin normal de la Seccin Finanzas. 15. Presenta al seor Jefe de la BACO, el informe mensual de todas las actividades realizadas por la Seccin Finanzas, dentro de los cinco primeros das del siguiente mes. 16. Programa cursos de capacitacin para el Personal de esta area, dictados por los organismos de control y entidades financieras que dicten cursos. 17. Analiza permanentemente los escalafones y requerimientos de nivel de pericia para determinar y mejorar la eficiencia profesional del personal de esta rea. 18. Supervisa los descuentos que se realizan, con el fin de evitar inconvenientes con el Personal Militar, Servidores y Trabajadores Pblicos e Instituciones. 19. 20. Supervisa los trmites de las retenciones y pago de impuestos. Supervisa el inventario de los activos fijos de la BACO y designar una comisin para que realice una inspeccin imprevista a los inventarios.

262

Flujograma N5.1.1: Procesos Propuestos Jefe de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS JEFE DE LA SECCIN FINANZAS
Almacenamiento

Pg. 1/3

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

J.S.F

Asesora al Jefe de la BACO, en asuntos relacionados con los recursos financieros.

160 min

J.S.F

Revisin de los recursos financieros, para lograr el cumplimiento de la misin asignada a la BACO.

50 min

J.S.F

Controla el buen uso de los recursos financieros, conforme a las Leyes, Decretos y Reglamentos vigentes. Firmar en forma conjunta con el seor Jefe de la BACO, la documentacin de retiros de dineros de las cuentas bancarias existentes en la BACO. Controla que el personal de la Seccin bajo su mando, cumpla con las disposiciones emitidas por los organismos de control financiero, en especial las recomendaciones de auditoras realizadas. Supervisa el cumplimiento de todas las tareas de la Seccin Finanzas, ingreso de informacin, aplicaciones presupuestarias. Solicita a la Direccin de Finanzas se asigne al personal en base a los requerimientos y necesidades. Controla que todos los trmites para el pago de obligaciones, cumplan con todos los requisitos exigidos por los organismos de control, documentacin de respaldo, facturas, cuadros comparativos, vauchers, etc.

30 min

J.S.F

10 min

J.S.F

15 min

J.S.F

18 min

J.S.F

30 min

J.S.F

20 min

263

Tiempo

Flujograma N5.1.2: Procesos Propuestos Jefe de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS JEFE DE LA SECCIN FINANZAS
Almacenamiento

Pg. 2/3

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

J.S.F

Supervisa el cumplimiento de la ejecucin contable y presupuestaria conforme al Sistema SIFFAE, e-SIGEF.

20 min

10

J.S.F

Elabora la programacin anual de las actividades de la Seccin Finanzas. Remite los requerimientos solicitados por la Direccin de Finanzas, en lo que se refiere el SIFFAE, e-SIGEF y coordinara el correcto funcionamiento de los mismos.

120 min

11

J.S.F

60 min

12

J.S.F

Remite los requerimientos solicitados por la Inspectora del Comando General FAE.

30 min

13

J.S.F

Planifica la programacin mensual y anual de las actividades de la Seccin Finanzas, conforme al PAPP de la BACO.

160 min

14

J.S.F

Presenta los requerimientos econmicos para la operacin normal de la Seccin Finanzas.

60 min

15

J.S.F

Presenta al Jefe de la BACO, el informe mensual de todas las actividades realizadas por la Seccin Finanzas, dentro de los 5 primeros das del siguiente mes. Programa cursos de capacitacin para el personal de la Seccin dictados por los organismos de control y entidades financieras que dicten cursos.

170 min

16

J.S.F

60 min

264

Tiempo

Flujograma N5.1.3: Procesos Propuestos del Jefe de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS JEFE DE LA SECCIN FINANZAS
Almacenamiento

Pg. 3/3

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

17

J.S.F

Analiza permanentemente los escalafones y requerimientos de nivel de pericia para determinar y mejorar la eficiencia profesional de la Seccin Finanzas. Supervisa los descuentos que se realizan, con el fin de evitar inconvenientes con el Personal Militar, Servidores Pblicos e Institucionales.

40 min

18

J.S.F

20 min

19

J.S.F

Supervisa los trmites de las retenciones y pagos de impuestos.

10 min

20

J.S.F

Supervisa el inventario de los activos fijos de la BACO y designar una comisin para que realice la inspeccin imprevista a los inventarios.

30 min

TOTAL 1113 m.
Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 16-09-2013

265

Tiempo

5.7.4 Procesos administrativos de Secretara de la Seccin Finanzas BACO

Detalle de los procesos que realiza Secretara de la Seccin Finanzas BACO:

1.

Realiza el Parte Diario del personal militar y civil y remite a la Seccin de Recursos Humanos BACO.

2. 3.

Recepta, registra, clasifica y distribuye la documentacin. Registra, entrega y despacha la documentacin de los diferentes Repartos y Dependencias de la Base Area Cotopaxi en forma oportuna.

4.

Recibe y efecta llamadas telefnicas, trasmite informacin y mensajes.

5. 6.

Da atencin al personal militar, servidores pblicos y a particulares. Contesta y lleva el control y da trmite respectivo a la documentacin.

7.

Elabora la documentacin de la oficina (oficios, memorandos, radiogramas, 1150, contratos, etc.).

8.

Elabora certificados de ingresos, honorabilidad y personales, actas entrega recepcin y pasa para que los firme el Jefe de la Seccin Finanzas.

9.

Maneja la computadora, fax y mquina de escribir elctrica y manual.

10. Elabora la lista de materiales de oficina y limpieza que se necesita en la Seccin. 11. Realiza coordinaciones de trabajo con otros Repartos va telefnica. 12. Mantiene organizado los archivos en orden cronolgico. 13. Cumple a cabalidad con la norma de seguridad en el manejo y trmite de la informacin procesada, por el buen uso y conservacin de los materiales y equipos a su cargo.

266

14. Colabora en todos los trabajos de carcter general de la oficina. 15. Alcanza ndices satisfactorios de eficiencia, eficacia y calidad en los trabajos y actividades correspondientes a la secretara.

Flujograma N5 2.1: Procesos Propuestos para Secretara de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO DE RECEPCIN Y TRMITE DE DOCUMENTOS
Almacenamiento

Pg. 1/2

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Atiende con amabilidad el trfico telefnico interno y externo de la Seccin Finanzas.

4 min

Colabora con la organizacin del archivo.

10 min

Organiza la agenda de acuerdo a prioridades, concede y coordina entrevistas, citas, foros, exposiciones.

20 min

Atiende a clientes, usuarios internos y externos que requieren hablar con el Jefe de la Seccin Finanzas, y dems integrantes de la Seccin. Prepara antecedentes y documentacin necesaria para reuniones de trabajo de los integrantes de la Seccin Finanzas.

10 min

30 min

Distribuye la correspondencia sumillada a los responsables de las unidades administrativas.

15 min

Manejo de caja chica y fondo rotativo de la Seccin Finanzas.

10 min

Realiza oficios, memorandos y otros documentos.

40 min

267

Tiempo

Flujograma N5.2.2: Procesos Propuestos para Secretara de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO DE RECEPCIN Y TRMITE DE DOCUMENTOS

Almacenamiento

Pg. 2/2

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Recibe documentacin y pone sello de trmite.

5 min

10

Registra nmero de control de memos y oficios en la bitcora.

7 min

11

Conoce y dar accin a documentos.

30 min

12

Revisa, concilia y realiza las actas de entrega recepcin del personal saliente y entrante de guardia, elabora el parte diario del personal disponible de la Seccin Finanzas. Elabora, legaliza y enva documentos requeridos.

10 min

13

20 min

14

Archiva y entrega la informacin administrativa y financiera.

20 min

TOTAL 231 min

Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 17-09-2013

268

Tiempo

5.7.5 Procesos administrativos del Supervisor de la Seccin Finanzas BACO

Detalle de los procesos que realiza el Supervisor de la Seccin Finanzas BACO:

1. Supervisa y controla el normal funcionamiento de las tareas administrativas y financieras.

2. Verifica y controla la asistencia dentro del horario establecido y la disciplina del personal de Servidores Pblicos y Militar.

3. Controla la correcta aplicacin contable y presupuestaria de todos los egresos.

4. Controla y supervisa al encargado financiero del Hospital Bsico BACO.

5. Realiza diariamente los depsitos por cancelaciones recibidas.

6. Realiza los descuentos mensuales y remitir a la Direccin de Finanzas FAE (Seccin Sueldos) para su ejecucin.

7. Supervisa, controla y verifica todos los valores descontados.

8. Elabora la liquidacin de los servicios mensuales.

9. Registro y control de todos los depsitos realizados.

10. Adicional supervisa y apoya con todas las funciones de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

269

Flujograma N5.3.1: Procesos Propuestos para el Supervisor de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS DEL SUPERVISOR SECCIN FINANZAS
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Supervisa y controla el normal funcionamiento de las tareas administrativas y financieras.

6 min

Verifica y controla la asistencia dentro del horario establecido y la disciplina del personal de Servidores Pblicos y Militar.

5 min

Controla la correcta aplicacin contable y presupuestaria de todos los egresos.

