UNIVERSITATEA ARTIFEX DIN BUCURESTI Dan TOGOE AUDIT INTERN Bucuresti 2007Cuprins Cap.1.Continutul controlului intern, 5 1.1, Societatea, un imens sistem functional 5 1.2. Subsistemul economic, parte componenté a 9 sistemului social 1.3. Managementul si funefiile acestuia ll 1.3.1. Planificarea 1 1.3.2. Organizarea 15 1.3.3. Comanda 16 1.3.4. Coordonarea 16 1.3.5. Controlul, functie esentiala a managerului 16 Cap.IL. Obiective, riscuri, control, asigurare 20 2.1. Obiective 20 2.2. Riscuri 24 2.2.1. Identificarea riscului 26 2.2.2. Evaluarea riscului a 2.2.3. Reactia la rise 28 23. Controful 30 2.3.1. Control centralizat-Control descentralizat 31 2.3.2. Forme de conirol 32 2.3.2.1. Controlul directional 33 2.3.2.2. Controlul preventiv 34 2.3.2.3.Controlul detectiv 37 2.3.2.4. Controale corective2.3.3. Orizontul de asteptare fafa de functia de] 39 control 2.4. Sisteme de control utilizate in Uniunea Europeand 40 Cap.III. Norme profesionale ale auditului intern 50 3.1. Setul de standarde profesionale sau cadrul de} 52 referinta 3.1.1. Definirea funcfiei de audit 53 3.1.2. Cadrul deontologic 57 3.1.2.1. Principii fundamental 58 3.1.2.2. Reguli de conduités 59 3.1.2.3. Aplicabilitatea regulilor de conduit 60 3.1.3. Norme profesionale 62 Cap.IV. Planul de audit public intern. Elaborarea| 64 planului de audit public intern. Realizarea si urmirirea sa. I. Fond de timp necesar, Fond de timp disponibil | 64 anual 4.2. Inventarierea elementelor auditabile 71 4.3. Cuantificarea fondului de timp total necesar 2 44. Cuantificarea fondului de timp disponibil anual 74 43. Compararea fondului de timp disponibil anual cul 75 fondul de timp total necesar si ajustarea lor. 4.5.1. Compararea fondului de timp disponibil anual | 75 cu fondul de timp total necesar 4.5.2. Ajustarea fondului de timp disponibil anual sia| 77 fondului de timp total necesar 4.6. Calculul coeficienjilor de rise pentru elementele| 4 auditabile 4.7. Ordonarea elementelor auditabile 894.8. Structura planului de audit intern 90 4.9. Plan strategic gi plan anual 91 Cap.V. Desfasurarea auditului public intern 98 3.1. Tipuri de audit intern 98 5.2. Normele metodologice privind misiunea de audit} 103 public intern 5.3. Pregatirea misiunii de audit public intern 104 5.3.1. Ordinul de serviciu 104 5.3.2. Declaratia de independenta 104 5.3.3. Notificarea privind declansarea misiunii de] 104 audit 5.3.4. Colectarea si prelucrarea informatiilor 104 5.3.5. Analiza riscurilor 106 5.3.6. Elaborarea programului de audit public intern | 108 5.3.7. Sedinja de deschidere 108 5.4, Intervenfia la fata locului 109 5.4.1. Colectarea informatiilor 109 5.4.2. Constatarea si raportarea iregularitailor 112 5.4.3. Revizuirea documemelor de lucru 112 S44. Sedinja de inchidere 113 3.5. Raportul de audit 113 5.5.1, Elaborarea proiectului de raport de audit 113 5.5.2. Transmiterea proiectului de raport de audit 116 3. Reuniunea de conciliere 116 5.54. Raportul de audit public intern 116 5.5.5. Supervizarea 1185.5.6. Difuzarea raportului de audit 119 5.6. Urmarirea implementirii recomandirilor 119 Cap.VI. Misiunea de audit public intern. Studiu de| 126 caz. Organizarea sistemului cotabil si fiabilitatea acestuiaCapitolul I 26 Continutul Controlului Intem 26 1.1. Societatea un imens sistem functional. 26 1.2, Subsistemul economic, parte componenti a sistemului social 32, 1.3, Managementul gi functii asimilate acestuia 35 1.3.1. Planificarea 36 1.3.2. Organizarea 40 1.3.3. Comanda 42 1.3.4, Coordonarea 43 1.3.5. Controlul-functie esentiala a managementului. 43 Capitolul IT 48, OBIECTIVE, RISCURI, CONTROL, ASIGURARE 48, 2.1. Obiective 48 2.2. Riscuri 54 2.2.1, Identificarea riscurilor. 37 Cap. IH. Norme Profesionale ale Auditului Intern 91 Definirea auditului, tinde s& devind o tentativa extrem de complicat& avand in vedere proliferarea extrem de rapid a termenului. in tot felul de imprejurari, nofiunea confer celui care o utilizeaz cu sau fri rost, un aparent aer intelectual $i monden deopotriva, cuvantul tinzdnd sa igi dilueze valoarea semanticd si de aici si pind la definitii eronate riméndnd decat un singur pas. 91 Termenul de audit in sensul si cu semnificatiile care tind sa i se atribuie ultima perioada de timp a aparut relativ recent. 91 Ceea ce considerim ci trebuie retinut din istoria atat de des invocati este c& auditul intern reprezint& o definire atribuit& recent unei nofiuni vechi de cand Jumea. a1 Dintotdeauna, pentru a putea trage concluzii asupra mersului unei afaceri, au existat pe de o parte oameni care, au transmis cunostinte gi in formatii acumulate i oameni care au ascultat, au prelucrat informatiile dobandite si au tras concluzii folositoare pentru afacerea sau inifiativa care pentru ei prezenta interes. ol Asemeni personajului lui Moliere care dupa o viati triiti in ignoranti este strifulgerat de revelatia in urma cAreia constata cu uimire cf roatd viata flcuse prozii, omenirea a practicat auditul inci din vremuri care nu pot fi localizate cu precizie, fara s& constientizeze acest fapt. 91 Dupa Collins siValin, auditul poate fi localizat in anul 2000 inainte de Cristos, iar evolufia sa poate fi sintetizat& dupa cum urmeaz 2 Perioada 92 Solicitantii auditului 92Auditor, Obiectivele auditului 2000 i H-1700 .H Regi, imparati, conducdtori ai biserici si in stituti ale statului Clerici sau scriitori Pedepsirea celor ce deturneaza fonduri;, Protejarea patrimoniului 1700-1850 Institutii ale statului, tribunale comerciale gi actionari Contabili Reprimarea fraudelor si pedepsirea celor care le produc; Protejarea patrimoniului 1850-1900 Institutii ale statului gi actionari Profesionisti contabili sau juristi Evitarea fraudelor si atestarea fiabilitatii bilantului contabil. 1900-1940 Instituti ale statului gi actionari Profesionisti ai auditului si ai contabilitatit Evitarea fraudelor si erorilor gi atestarea fiabilititii situafiilor financiare. 1940-1970 Institutii ale statului, banci gi actionari Profesionisti ai auditului si ai contabilitagii Atestarea sincerititii si regularitiii situafiilor financiare, 1970-1990 Institutii ale statului, terti gi actionari Profesionisti ai auditului ai contabilitatii gi ai consultantei Atestarea calititii controlului intem gi respectarea normelor contabile gi a normelor de audit. incepand din 1990 Institutii ale statului, terti gi actionari Profesionisti ai auditului si ai consultantei Atestarea imaginii fidele a conturilor gia calitatii controlului intern in concordant cu normele. Protejarea contra fraudei internationale. La origini, cuvntul audit provine din latinescul audire, care inseamni a asculta Conform dictionarului explicativ al limbii romaine, auditor este acea persoand 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 92 care asculté un curs, 0 conferinfi, un concert, prin extensie actiunea de auditare find aceea prin care o persoana pleaci urechea la interlocutor, acordaind atentieopiniilor exprimate de acesta. Este vorba de a asculta pe cineva care prezinti 0 informare, o sintez’, o dare de seam, un raport. 92 in limba englezi, verbul to audit-auditing, se traduce prin a controla, a verifica, ‘a supraveghea, a inspecta. 3 Auditul a cunoscut de-a lungul timpului o diversificare, o tendint& de translatare de la analiza gi evaluarea componentelor economico-financiare ale societitilor comerciale, la componentele sociale de nivel global, vorbindu-se astazi tot mai des de un audit al calitifii, audit al sistemelor informafionale, audit social, audit juridic, audit industrial, audit al mediului ecologic global, audit al productiei, audit al marketingului, ete. 93 Referitor la auditul inter, a trebuit ca omenirea si treacd prin criza de supraproductie din 1929-1933 din SUA, pentru a se inventa termenul de audit intem definindu-se astfel o activitate, existent inainte de aparitia Imperiului Roman. 93 Pentru a-si salva companiile de efectele devastatoare ale crizei de supraproductie, care in anii 1929-1933 bantuia Statele Unite ale Americii, asemenea ciumei care periodic devasta Europa medieval’, patronii acestora au angajat companii de consultanta specializate, care si-au utilizat personalul gi experienta dobanditi in timp pentru a identifica in regim de urgent& cdi gi mijloace de salvare pentru entitatile economice amenintate de spectrul crahului economic. in munca de identificare a cailor i mijloacelor de eficientizare a activitatii gi in fapt de salvare a companiilor, expert exteri, utilizau serviciile diferitilor specialisti angajati in cadrul diferitelor compartimente functionale, familiarizati cu problemele curente, capabili si pund operativ la dispozitia expertilor externi date si situafii necesare muncii efectuate de acestia. Dup& retragerea expertilor extern, cei care colaboraseri cu ei din interior gi-au continuat munca inceputi si au ajuns ca in timp s& devind la randul lor specialisti, in masura s& ofere solutii si consiliere conducerii in domenii care priveau eficientizarea activititii economice. in literatura de specialitate se apreciazi cX acesta ar fi momentul aparitiei auditului intern 93 Dup’ oficializare, progresand ca sferi si continut, auditul intem s-a conturat ca 0 profesie de sine stititoare, flexibili i dispus in permanenti si accepte provocirile, devenind astizi fara nici un fel de indoiala un instrument putemic de identificare gi gestionare a principalelor riscuri cu care se confrunt® entititile economice. 94 Apropiat initial functiei financiar-contabile, functionand de cele mai multe ori ca un instrument al acesteia, auditul intem a suferit in timp 0 deplasare evidenti cdtre functia de conducere a entititilor economice, sprijinind-o in realizarea obiectivelor propuse. 94in multe state ale lumii auditul intem a cunoscut o evolutie ascendenta. in timp, datorita cresterii rolului si pozitiei sale, au fost create organizatii profesionale nationale bine structurate cu statute si reguli de functionare riguroase. 95 La nivel mondial, activitatea de audit intern a fost unificata gi s-au creat conditiile pentru desfigurarea unei activititi coordonate. Centrul de coordonare al auditului intem este Instinute of Internal Auditors - ITA, eu sediul la Orlando - Statele Unite ale Americii, care reuneste organizafii de audit intern din peste 80 de tari ale lumii 95 Una dintre cele mai dinamice si performanfe forme de organizare a auditului intern se aflé in Franta, poarté numele de Instinuul Francez al Auditului siControlului Intern LFACT i nu mara aproximativ 2000 de membri, 95 3.1, Setul de standarde profesionale, sau cadrul de refering. 95 Ceea ce caracterizeaza activitatea de audit intem, desfigurati sub egida IIA, este ci cei care practicd aceasta profesie, trebuie sa se raporteze la un cadru de referinfa sau un set de standarde profesionale, unanim acceptate chiar daca firesc dealtfel, conditiile economice, legislative sau sociale in care se desfigoar’ activitatea de audit intern sunt diferite de la o tar la alta, Consecinta fireasca a diferentierilor si particularitagilor existente in cadrul fiecirei firi este ca desi se impune raportarea obligatorie la un cadru normativ riguros si general valabil, auditul intern trebuie si fie totusi suficient de flexibil incat si identifice modalititile prin care particularul s& poata raispunde la exigentele impuse de cadrul normativ general si s4 se poata adapta la rigorile acestuia. 95 Cadrul de referint& sau setul de standarde profesionale la care trebuie si se raporteze practica auditul intern in fiecare far, cuprinde céteva componente sau repere esenfiale precum: 96 ~ definitia auditului intern; 96 - codul deontologic; 96 ~ normele profesionale, 96 ~ modalitifile practice de aplicare, 96 = sprijinul pentru dezvoltarea profesional 96 Cu alte cuvinte, pentru a putea exercita activititi de audit intern sub egida IIA, trebuie ca la nivel national, s& fie definita functia auditului intern, sa fie insusit codul deontologic al IIA, sa fie acceptate normele profesionale si modalitatile practice de aplicare gi s8. se acorde sprijin pentru dezvoltarea profesional sustinuti a practicantilor, in functie de specificul fiecdrei tari, fird ins a depasi cadrul normativ impus de IIA. 96 3.1.1. Definirea functiei de audit intern. 7O prima component a cadrului de referinfa il reprezinta definirea funetiei de audit intern, Este normal ca inainte de orice demers si se defineasc& nofiunile cu care se opereaza, fiecare fara afiliata la ITA, trebuind si defineasca functia auditului intern, pastrand ins in mod obligatoriu in cuprinsul definirii elementele pe care IIA le-a proiectat pentru definirea functiei 7 Cadrul de referinta sau standardele profesionale ale IIA, definesc auditul intern ca pe 0 activitate de asigurare yi de consiliere acordati conducerii entititilor unde este organizata activitatea de audit intem. Conform definitiilor ILA, prin asigurare se inelege o examinare obiectivit a elementelor probante, efectuatit in scopul de a furniza entitéyii o evaluare independenti a proceselor de ‘management al riscurilor, de control sau de conducere a entitiit 7 Serviciile de asigurare, presupun evaluarea obiectiva de catre auditorul intern a elementelor probante in scopul obfinerii unei opinii sau a unor conchuzii independente cu privire la un proces, sistem, subiect sau spef’. De regula, in serviciile de asigurare sunt implicate trei part 97 - persoana, grupul, procesul, sistemul sau subiectul asupra 98 chruia se exercit& auditul, 98 ~ _ persoana sau grupul de persoane care efectueaz misiunea, respectiv auditor; 98 = persoana sau grupul care foloseste evaluarea, sau beneficiarii auditului, .98 Auditul inter este o activitate care se desfaigoara in anumite conditii, acoperind anumite domenii, activitatea fiind organizati pentru atingerea unui anumit obiectiv. 98 Domeniile pe care incearci sa le abordeze auditul inter in viziunea ILA, sunt 98 = riscul; 98 + controlul intern: 98 98 = guvernanta enti Scopul final al activitaii de audit intern este de a aduce un plus de valoare entititilor in cadrul c&rora este organizat si se desf&soar’ 98 A aduce sau a adauga un plus de valoare, inseamna c& entitatea trebuie si inregistreze un beneficiu in urma exercitirii activititilor de audit intem, materializat nu neaparat la nivelul ameliorarii elementelor direct vizate (risc, control intern, conducere), ci in timp poate chiar la majorarea efectiva a profitului real al entitati. 98 Notiunea de plus de valoare rmane in opinia multor teoreticieni ai auditului inten una care nu este clarificati pe deplin, in sensul c& nu au putut fi kimurite 99= ce inseamna in termeni reali nofiunea de valoare adiugat, obfinuté. in urma activititilor de audit public intem ? 99 = care sunt caile concrete prin care se poate obtine si maximiza valoarea adiugati obtinuti in urma exercitirii activititilor de audit inter ?. 99 - cum se poate cuantifica gi masura valoarea adaugata creat in urma desfigurarii activititit de audit intern ? 9 Avaind in vedere complexitatea activititii de audit inter, este usor de imaginat ca in privina definirii conceptului exist pareri diferite care ins niciodat nu vizeazi elementele si conceptele de fond stabilite de IIA. 99 Astfel, conform Instinue Internal Auditors (IA): ”Auditul intern este 0 activitate independent si obiectiva de asigurare $i consiliere, conceputtt si aducd un plus de valoare si st: imbundidteascé activitatea organizatiei. Auditul intern ajuté organizatia si isi atingd obiectivele printr-o abordare sistematica si metodicd, sa evalueze $i Sd imbundiifeascd eficacitatea gestionéirii riscurilor, a proceselor de control si de guvernare a inireprinderii” 100 Pe de alti parte, Institutul Francez al Auditului si Controlului Intern(1F ACD, defineste auditul intern, ca o activitate independent si obiectiva, care dé unei organizajii o asigurare in cea ce priveste gradul de control asupra operatiunilor, o indrumé pentru a-i imbundiiti operatiunile si contribuie Ta adaugarea unui plus de valoare. Auditul intern ajutd aceasta organizagie si iyi atinga obiectivele, evaludnd printr-o abordare sistematicd si metodica, procesele sale de management al riscurilor, de control si de guvernare a intreprinderii, facdnd propuneri pentru a le consolida eficacitatea. 100 Simpla lecturare a celor doua definitii, scoate in evident& faptul nu exist deosebiri de fond ci mai degraba mici diferente referitoare la plasarea termenilor in cuprinsul definitiilor. Indiferent de modul in care se face enuntul, in ambele exprimari, se refine prezenta urmatoarelor idei: 100 ~ auditul intern este 0 activitate independenta si obiectivas, 101 ~ este 0 activitate de asigurare gi consiliere, 101 101 101 - auditul intern abordeaza in mod sistematic si metodic procesele de. 101 management al riscurilor, de control si de guvernare a intreprinderii, 101 Legea nr.672/2002, privind auditul public intern din Romania, defineste auditul public intem ca pe o activitate functional independenta si obiectivd, care dt asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor gi cheluielilor publice, perfectionand activitiile entitcii publice; ajuté entitatea publicét sit isi indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica simetodica, care evalueazé si imbundudteste eficienta $i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului sia proceselor de administrare. 101 Spre deosebire de definitiile anterioare referitoare la auditul intern legea romaneasca, reglementeaza auditul public intem doar in institutiile publice in ceea ce priveste veniturile publice, utilizarea acestora si administrarea patrimoniului public. in lini mari, ea se aliniaz& standardelor internationale, find centrat4 in jurul unor nofiuni precum: independent si obiectivitate, asigurare gi consiliere, abordare sistematica si metodicd si gestiunea riscului, dar nu se poate si nu fie remareat faptul c in comparatie cu definitiile de mai sus, in definifia adoptata de legea romaneasca apare formularea dt asigurdiri si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, ceea ce aparent reprezinti o limitare a sferei auditului intem, doar la nivelul veniturilor i cheltuielilor institutiilor publice. 102 in Romania legea nr. 672/2002, reglementeaz auditul public inte si nu auditul intern, aga cum este el definit prin normele ILA. 102 Dupi cum se poate observa, sfera reglementat& de legea roméneasc&, este una restrinsé. Dac normele ITA, se referi la auditul inter in general, stabilind reglementiri referitoare la entititi economice in general, legea roméneasc’ are o sferi mai restransi reglementnd asa cum rezulti gi din titulatura acesteia auditul intern doar la nivelul entititilor publice. 102 Sentimentul de aparenta limitare a sferei auditului in Romania este generat si de orientarea auditului public intern doar la nivelul activititilor financiare si de administrare a patrimoniului entititilor publice, asa cum rezult& din continutul art.3(2) din Legea nr.672/2002, in care se mentioneaza cf sfera auditului public intem cuprinde: 103 a. _activititi financiare sau cu implicati financiare desfigurate de entitatea public& din momentul constituirii angajamentelor pind la utilizarea fondurilor de catre beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistenta extern’, 103 b. constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea gi stabilirea tithurilor de creanti precum si a facilititilor acordate la incasarea acestora, 103 c. administrarea patrimoniului public, precum gi vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unitatilor administrativ-teritoriale; 103 d. _ sistemele de management financiar si control, inclusiv contabilitatea sisistemele informatice aferente. 103Pe de alta parte insi, desi doar doua la numar, obiectivele auditului publ intern, stabilite la art. 3(1) din lege confin un grad mai ridicat de generalizare, ficdnd referire la 104 a, _asigurarea obiectiva si consilierea, destinate si imbunatateasca sistemele gi a ctivititile entitatii publice; 104 b. _ sprijinirea indeplinirii obiectivelor entitatii publice, printr-o abordare sistematica si metodic®, prin care se evalueazi si se imbunatiteste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului gia proceselor administraii. 104 Sintetizand, se poate spune c& legea auditului public intern din Romania, reglementeaz auditul la entitatile publice. 104 Sfera de cuprindere a auditului public intem, vizeaz’ fondurile publice din punet de vedere al formarii gi utilizirii lor, pe cind obiectivele auditului public intern, aga cum sunt formulate in lege, exced sfera, au un grad mai mare de generalitate gi se focalizeazi pe sistemele gi activitatile entitatii publice, precum si pe obiectivele gi sistemele de conducere ale acesteia. 104 Focalizarea sferei auditului public intern, pe problematica gestionarii fondurilor entititii gi patrimoniului acesteia, se datoreazd exigentelor impuse Romaniei de aderarea la Uniunea Europeana, care aduce cu sine cerinfa dea avea solide de management financiar siimpune existenfa unor cerinfe speciale cu privire la utilizarea adecvati a fondurilor provenite de la Uniune, precum gi a fondurilor publice ale Romaniei 104 Raportul dintre sfera siobiectivele entitatilor publice poate fi reflectat dupa cum urmeaza: 105105 Se poate constata ca sfera auditului intern, impreund cu obiectivele acestuia reflectate prin sigefi, tind s& acopere intreaga arie a entitiilor publice......... 105 3.1.2. Codul deontologic 105 in conformitate cu prevederile cadrului de referin{S impus de IIA, auditul public intern nu poate fi conceput in afara unui cod deontologic riguros, prin care se stabilesc principiile de conduiti si obligatiile auditorilor intemi 106 Codul Deontologic al Institutului, are drept scop, promovarea unei culturi a eticii_ in cadrul profesiei de audit inter, Profesia a adoptat un astfel de cod avind in vedere increderea acordata auditului, pentru a oferi o asigurare obiectiva in ceea ce priveste procesele de management al riscurilor, de control si de guvemanti a intreprinderii. Codul deontologie se aplici att persoanelor cat si organismelor care furnizeazi servicii de audit 106 Codul deontologie se aplic& persoanelor si entititilor care ofera servicii de audit inter, IIA, impune respectarea codului de conduit a auditorilor intemi, de asa manierd inedt orice abatere de la prevederile codului, sau alte abateri care mu sunt cuprinse in continutul codului dar sunt contrare spiritului acestuia, sunt analizate in conformitate cu prevederile din statutul institutului adoptindu-se masuri disciplinare impotriva celor vinovati de incaleari dovedite ale codului deontologic. 106 Conform definitilor date de IIA, Codul Deontologic dupa care se desfigoara activitatea auditorilor intern afiliafi la IA, are douk componente principale: 107- _ prineipiile fundamentale valabile pentru profesia gi pentru practica auditului intern; 107 - _ reguli de conduit care descriu normele de comportament asteptate de Ia auditorit intemi de multe ori in situatii particulare gi care ajut& auditorii s& aplice in practica principiile fundamentale. 107 3.1.2.1-Prineipiile fundamemale 107 Principiile fundamentale care guvemeazi activitatea de audit intem stabilite de IIA, cdrora trebuie si se supund necondifionat cei care practic’ auditul intem, sunt: integritatea, obiectivitatea, confidentialitatea si competenta. 107 Integritatea, sti la baza increderii si credibilitatii acordate judecatilor emise de auditori. A fi cinstit si incoruptibil in activitatea pe care o desfigoar’, reprezint& in viziunea ILA, 0 garantie suplimentara pentru auditori in ceea ce priveste valoarea rezultatelor. Auditorul inter, este obligat ca in baza acestui principiu, s8 igi indeplineasc& misiunea cu onestitate, constiinciozitate gi responsabilitate, s& respecte legea, si nu ia parte in mod constient la activit ilegale sau sa se angajeze in acte dezonorante. 107 Auditorul trebuie si respecte gi si contribuie la indeplinirea obiectivelor etice gi legitime ale entititii. In acceptiunea data de ILA, legitim este ceea ce trebuie realizat pentru a aplica legea si reglementirile legale, iar etic este ceea ce tine de moralti gi de valorile atagate acesteia. In acest punct trebuie amintit c valorile morale reprezint& o component care nu poate fi cuantificati sau abordati in mod rigid, avand un caracter national i implicit elemente de diferentiere fata de alte valori morale acceptate intr-o alté variant national. De toate aceste aspecte auditorul intem trebuie s& tind cont. Conform prineipiului integrit’fii, auditorul trebuie s& dea dovada de discemamant si si resping& cu propria judecat& si cu instrumentele de lueru de care dispune, acele situatii care chiar dacd nu sunt explicit tratate in norme ca nelegitime sau neetice, el apreciazii cd trebuie abordate ca atare. 108 Obieetivitate Obiectivitatea, reprezint& acea atitudine intelectuala impartial, care necesitd o independenti de spirit gi de judecats gi care implic& faptul c& auditorii intemi nu igi subordoneaza propria judecata altor persoane. In acest sens, aprecierile lor trebuie sa se bazeze pe fapte sau dovezi gi pe activitagi indiscutabile lipsite de orice prejudecatd. 108 Pentru actiunile lor, intreprinse cu bund credint4, in exercitiul atributilor gi in limita acestora, auditorii intemni nu pot fi sanctionati sau trecuti in alta functie de conducerea entitatilor in care igi desfasoard activitatea. 109 Confidengiatitate Confidentialitatea reprezinta un principiu fara de care auditul inter ar fi de neconceput. In activitatea pe care o desfagoar’, auditorul intra contact cu documente, date si in formatii al c&ror continut reprezinta secrete aleentititi, Fiecare unitate are propriile secrete pe care le protejeazi fai de concurenti sau de terte persoane fizice sau juridice gi a c&iror divulgare i-ar produce prejudicii in desfiigurarea in continuare a activititilor curente sau de perspectiva, 109 Auditorii interni nu pot divulga nici un fel de date, fapte, sau situatii pe care le- au constatat in cursul ori in legaturd cu indeplinirea misiunilor de audit public intem. Auditorii interni sunt responsabili de protectia documentelor referitoare Ja auditul public intern desfigurat la o entitate publicd. Acest principiu nu reprezinta doar un element consemnat la nivelul codului deontologic al auditului intern, Pentru a-i intari greutatea si importanta, el a fost inclus gi in confinutul legilor de organizare si functionare a auditului inter. 109 Competenta Perceptia generali este ci auditorul intern este acea persoand capabili si cunoasci totul despre entitate, c& in baza acestui atribut auditorul poate fi numit pe bund dreptate sfetnicul managerului, pe care il consiliaza gi cfruia ii ofera sfaturi gi in drumari menite sA contribuie la atingerea obiectivelor pe care acesta impreuna cu colectivul managerial sile-a propus. In mare parte, cele prezentate sunt adevirate. Se pune insi intrebarea ce sti la baza competentelor gia tributiilor deosebite ale auditorilor interni, Singurul rispuns corect este acela al competentei profesionale a auditorilor interni. 110 3.1.2.2. Reguli de conduits 110 Regulile de conduit descriu normele de comportament asteptate de la auditorii interni. Aceste reguli reprezint& un sprijin pentru punerea in practic’ a principiilor fundamentale gi au drept scop orientarea conduitei etice a auditorilor. 110 Intre normele de conduit& definite de principii gi cele definite de regulile de conduit existi diferente. 110 Daca auditorii igi limiteazi comportamentul la nivelul minim prevazut, aceasta nu sugereazii 0 conduit’ inadecvati sau nesatisficitoare. Se poate presupune ci profesia a fixat standarde suficient de inalte pentru a ne permite si considerim satisfcdtoare o conduit’ respectind nivelul minim recomandat, Cu alte cuvinte atunci cdnd se evalueaz4 comportamentul unui auditor, nu poate fi vorba de sttictefe gi rigiditate. Comportamentul auditorului poate fi apreciat in cadrul uunor limite largi stabilite pe de o parte intre principii care reprezinta limita superioari a asteptarilor gi regulile de conduit, mai flexibile si mai tolerante. 110 La ce nivel se situeaz comportamentul unui auditor in practica? Ca gi in cazul altor profesii, nivelul calitativ al comportamentului diferd de la un practician la altul, Majoritatea auditorilor se comporta la nivel inalt, la nivelul principiilor.Existé gi cazuri izolate care nu se ineadreaz in normele minime definite de principii mW 3.1.2.3. Aplicabilitatea regulilor de conduit Mt Regulile de conduita, se aplic& tuturor auditorilor intemni, precum si serviciilor prestate de acestia mn Valoarea unui audit, poate depinde in mare masura de modul cum este perceputii de cate partenerii implicati in auditul intern independenta auditorului inter 1 in practica, independenta inseamna a adopta un punct de vedere nepirtinitor in cursul executarii misiunii de audit. Dac auditorul intern protejeazA o persoand implicat& intr-un anumit grad, atunci el nu mai poate fi considerat independent. Independenta trebuie privitd ca cea mai importantd trisdturd a auditorului intern. increderea manifestati de persoanele care valorifica rezultatele muncii auditorului inter, se bazeaza pe atitudinea sa nepartinitoare, Prin urmare, nu este surprinzator faptul ci independenta este privita atat ca standard cat si ca regula de conduita. 112 Pe liga faptul cd este esential ca auditorii interni sé pastreze o atitudine independent& in cursul exercitarii atributiilor, important este si increderea pe care utilizatorii muncii auditorilor interi trebuie s& o aiba in aceasta independenta, Aceste doua obiective sunt denumite independenfi faptica si in dependent aparenti. 112 Independenta faptica rezulta din conduita auditorului care reuseste si pastreze © independent pe toatd durata desfisurarii misiunii, iar independenta aparentd este rezultatul interpretirilor pe care persoanele implicate in desfigurarea auditului le lanseaza referitor la aceasta independent, Dac& auditoriiar fi independenti in fapt, dar dac& o parte din cei implicati_ in audit gi rezultatele sale ar considera c& auditorul a favorizat o anumita persoani in legitura cu un anumit aspect, atunci valoarea auditului intern ar scidea considerabil. Altfel spus, auditorul intern trebuie si igi pastreze independenta pe toati durata desfisuririi misiunii de audit, dar s& se comporte de aga manier’ incat independenta sa sa fie perceputi ca atare de tofi acei care sunt implicati intr-o forma sau alta in desftigurarea misiunii de audit 2 Desi independenta este un factor critic pentru asigurarea increderii, este importanta si aderarea la celelalte reguli de conduit stabilite de codul deontologic. 113 Integritatea si obiectivitatea inseamna impartialitate in prestarea serviciilor specifice functiei. in prestarea oricarui serviciu de specialitate, un auditor isi va pastra obiectivitatea 51 integritatea, va evita conflictele de interese, nu va prezenta cu buna stiinta informatii eronate gi nu-si va sacrifica propriulrationament in favoarea opiniilor altor persoane, Pentru a ilustra sensul integrititii $i obiectivititii, s& presupunem ci in misiunea pe care o desfigoar’, un auditor apreciaza ca s-ar putea ca o parte din creantele avnd ca sursi clienti, s& nu fie incasate, dar accept& opinia exprimat de contabilul sef, potrivit careia creantele vor fi incasate fara probleme de la client fara a face el insugi o evaluare independenta a solvabilitatii debitorilor. in aceasté situatie, auditorul si-a neglijat atributiile gia dat dovadi de lipsi de obiectivitate.....113, Sa presupunem pe de alti parte c& auditorul inter consiliaz’ compartimentul financiar contabil cu privire la intocmirea declaratiilor fiscale. Cu aceasti ocazie el incurajeaza includerea in structura declaratiei a unor cheltuieli deductibile pe care le consider’ adecvate, desi nu dispune de suficiente informati justificative in acest sens. O asemenea atitudine nu ar reprezenta neapiirat o incilcare a integrititi si obiectivititii auditorului intern. Daci insa auditorul incurajeaza includerea in categoria cheltuielilor deductibile a unor cheltuieli despre care are siguranta ci nu pot dobandi acest caracter, dar exist indicii c4 nu vor putea fi depistate de controlul fiscal, atunci cu sigurant’ limitele integritaqii gi obiectivitiqii auditorului intem vor fi cu mult depagite Din pacate aceasta situatie este din ce in ce mai intalnit’ in Roménia, valoarea profesionistilor fiind apreciata de uni manageri, dupi abilititile manifestate de acestia pe linia identifi it mai multor astfel de situatii, care practic eludeazi legislatia fiscal a tari 14 Auditorii intemi nu ar trebui sa igi subordoneze rationamentele proprii opiniei sefilor ierarhici, Auditorii raspund pentru propriile rationamente exprimate prin documentele de lucru intocmite si nu ar trebuie si igi modifice concluziile la cererea unor terte persoane indiferent de pozitia ocupati de acestea pe scara ierarhicd a entitifii, cu exceptia situatiilor in care auditorul este de acord cu coneluzia superiorului sau. 14 Lipsa conflictelor de interese, echivaleaz8 cu absenta unor relatii care ar putea afecta obiectivitatea sau integritatea. De exemplu ar fi inacceptabil ca un auditor cate este gi jurist, SX reprezinte interesele entititii in diverse litigi Juristul apara interesele clientului pe cand auditorul trebuie s4 rimand impartial : us in ceea ce priveste confidentialitatea, este esential ca auditorii sA nu dezvaluie informatiile confidentiale obtinute in cursul desfisurdrii misiunilor de audit. 1s Pe parcursul unei misiuni, auditorul obtine o cantitate considerabila de informatii de naturi confidential, inclusiv salariile primite de angajati sau manageri, metode de calculare a prefului produselor, planurile publicitare, elemente privind calculul costurilor, rezultatul unor litigii ce nu poate fi ficutpublic, etc... Dac& auditorii ar divulga aceste informafii sau parti din ele unor persoane din afara enti irora in mod firesc, li s-a refuzat accesul la aceste informatii, atunci relatia auditorului cu managerul ar fi grav afectatal ls in mod normal, documentele elaborate de auditor in cursul misiunii sau misiunilor desfasurate, pot fi puse la dispozitia unei terfe persoane numai cu acordul explicit al managerului sau ordonatorului de credite care a dispus efectuarea misiunilor de audit intern, Exceptia de la aceasti reguld o reprezint& solicitarea adresati de organele de cercetare sau instantele de judecati in cadrul unui proces. Daci\ instanta de judecata solicit documente, acestea vor fi puse neintarziat la dispozitia acesteia, dupa ce a fost informat despre aceasta managerul entitatii. 15 Referitor la codul deontologic, Legea nr. 672/2002, privind auditul public inter, subliniaza c& audinul intern, trebuie sd isi indeplineased atributiile in ‘mod obiectiv $i independent, cu profesionalism si integritate si potrivit normelor si procedurilor specifice activitaii de audit public intern, Prin aceasta prevedere, se recunoaste i se accepta prevederile codului etic specific IIA. . 116 3.1.3. Normele profesionale. 116 Auditul intern nu poate exista in afara unor norme profesionale, care fi orienteazi pe auditorii in misiunile de audit pe care le desfigoari in diferite medii gi situafii concrete. Respectind doar Codul deontologic, auditorul intem nu poate actiona gi dezvolta profesia. Are nevoie ca orice meserias de Instrumente gi tehnici de Iucru pe care si le aplice la solutionarea unor situatii conerete. 116 in primul rand functia de audit intem trebuie s& se desffigoare in limitele impuse de un set de principii de baz: 117 Principiile de baz nu se pot aplica decat in perimetrul unui eadru de referinti, in interiorul ciruia se organizeaza diferitele activitati de audit intern. Poate fi apreciat drept cadru de refering’ de exemplu, Legea auditului public intern, entititile publice la nivelul carora este organizat auditul public intern in Romania, toate entitijile economice sau sociale in fri in care auditul intem se exerciti la acest nivel, ete. 117 in orice moment, oricine poate pretinde ci desfigoard activititi de audit public intern, Pentru a evita arbitrariul si impostura, IA, a stabilit eriterii de apreciere a funetionirii auditului intern, prin care cel care face evaluarea apreciazi daca activitatea de audit este de calitate sau nu. 17 Toate elementele prezentate ar rimane la stadiul de bune intentii teoretice, dacd nu ar exista un scop ciruia si i se subordoneze, iar in cadrul entititilor singurul scop nu poate fi decat acela al imbunatiirii proceselor de productie si organizationale. Dac in urma activitatilor de audit desfigurate, in cadrulentititii se obfine un plus de valoare adiugata, datorati acestor activititi, ‘inseamna c& auditul intem si-a atins scopul. 17 Sintetizind, am putea spune c4 Auditul intern se desfagoard in interiorul unui cadru de referinta, a carei exercitare este guvernata de un sistem de principii, find evaluat in baza unui sistem de criterii de apreciere, scopul sau fiind acela de imbundtitire a proceselor de productie sia structurii organizational a entitatii. 118 Conform clasificatiilor si standardelor impuse de Institutul de Audit Intern (IIA), normelor profesionale ale auditului inter se compun din: 8 = Notme de Calificare (seria 1000) 8 - Norme de Functionare (seria 2000) 118 - Nome de Aplicare (seria nnn.Xn). Cap.IV. Planul de audit public intern. Elaborarea planului de au Realizarea si urmirirea sa. 4.2, Inventarierea elementelor auditabile. 44. Cuantificarea fondului de timp disponibil anual A treia etapa in elaborarea planului de audit, o reprezint& calculul fondului de timp disponibil in decursul unui an (FTDA), la nivelul compartimentului audit din cadrul entitigi 134 45.1. Compararea fondului de timp disponibil anual cu fondul de timp total necesar 136 5.2. Ajusiarea fondului de timp disponibil anual si a fondului de timp total necesar 138 FTDA 143 Planul de audit public intern are structurd care trebuie s& cuprinda urmitoarele elemente componente 157 - — gradul de gravitate al pierderii care poate si rezulte ca urmare a riscului sau al consecintelor sale directe sau indirecte; 180 6.1, Pregitirea misiunii de audit. 207 6.1.1 Inigierea audivului 207 Serviciul de Audit Public Intern 209 6.1.2. Colectarea yi prelucrarea informagitlor. 21 6.1.3. Identificarea si analiza riscurilor. 212 NOTA 263 Elaborarea Programului de audit intem 280 intocmirea Registrului —inventar. 290 Analiza debitorilor sub 1 an. 294 Examinarea procedurilor specifice care reglementeaza activitatea de achiziti publice 3031.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice a activitatilor aferente compartimentului de achizitit publice 303 a) existenta unui sistem de proceduri specifice pentru realizarea obiectivelor in domeniul achizitiilor publice 303 ) aprobarea procedurilor de catre persoanele competente 303 ¢) stabilirea modelelor de formulare 303 4) precizarea modalitatilor de completare a modelelor. 303 e) oferirea unor exemple in acest sens 303 ) cuprinderea modalitatilor de actualizare a procedurilor 303 1.1.2. Existenta activitatilor de control inter in punctele cheie ale activitatilor/operatiilor 303 1.1.3. Stabilirea responsabilitatilor pe nivele de executie. 303 1.1.4, Modalitatea arhivarii documentelor 303 Compararea atributiilor cuprinse in fisele posturilor eu cele din procedura specifica si evaluarea completitudinii preluarii acestora 303 Examinarea cunoasterti procedurilor specifice de catre responsabili cu realizarea activitatilor 303 Aprecierea calitatit procedurtlor specifice: 303 a) considera procedurile specifice corespunzatoare ? 303 ) constata disfunctionalitati in timpul aplicarii practice? 303 ) exista propuneri de perfectionare a procedurii? 303 ANALIZA RESURSELOR UMANE ALE SERVICIULUI CONTABILITATE, 304 EXAMINAREA BAZEI DE DATE EXISTENTE 304 ANALIZA SISTEMULUI DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR..... 304 Interviu 305 privind procedurile specifice care reglementeaza activitatea de evident contabila,, 305 EXAMINAREA PROCEDURII SPECIFICE PRIVIND . INTOCMIREA, EDITAREA Si PASTRAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE, 306 - 306 - 306 ANALIZA INTOCMIRI REGISTRULUI INVENTAR. 307 x 307 x 307 TEST NR. 2A, 307 x, 307 i 307e 307 x 307 - 307 i 307 7 307 x 307 Bi 307 x, 307 a 307 x 307 xX 308 ANALIZA SISTEMULUI DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR..... 308 TESTUL NR. 2a 309 LISTA CONTROL NR. 2A 311 LISTA CONTROL NR. 2B 312 FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1A 313 Serviciul de Audit Public Intern 313 TESTUL NR. 2b 315 FOAIE DE LUCRU Nr. 2b 317 TINEREA EVIDENTEI COTABILE PE FELURI DE VENITURI DUPA NATURA LOR 321 a) Tinerea venitirilor pe fiecare surs[ in parte 321 ANALIZA SISTEMULUI DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR..... 322 Recomandarea 340 FISA DE URMARIRE A RECOMANDARILOR 342 BIBLIOGRAFIE 344 1. Boulescu Mircea, Ghiti Marcel, Expertiza contabila $i audit financiar- contabil, Editura Didactica si Pedagogic’, Bucuresti, 199. 344 2. Boulescu Mircea, Ghiti Marcel, Mares Valericd, Fundamentele auditului, Editura Economic’, Bucuresti, 2001 344 3, Boulescu Mircea, Ghifi Marcel, Mares Valeric’, Controlul fiscal si auditul financiar-fiscal, CE.C.C.AR., Bucuresti, 2003 344 4. Briciu S., Dobra L, Todea N., Comtrol-Expertizd-Audit, Ed. $coala Albei, Alba-lulia, 1999 344 5. Briciu S., Todea N., A. Socol, Audit si certificarea bilantului contabil, Editura Argus, Bucuresti, 2001 344 6. Briciu Sorin, coordonator, Controlul si expertiza — instrumemte de apeirare 4 patrimoniului si de respectare a legalinayii, Editura Risoprint, Cluj — Napoca, 2005 3447. Collase B., Comabilitate general, Ed. Moldova lagi, 1995 344 8. Feleagi N., Contabilitate aprofundata, Ed, Economica, Bucuresti, 1996 344 9, Florea lon, Florea Radu, Controlul economico-financiar, CEC.C.AR, Bucuresti, 2000. 344 10. Fudulu Paul, Dinga Ene, Chitu Cristinel, Calaican Laurentiu, Implicatiile adoptarii acquis — ului comunitar asupra controlului financiar in Roménia, Institutul European din Romania, Bucuresti, 2004 344 11. Ghiti Marcel, Consrolul financiar, componentit a mecanismului economiei de piatd, Editura Universitaria, Craiova, 1995. 344 12. Ghifi Marcel, Mares Valerie’, Audinul performantei finantelor publice, CEC.C.AR., Bucuresti, 2002 344 13. Ghifi Marcel, Sprinceand Mihai, Audinil intern al instirutiilor publice, Editura Tribuna Economica, Bucuresti, 2004 344 14. Ghiti Marcel, Auditul intern, Editura Economica, Bucuresti, 2004... 344 15. Ministerul Finantelor Publice, Cadrul general de intocmire si prezentare a situagiilor financiare, elaborat de Comitetul pentru Standarde Imernationale de Contabilitare, Editura Economica, Bucuresti, 1999 344 16. Ministerul Finantelor Publice, Reglementiri contabile pentru agenti economici, Editura Economica, Bucuresti, 2002 344 17. Oprean L, Intocmirea si auditarea bilanjului contabil, Ed. Inteleredo, Deva,1997 344 18. Oprean lon, Control si audit financiar-comabil, Editura Inteleredo, Deva, 2002 344 19. Popeanga P. V., Auditul financiar contabil, Ed, Tribuna Economica, Bucuresti, 1999. 344 20. Renard J., Teoria si practica auditului intern, Editions 4’ Organisation, Paris, France, 2002, tradus§ in Romania printr-un proiect finantat de PHARE, sub coordonarea Ministerului Finantelor Publice, Bucuresti, 2003; 345, 21. Socol A., Audinu! in instinuiile de credit, anticol in Tribuna Economic’, nr. 33/2004, p, 40-42 345 22. Stoian A., Turlea E., Auditul financiar contabil, Ed. Economica, Bucuresti, 2001 345 23. Toma M., Chivulescu M., Ghid practic pentru audit financiar si certificarea bilanturilor contabile, CECCAR, Bucuresti, 1995 345, 24. Toma M., Chivulescu M., Audit financiar si certificare a conturilor anuale, Editat de Fundatia pentru Management Financiar-contabil gi Audit "Grigore Trancu” lagi, 1997 34525. =" Cartea auditorilor in domeniul calititii serviciilor contabile prestate de experi contabili si contabilii aworizafi din Roménia. Regulamentul privind auditul de calitate in domeniul serviciilor contabile si Ghidul auditorilor in domeniul calitatii serviciilor comabile, Editat’ de CECCAR, Bucuresti, 2002. 