20 min

Controla y supervisa al encargado financiero del Hospital Bsico BACO.

20 min

Realiza diariamente los depsitos por cancelaciones recibidas.

35 min

Realiza los descuentos mensuales y remitir a la Direccin de Finanzas FAE (Seccin Sueldos) para su ejecucin.

300 min

Supervisa, controla y verifica todos los valores descontados.

30 min

Elabora la liquidacin de los servicios mensuales.

15 min

TOTAL 431 min

Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 18-09-2013

270

Tiempo

5.7.6 Procesos administrativos del Mensajero de Asuntos Militares de la Seccin Finanzas BACO

Detalle de los procesos que realiza el Mensajero de Asuntos Militares de la Seccin Finanzas BACO:

1. Realiza la limpieza, mantenimiento y cuidado de las instalaciones asignadas mediantes la utilizacin de las herramientas y equipos propios de esta actividad, de todo el Grupo Administrativo Logstico, de la Seccin Desarrollo de la Gestin, las gradas del primer piso, oficina del seor Oficial de Control y la Sala de espera.

2. Efecta los depsitos, retiros bancarios, servicios bsicos y otros concernientes a las actividades propias de la Seccin Finanzas.

3. Apoya en traslado y buen uso de los bienes muebles y equipos de oficina.

4. Distribuye la correspondencia en general en todas dependencias.

5. Colabora en la organizacin de la documentacin para el archivo de la Seccin de Impuestos.

271

Flujograma N5.4.1: Procesos Propuestos para el Mensajero de Asuntos Militares de la Seccin Finanzas
NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS DEL MENSAJERO DE ASUNTOS MILITARES Pg. 1/1
Almacenamiento Responsable Documentos Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

M.A.M

Retira de todos los departamentos la correspondencia calificada (memos, cartas, oficios, radiogramas, telegramas, mensajes militares) para luego distribuirlas en las diferentes Secciones de la BACO.

30 min

M.A.M

Efecta depsitos y retiros bancarios en los diferentes Bancos, Cooperativas y otras entidades financieras de la localidad.

90 min

M.A.M

Efecta pagos de agua, luz, telfono, planillas del IESS de las Unidades Militares.

60 min

M.A.M

Orienta al pblico e la realizacin de trmites y ubicacin fsica de las diferentes oficinas.

5 min

M.A.M

Apoya a la limpieza de la Seccin Finanzas, oficinas, muebles y equipos. TOTAL

30 min

215 min

Elaborado por: Patricia Caar Fecha: 19-09-2013

272

Tiempo

5.7.7 Procesos financieros del encargado de Presupuesto de la Seccin Finanzas BACO

Detalle de los procesos que realiza el encargado de Presupuesto de la Seccin Finanzas BACO:

1. Lleva y mantiene el presupuesto actualizado e informa el 15 de cada mes, al Jefe de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, los resultados obtenidos.

2. Realiza la condensacin de las Cuentas presupuestarias del POA y prepara la informacin Contable por Cuentas Presupuestarias, Plan Indicativo Anual, de cada Bsico BACO Latacunga. componente del proyecto del Hospital

3. Aplica la cuentas contables respectivas para que la Sra. Contadora elabore los documentos de respaldos para las adquisiciones; verificando la disponibilidad en las Cuentas Presupuestarias.

4. Hasta el 20 del tercer mes de cada cuatrimestre, preparar la informacin para realizar las notificaciones y reprogramaciones presupuestarias que se requieran.

5. Realiza la liquidacin presupuestaria a fin del periodo Contable y remitir la informacin de la Direccin de Desarrollo Institucional FAE,

273

Direccin de Sanidad y Seccin de Desarrollo de la Gestin de la Base.

6. Realiza arqueos de Caja por lo menos una vez al mes y deja constancia escrita de este procedimiento.

7. Realiza oportunamente los trmites para las adquisiciones de los diferentes Departamentos del Hospital Bsico BACO Latacunga, coordinando con el encargo del portal de compras de la Base Area Cotopaxi, verificando que se encuentren debidamente autorizados y firmados.

8. Colabora con el encargado de abastecimientos para el ingreso de datos en el sistema de compras pblicas del INCOP.

9. Realiza y coordina con la Seccin Desarrollo de la Gestin, Jefatura de la BACO y la Seccin Finanzas de la BACO el seguimiento oportuno de los diferentes procesos de adquisiciones.

10. Mantiene un archivo y control numrico de los procesos de pagos los mismos que debern estar con las facturas debidamente legalizadas, certificaciones presupuestarias, pliegos de compras, resoluciones, etc., a fin de que no existan novedades en las Auditorias.

11. Manejar y custodiar el archivo contable de la Seccin Finanzas.

274

Flujograma N5.5.1: Procesos Propuestos para el encargado de Presupuesto de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS DEL ENCARGADO DE PRESUPUESTO
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Elabora la proforma presupuestaria en base a las necesidades del Reparto.

10 min

Analiza el manejo presupuestario del Reparto.

20 min

Elabora las presupuestarias.

cdulas

10 min

Participa en la liquidacin presupuestaria.

20 min

Elabora certificaciones de disponibilidad presupuestaria.

30 min

Realiza las presupuestarias.

reformas

40 min

Elabora el informe de ejecucin presupuestaria.

40 min

Asesora a las Autoridades en materia presupuestaria para la toma de decisiones.

60 min

TOTAL 210 min

Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 20-09-2013

275

Tiempo

5.7.8 Procesos financieros de Contabilidad de la Seccin Finanzas BACO

Detalle de los procesos que realiza Contabilidad de la Seccin Finanzas BACO:

1.

Asesora al Jefe de la Seccin Finanzas en asuntos de carcter contable.

2.

Conoce y cumple con las disposiciones y procedimientos legales, normas tcnicas de control interno, manual de contabilidad gubernamental, ley de rgimen tributario y dems leyes vigentes.

3.

Conoce y cumple con las disposiciones y procedimientos impartidos por el ministerio de finanzas para el registro y control de las

operaciones financieras en el sistema financiero e-SIGEF.

4.

Realiza el devengado del gasto sustentndose en los documentos fuente, debidamente legalizados y autorizados; este registro ser realizado tan pronto como se reciba la documentacin.

5.

Supervisa y aprueba el ingreso de informacin presupuestaria al programa de conformidad a normas vigentes.

6.

Controla el ajuste de los gastos al plan de cuentas del e-SIGEF y a lo presupuestado.

7.

Analiza Estados Financieros emitidos por el e-SIGEF.

8.

Revisa los reportes contables y presupuestarios de la Base Area Cotopaxi y del Hospital Bsico BACO Latacunga.

276

9.

Revisa e ingresar

al programa informacin para ajustes,

reclasificaciones y pagos rechazados.

10. Asesora

las

Secciones

de

la

BACO

en

movimientos

presupuestarios contables y de pagos.

11. Remite la informacin financiera al Jefe de la Seccin Finanzas para su aprobacin y firma antes de pasar al Jefe de la BACO.

12. Concilia los saldos contables de las cuentas de la Vivienda Fiscal y Servicios; y luego remite informes cuando sean requeridos y en

forma oportuna.

13. Optimiza los recursos financieros de la partida presupuestaria. .

14. Impresin de reportes de cuentas por pagar al SRI para conciliacin declaraciones de retenciones del IVA y Renta.

15. Impresin de CUR y comprobantes de pago para su legalizacin y archivo.

16. Da seguimiento de pago a los proveedores.

17. Coordina

con

la

Direccin

de

Finanzas FAE

y prepara

documentacin para cambio de claves Finanzas.

y otros relacionados con

18. Todas

las

dems

actividades

que

coayuguen

al

buen

desenvolvimiento de la Seccin Finanzas.

277

Flujograma N5.6.1: Procesos Propuestos para la elaboracin del CUR de confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente.
NOMBRE DEL PROCESO: ELABORACION DEL CUR DE CONFIRMACIONES DE PAGO Y RETENCIONES EN LA FUENTE Pg. 1/3
Almacenamiento Responsable Documentos Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Recibe documentos de respaldo ordenes de pagos y otros

5 min

A.C

Ingresa al Sistema Tributario (SITAC)

15 min

A.C

Digita la informacin de cada factura: RUC, fecha, concepto, valor, subtotal del IVA, numero de serie, autorizacin, etc.

20 min

A.C

Imprime y emite los comprobantes de retencin.

5 min

A.C

Registra las retenciones en la Fuente (e-SIGEF) mdulo de tributacin.

10 min

C.P

Ingresa al INCOP las facturas de adquisicin de bienes y servicios por nfima cuanta para su publicacin. Revisa y valida la documentacin de respaldo para la adquisicin de bienes, servicios y dems obligaciones de la institucin.

15 min

10 min

Legalizar documentos respaldo Tesorera.

de

278

Tiempo
5 min

Flujograma N5.6.2: Procesos Propuestos para la elaboracin del CUR de confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente.
NOMBRE DEL PROCESO: ELABORACION DEL CUR DE CONFIRMACIONES DE PAGO Y RETENCIONES EN LA FUENTE Pg. 2/3
Almacenamiento Responsable Documentos Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Verifica en el sistema del ESIGEF, disponibilidades previo el pago.

5 min

10

J.B

Autoriza pagos de bienes, servicios y dems obligaciones contradas por la Institucin.

10 min

11

Legaliza documentos respaldo Tesorera.

de

20 min

12

Revisa y fotocopia las facturas para control interno y activos fijos.

5 min

13

A.C

Confirma e imprime el Comprobante de Pago con factura de los CUR de pagos realizados.

10 min

14

Supervisa, controla y coordina con los ordenadores del gasto que la documentacin de respaldo este completa. Envia la documentacin revisada al Escuadrn de Abastecimientos para la legalizacin respectiva. Organiza el archivo de documentos en forma secuencial y verifica que en cada CUR est completa la documentacin de respaldo legalizada.

15 min

15

10 min

16

A.C

279

Tiempo
5 min

Flujograma N5.6.3: Procesos Propuestos para la elaboracin del CUR de confirmaciones de pago y retenciones en la Fuente.
NOMBRE DEL PROCESO: ELABORACION DEL CUR DE CONFIRMACIONES DE PAGO Y RETENCIONES EN LA FUENTE Pg. 3/3
Almacenamiento Responsable Documentos Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

17

A.C

Archiva en carpetas rotuladas la documentacin de cada CUR, legalizada en forma secuencial.

2 min

18

Aprueba el pago una vez que toda la documentacin esta en regla.

8 min

19

Supervisa y coordina la ejecucin del proceso para cumplir con la misin encomendada.

30 min

TOTAL
Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 20-09-2013

220 min

280

Tiempo

Flujograma N5.7.1: Procesos Propuestos para la recaudacin de fondos Financieros

NOMBRE DEL PROCESO: RECAUDACIN DE LOS FONDOS FINANCIEROS
Almacenamiento

Pg. 1/2

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

A.C

Recauda valores por concepto de consultas y otros servicios mdicos.

50 min

Legaliza y aprueba el comprobante de ingresos.

5 min

Crea, solicita y aprueba beneficiarios en el sistema e-SIGEF.

120 min

A.T

Registra y solicita las recaudaciones de recursos en el e-SIGEF.

120 min

Aprueba el ingresos.

CUR

de

5 min

Imprimir y archivar el comprobante de ingresos.

Ingresa a los Sistemas Bancarios por internet para la emisin de cortes y estados bancarios.

40 min

Baja la informacin referente a las recaudaciones de los ingresos de los Sistemas Bancarios.

40 min

281

Tiempo
5 min

Flujograma N5.7.2: Procesos Propuestos para la recaudacin de fondos Financieros

NOMBRE DEL PROCESO: RECAUDACN DE LOS FONDOS FINANCIEROS
Almacenamiento

Pg. 2/2

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

A.C

Coordina en forma verbal y escrita los conceptos de los depsitos.

30 min

10

Elabora los resmenes de ingresos en EXCEL.

20 min

11

Analiza y verifica depsitos bancarios.

los

10 min

TOTAL
Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 20-09-2013

445 min

282

Tiempo

Flujograma N5.8.1: Procesos Propuestos para la aplicacin de Gestin de Garantas

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN DE GARANTIAS
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Controla la vigencia de las Garantas.

5 min

Realiza la renovacin de las Garantas.

20 min

Devuelve las Garantas una ves cumplido el contrato y previa acta entrega recepcin.

10 min

TOTAL
Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 20-09-2013

35 min

283

Tiempo

Flujograma N5.9.1: Procesos Propuestos para la aplicacin de Gestin Tributaria

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN TRIBUTARIA
Almacenamiento

Pg. 1/2

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

A.C

Ingresar las declaraciones en el Sistema Tributario SITAC.

40 min

C.G

Ingresar la informacin Tributaria en el Sistema eSIGEF.

40 min

C.G

Imprimir detalles de mayores auxiliares Sistema e-SIGEF.

40 min

C.G

Conciliar saldos del mayor contables de 12% IVA, retenciones IVA 30, 70 y 100%; retenciones del impuesto a la renta del 1,2,8 y 10%. Generar anexos tributarios por relacin de dependencia y transaccional en el Sistema Tributario SITAC. Levantar y pre-validar la informacin en el Sistema de Tributacin SITAC y SRI. Revisar y verificar las modificaciones, resoluciones y confirmaciones de devoluciones de IVA.

100 min

A.C

40 min

A.C

60 min

A.C

20 min

A.C

Imprimir las notificaciones y confirmaciones de devolucin del IVA.

30 min

284

Tiempo

Flujograma N5.9.2: Procesos Propuestos para la aplicacin de Gestin Tributaria

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN TRIBUTARIA
Almacenamiento

Pg. 2/2

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

A.C

Guardar las resoluciones y emitir el respectivo informe de devoluciones

40 min

10

Autorizar los dbitos de la cuenta bancaria de las obligaciones tributarias de la BACO en el sistema SRI.

20 min

11

Verificar la ejecucin del proceso para cumplir con la misin encomendada.

10 min

12

A.C

Imprimir y archivar documentos.

los

30 min

TOTAL
Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 20-09-2013

470 min

285

Tiempo

Flujograma N5.10.1: Proceso Propuestos para el Control Previo de documentos facturas, contratos, y documentos revisados por la Subseccin Contabilidad.
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN FINANCIERA CONTABLE
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

C.G

Analiza, verifica y sumilla los documentos de sustento entregados por las diferentes Secciones, Escuadrones y Comandos Controla que las facturas, comprobantes de venta, liquidacin de servicios, a fin de que cumplan con los requisitos segn la Ley y Reglamentos de Tributacin y Facturacin. Revisa la documentacin adjunta a los contratos, Garantas Bancarias, facturas y la documentacin sustentatoria, cumplan la Ley y Reglamentos de Contratacin Publica. Coordina con los funcionarios de las dependencias la solucin de novedades existentes en la documentacin presentada para los trmites de pago. Entrega los documentos revisados y verificados para continuar con el trmite de pago.
TOTAL

10 min

C.G

5 min

C.G

10 min

C.G

20 min

C.G

3 min

58 min

Elaborado por: Fecha:

Patricia Caar 20-09-2013

286

Tiempo

Flujograma N5.11.1: Proceso Propuesto para la elaboracin de los asientos contables, CUR de ingresos, de gastos, ajustes, liquidaciones, informes y Estados Financieros
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN FINANCIERA CONTABLE
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

C.G

Registrar en el sistema ESIGEF la informacin para generar el comprobante nico del registro del devengado. Generar en el sistema ESIGEF la informacin para la emisin de los comprobantes de retencin. Elaborar, controlar y remitir los CUR Contables para la cancelacin de pago a los proveedores, y pagos de viticos o subsistencias al Personal Civil y Militar. Revisar, aprobar y legalizar el Proceso Contable de los documentos registrados en el Sistema ESIGEF. Registrar en el ESIGEF los bienes de larga duracin y bienes de Control Interno

15 min

C.G

5 min

C.G

25 min

C.G

20 min

C.G

30 min

C.G

Registrar en el ESIGEF las existencias de las bodegas de la BACO que mantengan las diferentes dependencias. Registrar en el ESIGEF los ajustes de existencias por consumo de existencias .

45 min

C.G

45 min

C.G

Registrar en el ESIGEF los ajustes por depreciacin de los bienes y las reclasificaciones.

45 min

TOTAL 230 min

Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 20-09-2013

287

Tiempo

Flujograma N 5.12.1: Proceso Propuesto para la elaboracin de asientos contables, cuentas por cobrar, oficios de recaudaciones y pagos, registro de control de bienes y existencias
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN FINANCIERA CONTABLE
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

C.G

Emitir reportes y analizar el movimiento de las cuentas por Pagar en el ESIGEF. Gestionar las acciones para realizar el pago de las obligaciones a los beneficiarios, en coordinacin con el Ministerio de Finanzas. (Pagos Rechazados) Registrar las transacciones de ajustes y reclasificaciones en el Sistema ESIGEF.

10 min

C.G

20 min

C.G

40 min

C.G

Conciliar las cuentas de existencias, activos y patrimonio Emitir reportes, analizar el movimiento y conciliar las cuentas por pagar de las retenciones realizadas en el ESIGEF

20 min

C.G

30 min

C.G

Registros contables de existencias y conciliacin de cuentas de existencias.

45 min

TOTAL 165 min

Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 20-04-2013

288

Tiempo

Flujograma N5.13.1: Proceso Propuesto para la elaboracin de los balances de comprobacin, estados financieros, mayores generales, notas aclaratorias y asientos de apertura
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN FINANCIERA CONTABLE
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

C.G

Extraer del Sistema ESIGEF, la informacin contable y financiera de la BACO.

10 min

C.G

Analizar la informacin contable y realizar los ajustes al final del Ejercicio Fiscal.

20 min

C.G

Realizar los asientos contables necesarios para efectuar el cierre del Ejercicio Fiscal.

40 min

C.G

Imprimir y revisar los Estados Financieros y el asiento de apertura.

30 min

TOTAL
Elaborado por: Patricia Caar Fecha: 23-09-2013

100 min

289

Tiempo

5.7.9 Procesos financieros de Gestin Tributaria de la Seccin Finanzas BACO

Detalle de los procesos que realiza Gestin Tributaria de la Seccin Finanzas BACO:

1.