345 26. ***, Audit financiar 2000. Standarde, Codul privind conduita eticé st profesional, Camera Auditorilor Romania, Editura "Economica", Bucuresti, 2000 345 27. ***, Standardele Internationale de Conabilitate 2001, Editura Economica, Bucuresti, 2001 345 28. ***, Standardele Internationale de Audit ISA, aflate in curs de traducere si disponibile in format electronic pe site-ul Camerei Auditorilor Financiari din Romiénia 345 29. ***, Legea societatilor comerciale nr. 31/1990 republicata 345 30. ***, Legea comabilitapii nr. 82/1991 republicata. 345 31. ***, Ordonanta Guvernului 65/1994 privind organizarea activitéii de expertizii comabili $i a comabililor autorizati, cu modificdirile $i completarile ulterioare. 345 32. ***, Regulamentul de organizare si funcfionare a CECCAR, aprobat prin Hotararea Conferinfei Nationale CECCAR nr. 1/1995, cu modificarile gi completirile ulterioare 345 33. ***, Ordonanta Guvernului 50/1997 pentru completarea OG 65/1994 privind organizarea activitdni de expertiza comabila si a contabililor auiorizati 345 34, °*, Ordonanta Guvernului 89/1998 pentru completarea OG 65/1994 privind organizarea activitaii de expertiza comabila si a contabililor autorizati 345 35. ***, Ordonanta Guvernului 75/1999 republicata privind activitatea de audit, fnanciar. 345 36. ***, Ordonanta Guvernului 19/1999 privind auditul public $i controtul financiar preventiv, cu modiciarile si completérile ulterioare. 345 37. ***, Legea 186/199 privind aprobarea OG 89/1998 privind modificarea si completarea OG 65/1994 privind onganizarea activitatii de expertiza contabila gi a contabililor autorizat 346 38. ***, Cadrul General privind Normele minimale de audit intern aprobat prin Ordinul Ministerului Finantelor nr. 12672000. 346 39. *™*, Regulamentul de organizare si functionare privind Camera Auditorilor din Roménia, aprobat prin Hotirarea Guvernului nr. 91/2000, cu modificarile si completirile ulterioare 34640. **, Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 94/2001, peniru aprobarea Reglementarilor contabile armonizate cu Directiva a IV-a.a Comunititilor Economice Europene $i cu Standardele Internationale de Contabilitate, cu modificiirile si completarile ulterioare 346 41, ***, Ordinul Ministrului Finanjelor Publice nr. 306 2002, pentru aprobarea Reglemeniarilor conabile simplificate, armonizate cu directivele europene, eu modificirile si completarile ulterioare. 346 42. ***, Legea nr. 672 2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completirile ulterioare 346 43. Ordinul Ministrului Finangelor Publice nr, 1827/2003 privind modificarea si completarea unor reglementtiri in domeniul contabilitait.... 346 44. ***, Ordonanta Guvernului nr. 70/2004 privind modificarea legit comabilitaii. 346 45, ***, Ordonanta de Urgent a Guvernului nr, 37/2004 pentru modificarea si completarea reglementirilor privind auditul intern 346 46. Recomandari privind controlul intem, extras din ,, Nowa practicd a controlului intern”, tradus de Ministerul Finantelor Publice, cu acordul IF ACI, in cadrul unui proiect PHARE, Bucuresti, 2004 346 47. Revista Contabilitatea, expertiza si auditul afacerilor, revist& lunari editati de Corpul Expertilor Contabili si a Contabililor Autorizati din Romi colectia 2000-2004Capitolul I Continutul Controlului Intern L.1. Societatea un imens sistem functional. Conceperea societatii ca sistem social global precum gi a componentelor sale ca sisteme complexe, constituie 0 metoda de cercetare relativ noua si ea apartine teoriei generale a sistemelor creati de Lwon Bertolanffy, in anul 1937. Societatea omeneasca si pani la urmi chiar universul in ansamblul siu, reprezinti un imens sistem functional, alcatuit dintr- © multitudine de subsisteme, extrem de complexe si dinamice, cu structuri, mecanisme si functionalitate proprie, cu interconditionari reciproce si profunde, in asa fel structurate incdt modificarile inregistrate in cadrul unui subsistem, produc efecte in functionarea celorlalte subsisteme si pe cale de consecinti in functionarea sistemului general Fiecare sistem, indiferent de faptul ca este o simpla construetie sau un complex extrem de sofisticat, este alctituit in mod obligatoriu din elemente componente al ciror numar, se situeazi de reguli in raport de directé proportionalitate cu complexitatea sistemului.Componentele unui sistem nu reprezinta structuri indivizibile. Desi reprezinta elemente constitutive ale sistemului de referinfa, ele contin o structura interna complexa, reprezentand din acest punct de vedere la randul lor, sisteme individuale in cadrul sistemului de refering’. Daca se ia in considerare definitia potrivit careia sistemul reprezinta un ansamblu de elemente (principii, reguli, forte, etc...), dependente intre ele si formdnd un intreg organizat care pune ordine intr-un domeniu de géndire teoretic, reglementea: clasificarea materialului intr-un domeniu de stiinje ale naturii sau face ca 0 activitate practicd sd functioneze conform scopului urmarit', atunci se poate trage concluzia c& tot ceea ce existi in natura si societate poate fi privit ca un sistem a carui complexitate poate fi judecata in functie de amploarea proceselor interne si de consecintele generate de functionarea acestuia. O caracteristica a oricérui sistem, este functionalitatea, Cu greu, pot fi concepute sisteme imobile, amorfe. Ca sa poata fi definit ca atare, un sistem, trebuie sa aiba structura intern functionala. Componentele sale intra in relatii functionale reciproce, dar si cu componente apartinind altor sisteme. Definitie extrasé din Diefionarul explicati al limbii romaine, edita [1-8 1998Sistemele nu pot fi gandite ca niste structuri autarhice. Pentru a dobindi statutul de sistem functional, este obligatoriu ca acesta s& intre in relatii cu alte sisteme similare sau diferite ca structura si ratiune de a fi. intre sistemele dinamice se stabilesc schimburi materiale, informationale, umane, economice, etc... in acest proces complex rezultatele concrete ale functionarii unor sisteme sunt asimilate de alte structuri sistemice, care prelucreaz_produsul asimilat, generand prin functionare produse diferite care la rindul lor continua ciclul intr-un proces fara inceput si fara sfarsit. Cu alte cuvinte, sistemele functionale, se caracterizeazi prin insusirea de a asimila din exterior fluxuri variate, de a le prelucra cu ajutorul propriilor structuri functionale, de a genera structuri diferite de cele intrate in sistem, care vor fi utilizate fie pentru nevoile proprii, fie pentru constituirea unor fluxuri care vor fi externalizate. Cu alte cuvinte in nici o imprejurare functionalitatea sistemelor nu reprezinti un scop in sine. Functionand, sistemele asimileaza, prelucreaza, produc, consuma, externalizeaza, in cadrul unui circuit fara inceput si Pard sParsit Nu poate fi conceput un sistem sau proces dac& nu are un scop sau un obiectiv. in afara sistemelor naturale al caror scop exist in afara unei conceptualizari, sistemele create de om nu pot avearatiune de a fi daca nu se cunoaste in mod clar obiectivul pentru care au fost create. Fiecare sistem are un ansamblu de limite structurale, functionale, relationale care sunt importante in ceea ce priveste definirea sistemului. Sfera unui sistem reprezinta in ultima instanta tot ce este inclus in cadrul respectivelor limite. Orice sistem functional, se caracterizeazi prin stare de echilibru dinamic, echilibru determinat practic de interactiunea dintre doua sau mai multe procese contradictorii manifestate intre componentele sale. Conceptele de echilibru si dezechilibru au in diferite domenii ale stiintei, interpretari specifice. Termenul de echilibru deriva din cuvintele latine aegus, care inseamné egal si liber, care inseamna balanta, desemnand egalitatea a doud marimi masurabile, reversul starii de egalitate, fiind desemnat prin conceptul de dezechilibru. in viziune filozoficd, conceptul de echilibru exprima un moment esential al stabilitafii sistemelor dinamice’ Starea de echilibru, presupune ca intre elementele componente ale sistemului, se instituie pe termen lung 0 combinatie optima de relafii si interconditionari, care asiguré functionarea sistemului in conditiile in care rezultatul functionarii este maxim. * Mic dictionar filozofic edifia a Il-a, Editura Politied, Bucuresti, 1973, pag, 161intr-o lume dinamica si de cele mai multe ori imprevizibila, asupra fiecdrui sistem intervin forfe interne si externe, care prin actiune conjugata tind s@ il aduca intr-o alta stare decat aceea in care valorile parametrilor functionali care au asigurat rezultatele maxime fie modificata. in conditiile in care actiunea fortelor reuseste este evident cA rezultatul functionarii sistemului se reduce pentru c& fortele care au actionat asupra si au reusit sa ii anuleze starea de functionare intr-o lume infinita, exista sisteme care se conceptualizeaza pe sine ca structura, functionalitate, scop, evolutie si finalitate si o infinitate de alte sisteme care exist: . se dezvolti si dispar in mod natural, fird a dispune de capacitatea de a conceptualiza existenta, ratiunea lor de a fi Oricare sistem dinamic, isi creeaza si isi mentine rational sau doar ca o reactie de adaptare la mediu, 0 componenta de guvernanti, care are capacitatea de a orienta sistemul, de a stabili {inte strategice, de a da asigurari cd acesta detine sursele necesare functionarii, de a analiza actiunea factorilor perturbatori si de a adopta strategii prin care se urmareste mentinerea optimului in functionarea sistemului pe care il guverneazé. in procesul complex al guvernantei sistemelor, informatia reprezinté elementul de substanté care confera consistenté actuluidecizional, indiferent daca aceasta este conceptualizata sau reflexa. Nu poate fi conceputa o activitate de conducere eficienta in sensul functionarii optime a sistemelor, faré ca deciziile adoptate sa fie sprijinite de un suport informational real. Pentru ca deciziile adoptate la nivelul structurilor de coordonare si conducere sa fie corecte, este nevoie de informatii corecte atét in ceea ce priveste functionalitatea sistemului, din punct de vedere al valorii parametrilor caracteristici, cat si a celor referitoare la valorile parametrilor reprezentativi ai factorilor externi, care intervin asupra sistemului tinzand sa ii modifice entropia Informatiile corecte, implicd instrumente de culegere a informatiilor eficiente, precum si prelucrarea si transmitere operativa a deciziilor. Centrele de coordonare si conducere analizeaza informatiile primite, constatd abaterile de la valorile considerate normale ale parametrilor functionali, adopt decizii care sunt transmise pe fluxul informational, care au menirea de a corecta dereglirile constatate in procesul de functionare al sistemului Este lesne de inteles cA pentru a avea un permanent contact cu toate componentele sistemului, structura de conducere are nevoie de mecanisme de urmirire si culegere a informatiilor, capabile sésintetizeze datele colectate si sa transmita centrului de coordonare gi conducere informatii optime. intr-o alta etapa, aceste mecanisme trebuie si urmareascd modul in care au fost aplicate masurile dispuse de centrul de coordonare si conducere gi efectele generate de aplicarea acestor masuri, Pe de alta parte, aceste mecanisme trebuie sa urmareasca gi sa sesizeze orice dereglare inregistrati in functionarea sistemului. Pentru aceasta este necesar ca la nivelul lor sa fie cunoscute valorile si limitele intre care sistemul functioneaza optim. Cunoscnd aceste valori, mecanismele de urmarire pot sesiza abaterile anormale gi pot informa centrul de coordonare si comanda asupra anomaliilor functionale. Aceste mecanisme de urmirire si control au posibilitatea de a actiona automat in limitele unor competente prestabilite pentru corectarea anumitor _categorii_— de disfunctionalitati sau pot raméne doar la stadiul de culegere si transmitere de date gi informatii. 1.2. Subsistemul economic, parte componenti a sistemului social. Subsistemul economic ca parte componenti a sistemului social general, este totodata si unul dintre cele mai complexe si mai dinamice alcatuiri sistemice, componentele sale fiind deosebit desensibile la influentele interne sau externe care tind sa ii modifice entropia. Starea de echilibru a sistemului economic este una relativa, dat fiind faptul cé dupa instaurarea sa, orice influenta a multitudinii de factori interni sau externi, tinde sé rupa echilibrul anterior stabilit, crednd premize pentru o noua stare de echilibru, diferita de cea anterioari prin redimensionarea parametrilor caracteristici. Sistemul cauta instituirea unei noi stari de echilibru, generat de noile conditii, prin rearanjarea componentelor sale, prin eliminarea unora si prin crearea altora noi. Dealtfel, notiunea de echilibru. economic static, este consideraté doar 0 ipoteza teoreticd, ea neavand corespondent in realitate. Un astfel de echilibru s-ar caracteriza prin manifestarea unor schimbari nesemnificative intre diferite procese economice sau subsisteme ale economiei nationale care nu ar modifica tendinta si dominanta. Notiunea de sistem economic are o foarte larga raspandire in vorbirea curenta gi in literatura de specialitate, cel mai frecvent fiind utilizata in sensul de doctrina economica ce semnifi conceptia sau sistemul de gandire al unui anume curent economic, in strins& legatura cu acest sens, uneori termenul respectiv este folosit pentru a caracteriza 0 politica economica oarecare, sau principiile economicegenerale promovate de un stat sau altul pe baza doctrinei sale economice. in general, procesele economice se desfigoara in conditiile existentei unei cereri cu mult mai mari decat resursele necesare itisfacerii acestei cereri. In aceasta situatie, starea de echilibru pe termen scurt se realizeaza in conditiile unor modificari in restrictiile impuse procesului cresterii economice, in sensul alinierii la evolutia celui mai deficitar factor de productie, ceilalti factori de productie riméndnd de regula neutilizati integral. In fapt, asupra sistemului economic actioneazi o serie de factori perturbatori interni sau externi, care tind s4 modifice starea de echilibru influenta lor conjugata conducand spre o noua stare de echilibru economic Marimile cuantificabile caracteristice sistemului economic, care se compara si care evidentiaza egalitatea sau inegalitatea dintre ele, sunt rezultatul actiunii conjugate a unor forte opuse. in cazul echilibrului, ele se anuleazd reciproc, in timp ce in situatia de dezechilibru, unele devin preponderente in raport cu altele. Starea de echilibru economic, indiferent de forma de manifestare si nivelurile de referinta ale acestuia, se interpreteazi nu ca ceva absolut ci doar ca o tendintaSistemele economice au mecanisme de autoreglare complexe, dar pe linga acestea puterea publica impune mecanisme de reglare dirijata, in vederea atingerii unor obiective economice pe care le urmareste, conform politicii economice promovate la un moment dat. 1.3 Managementul si func(ii asimilate acestuia, Pentru a putea interveni in functionarea sistemului economic si a putea influenta evolutia acestuia in directia maximizarii efectelor sociale in conditiile utilizarii optime a resurselor limitate, managementul are nevoie de informatii ample referitoare la modul de functionare al entitatilor, a situatiei resurselor existente, a modului in care se face repartizarea acestor resurse, a modului in care este utilizata forta de munca activa, a gradului de utilizare a acesteia, etc... in aplicarea cu succes a unei politici economice optime, managementul, conceput ca un proces realizat prin unitatea permanenta si dinamica dintre functiile de planificare, coordonare, comanda, evident si control, trebuie sé aiba viziunea clari asupra politicii bugetare gi fiscale precum gi a celei monetare. Pentru a putea realiza obiectivele propuse, managementul, prin structurile sale specializate, are nevoie de informatii consistente cu privire la evolutia si functionarea structurilor economiceFunctiile managementului, se identifica cu acelea ale procesului managerial si anume: planificarea, organizarea, _ comanda, coordonarea si controlul. 1.3.1. Planificarea Este functia cea mai important a managementului, deoarece reprezinta activitatea de luare a deciziilor. Prin aceasta functie se stabilese obiectivele precum gi cele mai adecvate strategii pentru atingerea lor, Celelalte functii deriva din aceasta si conduc la indeplinirea obiectivelor pe care managementul si le-a propus. Rezultatele planificarii sunt reflectate in planurile de activitate. Planificarea se face la orice nivel al organizatiei, de citre manageri. Prin planuri, acestia schiteaz4 ceea ce entitatea economica trebuie sa intreprinda pentru a avea succes. Chiar daca planurile au obiective diferite, toate sunt orientate catre indeplinirea obiectivului principal, pe care trebuie s&-1 ating’ in -un timp mai scurt sau mai lung. Planificarea este aceea activitate prin care se decide in avans ce se va face, cum se va face, cand se va face si cine va face. Este puternic implicati in introducerea noului in cadrul entitatii economice. Prin planurile elaborate, managerii ofera primele repere care ajuta entitatea s& fie pregatité pentru orice schimbare ce i s-ar impune de catre factorii din mediul in care isi desfagoara activitatea.Despre planificare s-au scris si probabil se vor mai scrie extrem de multe pagini. Adevarul este ca in Romania planificarea asa cum a fost conceputa si s-a desfagurat inainte de anul 1989, a compromis in mare masura conceptul. Este foarte greu dupa o experienfa atat de lunga de planificare si de plan national unic, pe parcursul careia centralizarea excesiva s-a ingemanat organic cu birocratia si tehnicismul simplist, sa elimini reactia de respingere si alergie la notiuni precum plan, prognoza, planificare. Despre acest aspect, prof. dr. Mircea Cosa, fost conducator al Comisiei Nationale de Prognoza, Plan si Conjunctura Economica, spunea acum mai bine de 15 ani ca: [n wltimii 15-20 de ani, nu a existat de fapt nici un indiciu de umanizare a planificarii aga cum au reusit s@ facd planificatorii cehi sau polonezi. Nu trebuie sé invinuim oamenit, ci sistemul. io alté faré europeand fosta comunisté: nu a fost supusci unei atét de teribile dictaturi, care pe plan economic a insemnat arbitrar si mistificare. Planificarea epocii revolute, avea sarcina sd fundamenteze nu economia, ci ideologia, straduinduese sa gaseascé cele mai autocrate si administrative metode de supunere $i control ale economiei Aceasté viziune supercentralizaté a planificarii, a dus la alienarea si hipnotizarea tuturor agengilor economici. $i din acest punct devedere va trebui sa facem un efort pentru ane schimba mentalitatea yi pentru a avea taria de a injelege ca nu tot ceea ce a fost rau pentru noi este rau in general? Adancirea continua a crizei conducerii pana in decembrie 1989, a reflectat incapacitatea dictaturii personale de a conduce viata economicd si sociali a farii, Planificarea — definita ca o componenta importanté a mecanismului economic — s-a transformat intr-o activitate birocratica, excesiv centralizata. in fapt, asa cum sublinia si prof. Dumitrache Caracota, planificarea nu este un atribut al economiei comuniste. Prognoza, planificarea programarea, alte forme de previziune reies din cea mai evidenti normalitate a fenomenului economic. Este in firea lucrurilor ca agentii economici si fie vital interesagi de cunoasterea prealabild a evolutiei sau involutiei vietii economico- sociale ca si de orice posibilitate de influentare a acesteia intr-un sens sau altul.’ Toate marile economii utilizeazd planificarea ca pe un instrument indispensabil in Franta, dupa crearea in 1945 a Comisariatului General al Planului a fost elaborat primul plan francez (planul Monnet), care a ° Mircea Cosa - Nevoia de orizont, in Tsibuna Beonomicd nr. 50 din 14 dee. 1990. * Dumitrache Caracota, Constantin Razvan Caracota, - Straregi de dezvoluare, previsiune economic, Editura Sylvi, Bucuresti, 2001, pag. 26.avut ca obiectiv principal reconstructia sectoarelor nevralgice ale economiei franceze. Dupa 10 planuri pe termen mediu planificarea in Franta functioneaza si in prezent, in Japonia, actuala Agentic de Planificare Economica care deine rolul conducator in directionarea cresterii economice, a fost infiinfati in anul 1946, sub numele de Consiliul de Stabilizare Economica, in conditiile in care Japonia iesise in mod deplorabil dintr-un razboi care ii ruinase economia, ii secatuise resursele financiare, ii indepartase toti prietenii si partenerii traditionali, zdruncinase moralul populatiei, care isi pierduse orice speranta de redresare. incepand cu anul 1949, au fost realizate peste 16 planuri economice si cu siguranfa cd prin aceasta activitate care in Japonia a devenit o traditie, economia acestei tari a ajuns una dintre cele mai performante din lume. Traditii in domeniul planificdrii se intalnesc de asemenea si in {ari precum Olanda, Marea Britanie, Germania, Statele Unite ale Americii, Coreea si multe altele. Planul ca instrument previzional, se prezinta ca un sistem de decizii sau de orientari, prin care se stabilesc niveluri, ritmuri si proportii ale dezvoltarii viitoare, pe baza studierii atente a cerintelor manifestate pe piafi, precum gi a resurselor disponibile, astfel incatsa se obtina © activitate intemeiata pe criterii de eficienta economica, tehnica, ecologica si social Nu ne-am propus sa inventariem modalitatile sub care este organizata activitatea de planificare in tarile dezvoltate ale lumii, nici si facem apologia acestei activitati. Ar fi inutil, pentru ca dincolo de orice demers orientat in aceasta directie, planul si planificarea sunt activitati sociale, a cdror valoare este relevata in termenii cei mai autorizati in tarile despre care am amintit. Scopul pentru care am insistat asupra necesitatii reconsiderarii in Romania a termenilor din familia cuvantului planificare, a fost acela de a nu face greseala impardonabili, exprimata atét de plastic de unul din clasicii marxismului, ca odaté cu apa sa aruncdm si pruncul din copaie. Planificarea a fost, este gi va ramane 0 activitate sociala de maxima utilitate, dincolo de orice manifestare sentimentala a unora sau altora dintre noi. 1.3.2. Organizarea data stabilite obiectivele si caile prin care acestea vor fi atinse, managerii trebuie si proiecteze sau s& reproiecteze structura care si fie capabila s& le indeplineasca. Scopul organizarii este si creeze o structura, capabila sa indeplineasca sarcinile propuse si sa structureze relatiile ierarhice necesare.in cadrul organizarii, managerii micro sau macro economici, preiau sarcinile identificate in etapa planificdrii si le repartizeazd indivizilor, grupurilor de persoane si sectoarelor din societate sau din firma, care au capacitatea de a le duce la bun sfargit. De asemenea, ei stabilesc gi regulamentele functionarii entitatii si asigura aplicarea lor. Sintetizind, se poate spune ca in cadrul functiei de organizare, managerii realizeaza: - determinarea activitatilor necesare pentru indeplinirea obiectivelor; - gruparea acestor activititi si repartizarea lor pe departamente; - delegarea de autoritate, persoanelor calificate pentru a le realiza; - pregatirea conditiilor in vederea coordonarii activitatilor si informarea pe orizontala si pe vertical a tuturor celor implicati in realizarea obiectivelor. Scopul structurii organizatorice este de a permite obtinerea de (re personalul firmei a cat mai multe performante. Structura trebuie si defineasca in mod clar sarcinile pentru ca acestea s& poatt fi indeplinite, sa proiecteze si si urmareasc aplicarea regulilor care trebuie si guverneze relatiile umane. Determinarea unei structuriorganizatorice nu este o problema usoara pentru management, deoarece ea trebuie si defineasca tipurile de activitati ce trebuie sa se desfigoare precum si categoriile de personal care este chemat si le indeplineasca cat mai bine. 1.3.3. Comanda Dupi ce s-au fixat obiectivele, s-a proiectat structura organizatoricd si s-a definitivat structura de personal, organizatia trebuie sd inceapa sa lucreze. Aceasti misiune revine functiei de comanda ce presupune transmiterea sarcinilor si convingerea membrilor organizatiei de a fi cat mai performanti in strategia aleasd pentru atingerea obiectivelor Astfel, toti managerii trebuie s4 fie constienfi ca cele mai mari probleme le ridica personalul trebuind si aiba in vedere dorintele si aspiratiile acestuia, dorinta si de implicare neconditionata in atingerea obiectivelor. Comportamentul individual sau de grup, trebuie sa fie uate in considerare pentru ca oamenii si poata fi indrumati si ajutati si execute cat mai bine sarcinile. Comanda manageriali implica motivare, un anumit stil de conlucrare cu oamenii si de comunicare in organizatie.1.3.4. Coordonarea Funcia de coordonare permite ,,armonizarea" intereselor individuale sau de grup cu scopurile organizafiei. Indiferent de tipul organizatiei (de productie, comercial, financiara etc.), fiecare individ interpreteazd in felul sau bunul mers al entitatii. Astfel, aceasta functie intervine in .,aducerea la acelagi numitor” a interpretarilor individual, plasandu-le pe directia _atingerii obiectivelor de baza ale organizatiei 1.3.5. Controlul-functie esentialit a managementul performanta in final, managerul trebuie sa verifice da actuala a firmei este conforma cu cea planificata. Acest fapt este realizat prin functia de control a managementului, ce reclama trei elemente: - stabilirea standardului, limitei_ sau pragului performantei; - informatia care indica diferentele dintre nivelul de performanta atins si cel planificat; - actiuni pentru corectarea abaterilor care apar. Scopul controlului este sé mentind entitatea pe drumul care va conduce la atingerea obiectivului propus. Procesul de management nu inseamna functiile prezentate in in acest mod decat cel actiune separata, izolata. Ele nu se desfaisoarmult la infiintarea unei organizatii. De regula, exist 0 multitudine de combinafii in desfagurarea lor. Pe de alti parte, managementul, trebuie si cunoasca permanent, modul in care sunt implementate politicile sale economice gi care sunt abaterile pe care parametrii functionali le-au inregistrat in raport cu cei standard in urma implementarii politicilor. Toate aceste informatii, indispensabile functiei de conducere, sunt asigurate de functia de control, care apare astfel ca o functie inseparabila functici de conducere sau de management. Structurile de control, reprezinté receptorii prin care managementul obtine informafii si transmite directive. Structurile de control, trebuie sa fie organizate de aga maniera incat si aiba posibilitatea de a evalua in orice moment intreaga problematica referitoare la functionarea sistemului economic. Nimic nu dauneaza mai mult si mai grav decat un sistem de control defectuos din punct de vedere al eficientei si sferei de cuprindere, iar cele doud componente nu pot fi concepute decat laolalté. In acest sens, in cazul unei entitati economice nu se poate vorbi de exemplu de un sistem eficient de urmarire a accesului in incinta entitatii, chiar daca la intrarea principal sunt amplasate sisteme de urmirire gi controlcu camere de luat vederi in infrarosu, dar entitatea nu dispune de imprejmuire pe 20% din suprafata de teren de care dispune. Nu se poate de asemenea afirma ca managerul a organizat un sistem de control financiar eficient, daca a implementat mecanisme de control doar la nivelul compartimentului de contabilitate, lasand fara acoperire controlul la nivelul multiplelor gestiuni ale entitafii. Functia de control trebuie sa cuprinda toate domeniile de activitate din cadrul entitatii. Nici un domeniu nu poate fi scos de sub incidenta controlului fie ca este vorba despre functia de aprovizionare, de cea de proiectare, de productie, de investitii, administrativ, planificare si pana la detinerea si evaluarea informatiilor. Din acest punct de vedere, trebuie subliniat ca si activitatea de control trebuie la randul sau controlata. Aceasta nu inseamné cd in mod automat, managementul nu va avea alt preocupare decat si conceapé si si implementeze la nivelul fiecirei structuri organizatorice cite un compartiment cat mai puternic de control. Controlul intern trebuie sa fie o functie flexibila, capabil sa ofere conducerii informatii utile. Controlul intern nu poate fi conceput cao functie imuabild, care odata implementat intr- © anumité forma, dainuie pana la disparitia entitatii. Controlul intern este o functie dinamicd, adaptabild la schimbare, in masura sd se replieze in functie de modificdrile interme si externe, capabil sisesizeze elementele perturbatoare certe, dar si riscurile inerente care se presupune cA vor influenta in perspectiva evolutia sistemului si cel mai important si fie capabil sa contribuie la realizarea obiectivelor. in conditiile dinamismului economico-social contemporan, 0 forma de control implementata intr-un anumit moment, poate deveni caduca in momentul urmiator, iar alta forma care nu a fost luata in calcul initial poate deveni indispensabila intr-un alt moment al ciclului economic, iar responsabilitatea pentru felul in care aceste forme sunt aplicate revine conducatorului entitatii Controlul nu se face doar de dragul de a avea control. Structura de conducere trebuie sa adopte acele forme de control care ii ofera o asigurare si o garantie ca in cadrul entitatii activitatile se desfasoara in limitele apreciate a fi optime si ca ele raspund nevoii de atingere a obiectivelor. Ca forma de cunoastere, controlul reprezinté o functie indispensabili a managementului in ceea ce priveste adoptarea deciziilor prezente si viitoare. In acest context, controlul are menirea nu doar de a sesiza disfunctionalitatile prezente gi de a le corecta. El are rolul de a identifica factorii perturbatori in perspectiva dezvoltarii, si din acest punct de vedere asistim la 0 noua abordare a functiei de controlControlul trebuie inteles nu numai ca o modalitate de a identifica fraude si persoane vinovate care trebuie si suporte rigorile legii pentru faradelegile comise. Pe langa aceasta misiune deloc de neglijat in etapa actuali in {ara noastri, controlul trebuie sa identifice riscuri potentiale care pot perturba evolutia si tintele stabilite de management, si semnaleze efectele care ar putea fi generate de actiunea neingradita a riscurilor si sa propuna solutii menite sa inlature efectele nefavorabile ale riscurilor.apitolul I OBIECTIVE, RISCURI, CON ASIGURARE in viziunea curentelor teoretice contemporane, procesele de control trebuie concepute in cadrul unei formule care trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele elemente: - obiective: - riscuri; - control; - asigurare. 2.1. Obiective © activitate de management, nu are ratiune de a fi in afara unei activititi conceptualizati, desftigurati in limitele unor obiective clar definite. in contextul ducerii la bun sfarsit al mandatului cu care a fost investita sau pe care si I-a asumat, conducerea stabileste obiective strategice, selecteazd si promoveazi instrumente gi tehnici corespunzatoare care se propaga la toate nivelurile entitatii si care sunt aliniate si subordonate indeplinirii obiectivelor.Obiectivele trebuie si existe inainte ca managementul si area lor. identifice pericolele care ar putea afecta real Obiectivele unei entitati pot fi multiple si pot angaja intreg potentialul acesteia sau doar o parte din acest potential. Pot fi proiectate obiective de mare amploare care si vizeze un interval de timp relativ indelungat si care si aibé in vedere 0 mobilizare substantiala de mijloace materiale si umane, cum frecvent pot fi concepute si aplicate obiective sectoriale de mai mica anvergura care nu mobilizeaza decat o mica parte din potentialul entitatii. Entititile pot si isi stabileascd o multitudine de obiective majore legate de viziunea de ansamblu a conducerii, pentru realizarea cérora se mobilizeaza potential uman si resurse materiale substantiale. Astfel de obiective pot fi incadrate in categoria obiectivelor strategice. Exist si obiective operationale care se refer la stabilirea unor mis iri menite si creasca eficienta si eficacitatea activitatii, performanta care trebuie atinsa si limitele de profitabilitate intre care entitatea trebuie sd se inscrie pentru a putea sa ating’ obiectivele strategice. Pot fi stabilite obiective de raportare care se referi la stabilirea unor repere si exigente privind eficacitatea sistemului de raportare la nivel de entitate, stiut fiind faptul ca entitatea isi poateimbunatati performantele prin crearea unui sistem de raportare a informatiilor de natura financiaré sau non financiara interne sau externe. Obiectivele de conformitate, se refera la modul in care entitatea isi propune gsi se pregateste pentru respectarea legilor si reglementirilor generale si specifice © serie de entitati includ in categoria obiectivelor pe care le urmaresc si obiectivele legate de protejarea resurselor sau a activelor. Potrivit acestui obiectiv, entitatea isi propune sa urméreasc4 prevenirea pierderilor de active sau resurse de orice fel prin furt, degradare, risipa, ineficienta sau prin ceea ce se dovedeste a fi pur si simplu o decizie proasta. Obiectivele entitatii, nu pot fi concepute, incadrate si aplicate in mod static in sfera acestor categorii. Categoriile prezentate se intrepatrund si alterneazi in mod dinamic, neputind si fie individualizate in integrum pe un anumit segment al entitafii la un moment dat, avand caracteristica de a de a se regisi in acelasi moment in toate segmentele structuri gi de a se disipa in ponderi instabile in perioade de timp diferite. Pe de alta parte, analiza obiectivelor trebuie si aiba in vedere urmirirea unei succesiuni de etape, pentru ci obiectivele odatastabilite, trebuie monitorizate si permanent adaptate la realitati si condifii concrete Astfel o prima etapa fireasca si normal pe care o entitate economica trebuie sé o aibé in vedere in raport cu obiectivele evolutiei viitoare, o constituie stabilirea si monitorizarea obiectivelor. in cadrul acestei etape, obiectivele entitatii reprezinta o rezultanté a unor obiective multiple care trebuie armonizate si puse de acord. Trebuie tinut seama de faptul cd in cadrul unei entitati, pe langa obiectivele generale, exista obiective ale actionarilor, obiective ale managerilor gi obiective ale afacerii in gine. in cadrul obiectivelor pe care le urmdrese actionarii, nu trebuie subestimate motivele pentru care acestia au investit, castigurile pe care le asteapta si pe care le-au estimat, scopul si limitele sprijinului financiar sau de alti natura pe care pot sau vor putea si il acorde afacerii, cererile pe care le-ar putea avea in cazul retragerii din respectiva afacere. Si managerii urmiarese o serie de obiective atunci cand decid sau sunt investiti cu coordonarea si conducerea unei entititi. Din acest punct de vedere, trebuie avuté in vedere perioada de timp in care directorii se angajeazi si dezvolte afacerea, de termenii contractului gi de veniturile personale de care urmeazdi sabeneficieze precum gi de asteptarile personale ale acestora in raport cu evolutia entititii pe care urmeaza s& o conduc’, Din punct de vedere al obiectivelor afacerii, trebuie avut in vedere ce tip de afacere se preconizeaza si la ce marime va trebui dezvoltaté aceasta dupi o perioada stabilita prin plan, ce componente ale afacerii urmeazi si fie extinse, reduse sau intrerupte, care sunt principalii indicatori de performanta (financiari sau de alta natura), pentru indeplinirea obiectivelor si principalii indicatori de risc asociati acestora. Trebuie de asemenea identificate care sunt schimbarile esentiale care trebuie efectuate in vederea realizarii obiectivelor. © a doua etapa o reprezinté verificarea si actualizarea obiectivelor. in cadrul acestei etape, urmeazai ca obiectivele sa fie testate si revazute in mod regulat, cu ocazia schimbarilor survenite pe piati, a nivelului performantei dar si schimbarii directorilor sau actionarilor cheie, pentru ci schimbarile de acest tip influenfeazd cu sigurantd structura si componenta numerica a obiectivelor stabilite initial. Un instrument simplu de analiza il reprezint’ metoda punctelor tari, punctelor slabe, (analiza SWOT), ceea ce inseamni actualizarea permanent, evaluarea modalitatilor de indeplinire a obiectivelor.in fapt metoda SWOT este una dintre cele mai frecvent utilizate forme de analiza a nivelului de performangi al unei organizatii. SWOT este 0 modalitate de a analiza pozitia unei organizatii sau a unui departament in relatie cu competitorii sai. Tinta sa este de a identifica factorii majori care afecteazi competitivitatea, in scopul elaborarii unei strategii viitoare. SWOT prezinta o metodologie extrem de simpli de aplicare si poate fi adaptata la cerintele diverselor organizatii. De asemenea, SWOT poate fi aplicati si la probleme mai complexe decat cele ale unei simple organizatii, recent aceasta metoda fiind utilizaté pentru aprecierea stadiului de implementare a societitii informationale in Romania. SWOT este un acronim care provine de la Sirength- Weacknesess-Opportunities-Threats. Practic aceasta modalitate de analiza ajuté la sistematizarea punctele tari, _slabiciunilor, oportunitatilor si amenintarilor caracteristice unei organizatii sau anumitor elemente din cadrul acesteia. SWOT permite identificarea factorilor interni gi externi care afecteaza organizatia si cuantificarea impactului lor asupra acesteia. Factorii interni (punctele tari sipunctele slabe) sunt: structura si cultura organizatiei, resursele acesteia si actionarii. Factorii externi (oportunitati si amenintari) sunt reprezentati de clientii si competitorii respectivei organizatiiDe asemenea, pot fi enumerate: politici, tehnologii, probleme economice gi sociale. Analiza SWOT este capabila si sintetizeze punctele cheie ale unei organizatii. in primul rand, gruparea problemelor si a vantajelor pe baza celor patru categorii SWOT permite identificarea mai simpli a unei strategii si a unor modalitati de dezvoltare a afacerii. in plus, metoda poate fi adaptati simplu la nevoile specifice diverselor procese de business. Sectorul IT&C gi companiile care desfigoara activitatea in acest domeniu pot folosi din plin aceasta modalitate de analiza Dinamismul acestui domeniu, concurenta acerba existenta pe piata si permanenta schimbare a tehnologiilor specifice sunt elementele care definese un mediu de afaceri extrem de instabil. in aceste conditii, analiza SWOT poate contribui la realizarea unor strategii si a daptarea rapida a acestora la cerinfe. 2.2. Riscuri Orientarile teoretice actuale, leagd ratiunea de a fi a controlului de existenta riscurilor care ameninti _atingerea obiectivelor stabilite. cul este in toate cazui legat de obiective. Daci acest lucru nu ar fi cunoscut, analiza si gestionarea riscului nu ar avea nici un sens.intr-un mediu activ, existé condifii nesigure, adeseori periculoase cunoscute sau doar presupuse care sunt asociate cu riscul. in general, prin risc se intelege gradul in care poate fi infruntata o situatie neprevazuta sau suporta o paguba. Conform dictionarului explicativ al limbii roméne, riscul reprezinta probabilitatea de a ajunge intr-o primejdie, de a avea de infruntat un necaz, sau de suportat 0 pagubé, abordare care asa. cum se observa asociaza riscul cu primejdia sau cu suportarea unei pagube, ceea ce trebuie si recunoastem cA nu poate fi intotdeauna preluat cu valoare de adevar absolut pentru cA adeseori ceea ce pentru unii este un risc pentru alfii poate fi un noroc. Riscul poate fi asociat si cu oportunitai de progres sau situatii benefice, cum ar fi oportunitatile in afaceri sau posibilitatea obtinerii unui castig in situatia in care se decide infruntarea unui anumit complex de riscuri © alta posibila definitie a riscului ar putea fi asociata cu posibilitatea aparitiei unui eveniment care sé afecteze reali rea obiectivelor. Guyernul Mari Britanii defineste riscul drept incertitudinea unui rezultat in cadrul unei game largi de expuneri ce izvoréise dintr-o combinatie de impact si probabilitatea unor evenimente potentialeInstitutul Auditorilor interni -IAI, defineste riscul drept incertitudinea ca un eveniment capabil sé afecteze atingerea obiectivelor. Adevarul este cf exista un risc in toate activitatile pe care oamenii le desfaisoara in cursul vietii, la lucru, in familie, pe strada, in mijloacele de transport in comun, riscurile pandesc la orice pas Nasterea este un risc, viata de asemenea, slujba, apa, aerul, genereazi riscuri frecvente, prietenii, constituirea unei familii reprezinta riscuri pentru oamenii vremelnic trecdtori prin viata. Riscul este legat in mare mésuri de nesiguranta si variabilitatea evenimentelor, in sensul cA dac oamenii ar benefici de insusirea predictibilitatii, nu s-ar mai pune problema riscurilor. Riscul poate fi permanent, intalnit in viata de zi cu zi, sau poate fi accidental survenit in mod neasteptat i imposibil sau foarte greu de anticipat. Riscul permanent conduce la stres, pe cnd riscul accidental poate conduce la incidente de multe ori greu de suportat in mod curent, fiecare persoand este pus in situatia de a gestiona riscuri cu mai mult sau mai putin succes. Este insa destul de complicat cand se ajunge in situafia de a gestiona riscurile in calitate oficiali de manager al unei entitati, cfnd existenta unor oameni depinde de deciziile pe care trebuie sa le adoptiEste usor sau greu de facut fata multitudinii de riscuri cu care se confrunta un manager? Multi ar fi tentafi si spuna cd este usor Dar atunci din ce cauza dau faliment zilnic atatea gi atatea structuri eficiente pana mai ieri? Accentul pus in ultimul timp pe buna gestionare a riscurilor vine in sprijinul managementului, pentru cA s-a constatat in mod indubitabil cA slaba gestionare a riscurilor este principalul motiv al insuccesului in afaceri. Insuficienta atentie fata de miscarea riscurilor, punea entitatile in postura de a gestiona consecintele riscului in loc si gestioneze cauzele producerii si dezvoltarii acestuia. 