Revisa que la documentacin est completa con su CUR de gasto, con el fin de cancelar valores de documentacin, CUR y factura que este con fecha al mes de la declaracin.

2.

Confirma el pago para emitir los comprobantes de retencin con el respectivo comprobante de pago (CPF) a los diferentes proveedores.

3.

Ingresa al programa la informacin de ventas, compras, retenciones, comprobantes anulados para la elaboracin de las declaraciones en la fuente del Impuesto a la renta e IVA al SRI va Internet.

4.

Ingresa la informacin al programa para la elaboracin del anexo transaccional simplificado y la carga del mismo, por el portal SRI va internet.

5.

Ingresa al sistema la informacin mensual de ventas, compras, retenciones y comprobantes anulados para la obtencin del anexo en relacin de dependencia anual.

6.

Imprime

los

reportes anulados

de

ventas,

compras, para el

retenciones, de las

comprobantes

generados

curso

declaraciones anexos. 7. Imprime las declaraciones y anexo luego de la validacin con la informacin con la base de datos del SRI. 8. Enva la documentacin a compras pblicas (Abastecimientos), con todos los requisitos para la publicacin en el portal de compras y su respectiva legalizacin (factura/acta entrega recepcin). 9. Recepta la documentacin debidamente legalizada de

Abastecimientos, para mantener actualizado el archivo de los CUR.

290

10. Actualizar el RUC y los convenios de dbito, cada cambio de jefe financiero. 11. Responsable del archivo y custodio de la documentacin que respalda los egresos a travs del e-SIGEF. 12. Colabora con los trabajos de oficina de carcter general.

291

Flujograma N5.14.1: Procesos Propuestos para el Encargado de Impuestos de la Seccin Finanzas

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS DEL ENCARGADO DE IMPUESTOS DE LA SECCIN FINANZAS Pg. 1/1
Almacenamiento Responsable Documentos Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

AC

Revisin de la documentacin que este completa, CUR de gasto, con el fin de cancelar valores de la documentacin, CUR y factura con la fecha en el mes de la declaracin.

8 min

AC

Confirma el pago para emitir los comprobantes de retencin con el respectivo comprobante de pago a los diferentes proveedores. Ingresa la informacin al programa para la elaboracin del Anexo Transaccional Simplificado y la carga del mismo, por el portal SRI va internet. Imprime las declaraciones y anexo luego de la validacin con la informacin con la base de datos del SRI. Enva la documentacin a compras pblicas (Abastecimientos), con todos los requisitos para la publicacin en el portal del INCOP y su respectiva legalizacin (factura/acta entrega recepcin) Recepta la documentacin debidamente legalizada de Abastecimientos, para mantener actualizado el archivo de los CUR. Actualiza el RUC y los convenios de dbito, cada cambio de jefe financiero. Responsable del archivo y custodio de la documentacin que respalda los egresos a travs del e-SIGEF.

10 min

AC

15 min

AC

15 min

AC

35 min

AC

15 min

AC

25 min

AC

10 min

TOTAL 133 min

Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 23-09-2013

292

Tiempo

5.7.10 Procesos financieros del encargado de Inventarios de la Seccin Finanzas BACO

Detalle de los procesos que realiza el encargado de Inventarios de la Seccin Finanzas BACO:

1.

Ingresa el material inventariable adquirido por las diferentes dependencias a los activos fijos mediante el sistema ESIGEF.

2. 3.

Presenta un plan de trabajo que se realizar en un ao. Actualizacin y toma fsica de los bienes en cada dependencia, por lo menos dos veces al ao.

4.

Etiqueta y codifica los bienes muebles que posee la BACO, en una parte visible a fin de facilitar la identificacin oportuna del bien de acuerdo al sistema de inventarios de la Fuerza Area Ecuatoriana.

5.

Realiza actas de entrega-recepcin en cambios de responsabilidad o cuando la ocasin lo amerita.

6. 7.

Interviene en remates de los activos fijos de la BACO. Interviene en los trmites de derrocamientos de los bienes inmuebles que posee la BACO.

8.

Concilia semestralmente con la Subseccin de Contabilidad los saldos existentes en los activos fijos del Reparto.

9.

Recupera los bienes muebles y de control interno en los casos de desaparicin de los bienes previo los informes de determinacin de responsabilidades y proceder a efectuar la reposicin inmediata de los bienes sustrados y descuento respectivo si los hubiere.

10. Cumple con las recomendaciones de Contralora, del Ministerio de Defensa Nacional y de la Inspectora FAE y de las Directivas para el Control de Activos Fijos y Bienes de Control Interno en vigencia. 11. Realiza la revalorizacin de los activos fijos de la BACO. 12. Colabora en todas las actividades relacionadas con la Seccin Finanzas.

293

13. Realiza los trmites de baja de activos fijos. 14. Informacin con todas las actividades actualizadas.

Flujograma N5.15.1: Procesos Propuestos de Ingreso de Bienes

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS INGRESO DE BIENES Pg. 1/1

Almacenamiento

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Recibe las facturas, rdenes de aplicacin, CUR de Gasto. Controla las facturas, rdenes de aplicacin, CUR, transferencias a fin de cumplir con los requisitos segn el Reglamento General de Bienes.
Verifica fsicamente los Bienes adquiridos, que estn de acuerdo a los parmetros de la adquisicin como son especificaciones tcnicas, modelos, series y dems medidas para esta actividad.

5 min

18 min

100 min

Ingresa al sistema Inventarios FAE adquisiciones.

de las

40 min

Codifica y etiqueta el/los bien/es adquirido/s e ingresa al sistema de control de bienes conforme las Normas de Control Interno en sus cuentas contables respectivas. Actualiza los listados de inventarios de las dependencias y/o Secciones. Archiva la documentacin sustentaria para su conciliacin al final del ao.

30 min

40 min

20 min

TOTAL 253 min

Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 24-09-2013

294

Tiempo

Flujograma N5.16.1: Proceso Propuesto para bajas, enajenaciones, remates de bienes

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS DE BAJAS, ENAJENACIONES, REMATES DE BIENES. Pg. 1/1

Almacenamiento

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Prepara listado de bienes para trmite de baja o remate.

30 min

Inspecciona los bienes embodegados para la baja.

60 min

Coordina e informa los resultados de inspeccin y avalo.

40 min

Solicita la autorizacin de baja, venta o transferencia de bienes de control o bienes de larga duracin.

30 min

Recepta la autorizacin de la baja, venta, remate o transferencia por la mxima autoridad. Realiza el acta de bajas y transferencias, egresar los bienes en el sistema informtico de Inventarios de la FAE. Recibe actas de baja, remate y transferencias realizadas.

25 min

60 min

30 min

Archiva la documentacin sustentatoria para su conciliacin al final del ao fiscal.

10 min

TOTAL 285 min

Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 24-09-2013

295

Tiempo

Flujograma N5.17.1: Proceso Propuesto para la inspeccin fsica de bienes

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO DE INSPECCIN FSICAS DE BIENES.
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Realiza el cronograma de inspecciones fsicas.

30 min

Informa la realizacin de las inspecciones.

15 min

Realiza inspecciones fsicas segn cronograma.

30 min

Actualiza inventario, y realiza actas de entrega recepcin.

100 min

Informa novedades de las inspecciones.

20 min

Archiva la documentacin sustentatoria para su conciliacin al final del ao fiscal.

10 min

TOTAL 205 min

Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 25-09-2013

296

Tiempo

Flujograma N5.18.1: Procesos Propuestos para la inspeccin fsica de bienes a ser Rematados
NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO DE INSPECCIN FSICAS DE BIENES A SER REMATADOS. Pg. 1/1
Almacenamiento Responsable Documentos Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Verifica los bienes a ser rematados.

60 min

Interviene como veedor en el remate de bienes.

18 min

TOTAL 78 min
Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 25-09-2013

297

Tiempo

Flujograma N5.19.1: Proceso Propuesto para el registro e inspeccin de existencias de bienes de consumo.
NOMBRE DEL PROCESO: PROCESOS DE REGISTRO E INSPECCIN DE EXISTENCIAS DE BIENES DE CONSUMO INTERNO. Pg. 1/1
Almacenamiento Responsable Documentos Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Codifica los items de las exitencias de las Bodegas de la BACO.

40 min

Registra los suministros y materiales y conciliar con . las facturas de soporte.

60 min

Coordina con los bodegueros de la BACO, a fin de conciliar las existencias de suministros y materiales.

40 min

Realiza inspecciones fsicas de las existencias.

40 min

Realiza anexos de la toma fsica.

30 min

Emite reporte de ingresos y egresos de los suministros y materiales.

20 min

Realiza informes del consumo de los suministros para el registro contable en el Sistema eSIGEF. Archiva la documentacin sustentatoria para su conciliacin al final del ao fiscal.

30 min

10 min

TOTAL 270 min

Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 25-09-2013

298

Tiempo

Flujograma N5.20.1: Procesos Propuestos para la Consolidacin Financiera.

NOMBRE DEL PROCESO: PROCESO DE CONSOLIDACIN FINANCIERA
Almacenamiento

Pg. 1/1

Responsable

Documentos

Verificacin

Decisin

Registro

Transporte

Descripcin del Proceso

Verifica ingresos y egresos de bienes y activos fijos.

40 min

Realiza ajustes en el Sistemas de Inventarios de la FAE.

30 min

Realiza la conciliacin de los saldos de las cuentas de los bienes.

60 min

Legaliza la documentacin conciliada.

10 min

Archivar la documentacin.

10 min

TOTAL 160 min

Elaborado por: Fecha: Patricia Caar 26-09-2013

299

Tiempo

5.7.11 Cuestionario Propuesto para la evaluacin de Control Interno del Componente Actividades de Control.

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

ACTIVIDADES DE CONTROL Administracin CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 1/6
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
1. En la Seccin Finanzas existe una adecuada separacin de funciones?

NO

N/A

ACTIVIDADES DE CONTROL

2. La Seccin Finanzas ha establecido actividades de control para asegurar que la estructura de la Seccin no incluya unidades funcionales innecesarias para el cumplimiento de objetivos?

Actividades de Control

3. Existe falta de coordinacin y colaboracin entre las Secciones funcionales de la BACO con la Seccin Finanzas?

4. Existen anlisis estructurales y mediciones sobre el desempeo de la Seccin Finanzas que permita identificar excesos o defectos en la cantidad de personal operativo y administrativo?

5. Existen medidores o indicadores de desempeo para el personal de la Seccin Finanzas?

6. Se realizan anlisis de la eficiencia y eficacia de las operaciones?

7. Se ha definido la periodicidad de las evaluaciones de eficacia y eficiencia?

8. El Jefe de la Seccin Finanzas ha establecido por medio de oficios o memorandos procedimientos de autorizacin que aseguren la ejecucin de los procesos y el control de las operaciones administrativas?

9. En la Seccin Finanzas se han establecido procedimientos de supervisin de los procesos y operaciones?

300

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

ACTIVIDADES DE CONTROL Presupuesto CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 2/6
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
10. El sistema e-SIGEF, integra informacin financiera presupuestaria en un sistema nico, comn, oportuno y confiable? 11. Existen procedimientos que establecen actividades de control para asegurar que el presupuesto aprobado correspondiente a la gestin sea correctamente incorporado al sistema contable?

NO

N/A

ACTIVIDADES DE CONTROL

Actividades de Control

12. Se establecen actividades de control sobre el proceso para las estimaciones presupuestarias de los recursos?

13. Se establecen actividades de control sobre la certificacin de gastos presupuestarios?

14. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de formulacin presupuestaria, de coordinacin de la ejecucin presupuestaria, de coordinacin de la ejecucin presupuestaria y de seguimiento y evaluacin sobre la ejecucin presupuestaria?

15. Se establecen actividades de control sobre las modificaciones presupuestarias?

16. El Jefe de la Seccin Finanzas dispone al responsable la ejecucin presupuestaria efecte el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los objetivos frente a los niveles de recaudacin optima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos?

301

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

ACTIVIDADES DE CONTROL Tesorera CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 3/6
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
17. El responsable de la Subseccin de Tesorera verifica la realizacin de las gestiones correspondientes para identificacin inmediata de acreditaciones cuya procedencia se desconoce? 18. El funcionario de la Subseccin de Tesorera que emite los comprobantes de ingreso verifica la existencia de la documentacin necesaria para identificar origen, integridad y exactitud de los montos recaudados? 19. Se establece actividades de control para asegurar que los pagos presenten toda la documentacin correspondiente? 20. Existen actividades de control para la proteccin fsica de los comprobantes y la documentacin de respaldo? 21. Existen procedimientos para asegurar la confidencialidad de la informacin financiera y contable?

NO

N/A

ACTIVIDADES DE CONTROL

Actividades de Control

22. Se realizan procedimientos que determinen plazos para realizar el diseo o rediseo de los procesos operativos?

23. La Subseccin de Tesorera verifica que las recaudaciones provenientes de transferencias y recuperacin de prstamos; se gestionen en las fechas previstas de acuerdo con el cronograma respectivo?

24. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de recaudacin de recursos y administracin de recursos?

302

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

ACTIVIDADES DE CONTROL Contabilidad Gubernamental CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 4/6
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
25. La Subseccin Contabilidad realiza pruebas de consistencia entre los estados financieros y los registros?

NO

N/A

ACTIVIDADES DE CONTROL

26. Existen procedimientos que determinen los plazos para la elaboracin del POA de acuerdo con las directrices vigentes?

Actividades de Control

27. La Subseccin de Contabilidad verifica la consistencia del presupuesto aprobado para la BACO con los estados de ejecucin presupuestaria?

28. La Subseccin de Contabilidad analiza e investiga las causas de las diferencias entre las existencias fsicas y los registros a efectos de generar las acciones correctivas correspondientes?

29. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de recaudacin de recursos y administracin de recursos? 30. El Contador General de la BACO, autoriza el registro de las operaciones previa verificacin de la legalidad de la operacin, la imputacin correcta de las cuentas correspondientes y la existencia de la documentacin suficiente de respaldo? 31. El Contador General de la BACO realiza conciliaciones peridicas (mensuales) para cada uno de las Subsecciones independientes del registro sobre las siguientes cuentas?: Bancos Cuentas por cobrar Activos fijos Impuestos (retenciones SRI)

303

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

ACTIVIDADES DE CONTROL Administracin de Bienes CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 5/6
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
32. Existen procedimientos que incluyan actividades de control sobre las adquisiciones para asegurar que se adquieran y se contraten los bienes y servicios necesarios ?

NO

N/A

ACTIVIDADES DE CONTROL

Actividades de Control

33. La Seccin Finanzas ha diseado actividades de control suficientes para la proteccin fsica de los activos consumibles y activos fijos?

34. Existen procedimientos que incluyen actividades de control para identificar activos fijos que no estn en condiciones de utilizacin ya que pueden perjudicar el desarrollo normal de las operaciones?

35. Los archivos de activos fijos de la Subseccin de Inventarios de activos fijos de la BACO, cuenta con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos contra siniestros para el resguardo de los registros; como tambin, de los documentos generados y utilizados en la administracin de activos fijos ?

36. El responsable de la custodia de los activos fijos entrega la documentacin requerida con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige su devolucin en tiempo y forma?

37. En la Seccin Finanzas existe algn tipo de sancin o caucin por la prdida, robo o hurto de un activo fijo?

304

BASE AREA COTOPAXI - SECCIN FINANZAS

ACTIVIDADES DE CONTROL Administracin del Talento Humano CUESTIONARIO CONTROL INTERNO
Pg. 6/6
RESPUESTAS
COMPONENTE CONTROL CLAVE

PREGUNTAS

OBSERVACIONES

SI
38. Existen procedimientos para la proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de dotacin de personal, evaluacin del desempeo, movilidad del personal, capacitacin productiva y registro?

NO

N/A

ACTIVIDADES DE CONTROL

Actividades de Control

39. Los archivos fsicos y la base de datos de los funcionarios cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de un funcionario que labore en la Seccin Finanzas?

40. La Seccin Finanzas establece actividades de control para asegurar exactitud e integridad sobre la clasificacin, valoracin y remuneracin de puestos?

41. Se han determinado formularios que se necesitan para evidenciar la clasificacin, valoracin de los puestos?

42. El Jefe de la Seccin Finanzas aprueba la clasificacin, valoracin y remuneracin de los puestos que existe en la Seccin previa verificacin de los siguientes aspectos?: Que se hayan considerado integralmente los requerimientos de personal manifestados en el POA. Que las remuneraciones de cada puesto sean consistentes con la escala salarial aprobada para la Seccin. Que la valoracin de puestos se haya realizado de acuerdo con el mtodo aprobado por la Seccin Personal.

TOTAL
Fuente: Elaborado por: Revisado por: Fecha: Personal Seccin Finanzas Base Area Cotopaxi Patricia Caar Dra. Ana Quispe; Dra. Mnica Falcon Latacunga, 11 Octubre del 2013

305

5.8 COMPONENTE VII: INFORMACIN Y COMUNICACIN

La informacin y comunicacin de la Seccin Finanzas identifica, captura y comunica informacin de fuentes internas y externas, en una forma y en una franja de tiempo que le permita al personal de la Seccin llevar a cabo sus responsabilidades.

La informacin y comunicacin se representa la identificacin, el intercambio de la informacin en una forma y tiempo que permita al personal de la Seccin y al personal del Reparto, responsabilidades. llevar a cabo sus

5.8.1 Informacin

La informacin se requiere en todos los niveles de la Seccin Finanzas para la consecucin de sus objetivos con el fin que todo el personal cumpla sus responsabilidades individuales. La informacin est

conformada por datos internos y aquellos datos externos provenientes de actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones.

5.8.2 Comunicacin

La comunicacin crea el entorno adecuado para una exposicin clara de la filosofa de la Seccin Finanzas, enfoca la gestin de riesgos corporativos as como la delegacin de autoridades y responsabilidades individuales.

306

Cuadro N5.4: Canales de comunicacin Propuesto para la Seccin Finanzas.