2.2.1, Identificarea riscurilor. Pentru a vorbi despre gestionarea riscurilor in raport cu indeplinirea obiectivelor, este necesara o identificare a acestor riscuri, 0 cunoastere cat mai detaliata a lor, pentru a putea defini astfel profilul riscurilor din respectiva structura functionala. Pentru a identifica si cunoaste riscurile dintr-o structura, este obligatoriu si se cunoasci foarte clar obiectivele pe care structura functionala le are de indeplinit. Cu alte cuvinte este un non sens a vorbi despre riscurile unei structuri Ja modul general ci despre riscurile asociate obiectivelor pe care respectiva structura le urmareste.Un risc identificat in raport cu un obiectiv, poate avea semnificatie si in raport cu alte obiective fata de care aparent, la inceputul unui proces nu avea o legatura aparenta, iar impactul sau poate fi variabil in functie de pozitionarea riscului fata de fiecare obiectiv in parte. La identificarea riscurilor precum gi la definirea lor, trebuie avut in vedere ca riscurile reprezinta o incertitudine nu un lucru sigur. Riscul reprezinta posibilitatea aparitiei unui fapt si nu faptul implinit, Din acest punct de vedere trebuie avut in vedere cf riscul nu se poate confunda cu situatiile dificile si complicate pentru care trebuie gasite solutii pentru a limita consecintele agravarii lor. Inainte de se fi produs, anumite situatii dificile pot fi tratate ca riscuri, dar dupa momentul producerii dispare notiunea de rise si apare notiunea de fapt. Nu pot reprezenta riscuri situatiile sau faptele care nu pot apirea. Astfel de situatii sunt denumite fictiuni, Nu pot fi identificate ca riscuri gituatiile sau problemele care se stie ci vor aparea cu siguranté. Acestea nu sunt riscuri ci certitudini, Pe cale de consecinta, rispunsul pentru certitudini nu se identifica in cadrul unei structuri functionale cu planul de raspuns la rise.2.2.2. Evaluarea riscurilor. Dupai identificarea riscurilor se procedeaza la evaluarea acestora. Evaluarea riscurilor, permite unei entitati s4 analizeze modul care evenimentele potentiale ar putea si afecteze atingerea obiectivelor. Conducerea evalueaza evolutia evenimentelor din doua perspective: impactul si probabilitatea. Impactul poate fi definit prin ceea ce se va intampla daca riscul se va materializa. Exist riscuri al caror impact poate fi deosebit de puternic intr-un anumit mediu si modest intr-un alt mediu definit. Probabilitatea, reprezinti posibilitatea ca un anumit eveniment si aiba loc. Probabilitatea si impactul riscului, sunt estimate adeseori pe baza datelor colectate in timpul unor evenimente trecute care au putut fi observate si analizate in procesul de abordare a riscurilor, experienta proprie a entitatii are o importanta deosebiti in ceea ce priveste abordarea obiectiva a acestora. Aceasta nu inseamné ca informatiile provenind din surse externe mu ar avea important si utilitate ca mod de imbunatatire a analizelor. Metodologia de evaluare a riscurilor intr-o entitate, reprezinta de regula o combinatie de tehnici cantitative gi calitative. De celemai multe ori, in procesul de evaluare sunt folosite tehnici de evaluare calitativa atunci cénd riscurile nu se preteaza la cuantificare sau cand nu sunt disponibile informatii suficient de credibile necesare evaluarii cantitative sau cénd analiza si obtinerea datelor nu este eficienti din punct de vedere al costurilor. Tehnicile cantitative aduc de regulé un plus de precizie si sunt folosite in activitati mai complexe pentru a completa tehnicile calitative. La nivelul conducerii se impune aplicarea_principiului unicititii metodelor de evaluare, in sensul cA aceleasi metode trebuie utilizate si cénd se determina masura in care obiectivele au fost atinse gi cdnd se procedeaz la analiza impactului potential pe care riscul il are asupra atingerii unui obiectiv. Pentru cA riscurile pot fi evaluate doar in contextul strategiei si obiectivelor generale ale entitatii, de cele mai multe ori conducerea are tendinta de a se axa pe riscurile cu un orizont de la scurt la mediu. Exist ins& obiective care se dezvolti pe intervale de timp indelungate, situatie care trebuie si determine conducerea sa actioneze pentru acoperirea scurilor care aparent pot prea indepartate si ca atare aparent neimportante.2.2.3. Reactia la risc. in procesul de abordare a riscurilor, conducerea identifica parghiile de care dispune pentru a raspunde riscului si analizi efectele acestora asupra probabilitafii si impactului unui eveniment, in strains legitura cu toleranfa la rise si raportul cost beneficiu si ulterior concepe si implementeazai reactiile la rise. Analiza reactiei la risc, selectarea si punerea in aplicare a raspunsului la rise sunt parti integrante ale gestionarii riscurilor, O gestionare eficienta a riscurilor, presupune definirea pozitiei conducerii referitoare la atitudinea si masurile menite si aducd probabilitatea si impactul riscurilor in limitele de tolerant acceptate de entitate. Reac{iile la rise pot fi: de evitare; de reducere; de impartire: de acceptare. Evitarea unui rise inseamni retragerea din activitatea care a dat nastere riscului. Prin actiunea de retragere, entitatea refuza pur si simplu desfagurarea activitatii care genereaza riscul pe care aceasta nu este dispusa sa il accepte Reducerea, presupune actiunea fie asupra probabilitatii, fie asupra factorilor care influenteazi impactul, fie asupra aménduroraImpartirea, urmareste influentarea probabilitatii si pe cea a impactului prin transferarea unei parti a riscului asupra_altor activitai sau actiuni desfaigurate in cadrul entitatii Acceptarea, presupune absenta oricarei reactii care ar avea drept obiectiv influentarea impactului sau a probabilitatii, Odata aleasa reactia la rise, conducerea recalibreaza riscul pe baza nivelului rezidual. Avand perspectiva asupra_riscurilor individuale aferente fiecdrui modul al entitatii, conducerea are capacitatea de a stabili in ce masura profilul riscurilor corespunde apetitului general la rise stabilit pe baza obiectivelor. Trebuie acceptati ideea cA un anumit nivel al riscului rezidual va exista indiferent de anvergura masurilor adoptate avand ca obiectiv diminuarea riscurilor, pe de o parte datorita resurselor limitate si a limitarilor si imposibilitatii de a emite predictii infailibile pe de alta parte, 2.3. Controlul Activitatea de control nu poate exista decat in raport cu riscurile. Daca nu ar existe riscuri cu siguranta ca nu ar fi nevoie de control Controlul trebuie sA fie adecvat riscului gi trebuie sa fie cel mai potrivit pentru respectiva activitate.Avand in vedere ca riscurile sunt ca numar practic fara sfarsit si se manifesta diferit chiar in entitati de acelasi tip, nu se poate defini un sistem generic de control ideal. Din punct de vedere al dimensiunii, controlul nu poate fi nici supradimensionat nici subdimensionat. Supradimensionat incarca in mod inutil costurile entititii, iar subdimensionat, nu poate acoperi intreaga problematica a entitatii. in viziunea Institutului Auditorilor Interni, controlul apare sub forma oricarei actiuni intreprinsi de management, pentru gestionarea riscurilor si pentru cresterea probabilitatii ca obiectivele si scopurile stabilite si fie atinse. Conducerea planifica, organizeaza si coordoneaza indeplinirea unor actiuni suficiente pentru a obtine 0 asigurare rezonabila cd obiectivele si scopurile vor fi atinse. Toate teoriile actuale, leaga activitatea de control de functia conducerii, Conducerii ii revin responsabilitati pe linia activitatii de control, aceasta trebuind si stabileasca actiunile generale si strategia de control, politici, responsabilitati si standarde. Conducerea trebuie de asemenea conceapa, implementeze, sa monitorizeze periodic sistemele de control. in practicd se produce adeseori 0 confuzie alimentaté de necunoasterea sau infelegerea incorecta a functiei controlului intern in mod eronat se identifica’ notiunea de control doar cu obiectiveleeconomice ale entitatii, ca si cdnd acestea ar fi singurele obiective care ar prezenta riscuri asociate. Activitatea economic’ este importanta si prin urmare devine esentiala identificarea prin diferite forme de control a riscurilor asociate diferitelor obiective economice dar tot atat de importante sunt si obiectivele strategice, de calitate, cele legate de performanta si multe altele, precum si riscurile asociate acestora si pe care controlul trebuie si le includa obligatoriu in sfera preocuparilor sale 2.3.1. Control centralizat — control descentralizat. Problema gradului de centralizare sau descentralizare a controlului, a suscitat i suscité in continuare dispute teoretice, existand teorii care promoveaza ideea potrivit cdrei controlul fiind atributul managementului, este obligatorie conceperea, organizarea si exercitarea acestuia doar la nivelul conducerii centrale a entitatii. Exista voci care afirma ca tentativa de a confisca controlul la nivelul conducerii superioare, echivaleaza cu o rupere a acestuia de realitatile entitatii, rolul si rostul controlului fiind in acest fel compromise. Solutia propusa de adeptii acestor teorii, ar consta in aceea ca formele de control trebuie concepute de structurile de conducere subordonate conducerii centrale, pentru a putea fi mai bine adaptate circumstantelor locale.Este evident ca acceptarea exclusiva doar a unei sau a altei dintre alternativele prezentate, ar reprezenta in sine o eroare. Este adevarat c& activitatea de control reprezinté o functie asociata conducerii, cu ajutorul careia managementul general duce la indeplinire obiectivele generale pe care entitatea le-a stabilit. Din acest motiv, se poate aprecia cA functia de control trebuie subordonaté managementului general odaté cu capacitatea functiei de control de a identifica riscurile gi de a diminua efectele celor care ar deturna activitatea de la atingerea obiectivelor. Pe de alta parte, un aparat de control hipercentralizat ar echivala cu o diluare a functiei de control, atét din punet de vedere al instrumentelor cat si din punct de vedere al slabirii eficientei acestei functii, prin necunoasterea in integralitate si in detaliu a tuturor obiectivelor, precum gi a formelor lor de manifestare la nivel local. Se poate aprecia ci prin combinarea celor doua variante, in care centrul stabileste principiile si cadrul de control general, iar managerii locali detin 0 oarecare autonomie in aplicarea la nivel local, ar reprezenta solutia cea mai apropiata de optim. 2.3.2. Forme de control Din punct de vedere teoretic se poate aprecia c& oricum ar fi abordate si a nalizate formele de control in cadrul unei entitati, dinpunct de vedere structural nu pot exista decét doud forme ale acestuia - controlul intern; - controlul extern. Pe fondul acestor dou forme de control, pot fi definite si alte forme de control cum ar fi: controlul structural; = controlul contabil; - controlul administrativ; - controlul tehnic: = controlul calitatii; Folosind alte criterii referentiale, se pot identifica alte forme de control cum ar fi: control administrativ intern; controlul de supraveghere: - controlul organizational; = controlul de autorizare; - controlul fizic; = controlul de conducere; - controlul contabil; - controlul de personal; - control gestionar;- control financiar preventiv; - control reciproc intre compartimente functionale si salariati; = control propriu asupra lucrarilor executate. O posibili modalitate de clasificare a formelor de control ar putea avea urmatoarea alcatuire: - control directional: = control preventiv; - control detectiv; - control corectiv. 2.3.2.1. Controlul directional are menirea de a contribui la orientarea activitatilor din cadrul entitatii catre realizarea obiectivului dorit. Asa cum s-a subliniat, orice entitate isi propune realizarea unor obiective, iar controlul directional urmareste atingerea acelor obiective prin incadrarea activitatii in perimetrul delimitat de cadru normativ, de legislatia in vigoare, de prevederile din planurile strategice de potentialul oferit de forta de munca ete.,.Facénd apel la toate aceste instrumente, controlul directional culege informatii, le proceseazi, constati abaterile de la cadrul normativ, cel legislativ sau de la prevederile din planurile strategice si in limita competentelor adopté masuri de corecfie a abaterilorsemnificative. in cazul unor limitéri de competenta, controlul directional urmareste modul de implementare a masurilor dispuse de management menite sa corecteze abaterile semnificative. Cu cat obiectivele sunt mai ample, cu atat aria pe care controlul directional trebuie s& o acopere este mai larga. Instrumentele de controlului directional vor include: obiective tinte si instrumente de masura specifice; - politici, legi si proceduri clare; - planuri: - standarde; - instruire si indrumare; - standarde. 2.3.2.2. Controlul preventiv, reprezinti modalitatea prin care entitatea incearci si prevind disfunctionalitatile inainte de producerea lor, prevenind materializarea unei situafii indezirabile. in Roménia, controlul preventiv are cea mai concludenta reprezentare in controlul financiar preventiv care are drept scop identificarea proiectelor de operatiuni, care nu respect conditiile delegalitate si regularitate, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si de angajament si prin a cAror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public sau fondurile publice’. Controlul preventiv, este un control ex-ante, fiind realizat inaintea producerii fenomenului sau procesului economic. Controlul financiar preventiv, se exerciti asupra _unei multitudini de operatiuni care vizeaza: angajamente legale si angajamente bugetare; deschiderea si repartizarea de credite bugetare: modificarea repartizarii pe trimestre si pe subdiviziuni ale ri de clasificatiei bugetare a creditelor aprobate inclusiv prin vi credite; ordonantarea cheltuielilor; constituirea veniturilor publice, in privinta autorizarii sistabilirii titlurilor de incasare; concesionarea sau inchirierea de bunuri apartindnd domeniului public al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale, precum gi alte categorii de operatii stabilite prin ordin al ministrului finantelor publice. Se supun de asemenea controlului financiar preventiv, operatiunile care reprezinta recuperdri de sume utilizate gi constatate ulterior ca necuvenite, atat pentru fonduri interne cat si pentru fonduri aferente finantarilor de la Uniunea Europeana, precum si in toate cazurile in care entitatile publice gestioneaza fonduri provenite din finantari * Ordinul MEP nr-522/16 aprile 2003, pentru aproburea Nommelor metodologive generale referitoare la exereitareacontroluui financiar preventexterne, tinand cont de procedurile prevazute de regulamentele impuse de organismele finantatoare. Controlul financiar preventiv se organizeazi la nivelul entitatilor publice, entitati publice prin care se realizeaza veniturile statului sau al unitatilor administrativ teritoriale, precum gi la institutiile publice care administreazi patrimoniul public i gestioneaza fondurile publice. Controlul financiar preventiv se exercita asupra documentelor in care sunt consemnate operatiunile patrimoniale, inainte ca acestea si devina acte juridice, prin aprobarea lor de catre titularul de drept al competentei sau de catre titularul unei competente delegate in conditiile legii. Nu intra in sfera controlului financiar preventiv analiza si certificarea situatiilor financiare sau patrimoniale, precum si verificarea operatiunilor deja efectuate. Persoanele abilitate si exercite controlul financiar preventiv procedeazi la verificarea sistematicd a operatiunilor care fac obiectul acestuia din punct de vedere al: - respect ii tuturor prevederilor legale care le sunt aplicabile, in’ vigoare la data _efectuarii operatiunilor. Acest tip de control se incadreaza_in categoria controlului de legalitate;- indeplinirii sub toate aspectele a principiilor si a regulilor procedurale si metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operatiuni din care fac parte operatiunile supuse controlului. Se realizeazd in acest fel controlul de regularitate: - incadrarii in limitele si destinatia creditelor bugetare sau de angajament. Ansamblul _operatiunilor efectuate pentru realizarea acestor obiective, se constituie in controlul bugetar. Controlul financiar preventiv, se exercité pe baza documentelor justificative certificate din punct de vedere al realitatii, regularitatii si legalitatii, de catre conducatorii compartimentelor de specialitate emitente. Controlul financiar preventiv nu se poate exercita far ca documentele care sustin operatiunile sé fi fost certificate in privinta realititii, regularititii si legalitatii, de catre conducatorul compartimentului de specialitate care a inifiat operatiunea. Operatiunile care angajeazi patrimonial entitatea, se supun controlului financiar preventiv, doar dup ce documentele care sustin proiectul de operatiune au fost avizate de compartimentul juridic al entitatiiConducatorii compartimentelor de specialitate care au avizat si promovat operatiuni patrimoniale care au obfinut viza de control financiar_preventiv, operatiuni care ulterior s-au dovedit a fi nelegale, nu sunt exonerati de raspundere. Instrumentele de control preventiv vor cuprinde: incuietori la usis parole si acces controlat; bugete; autorizare si a probare; separarea sarcinilor. 2.3.2.3. Controlul detectiv. Acest control are menirea de a identifica, de a scoate in evidenta si transmite conducerii elemente anormale in ceea ce priveste functionarea entitatii Controlul detectiv, utilizeazi instrumente de urmirire gi control precum camere de luat vederi, detectoare de foc si fum, sisteme informatizate de urmarire si control al angajatilor, ete. in prezent, este greu de precizat care ar putea fi consecintele absentei acestor mijloace de urmarire si control. Prin instrumentele pe care le utilizeaza si prin procedurile specifice, auditul face parte din categoria controalelor detective.Instrumentele de control detectiv vor cuprinde: sistemele informationale de conducere a activitatii; - sistemele contabile; - supervizarea; - _verificarea; - televiziune cu circuit inchis; - senzori, alarme de fum, umiditate, temperatura, efracti - sistemul de reclamatii; - inspectia - controlul calitatii; - auditul, 3.2.4. Controale corective. Sunt acele controale care ajuti la corectarea iregularitatilor identificate. Masurile adoptate de management sau de alte forme de control pentru corectarea abaterilor semnificative de la valorile normale, trebuie si produc efecte menite sé repund sistemul in regim de functionare normala. Modul in care sistemul raspunde la misurile dispuse este evidentiat de controlul corectiv Se impune supravegherea continu’ de catre personalul de de a conducere a tuturor activitatilor si indeplinirea obligatieiactiona in spirit corectiv, prompt si responsabil ori de cate ori se constaté incalcari ale legalitatii si regularitafii in efectuarea unor operatiuni sau in realizarea unor activitati in mod neeconomic, ineficace sau ineficient. Printre instrumentele de control corectiy pot fi incluse: - recomandarile auditului; - planurile de actiune; - sistemele de examinare si revizuire. in fata multitudinii de forme de control care au fost enumerate si care incd mai pot fi prezentate se pune in mod firesc intrebarea spre care dintre ele trebuie si igi orienteze managementul optiunea? Un bun sistem de control intern, va fi cu siguranta unul adecvat, care va combina toate tipurile de control Important este conceperea unor sisteme de control flexibile, concepute in asa fel incét si poate raspunde in orice moment schimbirilor care se produc si care au si poati tine pasul cu aceste schimbari. Atentia managementului trebuie orientati in orice moment catre evaluarea structurii sistemului de control, in raport cu ansamblul factorilor care au generat respectiva structurd. Un anumit complex de factori de risc, genereaza organizarea si implementarea unui sistem adecvat de control, menit si contracareze efectelor perturbatoare generate de riscurileidentificate. in conditiile in care factorii care au generat un anumit sistem de riscuri dispar, apar noi riscuri, care impun conceperea si implementarea unui nou sistem de control, cel vechi fiind deja inadecvat noilor conditii si repere ale dezvoltarii Un control adecvat trebuie si combine formele de control pe care managementul le are la dispozitie, pentru a putea gestiona riscurile gi a creste probabilitatea atingerii obiectivelor si scopurilor stabilite. 2.3.3. Orizontul de asteptare faté de functia controlului. Dupa cum s-a aritat se poate concluziona ca pot fi adoptate 0 multitudine de criterii de clasificare ale controlului. Indiferent de forma sub care se prezinta una sau alta dintre formele de control din cadrul unei anumite entitati, se poate aprecia cA in mod prioritar trebuie definit orizontul de asteptare fata de functia controlului. in linii generale, de la functia de control, se asteapta: - Integralitatea procesirii. Aceasta inseamna ca functia de control trebuie si abordeze toate componentele functionale ale entitatii. De la rigorile controlului nu se pot sustrage nici una dintrecomponentele functionale ale entitatii, controlul avand un caracter exhaustiv. Acuratetea proceselor de control. Controlul trebuie si ofere o imagine clara a obiectivelor verificate, prezentarea rezultatelor trebuind sa fie riguroasa gi ffird elemente suplimentare care ar putea afecta substanta siconcluziile controlului efectuat. Realizarea la timp a activitatilor, Reprezinta un deziderat care trebuie urmérit cu rigurozitate in cadrul unor programe de lucru bine fundamentate Activitatea de control nu trebuie sa fie ingradita de termene si conditii restrictive, dar nici nu poate fi transformata intr-o meditatie fara sfargit realizata fara clauze de operativitate Procesare in conditii de eforturi nedublate. Din acest punct de vedere, apreciem ci nu este indiferent cu ce eforturi se realizeazi activitatile de control. Este ineficient ca entitatea s4 suporte costuri suplimentare pentru realizarea unui control, prin prelungirea nejustificata. a acestuia sau prin abordarea unor piste de control lipsite de interes.- Siguranta si securitatea —_elementelor patrimoniale, Activitatea de control este eficienta atéta vreme cat din punet de vedere al integritatii elementelor patrimoniale nu exista nici o suspiciune au dubiu, asigurarea din acest punct de vedere fiind data tocmai de activitatea de control. 2.4, Sisteme de control intern utilizate in Uniunea European. Probabil c& una dintre cele mai adéne inradacinate paradigme in cultura economica romaneasca o reprezinta aceea referitoare la control, Daca s-ar realiza un sondaj de opinie orientat pe modul in care romani percep controlul in general, cu siguranfa cA rezultatele ar scoate in evident faptul cd majoritatea covarsitoare a celor intervievati, asociazi termenul cu formele inflexibile si rigide practicate timp de peste 70 de ani de regimul comunist, a cAror unica ratiune era si descopera infractorii s4 ii infiereze si si ii condamne cu mdnie proletard Cu siguranta cin Romania aceasta perceptie va mai dainui multi vreme tindnd cont de starea de instabilitate si echivoc ce caracterizeaza tranzitia parca fara de sfarsit, situatie pe care romanii au ajuns sa o accepte cu resemnare. Probabil ca in aceasta perioada caracterizata in numeroase situatii de incalcdri flagrante ale legii, deinginerii financiare dubioase prin care sunt drenate fonduri publice substanfiale in paradisuri financiare —anonime, imaginea inspectorului dur si intransigent, care seamana spaima atunci cand apare scrutand cu privirea dupa delicventi, are menirea de a conferi un oarecare grad de siguranta Este unanim acceptati ideea potrivit cireia fiecdrei etape parcurse de societate, ii corespund forme de control specifice. Istoria confirm’ cum in perioada 1947-1960, formele de control economic abuziv si discretionar, se manifestau cu amploare, avand ca pretext si temeinic& justificare demascarea si pedepsirea dusmanilor de clas, precum acel gestionar de la magazia de materiale de constructii a unui mare obiectiv care se construia in perioada de inceput a societtii socialiste multilateral dezvoltate. in urma unui denunt tovarasesc si evident anonim, bietului gestionar i s-a instrumentat un control fulger, in urma caruia s-a demonstrat cu acte si declaratii in regula cd furase cantititi uriage de ciment din gestiunea santierului, Consecinta acestui control, a fost cd gestionarul a fost condamnat la ani grei de temnita, Dupa incheierea lucrarilor la marele obiectiv de investitii, s-a procedat la intocmirea situatiilor de lucrari finale, la alcatuirea comparativelor materiale generale si s-a constatat ci magazia de materiale de constructii a fost una dintre cele mai bine administrate.De teama ridicolului, s-au reluat calculele dar rezultatul a fost acelasi. Se dovedea ca dusmanul poporului fusese un foarte bun si corect administrator, iar din documentele care ii probau activitatea, rezulta clar grija si responsabilitatea pe care acesta le manifestase pentru bunurile pe care le avusese in gestiune. A fost eliberat in regim de urgenfi, a fost chemat la raionala de partid, i s-a adus la cunostinta rezultatele expertizelor efectuate si a fost aspru dojenit pentru lipsa lui de reactie din perioada anchetei desfasurate de organul de control care stabilise prejudiciul initial - De ce nu te-ai aparat tovaraige_ in fata organelor de control daca stiai c& esti nevinovat ? ar fi fost intrebatd victima? - Nu am putut. Tovarasii din echipa de control m-au rugat asa frumos sa recunosc ca sunt vinovat, incat mi-a fost imposibil sa ii refuz. Astfel de modalitati de a efectua controlul au fost frecvente si din pacate reflexe ale unor astfel de modalitati se mai intalnese si in prezent, Cea mai dificilé problema legata de schimbare 0 reprezinta mentalitatea oamenilor. Poti schimba cu mare usurinté mobila din casi, magina, costumul de haine, grédinita sau scoala la care invata copilul, dar este enorm de greu si schimbi mentalitatea, reperelegandirii individuale sau colective, paradigmele la care ne raportam cand realizim faptele noastre sociale sau personale. Controlul economic agresiv si autoritar, are cu certitudine radacini adanci in trecut. A proliferat pentru ca de cele mai multe ori a fost eficient. Putini sunt cei care rezisté presiunilor psihice si adeseori chiar fizice exercitate de un grup de controlori al cdrui scop este sa afle vinovatul cu sau fara vind. De cele mai multe ori insa un comportament agresiv, manifestat de la inceputul si pana la sfarsitul actului de control poate demonstra o mare doz de neprofesionalism din partea celui care efectueaza actul de control economic. in momentul in care esti investit cu autoritate pe care o dublezi cu agresivitate, ai sansa de a ascunde propriile carente profesionale S-a dovedit cA oamenii echilibrati si calmi, care respect principiul prezumtiei de nevino' ie si care manifesta respect pentru valorile umane, sunt de reguli oameni cu profunde cunostinte profesionale. in statele dezvoltate ale lumii, imaginea controlorului dur gi inflexibil, rudimentar si de regula nepregatit profesional se pare ca a disparut demult. in occident controlul a fost restructurat, in sensul cd in dorinta atingerii unor cote de performanti cat mai inalte cei care au ca responsabilitate destinele economiei, au inceput si devind din ce ince mai interesafi pe de o parte de implementarea unui control intern eficace si pe de alta parte de asigurarea unei activititi de monitorizare a acestuia, in scopul identificarii si evaluarii riscurilor. Aceast preocupare care a debutat in teoria si practica militara occidentalé si a fost preluatd si valorificaté in viata civila, a impulsionat expertii occidentali si elaboreze modele de control intern care s@ ofere o asigurare rezonabila managementului si sa ofere raspuns la intrebarea: Ce putem face pentru un control mai bun al activitatilor? Consecinta acestor preocupari a fost aceea ci spre deosebire de firile mai putin dezvoltate din punct de vedere economic, in tarile dezvoltate ale lumii au fost concepute ample modele teoretice de control intern, care indeparteazi pentru totdeauna aceste tari de formula clasic& a controlului limitat la forme agresive, de cele mai multe ori ineficiente si arbitrare, orientandu-l predilect catre sustinerea indeplinirii obiectivelor. Principalele modele de control intern, care au reformulat conceptia despre control, au fost elaborate sub denumirea COSO® in Statele Unite ale Americii si CoCo” in Canada. Modelul COSO, a fost elaborat in urma finalizarii unui raport elaborat de un grup de specialisti americani in anul 1985. Grupul de Committe of Sponsoring Organisations ofthe Treadway Commision - COSO Criteria of Contlucru coordonat de senatorul american Treadway, a efectuat o cercetare asupra controlului intern si a rolului acestuia in societate, cercetare materializata in lucrarea intitulati Cadrul pentru controlul intern. in lucrare, autorii incearca sa defineasca conceptul de control intern, precizénd ca acesta nu are o legatura directa cu conceptele de inspectie si verificare, in viziunea anglo-saxoni to control, insemnand in principal a detine controlul si in al doilea rand a verifica, pe cind in farile de limbi francezi sensul termenilor este invers. in anul 1992, COSO defineste controlul intern ca pe un proces implementat de Consiliul de Administratic , conducere si personalul unei organicatii destinat si ofere 0 asigurare rezonabilit in ceea ce priveste realizarea obiectivelor. Din definitia prezentati. se pot desprinde urmatoarele concluzii referitoare la viziunea asupra controlului intern de cétre coso = controlul intern este un proces implementat de conducere si totodaté_ un mijloc prin care se ofera asigurare rezonabili in ceea ce priveste realizarea obiectivelor: = controlul intern nu reprezinta un scop in sine, avand o finalitate concreta;- controlul intern reprezinté 0 activitate desfasurata de toati lumea din cadrul entitafii, incepand cu Consiliul de Administratie, conducere, precum gsi de intregul personal al entitatii; - controlul intern nu reprezinté panaceul universal, scopul sau find acela de a oferi o asigurare rezonabila, nicidecum una absoluta; - controlul intern are un anumit grad de relativitate; - abordand obiectivele entitatii in ansamblul lor, controlul intern capata un caracter universal in raport cu entitatea in care este organizat Modelul COSO, are in vedere constituirea unui sistem solid de control intern de jos in sus, in timp ce monitorizarea si conducerea se vor face de sus in jos. Comisia Treadway, a elaborat si un model al controlului intern reprezentat printr-o piramida compusi din 5 elemente, aga cum rezult& in figura de mai jos.Informare Activitate de control Gestionarea riscurilor Mediul de control Analiza fiecdruia dintre componentele prezentate in cadrul modelului, releva urmatoarele aspecte: Mediul de control, reprezinta in viziunea membrilor comisiei garanfia unei bune guvernari, Mediul de control reprezinta temelia pe care se construieste edificiul economic. Conducerea joaca rolul constructorului care are responsabilitatea de a pune bazele sia pastra un mediu solid de control, prin care se asigure o anumitddisciplina gi structura necesara atingerii obiectivelor primare ale sistemului de control intern. Exist doua tipuri de elemente componente ale mediului de control: Elementele structurale, cum ar fi 0 structuré corespunzatoare a consiliului de conducere, capabil s detina abilitatile si competentele necesare, sa isi creeze organisme sistructuri de lucru ajutatoare, in masura s& asigure o buna planificare strategica si un mecanism eficient de stabilire a obiectivelor, o alocare clara a responsabilitatilor si resurselor, 0 jalonare adecvaté a rolurilor si responsabilitatilor fiecdruia si ale tuturor in angrenajul entitatii Atitudinile, cultura, principiile etice, valorile, integritatea si comportamentele corespunzatoare. O filozofie de conducere si un stil operational potrivite, politic’ gi proceduri de resurse umane adecvate si competenta personalului Gestionarea riscurilor, reprezinta 0 preocupare de bazi a oricarei activititi care se doreste eficienta din punct de vedere al managementului, preocupare fata de care din picate Roménia este departe de o declara drept prioritate. Notiunea de risc ramane incontinuare dominata de incertitudine si echivoc si in nici un caz managerii nu au ajuns sa aiba o strategie si o viziune clara cu privire la modul de gestionare a riscurilor. Activitatea de control. Reprezinta din paicate in tara noastra 0 forma desul de inflexibili si dominata de automatisme si forme inca autoritariste de organizare si desfagurare. in Romania, domina controlul impus prin reglementari legale, nefiind inca operational o culturé managerial care si promoveze control ca 0 modalitate de indeplinire a obiectivelor. Controlul este inci perceput ca un instrument de coercitie si nu ca o modalitate de implicare constructiva a acestuia in strategiile de dezvoltare ale entitatilor. Monitorizarea reprezinti procesul prin care conducerea urmareste si intervine ori de cate ori este necesar pentru a sesiza anomaliile functionale din cadrul entitatii precum si abaterile de la cadrul normativ inregistrate in activitatea curenté. Stabilirea sistemelor adecvate de control intern reprezinti responsabilitatea conducerii si necesita o atentie continua si corespunziitoare. Auditului intern ii sunt atribuite de catre conducere responsabilitati curente specifice, referitoare a _verificarea controalelor, monitorizarea functionirii lor si exprimarea de recomandari in vederea imbunatatirii lor.Informatii si comunicare Termenul de comunicare este folosit in stransa legatura cu limba si limbajul. Comunicarea poate fi verbal sau nonverbal, intergrupala sau intragrupala, Comunicarea face apel la limbajul specific: matematic, economic, filosofic, emotional, ete. in procesul de comunicare se integreazi cele doud componente de bazi ale procesului de comunicare, emifatorul, respectiv receptorul. Canalul de comunicare, drumul sau calea urmat de mesaj, este esenfiala. Canalele de comunicare pot fi canale vizuale, auditive, tactile ete...Canalele au suport natural sau tehnic(telefon, fa , mijloace audio-video, etc..) Mesajul este 0 componenti complex a comunicarii care implica fenomene de codare, recodare, decodare. Codul trebuie ales si cunoscut de partenerii care fac parte din relatie. Feedback-ul, reprezinti mesajul de rispuns pe care receptorul le da in timpul sau dupa receptarea mesajului initial Mediul sau contextul comunicdrii se referi la situatia particularizata in care are loc comunicarea. in procesul de comunicare existi o serie de dificultati sau bariere, determinate in principal de gradul de permeabilitate al mesajului transmisAstfel, dificultati se pot manifesta fie la nivelul emifatorului fie la nivelul receptorului, la nivelul canalelor, la nivelul mesajului sau la nivelul mediului. La nivelul emitatorului sau receptorului, barierele in comunicare se pot manifesta sub forma - deficientelor de exprimare, respectiv receptionare; - deficiente emotionale, atitudinale; - ideii preconcepute, etc. La nivelul canalelor de comunicare, barierele de comunicare pot apirea ca urmare a faptului cA informatia emis pentru un canal, ajunge sa fie receptionata pe un alt canal. La nivelul mesajului pot apare bariere de comunicare cum ar - folosirea cuvintelor cu sensuri diferite: - expresii personale, difuze, limbaje _insuficient cunoscute de cei implicati in comunicare Lanivelul mediului - climat poluat; = folosirea necorespunzatoare a suportului de informatiein tentativa de a descifra substanta notiunii de control intern atentia trebuie orientata cltre actele normative care reglementeazi din punct de vedere teoretic conceptul. Ordonanta Guvernului nr.1 19/1999, privind controlul intern gi controlul financiar preventiv*, defineste controlul intern, ca pe ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere in concordanté cu obiectivele acesteia si cu reglementarile legale, in vederea asigurarit_administrarii_fondurilor in. mod economic, eficient sieficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si procedurile. Din continutul definitiei se poate desprinde ideea cA in Romania notiunea de control intern este asociati cu entitatea publica, c& acesta reprezinta un ansamblu de forme de control gi cd acestea la réndul lor sunt stabilite de conducerea entitatii, in concordant cu obiectivele acesteia gi cu reglementirile legale. Aceasti subliniere a legii intireste ideea cA la un moment dat in cadrul unei structuri sau entitati, suma formelor de control adoptate de conducerea entitatii se subordoneaza obiectivelor stabilite a se realiza la un anumit termen. in momentul in care obiectivele se modificd, conducerea poate inlocui partial sau total vechile forme de ©0G nr. 119/1999-Republicat publicaté in MO al Rominiei Partea I nr. 195 din 26 martie 2003.control, noul sistem de control urmand sa fie pus in concordanta cu obiectivele noi. Pe de alta parte, exist entitati prin intermediul carora statul implementeaza politici. Implementarea unei anumite politici se realizeazi cu fonduri publice derulate prin entitatile care pun in practic politica statului. in firile angajate in sisteme globale, se deruleaza fonduri care angajeazd aceste tari in raport cu politica structurii globale, iar angajarea efectiva a fondurilor se realizeaza tot prin intermediul unor structuri si entitati economice. Din acest punct de vedere devine lesne de inteles necesitatea constituirii unor mecanisme de control amplasate in afara entitatilor, mecanisme care au rolul de a urmari dacd fondurilor alocate sunt cheltuite in conformitate cu prevederile legale si care se constituie in forme de control extern.Capitolul HT Norme Profesionale ale Auditului Intern Definirea auditului, tinde si devina o tentativa extrem de complicati avand in vedere proliferarea extrem de rapida a termenului. in tot felul de imprejurari, notiunea confera celui care 0 utilizeazd cu sau fara rost, un aparent aer intelectual si monden deopotriva, cuvantul tinzand sa isi dilueze valoarea semantica gi de aici si pana la definifii eronate ramanand decat un singur pas. Termenul de audit in sensul si cu semnificatiile care tind s& i se atribuie in ultima perioada de timp a aparut relativ recent. Ceea ce consideram ca trebuie retinut din istoria atat de des invocata este ca auditul intern reprezinta o definire atribuita recent unei notiuni vechi de cand lumea. Dintotdeauna, pentru a putea trage concluzii asupra mersului unei afaceri, au existat pe de o parte oameni care, au transmis cunostinfe si in formatii acumulate si oameni care au ascultat, au prelucrat informatiile dobandite si au tras concluzii folositoare pentru afacerea sau initiativa care pentru ei prezenta interes. Asemeni personajului lui Moliere care dupa o viata trait in ignoranfé este strifulgerat de revelatia in urma careia constaté cu uimire c@ toatd viaya féicuse prozd, omenirea a practicat auditul ineddin vremuri care nu pot fi localizate cu precizie, fara sa constientizeze acest fapt. Dupa Collins siValin’, auditul poate fi localizat in anul 2000 inainte de Cristos, iar evolutia sa poate fi sintetizata dupa cum urmeaza. Perioada | Solicitangii auditului | Auditorii_| Obiectivele auditului ‘ODT | Regi pia, condor’ wt | Cais sm seritor! | Podkpsirea selor ce detureazi Tropa | bins hin aa ake fond: snl Prosar parimonia TTODARS— insti ale sae, Buns | Conta Repriares Fodor i pedepaes ‘mera acne ‘cor carol recs Prosar parimonia THST-T9OD | Testa — ae | rosea Evitres endclor fia setionar contd su jury _| Fabia bana enti TOOTH Testiusi ao wear ye] Profenonu at [Evilren Handler st eraslor Wi sefionar usta si ai | atestece abiltag sitvapilor Sonali Fanci TOUOIOT | Testa ale sata, Bina ¥ | Profeson Aestarea sees a ioe usta regula stun finance ToT0-1095 | Testa ale alla, Terk we Aturse sph comme ‘ion inten yi expecta “norms Sonat ‘ontabila ya mormelor de au oneulani Tesi ae wala, Trig | Pofesionist av | Atetrce magia —asle = 190 sonar udu foi | contuslr ga cali contol Sons inten in conoordena ev normele Protares oon ied interaponae. La origini, cuvantul audit provine din latinescul audire, care ‘inseamné a asculta. Conform dictionarului explicativ al limbii roméne, auditor este acea persoand care asculté un curs, 0 conferinti, un concert, prin extensie actiunea de auditare fiind aceea prin care o persoana pleaca urechea la interlocutor, acordand atentie opiniilor exprimate * Collins L, Vain .- Audit cnéle inte. Aspects financiers op ratonnel et sragigues. EDallo, Paris 1992, pag. 17de acesta. Este vorba de a asculta pe cineva care prezinta o informare, o sintez, o dare de seama, un raport. in limba engleza, verbul to audit-auditing, se traduce prin a controla, a verifica, a supraveghea, a inspecta Auditul a cunoscut de-a lungul timpului o diversificare, 0 tendinti de translatare de la analiza si evaluarea componentelor economico-financiare ale societatilor comerciale, la componentele sociale de nivel global, vorbindu-se astazi tot mai des de un audit al calitatii, audit al sistemelor informationale, audit social, audit juridic, audit industrial, audit al mediului ecologic global, audit al productiei, audit al marketingului, ete Referitor la auditul intern, a trebuit ca omenirea sf treaca prin criza de supraproductie din 1929-1933 din SUA, pentru a se inventa termenul de audit intern definindu-se astfel o activitate, existent inainte de aparitia Imperiului Roman. Pentru a-si salva companiile de efectele devastatoare ale crizei de supraproductie, care in ani 1929-1933 bantuia Statele Unite ale Americii, asemenea ciumei care periodic devasta Europa medieval, patronii acestora au angajat companii de consultanta specializate, care si-au utilizat personalul si experienta dobandita in timp pentru a identifica in regim de urgenta cai si mijloace desalvare pentru entitatile economice amenintate de spectrul crahului economic. in munca de identificare a cailor si mijloacelor de eficientizare a activitatii si in fapt de salvare a companiilor, expertii externi, utilizau serviciile diferitilor specialisti angajati in cadrul diferitelor compartimente functionale, familiarizati cu. problemele curente, capabili s4 puna operativ la dispozitia expertilor externi date gi situatii necesare muncii efectuate de acestia. Dupa retragerea expertilor externi, cei care colaboraseri cu ei din interior si-au continuat munca inceputa si au ajuns ca in timp si devina la réndul lor specialisti, in masura s4 ofere solutii si consiliere conducerii in domenii care priveau eficientizarea activititii economice. in literatura de specialitate se apreciazi cA acesta ar fi momentul aparitiei auditului intern. Dupa oficializare, progresind ca sfera si continut, auditul intern sa conturat ca o profesie de sine statatoare, flexibila si dispusd in permanenti si accepte provocirile, devenind astiizi fara nici un fel de indoiald un instrument puternic de identificare si gestionare a principalelor riscuri cu care se confrunta entitatile economice. Apropiat initial functiei financiar-contabile, functionind de cele mai multe ori ca un instrument al acesteia, auditul intern a suferit in timp 0 deplasare evidenta citre functia de conducere aentitatilor economice, sprijinind-o in realizarea_obiectivelor propuse. in multe state ale lumii auditul intern a cunoscut 0 evolutie ascendenta. in timp, datoriti cresterii rolului si pozitiei sale, au fost create organizatii profesionale nationale bine structurate cu statute gi reguli de functionare riguroase. La nivel mondial, activitatea de audit intern a fost unificata si s-au creat conditiile pentru desfigurarea unei activititi coordonate. Centrul de coordonare al auditului intern este /nstitute of Internal Auditors - IIA, cu sediul la Orlando - Statele Unite ale Americii, care reuneste organizatii de audit intern din peste 80 de {ari ale lumii. Una dintre cele mai dinamice si performante forme de organizare a auditului intern se afl in Franta, poarti numele de Instinuul Francez al Auditului siControlului Intern IFACI si nu mara aproximativ 2000 de membri. 