CANALES DE COMUNICACIN PROPUESTO PARA LA SECCIN FINANZAS Reuniones semanales del Jefe de la Seccin Finanzas con el personal que la integra. Comunicar informacin relevante a las operaciones

administrativas y financieras de la Seccin Finanzas. Cada mes se debe dar a conocer los logros alcanzados por la Seccin Finanzas. Uso de los correos electrnicos Facilita el flujo de la informacin en l envi de informes solicitados por el Jefe de la Seccin Finanzas. Uso de foros Facilitan la interaccin entre todos los empleados mediante debates de temas de inters e informe de nuevos proyectos que desea alcanzar la Seccin Finanzas a corto y largo plazo. Uso de carteleras Son tiles y deben ser colocadas en lugares visibles donde puedan observarlos detenidamente ayudando de esta manera a reducir el tiempo. Se comunicara fechas de reuniones, dar a conocer informacin a corto y largo plazo, felicitaciones a los mejores empleados por las metas alcanzadas.
Elaborado por: Patricia Caar

307

5.9 COMPONENTE VIII: SUPERVISIN O MONITOREO

El Jefe de la Seccin Finanzas establece procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones peridicas para asegurar la eficiencia del sistema de Control Interno.

El monitoreo evala la calidad del funcionamiento del Sistema de Control Interno mediante el Mtodo COSO II E.R.M que permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran.

El Jefe de la Seccin Finanzas efecta el seguimiento constante del ambiente interno y externo que le permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales y potenciales que afecten el desarrollo de las actividades de la Seccin Finanzas, en la ejecucin de los planes y el cumplimiento de los objetivos establecidos.

El Jefe de la Seccin Finanzas establece evaluaciones peridicas a los servidores y servidoras pblicas que participan en la conduccin de las labores propias de la Seccin en cuanto a Control Interno y Gestin de las actividades y las disposiciones normativas vigentes para prevenir y corregir cualquier eventualidad que ponga en riesgo el cumplimiento de los objetivos relacionados con la Base Area Cotopaxi.

5.9.1 Actividades de Supervisin o Monitoreo

1.

Evaluar el desempeo del personal de la Seccin Finanzas identifica fortalezas y debilidades componentes. y propicia una mayor eficacia de los

2.

Supervisar las reas que presentan mayor riesgo como Contabilidad, Presupuesto, Tesorera e Inventarios.

308

3.

Comprobar fsicamente los datos registrados en el sistema contable de informacin financiera e-SIGEF.

4. 5.

Verificar que los flujos de informacin sean efectivos. Programar monitoreos que ayuden a detectar fallas que influyan en el cumplimiento de los objetivos de la Seccin Finanzas.

6.

Poner en prctica las recomendaciones efectuadas por Auditoria interna y externa.

7.

Concurrir a seminarios de informacin permitiendo de esta manera obtener informacin importante para mejorar los Controles Internos.

8.

Realizar pruebas de mejora continua.

5.10 INFORME COSO II E.R.M. INFORME COSO II E.R.M.

Latacunga, 15 de Octubre del 2013.

Seor Capitn Esp. Avc. Fredy Solrzano Aguayo JEFE DE LA SECCIN FINANZAS DE LA BASE AREA COTOPAXI Presente.-

Se presenta la Propuesta de Evaluacin de los Procedimientos de Control Interno mediante el Mtodo COSO II E.R.M. de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

La Propuesta est realizada por la Srta. Egresada Patricia Caar y supervisada por la Dra. Ana Luca Quispe Directora del Proyecto y Dra. Mnica Falcon Codirectora del Proyecto.

309

Objetivos

Objetivo General:

Presentar los Procedimientos de Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M. como una herramienta idnea, que permita valorar y manejar adecuadamente los procesos Administrativos y Financieros en la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

Objetivos Especficos:

Correcta aplicacin de la Norma de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Pblico y Personas Jurdicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Pblicos.

Presentar un cuadro evaluativo de Riesgo de la Seccin Finanzas de la Base Area de Cotopaxi teniendo en cuenta factores internos y externos que pueden afectar su desempeo.

Aplicar el Control Interno mediante las herramientas y componentes en base al Mtodo COSO II E.R.M., actividades de control y evaluacin global del sistema de Control Interno.

Alcance de la evaluacin.

La Propuesta de los Procedimientos de Control Interno mediante el Mtodo COSO II E.R.M. de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, facilita el anlisis de los procesos, procedimientos y actividades de cada uno de los integrantes de la Seccin, de acuerdo a las disposiciones contenidas en la Norma de Control Interno para las

310

Entidades, Organismos del Sector Pblico y Personas Jurdicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Pblicos.

Base Legal.

Mediante Decreto Ejecutivo N04, publicado en el Registro Oficial Reservado N. 002-S del 15 de Octubre del 2008, se aprueba la nueva estructura orgnica de la Fuerza Area Ecuatoriana para el nuevo quinquenio 2008 - 2012, en la cual el Ala de Investigacin y Desarrollo N 12 de la Fuerza Area Ecuatoriana, acantonada en Latacunga, provincia de Cotopaxi, cambia su denominacin a Base Area Cotopaxi. Para el caso de la Seccin Finanzas depende de la Base Area Cotopaxi.

Estructura Orgnica.

La Base Area Cotopaxi, con su estructura orgnica aprobada y legalizada por el Seor Comandante de la Fuerza Area para el 20082012, depende de la Direccin Finanzas de la Fuerza Area Ecuatoriana, y cuenta con los siguientes niveles:

Informe de hallazgos de la Seccin Finanzas:

Cdigo de tica

Causa.Con el fortalecimiento del Cdigo de tica la Seccin Finanzas define el comportamiento moral en base a valores y principios que definen el actuar personal de cada uno de los integrantes de la Seccin.

311

Efecto.Facilita el comportamiento y conducta tica que considera una serie de factores y hechos que debe de tener en cuenta un administrador para realizar su labor profesional a conciencia.

Condicin.La Seccin Finanzas posee un Cdigo de tica que se alinea a los

requerimientos de conducta moral con la finalidad de cumplir con sus actividades de forma tal que evita casos de actos fraudulentos por falta o desvos de valores propios del ser humano.

Establecimiento de objetivos.

Causa.Se han definido metas de acorde al tiempo para ser alcanzadas y medidas con las actividades que realiza el personal de la Seccin Finanzas.

Efecto.Las actividades estn basadas en el cumplimiento de objetivos, los mismos que son medidos en base a parmetros e indicadores que garantizan que los objetivos se estn cumpliendo en el tiempo y plazo programado.

Condicin.El establecimiento de metas y objetivos contribuye en el desempeo de las actividades efectuadas con eficiencia y eficacia en cada una de las operaciones que realiza la Seccin Finanzas.

312

Gua de Control Interno Mtodo COSO II E.R.M.

Causa.La Seccin Finanzas cuenta con una Gua de funciones y procesos que especifica las actividades propias de la Seccin.

Efecto.Posee una Gua que defina procesos, actividades administrativas y financieras de la Seccin Finanzas.

Condicin.El establecimiento de una Gua de funciones define cada uno de los procesos que realiza cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas facilita el acoplamiento a las tareas diarias generando actitudes positivas y gestin al cambio proporcionando da a da xitos como Seccin. Con la implementacin de la Gua de procedimientos permite que exista un diseo o rediseo de procesos en las actividades administrativas y financieras de la Seccin Finanzas.

Las recomendaciones se presentan a continuacin:

1.

Se recomienda hacer uso del Cdigo de tica, que contribuya a enaltecer cada uno de los valores y puesta en prctica la integridad personal y social en cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas; esto permite a la vez q se difunda y sean comunicadas las conductas ticas al personal que se integre por concepto de pases, ascensos, etc.

2.

Se recomienda continuar haciendo uso de la Gua de los procedimientos de Control Interno mediante el Mtodo COSO II E.R.M. para la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, ya que

313

permite

valorar

manejar

adecuadamente

los

procesos

administrativos y financieros. 3. Se recomienda hacer uso de los indicadores que permite valorar la eficiencia y eficacia operativa de las actividades de la Seccin Finanzas. 4. Se recomienda realizar un rediseo o actualizacin de procesos administrativos y financieros a la Gua de Control Interno Mtodo COSO II E.R.M., cuando esta as lo requiera.

El Jefe de la Seccin Finanzas y el personal que la integra, estn de acuerdo con la aplicacin de la Propuesta de Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M., cmo una herramienta para la mejora continua en las acciones y decisiones a tomar, por lo que han aceptado e iniciado a trabajar en forma conjunta con la presente Gua.

Atentamente;

Srta. Patricia Caar. C.I. 0503232209

314

5.11

VERIFICACIN DE LA HIPTESIS

Hiptesis: La evaluacin del Control Interno mediante el Mtodo COSO II - E.R.M., optimizar los procesos Administrativos Financieros en la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

Variable Independiente: Evaluacin del Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M.

Variable Dependiente: Procesos Administrativos Financieros en la Seccin Finanzas.

Hiptesis Alternativa:

La evaluacin del Control Interno mediante el Mtodo COSO II - E.R.M., SI optimiza los procesos Administrativos Financieros en la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

Hiptesis Nula:

La evaluacin del Control Interno mediante el Mtodo COSO II - E.R.M., NO optimiza los procesos Administrativos Financieros en la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

315

CAPTULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 CONCLUSIONES

La investigacin aplica la metodologa proporcionada por el Mtodo COSO II - E.R.M., bajo el cual se evalu las generalidades de la Seccin Finanzas determinando que es indispensable la misin, visin, valores, polticas y objetivos, uso de estrategias operativas para identificar el rol frente a los distintos riesgos a los que est expuesta la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi.

El direccionamiento estratgico de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi realizada a travs de un anlisis situacional determina la Matriz FODA, siendo de vital importancia desarrollarla para tener una mejor orientacin en el momento de plasmar sus objetivos y planes de accin teniendo en cuenta factores internos y externos que afectan su desempeo y a la toma de decisiones. Por medio del mtodo COSO II E.R.M. se define y caracteriza cada uno de los conceptos, principios, componentes, elementos y los responsables del Control Interno en base al desarrollo terico el cual sirve de soporte para fundamentar la elaboracin de la investigacin componentes del COSO II E.R.M. y se parte para la

aplicacin prctica como una herramienta de anlisis de cada uno de los

Se realiza el levantamiento de los

procesos con la utilizacin de

cuestionarios, flujogramas de procesos y actividades de control, tomando tiempos reales en las tareas que ejecutan cada uno de los integrantes de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi para los componentes del COSO II E.R.M., fortaleciendo el uso de la Normativa de Control
316

Interno emitida para organismos del sector pblico que dispongan Recursos del Estado. La Gua de Control Interno mediante el Mtodo COSO II E.R.M., determina el direccionamiento estratgico de cada uno de los procesos administrativos y financieros de la Seccin Finanzas observando que optimiza tiempo, sirve como un medio de consulta ya que consta con polticas, modelos de cuestionarios que son aplicados para la evaluacin del Control Interno, contiene matrices de mitigacin del riesgo mismas que reducen fraudes y errores en el manejo de los recursos otorgados por el Estado, brinda las pautas para manejo de personal en base a valores y principios.

6.2 RECOMENDACIONES

Al finalizar el proyecto sobre la elaboracin de una

Gua de Control

Interno bajo el Mtodo COSO II E.R.M. para las reas administrativas y financieras de las Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi con la finalidad de lograr eficiencia y eficacia en sus operaciones, me permito recomendar lo siguiente:

Seguir con la aplicacin de la Gua de Control Interno por medio del mtodo COSO II E.R.M para la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, ya que facilita la optimizacin de recursos, permite la oportuna toma de decisiones, un mejor desempeo laboral y el cumplimiento de objetivos con eficiencia y eficacia en sus operaciones.

Dar a conocer a todo el personal el Cdigo de tica en donde se detallan los valores y principios a los cuales se debe regir el personal de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi con la finalidad de generar

317

un ambiente laboral propicio y el desenvolvimiento de las actitudes que enaltece a ser humano.

Al Jefe de la Seccin Finanzas controle el cumplimiento de los procedimientos, polticas y controles establecidos en la Gua de Control Interno por medio del Mtodo COSO II E.R.M. ya que ser una base fundamental para el cumplimiento de los objetivos de la Seccin y de la misin de la Fuerza Area Ecuatoriana, adems se realicen las actualizaciones anualmente.

Hacer uso de la Matriz de evaluacin del Riesgo ya que en ella estn establecidos los eventos negativos que pueden afectar la normal ejecucin de las actividades de los integrantes de la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi. Hacer uso de metodologas integrales del Mtodo COSO II E.R.M., que permita al Jefe de la Seccin Finanzas, al personal que la integra y auditora interna, la administracin del riesgo a travs de las distintas actividades de control que garanticen la confiabilidad de la informacin y el correcto desarrollo de los procesos de las distintas reas de operacin de la Seccin y de la Base Area Cotopaxi.

Utilizar los procedimientos e instrumentos, como indicadores de gestin y pruebas de cumplimiento, plasmados en la Gua, que permitan de forma gil la interpretacin de la informacin para la toma de decisiones del rea o procedimiento sujeto de evaluacin y verificacin por parte del Jefe de la Seccin Finanzas y Auditora Interna.

318

BIBLIOGRAFA
ESTUPIN GAITN, Rodrigo (2006). Control Interno y Fraudes con

base en ciclos transaccionales, Anlisis de Informe COSO I y II. Segunda Edicin. Editorial ECOE Ediciones. 448 p.

FONSECA, Ren (2004).Auditora Interna. Artes Grficas Acrpolis, Guatemala.

ALONSO CEPEDA, Gustavo (1997). Auditora y Control Interno. Primera Edicin. Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA, S.A. 234p.

MANTILLA B, Samuel Alberto (2005). Control Interno Informe COSO. Cuarta Edicin. Editorial Kimpres Ltda. 342 p.

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO, Registro Oficial del Gobierno del Ecuador, Acuerdo N039 CG (2009), Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Pblico y Personas Jurdicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Pblicos, 54p.

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DE BOLIVIA, Manual de Control Gubernamental. G/CE 18, Cdigo de la Norma.

MATRIZ FODA, Ilustre Municipio de Pujil.

Gua Didctica, Maestra Auditoria Integral, Universidad Tcnica Particular de Loja.

319

NETGRAFA

Fuerza Area Ecuatoriana: http://www.fuerzaaereaecuatoriana.mil.ec/ Business School MBAs, de I.E.,(2011), Tema: Control Interno en base al COSO II; www.google.com.ec/url?sa=t&rct=j&q=definicin y elementos de la estructura del control interno coso ii

erm&source=web&cd=3&cad=rja&ved=0CDgQFjAC&url=http://es.scribd.c om/doc/62065655/Evaluacion-Del-Control-Interno-II-Correcto-&ei=bAc9UfbB4Wz0QGgzoHwBQ&usg=AFQjCNFniUi0Gy1s1F4ERkJ1cwrq06CtHw& bvm=bv.43287494,d.dmQ

Dr. Santiago I. Barberena, Tema: Normas, Tcnicas, de Control Interno Especificas, http://es.scribd.com/doc/6073570/NORMAS-TECNICAS-DECONTROL-INTERNO-ESPECIFICAS

Ing.

Wilson

Velastegui.

Tema:

Definiciones

de

Control

Interno,

http://www.slideshare.net/wilsonvelas/auditoria-6509521

MBA

Pedro

Manuel

Prez

Solrzano;

(2007)

Tema:

Auditoria;

http://www.degerencia.com/articulo/los_cinco_componentes_del_control_i nterno

Lcdo. Bayron Amlcar Chacn Samayoa; (2011) Tema: Metodologa COSO-ERM en la evaluacin del control Interno

http://www.biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3827.pdf

Manual

de

Auditora

de

Gestin,

http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/manual%20de%2 0auditoria%20de%20gestion.pdf

320

SIGWEB Editorial, Tema: Matriz de Riesgo, Evaluacin y Gestin de Riesgos, http://www.sigweb.cl/biblioteca/MatrizdeRiesgo.pdf

Ing. Mirian Natali Lasluisa Quevedo, Ing. Jessica Omayra Salguero Tapia; (2013), Tema: Diseo de un manual de control interno bajo el mtodo COSO http://repositorio.espe.edu.ec/handle/21000/6140.

321

ANEXO A: Siglas empleadas en el desarrollo de la Investigacin.

Avc. AC BACO COSO Aviacin Auxiliar Contable Base Area Cotopaxi Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission CG Capt. Cbop. Cbos. CUR DGAC Dpto. e-SIGEF ERM EMDA Esp. FAE. HB Ing. I JB JF LOSEP LOCGE Mayo MSM NCI. PIA POA. Contador General Capitn Cabo Primero Cabo Segundo Comprobante nico de registro Direccin General de Aviacin Civil Departamento Sistema de Gestin Financiera Enterprise Risk Management Escuadrn de Mantenimiento de la Defensa Area Especialista Fuerza Area Ecuatoriana Hospital Bsico Ingeniero Inventarios Jefe Base Area Cotopaxi Jefe Seccin Finanzas Ley Orgnica de los Servidores Pblicos Ley de la Contralora General del Estado Mayor Mensajero de Asuntos Militares Norma de Control Interno Programacin Indicativa Anual Plan Operativo Anual
322

PAPP PMD P SPNR S SV Sgop. Sgos. Srvp. SRI Subs. SNP SNIP SIFFAE

Plan Anual de la Poltica Pblica Programacin Mensual de Devengado Presupuesto Servidor Pblico con Nombramiento Regular Secretaria Supervisor Sargento Primero Sargento Segundo Servidor Pblico Servicio de Rentas Internas Suboficial Segundo Sistema Nacional de Planificacin Normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica Sistema de Informacin Financiera de la Fuerza Area Ecuatoriana

Tcrn. Tc Tnte. UC UDAF

Teniente Coronel Tcnico Teniente Unidad Controladora Unidad de Administracin Financiera

323

ANEXO B: Cdigo de tica Seccin Finanzas BACO

CDIGO DE TICA DE LA SECCIN FINANZAS DE LA BASE AREA COTOPAXI

La inteligencia consiste no slo en el conocimiento, sino tambin en la destreza de aplicar los conocimientos en la prctica. Aristteles Para las Instituciones que manejan recursos asignados por el Estado Ecuatoriano, es fundamental disponer de un credo Institucional, de un Cdigo de tica, de estructura moral sobre el cual se firmen las bases esenciales de la virtud al servicio de la sociedad.