3.1, Setul de standarde profesionale, sau cadrul de referinta, Ceea ce caracterizeaza activitatea de audit intern, desfiguratt sub egida IIA, este cA cei care practicd aceasta profesie, trebuie si se raporteze la un cadru de referinté sau un set de standardeprofesionale, unanim acceptate chiar daca firesc dealtfel, conditiile economice, legislative sau sociale in care se desfasoara activitatea de audit intern sunt diferite de la o tara la alta. Consecinta fireasca a diferentierilor si particularitatilor existente in cadrul fiecarei tari este c& desi se impune raportarea obligatorie la un cadru normativ riguros si general valabil, auditul intern trebuie sa fie totusi suficient de flexibil incat sa identifice modalitatile prin care particularul sa poata rspunde la exigentele impuse de cadrul normativ general si sa se poata adapta la rigorile acestuia. Cadrul de referinta sau setul de standarde profesionale la care trebuie si se raporteze practica auditul intern in fiecare tard, cuprinde céteva componente sau repere esentiale precum: ~ definitia auditului intern; = codul deontologic: ~ normele profesionale; = modalititile practice de aplicare: - sprijinul pentru dezvoltarea profesionala. Cu alte cuvinte, pentru a putea exercita activititi de audit intern sub egida IIA, trebuie ca la nivel national, sa fie definita functia auditului intern, si fie insusit codul deontologic al ILA, sa fie acceptate normele profesionale si modalitatile practice de aplicare si si se acorde sprijin pentru dezvoltarea profesionala sustinuta apracticantilor, in functie de specificul fiecarei (Ari, fara ins a depasi cadrul normativ impus de ITA. 3.1.1. Definirea functiei de audit intern. © prima component a cadrului de referinfi il reprezinta definirea functiei de audit intern. Este normal ca inainte de orice demers s se defineasca notiunile cu care se opereaza, fiecare {ard afiliata la IIA, trebuind sa defineascd functia auditului_ intern, pistrand ins in mod obligatoriu in cuprinsul definirii elementele pe care IIA le-a proiectat pentru definirea functiei. Cadrul de referinti sau standardele profesionale ale ILA, definesc auditul intern ca pe o activitate de asigurare si de consiliere acordata conducerii entitatilor unde este organizata activitatea de audit intern. Conform definitiilor IIA, prin asigurare se infelege 0 examinare obiectiva a elementelor probante, efectuatd in scopul de a furniza entitayii 0 evaluare independenta a proceselor de management al riscurilor, de control sau de conducere a ennitiiii.'° Serviciile de asigurare, presupun evaluarea obiectiva de cAtre auditorul intern a elementelor probante in scopul obtinerii unei opinii sau a unor concluzii independente cu privire la un proces, " Sursa: Standarde HA, Gor.sistem, subiect sau speté. De reguli, in serviciile de asigurare sunt implicate trei parti: = persoana, grupul, procesul, sistemul sau subiectul asupra Jiruia se exerciti auditul; - persoana sau grupul de persoane care efectueaz’ misiunea, respectiv auditorii; = persoana sau grupul care foloseste evaluarea, sau beneficiarii auditului. Auditul intern este o activitate care se desfaigoara in anumite conditii, acoperind anumite domenii, activitatea fiind organizata pentru atingerea unui anumit obiectiv Domeniile pe care incearca sa le abordeze auditul intern in viziunea IIA, sunt: - riscul; - controlul intern; = guvernanta entitatilor Scopul final al activitatii de audit intern este de a aduce un plus de valoare entitatilor in cadrul c&rora este organizat si se desfaigoara. A aduce sau a adauga un plus de valoare, inseamna ci entitatea trebuie si inregistreze un beneficiu in urma exercitariiactivititilor de audit intern, materializat mu neaparat la nivelul ameliorarii elementelor direct vizate (rise, control _ intern, conducere), ci in timp poate chiar la majorarea efectiva a profitului real al entitai Notiunea de plus de valoare rimane in opinia multor teoreticieni ai auditului intern una care nu este clarificata pe deplin, in sensul ca nu au putut fi lamurite in totalitate intrebari precum: - ce inseamna in termeni reali notiunea de valoare adaugata, obtinuta in urma activitatilor de audit public intern ? - care sunt caile concrete prin care se poate obtine si maximiza valoarea adaugaté obtinuti in urma exercitirii activitatilor de audit intern ? - cum se poate cuantifica si masura valoarea adaugata creat in urma desfisurarii activitatii de audit intern 2 Avand in vedere complexitatea activitatii de audit intern, este usor de imaginat cA in privinta definirii conceptului exista pareri diferite care ins niciodata nu vizeazi elementele si conceptele de fond stabilite de ILA.Astfel, conform Institute Internal Auditors (IA): “Auditul intern este 0 activitate independentit si obiectivit de asigurare si consiliere, conceputd sé aducd un plus de valoare si sé imbunatiiteascd activitatea organizatiei. Auditul intern ajutds organizatia si isi atingé obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, sd evalueze si sé imbundtdteascé eficacitatea gestionarii riscurilor, a proceselor de control si de guvernare a intreprinderii!'”. Pe de alta parte, Institutul Francez al Auditului si Controlului Intern(IFACI, defineste auditul intern, ca o activitate independentit yi obiectivis, care dé unei organizajii 0 asigurare in ceca ce priveste gradul de control asupra operatiunilor, o indruma pentru a-i imbundtati operatiunile si contribuie la addugarea unui plus de valoare. Auditul intern ajuté aceasté organizatie sé isi atingé obiectivele, evaludnd printr-o abordare sistematica si metodicd, procesele sale de management al riscurilor, de control si de guvernare a intreprinderii, ficdnd propuneri pentru a le consolida eficacitatea.? Simpla lecturare a celor dou’ definitii, scoate in evidenta faptul ca intre acestea nu exist deosebiri de fond ci mai degraba mici diferente referitoare la plasarea termenilor in cuprinsul " Sursa Standardele LA 200, "= Definite aprobati de Consiliul de administrate al IFACI in data de marti 2000.definitiilor. Indiferent de modul in care se face enuntul, in ambele exprimari, se refine prezenta urmatoarelor idei - auditul intern este 0 activitate independenta si obiectiva: - este 0 activitate de asigurare si consiliere; - este 0 activitate in urma careia se obtine un plus de valoare pentru entitatea in care se exercita; - auditul intern abordeazi in mod sistematic si metodic procesele de management al riscurilor, de control si de guvernare a intreprinderii; Legea nr.672/2002, privind auditul public intern din Romania, defineste auditul public intern ca pe 0 activitate functional independenti si obiectivi, care dé asiguriiri si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, perfectiondnd activiteyile entitatit publice; ajuté entitatea publicé sé isi indeplineascaé obiectivele printr-o abordare sistematica si metodicd, care evalueaza si imbundtiieste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului sia _proceselor de administrare"™. "Legon nr.672/19 devembrie 2002 privind adil public inter, Pubicatt in MOF, 1NR.953:24.12.3002Spre deosebire de definitiile anterioare referitoare la auditul intern legea romanease: ‘eglementeaza auditul public intern doar in institutiile publice in ceea ce priveste veniturile publice, utilizarea acestora si administrarea patrimoniului public. in linii mari, ea se aliniaz standardelor internationale, fiind centraté in jurul unor nofiuni precum: independenti gi obiectivitate, asigurare gi consiliere, abordare sistematica si metodica si gestiunea riscului, dar nu se poate s nu fie remarcat faptul cA in comparatie cu definitiile de mai sus, in definitia adoptaté de legea romaneascd apare formularea da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, ceea ce aparent reprezinté o limitare a sferei auditului intern, doar la nivelul veniturilor gi cheltuielilor institutiilor publice. in Romania legea nr. 672/2002, reglementeaza auditul public intern gi nu auditul intern, asa cum este el definit prin normele ITA. Dup& cum se poate observa, sfera reglementati de legea roméneasci, este una restriinsé. Daca normele IIA, se refer la auditul intern in general, stabilind reglementiri referitoare la entitati economice in general, legea romaneasca are o sfera mai restransa reglementand asa cum rezultd si din titulatura acesteia auditul intern doar la nivelul entitatilor publice.Sentimentul de aparen{a limitare a sferei auditului in Romania este generat gi de orientarea auditului public intern doar la nivelul activitatilor financiare si de administrare a patrimoniului entitatilor publice, asa cum rezulta din continutul art.3(2) din Legea nr.672/2002, in care se mentioneaza ci sfera auditului public intern cuprinde: activitafi financiare sau cu implicatii financiare desfasurate de entitatea publica din momentul constituirii angajamentelor pan la _utilizarea fondurilor de citre beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistenfa externa; b constituirea _veniturilor_—_publice, _respectiv autorizarea si stabilirea titlurilor de crean{a precum sia facilitatilor acordate la ineasarea acestora; c administrarea patrimoniului public, precum si vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unitatilor administrativ-teritoriale; sistemele de management financiar si control, inclusiv contabilitatea sisistemele _informatice aferente.Pe de alta parte insa, desi doar doud la numar, obiectivele auditului public intern, stabilite la art. 3(1) din lege contin un grad mai ridicat de generalizare, facand referire la : a. asigurarea obiectiva si consilierea, destinate s& imbunatateascd sistemele si a ctivitatile entitatii publice; b. sprijinirea indeplinirii obiectivelor entitatii publice, printr-o abordare sistematica si metodica, prin care se evalueazi gi se imbunititeste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului ia proceselor administrarii Sintetiznd, se poate spune cA legea auditului public intern din Romania, reglementeazd auditul la entitatile publice. Sfera de cuprindere a auditului public intern, vizeazd fondurile publice din punct de vedere al formirii si utilizarii lor, pe cand obiectivele auditului public intern, asa cum sunt formulate in lege, exced sfera, au un grad mai mare de generalitate gi se focalizeaza pe sistemele si activitatile entitatii publice, precum gi pe obiectivele gi sistemele de conducere ale acesteia. Focalizarea sferei auditului public intern, pe problematica gestionarii fondurilor entitatii si patrimoniului acesteia, se datoreazi exigentelor impuse Roméniei de aderarea la Uniunea Europeani,care aduce cu sine cerinfa de a avea sisteme solide de management financiar siimpune existenfa unor cerinfe speciale cu privire la utilizarea adecvaté a fondurilor provenite de la Uniune, precum sia fondurilor publice ale Romaniei. Raportul dintre sfera siobiectivele entitatilor publice poate fi reflectat dupa cum urmeaza SFERA AUDITULUL INTERN in CADRUL ENTITATII Se poate constata ca sfera auditului intern, impreuna cu obiectivele acestuia reflectate prin sigeti, tind si acopere intreaga arie a entititilor publice. 3.1.2. Codul deontologicin conformitate cu prevederile cadrului de referinté impus de IIA, auditul public intern nu poate fi conceput in afara unui cod deontologic riguros, prin care se stabilese principiile de conduita si obligatiile auditorilor interni, Codul Deontologic al Institutului, are drept scop, promovarea unei culturi a eticii in cadrul profesiei de audit intern. Profesia a adoptat un astfel de cod avand in vedere increderea acordata auditului, pentru a oferi o asigurare obiectiva in cea ce priveste procesele de management al riscurilor, de control si de guvernanta a intreprinderii. Codul deontologic se aplica atat persoanelor cit si organismelor care furnizeaza servicii de audit." Codul deontologic se aplicd persoanelor si entititilor care ofera servicii de audit intern. ILA, impune respectarea codului de conduita a auditorilor interni, de asa maniera incat orice abatere de la prevederile codului, sau alte abateri care nu sunt cuprinse in continutul codului dar sunt contrare spiritului acestuia, sunt analizate in conformitate cu prevederile din statutul institutului adopténdu-se masuri disciplinare impotriva celor vinovati de icalcari dovedite ale codului deontologic. "* Sursa: Glosar al Nomelor profesional ale cudlitulu ntemConform definitilor date de ITA, Codul Deontologic dupa care se desfagoara activitatea auditorilor interni afiliati la ITA, are doua componente principale: - principiile fundamentale valabile pentru profesia si pentru practica auditului intern; - reguli de conduité care descriu normele de comportament asteptate de la auditorii interni de multe ori in situatii particulare gi care ajuta auditorii sa aplice in practicd principiile fundamentale. 3.1.2.1. Principiile fundamentale Principiile fundamentale care guverneazi activitatea de audit intern stabilite de IIA, carora trebuie sa se supund neconditionat cei care practici auditul intern, sunt: integritatea, obiectivitatea, confidentialitatea si competenta. Integritatea, sti la baza increderii si credibilititii acordate judecitilor emise de auditori. A fi cinstit si incoruptibil in activitatea pe care o desfisoard, reprezinta in viziunea IIA, 0 garantie suplimentara pentru auditori in ceea ce priveste valoarea rezultatelor. Auditorul intern, este obligat ca in baza acestui principiu, si isi indeplineasci misiunea cu onestitate, constiinciozitate si responsabilitate, sé respecte legea, si nu ia partein mod constient la activitati ilegale sau si se angajeze in acte dezonorante. Auditorul trebuie sa respecte si sé contribuie la indeplinirea obiectivelor etice si legitime ale entitatii. in acceptiunea data de TIA, legitim este ceea ce trebuie realizat pentru a aplica legea si reglementirile legale, iar etic este ceea ce tine de morala si de valorile atasate acesteia. in acest punct trebuie amintit ca valorile morale reprezinta 0 componenta care nu poate fi cuantificata sau abordat in mod rigid, avand un caracter national si implicit elemente de diferentiere fata de alte valori morale acceptate intr-o alti variant national. De toate aceste aspecte auditorul intern trebuie sa find cont. Conform principiului integritatii, auditorul trebuie si dea dovada de discernamént si sa respinga cu propria judecata si cu instrumentele de lucru de care dispune, acele situatii care chiar dac& nu sunt explicit tratate in norme ca nelegitime sau neetice, el apreciaza ca trebuie abordate ca atare. Obiectivitate Obiectivitatea, reprezinta acea _ atitudine intelectuala impartiala, care necesita 0 independenta de spirit si de judecaté si care implica faptul ci auditorii interni nu isi subordoneazi propria judecati altor persoane. in acest sens,aprecierile lor trebuie sa se bazeze pe fapte sau dovezi si pe activitafi indiscutabile lipsite de orice prejudecatéi.'° Pentru actiunile lor, intreprinse cu buna credinti, in exercitiul atributiilor si in limita acestora, auditorii interni mu pot fi incfionati sau trecuti in alta functie de conducerea entitatilor in care igi desfgoara activitatea, Confidentialitate Confidentialitatea reprezinta un principiu fara de care auditul intern ar fi de neconceput. in activitatea pe care © desfasoara, auditorul intra in contact cu documente, date si in formatii al cdror continut reprezinti secrete ale entititii. Fiecare unitate are propriile secrete pe care le protejeazi fata de concurenta sau de terfe persoane fizice sau juridice gi a cdror divulgare i-ar produce prejudicii in desfasurarea in continuare a activitatilor curente sau de perspectiva. Auditorii interni nu pot divulga nici un fel de date, fapte, sau situatii pe care le-au constatat in. cui ul ori in legaitura cu indeplinirea misiunilor de audit public intern, Auditorii interni sunt responsabili de protectia documentelor referitoare la auditul public intern desfisurat la 0 entitate publica, Acest principiu nu reprezinta doar un element consemnat la nivelul codului deontologic al auditului intern. Pentru a-i intiri greutatea gi importanta, el a fost " Sursa: Nommele profesional ale audituluiintem — Glosarinclus gi in continutul legilor de organizare si functionare a auditului intern. Competenta Perceptia general este ca auditorul intern este acea persoana capabilé si cunoasca totul despre entitate, cA in baza acestui atribut auditorul poate fi numit pe bund dreptate sfetnicul managerului, pe care il consiliazd si cdruia ii ofera sfaturi si in drumari menite sa contribuie la atingerea obiectivelor pe care acesta impreuna cu colectivul managerial sile-a propus. in mare parte, cele prezentate sunt adevarate. Se pune insA intrebarea ce sta la baza competentelor si a tributiilor deosebite ale auditorilor interni Singurul raspuns corect este acela al competentei profesionale a auditorilor interni 3.1.2.2. Reguli de conduitts Regulile de conduité descriu normele de comportament asteptate de la auditorii interni, Aceste reguli reprezintd un sprijin pentru punerea in practicd a prineipiilor fundamentale si au drept scop orientarea conduitei etice a auditorilor. intre normele de conduita definite de principii si cele definite de regulile de conduita existé diferente Daca auditorii igi limiteaz’ comportamentul la nivelul minim previzut, aceasta nu sugereazi 0 conduiti inadecvati saunesatisfacdtoare. Se poate presupune ca profesia a fixat standarde suficient de inalte pentru a ne permite si consideram satisfacdtoare 0 conduita respectand nivelul minim recomandat. Cu alte cuvinte atunci cand se evalueazi comportamentul unui auditor, nu poate fi vorba de strictefe si rigiditate. Comportamentul auditorului poate fi apreciat in cadrul unor limite largi stabilite pe de o parte intre principii care reprezint limita superioara a asteptarilor si regulile de conduita, mai flexibile si mai tolerante. La ce nivel se situeazi comportamentul unui auditor in practic? Ca si in cazul altor profesii, nivelul calitativ al comportamentului difera de la un practician la altul. Majoritatea auditorilor se comportd la nivel inalt, la nivelul principiilor. Exista si cazuri izolate care nu se incadreaza in normele minime definite de prineipii 3.1.2.3. Aplicabilitatea regulilor de conduite Regulile de conduit, se aplicd tuturor auditorilor interni, precum gi serviciilor prestate de acestia Valoarea unui audit, poate depinde in mare masura de modul cum este perceputi de citre partenerii implicati in auditul intern independenta auditorului intern.in practicd, independenta inseamna a adopta un punct de vedere nepartinitor in cursul executarii misiunii de audit. Daca auditorul intern protejeazé o persoana implicata intr-un anumit grad, atunci el nu mai poate fi considerat independent. Independenta trebuie priviti ca cea mai important trisaturé a auditorului intern. increderea manifestati de persoanele care valorificd rezultatele muncii auditorului intern, se bazeaza pe atitudinea sa nepartinitoare. Prin urmare, nu este surprinzator faptul ca independenta este privita atat ca standard cat si ca regula de conduita. Pe langa faptul ca este esential ca auditorii interni si pastreze o atitudine independenta in cursul exercitdrii atributiilor, important este si increderea pe care utilizatorii muncii auditorilor interni trebuie si o aiba in aceasta independent’, Aceste doua obiective sunt denumite independenta faptica gi in dependent aparenta, Independenta faptica rezulti din conduita auditorului care reuseste si pistreze o independent pe toati durata desfigurarii misiunii . iar independenta aparenti este rezultatul interpretarilor pe care persoanele implicate in desfisurarea auditului le lanseazi referitor la aceasta independenfa. Daca auditorii ar fi independenti in fapt, dar dacd 0 parte din cei implicati in audit si rezultatele sale ar considera ci auditorul a favorizat o anumitd persoand in legatur’ cu un anumit aspect, atunci valoarea auditului intern ar scadeaconsiderabil. Altfel spus, auditorul intern trebuie sa isi pastreze independenta pe toata durata desfagurarii misiunii de audit, dar s& se comporte de asa manier incat independenta sa s& fie perceputa ca atare de tofi acei care sunt implicati intr-o forma sau alta in desfigurarea misiunii de audit Desi independenta este un factor critic pentru asigurarea increderii, este importanta si aderarea la celelalte reguli de conduita stabilite de codul deontologic. Integritatea si obiectivitatea inseamna impartialitate in prestarea serviciilor specifice functiei. in prestarea oricarui serviciu de specialitate, un auditor igi va pastra obiectivitatea gi integritatea, va evita conflictele de interese, nu va prezenta cu buna stiinta informatii eronate si nu-si va sacrifica propriul rationament in favoarea opiniilor altor persoane. Pentru a ilustra sensul integritatii si obiectivititii, si presupunem ca in misiunea pe care o desfisoara, un auditor apreciaz4 ci s-ar putea cao parte din creanfele avéind ca sursi clientii, si nu fie incasate, dar accept opinia exprimata de contabilul sef, potrivit cAreia creantele vor fi incasate fara probleme de la clienti, fara a face el insusi o evaluare independenté a solvabilitatii debitorilor. in aceasta situatie, auditorul si-a neglijat atributiile sia dat dovada de lipsa de obiectivitate.Sa presupunem pe de alta parte c& auditorul intern consiliaza compartimentul financiar contabil cu privire la intocmirea declaratiilor fiscale. Cu aceasta ocazie el incurajeaz includerea in structura declaratici a unor cheltuieli deductibile pe care le considera adecvate, desi nu dispune de suficiente informatii justificative in acest sens. O asemenea atitudine nu ar reprezenta neaparat o incdleare a integritatii si obiectivitatii auditorului intern. Daca insa auditorul incurajeazi includerea in categoria cheltuielilor deductibile a unor cheltuieli despre care are siguranta ci nu pot dobandi acest caracter, dar exista indicii cé nu vor putea fi depistate de controlul fiscal, atunci cu siguranté limitele integritatii si obiectivitatii auditorului intern vor fi cu mult depasite. Din pacate aceasta situatie este din ce in ce mai intalnita in Romania, valoarea profesionistilor fiind apreciaté de unii manageri, dupa abilitatile manifestate de acestia pe linia identificarii cat mai multor astfel de situatii, care practic eludeaza legislatia fiscal a tarii Auditorii interni nu ar trebui s& igi subordoneze rationamentele proprii opiniei sefilor ierarhici. Auditori raspund pentru propriile rationamente exprimate prin documentele de Tucru intocmite gi nu ar trebuie si isi modifice concluziile la cererea unor terfe persoane indiferent de pozitia ocupati de acestea pe scaraierarhica a entitatii, cu exceptia situatiilor in care auditorul este de acord cu concluzia superiorului sau. Lipsa conflictelor de interese, echivaleaza cu absenta unor relatii care ar putea afecta obiectivitatea sau integritatea. De exemplu ar fi inacceptabil ca un auditor wre este si jurist, si reprezinte interesele entititii in diverse litigii, Juristul apara interesele clientului pe cand auditorul trebuie si ramana impartial in ceea ce priveste confidentialitatea, este esential ca auditorii si nu dezvaluie informatiile confidentiale obfinute in cursul desfagurarii misiunilor de audit. Pe parcursul unei misiuni, auditorul obtine o cantitate considerabila de informatii de natura confidentiala, inclusiv salariile primite de angajati sau manageri, metode de calculare a pretului produselor, planurile publicitare, elemente privind calculul costurilor, rezultatul unor litigii ce nu poate fi facut public, ete. Daca auditorii ar divulga aceste informatii sau parti din ele unor persoane din afara entitatii, carora in mod firesc, li s-a refuzat accesul la aceste informatii, atunci relatia auditorului cu managerul ar fi grav afectata, in mod normal, documentele elaborate de auditor in cursul misiunii sau misiunilor desfiigurate, pot fi puse la dispozitia unei terfe persoane numai cu acordul explicit al managerului sauordonatorului de credite care a dispus efectuarea misiunilor de audit intern, Exceptia de la aceasta regula o reprezinté solicitarea adresata de organele de cercetare sau instantele de judecata in cadrul unui proces. Daca instanta de judecata solicita documente, acestea vor fi puse neintarziat la dispozitia acesteia, dupa ce a fost informat despre aceasta managerul entitatii Referitor la codul deontologic, Legea nr. 672/2002, privind auditul public intern, subliniaz’ ci auditul intern, trebuie sa isi indeplineascd atributtile in mod obiectiv si independent, cu profesionalism si integritate si potrivit normelor si procedurilor specifice activitatii de audit public intern, Prin aceasta prevedere, se recunoaste si se accept prevederile codului etic specific IIA. 3.1. . Normele profesionale Auditul intern nu poate exista in afara unor _norme profesionale, care ii orienteaz pe auditorii_in misiunile de audit pe care le desfigoard in diferite medii i situatii concrete. Respectand doar Codul deontologic, auditorul intern nu poate actiona si dezvolta profesia. Are nevoie ca orice meseriay de instrumente gi tehnici de lucru pe care si le aplice la solutionarea unor situatii concretein primul rand functia de audit intern trebuie s& se desfagoare in limitele impuse de un set de principii de baz. Principiile de baz nu se pot aplica decat in perimetrul unui cadru de referinta, in interiorul caruia se organizeaza diferitele activitafi de audit intern. Poate fi apreciat drept cadru de referinté de exemplu, Legea auditului public intern, entitatile publice la nivelul cArora este organizat auditul public intern in Romania, toate entitatile economice sau sociale in tari in care auditul intern se exercita la acest nivel, etc... in orice moment, oricine poate pretinde ci desfasoara activititi de audit public intem. Pentru a evita arbitrariul si impostura, IIA, a stabilit eriterii de apreciere a functionarii auditului intern, prin care cel care face evaluarea apreciaza daca activitatea de audit este de calitate sau nu, mine la stadiul de bune Toate elementele prezentate ar ri intentii teoretice, dack nu ar exista un scop ciruia si i se subordoneze, iar in cadrul entitatilor singurul scop nu poate fi decat acela al imbunatiirii proceselor de productie si organizationale. Dac' in urma activitafilor de audit desfagurate, in cadrul entitafii se obtine un plus de valoare addugata, datorati acestor activitati, inseamna ca auditul intern gi-a atins scopul.Sintetizand, am putea spune c& Auditul intern se desfioara in interiorul unui cadru de refering, a carei exercitare este guvernata de un sistem de principii, fiind evaluat in baza unui sistem de criterii de apreciere, scopul séu find acela de imbunatatire a proceselor de productie si a structurii organizationale a entitatii. Conform clasificatiilor si standardelor impuse de Institutul de Audit Intern (IIA), normelor profesionale ale auditului intern se compun din: - Norme de Calificare (seria 1000): - Nome de Funcfionare (seria 2000) - Nome de Aplicare (seria nnn.Xn.)Cap.IV. Planul de audit public intern. Elaborarea planului de audit intern. Realizarea si urmarirea sa. 4.1. Fond total de timp necesar, fond de timp disponibil anual Planul de audit public intern, este unul dintre cele mai importante instrumente de h ale auditorului intern, de felul cum acesta este conceput, depinzand in mare masura eficienfa muneii sale. Importanta planului in activitatea de audit intern rezulta din prevederile exprese ale Normei de functionare nr. 2010, elaboratai deInstitue of Internal Auditors -I1A, potrivit careia responsabilul auditului intern trebuie sa facé o planificare bazaté pe riscuri in scopul definirii prioritatilor in concordanjaé cu obiectivele organizatiei. Conform prevederilor inscrise Ia art.14 din Legea nr. 672/2002, “proiectul planului de audit public intern, se elaboreazé de catre compartimentul de audit public intern, pe baza evaluérti riscului asociat diferitelor structuri, activitafi, programe, proiecte sau operatiuni, precum si prin preluarea sugestiilor conducéitorului entitétii publice, prin consultare cu emtitaqile publice ierarhic superioare, findnd seama de recomandérile Curtii de Conturi Importanta planului de audit public intern, este subliniata si in Normele generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr.38/2003 Conform prevederilor inscrise la pet.6 din aceste norme,” planul de audit public intern, se intocmeste anual de catre compartimentul de audit public intern, iar selectarea misiunilor de nd in vedere urmatoarele elemente: audit public intern se face ava - evaluarea riscului asociat diferitelor _ structuri, activitai, programe, sau operatiuni;- criteriile semnal sau sugestiile conducatorului entitatii publice, deficientele constatate anterior in rapoartele de audit, deficientele constatate in procesele verbale incheiate in urma inspectiilor, deficientele constatate in rapoartele Curfii de Conturi, alte informatii si indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri, aprecieri ale unor specialisti, experti etc... cu privire la structura si dinamica unor riscuri interne sau de sistem, analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale functionarii sistemului, evaluarea impactului unor modificari petrecute in mediul in care evolueaza sistemul auditat; = numarul entitatilor publice subordonate; - respectarea periodicitatii in auditare, cel putin odata la 3 ani; - tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonat: recomandarile Curfii de Conturi. Persoana sau grupul de persoane desemnate si intocmeascd planul de audit public intern, trebuie si tind seama de o multitudine de elemente gi si cunoasca in detaliu activitatea institutiei al cdruiplan de audit il elaboreazd. Trebuie de asemenea ca cei care elaboreaz proiectul planului de audit intern sa cunoasca elementele constitutive ale planului de audit public ce urmeaza a fi elaborat. Referitor la acest aspect, trebuie subliniat cA practica ofera o mare varietate de elemente constitutive ale planului de audit public intern Planul entitatii publice, poate fi alcdtuit pornind de la functiile de bazi ale acesteia. Astfel, planul poate fi structurat avand in vedere, functia de trezorerie, functia de investitii, functia contabilitatii, functia administrativa, functia de personal, etc Prin aceasti modalitate de organizare si desfiisurare a auditului public intern, se poate aprecia modul de functionare a fiecirei componente functionale a entititii publice, gradul de dezvoltare a relatiilor dintre ele, precum gi functionalitatea de ansamblu a sistemului, fiind cea mai eficienti modalitate de apreciere a cadrului de control intern Pe de alti parte, o astfel de modalitate de structurare a planului de audit public intern, permite conexarea mai multor activitati, unul din rezultatele imediate al acestei formule de Iucru, find reducerea costurilor pe care le implic& activitatea de audit public intern. Se poate spre exemplu aliitura in acest mod, auditarea structurii si functionarii compartimentului de investitii, cu modul deintocmire si executare a fondurilor de investitii derulate prin acest compartiment Din cele mai sus prezentate, rezulta cA 0 alti modalitate de structurare a planului de audit public intern ar putea fi aceea in care componentele planului sa fie ser le functionale ale entitati respectiy structurile organizatorice in care se desfaigoara functiile de baza ale acesteia. Auditorii care intocmesc planul de audit public intern, trebuie s aiba in mod obligatoriu in vedere natura activitatilor desfaigurate in cadrul entitatii publice. Ca membru al Uniunii Europene, Romania dispune de fonduri comunitare care se deruleazi prin intermediul diferitelor structuri institutionale. Este lesne de inteles cd in astfel de cazuri, planul de audit public intern va fi structurat pe programele specifice de finantare derulate institutionalizat Exista si situatii in care planul de audit intern al unei entitati care este in acelasi timp gi ordonator principal de credite, va trebui s& cuprindd in structura sa auditarea unor entiti(i aflate in subordine sau coordonare, avand calitatea de ordonatori secundari sau terfiari de credite, parte dintre ele putind sa aiba organizate compartimente proprii de audit public intern.. in aceasta situatie, planul de audit public intern al ordonatorului principal, va cuprinde in structura entitatile subordonate sau coordonate, obiectivelemisiunilor de audit preconizate, fiind acelea de evaluare a activitafii de audit public intern din cadrul structurilor aflate in subordine sau coordonare. in structura planului de audit public intern a ordonatorului principal de credite, vor fi cuprinse in primul rand functiile, compartimentele, sau programele acestuia. problema cu care auditul public intern se confrunta astizi in Romania, o reprezinti gradul ridicat de implicare a structurilor de audit public intern apartinind ordonatorilor de rang superior in auditarea ordonatorilor de rang inferior. Aga cum s-a prezentat, auditul public intern se exercit asupra tuturor activitatilor desfasurate intr-o entitate publica, inclusiv asupra activitatii entitatilor subordonate cu privire la formarea si utilizarea fondurilor publice, precum si la administrarea patrimoniului public. Faptul cf in continutul legii a fost inclusa formularea auditul public intern se exercité inclusiv asupra activitéyilor entitiqilor subordonate, a generat si poate genera o serie de confuzii si interpretari arbitrare. Prevederea legala invocata, confera ordonatorului_ principal dreptul de a efectua misiuni de audit la ordonatorii subordonati, chiar dacd respectivii ordonatori dispun de structuri proprii de audit public internDaca misiunile realizate ar viza exclusiv evaluarea activitatii de audit public intern a ordonatorilor de credite subordonati, acestea s-ar plasa intr-un cadru de deplind normalitate. Este firesc ca ordonatorul de rang superior si cunoascd daci activitatea de audit public intern a structurilor subordonate este eficienta gi se situeaza in limitele cadrului legislativ, oferind asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice. Daca insa ordonatorul de rang superior dispune efectuarea de ciitre propriile structuri de audit intern a unor misiuni de audit prin care se auditeaza entitatea subordonata din punct de vedere al formarii si utilizarii fondurilor publice, cu siguranfa asistim la o substituire de atributiuni, la incdlearea flagranta a literei si spiritului legii auditului public intern, principiul independentei auditorilor subliniat cu insistenti de lege devenind astfel un deziderat greu. daca nu chiar imposibil de atins. © astfel de abordare a prevederilor legii, sporeste riscul ca auditul intern si piarda atributul séu de activitate functional independenta gi obiectiva, devenind o forma de control oarecare, aceasta insusire fiind anulaté de ingerinta brutala a structurilor de audit intern ale ordonatorului de rang superior.Referitor la structura gi continutul planului, trebuie mentionat ca in conformitate cu prevederile pet.4 din Normele generale privind exercitarea activitatii de audit public intern aprobate prin OMFP nr.38/2003, auditul public intern se exercita asupra tuturor activitatilor desfagurate intr-o entitate publica, inclusiv in entitatile subordonate, cu privire la formarea gi utilizarea fondurilor publice, precum si la administrarea patrimoniului public. Compartimentul de audit public intern, auditeaza cel putin o data la trei ani, fara a se limita la acestea urmatoarele: - angajamentele bugetare si legale din care deriva direct sau indirect obligatii de platd, inclusiv din fondurile comunitare; = pliqile asumate prin angajamente bugetare si legale, inclusiv din fondurile comunitare; - vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din patrimoniul MECT, sau al unitatilor aflate in subordinea sau coordonarea MEC’ = constituirea veniturilor publice, a modului de autorizare a titlurilor de creanta; = modul in care se face fundamentarea bugetului de venituri gi cheltuieli si cum se alocé creditele bugetare;- modul in care este organizat sistemul contabil si fiabilitatea acestuia, ca principal instrument de cunoastere, gestiune si control patrimonial si al rezultatelor obtinute; - modul in care este organizat sistemul de luare a deciziilor, de planificare, programare, organizare, coordonare, urmarire $i control al indeplinirii deciziilor; - structura sistemelor de conducere si control precum si riscurile asociate; - sistemele informatice;” La intocmirea planului, compartimentele de audit vor avea in vedere, cit acesta are obligatoriu un caracter exhaustiv, trebuind sa cuprinda toate elementele care pot si trebuie sit fie auditate in cadrul entititii precum yi ordinea si momentul cand fiecare din elemente urmeazé si fie auditate. Se impune aceasta precizare, pentru ca aga cum vom prezenta in continuare, elementele care urmeazii si fie auditate, nu se cuprind in structura planului de audit in mod arbitrar, ci in functie de riscul asociat fiecarui element auditabil si de impactul pe care il poate avea in raport cu indeplinirea obiectivelor. Problemele care vor face obiectul auditului intern sunt numeroase si complexe, din acest punct de vedere este lesne de inteles ca planul de audit va fi un document amplu, dar suficient deflexibil, asupra caruia s& se poatd interveni cu modificari si completari generate de situafii adesea imposibil de luat in considerare la momentul elaborarii planului. Din acest punct de vedere, pe parcursul desfaisurarii planului de audit intern, se pot produce modificari legislative, pot interveni schimbari de prioritati manageriale sau de strategii politice interne sau externe, modificari de procese sau tehnologii, care impun fie modificarea pozitiei unor elemente auditabile in structura planului, fie aparitia unor elemente noi care se cer a fi auditate cu prioritate. Planul de audit intern, este un instrument de lucru care trebuie in permanent adaptat la realitate si la politicile entitatii, asupra lui trebuind operate modificari si rectificari anuale, sau ori de cate ori intervin schimbari in structura parametrilor care au fost avuti in vedere la elaborarea planului, Problematica elementelor auditabile care intra in structura planului de audit, este extrem de complexa si greu de incadrat in tipare sau formule universal valabile. Sunt entititi care includ in structura planului propriu de audit intern structuri organizatorice. Compartimentul audit al unei entitati, poate include in structura planului de audit intern propriu unititi aflate in subordinea sau coordonarea acestuia. Poate include functii cum ar fi cea de productie, aprovizionare, investitii, achizitii.Pot fi intalnite situafii in care structurarea planului de audit intern sa se stabileasca in functie de activitatile reprezentative ale entitatii, cum ar fi de pildd activitatea de organizare, cea de personal, intocmirea contractelor, circuitul_ documentelor, organizarea informatizarii ete. in structura planului de audit public intern vor trebui incluse pe de o parte toate elementele care au fost identificate gi care urmeaza si fie auditate de compartimentul de audit, iar pe de alta parte toate elementele care pot fi auditate pe parcursul unui an. in structura planului de audit vor fi inventariate in mod obligatoriu toate elementele care trebuie si fie auditate gi se vor nominaliza subiectele care pot fi incluse in planul anual de audit public intern. Se poate observa, cA, se face o demarcatie intre subiectele care trebuie auditate si cele care pot fi auditate pe parcursul unui an, Este absolut necesard diferentierea in cadrul planului de audit a elementelor care trebuie auditate de cele care pot fi auditate pe parcursul unui an, intrucat intre ceea ce trebuie si ceea ce se poate realiza exist de reguli un decalaj substantial Acest decalaj, este generat de raportul dintre fondul de timp de care dispune compartimentul de audit si fondul de timp necesarauditarii tuturor elementelor care trebuie sa intre in structura planului. Calculand fondul de timp exprimat in zilele/om necesar pentru auditarea tuturor elementelor auditabile si comparéndu-] cu fondul de timp disponibil, corelat cu numarul de persoane care compun compartimentul de audit, se va constata c& fondul de timp disponibil anual, (calculat in functie de numarul de auditori din cadrul compartimentului de audit), este de reguld mai mic decat fondul de timp necesar rezultat din cuantificarea in fond de timp (om/zile) a tuturor subiectelor care trebuie auditate. Aceasta pentru c& de regul, resursele umane disponibile pentru realizarea misiunilor de audit, sunt limitate in raport cu multitudinea elementelor care poate fi incluse in planul unui singur an. Din acest motiy, in cele mai multe situatii elementele auditabile nu pot fi cuprinse in structura de plan a unui singur an. Tindnd cont de acest element, Legea auditului intern a stabilit posibilitatea ca elementele auditabile sa fie auditate cel putin odatéi la trei ani in elaborarea planului de audit, trebuie parcurse o serie de etape faird de care nu poate fi realizat un proiect conform exigentelor stabilite de lege. Dintre etapele obligatorii care trebuie parcurse in "© Legen ne6722002, ar.13 (2)elaborarea planului de audit, considerim cA nu pot fi omise urmatoarele: 4.2. Inventarierea elementelor auditabile Prima etapa in elaborarea proiectului planului de audit, consta in inventarierea, tuturor elementelor care trebuie incluse in structura planului de aud Inventarierea elementelor auditabile nu este o operatiune simpla. in functie de modul in care sunt identificate si inventariate depinde de fapt acuratetea si valoarea planului de audit public intern. in reusita procesului de identificare gi inventariere a elementelor auditabile un rol important il joacd profesionalismul si experienta celui care i-a fost incredinfat operatiunea de elaborare a planului, Avand in vedere complexitatea si amploarea planului de audit intern, se impune ca seful compartimentului de audit intern si repartizeze aceasti lucrare persoanei sau persoanelor cu cea mai bogata experienta gi cu cea mai mare vechime in cadrul entita 4.3. Cuantificarea fondului de timp total necesar. Dupa identificarea i inventarierea elementelor auditabile, se va proceda Ia alocarea unui fond de timp fieciruia dintre ele, prinalocarea unui numéar exprimat in zile/om, fiecarui element, tinand seama de riscul sau complexul de riscuri pe care inspectiile de audit anteriore le-au identificat in legaturé cu subiectul respectiv, de perioada de timp scursa de Ia ultimul control, de criteriile semnal Tetinute in leg&turé cu subiectul auditat, de recomandarile conducatorului entititii pentru care se intocmeste planul de audit intern, de constatarile si recomandarile Curtii de Conturi ete. Stabilirea fondului de timp pentru fiecare element auditabil se face de auditorul care intocmeste planul de audit, aceasta operatiune avand un caracter subiectiv. Nu se poate stabili un fond de timp standard, pentru acelasi element auditabil la toate structurile care organizeaza potrivit legii compartimente de audit intern. Mai mult, la nivelul aceleiasi structuri organizatorice, pentru acelasi element auditabil, mu se poate aloca fond de timp identic in ani diferiti, deoarece fiecare element suport’ modificari cAstigdnd sau pierzind din pondere si important, auditorul care intocmeste planul de audit, fiind singurul in masura s& aprecieze marimea fondului de timp alocat, in procesul de elaborare a planului, auditorii interni vor cuantifica in fond de timp exprimat in om/zile fiecare dintre elementele care vor trebui auditate, acordind fiecdruia un numarconvenabil de om/zile, in aga fel incat acesta sa poata fi auditat in integralitatea si specificitatea sa. Dupa cuantificarea in om/zile, a tuturor elementelor care trebuie auditate, se va obtine imaginea fondului de timp total necesar pentru auditarea elementelor identificate (FTTN). Acesta se exprima in zile/om gi reprezinté timpul necesar de care o persoana autorizati ar avea nevoie pentru auditarea tuturor elementelor din cadrul entitatii. Pentru exemplificare, se poate presupune ca elementele asupra carora trebuie sa se efectueze misiuni de audit in cadrul unei institutii, (elemente identificate in urma inventarierii realizate de compartimentul de audit) si fondul de timp necesar auditarii fiecdruia, stabilit de auditorul care ca sarcina elaborarea planului, se prezinta ca in tabelul de mai jos. Elementele care trebuie auditate in | Fondul de timp necesar auditin cadrul entitatii fiecirui subiect-omvzile Elementul A 22 Elementul B | 30 Elementul C 15 Elementul D 66 Elementul | 45 Elementul F 100Elementul G 121 Fond de timp total necesar 399 FTTN Asa cum s-a subliniat, stabilirea fondului de timp necesar auditérii fiecdrui element este in aceasti etapi o problema subiectiva, care tine de experienta auditorului care elaboreaza planul de audit, de recomandarile pe care acesta le primeste de la conducatorul entitatii, precum gi de impactul pe care fiecare element auditabil il are asupra entitatii auditate Alltfel spus, in aceasta prima etapa auditorul care elaboreaza planul de audit, alocd fond de timp fiecdrui element in vederea auditarii tindnd cont doar de reperele propriei sale judecati 4.4. Cuantificarea fondului de timp disponibil anual A treia etapa in elaborarea planului de audit, 0 reprezinta calculul fondului de timp disponibil in decursul unui an (FTDA), Ja nivelul compartimentului audit din cadrul entitatii Pentru determinarea cat mai exacti a fondului de timp disponibil anual, cel care elaboreaza proiectul planului de audit, va tine cont de numirul auditorilor prevazut in statul de functii al entitatii, de numarul de posturi ocupate, precum si de posibilitateamajorarii sau diminuarii numarului de auditori, pe parcursul anului. Astfel, se vor avea in vedere perioadele de concedii medicale, de crestere sau ingrijirea copilului, care pot fi previzionate, posibilele plecari din tara ale auditorilor din cadrul compartimentului, situatiile de ocupare a posturilor vacante din statul de functii, zilele de concediu de odihna de care trebuie si beneficieze fiecare dintre auditorii compartimentului, zilele alocate pregatirii profesionale a auditorilor conform prevederilor legii si nu in ultimul rand zilele care vor fi destinate inspectiilor de audit ad-hoc, sau controale tematice dispuse de conducerea entitatii Se intocmeste astfel situatia fondului de timp disponibil anual care in mod schematic ar putea avea urmatoarea alcatuire. 