Ethos o tica, que etimolgicamente significa carcter, hbito; es el que caracteriza a una organizacin y tiene que ver con la actitud de sus miembros para el bien honesto de acuerdo con la razn. La tica dirige la actividad moral y consiste en poner en orden o rectitud nuestros actos con un sentido de equilibrio en todos los mbitos de la vida humana.

El Cdigo de tica, no debe ser considerado como un deber, sino ms bien como un compromiso voluntario, una disposicin de nimo que nace del carcter que va acrecentndose en la Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi, a fin de actuar de manera expedita, digna y prspera.

Confo el uso permanente y adecuado del Cdigo de tica produzca los nobles frutos que nos proponemos para el bien y superacin de nuestra Seccin Finanzas y del pas.

Ing. Fredy Solrzano Aguayo. Capitn Esp. Avc. JEFE DE LA SECCIN FINANZAS BACO.

324

PRINCIPIOS DEL PERSONAL DE LA SECCIN FINANZAS

Responsable, en todo momento, por actos u omisiones en que incurra directamente o a consecuencia de mis funciones. Realiza las funciones y actividades con ahnco para lograr el perfeccionamiento laboral y enaltecer a la Seccin Finanzas. Es justo e imparcial en el trato con los subalternos y no ordenarn algo que atente contra su dignidad e integridad moral. Es honesto en todos los actos de la vida profesional y privada. Contribuye con el perfeccionamiento y desarrollo de la Fuerza Area Ecuatoriana. No emite juicios, ni ejecuta acciones que desdigan de su prestigio.

Cumple y hace cumplir la disciplina, la subordinacin y la exactitud en el deber profesional y militar. La verdad es la gua permanente de todas las acciones de la vida.

VALORES DEL PERSONAL DE LA SECCIN FINANZAS

Respeto Patrio.- Sentimiento de profunda veneracin que todo militar debe guardar a los smbolos de la Patria y la estricta observancia de la Constitucin y las Leyes de la Repblica.

Orden.- Hbito de colocar cada cosa en su lugar y proceder sujetndose a las reglas establecidas para su cumplimiento. Moral.- Conjunto de valores que deben cultivarse para predicar el bien y evitar el mal; virtud que debe ser parte del personal que integra la Seccin Finanzas, factor determinante de toda actividad dentro y fuera de sus funciones especficas.

Honradez.- Cualidad con la cual se designa a los integrantes de la Seccin Finanzas que se muestra, en su obrar, como en su manera

325

de pensar, como justa, ntegra en su proceder y actuar, respeta las normas que se considera correctas. Rectitud.Proceder enmarcado en actuaciones correctas y

transparentes. Delicadeza.- Vinculado a la finura, sutileza, suavidad, evita la brusquedad, la violencia; se conduce con afecto y respeto hacia los dems. Subordinacin.- Acatamiento de las rdenes enmarcadas dentro de las normas, reglamentos, emanadas por los superiores; as como el cumplimiento cabal de los deberes inherentes al grado y funcin que le fueren encomendadas. Responsabilidad.- Cumplimiento cabal y correcto de los deberes inherentes al grado y funciones que le fueron asignadas. Espritu de Cuerpo.- Superacin comn y vnculo de solidaridad que hace que se sientan como propios los sentimientos de los dems, generado una corriente de apoyo y respaldo entre los miembros de la F.A.E., implica devocin al reparto al que pertenece, aceptacin de la responsabilidad compartida por todos los individuos que lo conforman y cuidado celoso del honor. Lealtad.- Sentimiento de noble fidelidad y franqueza que permite un ambiente de confianza y seguridad en las relaciones de todos los integrantes de la Seccin Finanzas. Justicia.- Atributo que el personal integrante de la Seccin Finanzas debe poseer que le permite actuar con equidad, imparcialidad, rectitud y firmeza. Honor.- Sentimiento de dignidad moral que se basa en el propio respeto. Disciplina.- Actitud individual o colectiva que asegura una pronta obediencia de las rdenes y la iniciacin de una accin apropiada en ausencia de rdenes.

326

Disciplina Militar.- Estado de acatamiento y obediencia consciente que existe entre el elemento militar y que se manifiesta como el pronto y voluntarioso cumplimiento de todas las rdenes impartidas y en ausencia de ellas interpretar la voluntad del superior, en su alcance y objetivos.

Espritu Militar.- Estado moral, individual y colectivo, amor respeto y sacrificio por la Institucin y por la Patria sin esperar recompensas; es todo acto en el que se siente palpitar la vocacin a la profesin de las armas.

"Lo que fue duro de sufrir es dulce de recordar." Erasmo

No existe moral sin la verdad, por ser la verdad el fundamento principal de la moral, en consecuencia, para lograr y mantener un clima moral y saludable en la Seccin Finanzas, la verdad y la honestidad debe existir en todos los aspectos del servicio.

La moral es un estado del espritu y se conserva al cultivar altos valores de dignidad, lucir el uniforme con orgullo, vestir con correccin, ocuparse cada quien de su trabajo en el rea de sus atribuciones, sin estar pendiente de los dems, pues cada individuo tiene quien lo supervise, y sobre todo, cada uno tiene su propia conciencia, a la cual no se puede engaar.

TICA CORPORATIVA DE LA SECCIN FINANZAS

Entregar a tiempo cada una de sus tareas encomendadas. Ser social y ambientalmente responsable. Salvaguardar su integridad y credibilidad. Ser consistente en el cumplimiento de sus obligaciones.
327

Proveer ambiente laboral sano y seguro.

TICA PERSONAL DE LA SECCIN FINANZAS

El tiempo laboral debe dedicarse de manera exclusiva a la Seccin Finanzas. Respetar la informacin confidencial de la Seccin Finanzas. No realizar actividades fuera de las enmarcadas dentro de sus funciones durante la jornada laboral.

"Donde hay una empresa de xito, alguien tom alguna vez una decisin valiente Peter Drucker

Ing. Fredy Solrzano Aguayo. Capitn Esp. Avc. JEFE DE LA SECCIN FINANZAS BACO.

328

Anexo B1: Carta de compromiso del Cdigo de tica de la Seccin Fianzas de la Base Area Cotopaxi.

CARTA DE COMPROMISO DEL CDIGO DE TICA Seccin Finanzas de la Base Area Cotopaxi Pg. 1
FORMULARIO Yo, ___________________________________, en mi calidad de ____________________________________,declaro y certifico que he recibido, ledo y entendido el presente Cdigo de tica de la Seccin Finanzas y estoy de acuerdo en todo su contenido. Me comprometo a cumplir y aplicar todo lo establecido en el Cdigo de tica y a no realizar actos antiticos. Acepto el cumplimiento de lo establecido y me someter al fiel cumplimiento de mis actos morales considerando una falta grave ofender a mis principios y valores, y me someter a las sanciones conforme lo decida la administracin de la Seccin Finanzas.

Atentamente,

Nombre:______________________________________________ Grado:________________________________________________ Cargo:________________________________________________

Firma:____________________ C.I.: ____________

Elaborado por: Patricia Caar

329

ANEXO C: Cuadros de los Activos Fijos que dispone la Seccin Finanzas.

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Sr. Eduardo Zurita Encargado Inventarios de la BACO

330

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Sr. Eduardo Zurita Encargado Inventarios de la BACO

331

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Sr. Eduardo Zurita Encargado Inventarios de la BACO

332

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Sr. Eduardo Zurita Encargado Inventarios de la BACO

333

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Sr. Eduardo Zurita Encargado Inventarios de la BACO

334

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Sr. Eduardo Zurita Encargado Inventarios de la BACO

335

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Sr. Eduardo Zurita Encargado Inventarios de la BACO

336

Fuente: Seccin Finanzas BACO Elaborado por: Sr. Eduardo Zurita Encargado Inventarios de la BACO

337

ANEXO D: Fotografas del Levantamiento de Procesos de la Seccin

Finanzas
Jefe de la Seccin Finanzas BACO.

Supervisor de la Seccin Finanzas BACO.

338

Presupuesto Seccin Finanzas BACO.

Inventarios Seccin Finanzas BACO.

339

Recaudaciones Hospital Bsico BACO Latacunga.

Secretara Seccin Finanzas BACO.

340

Impuestos Seccin Finanzas BACO.

Mensajero de Asuntos Militares Seccin Finanzas BACO

341

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD
Latacunga, Octubre del 2013.

AUTORA:

___________________________________________ CAAR ORTIZ GLORIA PATRICIA C.I. 0503232209

Director de la Carrera de Ingeniera en Finanzas y Auditora CPA:

_______________________ ING. XAVIER FABARA

Unidad de Admisin y Registro:

____________________________ DR. RODRIGO VACA CORRALES

342