1. [Numarul de zile an 365 2._ | Numar de zile sarbatori legale anuale 120 3._ | Numérul auditorilor din compartimentul audit 1 4._ [Nr total zile CO (rd.3 x nr. zile CO/auditor) 25 5._ | Fond de timp afectat pregittirii profesionale 15 6. | Fond de timp destinat desfagurarii unor misiuni 22 de audit ad-hoc dispuse de conducerea entitatii afara prevederilor din planul de audit intern. 7. | Fond de timp afectat inspectiilor de audit ad- 30 hoc Total FTDA rd.1-(rd.2+rd.4+rd.5+rd.6+1rd.7)=365- 133 232 Dupi realizarea acestei etape a elaborarii proiectului planului de audit intern, se impune compararea valorii fondului de timp totalnecesar FTTN, cu valoarea fondului de timp disponibil anual FTDA. Prin compararea celor doua valori, cel care elaboreaza proiectul planului de audit, poate avea o prima imagine asupra necesarului de fond de timp pentru auditarea elementelor identificate in cadrul entit: tii, comparativ cu disponibilititile compartimentului audit intern in vederea efectuarii misiunilor. 4.5. Compararea fondului de timp disponibil anual cu fondul de timp total necesar si ajustarea lor. 45.1. Compararea fondului de timp disponibil anual cu fondul de timp total necesar Compararea celor doua categorii, se face pentru a stabili in ce raport valoric se afli acestea si mai apoi pentru a determina perioada de timp necesarii desfiguririi planului de audit intern. Folosind datele din exemplele anterioare, se constatd ci raportul dintre FTDA gi FTTN, este de 1/3 (399:133=3). Concluzia care se poate desprinde este ca, directia sau compartimentul audit intern, dispune pentru efectuarea misiunilor de audit intern in cursul unui an de (133zile/om). in functie de acest fond de timp, elementele auditabile cuprinse in structura planului de audit vor putea fi auditate in trei ani, presupunand c& in structuracompartimentului de audit intern se afl un singur auditor gi cd nu se vor schimba condifiile avute in vedere la elaborarea planului. Presupunand ca raportul dintre FTDA si FTTN este de 1/1, rezulta ca elementele auditabile din structura planului, vor fi auditate de singura persoana din structura compartimentului audit, pe durata unui an calendaristic. Daca din compararea celor doua fonduri de timp raportul valoric se cifteaza de exemplu la 2,5, rezulté ca elementele auditabile incluse in structura planului vor fi auditate in 2 ani si jumatate in concluzie, raportul dintre fondul de timp disponi anual FTDA si fondul de timp total necesar FTTN este optim, atta vreme cat valoarea sa se situeaza in limite cuprinse intre I si 1/3. Din motive evidente care apreciem cA mu se mai cer a fi explicate, nu poate fi conceput un raport subunitar intre cele doud elemente. Aceastd situatie ar echivala cu faptul cd auditorul auditeaz elementele auditabile in 8, 7 sau 9,5 luni urmand ca diferenfa pana la 1 an si ramand fara obiectul muneii, ipotez care ne situeaza in plin absurd. Pe de alta parte, daca din compararea FTDA cu FTTN rezulta un raport cifrat la 3,5 de exemplu, inseamna ca elementeleauditabile incluse in structura unui plan de audit, urmeazi si fie auditate in trei ani si jumatate, contrar prevederilor legii care instituie obligativitatea auditarii tuturor elementelor cef pufin odatei la trei ani. Daci dupa stabilirea fondului de timp disponibil anual si a fondului de timp total necesar, se constatd c& raportul dintre cele dou iese din limitele considerate optime, respectiv I/1 si 1/3, auditorul care se ocupa cu elaborarea planului de audit, trebuie sa aplice procedura de ajustare a celor doua fonduri de timp. 4.5.2, Ajustarea fondului de timp disponibil anual si a fondului de timp total necesar Operatiunea de ajustare a FTDA si cea a FTTN, are rolul de a situa cele doua elemente intr-un raport optim. Auditorii care elaboreaza proiectul planului de audit, trebuie si aloce elementelor auditabile incluse in planul de audit fond de timp suficient pentru ca respectivul element si poatd fi auditat fara riscul unei abordari superficiale. A aloca fond de timp insuficient unui anumit element, echivaleaza cu abordarea sa superficial’, pe cAnd supradimensionarea nejustificata a fondului de timp pentru alt element, echivaleazi cu folosirea ineficienté a timpului destinatactivititilor de audit intern si implicit incdrcarea costurilor tivitatilor de audit intern S-a subliniat c& operatiunea de ajustare se realizeaz atunci cand raportul dintre fondul de timp disponibil anual si fondul de timp total necesar se situeazi sub raportul de 1/1 si peste raportul de 1/3. Pentru a intelege modul in care se efectueaza operatiunea de ajustare in cazul depasirii limitelor intre care raportul dintre cele doua elemente se consider optim, se poate presupune ca dupa inventarierea elementelor auditabile, dupa calculul fondului de timp total necesar gi a celui disponibil anual situafia se prezinté dup cum urmeaza: a) Raportul intre FTDA si FTTN se situeazd sub 1/1 in acest caz dupa inventarierea si calculul fondului de timp necesar auditirii fiecdrui element, situatia fondului de timp total necesar va fi urmatoarea: Elementele care trebuie auditate in | Fondul de timp necesar audit: cadrul entitatii fiecdrui subiect-om/zile Elementul A 10 Elementul B | 2 Elementul C 9 Elementul D 16Elementul E 6 Elementul F 25 Elementul G | 19 Fond de timp total necesar 97 in urma calcularii fondului de timp disponibil anual, se obtine urmatoarea situatie: 1. Numarul de zile an 365 . Numi de zile sdrbatori legale anuale 120 Numiarul auditorilor din compartimentul audit 1 4. Nr. total zile CO (rd.3 x nr. zile CO/auditor) 25 5. Fond de timp afectat pregatirii profesionale 15 6. Fond de timp necesar activitatilor prestate ca auditor atras. 22 7. Fond de timp afectat inspectiilor de audit ad-hoc 50 Total = FTDA — rd.i-(rd.2+rd.4+rd.5+rd.6+rd.7)=365-232 133 Calculul releva cA intre cele doud fonduri de timp s-a stabilit raportul de 0,72/1, ceea ce inseamni ci in acest prim caz, elementele auditabile identificate, inventariate gi investite cu fond de timp, trebuie incluse in structura unui plan de audit ce s-ar desfaisura pe un interval de timp de sapte luni Pentru a incadra raportul in limite optime, se aplic& procedura de ajustare,in acest caz, ajustarea se poate realiza prin majorarea fondului de timp alocat fiecirui element auditabil, in asa fel incat raportul dintre FTDA si FTTD, si se incadreze in limita optima cuprinsa intre 1/1 si 1/3. Revenind la exemplul anterior, pentru a se incadra in raportul optim, auditorul care se ocupa cu intocmirea planului de audit, trebuie sa refaca tabloul cu elementele auditabile, modificand fondul de timp alocat fiecarui element. O situatie ipotetica ar situa valoarea fondului de timp alocat fiecarui element auditabil dupa modelul de mai jos Subiectele care trebuie auditate | Fondul de timp necesar auditarii in cadrul entititii X fiecdrui subiect-om/zile Elementul A 2 Elementul B 30 Elementul C 15 Elementul D 66 Elementul E 5 Elementul F | 100 Elementul G 121 Fond de timp total necesar 399Dupa ajustare, raportul dintre FTDA si FTTD, devine 1/3. Din cele expuse rezulti ca este important ca in urma ajustarii, raportul sa se situeze in limita optima, iar consideratiile exprimate in legatura cu incadrarea in raportul de 1/3 intre cele doua fonduri de timp, trebuie retinute doar ca o recomandare. b) Raportul intre FTDA si FTIN se situeaza peste 1/3. Se presupune ca in urma identificarii, inventarierii si alocarii fondului de timp, situatia elementelor auditabile, se prezinta dupa ca in tabloul de mai jos: Subiectele care trebuie auditate | Fondul de timp necesar auditarii in cadrul entitaii X fiecdirui subiect-omvzile Elementul A 22 Elementul B 45 Elementul C 15 Elementul D 66 Elementul E 45 Elementul F | 100 Elementul G 121 Fond de timp total necesar 414 in urma calculelor efectuate, situatia fondului de timp disponibil anual se prezinta astfel:1. Numirul de zile an 365 2. Numar de zile sérbitori legale anuale 120 3. Numarul auditorilor din compartimentul audit 1 4. Nr. total zile CO (rd.3 x nr. zile CO/auditor) 25 5. Fond de timp afectat pregatirii profesionale 15 6. Fond de timp necesar activitiilor prestate ca auditor atras_ 22 7. Fond de timp afectat inspectiilor de audit ad-hoc Total FTDA rd.1-(rd.2+1d.4+rd.5+rd.6+1d.7) 133 in aceasta situatie, valoarea raportului dintre FTDA si FTTD, este de 3,1, situatie care plaseaz elementele auditabile in structura unui plan care ar urma sd se desfaigoare pe o durat mai mare de trei ani, contrar prevederilor legale. Operatiunea de ajustare a raportului dintre cele doua fonduri de timp, se poate realiza in trei moduri - prin diminuarea fondului total de timp necesar FTTN; - prin majorarea fondului de timp disponibil anual FTDA; - prin diminuarea fondului de timp concomitent cu majorarea FTDA Prima modalitate, consti in diminuarea fondului de timp alocat initial unuia sau mai multor elemente auditabile pana la realizarea unui raport optim (presupunem de 1/3).Subiectele care trebuie auditate | Fondul de timp necesar auditarii in cadrul entitatii X fiecdrui subiect-om/zile Subiectul A 2 Subiectul B | 45 Subiectul C 15 Subiectul D 66 Subiectul E | 45 Subiectul F 100 Subiectul G | 121 Fond de timp total necesar | 414 in tabloul de mai sus, modificdnd fondul de timp total necesar, acesta devine 414, prin diminuarea fondului de timp alocat elementului auditabil B de exemplu, cu 15 zile/om. in acest fel elementele din tabloul initial, se prezint& dupa cum urmeazi: Subiectele care trebuie auditate | Fondul de timp necesar auditarii in cadrul entitatii X fiecdrui subiect-om/zile Subiectul A | 2 Subiectul B 30 Subiectul C 15 Subiectul D | 66 Subiectul E 45Subiectul F 100 Subiectul G 121 Fond de timp total necesar | 399 in acest fel, operatiunea de ajustare care a constat in diminuarea fondului de timp stabilit initial pentru un element auditabil, a readus raportul dintre fondul de timp disponibil anual si cel total necesar la 1/3. A doua modalitate de ajustare, consti in majorarea fondului de timp disponibil anual. in baza acestui procedeu, se poate considera cA situatia FTTN si cea a FTDA, se prezinti ca in tablourile de mai jos: Subiectele care trebuie auditate | Fondul de timp necesar auditarii in cadrul entitatii X fiectirui subiect-om/zile Subiectul A | 2 Subiectul B 5 Subiectul C 15 Subiectul D | 66 Subiectul E 6 Subiectul F 100 Subiectul G | 121 Fond de timp total necesar 4141. Numirul de zile an 365 2. Numar de zile sérbatori legale anuale 120 3. Numarul auditorilor din compartimentul audit 1 4. Nr. total zile CO (rd.3 x nr. zile CO/auditor) 25 5. Fond de timp afectat pregatirii profesionale 15 6. Fond de timp necesar activititilor prestate ca auditor atras 22 7. Fond de timp afectat inspectiilor de audit ad-hoc 50 Total FTDA rd.1-(rd.2+rd.4trd.5+rd.6+1d.7)=365-232 133 Din analiza datelor rezulté ci raportul dintre cele doua fonduri de timp depaseste raportul de 1/3. Ajustarea se realizeazt prin pastrarea neschimbatii a fondului de timp total necesar si prin majorarea fondului de timp disponibil anual. Pentru realizarea raportului de 1/3, FTDA, trebuie majorat cu 5 zile om Modalitatea de realizare a acestui obiectiv, consti in diminuarea fondului de timp afectat inspectiilor de audit ad-hoc (rd.7), cu 5 unitati, in acest fel valoarea randului 7 va fi de 45, iar valoarea FTDA, va deveni 138 in acest mod, raportul dintre FTDA si FTTD, va deveni 13. A treia modalitate de ajustare, consta in diminuarea FTTN, si majorarea concomitenta a FTDA.Pentru exemplificare, se poate imagina situatia in care raportul dintre FTDA si FTTN, depaseste raportul de 1/3, ca in tablourile de mai jos. Subiectele care trebuie auditate | Fondul de timp necesar auditarii in cadrul entitatii X fiecdirui subiect-om/zile Subiectul A 22 Subiectul B | 45 Subiectul C 15 Subiectul D 66 Subiectul E | 45 Subiectul F 100 Subiectul G P21 Fond de timp total necesar | 414 1. Numarul de zile an 365 2. Numar de zile sarbatori legale anuale 120 3. Numarul auditorilor din compartimentul audit 1 4. Nr. total zile CO (rd.3 x nr. zile CO/auditor) 25 5. Fond de timp afectat pregatirii profesionale 15 6. Fond de timp necesar activitatilor prestate ca auditor atras_ 22 7. Fond de timp afectat inspectiilor de audit ad-hoc 50 Total FTDA rd.1-(rd.2+rd.4+rd.5+rd.6+rd.7)=365-232 133 Pentru a stabili raportul optim intre cele dou elemente prin diminuarea FTTN, concomitent cu majorarea FTDA, se poate opta pentru varianta in care fondul de timp al elementului auditabil B sereduce cu 9 unititi, concomitent cu majorarea cu 2 unitafi a fondului de timp afectat inspectiilor de audit ad-hoc din tabloul nr.2 in acest mod, FTTN, devine 405, FTDA devine 135, iar raportul dintre cele doua elemente devine la randul sau 1/3. 4.6. Caleulul coeficientilor de rise pentru elementele auditabile Legea auditului intern si Normele generale de aplicare, introduc un element de noutate in cea ce priveste includerea si ordonarea elementelor auditabile in structura planului de audit inten potrivit caruia, ordonarea se face in functie de valoarea de rise aferent fiecdrui element auditabil. In acest coeficientul fel, elementele auditabile cu rise ridicat, vor fi incluse in structura planului de audit pe pozitii avansate, pe cAnd cele cu un coeficient de risc cu valoare redusa, vor fi incluse in pozitiile terminale ale planului de audit intern Pentru determinarea coeficientului de rise asociat fiecdrui element auditabil, se vor avea in vedere urmatoarele trei criterii 1. criteriul aprecierii eficientei controlului intern 2. criteriul aprecierii cantitative 3. criteriul aprecierii calitative. Fiecare din cele trei criterii care stau la baza determindrii valorii coeficientului de rise asociat fiecdrui element auditabil, au incomponen{é cate trei nivele care au valori de la I la 3, nivelul 1 fiind asociat cu risc redus, pe cénd nivelul 3 cu rise mare in acest fel, prin asocierea la fiecare din cele trei criterii, a nivelurilor corespunzatoare, se obtine urmiitoarea reprezentare: 1. criteriul aprecierii eficientei controlului intern - control intern adaptat - nivelul 1 + control intern insuficient - nivelul 2 - control intern cu lacune grave - nivelul 3 2. eriteriul aprecierii cantitative, care mai este cunoscut si sub denumirea de criteriul importantei mizelor, are stabilite de asemenea trei niveluri - miza slaba - nivelul 1 - miza medie - nivelul 2 - miza mare - nivelul trei 3. criteriului aprecierii calitative sau cel al vulnerabilititii, ii sunt asociate trei niveluri si anume: - vulnerabilitate scdzuta - nivelul |- vulnerabilitate medie - nivelul 2 - vulnerabilitate mare - nivelul 3 Fiecaruia din cele trei criterii de apreciere, trebuie si i se atribuie o pondere in functie de importanta criteriului astfel in cat insumarea ponderilor acordate si fie 100% Importanfa fiecdrui criteriu reflectata prin valoarea ponderilor acordate, este o operatiune care se efectueaza de cel care elaboreaza planul de audit intern. De regula, criteriul aprecierii eficientei controlului intern, se consider a fi cel mai important criteriu, drept pentru care poate primi o valoare de 65%. Criteriul aprecierii cantitative poate primi valoarea de 20%, iar criteriul aprecierii calitativ poate primi o valoare in exemplul prezentat de 15%. Pentru includerea in planul de audit a elementelor auditabile, identificate, se procedeaz la calculul coeficientului de rise pentru fiecare din elementele auditabile identificate, tinind cont de ponderea fiecdrui criteriu dupa cum urmeazai. Fiecare element auditabil va primi pentru fiecare criteriu valoarea nivelului pe care seful compartimentului de audit sau auditorul care elaboreaz proiectul planului de audit © considera reprezentativa. Valoarea coeficientului de risc pentru fiecare element auditabil va consta in suma produsului dintre valoarea niveluluiacordat fiecarui criteriu si ponderea fiecarui criteriu, dupa formula de mai jos. K = VnixP1%+Vn2xP2%+Vn3Xp3%, sau K= VnxPn% @) Stabilirea nivelului corespunzdtor criteriului eficientei controlului intern in cazul clementului auditabil A, auditorul a constatat de exemplu in urma verificarilor efectuate, ca la nivelul entitatii este organizat controlul preventiy, in sensul ci este emisi decizie a ordonatorului de credite, prin care sunt nominalizate persoanele care acorda viza de control financiar preventiv, inlocuitorii acestora, precum si documentele pentru care se solicita vizi de control financiar preventiv, in cazul elementului auditabil A. Pentru aceasta etapa a analizei, sunt intrunite condifiile pentru ca din punct de vedere al eficienfei controlului intern elementul auditabil A sa fie incadrat la nivelul 1, respectiv control intern adapta. Extinderea verificirilor din punctul de vedere al criteriului aprecierii controlului intern referitoare Ia elementul auditabil A, eleva ci persoanele imputernicite prin decizie si acorde viza de control financiar preventiv, nu isi indeplinesc in toate situatiile atribufiile cu care au fost investiti, auditorul identificdnd documentecare atest migcarea patrimoniald a elementului auditabil A, fara viza de control financiar preventiv. Din acest punct de vedere auditorul este indreptatit sa acorde aceluiasi element auditabil A nivelul 3, incadrandu-l la control cu lacune grave. Pe ansamblu, coroborind cele doud concluzii, auditorul care se ocupa cu elaborarea proiectului planului de audit poate incadra elementul auditabil A, din punct de vedere al eficientei controlului intern in nivelul control intern insuficient, respectiv nivelul 2. b) Stabilirea valorii pentru criteriul cantitativ Folosind un alt exemplu pentru cuantificareanivelului corespunzator criteriului cantitativ, se vor asocia elementului auditabil A, doua praguri valorice caracteristice, in limita carora elementul auditabil poate evolua. Deasupra limitei valorice superioare, elementul auditabil este caracterizat de o vulnerabilitate ridicata. in preajma sau sub limita valorica inferioard, elementul este caracterizat de o vulnerabilitate scdzutd. Analiza statisticd efectuata pe un interval de timp convenabil ca intindere, poate releva de exemplu, ci platile efectuate in legatura cu elementul auditabil A, se situeaza in majoritatea cazurilor fard a se identifica iregularitati, in limita a 10.000.000 lei si 30.000.000 lei.Daca in perioada anterioara elaborarii planului se constata c& valoarea plitilor efectuate in legitura cu respectivul element, se situeaza ca medie lunara in jurul cifrei de 15.000.000 lei, auditorul poate acorda elementului mizi medie. Daca valoarea platilor medi lunare, efectuate in legdtura cu elementul A, se situeazi de exemplu la nivelul cifrei de 56.000.000 lei, auditorul este indreptatit sa incadreze elementul A din punct de vedere al criteriului cantitativ in nivelul 3, respectiv element cu m @ ridicatd. Daca dimpotriva valoarea medie a platilor lunare se situeazé la nivelul de 3.500.000 lei, auditorul va acorda elementului auditabil A, nivelul 1, acesta fiind incadrat ca element auditabil cw miza scdizutd ‘Analiza efectuata de auditor, a scos in evidenfa ca valoarea medie a phitilor efectuate se cifreazi la nivel de 12.000.000 lei, nivelul corespunzator fiind 2, respectiv element auditabil cu mizé medie. ¢) Stabilirea valorii pentru criteriul calitativ Criteriul calitativ poate fi asociat cu felul in care elementul examinat, raspunde unor solicitari de natura organizatoric’ gi manageriala, Presupundnd spre exemplu c& elementul auditabil analizat este modul in care se efectueazi incasarile si platile in numerar,auditorul va aprecia cu nivelul I situafia in care casieria este asigurata cu grilaje metalice de protectie, daca este instalat si daca functioneaza sistemul de alarmare, daca exist sisteme saffe, pentru pastrarea valorilor etc...in situatia in care unul sau mai multe elemente din cele nominalizate nu sunt identificate, auditorul va fi indreptatit si acorde nivelul 2 sau 3, functie de situatia concretd Presupunem c in urma evaluarii elementului A din punet de vedere al criteriului calitativ, auditorul a constatat deficiente grave care I-au indreptatit s acorde elementului A nivelul 3. Dupa stabilirea valorii pentru cele trei niveluri, auditorul care intocmeste proiectul planului de audit, calculeaz’ pentru elementul A, valoarea coeficientului de rise dupa urmatoarea formula de caleul: K=2x65%+2x20%+3x15%=2,15, Procedura se repeta in cazul fiecdrui clement auditabil. in final valoarea coeficientului de rise pentru fiecare din elementele inventariate, se determina gi se inscrie intr-un tablou centralizator. La calculul coeficientilor de rise se va tine cont si se vor include in procedurile de calcul ale coeficientilor si de celelalte elemente, pe care legea le are in vedere: sugestiile conducatorului entitiii publice; deficientele semnalate anterior in rapoartele de audit; deficientele semnalate in rapoartele Curtii de Conturi; alteinformatii si indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialisti, experti ete. cu privire la structura si dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza pe termen lung privind unele aspecte ale functionarii sistemului; evaluarea impactului unor modificari petrecute in mediul in care evolueazi sistemul auditat; recomandarile Curfii de Conturi si alte elemente. in final valoarea coeficientilor de risc pentru fiecare element auditabil va fi una agregata, la calculul valorii finale, auditorul trebuind sa aiba in vedere si elementele prezentate mai sus. Tinand cont de elementele prezentate, auditorul va centraliza datele dupa cum urmeaza: Denumirea” | Criteriul aprecierii | Criteriul cantitativ | Criteriulcalitativ | Coeff clementelor | eficienfei controlului 20% 15% Desfagurarea unei misiuni de audit intern trebuie si aibi ca suport planul de audit intern. Faptul c& se intocmeste informarea cadru, poate sa reprezinte semnalul catre ordonatorul de credite c& 0 misiune de audit este in derulare si ci auditorii sunt angajati in derularea acesteia. Din acest punct de vedere, Informarea-cadru trebuie si cuprinda: entitatea publica care va fi auditata; cadrul legal in baza ciruia se va efectua misiunea; perioada de timp supusd auditarii; perioada de timp alocata desfasurarii misiunii: planificarea misiunii, avand ca scop alocarea timpului sia auditorilor care vor efectua activititile preliminare gi presupune - prelucrarea informatiilor; - analiza riscurilor asociate gi interventia la fata locului; - intocmirea documentelor preliminare; - elaborarea documentelor finale. activitatile care urmeaza a fi auditate; instrumentele si tehnicile care vor fi utilizate; ® Marcel Ghita— Auditul inter, Editura Eeonomiel 2004, ISBN 973-709-051-9. pug. 171© concluzii ~ prin care se fac recomandairi in vederea indeplinirii misiunii, cum ar fi, spre exemplu: respectarea termenelor planificate. Un posibil model al Informarii cadru ar putea fi urmatorul: Universitatea Se aproba, Biroul de Audit Intern Nr din INFORMARE - CADRU privind "Organizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia Cadrul legal de reglementare: - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitatii de audit intern; -Normele proprii de organizare si exercitare a auditului public intern, aprobate prin OMECT nv.5281/2003. Perioada de realizare a auditului: 15.07.2006 — 31.08.2006. Perioada auditaté: 01.03.2005 — 30.06.2006. Numér de auditori repartizati: 2 1. Componenta misiunii de audit intern: 1. Scopul misiunii: - de a da asigurari cé activitatea Serviciului Contabil se desfasoard in conformitate cu cadrul legislativ si normativ; - de a da asigurdri cd exista controale instituite pentru fiecare operatie/activitate si ca acestea functione 2. Siructurile auditate: Servictul Contabil 3. Documentatia generala: a) Organigrama. numéir posturi prevéizute (conducere, executie); - numéir posturi ocupate (conducere, executie); b)— Fisa postului - intocmire, semnare pentru luare Ja cunostiné $i actualizare; - cuprinderea sarcinilor din ROF, c) — Structura pe grupe $i clase a personalului angajat; @) —_ Indeplinirea atributiilor de serviciu conform ROK S ©) Obiectivele supuse auditcrit. - Intocmirea registrelor de contabilitate, = Editarea registrelor de contabilitate, = Respectarea conditiilor de forma la intocmirea situagiilor financiare - Respectarea normelor privind intocmirea situayiilor financiare 4. Calendarul misiunii, Perioada Obiectiv Auditori 30.06 —15.07.2004 Pregdtirea misiunit 16.07 —15.08.2004 Efectuarea misiunit 16.08 — 22.08.2004 Evaluarea partial 23.08 — 31.08.2004 Evaluarea finala 5. Resursele umane afectate; ~~ coordonator 6. Proceduri recomandate: - documentare; - analiza = sintezdi7. Fazele misiunii: - pregatirea; - efectuarea; - evaluarea, = raportarea. IL. Coneluzii: - Rezultatele auditului vor face obiectul unui Raport de audit intern; - Pentru explicitarea unor aspecte, acolo unde va fi cazul, vor fi solicitate note explicative de la persoanele autorizate sau copii de pe documentele in cauzd. Respectarea termenelor si perioadelor de intocmire a documentelor de lucru, inclusiv a raportului este obligatorie (cu exceptia cazurilor de intérziere bine justificate) in caz contrar se va considera cét lucrdirile nu au fost realizate in termen. SEF SERVICIU AUDIT Pe baza Informérii-cadru aprobate se procedeazi_ la intocmirea si transmiterea, cu 15 zile inaintea inceperii misiunii de audit intern, a Notificdrii privind declansarea misiunii de audit intern citre entitatea public’, conform modelului prezentat. Ministerul Educatiei si Cercetarii Universitatea Serviciul de Audit Intern Nr din NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNH DE AUDIT INTERNCatre: — Serviciul Contabilitate Dela: Seful Serviciului de Audit Intern Referitor la misiunea de audit intern ,Organizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia” Stimate(a) domn/doamné .... In conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2006, urmeazé ca in perioada 15.07.2006-31.08.2006 sa efectutim o misiune de audit intern cu tema Organizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia Auditul va examina responsabilitétile asumate de cdtre Serviciul Contabilitate si va determina dace acesta isi indeplineste obligatiile in mod efectiv si eficient. Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord sedinja de deschidere in vederea discutdrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzénd: - Prezentarea auditorilor; - Prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; - Programul interventiei la fata locului; = Scopul misiunii de audit intern; - Alte aspecte. Pentru 0 mai bund infelegere a activitéii dummeavoastra, vir rugdm sa ne puneti la dispozitie urmétoarea documentatie: legile si reglementdirile ce se aplicé activitatilor din compartimentul pe care il coordonati, organigrama, Regulamentul de organizare si functionare, fisele posturilor, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizarii activitaqii, un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare care se referd la aceasta temé.Dacit aveti unele intrebari privind aceasta actiune, vii rog sit mda contactafi. Sef Serviciu de Audit Intern Data: 30.06.2006 Notificarea are rolul de a atentiona cA urmeazi sa se desfagoare o misiune de audit si c& este necesar ca toi cei implicati in aceasta misiune sA fie pregatiti spre a finalize in bune conditii aceasté misiune si totodati si ajute auditorii in procesul de cunoastere a activitatii care urmeaza si fie auditatd. 6.1, Pregatirea misiunii de audit Asa cum s-a prezentat, etapa pregatirii misiunii de audit intern comporta parcurgerea urmatoarelor procedur 6.1.1. Initierea auditului; 6.1.2. Colectarea $i prelucrarea informatiilor; 7.1.3. Identificarea $i analiza riscurilor; 7.1.4. Elaborarea programului de audit intern; 7.1.5, Sedinta de deschidere. 6.1.1 Initierea auditului Initierea auditului presupune intocmirea obligatorie a unor documente fira de care procedura nu ar fi conforma cu cadrul normatiy. Un prim document intocmit in cadrul acestei proceduri este ordinul de serviciu care in mod concret se prezinta ca in modelul de mai jos Ministerul Educatiei si Cercetarii UniversitateaServiciul de Audit Intern Nr din ORDIN DE SERVICIU In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitdqii de audit intern, a normelor specifice aprobate prin OMECT nr.5281/2003 $i ale Planului de audit intern pentru anul 2006, se va efectua 0 misiune de audit intern la Serviciul Comabilitate in perioada 15.07.2006 ~ 31.08.2006. Scopul misiunii de audit este de a da asigurdri asupra modului de desfisurare a Serviciului Contabil si reprezentarea cadrului legislativ si normativ privind tinerea evidenjei contabile a universitétii iar obiectivele auditulu au in vedere: - intocmirea registrelor de contabilitate: - Editarea registrelor de contabilitate; - Respectarea conditiilor de forma la intocmirea situatiilor financiare; = Respectarea normelor privind intocmirea situatiilor financiare. Mentioniim ca se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitaii contabile a universititii Echipa de auditori interni este formata din urmatorii Sef serviciu intocmirea Declaratiei de independenté are drept scop verificarea incompatibilitatilor personale ale auditorilor interni fata de conducere si personalul entitatii auditate. Prin completareadeclarajiei de independenfi, auditorul sau auditorii inclusi in componena echipei de audit, recunose c& nu au interese sau relatii cu entitatea care urmeaza si fie auditata relafii de natura de a afecta independenta celor care urmeazi si efectueze misiunea de audit Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilitafi personale, decat daca repartizarea lui este imperios necesara, fiind fumnizata, in acest sens, o justificare din partea conducatorului structurii de audit intern. in situatia aparitiei unei incompatibilitati ale auditorilor interni acestia au obligatia si raporteze conducatorului structurii de audit care va lua masurile de eliminare a acestei incompatibilitati. Un exemplu de solutionare a incompatibilitatilor se realizeazi prin schimbarea obiectivelor intre auditori sau chiar prin schimbarea auditorului in cauza de la misiunea reparti Un model al declaratiei de independenta conform prevederilor cadrului normativ se prezint& ca mai jos. Ministerul Educafiei si Cercetarii Universitatea Serviciul de Audit Public Intern DECLARATIA DE INDEPENDENTA Nume si prenume: Data: 14.07.2006Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Contabil Incompatibilitati in legatura cu entitatea/structura auditata DA| NU Ati avutaveti vreo relatie oficiald, financiara sau personald cu cineva care ar putea sii vd limiteze méisura in care puteti sa va interesati, sii descoperiti sau sd constatati slcbiciuni de audit in orice fel? ‘Aveti idei preconcepute fatd de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea sii vat influenteze in misiunea de audit? ‘Afi avut aveti functii sau ati fost’suntefi implicat(@) in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entitdiii structurti ce va fi auditatéi? ‘Aveti responsabiliteyi in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeand? ‘Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitéiit’structurti ce urmeazd a fi auditatd? x lala Sunteti sop-sofie, rude sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducctorul entitapii structurii ce va fi auditaté sau cu membrit orgamului de conducere colectivai? ‘Aveti vreo legaturd politicé, sociala care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organizatie sau nivel guvernamental? ‘Ati aprobat inainte facturi, ordine de plata si alte instrumente de platd | pentru entitatea structura ce va fi auditaté? Afi finut anterior contabilitatea la entitatea’structura ce va fi auditata? ‘Aveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea’structura ce va fi auditatdt? Dacé in timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externd sau organizajionala care ar putea sa vii afecteze abilitatea dvs. de a lucra $i a face rapoartele de audit impartiale, notificagi seful Serviciului de audit intern de urgentii? Auditor,6.1.2. Colectarea si prelucrarea informagiilor Procedura de colectare gi prelucrare este, de fapt, pregitirea informatiilor in vederea efectuarii analizei de rise si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile in vederea atingerii obiectivelor misiunii de audit. Colectarea informatiilor din etapa de pregatire a desfagur: misiunii de audit intern faciliteaz realizarea procedurilor specifice si in mod deosebit procedura de analiza a riscurilor. Coneret, auditorii interni: © poarta discutii cu conducerea pentru a li se prezenta cadrul general de functionare a entititii cind se vor solicita principalele documente: organigrama (se compara cu organigrama pe care 0 avem), regulamentul de organizare si functionare, figele posturilor, regulamente interne; ‘* se deplaseaza la fiecare compartiment implicat in misiunea de audit, unde se desfagoara activitatile cuprinse in plan si se familiarizeaza cu activitatea ce va fi auditata si solicita posturile cuprinse in schema, circulatia documentelor si situatia de la fata locului, modul de derulare a activitafii cu caracter general, procedurile, normele interne, circularele, iar dacd nu au proceduri formalizate retin aceasta problema pentru etapa urmiitoare de analiza riscurilor. Ministerul Educatiei si Cercetarii Universitatea Misiunea de audit: rviciul de Audit Public Intern COLECTAREA INFORMATHLOR : Activitatea Serviciului Contabil Perioada auditaté: 01.03.2005 — 30.06.2006 Intocmit: Data: 16.07.2006Avizat: Data: 16.07.2006 Colectarea informajiilor Serviciul Colectare Creante DA | NU | Observatii Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile | y | _ structurti auditate Obtinerea organigramei Peal ‘Obtinerea Regulamentului de organizare si a funetionare ‘Nu exista fise Obtinerea fiselor posturilor xX |ale posturilor Obtinerea procedurilor scrise xX | - Identificarea personalului responsabil x[- Objinerea exemplarutui de Raport de audit imern |. | anterior in aceasti fazi se deschid gsi se completeaz’ Fisele de Identificare si Analiza a Problemei (F.I.A.P.) pe baza discutiei in sedint& a riscurilor analizate, identificate si clasate si care presupune urmatoarea procedura: - discutia cu geful structurii auditate asupra problemei constatate = intocmirea F.1LA.P.-ului - avizarea la unitate pentru conformitate = supervizarea 6.1.3. Identificarea si analiza riscurilor Identificarea si analiza riscurilor este poate cea mai importanta procedura de pregatire a misiunilor de audit intern si se realizeaza in vederea elaborarii Programului de audit.Desfiisurarea corecta a acestei proceduri, conform normelor metodologice, va contribui in mare masuri la realizarea obiectivelor misiunii de audit intern. Normele generale de aplicare a auditului public intern stabilesc 0 metodologie de evaluare a riscurilor care presupune parcurgerea urmatoarelor faze: a) Identificarea obiectelor auditabile; b) Identificarea amenintérilor, riscurilor inerente, asociate obiectelor; c) Stabilirea criteriilor/factorilor de analiza a riscurilor gi nivelele de apreciere ale acestora; d) Stabilirea nivelului riscului pe criterii de apreciere; ¢) Determinarea punctajului total al risculuis £) Clasarea obiectelor pe baza analizei riscurilor; g) lerarhizarea operatiilor in functie de analiza riscurilor; h) Elaborarea Tematicii in detaliu a obiectelor auditabile selectate in situatia pe care ne-am propus s o prezentam, se poate aprecia ci dobiectele auditabile se prezinté conform listei centralizatoare prezentatd mai jos.Procedura - POS : Analiza riscurilor ‘Ministerul Faducajiei si Cercetrit Universitatea Serviciul de Audit Public Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE, Misiunea de audit: Organizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia Perioada auditati: intocmit: Data: Avizat: Data: Ne | DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE oBs. Regulamente inteme si decizii privind organizarea activitatit ORGANIZAREA $1 CONDUCEREA contabile ACTIVITATILIN CADRUL SERVICIULUIL Dimensionarea $i structura Serviciului Contabilitate - CONTABIL Conducerea Serviciului Contabilitate Intocmirea registrelor | intocmirea Registrului-jumal de contabilitate Intocmirea Registrului-inventar Intocmirea Cartii mari i | inrocMiREA, Editarea registrelor de | Analiza documentelor justificative care au stat la baza inregistrarilor - EDITAREA SI contabilitate contabile PASTRAREA Tnregistrarea sistematic’ gi cronologic’ a datelor in evidenta contabila REGISTRELOR DE ‘Analiza modului de intocmire a notelor contabile CONTABILITATE Inregistrarea operafiunilor in conturile contabile conform planului de conturi intocmirea Balanjei de verificareNr. crt DOMENIUL- OBIECTE AUDITABILE OBS. Respectarea condifillor | Utilizarea formularelor comune pe economie de forma la intocmirea situatiilor financiare INTOCMIREA Tniccmirea in termen a bilanfului, conturilor de executie bugetard sia SITUATIILOR anexelor acestuia im, | FINANCIARE Respectarea normelor | Preluarea corecti a datelor din soldurile Balantei de verificare TRIMESTRIALE $1 _| privind intocmirea Urmarirea corelafiilor care trebuie s4 existe la intocmirea raportarilor ANUALE situafiilor financiare | Respectarea instructiunilor de inchidere Obtinerea vizei unitati de trezorerie a statului Tnaintarea si depunerea situafiilor la organul ierarhic superior Tinerea evidenjei contabile pe feluri de venituri dupa natura sau sursa lor Venituri realizate in baza contractului institufional Venituri realizate in baza contractului complementar IV. | CONTABILITATEA | Modul de evident a VENITURILOR veniturilor ‘Venituri din activitatea de cercetare ‘Venituri proprit Alte venituri Tinerea evidenfei contabile pe feluri de cheltuielt dupa natura sau destinatia lor Cheltuieli din finanfarea de baz V. | CONTABILITATEA | Modul de evident a CHELTUIELILOR —_| cheltuielilor Cheltuieli din finanjarea complementariNr. crt DOMENIUL- OBIECTE AUDITABILE OBS. Cheltuieli din cercetare Cheltuieli din venituri proprit Alte cheltuieli Evidenja contractelor de sponsorizare . Tncasarea sumelor provenite din donafit gi sponsorizari in lei, in contul ANALIZA MODULUI | Incasarea gi evidenta 50.46.01 DE iNREGISTRARE A | donatiilor si Inregistrarea donafiilor $i sponsorizirilor Picute in valuta, in conturile DONATIILOR $1 sponsorizarilor corespunzitoare VL | SPONSORIZARILOR = — Majorarea bugetului de venituri si cheltuieli in urma donafillor 51 sponsorizirilor Efectuarea de pliji numai pentru destinafille aprobate de transmifator Utilizarea donatiilor si Eyidenta donatiilor gi sponsorizarilor neutilizate la sfargitul anului sponsorizarilor Evidenja analitica a debitorilor Analiza debitorilor sub 1 an ANALIZA CONTURILOR DE Analiza Analiza debitorilor peste | an VIL. DEBITORI, CLIENTI, | debitorilor 7 DEBITORITN AF ‘Analiza debitorilor in litigiu, incer{i sau insolvabili BILANTULUL, IN Urmirirea si recuperarea debitelor LITIGIU, INCERTI Recuperarea debitelor SAU INSOLVABILI Existenfa procedurilor scrise privind inventarierea patrimoniulutNr. on | DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE oBs. Stabilirea comisiei de inventariere Efectuarea operatiunilor | Stabilirea responsabilititilor in efectuarea inventarierit ANALIZA MODULUI | premergatoare Luarea declaratiilor de inventar vill. | DEEFECTUARE A _| inventarierii ‘Semnarea documentelor de intrare sau iesire INVENTARIERIL Tnventarierea faptic’ a bunurilor PATRIMONIULUI Intocmirea, semnarea gi datarea listelor de inventar Analiza modului de _[ Stabilirea rezultatelor inventarierit efectuare a inventarierii [Tntocmirea procesului-verbal de valorificare a inventarierit patrimoniului inregistrarea in contabilitate a rezultatelor inventarierit Propuneri de scoatere | Analiza propunerilor de scoatere din functiune a mijloacelor materiale CASAREA SI din functiune a Avizarea propunerilor de scoatere din functiune a mijloacelor DECLASAREA bunurilor materiale __| materiale de etre organul ierathic superior BUNURILOR, Stabilirea componentei comisiei de casare VALORIFICAREA Scaderea din contabilitate a bunurilor casate IX | REZULTATELOR Analiza modului de | Tnregistrarea in contabilitate a deseurilor, materialelor rezultate in CASARIL efectuare a casarii urma casirii bunurilor materiale | Valorificarea rezultatelor casirii Tnregistrarea_cronologic’ a facturilor emise de furnizori Analiza fumnizorilor | Evidenta decontirilor cu furnizorii ANALIZA Fumizori neachitati X. | CONTURILOR DE Evidenfa analiticd a clientilor FURNIZORI SI Analiza clientitor CLIENT! $1 ‘Analiza modului de urmairire a clienfilor neincasati CONTURILE ASIMILATE ‘Analiza stocurilor Contabilitatea stocurilorNr. crt DOMENIUL- OBIECTE AUDITABILE OBS. ‘ANALIZA Unmirirea si lichidarea stocurilor Riri migcare, cu migcare enti sau de STOCURILOR, Stocuri fir migcare, cu | prisos ee miscare lentd sau de | Tentificarea cauzelor care au dus Ta generarea stocurilor fard migcare eee ee sau a celor de prisos STOCURILOR FARA MISCARE SAU CU MISCARE LENTA. Manuale de operare gi utilizare a sistemului informatie Adaptabilitatea sistemului informatic la cerintele utilizatorilor Sistemul de asigurare pentru prefucrarea tranzactiilor autorizate gi corecte Bete Integrarea subsistemului informatic aferent activitii de inregistrare contabili in sistemul informatic general al institutiei sistemului informatie Desemnarea personalului cu atributii privind utilizarea aplicatiilor gi operarea in cadrul bazelor de date Sistemul de pregatire profesional a personalului implicat in operarea XII | FUNCTIONALITATE, in sistemul informatic A SISTEMULUI I I di I fe INFORMATIC instrucfiunile privind intrefinerea programelor informatice UTILIZAT IN ACTIVITATEA Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuafilor sau CONTABILA Siguranfa in exploatare | intreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) a sistemului informatic Instruirea utilizatorilor gi informarea sistematica asupra modificarilor operate in sistemul informaticNr. rt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS. Securitatea bazelor de date Existenfa unui sistem de prevenire/detectare a accesarilor 51 modificarilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus $a.) Sistemul modificérii periodice a parolelor de acces Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall Tnregistrarile intrarilor gi iegirilor din sistem a utilizatorilor XII ARHIVAREA DOCUMENTELOR Nome si proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de inregistrare contabila Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor contabile Siabilirea Tocajiei pentru dosarele contabile si celelalte documenie arhivate Predarea dosarelor la arhiva institufiei Auditori,5) Hdentificarea amenintirilor, riscurilor inerente, asociate operatiilor prin determinarea impactului financiar al acestora Cu cat impactul financiar este mai mare, cu atét ameninfarea potentiala a riscului este mai substanfiala si trebuie cu atét mai mult luata in consideratie‘Ministerul Educajiei si Cercettirit Universitatea ,,1 Decembrie 1918” Alba lulia Serviciul de Audit Public Intern ada auditata: Procedura - P05 : Analiza riscurilor unea de audit: Organizarea sistemului contabi IDENTIFICAREA RISCURILOR fiabilitatea acestuia Data: Nr DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE BS crt. 1 Regulamenie inteme gideciaii |e Inexistenta regulamentelor interne Se sia deciziilor privind organizarea ORGANIZAREA SI |_semtabile activitatii contabile CONDUCEREA ACTIVITATIL IN [2 Dimensionarea gi strctura Dimensiunea si struotura CADRUL SERVICIULUI Ses emul Conabilitate Serviciului Contabilitate sunt CONTABIL inadeevate 3. Conducerea Serviciul Serviciul Contabilitate nu este eee condus eficient Intocmirea [4 Tntocmirea Registruluijumal Neintocmirea Registrului-jurnal registrelor de [5___Intoomirea Registrulu-inventar Neintocmirea Registrului-inventaraa DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE | BS: crt. contabilitate |6. _ Intoomirea Cartii mari Neintocmirea Carfii mari 7. Analiza documentelor Documentele justificative nu sunt Justificative care au stat la baza) — intocmite conform prevederilor inregistrarilor contabile legale INTOCMIREA, 8. Inregistrareasistematic’ si | © Datele din evidenta contabila nu EDITAREA SI cronologicd a datelor in eviden'a | sunt inregistrate in mod sistematic 1. |PASTRAREA Editarea contabilit pieronoloaie REGISTRELOR DE | resistrelor de 9. Analiza modului de intocmire a] © Nu s-au utilizat formularele CONTABILITATE eae notelor contabile 10. Inregistrarea conturile contabile planului de conturi conform il Intocmirea verificare operafiunilor in| Balanjei de | comune pe economie la intocmirea notelor contabile Notele contabile nu sunt completate, semnate si intocmite conform precizarilor formularului Operatiunile economice nu sunt inregistrate conform planului de conturi Balanta de verificare nu a fost intocmitaaa DOMENIUL, OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE | BS: crt. Respe [12 Utilizarea formularelor comune | ® Nu s-au utilizat formulare comune ctarea pe economie pe economie la __intocmirea conditiilor situatiilor financiare trimestriale si de forma la anuale intocmirea situatiilor financiare 13, Tntocmirea in termen a6 Bilantul contabil, conturile de bilanfului, conturilor de executieé/ executie si anexele acestuia nu au iNTOCMIREA ee eon fost intocmite in termen SITUATIILOR 14. Preluarea corecti a datelor din) ¢ Datele din soldurile Balantei de I. | FINANCIARE soldurile Balanjei de verificare verificare nu au fost preluate corect TRIMESTRIALE $I Respectarea [15. Urmarirea corelatiilor care | © Inexistenta corelatiilor la ANUALE cree trebuie s existe la intocmirea | intocmirea raportirilor privind . intocmirea raportirilor nee 16. Respectarea instructiunilor |e Instructiunile de inchidere nu au financiare de inchidere |__ fost respectate 17. Obtinerea vizei unititii de |e Nu sa obtinut viza unitatii de trezorerie a statului trezorerie a statului 18. Tnaintarea si depunerea| Situatiile anuale gi trimestriale nu situatiilor la organul ierarhic superior au fost inaintate si organul ierarhic superior depuse laa DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE ert. 19. Tinerea evidentei contabile Evidenta contabila nu a fost tinuta pe feluri de venituri dupa) pe feluri de venituri natura sau sursa lor 20. Venituri realizate in baza/e Nu sunt evidentiate separa CONTABILIT Modul contractului institutional veniturile realizate in — baza V. ATEA de evident a contractului institutional VENITURILOR veniturilor [2]. Venituri realizate in baza| Nu sunt evidentiate _ separat contractului complementar veniturile realizate in baza contractului complementar 22. Venituri din activitatea de | © Nu sunt evidentiate separat cercetare veniturile realizate in baza activitatii de cercetare 23. Venituri proprii Nu sunt evidentiate separat veniturile proprii 24. Alte venituri Nu sunt evidenfiate separat alte venituri 25. Tinerea evidenjei contabile | « Evidenta contabild nu a fost tinuta pe feluri de cheltuieli dupa} pe feluri de cheltuieli natura sau_destinatia lor | 26. Cheltuieli din finantarea de Cheltuielile din finantarea de baza baza nu au fost evidentiate separataa DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE | BS: crt. CONTABILIT Modul |27. Cheltuieli_ din finantarea | ¢ Cheltuiclile din finantarea ATEA de evidenti a complementara complementara nu au fost CHELTUIELILOR _ cheltuielilor evidentiate separat 28. Cheltuieli din cercetare Cheltuielile din activitatea de cercetare nu au fost evidentiate separat 29. Cheltuieli din —venituri | © Cheltuielile din veniturile proprii proprii nu au fost evidentiate separat 30. Alte cheltuieli Cheltuielile din alte surse nu au fost evidentiate separat 31. Evidenta contractelor de | ¢ Contractele de sponsorizare nu sunt sponsorizare evidentiate separat 7 32. Incasarea sumelor provenite Sumele provenite din donatii si ANALIZA Ineasare | din donatii si sponsorizari in) — sponsorizari nu se incaseaza in MODULUI DE Sasi 8 lei, in contul 50.46.01 contul 50.46.01 I. |INREGISTRARE — A || sponsorizarilor [33. Inregistrarea donatiilor si | ¢ Donatiile si sponsorizarilor facute DONATIILOR ST sponsorizarilor faicute_ in) __in valuta nu sunt inregistrate in SPONSORIZARILOR valuta, in conturile | conturile corespunzatoare corespunziitoare 34. Majorareabugetului de | ¢ Bugetul de venituri si cheltuieli nu venituri si cheltuieli in urma donatiilor si sponsorizarilor a fost majorat in urma donatiilor si sponsorizariloraa DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE | BS: crt. 35. Efectuarea de pliti numai | « Platile nu au fost efectuate numai Utilizare | pentru destinatiile aprobate de | pentru destinatiile aprobate de a donatiilor si 7 " ad 7 sponsorizairilor transmitator transmifator 36. Evidenta donatiilor —_si| © Donatiile si sponsorizarile sponsorizarilor neutilizate la| — neutilizate la sfarsitul anului nu au sfarsitul anului fost evidentiate 37, Evidenta analitici a debitorilor | © Evidenta analitica a debitorilor nu a fost realizata ANALIZA Analiz [38 Analiza debitorilor sub Tan Nu au fost urmarifi gi analizafi CONTURILOR DE _ a debitorilor debitorii sub 1 an DEBITORI, 39, Analiza debiorilor peste Tan Nu au fost urmariti si analizati Il. | CLIENTI, DEBITORT debitorii peste lan a on 40. —“Analizadebitorilor “in Titigiv, | © Debitorii in litigiu, incerfi sau BILANTULUI, IN incerti sau insolvabili insolvabili nu au fost analizati LITIGIU, INCERTI Recup [41 Urmirirea gi recuperarea | © Debitele nu au fost urmarite si nu s- SAU INSOLVABILI | area debitelor au Tuat masuri de recuperare a lor debitelor | 42, Existenja procedurilor ~serise | © Nu exist proceduri scrise privind privind inventarerea patrimoniului | inyentarierea patrimoniului Efectu [43 Stabilirea comisiei de Comisia de inventariere nu a fost numita area inventariere 44. Stabilirea responsabilitatilor in Nu au fost stabilite responsabilitti in operatiunilor efectuarea inventarierii efectuarea inventarieriiaa DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE | BS: crt. ANALIZA premergatoar |45. — Luarea declarajiilor de inventar Declaratiile de inventar nu au fost MODULUI DE|e luate gestionarilor Il | EFECTUARE A inventarierii [46 Semnarea documentelor de Documentele de intrare i iesire nu INVENTARIE intrare sau iegire au fost semnate RII Analiz [47. Inventarierea faptic’: bunurilor Bunurile nu au fost inventariate PATRIMONIULUI a modului de faptic efectuare a /48. — intocmirea, semnarea si datarea Nu au fost intocmite, semnate gi inventarierii listelor de inventar datate listele de inventariere patrimoniulu /49. Stabilirea rezultatelor Rezultatele inventarierii nu au fost i inventarierii stabilite 50. Intocmirea procesului-verbal dee Procesul-verbal de valorificare a valorificare a inventarierit inventarierii nu a fost intocmit 51. Tnregistrarea in contabilitate a Rezultatele inventarierii nu au fost rezultatelor inventarierii inregistrate in contabilitate 52. Analiza propunerilor de Nu au fost intocmite si analizate Propu scoatere din functiune a propunerile de scoatere din neri de | _ mijloacelor materiale functiune a mijloacelor materiale CASAREA $1) scoatere din /53. Avizarea propunerilor de Propunerilor de scoatere din DECLASAREA functiune a scoatere din functiune a functiune a mijloacelor materiale X. BUNURILOR, bunurilor mijloacelor materiale de catre nu au fost avizate de ctre organul VALORIFICAREA materiale organul ierarhic superior ierarhic superior REZULTATELOR Analiz |54. — Stabilirea componentei Componenta comisiei de casare nu CASARII amoduluide| _comisiei de casare a fost stabilitaaa DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE | BS: crt. efectuare a|55. Sciderea din contabilitate a Bunurile casate nu au fost scazute casirii bunurilor casate din contabilitate bunurilor —_[56._Tnregistrarea in contabilitate | ¢ Degeurile si materialele rezultate in materiale a deseurilor, materialelor urma casrii nu au fost inregistrate rezultate in urma casarii in contabilitate 37. Valorificarea rezultatelor Rezultatele casarii nu au fost casirii valorificate 38. Inregistrarea cronologi Facturile emise de furnizori nu au Analiza facturilor emise de furnizori fost inregistrate cronologic ANALIZA furnizorilor [59. Evidenta decontarilor cu | Nua fost realizata evidenta CONTURILOR DE furnizorii decontirilor cu furnizorii FURNIZORI SI 60. Furnizori neachitati Exista furnizori neachitati CLIENTI SI 61. Evidenta analiticd a | © Nua fost realizata evidenta CONTURILE: Analiza clientilor analitica a clientilor ASIMILATE clientilor —/62. Analiza~— modului_— de | © Clientii neincasati nu au fost urmirire a clientilor neincasati_ | _urmariti ANALIZA ‘Analiza 63. Contabilitatea stocurilor Nu este organizata contabilitatea 1 ‘OCURILOR, stocurilor stocurilor URMARIREA SI LICHIDAREA 64. Urmirirea’ si lichidarea | © Stocurile fara migcare, cu migcare STOCURILOR Stocuri fari| stocurilor fara migcare, cu| lent sau de prisos nu au fost FARA MISCARE migcare, cu miscare lent sau de prisos urmiarite in vederea lichidariiNr. ert DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE BS. SAU CU MISCARE LENTA miscare lenta sau de prisos 65. Identificarea cauzelor care au dus la generarea stocurilor fir miscare, cu miscare lent sau a celor de prisos Nu au fost stabilite cauzele care au dus la generarea stocurilor fara miscare, cu migcare lenté sau de prisos IL FUNCTIONALITATEA SISTEMULUL TNFORMATIC UTILIZAT iN ACTIVITATEA CONTABILA Evaluarea sistemului informatic 66. 67. Manuale de operare si utilizare a sistemului informatic Adaptabilitatea sistemului | informatic la cerinfele utilizatorilor Insuficienta_manualelor de operare si utilizare a sistemului informatic Manualele de operate si utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea intro mare misura a procedurilor manuale Comunicare insuficienta intre utilizatori si informaticieni /proiectantii sistemului informatic 68. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzactiilor autorizate i corecte Insuficienfa._sistemului___privind prelucrarea numai a tranzactiilor corecte i autorizate 69. subsistemului informatic aferent activititii de inregistrare contabili. in. sistemul informatic general al institutiei Integrarea Interfaja intre subsistemele informatice nu este adecvati 70. Desemnarea personalului cu atributii —privind—_utilizarea aplicatiilor si operarea in cadrul bazelor de date Delegarea airibufiilor si competentelor pentru personalul implicat in utilizarea aplicafiilor gi operarea in cadrul bazelor de date nu este completaDOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE - crt. 71, Sistemul de pregitire | ¢ Discontinuitate in pregitirea personalului profesional a personalului implicat| —implicat_ in operareasi_utilizarea ‘in operarea in sistemul informatic sistemului informatic Informarea personalului implicat in operarea si_utilizarea_—_sistemului informatic asupra modificarilor aduse acestuia este insuficienta 72. Instructiunile privind intretinerea Instructiunile —privind _intrefinerea programelor informatice programelor informatice nu se aplica 73. Utilizarea echipamente-lor de| e Echipamentele de prevenire a prevenire a fluctuafiilor sau —fluctuatiilor sau a_intreruperilor iguranta in intreruperilor curentului_ electric} _curentului electric (UPS, stabilizatoare de exploatare a (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) tensiune s.a.) nu sunt utilizate sistemului [74, Instruirea utilizatorilor gi ‘Disfunctionalitate in instruirea informatic informarea — sistematici supra utilizatorilor sau atunci cand se produc modificarilor operate in sistemul modificari semnificative in sistemul informatic informatic 75, Existenfa unui sistem de | « Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a accesarilor gi prevenire/detectare a accesirilor gi modificarilor —_ neautorizate ale modificarilor neautorizate ale bazelor de bazelor de date (parole, programe | _ date (parole, programe antivirus 5.2.) antivirus 5.2.) 76. Sistemul modificarii periodice a Calendarul privind modificarea periodica Securitatea parolelor de acces a parolelor de acces nu se respecta ssemalat Personalul pentru verificarea_ i modificarea periodic’ a parolelor de acces nu a fost desemnatNr. BS. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE crt. 77. Actualizarea programelor | « Actualizarea programelor antivirus, antivirus, antispyware, firewall antispyware, firewall nu se efectueazi zilnic 78. Tnregistrarile intririlor 51 iegirilor | * Rapoartelellistele privind inregistririle din sistem a utilizatorilor intrarilor si iesirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate 79. Norme si proceduri_privind |) @ indosarierea documentelor nu este arhivarea documentelor rezultate | inclysé in cadrul normelor si casita de inregistrare procedutilor ARHIVAREA Intocmirea OPIS-ului dosarelor nu ML DOCUMENTELOR este inclusa in cadrul normelor gi procedurilor Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus in cadrul normelor si procedurilor 80. Desemnarea personalului Atributiile si competentele privind responsabil privind arhivarea arhivarea dosarelor —_activitatii documentelor contabile nu au fost nominalizate 81. Stabilirea—_Tocafiei__pentru | Alocarea unui spafiu insuficient arhivaril dosarele contabile si celelalte documente arhivate documentatiei Existen{a unei umidititi ridicate Protectie insuficient& a documentelor fafa de sursele de cailduraNr. crt, DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE BS. 82. Predarea dosarelor la arhiva institutiei + Dosarele nu sunt predate Ia arhiva institutici la termenele legale ® Procesul verbal de predare-primire nu indeplineste conditiile de conformitate Auditori,©) Stabilirea criteriilor/factorilor de analiza a riscurilor si nivelele de apreciere ale acestora se realizeaza tinind cont de procedurile minimale din norme, unde se recomanda utilizarea criteriilor privind: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativa si aprecierea calitativa la care se pot adauga criterii specifice activitatii auditate. Criteriul de rise este elementul utilizat pentru a identificd probabilitatea ca evenimentele si aibii un impact negativ asupra unei operatii auditabile. Nivelul criteriului de apreciere al riscului reprezinta modificarea produsi de impactul riscului asupra activiti(ii Etapa aceasta se coneretizeazd prin intocmirea situatiei Stabilirea criteriilor{factorilor de analiza a riscurilor care cuprinde pe coloana criteriile/factorii de analizi a riscurilor, iar pe linie nivelele de apreciere ale acestora. in exemplul de mai jos, luand in consideratie 3 factori, vom crea corespunzator si 3 nivele de apreciere (de la 1 la 3) pentru Activitatea Serviciului Contabil, avand in vedere faptul ca nivelul | reprezinté o situatie dezirabila si acceptabili pe cand nivelul 3 reprezinta o situatie alarmant& care trebuie tratata cu maxima atentie. Schematic, stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora si aprecierea nivelului riscurilor se poate prezenta ca in tabelul de mai jos.UNIVERSITATEA Procedura - POS: Analiza riscurilor Compartimentul Audit Public Intem Misiunea de audit: Organizarea sistem: contabil i fiabilitatea acestuia ‘ABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA $1 APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR Perioada at intoemit: Data: Avizat: Data: ae Ponderea_ Nivelul de apreciere al riseului_ (Np) ®) factorilor de rise N N N ’ ®) : : Aprecierea Existi | Exist proceduri, | 5. cig controlului intern P1-50% proceduri si se | sunt cunoscute, u : | proceduri Fi aplica dar nu se aplici erent Impact | Impact financiar | Impact financiar cantitativa P2-30% financiar aia Faia F2 seazut pocoey Vulnerabilitat | Vulnerabilitate | Vulnerabilitate calita P3-20% 7 e mica medie mare F3 Auditori, Ponderile atribuite factorilor de rise sunt stabilite in functie de importanta acestora pentru activitatea auditata si insumate trebuie si fie 100. Cei trei factori sunt stabiliti prin normele generale si sunt acoperitori pentru entitatea auditata. in situatia in care cel care desfasoara misiunea de audit consideraci cei trei factori sunt insuficienti, numarul acestora se poate majroa, cu singura conditie ca suma acestora sa rman 100 Dupa parcurgerea acestei etape se procedeaza la stabilirea nivelului riscului si a punctajului total al riscului, conform tabelului de mai jos.Procedura - P05: Analiza riscurilor. ‘Ministerul Fducajiei si Cercerrit Universitatea Serviciul de Audit Public Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI $I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUL Misiunea de audit: Organizarea sistemului contabil si fia Perioada audita Data: Data: (Criterii de analiza a riscurilor “Ape Ap py . onmerr RISCURI ontotuai | cantata feataiea | Pam ‘ DOMENTEL, AUDITABILE SEMNIFICATIVE intem F1) | 2) 3) a “ PL Pz P3 0% [ eer ne 1. Regulamente interne gi | * Inexistenta regulamentelor decizii privind interme sia deciziilor privind organizarea activi organizarea activitatit contabile | 05 | 1 | 03 | 1) 02) 2/12 ORGANIZAREA $I CONDUCEREA ACTIVITATH IN CADRUL SERVICIULUT contabile Contant. 2 Dimensionarea gi + Dimensimnea gi sructura structura Serviciului Servic Contabilitate sunt | 9,5 2/03 |2)02) 2 |20 Contabiliate inadecvate 3. Conducerea Serviciului | » Servicii Contabiltats mu ete Contabilitate cond efcient os |1] 03] 1/02] 2 fiz o Ttocmirea Regist: @ Neintocmirea Registruuijumal | 0,5 | 2] 03 |1| 02] 1 (15 Intoe nee 5. Intocmirea Registrului- | © Neintocmirca Registrului- inventar inventar 05 | 2] 03 ]2] 02] 2 |20Criterii de analiza a riscurilor ‘Apre Ap py cierea recieren | exierea ee OBIECTE, RISCURI controlului | canitativa | caltaiva AUDITABILE SEMNIFICATIVE iniem FL) | (F2) 3) PL P2 P3 om [* Jom |* low |) registelor de i Grit | © Neinioomirea Cari mart contbihias | © 2ntocmirea Cari os |2] 03} 1] 02} 1 J1s mari InTocMIREa, 7. Analiza documentelor | » Documeatelejusiicative nu EDITAREA ‘x sunt fntoemite conform aaa justificative care au stat i REGISTRELOR DE la baza jinregistririlor | _Prevederilor legale 05 ) 2) 03 | 1) 02) 1 | 15 CONTARIAIPATE contabile 8. Inregistrarea * Datele din evidenja eontabil nu sistematica gi suntinrepstrate in mod sistematic cronologicd a datelor in | emslogie eel (eee nt arses lice ry evidenta contabila registelor de | 9. Analiza modului de | + Nowau uilizatformularele ‘contabilitate ‘intocmire a notelor oe OS | 2) 03 | 1/02) 1 11,5 intocmirea notelor contabile coer © Notele contabife nu sunt completate, semnate siintoomite | 05 |2| 03] 2) 02) 2 |20 conform preeiziilorformularaui 10. Inregistrarea © Operaiunie economice mu sunt operatiunilor jn | _ jnvegistrate conform planului de conturile —contabile) 05 | 2] 03 | 2) 02] 2 |20 conform planului de conturi Ti Intocmirea Balanjei de | © Balanjade verficarena a fos verificare intoemit os 1} 03} 1) 02} 1 fioCriterii de analiza a riscurilor ‘Apre Ap ApH cierea recierea | evierea ws Po OBIECTE, RISCURL controtului | cantitativa. | calitativa AUDITABILE SEMNIFICATIVE intem (F1) (F2) (F3) “ PL Pz P3 0% [ eee ner Rep | 12 Utilizarea formularelor | * Nu sau utlizat _formolare contr de comune pe economie | Stes ‘auatiier fasaciae la trimestriale si anuale os 2) 03)1/o2}1 las situatilor isrocanmea | Hinanciare simu qtLor u._| riaNeiare F ® Bilanjul conta, TRIMESTRIALE. st 13. Intocmirea in termen a Bilantul ontabil, conturile de ANUALE bilanqului, —conturilor | evssuie simencle cesta | 9 | | 0. | | on | dag de execute bugetard i | Mt isoumite im temen . ; E 3 a.anexelor acestuia 14. Preluarea corecti al Datele din soldurile Balanjei de datelor din soldurile | vetiicare nu au fost preluste | 9.5 | 2] 03] 2) 02] 1 |18 Balantei de verificare rae Respectarea ue a 15.Urmirirea * Inexistenla_corelaillor Ta fs intocmirea raportrior __ Privind corelatiilor care “Greater trebuie sa existe la 05 | 2] 03 | 2] 02] 2/20 financiare intocmirea raportarilor 16.Respectarea + Bsrosnlle de ieides ms a instructiunilor de ee 05 |2]03]2)o02] 1 J18 inchidereCriterii de analiza a riscurilor ‘Apr AP v7 cierea recieren | ocieen w owtsten oBIECTE RISCURI controlukii | canttatva | caitaiva wn AUDITABILE SEMNIFICATIVE intem (F1) (F2) (F3) PL P2 P3 0% [ 0% s om |! T7.Objinereavizei| © Nu s0 china vizw wit de unitatii de trezorerie | “rere # sunt os |2]o03]2) 02] 1 lis a statului 18.inaintarea i) © Situotile enoale si_wimestiale su at fost Saint i dopuse In depunerea situatilor | Sym eran apc amen ei ine la organul ierarhic , . . . superior T9-Tinerea_evidentei | > Fiisiesaubinne ais contabile pe feleri| Swipe fen de venta ie aes aa os |2] 03 }2/) 02) 1 J20 natura sau sursa lor 20.Venituri realizate in | + Ne Sint eidaiite Spat "|" eniturite realizte in bara v. | meavmaStR Se | Med baza—_contractului eimai” §°/ 05 | 2] 03 | 2] 02] 2 |20 ee institutional 2I.Venituri realizate in| * Nu int evidentite separa fbaze we ecombroctilal |e eesrrcrn ricer ama 0-90 2200988 02) [BIE 5 complementar 22.Venituri din | + Nest rdetits soaa veait hs activitatea de man bwe os |2] 03} 1] 02] 1 fis cercetare + Nu sunt evidenite separa 23.Venituri proprii Le ee os |2]o3]1]o2]1 lisCriterii de analiza a riscurilor ‘Apre Ap ApH cierea revieren fovieren | OBIECTE, RISCURL controtului | cantitativa. | calitativa | Pum Menu AUDITABILE SEMNIFICATIVE intem 1)__| 2) 3) a PL P2 P3 om |' low | [om |' itari + Nusunt evidenjate separat ake 24 Alte venituri Reamienoniassrarate T ys T> 1 9311] o2] 1 tas 25.Tinerea evidentei | + Fvideriacontabili mua fos contabile pe feluri| !mtrefeur dechehue de cheltuieli dupa See ee ee nee natura sau destinatia lor contapmLtta, 26.Cheltuieli ‘din | + Cheltuilie din finanjarea de ‘TEA CHELTUELILOR au fo i os |2|03 |1 |) 02| 2 |20 Mos finantarea de bazi baci nu au fost evidenjiate separat ulde evident | 27.Cheltuieli din | © Cheluieile din nanarea acheliielor finanjarea woe os |2|03J1}o2] 1 |us complementara 28.Cheltuieli din | © Cheltuieile din activittea de coroetare nu au fost evidentiate | 05 | 2) 03 ]1/ 02) 1 | 15 cercetare spent 29.Cheltuieli © Chae dn venir prop din venituri tee ee os |2|03 }1) 02] 1 |15 proprii ie © Cheliuiclle din alte srse nu au 0 Alte cheleaiell fost evidentiate separat 05 | 2 | 03 | 2 | 02 | 2 | 20 pare 31.Evidenta . area ae nu Moput DE contractelor de os }1| 03 }2) 02) 1 }13 DONA gt | Aonailor yi sponsorizareSRONSORIZARILOR Criterii de analiza a riscurilor ‘Apre Ap ApH cierea revieren fovieren | OBIECTE, RISCURL controtului | cantitativa. | calitativa | Pum Menu AUDITABILE SEMNIFICATIVE intem 1)__| 2) 3) a PL P2 P3 om |' low | [om |' spomsoritsior [32 Tncasarea sumelor| © Sumele provenitedin dona i provenite din | eo ee donatii si os |2|03 |2)02| 1 |20 sponsorizari in lei, in contul 50.46.01 33 inregistrarea + Donal si sponsoritior donatiil ficute in valuta nu sunt onafillor $1) inregistrate in conturile sponsorizarilor | exrespunatoare Peleleae tee t ie facute in valuta, in conturile corespunzitoare 34 Majorarea bugetului | + Buel de vents chu ce a. | nla fost majorat in urma de —venituri $i! donators sponsorizatilor cheltuieli in urma 05 | 2) 03 | 1/02) 1 415 donatiilor si sponsorizarilor Uilz | 35-Efectuarea de plati| © Plallena a fos clectuate numa area donapilor numai entry | bet desinile aprabate de Sponsorizkilor . Pe transmipator 05 | 2] 03 | 2) 02] 2 |20 destinatiile aprobate de transmitatorCriterii de analiza a riscurilor ‘Apre Ap py cierea recieren | exierea Ne ee OBIECTE, RISCURI controlului | canitativa | caltaiva AUDITABILE SEMNIFICATIVE intem (F1) (F2) (F3) “ PI P2 P3 0% [ eee ner 36.Evidenta donafiilor | * Donalilesisponsoriirite frilor | ‘™uilizatel fail amuli mu a si _sponsorizarilor | e ate Renee eniee neutilizate la ” : : ” sfarsitul anului 37, Evidenfa analitic’ a | © Evidonje analitod a debitorilor debitorilor nu a fon realizat os 2] 03 } 1) 02] 1 fis 38 Analiza debitorilor sub | * Nuau fos umnirit = analiza ren aa debit sub Tan os [2] 03] 2] 02] 2 )22 CONTURILOR DE Anal 39, Analiza debitorilor | ¢ Nu au fost urmariti $i analizati DEBTOR, CLIENTL. vu | peprrorr iN AFARA | 2 peste Ian debitorit peste Lan 95 | 2] 03 | 2] 02] 2 [22 reer sat ator weit | 40. Analiza debitorilor in | + Debtor in Ii, incor sau INSOLVABILI litigiu, —incerfi_ sau | _ insolvabili nu au fost analizati 05 | 2) 03 | 2/02) 2 122 insolvabili Rear | 41, Urmiirirea i] + Daikemmmteammserm TT TT ood a boa perarea ‘au luat misride recuperare a . , Fe pore recuperarea debitelor | 42. Existenfa. procedurilor | © Nu exist proceduri sense sorise privind | privindinventarierea inventarierea patrimoniului 0,5 1/03 | 1) 02) 1 |1,0 patrimoniului ANALIZA © Comisia de inventariere nu a penne 4 43. Stabilirea comisiei de Cominiadetaventroremue'] 55 | >] 931110212 las PMECTUARE bee inventariere unit i a : : rae eee 44. Stabilirea 7 Nua fot sabiite ering responsabilitifilor in responsability in efeetuarea | 9.5 | 2] 03 | 1 | 02 | 2 |1,7 Premergatoar inventarierii, efectuarea inventarieritCriterii de analiza a riscurilor ‘Apre Ap ApH cierea recierea | evierea Ne Po OBIECTE, RISCURL controtului | cantitativa. | calitativa AUDITABILE SEMNIFICATIVE inem FD | 2) 3) “ PL Pz P3 om |' low | [om |' invent © Declaraile de inventar na au einventareni J 45, Luarea declarafillr de | + Desa even Gam elltoa eloaltedien inventar fost luate gestionarilor 46, Semnarea © Documentole de intrare gi iyire documentelor de intrare | 4 st fost semnate os |2|03 }1) 02] 1 |15 sau iesire 47 Anventariereafapick [+ Bununlemwautesrinvonarate 95 > 195 [> o2 | a las bunuritor faptic ‘ana | 48: Intocmirea, semnarea gi |» No au fost intocmite, semnate yi me datarea listelor de datate listele de inventariere eee ee ee eee de efectuare a inventar inventanieni 49. Stabilirea rezultatelor | * Reaulatele inventarierii nu au patrimoniulu inventarieri fst stabilite o5 | 2] 03 }2) 02] 1 |18 30. Intocmirea procesului- | * Provesl-verbal de valonfeare a verbal de valorificare a | inventarieri nu a fost intocmit os 2/03 }2) 02] 1 |18 inventarierii 31. Inregistrarea in © Rezulicleinventarierit nv au {ost inregistrate in contabilitate ce os |2|03]2/02] 1 1s rezultatelor inventarierii 52. Analiza propunerilor de | » Nua fos intocmite yi analizate scoatere din funcfiune a propunerile de scoatere din os |3] 03} 2] 02] 1 }23 Prop tijloacelor materiale funetiune a mijloacelor materiale uneri__de | “3. Avizarea propunerilor de | * Propunenilor de seoatere din seoatere din scoatere din functiune a funetiune 4 mijloncelor materiale Geen oitet oO mijloacelor materiale de nu au fostavizatede catreoganul | 05 | 2) 03 | 2) 02) 2 | 2 DECLASAREA ‘bunutilor ccitre organul ierarhic ierarhie superior BUNURIEOR, materiale superioCriterii de analiza a riscurilor ‘Apre Ap ApH cierea recierea | evierea Po OBIECTE, RISCURL controtului | cantitativa. | calitativa AUDITABILE SEMNIFICATIVE intem F1)_| 2) 3) PL P2 P3 om |* low |' [ow |i VALORIFICAREA 34. Stabilirea componentel |» Componenia comisiei de easare REZULTATELOR H 05 |2]03}2] 02] 1/18 a 45, Sciereadnconabiae | Banik coat onaw jerea din con © Bunurle easate mu au fos Anal abunurilor casate scdzute din contabilitate 5 | 2 | 03 | 2 | 02 | 2 | 20 tga voll [36 Tnregiatrarea in * Deyeurile si materialele rezlate efectuare a contabilitate a deyeurilor, | inurma casirii nu au fost casi ‘materialelor rezultate in inrogistrate in contabilitate OS ) 2) 03) 2) 02) 1 | 18 bunurilor urma easirii materiale alorificarea rezullatelor | « east na To 7. Vabrif sider | +, Reailiele cs nu aot os |2}o3|2/o2/}1 las 58. Inregistrarea eronologie’ | « Facturile emise de furnizori nu Anal 4 facturilor emise de au fost inrogistate cronologic os |2|03 }1) 02] 1 |15 fe | fn 9. Blenta deca Noa hatrealatt oe coxrurtor DE | filmizorilor . Evidenfa decontarilor eu |» Nuafostrealizait evidenta FURNIZORI $1 CLIENTL furnizorii econtirilor eu furnizori ee fone hr eae G0. Furnizori neachitagi Exist fumizori neachitali os [3] 03/2/02] 2/23 GH. Evidenfa—analitiel a | Nua fostrealizaté evidenta Anal lientilor analitie a clienilor O5 [2] 03 | 1) 02) 1 [45 aclinfilor 62. Analiza — modului de | * Clicntiineineasati nu au fost urmirire a cliengilor | urmarii os |2/03 2) 02] 1 Jig Anal | 63. Contabilitatea stocurilor |» Nu este organizatt contabilitaten iza stocurilor 05 |2] 03} 1] 02] 1 Jus ANALIZA stoc srocvRILoR, urilor st G4. Urmitrirea i lichidarea | © Stocurle Pra miseare, eu am Stoc stocurilor fara miscare, cu | migesrelentasaadepnsosmuau | 0,5 | 2/03} 2/02] 1 1s Lo as migcare lent sau de prisos | _ fost urmiarite in vederea lichidariiCriterii de analiza a riscurilor ‘Apre Ap py cierea recieren | exierea Ne Po OBIECTE, RISCURL controlului | canitativa | caltaiva AUDITABILE SEMNIFICATIVE intem (F1) (F2) (F3) “ PL Pz P3 0% [ eee ner MISCARE Sa CU | miscare, cu 65. Identificarea cauzelor care | ¢ Nu au fost stabilite cauzele care MISCARE LENTA. migcare’ lent ‘au dus la generarea ‘au dus la generarea stocurilor £18 sauide prisos stocurilor firi miyeare,eu | —migcare, cu miscare lenté sau de | 0,5 | 2 | 03] 2) 02 | 2 |20 rmigeareIenti sauacelor | prisos depriws G6. Manuale de operare si)» Insilicienta —manualelor de utilizare a sistemului| —operare si utilizare a sistemului| 0,5 | 2 | 0,3 | 2/02) 1 /18 informatie informatie © Manualele de operare i uillzare 4 sistemului informatie nu au fost | 0,5 | 2) 03 2/02) 1 f18 sccuizate 67. Adaptabiltatea © Utilizarea t-o mare masure @ esa procedarilor manuale os }2}03]1])o2] 1 Jas FUNCTIONALITATES informatic la cerinfele | >Gonanicare inalicionta ne INFORMATIC Evaluarea utilizatorilor uilizatori si informaticeni | 0,5 | 2 | 03 | 1) 02] 1 | 4s 4 UHLIZAT IN sistemului ‘proigotanti sisemului informatie ASONTARIA informatie 68, Sistemul de igure * eae sie vind pentru preluerarea | prelicrarea numai a tranzactilor tranzactiilor autorizate corecte si autorizate 05 2/03 )2/ 02] 2 |20 si corecte 69, Integrarea subsistemului informatic aferent © Interfaja intre —subsistemele activitatit de informatice nu este adecvat 0,5 2/03 12/02) 1 J18 inregistrare contabil in sistemul —_ informatic general al institutieiCriterii de analiza a riscurilor ‘Ape AP APH cierea revirea "| ecieen owtsten optecre. RISCURT contotutas | cantata | eat AUDITABILE SEMNIFICATIVE intem (F1) (F2) (F3) PL P2 P3 0% [ 0% s om |! 70, Desemnarea personallui cu atibutt | * Deke, stutilor competentclor pent persona eae meee inpleainutizacaanheaibes | 08 | 2) 03 ft 02 | 1/18 aplicat operarea ined bazelor de date in cadrul bazelor de) nese completa date 71. Sistemul de pregitire | Discontinuitaie in progitirea profesionala | peronallui implica in operarea | 05 | 2 | 03 | 2 | 02| 2 |20 versonaletul implica in [—‘tuliizarsa semi svirmat Cea nist | aise pera pe in operate st vlizarea sistem informatic informatic ssupra modificarilor | | 2 | 03 | 2 | 0.2 | 2 | 20 adiseacestuin ese insficienta 72. Insirucfiunile privind i + Insrtiamile privind inretnerea aie programclr informatie nu se | 05 |2| 03 | 2/02] 2 |20 informatice coe 773. Utilizarea echipamente- | * Fchipamentele de prevenine a for de pevenive a | fistair so boner fluctuatiilor sau curently piece au aes intreruperilor sabilizatoare de vensione 3. ™ | 95) 9) o3 | 2/02/41 |1s eam curentului electric meas (UPS, modulatoare de tensiunes.a.)Criterii de analiza a riscurilor “Apre Ap ‘Apr cierea recierea | ecierea od OBIECTE RISCURI controtulai | canitaiva_ | cataiva AUDITABILE SEMNIFICATIVE intem (F1) (F2) (F3) PI P2 PB 0% [ eee ner 74, Instruirea utilizatorilor si informarea | * Difinonaliatin nse sistematcs asupm. | farmuiiearcmniianem | OS [2/03 F202) 1 | 18 modificarilor operate in | Stal informatio sistemul informatic 75, Existenta unui sistem de prevenire/detectare a ore gi * Insfienta sitemutui de 7 prevenirldetetare a accestior 3 modificarilor modificirilor neautorizate ale] 95 2) 03 )1) 02) 1/15 neautorizate ale bazelor | bacelor de date (parole, programe de date (parole, | _antvinssa) Sccuritaten programe antivirus $.2.) sistemului 76. Sistemul — modificirii | © Calendarul privind modificarea informatie periodice a parolelor de nei parolelor de acecs mu] 0,5 | 2] 03 ]1| 02] 1 15 acces ‘ Personalul pentru verificarea si modiicarea periodica a parole | 0,3 | 2 | 03 [1/02] 1 |18 de acces mua fost desert 77, Actualizarea + Actualizarca——_programclor eee antivirus, antispyware, firewall nu] 5 | 2| 03 | 2/02] 1 J18 antispyware, lirewal se efectuewza zilnic 78. Inregistrarile intririlor | Rapoariclellistele privind ilor din sistem a | _ ifezistrrle intriclor i ieyinlor le in st din sistem a utilizatorilor nu au 05 2) 03 )1) 02) 1 [15 utilizatorilor oeCriterii de analiza a riscurilor ‘Apre Ap ApH cierea recierea | evierea Ne Po OBIECTE, RISCURL controtului | cantitativa. | calitativa AUDITABILE SEMNIFICATIVE intem F1)_| 2) 3) “ PL Pz P3 om |* low |' [ow |i ; 79, Norme si proceduri | + Indosarierea documentelor nu a ARHIV ARE DOCUMENTELOR privind arhivarea | ¢te inclusi in cadrul normmelor si} 0,5 | 2 | 0,3 | 1 | 0,2 | 1 | 1,5 documentelor rezultate | Prossdurilor din activitates de | *imosmirea OPIS-ohur dosacior nu este inelusd in cadrul normelor | 0,5 | 2 | 03 ] 2 | 0,2 | 2 [20 contabilitate j procedurilor @ Modul de constitute al dosarelor athivate nu este inclus in cadrul | 0,5 | 2) 03] 2/02) 1 fis rnormiclor si proceduilor 80.Desemnarea + Aumbuile st _competctee - privind arhivarea—dosarelor personalului fetvitai de ineyisrare eontabia responsabil privind | nu au fost nominalizate os | 2] 03 }2) 02] 1 J18 arhivarea documentelor 81. Stabilirea ——_locafiei | * Alocares unui spajia insuficient pentru dosarele | sthivarit documentatici os |2]03 }1) 02] 1 Jas contabile si celelalte documente arhivate « Existenja unei umiditayiridicate | 05 | 2] 03 | 1] 02) 1 | 1, © Protesjie —_insufisientd a documentelor fata de sursele de} 0,5 | 2 | 03 | 2 | 0,2 | 2 | 20 caldura 82, Predarea dosarelor la | * Dosarcle nu int prodate Ta athiva institufiei sthivainstiugiei a termencle | 0,5 | 2 | 03] 2/02) 1 [18 legale © Procesul verbal de predare= primirenu indeplineste eonditile | 05 | 2) 03 2/02) 1 ]18 de conformitatee) Determinarea punctajului total al riscului, se realizeaza prin inmultirea, pe fiecare risc identificat, a nivelului si ponderilor factorilor de risc si insumarea acestora pe baza formulei de calcul prezentati in normele generale, si anume: P=LDP xNj unde, P, = punctaj total; Pi= ponderea riscurilor pentru fiecare factor; Nj=nivelul de apreciere al riscului pentru fiecare factor utilizat Pe baza informatiilor anterioare, etapa se concretizeaza in elaborarea situatiei ~ Determinarea punctajului total si stabilirea importantei riscului in numérrul total de riscuri conform punctajelor, prezentate in modelul de mai jos: A) Clasarea operatiilor pe baza analizei riscuritor se efectueaza avand in vedere punctajele totale obtinute anterior, stabilite in ordinea impactului produs asupra activititii si se departajeaza pe o scar de trei nivele: mari, medii si mici Pentru impartirea riscurilor in mari, medii si mici, propunem 0 varianté realizabilé in mai multi pasi, astfel: taludm cat de important este fiecare criteriu de analiza al riscului pentru activitatea auditaté si in functie de nivelele stabilite (in cazul nostru de la 1 Ia 3) delimitém pana unde se poate clasa in riscuri mici, medii si mari. Astfel, in exemplul prezentat mai sus, putem considera riscurile pe fiecare sistem ca fiind: Fl — Aprecierea controlului intern: = pané la 2, rise mic - intre 2 (inclusiv) si 2,30, rise mediu; ~ peste 2,30 (inclusiv), risc mare. F2— Aprecierea cantitativa: - pané la 2, rise mic = intre 2 (inclusiv) si 2,30, rise mediu; = peste 2,30 (inclusiv), rise mare. F3 — Aprecierea calitativa: = péné la 2, rise mic; = intre 2 (inclusiv) si = peste 30, rise mediu; 30 (inclusiv), rise mare. b) Pentru delimitarea clasarii riscurilor mari, exemplificiim: F1—2x50% = 1,00 F2—3x 30% = 0,90F3—2x 20% = 0,40 TOTAL =2,30 in concluzie, toate riscurile care vor avea un punctaj mai mare de 2,30 (inclusiv) vor fi clasate ca fiind riscuri mari c) Pentru delimitarea clasarii riscurilor medi: F1- 2x 50% — 1,00 F2—2x 30% = 0,60 F3—2x 20% = 0,40 TAL — =2,00 + Riscuri mici 10-17 + Riscuri medi 1,8-2,2 + Riscuri mari 23-30 Riscurile care vor avea un punctaj cuprins intre 1,8 (inclusiv) si 2,30 vor fi considerate gi clasate ca fiind riscuri medii in concluzie, toate riscurile care vor avea un punctaj mai mic de 1,8 vor fi clasate ca fiind riscuri mici. Etapa se finalizeaza prin elaborarea listei privind Clasarea operatiilor, redata in cele ce urmeazaProcedura - P05 ; Analiza ‘Ministerul Fducajiei si Cercerrit Universitatea Serviciul de Audit Public Intern CLASAREA OPERATIILOR iN FUNCTIE DE ANALIZA RISCULUL Misiunea de audi Perioada auditata : Organizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia Intocmit: Data: Avizat: Data: Ne : RISCURI Punctaj DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE SEMNIFICATIVE total Clasare OBS. Regulamente inteme | + Inexistenja ‘egulamentelor si decizii privind | inteme si Ooi ee ra Mic NU ORGANI AREA $1 CONDUCEREA onganizaren ativitai contabile : ACTIVITATIL TN. CADRUL SERVICIULUT organizarea activitifit Conta contabile Dimensionarea si] © Dimensiunea ji sictara structura Serviciului | Setvicului Contabititwe st] 2.9 | Mediu Contabilitate oeceaee Conducerea © Serviciul Contabilitate nu este Mic NU Serviciului conch ficient 12 Contabilitate Intocmirea Mic Icons ‘© Neintocmirea Registulu-jural swocnae | caret de Registruluicjurnal “ a ea NU A, EDITAREA™ §t | sombiate © Neiniocmirea Regisrahi= PASTRAREA Intocmirea_ N yemirea Registrului 20 Mediu 1 | Reosmetor pe Registrului-inventar | _inventar CoNrAbILITATE arti | © Neintocmirea Cart mari Mic Intocmirea Cartii 1s ma mariPunetaj DOMENTUL, 1. OBIFCTE AUDITABILE | govpupleaTIVE total | Clasare | OBS. a 8 Analiza “ovate documentelor ; : mie stat Tabara | proved gale . inregistrarilor contabile 9. Inregistrarea ‘© Datele din evidenfa contabili nu sistematics si) sutinepitateinmedsisemate ||| Mediu cronologica a datelor | 5 stoelogic in evidenta contabil 10. Analiza_modului de | + Nu sav ublizat formularele intocmire a notelor | comune pe economic la 15 Mic NU contabile Inioemirea notelorcontabile ~ Novele contabile nu sunt completate, emnate i intocmite | 2,0 | Mediu conform precizérlor formularuli 11. inregistrarea © Operate economice-nu sunt operatiunilor in| _inregistrate eonform plan de Mare conturile —contabile | m™" 20 conform planului de conturi 12. Intocmirea Balanjei | * Balanfs de verfieare nu a ost 10 NU de verificare peor i Mic 13, Utilizarea * Nu sau ulilizat formulare formularelor comune | comune pe economie Ia | 5 NU sitar finance pe economie ei uetie oe Mic 14 intocmirea in termen | + Bilanjul contubil, conturile de A bilanqului, | eseeute yi anevele seestuia mu Mediu conturilor de execute | ®imlositein termen iat Respectaren rnormelor prin bugetara sia anexelor acestuiaPunetaj DonteNtt 1. OBIECTE AUDITABLE | ggg: tSCURL metal | Clasare | OBS. LaLa Li) 15. Preluarea corecté a| © Datcle din soldurile Balantei de A. siUAnon : FINaNCiARE fears datelor din soldurile | vetificare nu au fost preluate| 7 | Mediu ee ee Balantei de verificare |__°"™** 16.Urmarirea + bss colatior corelatiilor care) Moemiss sportier Mare trebuie sa existe la 2.0 intocmirea raportarilor T7-Respectarea + Tnsiraciunile Je ichidere ni Mediu : aa fost respectate instructiunilor de 18 inchidere T8.Obfinerea vizei| + Nu sa obit viza unit de Mediu unitatii de) Sezer a ttl ” 18 trezorerie a statului 19 inaintarea si] > Siutile-ansie tines depunerea ee Mi situatiilor la 15 NU organul — ierarhic superior 20.Tinerea evidentei | * Fides consbitimya os contabile pe feluri| _{ms8re Bir devenias Mediu de venituri dupa 2,0 contami osu natura sau sursa TATEA VENTTURLOR | — do svidonit lorPunetaj Ne = : Donen 1. OBIECTE AUDITABILE | grag SoU wet) | Clasare | OBS. oe 21-Venituri realizate | + No nt evidenie sept ' veniturile realizate in bava Mediu on Baza) contractult institutional 20 x. contractului institutional 22.Venituri_ realizate | * Nu sunt evidentiate —separat e ie veniturile realizate in baza Mic a _ baza | contractului complementar 1s NU contractului complementar 33. Venituri din | + Nest dette span venture realizate in baza Mi activitatea de| Seivitati de cereetare 15 ic NU cercetare 24. Venituri proprii | + Nomi evideniate sparat a veniturle propri 15 Mic NU 25.Alte venituri © Nusuntevidentateseparatale |g venitut : Mie 26.Tinerea evidengei | + Frisia sna miaios fcomabile} pe) fell | 84 menuaaeseetssiaa Mediu de cheltuieli dupa 20 natura sau destinatia lor contann xsi | 27-Cheltuieli din | © Chelwicile din finanjrca de puns by . nu au fost evidentiate separat nt Guevtunuior | gienicder finantarea de bazi | P”™afostevideniaeseparat | 2.0 | Mediu 28.Cheltuieli din | * Chelwielile din finanjarea ere complementar nu au fost is | Mic | Ny complementara evidengiate separatPunetaj DOMES EC TABILE a 1. OBIECTE AUDITABILE | gry piriCATIVE total Clasare. ‘OBS. 29.Cheltuieli din | © Chelticlile din ctivitatea de cercetare nu au fost evidentiate 15 NU cercetare separat. ae 30.Cheltuieli ‘© Cheluielile din venitunle prop din nu au fost evidentiate separat Mic venituri ue a proprii 31. Alte cheltuielt > Cheluilile dn alte sarse mu aa fost evidenfiate separat 20 | Mediu 32.Evidenta ~ Coniracicle de sponsorizare nu contractelor de | Sumtevidentiete separa iS Mie | xu ANALIZA nemare MODULUL DE} ag cao Sponsorizare Ieeeaisteare | Soule “Sf 33.Tneasarea_sumelor | * Sumeleprovenite din dona yi 1 | donarmon —— §t | spomorzaiter ‘i onsorzar nu se incaseaza in spossorizarn.or "| provenite din | Shut 30.601 Mediu donatii si 20 sponsorizari in lei, in contul 50.46.01 34 Inregistrarea + Donaflle ¥ sponsorizinlor donatilor gi] ewe valutina sunt , inregisirae in conturle Med sponsorizarilor corespunzitoare Pa i facute in valuta, in conturile corespunzaittoarePunetaj Dowex. 1. OBIECTE AUDITABILE | gragaprentive wet) | Clasare | OBS. 35.Majorarea + Buel de ens chet : nu a fost majorat in urma Mic bugetului de | donatiior si sponsoriztrilor veniturl A gi 1s NU cheltuieli in urma donatiilor si sponsorizarilor 36.Efectuarea de | © Pile nu au fost efectuate numai ae . . itru destinafiile aprobate de donee pliti mumai pentru | pent destinaile on Mediu Sponsor \ nur destinatiile 2,0 aprobate de transmitéitor 37.Evidenta ‘> Donafille si sponsorizari donatiilor gi] Meuse frien na Mediu sponsorizarilor 20 neutilizate la sfargitul anului 38, Evidenfa analitic’. a| ¢ Evidenja analitica a debitorilor aspirin nua fost realizata 15 Mie | NU 39, Analiza debitorilor | + Nuau fost urmani i analiza Mare axaniza, coxtuntion DE Antica sub Tan debitori sub 1 an 22 DEBTTORIHINPAPARA sviorl |" 40, Analiza — debitorilor | «Nu au fost urmariyi si anaizayt ‘Mare vi | Depron IN AFARA | or BIANTULUL iy peste 1 an debitori peste Lan 22 ee inde tori in litigiu, incerti sau Reon 41, Analiza debitorilor in | * Debitori in litigiu, incer Mare litigiu, incergi sau | insolvabili nu au fost analizagi 22 insolvabili Rew | 42, Urmiirirea Gi | © Debitele nu au fost umnarive imu sn dbislor recuperarea debitelor | s-at luat masuri de ecuperare a 20) Mare lorPunetaj DOMENTUL, 1. OBIECTE AUDITABILE | gragaprentive total | Clasare | OBS. 43. Existenta + Nec prose sons procedurilor crise | _ privind inventarierea Mic privind inventarierea | Pasimonilut te wy st patrimoniului Serato 44 Stabilren comisiei de [+ Comisa de invetarere mu fos | Mie | Ny tent inventariere waa 45. Stabilitea = Nu a fet stabilite MopuLi DE responsabilitiilor in | revonstbilii in efectmnea | | | Mic | yy me | BrecrCake sO Ree inventarieti ‘ RIL PATRINONIULUL inventarieri 46, Luarea declarafillor | + Declaaile de nventar ou au 29 | Mediu de inventar fost uate gestionarilor ; 47, Semnarea ~ Documentele de inirare siete Mic documentelor de |_ mat fost semnate 18 Nu intrare sau iesire 48. Inventarierea faptic’ | + Bunurilena au fostinventaiate Mediu bunurilor faptie a ica moduli te 49. Intocmirea, semnarea | * Nu au fost intocmite, semnate gi Mediu inet si datarea listelor de | dalatelistele de inventriere 18 eines inventar 30, Stabilirea rezultatelor | * Rezulttcleinventariert nu au is. | Mediu inventarierii fost tabilite 3 31. Intoemirea + Procesul-verbal de valorificarea Mediu procesului-verbal de | inventarierii mu a fos intocmit 1s valorificare a 2 inventarieri 32 Inregistrarea in| + Reaullatcle nventarier mu aa Mediu contabilitate | fostinregistate in contebiltate 1s rezultatelor , inventarieriiPunetaj Ne Le 1 DonteNtt 1. OBIECTE AUDITABILE | grag SoU metal | Clasare | OBS. 33. Analiza ‘Nu au fos intoomite granalizte oe . propunerile de scoatere din Mare 1 de owes propunerilor — de | funeyiune a mijloacelor materiale beet scoatere din oo seven functiune a ” CASAREA $1 7 DECLASAREA mijloacelor BUNCRILOR Vatonitiesiea materiale REAL TATELOR 34. Avizarea + Propmarorde sears dn CASA : janciune a mijloacelor materiale a a scoatere din ierarhic superior functiune a 5 mijloacelor materiale de catre organul — ierarhic superior 55.Stabilirea © Componenta comisiei de casare Mediu. componentei nua fost stabilita 18 ‘Atala ponent ; et comisiei de casare fmuiemucnie | 56,Scaderea din | * Bunurile casate nu au fost Mediu Contabilitate | SHautedin contabiltate 20 bunurilor casate ST.inregistrarea in| + DaauieWnauwaiereatas jn uma casini nu au fos Mediu contabilitate a inregistrate in contabilitate deseurilor, 18 materialelor rezultate in urma casariiPunetaj Dowex. 1. OBIECTE AUDITABILE | gragaprentive wet) | Clasare | OBS. 58. Valorificarea . oe ‘casiri nu au fost 18 rezultatelor casarii | “S"'"° 4 Mediu 59.inregistrarea “* Facturile emise de furnizorinu cronologica a) 8 meustateeronoboy Mic Analiza 1,5 NU awatiza | fasizsior facturilor emise de coxruriion De FeRNvoRt 3) furnizori cuENT 1 : CONTURIE 60.Evidenta RO ae a evidenta, Mic a decontirilor cu “ontantor eu Harizorit 15 NU furnizorii 61.Furnizori > Existé umizori neachitali 33 Mare neachitati ° 5 fticd | Nua fostrealizatt ovidenia cece 62,Evidenta analitica analiticd a clientilor 1s NU stsnier a clientilor Mic 63.Analiza_modului| * ee de urmarire a) “™ ig | Mediu cliengilor S neincasati Awa | 64.Contabilitatea ~ Nuese organiza contabiliatea stocurilor ae 15 Mic NU soowir TOMDAREA som | 65.Urmarirea | > Se tga ak STOCURILOR FARA | fri migeare, ew i muscare lent sau de prisos nu aut liu 1 | SuscARE 'Sau" CU | year Tend sou de lichidarea _ | fosturmatite in vederea lichidari MISCARE LENTA, prises stocurilor fara 18 miscare, cu miscare enti sau de prisosPunetaj Dow 1. OBIRCTE AUDITABILE | gry yg SCORE metal Clasare | OBS. 66 [dentificarea + No av ost sabiite uae care i au dus la generarea stocuilor fh cauzelor care au migcare, cu miscare lenté sau de Mediu dus la generarea) pws stocurilor fara 20 miscare, cu migcare lent sau a celor de prisos @7Manuale de| © tnafiienta —manuaiclor de «li operare si ulilizre a sisemulut operare si utilizare |e, 18) Mediu a sistemului |= Manualele de opsrare yi wilizare informatic aiden nomatoraaetot | 1,8 | Mediu 68, Adaptabilitatea ¢ Utilizarea intr-o mare masura a sistemului proeedurilor manuale 15 Mic NU informatie la cetinfele “5 Comunicare inufiieta ine utilizatorilor uilizatori si informaticieni | 1,5 Mic NU /proiectantii sistemului informatic 69. Sistemul de asigurare | © Insuficienta sistemului privind FeNchosauirare pentru prelucrarea | prelucares numsi a tanvacilor | |) | Mediu Asiretutt | Evaluarea tanzactilor orecte i autorizate , eer \torizate si corecte unuzat is | sistemului autorizate § — 1 informatic 70. Integrarea + Interfijaintre _subsistemele: subsistennulai informatice mu este alecvald informatic aferent Mediu activitatii de 18 inregistrare_contabil in sistemul informatic general al institutieiPunetaj DOMENTUL, 1. OBIFCTE AUDITABILE | govpupleaTIVE total | Clasare | OBS. 71, Desemnarea * Delegarea—atibutilor i personalului cu) gompsienlon, pentru persona mpliat in uilizarea aplcatior si atributii —_privind | perara in cadrul bazelor de date | 1,5 ee NU utilizarea aplicatillor | pst complet si operarea in cadrul bazelor de date 72, Sistemul de pregitire | + Discontinulate in pregitvea profesionalé a] pena impli in operea | 2,0 | Mediu si utiizarea sistemului informatie ea ecco emo arlica in’ operarea’ in| in operarea si uilzarea sistemului Mediu sistemul informatic informatie supra moditinlor | 2° aduse acestuia este insuficienta 73. Instructiunile privind | * Instructiunile privind intetinerea intrefinerea programeor infomatice mise] || Mediu programelor aplica : informatice Spamel 74. Utilizarea ‘© Echipamentele de provenire a Se echipamente-lor de | fluctuatiilor sau_a_intreruperilor intormate curentului —elewtrie (UPS, prevenite 2) stailizatoare de tensiune $4.) nu a fluctuatiilor sau) Sintuilizate ie intreruperilor a curentului electric (UPS, — modulatoare de tensiune s.a.) 75. Instruirea ** Disfune{ionalitate i instruirea utilizatorilor gi wilzatonlor sau atuncicind se Mediu os produc moditiear semnificative in sisternl informatie 18 sistematich supra modificarilor operate in sistemul informaticPunetaj 7 owes 1. OBIRCTE AUDITABILE | gry yg SCORE tnetai | Casare | OBS. 76, Exisienja unui sistem | * Tasiiciewa — sstemulel de de provenireldtecare a aecsiior si modificirilor neautorizate ale Prevenire/detectare @| Kerclor de date (parole, programe Mic accesirilor sil ae ceaease modificarilor 15 NU intro neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivinus 5a) 77. Sistemul modificdrii | * Calendarul privind modificarea periodice @ parolelor | — rerodica a parlelor de acces m| 1,5 | Mie | NU se respects Ge acces © Personalul pentru verificarea gi modificarea periodica a parolelor | 1,5 Mi NU dc acces nu a fost desemnat_ ne 78. Actualizarea © Actualizarea programelor prowramelor aniviras,anispyware, firewall nu Mediu Le se efectueara ile i antispyware, firewall 79, Tnregistrile > Rapoaneletinele—— pavind intriilor si iesrilor | inekisile invilor si iesnlor Mic Gin stem | Sisson a wheter ne | 1S NU ot werifiate utilizatorilor BO. Norme si proceduri| + Indosarierea documentclor nu privind " ahivaren | Ste Wslat ncaa rome | 1S | aie | NU documentelor procedurtion reauliate in| * srencusineata momen | 200 | Mk activitatea de ” ony i proveduritorNe - = Punetaj Dowex. 1. OBIECTE AUDITABILE | gragaprentive wet) | Clasare | OBS. contabilitate ‘> Modul de constitute al dosarelor _ARHVAREA DOCUMENTELOR ahivate nu este incus in cad | 1,8 | Mediu normelor 3 proeedurilor 81.Desemnarea Ambul si compsonle personalului fav de ier contd Mediu responsabil nu.au fost nominalizate 18 privind athivarea documentelor BZ, Stabilirea _locajiei | » Alooaroa unui spatiu insulicieat pentru dosarele | shviri documentaiei 18 Mic | NU contabile si celelalte [ST istenta unei umiditaji ridieate documente athivate 15 Mic | NU ‘> Protcofieinsulicienti a documentelor fast de sursele de} 2,0 | Mediu caldura 83, Predarea dosarelor la] » Dosucle nu sunt predite Ta arhiva institufiei sonia “mst Tn temencte | 18 | Mediu ~ Procesul verbal de predare= primire nu indeplineste conditite | 1,8 | Mediu de conformitate Auditori, NOTA Operafiile clasate ca find cu rise mic, in numar de 37, nu vor fi avute in vedere pentru auditare. in aceste conditii, in Tabelul puncte tari si puncte slabe vor fi cuprinse 35 de operatii auditabile.8) lerarhizarea operatiilor in functie de analiza riscurilor se realizeazi pe baza documentatiei efectuate in etapele anterioare gi se coneretizeazi in elaborarea Tabelului puncte tari si puncte slabe, document care prezinta rezultatul evaludrii fiecdrei operatii analizate gi permite ierarhizarea ri si elaborarea Programului de audit in detaliu. urilo scopul orientarii activit Documentul confine opinia auditorului intern cu privire la nivelul impactului riscului asupra activitafii auditate gi a gradului de incredere in functionarea controlului intern, care conduce la minimizarea riscului, cand gradul de incredere este mare si Ia maximizarea aparitiei riscului, cdnd gradul de incredere este mic, aga cum rezulta de mai jos:‘Ministerul Educagiei si Cercetarit Universitatea Serviciul de Audit Public Intern Perioada auditati Procedura - P05 : Analiza riscurilor TABELUL PUNCTE TARI $I PUNCTE SLABE iunea de audit: Organizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia intoemit: Data: Avizat: Data: Consecin | Grud de fele | ineredere | OBS, RISCURL wan ae Ne sc r a DOMENIUL 1. OBIECTE AUDITABLE | sivmarpteatitT cine | tral ae controlul ‘controtut | © ui intern ee ORGANIZAREA SI] 2. Dimensionarea gi © Dimensiunea3i_ structura CONDUCEREA.—ACTIVITATI. iN structura Serviciului Serviciului Contabilitate sunt Metin ‘CADRUL SERVICIULUL CONTABIL Inadecvat Contabilitate wlecvate a 3. Intocmirea Registrului- | + Neintocmirea Registrului- Intocmi inventar inventar if rea registrelor em Mediu INTOCMIREA, | de ontabilitate EDITAREA sl 1 | PASTRAREA 4 inregistrarea REGISTRELOR DE | —_ Editarea sistematics sil ™ Mediu CONTABILITATE repistrelor de Gronolowicd a datelor in | tematic i cronologie contabilitate evidenta contabillConsecin tele | mraredere | OBS. w. RISCURE ae | tt DOMENIUL 1. OBIFCTE AUDITABILE | cxgrptentive 75 | nefunco | eutoret . contrtat | satel uiintern |_imferm 5. Analiza modului de | + Notele contabile nu sunt intocmire a notelor | completatesemnatesintemite | ¢ Medi ea formula 6 Inregistrarea + Operatiunile economice mu Exist operatiunilor in | sunt inregistrate conform sistem conturile —_contabile | _Planului de conturt T | de | Ridicat NU conform planului de control conturi eficient 7. Intocmirea in termen a| + Bilanful contabil, conturile de Exist bilantului, — conturilor | ¢xecutie i anexele acestuia nu sistem de executie bugetara si fermen T de Ridicat NU Respectarea a anexelor acestuia control iNTOCMIREA oom eficient 0 SITUATIILOR oe 8. Preluarea corecti a din soldurile Balantei de FINANCIARE. situatiilor datelor din soldurile | Yerificare nu au fost preluate | Mediu TRIMESTRIAL) financiare Balantei de verificare coe SI ANUALE ‘9. Urmirirea + eaenta color te a intocmirea raportirilor corelatiilor care ein trebuie sa existe la T | de | Ridicat NU intocmirea control raportirilor eficient 10.Respectarea © Instrucfiunile de inchidere nu wet instructiunilor de | ft rPestate s mv inchidere: Grad de fiction | Meredere | OBS. function | ered Ne ' RISCURL ry dirii/ a DOMENTUL 1. OBIECTE AUDITABILE | gevqapt Nate 7S | nefencio | wltoral “ nari, ut controlul ft | Se TL.Obfinerea vizei | + No on serviciu 2. Tiparirea si procesarea Declaratiet 5 r 2 cal - de independent 1. PREGATIREA 3. Pregatirea si ransmiterea Notificirit MISIUNII DE privind declansarea misiunit de audit| 2 CAL AUDIT intern citre pirtile interesate 4 Colectareasi—-prelucrarea| CAI informatiilor AUDITAT 5. Intocmirea Chestionarului de| a control internPERSOANE. ETAPELE srvirk DURATA LOCUL, MISIUNIL DOMENIUL ae ( na DESFASURARII 6. Intocmirea Listelor centralizatoare a| 1 ea obiectelor auditabile 7. Elaborarea Tabelului puncte tari si f ea puncte slabe 8. intocmirea Programului de audit intern 8 car 9.Intocmirea Notei si a Programului preliminar al interventici ta faa| 4 cal locului 10. Objinerea aprobirii Notei si a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte| 2 cal tari si puncte slabe si Programul interventiei la fara locului. 11, Planificarea si organizarea Sedingei | 5 CAI de deschidere cu Serv Contabilitate AUDITAT 12. Redactarea Minutei sedinjei de deschidere. Obtinerea— numelui persounelor de contact si stabilirea| 2 AUDITAT unui loc pentru desfasurarea activitagi de audit. 212 OBIECTIVUL 1. | 1.1. Efectuarea testirilor, —detaliate ORGANIZAREA SI_| Programul interventiei la fey locului a ee CONDUCEREA —_[ 1.2. Analiza constatarilor 2 CAL ACTIVITATILIN — [1.3.Elaborarea F.LAP. -urilor 2 CAL CADRUL Ta Colectarea dovezilor 2 AUDITATPERSOANE. ETAPELE oTIviTi DURATA LOCUL MISIUNIT CO cee () LE DESFASURARIT SERVICIULUT 15. Revizuirea documentelor de Tuer CONTABIL din punct de vedere al continutului si al Fi aoe formei si intocmirea—_Notei centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVUL 2. 2.1. Efectuatea testirilor, —detaliate INTOCMIREA, Programul intervene’ la faga locului 4 AUDITAT EDITAREA SI 2.2. Analiza constatirilor 2 CAL PASTRAREA 2.3. Elaborarea FLAP. - urilor 2 CAL REGISTRELOR DE | 2.4. Colectarea dovezilor 2 ‘AUDITAT CONTABILITATE —[255. Revizuirea documentelor de luca ILINTERVENTIA din punet de vedere al continutului si al 5 AUDITAT LA FATA formei si_—sintocmirea —Notei “ LOCULUI centralizatoare a documentelor de lucru (OBIECTIVUL 3. 3.1. Efectuarea testirilor, detaliate i aaron INTOCMIREA | Programul interventiet la faga loculut SITUATHLOR — [3.2. Analiza constatirilor 2 CAT FINANCIARE $I [3.3 Elaborarea F.LA-P. - urilor 2 CAI ANUALE 3.4. Colectarea dovezilor 2 AUDITAT 3.5. Revizuirea documentelor de lucra din punct de vedere al contimutului si al B are formei_ si intocmirea_—_Notei centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVUL 4. 4.1. Efectuarea testirilor, —detaliate a AUDITAT CONTABILITATEA _ | Programul interventiei la faga locului CAI VENITURILOR 42. Analiza constatarilor 2 CAL 43. Blaborarea FLAP. - urilor 2 AUDITAT 44, Colectarea dovezilor 2 AUDITATPERSOANE. ETAPELE srvirk DURATA LOCUL, MISIUNIL DOMENIUL ae ( na DESFASURARII 45. Revizuirea documentelor de Tucra din punct de vedere al continutului sial | AUDITAT formei si intocmirea—_-Notei CAL centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVULS. | 5.1. Efectuarea testirilor, detaliate| AUDITAT CONTABILITATEA _ | Programul imerventiet la fata loculut CAL CHELTUIELILOR —_[(52. Analiza constatirilor 2 CAL 53. Elaborarea FLAP. - urilor 2 AUDITAT 5.4. Colectarea doverilor AUDITAT 5.5. Revizuirea documentelor de Tucru din punct de vedere al confinutului sial| AUDITAT forme’ si intocmirea—-Nowi| 7 cal centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVUL 6 | 6.1. Efectuarea testrilr, detalate |g AUDITAT ANALIZA MODULUL | Programul intervemiei la fata locului CAl DE INREGISTRARE A. [ 62. Analiza constatdrilor 2 CAL DONATHILOR $I [63.Elaborarea F.LAP. -urilor 6 AUDITAT SPONSORIZARILOR | 6.4. Colectarea dovezilor 4 AUDITAT 65. Revizuirea documentelor de Tueru din punet de vedere al conginutului sial| AUDITAT forme’ si intocmirea_—_Notei CAL centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVUL 7. | 7.1. Efectuarea testarilor, detaliate |g AUDITAT ANALIZA Programul intervengei la faga locult CAL CONTURILOR DE | 72. Analiza constatirilor 2 CAL DEBITORI, CLIENT, [73.Elaborarea F.LA.P. - urilor 4 AUDITAT DEBITORI IN AFARA |74.Colectarea dovezilor BILANTULUL iN LITIGIU, INCERTI SAU cI ea INSOLVABILIPERSOANE. ETAPELE orth DURATA LOCUL, MISIUNIL DOMENIUL ACTIVITATI () Licare | DESFASURARIL 75. Revizuirea documenielor de Tucra din punct de vedere al conginutului sial| AUDITAT formei si intocmirea_—_Notei CAL centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVUL 8. | 8.1. Efectuarea testirilor, —detaliate 5 AUDITAT ANALIZA | Programul interventiet la faa loculut CAL MODULUIDE — [82.Analiza constatirilor 2 CAL EFECTUARE A [83-Elaborarea FLAP. usilor 4 AUDITAT INVENTARIERIT | 84. Colectarea dovezilor 4 ‘AUDITAT PATRIMONIULUL | 85. Revizuirea documentelor de Tucra din punct de vedere al conjinutului si al], AUDITAT formei si intocmirea—_Notei 2 CAL centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVUL 9. | 9.1. Efectuarea testirilor, detaliate A AUDITAT CASAREA SI Programul interveniei la fata locului CAL DECLASAREA —_[ 9.2. Analiza constatarilor 2 CAI BUNURILOR, 9.3. Blaborarea F.LA-P. - urilor 4 AUDITAT VALORIFICAREA | 9.4. Colectarea dovezilor TAT REZULTATELOR 2 aoe CASARIT 9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punet de vedere al conjinutului si al] 5 AUDITAT formei si intocmirea-Notei| CAL centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVUL 10. | 10.1. Efectuarea testarilor, detaliate ; AUDITAT ‘ANALIZA Programul imerventiei la fara locului CAL CONTURILOR DE | 10.2. Analiza constatirilor 2 CAL FURNIZORISI [10.3 Flaborarea F.LAP. - urilor 4 AUDITAT CLIED 10.4, Colectarea dovezilor CONTURILE 4 AUDITAT ASIMILATEPERSOANE. ETAPELE oTIviTi DURATA LOCUL MISIUNIL DOMENIUL ae ( na DESFASURARII 10.5. Revizuirea documentelor de Iucru din punet de vedere al continutului si al Fi AUDITAT formei si intocmirea—_Notei cal centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVUL 11. _ | 11.1. Efectuarea testirilor, detaliate . AUDITAT ANALIZA Programul interventiei la faga locului CAL STOCURILOR, 11.2. Analiza constatarilor 2 CAL IRMARIREA SI 11.3. Blaborarea FLAP. - urilor 2 AUDITAT LICHIDAREA __ [11.4 Colectarea dovezilor 2 AUDITAT STOCURILOR FARA [71.5. Revizuirea documentelor de luca MISCARE SAU CU din punct de vedere al continutului si al 7 AUDITAT MISCARELENTA | formei_ si intocmirea_—_Notei ; cal centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVUL 12. 12.1, Efectuarea testirilor, detaliate i AUDITAT FUNCTIONALITATEA | Programul interventiei la fea locului CAI SISTEMULUI 12.2. Analiza constatarilor 2 CAI INFORMATIC 12.3. Elaborarea FLAP. - urilor 2 AUDITAT UTILIZAT JN 12.4. Colectarea dovezilor 2 AUDITAT ACTIVITATEA 12.5, Revizuirea documentelor de Iucru CONTABILA din punct de vedere al confinutului si al 2 AUDITAT formei gi intocmirea Notei CAL centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIVUL 13. 13.1, Efectuarea testirilor, detaliate a AUDITAT ARHIVAREA Programul interventiei la faa locului CAI DOCUMENTELOR | 13.2. Analiza constatirilor 2z CAL 13.3, Flaborarea FLAP. - urilor 2 AUDITAT 13.4. Colectarea dovezilor 2 AUDITATPERSOANE. ETAPELE sriverk DURATA LOCUL MISIUNIT CO cee () DESFASURARIT 13.5, Revizuirea documentelor de lucra din punct de vedere al confinutului si al : AUDITAT formei si intocmirea Notei Cal centralizatoare a documentelor de lueru 12, Planificarea si organizarea Sedingei AUDITAT de inchidere 14. Discutareaconstatirilor cu} 2 ae structura auditatit 15. Concluzit 2 CAI 48 16, Redactarea proiectului de Raport| 16 oe de audit intern 17. Revicuirea proiectului de Raport| 8 Al de audit intern ¢ 19. Transmiterea projectului de Raport | 2 de audit intern la auditat $i solicitarea “ “ dai CAL rispunsului asupra conginutului in 15 zile 20. Planificarea_ si organizarea| 4 Ill. RAPORTUL DE AUD Reuniunii de conciliere, daci este cazul asian 21. Includerea in Raportul de audit} 4 intern a aspectelor retinute din punctul CAL de vedere al auditatului 22. Finalizarea Raportului de audit} 8 aa imern 23. Objinerea Raportului de audit} 4 intern aprobat de conducerea CAL instituted : = 5 24. ‘Transmiterea recomandirilor a aprobate cittre auditatPERSOANE. ETAPELE srvirk DURATA LOCUL, MISIUNIT CO cee () DESFASURARIT 7 TV. URMARIREA RECOMANDARILOR | 25. Inifierea procesului de urmiirire 4 CAI Auditori, Pe baza Programului de audit intern se elaboreazi Programul de interventie la fata locului, care are ca scop prezentarea detaliati a lucrarilor pe care echipa de audit igi propune s& le efectueze, respectiv: studii, cuantificarea unor rezultate formate din mai multe componente, teste, validarea constatirilor cu materiale probante 5.a. gi cuprinde: = obiectivele = tipul testarii = locul testarii ~ durata test ~ auditorii, in continuare prezentim Programul preliminar al interventiei la fata locului pentru Activitatea Serviciului Contabil.Procedura - P06: Minisierul Educajiei si Cercertirit Universitatea Serviciul de Audit Public Intern jaborarea programului de audit intern PROGRAMUL INTERVENTIEI LA FATA LOCULUI Drganizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia intocmit: Avizal -Obiectivul I, ORGANIZAREA $I CONDUCEREA ACTIVITATIL IN CADRUL SERVICIULUI CONTABIL r OBIECTE - “eTh . dott Tere | tt | audio AUDITABILE wine ave ayA Ut io |S venloae | A¥8 rt - Analiza structurii Contabilitate: Dimensionarea—si|_ Se veriick Gack numirul de SERVICIUL 4 ju |i structura Serviciului Serviciu este optim: CONTABILITATE Contabilitate : erviu adresat Contabilului -sef Obiectivul I. INTOCMIREA, EDITAREA $I PASTRAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Lista r OBIECTE ; Durata | Nr. I RUDITABICE TIPUL TESTARI Local | [tee | setiie | Au a-Obiectivul I. ORGANIZAREA $I CONDUCEREA ACTIVITATIL IN CADRUL SERVICIULUI CONTABIL r. OBIECTE OTA Durata Lista J cul test ; dito AUDITABILE TIPUL TESTARIT Looul is Nett | care | Au rt. intocmirea Registrului — formularului comun pe SERVICIUL |Lv2 din perioada 01.09.2005- 15.09.2005 Co - CONTABILITA 1 1 - Verificarea inregistririlor TE efectuate in Registrul- inventar - Verificarea modului de oe ____| inregistrare a datelor in evidenta inregistrarea sistematic’ si i str matica contabilas cronologic’ a datelor in evidenta ae ; 1 a - Se constituie un esantion z oe “ de verificare prin supunerea la, SERVICIUL . E E CONTABILITA | 3 analizi a tuturor documentelor re-Obiectivul I. ORGANIZAREA $I CONDUCEREA ACTIVITATIL IN CADRUL SERVICIULUI CONTABIL r OBIECTE Sth Dura Lisa AUDITABILE TIPUL TESTARIL Locul ® Netest | \oificare ae rt. Verificarea modului de . on intocmire a _notelor Analiza pee a a a conta sub aspectul notelor contapiie indeplinirii cerintelor “LV3 impuse de formularul) —SERVICIUL 4 tipizat CONTABILITA | 2 Se constituie un esantion TE de verificare de 2% totalul notelor contabile intocmite pe — parcursul anului 2005, Obiectivul 11, INTOCMIREA SITUATIILOR FINANCIARE TRIMESTRIALE $1 ANUALE r OBIECTE 4 Durata |r. | Lista UDITaEIIE TIPUL TESTARII Locut | Gy RE | veriie | Auai rt. are tori-Obiectivul I. ORGANIZAREA $I CONDUCEREA ACTIVITATIL IN CADRUL SERVICIULUI CONTABIL r OBIECTE Sth Derata Lista AUDITABILE TIPUL TESTARIL Locul (hy Netest | \oificare ae tt - Verificarea Preluarea corecti a raportate in datelor soldurile financiare trimestriale si Balantei de verificare anuale — si_stabilirea concordantei cu sumele SERVICIUL crise in soldurile = CONTABILITA 4\TS LVS Balantei de verificare ae - Verificarea respectari Respectarea instructiunilor de inchidere prevazute de normele legale Obiectivul IV. CONTABILITATEA VENITURILOR | r OBIECTE x Durata |Nr. | Lista PUDIrABITE TIPUL TESTARII Locul | (4) test | vee pad tt. - Verificarea modului_ de SERVI Tinerea evidentei contabile pe | evidenta a veniturilor, | CIUL Alig nea feluri de venituri dupa natura sau sursa lor inregistrarea _acestora soldurile conturilor contabile TATE in CONTABILIObiectivul IV. CONTABILITATEA VENITURILOR r OBIECTE, STA Durata | Nr. | Lista JL TE ‘ verifia AUDITABILE TIPUL TESTARII Locul |) test | eilee es rt. Obiectivul V. CONTABILITATEA CHELTUIELILOR r OBIECTE P Durata |. | Lista | Audit AUDITABILE TIPUL TESTARIL Locul (yy i vente | ont rt. ae Tinerea evidenfei contabile pe - Verificarea modului de feluri de cheltuieli dupi natura sau | eyidenti -a_~—cheltuielilor,_ SERVICIUL 4 destinatia lor inregistrarea —acestora. in| CONTABILITATE eee Val soldurile conturilor contabile Obiectivul VI. ANALIZA MODULUI DE INREGISTRARE A DONATIILOR $I SPONSORIZARILOR r OBIECTE eee Durata Lista | Audit PUDinaeiie TIPUL TESTARIL Locul yn Ne | seni | oni . test. | are Efectuarea de pli - Verificarea prin sondaj a numai pentru destinatii plitilor —efectuate din aprobate de transmititor sumele primite ca donati si sponsoriziri pe , 8 |vs ; SERVICIUL 0. parcursul anului 2005; CONTABILITATE a - Verificarea modului de evident’ a donatiilor si sponsorizarilor neutilizate Ja sfarsitul anuluiObiectivul VI. ANALIZA CONTURILOR DE DEBITORI, CLIENTI, DEBITORI IN AFARA BILANTULUI, IN LITIGIU, INCERTI SAU INSOLVABILL I. OBIECTE A Durata |. Lista | Audit AUDITABILE TIPUL TESTARII Locul (h) Nv verific | ori rt. are Analiza debitorilor sub 1 an - Se analizeazi oti 1. debitorii evidentiati la finele anului 2005, sumele recuperate 2 pe parcursul anului 2006 SERVICIUL 3? v9 CONTABILITATE 3. Urmiirirea si recuperarea 4, debitelor Obiectivul VII. ANALIZA MODULUI DE EFECTUARE A INVENTARIERII PATRIMONIULUI r. OBIECTE, x Durata |.) | Lista | Audit AUDITABILE TIPUL TESTARII Locul (h) Nr. tales rt test | are Tntocmirea, semmarea gi datarea -Verificarea tocmirii, | SERVICIUL 8 listelor de inventar semniturii si datirii listelor de | CONTABILITATEStabilirea rezultatelor inventarierii inventariere; Se consti ie un 6. esantion de verificare 10 | vio Intocmirea procesului-verbal de | reprezentand 5% din totalul 7 valorificare a inventarierii gestiunilor inventariate anul 2005; ° | - Se analizeazi Procesul- inregistrarea in contabilitatea | verbal al Comisiei de tezultatelor inventarierii . . 8. inventarieres - Se verifich daca rezultatele inventai au fost inregistrate in contabilitate in termenele prevazute de lege. Obiectivul 1X. CASAREA $1 DECLASAREA BUNURILOR, VALORIFICAREA REZULTATELOR CASARII r OBIECTE k Durata Lista | Audit ee TIPUL TESTARIL Locul | yn |Nt | ete | ori rt. test are Analizapropunerilor | - Se verifich prin sondaj : . . . SERVICIUL 9. |de scoatere din functiune a propunerile de scoatere din con rapt [TATE 8 mijloacelor materiale functiune a mijloacelor ‘Avizarea propunerilor materiale intocmite pe 0. |de scoatere din functiune a parcursul anului 2005; mijloacelor materiale de citre organul _ierarhic superior - Se verifich dack propunerile de scoatere din functiune a _mijloacelor1. |componentei comisiei de casare din 2. a bunurilor inregistrarea 3. |contabilitate a deseuril materialelor rezultate in urma casirii Valorificarea 4. | rezultatelor casirii Obiectivul X_ ANALIZA CON materiale au fost avizate de citre organul _ ierarhic superior; i - Se verifick daca persoanele din Comisia de casare au te prin ordin al daca bunurile casate au fost scazute din contabilitate; - Se verifica daca deseurile rezultate in urma casari au fost inregistrate in contabilitate; - Se verifici modul de valorificare a rezultatelor casari Vil TURILOR DE FURNIZORI $I CLIENTI SI CONTURILE ASINMILATE r OBIECTE k Durata || Lista | Audit AUDITABILE TIPUL TESTARIL Locul (yy i rene | ont rt. ae Furnizori neachitati - Se analizeazi furnizorii| — SERVICIUL 3 wn CONTABILITATE neachitati_la_finele_anuluiAnaliza_ modului de 2005, achitarea acestora pe 6. |urmirire a clientilor parcursul anului 2006; 12a v2) neincasati Se analizeazi_clientii neincasati la finele anului 2005, se urmireste daci sumele au fost incasate pe parcursul anului 2006 Obiectivul XI. ANALIZA STOCURILOR, URMARIREA $I LICHIDAREA STOCURILOR FARA MISCARE SAU CU MISCARE LENTA r. OBIECTE. 1 7 Lista AUDITABILE TIPUL TESTARIL Locul urata | Nr. verificare | Audi tt (h) | test tori Urmifrirea si Se identified stocurile fiir 7. |lichidarea stocurilor fari miscare, cu miscare lenti miseare, cu migcare lenti sau de prisos stabilite astfel LVI3; sau de prisos Ia inventarierea generaki a 13. | 113 patrimoniului SERVICIUL Identificarea cauzelor Stabilirea misurilor de | CONTABILITATE care au dus Ia generarea lichidare a acestora; 8. |stocurilor fri miscare, cu Interviu adresat miscare lent sau a celor de prisos gestionarilor care au evidenti aceste stocuri Obiectivul XH, FUNCTIONALITATEA UTILIZAT §N ACTIVITATEA CONTABILA STEMULUI INFORMATICOBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTARII Locul a(h) Nr. Aud test itori tt 9. - Examinarea manualului de) SERVICIUL ilizare a sistemului informatic; | CONTABILITA - Anal TE 2 Manuale de operare si utilizare a informatic sistemului instructiunilor de utilizare a sistemului informaticsSistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzactiilor autorizate si corecte - Verificarea existenfei_ unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor introduse in sistemmul informatic; - Esantionul va fi constituit din informatiileprivind 3 salariati din cadrul compartimentului; - — Interviu adresat persoanelor responsabile cu operarea si controlul operatiunilor contabile; - Analiza —_instructiunilor privind utilizarea echipamentelor si instalatiilor pentru realizarea exploatarii in siguran(a a sistemului informatie 4 LV14 Sistemul de pregatire profesionala a personalului implicat in operarea in sistemul informatic ‘Analiza ——_ documentelor privind programele de pregitire profesional a __personalului implicat in operarea in sistemul informatie;~ Inspectia fizici pe teren a SERVICIUL echipamentelor de prevenire a | CONTABILITA Utilizarea echipamente-lor de fluctuatiilor sau intreruperilor TE prevenire a fluctuatiilor sau e Ps intreruperilor curentului electric | CUremtului —_ electri (UPS, 2. |(UPS, modulatoare de tensiune | Modulatoare de tensiune) LVI5 sa) - Intervievarea _ privind 15 examinarea— manualului_— de utilizare si dotarea sistemului cu echipamente auxiliare, adresat salariatilor care _utilizeazi sistemul informatie; Actualizarea programelor antivirus, |- Examinarea programelor 3, antispyware, firewall antivirus, antispyware, firewall Obiectivul XII. ARHIVAREA DOCUMENTELOR OBIECTE vi ista r Oe TIPUL TESTARII Locul pera Nr. test | verificar | Audi e to rt (h) Desemnarea personalului - Intervievarea persoanelor 4, | fesponsabilprivind arhivarea | privind respectarea cadrului| —SERVICIUL T16 | LVI6 eed normatiy referitor la arhivarea | CONTABILITATE documentelorMINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE, Misiunea de audit: Organizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia Perioada auditata: 01.03. 2005-30.06.2006 intocmit: Data’ Avizat: Data: Lista participantilor: Directia/ Nr. Serviciul | telefon | P-mail — Semnatura Numele Funetia Stenograma sedintei In cadrul sedintei de deschidere s-a procedat la: Prezentarea echipei de auditori care urmeaza sa efectueze misiunea de audit; - Prezentarea functiei de audit intern de catre auditori, in special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificatia auditului intern; - Prezentarea Programului interventiei la fata locului, obiectivele auditabile care se intentioneaza a fi realizate, dup analizele de rise efectuate. A fost ceruta parerea auditatilor cu privire la aceste obiective, unde s-au facut remarci cA acestea in general reprezinta zone cu risc, dar s-au facut si unele comentarii cu privire la complexitatea activitatii Serviciului Contabilitate ~ Stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta in vederea colectarii informatiilor, efectuarii de teste asupra muncii lor si pentru a lua interviuri. De asemenea, a fost stabilit programul intalnirilor si timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea conditiilor minime pe care auditatul trebuie sa le asigure in vederea realizarii misiunii de audit (spatiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor sedinte intermediare in cursul auditului, informarea sistematica asupra constatarilor. Stabilirea Reuniunii de inchidere, inclusiv a participantilor; - Stabilirea modalitatii de redactare a Raportului de audit intern (cAnd, cum gi cui va fi distribuit). Recomandarile formulate, ca urmare a eventualelor disfunctionalitati constatate, vor fi discutate si analizate cu structura auditata, inclusiv calendarul implementarii si persoanele raspunzatoare cu implementarea recomandarilor.Obiectivul_ 1. ORGANIZAREA $1 CONDUCEREA ACTIVITATH iN CADRUL SERVICIULUI CONTABIL ert. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU ‘OBS. Ld. Examinarea procedurilor specifice care reglementeaza activitatea de achiziti publice TLL Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice a activitatilor aferente compartimentului de achizitii publice a) existenta unui sistem de proceduri specifice pentru realizarea obiectivelor in domeniul x achizitiilor publice b) aprobarea procedurilor de catre persoanele competente x ©) stabilirea modelelor de formulare ) precizarea modalitatilor de completare a modelelor x ©) oferirea unor exemple in acest sens #) cuprinderea modalitatilor de actualizare a procedurilor 1.1.2, Existenta activitatilor de control intern in punctele cheie ale activitatilor/operatiilor 1-13. Stabilirea responsabilitatilor pe nivele de executie x TESTUL Interviu 1.1.4, Modalitatea arhivarii documentelor 12. ‘Compararea atribuiiilor cuprinse in fisele posturilor cu cele din procedura specifica si evaluarea completitudinti preluarii acestora 13. cxaminarea cunoasterii procedurilor specifice de catre responsabilii cu realizarea activitatilor 14, “Aprecierea calitatii procedurilor specific. ‘a) considera procedurile specifice corespunzatoare ? ) constata disfunctionalitati in timpul aplicarii practice? ©) exista propuneri de perfectionare a procedurii?”ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU ‘OBS. ANALIZA RESURSELOR UMANE ALE SERVICIULUI CONTABILITATE, @) numar mare de posturi neocupate; ) corelarea structurii profesionale a personalului cu necesitatile compartimentului de achizitii publice ©) existenta si analiza formelor de pregatire profesionala; 16, EXAMINAREA BAZEI DE DATE EXISTENTE a) existenta bazei de date cu inregistrarile financiar contabile ; b) existenta modalitatilor de actualizare a bazei de date. 17. ANALIZA SISTEMULUI DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR Data Auditor intern, Supervizor,Ministerul Educatiei si Cereetiirit Universitatea Serviciul de Audit Public Intern Interviu \d procedurile specifice care reglementeaza act adresat doamnei Contabil sef itatea de evidenti contal Misiunea de audit intern; Organizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia ert. Intrebare DA NU Obs. Pentru activitatea serviciului de contabilitate aveti un sistem de proceduri? Cadrul normatiy Exista _corespondenta intre prevederile procedurilor si responsabilitatile stabilite prin fisele posturilor? Exista.stabilit prin procedura modul de solutionare al abaterilor? ‘Aveti stabiliti responsabili_ pentru. procedurile de lucru? Procedurile sunt scrise si formalizate? Sunteti de acord cu importanta elaborarii procedurilor —specifice in vederea imbunatatirii_mediului de control? Mai aveti ceva de adaugat referitor la acest subiect? Data Auditor, Intervievat,Nota: In aceasta situatie nu se va elabora FIAP, desi problema intocmirii si formalizs obiectivele misiunii de audit intern. ar impune, avand in vedere ca ii procedurilor specifice va fi abordata la toate Informatiile obtinute in cadrul interviului vor fi luate in consideratie la redactarea Raportului de audit intern LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Obiectivul_I. INTOCMIREA, EDITAREA SI PASTRARI REGISTRELOR DE CONTABILITATE Nr. ert. ACTIVITATEA DE AUD! DA | NU oss. 2. EXAMINAREA PROCEDURII SPECIFICE PRIVIND . INTOCMIREA, EDITAREA Si PASTRAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE 2.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifica a activitatilor aferente fundamentarii si intocmirii Registrelor contabile: ‘) existenta procedurii specifice privind fundamentarea si intocmirea Registrelor contabile? b) aprobarea procedurii specifice de catre persoanele competente; ©) stabilirea modelului Registrelor si precizarea modaliiatilor de completare a acestora @) existenta unui sistem de prioritizare al solicitirilor compartimentelor functionale e) cuprinderea modalitatilor de actualizare a registrelor pe parcursul inregistrarii lor 2.1.2, Existenta activitatilor de control inter in punctele cheie ale procesului 2.1.3. Stabilirea responsabilitatilor pe nivele de executie Modalitatea arhivarii registrelor 22. Compararea aiributiilor cuprinse in fisele posturilor cu cele din procedura specifica si evaluarea completitudinii preluarii acestoraNr. ert, ACTIVITATEA DE AUDIT DA | NU oBs. 23. ‘Examinarea cunoasterit proceduri specifice de catre responsabilul cu realizarea activitatii 24. “Aprecierea calitatii procedurit specifice de care responsabilul acesteia: ‘a) considera procedura specifica corespunzatoare ? ) constata disfunctionalitati in timpul aplicarii practice ? ©) exista propuneri de perfectionare a procedurii specifice? 25. ANALIZA INTOCMIRI REGISTRULULINVENTAR ‘A)Verificarea existenfi registrului inventar b) Verificarea elementelor inventariate ©)Recapitularea elementelor inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ si pasiv d) existenta listelor de inventariere ©) existenta procesului verbal de inventariere A) cuprinderea in procesul verbal a tuturor elementelor de activ si pasiv inventariate ‘g) completarea corecti si fara spafit libere sau stersituri @ registrului inventar TEST NR. 2A Lista de control ar, 2a FIAP nr. 2a hy) respectarea confinutului minim al registrului ~ inserierea numrului curent al fiecdrei operafiuni x -recapitularea elementelor inventariate pe fiecare element de activ si pasiv “inserierea valorit de inventar a elementelor de activ si pasiv -inscrierea diferentelor din evaluarea calorii contabile gi a celet de inentar ~menfionarea cauzelor diferentelor x Px px [x Lista de control nr. 2bNr. ert. ACTIVITATEA DE AUDIT oBs. 7) existenta actualizarilor inregistrarilor 2.6. Inregistrarea sistematica si cronologict a datelor tn evidentacontabilés 2) verificarea inregisirarilor in evidenga contabila ) egantionul verificat prin supunerea in analizi a operatiilor in perioada 01,09,2005-15,09,2005 ©) inregistrarea corecta a operatiunilor contabile FIAP nr. 2b 7. ANALIZA MODULUI DE INTOCMIRE A NOTELOR: CONTABILE ‘) verificarea modului de intocmire a notelor contabile sub aspectul indeplinirii cerin{elor impuse de formularul tipizat ‘) se constituie un esantion de verificare de 2% din totalul notelor contabile intocmite pe parcursul anului 2005 2.7. IZA SISTEMULUI DE ARHIVARE A MENTELOR Data Auditor intern, Supervizor,Ministerul Educatiei si Cercetarii Universitatea Serviciul de Audit Public Intern TESTUL NR. 2a Misiunea de audit intern: Organizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia Perioada auditata: 01.01.-31.12.2005. OBIECTUL T ULUL: Intocmirea, editarea si pastrarea registrelor contabile OBIECTIVUL TESTULUE: Analiza modului de intocmire registrului inventar DESCRIEREA TESTULUI Pentru efectuarea testului s-au analizat Registrul inventar , inregistrarile efectuate in anul 2005 Populatia este reprezentata din listele de inventar privind intocmirea Procesului verbal de inventariere, ceea ce reprezinta un numar de 46 documente, motiv pentru care se vor analiza numai 15 pentru a conduce la o concluzie pertinenta. In consecinta, esantionul va fi constituit din listele de inventariere de la 15 compartimentelor functionale din cadrul universitatii, deci in proportie de 32% din populatie Testarea a urmarit analiza modului de intocmire a registrului inventar, pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 2, poz. 2.5., literele b ~ g, astfel: Analiza intocmirii registrului inventar: -recapitularea elementelor inventariate , detaliat pe fiecare cont de activ si pasiv; -existenta listelor de inventariere, detaliat pe fiecare cont de activ si pasiv: -existenta proceselor verbale de inventariere, -completarea corecti a registrului fara spatii gi stersaturi Testarea s-a coneretizat in elaborarea Listei de control nr. 2a privind analiza intocmirii registrului invemarCONSTATARI: Din analiza listei de control putem remarca urmatoarele: -compartimentele functionale nu au transmis in totalitate datele pentru intocmirea proceselor verbale privind inventarierea corect; -registrul inventar cuprinde doua spafii libere si are trei stersaturi CONCLUZIL: In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2a. Dat Auditor intern, Supervizor,LISTA CONTROL NR. 24. privind analiza intocmiri registrului de inventar Recapitularea | Existenta Existenta ‘Completarea corecti elementelor | proceselor listelor de a registrului fara inventariate in_ | verbale de inventariere | spat si stersituri registrul inventariere Elemente inventar testate Populatia ‘Compartiment functional 1 x FIAP FIAP, x ‘Compartiment functional 2_[X X X X ‘Compartiment functional 3_[X FIAP _ _ Compartiment functional 4_ |X FIAP, _ _ Compartiment functional 5X x FIAP FIAP Compartiment functional 6 |X x x x ‘Compartimem functional 7X x x x Compartiment functional 8 |X FIAP, x x Compartiment functional 9X FIAP, x x Compartiment functional 10 |X FIAP, x FIAP Compartiment functional |X FIAP, x x Compartiment functional 12_[X FIAP, x x Compartment functional 13 |X FIAP, x x ‘Compartiment functional 14_[X FIAP, X X Compartiment functional 15_[X FIAP X FIAPLISTA CONTROL NR. 2B privind respectarea continutului minim al registrului de inventar Tnscrierea Recapitularea Inscrierea | Inscrierea ‘Mentuionarea numirului curent al | elementelor inventariate | elementelor | diferentelor din cauzelor fiecdrei operatiuni | pe fiecare element de | deactivsi | evaluarea diferentelor activ si pasiv pasiv valorii Elemente contabile sia testate celei de Populatia inventar Compartment functional T x x x x Compartment functional? ___[X x x x Compartiment functional 3__[X x x x x Compartiment functionald__ [X x X i x ‘Compartiment functional 5 [X x x x Compartiment functional 6 [X x x x Compartiment functional 7 [X x x x Compartiment functional 8__[X x x FIAP, |FIAP Compartiment functional 9 __[X x X ps Compartiment functional 10 [X x x x Compartiment functional 1 [X x x x Compartiment functional 12 [X x x x (Compartiment functional 13 [X x x x x Compartiment functional 14_[X a x FIAP, |FIAP Compartiment functional 15 [X x x xMit erul Educatiei si Cercetirii Universitatea Serviciul de Audit Public Intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. Misiunea de audit intern: Organizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia Perioada auditata: 01.01.-31.12.2005. PROBLEMA: - intocmirea incorecti a proceselor verbale de inventariere si pe baza lor a registrelor inventar CONSTATARE:; -compartimentele functionale nu au transmis in totalitate datele pentru intocmirea proceselor verbale privind inventarierea corecti; -registrul inventar nu este completat cu toate posturile din bilan. CAUZE: Nerespectarea prevederilor art. 2, alin. (8) din Normele de aplicare a OMFP nr, 1850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile. CONSECINTE: Imposibilitatea oferirii unei imagini corecte asupra modului de efectuare a inventarierii universitatii, posibilitatea redactarii unor date eronate Scrierea de date eronate in registrul inventar. RECOMANDARI Stabilirea unui responsabil cu finerea evidenfei registrului inventar. Existenta listelor inventar atasate la procesul verbal de inventariere, cu atributiile persoanelor implicate in elaborarea acestuia Intocmirea procedurilor scrise si formalizate privind fundamentarea si elaborarea registrului inventar. Completarea fiselor posturilor cu atributii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind continutul registrului inventar si a procesului verbal de inventariere, modul de incadrare in cadrul normativ privind intocmirea acestui registru.Instituirea unui sistem de asigurare a pregatirii profesionale a salariatilor implicati in munca de planificare Intocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Ministerul Educatiei si Cercetiiri Universitatea Serviciul de Audit Public Intern TESTUL NR. 2b Misiunea de audit intern: Organizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia Perioada auditata: 01.01.-31.12.2005. OBIECTUL TESTULUE: Intocmirea, editarea gi pastrarea registrelor contabile OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza modului de intocmire registrului inventar DESCRIEREA TESTULUI: Esantionul pentru verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achizitie s-a stabilit la 32% din populatia totala, respectiv 15 compartimente, conform Foii de lucru nr. 2 anexate Testarea a urmirit corectitudinea pasilor parcursi in vederea completarii corecte a registrului inventar conform — Lista de verificare nr. 2, poz. 2.5, litera h). si anume Verificarea respectarii continutului minim al registrului inventar prin: -inscrierea numarului curent al fiecdrei operatiuni, recapitularea elementelor inventariate pe fiecare element de activ si pasiv, -inscrierea valorii de inventar a elementelor de activ si pasiv, -menfionarea cauzelor si diferenfelor. Testarea s-a coneretizat in elaborarea Listei de control nr. 2b privind verificarea continutului minim al registrului inventar CONSTATARI: In urma verificarii si pe baza /iste/ de control s-a constatat - existenta unor diferente intre evidenta scripticd si fapticd datorate deprecierii obiectelor de invenatr existente , lucru stipulat incorect in listele de inventar, fir a mentiona cauzele diferenfelor. CONCLUZII: In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr, 2b.Data: Auditor intern, Supervizor, 316FOAIE DE LUCRU r. 2b Obiectivul II ; Intocmirea, editarea si pastrarea registrelor contabile Esantionul pentru testarea modului de completare a registrului inventar este constituit din populatia totala reprezentati de 46 compartimente .esantionul s-a stabilit la 32% din populatia totala, respectiv 15 compartimente; Selectarea celor 15. s-a realizat prin alegerea la fiecare compartiment selectat a listelor de inventar cit mai diverse si care cuprind - mijloace fixe, - obiecte de inventar, marfuri, ambalaje, materi prime intocmite separat pe fiecare element. Nu au fost selectate compartimente care au avut investifii in curs. Esantionul constituit din cele 15 compartimente va fi verificat integral; Verificarea esantionului constituit se va realiza pe baza unui test. Auditor, In prezenta, 317Ministerul Educatiei si Cercetdirii Universitatea Serviciul de Audit Public Intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2B Misiunea de audit intern: Organizarea sistemului contal Perioada auditata: 01.01.-31.12.2005 PROBLEMA: - intocmirea incore lor a regi a proceselor verbale de inventariere si pe baza ‘elor inventar CONSTATARE, in registrul inventar nu. sunt semnalate diferente rezultate in urma inventarierii si nici in procesul verbal de inventariere, desi ele exista cuprinse in listele de inventar . CAUZE: Nerespectarea prevederilor art. 2, alin. (8) din Normele de aplicare a O nr. 1850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile CONSECINTE: Imposibilitatea oferirii unei imagini corecte asupra modului de efectuare a inventarierii universitatii, posibilitatea redactarii unor date eronate Scrierea de date eronate in registrul inventar. RECOMANDARI. Existenta /istelor inventar atasate la procesul verbal de inventariere, cu atributiile persoanelor implicate in elaborarea acestuia, Intocmirea procedurilor scrise si formalizate privind fundamentarea si claborarea registrului inventar. Mentionarea in registrul inventar si in procesul verbal de inventariere a cauzelor care au dus la diferenfele rezultate intre valoarea contabila si valoarea de inventar, precum i operarea lor in contabilitate Intocmit, Supervizat, Pentru conformitate, 318Obiectivul 11] INTOCMIREA SIT ATHLOR FINANCIARE SI ANUALE Nr. ort. ACTIVITAT DE AUDIT DA NU OBS. 3.1. EXAMINATREA PROCEDURII SPECIFICE PRIVIND INTOCMIREA SITUAUILOR FINANCIARE TRIMESTRIALE §1 ANUALE 3.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifica a tuturor situatiilor financiare care —_trebuie intocmite a) existenta procedurit specifice b) aprobarea procedurii specifice de caire | persoanele_competente ©) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv si modalitatile de completare 3.1.2.Existenta_activitatilor de control intern in punctele cheie ale procesului 3.1.3. Stabilirea responsabilitatilor pe nivele de executie Modalitatea arhivarii documentelor 32, Compararea_atributiilorcuprinse in fisele posturilor cu cele din procedura specifica si evaluarea_ completitudinii preluarii acestora 3.3. ‘Examinarea cunoasterii _ procedurii specifice de catre responsabilul cu realizarea activitatit 319ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. Aprecierea calitatii procedurii specifice de catre responsabilit acestora: a) considera procedura corespunzatoare ? b) constata disfunctionalitati in timpul | aplicarii practice ? cjexista propuneri de perfectionare a procedurii? 35. PRELUAREA CORECTAa A DATELOR DIN SOLDURILE BALANTEI DE VERIFIACRE a) Verificarea datelor raportate in situafiile financiare trimestriale si anuale si stabilirea concordantei sumelor inscrise in soldurile balantei de verificare b) verificarea raportarii_la_termelele stabilite prin legislatia in vigoare ©) respectarea modelului general, cuprins de prevederile legale, d) cuprinderea completa a_soldurilor conturilor Observare directa 3.6. RESPECTAREA INSTRUCTIUNILOR DE iNCHIDERE. a) Verificare respectarii instructiunilor de inchidere conform normelor legale =prezentarea pentru fiecare element de bilant valoarea aferent_elementului respectiv = absenja_comparabilitatii _trebuie semnalata in note explicative -un element de bilant pentru care nu exista valoare nu trebuie prezentat ~bilantul se intocmeste pe baza ultimei balante de verificare a conturilor sintetice, puse de acord cu balanta conturilor analitice Foaie de lucru Lista de control nr. 3a 320Nr. ert. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. ~balanta este incheiata dupa inregistrarea tuturor documentelor in care au fost consemnate operafiunile economico-financiare aferente perioadei raportate -trebuie tinut cont de precizirileformularului de __bilant pentru completarea rindurilor si coloanelor x b) situatia fluxurilor de trezoarerie > intocmirea formularului distinct pentru conturile de disponibil deschise in trezoreria statului -verificarea vizei puse de trezoreria statului pentru conturile existente la aceasta = verificarea daca exist conturi deschise gi la alte banci cjanexe la situatiile financiare: politici contabile si note explicative = pe fiecare element semnificativ din bilant trebuie sa existe informatii in notele explicative 3.7. TINEREA EVIDENTEI COTABILE PE FELURI DE VENITURI DUPA NATURA LOR a) Tinerea venitirilor pe fiecare surs[ in parte b) inscrierea tuturor ceniturilor in bugetul de venituri si cheltuieli ¢) operarea veniturilor in evidenta contabila tinind deama de clasificatia bugetara NOTE DE RELATIL adresate Sef servicu Test 3b 321ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. @) structurarea veniturilor pe capitole si subcapitole bugetare x FCRI e) impartirea veniturilor in prevederi bugetare initiale, prevederi bugetare x definitive, incasari realizate; f) excedentele anuale rezultate din executia bugetului de venituri si cheltuieli, pentru. partea de venituri proprii se reporteaza anul urmator 78) ANaLiZa— SISTEMULUT —_DE|- ARHIVARE A DOCUMENTELOR Data: Auditor intern, Supervizor, 322Ministerul Educatiei si Cercetarii Universitatea Serviciul de Audit Public Intern NOTA DE RELATII privind respectarea cadrului normatiy referitor la tinerea evidentei contabile pe feluri de venituri adresata. sef serviciu contabilitate Intrebare 1: La nivelul Serviciului Contabilitate exista proceduri specifice, scrise si formalizate, privind asigurarea finerii evidentei contabile pe tipuri de venituri? Raspuns I: Nu, dar existi cadrul legal si in plus exista in fisele posturilor principalele elemente care trebuie respectate pentru asigurarea inregistrarii corecte a veniturilor. Intrebare 2: De cati ani suteti sef serviciu contabilitate? Raspuns 2: Lucrez in acest serviciu de numai 8 luni. Intrebare 3: Aveti sarcini cuprinse in fisa postului referitoare la verificarea inregistrarii veniturilor universitatii? Raspuns 3: Da. Intrebare 4: Cunoasteti prevederile legale privind inregisrearea in evidenta contabila a tuturor veniturilor? Rispuns 4: Da, cunose prevederile O.nr.82/1999 republicata si a Legii nr.500 /2002 privind finantele publice Intrebare 5: Atunci, cum explicati neinregistrarea corecta in contabilitate a unor venuti prevenite din incasarea taxelor de studii? 323Raspuns 5: Nu au fost inregistrate pina acum greseli in inregistrarea veniturilor proprii si drept urmare nu am mai verificat modul de inregistrare a lor in contabilitate. Intrebare 6: Mai aveti ceva de adaugat? Raspuns 6: Nu, Auditor, Consilier, Nota: Pentruiintrebarea si raspunsul nr. 5 se va elabora FIAP-ul nr. 3b. 324Ministerul Educatiei si Cercetarii Universitatea Serviciul de Audit Public Intern FORMULAR DE CONSTATARE SI RECOMANDARE A IREGULARITATILOR. CAtre: seful serveiului contabilitate CONSTATARE: In urma misiunii de audit intern, efectuata la Seviciul Contabilitate in perioada 01.03.2005-05.07.2005, la inregistrarile operate in registrul jurnal, la pozitiile 1893 si 6321, s-au contatat urmatoarele: In data de 07.07.2005 a fost restituita d-lui........., student anul... Facultatea forma de invatimant ID, suma de 376,3 RON provenita din taxa de studii aferenti transei a IV-a din anul universitar 2003-2004. Aceasté sum a fost solicitata de studentul mentionat datorita exmatricularii lui pe motiv de netrezentare Ja cursuri. Datorita faptului ca studentul si-a ridicat mapa cu cursurile aferente anului universitar respectiv trebuia ca din taxa restituita sa-i fie retinuta valoarea cursurilor editate, in suma de 169 RON. Pentru restituirea sumei a fost intocmit de Furdui Stefan un referat care a fost aprobat de decanul Facultatii de Stiinte si de contabilul sef al universitatii d-na Mihalache Sofia Aceasta iregularitate a mai fost repetata si pentru studenta Cicoara Georgeta in data de 18.08.2005, careia i s-a restituit suma de 370 RON si careia trebuia sa i se retina suma de 150 RON. Datorité acestor iregularitati, universitatea a fost frustata de suma de 319 RON. ACTELE NORMATIVE INCALCATE 0.82/1999 privind Legea contabilitatii — republicata art. 16, alin 3; Regulamentul intern al universitatii — art.21, alin 6. RECOMANDARE:Deoarece au fost returnate sume necuvenite studentilor: Furdui Stefan suma de 169 RON si d-rei Cicoara Georgeta suma de 150 RON, auditorul propune recuperarea sumei de la cei doi studenti, iar in caz contrar sumele vor fi recuperate de la persoanele care au pus viza ca bun de plata pe referatele de necesitate, respectiv Decanul Facultatii de Stiite Economice si Contabilul sef al universitati Data: Auditor Supervizor 326Ministerul Educatiei si Cercetarii Universitatea Serviciul de Audit Public Intern MINUTA SEDINTEI DE iNCHIDERE A, Mentiuni generale: Misiunea de audit: Organizarea sistemului contabil si fiabilitatea acestuia Perioada auditata: 01.03, 2005-30.08.2006 intocmit: Data: Avizat Data: Lista participantilor: Directia’ Ae Numele Funojia | Direct telefo | E-mail Semnatura Serviciul A Concluzii: in cadrul sedintei au fost prezentate obiectivele auditate si constatarile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficientele, au fost analizate cauzele care au contribuit la producerea disfunctionalititilor si au fost comentate recomandarile care urmeaza sa fie implementate pentru eliminarea deficientelor constatate. Pentru constatirile/deficienfele prezentate nu au fost formulate obiectii, fiind insusite in totalitate. 327RAPORT DE AUDIT INTERN STRUCTURA AUDITATA: SERVICIUL CONTABILITATE MISIUNEA DE AUDIT INTERN ACTIVITATEA SERVICIULUI CONTABILITATE I. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost formata din Ordinul de efectuare a misiunii de audit - Ordinul de serviciu nr. 12/02.02.2006. Baza legalii a actiunii de auditare: Planul de audit intern pentru anul 2006, aprobat de conducerea institutiei: Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare; OMFP nr, 38/15.01.2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002, cu modificarile si completirile ulterioare; Ordinul prin care se aprobi Normele proprii de exercitare a auditului intern in cadrul entitatii publice. Durata actiunii de auditare — 15.07 — 31.08.2006. Perioada supusa auditarii — 01.03.2005-30.06.2006. Scopul misiunii de audit intern este de a evalua activitatea seviciului financiar contabil la nivelul universititii in ceea ce priveste respectarea conditiilor de legalitate, economicitate, eficacitate, de a adauga valoare prin formularea recomandirilor, iar in cazul identificarii unor iregularitati, de a se corecta. Obiectivele misiunii de audit intern: Organizarea serviciului contabil Inregistrarea si folosirea principalelor registre contabile. Intocmirea, editarea $i pastrarea registrelor contabile, 328Intocmirea situapiilor financiare anuale, Contabilitatea veniturilor, Contabilitatea cheltuielilor Analiza modului de inregistrare a donatiilor, sponsorizarilor, Analiza conturilor de debitori, clienti, conturi in afara bilangului, Analiza modului de efectuare a inventarierii patrimoniului, Casarea declasarea bunurilor, rezultatele casa, Analiza stocurilor, urmarrirea stocurilor fara miscare, Functionarea sistemului informatic, Arhivarea documentelor. Tipul de auditare — Echipa de audit intern a efectuat un audit de conformitate privind respectarea principiilor, regulilor metodologice si procedurale in ceea ce priveste activitatea de achizitii publice. Principalele tehnici si instrumente de audit utilizate: -interviul pentru Limurirea de aspecte legate de organizarea si desfagurarea activitailor; -testarea pentru urmarirea detectrii erorilor sau a iregularitatilor; -esantionarea pentru analiza intocmirii documentelor gi efectuarea plajilor; -observarea fizica in vederea formarii unei pareri proprii privind modul de intocmire si emitere a documentelor; liste de verificare pentru a stabili condifiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare domeniu auditabil: -liste de control; -chestionare; FIAP-uri intocmite pentru fiecare disfunctionalitate constatata; FCRI-uri intocmite in cazul in care se constata existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati Documente si materiale examinate in cadrul Serviciului Contabilitate - verificarea la fata locului a vizat urmatoarele materiale si documente intocmite pentru anul 2005: -registrele contabile folosite, -inregistrarea documentelor in notele contabile si transpunerea in registrul jurnal, situafiile financiare trimestriale si anuale, -registrul inventar, -legislatia in vigoare privind inregistrarea in contabilitate a documentelor, 329-contracte cu furnizorii si clientii, documentele care stau la baza inregistrarii lor, -rapoartele de audit anterioare; -rapoartele altor structuri de control sau audit Materiale intocmite pe timpul auditarii au fost intocmite urmatoarele materiale -teste si foi de lucru privind descrierea activitatilor auditate; -fige de identificare si analiza a problemelor constatate (FLAP): -liste de verificare pe obiective (LV); -documente de lucru; -tabel Puncte tari si puncte slabe. -tematica in detaliu; -Programul de audit, Programul interventiei la fafa locului: -Chestionarul de control intern; -raport de audit, minutele sedintelor de deschidere, inchidere ete. ate - serviciul a functionat in perioada supus auditirii cu un numar de 9 salariafi, din care un post de conducere - sef de serviciu gi contabil sef, Organizarea si functionarea serviciului au fost conforme organigramei si Regulamentului de organizare si functionare. Pentru toti salariatii sunt intocmite fisele posturilor prin care sunt stabilite relatile ierarhice de subordonare si sarcinile de serviciu. 13, Activititi desfigurate in cadrul Serviciului Contabilitate - inregistrarea in evidenta contabila a tuturor documentelor existente; - completarea registrelor contabile; - urmirirea valorificarii inventarierii patrimoniului, - athivarea documentelor, - inregistrarea cronologica a documentelor financiar contabile, - intocmirea situatiilor financiare, etc. Auditorul intern pentru realizarea derularii etapelor specifice misiunii de audit intern a avut in vedere obiectivele misiunii, prezentate mai sus, pentru evaluarea functionalitatii sistemului de control intern care se desfasoari in cadrul Serviciului Contabilitate, in baza ROF-ului universitatii 1. CONSTATARI SI RECOMANDARI Activitatea de auditare privind evidenta contabila a pornit de la organizarea Serviciului Contabilitate, respectiv resursele umane, existenta si gradul de actualizare a bazelor de date pe care le utilizeaza . In acest sens, s-au inventariat 330inregistrarile contabile efectuate in baza notelor contabile si transpuse in registrul jurnal, realizate in 2005 Evaluarea respectirii conditiilor de conformitate si regularitate pornind de la inftierea si derularea operatiunilor si pana la concretizarea efectiva a acestora si s-a materializat in claborarea listelor de verificare, testelor bazate pe esantionare, verificarilor prin listele de control, observari fizice pe teren, interviurilor care au condus la solicitarea unor note de relatii, prin care s-au identificat 0 serie de probleme si iregularitati care au fost inscrise in formularele de constatare (FIAP-uri si FCRI-uri). Analiza activitatii serviciului contabilitate a impus evaluarea cadrului procedural existent care sta la baza organizarii si functionarii sistemului In continuare, prezentim principalele constatari, consecinfele produs sau care ar putea sa apara in perioada imediat urmatoare, precum si recomandirile formulate in vederea corectirii disfunctionalitatilor semnalate sau ale celor care pot si survina urmare acestora, diminuarii riscurilor existente gi imbunatatirii sistemelor de management i control intern al activitatilor auditate cu scopul facilitarii atingerii obiectivelor prestabilite. e s-au Organizarea activitatii serviciului contabilitate Procedurile specifice care reglementeaza activitatea serviciului contabilitate Pentru realizarea obiectivelor trebuie s4 se asigure un echilibru intre sarcini, competente (autoritate decizionala conferité prin delegare) si responsabilitati (obligatia de a realiza obiectivele) si sa se defineasca proceduri. Procedurile reprezinté payii ce trebuie urmati si cuprind algoritmul pentru realizarea sarcinilor, exercitarea competettelor, existenta activitafilor de control in punctele cheie si angajarea responsabilidilor. Pe baza procedurilor, se monitorizeazi existenta si functionalitatea controlului intern, ceea ce ne va da posibilitatea sa constatam daca: -este integrat in sistemul de management al fiecarei componente structurale a entitatii publice; -intra in grija personalului de la toate nivelurile: -ofera 0 asigurare rezonabila atingerii obiectivelor, incepand cu cele individuale si terminand cu cele generale. In practica, exist doud categorii de proceduri -procedurile generale date de cadrul normativ, respectiv de legi, norme metodologice, precizarifinstructiuni, elaborate de ciitre entitatea publica, 331in vederea organizirii aplicdrii unor reglementiri de rang superior, aprobate de catre conducitorul entitatii publice sau chiar de catre Guvern; -proceduri specifice pentru fiecare activitate a entitatii publice sub forma metodologiilor de lucru, care trebuie sa fie: -scrise i formalizate pe suport de hartie si/sau electronic, care si contina pe fluxurile operatiilor, activitati_ de control, responsabilitati, modele de documente cu exemplificari respectiv formalizate, cunostinfele individuale gi colective care trebuie stocate si puse in ordinea care si corespund’ scopurilor entitatii publice si aprobate de management, -simple si specifice, pentru ca executantii si le poata utiliza cu respectarea cadrului normativ, pentru fiecare domeniu al ititii publice; -completate si actualizate in mod permanent, in functie de evolutia reglementirilor gi practicii in materie; -aduse la cunostinta executantilor pentru a putea fi discutate, insusite si aplicabile in mod uniform. Echipa de auditori interni, din analizi a constatat c& in cadrul Serviciului contabilitate atribuirea responsabilitatilor, separarea sarcinilor si delegarea autoritatilor nu sunt stabilite prin proceduri scrise si formalizate, care inca nu sunt elaborate, dar pagii care trebuie parcursi si algoritmurile de calcul sunt cunoscute de catre salariafi i se regasesc in ROF si in figele posturilor. Totusi, figele posturilor degi exist si sunt semnate, sunt prea generale, fara specificarea, pentru fiecare post, a atributiilor ce le revin, in conformitate cu cadrul normatiy, Persoanele implicate in derularea activitatii compartimentului sunt informate despre sarcinile care le revin, dar nu sunt familiarizati cu desfasurarea activitatii pe baza de proceduri specifice fiecarei activitati. Din aceste considerente, pe parcursul evaluarii, nu au fost testate procedurile de lucru pentru desfasurarea activitdtilor specifice privind achizitiile publice, desi au fost cuprinse in listele de verificate realizate pe obiectivele misiunii de audit intern, ci au fost urmarite operatiile si activitatile auditabile in raport cu cadrul normativ In baza acestor observatii, se regaseste ca 0 recomandare generala la toate obiectivele misiunii de audit intern, necesitatea elaborarii procedurilor scrise gi formalizate pe baza cadrului normativ existent. 332Resursele umane ale Serviciului contabilitate Din evaluari indirecte, auditorii interni considera persoanele din cadrul serviciului suficiente si avand o experienti adecvatd in domeniu Baza de date cu furnizorii de produse/executantii de lucrari/ prestatori ici si preturile practicate Crearea si actualizarea sistematicd a unei baze de date sunt activitifi necesare pentru completarea permanentai a listei principalilor actori de pe piati, posibililor furnizori, nivelului calitativ al produselor sau serviciilor, preturilor practicate ete Baza de date trebuie s& fie astfel constituiti incat sa reprezinte un instrument de observare si monitorizare a trendului evolutiei piefei si nu un instrument de restrangere a competitiei in domeniu. Inregistrarea documentelor financiar contabile Unul din obiectivele declarate ale politicii bugetare il reprezint& cresterea eficienjei si transparenjei cheltuielilor bugetare ca efect al alocirii resurselor publice pe baza de programme, contindnd criterii de performanti concrete, precum si stabilirea unui sistem coerent de prioritati in cadrul acestora. 2.1. : Intocmirea, editarea si pastrarea registrelor contabile Constatari: -compartimentele functionale nu au transmis in totalitate datele pentru intocmirea proceselor verbale privind inventarierea corecta a elementelor de activ si pasiv; -registrul inventar cuprinde doua spatii libere si are trei stersaturi. Consecinge: Imposibilitatea oferirii unei imagini corecte asupra modului de efectuare a inventarierii universitatii, posibilitatea redactarii unor date eronate Scrierea de date eronate in registrul inventar. Recomandiri: Stabilirea unui responsabil cu tinerea evidentei registrului inventar. Existenta /istelor inventar atasate la procesul verbal de inventariere, cu atributiile persoanelor implicate in elaborarea acestuia Intocmirea procedurilor scrise si formalizate privind fundamentarea si elaborarea registrului inventar.Completarea fiselor posturilor cu atributii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind continutul registrului inventar si a procesului verbal de inventariere, modul de incadrare in cadrul normativ privind intocmirea acestui registru. Instituirea unui sistem de asigurare a pregatirii profesionale a salariatilor implicati in munca de planificare Pentru organizarea activititii se impune, in primul rand, si se treaci la elaborarea procedurilor de lucru specifice entitatii pe baza cadrului normativ in vigoare. In acest sens, auditorii interni recomanda elaborarea listei activitatilor din cadrul serviciului si a salariatilor responsabili cu elaborarea si ulterior actualizarea procedurilor fiecarui post de lucru, In al doilea rand, se impune stabilirea unui sistem de pregatire profesional pentru elaborarea, insusirea, respectarea si monitorizarea aplicirii procedurilor de lucru de catre tofi salariatii serviciului. 2.2. Intocmirea, editarea si pistrarea registrelor contabile intocmirea incorecti a proceselor verbale de inventariere si pe baza lor a registrelor inventar 2.2.1. Nerespectarea cadruluinormativ privind intocmirea proceselor verhale de inventariere si a registrului inventar - FIAP nr. 2.b. Constatari: in registrul inventar nu sunt semnalate diferente rezultate in urma inventarierii gi nici in procesul verbal de inventariere, desi ele exist cuprinse in listele de inventar Consecinte: Imposibilitatea oferirii unei imagini corecte asupra modului de efectuare a iversitatii, posibilitatea redactarii unor date eronate Scrierea de date eronate in registrul inventar. Recomandari: Existenta Jistelor inventar atasate la procesul verbal de inventariere, cu atributiile persoanelor implicate in elaborarea acestuia. 334Intocmirea procedurilor scrise si formalizate privind fundamentarea si claborarea registrului inventar. Mentionarea in registrul inventar si in procesul verbal de inventariere a cauzelor care au dus la diferenfele rezultate intre valoarea contabila si valoarea de inventar, precum si operarea lor in contabilitate Recomandari: Intocmirea procedurii specifice scris si deschiderea si calificarea ofertelor. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea procedurilor si actualizarea sistematicd a acestora. Coroborarea fiselor posturilor salariatilor cu atributiile stabilite prin procedurile elabrate Asigurarea insusirii cadrului normativ si procedural de catre_salariatii serviciului si influentarea evaluarii anuale cu rezultatele activitatilor practice ita referitoare la II. CONCLUZIL Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost intocmit in baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile, a Programului de audit si a Programului de interventie la fata locului, a constatarilor efectuate, in timpul colectarii si prelucrarii informatiilor, si in timpul muncii pe teren. Toate constatarile au la baza probe de audit obtinute pe baza testelor efectuate consemnate in documentele de lucru (liste de control, foi de lucru, interviuri, note de relatii) intocmite de auditorii interni si insusite de factorii de management ai entitatii. Auditorul intern pe baza testarilor gi analizelor efectuate evalueaza Activitatea Serviciului contabilitate conform grilei Nr. | OBIECTIVUL APRECIERE ert. FUNCTIONAL | DE CRITIC IMBUNATATIT 1. |Organizarea—servicului |X contabilitate 2. |inregistrarea si folosirea principalelor registre contabile 3. | Intocmirea, —editarea— gi pastrarea registrelor contabile 4. | intocmirea situasiilor x financiarcontabile 3._| Contabilitatea veniturilor, Ba6 Contabilitatea cheltuielilor x 7. |Analiza modului de inregistrare a a donajiilor si sponsorizdrilor 8. | Analiza conturilor de debitori , x clienji, conturi in afara bilantului 9. |Analiza modului de efectuare a|- - - inventarierii patrimoniului 10. | Clasarea declasarea bunurilor, | X rezultatele casarii 11. | Analiza stocurilor x 12. | Functionarea sistemului x informatic 13. | Arhivarea documentelor xX Evaluarea are la baza discutiile care au avut loc, cu privire la recomandarile auditorului intern, in sedintele de inchidere si conciliere ale misiunii, apreciate de citre participanti, ca fiind realiste si fezabile De asemenea, consideram ca rezultatele evaluarii auditorului intern privind fiabilitatea sistemului contabil, se inscrie in parametri normali pentru aceasta perioada de implementare a functiei de audit intern in entitatile publice. In consecinté, apreciem cA prin implementarea recomandirrilor echipei de audit intern acivitatea serviciului de contabilitate va cunoaste o ameliorare semnificativa Structura auditaté are obligatia sa intocmeascd Programul de actiune in vederea implementarii recomandarilor si si raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul de implementare al acestora Data: Auditori interni, Supervizat, 336SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea serviciului contabilitate din cadrul Universitatii..... s-a desfaigurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, Normelor generale privind exercitarea activitatit de audit public intern, aprobate prin OMEP nr. 38/2003 si ale Normelor specifice aprobate de conducerea entitayii. Misiunea a fost cuprinsa in Planul de audit intern pe anul 2006, sia fost realizata de: ........., auditor intern al universitati Hl. CONCLUZIL Echipa de auditori interni in baza Programului de audit intern, a testarilor si analizei efectuate evalueazi Activitatea serviciului contabil din cadrul entitatii, dup’ cum urmeaza: Nr. | OBIECTIVUL APRECIERE ert. FUNCTIONAL DE CRITIC IMBUNATATIT 1. | Organizarea servicului ie contabilitate 2. |inregistrarea si folosirea xX principalelor registre contabile 3. | {ntocmirea, editarea si x pastrarea registrelor contabile 4. | intocmirea situagiilor x financiarcontabile 3._| Contabilitatea veniturilor, BG 6. | Contabilitatea cheltuielilor [x 7. |Analiza modului de inregistrare xX a donatiilor $i sponsorizarilor | 8. | Analiza conturilor de debitori , x clienji, conturi in afara bilantulut 9. | Analiza modului de efectuare a |- > - inventarierii patrimoniului 33710. | Clasarea declasarea bunurtlor, | X rezultatele casarii 11. | Analiza stocurilor x 12. | Functionarea sistemului x informatic 13. | Arhivarea documentelor x II]. CONSTATARI SI RECOMANDARI 2.1. : Intocmirea, editarea si pastrarea registrelor contabile Constatari: -compartimentele functionale nu au transmis in totalitate datele pentru intocmirea proceselor verbale privind inventarierea corecta a elementelor de activ si pasiv; -registrul inventar cuprinde doua spatii libere si are trei stersaturi. Consecinte: Imposibilitatea oferirii unei imagini corecte asupra modului de efectuare a inventarierii universitatii, posibilitatea redactarii unor date eronate Scrierea de date eronate in registrul inventar Recomandari: Stabilirea unui responsabil cu finerea evidentei registrului inventar. Existenta fistelor inventar atasate la procesul verbal de inventariere, cu atributiile persoanelor implicate in elaborarea acestuia, Intocmirea procedurilor serise si formalizate privind fundamentarea si elaborarea registrului inventar. Completarea figelor posturilor cu atributii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind confinutul registrului inventar si a procesului verbal de inventariere, modul de incadrare in cadrul normativ privind intocmirea acestui registru Instituirea unui sistem de asigurare a pregatirii profesionale a salariatilor implicati in munca de planificare. Pentru organizarea activititii se impune, in primul rand, s se treaca la elaborarea procedurilor de lucru specifice entitatii pe baza cadrului normativ in vigoare 338In acest sens, auditorii interni recomanda elaborarea listei activitatilor din cadrul serviciului si a salariatilor responsabili cu elaborarea si ulterior actualizarea procedurilor fiecarui post de lucru. In al doilea rand, se impune stabilirea unui sistem de pregatire profesionala pentru elaborarea, insusirea, respectarea gi monitorizarea aplicarii procedurilor de lucru de catre toti salariatii serviciului. 2.2. Intocmirea, editarea si pistrarea registrelor contabile intocmirea incorecti a proceselor verbale de inventariere si pe baza lor a registrelor inventar 2.2.1. Nerespectarea cadrului_normativ privind intocmirea proceselor verbale de inventariere si a registrului inventar - FIAP nr. 2.b. Constatari: In registrul inventar nu sunt semnalate diferente rezultate in urma inventarierii sinici in procesul verbal de inventariere, desi ele sunt cuprinse in listele de inventar Consecinte: Imposibilitatea oferirii unei imagini corecte asupra modului de efectuare a inventarierii universitatii, posibilitatea redactarii unor date eronate Scrierea de date eronate in registrul inventar. Recomandari: Existenta listelor inventar atasate la procesul verbal de invemtariere, cu atributiile persoanelor implicate in elaborarea acestuia. Intocmirea procedurilor scrise si formalizate privind fundamentarea i elaborarea registrului inventar. Mentionarea in registrul inventar gi in procesul verbal de inventariere a cauzelor care au condus Ia diferentele rezultate intre valoarea contabila si valoarea de inventar, precum si operarea lor in contabilitate. Recomandari: Intocmirea procedurii specifice scrisa si formalizata referitoare la deschiderea si calificarea ofertelor. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea procedurilor si actualizarea sistematica a acestora. 339Coroborarea _fiselor procedurile elabrate posturilor salariatilor cu atributiile Asigurarea insusirii cadrului normativ si procedural de catre salariatii serviciului si influentarea evaluarii anuale cu rezultatele activitatilor practice Precizam ca in Sinteza au fost prezentate FIAP-urile reprezentative, in numar de doua, dar Raportul de audit intern cuprinde 10 FIAP-uri si un FCRI care a fost transmis managerului general, pentru instrumentare, inainte de finalizarea misiunii de audit intern. Data: Auditori interni, PLANUL DE ACTIUN SI Supervizat, CALENDARUL IMPLEMENTARII RECOMANDARILOR ie Re isabil Nr . Catendarut | Responsabil Recomandarea Plan de actiune ; r {ew crt. implementirii | ¢ implementarea 1. Stabilirea unui Desemnarea 31.12.2006 Tibea Ioana responsabil cu finerea persoanelor _ responsabile Sef servicu evidentei __registrului (cu elaborarea procedurilor inventar specifice care Existenta _isielor keglementeaza activitatea inventar—atasate la procesul verbal de inventariere, cu atributiile persoanelor implicate in elaborarea acestuia. Intocmirea procedurilor serise_si__ formalizate {de achizitii publice Completarea _ fiselor posturilor cu — atributii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind continutul registrului_inventar_si_a 340privind fundamentarea si procesului verbal de elaborarea _registrului | inventariere, modul de iinventar. incadrare in cadrul normativ privind intocmirea acestui registru. Intocmirea procedurii| — Desemnarea—_unei | 31.12.2006 | Tibea Ioana specifice scrisa__si|persoane responsabile cu Sef servicu formalizata referitoare la | completarea atributiilor in deschiderea si calificarea | fisele posturilor, ofertelor, corespunzator Stabilirea unui | procedurilor elaborate responsabil cu elaborarea procedurilor si actualizarea sistematica a acestora, Coroborarea _fiselor posturilor salariatilor cu atributiile stabilite prin procedurile elabrate. Auditori interni, Contabil sef 341FISA DE URMARIRE A RECOMANDARILOR elaborarea —procedurilor si actualizarea sistematica a acestora. Fi a icial Audi Data: ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern 31.08.2006 Misiunea de audit public|Raport de Serviciul Achizitii Publice intern: Activiatea de | audit. nr. X/ achiziti publice 2006 Partial | a Ree Imple- | P#'tal | Neimple- | planificata/ No, | Recomandarea mentat | ™PI | mentat | Data mentat . me implementarii Stabilitea unui responsabil cu 31.12.2006 finerea evidenei—_registrului x inventar. Intocmirea procedurii specifice 31.12.2006 scrisa si formalizata referitoare la 15.09.2006 deschiderea si calificarea ofertelor. Stabilirea unui responsabil ou | X ‘Supervizarea reprezinta activitatea de indrumare, consiliere, supraveghere si verificare efectuata de catre supervizor asupra activitatii echipei de audit; se realizeaza pe tot parcursul derularii misiunii de audit intern prin semnarea documentelor intocmite. Conducatorul compartimentului de audit intern sau persoana desemnata de 342catre acesta este responsabila cu supervizarea misiunii de audit intern, 343BIBLIOGRAFIE 1. Boulescu Mircea, Ghité Marcel, Expertizd contabila si audit financiar-contabil, Editura Didactic si Pedagogica, Bucuresti, 1999 2. Boulescu Mircea, Ghiti Marcel, Mares Valericé, Fundamentele auditului, Editura Economica, Bucuresti, 2001 3. Boulescu Mircea, Ghité Marcel, Mares Valerici, Conirolul fiscal si auditul financiar-fiscal, CE.C.C.A.R., Bucuresti, 2003 4. Briciu S., Dobra l., Todea N., Control-Expertiza-Audit, Ed. Scoala Albei, Alba-Lulia, 1999 5. Briciu $., Todea N., A. Socol, Audit si certificarea bilantului contabil, Editura Argus, Bucuresti, 2001 6. Briciu Sorin, coordonator, Controlul si exper instrumente de aparare a patrimoniului si de respectare a legalitéiii, Editura Risoprint, Cluj — Napoca, 2005 7. Collase B., Contabilitate generald, Ed, Moldova Lagi, 1995 8. Feleaga N., Contabilitate aprofundatd, Ed. Economica, Bucuresti, 1996 9. Florea Ion, Florea Radu, Controlul economico-financiar, C.E.C.C. Bucuresti, 2000 10.Fudulu Paul, Dinga Ene, Chitu Cristinel, Calaican Laurentiu, /mplicasiile adoptarii acquis — ului comunitar asupra controlului financiar in Roménia, Institutul European din Romania, Bucuresti, 2004 L1.Ghiti Marcel, Controlul financiar, componentii a mecanismului economiei de piaté, Editura Universitaria, Craiova, 1995 12.Ghité. Marcel, Mares Valericd, Auditul performantei finanjelor — publice, CE.C.C.AR., Bucuresti, 2002 13.Ghiti Marcel, Spranceana Mihai, Auditul intern al instityiilor publice, Editura Tribuna Economica, Bucuresti, 2004 14.Ghita Marcel, Auditul intern, Editura Economica, Bucuresti, 2004 15.Ministerul Finantelor Publice, Cadrul general de intocmire si prezentare a situayiilor financiare, elaborat de Comitetul pentru Standarde Internajionale de Contabilitate, Editura Economica, Bucuresti, 1999 16.Ministerul Finantelor Publice, Reglememtari contabile pentru agenti economici, Editura Economica, Bucuresti, 2002 17.Oprean 1. Intocmirea si auditarea bilantului contabil, Ed, Inteleredo, Deva,1997 18. Oprean lon, Control si audit financiar-contabil, Editura Inteleredo, Deva, 2002 19.Popeanga P. V., Auditul financiar contabil, Ed. Tribuna Economica, Bucuresti, 1999 34420.Renard J., Teoria si practica auditului intern, Editions d’Organisation, Paris, France, 2002, tradusa in Romania printr-un proiect finanfat de PHARE, sub coordonarea Ministerului Finantelor Publice, Bucuresti, 2003; 21.Socol A., Auditul in instituiile de credit, articol in Tribuna Economicé, nr 33/2004, p. 40-42 22.Stoian A., Turlea E., Auditul financiar contabil, Ed. Economica, Bucuresti, 2001 23.Toma M., Chivulescu M., Ghid practic pentru audit financiar si certificarea bilanturilor contabile, CECCAR, Bucuresti, 1995 24.Toma M., Chivulescu M., Audit financiar si certificare a conturilor anuale, Editat de Fundatia pentru Management Financiar-contabil si Audit "Grigore Trancu” Iasi, 1997 25.4#*, Cartea auditorilor in domeniul calitiiii serviciilor contabile prestate de expertii contabili si contabilit autorizati din Romania. Regulamentul privind auditul de calitate in domeniul serviciilor contabile si Ghidul auditorilor in domeniul calitatii servicitlor contabile, Editata de CECCAR, Bucuresti, 2002 26.4**, Audit financiar 2000. Standarde, Codul privind conduita etica si profesional, Camera Auditorilor Roménia, Editura "Economica", Bucuresti, 2000 27.***, Standardele Internationale de Contabilitate 2001, Editura Economica, Bucuresti, 2001 28.***, Siandardele Internaionale de Audit ISA, aflate in curs de traducere si disponibile in format electronic pe site-ul Camerei Auditorilor Financiari din Roménia 29.**#, Legea societiitilor comerciale nr. 31/1990 republicatdt 30.***, Legea contabilitafii nr. 82/1991 republicaté 31.***, Ordonanja Guvermului 65/1994 privind organizarea activitiiii de expertizés contabilé si a contabililor autorizafi, cu modificarile si completarile ulterioare 32.***, Regulamentul de organizare si functionare a CECCAR, aprobat prin Hotararea Conferintei Nationale CECCAR nr. 1/1995, cu modificarile si completérile ulterioare 33.***, Ordonanja Guvernului 50/1997 pentru completarea OG 65/1994 privind organizarea activitafii de expertiza contabild si a contabililor autorizati 34.***, Ordonanta Guvernului 89/1998 pentru completarea OG 65/1994 privind organizarea activitatit de expertiza contabild sia contabililor autorizatt 35.*#*, Ordonanta Guvernului 75/1999 republicaté privind activitatea de audit financiar 36.***, Ordonanta Guvermului 119/1999 privind auditul public si controlul financiar preventiv, cu modiciarile si completéirile ulterioare37.*#*, Legea 186/1999 privind aprobarea OG 89/1998 privind modificarea si completarea OG 65/1994 privind organizarea activitatii de expertiza contabila si acontabililor autorizati 38.**#, Cadrul General privind Normele minimale de audit intern aprobat prin Ordinul Ministerului Finantelor nr.1267/2000 39.*#*, Regulamentul de organizare i functionare privind Camera Auditorilor din Roménia, aprobat prin Hotararea Guvernului nr. 91/2000, cu modificarile si completarile ulterioare 40.***, Ordinul Ministrului Finanjelor Publice nr. 94/2001, pentru aprobarea Reglementarilor contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunititilor Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate, cu modificarile si completarile ulterioare 41.***, Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr.306/2002, pentru aprobarea Reglementérilor contabile simplificate, armonizate cu directivele europene, cu modificirile si completarile ulterioare 42.4**" Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completdrile ulterioare 43.Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 1827/2003 privind modificarea si completarea unor reglementéiri in domeniul contabilitésii 44.***, Ordonanta Guvernului nr. 70/2004 privind modificarea legii contabilitatii 45.***, Ordonanja de Urgenta a Guvernului nr. 37/2004 pentru modificarea si completarea reglementarilor privind auditul intern 46.Recomandari privind controlul intern, extras din ,, Nowa practic a controlului intern”, tradus de Ministerul Finanfelor Publice, cu acordul IFACI, in cadrul unui proiect PHARE, Bucuresti, 2004 47.Revista Contabilitatea, expertiza si auditul afacerilor, revista lunara editata de Corpul Expertilor Contabili si a Contabililor Autorizati din Romania, colectia 2000-2004 346